Install Guide
Obsah 1. Požadavky a kontrola před instalací... 3 1.1. Požadavky na server... 3 1.2. Kontrola.NET Framework... 3 2. Instalační proces... 4 2.1. Stažení instalačního programu... 4 2.2. Instalace... 4 3. Nastavení Long-Term Docs... 7 3.1. Spuštění rozhraní Long-term Docs... 7 3.2. Přihlášení k účtu... 7 3.3. Správa účtu... 8 3.4. Služba správy složek... 8 3.4.1. Instalace... 8 3.5. Nastavení Long-Term Docs složek... 10 3.5.1. Nastavení umístění Long-Term Docs složky... 12 3.5.2. Sledování... 12 3.5.3. Konverze do PDF/A... 12 3.5.3.1. Nastavení elektronického podpisu... 13 3.5.4. Dlouhodobá údržba... 15 3.5.5. Nastavení oprávnění... 16 3.5.6. Způsob uložení dokumentů... 16 2
1. Požadavky a kontrola před instalací 1.1. Požadavky na server Instalační wizard vás provede procesem instalace aplikačního rozhraní. Pro správnou funkčnost aplikace je třeba zajistit tyto požadavky: Windows Server 2008 SP1 Windows Server 2012.NET 2.0 NET 3.5 pro práci s ISDS, úložišti Google Disk, Google Apps a SharePoint 2010 a 2013 NET 4.5 pro komunikaci s úložišti OneDrive a Office365 SharePoint Server2013 Client Components pro přístup k Office 365 složkám Java minimálně verze 1.7, update 45 (1.7.0_45). 1.2. Kontrola.NET Framework Dostupnost jednotlivých verzí.net Framework je možné ověřit přítomností klíčů v registrační databázi. Registrační databázi spustíte zadáním příkazu regedit. Verze. NET Cesta v registrační databázi 1.0 HKLM\Software\Microsoft\.NETFramework\Policy\v1.0\3705 1.1 HKLM\Software\Microsoft\NET Framework Setup\NDP\v1.1.4322\Install 2.0 HKLM\Software\Microsoft\NET Framework Setup\NDP\v2.0.50727\Install 3.0 HKLM\Software\Microsoft\NET Framework Setup\NDP\v3.0\Setup\InstallSuccess 3.5 HKLM\Software\Microsoft\NET Framework Setup\NDP\v3.5\Install 4.0 (Client) Client Profile HKLM\Software\Microsoft\NET Framework Setup\NDP\v4\Client\Install 4.0 (Full) HKLM\Software\Microsoft\NET Framework Setup\NDP\v4\Full\Install 4.5 (Client) HKLM\Software\Microsoft\NET Framework Setup\NDP\v4\Client\Release 4.5 (Full) HKLM\Software\Microsoft\NET Framework Setup\NDP\v4\Full\Release 3
2. Instalační proces 2.1. Stažení instalačního programu Stažení instalace je možné po registraci na portálu Long-Term Docs (longtermdocs.eu), případně z tohoto odkazu: https://longtermdocs.eu/download/app/longtermdocs_x64.msi 2.2. Instalace Po stažení klikněte na ikonu instalačního wizardu: Po spuštění instalačního procesu se rozeběhne jednoduchý průvodce instalací (Wizard). Na první kartě průvodce potvrďte požadavek na zahájení instalace kliknutím na tlačítko Next. V další kroku potvrďte, případně změňte cestu ke složce, do které bude Long-Term Docs nainstalován. Zároveň určete, zda aplikace bude využívána pouze pod aktuálním uživatelem, či libovolným jiným. Doporučujeme ponechat výchozí nastavení. 4
Nastavení potvrďte kliknutím na tlačítko Next. (Pomocí tlačítka Back se můžete vždy vrátit na předchozí kartu a podle potřeby nastavení upravit). Ve třetím kroku jen potvrďte požadavek na zahájení vlastní instalace. Klikněte na tlačítko Next a vyčkejte na dokončení instalace 5
Upozornění: Pro úspěšné dokončení instalace může být vyžadován restart serveru. Pokud bude vznesen tento požadavek, akceptujte jej. Ověřte, že jsou nainstalovány jednotlivé verze.net Framework, dle požadavků na instalaci. 6
3. Nastavení Long-Term Docs 3.1. Spuštění rozhraní Long-term Docs Po úspěšné instalalci je na ploše dosupná ikona Long-Term Docs. Poklepáním na tuto ikonu otevřete rozhraní Long-Term Docs. 3.2. Přihlášení k účtu Abyste mohli využívat služby Long-Term Docs, je nutné se přihlásit. Přihlašovací údaje k Long-Term Docs jste získali při stažení aplikace. Je také možné se zaregistrovat na portále longtermdocs.eu. Přihlašovací dialog otevřete klepnutím na odkaz Přihlašte se pomocí svého Long-Term Docs účtu. 7
Po zadání přihlašovacího jména a hesla je automaticky zkontrolován dostupný typ licence na vašem účtu. Dle dostupné licence je Long-Term Docs připraven čerpat služby dle podmínek Trial režimu, nebo některého z placených distribučních plánů. Po úspěšném ověření licence je zobrazeno potvrzení instalace licenčního certifikátu pro čerpání daného typu služby. 3.3. Správa účtu Účet přihlášeného uživatele je možné spravovat a editovat (odkaz Správa účtu) nebo účet změnit tedy přihlásit se jako jiný uživatel (odkaz Změnit účet). 3.4. Služba správy složek 3.4.1. Instalace Pro správnou funkci aplikačního serveru Long-Term Docs je nutné nainstalovat službu běžící na místním serveru, pro možnost sledování a správy Long-Term Docs složek. Tato služba se nainstaluje přímo z prostředí Long-Term Docs klepnutím na položku Nainstalovat 8
V následujícícm dialogu vyberte účet místního uživatele, pod jehož právy bude služba nainstalována a spuštěna a zadejte přístupové heslo. Pak službu nainstalujte a spusťte tlačítkem Spustit. Po úspěšné instalaci je také možné službu tlačítkem Odinstalovat zcela odinstalovat. Běžící službu je možné pozastavit tlačítkem Zastavit. Poznámka: V případě, že nejsou splněny podmínky na instalaci odpovídajících verzí.net Framework a rozhraní Java, je tato skutečnost zobrazena. Každá informace o chybějící komponentě je zobrazena a doplněna aktivním odkazem na stránky výrobce s možností stažení a doinstalování chybějící komponenty. Na otevřeném odkazu pro instalaci JRE následujte pokynů výrobce Java Runtime Enviroment, pro potřeby aplikačního serveru je dostačující JRE: 9
3.5. Nastavení Long-Term Docs složek Vlastní nastavení jednotlivých profilů Long-Term Docs složek je detailně popsáno v Administrátorské příručce. Pro rychlou orientaci a seznámení s problematikou je připraven ukázkový výchozí profil pro jednu Long-Term Docs složku. Tato Long-Term Docs složka je vytvořena na místním disku. Současně s ní je připravena sledovaná složka, ze které jsou odebírány vložené soubory určené k ošetření a dlouhodobé archivaci v Long- Term Docs složce. Poklepáním na zvýrazněný řádek se otevře karta s ovladači pro detailní nastavení profilu Long-Term Docs složky. 10
Výchozí profil zajistí scénář popsaný v následujících kapitolách. 11
3.5.1. Nastavení umístění Long-Term Docs složky Umístění Long-Term-Docs složky je možné nastavit na lokální složku či síťové úložiště dostupné ze serveru, nebo je možné využít cloudová úložiště Microsoft a Google. Změna nastavení úložiště a nalistování odpovídající složky je dostupná po stisknutí tlačítka Vybrat 3.5.2. Sledování Po vložení souboru do sledované složky, nyní nastaveno na C:\Users\Administrator\Documents\Long-Term Docs\Vstupní složka je dokument, či soubor analyzován. 3.5.3. Konverze do PDF/A Konverze do formátu PDF/A je možná, pokud dokument vyhovuje podmínkám pro konverzi do formátu PDF/A a zároveň je na serveru dostupná aplikace pro správnou vizualizaci dokumentu. Pak může být dokument zkonvertován do formátu PDF/A. Nastavená úroveň souladu s PDF/A normou je 1b. Pokud se jedná o obrázkový dokument, je provedeno OCR. 12
Instalace a nastavení aplikací nutných pro konverzi Office dokumentů a dalších souborů je popsán v Příručce administrátora. Nativně jsou převáděny jpg, png, bmp, gif, pdf, txt a html. 3.5.3.1. Nastavení elektronického podpisu Certifikát musí být nainstalován v úložišti počítače, tak aby jej mohla využívat běžící služba Long- Term Docs. Do úložiště počítače nainstalujete certifikát následovně: Celý import certifikátu je nutné provést prostřednictvím konzole MMC. 1. Start -> Spustit -> mmc 13
2. V nově otevřeném okně vlevo nahoře vyberte položku Soubor -> Přidat nebo odebrat modul snap-in -> Certifkáty -> Klikněte na tlačítko Přidat -> vyberte Účet Počítače ->Další ->Dokončit -> OK 3. Po potvrzení je kořenový adresář rozšířen o sekci Certifikáty. Rozbalte položku Certifikáty (místní) -> klikněte pravým tlačítkem myši na Osobní -> Všechny úkoly -> Importovat 14
4. Dále postupujte jako při běžné instalaci certifikátu, tedy vyberete soubor s certifikátem, zadáte heslo a certifikát se nainstaluje. Je důležité si uvědomit, že na takto nainstalovaný certifikát může přistupovat kdokoli na daném počítači. Pro vyšší bezpečnost vašeho privátního klíče můžete takto nastavit přístupová práva: Klikněte na daný certifikát pravým tlačítkem -> Všechny úkoly -> Spravovat privátní klíče -> nastavte práva pro čtení nebo úplné řízení pro účty dle uvážení. Účet, pod kterým je spuštěna služba Long-Term Docs musíl mít práva plného řízení. 3.5.4. Dlouhodobá údržba Konvertované dokumenty, či ty soubory, které podmínkám pro zajištění dlouhodobé čitelnosti nevyhovují (například multimediální soubory) jsou ošetřeny a připraveny k dlouhodobé údržbě. Ta je nastavena 10 let. V rámci detailního nastavení budou ošetřeny jen dokumenty, které mají všechny podpisy a časová razítka platná. Pokud dokument, či soubor neobsahuje žádný prvek elektronické zabezpečení, bude označen samostatným časovým razítkem, případně podpisem s razítkem. Pro možnost podepsání takovýchto dokumentů vyberte elektronický podpis/značku, která bude za tímto účelem využívána. Takto ošetřené dokumenty jsou uloženy ve složce Dlouhodobá údržba a je zajištěna jejich dlouhodobá ověřitelnost pravidelným kontrolováním podpisových certifikátů a certifikátů časových razítek a opatření dalším časovým razítkem před dobou vypršení ověřitelnosti dokumentu. 15
Pokud se objeví dokumenty, které měly poškozený podpis, neplatný podpis či časové razítko, případně se u nich vyskytl jakýkoliv jiný problém, který není v souladu s nastavením a požadavky na důvěryhodnost a archivaci dokumentů, nebudou zařazeny do procesu dlouhodobé údržby. Takové soubory jsou uloženy ve složce Problémové dokumenty. 3.5.5. Nastavení oprávnění Long-Term Docs složka obsahuje dokumenty, které prošly procesem ošetření dle nastaveného způsobu zpracování. Tyto dokumenty budou udržovány ve stavu dlouhodobé ověřitelnosti a čitelnosti. Pro každou Long-Term Docs složku je důrazně doporučeno zajistit odpovídajícími nastaveními přístup k souborům jen oprávněným uživatelům s právy ČTENÍ. Vzhledem k tomu, že dokumenty jsou udržovány v Long-Term Docs složce a služba Long-Term Docs eviduje pouze metadata o dokumentech a podpisech a z těchto metadat není možné zpětně určit či obnovit registrovaný dokument, minimalizujte riziko neoprávněného zásahu či smazání dokumentu, který není možné obnovit prostřednictvím služby Long-Term Docs. 3.5.6. Způsob uložení dokumentů Vložením dokumentu do Vámi nastavené Long-Term Docs složky vznikne z původního názvu souboru soubor s názvem, který je doplněn o identifikační sufix. Dokumenty jsou umístěny POUZE ve vámi nastaveném úložišti. Služba Long-Term Docs eviduje pouze metadata o dokumentech a podpisech. Z těchto metadat není možné zpětně určit či obnovit registrovaný dokument. Tedy výsledný název souboru má následující tvar: [puvodni_nazev]_!$$[3 dalsi znaky, 0-9 a A-Z].[pripona]! představuje identifikační znak pro službu Long-Term Docs $$ identifikuje soubor, který byl připraven k dlouhodobému ošetřování, obsahuje časové razítko a je plněna tzv. Grace perioda, během které se čeká, zda v následujících 24 hodinách nebude certifikát podpisů revokován Ve chvíli, kdy je dokument registrován k vašemu Long-Term Docs účtu a předkládán každých 24 hodin ke kontrole blížící se exspirace, již znaky $$ neobsahuje. V žádném případě tyto názvy souborů v Long-Term Docs složce nemažte! Příklad názvu dokumentu v Long-Term Docs složce: Convert_html_!$$CG0.pdf K souboru je přidáno časové razítko identifikující čas přijetí dokumentu do dlouhodobé údržby a stav dokumentu v tomto čase. Od tohoto okamžiku běží doba Grace periody. Convert_html_!_131632_CFZ.pdf Soubor byl registrován v Long-Term Docs složce do procesu dlouhodobé údržby, dle nastavení dané složky bude udržován v ověřitelném stavu průběžnou kontrolou. Název souboru a jeho unikátní identifikační znak je pevně svázán s vaším Long-Term Docs účtem, pod kterým byl přijat k registraci a dlouhodobé údržbě. V případě přejmenování není možné nad tímto dokumentem dále provádět proces sledování exspirace jeho platnosti a dlouhodobou údržbu. 16