Zápis z kontroly vedení administrativy a souladu činnosti výboru se zákonem o vlastnictví bytů a stanovami Oznámení o zahájení kontroly: 10. 8. 2012 Upřesnění kontroly včetně požadavku na dodání podkladů: 3. 9. 2012 Kontrola: 5. 9. 2012 (sušárna 2283, 19.00 21.30 hod) Připomínky vypořádány na setkání: 12. 9. 2012 (sušárna 2283, 19.00 20.30 hod) Přítomni: Výbor SVJ: Ing. Luděk Lukáčik (předseda), Ing. Jan Houska, PhD. (místopředseda), Zdeňka Bartáčková (člen výboru) Kontrolní komise (KK): JUDr. Vladimír Blažek (člen), Bc. Emil Vetrák (člen), Mgr. Pavel Vondruška (člen) Výrok / nález / doporučení k odstranění nálezu čl. X, odst. 1) 1. vedení evidence členů SVJ 1.1 evidence členů SVJ KK po provedené kontrole předložené evidence doporučila výboru aktualizovat kontakty, zejména e-mailové na členy SVJ, v případě SJM (jednotka ve společném jmění manželů) na oba členy, a to formou odsouhlasení při prezenci na členském shromáždění 1.2 evidence (přehled) pronajímaných bytů členů SVJ (zejména počet osob) Bylo zjištěno, že evidence není aktualizována. Zejména je důležité evidovat správný počet osob pro rozúčtování služeb spojených s bydlením, členové SVJ mají povinnost tyto skutečnosti oznámit nejpozději 30 dnů ode dne, kdy ke změně došlo (viz Stanovy, čl. XIV, odst. 2, písm. j). Bylo doporučeno při prezenci na členském shromáždění nechat odsouhlasit počet příslušníků v domácnosti, domácnosti nájemce nebo podnájemce a na schůzi vysvětlit důvody a oznámit, že jde o povinnost členů SVJ tyto údaje hlásit, stanovit rozsah, které všechny skutečnosti se oznamují a určit způsob jak tyto skutečnosti výboru hlásit. Povinnost výboru vyžadovat tyto údaje plyne ze Stanov čl. VII, odst. 10 písm. d). 1.3 evidenční listy členů SVJ Byly předloženy všechny aktuální evidenční listy členů SVJ. Nebylo shledáno závad. 1
2. uložení zápisů z uskutečněných shromáždění a schůzí výboru 2.1 evidence zápisů ze shromáždění a schůzí (včetně příloh dle čl. VII, odst. 16) Nálezy: 1. Nejsou uloženy společně v jedněch deskách, ale ve více šanonech, toto vedení je nepřehledné. 2. Zápis z druhého členského shromáždění neobsahuje přílohu, která zde byla prezentována (Výroční zpráva za 2011). KK upozornila na povinnost uchovávat podklady předložené k jednotlivým bodům na shromáždění viz Stanovy čl. VII, odst. 16. 3. Schůze výboru 30.8 se konala bez toho, že by byl pozván zástupce kontrolní komise, což je v rozporu s právy kontrolní komise, viz Stanovy čl., odst. 3, písm. c. 4. V zápise 30.8 je uvedeno nepravdivé tvrzení že si výbor není vědom, že jej KK opakovaně upozornila na nutnost vyvěšení požární směrnice (na tomto setkání bylo opakované upozornění prokázáno zápisem ze schůze KK z 27.8 a předložením e-mailu ze 14.7 a 4.7, který byl v uvedená data zaslán členům výboru) KK doporučuje věnovat větší pozornost evidenci zápisů, zápisy shromáždit do jednoho šanonu, ukládat všechny přílohy předložené k jednotlivým bodům na shromáždění společně se zápisem, na schůzi výboru zvát zástupce kontrolní komise 2.2 prokázání způsobu rozesílání pozvánek na shromáždění a rozesílání dalších informací, v případě použití e-mailu pak dokladovat (např. výpisem hlavičky použitých e-mailů) seznam adres, na které rozesíláno Nálezy 1. Požadované výpisy e-mailu, kterým byly členům SVJ na členské shromáždění zaslány pozvánky, byly po urgenci dodány v pátek 7.9 a z nich byly zjištěny některé nedostatky 2. E-mail s pozvánkou není zasílán všem členům SVJ, konkrétně v případě SJM, je zasílána v rozporu s čl. VII, odst. 8 Stanov, pozvánka jen jednomu z manželů 1. Pokračovat ve vyvěšení pozvánky na nástěnku (viz Stanovy), případně další vyvěšení pozvánek na viditelná místa 2. Využít i včasné zveřejnění na webu 3. Pokračovat v praxi, že členům SVJ, kteří nemají e-mail a nebydlí v nemovitosti SVJ, je zaslána písemná pozvánka. 4. u členů SVJ, kteří nemají e-mail, ale bydlí v nemovitosti předat pozvánku proti podpisu (pouhé předání je nedostačující, chybí důkaz o doručení) KK požaduje přeposlat KK do 6. 9. 2012 ke kontrole e-maily použité při rozeslání pozvánek (s uvedením hlavičky), příští pozvánky rozeslat již na všechny členy SVJ, kteří mají v evidenci uveden e-mail 2
3. vedení příjmů a výdajů společenství (pohyb na účtech SVJ a v pokladně) 3.1 výpisy z účtů SVJ (od založení účtu do konce srpna včetně) Nálezy: Dne 17. 5. 2012 proveden převod 43775,- Kč (zbytek z 2. zálohy 50.000 Kč), vzhledem k neexistenci pokladní knihy chybí doklady za vyplacení 6225,- Kč - odměny. Vypořádání nálezu: Bude dáno účetně do pořádku a to tím, že bude doplněn doklad o převzetí odměn členy výboru. Výše převáděných částek z účtu není omezena. Převodní příkazy nejsou připodepisovány a kontrolovány druhým členem výboru (což byla běžná praxe, v BD bylo takto praktikováno a je i v současnosti stále tak prováděno). KK vyslovuje důrazný nesouhlas s praxí převodů financí SVJ přes soukromé účty. Zavedení běžné praxe, tj. nastavit omezení disponování s účtem a nastavit připodepisování transakcí druhým členem. Při zakládání účtu SVJ bylo oznámeno, že to aplikace umožňuje, ale výborem SVJ nakonec tato praxe dosud zavedena nebyla. 3.2 pokladní kniha (evidence plateb v hotovosti) Nebyla předložena. Bylo zjištěno, že není vedena. Doklady nebo jejich kopie za platby v hotovosti nebyly při kontrole předloženy. Dle informace předsedy výboru ze 7.9 jsou doklady o platbách v hotovosti u správcovské firmy. Na základě výsledku kontroly bylo dohodnuto, že správcovská firma doklady zkopíruje a kopie předá k založení u SVJ. Nález: 1. Vydání je placeno v hotovosti členem výboru a tomu je pak částka následně zaslána na jeho účet (bez kontroly jiným členem) 2. Při kontrole nebyly k dispozici doklady nebo kopie dokladů těchto výdajů, originály byly předány správcovské firmě Vyhotovovat kopie dokladů plateb v hotovosti a tyto ukládat. Zvážit, zda není vhodnější platit platby v hotovosti přímo z pokladny SVJ, zvláště pokud jde o malé částky a tedy vést pokladní knihu s evidencí příjmů a výdajů v hotovosti. Při vypořádání připomínek ke kontrole dne 12. 9. 2012 byly kopie dokladů KK předloženy. 3
3.3 splátkový kalendář čtyř členů SVJ, kteří svoji jednotku získali přímo koupí (doplnění vkladu do FO) Podklady předloženy, 3 ze členů již částku splatili, se čtvrtým členem je domluven splátkový kalendář a ten průběžně plněn. 3.4 přehled VŠECH dosud uzavřených SMLUV výborem SVJ (včetně dohod o provedení práce) a předložení smluv (písemná nebo elektronická podoba) Požadované uzavřené smlouvy předloženy. Nálezy - smlouvy, které předány k podpisu druhé straně např. Delmax nepředány - smlouvy nejsou uloženy v jednom šanonu - smlouvy na provedení prací (duben 2012) mají právní vady a nejsou uzavřeny správně Doporučení: Smlouvy evidovat odděleně od jiných materiálů tak, aby se s nimi dalo pracovat, smlouvy na provedení prací z dubna 2012 stornovat a výdej řešit jiným právně a účetně čistým způsobem čl. X, odst. 3, písm. a) 4. soulad činnosti výboru se zákonem o vlastnictví bytů a stanovami 4.1 přehled vyplacených odměn členům výboru do 8/2012 včetně Přehled předložen. Nález: Odměny vyplaceny ve výši nepřesahující částku schválenou na členském shromáždění. 4.2 doklad o tom, kdy bylo zažádáno o vyhotovení požární směrnice SVJ (např. příslušný e-mail, zápis apod.) Dle ústního sdělení předsedy výboru bylo zažádáno koncem srpna. Vypracování směrnice provedeno revizním požárním technikem za úplatu. Připomínky KK k termínu vyvěšení požární směrnice viz připomínky k zápisu výboru z 30. 8. 2012, KK doporučila výboru v podobných případech lépe posoudit nutnost takovéhoto výdaje, pokud by šlo účelněji zpracovat vlastními silami. 4
5. Různé obecně 5.1 Komunikace Kontrolní komise výboru připomněla obsah zápisu ze své schůze z 27. 7. 2012, kde je zejména poukazováno na nedostatečnou komunikaci mezi výborem a kontrolní komisí, mezi výborem SVJ a představenstvem BD, mezi výborem a členy SVJ. Výboru bylo doporučeno posoudit možnost: - zavedení a vyhlášení pravidelných úředních hodin pro členy SVJ - zajištění vyšší informovanosti členů KK - využívání k pravidelným informacím www stránky SVJ - kooptování zástupce největšího vlastníka (tj. zástupce BD) do výboru Zápis z kontroly vedení administrativy a souladu činnosti výboru se zákonem o vlastnictví bytů a stanovami byl projednán s výborem SVJ dne 12. 9. 2012. Praha 12. 9. 2012 Za Kontrolní komisi Mgr. Pavel Vondruška v. r. Bc. Emil Vetrák v. r. JUDr. Vladimír Blažek v. r. 5