Příloha č. 1 Náležitosti nabídky a návrh funkčnosti Interaktivního manažerského modulu (IMM) Nabídka musí zahrnovat následující prvky: Návrh architektury softwaru; Vývoj softwaru a realizaci služeb rozhraní pro prostředí ROP JV, které je uvedeno v příloze č.2 Popis ICT prostředí; Instalace a testování IMM; Školení; Technická podpora. Součinnost zadavatele Zadavatel neposkytuje žádné SW prostředky vývojového prostředí, může poskytnout omezené HW prostředky, které jsou specifikovány v příloze č. 2. Popis ICT prostředí. Jako úložiště dat pro potřeby IMM bude sloužit server zadavatele. Zadavatel poskytne zázemí vybavené základním nábytkem a připojením k Internetu v sídle zadavatele pro část řešitelského a implementačního týmu zhotovitele. Zadavatel poskytne plnou součinnost při vývoji systému z hlediska upřesňování a testování požadovaných funkcionalit. Zadavatel umožní dodavateli vzdálenou správu IMM na svém serveru Součinnost zhotovitele Zajištění komunikace a interakce projektového týmu formou částečné přítomnosti vývojového a implementačního týmu zhotovitele v sídle zadavatele. Průběžné upřesňování projektového plánu, priorit a řešení formou akceptačních kontrolních dnů s dohodnutou periodicitou minimálně 1 x měsíčně. Technická podpora produktu Uchazeč se v nabídce zaváže formou ustanovení ve smlouvě vykonávat pro zadavatele metodickou a technickou podporu, servis, hot-line a další formy podpory spočívající v operativním odstranění problému, např. havárie, nefunkčnosti, částečné nefunkčnosti, osobně na místě u zadavatele nebo jinou formou odborné pomoci směřující k vysvětlení odborných záležitostí a k odstranění problému. Formy podpory musí být poskytovány v pracovních dnech od 8mi do 16ti hodin. Havarijní stavy, které brání v provozu, je nutné začít odstraňovat okamžitě po jejich nahlášení. Havarijní stavy musí být odstraněny v co 1
nejkratším možném termínu od nahlášení. Technická podpora musí být poskytována jak v rámci rutinního, tak v rámci zkušebního provozu. K systému musí být dodána a po dobu poskytování technické podpory dodavatelem udržována kompletní a aktuální dokumentace. Telefonická podpora (hot-line) v rozsahu 6 hodin měsíčně bude dodavatelem poskytována v pracovní dny od 8mi do 16ti hodin. Je považována za součást plnění dodavatele školení. Služba nebude zvlášť naceněna (bude poskytována zdarma). Zadavatelem je požadováno, aby veškeré požadavky na technickou podporu a hlášené vady byly centrálně evidovány, včetně popisu průběhu odstraňování vad a řešení požadavků a aby byly zadavateli tyto informace dostupné prostřednictvím systému HelpDesk dodavatele (s možností jejich nahlášení). Dodavatel musí umožnit zadavatelům personifikovaný přístup do systému HelpDesk. Základními činnostmi IMM budou následující činnosti: sledování procesů v rámci ROP JV; optimalizaci procesů v rámci ROP JV; modelování a řízení ROP JV; analyzování plnění cílů ROP JV; tvorbu vlastních výstupů ve standardních formátech (např. MS Office) umožňujících jejich další zpracování; dostatečná dokumentace umožňující další rozvoj systému; sledování vybraných dat na základě volitelných znaků z volitelné úrovně pohledů; sledování historie dat včetně jejich ukládání na datovém úložišti; řízení workflow; možnost přidělování rolí jednotlivým uživatelům s různými uživatelskými právy o superuživatel má možnost náhledu a vkládání dat do celého IMM o supervizor má možnost náhledu do celého IMM o uživatel má možnost náhledu do určitých částí IMM a vkládání dat pouze do určitých částí IMM o manažer má možnost náhledu do vybraných částí IMM Proces instalace musí zajišťovat zejména: integraci IMM s následujícími systémy zadavatele: Microsoft Outlook a Microsoft SharePoint, aplikace ECBA a výstupy z IS MONIT7+ ve formátu.xls; zajištění přístupu do systému prostřednictvím internetu; zpracování bezpečnostní politiky systému; školení interních uživatelů IMM v sídle zadavatele v potřebném rozsahu, uchazeč navrhne ve své nabídce rozsah nutný pro zvládnutí samostatné práce se systémem; 2
poskytnutí potřebných licencí pro provoz IMM bez nutnosti dalších plateb po celou dobu platnosti smlouvy; zajištění přístupu pro cca 90 uživatelů a možnost správy přístupů všech uživatelů pro uživatele s rolí superuživatel; kompletní lokalizace v českém jazyce; možnost aktualizace systému na základě změn vstupů; předpokládá se zkušební provoz IMM, včetně jeho vyhodnocení. Tabulkové a grafické výstupy: 1) Finanční monitoring: a. Sledování čerpání prostředků podle zdrojů, oblastí podpory, skupin stavů projektů, fáze projektového cyklu, kraje, okresu, typu příjemce, výzev. b. Sledování neúspěšnosti nasmlouvaných projektů. c. Sledování plnění pravidla N+3/N+2 včetně srovnání s ostatnímy operačnímy programy (pro vysvětlení pojmu viz Příručka pro žadatele a příjemce na http://www.jihovychod.cz/cs/pro-zadatele/dokumenty-ke-stazeni/aktualnidokumenty). d. Finanční plán a sledování jeho plnění po měsících v rozdělení podle krajů, krajské prostředky zvlášť. e. Přehledy administrace žádostí o platbu až po certifikaci výdajů, včetně rozlišení plateb podle manažerů projektu. f. Predikce čerpání. 2) Věcný monitoring: a. Počty projektů podle oblastí podpory, skupiny stavů, krajů, okresů a typů příjemce. b. Indikátory cílová, nasmlouvaná a dosažené hodnota pro jednotlivé indikátory v členění na doplňkové a centrální s možností filtru podle oblastí podpory a prioritní osy. Srovnání procenta plnění cíových hodnot s procentem vyčerpané alokace. c. Environmentální kriteria nasmlouvaná, dosažená a rozdílová hodnota. d. Rovné příležitosti nasmlouvané a dosažené hodnoty. e. Prioritní témata nasmlouvaná a dosažená hodnota jednotlivých kategorií podpory. f. Analýzy rizik seznam projektů podle výzev seřazený podle výsledků analýzy rizik ex-ante/interim/ex-post. g. Bodové hodnocení přehled jednotlivých bodových hodnocení projektů podle výzev. 3) Kontrolní sestavy a. Kontrola správného naplnění dat o žádostech o platbu kontrola šablon klasifikací, stavů, lhůt a plnění finančního plánu. b. Kontrola poměrů financování (nepřesažení podílu EU, splnění minima pro vlastní podíl, vzájemný poměr podílu EU a státního rozpočtu). c. Kontrola monitorovacích zpráv a hlášení (včasné podání, délka administrace, úplnost plánu monitorovacích zpráv). 3
d. Kontrola aktuálnosti stavu projektů. e. Kontrola zpožděných smluv. f. Kontrola zadávání kontrol (naplněnost polí, včasné zadání). 4) Kontaktní údaje a. Přehledy kontaktů projektů dle daných kritérií. b. Generování e-mailových seznamů kontaktních osob projektů dle daných kritérií. Možnost exportu všech sestav buď do formátu.xls nebo do.xlsx do tisknutelné podoby (pravidla publicity jsou k dispozici ke stažení na adrese http://www.jihovychod.cz/cs/proprijemce/pravidla-publicity) a podoby zpracovatelné jako zdroj dat (např. bez sloučených buněk). Doplnění tabulek vhodnými grafy v publikovatelné podobě. Tvorba časových řad údajů (automatické ukládání sestav a výstupy znázorňující vývoj dat). Možnost automatického ukládání na intranet, na webové stránky ÚRR JV, automatického odesílání sestav mailem vybraným uživatelům. Omezení přístupu k informacím podle uživatelských práv. Sledování lhůt (a indikace blížící se lhůty např. prostřednictvím zbarvení zelená, oranžová, červená), úkolů, automatické generování úkolů na základě změny sledovaných stavů (zasílání úkolů prostřednictvím programu MS Outlook, zasílání upozorňujících mailů), procesů v rámci administrace projektů třídění podle data, oddělení ÚRR JV, pracovníka ÚRR JV. Okamžiky pro vygenerování úkolu jsou především: - zaregistrování projektu do IS MONIT7+, poté provést úkol hodnocení formálních náležitostí, hodnocení přijatelnosti projektu, v případě pozitivních výsledků hodnocení potom provést bodové hodnocení projektu; - po schválení projektu VRR provést analýzu rizik ex-ante, na základě jejího výsledku případně provést fyzickou kontrolu ex-ante. Uzavřít smlouvu o poskytnutí dotace do stanovené lhůty od příslušného zasedání VRR; - schválení změny projektu - provést změnu projektu do stanovené lhůty od schválení změny; - podle data předložení žádosti o platbu nebo monitorovací zprávy/hlášení zadministrovat tyto žádosti nebo hlášení do stanované lhůty; - zadání data pro konání zasedání Monitorovacího výboru a Výboru Regionální rady úkoly podle přílohy č. 5 Harmonogram MV a VRR. Modul pro generování úkolů bude interaktivní, tedy bude umožňovat uživatelské nastavování pravidel uživatelům s rolí superuživatel. Úkoly budou v IMM uživatelům přístupné podle jejich pozice v organizační struktuře ÚRR JV. Tedy vedoucí uvidí úkoly svých podřízených, atd. Popis rozhraní s ostatními systémy a SW produkty: - MS Outlook a MS Sharepoint import a export úkolů, zasílání mailových zpráv na základě vstupu z IMM (je li úkol předán podřízenému nezaniká u příslušného vedoucího ani není automaticky splněn na základě splnění úkolu u podřízeného); - IS MONIT7+ - import souborů ve formátu.xls (viz příloha č. 4, dále bude importován soubor ve formátu.xls obsahující kurzy Kč k euru); 4
- IS MSC2007 import souborů ve formátu.xls (sledování čerpání prostředků podle pravidla N+3/2 pro všechny operační programy tedy alokace, nasmlouvané částky, částky schválené a proplacené v žádostech o platbu, částky refundované a certifikované); - ecba sledování socioekonomického výkonu programu import souborů ve formátu.csv (viz příloha č. 6 Vzor výstupu z ecba); - Organizační struktura ÚRR JV centrálně zpravovaný globální seznam adres v MS Outlook. 5