-1- Klientské ODBORNÉ PORADENSTVÍ Proč je nutný odborný certifikovaný poradce Fondy EU a žádosti o finanční pomoc jsou záležitost velmi rozsáhlá a složitá; je obtížné nejen celou tuto problematiku obsáhnout, ale i jen sledovat její rychlý vývoj. Není v silách ani časových možnostech žadatele aby vše zvládnul sám - nemluvě o tom že to ani nebývá účelné. A právě poradci, kteří mohou pomoci, poradit ale i zpracovat a podat žádost samotnou se všemi potřebnými přílohami. Právě volba poradce bývá často hlavním předpokladem úspěchu nebo neúspěchu projektu, potažmo žádosti. Jaké může být úskalí, na které při výběru poradce a spolupráci s ním můžete narazit. Vytvářet projekt a podávat žádost o financování z fondů EU může v zásadě kdokoli, služby jakékoli konkrétní poradenské firmy nebo organizace k tomu nejsou nutné. S výjimkou zpracování EIA (studie dopadů na životní prostředí) neexistuje žádný oficiální požadavek na kvalifikaci poradce, akreditace nebo oficiální seznam poradců. Zpracovávat si svou žádost může tedy i žadatel sám, nebo k tomu může využít služeb jakékoli poradenské firmy. 1) Proč využít poradenství Dopracovat se k tomu o co a jak lze v konkrétním operačním programu žádat není jednoduché. Pro žadatele, který s fondy EU nepracuje dlouhodobě, a nemá čas všechny materiály hledat a studovat, je výhodné spolupracovat s někým kdo má v dané oblasti dostatečné znalosti a zkušenosti. Kdy je tedy vhodné služeb poradce využít? když podávám jen jednu žádost a nestojí mi za to vše sám studovat pokud nemám dostatek času nebo zdrojů na to zabývat se žádostí a procedurami důkladně sám pokud si nejsem jistý co vlastně je a není potřeba nebo možné, a nepodaří se mi to zjistit dotazem na příslušných úřadech a agenturách pokud sám nezvládám zpracovat některou část žádosti nebo odborné studie, které jsou její přílohou, v dostatečné kvalitě Strana 1 18.11.2007
2) Formy spolupráce s poradci Nikde není řečeno co všechno by měl zpracovávat poradce a co žadatel sám, žadatel si tedy může stanovit jakou část celkové práce chce poradci svěřit. Poradenství může mít celou škálu podob: Konzultace a kontrola Spolupráce může probíhat na úrovni skutečného poradenství bez zpracovávání konkrétních materiálů - žadatel může pouze s poradcem konzultovat projekt a jeho podmínky, získat jeho rady a připomínky, případně si nechat zkontrolovat důležité dokumenty a formuláře jestli obsahují všechny potřebné náležitosti. Takovou spolupráci je možné dohodnout na bázi hodinového poplatku za konzultace nebo i celkové odměny za spolupráci s předem stanovenými službami ze strany poradce. Při využití tohoto modelu je dobré zvážit, jestli se přímé i nepřímé náklady na zpracování projektu vlastními silami (zejména čas žadatele a jeho zaměstnanců) vyplatí ve srovnání s náklady na využití odborného poradce. Zpracování některých částí žádosti Dalším stupněm může být svěřit poradenské firmě zpracování pouze některých částí nebo oblastí žádosti s tím, že zbytek si žadatel vytvoří vlastními silami sám. To je vhodné zejména u dokumentů, se kterými si žadatel neví rady, nebo pro které mu chybí potřebná odbornost. Tato forma spolupráce by samozřejmě také měla být spojena s konzultacemi a kontrolou jako na stupni předchozím. Tím že si žadatel udrží určitý podíl prací, který provádí vlastní silou, může dosáhnout úspory nákladů za poradenství, a současně si udrží jistou kontrolu nad projektem a jeho kvalitou. Zpracování odborných příloh Součástí žádostí na některé programy a opatření jsou odborné přílohy a studie (například zmíněná EIA nebo ekonomické studie jako studie proveditelnosti, cost-benefit analýza). Jejich zpracování bývá náročné a je vhodné jej svěřit konzultantské firmě, která s ním má zkušenosti a disponuje odborníky v této oblasti. Existují poradenské firmy, které se přímo specializují na zpracování těchto odborných příloh; služby takové firmy mohou být využity samostatně nebo i v kombinaci s poradenskou firmou pro projekt/žádost samotnou. Komplexní zpracování celé žádosti Většina poradenských firem bude nabízet právě tento model spolupráce, který minimalizuje nároky na žádost pro žadatele (fakticky "projekt na klíč"). Poradce vyhotoví všechny potřebné dokumenty i přílohy, žádost vyplní a podá. Žadatel mu k tomu poskytne jen potřebné údaje a podklady. Tento model je výhodný svou minimální náročností na žadatele, na druhou stranu bývá takováto služba dosti drahá. Dlouhodobá spolupráce Asi nejvyšším stupněm spolupráce s poradcem, vhodným zejména pro žadatele, který předpokládá dlouhodobé využívání fondů EU, je forma partnerství nebo dlouhodobé spolupráce. Poradce se s klientem pravidelně schází, konzultuje současnou situaci, další vývoj a možnosti, které se aktuálně nabízejí. Projekty pro něj nejen zpracovává, ale i navrhuje na Strana 2 18.11.2007
jaké oblasti by bylo možné podporu získat a jaké projekty by bylo dobré zpracovat. Pomáhá klientovi nejen se zpracováním a podáním projektu, ale i s jeho realizací a provozem, dohlíží na formální náležitosti tak, aby nedošlo k nějakému pochybení, které by mohlo způsobit i odebrání dotace. Odměňování za takovouto spolupráci pak může být řešeno různými způsoby - jak pravidelným paušálním poplatkem tak odměnami za jednotlivé realizované projekty (podrobněji v části "odměny za poradenství)". 3) Druhy poradenských subjektů Existuje řada různých poradenských subjektů, které můžeme zjednodušeně rozdělit na jednotlivé poradce, poradenské firmy, neziskové organizace a jako zvláštní kategorii pak regionální rozvojové agentury. Samostatní poradci Samostatní poradci jsou obvykle fyzické osoby maximálně s několika spolupracovníky. Jsou často aktivní v určité oblasti. Obvykle s klienty spolupracují dlouhodobě a poradenství bývá často jednou z jejich činností nebo činnost doplňková. Spolupráce s takovým poradcem může mýt výhody v nákladech, protože bývá obvykle levnější než velké firmy; další výhodou může být těsná, osobní forma spolupráce stále s jedním člověkem, který časem dobře zná silné i slabé stránky regionu a může kvalifikovaně poradit. Poradenské firmy Poradenské firmy jsou komerční subjekty, které mají poradenství jako svou hlavní výdělečnou činnost. Poradenských firem je u nás celá škála s různou velikostí i kvalitou a šíří služeb. Jedná se o subjekty od malých až po středně velké firmy, které disponují odborníky na různé oblasti (například životní prostředí, ekonomie..) a mohou poskytovat celou škálu služeb. Poradenství konkrétně pro fondy EU bývá někdy jen jednou z jejich činností, není výjimkou že poradenská firma zajišťuje i žádosti na jiné druhy dotací, školení a podobně. Výhodou větších poradenských firem mohou být větší kapacita, informační základna i zkušenosti s různými druhy projektů. Nevýhodou bývá často vyšší cena. S ohledem na kvalitu i cenu je velmi důležité z poradenských firem kvalifikovaně vybírat. Neziskové organizace Nestátní neziskové organizace (obvykle ve formě obecně prospěšné společnosti nebo občanského sdružení) se zaměřují na poradenství jiným "neziskovkám", ale mohou nabízet služby i soukromým subjektům. Jejich výhodou je nižší cena, často dotovaná z veřejných zdrojů. V poradenské oblasti pro obce a firmy převážně nabízejí školení a kurzy. Může nastat i situace, kdy "neziskovka" dovedně maskuje komerční subjekt využívající toho, že dosáhne na zdroje financování které nejsou normálním firmám dostupné. Regionální rozvojové agentury Regionální rozvojové agentury jsou specifickou skupinou poradenských subjektů, vzniklých na základě zákona č. 248/2000 o regionálním rozvoji, s účastí státu, krajů a obcí. Jejich Strana 3 18.11.2007
účelem je podpora regionálního rozvoje v jednotlivých krajích. RRA prošly vývojem a v současnosti se od sebe dosti liší; větší část RRA si udržela aktivní účast krajů i obcí a kvalitním způsobem pracují na podpoře regionálního rozvoje, včetně poradenství. Na druhou stranu u některých RRA je účast státu, krajů nebo obcí už jen symbolická či majetková. De facto se jedná o čistě komerční, ziskové subjekty, které by vlastně měly patřit mezi normální poradenské firmy, pouze se ohánějí svým názvem. RRA nemají zvláštní postavení ve srovnání s ostatními poradci co se týče podávání ani úspěšnosti žádostí. 4) Odměny za poradenství Mimo paušálu za dlouhodobou spolupráci a hodinové odměny za konzultace, které jsou čistě věcí dohody mezi poradcem a žadatelem, jsou odměny za jednotlivé konkrétní projekty a jejich zpracování. Z praxe před-vstupních fondů vyplývá že nejvíce se uplatňovaly dva možné způsoby odměňování - odměna pevnou částkou nebo využití procentní odměny za úspěch projektu (takzvané "success fee"); lze využít i kombinací těchto dvou způsobů, nebo jiný způsob odměňování. Při volbě konkrétního způsobu odměňování záleží na konkrétním projektu a dohodě s poradenskou firmou, která ho zpracovává. Odměňování s pomocí - success fee U před-vstupních programů (SAPARD, PHARE) i u strukturálních fondů ERDF je tzv. "success fee" (procento ze získané dotace v případě úspěšnosti projektu) relativně běžnou záležitostí. "Success fee" znamená, že se poradce s žadatelem dohodnou na menší pevné částce kryjící prakticky jen přímé náklady na zpracování projektu (režii poradce sunk cost ), a jakoukoli odměnu navíc navážou na úspěch projektu/ žádosti (jestli se podaří na projekt získat finanční pomoc z fondů EU). Obvykle se jedná o určitou procentní část z celkové dotace (i když samozřejmě peníze na odměnu přímo z dotace pocházet nemohou, úspěšný žadatel pouze vyplatí dohodnutou poměrnou částku z vlastních prostředků). Success fee má své výhody i nevýhody. Výhodou je, že zpracování projektu vyjde zákazníka relativně levněji (alespoň v první fázi, nebo pokud bude projekt neúspěšný), a zejména fakt že část rizika (spojená s tím že získání dotace je nejisté) se přenáší na zpracovatele (poradenskou firmu). Současně také zpracovatel nese riziko pokud odvede nekvalitní práci! Nevýhodou samozřejmě je, že v případě úspěšného projektu se tento úspěch "prodraží" protože je třeba vyplatit odměnu zpracovateli. Zpracovatel je maximálně motivován k tomu, aby projekt udělal co nejlépe, a aby udělal vše možné pro úspěšnost. Pevná ("režijní") částka v případě success fee musí odpovídat způsobu nižší než u pevné ceny za zpracování projektu. Výše success fee by odpovídá investičnímu rozsahu projektu, u rozsáhlých projektů v řádech desítek miliónů Kč se obvykle poměrná procentní velikost částky snižuje. Fixní ceny Fixní cena je pevně daná odměna za zpracování projektu (součástí mohou být i povinné přílohy/studie, nebo mohou být objednávány i hrazeny samostatně, například u odborné firmy). Obvykle bývá navázána na úspěšné podání žádosti (po kontrole všech formalit administrující agenturou nebo organizací), a závazky mezi poradcem a žadatelem tím končí, nezávisle na tom jestli bude žádost úspěšná nebo ne. U fixní ceny (bez procentní odměny) je projekt ve fázi zpracování dražší, a riziko případného neúspěchu žádosti nese zákazník. Pokud projekt neuspěje, "vyhodil" větší částku. Také se ztrácí motivační faktor směrem k poradci. Na druhou stranu v případě úspěchu bývá fixní sazba znatelně nižší než procentní odměna ze Strana 4 18.11.2007
získané dotace kterou by bylo nutné zaplatit v okamžiku přidělení dotace, kdyby bylo použito success fee. Výše odměny pevnou částkou odpovídá náročnosti a investičnímu objemu projektu. 5) Shrnutí Pokud jste přesvědčeni o dobrých šancích Vašeho projektu uspět, zvažte využití odměny pevnou částkou. Vyhnete se tím nutnosti platit značně vyšší odměnu po přidělení dotace, která by Vám fakticky získanou částku snížila. Pokud je úspěch projektu nejistý (v tom by Vám měla poradenská firma pomoci), pak je procentní odměna vhodná. Riziko neúspěchu projektu ponese i zpracovatel, a pokud neuspějete, ušetříte. Pokud si myslíte že Vaše šance na úspěch nejsou vůbec jednoznačné, ale poradce Vám tvrdí že projekt určitě uspěje, pak je logickým důsledkem opět využití success fee - proti tomu nemůže poradce nic namítat, je-li si opravdu úspěchem jistý. 6) Jak vybírat poradce Při výběru poradce (jakéhokoli typu) lze doporučit klást důraz na následující body: A) Reference Zjistěte si jaké má daný poradenský subjekt zkušenosti se zpracováním projektů podobného typu jako je ten Váš. Je-li to jen trochu možné, zjískejte od něj nebo z jiného zdroje údaje o úspěšnosti jeho projektů. Nejvíce podnikatelů požaduje certifikovaného Národního poradce nanapř. od CzechInvestu, kde je předem záruka zajištěna, neboť komora Auditorů vybrala okolo 200 nejlepších odborníků v ČR, které neustále evaluačně hodnotí a navíc je možné získat za službu těchto specialistů i finanční příspěvek. B) Nabídky a ceny Rozhodně neplatí že byste se měli rozhodnout jen na základě ceny, nízká cena může (a pravděpodobně bude) mít své důvody - rozhodně je možné získat třeba studii proveditelnosti třeba za 9.000,- Kč, s nejvyšší pravděpodobností s ní ale neuspějete ani při podávání žádostí ani u banky při žádosti o úvěr. O kvalitě práce ve srovnání s cenou určitě svědčí zmiňované reference. C) Vyzkoušejte si vybrané zájemce Pokud se dopracujete k několika favoritům nebo přímo jedné vybrané firmě, rozhodně si poradce před uzavřením smlouvy pozvěte na osobní jednání. Může být také užitečné určitou oblast z dostupných materiálů (třeba Internet) nastudovat a pak se na ní poradce zeptat, nebo si nechat problém od něj vyložit - tak můžete kvalifikovaně zhodnotit jestli ví o čem mluví, nebo jestli to alespoň dokáže zjistit (například: Když budu jako firma podávat žádost o dotaci na výstavbu penzionu, ze kterého programu/opatření to bude a kde budu žádost podávat? Podle čeho se budou vybírat úspěšné projekty v programu..., opatření...? Co vlastně znamená "vnitřní výnosové procento"?). 7) Důsledky špatného výběru Co se může stát pokud si vyberete špatně? Strana 5 18.11.2007
žádost může být z formálních důvodů odmítnuta již při podání banka Vám nemusí dát úvěr na základě nekvalitních ekonomických studií i po přidělení dotace a uzavření smlouvy můžete mít problémy s dodržením přislíbených efektů projektu při špatně spočítaných finančních nákladech a příjmech projektu můžete mít problém ho po stanovenou dobu udržet v provozu a konečně pokud se poradci podaří u Vás vzbudit přílišný optimismus, může se stát že zaplatíte značnou částku za zpracování projektu který fakticky nemá naději na úspěch a vůbec neměl být zpracován. Doufáme že Vám tento článek při Vašem nelehkém rozhodování alespoň trochu pomůže. Přeji hodně štěstí jak Vám ve výběru Vašeho poradce, tak i Vašim projektům v soutěži s ostatními! registrační číslo národního poradce: SME 00293 Strana 6 18.11.2007