Druh dokumentu: POKYN PŘEDSEDY Účinnost od: Verze č.: Počet stran: Strana č.: 2.1.2015 4.1 9 1 Číslo výtisku: 1 Číslo kopie: Datum: Garant: Funkce: Podpis: 3. 1. 2014 Ing. Zdena Šopová ředitelka odboru rozpočtu a správy majetku Datum: Ověřil: Funkce: Podpis: 3. 1. 2014 JUDr. Zdeněk Čáp ředitel odboru legislativněprávního Datum: Schválil: Funkce: Podpis: 3. 1. 2014 JUDr. Rostislav Dvořák předseda Změna č.1: datum Garant: Ověřil Schválil: 19. 12. 2014 Ing. Zdena Šopová JUDr. Zdeněk Čáp JUDr. Rostislav Dvořák Změna č.2: datum Garant: Ověřil Schválil:
19.12.2014 2.1.2015 4.1 9 2 OBSAH: Část I ZKRATKY A POJMY... 4 1.1 Zkratky... 4 1.2 Pojmy... 4 Část II ÚČEL... 4 Část III ZÁVAZNOST... 4 Část IV SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE... 4 4.1 Právní předpisy... 4 4.2 Vnitřní předpisy svazu a další závazné dokumenty... 4 4.3 Přílohy... 4 4.4 Související šablony a formuláře... 4 Část V... 4 5.1 Všeobecně... 5 5.2 Odpovědnosti... 5 Část VI PLÁNOVÁNÍ A PŘÍPRAVA PRONÁJMU... 5 6.1 Příprava a schválení plánu pronájmu... 5 6.2 Využití plánu pronájmu... 5 6.3 Vyhodnocování... 5 6.4 Podpora pronájmu... 5 Část VII POPTÁVKA... 6 7.1 Přijímání poptávek... 6 7.2 Požadavek zájemce... 6 Část VIII NÁJEMNÍ SMLOUVA... 6 8.1 Vypracování nájemní smlouvy... 6 8.2 Kontrola dodržování nájemní smlouvy nájemcem 7 Část IX DODATEČNÁ UJEDNÁNÍ... 7 9.1 Všeobecně... 7 9.2 Odpovědnosti... 7 Část X UKONČENÍ SMLUVNÍHO VZTAHU... 8 10.1 Ukončení smluvního vztahu... 8 Část XI KRÁTKODOBÉ UŽÍVÁNÍ PROSTOR... 8 11.1 Krátkodobé užívání prostor obecně... 8 11.2 Realizace krátkodobého užívání prostor... 8
19.12.2014 2.1.2015 4.1 9 3 Číslo změny ZMĚNY V TEXTU Změny v textu Nahrazuje se (odstraněno) Vloženo Kapitola, bod Strana Kapitola, bod Strana Komentář 1 1.2 4 Vložení pojmu nemovitost. 2 4.1 4 Odstranění odkazu na zrušené zákony. 3 8.1.1 6 Upřesnění textu. 4 8.2.2 6 Úprava zasílání upomínek. 5 8.2.3 7 Doplnění možnosti individuálního postupu.
19.12.2014 2.1.2015 4.1 9 4 Část I ZKRATKY A POJMY 1.1 Zkratky svaz družstvo předseda představenstvo Svaz českých a moravských výrobních družstev výrobní či jiné družstva, které je členem Svazu českých a moravských výrobních družstev předseda Svazu českých a moravských výrobních družstev představenstvo Svazu českých a moravských výrobních družstev 1.2 Pojmy komerční služby útvar zaměstnanec nemovitost služby spojené s pronajímáním nebytových prostor, bytů a budov ve vlastnictví svazu organizační jednotka v rámci vnitřní organizace svazu fyzická osoba, která je v pracovněprávním vztahu ke svazu pozemek či stavba bez ohledu, zda je či není součástí pozemku Část II ÚČEL Tímto pokynem předsedy se řídí činnosti spojené s pronájmem nemovitostí nebo jejich částí. Část III ZÁVAZNOST Tento pokyn předsedy je závazný pro všechny zaměstnance, kteří se na činnostech v něm popsaných podílejí. Část IV SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE 4.1 Právní předpisy občanský zákoník 4.2 Vnitřní předpisy svazu a další závazné dokumenty nejsou 4.3 Přílohy PR-/01 Seznam záznamů k 4.4 Související šablony a formuláře Bez šablon a formulářů. Část V
19.12.2014 2.1.2015 4.1 9 5 5.1 Všeobecně Komerční služby zajišťuje v rámci svazu odbor rozpočtu a správy majetku ve spolupráci s odborem legislativně-právním. 5.2 Odpovědnosti 5.2.1 Za přípravu podkladů pro nájemní smlouvu odpovídá odbor rozpočtu a správy majetku. 5.2.2 Nájemní smlouvu je oprávněn za svaz podepsat předseda, s výjimkou pronájmu nemovitosti jako celku, kdy nájemní smlouvu podepisují dva členové představenstva, z nichž jeden musí být předseda. Část VI PLÁNOVÁNÍ A PŘÍPRAVA PRONÁJMU 6.1 Příprava a schválení plánu pronájmu 6.1.1 Systém plánování využití prostor k pronájmu je založen na ročním plánovacím období pro jednotlivé kalendářní roky. 6.1.2 Plánování je realizováno prostřednictvím plánu pronájmu. 6.1.3 Podkladem pro sestavení plánu pronájmu jsou uzavřené nájemní smlouvy, potřeby svazu a poptávky zájemců. 6.1.4 Plán pronájmu pro příslušný kalendářní rok schvaluje představenstvo v rámci schvalování rozpočtu svazu na příslušný kalendářní rok. 6.2 Využití plánu pronájmu 6.2.1 S plánem pronájmu nebo jeho částí jsou seznamováni pouze zaměstnanci, jejichž pracovní činnosti se plán pronájmu týká. 6.2.2 Informace a souvislosti uvedené v plánu pronájmu, vyjma informací o prostorách aktuálně nabízených k pronájmu, jsou považovány za obchodní tajemství a zaměstnanci, kteří s nimi přicházejí do styku, jsou vázáni mlčenlivostí. 6.3 Vyhodnocování Vyhodnocování ekonomické úspěšnosti plánu pronájmu za uplynulé období je prováděno příslušným zaměstnancem odboru rozpočtu a správy majetku v součinnosti s regionálním pracovištěm a je předkládáno představenstvu jako součást materiálů týkajících se plnění rozpočtu svazu. 6.4 Podpora pronájmu 6.4.1 Příslušný zaměstnanec odboru rozpočtu a správy majetku provádí činnosti směřující k zajištění vhodných nájemců. 6.4.2 Konkrétní činnosti (např. reklama, realitní kanceláře, osobní kontakt) schvaluje ředitel odboru rozpočtu a správy majetku, pokud není v konkrétním případě určeno jinak.
19.12.2014 2.1.2015 4.1 9 6 6.4.3 Za účelem zjištění spokojenosti nájemců je každoročně, zpravidla v září, předkládán nájemcům k vyplnění hodnotící dotazník, jehož vyhodnocení slouží jako zpětná vazba pro další postup svazu v této oblasti jeho činnosti. Část VII POPTÁVKA 7.1 Přijímání poptávek 7.1.1 Přijímáním poptávek na komerční služby je pověřen příslušný zaměstnanec odboru rozpočtu a správy majetku,. 7.1.2 V případě, kdy se jakýkoliv zaměstnanec dozví o poptávce po komerčních službách svazu, je povinen tuto informaci v nejkratší možné době srozumitelnou formou předat příslušnému zaměstnanci odboru rozpočtu a správy majetku. 7.2 Požadavek zájemce 7.2.1 Přezkoumání požadavků zájemce, prezentovaných v poptávce, provádí příslušný zaměstnanec odboru rozpočtu a správy majetku. 7.2.2 Záznamem o přezkoumání požadavků zájemce je parafa (nebo podpis) příslušného zaměstnance na písemné formě poptávky, je-li poptávka písemnou formou učiněna. 7.2.3 V případě, kdy přezkoumání potvrdilo soulad komerčních služeb svazu s požadavky zájemce, vypracuje příslušný zaměstnanec podklad pro nájemní smlouvu. 7.2.4 Podklady pro nájemní smlouvu přezkoumává a schvaluje ředitel odboru rozpočtu a správy majetku a předává je odboru legislativně-právnímu. Část VIII NÁJEMNÍ SMLOUVA 8.1 Vypracování nájemní smlouvy 8.1.1 Na základě schválených podkladů pro nájemní smlouvu zpracuje příslušný zaměstnanec odboru legislativně-právního návrh nájemní smlouvy, který předá odboru rozpočtu a správy majetku. 8.1.2 Ředitel odboru rozpočtu a správy majetku návrh nájemní smlouvy přezkoumá po věcné stránce a s případnými připomínkami vrátí odboru legislativně-právnímu za účelem vypracování originálů nájemní smlouvy, které následně opatří ředitel odboru rozpočtu a správy majetku a příslušný zaměstnanec odboru legislativně-právního záznamem o přezkoumání, a to formou parafy na každé straně jednoho vyhotovení originálu nájemní smlouvy. 8.1.3 Originály nájemní smlouvy jsou prostřednictvím sekretariátu SČMVD předávány k podpisu. 8.2 Kontrola dodržování nájemní smlouvy nájemcem 8.2.1 Kontrolu dodržování nájemní smlouvy nájemcem provádí průběžně příslušný zaměstnanec odboru rozpočtu a správy majetku, příp. dle své působnosti příslušný zaměstnanec v hotelu Kriváň, a není-li v této kapitole uvedeno jinak, postupuje podle bodu 10.1.4. Zásadami uvedenými v bodě 8.2.2 se řídí také kontrola dodržování smluv při krátkodobém užívání prostor podle části XI a smluv souvisejících s provozem hotelu Kriváň.
19.12.2014 2.1.2015 4.1 9 7 8.2.2 V případě neplnění smluvních podmínek týkajících se úhrady nájemného a služeb s tím souvisejících, na jehož základě vznikne pohledávka svazu za nájemcem po lhůtě splatnosti, je příslušný zaměstnanec, nevyplývá-li z nájemní smlouvy něco jiného, povinen: a) v pracovní den následující po lhůtě splatnosti zaslat upomínku elektronickou poštou (jde-li o osobu, u které svaz nemá k dispozici elektronickou adresu, dopisem) s požadavkem na zaplacení do pěti kalendářních dnů; v případě smlouvy související s provozem hotelu Kriváň se tato upomínka zasílá desátý pracovní den, b) nedojde-li k provedení úhrady na základě upomínky podle písmene a), zaslat v den následující po splatnosti dle upomínky podle písmene a) druhou upomínku elektronickou poštou, a to s upozorněním na možnost uplatnění sankcí podle nájemní smlouvy a na možné právní dopady, s požadavkem na zaplacení do pěti kalendářních dnů; v případě smlouvy související s provozem hotelu Kriváň se tato upomínka zasílá dvacátý první den, c) nedojde-li k provedení úhrady na základě upomínky podle písmene b), zaslat patnáctý den po lhůtě splatnosti třetí upomínku elektronickou poštou, a to s upozorněním, že nebude-li provedena úhrada do pěti kalendářních dnů, bude záležitost předána odboru legislativněprávnímu a může být přistoupeno k vypovězení nájmu; v případě smlouvy související s provozem hotelu Kriváň se tato upomínka zasílá čtyřicátý den, d) nedojde-li k provedení úhrady na základě upomínky podle písmene c) ani do 45 dnů po splatnosti (v případě hotelu Kriváň do 65 dnů po splatnosti), předat v následující pracovní den příslušné podklady odboru legislativně-právnímu s tím, že bude zpracována a doporučeným dopisem na dodejku odeslána předžalobní výzva k plnění se stanovením lhůty pro úhradu dluhů do deseti kalendářních dnů po doručení, a to spolu se zápočtem kauce, s vypovězením nájmu v souladu s uzavřenou nájemní smlouvou a s upozorněním, že nebude-li provedena úhrada, bude dluh vymáhán soudní cestou; v případě smlouvy související s provozem hotelu Kriváň se v rámci této předžalobní výzvy k plnění pouze upozorní na možnost vymáhání dluhu soudní cestou, e) nedojde-li k provedení úhrady na základě dopisu podle písmene d), přistoupit k vymáhání dluhu soudní cestou. 8.2.3 Za podmínek zvláštního zřetele hodných a jejich řádného odůvodnění, zejména jevil-li by se postup podle bodu 8.2.2 jako nepřiměřeně tvrdý, může příslušný zaměstnanec zvolit vůči nájemci individuální přístup, aniž by to bylo považováno za porušení pracovní kázně s dopadem na odměňování takového zaměstnance podle NP-12 Mzdový řád. Část IX DODATEČNÁ UJEDNÁNÍ 9.1 Všeobecně 9.1.1 Jakákoliv změna nájemní smlouvy se provádí dodatkem ke smlouvě. 9.1.2 Uzavření dodatku ke smlouvě může písemně navrhnout kterákoliv ze smluvních stran s tím, že současně předloží potřebné podklady. 9.2 Odpovědnosti Odpovědnosti za jednotlivé činnosti při přípravě, schvalování, přezkoumávání a podepisování dodatků k již uzavřeným smlouvám jsou totožné jako u vlastních smluv (viz část VIII).
19.12.2014 2.1.2015 4.1 9 8 Část X UKONČENÍ SMLUVNÍHO VZTAHU 10.1 Ukončení smluvního vztahu 10.1.1 Ukončení smluvního vztahu je vždy prováděno písemnou formou v souladu se smluvními podmínkami a příslušnými právními předpisy. 10.1.2 V případě ukončení smluvního vztahu před skončením sjednané doby pronájmu, je příslušný zaměstnanec odboru rozpočtu a správy majetku povinen vypořádat smluvní vztah takovou formou, při které budou minimalizovány ztráty, plynoucí z této skutečnosti. 10.1.3 V případě neplnění smluvních podmínek nebo výhrad k nim ze strany svazu je pověřen ředitel odboru rozpočtu a správy majetku k přijetí opatření k nápravě. 10.1.4 V případě neplnění smluvních podmínek nebo výhrad k nim ze strany nájemce navrhne ředitel odboru rozpočtu a správy majetku opatření k nápravě. Tato opatření musí být přezkoumána a schválena odborem legislativně-právním. Část XI KRÁTKODOBÉ UŽÍVÁNÍ PROSTOR 11.1 Krátkodobé užívání prostor obecně 11.1.1 Pro krátkodobé užívání prostor jsou určeny jednací místnosti s výjimkou jednací místnosti A v budově na Václavském nám. 21 v Praze 1, jejíž využití určuje sekretariát SČMVD. Ostatní jednací místnosti v budově na Václavském nám. 21 v Praze 1 jsou evidovány příslušným zaměstnancem odboru rozpočtu a správy majetku, který rovněž vede harmonogram obsazenosti těchto prostor. 11.1.2 Užívání prostor je přednostně určeno pro potřeby svazu, a to na základě aktuální potřeby. Požadavek předběžné rezervace vznáší samostatně zaměstnanec příslušného útvaru. Objednávka prostor formou vnitřního sdělení je schvalována vedoucím příslušného útvaru a předávána řediteli odboru rozpočtu a správy majetku. 11.1.3 Užívání prostor mimo potřeb svazu je realizováno na základě zvláštní písemné objednávky. Samostatnou písemnou objednávkou se specifikovanými požadavky lze dále objednat poskytnutí audiovizuální techniky. Záznamem o přezkoumání požadavků zákazníka je podpis příslušného zaměstnance odboru rozpočtu a správy majetku na objednávce. 11.1.4 Objednávka jednacích místností a objednávka audiovizuální techniky jsou uveřejněny na internetových stránkách svazu a v tištěné podobě jsou také k vyzvednutí v podatelně svazu. Stejným způsobem jsou distribuovány rovněž ceníky pronájmu jednacích místností a pronájmu audiovizuální techniky, jakož i informace o možnosti využití a specifikaci audiovizuální techniky. 11.1.5 Za aktualizaci dokumentů uvedených v bodu 11.1.4 a předávacího protokolu (viz kapitola 11.2) odpovídá ředitel odboru rozpočtu a správy majetku. 11.1.6 Evidence prostor pro krátkodobé užívání v objektech svazu v Brně a Ostravě se řídí touto částí XI přiměřeně. 11.2 Realizace krátkodobého užívání prostor 11.2.1 Na základě objednávky nájemce předá příslušný zaměstnanec odboru rozpočtu a správy majetku před započetím nájmu příslušnou jednací místnost zástupci nájemce. V případě
19.12.2014 2.1.2015 4.1 9 9 současně pronajaté audiovizuální techniky sepíše se zástupcem nájemce o předání protokol, který nechá podepsat zástupci nájemce. 11.2.2 Po skončení pronájmu neprodleně převezme příslušný zaměstnanec odboru rozpočtu a správy majetku zpět pronajatou jednací místnost, a to včetně případně pronajaté audiovizuální techniky. V případě současně pronajaté audiovizuální techniky sepíše se zástupcem nájemce protokol o převzetí, ve kterém přesně popíše případné závady, dohodu o následném řešení a protokol nechá poté podepsat zástupci nájemce. 11.2.3 Protokol podle této kapitoly se sepisuje i v případě krátkodobého užívání prostor svazem s tím, že za zástupce nájemce se v tomto případě považuje zaměstnanec příslušného útvaru ve smyslu kapitoly 11.1 bodu 11.1.2.