v HOTEL TIME a.s. Představení služeb a společnosti
Obsah Obsah... 02 Představení společnosti... 03 Nabídka produktů a služeb... 04 Zapojení systému... 06 Cena systému.... 07 Technické parametry... 09 Propojení s ostatními systémy... 10 Zákaznická podpora a demoverze... 11 Kontaktní údaje... 12 2
Představení společnosti Společnost HOTEL TIME, a.s. byla založena v roce 2002 základním kapitálem 3 mil. Kč několika soukromými osobami za účelem vytvoření a provozování moderního hotelového informačního a rezervačního systému s důrazem na využití internetu jako nového obchodního kanálu. Za vznikem společnosti a systému stála nejen vlastní zkušenost zakladatele společnosti s vedením vlastního ubytovacího zařízení, ale také regionální informační kancelář, která od počátku systém HotelTime využívala pro zefektivnění komunikace s turisty a ubytovacími zařízeními. Velmi záhy po vzniku systému se také začaly ukazovat vysoké přednosti systému v oblasti managementu vzhledem k možnosti kontroly dat, zaměstnanců a chodu hotelu prakticky odkudkoliv. Zároveň také výhody plynoucí z úspor jinak nutných investic ze strany ubytovacích zařízení do hardwarové infrastruktury a její správy. Společnost od roku 2002 neustále investovala a investuje do vývoje softwaru vzhledem k aktuálním požadavkům zákazníků i aktuálnímu vývoji v hotelové oblasti. Za účelem vývoje nových technologií systému HotelTime a sledování současných trendů se zástupci společnosti HOTEL TIME, a.s. pravidelně účastní mezinárodních IT konferencí například Tech days v Paříži. Díky tomu je nyní systém již ve své třetí verzi a obsahuje on-line spojení s internetovými rezervačními systémy nebo podrobný modul pro rezervaci dalších služeb, jako jsou wellness nebo konferenční prostory. Od roku 2005 licencuje společnost také modifikace software HotelTime pro jiné než hotelové provozy, jako je například společnost poskytující masáže. HotelTime lze použít i pro informační centra, která prodávají volné kapacity ubytovacích zařízení využívajících systém HotelTime. V roce 2009 společnost HOTEL TIME, a.s. propojila systém s mezinárodním rezervačním portálem Expedia.com/Hotels.com. V tomtéž roce společnost HOTEL TIME, a.s. vyhrála výběrové řízení vypsané Zlínským krajem na dodání hotelového systému pro ubytovací zařízení a společně s Centrálou Cestovního Ruchu východní Moravy tak propojila ubytovatele na východní Moravě online. V roce 2010 uvedla společnost na trh verzi svého recepčního hotelového softwaru HotelTime uzpůsobenou pro provoz v rámci hotelových řetězců. V roce 2011 společnost uvádí na trh svůj nejnovější produkt, pokladní a skladový systém Vento a spolu s rezervačním a hotelovým systémem HotelTime a systémem WellnessTime pro wellness a sportovní zařízení doplňuje tak komplexní softwarovou platformu. HOTEL TIME, a.s. je garantovaným dodavatelem Asociace hotelů a restaurací České republiky a členem České Asociace Wellness 3
Nabídka produktů a služeb Hotelový a rezervační systém pro ubytovací zařízení - HotelTime FULL - Komplexní hotelový a rezervační systém vhodný pro všechny typy ubytovacích zařízení. - HotelTime LITE - Limitovaný hotelový systém, vhodný pro chaty, malé pensiony do 10 pokojů a ubytování v soukromí. - HotelTime Multi-property Solution - Centrální hotelový systém pro více ubytovacích zařízení, vhodný pro hotelové řetězce. Pokladní a skladový systém pro bary a restaurace - Vento - Pokladní a skladový systém pro všechny typy barů a restaurací a dalších gastronomických zařízení. Systém je plně internetový a obsahuje kromě kasy - tedy pokladní části i administrační část a kompletní skladové hospodářství. Systém pro wellness a sportovní zařízení - WellnessTime - Komplexní rezervační systém pro wellnessy, spa, beauty salony, masážní salony, sportoviště a jiná zařízení. Systém je plně internetový a obsahuje především kompletní část pro recepci, manažerský reporting, fakturaci i on-line modul pro rezervace a prodej certifikátů. 4
Nabídka produktů a služeb Ostatní produkty - Expedia Quick Connect - Obousměrný interface (propojení) systému HotelTime s mezinárodním ubytovacím portálem Expedia.com - Online formulář na webové stránky - On-line rezervační formulář na webové stránky (v rámci systému HotelTime ve verzi FULL i LITE je automaticky součástí systému bez provize, lze však po individuální dohodě pořídit i samostatně). - Vývoj vlastních modulů a aplikací - Možnost objednat si vývoj preferovaného modulu či aplikace např. pro iphone, CRM, apod. - Vývoj a úpravy webů a portálů - Možnost objednat si vytvoření a vývoj webových stránek a portálů. - Doplňkové služby - Grafické úpravy (CSS kaskádové styly), SEO a internetový marketing, hotelové a manažerské konzultace. 5
Zapojení systému Zapojení systému - instalace Důležitou součástí pořízení jakéhokoliv systému je vyřešení otázky zapojení systému do provozu. Naší hlavní předností je jednoduché zapojení systému protože: - Odpadají instalační komplikace, systém je plně on-line - Odpadají nároky na hardware, stačí běžné internetové připojení - Odpadá časová náročnost, pro nastavení systému stačí vyplnit dotazník - Odpadá finanční náročnost při pořízení, za systém se platí měsíčně - Odpadá zdlouhavý proces zaškolení uživatelů, obvykle stačí 2-3 hodiny Standardně funguje například u systému HotelTime celý proces od rozhodnutí pořídit si systém do spuštění systému od 1 dne do cca 30 dní, záleží při tom především na velikosti ubytovacího zařízení (od 1 do 130 pokojů), struktuře provozu a požadavcích zákazníka. U hotelových řetězců a větších zákazníků (nad 130 pokojů) probíhá v úvodu navíc organizační schůzka, kde se stanoví podrobný implementační plán, který definuje a systematicky řeší zapojení v krátkodobém a dlouhodobém horizontu. Postup je tedy vždy v tomto případě individuální dle oboustranné dohody. Pro systém WellnessTime platí stejné podmínky jako pro systém HotelTime, pro zapojení hraje roli počet místností, terapeutů a další specifikace klienta. U systému Vento se při zapojení vychází z počtu lokalit, zda jde o software nebo i hardware a další specifikaci provozu klienta. V případě instalace na místě je předpokládaná doba zapojení cca 1 2 dny u zákazníka. v případě, že klient zakoupí pouze software, lze vyřešit zapojení na dálku tzv. instalačním balíčkem. Další postup včetně školení, nastavení systému apod. se stanovuje na základě dohody mezi dodavatelem a zákazníkem. Příklad standardního procesu zapojení vypadá takto: Obchodní část - Uzavření licenční smlouvy - Zaplacení zálohy na systém - Předání dotazníku zákazníkovi na vyplnění pro přípravu systému - Předání kontaktů na oddělení zákaznické podpory Zákaznická část - Schůzka s vedením, projednání priorit, seznámení s provozem, plán zapojení a školení - Nastavení systému dle dotazníku - Úvodní školení - Předání přístupových hesel - Asistence při spuštění ostrého provozu na vyžádání dle dohody - Zákaznická podpora uživatelů telefonicky a emailem 6
Cena systému Pořizovací náklady Při pořizování systému HotelTime a WellnessTime neexistují žádné vstupní náklady. Instalace a nastavení systému je bezplatné, stejně jako proškolení uživatelů včetně recepce. Systém je placen formou měsíční licence, jejíž velikost je úměrná velikosti hotelu nebo sportoviště a která zahrnuje i nadstandardní řadu služeb, především pak uživatelskou podporu telefonicky či emailem nebo automatické spouštění aktualizovaných verzí systému včetně úprav, týkající se změn legislativy. Podstatnou výhodou systému je také absence poplatků (provizí) z rezervací realizovaných prostřednictvím on-line rezervačního systému HotelTime a WellnessTime z vlastních webových stránek. Díky využití internetu odpadají další náklady, jako jsou investice do vlastního hardware (serveru) v budově anebo jeho spravování IT technikem, pravidelné zálohování dat a jejich bezpečnost. Instalace a nastavení systému je bezplatné, stejně jako proškolení uživatelů včetně recepce. Cena za licenci je kalkulována vždy individuálně a na základě zakoupené verze a podmínek uvedených ve smlouvě. Výsledkem jednání je vždy fixní měsíční poplatek, který je fakturován měsíčně. Výše poplatku je kalkulována u systémů takto: HotelTime - podle verze systému a počtu pokojů ubytovacího zařízení WellnessTime - dle počtu místností a počtu terapeutů. Vento - dle verze systému a počtu lokalit. U systému Vento je navíc účtován instalační poplatek v případě, že dochází k instalaci kasy na místě u zákazníka. Měsíční poplatek tedy obsahuje vždy dvě části (instalace a měsíční licenční poplatek). Instalace Cena za instalaci systému HotelTime a WellnessTime činí 0, Kč (nebude účtováno). Instalací se rozumí především následující body: - Kompletní nastavení ubytovacího zařízení dle požadavků klienta a jeho obchodních podmínek v rámci systému, předání přístupových kódů, konzultace o možnostech využití systému a on-line funkcí - Instalace a konfigurace případných interfaců (s výjimkou software třetích stran) - Odborný dohled při nasazování systému po dohodě obou stran 7
Cena systému Měsíční licenční poplatek Měsíční poplatek je konečný, cena je fixně stanovena v licenční smlouvě a nepodléhá inflaci. Cena za systém HotelTime se počítá dle počtu pokojů, pohybuje se od cca 1 000, Kč bez DPH u malých ubytovacích zařízení, u systému WellnessTime od cca 2 500,- Kč bez DPH dle počtu sportovišť,.a u systému Vento cca od 1 500, - Kč bez dph dle počtu lokalit. Cena obsahuje kromě licence i: - Provoz a servis softwaru - Veškeré moduly softwaru dle zakoupené verze - Školení na místě dle dohody a potřeby, telefonickou a e-mailovou podporu při využívání systému - Uživatelská hotline k dispozici 7 dní v týdnu - Veškeré upgrady (nové verze) systému včetně případných budoucích interfaců a modulů Na přání Vám rádi připravíme cenovou nabídku na míru! 8
Technické parametry Hardware a internet Z technického hlediska jsou všechny systémy provozovány na hardwarové infrastruktuře společnosti HotelTime, není tedy nutné provádět jakékoliv investice do hardwarového nebo navazujícího softwarového vybavení jako je nákup nových nebo posilování stávajících počítačů-serverů či nových operačních systémů, databázových serverů a podobně. U systému Vento je doporučujeme pořízení kasy, administrativní část běží internetově a využívá tedy stejných výhod jako ostatní systémy. K provozu systému je potřeba pouze běžné PC a připojení k Internetu. Z hlediska hotelu postačí standardní připojení (např. adsl linka), doporučuje se mít k dispozici alternativní zdroj připojení (WiFi, telefonní linka, GPRS), nejlépe bez měsíčních paušálů. Systém HotelTime i WellnessTime je také možné využívat na počítačích Apple MAC, alternativně na zařízeních jako jsou např. Apple iphone, ipad nebo přes chytré telefony se systémem Windows Mobile a telefony se systémem Android. Hardwarová infrastruktura je umístěna v hostingovém centru společnosti Casablanca na adrese Vinohradská 184, Praha 3. Společnost HOTEL TIME, a.s. disponuje vlastními značkovými servery Dell (hlavní databázový server v konfiguraci Dell PowerEdge R710-2xQuad Core Xeon E5530 2.4GHz, 8M Cache, 5.86 GT/s QPI, Turbo; 32GB RAM 1066MHz; 6x 450GB HDD SAS 15k rpm - RAID5; High Output Redundant Power Supply - 2 PSU - 870W). Správa serverů je prováděna pomocí vlastních zaměstnanců a kromě limitovaného elektronického přístupu je i osobní přístup podmíněn přístupem pomocí čipových karet, osobních dokladů a vlastnictví bezpečnostního klíče. Záloha systému a zabezpečení Hardware je několikrát jištěn (duplicitní servery, náhradní zdroje elektrické energie včetně diesel agregátů, 24h ostraha). Zálohování dat probíhá každých 30 minut a data jsou přenášena i na náhradní servery v jiné geografické lokalitě. Pomocí náhradních serverů je možné obnovit provoz v případě výpadku přístupu do hlavní budovy během několika desítek minut. Uživatelská komunikace se serverem probíhá šifrovaně pomocí protokolu SSL, který společnost HotelTime zakoupila u společnosti Thawte a pravidelně ho obnovuje. 9
Propojení s ostatními systémy Propojení systémů S propojením systému HotelTime s jinými softwary máme bohaté zkušenosti. Samotnému propojení obvykle předchází schůzka, kde je definováno přesné zadání přenosů za účasti dodavatelů softwarů, které budou propojeny a zákazníka. Specifikace jednotlivých přenosů jsou pak přílohou licenční smlouvy a jsou předmětem fakturace v rámci obchodní dohody. Po uzavření smluvních ujednání se přenos dat řeší technicky. Doba od závazné objednávky přenosů po ostré spuštění je individuální a závislá na koordinaci všech zúčastněných stran. Automaticky považujeme za součást propojování s jiným softwarem komunikaci s dodavatelem, testování přenosů a úvodní školení pro ovládání naší části propojení. V případě, že máte vlastní software, který nelze se systémem propojit, umíme Vám doporučit jiný vhodný software s ohledem na přiměřené náklady a míru využitelnosti pořizovaného softwaru. Systém HotelTime umíme propojit například se systémy vyvíjenými společností HOTEL TIME, a.s., tzn. pokladní a skladový systém Vento a systém pro Wellness, spa a sportovní zařízení WellnessTime, dále pak se systémy třetích stran Allwin, WinTel, EVVA, Saflok, Vision - Vingcard, Onity, Exakt, Expedia/Hotels.com, Pay TV room base, Byznys, Premier, Pohoda, Optimus Gastro, Septim, Food600, ČNB a dalšími 10
Zákaznická podpora a demoverze Zákaznická podpora Pro získání pomoci v rámci používání a funkcí systému HotelTime, Wellnesstime a Vento můžete využít jak telefonické, tak i e-mailové podpory: E-mailová podpora: support@hoteltime.cz Telefonická podpora - HOTLINE: + 420 604 200 006 Telefonická podpora je k dispozici v pracovní dny od 8:00 do 20:00. V sobotu, v neděli a ve státní svátky je linka HOTLINE otevřena pro Vaše dotazy od 8:30 do 12:30. E-mailová podpora je k dispozici v pracovní dny od pondělí do pátku od 8:00 do 17:30. Po obdržení Vaší zprávy mimo uvedené časy bude zpráva automaticky zaregistrována a odpovíme Vám v nejbližším možném termínu. Školení Součástí systémů je i školení uživatelů systému. Provádíme profesionální školení jak pro skupiny, tak pro jednotlivce. Úvodní školení systému je zdarma, školení nad rámec licenční smlouvy jsou zpoplatněny. Manuály a demoverze Uživatelské manuály jsou k dispozici uživatelům přímo v systému nebo je možné získat na vyžádání přes oddělení zákaznické podpory. Uživatelům je dále k dispozici 24 hodin denně on-line demoverze systému HotelTime, WellnessTime i Vento. Přístup do demoverze systému Vám poskytne na vyžádání oddělení zákaznické podpory společnosti HOTEL TIME..a.s. 11
Kontaktní údaje HOTEL TIME, a.s. U Vodárny 896/14 130 00 Praha 3 - Vinohrady web: www.hoteltime.cz email: info@hoteltime.cz facebook: www.facebook.com/hoteltime gsm hotline: +420 604 200 006 tel: +420 226 216 206 fax: +420 224 817 708 Vedení společnosti: Bc. Jan Hejný - předseda představenstva Ing. Roman Lain - místopředseda představenstva Jan Pravda - místopředseda představenstva 12