ÚČETNÍ SMĚRNICE PRO SPOLEČENSTVÍ PRO DŮM PKH 950 A 951 podrobněji upravujícími Pravidla pro přispívání vlastníků jednotek na náklady opravy a udržování společných částí domu a na úhradu služeb (Pravidla pro správu) a vedení účetnictví společenství vlastníků jednotek. 1) Oběh účetních dokladů - pověřený člen výboru zpracovává podklady pro vedení účetnictví (dále člen) v elektronické nebo písemné podobě - účetní doklady jsou řádně seřazené, očíslované, podepsané a odsouhlasené Účetní doklady a podklady pro zaúčtování: a) došlé faktury - člen zajišťuje evidenci došlých faktur v knize došlých faktur - faktury jsou v písemné nebo elektronické podobě b) předpis záloh - ke každé bytové jednotce jsou vyhotoveny dva předpisy záloh, kde jeden předpis náleží vlastníku bytové jednotky a druhý předpis podepsaný vlastníkem bytové jednotky je pro účely vedení účetnictví - člen zajišťuje evidenci došlých plateb na zálohách v knize došlé platby - zálohy c) zápisy, usnesení výboru a shromáždění - člen uchovává zápis v písemné a elektronické podobě d) hlášení změn u jednotlivých nájemníků - člen zajišťuje evidenci změn u jednotlivých nájemníků v knize nájemníci e) bankovní výpisy - člen zajišťuje evidenci bankovních výpisu v knize bankovní výpisy - bankovní výpisy jsou v elektronické podobě f) pokladní doklady - člen zajišťuje evidenci pokladní knihy
g) odměny členů výboru - člen zajišťuje evidenci vyplácených odměn členům výboru SVJ v knize odměny výboru SVJ - všechny podklady jsou aktualizovány v pravidelných intervalech pro plynulé zpracování účetnictví 2) Příjmy a zdanění SVJ - příjmem SVJ je bankovní úrok - úroky z bankovního účtu SVJ jakožto neziskové organizace nejsou předmětem daně z příjmů dle 18 odst. 4 písm. c, zákona o daních z příjmu - souvisejícím výdajem jsou bankovní poplatky, které v současné době značně převyšují úroky a výsledkem je ztráta z disponování s účtem - nejedná se o ztrátu za předpokladu, pokud se tato částka, resp. zůstatek bankovního poplatku nepokrytý plně úrokem převede na účet nákladů správy, který je předmětem ročního vyúčtování jednotlivým vlastníkům - výsledkem hospodaření SVJ je pak 0 Kč. Další možné druhy příjmů z hlediska zdanění: a) bankovní úrok - zůstává v daňovém základu SVJ, ale úrok z běžného účtu se nedaní dle 18 odst. 4 písm. c, ale úrok ze spořicích účtů a termínovaných účtů se daní b) penále, úrok z prodlení (členové SVJ) - zůstává v daňovém základu SVJ c) penále, úrok z prodlení (externí nájemníci) - rozúčtování vlastníků ke zdanění d) nájemné (nebytové prostory) - rozúčtování vlastníkům ke zdanění e) ostatní (vznikne-li) dle charakteru - rozúčtování vlastníkům ke zdanění - bude-li mít SVJ pouze příjmy z bankovních úroků, které nejsou předmětem daně z příjmů u neziskové organizace a které nebude rozdělovat jednotlivým vlastníkům, není povinno dle 38m, odst. 8 podávat daňové přiznání
- pokud však bude mít jiné příjmy, které jsou předmětem daně (zejména penále a úroky z prodlení vlastníkům jednotek), podává daňové přiznání, ve kterém však v souladu s ustanovením 20, odst. 7 zákona č.586/1992 Sb., o daních z příjmů sníží základ daně až o 30%, maximálně však o 1 000 000,- Kč za podmínky, že prostředky získané takto dosaženou úsporou daňové povinnosti použije v následujícím zdaňovacím období ke krytí nákladů spojených se správou domu - to v konečném důsledku znamená, že SVJ nemusí vůbec vzniknout daňová povinnost do výše 1 000 000 Kč daňového základu ročně - účetní zisk minulého roku - ale nulový daňový základ - zachycený na účtu 931 Výsledek hospodaření ve schvalovacím řízení bude použit na úhradu nákladů spojených se správou domu v následujícím roce (například vymalování společných prostor, obnova zeleně a jiné). - použití finančních prostředků schvaluje shromáždění vlastníků v souladu se stanovami na návrh výboru. - bude-li SVJ vykazovat příjmy, které svým charakterem (viz výše uvedené příklady) musí být rozúčtovány vlastníkům ke zdanění, předseda výboru bude informován nejpozději do 31. ledna roku následujícího o částce, která má být vlastníky zdaněna - dílčí základy ke zdanění jednotlivých vlastníků jednotek jsou dány spoluvlastnickými podíly na společných částech domu - celý příjem rozúčtovaný vlastníkům ke zdanění je však ponechán ve společenství jako finanční zdroj na opravy a je přeúčtován na účet fondu údržby schválené na shromáždění vlastníků jednotek 3) Fond údržby a oprav - z fondu údržby a oprav budou hrazeny opravy a investice dle plánu investic schváleného shromážděním vlastníků bytových jednotek - o mimořádných (neodkladných) událostech a drobných opravách má právo rozhodovat výbor, který vyrozumí vlastníky bytových jednotek - v souladu s usnesením shromáždění činí částka do fondu údržby a oprav 17,-Kč/m 2 4) Účetnictví SVJ a účtování nákladů na služby - účetnictví je vedeno pověřeným členem výboru - účetnictví je vedeno v programu pro podvojné účetnictví a) Účtový rozvrh - vychází z účtové osnovy pro nevýdělečné organizace - každý rok je schválena účtová osnova, podle které se vede účetnictví
b) Způsoby účtování - na SVJ jako právnickou osobu se vztahuje zákon o účetnictví a jelikož je svou podstatou neziskovou organizací (nebyla založena za účelem podnikání), vede účetnictví dle vyhlášky č. 504/2002 Sb., pro účetní jednotky, u kterých hlavním předmětem činnosti není podnikání - SVJ sjednává služby spojené s užíváním bytových a nebytových jednotek a v podstatě tyto služby zprostředkovává - služby spojené s užíváním bytových a nebytových jednotek představují v účetnictví SVJ pouze zúčtovací vztah účtovaný prostřednictvím účtu pohledávek (účet 315 v analytickém členění dle druhu služby) za majiteli prostorů - v nákladech SVJ se faktury dodavatelů služeb spojených s užíváním prostor vůbec neobjevují - u SVJ jako obstaravatele těchto služeb se proto v jeho hospodářském výsledku neprojeví dopad z titulu nevyrovnanosti přijatých záloh na tyto služby a skutečných nákladů vyúčtovaných dodavateli služeb. - veškeré faktury za služby dodavatelů se zúčtují nejdříve jako pohledávka za uživateli těchto služeb - na konci zúčtovacího období se provádí zúčtování faktur dodavatelů (tzn. náklady na jednotlivé druhy služeb) se zálohami zaplacenými uživateli v průběhu zúčtovacího období na konkrétní služby - vzniklé nedoplatky či přeplatky se vyčíslí ve vztahu k jednotlivým uživatelům jako pohledávka nebo jako závazek proti jednotlivci. I. Oběh peněžních prostředků mezi SVJ a jednotlivými vlastníky: - jednotliví vlastníci zasílají zálohy na účet SVJ, které s nimi provádí konečné vypořádání služeb i nákladů spojených se správou II. Pro správné zachycení časové a věcné souvislosti využije SVJ: a) účty časového rozlišení - pro případ, kdy zaúčtovaný náklad/výnos (pohledávka/závazek) se vztahuje ke dvěma účetním obdobím b) dohadné položky - pro případ nevyfakturovaných dodávek služeb do termínu pro zpracování vyúčtování služeb III. Evidence majetku - majetek pořízený z peněžních zdrojů SVJ jako např. stůl, židle apod. se bude evidovat v podrozvaze účetnictví
IV. Archivace dokladů - veškeré doklady, které se týkají SVJ, s výjimkou účetních dokladů za probíhající účetní období uložených u člena výboru, budou skladovány v uzamykatelné skříni v místnosti výboru a v elektronické podobě na externích discích po zákonem stanovenou dobu - přístup budou mít členové výboru, a na vyžádání i vlastníci jednotek V. Závěrka a roční rozbory hospodářské činnosti (inventarizace) - rozbor hospodářské činnosti bude sestavován každý rok a to do posledního dne měsíce ledna po skončení účetního roku - roční závěrka bude sestavena do konce března po skončení roku, a to v rozsahu: a) Rozvaha (bilance) b) Výkaz zisků a ztrát c) Příloha k účetní závěrce - roční závěrka bude zveřejněna do 10. dubna a bude předložena k odsouhlasení na nejbližším Shromáždění společenství vlastníků VI. Odměny členů Výboru - výše odměn bude odhlasována na Shromáždění vlastníků - členové Výboru nebudou se Společenstvím uzavírat žádnou pracovní či jinou smlouvu na činnosti statutárního orgánu SVJ uvedené v stanovách SVJ - odměny budou před odesláním na účet sníženy zálohovou daní a odvody na pojištění dle platné legislativy. - potvrzení o zdanitelných příjmech a sražených zálohách na daň se předají jednotlivým členům výboru do 31. 1. následujícího roku 5) Pravidla přiřazování úhrad k předepsaným zálohám v průběhu zúčtovacího období a roční vyúčtování záloh na služby Pořadí přiřazování úhrad k předepsaným zálohám v průběhu zúčtovacího období 1. náklady řízení náklady na vymáhání nedoplatků (advokát, soudní výlohy, poštovné) 2. nejstarší nedoplatky zejména nedoplatky z vyúčtování 3. běžné platby 4. úrok z prodlení
- každá platba je párována s předpisem chronologicky od nejstaršího neuhrazeného, až po předpis vytvořený předem pro následující období, je-li platba vyšší než součet předpisů k datu úhrady Příklad: Dluh Přeplatek Období Předpis Úhrada za období Leden 4000 0 4000 Únor 4000 10000 2000 Březen 4000 0 2000 - na konci zúčtovacího období (tj. k 31. 12.) vznik a) přeplatek na zálohách - přeplatek se vrací - pokud si vlastník záměrně předplácí na několik období předem a nepřeje si tudíž vracet předem hrazené zálohy, je povinen tuto skutečnost písemně sdělit výboru do 31. 12. daného období - ve všech ostatních případech se přeplatek na zálohách vrací a nezapočítává se do úhrad záloh následujícího období b) nedoplatek na zálohách - nedoplatek na zálohách bude včetně ostatních nedoplatků (zejména z titulu nákladů řízení, úroků z prodlení a dřívějších nedoplatků z vyúčtování) plně zahrnut do vyúčtování - platby připsané na účet SVJ po 31. 12. minulého období se nebudou zohledňovat do vyúčtování, ale budou považovány za zálohy nového zúčtovacího období - po zpracování vyúčtování minulého období a distribuci jednotlivým vlastníkům (nejpozději do konce dubna nového období) jsou vlastníci povinni uhradit nedoplatky z vyúčtování nejpozději do konce měsíce července pod variabilním symbolem a částkou uvedenou ve vyúčtování (tj. do 31. 7. nového období) Vyúčtování bude předáváno jednotlivým vlastníkům podle následujících priorit: 1. proti podpisu výborem 2. doporučenou poštou na adresu sdělenou výboru pro písemný kontakt 3. doporučenou poštou na adresu uvedenou v katastru nemovitostí
Vracení přeplatků z vyúčtování jednotlivým vlastníkům bude provedeno podle následujících priorit: 1. bezhotovostním převodem na BÚ, z kterého odesílá úhradu předpisu záloh nebo písemně sdělí výboru, na který účet chce zaslat přeplatky 2. složenkou - pro vyúčtování daného roku se budou brát v úvahu jen platby záloh za služby přijaté na účet do 31.12. - platby přijaté po 31.12 se nebudou brát v úvahu do vyúčtování daného roku 6) Pravidla pro uplatnění úroků z prodlení - stav nedoplatků se hodnotí vždy k poslednímu dni čtvrtletí, v rámci čtvrtletního rozboru hospodářské činnosti - člen výboru SVJ předloží předsedovi výboru soupis dlužníků, kterým má být předepsán úrok z prodlení - výše úroku z prodlení je dána nařízením vlády č. 142/1994 Sb. ve znění pozdějších předpisů ve výši repo sazby + 7 procentních bodů. 7) Účetní směrnice je účinná od jeho schválení ve výboru.