N_SAS / VŠFS / LS 2010 / KS Přednáška č. 3 (hlavní teze) Správa dokumentů jako důležitá součást veřejné správy v ČR Hlavní okruhy problémů: I. Vývoj legislativy archivnictví a spisové služby v českých zemích v moderní době II. Elektronizace veřejné správy, rozvoj e-governmentu v ČR důsledky pro spisovou a archivní službu III. Správa dokumentů (spisová služba) u veřejnoprávních i soukromoprávních původců v ČR v současnosti 1. Vývoj legislativy archivnictví a spisové služby v českých zemích v moderní době -Historicky 1. Zákonná úprava archivnictví: zákon č. 97/1974 Sb. + 2 hlavní prováděcí vyhlášky: č. 117/1974 Sb. o skartačním řízení č. 118/1974 Sb. o podnikových archivech - Usnesení vlády ČR č. 213/1991 ke komplexnímu rozboru stavu archivnictví v ČR (mj. stavba nového archivního areálu v Praze Chodovci, správní archivy) - 1992 = Novela AZ z roku 1974 = zákon č. 343/1992 Sb. (mj. snížení hranice pro nahlížení do archiválií na 30 let X zásadní problémy viz situace po roce 1989 - neřeší) - Zákon č. 320/2002 Sb. o změně a zrušení některých zákonů v souvislosti s ukončením činnosti OÚ mj. nově vymezena působnost archivů: SÚA a SOA = OSS SOkA = vnitřní organizační jednotky SOA -Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a o spisové službě = historicky 1. legislativní úprava spisové služby (platnost od 1. 1. 2005) 1
2 hlavní prováděcí vyhlášky: č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů - Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu SSL - Usnesení vlády ČR č. 11/2004 (Projekt Národního digitálního archivu) - Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti - Vyhláška NBÚ č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací - Usnesení vlády ČR č. 1338/2008 o stanovení výstupních formátů dokumentů v digitální podobě - Oznámení MV, kterým se zveřejňuje Národní standard pro elektronické systémy SSL ERMS (In: Věstník MV, roč. 2009, částka 76, část II) - novela AZ č. 190/2009 Sb. (platnost od 1. 7. 2009) + včetně další související novelizace tohoto zákona (viz výše) = AZ č. 309/2009 Sb., obsahující úplné znění zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (jak vyplývá z pozdějších změn): -příloha č. 1: Dokumenty vzniklé z činnosti podnikatelů zapsaných v OR, které jsou podnikatelé za podmínek stanovených tímto zákonem povinni uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií -příloha č. 2: Dokumenty, které budou podle obsahu vždy předloženy k výběru za archiválie -příloha č. 3: Archiválie, které se zařazují do I. kategorie -příloha č. 4: přehled SOkA jako vnitřních organizačních jednotek SOA + 2 hlavní prováděcí vyhlášky: č. 645/2004 Sb. (ve znění pozdějších předpisů) č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (z důvodu zásadních změn nahradila dosavadní vyhlášku č. 646/2004 Sb.) 2
2. Elektronizace veřejné správy, rozvoj e-governmentu v ČR důsledky pro spisovou a archivní službu egovernment modernizace veřejné správy s využitím nových možností ICT ( zákon o egovermentu = zákon č. 300/2008 Sb.) - Hlavní problémy počátečního období zavádění e-governmentu v ČR: -nemožnost sdílení dat mezi IS různých orgánů veřejné správy, resp. mezi jednotlivými registry dat -neexistence jediného tzv. bezvýznamného identifikátoru osoby: zatím se v tomto směru využívá rodného čísla (de facto možno jen do roku 2054!) -nerovnoprávnost dokumentů v listinné a v e-podobě -nedostatečná podpora a legislativa o e-ssl - Instituce, které měly v gesci rozvoj státního informačního systému (po roce 1990): -ministerstvo hospodářství (1992 1996) -Úřad pro státní informační systém (1996 2000) -Úřad pro veřejné informační systémy (2000 2002) -ministerstvo informatiky (2002 - ) -ministerstvo vnitra (v současnosti) - 1. služba v praxi = žádosti podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím - zákon č. 227/2000 Sb., o e-podpisu (bohužel prováděcí předpis až v roce 2004, úřady nebyly připraveny) - nařízení vlády č. 495/2004 Sb. = prováděcí předpis k zákonu o e-podpisu: -poprvé rovnoprávnost dokumentu v listinné a e-podobě: Písemnosti OVM v e-podobě označené e-značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb nebo podepsané uznávaným e-podpisem mají stejné právní účinky jako veřejné listiny vydané těmito orgány ( 11, odst.2) -e-veřejná listina -e-zaručený podpis 3
-e-značka = e-podpis vytvářený technickým zařízením automaticky (ne vázaný na určitou osobu): nejedná se o podpis ve smyslu Obč.Z -časové razítko = nástroj, který hodnověrným způsobem zajišťuje přiřazení aktuálního časového údaje k e-dokumentu -certifikát = datová správa, která je vydána poskytovatelem certifikačních služeb + spojuje v sobě data pro ověřování podpisů s podepisující osobou, umožňuje ověřit její totožnost - zákon č. 365/2000 Sb., o ISVS certifikát (kvalifikovaný): pro e-podpis ve spojení s konkrétní osobou certifikát (komerční): ostatní použití - vyhláška MV č. 496/2004 Sb., o e-podatelnách (povinnost OVM ji zřídit a provozovat) Elektronická podatelna - pracoviště OVM určené pro příjem a odesílání DZ, nové povinnosti OVM ohledně provozu DS neruší dosavadní předpisy o využívání podatelny. - vyhláška MV č. 378/2006 Sb., o postupech kvalifikovaných poskytovatelů certifikovaných služeb Získání certifikátů: - doporučení pořídit pro všechny osoby, které podle podpisového řádu mají právo za instituci podepisovat dokumenty - aktuálně v ČR certifikáty vystavují 3 akreditované firmy: -První certifikační agentura, a. s. (www.ica.cz) -Česká pošta, s. p. (www.postsignum.cz) -e Identity, a. s. (www.eidentity.cz) - Usnesení vlády ČR č. 757/2007 Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby na léta 2007 2015 (Smart Administration) egon symbol egovernmentu ( živý organismus ): má 4 hlavní pilíře: - Zákon o egovernmentu ( srdce ) - Komunikační infrastruktura veřejné správy KIVS ( oběhová soustava ) - Czech POINT ( prsty ) - Základní registry veřejné správy ( mozek ). 4
-Vyhláška MV č. 324/2008 Sb., o kontaktních místech veřejné správy Czech POINT ( Český podací ověřovací informační národní terminál ) projekt MV s cílem vytvořit univerzální podatelnu, ověřovací místo a informační centrum, kde by měl občan možnost na jednom místě získat veškeré údaje, opisy, výpisy, doklady a efektivně komunikovat s orgány veřejné správy, které mj. - provádí autorizovanou konverzi dokumentů pro jejich odesílání a přijímání prostřednictvím DS - přijímá žádosti o zřízení DS a další služby ohledně provozu DS Základními stavebními jednotkami projektu (kontaktními místy) jsou obecní a městské úřady, magistráty, krajské úřady, pracoviště Hospodářské komory ČR, České pošty a notářů. -Zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech od 1. 7. 2010: používání 4 základních registrů ISVS: - Registr obyvatelstva (ROB): občané ČR a EU, cizinci s povolením pobytu, cizinci s uděleným azylem, - Registr osob (ROS): všechny osoby s právní subjektivitou (fyzické i právnické), - Registr práv a povinností (RPP): působnost orgánů veřejné správy, práva a povinnosti osob (vč. jejich přístupových práv k příslušným informacím), esbírka zákonů, správní řízení u institucí v ČR, - Registr územní identifikace, adres a nemovitostí (RUIAN): informace o územní identifikaci a o katastru nemovitostí. -Bezpečnost e-komunikace: nutno zajistit - důvěrnost = data nebo informace se nedostanou do rukou neoprávněným osobám, - integrita = data nebo informace nemohou být změněny neoprávněným způsobem, - dostupnost = informační zdroje jsou přístupné a použitelné v danou dobu a požadovaným způsobem, - nepopiratelnost = získává se využitím příslušných kryptografických metod a postupů. KIVS / hlavní celostátní IS ( portály ): - Portál veřejné správy (www.portal.gov.cz) od roku 2003 - Integrovaný regionální IS IRIS regionální rozvojové agentury - epusa portál územních samospráv (budován na úrovni krajů) 5
- Portál Města a obce on-line (www.mool.cz) údaje o VÚSC, okresech a obcích, od roku 1996 - ARES portál ekonomických subjektů - etržiště (viz zákon č. 40/2004 Sb., o veřejných zakázkách) Problematika datových schránek (DS): Platná legislativa: - Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů - Zákon č. 301/2008 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů - Vyhláška MV č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování ISDS - Vyhláška MV č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů Další prameny: - Memorandum MV a zástupci výrobců elektronických SSL (18. 12. 2008): propojení DS a SSL (webové rozhraní) - Memorandum MV a Svazu měst a obcí ČR (květen 2009) - Memorandum MV a Asociace krajů ČR (2. 6. 2009) - Provozní řád ISDS (viz: www.mvcr.cz) MV ČR zřizovatel systému DS + správce ISDS, dále provozuje: - www.datoveschranky.info - eporadnu k datovým schránkám - poradenskou linku: tel. 270 005 200. Česká pošta, s. p. (ČP) provozovatel ISDS - výlučný doručovatel elektronické pošty prostřednictvím DS. Zaručený epodpis (tj. uznávaný elektronický podpis, založený na kvalifikovaném certifikátu, vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb ): - obecně pro komunikaci prostřednictvím DS není potřeba (ISDS garantuje stejné právní účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný), 6
- použije se tam, kde: -byl v listinné formě požadován ověřený podpis, -je nutné, aby dokument podepsalo více osob, -některé OVM volí jako univerzální nástroj oficiální úřední komunikace, epopis splňuje následující požadavky: -je jednoznačně spojen s podepisující osobou (kvalifikovaný certifikát, komerční certifikát), -umožňuje identifikaci podepisující osoby ve vztahu k datové zprávě, -byl vytvořen a připojen k DZ prostředky pod kontrolou podepisující osoby, -je možné zjistit jakoukoliv případnou změnu dat v DZ. Kvalifikované časové razítko: - je to datová informace, kterou vydal akreditovaný poskytovatel certifikačních služeb, - důvěryhodným způsobem spojuje DZ s časovým okamžikem, - využívá se např. při podpisu smlouvy v elektronické podobě, při on-line obchodování nebo při soudním dokazování + zejména celkově: v systémech essl u OVM, při dlouhodobém uchovávání/archivaci elektronických dokumentů. Elektronická podatelna - pracoviště OVM určené pro příjem a odesílání DZ, nové povinnosti OVM ohledně provozu DS neruší dosavadní předpisy o využívání e-podatelny Konverze (autorizovaná) dokumentů: - úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v DZ, nebo - úplné převedení dokumentu obsaženého v DZ do dokumentu v listinné podobě, a dále ověření shody obsahu těchto dokumentů, a dále připojení ověřovací doložky (stejné právní účinky). DS je elektronické úložiště, které je určeno k doručování dokumentů OVM, k provádění podání vůči nim a k dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob jeho prostřednictvím Dokument, dodaný prostřednictvím DS, má stejnou váhu jako doporučená zásilka s dodejkou, a to do vlastních rukou. DS není e-mailová schránka (DS reprezentují speciální oddělený komunikační systém), 7
DS není dlouhodobé úložiště ED, respektive archiv (obsah datových zpráv (DZ) je smazán po 90 dnech od jejich doručení, jen obálka metadata jsou uchovávána trvale) Zřízení DS: 1/ ze zákona: a/ OVM, PO zřízeným zákonem, PO zapsaným v OR, OS zahraničních PO zapsaných v OR, insolvenčním správcům (neprodleně), b/ advokátům a daňovým poradcům (k 1. 1. 2012). 2/ na žádost: ostatní subjekty (PO + FO). Účel zřízení DS: - elektronická komunikace mezi subjekty - doručování dokumentů OVM - činění úkonů vůči OVM - dodávání dokumentů PO a FO podnikajících i nepodnikajících DS umožňuje: - odesílat zprávy - přijímat zprávy - zjišťovat stav odesílaných zpráv - přijímat doklady o dodání a doručení - ověřovat, zda adresát má DS Kdy DS nelze využít: - neumožňuje-li povaha dokumentu zaslání prostřednictvím DS - nelze-li provést konverzi zasílaných dokumentů - není-li zpřístupněna a aktivována DS odesílatele i příjemce - jsou-li zneplatněny přístupové údaje osoby oprávněné k přístupu do DS Výhody DS: - přístupnost z kteréhokoliv místa, kde je dostupný internet - úspora času: odpadnou problémy s doručováním listinných zásilek a s osobním docházením na poštu 8
- finanční úspora - zástupnost: odpovědná osoba může pověřit další osoby - rozšířenost: zatím povinně ze zákona č. 300/2008 Sb. OVM, PO zapsané v OR a PO zřízené zákonem + výhledově se počítá s dalšími subjekty Nevýhody DS: - od zpřístupnění DS nutnost ji pravidelně vybírat (viz tzv. fikce doručení) - nutnost pracovat s elektronickými originály dokumentů - nutnost zajištění dlouhodobého uložení příslušných ED - zatím částečné využívání v elektronické komunikaci v ČR (viz výše) - ISDS zatím není možné využívat pro komunikaci se zahraničními subjekty, které nemají sídlo v ČR (alespoň ne v dohledné době). Jak se dostat do DS 2 základní způsoby: Přístup do DS: 1. přímo přes www rozhraní (připomíná jednoduché internetové bankovnictví) 2. přes aplikační rozhraní, tj. prostřednictvím některé IT aplikace, která je schopna se s ISDS propojit - oprávněná osoba: nebo - administrátor: nebo -FO, pro kterou byla DS zřízena -statutární orgán PO (je-li oprávněn jednat za společnost) -člen statutárního orgánu PO (je-li oprávněn jednat za společnost) -vedoucí OVM - pověřená osoba: -vedoucí organizační složky podniku zahraniční PO -osoba určená oprávněnou osobou -osoba k tomu pověřená oprávněnou osobou nebo administrátorem 9
Zpřístupnění DS: - prvním přihlášením oprávněné osoby - nejpozději 15. dnem po doručení přístupových údajů Nastavení DS: Doporučeno nastavit 2 důležité věci: 1/ pověření osob 2/ upozorňování na příchozí DS Pověření osob: - tzv. pověřeným osobám jsou následně zaslány MV přístupové údaje - po přihlášení tyto osoby mohou vykonávat činnosti, které rozsah jejich pověření umožňuje (pověření = udělení plné moci) - k DS existuje možnost určit tzv. administrátora: má stejná práva jako vlastník DS (statutární orgán) + může pověřovat další osoby - tzv. administrátor se uplatňuje především u velkých společností a institucí s rozsáhlejší organizační strukturou + doporučení, aby to byla osoba zodpovědná za příjem a vypravování dokumentů (správu dokumentů) v instituci Propojení IS instituce a ISDS: Provozuje-li instituce IS pro řízení dokumentů, může jej propojit s ISDS (zejména u větších institucí doporučováno!) potom nutné: - konzultovat toto propojení s aktuálními dodavateli IS v instituci - nezapomenout na povinnosti instituce v oblasti správy dokumentů (spisové služby) a archivnictví: zejména pokud jde o tzv. veřejnoprávního původce, resp. určeného původce podle zákona č. 499/2004 Sb., v úplném znění zákona č. 309/2009 Sb., o archivnictví a spisové službě + podle vyhlášky MV č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby Doručování prostřednictvím DS: 1/Povinné doručování od 1. 11. 2009: o OVM vůči OVM -pokud to umožňuje povaha dokumentu -nedoručuje-li se na místě 10
OVM vůči FO + PO -pokud to umožňuje povaha dokumentu -má-li FO/PO zpřístupněnu DS -nedoručuje-li se veřejnou vyhláškou 2/ Nepovinné doručování od 1. 11. 2009: o FO + PO vůči OVM Konverze dokumentu: -pokud to umožňuje povaha úkonu -má-li FO/PO zpřístupněnu DS -úkon má účinky písemného a podepsaného podání - úplné převedení dokumentu v listinné podobě do elektronického dokumentu obsaženého v DS a naopak - ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky - výstup dokumentu, který vznikl provedením konverze má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu převedeného - konverzí se nepotvrzuje správnost a pravdivost údajů obsažených ve vstupním dokumentu a jeho soulad s právními předpisy 2 základní druhy konverze: 1/ autorizovaná provádějí ji kontaktní místa Czech POINT, HK a ČP -na základě žádosti a za úplatu -konverzovaný dokument možno: -odeslat do modulu Úschovna (lhůta uložení do 30 dní) -vypálit na CD (je v ceně účtované za konverzi) 2/ konverze z moci úřední provádějí OVM pro výkon své působnosti (resp. jiná konverze podle 69a zákona č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 309/2009 Sb., o archivnictví a o spisové službě) Které dokumenty jsou vyloučeny z konverze: - v jiné podobě, než je dokument v papírové podobě nebo DZ - jedinečné listinné dokumenty: např. občanský průkaz - dokumenty obsahující změny, doplňky, vsuvky nebo škrty 11
- tam, kde není zřejmé, zda se jedná o originál nebo kopii dokumentu - u dokumentů s plastickým textem, či s otiskem plastického razítka - dokumenty fotografické, zvukové nebo audiovizuální Úschova DZ doručených prostřednictvím DS: Pozor! Úschova doručených i odesílaných DZ (ostatně jako i dalších dokumentů vůbec) je povinností vlastníka DS a plně na jeho zodpovědnosti (viz povinnosti z oblasti spisové služby a archivnictví v ČR) + doba uložení DZ v DS je ze zákona 90 dní od doručení - uložení DZ na pevný disk počítače - tisk DZ (obálka + přílohy) - uložení do elektronického datového úložiště subjektu provozujícího DS - tzv. Datový trezor: uložení a správa uložených dokumentů (zpoplatněná služba České pošty), 3 varianty (100, 500, 5000 DZ / 1 rok) - tzv. Datový správce: on-line služba, hl. partner HK ČR (zpoplatněná služba COMP NET SYSTEMS, s. r. o.), 4 varianty (S/4 uživatelé, M/10 už.,l/50 už., XL/více než 50 už.), standartní kapacita úložiště na serveru pro 1 účet cca 2 GB - jiní komerční ukladatelé ( komerční spisovny apod.)? - projekt Národní digitální archiv (od roku 2012 ostrý provoz?) Rekapitulace používání DS a výhled pro následující období: - 1. 7. 2009: vstoupil v platnost zákon č. 300/2008 Sb., MV zřizuje DS (automaticky ze zákona) existujícím OVM, PO vzniklým ze zákona a PO zapisovaným do OR, MV nepovinně zřizuje DS (na žádost) PO nezapisovaným do OR, FO podnikajícím a nepodnikajícím - 1. 11. 2009: povinná aktivace DS pro OVM, PO vzniklé ze zákona a PO zapisované do OR - 1. 1. 2010: zahájení pilotního projektu B2B komunikace prostřednictvím DS: -prostřednictvím DS bude možno zatím zasílat pouze elektronické faktury a jiné žádosti o provedení platby - 1. 7. 2010: spuštění neomezené B2B komunikace prostřednictvím DS -všechny PO a FO, které budou mít zpřístupněné DS - 1. 7. 2012: povinná komunikace prostřednictvím DS pro advokáty a daňové poradce -k tomuto datu aktivace všech DS advokátů a daňových poradců 12
3. Správa dokumentů (spisová služba) u veřejnoprávních i soukromoprávních původců v ČR v současnosti, tj. včetně e-dokumentů, e-ssl a provozu DS: - určení původci = subjekty, které jsou povinny podle 63, odst. 1 AZ vést spisovou službu: - VPP podle 3, odst. 1 AZ mimo ÚSC (vč. jejich organizací) a notářů -kraje -hl. m. Praha -obce s pověřeným OÚ, obce se stavebním nebo matričním úřadem -městská část Prahy nebo statutárního města s přenesenou působností - orgány veřejné moci (OVM) podle zákona č. 300/2008 Sb. (instituce, jejichž prostřednictvím stát jedná a které mají určité zákonné kompetence výkon veřejné správy, moc zákonodárnou a soudní): -OSS -ÚSC (obce a kraje) -soudy a státní zastupitelství -Pozemkový fond ČR a jiné státní fondy -zdravotní pojišťovny -Český rozhlas, Česká televize -samosprávné komory zřízené zákonem (HK AK, ČLK apod.) -notáři a soudní exekutoři - od 1. 11. 2009 mají ze zákona povinně zřízenou datovou schránku (DS): - OVM - PO zřízené ze zákona - PO zapsané v OR - OS zahraničních PO zapsaných do OR - insolvenční správci 13
- Metadata data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času, lze je rozdělit na: - popisná: vznikají v rámci operací SSL, - uchovávací: jsou tvořena při ukládání dokumentu do úložiště / archivu, - strukturální: udávají pozice dokumentu při provádění jednotlivých ICT operací. Jednoznačný identifikátor označení dokumentu zajišťující jeho nezaměnitelnost pomocí speciálního kódu, který musí být s dokumentem spojen. Podání úkon směřující vůči OVM, musí respektovat procesní pravidla podle příslušné legislativy (např. správní řád). Nová legislativní ustanovení o dokumentech v digitální podobě: - 69a zákona č. 309/2009 Sb.: - není-li dokument opatřen e-podpisem, e-značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem, původce jej opatří k. časovým razítkem - před konverzí e-dokumentu na analogový dokument a zpětně nebo při změně formátu e-dokumentu původce ověří e-podpis, e-značku nebo k. časové razítko - údaje o ověření se uchovávají spolu s e-dokumentem - Neprokáže-li se opak, dokument v digitální podobě se považuje za pravý, byl-li podepsán platným uznávaným e-podpisem nebo označen platnou e-značkou osoby, která k tomu byla v okamžiku podepsání nebo označení oprávněna, osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě nebo osoby odpovědné za provedení autorizované konverze dokumentů a opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. Ustanovení věty první se vztahuje i na dokumenty vzniklé z činnosti původců, kteří nejsou určenými původci. (odst. 8) - Vyhláška MV č. 191/2009 Sb.: - ( 4) vždy kontroly, zda e-dokument neobsahuje chybný datový formát či škodlivý kód + výsledek ověření autenticity e-dokumentu se připojí k e-dokumentu, jehož se týká + až po ověření se e-dokument zavede do systému e-ssl a označí jednoznačným identifikátorem - ( 5) při provedené konverzi z listinné podoby do digitální a naopak se převáděný dokument označí shodně s dokumentem převedeným + informace o tom se uloží s dokumentem 14
- ( 16) dokument v digitální podobě, popř. spis v digitální podobě, se považuje za úplný, je-li opatřen metadaty stanovenými v národním standardu pro e-systémy SSL - ( 17) dokumenty, popř. spisy, v digitální podobě zařazené do skartačního řízení se ukládají ve výstupních datových formátech stanovených v 20 vyhlášky č. 191/2009 Sb. a opatřují se metadaty - ( 20) Výstupním datovým formátem dokumentů se rozumí formáty stanovené pro a/formát výstupu z elektronického systému SSL b/formát dokumentu ukládaného v e-spisovně, která je součástí e-systému SSL c/formát pro předávání dp digitálního archivu - Vyhláška MV č. 194/2009 Sb.: - Přípustné formáty DZ dodávané do DS jsou obsaženy v její příloze č. 3. Postup při vyřizování dokumentů v souvislosti s DS, konverzí dokumentů a s e-ssl: 1. Z pohledu adresáta veřejné správy (fyzická osoba - FO, právnická osoba - PO): - Podání je obecně možno učinit: - písemně (v listinné podobě), - ústně do protokolu, - elektronicky se zaručeným podpisem. 1.1. Odesílatel elektronické podání: a/ má zpřístupněnou DS: - odesílatel může, ale nemusí provádět úkon vůči OVM prostřednictvím DS varianty: -podání v listinné podobě prostřednictvím ČP, -osobně na podatelně úřadu, -elektronicky na adresu podatelny úřadu - podání učiněné FO nebo PO prostřednictvím DS nemusí být zásadně opatřeno zaručeným podpisem: -neboť autenticitu dokumentu zajišťuje samotný ISDS, 15
-ledaže by jiný právní předpis stanovil povinnost opatřit podání úředně ověřeným podpisem, nebo je požadováno více podpisů apod.: potom nutný zaručený epodpis, -OVM musí své úřední dokumenty zasílané DS opatřovat zaručeným epodpisem, pokud tak procesní předpis stanoví. b/ nemá zpřístupněnou DS: - učiní podání elektronicky opatřené zaručeným podpisem, nebo bez něho, - učiní podání v klasické listinné podobě. 2. Z pohledu OVM: Pozor! Povinnost vykonávat SSL (správu dokumentů) podle zákona č. 499/2004 Sb. (ve znění zákona č. 309/2009 Sb.) a vyhlášky MV č. 191/2009 Sb.: 2.1. Příjem podání: a/ podaného elektronicky: - v rámci SSL je třeba evidovat všechna došlá podání, tj. i prostřednictvím DS (viz podací deník) - kromě -dokumentů obsahujících škodlivý kód (spam, viry), -dokumentů obsahujících chybný formát, -dokumentů podléhajících zvláštní evidenci (např. utajované informace), -dokumentů, které se v instituci sice využívají, ale nevstupují do oblasti SSL (např. Sbírka zákonů, Věstníky ústředních úřadů státní správy apod.) - OVM opatří (pokud již sám toto neobsahuje) doručený dokument v digitální podobě kvalifikovaným časovým razítkem, - pokud OVM vykonává SSL v listinné podobě, převede dokument v digitální podobě do listinné a dále s touto podobou pracuje, - povinnost vykonávat SSL 2 skupiny VPP (3-leté přechodné období): (ERMS), 1. v plném rozsahu (tzv. určení původci), a to povinně v elektronické podobě 2. obce (kromě hl. m. Prahy, obcí s pověřeným OÚ, obcí se stavebním nebo matričním úřadem) v omezeném rozsahu, a to buď: -v listinné podobě, 16
-v elektronické podobě (ERMS). - označování dokumentů: a/digitální dokumenty: tzv. jednoznačný identifikátor b/dokumenty v listinné podobě: -pokud vznikly konverzí z digitální podoby: původní digitální podoba (metadata) se uloží v elektronickém úložišti + listinná podoba se opatří č. j. a podacím razítkem, -pokud pouze listinná podoba: č.j. a podací razítko. - evidence dokumentů: a/digitální dokumenty: ERMS (je kompatibilní se spisovým plánem úřadu), b/dokumenty v listinné podobě: podací deník. b/ podaného v listinné podobě: - SSL úřadu pracuje v listinné podobě (viz výše), - SSL úřadu funguje v elektronické podobě: potom nutná konverze dokumentu z listinné do elektronické podoby + dále viz výše. 2.2. Přidělení zpracovateli a vyřizování: - oběh dokumentu (v listinné i v elektronické verzi) musí být zajištěn způsobem umožňujícím: -sledovat veškeré úkony s dokumenty, -určit osoby, které úkon provedly, -datum, kdy byly úkony provedeny. - požadavky na elektronické systémy SSL (ERMS) jsou stanoveny Národním standardem pro ERMS : -standard se týká OVM s povinností vést SSL a provozující ERMS, -dodavatelů ERMS, -pracovníků SSL. - základem konkrétního ERMS je spisový plán OVM: -dokument je při příjmu do ERMS zatříděn do spisu, -všechny spisy jsou zařazeny do věcných skupin, -evidence dokumentů a spisů prostřednictvím podacího deníku, 17
-všechny operace s dokumenty/spisy v ERMS se zaznamenávají v tzv. transakčním protokolu (viz souvislost s metadaty jednotlivých dokumentů/spisů). 2. 3. Odesílání: - OVM jsou z procesních důvodů (např. správní řád, občanský soudní řád) nuceny používat zaručený elektronický podpis - používání zaručeného elektronického podpisu plní tyto funkce: -označuje toho, kdo úkon činí, -potvrzuje, že ten, kdo jej učinil, jej skutečně v konkrétní podobě učinit chtěl, -umožňuje ověření totožnosti osoby, která úkon učinila. - má-li adresát zřízenu a zpřístupněnou DS, musí OVM (správní orgán) vždy vyhotovit elektronický stejnopis rozhodnutí a ten odeslat do jeho DS - nemá-li adresát zpřístupněnou DS, OVM pro něho vyhotoví stejnopis dokumentu v listinné podobě (vytištěním) 2. 4. Doručování: - dokumenty doručované prostřednictvím DS mají povahu datové zprávy (DZ), - DZ tvoří obálka a obsah zprávy (1 i více příloh), - velikost DZ je zatím omezena na 10 MB, - přípustné formáty DZ uvádí Příloha č. 3 vyhlášky MV č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování ISDS, - doručování pomocí DS nebude možné ze strany úřadu v těchto případech: -doručuje-li se veřejnou vyhláškou, -doručuje-li se na místě úkonu, -neumožňuje-li to povaha dokumentu, -nemá-li adresát zpřístupněnou DS. - v ostatních případech úřad doručuje prostřednictvím DS (a to i tehdy, když obdrží podání v listinné podobě, ale adresát má DS zřízenu a aktivní), - platí tzv. fikce doručení (pokud není rozhodnuto jinak) 2. 5. Ukládání dokumentů: - při vyřizování a před uložením se příslušné dokumenty týkající se téže věci spojují ve spis, 18
- uzavření spisu = kompletace všech dokumentů ve spisu, převedení dokumentů v digitální podobě do tzv. výstupního datového formátu + kontrola a doplnění dalších údajů před uložením do spisovny (viz skartační znak a skartační lhůta), - podle 16, odst. 4 vyhlášky č. 191/2009 Sb. se dokument (spis) v digitální podobě považuje za úplný, je-li opatřen metadaty stanovenými v Národním standardu pro ERMS X pokud to není možné, původce jej musí převést do analogové podoby a vybavit potřebnými náležitostmi (současně s vyřízením dokumentu, resp. s uzavřením spisu!), - výše uvedené ustanovení (viz 16, odst. 4 vyhlášky č. 191/2009 Sb.) se po přechodnou dobu 3 let (tj. do 1. 7. 2012) použije pouze pro ukládání dokumentů se skartačními znaky A a S, - tzv. výstupní datové formáty (viz 20 vyhlášky č. 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu SSL) 2. 6. Skartační řízení / výběr archiválií: -povinnost VPP i SPP podle ustanovení zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a o spisové službě (v úplném znění zákona č. 309/2009 Sb.) vykonat s příslušným veřejným archivem, - vyhotovení protokolu o výběru, resp. o předání archiválií do archivu, -ERMS iniciuje po uplynutí skartačních lhůt dokumentů návrh pro výběr archiválií, -elektronické dokumenty z ERMS: -buď předány jako archiválie do digitálního archivu (viz projekt Národního digitálního archivu), -nebo zničeny. 19
20