Harmonogram další práce zajištění výkonu spisové služby v elektronické podobě Metodické setkání k výkonu spisové služby v elektronické podobě Praha, 9. 6. 2015
Zázemí 1. Získat podporu vedení MČ a oprávnění k revizi a úpravě výkonu spisové služby v celé MČ Oprávnění od tajemníka ÚMČ k analýze a řešení stavu spisové služby na MČ. 2. Získat podmínky pro revizi a úpravu výkonu spisové služby Personální kapacity, čas pro tuto činnost, přístupy k dokumentům a evidencím v různých IS.
Zázemí 3. Zjistit stav spisové služby na MČ Osobním jednáním se všemi útvary a orgány, ptát se po vykonávaných činnostech a zpracovávaných dokumentech.
1. Zjistit, jaké typy dokumentů jsou doručovány MČ, jaké vznikají uvnitř (na všech útvarech, ve všech orgánech) a v jaké podobě (analogové nebo digitální) Dokumentem je každá zaznamenaná informace (vyjma soukromých dokumentů a dokumentů nepodléhající evidenci podle spisové řádu). Nejen žádosti a jejich vyřízení, ale i účetní doklady, smlouvy, interní akty řízení MČ, výroční zprávy, kontrolní zprávy, zápisy a záznamy z jednání vedení MČ (usnesení rady a zastupitelstva), dokumenty obsahující utajované informace, projevy volených orgánů, dokumentace vlastní činnosti úřadu (zejm. fotografie), dokumentace staveb, propagační dokumenty a jiné dokumenty určené ke zveřejnění.
2. Současně zjistit, jakými evidenčními pomůckami dokumenty procházejí, jakou mají pomůcky podobu (listinnou nebo elektronickou), a ověřit jejich potřebnost Evidenční pomůcka je cokoli, co zaznamenává informace o dokumentech za účelem jejich správy. V elektronické podobě je pomůckou IS, který zaznamenává nebo přímo spravuje dokumenty. Nejen podací deník, ale i kniha došlých a odeslaných faktur, jednací protokol pro dokumenty obsahující utajované informace, evidence smluv, evidence usnesení rady a zastupitelstva MČ vykonává ze zákona spisovou službu v elektronické podobě, a pouze v případě, kdy to stanoví jiný právní předpis, používá listinnou evidenci.
3. Ujasnit si tvorbu spisu ve všech případech, ve kterých se na MČ tvoří Spis se nemusí tvořit vše, pokud to není účelné. Pokud je, tvoří se sběrných archem nebo spojováním dokumentů. V určitých agendách se vytvářejí typový spis (osobní spisy, spisy živnostníků, stavební spisy). 4. Stanovit postup evidence dokumentů Jaké údaje bude evidovat podatelna a kdo tuto evidenci a v jakém rozsahu doplní sekretariát odboru, vedoucí oddělení, zpracovatel, výpravna, spisovna nebo správní archiv. Zohlednit přechod dokumentů mezi evidencemi.
5. Určit, co se bude v rámci ERMS nebo jiné pomůcky v elektronické podobě dít s analogovým dokumentem (vstupem převodu) Naplňování požadavků na převod dokumentů v rámci výkonu spisové služby v elektronické podobě vyžaduje zvýšenou péči o analogový vstup převodu. Vstup musí být stejně označen jako výstup (jednoznačným identifikátorem). Dále by měl být uchován až do skartačního řízení tak, aby byl vyhledatelný a použitelný. Je nutné buď stanovit oběh vstupu spolu s výstupem v digitální podobě nebo ukládání na podatelně, v útvarové spisovně, ve spisovně...
6. Stanovit podobu otisku podacího razítka a referátníku Pro zajištění zřetelné identifikace a oběhu dokumentů v analogové podobě. 7. Stanovit grafický styl dokumentů Vyhotovované dokumenty mají vyhláškou předepsané náležitosti. 8. Stanovit podmínky podepisování a užívání úředních razítek Včetně elektronického podpisu a elektronické značky s použitím časového razítka. Zohlednit formu odeslání.
9. Vytvořit podmínky pro převod dokumentů Formou autorizované konverze dokumentů i ověřovaného převodu pro evidenční místa (podatelnu...). 10. Upravit ERMS a ostatní samostatné evidence dokumentů vedené v elektronické podobě Prověřit IS návodem pro kontrolu výkonu spisové služby, příp. individuálně podle vyhlášky a NSESSS. Ověřit i fázi uchovávání digitálních dokumentů a připravenost na skartační řízení.
11. Upravit spisový řád Podle vzorového spisového řádu a vlastních provozních podmínek. Zkontrolovat s právními požadavky na spisový řád. 12. Proškolit pracovníky ve spisové službě Týká se jak pracovníků podatelny a výpravny, spisovny nebo správního archivu, zpracovatelů, tak zejm. vedoucích pracovníků, podepisujících osob a sekretářek volených zástupců.
13. Zaevidovat nebo doplnit evidenci dokumentů Doplnit evidenci dosavadních dokumentů podle fází jejich života ( živé a uložené ve spisovně) do evidenčních pomůcek, popřípadě nalezené dokumenty zaevidovat.
Trvalé úkoly A takto postupovat neustále při jakékoli změně předarchivní péče nebo organizační či kompetenční změně. A hlavně nezapomínat neustále školit pracovníky spisové služby.
AHMP 1. Nabídnout Vám metodickou pomoc Na internetu http://www.ahmp.cz/index.html?mid=31, společným setkáním nebo na místě formou dohlídky. 2. Provést dohled nad stavem předarchivní péče Navštívit všechny velké MČ do konce letošního roku a zdokumentovat stávající stav. 3. Provést výběr archiválií ve skartačním řízení v elektronické podobě Od příštího roku pomáhat vyřazovat dokumenty MČ vedené v elektronických evidencích.