ANALÝZA DOPADŮ ZÁKONA Č. 300/2008 Sb. PŘÍLOHA 1 Seznam obecných povinností Verze: v1.00 (první připomínkování) Datum vydání: 12. 3. 2009 1/7
1 Popis přílohy Příloha obsahuje obecný výčet povinností v souvislosti s uvedeným zákonem, bez rozlišení kategorie subjektu a bez návrhu způsobu jejich splnění. Slouží jako kostra pro ostatní přílohy, které tento výčet rozpracovávají pro jednotlivé kategorie subjektů a popisují doporučený postup naplnění uvedených povinností. 2/7
2 Přípravná fáze Do této fáze spadá příprava na účinnost zákona. Zahrnuje kroky, které subjekt musí provést v předstihu před tím, než zákon vstoupí v platnost. 2.1 Aktualizovat data o svém subjektu v epusa Data z epusa budou sloužit pro zaslání přihlašovacích údajů pro vedoucího orgánu veřejné moci (starosta, primátor, hejtman) viz 7 odst. 3, 8 odst. 4, 10 odst. 1 zákona 2.2 Pověřit administrátory, pověřené osoby a pracovníky pracovišť provádějících autorizovanou konverzi Zákon zavádí uvedené tři nové role: administrátor datové schránky (viz 8 odst. 7); pověřená osoba (viz 8 odst. 6 a 8); pracovník provádějící autorizovanou konverzi (konverze viz 22 až 26, požadavek na pracovníka zmíněn nepřímo např. v 25 odst. 1 písm. g) nebo odst. 2 písm. h) zákona). Je proto nutné určit, kdo bude za subjekt pověřen tyto role vykonávat a zakotvit tyto změny v pracovně-právních vztazích. Dále je v případě administrátorů a pověřených osob nutné předat toto pověření Ministerstvu vnitra a pro pověřené osoby si vyžádat přístupové údaje do informačního systému datových schránek (viz 8 odst. 6 až 9 zákona). Pravděpodobně bude nutné doplnění pracovní náplně vybraných pracovníků, případně i revize jejich pracovních smluv. S tím souvisí i nutnost zajištění školení těchto pracovníků na novou činnost. 2.3 Připravit změny interních dokumentů Činnosti a povinnosti, které zákon přináší, je nutné k datu nabytí jeho účinnosti (od 1. 7. 2009) promítnout do interních norem subjektu. Jedná se typicky o tyto dokumenty: Organizační řád Podpisový řád Spisový a skartační řád Další dotčené interní normy, existují-li 2.4 Zajistit odpovídající uložení zpracovávaných el. dokumentů 2.4.1 Pro subjekt vedoucí spisovou službu elektronicky Zahájit jednání s dodavatelem elektronické spisové služby Napojení spisové služby a e-podatelny na IS datových schránek viz 29 zákona Podpora el. podepisování dokumentů ve spisové službě Vyžádat si u provozovatele ISDS systémový certifikát pro vytvoření bezpečného spojení mezi serverem spisové služby a 2.4.2 Pro subjekt neprovozující vlastní aplikaci pro vedení elektronické spisové služby Zajištění aplikace pro vedení spisové služby nebo evidence dokumentů, nebo alespoň zajištění bezpečného pracovního úložiště elektronických dokumentů. Nejjednodušší cestou pro malé obce bude využití typového projektu IOP na spisovou službu. 2.5 Uzavření smluv s Českou poštou a s certifikační autoritou Subjekt musí smluvně zajistit minimálně následující: a. smlouva s Českou poštou o cenách za odeslané datové zprávy b. smlouva s certifikační autoritou o službě časových razítek 3/7
2.6 Technicky zajistit pracoviště pro autorizovanou konverzi dokumentů Technické požadavky na vybavení pro autorizovanou konverzi určuje prováděcí vyhláška 1 k zákonu. Tyto požadavky zahrnují i zajištění evidence provedených konverzí (viz 26). Nejjednodušší a nejefektivnější cestou je využití výzvy IOP na pracoviště CzechPOINT, které je navrženo tak, aby tyto požadavky splnilo. 2.7 Přidělit digitální certifikáty vybraným pracovníkům do úřadu Od 1. 7. 2009 začne zřejmě výrazně narůstat počet dokumentů, které budou připravovány a vypravovány v elektronické podobě. Proto je nutné zabezpečit, aby pracovníci s podpisovým právem měli možnost podepsat dokument elektronicky. 2.8 Zajistit důvěryhodnou el. spisovnu pro uložení uzavřených spisů Bude nutné zajistit bezpečné uložení uzavřených (případně i dlouhodobě otevřených) spisů vedených zcela nebo zčásti v elektronické podobě po dobu, kdy běží skartační lhůty, tedy typicky jednotky až desítky let. 2.9 Zajistit přehledové školení všech zaměstnanců úřadu Vzhledem k rozsahu změn, které nastanou od 1. 7. 2009, by s nimi měli být všichni zaměstnanci (nebo velká většina) alespoň rámcově seznámeni. 2.10 Dohlédnout na splnění těchto povinností u svých založených a zřízených organizací Minimálně u některých zřizovaných a zakládaných organizací dojde v souvislosti s nabytím účinnosti také ke změnám. 1 V době zpracování analýzy byly návrhy prováděcích vyhlášek v interním připomínkovém řízení MV ČR 4/7
3 Fáze zahájení prvního provozu 3.1 Převzít přihlašovací údaje Přihlašovací údaje budou zaslány poštou (v papírové podobě) do vlastních rukou, a to vždy vedoucímu orgánu veřejné moci (starosta, primátor, hejtman), případně jím pověřené osobě 3.2 Informovat občany a organizace Zákon tuto povinnost výslovně neukládá, nicméně je vhodné na běžných místech (internetové stránky subjektu, informační tabule u vchodu aj.) informovat návštěvníky subjektu o rozsahu provozovaných služeb, místu jejich poskytování a ceně za jejich poskytnutí. 5/7
4 Fáze běžného provozu 4.1 Přebírat doručené dokumenty z datové schránky subjektu s využitím spis.služby nebo bez ní 4.2 Odesílat dokumenty prostřednictvím datové schránky s využitím spis.služby nebo bez ní 4.3 Provádět autorizované konverze dokumentů z moci úřední, na požádání 4.4 Zajišťovat platnost digitálních certifikátů správa digitálních certifikátů především velké subjekty 6/7
5 Speciální situace 5.1 Volby do zastupitelstva Poté, co je zvolen nový vedoucí orgánu veřejné moci (starosta, primátor, hejtman), musí v rámci předání úřadu zažádat o přístupové údaje do datové schránky a o ukončení platnosti přístupových údajů svého nástupce. Tyto úkony může provést administrátor datových schránek. viz 12 odst. 3 5.2 Odstoupení nebo odvolání starosty (primátora, hejtmana) defakto stejný postup jako u předchozího, jen může jít o nepřátelské převzetí a nebude časový soulad mezi odchodem původního vedoucího a příchodem nástupce viz 12 odst. 3 5.3 Ztráta nebo odcizení přístupových údajů viz 12 odst. 1 5.4 Ukončení pracovního poměru pověřené osoby nebo administrátora viz 12 odst. 2 (pověřená osoba) nebo odst. 3 (administrátor) 5.5 Výměna aplikace pro vedení spisové služby splnění požadavků pro práci s DS a el.podpisy 7/7