Odborná zpráva o postupu prací a dosažených výsledcích za rok 2014 Příloha k průběžné zprávě za rok 2014 Číslo projektu: TD020138 Název projektu: Optimalizace procesu nákupu externích poradenských služeb pro uchazeče a zájemce o zaměstnání evidované na Úřadu práce České republiky Předkládá: Název organizace: Jméno řešitele: Národní vzdělávací fond, o.p.s. Ing. Zuzana Freibergová 1
Obsah 1. Představení projektu... 3 2. Průběh řešení projektu a plnění dílčích cílů v roce 2014... 4 3. Výsledky projektu... 8 4. Plánované aktivity a výstupy v roce 2015... 9 5. Seznam dílčích výstupů... 11 2
1. Představení projektu Projekt Optimalizace procesu nákupu externích poradenských služeb pro uchazeče a zájemce o zaměstnání evidované na Úřadu práce České republiky byl pracovníky Střediska podpory poradenských služeb NVF o.p.s. připraven na základě předchozích zjištění a zkušeností získaných řešením jiných projektů vztažených k poradenským činnostem Úřad práce. Ze závěrů a zjištění těchto projektů vyplynula potřeba proces nákupu externích služeb inovovat a sjednotit. Po projednání a ověření zájmu ze strany Generálního ředitelství ÚP byl projekt připraven a jeho řešení probíhá v úzké spolupráci jak s pracovníky GŘ ÚP, tak i s pracovníky různých úrovní pracovišť Úřadu práce a dalšími odborníky. Řešení projektu probíhalo v roce 2014 podle plánu. Byly realizovány všechny naplánované aktivity a splněny dílčí cíle. Byla zpracována vstupní analýza, připraveno a realizováno dotazníkové šetření, vybrány problémové okruhy pro další zpracování a zrealizováno kvalitativní šetření k řešené problematice. Všechny tyto aktivity přispívají k plnění hlavního cíle projektu přípravě a zpracování metodiky pro optimalizaci nákupu externích poradenských služeb Úřad práce ČR. 3
2. Průběh řešení projektu a plnění dílčích cílů v roce 2014 Cílem projekt Optimalizace nákupu externích poradenských služeb je na základě analýzy realizovaných výběrových řízení na nákup poradenských služeb pro uchazeče a zájemce o zaměstnání evidované na Úřadu práce ČR od externího dodavatele vypracovat návrh jejich optimalizace, která bude zahrnovat jednotný popis nakupovaných poradenských služeb a návrh kritérií pro výběr externího dodavatele poradenských služeb. Projekt přispěje ke zvýšení kvality externě nakupovaných poradenských služeb pro uchazeče a zájemce o zaměstnání evidovaných na Úřadu práce ČR, ke sjednocení požadavků kladených na tyto služby, což povede ke zvýšení šancí uchazečů a zájemců o zaměstnání na trhu práce. Projekt navrhne metodiku výběru externích dodavatelů a normativní instrukci pro tento výběr a přispěje tím ke zefektivnění a sjednocení požadavků externího nákupu poradenských služeb Úřadem práce ČR a k zavedení metodiky do praxe. Ke splnění hlavního cíle projektu je třeba učinit mnoho postupných kroků a plnit jednotlivé dílčí cíle v letech 2014 a 2015. Následující text popisuje průběh realizace a plnění dílčích cílů v roce 2014. Dílčí cíl 1. kvartál - Vstupní analýza dostupných informací Získat ucelené, aktuální, teoretické, legislativní a další veřejně dostupné informace o výběrových řízeních a o poradenských službách ÚP. Popis realizace Na začátku roku 2014 bylo zahájeno řešení projektu. Prvním úkolem bylo shromáždit maximum informací k problematice. Byly vyhledány a postupně analyzovány a zpracovány dokumenty odborné i legislativní, výstupy předchozích projektů a další materiály. Jako nezbytné se ukázalo, že je třeba analyzovat přímo vlastní zadávací dokumentace výběrových řízení. Proto bylo vyhledáno a postupně získáno několik desítek zadávacích dokumentací na výběrová řízení vypisovaná krajskými pobočkami Úřadu práce od roku 2012. Informace byly vyhledávány převážně na internetu, protože existuje legislativní povinnost pro jejich zveřejňování. Po projednání s Generálním ředitelstvím ÚP ČR byla oslovena a vytvořena síť kontaktních osob na krajských pracovištích ÚP ČR, které se budou na řešení projektu podílet (např. formou vyplňování dotazníků či předávání informací). Této sítě bylo poprvé využito pro kontrolu úplnosti podkladů, tak že jim byl zaslán seznam veřejných zakázek z jejich kraje k doplnění. Tímto způsobem byl získán přehled o téměř šedesáti výběrových řízení. Postupně byly shromážděny kompletní dokumentace těchto výběrových řízení, včetně všech příloh a souvisejících souborů, které byly připraveny na kvalitativní analýzu prostřednictvím specializovaného programu Atlas-ti. Ne všechny dokumenty však byly vhodné pro textovou analýzu (nevhodný formát obrázek PDF), takže vlastní analýze bylo podrobeno přesně 50 dokumentů. Tato analýza byla značně časově náročná, takže pokračovala i v dalších měsících roku 2014. 4
Plánované výstupy 1. dílčího cíle: - vstupní analýza veřejně dostupných informací Popis plnění dílčího cíle Plnění tohoto dílčího cíle probíhalo nejen v prvních měsících roku 2014, ale i průběžně během celého roku. Spočívalo ve vyhledávání, shromažďování a studiu nejen teoretické literatury k problematice výběrových řízení a poradenských služeb, ale především ve shromažďování dostupných zadávacích dokumentací pro výběrová řízení realizovaná v minulých letech jednotlivými krajskými pobočkami ÚP ČR. Postupně bylo vyhledáno několik desítek zadávacích dokumentací, včetně všech příloh a souvisejících souborů, které byly podrobeny kvalitativní analýze prostřednictvím specializovaného programu Atlas-ti. Na plnění tohoto dílčího cíle se podíleli všichni členové pracovního týmu. Text vstupní analýzy je složen z kapitol o poradenských službách poskytovaných klientům ÚP, jejich typech, formách a členění, o jejich externím nákupu a zkušenostech pracovníků s tímto procesem (čerpáno z předchozích výzkumů) a výstupy některých předchozích analýz. Je zpracován a uložen v NVF jako Dílčí výstup 1. Dílčí cíl 2. kvartál - Příprava a realizace dotazníkového výzkumného šetření Připravit a realizovat vstupní výzkumné šetření mapující dosud realizovaná výběrová řízení a problémy s tím spojené a poradenské služby realizované externě jednotlivými krajskými pobočkami ÚP. Popis realizace Na základě průběžných výstupů ze vstupní analýzy byla připravena metodika vstupního výzkumného šetření. Byla zvolena technika elektronického dotazníkového šetření, které je efektivní, rychlé a levné. Cílem šetření bylo získat dodatečné informace ke vstupní analýze a zaměřilo se především na doplnění přehledu poptávaných služeb, hodnotících kritérií a získání názorů na používanou terminologii. Cílovou skupinou byly kontaktní osoby na krajských pobočkách ÚP, jako osoby, které byly zapojeny do přípravy a realizace výběrových řízení na poradenské činnosti. Vlastní dotazník byl rozdělen do 11 oddílů zaměřených na jednotlivé skupiny poradenských služeb a dále na terminologii, hodnotící kritéria a vlastní odborné zkušenosti respondentů. Celkem obsahoval 65 otázek a to jak uzavřených, tak i otevřených (pro vlastní komentáře a názory). Pro sběr dat byl využit elektronický dotazníkový systém LimeSurvey. Po pilotáži byl dotazník upraven (upravená formulace a doplnění několika otázek) a připraven k distribuci. K jeho vyplnění byly ve spolupráci s GŘ ÚP vyzvány kontaktní osoby krajských poboček ÚP (celkem 14 osob). Vzhledem k anonymitě nebylo možno kontrolovat, ze kterých krajů jsou získané údaje. Po dvou týdnech byli všichni oslovení respondenti urgováni k vyplnění - nakonec bylo získáno 9 hotových dotazníků. Návratnost tedy činila 64 %. Získaná data byla ze systému vyexportována a připravena pro následné zpracování. 5
Plánované výstupy 2. dílčího cíle: - elektronický dotazník - zpráva o realizaci dotazníkového šetření Popis plnění dílčího cíle Dotazovací nástroj byl sestaven na základě problémových okruhů získaných ze vstupní analýzy. Bylo využito elektronické formy dotazování pomocí systému LimeSurvey. Dotazník má 65 otázek a je uložen jak přímo v systému, tak i ve formě PDF a Word. Na realizaci tohoto dílčího cíle se podíleli členové realizačního týmu pod vedením Z. Freibergové. Příprava a průběh realizace dotazníkového šetření je popsán v samostatném dokumentu. Oba výstupy jsou uloženy v NVF jako Dílčí výstup 2. Dílčí cíl 3. kvartál - Zpracování dat z dotazníkového šetření a příprava kvalitativního výzkumu Zpracovat data z dotazníkového šetření, vybrat poradenské služby, pro které budou připraveny jednotné popisy a připravit kvalitativní šetření pro zjištění specifik uplatňovaných při externím nákupu poradenských služeb a zkušeností s těmito zakázkami. Popis realizace Datový soubor získaný vyplněním dotazníků pracovníky Krajských poboček ÚP byl podroben komplexnímu zpracování s využitím jak statistických, tak i kvalitativně sociologických metod. Výsledky byly spolu s metodikou a popisem realizace zpracovány do podoby Průběžné výzkumné zprávy. Z této analýzy vyplynulo opět několik problémových témat, která byla samostatně popsána (jednalo se především o potvrzení problémů způsobených nejednotnou terminologií a nejednotnou obsahovou náplní jednotlivých poradenských služeb a aktivit, problémy při přípravě a hodnocení zakázek a při následné kontrole apod.). Současně byl také vytvořen seznam nakupovaných poradenských služeb uspořádaných do skupin podle podobných charakteristik. Posledním úkolem bylo z výše definovaných problémů připravit návrh scénáře pro hloubkové rozhovory. Plánované výstupy 3. dílčího cíle: - průběžná výzkumná zpráva obsahující metodiku dotazníkového šetření a jeho souhrnné výsledky - výběr problémových okruhů a témat, která budou využita při přípravě kvalitativního šetření a v návrhové části projektu - seznam externě nakupovaných poradenských služeb - návrh scénáře pro rozhovory s vybranými pracovníky krajských poboček ÚP Popis plnění dílčího cíle 6
Předem připravená metodika byla společně s daty získanými z dotazníkového výzkumu mezi zástupci krajských poboček ÚP zpracována do podoby průběžné výzkumné zprávy, která obsahuje jak statistické vyhodnocení uzavřených otázek, tak výčet a analýzu otázek otevřených. Z výsledků šetření a s využitím obsahové analýzy textu zadávacích dokumentací shromážděných během 1. kvartálu řešení projektu byly vydefinovány problémové okruhy, které budou vyžadovat pozornost a další zpracování (terminologie, obsahová náplň, příprava a realizace, kontrola, ). Dále byl zpracován seznam nakupovaných poradenských služeb (včetně četnosti výskytu v analyzovaných dokumentacích) a návazně připraven návrh problémových témat pro scénář pro rozhovory se zástupci krajských poboček ÚP. Na řešení těchto úkolů se podíleli všichni pracovníci realizačního týmu. Souhrn uvedených dokumentů je uložen v NVF jako Dílčí výstup 3. Cíl 4. kvartál - Realizace rozhovorů s vybranými pracovníky ÚP ČR Ověření a doplnění zjištění z první fáze výzkumu o hlubší poznání situace a o zkušenosti s realizací výběrových řízení a jejich praktických výsledků. Popis realizace Pro naplnění čtvrtého dílčího cíle byla připravena metodika výzkumného šetření a následně scénář pro hloubkové rozhovory, který byl pilotně ověřen v Praze. Dále bylo sjednáno a realizováno několik rozhovorů se zástupci Krajských poboček ÚP ve vybraných krajích (Jihomoravský kraj a Kraj Vysočina). Osloveni byli pracovníci, kteří se přímo podíleli na přípravě veřejných zakázek na poradenské činnosti v minulých letech. Z rozhovorů byly pořízeny zvukové záznamy. Tazateli byli členové řešitelského týmu (Z. Freibergová, P. Maříková), respondenty vedoucí oddělení poradenství a další odborní pracovníci. Rozhovory probíhaly na pracovištích respondentů. Zvukové záznamy rozhovorů byly uloženy a spolu s poznámkami tazatele předběžně zpracovány a připraveny k doslovnému přepisu, který bude probíhat v příštím měsíci. Po jejich zpracování a analýze (náplň 1. kvartálu roku 2015) bude rozhodnuto o případném doplnění dalších rozhovorů v souladu s metodologickým postupem kvalitativního výzkumu. Plánované výstupy 4. dílčího cíle: - Technická zpráva o provedení kvalitativního šetření obsahující metodiku kvalitativního šetření a scénář pro rozhovory - Zvukové nahrávky z realizovaných rozhovorů připravené k přepisu Popis plnění dílčího cíle Metodika kvalitativního šetření a obecný scénář pro hloubkové rozhovory (upravovaný pro jednotlivé kraje podle konkrétních realizovaných výběrových řízení) je v textovém formátu uložen v NVF jako Dílčí výstup 4. Zvukové nahrávky jsou uloženy v zabezpečeném datovém úložišti NVF. 7
3. Výsledky projektu V projektu jsou plánovány dva hlavní výsledky, a to: 1. Certifikovaná metodika MPSV 2. Návrh normativní instrukce GŘ ÚP Certifikovaná metodika MPSV Metodika bude obsahovat vzorový popis externě nakupovaných poradenských činností ÚP ČR obsahující charakteristiku dané poradenské činnosti, cílové skupiny, pro kterou je využitelná, cíl, který naplňuje, hodinovou dotaci, případně potřebné materiální a informační zabezpečení. Podle charakteru dané poradenské činnosti bude také popsán postup, forma a rozsah výstupu z poradenské činnosti určený pro klienta / ÚP ČR (např. individuální závěrečná zpráva) atd. Návrh normativní instrukce GŘ ÚP Návrh normativní instrukce bude obsahovat vzorový postup / návod na přípravu zadávací dokumentace výběrového řízení na nákup poradenských služeb od externího dodavatele (doporučené postupy pro přípravu a tvorbu zadání výběrového řízení na poradenské služby včetně technických a profesních kvalifikačních předpokladů na jejich poskytovatele a návrhu hodnotících kritérií v souladu se zákonem o veřejných zakázkách). V roce 2014 byl připraven návrh metodiky k certifikaci. Tato metodika upravuje jednu ze služeb ÚP ČR (Bilanční diagnostika), která je nakupována externě a vyžaduje vzhledem k okolnostem (náročnosti na obsah i požadavky na realizátora) vlastní (samostatný) právní rámec. Proces certifikace bude probíhat v roce 2015, kdy bude zároveň připraven i druhý výstup návrh normativní instrukce GŘ ÚP. 8
4. Plánované aktivity a výstupy v roce 2015 V roce 2015 bude nadále probíhat řešení projektu podle předem připraveného harmonogramu. Řešení je opět rozděleno do jednotlivých etap kvartálů. 5. kvartál Název - Příprava dat k analytickému zpracování Cíl Příprava dat k analytickému zpracování a příprava jednotného popisu externě nakupovaných poradenských služeb. Popis činnosti Dílčím cílem tohoto kvartálu je příprava dat k analytickému zpracování a příprava jednotného popisu externě nakupovaných poradenských služeb. Bude zajištěn textový přepis zvukových záznamů z již realizovaných rozhovorů (případně z dalších, které bude potřeba doplnit) a tyto informace budou dále zpracovány kódováním s využitím analytického softwaru Atlas-ti pro kvalitativní typ sociologických dat. Dále bude připraven jednotný popis vybraných externě nakupovaných poradenských služeb. Plánované výstupy: - Přepsané a okódované rozhovory - Technická zpráva o přípravě dat k analytickému zpracování - Návrh jednotného popisu externě nakupovaných poradenských služeb 6. kvartál Název - Analýza dat kvalitativního šetření Cíl Analýza dat a jejich syntéza do formy vzorové zadávací dokumentace na zadávání veřejné zakázky na nákup poradenských služeb od externího dodavatele. Popis činnosti S využitím záznamů rozhovorů bude vypracována analýza vybraných postupů zadávání veřejných zakázek na nákup poradenských služeb od externího subjektu. Dále bude připraven návrh vzorové zadávací dokumentace veřejné zakázky na nákup poradenských služeb od externího dodavatele. Plánované výstupy: - Návrh vzorové zadávací dokumentace veřejné zakázky na nákup poradenských služeb od externího dodavatele. 9
- Analýza vybraných postupů zadávání veřejných zakázek na nákup poradenských služeb od externího subjektu. 7. kvartál Název - Příprava metodiky postupu krajské pobočky ÚP ČR při zadávání výběrového řízení na poradenské služby Cíl Prodiskutování výstupů předchozích etap zejména návrhu vzorové zadávací dokumentace a výsledků analýzy, které budou využity při přípravě metodiky postupu KrP ÚP ČR při zadávání výběrového řízení na nákup poradenských služeb od externího dodavatele. Popis činnosti V tomto kvartále se uskuteční 3 workshopy s pracovníky různých KRP ÚP ČR, kteří připravují zadávací dokumentace pro veřejné zakázky na nákup poradenských služeb a workshop s odbornými pracovníky ÚP ČR a MPSV. Bude připravena metodika postupu KrP ÚP ČR při zadávání výběrového řízení na nákup poradenských služeb od externího dodavatele. Plánované výstupy: - Návrh metodiky postupu KrP ÚP ČR při zadávání výběrového řízení na nákup poradenských služeb od externího dodavatele. 8. kvartál Název - Závěrečná fáze Cíl Závěrečné práce související s uzavřením projektu, s organizací závěrečného semináře, se zpracováním finální verze metodiky a návrhu normativní instrukce, a zabezpečení oponentních posudků hlavního výstupu projektu. Popis činnosti V této etapě se uskuteční závěrečný seminář pro pracovníky ÚP ČR a MPSV. Současně budou probíhat závěrečné práce směřující ke zpracování finální verze metodiky pro MPSV a zpracování návrhu normativní instrukce pro GŘ ÚP - Optimalizace výběrových řízení na poradenské činnosti. Budou vybráni dva odborní oponenti a vypracovány oponentní posudky. Plánované výstupy: - Finální verze metodiky a dva oponentní posudky na tuto metodiku - Návrh normativní instrukce pro GŘ ÚP Optimalizace výběrových řízení na poradenské činnosti 10
5. Seznam dílčích výstupů Seznam Dílčích výstupů: Dílčí výstupy jsou uloženy v datovém úložišti NVF v textovém formátu. 1. Dílčí výstup 1 Vstupní analýza veřejně dostupných informací 2. Dílčí výstup 2 obsahuje 2 části: a. Elektronický dotazník (upravená tisková verze) b. Zpráva o realizaci dotazníkového šetření 3. Dílčí výstup 3 obsahuje 4 části: a. Průběžná výzkumná zpráva obsahující metodiku dotazníkového šetření a jeho souhrnné výsledky b. Výběr problémových okruhů a témat, která budou využita při přípravě kvalitativního šetření a v návrhové části projektu c. Seznam externě nakupovaných poradenských služeb d. Návrh scénáře pro rozhovory s vybranými pracovníky krajských poboček ÚP 4. Dílčí výstup 4 obsahuje 2 části: a. Technická zpráva o provedení kvalitativního šetření obsahující metodiku kvalitativního šetření a scénář pro rozhovory b. Seznam zvukových nahrávek z realizovaných rozhovorů připravených k přepisu Poznámka k Dílčímu výstupu 4 zvukové nahrávky rozhovorů jsou uloženy ve formátu WMA. Tyto nahrávky nemohou být vzhledem k datovému formátu a zachování anonymity předávány třetím osobám. 11