Právnû úãetní povinnosti úãetních jednotek

2 Právnû úãetní povinnosti úãetních jednotek Povinnosti úãetní jednotky Úãetním jednotkám je ukládána fiada povinností, a to nejen úãetními pfiedpisy, ale i dal ími zákony souvisejícími s podnikáním. Podnikatelé fyzické i právnické osoby se musí vyrovnat s nástrahami: zákona o úãetnictví, kter kromû povinnosti vést úãetnictví a sestavit úãetní závûrku ukládá úãetním jednotkám povinnosti t kající se: zvefiejàování údajû úãetní závûrky, sestavování v roãní zprávy, archivace úãetních záznamû apod.; obchodního zákoníku, kter je základním pfiedpisem pro: stanovení pravidel pro vznik a zánik obchodních spoleãností a druïstev, stanovení vnitfiních pravidel fungování spoleãností, obchodnû závazkové vztahy apod.; obãanského zákoníku, kter je u nûkter ch typû smluv obchodním zákoníkem nezastupiteln (napfiíklad v nájemních vztazích a pfii prodeji nemovitostí), zákona o vlastnictví bytû, kter je podstatn jak pro bytová druïstva, tak pro spoleãenství vlastníkû jednotek, Ïivnostenského zákona, zákoníku práce, stavebního zákona, pfiedpisû t kajících se bezpeãnosti, hygieny apod. Zcela samostatnou kapitolou jsou daàové zákony, které se úãetních jednotek samozfiejmû také bezprostfiednû t kají a v mnoha pfiípadech ovlivàují úãetní postupy. V echny jmenované a mnohé dal í pfiedpisy modifikují pfiímo ãi nepfiímo úãetnictví. Z této iroké kály se budeme blíïe vûnovat povinnosti ovûfiení úãetní závûrky a v roãní zprávy auditorem a dále povinnosti zvefiejàování údajû úãetní závûrky ve sbírce listin. Ovûfiování úãetní jednotky auditorem ádnou i mimofiádnou úãetní závûrku jsou povinny mít ovûfienu auditorem tyto úãetní jednotky: a) akciové spoleãnosti, pokud ke konci rozvahového dne úãetního období, za nûï se úãetní závûrka sestavuje, a úãetního období bezprostfiednû pfiedcházejícího pfiekroãily alespoà jedno ze tfií uveden ch kritérií nebo jiï alespoà jednoho dosáhly: 1) aktiva celkem více neï 40 mil. Kã; aktivy celkem se pro úãely tohoto zákona rozumí brutto aktiva vykazovaná v rozvaze, 2) roãní úhrn ãistého obratu více neï 80 mil. Kã; roãním úhrnem ãistého obratu se pro úãely tohoto zákona rozumí v e v nosû sníïená o prodejní slevy, dûlená poãtem zapoãat ch mûsícû, po které trvalo úãetní období, a vynásobená dvanácti, 3) prûmûrn pfiepoãten stav zamûstnancû v prûbûhu úãetního období více neï 50, 16

Právnû úãetní povinnosti úãetních jednotek b) ostatní obchodní spoleãnosti (s. r. o., v. o. s., k. s.) a druïstva, fyzické osoby, které jsou podnikateli, pokud ke konci rozvahového dne úãetního období, za nûï se úãetní závûrka sestavuje, a úãetního období bezprostfiednû pfiedcházejícího pfiekroãily nebo jiï dosáhly alespoà dvou v e uveden ch kritérií. Dal í povinnosti ovûfiení úãetní závûrky auditorem mohou ukládat jiné zákony (napfiíklad nadacím, bankám, poji Èovnám, apod.). Úãetní jednotky, které jinak povinnému ovûfiení úãetní závûrky auditorem podléhají, nemají tuto povinnost v nûkter ch situacích souvisejících s prohlá ením trvání konkursu, pokud: se jedná o úãetní závûrku sestavenou v prûbûhu konkursu, a to po dobu nepfietrïitû po sobû jdoucích 36 kalendáfiních mûsícû, poãínaje prvním dnem kalendáfiního mûsíce následujícího po dni, kter m nastaly úãinky prohlá ení konkursu, pokud o jejím ovûfiení auditorem nerozhodne vûfiitelsk v bor, se jedná o úãetní závûrku sestavenou ke dni pfiedcházejícímu dni, kter m nastanou úãinky schválení reorganizaãního plánu, pokud o jejím ovûfiení auditorem nerozhodne vûfiitelsk v bor, do lo ke zru ení konkursu z dûvodu, Ïe majetek dluïníka je pro uspokojení vûfiitelû zcela nepostaãující. Úãetní jednotky podléhající povinnému ovûfiení úãetní závûrky auditorem povinnû sestavují v roãní zprávu ( 21 odst. 1 zákona o úãetnictví), která také podléhá povinnému ovûfiení auditorem. ZvefiejÀování úãetní závûrky a v roãní zprávy Povinností zvefiejàovat údaje úãetní závûrky a v roãní zprávy (pokud ji sestavují) jsou vázány úãetní jednotky, které se zapisují do obchodního rejstfiíku ( 21a zákona o úãetnictví). Fyzické osoby, které vedou úãetnictví z jiného dûvodu, neï je zápis do obchodního rejstfiíku, nemají Ïádné povinnosti zvefiejàování. Rozdûlme si nyní úãetní jednotky na nûkolik skupin ve vztahu k povinnostem zvefiejàování: a) Úãetní jednotky podléhající povinnému ovûfiení úãetní závûrky auditorem. Tyto úãetní jednotky zvefiejàují úãetní závûrku a v roãní zprávu, ke které je pfiipojena zpráva o vztazích mezi ovládajícími a ovládan mi osobami ( 66a odst. 9 obchodního zákoníku), po jejich ovûfiení auditorem a po schválení k tomu pfiíslu n m orgánem (u obchodních spoleãností valnou hromadou), a to ve lhûtû do 30 dnû od splnûní obou uveden ch podmínek. Nejpozdûji je tfieba tuto povinnost splnit do konce bezprostfiednû následujícího úãetního období bez ohledu na to, zda byly tyto úãetní záznamy uveden m zpûsobem schváleny. b) Ostatní právnické osoby. Tyto úãetní jednotky zvefiejàují úãetní závûrku a zprávu o vztazích mezi ovládajícími a ovládan mi osobami sestavenou podle 66a odst. 9 obchodního zákoníku nejpozdûji do konce bezprostfiednû následujícího úãetního období bez ohledu na to, zda byly tyto úãetní záznamy uveden m zpûsobem schváleny. c) Fyzické osoby podléhající povinnému ovûfiení úãetní závûrky auditorem. Tyto úãetní jednotky zvefiejàují úãetní závûrku a v roãní zprávu nejpozdûji do konce bezprostfiednû následujícího úãetního období. Fyzické osoby nejsou ovládan mi osobami, proto nesestavují zprávu o vztazích mezi ovládajícími a ovládan mi osobami. d) Ostatní fyzické osoby zapisované do obchodního rejstfiíku. 17

Úãetnictví podnikatelsk ch subjektû Tyto úãetní jednotky zvefiejàují úãetní závûrku nejpozdûji do konce bezprostfiednû následujícího úãetního období. Úãetní jednotky zapisované do obchodního rejstfiíku zvefiejàují úãetní závûrku a v roãní zprávu jejich uloïením do sbírky listin obchodního rejstfiíku, a to v hradnû v elektronické podobû. Úãetní závûrka mûïe b t uloïena jako souãást v roãní zprávy. ZároveÀ platí, Ïe úãetní jednotky, které mají povinnost ovûfiovat úãetní závûrky auditorem, nesmí zvefiejnit informace, které pfiedtím nebyly ovûfieny auditorem, zpûsobem, kter by mohl uïivatele uvést v omyl, Ïe auditorem ovûfieny byly. Pokud by úãetní jednotka povinnû sestavovala konsolidovanou úãetní závûrku, platí pravidla pro její zvefiejnûní obdobnû. 6 Archivace dokladû Firma podniká jiï od roku 1992. Zatím Ïádné doklady nelikvidovala a nyní by to chtûla udûlat. 1) Existuje zákon, podle kterého je nutno postupovat, nebo je moïno doklady skartovat napfi. rozstfiíháním na malé kousky a odloïit jako bûïn tfiídûn odpad? 2) Do kterého roku je moïno skartovat podklady ke mzdám? 3) Do kterého roku je moïno skartovat bûïné úãetní doklady (faktury, paragony, v pisy z úãtû, smlouvy)? 4) Do kterého roku je moïno skartovat daàové doklady k DPH, je-li firma plátcem DPH? Pokud se dotaz t ká spoleãnosti zapsané v obchodním rejstfiíku (uvádûno oznaãení firma ), lze konstatovat, Ïe právní úprava uchovávání rûzn ch dokumentû vznikajících pfii ãinnosti spoleãnosti není bohuïel soustfiedûna v jednom zákonû. Tuto právní problematiku upravuje nejednotnû hned nûkolik právních pfiedpisû. Uchovávání rûzn ch dokladû souvisejících s v platou mezd je upraveno v 35a odst. 4 zákona o organizaci a provádûní sociálního zabezpeãení. Podle tohoto ustanovení je zamûstnavatel povinen uchovávat napfi. stejnopisy evidenãních listû vyhotoven ch v kalendáfiním roce, kterého se t kají, nebo v bezprostfiednû následujícím kalendáfiním roce po dobu tfií kalendáfiních rokû po roce, kterého se t kají, a stejnopisy ostatních evidenãních listû po dobu tfií kalendáfiních rokû po roce, ve kterém byly vyhotoveny. Mzdové listy nebo úãetní záznamy o údajích potfiebn ch pro úãely dûchodového poji tûní se uchovávají po dobu 30 kalendáfiních rokû následujících po roce, kterého se t kají, a jde-li o mzdové listy nebo úãetní záznamy o údajích potfiebn ch pro úãely dûchodového poji - tûní vedené pro poïivatele starobního dûchodu, pak po dobu 10 kalendáfiních rokû následujících po roce, kterého se t kají apod. Uschovávání úãetních dokumentû upravuje ustanovení 31 a násl. zákona o úãetnictví. Obecnû dle 31 odst. 2 zákona o úãetnictví platí, Ïe úãetní záznamy se uschovávají takto: úãetní závûrka a v roãní zpráva se uchovávají po dobu 10 let poãínajících koncem úãetního období, kterého se t kají; úãetní doklady, úãetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, úãtov rozvrh a pfiehledy se uchovávají po dobu pûti let poãínajících koncem úãetního období, kterého se t kají, a úãetní záznamy, kter mi úãetní jednotky dokládají vedení úãetnictví, se uchovávají po dobu pûti let poãínajících koncem úãetního období, kterého se t kají. Urãité v jimky jsou uvedeny v 32 zákona o úãetnictví. Pokud úãetní jednotka pouïije úãetní záznamy i pro jin úãel (napfi. pro úãely sociálního zabezpeãení, vefiejného zdravotního poji tûní aj.), postupuje se po uplynutí doby úschovy podle zákona o úãetnictví tak, aby byly zaji tûny poïadavky vypl vající z jejich pouïití pro uvedené úãely. 18

Právnû úãetní povinnosti úãetních jednotek Problematiku uschovávání daàov ch dokladû upravuje zákon o dani z pfiidané hodnoty v ustanovení 27. Obecnû platí, Ïe plátce je povinen uchovávat (na jím zvoleném místû) v echny daàové doklady rozhodné pro stanovení danû nejménû po dobu 10 let od konce zdaàovacího období, ve kterém se uskuteãnilo zdanitelné plnûní nebo plnûní osvobozené od danû s nárokem na odpoãet danû. Po tuto dobu plátce odpovídá za vûrohodnost pûvodu dokladû, neporu itelnost jejich obsahu, jejich ãitelnost a na Ïádost správce danû za umoïnûní pfiístupu k nim bez zbyteãného odkladu. DaÀov doklad v listinné formû lze za podmínek stanoven ch zákonem pfievést do elektronické podoby a uchovávat pouze v této podobû. V souvislosti s problematikou uchovávání a skartování dokumentû nelze opominout, Ïe podle 3 odst. 2 písm. a) zákona o archivnictví, mají podnikatelé zapsaní v obchodním rejstfiíku povinnost uschovávat dokumenty a umoïnit v bûr archiválií ohlednû dokumentû uveden ch v pfiíloze ã. 1 zákona o archivnictví. Jedná se napfi. o zakladatelské dokumenty, stanovy, dokumenty o pfiemûnách, dokumenty t kající se likvidace a zániku podnikatele, zápisy z jednání statutárních a dozorãích orgánû, fiídící akty vedení, v roãní zprávy a zprávy o auditu, mimofiádné inventarizace, smlouvy o pfievodu ãi pfiechodu vlastnického práva k nemovitostem, dokumentace k ochrann m známkám, uïitné vzory, úãetní závûrky, ale také propagaãní materiály, katalogy, reklamy, v robní programy apod. Pfied pfiípadnou skartací uveden ch dokumentû je tedy podnikatel zapsan v obchodním rejstfiíku povinen umoïnit pfiíslu nému státnímu oblastnímu archivu v bûr archiválií k dal ímu uloïení. V tûchto záleïitostech je vhodné se vïdy obrátit na pfiíslu n archiv s Ïádostí o konzultace. Zápisy z valn ch hromad akciov ch spoleãnosti, vãetnû pozvánek ãi oznámení o konání valné hromady a listiny pfiítomn ch na valné hromadû, se dle 189 odst. 3 obchodního zákoníku uchovávají v archivu spoleãnosti po celou dobu jejího trvání. Likvidátor zajistí archivaci nebo úschovu tûchto zápisû je tû po dobu deseti rokû po zániku spoleãnosti; pokud spoleãnost zaniká bez likvidace, uschovávají se zápisy v archivu právního nástupce stejnû jako zápisy tohoto nástupce. V podrobnostech si dovoluji odkázat na v e citované právní pfiedpisy. DoplÀující otázka: Vztahuje se odpovûì v plném rozsahu téï na podnikatele, tedy podnikající fyzickou osobu, která má zamûstnance a je plátcem DPH? Ustanovení 35a odst. 4 zákona o organizaci a provádûní sociálního zabezpeãení se vztahuje rovnûï na podnikající fyzickou osobu, která zamûstnává zamûstnance, neboè dle 35a odst. 1 se za zamûstnavatele pro úãely dûchodového poji tûní v slovnû pova- Ïuje právnická nebo fyzická osoba, která zamûstnává jiné fyzické osoby. Povinnost uchovávat doklady dle 31 a násl. zákona o úãetnictví se t ká tzv. úãetních jednotek. Podle 1 odst. 2 se za úãetní jednotky povaïují mimo jiné: fyzické osoby, které jsou jako podnikatelé zapsány v obchodním rejstfiíku, ostatní fyzické osoby, které jsou podnikateli, pokud jejich obrat podle 1 písm. a) zákona o dani z pfiidané hodnoty, vãetnû plnûní osvobozen ch od této danû, jeï nejsou souãástí obratu, v rámci jejich podnikatelské ãinnosti pfiesáhl za bezprostfiednû pfiedcházející kalendáfiní rok ãástku 25 mil. Kã, a to od prvního dne kalendáfiního roku, ostatní fyzické osoby, které vedou úãetnictví na základû svého rozhodnutí, 19

Úãetnictví podnikatelsk ch subjektû ostatní fyzické osoby, které jsou podnikateli a jsou úãastníky sdruïení bez právní subjektivity podle zvlá tního právního pfiedpisu, pokud alespoà jeden z úãastníkû tohoto sdruïení je úãetní jednotkou, nebo ostatní fyzické osoby, kter m povinnost vedení úãetnictví ukládá zvlá tní právní pfiedpis. Pokud tedy podnikající fyzická osoba splàuje definici úãetní jednotky, vztahuje se na ni povinnost dle zákona o úãetnictví. Ustanovení 27 zákona o dani z pfiidané hodnoty se vztahuje na plátce. Plátcem je podle 4 odst. 1 písm. s) zákona o dani z pfiidané hodnoty osoba povinná k dani, o které tak stanoví tento zákon v 94, nebo osoba, která byla registrována k dani v tuzemsku podle 95a zákona o dani z pfiidané hodnoty. Podle 5 odst. 1 zákona o dani z pfiidané hodnoty je osobou povinnou k dani fyzická nebo právnická osoba, která samostatnû uskuteãàuje ekonomické ãinnosti, pokud tento zákon nestanoví v 5a jinak. Pokud je tedy podnikající fyzická osoba plátcem DPH, vztahuje se na ni povinnost dle 27 zákona o dani z pfiidané hodnoty. Povinnosti dle 3 odst. 2 písm. a) zákona o archivnictví se vztahují na podnikatele zapsané v obchodním rejstfiíku. Pokud je tedy podnikající fyzická osoba zapsána v obchodním rejstfiíku, vztahuje se na ni pfiíslu ná povinnost, pokud není, zákon se na ni nevztahuje. Související právní pfiedpisy: 31 a 32 zákona o úãetnictví 5, 27, 94 a 95a zákona o dani z pfiidané hodnoty 189 odst. 3 obchodního zákoníku 3 odst. 2 písm. a) zákona o archivnictví 11 a 12 zákona o archivnictví 35a odst. 4 zákona o organizaci a provádûní sociálního zabezpeãení 7 Skartace úãetních dokladû Jaká pravidla platí pro skartaci star ch úãetních dokladû? Máme v echny úãetní doklady od vzniku firmy (od roku 1993). Chtûli bychom provést skartaci star ch rokû a nevíme, jak postupovat a které doklady musíme ponechat. Musíme provést seznam skartovan ch dokladû a zlikvidovat je u nûjaké konkrétní firmy a nafiízen m postupem? S povinností vést úãetnictví je úzce svázána povinnost doklady archivovat a po vypr ení skartaãních lhût je fiádnû skartovat. Podle zákona o úãetnictví jsou úãetní jednotky povinny uschovávat úãetní záznamy pro úãely vedení úãetnictví po dobu: a) úãetní závûrku a v roãní zprávu po dobu 10 let poãínajících koncem úãetního období, kterého se t kají, b) úãetní doklady, úãetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, úãtov rozvrh, pfiehledy po dobu pûti let poãínajících koncem úãetního období, kterého se t kají, c) úãetní záznamy, kter mi úãetní jednotky dokládají vedení úãetnictví, po dobu pûti let poãínajících koncem úãetního období, kterého se t kají. Úschova podle zákona o organizaci a provádûní sociálního zabezpeãení: a) stejnopisy evidenãních listû tfii roky, b) u obchodní spoleãnosti seznam spoleãníkû a ãlenû statutárních orgánû, dozorãí rady za jednotlivé kalendáfiní mûsíce, vãetnû pfiehledu o tom, kdy spoleãnost neodvedla pojistné na sociální zabezpeãení a pfiíspûvek na státní politiku zamûstnanosti est let a tfii roky poté, co bylo dluïné pojistné zaplaceno, 20