Cestovní náhrady (mimo provoz vozidel)

Transkript

1 âást6, :23 Stránka âást Cestovní náhrady (mimo provoz vozidel) 111

2 âást6, :23 Stránka SPRÁVA DANÍ 112

3 âást6, :23 Stránka 113 CESTOVNÍ NÁHRADY (MIMO PROVOZ VOZIDEL) 590 OBSAH Kapitola 1 Podle jakého zákona se fiídí poskytování cestovních náhrad u jednotliv ch subjektû Kapitola 2 Zamûstnanec Komu ze zákona pfiíslu í cestovní náhrady Vymezení pojmû Poskytnutí náhrad pfii tuzemské pracovní cestû Zákonné náhrady pfii tuzemské pracovní cestû Jiné a vy í náhrady Poskytnutí náhrad pfii zahraniãní pracovní cestû Náv tûva rodiny pfii zahraniãní pracovní cestû Stravné pfii zahraniãní pracovní cestû Kapesné pfii zahraniãní pracovní cestû Záloha na zahraniãní pracovní cestu Vyúãtování zahraniãní pracovní cesty Pau alizace cestovních náhrad V daje (náklady) zamûstnavatele Kapitola 3 Fyzická osoba (podnikatel) 3.1 Podmínky nároku na cestovní náhrady Vymezení pojmû Poskytnutí náhrad pfii tuzemské pracovní cestû Poskytnutí náhrad pfii zahraniãní pracovní cestû Pau alizace Kapitola 4 Spolupracující osoba Kapitola 5 Fyzická osoba s pfiíjmy z pronájmu Pronajímatel nemá pravidelné pracovi tû Pronajímatel má pravidelné pracovi tû Kapitola 6 Fyzická osoba s ostatními pfiíjmy Kapitola 7 Spoleãnost s ruãením omezen m Kapitola 8 DruÏstvo Kapitola 9 Akciová spoleãnost Kapitola 10 Vefiejná obchodní spoleãnost Kapitola 11 Komanditní spoleãnost Kapitola 12 âlenové statutárních orgánû Obecnû je problematika cestovních náhrad fie ena zejména ve dvou zákonn ch normách, tj. v ZDP a v ZCN. Vzhledem k tomu, Ïe v praktické aplikaci cestovních náhrad se oba tyto zákony v nûkter ch pfiípadech prolínají, zpûsobuje i tato skuteãnost v praxi pomûrnû ãasto problémy. Problematika dot kající se cestovních náhrad je fie ena jednak v zákonech (napfi. ve v e uveden ch ZCN, ZDP ãi zákoníku práce) a dále se problematika cestovních náhrad vyskytuje v dal ích souvisejících pfiedpisech (nafiízení vlády, mezinárodní smlouvy, mezistátní smlouvy o právní pomoci, pokud obsahují pracovnûprávní ãást, pokyny ministerstva financí, vyhlá ky Ministerstva financí ãi vyhlá ky Ministerstva práce a sociálních vûcí). Pro správn postup pfii uplatàování cestovních náhrad je potfiebná nejen znalost zákona o cestovních náhradách, pfiíslu n ch ustanovení zákona o daních z pfiíjmû, ale i dal ích pfiedpisû s touto problematikou souvisejících. Zvládnutí této problematiky je nutné z hlediska správného uspokojení zákonn ch nárokû zamûstnancû na stranû jedné a z hlediska správného zahrnutí cestovních náhrad poskytovan ch zamûstnancûm do daàov ch v dajû u zamûstnavatele

4 âást6, :23 Stránka DA OVÉ V DAJE UPOZORNÉNÍ Pokud by do lo k chybnému vyplácení cestovních náhrad, mûlo by to dopady jak z hlediska pfiípadného zdanûní pfiíjmû zamûstnancû, tak i z hlediska stanovení základu danû u zamûstnavatele a z toho vypl vající daàové povinnosti. POZNÁMKA Budeme se vûnovat nejen cestovním náhradám v pfiípadû pracovních cest konan ch zamûstnanci, ale budeme se vûnovat i nárokûm dal ích subjektû, ktefií vykonávají pracovní cesty (napfi. podnikateli fyzick mi osobami, spoleãníky obchodních spoleãností, osobami s pfiíjmy z pronájmu apod.). KAPITOLA 1 Podle jakého zákona se fiídí poskytování cestovních náhrad u jednotliv ch subjektû 594 Pro správné uplatnûní cestovních náhrad je dûleïité si uvûdomit, ve kter ch pfiípadech se bude postupovat podle ZCN a ve kter ch pfiípadech podle ZDP. 1. Podle ZCN se bude postupovat v pfiípadû vykonání pracovních cest zejména u následujících subjektû: pracovníkû v pracovním pomûru, ãlenû druïstev, u nichï je pracovní vztah podmínkou ãlenství, zamûstnancû ãinn ch na základû dohod o pracích konan ch mimo pracovní pomûr, zamûstnancû, o nichï to stanoví v 16 ZCN (tzv. reciproãní v mûny zamûstnancû), zamûstnancû s pfiíjmy ze závislé ãinnosti majících uzavfienu nûkterou z ostatních smluv, spoleãníkû a jednatelû obchodních spoleãností, pobírajících pfiíjmy ze závislé ãinnosti, ãlenû statutárních orgánû majících pfiíjem ze závislé ãinnosti. 596 Pfii stanovení nároku na cestovní náhrady se tedy bude u v e uveden ch subjektû postupovat podle zákona o cestovních náhradách. Z hlediska uplatnûní cestovních náhrad do daàov ch v dajû se potom bude postupovat zejména podle 24 odst. 2 písm. zh) ZCN. 2. Podle ZDP ( 24 odst. 1 písm. k/ ZDP) se bude postupovat v pfiípadû vykonání pracovních cest zejména u následujících subjektû: osoby s pfiíjmy ze Ïivnosti, osoby s pfiíjmy ze zemûdûlské v roby, vodního a lesního hospodáfiství, osoby s pfiíjmy z jiného podnikání podle zvlá tních pfiedpisû (napfi. advokáti, daàoví poradci), spoleãníky vefiejn ch obchodních spoleãností a komplementáfie komanditních spoleãností, osoby s pfiíjmy z autorsk ch ãi obdobn ch práv, 114

5 âást6, :23 Stránka 115 CESTOVNÍ NÁHRADY (MIMO PROVOZ VOZIDEL) osoby s pfiíjmy z v konu nezávislého povolání (napfi. léãitelé, sportovci apod.), znalce, tlumoãníky, zprostfiedkovatelé kolektivních sporû a rozhodci za ãinnost podle zvlá tních pfiedpisû, spolupracující osoby (podle 13 ZDP). Prvotní úprava pro poskytování cestovních náhrad v e uveden ch subjektû pfii jejich pracovních cestách je fie ena v 24 odst. 2 písm. k) bod 1. aï 4. ZDP. V daném zákonû jsou fie eny zejména nároky podnikatelû na ubytování, na dopravu hromadn mi dopravními prostfiedky, na pohonné hmoty spotfiebované silniãním motorov m vozidlem, na nezbytné v daje spojené s pracovní cestou v prokázané v i, nároky na stravné pfii tuzemsk ch pracovních cestách del ích neï 12 hodin v kalendáfiním dnu a dále je definován pojem pravidelné pracovi tû. Pokud není nûkterá z náhrad fie ena v zákonû o daních z pfiíjmû, pfiebírají se v tomto pfiípadû ustanovení zákona o cestovních náhradách. V tomto pfiípadû tedy lze povaïovat v e uvedené ustanovení zákona o daních z pfiíjmû ve vztahu k cestovním náhradám za speciální ustanovení, které má pfiednost pfied obecnou normou, coï je v tomto pfiípadû zákon o cestovních náhradách. 598 KAPITOLA 2 Zamûstnanec Uvedené subjekty v kapitole 1, které budeme souhrnnû naz vat zamûstnanci, mají nárok na cestovní náhrady v hradnû podle ZCN Komu ze zákona pfiíslu í cestovní náhrady Zákon o cestovních náhradách upravuje poskytování náhrad v dajû pfii pracovních cestách, pfii jin ch zmûnách místa v konu práce, pfii pfiijetí do zamûstnání a pfii pfiidûlení k v konu práce v zahraniãí tûmto subjektûm: a) ZamûstnancÛm v pracovním pomûru 1 odst. 1 ZCN 602 Pracovník uplatàující nárok na cestovní náhrady má uzavfien se sv m zamûstnavatelem pracovní pomûr (pracovní smlouva uzavfiená podle 27 a násl. ZP). Není rozhodující, zda je pracovní pomûr uzavfien na stanovenou t denní pracovní dobu nebo je uzavfien na zkrácenou pracovní dobu, ãi se jedná o hlavní pracovní pomûr nebo o vedlej í pracovní pomûr. Cestovní náhrady vyplácí zamûstnavatel sv m zamûstnancûm, které vy le na pracovní cestu, pfii které zamûstnanec plní pracovní úkoly v souvislosti se sv m pracovnûprávním pomûrem (souvislost s v konem závislé ãinnosti). UPOZORNùNÍ Nárok na tyto náhrady v ak nemá zamûstnanec pfii cestû do zamûstnání. b) âlenûm druïstev, u nichï je pracovní vztah podmínkou ãlenství Tato skupina pracovníkû je v zákonû o cestovních náhradách uvedena samostatnû z toho dûvodu, Ïe úprava pracovnûprávního vztahu mûïe b t odst. 2 OBZ 115

6 âást6, :23 Stránka DA OVÉ V DAJE odli ná oproti jin m zamûstnancûm. Je-li podle stanov druïstva podmínkou ãlenství téï pracovní vztah ãlena k druïstvu, mohou stanovy obsahovat úpravu tohoto vztahu. Tato úprava nesmí odporovat pracovnûprávním pfiedpisûm (zákoník práce), ledaïe úprava je pro zamûstnance ãlena druïstva v hodnûj í. Není-li zvlá tní úprava ve stanovách zahrnuta, platí v plné mífie pracovnûprávní pfiedpisy (zejména zákoník práce). c) Zamûstnanci ãinní na základû dohod o pracích konan ch mimo pracovní pomûr Zamûstnanci, ktefií mají uzavfienu nûkterou z dohod o pracích konan ch mimo pracovní pomûr, mají nárok na vyplacení cestovních náhrad podle zákona o cestovních náhradách pouze za podmínky, Ïe je tato skuteãnost dohodnuta se zamûstnavatelem. V tomto pfiípadû se jedná o uzavfiení dohody o provedení práce (podle 236 ZP) nebo o uzavfiení dohody o pracovní ãinnosti (podle 237 ZP). Dohodu o provedení práce mûïe zamûstnavatel s pracovníkem uzavfiít, jestli- Ïe pfiedpokládan rozsah práce (pracovního úkolu), na kter se dohoda uzavírá, není vy í neï 100 hodin. Naproti tomu dohodu o pracovní ãinnosti mûïe zamûstnavatel s pracovníkem uzavfiít, i kdyï pfiedpokládan rozsah práce pfiesahuje 100 hodin. Na základû dohody o pracovní ãinnosti nelze vykonávat práci v rámci pfiekraãujícím v prûmûru polovinu stanovené t denní pracovní doby. Dohoda o provedení práce se uzavírá písemnû nebo ústnû. Dohodu o pracovní ãinnosti je nutno uzavfiít vïdy písemnû, jinak je neplatná. V tûchto pfiípadech je ov em nezbytné se zvlá È v slovnû dohodnout na poskytování cestovních náhrad. Zákon v tomto pfiípadû nenafiizuje písemnou formu dohody. I kdyï zde tedy není zákonná povinnost dohodu uzavfiít písemnû, lze v ak písemnou formu doporuãit. Uzavfiení písemné dohody o poskytování cestovních náhrad by totiï mohlo hrát dûleïitou roli pfii pfiípadn ch sporech mezi zamûstnancem a zamûstnavatelem na stranû jedné a pfiípadn mi spory mezi zamûstnavatelem a správcem danû v pfiípadû uplatnûní náhrad vyplácen ch tûmto subjektûm do daàov ch v dajû na stranû druhé. Pokud by k dohodû nedo lo a cestovní náhrady by byly pfiesto vyplaceny, jednalo by se o zdaniteln pfiíjem zamûstnance a nedaàov v daj zamûstnavatele. d) Subjekt má uzavfienu nûkterou z ostatních smluv V praxi mûïe nastat situace, kdy subjekt má uzavfienu jinou smlouvu, napfi. smlouvu nepojmenovanou (podle 51 OZ), nebo napfi. smlouvu mandátní ( 566 aï 576 OBZ), smlouvu komisionáfiskou ( 577 aï 590 OBZ), smlouvu o zprostfiedkování ( 642 aï 651 OBZ), smlouvu zprostfiedkovatelskou ( 774 aï 777 OZ) apod., ale z obsahu smlouvy vypl vá, Ïe subjekt pfii v konu práce je povinen dbát pfiíkazû plátce (tj. existuje pomûr obdobn pracovnímu) a jeho pfiíjmy tedy patfií do 6 ZDP (pfiíjmy ze závislé ãinnosti a funkãních poïitkû). Nastane-li tato situace, je zapotfiebí se fiídit 2 odst. 7 ZSDP, tj. brát v úvahu skuteãn obsah právního úkonu a nikoli stav formálnû deklarovan ve smlouvû. Pokud pfiíjem plynoucí na základû takto uzavfiené smlouvy bude charakterizován jako pfiíjem podle 6 ZDP, subjekt (zamûstnanec) má nárok na cestovní náhrady podle 1 ZCN. Tato skuteãnost se t ká i spoleãníkû, jednatelû obchodních spoleãností, komplementáfiû komanditních spoleãností apod., pokud pobírají za svou ãinnost ve spoleãnosti pfiíjem podle 6 ZDP a pracovní cesty vykonávají v souvislosti s touto ãinností. 116

7 âást6, :23 Stránka 117 CESTOVNÍ NÁHRADY (MIMO PROVOZ VOZIDEL) e) Fyzick m osobám, o nichï to stanoví zákon o cestovních náhradách v 16 Jedná se o pracovní cesty konané na základû dohod o vzájemné v mûnû zamûstnancû. Jde o tzv. reciproãní dohody, kdy dochází k zamûstnávání tuzemsk ch zamûstnancû v zahraniãí a zahraniãních zamûstnancû v âeské republice. DaÀové v daje Do daàov ch v dajû zahrne zamûstnavatel náhrady cestovních v dajû podle ZCN, které vyplácí subjektûm uveden m v této kapitole. Do daàov ch v dajû nelze zahrnout v daje vynaloïené na náhrady ve v i pfiesahující náhrady podle zákona o cestovních náhradách a dále náhrady jiné, tj. náhrady vyplacené podle 9 ZCN. S úãinností od také nelze do daàov ch v dajû zahrnout náhrady pfii pfiijetí zamûstnance do zamûstnání a pfii pfieloïení na Ïádost zamûstnance vyplácené podle 6 odst. 1 ZCN Vymezení pojmû a) Pracovní cesta Pro úãely zákona o cestovních náhradách se pracovní cestou rozumí doba od nástupu zamûstnance na cestu k v konu práce do jiného místa, neï je jeho pravidelné pracovi tû, vãetnû v konu práce v tomto místû, do návratu zamûstnance z této cesty. Zahraniãní pracovní cesta zaãíná (konãí) okamïikem pfiekroãení státní hranice. Pokud v ak pro zahraniãní pracovní cestu je pou- Ïit jako dopravní prostfiedek letadlo, za poãátek pracovní cesty se povaïuje odlet letadla z leti tû, a za konec pracovní cesty pak pfiílet letadla na tuzemské leti tû podle letového fiádu. V pfiípadû zpoïdûní pfiíletu letadla, by se mûla brát v úvahu doba skuteãného pfiíletu na tuzemské leti tû pfii návratu z pracovní cesty. V tomto pfiípadû by mûla b t naplnûna zásada slu nosti jak ze strany zamûstnavatele (nekrácen nárok na zahraniãní stravné), tak i ze strany zamûstnance (nezkreslená doba trvání zahraniãní pracovní cesty). b) Pravidelné pracovi tû Pravideln m pracovi tûm se pro úãely zákona o cestovních náhradách rozumí místo dohodnuté se zamûstnancem a není-li takové místo dohodnuto, je pravideln m pracovi tûm místo v konu práce sjednané v pracovní smlouvû. U zamûstnancû, u nichï ãastá zmûna pracovi tû vypl vá ze zvlá tní povahy povolání (napfi. montéfii, dealefii, kominíci apod.), je moïno jako pravidelné pracovi tû dohodnout i místo pobytu. Z v e uvedeného textu vypl vá, Ïe místo dohodnuté v pracovní smlouvû nemusí b t totoïné s dohodnut m místem, které je urãeno jako pravidelné pracovi tû pro úãely cestovních náhrad. Zákon umoïàuje zamûstnavateli i zamûstnanci naprostou smluvní volnost k dohodnutí pravidelného pracovi tû. Jedná se o konkrétní dohodu mezi obûma stranami, a proto lze doporuãit, aby dohodnuté pravidelné pracovi tû pro úãely cestovních náhrad bylo zahrnuto pfiímo v pracovní smlouvû, popfiípadû v dohodû, která by byla jako pfiíloha k pracovní smlouvû. V takovémto pfiípadû by se pfiede- lo pfiípadn m sporûm o uplatnûní cestovních náhrad a tuto smlouvu by bylo moïno pouïít jako dûkazní prostfiedek v daàovém, popfi. jiném fiízení. Pfii urãení pravidelného pracovi tû pro úãely cestovních náhrad by mûla b t uplatnûna zásada slu nosti na stranû jedné a zásada hospodárnosti na stranû druhé

8 âást6, :23 Stránka DA OVÉ V DAJE Pokud bychom uvedli extrémní pfiíklady, tak pokud by pravidelné pracovi tû bylo dohodnuto napfi. jako jedna místnost v budovû, potom by za pobyt související s v konem práce zamûstnance ve vedlej í místnosti téïe budovy vznikl nárok na cestovní náhrady, coï by jistû odporovalo zásadû hospodárnosti ze strany zamûstnavatele. Na druhou stranu, pokud by jako pravidelné pracovi tû pro úãely zákona o cestovních náhradách byl dohodnut napfi. Jihoãesk kraj, potom jakákoli pracovní cesta, která by byla vykonána v tomto kraji, by nárok na cestovní náhrady nezakládala, coï by jistû odporovalo zásadû slu nosti. Lze tedy fiíci, Ïe pravidelné pracovi tû by mûlo b t sjednáno v rozsahu maximálnû velikosti obce a nikoliv vût ím. PfiestoÏe se u dohod o provedení práce pfiedpokládá jednorázov pracovní v kon, ãímï je zpravidla vylouãena moïnost sjednání pravidelného pracovi tû, tak pokud má zamûstnanec na základû dohody o provedení práce provést pracovní úkol v místû mimo obec pobytu, mûïe s ním zamûstnavatel v této dohodû sjednat, Ïe mu poskytne i pfii cestû z obce pobytu do místa v konu práce a zpût náhrady jako pfii pracovní cestû c) Místo nástupu na pracovní cestu Místo nástupu na pracovní cestu urãí zamûstnavatel, kter vysílá svého zamûstnance na pracovní cestu. Neplatí podmínka, Ïe by zamûstnanec byl povinen nastoupit svoji pracovní cestu z místa pravidelného pracovi tû, ale zamûstnavatel místo urãí podle dan ch podmínek. Bylo by jistû nehospodárné a nelogické, kdyby zamûstnanec byl vyslán na pracovní cestu napfi. do Liberce a byè by se nacházel v Jablonci, musel by pfiijet do Prahy, kde by mûl dohodnuté pravidelné pracovi tû, aby odtud musel nastoupit pracovní cestu. Zamûstnavatel by zamûstnanci v duchu hospodárnosti a logiky jistû urãil zahájení pracovní cesty v Jablonci. d) Doba trvání pracovní cesty Dobu trvání pracovní cesty urãí zamûstnavatel podle konkrétních okolností v rozmezí, které uzná za vhodné (dny, hodiny). Zákon o cestovních náhradách nestanoví Ïádn limit pro dobu trvání pracovní cesty. P ÍKLAD Zamûstnavatel vy le zamûstnance na pracovní cestu v úter v hod. s tím, Ïe se vrátí ve ãtvrtek do hod. Návrat v ak mûïe také urãit jako pohybliv podle situace s tím, Ïe se zamûstnanec vrátí aï splní svûj pracovní úkol. V tomto pfiípadû záleïí na zamûstnanci, kdy se z pracovní cesty vrátí a na zamûstnavateli, zda tento návrat akceptuje, tzn. Ïe zamûstnanec prokáïe nezbytnost trvání doby pracovní cesty. 622 e) ZpÛsob dopravy ZpÛsob dopravy urãí zamûstnavatel, kter vysílá zamûstnance na pracovní cestu. Zamûstnavatel v ak nemûïe urãit zamûstnanci pouïít vozidlo, které obstará zamûstnanec. Vozidlo neposkytnuté zamûstnavatelem mûïe zamûstnanec pouïít na pracovní cestû pouze po vzájemné dohodû se zamûstnavatelem. Zamûstnanec tedy takovéto vozidlo nemûïe pouïít bez souhlasu zamûstnavatele a na druhé stranû jej nemûïe pouïít, pokud s tímto pouïitím nesouhlasí. Zamûstnavatel totiï odpovídá (podle 187 ZP) zamûstnanci za kodu, která mu vznikla pfii plnûní pracovních úkolû nebo v pfiímé souvislosti s ním poru ením právních povinností nebo úmysln m jednáním proti dobr m mravûm. Zamûstnavatel potom neodpovídá zamûstnanci za kodu na dopravním prostfiedku, kterého pouïil pfii plnûní pracovních úkolû nebo v pfiímé souvislosti s ním bez jeho souhlasu. 118

9 âást6, :23 Stránka 119 CESTOVNÍ NÁHRADY (MIMO PROVOZ VOZIDEL) Zamûstnavatel také mûïe po dohodû se zamûstnancem vyplatit pfii pouïití vozidla zamûstnance jízdné v cenû jízdenky MHD. f) Dal í podmínky pracovní cesty Zamûstnavatel mûïe zamûstnanci, kterého vy le na pracovní cestu urãit podmínky, jak má v urãit ch pfiípadech postupovat. Urãení tûchto podmínek je zcela v pravomoci zamûstnavatele. MÛÏe se jednat napfi. o urãení cenové hladiny pro ubytování v hotelu, urãení cestovní tfiídy pro hromadn dopravní prostfiedek apod. Zde by mûla opût platit zásada slu nosti a hospodárnosti Poskytnutí náhrad pfii tuzemské pracovní cestû Zákonné náhrady pfii tuzemské pracovní cestû Zamûstnanci pfiíslu í (ze zákona): NÁHRADA PROKÁZAN CH JÍZDNÍCH V DAJÒ Zamûstnanec pouïije dopravní prostfiedek urãen zamûstnavatelem: Pokud zamûstnanec pouïije dopravní prostfiedek urãen zamûstnavatelem (autobus, vlak, letadlo, taxi apod.), prokazuje svûj nárok na poskytnutí náhrady jízdného dokladem o v dajích, které vynaloïil na dopravu na pracovní cestû. 628 V JIMKA V jimkou mûïe b t situace, kdy zamûstnanec vykonává pracovní cestu v obci, ve které má sjednáno v pracovní smlouvû místo v konu práce. V daném pfiípadû náleïí náhrada jízdného v prokázané v i nebo ve v i urãené zamûstnavatelem podle ceny jízdného, platné v dobû konání pracovní cesty, a pouïitého dopravního prostfiedku. ProtoÏe zamûstnavatel urãuje podmínky pracovní cesty a cenu za pouïití mûstské hromadné dopravy v místû svého sídla zná, mûïe v tomto pfiípadû urãit náhradu bez prokázání dokladu o zaplacení jízdného, a to podle ceny jízdného, platné v dobû konání jízdy a pouïitého dopravního prostfiedku. Zamûstnavatel tedy má moïnost nepoïadovat od zamûstnance jízdenky a tuto náhradu pfiesto vyplatit, aniï by se musel obávat daàov ch dopadû (tyto náhrady mûïe za v e uveden ch podmínek zahrnout do daàov ch v dajû, i kdyï nebude mít doloïeny v úãetnictví pfiedmûtné jízdenky). Zamûstnavatel se dohodne se zamûstnancem na pouïití silniãního motorového vozidla, jiného neï vozidla zamûstnavatele: V tomto pfiípadû pfiíslu í zamûstnanci za kaïd km jízdy sazba základní náhrady a náhrada za spotfiebované pohonné hmoty (dále jen PHM )

10 âást6, :23 Stránka DA OVÉ V DAJE 632 Zamûstnanec pouïije silniãní motorové vozidlo zamûstnavatele: V uvedeném pfiípadû hradí PHM zamûstnavatel. Zakoupí-li PHM zamûstnanec, zamûstnavatel mu vynaloïené v daje proplatí na základû vyúãtování a pfiedloïení dokladû o nákupu PHM. NÁHRADA PROKÁZAN CH V DAJÒ ZA UBYTOVÁNÍ 634 V tomto pfiípadû je nutno prokázat doklady za ubytování, ve kter ch musí b t zejména dostateãnû prûkazn m zpûsobem uvedena ãástka poskytnutá za ubytování, datum, identifikace ubytovatele spolu s jeho podpisem a rozsah poskytnuté sluïby. STRAVNÉ 636 V e stravného se urãuje podle délky trvání pracovní cesty, a to ve tfiech ãasov ch pásmech. Za kaïd kalendáfiní den pracovní cesty pfiíslu í zamûstnanci stravné, které v roce 2004 ãinilo: 058 Kã aï 069 Kã, trvá-li pracovní cesta 5 aï 12 hodin, 088 Kã aï 106 Kã, trvá-li pracovní cesta déle neï 12 hodin, nejv e v ak 18 hodin, 138 Kã aï 165 Kã, trvá-li pracovní cesta déle neï 18 hodin Pro rok 2005 bylo stravné stanoveno vyhlá kou Ministerstva práce a sociálních vûcí ã. 647/2004 Sb., ve shodné v i jako v roce V i sazby v daném rozpûtí mûïe zamûstnavatel sjednat v kolektivní smlouvû nebo stanovit ve vnitfiním pfiedpisu, pfiípadnû sjednat v pracovní smlouvû. Pokud v i stravného zamûstnavatel nesjedná v kolektivní smlouvû nebo nevymezí vnitfiním pfiedpisem, pfiípadnû nesjedná v pracovní smlouvû, je zamûstnavatel povinen v i stravného urãit zamûstnanci pfied vysláním na pracovní cestu v rámci daného rozpûtí. Nesplní-li zamûstnavatel tuto povinnost, zamûstnanec má nárok na stravné minimálnû ve v i spodní hranice rozpûtí. Stanovením sazeb stravného pfii tuzemsk ch pracovních cestách v daném rozpûtí se umoïàuje subjektûm povinn m k jeho v platû, aby sjednaly v kolektivních smlouvách nebo vymezily vnitfiními pfiedpisy, pfiípadnû sjednaly v pracovní smlouvû v i stravného diferencovanû v závislosti na podmínkách pracovní cesty a na jejích cílech. Zamûstnavatel mûïe diferencovat napfi. podle funkãního zafiazení zamûstnance, nároãnosti pracovního úkolu, délky pracovní cesty, ãetnosti pracovních cest bûhem roku apod. Zamûstnavatel také mûïe diferencovat stravné v závislosti na rûstu cen, k nûmuï dochází v prûbûhu roku. Pokud zamûstnavatel znemoïní zamûstnanci pfii pracovní cestû, která trvá ménû neï pût hodin stravovat se obvykl m zpûsobem, mûïe mu v roce 2005 poskytnout stravné aï do v e 58 Kã. Zabezpeãí-li zamûstnavatel zamûstnanci na pracovní cestû plnû bezplatné stravování, stravné neposkytuje. Pokud zabezpeãí bezplatné stravování ãásteãnû, stravné úmûrnû krátí. Zákon stanovuje horní a dolní hranici tohoto krácení. Stravné se úmûrnû krátí, a to nejménû o 20 % a nejv e o 40 % z urãené v e stravného za kaïdé bezplatnû poskytnuté jídlo, které má charakter snídanû, obûda nebo veãefie. Míru krácení stravného mûïe zamûstnavatel téï sjednat v kolektivní smlouvû nebo stanovit ve vnitfiním pfiedpisu, 120

11 âást6, :23 Stránka 121 CESTOVNÍ NÁHRADY (MIMO PROVOZ VOZIDEL) pfiípadnû sjednat v pracovní smlouvû, a to v zájmu právní jistoty zamûstnance. Pokud tato míra krácení není sjednána, popfi. stanovena, oznámí míru krácení stravného zamûstnavatel zamûstnanci pfied vysláním na pracovní cestu. Pokud tak v ak neuãiní, stravné se nekrátí a zamûstnanec má právo na poskytnutí stravného v plné v i. V tomto pfiípadû by daàov m v dajem zamûstnavatele bylo stravné do v e limitu daného ZCN. NÁHRADA PROKÁZAN CH VEDLEJ ÍCH V DAJÒ Zamûstnanci zde pfiíslu í zákonn nárok na poskytnutí náhrad, které zamûstnanec vynaloïil v souvislosti s vykonávanou pracovní cestou. Zákon o cestovních náhradách (ani jin obecnû závazn právní pfiedpis) neobsahuje taxativní ãi demonstrativní v ãet tûchto nárokû. Pro posouzení, které náhrady zamûstnavatel poskytne jako vedlej í v daj zamûstnance, by se mûla brát do úvahy jak zásada slu nosti vûãi zamûstnanci, tak zásada hospodárnosti pro zamûstnavatele. Je zfiejmû nezpochybnitelné, Ïe mezi takovéto nutné vedlej í v daje bude patfiit napfi. proplacení vstupenky na veletrh, na kter byl zamûstnanec vyslán nebo proplacení sprchy, pokud byl zamûstnanec ubytován na pokoji bez sociálního zafiízení, alikvotní ãást havarijního poji tûní pfii pracovní cestû vozidlem zamûstnance apod. 642 NÁHRADA PROKÁZAN CH JÍZDNÍCH V DAJÒ NÁV TùVA RODINY Zamûstnanci dále pfiíslu í náhrada prokázan ch jízdních v dajû za cesty k náv tûvû rodiny do místa trvalého nebo mezi zamûstnavatelem a zamûstnancem pfiedem dohodnutého pobytu rodiny. Pokud trvá pracovní cesta více neï sedm po sobû následujících dnû, potom má zamûstnanec nárok na uhrazení prokázan ch jízdních v dajû. Je-li v ak v kolektivní smlouvû nebo pracovní smlouvû ãi v písemné dohodû dohodnuta náhrada za del í dobu, pfiíslu í zamûstnanci náhrada za dohodnutou dobu del í neï 1 t den, maximálnû v ak za 1 mûsíc. 644 UPOZORNùNÍ V Ïádném pfiípadû nelze dohodnout del í dobu neï jeden mûsíc. Zákon neukládá, jak dopravní prostfiedek musí zamûstnanec na této cestû pouïít, zde by opût mûlo dojít k dohodû mezi zamûstnavatelem a zamûstnancem. Zákon nerozli uje, zda se jedná o zamûstnance svobodného, Ïenatého, popfi. bezdûtného a stanoví nárok na jízdní v daje v em bez rozdílu. Za rodinu zamûstnance se pro úãely zákona o cestovních náhradách pova- Ïují, pokud mají trval pobyt na území âeské republiky, jeho manïel (manïelka) nebo druh (druïka), vlastní dûti, osvojenci, dûti svûfiené zamûstnanci do pûstounské péãe nebo do v chovy, vlastní rodiãe, osvojitelé, opatrovníci, pûstouni, popfiípadû dal í osoby Ïijící v domácnosti se zamûstnancem. UPOZORNùNÍ Na v e uvedené náhrady pfii tuzemské pracovní cestû má zamûstnanec zákonn nárok a zamûstnavatel je povinen tyto náhrady vyplatit zamûstnanci podle zákonn ch ustanovení. 121

12 âást6, :23 Stránka DA OVÉ V DAJE Jiné a vy í náhrady Zamûstnavatel, mûïe poskytovat zamûstnancûm i jiné náhrady související s pracovní cestou, s jin mi zmûnami místa v konu práce a s pfiijetím do zamûstnání nebo vy í náhrady, neï stanoví tento zákon; poskytování tûchto náhrad lze sjednat v kolektivní smlouvû nebo stanovit ve vnitfiním pfiedpisu, pfiípadnû sjednat v pracovní smlouvû. UPOZORNùNÍ MoÏnost poskytovat jiné a vy í náhrady je ponechána pouze podnikatelsk m subjektûm, které mohou hradit tyto náhrady z dosaïeného zisku. Jedná se o zamûstnavatele, kter není státem, za kter jedná organizaãní sloïka státu, státním fondem, pfiíspûvkovou organizací nebo územním samosprávn m celkem Vy ími náhradami, neï stanoví zákon, se rozumí napfi. vy í sazba za pouïití automobilu zamûstnance, vy í stravné a v návaznosti na to i vy í kapesné apod. Jinou náhradou mûïe b t napfi. náhrada cestovného za pracovní cestu vykonávanou pû ky (napfi. zamûstnanec se pû ky dopraví na horskou chatu, kam se nelze dostat Ïádn m dopravním prostfiedkem). Zamûstnavatel v tomto pfiípadû mûïe vyplatit zamûstnanci jinou náhradu, neboè v takovémto pfiípadû zákon o cestovních náhradách takovouto pfiepravu na pracovní cestû nefie í. UPOZORNùNÍ Tyto jiné a vy í náhrady v ak jsou zamûstnanci pfiipoãteny k jeho pfiíjmu ze závislé ãinnosti (podle 6 ZDP) a zdanûny. Zamûstnavatel, kter tyto náhrady vyplatí, je souãasnû musí vyplatit ze svého zisku po zdanûní. 650 DaÀové v daje Do daàov ch v dajû zahrne zamûstnavatel cestovní náhrady zamûstnancûm vyslan m na pracovní cestu v rozsahu a ve v i podle ZCN. Do daàov ch v dajû zahrne za tûchto podmínek náhrady uvedené v kapitole ( 628, 634, 636, 642, 644). Pokud vyplatí zamûstnavatel cestovní náhrady jiné, popfi. vy í nelze jiné náhrady zahrnout do daàov ch v dajû a co se t ká vy ích v dajû, do daàov ch v dajû nelze zahrnout ãást v dajû, které jsou vypláceny nad limit ZCN. UPOZORNùNÍ S úãinností od jiï nelze do daàov ch v dajû zahrnout náhrady pfii pfiijetí zamûstnance do zamûstnání a pfii pfieloïení na Ïádost zamûstnance. 652 V praxi b vají problémy v pfiípadech, kdy zamûstnavatel poskytuje zamûstnanci kupon MHD (tzv. síèovou jízdenku). Poskytne-li zamûstnavatel zamûstnanci takov to kupon MHD, jedná se o zdaniteln pfiíjem zamûstnance. Kupony, které mají jako identifikaãní ãíslo rodné ãíslo ãi napfi. ãíslo legitimace, jsou urãeny sv m charakterem pro soukromé cesty obãanû, ãemuï odpovídá cenové zv hodnûní tûchto kuponû. Pokud zamûstnavatel tyto kupony bezplatnû poskytne zamûstnanci, jedná se o nepenûïní pfiíjem, kter bude zdaàován spolu se mzdou zamûstnance. U zamûstnavatele nebude ãástka vynaloïená na zakoupení takovéhoto kuponu daàov m v dajem. Pokud zamûstnavatel pfiispívá na zakoupení kuponû pouze ãásteãnû, bude zdaniteln m pfiíjmem zamûstnance ãást ceny kuponu, kterou uhradí zamûstnavatel. 122

13 âást6, :23 Stránka 123 CESTOVNÍ NÁHRADY (MIMO PROVOZ VOZIDEL) Jiná situace nastane, pokud zamûstnavatel zakoupí tzv. pfienosnou známku MHD, tj. kupon, kter není vázán identifikaãním ãi jin m ãíslem na konkrétní osobu. Zakoupí-li zamûstnavatel takov to kupon za úãelem jeho poskytování zamûstnancûm na pracovních cestách a tuto skuteãnost bude schopen podle potfieby prokázat správci danû, lze v daj vynaloïen na zakoupení takovéhoto kuponu zahrnout do daàov ch v dajû Poskytnutí náhrad pfii zahraniãní pracovní cestû V zákonû o cestovních náhradách je problematika náhrad pfii zahraniãních pracovních cestách fie ena speciálnû v ãásti tfietí, tj. v 10 aï 17 ZCN. V pfiípadû zahraniãní pracovní cesty je tedy nutno postupovat pfiednostnû podle této ãásti tfietí. I v tûchto pfiípadech v ak platí i ostatní ustanovení zákona, pokud nejsou v této ãásti tfietí fie ena odli nû. Jako pfiíklad lze uvést krácení stravného pfii poskytnutí plného nebo ãásteãného zabezpeãení bezplatného stravování pfii pracovní cestû v rozsahu a za podmínek uveden ch v 5 odst. 5 ZCN. Oproti tuzemské pracovní cestû jsou u zahraniãní pracovní cesty v oblasti cestovních náhrad urãité odli nosti, které uvádíme v této kapitole. 656 Náhrady v dajû za pohonné hmoty jsou uvedeny v ãásti 7 této knihy ( 870) Náv tûva rodiny pfii zahraniãní pracovní cestû V pfiípadû náv tûvy rodiny pfii zahraniãní pracovní cestû se zamûstnavatel dohodne se zamûstnancem na poskytování náhrad za cesty k náv tûvû rodiny do místa trvalého pobytu rodiny. Neplatí zde ustanovení o zákonném nároku zamûstnance jako pfii tuzemské pracovní cestû. V tomto pfiípadû zákon nechává tuto problematiku zcela ve smluvní oblasti mezi zamûstnavatelem a zamûstnancem Stravné pfii zahraniãní pracovní cestû V jaké v i pfiíslu í zamûstnanci stravné Pfii zahraniãní pracovní cestû pfiíslu í zamûstnanci za podmínek stanoven ch zákonem stravné v cizí mûnû. V i stravného v cizí mûnû urãí zamûstnavatel ze základní sazby stravného stanovené pro stát, ve kterém zamûstnanec stráví v kalendáfiním dni nejvíce ãasu. Zákon v tomto pfiípadû jednoznaãnû stanoví, jak m zpûsobem se urãí nárok zamûstnance na stravné pfii zahraniãní pracovní cestû, pokud pob vá v kalendáfiním dnu ve více státech. Jedná se o odli n princip urãení nároku na stravné oproti postupu pfied úãinností zákona ã. 36/2000 Sb. (tento zákon nabyl úãinnosti dne ) v pfiípadû, Ïe zamûstnanec pob vá v kalendáfiním dnu ve více státech. Zatímco u pracovní

14 âást6, :23 Stránka DA OVÉ V DAJE cesty zahájené do vãetnû mûl v tûchto pfiípadech zamûstnanec nárok na stravné v pomûrné v i k ãasu strávenému v pfiíslu n ch státech, od se jiï nárok na stravné urãuje podle sazby urãené pro stát, ve kterém zamûstnanec v kalendáfiním dnu stráví nejvíce ãasu. Zákon o cestovních náhradách také umoïàuje poskytovat stravné za urãit ch okolností vy í, ale i niï í neï je stanovené základní sazbou. a) stravné vy í Vedoucím organizaãních sloïek státu a jejich zástupcûm a statutárním orgánûm pfiíspûvkov ch organizací a jejich zástupcûm lze urãit stravné do v e pfiesahující stanovenou základní sazbu stravného aï o 15 %. b) stravné niï í Zamûstnavatelé, ktefií nejsou organizaãní sloïkou státu, pfiíspûvkovou organizací a územním samosprávn m celkem, mohou poskytovat zamûstnancûm stravné niï í, neï je stanovená základní sazba stravného, nejv e v ak o 25 %, pokud tuto moïnost sjednají v kolektivní smlouvû nebo stanoví ve vnitfiním pfiedpisu, pfiípadnû sjednají v pracovní smlouvû, 50 %, pokud se jedná o ãleny posádek plavidel vnitrozemské plavby a tuto moïnost sjednají v kolektivní smlouvû nebo v pracovní smlouvû. P ÍKLAD Zamûstnanec zahájil pracovní cestu dne a v 6.00 hod. pfiekroãil hranice se SRN. V uvedeném státû strávil v témïe dni 10 hodin a v Rakousku 8 hodin. Dne pob val cel den v Rakousku. Za 1. den zahraniãní pracovní cesty má nárok na vyplacení stravného urãeného pro SRN, neboè v tomto dni strávil v tomto státû nejvíce hodin. Za druh den pracovní cesty má potom zamûstnanec nárok na stravné v cizí mûnû urãené pro Rakousko. NÁROK NA STRAVNÉ V ZÁVISLOSTI NA DÉLCE ZA- HRANIâNÍ PRACOVNÍ CESTY 666 Stravné v cizí mûnû ve v i základní sazby stravného v cizí mûnû pfiíslu í zamûstnanci, pokud doba zahraniãní pracovní cesty strávené mimo území âeské republiky trvá v kalendáfiním dni déle neï 12 hodin. Trvá-li tato doba 12 a ménû hodin, pfiíslu í zamûstnanci stravné v cizí mûnû ve v i, která se urãí násobkem dvanáctiny poloviãní v e základní sazby stravného v cizí mûnû a poãtu cel ch hodin zahraniãní pracovní cesty stráven ch mimo území âeské republiky. Za dobu zahraniãní pracovní cesty strávenou mimo území âeské republiky, která trvá ménû neï 1 hodinu, stravné v cizí mûnû nepfiíslu í. V této ãásti zákon doznal tfii pomûrnû dûleïité zmûny. V prvé fiadû se jedná o skuteãnost, Ïe pfii zahraniãní pracovní cestû, která trvá ménû neï 1 hodinu nepfiíslu í zamûstnanci nárok na stravné. V tomto pfiípadû se tato doba pfiipoãte k dobû trvání pracovní cesty na území âeské republiky. Druh m momentem, kterého je tfieba si pov imnout je skuteãnost, Ïe délka zahraniãní pracovní cesty se vztahuje obdobnû jako v pfiípadû tuzemské pracovní cesty pouze ke kalendáfinímu dni. Tfietím momentem je pfiesné urãení v e sazby v pfiípadû, Ïe zahraniãní pracovní cesta trvá v kalendáfiním dni ménû neï 12 hodin. 124

15 âást6, :23 Stránka 125 CESTOVNÍ NÁHRADY (MIMO PROVOZ VOZIDEL) 668 P ÍKLAD Zahraniãní pracovní cestu zahájí zamûstnanec v pondûlí v hod. a skonãí v úter v 9.40 hodin. I kdyï pracovní cesta trvá celkovû více neï 12 hodin, trvá v jednom kalendáfiním dni vïdy ménû neï 12 hodin a zamûstnanec má nárok na stravné v pondûlí ve v i 7/12 poloviãní sazby stravného v cizí mûnû a v úter mu pfiíslu í stravné ve v i 9/12 poloviãní sazby stravného v cizí mûnû. P ÍKLAD Zamûstnanec pfiekroãí hranice v pondûlí ve hod. a pfii cestû nazpût v úter ve 4.30 hod. Zahraniãní pracovní cesta trvala celkovû ménû neï hod. a zamûstnanec má nárok na stravné za pondûlí ve v i 3/12 poloviãní sazby stravného v cizí mûnû a v úter mu pfiíslu í stravné ve v i 4/12 poloviãní denní sazby stravného v cizí mûnû. P ÍKLAD Zamûstnanec pfiekroãí státní hranice v pondûlí v hod. a pfii cestû nazpût v úter v 1.30 hod. Za pondûlí pfiíslu í zamûstnanci stravné ve v i denní sazby stravného a za úter mu pfiíslu í stravné ve v i 1/12 poloviãní denní sazby stravného. P ÍKLAD Zamûstnanec pfiekroãí státní hranice v pondûlí v hod. a pfii cestû nazpût v pondûlí v hod. Tent Ï den pfiekroãí opût hranice ve hod. a pfii cestû nazpût pfiekroãí hranice v hod. Dále pfiekroãí hranice v hod. a nazpût pfiekroãí hranice v hod. Za pondûlí vykonal tfii zahraniãní pracovní cesty. Za první pracovní cestu mu pfiíslu í stravné ve v i 1/12 poloviãní denní sazby stravného v cizí mûnû, za druhou pracovní cestu mu pfiíslu í stravné ve v i 2/12 poloviãní denní sazby stravného v cizí mûnû a za tfietí pracovní cestu mu stravné v cizí mûnû nepfiíslu í, neboè tato pracovní cesta trvala ménû neï 1 hodinu. Tato pracovní cesta v délce 15 minut se zamûstnanci pfiipoãte k tuzemské ãásti pracovní cesty. ZÁKLADNÍ SAZBY STRAVNÉHO PRO ROK 2005 Pro rok 2005 byly sazby stravného v cizí mûnû stanoveny vyhlá kou MF âr ã. 613/2004 Sb (pfiíloha, 828) Kapesné pfii zahraniãní pracovní cestû Zamûstnavatel mûïe zamûstnancûm pfii zahraniãní pracovní cestû poskytovat vedle stravného i kapesné v cizí mûnû do v e 40 % stravného pro zahraniãní pracovní cesty. V tomto pfiípadû nemá na tuto náhradu zamûstnanec automaticky nárok, av ak zamûstnavatel mu tuto náhradu do v e 40 % stravného mûïe poskytnout. Kapesné má v podstatû povahu pau álních náhrad nutn ch vedlej ích v dajû, i kdyï zákon jako zákonnou náhradu urãuje je tû poskytnutí nutn ch vedlej ích v dajû zamûstnanci

16 âást6, :23 Stránka DA OVÉ V DAJE Záloha na zahraniãní pracovní cestu 670 Zamûstnavatel je povinen poskytnout zamûstnanci pfii zahraniãní pracovní cestû zálohu v cizí mûnû v rozsahu a ve v i podle pfiedpokládané doby trvání a podmínek zahraniãní pracovní cesty. Zálohu v cizí mûnû nebo její ãást mûïe zamûstnavatel po dohodû se zamûstnancem poskytnout téï cestovním ekem nebo zapûjãením platební karty zamûstnavatele. Zamûstnavatel se mû- Ïe se zamûstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy na stravné v cizí mûnû i v jiné mûnû neï stanovené vyhlá kou Ministerstva financí (viz 12 odst. 2 ZCN) pro pfiíslu n stát. Podmínkou v ak je, aby byl k této dohodnuté mûnû vyhla ován âeskou národní bankou kurz devizového trhu nebo pfiepoãítací pomûr. Nelze se dohodnout na vyplacení jiné mûny, která by nesplàovala v e uvedenou podmínku. Pokud se zamûstnavatel dohodne se zamûstnancem na vyplacení jiné mûny, pro urãení v e stravného v dohodnuté mûnû se postupuje tím zpûsobem, Ïe se zjistí korunová hodnota stravného ve stanovené mûnû, která se pfiepoãítá na dohodnutou mûnu. Urãení korunové hodnoty stravného a ãástky stravného v dohodnuté mûnû se pouïijí pro kurzy devizového trhu a pfiepoãítací pomûry vyhlá ené âeskou národní bankou a platné v den urãení v e zálohy (podle 21 odst. 2 ZCN). Zákon o cestovních náhradách v ak blíïe nespecifikuje, jak den se za tento den skuteãnû povaïuje. JelikoÏ se v praxi vyskytovaly rûzné názory, jak den lze za tento den povaïovat (napfi. den kdy zamûstnavatel rozhodne o vykonání cesty, den kdy vypoãte v i zálohy poskytnuté zamûstnancûm, den skuteãného vyplacení zálohy, apod.). Ke sjednocení stanovisek bylo vydáno sdûlení Ministerstva financí ã. 214/9 278/2002. Podle tohoto sdûlení se za den urãení v e zálohy povaïuje optimálnû den, kdy je záloha na zahraniãní pracovní cestu zamûstnanci fakticky poskytnuta, tj. s koneãnou platností urãena nebo den, kdy se zamûstnavatel se zamûstnancem konkrétnû dohodne na poskytnutí jiné cizí mûny, neï uvádí vyhlá ka, a zároveà zjistí (tzn. urãí) odpovídající v i ãástky v této náhradní mûnû. Zákon v tomto pfiípadû jiï podle na eho názoru neumoïàuje dohodu zamûstnavatele se zamûstnancem na vyplacení zálohy v ãesk ch korunách, neboè by nebyla splnûna podmínka, která stanoví, Ïe k dohodnuté mûnû je vyhla ován âeskou národní bankou kurz devizového trhu nebo pfiepoãítací pomûr. Pokud v ak zamûstnavatel vyplatí tuto zálohu v ãeské mûnû v pfiíslu - ném kurzu, nebude mít tato skuteãnost Ïádn daàov dopad. Zákon v ak neupravuje, v jaké mûnû poskytuje zamûstnavatel zamûstnanci zálohu na ostatní v daje spojené se zahraniãní pracovní cestou (napfi. v daje na ubytování, dopravu a nutné vedlej í v daje). Zamûstnavatel je povinen pfiitom vycházet z podmínek, za kter ch se zahraniãní pracovní cesta uskuteãàuje (z pfiedpokladu nutnosti v dajû na území konkrétních státû). Zálohu na tyto ostatní pfiedpokládané v daje by mûl zamûstnavatel vyplatit zamûstnanci ve mûnû, která je aktuální pro pfiíslu n stát. I v tomto pfiípadû je z daàového hlediska vïdy podstatné vyplacení pfiíslu n ch ãástek ve správném kurzu. UPOZORNùNÍ Kurz pouïívan pro úãely v poãtu nároku na stravné v jiné mûnû neï ve mûnû urãené pro stravné vyhlá kou MF âr (kurz platn v den urãení v e zálohy) nelze zamûàovat s kurzy pouïívan mi v úãetnictví, popfi. kurzem, kter pouïívá podnikatel, kter vede daàovou evidenci ( 38 ZDP). 126

17 âást6, :23 Stránka 127 CESTOVNÍ NÁHRADY (MIMO PROVOZ VOZIDEL) P ÍKLAD Zamûstnanec byl vyslán v fiíjnu 2004 na pracovní cestu do Rakouska. Tato zahraniãní pracovní cesta trvala v jednom dni 22 hodin. Zamûstnavatel se dohodl se zamûstnancem, Ïe mu poskytne zálohu v americk ch dolarech. Zamûstnanec má nárok na vyplacení základní sazby stravného pro Rakousko, která ãinila 45 EUR. Pfiedpokládáme, Ïe v den urãení v e zálohy byly vyhlá eny âeskou národní bankou následující kurzy: 30,50 Kã za 1 EUR 25,30 Kã za 1 US dolar V poãet nároku zamûstnance v US dolarech: nárok v Kã 45 x 30,60 = Kã nárok v US dolarech : 25,30 = 54,27 US dolar Vyúãtování zahraniãní pracovní cesty 1. Povinnosti zamûstnance Zamûstnanec je povinen do deseti pracovních dnû po skonãení pracovní cesty pfiedloïit zamûstnavateli písemné doklady potfiebné k vyúãtování pracovní cesty a téï vrátit nevyúãtovanou zálohu. V pfiípadû, Ïe zamûstnavatel poskytl zamûstnanci zálohu na zahraniãní pracovní cestu ve vy í ãástce, neï ãiní nároky zamûstnance, vrací zamûstnanec zamûstnavateli pfiíslu nou ãástku ve mûnû, kterou mu zamûstnavatel poskytl, nebo v mûnû, na kterou zamûstnanec tuto mûnu v zahraniãí smûnil nebo v ãeské mûnû. Zamûstnavatel je povinen pfievzít od zamûstnance vyúãtování zálohy v nûkteré z v e uveden ch mûn. Zamûstnavatel mûïe takto vrácené pfieplatky v cizí mûnû pouïít k poskytnutí zálohy na v daje pfii jiné zahraniãní pracovní cestû tohoto ãi jiného zamûstnance ãi k jin m úãelûm. 2. Povinnosti zamûstnavatele Zamûstnavatel je povinen do deseti pracovních dnû ode dne pfiedloïení písemn ch dokladû provést vyúãtování pracovní cesty zamûstnance a uspokojit jeho nároky. Pokud zamûstnavatel poskytl zamûstnanci zálohu pfii zahraniãní cestû v niï í ãástce, neï ãiní nároky zamûstnance, doplácí zamûstnavatel zamûstnanci pfiíslu n rozdíl vïdy v ãeské mûnû, neboè zahraniãní mûnu jiï nemusí tento zamûstnanec potfiebovat. Pfii vyúãtování zálohy pouïije zamûstnavatel zamûstnancem doloïen kurz, kter m byla poskytnutá mûna v zahraniãí smûnûna na jinou mûnu, kurzy devizového trhu a pfiepoãítací pomûry vyhlá ené âeskou národní bankou obdobnû jako pfii poskytnutí zálohy, tj. kurzy platné v den urãení zálohy. DaÀové v daje Do daàov ch v dajû zahrne zamûstnavatel cestovní náhrady za obdobn ch podmínek jako v pfiípadû tuzemské pracovní cesty. Do daàov ch v dajû lze navíc zahrnout i kapesné poskytované podle ZCN. Je tfieba upozornit na odli - nost oproti tuzemské pracovní cestû v pfiípadû náhrady za cestu k náv tûvû rodiny. V pfiípadû konání tuzemské pracovní cesty lze do daàov ch v dajû

18 âást6, :23 Stránka DA OVÉ V DAJE zahrnout pouze jízdní v daje, které poskytuje zamûstnavatel, v pfiípadû zahraniãní pracovní cesty mûïe poskytnout i ostatní cestovní náhrady v rozsahu a ve v i stanovené zákonem o cestovních náhradách, které si zamûstnavatel zahrne do daàov ch v dajû. 2.5 Pau alizace cestovních náhrad 678 Náhrady podle zákona o cestovních náhradách lze pau alizovat. Pau alizovat lze v podstatû v echny druhy náhrad uvedené v zákonû o cestovních náhradách. V e pau álu v tomto pfiípadû bude odpovídat urãité hodnotû minulého období nebo provedené kalkulaci u pracovních cest zamûstnance nebo skupiny zamûstnancû. Pfii zmûnû podmínek, za nichï byla pau ální sazba stanovena, je nutné pau ál ovûfiit skuteãností a tento pau ál upravit. Délka ovûfiování pau álu není pfiesnû specifikována a lze soudit, Ïe by se nemûlo jednat o období krat í neï jeden mûsíc (podle rûznorodosti ãinností lze tuto délku zmûnit nemûlo by se jednat o období del í neï kalendáfiní ãtvrtletí). 2.6 V daje (náklady) zamûstnavatele odst. 2 písm. zh) ZDP Otázka v dajû v pfiípadû vyslání zamûstnance na pracovní cestu je zejména fie ena v 24 odst. 2 písm. zh) ZDP. Podle tohoto ustanovení jsou v dajem na dosaïení, zaji tûní a udrïení pfiíjmû také náhrady cestovních v dajû do maximální v e stanovené zvlá tním právním pfiedpisem (napfi. ZCN), s v jimkou náhrad pfii pfiijetí zamûstnance do zamûstnání a pfii pfieloïení na Ïádost zamûstnance. Náhradami cestovních v dajû se rozumí téï stravné pfii tuzemsk ch pracovních cestách do v e horní hranice stravného a stravné dohodnuté v kolektivní smlouvû ve spojitosti s odchylnû sjednan mi podmínkami pro poskytování stravného u zamûstnancû, u nichï ãastá zmûna pracovi tû vypl vá ze zvlá tní povahy povolání, a pfii zahraniãních pracovních cestách téï kapesné do v e 40 % stravného, zv ení stravného aï do v e 15 % u zamûstnancû vymezen ch v 12 odst. 5 ZCN (vedoucí organizaãních sloïek státu a jejich zástupci a vedoucí statutárních orgánû pfiíspûvkov ch organizací a jejich zástupci). DaÀov m v dajem je dále úhrada jednorázového havarijního poji tûní pro pracovní cestu nebo úmûrná ãást roãního havarijního poji tûní soukrom ch silniãních motorov ch vozidel pfii pracovních cestách a poji tûní léãebn ch v loh zamûstnancû pfii zahraniãních pracovních cestách. Pokud zamûstnavatel pau alizuje náhrady v souladu se zákonem, zahrne tyto pau alizované náhrady do daàov ch v dajû, a to i pfiesto, Ïe nebude mít ve svém úãetnictví uloïené prvotní dûkazní prostfiedky o vynaloïení tûchto v dajû (napfi. doklady o zakoupení jízdenek). Obdobnû si do daàov ch v dajû mûïe zamûstnavatel zahrnout náhrady poskytnuté zamûstnanci (podle 20 ZCN), tj. v pfiípadû, kdy zamûstnanec z objektivních dûvodû neprokáïe vynaloïené v daje (napfi. ztráta jízdenky) a zamûstnavatel pfiesto v souladu s 20 ZCN náhrady poskytne. 128

19 âást6, :23 Stránka 129 CESTOVNÍ NÁHRADY (MIMO PROVOZ VOZIDEL) KAPITOLA 3 Fyzická osoba (podnikatel) 3.1 Podmínky nároku na cestovní náhrady Náhrady za pracovní cesty jsou definovány zákonem o cestovních náhradách, pokud ov em není v 24 odst. 2 písm. k) bod 1. aï 4. ZDP stanoveno jinak, tzn. Ïe prvotní úprava pro podnikatele je fie ena ve v e uveden ch ustanoveních ZDP. Pokud v e konkrétní náhrady není v tomto zákonû fie ena, vychází se z ustanovení zákona o cestovních náhradách. Pro stanovení cestovních náhrad pro podnikatele se postupuje podle ZDP zejména v tûchto pfiípadech: v daje na ubytování, dopravu hromadn mi dopravními prostfiedky, na pohonné hmoty spotfiebované silniãním motorov m vozidlem, na nezbytné v daje spojené s pracovní cestou, stravné pfii tuzemsk ch pracovních cestách. Zákon o daních z pfiíjmû dále definuje pojem pravidelné pracovi tû pro subjekty s pfiíjmy z podnikatelské a jiné samostatné v dûleãné ãinnosti Vymezení pojmû a) Pracovní cesta Pojem pracovní cesta není v ZDP definován. Pro úãely definování pracovní cesty pro podnikatele se pfiebírá pojem definovan v zákonu o cestovních náhradách, tzn. Ïe pracovní cestou se rozumí doba od nástupu podnikatele na cestu k v konu práce do jiného místa, neï je jeho pravidelné pracovi tû, vãetnû v konu práce v tomto místû, do návratu podnikatele z této cesty. b) Pravidelné pracovi tû Pravidelné pracovi tû pro úãely uplatnûní cestovních náhrad pro podnikatele definuje 24 odst. 2 písm. k) bod 2. ZDP. Pravideln m pracovi tûm se podle v e citovaného ustanovení rozumí také místo podnikání uvedené v Ïivnostenském nebo jiném obdobném povolení k podnikání. Dá se pfiedpokládat, Ïe ve vût inû pfiípadû se skuteãnû za pravidelné pracovi tû pro úãely uplatnûní cestovních náhrad bude povaïovat toto uvedené místo podnikání. MÛÏe v ak dojít k situaci, kdy z rûzn ch dûvodû (napfi. spekulativních) bude v povolení pro podnikání uvedeno jiné místo podnikání neï místo, které lze akceptovat jako pravidelné pracovi tû pro úãely uplatnûní cestovních náhrad. V tomto pfiípadû nebude moïné v souladu s 2 odst. 7 ZSDP akceptovat místo podnikání uvedené v Ïivnostenském listû, popfi. v obdobném oprávnûní jako pravidelné pracovi tû pro úãely uplatnûní cestovních náhrad. Bude nutno urãit místo pravidelného pracovi tû podle skuteãnosti a nikoliv podle formálního uvedení, napfi. v Ïivnostenském oprávnûní

20 âást6, :23 Stránka DA OVÉ V DAJE P ÍKLAD Podnikatel má v Ïivnostenském oprávnûní uvedeno místo podnikání v místû svého bydli tû a na jiné adrese bude mít svojí kanceláfi, ve které skuteãnû provozuje svoji podnikatelskou ãinnost. V pfiípadû, Ïe by se jako místo pravidelného pracovi tû podnikatele akceptovalo místo uvedené v Ïivnostenském oprávnûní (tzn. adresa trvalého bydli tû), jako sluïební cesta by se dala chápat jakákoli cesta, která by mûla souvislost s jeho podnikatelskou aktivitou. KaÏdá cesta do jeho kanceláfie by musela b t chápána jako sluïební cesta s nárokem na ve keré cestovní náhrady a ve skuteãnosti by se jednalo o paralelu cesty zamûstnance do zamûstnání. V tomto pfiípadû by pravideln m pracovi tûm pro úãely uplatnûní cestovních náhrad bylo místo, kde se nachází kanceláfi (uplatnûní 2 odst. 7 ZSDP). 692 c) Místo nástupu na pracovní cestu Místo nástupu na pracovní cestu si urãí podnikatel podle specifick ch podmínek, které pfiedcházejí kaïdou jednotlivou pracovní cestu. Nelze jistû poïadovat, aby podnikatel zahajoval svoji pracovní cestu vïdy ze svého pravidelného pracovi tû, neboè v kaïdé situaci by to nemuselo b t logické ani hospodárné. Existuje zde paralela s místem nástupu na pracovní cestu u zamûstnance, kde podle zásady slu nosti a hospodárnosti urãí místo nástupu zamûstnavatel. Vzhledem k tomu, Ïe podnikateli nemá kdo místo nástupu urãit, musí prokázat správci danû, Ïe urãení místa nástupu na pracovní cestu nemûlo v dané situaci spekulativní charakter. Lze uvést napfiíklad extrémní pfiípad, kdy by podnikatel jel na sluïební cestu do Plznû a jako místo nástupu by si urãil Lond n, kde byl v tu dobu na dovolené. Takov to pfiístup by jistû správce danû neakceptoval, coï by mûlo za následek vylouãení pfiípadn ch náhrad (jízdní v daj z Lond na, zahraniãní stravné, apod.) z daàov ch v dajû. 3.3 Poskytnutí náhrad pfii tuzemské pracovní cestû Podnikateli pfiíslu í (ze zákona): 694 a) Náhrada prokázan ch jízdních v dajû PouÏití hromadn ch dopravních prostfiedkû PouÏije-li podnikatel na pracovní cestû dopravu hromadn mi dopravními prostfiedky, je povinen tuto skuteãnost doloïit pfiíslu n mi dûkazními prostfiedky ve svém úãetnictví, aby mohl b t tento v daj podnikatele da- Àovû uznateln. PouÏití motorového vozidla ZpÛsob uplatnûní tûchto náhrad do daàov ch v dajû je popsán v ãásti 7. PouÏívání motorov ch vozidel pfii pracovních cestách. 696 b) Náhrada prokázan ch v dajû za ubytování Podnikatel zahrne do daàov ch v dajû v daje na ubytování v prokázané v i. V tomto pfiípadû záleïí na podnikateli, na jeho vlastním uváïení finanãní situace, jakou kategorii ubytování zvolí. 130