Oběh a zpracování účetních dokladů

B3-13/8-SR UNIVERZITA PALACKÉHO V OLOMOUCI SMĚRNICE REKTORA UP (SR) B3-13/8-SR Oběh a zpracování účetních dokladů na Univerzitě Palackého v Olomouci Obsah: Zpracoval: Touto směrnicí rektora UP jsou stanovena pravidla pro oběh a zpracování účetních dokladů na Univerzitě Palackého v Olomouci. kvestor UP Platnost: dnem 1. října 2013 Účinnost: dnem 3. října 2013 Rozdělovník: rektor, prorektorky a prorektoři, kvestor, kancléř, děkanky a děkani fakult, tajemnice a tajemníci fakult, ředitelka SKM UP, vedoucí zaměstnanci CVT UP, KUP, VUP, PS UP, VTP UP, ASC UP, CPSSP vedoucí zaměstnanci EO RUP, PMO RUP, ORV UP, PTO UP, OVZ UP, OPDV UP, Archivu UP, OPOP, OK Právní oddělení UP, Oddělení interního auditu UP, Oddělení kontroly UP, Oddělení organizace a řízení UP.

2 Směrnice rektora UP č. B3-13/8 Oběh a zpracování účetních dokladů na Univerzitě Palackého v Olomouci I. Úvodní ustanovení (1) Univerzita Palackého v Olomouci (dále jen UP ) je veřejnou vysokou školou. Hospodaření UP a nakládání s jejím majetkem se řídí příslušnými ustanoveními zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění daších zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Podle platných právních předpisů je UP jako celek účetní jednotkou účtující o stavu a pohybu majetku a jiných aktiv, závazků a jiných pasiv, dále o nákladech a výnosech a o výsledku hospodaření. Účetním obdobím je jeden kalendářní rok. (2) Oběh a zpracování účetních dokladů na UP se řídí následujícími obecně závaznými právními předpisy a dalšími vnitřními předpisy UP: zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví (dále jen zákon o účetnictví ), ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (dále jen zákon o vysokých školách ), ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (dále jen zákon o finanční kontrole ), ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce (dále jen zákoník práce ), ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (dále jen zákon o DPH ), ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (dále jen rozpočtová pravidla ), ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 130/2002 Sb., o podpoře výzkumu a vývoje z veřejných prostředků, ve znění pozdějších předpisů. (3) Skutečnosti v časových a věcných souvislostech, které jsou předmětem účetnictví, tzn. účetní případy, dokládá UP účetními doklady ve smyslu 6 zákona o účetnictví. II. Zpracování účetních dokladů v rámci řídicí kontroly (1) Účetní doklady 1 a jiné písemnosti dokumentují řízení a kontrolu operací 2 ve smyslu zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), a vyhlášky č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole, v účinném znění, (dále též jen řídicí kontrola ). (2) Předběžnou řídicí kontrolu plánovaných a připravovaných operací podle 26 zákona o finanční kontrole na UP zajišťují a) rektor nebo vedoucí zaměstnanci uvedení ve Statutu UP v čl. 8 odst. 3, které rektor pověří k nakládání s veřejnými prostředky UP, a zaměstnanci zplnomocnění k řízení projektových celků jako příkazci operací. V rámci UP má rektor postavení univerzálního příkazce operace. b) kvestor jako správce rozpočtu UP, c) vedoucí oddělení finanční a investiční účtárny (dále jen OFIÚ ) RUP jako hlavní účetní. (3) Předběžná řídicí kontrola operací plánovaných a připravovaných v rámci výkonu práv uvedených v 24 zákona o vysokých školách, v článcích 37 a 41 Statutu UP, která je v působnosti správce rozpočtu a hlavní účetní, může být zajištěna prostřednictvím vedoucích a ostatních zaměstnanců odpovědných za správu a účetnictví dílčích rozpočtů UP. (4) Předběžná řídicí kontrola operací plánovaných a připravovaných v rámci projektové činnosti součástí UP, která je v působnosti správce rozpočtu a hlavní účetní, může být zajištěna prostřednictvím zaměstnanců odpovědných za správu a účetnictví projektového celku. (5) Odpovědnost za operace, jejichž předběžná kontrola je zajištěna postupem uvedeným v odst. 3 a 4, má kvestor a vedoucí OFIÚ. (6) K výkonu předběžné kontroly je zaměstnanec oprávněn na základě písemného pověření vydaného rektorem nebo vedoucím zaměstnancem součásti. V pověření je stanoven rozsah pravomocí a odpovědnosti zaměstnance. Pověření je individuální řídicí akt podléhající povinnosti evidence a archivace (viz přílohy č. 13 15). (7) Své pravomoci v oblasti finančního řízení a kontroly může rektor přenést na podřízené vedoucí zaměstnance; současně písemně stanoví rozsah těchto pravomocí. 1 Průkazné účetní záznamy, které mají náležitosti uvedené v 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v účinném znění. 2 Právní nebo jiné jednání majetkové povahy, bezhotovostní a hotovostní příjem nebo výdaj veřejných prostředků.

3 Směrnice rektora UP č. B3-13/8 (8) Finanční kontrola při správě veřejných příjmů Řídicí kontrola Zajištění v působnosti Postupy před příkazce operace vznikem 11 vyhlášky nároku schvalovací předběžná průběžná následná po vzniku nároku příkazce operace hlavní účetní 12 vyhlášky vedoucích zaměstnanců vedoucích zaměstnanců a zaměstnanců pověřených kontrolou (9) Finanční kontrola při řízení veřejných výdajů předběžná operační hodnotící revizní Řídicí kontrola Zajištění v působnosti Postupy před příkazce operace vznikem správce rozpočtu závazku 13 vyhlášky průběžná následná po vzniku závazku příkazce operace hlavní účetní 14 vyhlášky vedoucích zaměstnanců vedoucích zaměstnanců a zaměstnanců pověřených kontrolou schvalovací operační hodnotící revizní (10) Průběžnou kontrolu při správě veřejných příjmů a při řízení veřejných výdajů zajišťují v rámci povinností podle popisu jejich pracovních činností vedoucí zaměstnanci a jim podřízení ostatní zaměstnanci prostřednictvím normativních řídicích aktů UP a individuálních řídicích aktů. Postupy průběžné kontroly jsou uvedeny v článcích 4 a 5 této směrnice. (11) Následná řídicí kontrola při správě veřejných příjmů a při řízení veřejných výdajů je organizována rektorem a vedoucími zaměstnanci součástí UP formou plánovaných nebo operativních kontrolních akcí podle kritérií, která zohledňují výsledky předběžné a průběžné kontroly v oblasti veřejných příjmů a výdajů včetně rizik. (12) Provedení předběžné, průběžné a následné kontroly se dokladuje písemným záznamem. Tento záznam bude vždy přiložen u všech uskutečňovaných operací od výše 10 000 Kč. Výsledky řídicí kontroly se vyhodnocují a jsou přijímána opatření. (13) Pro všechny součásti UP jsou příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní stanoveni dle přílohy č. 1 této směrnice. III. Podpisové vzory a podpisová oprávnění (1) Podpisová práva ve vztahu k peněžním ústavům mají rektor, kvestor, vedoucí EO RUP, vedoucí oddělení rozpočtu a daní RUP, vedoucí OFIÚ RUP a další pověření zaměstnanci OFIÚ RUP. Dále pak vedoucí zaměstnanec univerzitního zařízení a ekonom SKM pro bankovní účty SKM. (2) Každá součást UP stanoví seznamem okruh příkazců ve smyslu čl. II této směrnice. Seznam příkazců obsahuje jméno, nákladové středisko a podpisový vzor příkazce operace a je uložený u hlavních účetních všech součástí UP. (3) Jmenovitý seznam podle předchozí věty je aktualizován bezprostředně po každé personální změně v dotčených funkcích. IV. Účetní doklady A. Druhy účetních dokladů (1) Základními druhy účetních dokladů na UP jsou: a) objednávky, b) faktury dodavatelské (přijaté), c) faktury odběratelské (vydané), d) příjemky a výdejky, e) převodky, f) doklady o vnitřním přeúčtování a opravné účetní doklady, g) příjmové a výdajové pokladní doklady, h) vyúčtování pracovních cest, záznamy o provozu vozidla, ch) výčetky k výplatním listinám mezd a zúčtovací doklad pro OFIÚ, i) výplatní listiny stipendií a jejich zúčtovací podklady, j) smlouvy o dílo, kupní smlouvy, smlouvy o dodávce služeb, smlouvy na úhradu cestovních výdajů a pobytových nákladů, smlouvy na výplatu per diems, k) dodací listy, l) zálohové faktury. B. Náležitosti účetních dokladů (1) Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, kterými se prokazuje věcná, početní a formální správnost účetních případů podle účetních zápisů tak, aby byla splněna podmínka úplnosti, průkaznosti o správnosti a věcného zobrazení skutečnosti. K tomu musí mít účetní doklady tyto základní náležitosti: a) označení účetního dokladu, b) obsah účetního případu a jeho účastníky, c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství, d) okamžik vyhotovení účetního dokladu, e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle písmene d), f) podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování. (2) Vzhledem k tomu, že UP je současně plátcem daně z přidané hodnoty (dále jen DPH ), je povinna zajistit dle zákona o DPH vedení záznamů o přijatých a uskutečněných zdanitelných plněních a evidovat

4 Směrnice rektora UP č. B3-13/8 zvlášť přijaté a vystavené daňové doklady. Ve smyslu příslušných ustanovení tohoto zákona jsou daňovými doklady následující: a) běžný daňový doklad, b) zjednodušený daňový doklad, c) souhrnný daňový doklad, d) splátkový kalendář, e) platební kalendář, f) opravný daňový doklad, g) daňový doklad vystavený podle 46 nebo 92a, h) doklad o použití, i) daňový doklad při poskytnutí služby osobou registrovanou k dani v jiném členském státě, j) daňový doklad při poskytnutí služby zahraniční osobou, k) daňový doklad při poskytnutí služby s místem plnění mimo tuzemsko, l) daňový doklad při dodání zboží do jiného členského státu, m) daňový doklad při pořízení zboží z jiného členského státu, n) daňový doklad při dovozu zboží ze třetích zemí, o) daňový doklad při vývozu zboží do třetích zemí. Náležitosti daňových dokladů jsou vymezeny v 29 33a zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. (3) Daňový doklad, pokud splňuje všechny stanovené náležitosti, je zároveň účetním dokladem. C. Kontrola účetních dokladů (1) Všechny účetní doklady musí být ověřeny po věcné a formální stránce a z hlediska užití metodiky full cost na UP před jejich zaúčtováním. (2) Věcná kontrola spočívá v přezkoušení množství, ceny, sazeb a výše daně materiálu, zboží, hmotného a nehmotného majetku, prací a služeb včetně data vystavení dokladu a uskutečnění zdanitelného plnění a dále v posouzení, zda popsaná operace není v rozporu s platnými předpisy. (3) Kontrolu věcné správnosti účetních dokladů provádějí pověření zaměstnanci nákladových středisek (dále jen NS ) a profit center (dále jen PC ) příslušné součásti UP (příkazci operace). Věcnou správnost potvrdí svým podpisem na průvodním listu k dokladu. (4) Formální kontrola spočívá v ověření, zda jednotlivé doklady mají všechny náležitosti podle výše uvedených ustanovení. (5) Kontrolu formální správnosti provádějí pověření zaměstnanci ekonomického útvaru příslušné součásti UP (NS, PC). Kontrolu úplnosti účetních dokladů provádějí zaměstnanci OFIÚ RUP. Všichni kontrolující potvrdí provedení kontroly svým podpisem na průvodním listu k dokladu. (6) Pro potřeby užití metodiky full cost rozhodne správce rozpočtu o tom, zda se jedná o náklad přímý či nepřímý, u nepřímých nákladů stanoví podpůrný proces a odpovídající NS a zdroj, kam má být náklad zaúčtován (viz. směrnice rektora k Full cost metoda na UP). V. Zpracování a oběh účetních dokladů A. Objednávky (1) Neinvestiční prostředky Každý správce finančních prostředků součásti stanoví v rámci disponibilních (tj. jemu přidělených a výsledky vlastní činností získaných) neinvestičních prostředků limit pro financování neinvestičních výdajů. Rozdělení limitu na nižší organizační stupně je v pravomoci každého správce finančních prostředků. Správcem centrálních neinvestičních prostředků UP je kvestor UP. (2) Investiční prostředky Investiční prostředky jsou vedeny ve fondu reprodukce investičního majetku a ve vlastním jmění. Tvorbu fondů a hospodaření s nimi upravují příslušná ustanovení vnitřního předpisu UP Pravidla hospodaření UP, která jsou přílohou č. 2 Statutu UP. Investiční prostředky lze čerpat jen do výše přidělených investičních dotací a do výše zůstatků fondů příslušné součásti UP. (3) Předkládání požadavků středisek na zajištění dodávek 1.1. V rámci přidělených neinvestičních limitů uplatňuje vedoucí střediska nebo jím pověřený zaměstnanec u příslušných objednacích míst svoje požadavky na vystavení objednávky, a to prostřednictvím informačního systému SAP (dále jen IS SAP ) v elektronické podobě. Na požadavku je uvedeno jméno zaměstnance, který ho vystavil a který požadavek vyřizuje a vedoucí střediska, případně jím zmocněný vedoucí zaměstnanec, který požadavek schvaluje. Řádně vyplněný požadavek zašle žadatel objednacímu místu v elektronické podobě. Bližší určení jednotlivých objednacích míst a jejich působnosti v rámci příslušné součásti UP stanoví vedoucí této součásti vnitřní normou. 1.2. Objednacím místem pro dodávky a práce stavebního investičního charakteru je oddělení rozvoje a výstavby UP, případně provozně technický útvar SKM UP (dále jen PTU SKM ). Objednacím místem pro dodávky strojů a zařízení je OFIÚ, případně PTU SKM. Požadavky se předkládají na formuláři, který je přílohou č. 1 metodického pokynu kvestora o účtování a evidenci dlouhodobého majetku. 1.3. Podléhá-li dodávka podle čl. 3.1. nebo 3.2. režimu zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, řídí se tato dodávka ustanoveními tohoto zákona, směrnicí rektora o zadávání veřejných zakázek na UP, příp. dalšími normami UP souvisejícími se zadáváním veřejných zakázek.

5 Směrnice rektora UP č. B3-13/8 (4) Oprávnění k vystavování objednávek a uzavírání smluv Pravomoci jednotlivých útvarů a funkčních míst (objednacích míst) k vystavování objednávek a uzavírání smluv, jejichž předmětem je nabývání majetku, případně jeho zhodnocování a zajišťování služeb, stanoví vedoucí příslušné součásti UP vnitřní normou. (5) Náležitosti objednávky 5.1 Každá objednávka, která je odeslána dodavateli, obsahuje údaje o dodavateli, tj. IČ, DIČ, číslo objednávky, název a sídlo pracoviště (katedra, odborný útvar, univerzitní zařízení) viz příloha č. 2. Objednávka, která je účetním dokladem pro UP, obsahuje kromě výše uvedených údajů ještě číslo účtu, ze kterého bude dodávka hrazena, číslo NS, PC, SPP prvku, číslo zdroje, ze kterého bude dodávka financována. 5.2 Objednávky jsou evidovány v příslušných číselných řadách. Stejnopisy (případně kopie) objednávek jsou uloženy na ekonomickém útvaru příslušné součásti UP. B. Faktury dodavatelské (přijaté) (1) Faktury od dodavatelů přijímají a zpracovávají jednotlivé součásti UP, z jejíchž prostředků bude faktura uhrazena. Dodavatelská faktura musí být vystavená dodavatelem na správnou doručovací a fakturační adresu. Faktury, které se týkají více součástí UP, musí být ihned předány přímo EO RUP, který zajistí jejich další zpracování. Provedení věcné kontroly a vyčíslení nákladů jednotlivých součástí UP musí být na společné faktuře potvrzeno odpovědnými zaměstnanci všech součástí UP, kterých se faktura týká (souhlas bude potvrzen na průvodním listu k přijaté faktuře). (2) Přijatou fakturu převezme příslušný vedoucí zaměstnanec součásti UP (příkazce operace) a zajistí provedení věcné správnosti dodávky. Provedení věcné správnosti a doplnění NS, SPP, zdroje financování, údaje o nároku na odpočet DPH a částky je potvrzeno podpisem příkazce operace na průvodním listu k přijaté faktuře, který je přílohou č. 3 této směrnice. (3) Pověřený pracovník ekonomického útvaru příslušné součásti UP odpovídá za formální správnost údajů uvedených na faktuře. Zavede fakturu na základě přiloženého průvodního listu k faktuře do účetní evidence a zodpovídá za zaúčtování správné fakturované částky, variabilního symbolu, bankovního spojení dodavatele, data zdaniteného plnění, termínu splatnosti, za zaúčtování na daný účet účtové osnovy a uvedení správného kódu DPH. (4) Originál faktury zaúčtovaný v IS SAP odevzdá ekonomické oddělení součásti UP na OFIÚ RUP k úhradě a archivaci. Dávka faktur předávaná k úhradě na OFIÚ RUP musí být doplněna průvodní soupiskou (tj. seznam faktur k zaplacení). Kopie faktury zůstává na ekonomickém útvaru příslušné součásti UP. Faktury k zaplacení předkládá příslušná součást OFIÚ RUP zpravidla tři dny před splatností a v případě splatnosti ihned nejpozději do 9 hod. dne splatnosti. (5) Předchozí ustanovení se nepoužije pro Správu kolejí a menz UP (dále jen SKM ). SKM provádí úhradu dodavatelských faktur prostřednictvím účtárny SKM a účtů samostatně zřízených pro SKM. Originály faktur archivuje SKM. (6) OFIÚ RUP provede úhradu převzatých faktur v termínu splatnosti. Příslušný zaměstnanec OFIÚ RUP odpovídá za včasnou úhradu předložených faktur. (7) Po obdržení výpisu z banky provede OFIÚ RUP zaúčtování jednotlivých plateb na jednotlivé součásti UP. (8) Dodavatelské faktury investiční na pořízení dlouhodobého nehmotného majetku (dále jen DNM ) a dlouhodobého hmotného majetku (dále jen DHM ), charakteru přístrojů a zařízení zpracuje pověřený zaměstnanec OFIÚ. Stavební investiční faktury odsouhlasuje vedoucí oddělení rozvoje a výstavby (s vyjímkou faktur, které odsouhlasuje hlavní řešitel projektu). Investiční faktury doplní tito zaměstnanci o standardní klasifikaci produkce (dále jen SKP ), odpisovou třídu, popř. skupinu, dále SPP a zdroj financování. Zavedení faktur do IS SAP a úhradu těchto faktur provede OFIÚ. (9) V ostatním (tj. zařazení, převzetí, evidence hmotného a nehmotného majetku) se postupuje dle metodického pokynu kvestora o účtování a evidenci dlouhodobého majetku. (10) Dodavatelské faktury týkající se reprezentace (pohoštění, občerstvení ) jsou doloženy průvodním dokladem viz příloha č. 4. (11) Dodavatelské faktury v cizí měně po zavedení do IS SAP předá každá součást UP na OFIÚ RUP k úhradě a archivaci (postup shodný jako u tuzemských dodavatelských faktur). Případné kurzové rozdíly z titulu provedení úhrady účtuje pověřený zaměstnanec OFIÚ RUP k tíži střediska nebo SPP prvku, na který je zaúčtována faktura. Taktéž poplatky zahraničních bank na základě bankovního výpisu zaúčtuje na příslušnou součást. O veškerých platbách v cizí měně se účtuje v českých korunách. (12) Při pořizování majetku a služeb je možné poskytovat dodavatelům (zhotovitelům) zálohy. Výše zálohy a podmínky jejího zúčtování je nutné dohodnout v příslušné smlouvě. Nová záloha může být dodavateli poskytnuta pouze za předpokladu, že předchozí záloha byla řádně vyúčtována (neplatí pro dodávky energií, tepla, plynu a vody, spojové služby). Po ukončení celé dodávky dle příslušné smlouvy musí být celá záloha vyúčtována. Zálohy, které souvisí s poskytnutím dodávek a služeb, které jsou financovány z projektů či dotací, musí být vyúčtovány do konce kalendářního roku nebo do konce období, na které byly projekt či dotace poskytnuty (časové určení projektu), pokud nejsou prostředky převáděny do Fondu účelově určených

6 Směrnice rektora UP č. B3-13/8 prostředků. Zálohy na dodávky a služby je možné z projektů či dotací poskytnout pouze v případě, umožňují-li to pravidla pro jejich poskytování. C. Faktury odběratelské (vydané) (1) Podkladem pro vystavení faktury je příslušná smlouva nebo potvrzená objednávka, která obsahuje i údaje o profit centru, SPP prvku, zdroji financování a DPH. (2) Odběratelské faktury vystavuje a zavádí do počítače pověřený zaměstnanec ekonomického útvaru příslušné součásti UP. Faktury celouniverzitního charakteru vystavuje pověřený zaměstnanec EO RUP na základě podkladů odpovědných vedoucích zaměstnanců součástí UP. (3) Odběratelská faktura (příloha č. 12) musí obsahovat náležitosti daňového dokladu ve smyslu příslušných ustanovení zákona o DPH. (4) Odběratelské faktury jsou evidovány v příslušných číselných řadách. Kopie vystavených odběratelských faktur jsou archivovány na ekonomickém oddělení příslušné součásti UP a na OFIÚ RUP (centrální účetní archiv). (5) Pokud pohledávka není uhrazena ve lhůtě splatnosti, je nutné zabezpečit urgenci této pohledávky. Urgenci pohledávky zabezpečuje zaměstnanec součásti, které se neuhrazené pohledávky týkají. Pokud pohledávka není uhrazena v průběhu šesti měsíců od počátku prodlení (po provedení dvojí urgence), je spis předán na právní oddělení k vymáhání. D. Příjemky a výdejky (1) Příjemka musí obsahovat název organizace (součásti UP), přejímající středisko, název majetku, měrnou jednotku, množství, jednotkovou cenu, cenu celkem, data vyhotovení, SKP, výrobní číslo, budovu a místnost, datum převzetí, schválení a kontroly včetně podpisů oprávněných osob viz vzory tiskopisů v příloze č. 5. Kopie příjemky se přikládá k dokladu o pořízení majetku (dodavatelská faktura, darovací smlouva, apod.). Příjemka se vyhotovuje v IS SAP na drobný hmotný majetek v částce od 3 001,- Kč do výše 40 000,- Kč a na drobný nehmotný majetek v částce od 7 001,-Kč do 60 000,-Kč. Příjemky na spotřební materiál (týká se zejména SKM) musí obsahovat: přejímací středisko, název materiálu, měrnou jednotku, množství, jednotkovou cenu, cenu celkem, data vyhotovení, schválení a kontroly včetně podpisů oprávněných osob. Kopie příjemky se přikládá k dokladu o pořízení materiálu viz příloha č. 6. (2) Majetek vytvořený vlastní činností se aktivuje průběžně na základě rozhodnutí příslušné součásti UP. V případě DNM nebo DHM se postupuje podle metodického pokynu kvestora o účtování a evidenci a oceňování dlouhodobého majetku. (3) Účtování pořízení a úbytku zásob se provádí podle způsobu A nebo B. Účtování způsobem A : V průběhu účetního období se složky pořizovací ceny nakupovaných zásob účtují na vrub účtu 111 Pořízení materiálu nebo na vrub účtu 131 Pořízení zboží se souvztažným zápisem na příslušných účtech zúčtovacích vztahů, popř. na finančních účtech. Účtování způsobem B : V průběhu účetního období se složky pořizovací ceny nakupovaných zásob účtují na vrub účtové skupiny 50 Spotřebované nákupy se souvztažným zápisem na příslušných účtech zúčtovacích vztahů, popř. na finančních účtech. Při uzavírání účetních knih se počáteční stavy účtu 112 Materiál na skladě a účtu 132 Zboží na skladě převedou na vrub účtů 501 Spotřeba materiálu, popřípadě 504 Prodané zboží. Stav zásob podle skladové evidence se zaúčtuje u materiálu na vrub účtu 112 se souvztažným zápisem na účet 501, u zboží na vrub účtu 132 se souvztažným zápisem na účet 504. (4) Zásoby materiálu účtované na UP způsobem B vedou střediska ve své operativní evidenci. Skladová evidence materiálu je vedena v IS SAP na skladových kartách dle příjemek a odpis je prováděn na skladových kartách dle výdejek respektive převodek materiálu. (5) Stav zásob materiálu na UP se zaúčtuje na základě fyzické a dokladové inventury k 31. 12. běžného roku. (6) Zásoby potravin a ubytovacích potřeb (na Fakultě tělesné kultury UP a SKM) jsou účtovány variantou A. (7) Evidence zboží je založena na tzv. principu kontroly korunou a vede se variantou A i B. Stav zásob zboží na UP se zaúčtuje na základě fyzické a dokladové inventury k 31. 12. běžného roku. (8) Zásoby vlastních výrobků se účtují variantou B a jednotlivá NS je vedou ve své operativní evidenci. Stav zásob vlastní výroby na UP se zaúčtuje na základě fyzické a dokladové inventury k 31. 12. běžného roku. Při účtování zásob na UP se postupuje dle metodického pokynu kvestora o účtování zásob. (9) Výdejky zásob při odprodeji nebo při výdeji ze skladu vystavuje pověřený pracovník příslušné součásti UP. (10) V případě odprodeje zásob je nutno na výdejku uvést (vyčíslit) množství oceněné pořizovací cenou zásob ze skladové evidence a hodnotu odprodaných zásob celkem, aby bylo možné správně vystavit fakturu daňový doklad vč. uplatnění správné sazby DPH, (viz vystavování odběratelských faktur ). Kopie výdejky je v tomto případě přiložena ke kopii odběratelské faktury. (11) Výdejka (týká se zejména SKM) musí obsahovat vydávající NS, název materiálu, měrnou jednotku,

7 Směrnice rektora UP č. B3-13/8 množství, jednotkovou cenu, cenu celkem, data vyhotovení, schválení a kontroly včetně podpisů oprávněných osob viz vzory tiskopisů v příloze č. 7. E. Převodky (1) Převodky jsou účetní doklady, které jsou používány při změně uživatele majetku v rámci UP. (2) Převodka musí obsahovat číslo předávajícího a přebírajícího střediska, inventární číslo a název převáděného majetku, pořizovací cenu a rok výroby majetku, podpisy odpovědných zaměstnanců předávajícího a přebírajícího střediska, datum vystavení, datum předání majetku viz vzor v příloze č. 8. (3) Převodky vystavuje pověřený zaměstnanec předávající součásti, a to ve čtyřech vyhotoveních jde-li o převod v rámci jedné součásti. Jde-li o převod mezi součástmi, vystavuje se převodka v 6 vyhotoveních. Převodka je odeslána přejímajícímu útvaru. Přejímající útvar doplní místnost a odpovědnou osobu a zašle všechny převodky zaměstnanci pověřenému vedením majetkové evidence. Zaměstnanec pověřený vedením majetkové evidence po realizaci převodu v IS SAP zašle oběma útvarům (předávajícímu i přejímacímu) po jedné převodce. V případě převodu mezi součastmi je jedna převodka odeslaná na OFIÚ RUP zaměstnanci pověřenému vedením majetku. F. Záznamy o provozu vozidla (1) Žádanka o přepravu Žadatel o dopravu mimimálně týden před uskutečněním služební cesty prostřednictvím integrovaného informačního systému UP (dále jen INIS ) ověří (případně telefonicky u vedoucího autoprovozu), zda v požadovaném termínu je volné služební vozidlo. Na základě kladné informace okamžitě vyplní a odešle vedoucímu autoprovozu Žádanku o přepravu viz příloha č. 9. V žádance o přepravu je nutné vyplnit: souhlas nadřízeného se služební cestou, jméno žadatele a součást, jména spolucestujících, cíl jízdy (služební cesty) odkud kam, na jakou dobu je vozidlo požadováno, NS ( SPP) k vyúčtování nákladů přepravy, číslo zdroje financování, podpis žadatele. V případě požadavku na vozidlo UP, které není ve správě autoprovozu, se žadatel řídí podmínkami provozu vozidla příslušné součásti. (2) Záznamy o provozu vozidla Záznamy o provozu vozidla jsou rovněž účetními doklady a vztahují se na ně obecná ustanovení uvedená v čl. II. Všechny záznamy musí být úplně vyplněny a opravy v nich mohou být prováděny pouze předepsaným způsobem. Záznamy musí být evidovány jako přísně zúčtovatelné tiskopisy. Na základě žádanky o přepravu potvrzenou pověřeným zaměstnancem příslušné součásti UP, vyplní řidič před zahájením jízdy Záznam o provozu vozidla. Po skončení jízdy podepíše odpovědný zaměstnanec žadatele záznam o provozu vozidla. Tento doklad odevzdá řidič svému vedoucímu. Na základě takto předložených záznamů o provozu vozidel se zpracovává měsíčně sumář. Všechny záznamy slouží jako: podklad pro zúčtování mezd, podklad pro kontrolu a výpočet spotřeby pohonných hmot (dále jen PHM ), ke kontrole a uplatnění cestovních náhrad, k přeúčtování výkonů na součásti. Měsíční spotřebu PHM je rovněž nutno odsouhlasit na sestavu o spotřebě PHM z CCS Česká společnost pro platební karty, a.s. Informace o využití vozidel UP jsou přístupné pro všechny zaměstnance UP v INISu. G. Refundace výkonů autoprovozu (1) Při přeúčtování výkonů (km) předloží pověřený zaměstnanec Autoprovozu UP sestavu (soupis výkonů) podle jednotlivých součástí UP (NS, PC) v samostatném členění za provoz, za vědu a výzkum a projekty, a to jedenkrát měsíčně pověřenému pracovníkovi EO RUP. Při přeúčtování výkonů musí být uvedeno: číslo nákladového střediska, číslo SPP, číslo zdroje financování. H. Nákup za hotové (1) Pokladní doklady jsou doklady na jejichž podkladě se provádějí pokladní operace. Musí být před příjmem nebo výdejem podepsány zaměstnanci oprávněnými k pokladním dispozicím. (2) Každý výdaj za hotové musí být doložen daňovým dokladem (zjednodušeným daňovým dokladem), který musí obsahovat náležitosti daňového dokladu dle zákona o DPH (viz předchozí ustanovení kap. IV). Při předložení více dokladů za hotové musí být tyto doklady očíslovány a doplněny průvodní soupiskou (tj. seznamem dokladů). (3) Výdajové pokladní doklady zavádí do počítače zaměstnanec pověřený vedením pokladny příslušné součásti UP v den proplacení. Rozúčtování na nákladové položky, čísla nákladového střediska, čísla SPP a zdroje financování provede účetní příslušné součásti na základě údajů uvedených příkazcem operace na daňovém dokladu včetně podpisu příkazce operace. Pokud cena celkem obsahuje DPH, je povinen zaměstnanec, který provádí vyúčtování (zaměstnanec pověřený zaúčtováním pokladního dokladu), provést výpočet DPH na vstupu v soula-

8 Směrnice rektora UP č. B3-13/8 du s 37 zákona o DPH. Zaměstnanec součásti UP, který takto DPH vypočetl, odpovídá za správnost vyčíslení a zaevidování DPH na vstupu. (4) Výdajový pokladní doklad (tiskopis, doklad z IS SAP) je uveden v příloze č. 10 této směrnice. (5) Nákup lze uskutečnit i prostřednictvím platebních karet UP vydaných pověřeným zaměstnancům UP. K jednotlivým platbám musí držitelé karet dodat ekonomickým oddělením součástí doklady o nákupu zboží či služeb. Ve vyjímečných případech a pokud to umožňují pravidla projektů, je možné využití plateb soukromými platebními kartami zaměstnanců. K dokladu o nákupu je nutné doložit výpis z bankovního účtu zaměstnance UP, ze kterého je zřejmé, že platba byla uskutečněna. CH. Příjem hotovostí (1) Při poskytování služeb za hotové se postupuje tak, že zaměstnanec pokladny příslušné součásti UP vystaví příjmový pokladní doklad (zjednodušený daňový doklad) v IS SAP, který musí obsahovat: název a sídlo UP v Olomouci: Křížkovského 8, 771 47 Olomouc, IČ: 61989592, DIČ UP: CZ61989592, datum zdanitelného plnění (datum provedení služby, dodávky, provedení práce, přijetí platby), číslo SPP a předmět plnění, sazbu DPH, cenu celkem, podpis zaměstnance, který přijal hotovost, identifikace příjemce hotovostí na pokladních dokladech je důležitým prvkem průkaznosti, název a sídlo součásti UP. (2) Příjmové pokladní doklady zavádí do IS SAP pověřený zaměstnanec příslušné součásti UP včetně uvedení výnosové položky, PC, SPP a zdroje finacování a DPH na základě podkladu od příkazce operace. (3) Příjmový pokladní doklad (tiskopis, doklad z IS SAP) je uveden v příloze č. 11 této směrnice. I. Vyúčtování pracovních cest (1) Vyúčtování pracovních cest včetně cest zahraničních upravuje zákoník práce, na UP pak metodický pokyn kvestora Cestovní náhrady. Sazby jednotlivých náhrad jsou průběžně upravovány a vyhlašovány ve Sbírce zákonů formou Opatření MPSV ČR, na UP metodickými pokyny kvestora UP vždy v platném znění. (2) Cestovní příkaz schvaluje přímý nadřízený zaměstnance. Cestovní příkaz k zahraniční cestě schvaluje vedoucí příslušné součásti UP. Cestovní příkazy děkanů schvaluje rektor UP. Cestovní příkazy řediteli SKM a vedoucím zaměstnancům RUP schvaluje kvestor UP, v případě zahraničních cest rektor. Cestovní příkazy vedoucím zaměstnancům centrálních jednotek schvaluje příslušný prorektor v souladu s rozsahem pravomocí při zastupování rektora UP, v případě zahraničních cest rektor. (3) Likvidaci a kontrolu správnosti vyúčtování provede pověřený zaměstnanec součásti UP, který potom předá doklad k proplacení zaměstnanci pokladny příslušné součásti nebo předá soupis cestovních náhrad k bezhotovostnímu proplacení na OFIÚ na bankovní účty zaměstnanců. (4) Po vyúčtování zahraniční cesty se vydaná záloha likviduje vratkou nebo doplatkem, přičemž vrácenou hotovost v zahraniční měně vrátí příslušná součást UP do valutové pokladny, v ostatním se postupuje ve smyslu příkazu kvestora UP o provozu valutové pokladny. (5) Nevyúčtovanou zálohu na cestovní výdaje je organizace oprávněna v souladu s 147 odst. 1 písm. d) zákoníku práce srazit zaměstnanci ze mzdy i bez jeho souhlasu. (6) V ostatním se postupuje dle platného metodického pokynu kvestora UP o cestovních náhradách. J. Výplatní listiny stipendií a výčetky k výplatním listinám mezd (1) Výplatní listiny stipendií Poskytování stipendií se řídí Stipendijním řádem UP. Pověření zaměstnanci studijních oddělění fakult, vypracovávají výplatní listiny včetně rekapitulace za fakultu, které musí být opatřeny podpisy zaměstnanců odpovídajících za věcnou a formální správnost. Seznam stipendií předají pověření zaměstnanci součásti na OFIÚ RUP k proplacení. Zahraničním studentům je možné vyplatit v mimořádných případech stipendium v hotovosti na základě vyhotoveného platebního příkazu. (2) Výčetky k výplatním listinám mezd Výčetky k výplatním listinám mezd jsou zpracovány dle fakult, součástí UP a případně dle výplatních míst včetně rekapitulace, která je zpracována zvlášť za UP celkem a zvlášť za SKM. Výčetky jsou předány do hlavní pokladny UP. Správnost údajů je potvrzena podpisem vedoucí oddělení mezd RUP na obou rekapitulacích. Při výplatě mezd převodem na účty zaměstnanců UP je účetním dokladem bankovní výpis. Hlavní pokladna UP a pokladny fakult, které zajišťují výplaty mezd zaměstnancům v hotovosti, archivují podepsané výplatní listiny (popř. příjemcem podepsané výplatní sáčky), na nichž zaměstnanci potvrzují převzetí mzdy (odměny). Při zasílání výplaty mzdy poštovní poukázkou je dokladem potvrzení České pošty, s.p. obsahující jmenný seznam, který zůstává založen na OFIÚ RUP. Při opakovaném zasílání mzdy poštovní poukázkou prostřednictvím OFIÚ RUP, tj. v případě, kdy si zaměstnanec mzdu doručovanou poštou nevyzvedne v určené době, je dokladem potvrzení České pošty, s.p. obsahující jmena zaměstnanců, kteří si výplatu nepřevzali. Organizační zabezpečení výplat mezd a stipendií řeší každoročně metodický pokyn kvestora.

9 Směrnice rektora UP č. B3-13/8 K. Vnitřní přeúčtování, opravy účetních záznamů (1) Vnitřní přeúčtování výkonů a nákladů mezi jednotlivými součástmi UP se provádí v IS SAP pomocí tzv. Technických středisek. Účtování operací na technická střediska jednotlivých součástí se řídí metodickým pokynem kvestora UP o používání číselníků v IS SAP. (2) Součást, která předává náklady (výnosy), zašle doklad z IS SAP součásti, která přebírá náklady (výnosy) na technické středisko. Přebírající součást si převede tyto náklady (výnosy) na příslušná střediska (NS, PC). (3) Vnitřní účtování mezi SKM a ostatními součástmi UP se z důvodu nutnosti následného převodu finančních prostředků provádí formou vnitřní fakturace v systému SAP. (4) Vnitronáklady a vnitrovýnosy se přeúčtovávají v souladu s 25 zákona o účetnictví na úrovni vlastních (skutečných) nákladů, tj. cena nesmí obsahovat zisk. Vnitronáklady se účtují pomocí účtů účtové třídy 7. Přeúčtování vnitronákladů a vnitrovýnosů mezi součástmi se provádí na základě vnitřní fakturace, a to bez DPH (tj. nejedná se daňový doklad). (5) V doplňkové činnosti vykonává UP v souladu s 20 odst. 2 zákona o vysokých školách činnosti za úplatu. Ceny za výkony, práce a služby prováděné v rámci stanovené kalkulace v doplňkové činnosti obsahují i položku zisku (úplaty) a režijních nákladů, a to v souladu se směrnici rektora UP o hospodaření v režimu doplňkové činnosti, tj. probíhá fakturace vůči třetím osobám. Mezi jednotlivými součástmi UP nelze tedy vystavit daňový doklad pro jedno DIČ, tj. doplňkovou činnost nelze provádět pro jednotlivé součásti. (6) Opravy v účetních záznamech nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti, nesprávnosti, nesrozumitelnosti nebo nepřehlednosti účetnictví. Opravy se musí provádět tak, aby bylo možné určit osobu odpovědnou za provedení každé opravy, okamžik jejího provedení a zajistit obsah opravovaného účetního záznamu před opravou, tak jeho obsah po opravě. (7) Opravy v účetních záznamech se provádějí: a) opravným účetním zápisem tím se rozumí oprava zápisu, tj. nesprávný zápis se přeškrtne a doplní novým správným zápisem. Původní zápis musí zůstat čitelný. K opravenému zápisu připojí zaměstnanec, který opravu provedl datum a svůj podpis. b) opravným účetním dokladem tím se rozumí oprava dokladu, tj. vyhotoví se nový účetní doklad, na základě kterého se opraví původní nesprávný účetní zápis. c) stornem účetního dokladu tím se rozumí operace, při níž se původní doklad vystornuje a zaúčtuje se nový účetní doklad. (8) Opravy provedených účetních případů v IS SAP se provádí STORNEM. Storno dokladu musí být provedeno vždy v modulu informačního systému, ve kterém byl původní doklad pořízen (tj. např. storno faktury před zaúčtováním se provádí v modulu nákupu, kdežto storno faktury po zaúčtování se provádí v modulu účetnictví). Storno je nutné provádět vždy se stejným kódem DPH, tj. kódem daně, který je u původního dokladu. Při provádění storna je potřebné vybrat z informačního systému správný druh účetního storna (např. storno v běžném účetním období, storno v uzavřeném účetním období, negativní účtování v běžném účetním období, popřípadě negativní účtování v uzavřeném účetním období). (9) Rozúčtování nákladů uvnitř příslušné součásti UP a opravy provádí pověřený zaměstnanec této součásti na základě podkladů pro rozúčtování. Obdobný postup platí při rozúčtování mzdových nákladů uvnitř součásti UP. Doklady o rozúčtování jsou archivovány po dobu stejnou jako účetní doklady. L. Smlouvy (1) Veškeré smlouvy, ze kterých vyplývá peněžní plnění (nájemní, kupní, darovací, reciproční, smlouvy o dílo apod.), kromě smluv pracovních, musí být před podpisem konzultovány s ekonomickými odděleními součástí UP. (2) Pokud není ve smlouvě uveden požadavek na fakturaci, je úhrada plateb prováděna dle podmínek stanovených v příslušné smlouvě, a smlouva tvoří přílohu účetních dokladů. VI. Dotace pokladen a jejich vyúčtování (1) Jednotlivé součásti UP na základě požadavku potvrzeného tajemníkem fakulty, resp. vedoucím zaměstnancem univerzitního zařízení UP, dostávají z hlavní pokladny UP dotaci na drobná vydání a na výplatu cestovních účtů. (2) Limity pokladních hotovostí jsou stanoveny podle potřeby součástí UP a podléhají schválení kvestorem UP. (3) Předmětem pokladních operací jsou především: pohyby peněžní hotovosti, příjmy a výdaje, příjem a výdej cenin. (4) Pokladní místo příslušné součásti UP vede pokladní knihu na základě příjmových a výdajových dokladů. Vyplácí zálohy na cestovné a doplatky cestovních náhrad dle příslušných předpisů a proplácí drobná vydání. (5) Zaměstnanec pověřený vedením pokladny musí mít uzavřenou dohodu o odpovědnosti k ochraně hodnot svěřených zaměstnanci k vyúčtování (dále jen dohoda o odpovědnosti ) a je povinen pravidelně odsouhlasovat finanční hotovost s pokladní knihou. S podepsáním dohody o odpovědnosti musí být zajištěno, že přístup ke svěřeným hodnotám má pouze osoba, která tuto odpovědnost převzala.

10 Směrnice rektora UP č. B3-13/8 VII. Úschova a archivace účetních dokladů (1) Archivace účetních dokladů je upravena ve smyslu 31 zákona o účetnictví a platným Spisovým a skartačním řádem UP. VIII. Společná a závěrečná ustanovení (1) Tato směrnice je závazná pro všechny součásti UP. (2) Vedoucí jednotlivých součástí a vedoucí zaměstnanci univerzitních zařízení UP zabezpečí na základě této směrnice zpracování vlastní Směrnice o oběhu a zpracování účetních dokladů, která nesmí být v rozporu s touto směrnicí, pouze rozvádí ustanovení této směrnice na podmínky součásti. (3) Tato směrnice nabývá platnosti dnem jejího podpisu rektorem UP a účinnosti dnem jejího zveřejnění na úřední desce UP, tj. druhým dnem od nabytí platnosti. (4) Zrušuje se směrnice rektora UP č. B3-07/5-SR ze dne 9. října 2007 Oběh a zpracování účetních dokladů na UP v Olomouci. V Olomouci dne 1. října 2013 Prof. RNDr. Miroslav Mašláň, CSc., v. r. rektor UP Seznam příloh: č. 1. Stanovení příkazce, správce rozpočtu a hlavní účetní pro jednotlivé součásti UP č. 2. Objednávka z IS SAP č. 3. Průvodní list k přijaté faktuře č. 4. Průvodní doklad o použití nákladů na reprezentaci č. 5. Příjemka na drobný hmotný nehmotný majetek č. 6. Příjemka na spotřební materiál č. 7. Výdejka č. 8. Převodka a změna uživatele majetku č. 9. Žádanka o přepravu č. 10. Výdajový pokladní doklad č. 11. Příjmový pokladní doklad č. 12. Faktura odběratelská daňový doklad č. 13. Pověření k funkci správce rozpočtu č. 14. Pověření k funkci hlavní účetní č. 15. Pověření k funkci příkazce operace

11 Směrnice rektora UP č. B3-13/8

16 Směrnice rektora UP č. B3-13/8 Příloha č. 2