Specifikace vlastností a funkcionalit EIS (dále IS)

Transkript

1 Specifikace vlastností a funkcionalit E Specifikace vlastností a funkcionalit E (dále ) Obecné vlastnosti Jednotné uživatelské rozhraní ve všech modulech 2. Uživatelské rozšiřování DB struktury Uživatelská úprava vstupních formulářů 4. Uživatelská úprava všech výstupních sestav Automatická tvorba uživatelských sestav běžnými uživateli (bez nutnosti znalosti programování). 6. Zobrazení tiskových sestav z ve webovém rozhraní bez nutnosti dodatečných úprav. 7. Vyhledávání, filtrování v datech dle libovolného kritéria 8. Využití elektronického podpisu v Možnost logování změn na dokladech až do úrovně 9. datových polí Protokolování spouštění výstupních sestav pro 10. vybrané typy sestav (na tiskárnu i obrazovku) pro dokladování přečtení uživatelem 1 Export a Import dat z MS Office +.xml 12. Hromadné rozesílání dokladů (faktura, objednávka) a mailů přímo z a to jak sekvenčně tak paralelně Automatické odesílání zpráv při splnění nastavené podmínky (např. schválená faktura) na běžně používaná mobilní zařízení (chytré telefony), tablety a webové rozhraní (nastavení podmínek odesílání zpráv přímo v bez nutnosti znalosti programování) Zpětná dohledatelnost veškerých operací provedených jednotlivými uživateli. Otevřenost systému pro doplnění vlastních programových modulů zadavatele, řešících specifické požadavky a to včetně doplnění datových vět o nové položky. Možnost nastavování přístupu k funkcionalitám a datům jednotlivým uživatelům oprávněnými uživateli zadavatele. Obousměrné propojení ekonomického systému se stávajícími aplikacemi (vstup dat ze subsystémů, poskytnutí dat subsystémům ). Výčet externích aplikací a vazeb je uveden v příloze. Využití stávající infrastruktury zadavatele: - doménová struktura na platformě Windows Server 2012 SE - servery pro nabízení řešení budou umístěny na platformě VMware - jednotlivé lokality odkud budou přistupovat uživatelé (Mimo LAN ředitelství) jsou propojeny sítí WAN s kapacitou od 20 Mbit/s 1

2 Specifikace vlastností a funkcionalit E do 2 Mbit/s - centrální relační databáze Oracle (dnes ve verzi 11g). (Ano/Ne) Hybridní s možností poskytování vybraných funkcí zadavatelem v prostředí Cloudu účastníka Garantovaná doba odezvy na poruchu (v hod) Garance aktualizace softwaru na platnou legislativu (Ano/Ne) í dodávky musí být provozní dokumentace, která zahrnuje bezpečnostní, administrátorskou a uživatelskou část včetně popisu standardních sestav obsažených v í dodávky musí být i licence, pokud jsou k provozu nezbytné Podpora WS Přidělování uživatelských rolí na úrovni E 2. Konverze dat Konverze číselníku zákazníků a dodavatelů 2. Konverze číselníku materiálu Konverze fakturace a saldokonta 4. Konverze majetku Konverze personálních údajů 6. Konverze skladových zásob 7. Konverze konečných stavů hlavní knihy Ekonomika a finance Střediskové hospodaření - až 5 úrovní (Ředitelství, závod, středisko, objekt, zakázka) 2. Modul pokladna vč. pokladny pro cizí měny Modul banka (vč. cizích měn), příkazy, výpisy 4. Inventarizace pohledávek/závazků Platební kalendář 6. Zpracování sestav pro odvod DPH, kontrolní hlášení, silniční daň 7. Modul skladové hospodářství (metoda FIFO) 8. Vnitropodniková fakturace 9. Adresář partnerů validovat s veřejnými rejstříky, kontrola IČO, ověření na registr plátců DPH 10. Kurzovní lístek (denní kurs ČNB) 2

3 Specifikace vlastností a funkcionalit E 4. Účetnictví, majetek 2. Plánování na úrovni účetnictví přímo nástroji, porovnání se skutečností (měsíční, roční plány) Tvorba ekonomických analýz (nabídka standardních analýz a možnost tvorby vlastních analýz) Automatické účtování na základě nastavených předkontací 4. Oddělené daňové a účetní odepisování Evidence umístění až do úrovně konkrétního prostoru nebo zodpovědné osoby 6. Inventární soupis 7. Měsíční uzávěrky účetnictví Standardní výkazy dle zákona o účetnictví (rozvaha, 8. výsledovka, cashflow atd.) musí podporovat českou účetní legislativu dle 9. účetních standardů a zajišťovat její pravidelnou aktualizaci. Nákup, prodej Faktura přes více objednávek a naopak 2. Hromadná změna položek Automatický návrh objednávky (sumarizace potřeb na konkrétní položku a generování požadavku na vystavení objednávky) Uživatelské vyhodnocení nákupu/prodeje dle 4. libovolných kritérií (finančních, časových, objemových) Možnost přijmu na sklad bez faktury 6. Rozpouštění vedlejších nákladů do skladové ceny 7. Evidence smluv (prodeje/dodavatelských smluv) 8. Automatická tvorba upomínek 9. Faktury přijaté/vystavené 6. Mzdy a personalistika Personální evidence osob včetně rodinných příslušníků a cizinců a jejich vztahů k podniku obsahující další údaje k jednotlivým osobám (vzdělání, profesní praxe, nutná školení, zdravotní prohlídky, sociální pojištění, atd.) ve standardizovaných formátech (číselník oborů vzdělávání, apod 2. Parametrické zpracování mezd pro mzdovou sféru 3

4 Specifikace vlastností a funkcionalit E podporující standardní činnosti jako jsou složky mzdy, stanovování průměrného výdělku pro PPÚ, dovolená, srážky ze mzdy (exekuce, insolvence), výpočet daní, roční zúčtování, zdravotní pojištění, sociální pojištění, nemocenské pojištění, důchodové pojištění, penzijní připojištění, životní pojištění atd. podle uživatelem definovaných podmínek Vzájemné propojení agend personalistika a mzdy Definici různých kalendářů pracovní doby použitých 4. například pro výpočet mezd zaměstnanců, nemocenských dávek a náhrad Napojení na docházkový systém Export a import dat ve standardizovaných formátech (analogových i digitálních) s použitím komunikačních 6. kanálů dle požadavku jednotlivých příjemců hlášení (Česká správa soc. zabezpečení, zdravotní pojišťovny, finanční úřady, penzijní fondy ). Vytváření tiskopisů pro jednotlivé osoby (např. 7. pracovní smlouvy, potvrzení, dohody o srážkách ze mzdy...) nad rámec běžných sestav. Decentralizované zpracování mezd pro různé 8. plátcovy pokladny 9. Přímá vazba na finance a účetnictví Možnost zpracování agend minimálně pro 700 zaměstnanců. Tvorba statistických výkazů, sestavy ekonomiky práce, předávání dat do PV (TREXIMA) 7. Komunikace s externími subjekty Evidence jednání 2. Evidence a třídění aktivit (např. upozornění na dlužníky) Webový klient (kalendáře, aktivity, kontakty) např. informace o upomínce, žalobě, pozastávce 4. Notifikační maily 8. Statistika a manažerské vyhodnocování Technologie BI v - datový sklad a OLAP analytické nástroje, vizualizace v tabulkové i grafické podobě 2. Tvorba vlastních statistik dle libovolných kritérií Zobrazení výsledků analýz ve webovém rozhraní a v dalších minimálně dvou obecně používaných mobilních operačních systémech 4

5 Specifikace vlastností a funkcionalit E 9. Procesní řízení workflow Uživatelská grafická definice firemních procesů 2. Napojení procesů WF na prvotní doklady Podmíněné akce na dokladech v závislosti na stavu procesu WF 4. Zastupitelnost uživatelů WF, zařazení dle organizační struktury Proces schvalování dokumentů (např. přijatých faktur) 6. Schválení jednotlivých Workflow kroků z webu 10. Projekty Definice projektů, stanovení milníků a etap 2. Definice matice odpovědnosti projektu Export stavu projektu do MS Excel 4. Existence webových služeb pro napojení projektu na externí software Průběžné hodnocení stavu projektu (náklady, výnosy, rozpracovanost, plnění harmonogramu) 1 Počet uživatelů Zadavatel předpokládá, že bude využívat více než 200 uživatelů. Preferuje plovoucí (concurrent) licence. Požaduje proto dodání 60 licencí na uživatele tj. maximálně 60 současných přístupů s možností vynuceného odebrání licence u uživatelů, kteří jsou neaktivní po předem definovanou dobu. Dále požadujeme vzdálený, aktivní přístup k minimálně pro 100 uživatelů. Požadavky na rozsah projektu implementace Projekt implementace Ekonomického informačního systému musí minimálně obsahovat: - Analýza současného stavu (organizační struktura, oběh dokladů, účetní metodiky, specifika skladové evidence, současné uložení dat v databázi, využívané sestavy, současné vazby na ostatní subsystémy atd.). Návrh nasazení nového E (HW požadavky, aplikační architektura systému a popis klíčových vazeb na okolní systémy, hardwarová architektura včetně podrobného modelu rozhraní mezi jednotlivými systémy, rámcový popis procesů, případně aktualizace stávajícího popisu procesů, požadavky na komunikace, definice rozsahu dat pro konverzi do dodávaného systému, přizpůsobení standardně nabízeného řešení individuálním potřebám zadavatele). 5

6 Specifikace vlastností a funkcionalit E - Definice vazeb na subsystémy a aplikace Zadavatele (vlastní i ), které budou s dodaným řešení spolupracovat (datové vazby, popis interface ) - Definice rozsahu prací a postupů při uvádění systému do provozu včetně návrhu realizace vazeb na stávající aplikace, se kterými stávající E komunikuje. - Definici konverze dat ze stávajících datových struktur do implementovaného systému. - Časový a věcný postup implementace (harmonogram). o Implementace ERP do testovacího prostředí Funkční testování - ověřit, že ERP správně plní všechny úkoly, pro který je určen, tzn. že všechny funkce jsou v ERP implementovány a že odpovídají požadavkům. Performance testy o Implementace ERP do produkce - Doporučení rozsahu školení na úrovni běžných uživatelů i administrátorů. Projekt bude obsahovat konkrétní specifikaci výstupů jednotlivých etap tak, aby objednatel mohl uplatnit jednoznačná kritéria pro jejich akceptaci. Pokud nebude projekt implementace předán zhotovitelem v požadovaném termínu a kvalitě musí být tato skutečnost smluvně ošetřena tak, aby bylo možné ze y objednatele od vlastní implementace odstoupit. Požadavky na implementaci Vlastní implementace u Zadavatele musí smluvně garantovat tyto činnosti: - Realizaci změn a úprav dle projektu implementace. - Instalaci aplikace v prostředí Zadavatele. - Paralelní zprovoznění vazeb na stávající aplikace pro ověření funkčnosti. - Migrace dat ze stávajícího E Zadavatele. - Zaškolení uživatelů v jednotlivých rolích. - Testovací režim v délce alespoň dvou měsíců. - Přechod do rutinního provozu k datu plnění zakázky. - Zvýšenou vzdálenou, a v případě nutnosti i místní podporu v prvních dvou měsících rutinního provozu. Požadavky na činnosti zajišťované v rámci smlouvy na podporu Podpora zajišťovaná Zhotovitelem musí smluvně garantovat tyto činnosti: - Zajištění Hot-Line servisu pro operativní a rychlé řešení problémů. - Zajištění doby odezvy na nahlášenou poruchu max 2 hod s dostupností minimálně 5x8 (pracovní dny 8 hod). - Závazek k aktualizaci programového vybavení dle platné legislativy s možností otestování nové verze. - Možnost řešení problémů jak vzdáleně, tak v místě sídla Zadavatele. - Pravidelné kontroly v průběhu provozu systému minimálně jednou za čtvrtletí. 6