REPORTING v 7. RP Zpracování průběžných zpráv projektů 7.RP pro Evropskou komisi 7. října 2009, Praha Lenka Lepičová TC AV ČR Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 1 OSNOVA 1. Požadavky Evropské komise pro předkládání zpráv 2. Průběžné zprávy v 6.RP a 7.RP zjednodušení 3. Povinnosti koordinátora a ostatních partnerů 4. Z čeho se skládá průběžná zpráva 5. Jak správně vyplnit Formulář C 6. Představení on-line nástrojů pro podávání finančních výkazů - NEF a FORCE 7. Zaslání finančních prostředků na účet koordinátora a audity Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 2 1
Požadavky Evropské komise pro předkládání zpráv Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 3 Různé požadavky na reportování podle typu projektu Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 4 2
Různé průvodce reportováním Projekty CP, NoE a CSA Guidance Notes on Project Reporting: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/project_reporting_en.pdf Marie Cure Actions ERC Zatím pouze dva průvodce ITN: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/itn_reporting_guidlines.pdf IAPP: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/iapp_reporting_guidlines.pdf Vlastní průvodce: http://erc.europa.eu JTIs zatím žádné závazné průvodce pro reportování Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 5 Projekty CP, NoE a CSA - Co se předkládá? V průběhu projektu Deliverables (identifikované v Annex I) Průběžná zpráva (Periodic report) Do 60ti dní od ukončení každého vykazovaného období (včetně posledního) Vykazované období (reporting period) def. v čl. 4 Na konci projektu Závěrečná zpráva (Final report) Do 60ti dní od ukončení projektu publishable summary report, conclusions, socio-economic impact, report on wider societal implications of the project (questionnaire including gender equality, ethical issues, ), plan for the use and dissemination of foreground Po obdržení finální platby (do 30ti dní) Zpráva o rozdělení finančního příspěvku mezi účastníky projektu Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 6 3
Projekty CP, NoE a CSA - Jak se předkládá? Konsorcium předkládá zprávy a deliverables Komisi prostřednictvím koordinátora a to elektronicky V tištěné podobě poštou originály: Formulář C (podepsaný statutárním zástupcem instituce) Osvědčení o finančních výkazech a metodologii (podepsané auditorem) Prohlášení (podepsané koordinátorem) Jako jeden balík (včetně naskenovaných originálů) v PDF NOVÉ!!!: Online nástroj - Form C Editor (FORCE/ECAS) Pro DG RTD Pozor: DG INFSO = NEF!!! Jazyk zpráv čl. 4 Šablona Komise pro průběžné a závěrečné zprávy Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 7 Průběžné zprávy v 6.RP a 7.RP - zjednodušení Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 8 4
Průběžné zprávy: 6.RP x 7.RP Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 9 Povinnosti koordinátora a ostatních partnerů Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 10 5
Povinnosti koordinátora a ostatních partnerů Povinnosti koordinátora Shromáždit finanční výkazy (formuláře C) a případné Osvědčení o finančních výkazech od všech partnerů Vyplnit svůj finanční výkaz Napsat průběžnou technickou zprávu na základě odvedené práce a informací od ostatních partnerů Předložit (submit) průběžnou zprávu Evropské komisi Odpovídat na otázky PO a poskytovat vysvětlení a doplnění týkající se průběžné zprávy (hl. finančních aspektů) Sloužit jako prostředník mezi PO a ostatními partnery konsorcia Povinnosti účastníka (ostatních partnerů) Vyplnit své finanční výkazy (formuláře C) Podepsat formulář C a zaslat jej koordinátorovi Poskytnout osvědčení o finančních výkazech kde je potřeba Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 11 Z čeho se skládá průběžná zpráva Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 12 6
Šablona pro průběžné zprávy Úvodní stránka Prohlášení koordinátora (self declaration by the coordinator) NOVÉ Publikovatelný souhrn (Publishable summary) Cíle projektu (Project objectives) Pokrok a dosažené výsledky (Progress of work and achievements) Výstupy a milníky projektu (Deliverables and milestones tables) Project Management Informace o čerpání zdrojů (Explanation of the use of the resources) Osvědčení (Certificates) pokud je nutné Formuláře C (Financial statements - Forms C) Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 13 Úvodní stránka Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 14 7
Prohlášení koordinátora Podepisuje kontaktní osoba z instituce koordinátora uvedená v čl. 8.1 ( scientific representative!) Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 15 Publikovatelný souhrn V takovém stavu, aby mohlo být beze změn publikováno EK Max. 4 stránky Odkaz na webovou stránku projektu tam kde je relevantní Souhrnný popis cílů projektu, práce vykonaná od začátku projektu, očekávané konečné výsledky, potenciální dopad a využití Vhodně doplnit grafy, fotografiemi a logem projektu Obnovováno po skončení každého období Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 16 8
Cíle projektu Přehled cílů projektu relevantních pro dané období podle Annexu I Shrnutí doporučení z předchozích období a jak byly vzaty v úvahu Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 17 Pokrok a dosažené výsledky Přehled průběhu práce podle struktury v Annex I Pro každý pracovní balíček (work package) Mimo WP management Souhrn jak bylo dosaženo cílů a úkolů Zdůraznit významné výsledky Vysvětlit důvody pro odchylky od Annexu I Důvody proč nebyly dosaženy některé cíle a časový harmonogram Použití zdrojů (hl. plnění člověkoměsíců) Návrh případných opatření a řešení co-ordination activities komunikace mezi partnery Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 18 9
Výstupy a milníky Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 19 Informace o čerpání zdrojů Vysvětlení k osobním nákladům, subdodávkám a dalším major direct costs vynaloženým účastníky (např. investice, cestovné, materiál ) ve spojitosti s WP Př.: Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 20 10
Osvědčení o finančních výkazech či metodologii Osvědčení o finančních výkazech (Formulář D) - Annex VII když kumulovaný příspěvek EK o kterém ještě nebylo vydáno osvědčení 375 tis. Osvědčení o metodologii (Formulář E) - Annex VII musí být předem schváleno auditorem i EK subjekty, které měly v 6. RP min. 8 projektů s příspěvkem EK 375.000 apod. pro 7.RP Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 21 Formulář C Annex VI GA = finanční výkaz tři části: Finanční výkaz, který je vyplňován samostatně každým účastníkem projektu Finanční výkaz, který je vyplňován třetí stranou (jen pokud je použita speciální doložka ke GA č. 10) Souhrnný finanční výkaz automaticky vygenerovaný za celé konsorcium Každý z účastníků vyplní samostatně relevantní část Formuláře C (online přes FORCE/NEF či excel sheet), koordinátor zkontroluje a zašle všechny výkazy i automaticky vyplněný souhrnný finanční výkaz (online přes FORCE/NEF) a zprávy EK ta schvaluje a zasílá platbu na účet koordinátora. Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 22 11
Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 23 Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 24 12
Jak správně vyplnit Formulář C Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 25 Formulář C (1) Části Formuláře C, které jsou vyplňovány jednotlivými účastníky: přímé a nepřímé uznatelné náklady vynaložené na projekt v daném vykazovaném období členěné podle typu činnosti v projektu a z nich odvozený maximální příspěvek ES a požadovaný příspěvek ES Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 26 13
Formulář C (2) - kategorie nákladů Osobní náklady (personnel cost) zaměstnanec účastníka projektu dle národního práva pracuje pod přímým technickým dozorem a zodpovědností účastníka finančně ohodnocen dle běžných zvyklostí účastníka celkové osobní náklady = náklady zaměstnavatele na pracovníka (hrubá mzda a odvody) propláceny jsou pouze skutečně odpracované a vykázané hodiny Subdodávky (subcontracts) příjemce je zadá za úplatu třetí straně za komerčních podmínek definované v Annexu I k ceně subdodávky (přímý náklad) nepřísluší nepřímé náklady výběrové řízení Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 27 Formulář C (3) - kategorie nákladů Cestovní náhrady (travel) doprava, ubytování, stravné, kapesné...- vypočítávají se dle zákonů dané země (novinka pro výzvy 7/2009 flat rate) Spotřební materiál (consumables) Dlouhodobý majetek (durable equipment) částka odvozená z celkových nákladů investice (bez DPH) dle účetních odpisů, po dobu užívání majetku na projekt a pouze adekvátní díl stanovený podle využití majetku na projekt Nepřímé náklady automaticky (již zaneseny v online nástroji FORCE/NEF) podle dat zaregistrovaných v URF!!! pokud nejsou správné nutné kontaktovat LEARa Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 28 14
!!! Pozor nepřímé náklady u CSA projektů: instituce, které jinak běžně používají 60% pevnou sazbu pro režii, zde použijí 20% pevnou sazbu (protože 60% je využitelných jen v projektech s VaV činnostmi), bude však aplikován limit na příspěvek ES 7% Příklad projektu CSA (univerzita, která běžně používá 60% pevnou sazbu) Přímé náklady = 100 Nepřímé náklady = 20 Celkové náklady = 120 Příspěvek ES = 107 Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 29 Formulář C (4) činnosti v projektu Činnosti VaV (RTD activities) náklady vzniklé účastníkovi při výzkumných aktivitách vč. Koordinace VaV Demonstrační činnosti (demonstration activities) náklady k prokázání realizovatelnosti nové technologie nezahrnuje činnosti komerčního charakteru Manažerské činnosti (management activities) administrativní, finanční, právní a smluvní vedení konsorcia náklady na osvědčení o finančních výkazech (subdodávka) Další činnosti (other activities) šíření výsledků (dissemination), ochrana duševního vlastnictví CSA projekty - koordinační a podpůrné aktivity např. navazování kontaktů a organizace seminářů (networking) Jeden pracovní balíček = jeden typ činnosti Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 30 15
Formulář C (5) - výpočet příspěvku ES Limity refundace podle činností v projektu automaticky (již zaneseny v online nástroji FORCE/NEF) podle dat zaregistrovaných v URF!!! pokud nejsou správné nutné kontaktovat LEARa Maximální příspěvek ES x požadovaný příspěvek ES Činnost Typ projektu Výzkum a technologický rozvoj (zahrnuje koordinaci vědeckých činností) Demonstrační činnosti Management + další činnosti specifikované v příloze I GA Sítě excelence 50 % (75 %) 100 % Projekty založené na spolupráci 50 % (75 %) 50 % 100 % Koordinační a podpůrné akce 100 % (!limit 7 % na nepřímé náklady) Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 31 Formulář C (6) příjmy projektu finanční nebo věcný příspěvek poskytnutý bezplatně na projekt 7.RP od třetí strany (např. sponzorský dar) či jakýkoliv příjem vzniklý z projektu (např. prodej aktiv nakoupených z projektu, výběr poplatků za konferenci pořádanou v rámci projektu) podmínka neziskovosti (na konci projektu) Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 32 16
Formulář C (7) případné úroky vygenerované zálohovou platbou vykazuje pouze koordinátor pokud zálohová platba > 50 tis. Multi-partner actions x Mono-partner actions o úrok vygenerovaný ze zálohové platby bude snížena platba následující Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 33 Formulář C (8) Osvědčení o metodologii (pokud jej organizace má) Osvědčení o finančních výkazech (pouze pokud je třeba) Náklady na osvědčení je nutné zanést také do nákladové tabulky jako uznatelný náklad Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 34 17
Př: Náklady na audit ve formuláři C 1. vykazované období (1.1.2008 31.12.2008) osvědčení ANO realizace auditu (zanesení nákladu 1000 do účetnictví) v lednu 2009 nákladová tabulka č. 1 NE informace o auditu v tabulce č. 5 ANO (jméno auditora a částka 1000 ) 2. vykazované období (1.1.2009 31.12.2009) osvědčení NE nákladová tabulka č. 1 1000 náklady na audit (činn. MGT, subdodávka) informace o auditu v tabulce č. 5 NE 3. vykazované období (1.1.2010 31.12.2010) osvědčení ANO realizace auditu (zanesení nákladu 1500 do účetnictví) v lednu 2011 nákladová tabulka č. 1 1500 náklady na audit (činn. MGT, subdodávka) informace o auditu v tabulce č. 5 ANO (jméno auditora a částka 1500 ) Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 35 Př: náklady na audit ve formuláři C 1. vykazované období (1.1.2008 31.12.2008) osvědčení ANO realizace auditu (zanesení nákladu 1000 do účetnictví) v lednu 2009 nákladová tabulka č. 1 NE informace o auditu v tabulce č. 5 ANO (jméno auditora a částka 1000 ) 2. vykazované období (1.1.2009 31.12.2009) osvědčení ANO realizace auditu (zanesení nákladu 2000 do účetnictví) v lednu 2010 nákladová tabulka č. 1 1000 náklady na 1. audit (činn. MGT, subdodávka) informace o auditu v tabulce č. 5 ANO (jméno auditora a částka 2000 ) 3. vykazované období (1.1.2010 31.12.2010) osvědčení ANO realizace auditu (zanesení nákladu 1500 do účetnictví) v lednu 2011 nákladová tabulka č. 1 3500 náklady na audit (činn. MGT, subdodávka) informace o auditu v tabulce č. 5 ANO (jméno auditora a částka 1500 ) Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 36 18
Formulář C (9) čestné prohlášení účastníka (beneficiary s declaration on its honour) Podepsán osobou autorizovanou v organizaci k podpisu (identifikována při negociacích ve formulářích GPF) Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 37 Formulář C (10) - směnný kurz V grantové dohodě je příspěvek EK uveden v, ve stejné měně je třeba náklady vykazovat ve formuláři C Náklady vzniklé v jiných měnách než musí být převedeny na dle směnného kurzu platného v den vzniku skutečných nákladů nebo směnného kurzu platného první den v měsíci, který následuje po příslušném vykazovaném období Zvolená varianta musí být jednotná po celou dobu trvání projektu Pro různé projekty v jedné organizaci je možné zvolit různé varianty Pro obě možnosti je třeba použít směnný kurz vyhlašovaný Evropskou centrální bankou (ECB) lze jej najít na: http://www.ecb.int/stats/eurofxref Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 38 19
Představení on-line nástrojů pro podávání finančních výkazů - NEF a FORCE Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 39 FORCE (1) = FORM C EDITOR Nový online nástroj pro podávání formulářů C pro DG RTD, DG ENTERPRISE, agentury (REA and ERC) Pro vyplnění, elektronické odeslání EK, vytištění, a úpravu formulářů C v projektech 6.RP (dobrovolné) a 7.RP (povinné) Do aplikace FORCE se uživatel dostane pomocí SESAM (pouze do konce roku 2009) https://webgate.ec.europa.eu/sesam ECAS (European Commission Authentication Service) EK doporučuje používat už nyní https://webgate.ec.europa.eu/formc Přístup do SESAM je od 15.6.09 možný pouze přes ECAS Přístup do FORCE má koordinátor i všichni ostatní partneři Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 40 20
FORCE (2) Postup: 1. zaregistrovat se jako nový uživatel ECAS (všichni partneři) 2. vyžádat si přístup ke konkrétnímu projektu (koordinátor od projektového úředníka EK, ostatní partneři od koordinátora) 3. editace formuláře C (vybrat příslušné období, vyplnit a uložit) a jeho odeslání (submit) (ostatní partneři koordinátorovi ke schválení a koordinátor EK) 4. vytisknout formuláře C, podepsat a originály zaslat EK 5. pokud PO požaduje změny, nutné provést ve FORCE a opět odeslat (submit) 6. PO uzamkne období a jsou uvolněny peníze Více informací na CORDIS: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/presentation-force_en.pdf Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 41 FORCE (3) 1. zaregistrovat se jako nový uživatel ECAS https://webgate.ec.europa.eu/cas/login Jako external uživatel zadat kontaktní email, na který EK zašle webový odkaz, kde je nutné do 90 min. aktivovat heslo do ECAS b. a. Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 42 21
FORCE (4) 2. Vyžádat si přístup ke konkrétnímu projektu Nutné zadat číslo a typ projektu, vybrat o jakého účastníka se jedná Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 43 FORCE (5) Přístupová práva k editaci formulářů C povoluje koordinátorovi projektový úředník EK ostatním partnerům - koordinátor Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 44 22
FORCE (6) 3. Editace formulářů C a jejich odeslání EK Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 45 Zdroj: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/presentation-force_en.pdf NEF online nástroj pro podávání formulářů C pro DG INFSO Pouze pro 7.RP Postup: Koordinátor obdrží e-mail s dvěma hesly první je pouze pro koordinátora (právo submit ), druhé je pro všechny ostatní partnery koordinátor i partneři v NEF zanesou potřebné informace (vyplní tabulku formuláře C, ostatní zprávy a osvědčení se uploadují) koordinátor zkontroluje a odešle (submit) Komisi PO obdrží informační email, zhodnotí zprávu a schválí ji či odmítne informuje o tom emailem koordinátora payment processing může začít email obsahuje PDF formuláře C, které musí partneři vytisknout, podepsat a prostřednictvím koordinátora zaslat (poštou) na EK PO může odmítnout část nákladů (pro nedostatek dokumentů či z technických nedostatků) EK uvolní platbu a informuje o tom koordinátora Více informací na CORDIS: http://212.68.215.215/display/iknowextern/fp7+periodic+report Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 46 23
NEF DG INFSO Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 47 Zdroj: http://212.68.215.215/display/iknowextern/fp7+periodic+report Zaslání finančních prostředků na účet koordinátora a audity Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 48 24
Doba obdržení platby Během 105 dní od přijetí průběžné zprávy a deliverables ( submit koordinátorem) vyplatí EK odpovídající částku Pozor - možnost přerušení této lhůty (suspension)!!! lhůta začíná opět běžet po dalším submission Podepsané originály formuláře C musí Komise obdržet před odesláním platby (jinak dojde opět k přerušení lhůty) Pokud EK termín nedodrží automaticky úroky z prodlení (neplatí pro veřejné subjekty) sazba ECB + 3,5 procentního bodu Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 49 Audity Kdykoliv během trvání projektu a až do 5ti let od skončení projektu může být proveden Finanční audit Kontrola správnosti účetních záznamů a vykázaných nákladů v projektu (účastníka, ne projektu jako celku) Technický audit Zhodnocení dosavadní činnosti v projektu za již uplynulé období na základě předložených zpráv a výsledků tj. vědecké a technické hledisko Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 50 25
Děkuji za pozornost Lenka Lepičová lepicova@tc.cz + 420 234 006 147 NCP pro finanční a právní záležitosti Technologické centrum AV ČR www.tc.cz Technologické centrum AV ČR Reporting v 7.RP pro Evropskou komisi 51 26