Příručka jakosti a environmentu Datum platnosti: Datum účinnosti: Změna: 1.5.2005 1.5.2005 0 Dne: 13.4.2005 Dne: 25.4.2005 1 / 6
O B S A H : 1. Úvod 3 2. Oblast použití systému řízení 3 3. Politika 3 4. Dokumentace 4 4.1 Řízení dokumentace 4 4.2 Řízení záznamů 4 4.3 Interní audit 4 4.4 Opatření k nápravě a prevenci 4 4.5 Neshodný produkt 4 5. Procesy 4 6. Plánování 5 6.1 Cíle a cílové hodnoty 5 6.2 Programy 5 6.3 Environmentální aspekty 5 7. Odpovědnost a pravomoc 5 8. Monitorování a měření 5 8.1 Spokojenost zákazníka 6 9. Hodnocení dodavatele 6 10. Související dokumentace 6 11. Změna dokumentu 6 12. Revize dokumentu 6 13. Přílohy 6 Dne: 13.4.2005 Dne: 25.4.2005 2 / 6
1. Úvod Novodobé bytové družstevnictví v okrese Most, odvíjející se většinou od působení podnikových družstev, má více než čtyřicetiletou tradici. Počátky dnešního Stavebního bytového družstva Krušnohor sahají již do roku 1967. Svůj současný název získalo Stavební bytové družstvo Krušnohor v roce 1979 na jednání nejvyššího orgánu družstva Shromáždění delegátů. Všechna významná bytová družstva Mostecka se postupně integrovala v dnešním Stavebním bytovém družstvu Krušnohor. Vzniklo tak již do roku 1989 jedno z velkých československých družstev. Rozšiřování Krušnohoru pak bylo završeno privatizací obecního bytového fondu. Již v jejím průběhu se Stavební bytové družstvo Krušnohor stalo druhým největším bytovým družstvem České republiky. Správa našeho bytového družstva je v současnosti velkým podnikem postaveným na moderní bázi. O dnešním zázemí, vybavení výpočetní technikou a kvalitě právního, ekonomického i technického servisu se našim předchůdcům ani nesnilo. Ceníme si působení mnoha lidí, kteří v jednotlivých družstvech obětavě pracovali ve prospěch ostatních, pro kvalitu společného bydlení i životního prostředí ve svém okolí. Společná starost a zodpovědnost za bydlení spojuje minulost i současnost. Díky těmto v dnešní době poměrně vzácným vlastnostem, které se v rámci družstevnictví mají možnost projevit, se jednoznačně prokázala životaschopnost družstevní myšlenky i v podmínkách moderního vývoje. S radostí můžeme konstatovat, že v rámci České republiky Stavební bytové družstvo Krušnohor stojí nyní v popředí tohoto progresivního dění, které aktivně spoluurčuje. Stavební bytové družstvo Krušnohor prosazuje moderní technologie oprav domů, administrativně je řízeno technicky, ekonomicky i právně fundovanou správou. Zodpovědnost za další chod Stavební bytové družstvo Krušnohor však mají všichni družstevníci svým přístupem k bydlení a odpovědným výběrem svých zástupců ve výborech samospráv a společenství vlastníků i pro shromáždění delegátů. Cílem všech funkcionářů, pracovníků správy i spolupracovníků Stavební bytové družstvo Krušnohor zůstává i ve třetím tisíciletí zajistit členům družstva spokojené, pohodlné, bezproblémové a finančně optimální bydlení. 2. Oblast použití systému řízení Předmětem systému řízení je správa a provoz nemovitostí včetně realitní činnosti a související služby výstavba, údržba, opravy, modernizace a rekonstrukce nemovitostí administrativní správa včetně vedení účetnictví provoz tepelného hospodářství Z integrovaného systému řízení jakosti a environmentu jsou vyjmuty následující požadavky normy ISO 9001: 7.3 Návrh a vývoj 7.5.2 Validace procesů výroby a poskytování služeb Důvodem vyloučení je charakter činnosti družstva, který nezahrnuje výrobu a s ní bezprostředně související problematiku. 3. Politika Náš přístup k zákazníkům a všem zainteresovaným stranám, včetně naší vize do budoucnosti jsou zpracovány formou politiky družstva. Politika jakosti a environmentu je zveřejněna na http://www.sbdkrusnohor.cz/ pro všechny zaměstnance, zainteresované strany i pro širokou veřejnost. Politika je uvedena v příloze č.2 této příručky. Dne: 13.4.2005 Dne: 25.4.2005 3 / 6
4. Dokumentace Integrovaný systém řízení je vytvořen, udržován a zlepšován tak, aby byly činnosti a související zdroje řízeny jako proces a požadovaných výsledků bylo dosaženo mnohem účinněji. To je v souladu s uplatněním následujících systémových norem: ISO 9001 - Systémy managementu jakosti Požadavky ISO 14001 - Systémy environmentálního managementu Specifikace s návodem pro její použití Stavební bytové družstvo Krušnohor v souladu s požadavky výše uvedených norem má vytvořený, dokumentovaný, uplatňovaný a udržovaný jednotný integrovaný systém a neustále se snaží zlepšovat jeho efektivnost. 4.1 Řízení dokumentace Směrnice Řízení dokumentace popisuje proces řízení dokumentace, stanovuje postupy pro řízení všech používaných interních a externích dokumentů v družstvu. Řízená interní dokumentace je před vydáním řádně posouzena, schválena a autorizována. Dokumentace je pravidelně revidována, je zajišťována identifikace změn a aktuálnost dokumentů. Dokumentace je dostupná všem pracovníkům družstva na síťovém disku družstva a v tištěné podobě na dokumentačním místě. Řízená externí dokumentace má zajištěnou identifikaci a řízenou distribuci. Svaz českých a moravských bytových družstev zajišťuje požadavky na změny a novinky v oblasti legislativy. 4.2 Řízení záznamů Směrnice Řízení záznamů popisuje proces řízení záznamů, stanovuje vytváření a udržování záznamů pro poskytnutí důkazu o shodě s požadavky systému managementu jakosti a systému environmentálního managementu. 4.3 Interní audit Družstvo v plánovaných intervalech provádí interní audity, aby bylo zjištěno, zda integrovaný systém je správně zaveden a efektivně uplatňován a udržován a zda vyhovuje požadavkům na integrovaný systém, požadavkům a plánovaným činnostem družstva. Pravidla pro realizaci interních auditů jsou popsána ve směrnici Řízení interního auditu. 4.4 Opatření k nápravě a prevenci Směrnice Opatření k nápravě a prevenci stanovuje postupy k provádění preventivních a nápravných opatření k vyloučení možného nebo opakovaného výskytu neshod nebo k zamezení snížení jakosti poskytovaných služeb či zhoršení životního prostředí. 4.5 Neshodný produkt Pokud dojde k neshodnému produktu, je neshoda řízena pomocí směrnice Opatření k nápravě a prevenci 5 Procesy Družstvo má identifikovány potřebné procesy pro systém managementu jakosti a systém environmentálního managementu. Procesy jsou uvedeny v Mapě procesů (Obrázek č. 1). Kritéria, metody a zdroje potřebné pro zajištění řízení procesů a informace nezbytné pro podporu fungování procesů a pro jejich monitorování jsou popsány v Registru procesů. Dne: 13.4.2005 Dne: 25.4.2005 4 / 6
6 Plánování Management družstva stanovil plán na efektivní a účinné plnění cílů jakosti, cílů environmentu a požadavků, které jsou v souladu se strategií společnosti. Management družstva systematicky přezkoumává procesy, aby byla zajištěna integrita systému managementu jakosti a systému environmentálního managementu při jeho změnách. 6.1 Cíle a cílové hodnoty Shromáždění delegátů pravidelně stanovuje cíle družstva. Za naplňování stanovené politiky a stanovených cílů odpovídají všichni zaměstnanci družstva. Management družstva, tam kde je to možné, cíle a cílové hodnoty kvantifikuje. Provádí pravidelné kontroly probíhajících činností a procesů a vyhodnocuje konečný výsledek splněného cíle. Cíle jakosti a environmentu jsou přístupné pro všechny zaměstnance správy družstva na síťovém disku. 6.2 Programy Management družstva vytváří a udržuje programy pro dosažení svých cílů a cílových hodnot. Každý program obsahuje odpovědnosti za dosažení cílů a cílových hodnot pro každou příslušnou funkci a úroveň družstva a prostředky a časový rámec, ve kterém mají být dosaženy. Programy jsou pravidelně prověřovány a vyhodnocovány, minimálně jednou ročně dochází k přezkoumání vedením a předložení zprávy Shromáždění delegátů. Programy družstva jsou přístupné pro všechny zaměstnance správy družstva na síťovém disku. 6.3 Environmentální aspekty Družstvo má vytvořeny postupy k identifikaci environmentálních aspektů svých činností, které řídí a na které má vliv. Určuje a kontroluje ty aspekty, které mají nebo mohou mít významný dopad na životní prostředí. Aspekty jsou popsány v Registru aspektů.tyto informace jsou průběžně aktualizovány. Tento postup popisuje směrnice Řízení registru rizik. 7 Odpovědnost a pravomoc Odpovědnosti, pravomoci a vzájemné vztahy všech zaměstnanců družstva jsou stanoveny Organizačním řádem Pracovním řádem Popisy pracovních funkcí Interní dokumentací Plnou mocí, pověřením nebo jiným odborným způsobem apod. Pro informaci a snadnou orientaci v organizační struktuře je zaměstnancům družstva k dispozici na síťovém disku Organizační schéma. 8 Monitorování a měření Družstvo plánuje a uplatňuje procesy monitorování, měření, analýzy a zlepšování, které jsou potřebné pro prokázání shody produktu, zajištění shody integrovaného systému, neustálé zlepšování efektivnosti integrovaného systému hodnocení shody s legislativou. Dne: 13.4.2005 Dne: 25.4.2005 5 / 6
Pro monitorování a měření v oblasti jakosti a environmentu má družstvo stanoveny postupy. 8.1 Spokojenost zákazníka Družstvo monitoruje informace týkající se vnímání zákazníka, zda družstvo splnilo jeho požadavky. Způsob získávání a používání těchto informací je popsán interním dokumentem Hodnocení spokojenosti zákazníka. Jedná se o zpracování informací do formuláře. 9 Hodnocení dodavatele Družstvo provádí hodnocení významných dodavatelů. Hodnocení je zaznamenáno na interním dokumentu Hodnocení dodavatele a to na základě informací získaných na osobním jednání s daným dodavatelem, které se koná minimálně jednou za rok. 10 Související dokumentace ISO 9000:2000 Systémy managementu jakosti Základy, zásady a slovník ISO 9001:2000 Systém managementu jakosti - Požadavky ISO 14001:2004 Systémy enviromentálního managementu Specifikace s návodem ISO 19011:2002 Směrnice pro auditování SR 01 Řízení dokumentace SR 02 Řízení záznamů SR 03 Řízení interního auditu SR 04 Opatření k nápravě a prevenci SR 05 Řízení registru rizik 11 Změna dokumentu Veškeré změny této směrnice jsou prováděny podle směrnice SR 01 Řízení dokumentace. 12 Revize dokumentu Revize této směrnice se provádí v termínu dvou let od data vydání této směrnice, její poslední změny nebo revize. 13 Přílohy Příloha č.1 - Procesní mapa Příloha č.2 - Politika jakosti a environmentu Dne: 13.4.2005 Dne: 25.4.2005 6 / 6
Příloha č. 1 Procesní mapa Vypracoval: ing. Kateřina Kurková Schválil: Roman Laur a František Ryba Dne: 20. 5. 2005 Dne: 23.5.2005
Procesní mapa Vypracoval: ing. Kateřina Kurková Schválil: Roman Laur a František Ryba Stránka Dne: 20. 5. 2005 Dne: 23.5.2005 1/1
Příloha č. 2 Politika jakosti a environmentu Vypracoval: ing. Kateřina Kurková Schválil: Roman Laur a František Ryba Dne: 20. 5. 2005 Dne: 23.5.2005
Kvalitní, levné a bezproblémové bydlení Stavební bytové družstvo Krušnohor zajišťuje svým zákazníkům profesionální služby, jejichž cílem je kvalitní, levné a bezproblémové bydlení v bytových domech v mosteckém regionu. Tohoto záměru družstvo dosahuje následujícími zásadami: Družstvo má k dispozici tým pracovníků vedený managementem, kteří se řídí důkladně propracovanými postupy, předpisy a podnikovou legislativou ověřenými léty činnosti a praktických zkušeností. Každý z pracovníků, stejně tak jako celý management si uvědomuje svůj individuální podíl na kvalitě poskytovaných služeb, stejně tak jako nutnost týmové práce, bez které by nebylo možné služby dostatečně rozvíjet. Činnost družstva je vedena moderními metodami využívajícími moderní technologie a postupy tak, aby - dopad do povědomí zákazníků byl co nejpříznivější, - družstvo bylo spolehlivým partnerem pro všechny spolupracující společnosti, firmy a fyzické osoby, - činnost družstva vedla k co nejšetrnějším dopadům do životního prostředí mosteckého regionu. Management družstva si je vědom všech úkolů a úskalí v oblasti družstvem poskytovaných služeb a bere na sebe plnou odpovědnost za trvalé zlepšování efektivnosti systému řízení jakosti a environmentu. Vypracoval: ing. Kateřina Kurková Schválil: Roman Laur a František Ryba Stránka Dne: 20. 5. 2005 Dne: 23.5.2005 1/1