;/0 Městský úřad Stráž pod Ralskem Pravidla Domovní správy schválené Radou města Stráž pod Ralskem dne 20. prosince 2010 usnesením č. R/425/2010 Datum účinnosti: 1. ledna 2011 Strana 1 (celkem 5)
Domovní správa (dále jen DS) zajišťuje veškeré činnosti spojené se správou a údržbou bytového a nebytového fondu a správu a údržbu objektu Revoluční č. p. 164 (budova úřadu a polikliniky). I. Náplň činnosti 1. Zabezpečuje stavební údržbu a běžné opravy objektů. 2. Kontroluje u oprávněných podnikatelských subjektů dodávku médií, operativně zajišťuje odstraňování poruch v těchto dodávkách a zajišťuje další servisní a opravárenskou činnost potřebnou pro bezproblémový provoz předmětných objektů. 3. Zajišťuje v objektech provoz vyhrazených i ostatních technických zařízení podle platných předpisů. 4. Zajišťuje řádné udržování čistoty a pořádku v objektech, včetně přístupových schodišť a přístupových cest k objektům. 5. Vede účetní evidenci spojenou s výkonem správy na základě účetní osnovy a pokynů vedoucího finančního odboru 6. Předkládá Radě města materiály týkající správy bytového a nebytového fondu. 7. Uzavírá nájemní smlouvy na pronájem bytů, případně nebytových prostor na základě usnesení Rady města. 8. Předepisuje, upomíná a vymáhá úhrady za užívání bytů a nebytových prostor, předepisuje při opožděné platbě poplatky z prodlení, veškeré nedoplatky následně předává referentce právní agendy pro soudní vymáhání pohledávek. 9. Vede prvotní evidenci dodávek médií a služeb a provádí jejich vyúčtování jednotlivým odběratelům (nájemníkům) podle platných předpisů. 10. V průběhu roku provádí minimálně dvakrát kontrolní odečty vodoměrů v bytech a elektroměrů společné spotřeby, včetně jejich vyhodnocení za účelem předcházení reklamací při ročním vyúčtování. 11. Zpracovává podklady pro uplatnění náhrad z pojištění majetku bytového a nebytového fondu a následně tyto řeší. 12. Dbá na co nejúčelnější využití finančních prostředků spojených se správou bytového a nebytového fondu. 13. Navrhuje případné změny nájmu bytových a nebytových prostor a připravuje podklady pro nové nájemní smlouvy v případě jejich změny. 14. Připravuje podklady pro privatizaci bytů a nebytových prostor. 15. Předává a přebírá byty a nebytové prostory. 16. Provádí průběžné kontroly užívání bytů a nebytových prostor, při této činnosti může podle potřeby spolupracovat s Městskou policí. 17. Ukládá a vyřazuje dokumenty vzniklé jejich činností v souladu se Spisovým a skartačním řádem Městského úřadu Stráž pod Ralskem. Po uplynutí kalendářního roku, nejpozději do 31. 3. následujícího roku předává uzavřené dokumenty k uložení a evidenci do hlavní spisovny. Strana 2 (celkem 5)
18. Vyřizuje žádosti spojené s výměnou či podnájmem bytů a nebytových prostor, případně jiné žádosti týkaj ící se této činnosti. 19. Vede evidenci městských bytů (seznam bytových domů ajednotlivých nájemníků). II. Postup a časové limity při zajišťování havárií, oprava údržby I. DS přijímá ohlášení havárií a požadavky na opravy a údržbu bytového a nebytového fondu. Způsoby hlášení požadavků na opravu bytového a nebytového fondu: osobní návštěvou na DS, telefonicky na tel. č. 487822200 nebo 602183398 emailem:krejcova@strazpr.cz 2. Příchozí požadavky na opravy bytového a nebytového fondu budou po nahlášení požadavku zaznamenány v "knize požadavků", která bude pro tyto účely vedena. Kniha požadavků bude vedena zvlášť pro bytový a nebytový fond. Každý záznam v "knize požadavků" musí obsahovat nejméně: datum ohlášení havárie nebo požadavku na opravu, čas ohlášení u havárie nebo požadavku na opravu, předmět závady, jméno a podpis osoby, která ohlásila havárii nebo požadavek na opravu, podpis osoby může být nahrazen poznámkou osoby, která záznam provedla a to bud' "telefonicky" (požadavek byl přijat telefonicky) nebo "emailem" (požadavek byl doručen emailem), jméno a podpis osoby, která záznam provedla. 3. Záznam hlášení o havárii bude v "knize požadavků" proveden červeně, tak aby byl záznam odlišen od požadavků na běžné opravy. 4. Havárie bude řešena ihned po přijetí jejího ohlášení. Dle možností bude zajištěn dodavatel příslušné služby. Mimo pracovní dobu DS řeší havárie technik DS. 5. Po převzetí požadavku na běžnou opravu a údržbu posoudí, v případě potřeby v místě požadavku, technik DS do dvou pracovních dnů oprávněnost požadavku. V případě oprávněného požadavku, vyhotoví technik DS požadavkový list a předá jej dodavateli služby. Oprava musí být zahájena do 7 dnů po nahlášení běžné opravy. 6. V případě, že se jedná o opravu, kterou je povinen nájemník udělat na vlastní náklady, je technik DS povinen tuto skutečnost žadateli (nájemníkovi) prokazatelně sdělit. 7. Technik DS odpovídá za to, že každý "požadavkový list", který je podkladem pro fakturaci bude obsahovat dílčí položky pro sestavení výsledné ceny. Z položek musí být zřejmé, o jaký konkrétní materiál nebo konkrétní typ práce se jedná. Každý "požadavkový list" musí být Strana 3 (celkem 5)
podepsán osobou, která opravu převzala. V případě pronajatých bytových i nebytových prostor bude "požadavkový list" podepsán nájemníkem. Každou provedenou opravu musí technik DS před fakturací zkontrolovat na místě opravy. III. Přebírání a předávání bytů a nebytových prostor 1. Předávání a přebírání bytových a nebytových prostor bude uskutečněno na základě protokolů. 2. Předání bytového a nebytového prostoru novému nájemnikovi provádí technik DS. V den předání je sepsán protokol o převzetí prostor a nájemníkovi jsou předány klíče. 3. Převzetí bytu probíhá na základě protokolu. Byt musí být předáván bez závad. Technik DS zajistí elektrorevizi, aby mohl být byt nejdéle do 14 pracovních dnů od předání připraven pro přidělení dalšímu nájemníkovi. V případě větších oprav (štukování, malování, výměna zařizovacích předmětů atd.) bude byt připraven k přidělení do 21 pracovních dní. 4. V případě, že byt bude vyklizen nebo vrácen v takovém stavu, že budou muset být provedeny větší opravy (štukování, malování, výměna zařizovacích předmětů atd.) budou náklady na odstranění způsobené škody na základě předávacích protokolů vymáhány na příslušném nájemnikovi, který byt odevzdal. Protokol o předání bytu bude sepsán i v případě vyklizení nájemníka. IV. Postup při vzniku pohledávky za nájemníky 1. Domovní správa vede evidenci plateb za bytové prostory (byty) v programu STARLIT. Každý nájemník bytového prostoru má veden svůj účet plateb, který vyjadřuje rozdíl mezi platbami nájemníka a splatnými předpisy k úhradě. V případě, že je tento účet záporný (uskutečněné platby nájemníka jsou menší než předpisy), vzniká nájemníkovi penále, které je sjednáno nájemní smlouvou. 2. V případě, že nájemník nezaplatí nájem, nebo jeho část, případně mu vznikne dluh na ročním vyúčtováním, referent DS písemně upozorni nájemce na vznik nedoplatku. Upozornění musí být odesláno do 5 pracovních dnů po provedené měsíční uzávěrce. Nájemce obdrží písemné sdělení výše dlužné částky s upozorněním, že v případě nezaplacení dluhu do uvedeného termínu bude dluh vymáhán soudní cestou. Sdělení musí obsahovat kromě výše dluhu, také číslo účtu a variabilní symbol, na který musí být dluh uhrazen a kontaktní osobu, její tel. číslo, příp.email pro případy poskytnutí dalších informací o dluhu. 3. Referent DS vyhotovuje splátkové kalendáře s dlužníky a pravidelně kontroluje jejich dodržování. V případě porušení sjednaného splátkového kalendáře písemně upozorní referent DS nájemníka na porušení splátkového kalendáře a vyzve jej k zaplacení dlužné částky. Sdělení musí obsahovat kromě výše dluhu, také číslo účtu a variabilní symbol, na Strana 4 (celkem 5)
který musí být dluh uhrazen a kontaktní osobu, její tel. číslo, příp. email pro případy poskytnutí dalších informací o dluhu. 4. Náklady spojené s vyklizením bytu budou následně po samotném vyklizení vymáhány po bývalém nájemníkovi stejně jako náklady na větší opravy. Ve Stráži pod Ralskem dne 22. 12. 2010 - S.,. O... ~. Bc. Věra Reslová starosta Ing Jitka Urbánková místostarostka Strana 5 (celkem 5)