Zpráva z auditu Firemní ES&H servis s.r.o. Kasárenská 4 69501 Hodonín CZ 0124/11 Typ auditu Recertifikační audit 16.9.2014 Vedoucí Auditor Jan Fabiánek Auditor Vladimír Pojer Certifikace podle ČSN EN ISO 9001:2009 DOPORUČENÍ Vystavit certifikát QMS na další certifikační období Rev 5 12/6/2009 3EC International, s.r.o. Strana 1 z 8
DALŠÍ INFORMACE O SPOLEČNOSTI Počet zaměstnanců 4 IČO/DIČ 29221072 / CZ 29221072 Mail/telefon Adresa provozoven Petr.mikovic@firemniservis.cz/603844196 Adresa stejná jako na první straně zprávy. POSKYTOVÁNÍ KOMPLEXNÍCH SLUŽEB V OBLASTI BOZP A PO, HYGIENY PRÁCE A EKOLOGIE ŘÍZENÍ A PROVÁDĚNÍ TECHNICKÝCH KONTROL STROJŮ A ZAŘÍZENÍ, VČETNĚ VYHRAZENÝCH Předmět certifikace ZAJIŠTĚNÍ A PROVÁDĚNÍ ŠKOLENÍ A ODBORNÉ PŘÍPRAVY PERSONÁLU V OBLASTECH KVALITY, ŽIVOTNÍHO PROSTŘEDÍ, BOZP A PO. POSKYTOVÁNÍ PORADENSTVÍ V OBLASTI SYSTÉMŮ MANAGEMENTŮ Scope of certification V případě potřeby bude znění předmětu certifikace v EN dodatečně upřesněno. Identifikace Příručky Příručka kvality, revize 3, platnost od 1.9.2014 Výjimky Akreditace ČIA x 1. 7.3 Navrhování a vývoj 7.5.2 Validace procesů 7.6 Řízení monitorovacích a měřících zařízení Vyloučení požadavků normy je součástí odůvodnění v Příručce kvality, kap. 3 Popis systému managementu kvality Frekvence auditu 6 Měsíců 9 Měsíců 12 Měsíců Datum exspirace certifikátů 19.10.2014 Datum dalších auditů 1. dozorový audit musí být zahájen do 16.9.2015 SHRNUTÍ VÝSLEDKŮ AUDITU QMS Silné stránky systému managementu: ČSN EN ISO 9001:2009 Snaha o trvalé zlepšování rozsahu a kvality poskytovaných služeb. Dobré kvalifikační zázemí. Snaha o rozšiřování aktivit k vyššímu uspokojování potřeb Rev 5 12/6/2009 3EC International, s.r.o. Strana 2 z 8
SHRNUTÍ VÝSLEDKŮ AUDITU QMS zákazníků, Zvýšení podílu vlastní činnosti na jednotlivých zakázkách Slabé stránky systému managementu: Nebyly identifikovány SHRNUTÍ NESHOD PODLE TYPU Typ neshody Počet Velká 0 Malá 0 ZAHAJOVACÍ SETKÁNÍ OTÁZKA ODPOVĚĎ / POZNÁMKA Datum 16.9.2014 Účast Petr Mikovič ZÁVĚREČNÉ SETKÁNÍ OTÁZKA ODPOVĚĎ / POZNÁMKA Datum 16.9.2014 Účast Byly auditem pokryty všechny body agendy plánu auditu? Na základě zjištění identifikovaných v průběhu auditu hodnotí vedoucí auditor systém interních auditů a celkovou úroveň systému managementu kvality : Během auditu byla ověřena pravidla používání log s následujícím výsledkem: Plán nápravných činností: Změny od posledního auditu: Stav v plnění legislativních požadavků týkající se ŽP a BOZP (je společnost v řízení ohledně neplnění těchto požadavků): Petr Mikovič Ano, v souladu s plánem pro recertifikační audit Jako vyhovující. Interní audity jsou zajišťovány - auditor A. Polišenská, a E. Mrkývková, které prokázaly svoji způsobilost k provádění interních auditů. N/A Není požadovaný. Rozšíření předmětu certifikace N/A. Rev 5 12/6/2009 3EC International, s.r.o. Strana 3 z 8
ZÁVĚREČNÉ SETKÁNÍ OTÁZKA Na základě výsledků provedeného auditu vedoucí auditor doporučuje : ODPOVĚĎ / POZNÁMKA Vystavit certifikát systému managementu kvality podle ČSN EN ISO 9001:2009 na další období NESHODY (CARs CORRECTIVE ACTION REQUESTS) CAR č. NA Typ: Norma a článek: Prodiskutované s: Příjmení auditora: Datum: Požadavek normy: Specifikace neshody: Objektivní důkaz: Místo zjištění: Přezkoumání nápravné činnosti auditora Poznámky Status: (Vyberte!) Auditor: Datum: PŘÍLEŽITOSTI KE ZLEPŠOVÁNÍ (OFIs OPPORTUNITIES FOR IMPROVEMENT) OFI č. POZOROVÁNÍ Místo OFI: -- 1 Prodiskutované s: Popis OFI: Identifikace vstupů do procesu a popis interakcí: Proces řízení kvality (Plánování, řízení zdrojů, interní audity, přezkoumání QMS, zlepšování) Požadavky normy ISO 9001, vize společnosti, politika kvality, cíle kvality, interní dokumentace, požadavky legislativy týkající se oboru podnikání, výsledky monitorování spokojenosti zákazníků, interní audity, přezkoumání systému managementu kvality Cíle procesu: Efektivní funkce systému managementu kvality, tj. realizace požadavků normy a vlastní dokumentace, realizace politiky kvality a stanovených cílů, doložení funkcionality QMS prostřednictvím normou požadovaných Rev 5 12/6/2009 3EC International, s.r.o. Strana 4 z 8
záznamů, spokojenost zákazníků. Společnost se ve svých cílech zaměřuje především na rozšiřování své činnosti do oblasti facility managementu Popis efektivnosti procesu: Společnost poskytuje již více jak 10 let služby v oblasti bezpečnosti práce, požární ochrany, ekologie a systémů řízení kvality. V roce 2013 byl počet aktivních servisních zákazníků 51 a v r. 2014 zatím 52 servisních zákazníků. Ve sledovaném období došlo v porovnání s předcházejícím obdobím k mírnému nárůstu počtu nových zákazníků, vr. 2013 5 nových zákazníků, v r. 2014 7 nových zákazníků. U poradenství, týkajícího se systémů managementu kvality u stavebních firem však došlo k výraznějšímu jejich poklesu. Hlavním procesem je proces Poradenství, hodnotící kritéria: počet aktivních servisních zákazníků, počet nových zákazníků, efektivnost jednotlivých zakázek a nově i proces Facility management, hodnotící kritéria: počet aktivních zákazníků, počet neshod /stížnosti od zákazníků, pokuty kontrolních orgánů apod. Dále byly identifikována realizační a podpůrné procesy, řídící procesy a externí procesy: Realizační a podpůrné procesy: Obchod a marketing, Řízení neshod a nápravných opatření, Řízení prevence, Monitorování a měření QMS, Řízení zdrojů lidských a infrastruktury. Řídící procesy: Řízení QMS, Řízení dokumentace, Řízení záznamů Externí procesy: Interní audity, Bezpečnostní technik, Ekolog, Správce IT, Správce administrace sharepoint, Účetní Na všechny procesy jsou stanoveny metriky pro vyhodnocování jejich efektivnosti. Efektivnost je vyhodnocována v rámci interních auditů a porad vedení společnosti. V r. 2013 není evidována žádná reklamace, v rámci interního systému jsou evidovány 2 neshody. Efektivnost přijatých nápravných opatření byla ověřena v rámci interního auditu. Spokojenost zákazníků je měřena zejména dobou spolupráce záznamy o spokojenosti zákazníků jsou součástí porady viz zápisy z porad. Celkově je hodnocena spokojenost zákazníků na vysoké úrovni. V obratech si společnost udržuje stabilizovanou pozici. Systém managementu společnosti má zavedené požadavky normy ISO 9001 prostřednictvím dokumentovaných postupů a konkrétních, již zavedených činností managementu kvality podle a v souladu normou. Cíle pro rok 2013 /3 cíle/ byly vyhodnoceny v rámci Přezkoumání systému managementu kvality. Bylo konstatováno, že 2 cíle byly splněny, 1 cíl byl převeden do nového cíle na rok 2014. Na rok 2014 byly přijaty 3 cíle, zaměřené zejména na oblast nových aktivit sloužících k posílení společnosti na trhu, konzultačních a inspekčních činností. Rev 5 12/6/2009 3EC International, s.r.o. Strana 5 z 8
Politika kvality byla v rámci Přezkoumání systému managementu přezkoumána. Vzhledem k rozšiřování činností byla provedena její aktualizace, která zpřesňuje poslání společnosti prso další období. V hodnoceném období byl realizován 1 interní audit /14.8.2014 viz záznam o provedení auditu, prověrky, preventivní prohlídky ze dne 14.8.2014. Přezkoumání QMS bylo realizováno dne 4.9.2014 viz Interní nařízení č. 2/2014, Zajištění hmotných zdrojů je na dostatečné úrovni, nové investice byly zaměřeny zejména do nákupu měřicí techniky, Zajištění personálních zdrojů: v hodnoceném období byli přijati 2 noví pracovníci, kteří splňují očekávanou způsobilost pro výkon konzultační, kontrolní a inspekční činnosti, Pracovní prostředí je vzhledem na charakter práce na dostatečné úrovni, Auditovaný personál: Petr Mikovič Informační systém/databáze: Sdílený server Sharepoint Dokumenty a záznamy : Seznam dokumentace, rev. 4, Politika kvality, rev. 1 z 1.9.2014, Cíle kvality pro rok 2014- Interní nařízení č. 1/2014 z 1.9.2014, Příručka kvality, revize 3, platnost od 1.9.2014, FS-5 Plán interních auditů na r. 2014 z 1.9.2014, Auditní dotazník /příloha záznamu o provedení auditu/ z 14.9.2014, Záznam o provedení auditu ze dne 14.9.2014, Interní nařízení č. 2/2014 Přezkoumání QMS z 4.9.2014, Plán zdrojů v rámci Interního nařízení č. 2/2014, Tématický plán školení a odborné přípravy /Bezpečnost práce/ z 2.5.2014, Záznamy z obligatorních školení a školení v oblasti platné legislativy BOZP, PO a ŽP u nově nastupujících zaměstnanců, Seznam neshod a opatření poslední neshoda z 20.6.2014 Hlavní procesy /poradenství/, realizační procesy a externí procesy Identifikace vstupů do procesu a popis interakcí: Požadavky zákazníka, smlouvy o dílo, servisní smlouvy o poskytování odborných činností, poptávky, nabídky Cíle procesu: Ve společnosti jsou identifikovány 2 hlavní procesy: - Poradenství Rev 5 12/6/2009 3EC International, s.r.o. Strana 6 z 8
-facility management Pro rok 2014 byly přijaty 3 cíle, jejichž úkolem je zlepšení služeb a zajištění komplexnosti služeb poskytovaných zákazníkům Popis efektivnosti procesu: Řízení procesů je realizováno dle příslušné kapitoly Příručky kvality. O průběhu procesu jsou vedeny příslušné realizační záznamy a shoda procesů je ověřována v rámci přezkoumání systému kvality a interních auditů. Externí procesy jsou prokazatelně řízeny a jsou pro jejich realizaci využíváni dlouholetí externí spolupracovníci.. Poskytovatelé externích procesů jsou povinni dokládat aktualizované oprávnění k jejich činnostem. Pro facility management /revize, kontroly, školení,údržba, zpracovávání uživatelské dokumentace ke strojům a zařízením /místní provozněbezpečnostní předpisy/, zpracovávání záznamů, vyplývajících z legislativních předpisů, jednání s orgány státní zprávy apod./ jsou udržovány záznamy v písemné, nebo v nascenované formě. V současné době se přechází na IS PROKONTROLY CZ kde je veden přehled zakázek, přehled revizí a kontrol, plnění podle jednotlivých pověřených pracovníků, plnění podle jednotlivých zakázek, jednotlivé archivované zprávy z revizí, jednání se zákazníkem apod. a avizování termínu požadovaných úkonů. Auditovaný personál: Petr Mikovič Informační systém/databáze: Sdílený server Sharepoint, excelovské tabulky a nový IS PROKONTROLY CZ Dokumenty a záznamy : Auditován obchodní případ: Poskytování odborných činností revize vyhrazených zařízení, sledování a zajišťování legislativních požadavků BOZP, PO, ŽP a vedení související dokumentace, dle Smlouvy o poskytování odborných činností č. 33/2011, z 1.11.2011 a dodatku č. 1 z 1.6.2014, pro společnost OPTISUN CZ s.r.o. Hodonín: Přehled zakázek a jejich plnění Záznam z jednání z 9.9.2014 Záznam z preventivní prohlídky PO z 23.1.2014 Výpis spotřebičů po vyhotovení revizí z 14.7.2014 Výkazy vícepráce za 8/2014 Plán revizí a zkoušek TNS Zpráva o revizi TNS dle ČSN 69 0012 z 11.6.2014 Záznam z jednání -Zpráva o provedených prohlídkách z 28.6.2013/preventivní požární prohlídka všech výrobních prostor a skladů Rev 5 12/6/2009 3EC International, s.r.o. Strana 7 z 8
dle zákona 133/1985 Sb. a vyhl. 246/2001 Sb. ve znění pozdějších předpisů KLÍČOVÉ UKAZATELE, PARAMETRY A CÍLE 2014 PARAMETER CÍL SOUČASNÝ STAV POZNÁMKA Pro rok 2014 byly přijaty 3 cíle QMS, zaměřené zejména na rozvoj činností v rámci facility managementu. Cíle jsou dle stanoveného harmonogramu plněny Zpráva vyhodnocena dne 17.9.2013 Rev 5 12/6/2009 3EC International, s.r.o. Strana 8 z 8