Výběr realizátora vnitřní integrace úřadu v rámci PROJEKTU I. Zřízení technol. centra a II. pořízení elektronické spisové sl. včetně III. vnitřní integrace úřadu Příloha č. 1 Zadávací dokumentace PRO PŘEDKLADATELE NABÍDEK VEŘEJNÉ ZAKÁZKY MALÉHO ROZSAHU Technická specifikace dodávky systému pro vnitřní integraci úřadu Předmětem zakázky je realizace vnitřní integrace úřadu formou implementace programových aplikací (softwarových modulů) do informačního systému Městského úřadu Frýdlant nad Ostravicí Požadavky na řešení Pořízení a implementace aplikací (modulů) informačního systému Městského úřadu Frýdlant nad Ostravicí: Rozhraní na základní registry veřejné správy Rozhraní pro komunikaci informačního systému GINIS Gordic se základními registry veřejné správy a s dalšími veřejně dostupnými informačními systémy poskytujícími rozhraní pro napojení agendových informačních systémů Organizační struktura Řešení pro zajištění centrálního řízení správy identit a oprávnění přístupu jednotlivých agendových IS navázaný na stávající adresářové služby provozované v rámci Windows Server 2012 informačního systému Městského úřadu Frýdlant nad Ostravicí Subsystém Ekonomika Jednotlivé moduly (funkční okruhy) ekonomických dějů dané organizace budou do stávajícího IS integrovány a to tak, aby umožňovaly komfortní, průkazné, přehledné a výkonné vedení podvojného Strana 1 (celkem 6)
účetnictví a rozpočtování včetně vedení souvisejících operativních evidencí. Veškeré operace s dokumenty ekonomického charakteru se v IS budou provádět nad agendovými knihami a cílově se zachycovatí v účetních denících a v denících zápisů rozpočtu. Filosofie subsystému musí důsledně dodržovat obecné principy uplatňované jednotně v rámci všech komponent systému. Modul Rozpočet Modul Rozpočet musí sloužit ke sběru požadavků na rozpočet a jejich variantnímu balancování jednotlivými správci rozpočtu pro potřeby rozpisu schváleného rozpočtu včetně jejich začleňování do jednotlivých investičních a neinvestičních akcí. Musí řešit problematiku správy akcí a jejich začleňování do plánů kapitálových a běžných výdajů nebo i plánů příjmů. Svojí funkcionalitou musí pokryt i oblast tvorby a realizace jednotlivých rozpočtových opatření. Balancování rozpočtu Číselníky a pořizovač kalkulací rozpočtu; Střednědobý rozpočtový výhled Pořizovač rozpočtových dokladů Evidence akcí Modul Finanční závazky a pohledávky Modul musí řešit evidenci, správu a účetní likvidaci prvotních dokladů, na základě kterých vznikají finanční závazky nebo pohledávky účetní jednotky. Svojí funkcionalitou musí umožňovat s využitím vrstvy workflow a mechanismu konfigurovatelnosti aplikačních rolí rozložit proces evidence, správy a likvidace závazků a pohledávek mezi více zpracovatelů a využitím redistribučních mechanismů simulovat skutečný oběh prvotního dokladu v organizaci s automatickým mapováním realizovaných úkonů (např. podání, evidence, schválení, úhrada, zaúčtování, předání, odúčtování, odpárování, zrušení schválení, storno,...). Prvotní doklady musí evidovat v rámci účetního období v libovolném počtu agendových knih. Každá kniha bude umožňovat evidovat závazky a pohledávky v různých měnách s přepočtem podle aktuálního nebo pevného kurzu. Evidované doklady lze potom přiřazovat do skupin pomocí uživatelem definovaných klíčů a poté dle přiřazených klíčů a množství dalších kritérií vybírat a vybrané doklady dále zpracovávat. Fakturační závazky a pohledávky musí být vázány na smluvní procesy účetní jednotky zachycené specializovaným modulem, který eviduje jednotlivé uzavřené smlouvy s externími subjekty a v rámci smlouvy vyčleňuje výdajové finanční prostředky pro jejich následné použití. Systém automaticky při schválení krytí závazků finančními prostředky musí kontrolovat jejich realizovatelnost v rámci rezervací prostředků aktuálního rozpočtu. Evidence souvisejících dodacích listů k fakturačním pohledávkám a závazkům musí umožňovat přes uživatelem definovaný systém párování sledovat proces majetkového plnění prostřednictvím vazeb se souvisejícími majetkovými účetními doklady subsystému Majetek (tj. příjemky, výdejky, převodky, doklady o pořízení DM, doklady zhodnocení DM, ). Jednotlivé evidované pohledávky musí jít jednotlivě i hromadně upomínkovat a penalizovat, a to jak generací penalizační faktury, tak i zvýšením penalizované pohledávky o částku vyměřeného penále. Kniha došlých faktur Kniha poukazů Kniha odeslaných faktur Strana 2 (celkem 6)
Daně, dávky, pohledávky a poplatky Modul Bezhotovostní operace Modul musí řešit problematiku realizace bezhotovostních úhrad jednotlivých závazků a pohledávek včetně procesu párování plateb na jednotlivé závazky a pohledávky. Bankovní výpisy se budou evidovat v rámci účetního období v libovolném počtu agendových knih. Každá kniha musí umožňovat evidovat výpisy v různých měnách s poloautomatickým výpočtem kursových rozdílů. Komunikace s bankou platební centrum Modul Hotovostní operace Modul musí řešit tvorbu, evidenci a likvidaci prvotních dokladů, které jsou likvidovány úhradou nebo příjmem v hotovosti z (do) vlastní pokladny uživatele. Jednotlivé doklady bude možno evidovat přímo na peněžní pokladně (v místě fyzického výdeje a příjmu peněz) nebo prostřednictvím přípravy dokladu na jiných místech organizace a následným předáním schváleného podkladu k výplatě nebo příjmu peněz na vlastní pokladnu. Pokladní doklady (podklady) se musí evidovat v agendových knihách, které se zakládají pro jednotlivá účetní období. V rámci jedné knihy bude umožněno evidovat dané doklady pouze v jedné měně s přepočtem podle aktuálního nebo pevného kursu. Modul bude řešit kontrolu proti volným rozpočtovým prostředkům s nastavitelnou blokací nebo pouze varováním při překročení čerpání. Systém musí také transparentně řešit průkaznost proúčtování jednotlivých pokladních dokladů, kdy lze z jednotlivých dokladů získat informaci jak byl daný doklad účetně likvidován a to včetně případných oprav (opravných účetních dokladů). To bude umožněno vazbou opravného účetního dokladu na opravovaný pokladní doklad. Dále musí být modul vybaven množstvím výstupních sestav, které budou definovány pomocí generátoru sestav a budou uživatelsky definovatelné v rozsahu možností daného generátoru. Příprava pokladních dokladů Pokladna Modul Zpracování majetku Modul musí řešit evidenci a zpracování operativní a účetní evidence veškerého vlastního i nevlastního majetku v prostředí dané organizace. Evidence majetku Inventarizace majetku Strana 3 (celkem 6)
Modul Účetnictví Finanční účtárna Účetní doklady Modul Účetní a rozpočtové výstupy Modul Účetní a rozpočtové výstupy musí umožňovat prohlížení účetního deníku a deníku rozpočtových zápisů. Účetní a rozpočtové výstupy Modul Rozklikávací rozpočet Modul musí řešit přehlednou a srozumitelnou formu prezentace ekonomických dat z informačního systému. Rozklikávací rozpočet musí umožňovat sledovat hospodaření organizace z různých úhlů pohledu, zejména v oblasti rozpočtu a účetnictví. Jednoduchou rozpadovou formou musí zobrazit stav a vývoj čerpání výdajů a plnění příjmů. Jeho podobu bude možno upravit na míru, dle požadavků, potřeb a představ zákazníka, zejména co se týče úrovně detailu jednotlivých reportů. Prezentace dat prostřednictvím internetového prohlížeče (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, atd.) bude pro občany výhodná. Subsystém Registry Subsystém Registry musí zabezpečovat vazby na základní registry SIS ČR, při dodržení standardů Státního informačního systému ČR. Jedná se zejména o evidenci obyvatel a evidenci nemovitostí. Jednotlivé moduly subsystému Registry musí umožňovat vyhledávání údajů z jednotlivých registrů, jejich prohlížení a případný tisk ve zvoleném formátu. Systém musí být vzájemně provázaný, jak po stránce datové, tak i funkční (a to na vertikální i horizontální úrovni). Moduly musí obsahovat nástroje umožňující vyhledávání informací dle různých kritérií. Modul ROB registr obyvatel Modul musí řešit komplexním způsobem agendu evidence trvale bydlících obyvatel města. Mimo hlavní data občanů (rodné číslo, příjmení, jméno, adresa trvalého pobytu, rodiče, partneři) modul bude obsahovat další pomocné agendy (archiv bydlišť, archiv příjmení, kompletní agendu událostí apod.). Záznamy, které budou vyřazeny z hlavní evidence z důvodu úmrtí nebo odstěhování, musí být uloženy v archivní evidenci (tzv. Mrtvá evidence). Pořízení a změny základních evidenčních dat se musí provádět na podkladě prvotního dokumentu (přihlašovací lístek, úmrtní list, oddací list, ). Pro změnu bydliště jedné rodiny modul musí obsahovat automatizované nástroje umožňující hromadné provedení změn. Modul dále musí řešit problematiku eventuálního zahájení správního řízení při změně trvalého pobytu, musí obsahovat evidenci vydaných potvrzení o změně trvalého pobytu, evidovat zákazy přihlášení k trvalému pobytu, evidovat vlastníky objektů (bytů) apod. Modul musí zpracovávat základní doklady předepsané pro změnu vložených dat občana. Tyto doklady musí rozdělit do skupin podle charakteru změny: Přírůstky, Úbytky, Změny. Dále musí modul zpracovávat dávky z Centrálního registru obyvatel (CRO). Strana 4 (celkem 6)
Pro verifikaci vkládaných údajů musí modul obsahovat sadu kontrol. Kontrola dat na povinné vazby bude probíhat přímo při pořizování dat, při změnách dat a při přesouvání dat do archivních souborů. Modul musí umožňovat generovat a tisknout veškeré formuláře určené pro oznámení změny v datech obyvatele. Dále musí obsahovat nástroje pro vytváření a tisk přehledových sestav. Bude mít výstupy z aktuální evidence, ze seznamu událostí, z archívu bydlišť atd. Dále musí obsahovat sadu specializovaných sestav např. jubilanti, vojáci v záloze, vítání občánků, počty obyvatel dle částí města popř. ulic apod. Modul ROV - Registr obyvatel - akce, volby Tento modul bude řešit komplexním způsobem přípravu voleb všech typů (komunálních, parlamentních, krajských, do evropského parlamentu, popř. referend). Modul musí řešit následující okruhy přípravy voleb: Registr volebních okrsků, Zařazení objektu popř. voliče do volebního okrsku, Seznam nezahrnutých skupin občanů, Stálé volební seznamy, Aktuální volební seznamy. Součástí modulu musí být další požadované sestavy nutné k zajištění přípravy voleb (rozvrh volebních okrsků, roznáškové seznamy, apod.). Modul musí spolupracovat s modulem ROB. Pro verifikaci vkládaných údajů bude modul obsahovat sadu kontrol. Kontrola dat na povinné vazby musí probíhat přímo při pořizování dat, při změnách dat a při přesouvání dat do archivních souborů. Modul bude umožňovat generovat a tisknout veškeré sestavy nutné pro přípravu voleb dle příslušných zákonů. ROP - Registr obyvatel prohlížečka Tento modul bude sloužit k prohlížení aktuálních dat registru trvale bydlících obyvatel pořízených a aktualizovaných pomocí funkcí a nástrojů modulu ROB Registr obyvatel. Modul musí být spuštěn samostatně, ale může být i volán z jiných modulů tj. musí dovolovat vyhledat osobu v živé evidenci a předat informace o této nalezené osobě volajícímu modulu. Pokud bude modul spuštěn z jiného modulu, bude se tvářit jako integrovaná součást volajícího modulu. Modul ROP-Registr obyvatel musí být parametricky nastavitelný v rozsahu omezení zobrazovaných dat (rodné číslo, apod.). Subsystém správní agendy Modul Matrika Modul musí řešit komplexním způsobem agendu matrik. Evidence matričních událostí (narození, uzavření manželství, úmrtí) a tvorba matričních dokladů odpovídá příslušnému zákonu o matrikách, jménu a příjmení. Struktura evidenčních údajů musí být navržena tak, aby odpovídala stávajícím zvyklostem pro evidenci matričních událostí v knihách ze svázaných tiskopisů. Pomocí modulu musí jít také zpracovávat předepsaná statistická hlášení. Kromě problematiky matričních událostí musí modul řešit změn jmen, příjmení, určení otcovství souhlasným prohlášením rodičů, přidělování státního občanství. Strana 5 (celkem 6)
Údaje matriční události musí být evidovány v databázi informačního systému, prvopisy vytvořených dokumentů budou evidovány jako dokumenty v digitální podobě s přiděleným prvotním identifikátorem (PID). Tím bude také umožněna jejich evidence a sledování pohybu v subsystému Spisová služba stávajícího IS. Modul musí kontrolovat povinné vazby přímo při pořizování dat, poskytovat údaje z číselníků a umožňovat získat osobní údaje účastníků matričních událostí z modulu ROB - Registr obyvatel. Dále musí umožňovat u matričních událostí zapsání správního poplatku do modulu Pokladna v subsystému Ekonomika. Rovněž musí modul komunikovat s modulem Daně, dávky, pohledávky a poplatky ze subsystému Ekonomika K předmětu zakázky zadavatel nepožaduje maintenanci na všechny komponenty systému po celou dobu udržitelnosti projektu. Maintenanci po dobu udržitelnosti projektu bude realizovat sám zadavatel. Dílo musí splňovat tyto náležitosti: Obecné: nabídka a řešení plně vyhovující příslušné výzvě Integrovaného operačního programu Technické: kompatibilita se současnou architekturou informačního systému města Frýdlant nad Ostravicí objevují-li se v textu tohoto dokumentu nebo jeho příloh odkazy na obchodní firmy, názvy nebo jména a příjmení, specifická označení zboží a služeb, zadavatel v takovém případě umožňuje pro plnění veřejné zakázky použití i jiných, kvalitativně a technicky obdobných řešení uchazeč doloží schopnost zajistit úplnou kompatibilitu s provozovaným informačním systémem všechny moduly musí být vzájemně integrovány tak, aby bylo možno zajistit kontinuální provoz projektu a aby nevznikaly žádné datové a procesní duplicity použití databázového stroje Oracle v současné nejvyšší verzi architektura Technologické centrum ( virtualizace, windows Server 2012) jazyková mutace software: čeština současný informační systém je GINIS od firmy Gordic Požadované licence: 64 Strana 6 (celkem 6)