SYSTÉM HODNOCENÍ ZAMĚSTNANCŮ - METODIKA

Kontaktní osoba: Ing. Petr Sára, Ph.D. Mobil: +420 605 941 994 E-mail: sara@mc-triton.cz ZVÝŠENÍ KVALITY ŘÍZENÍ NA MĚSTSKÉM ÚŘADU LANŠKROUN V RÁMCI OPERAČNÍHO PROGRAMU LIDSKÉ ZDROJE A ZAMĚSTNANOST Registrační číslo projektu CZ.1.04/4.1.01/89.00080 SYSTÉM HODNOCENÍ ZAMĚSTNANCŮ - METODIKA PRAHA, 2013 M.C.TRITON, spol. s r.o.

OBSAH 1 NÁPLŇ METODIKY 3 2 POPIS SYSTÉMU HODNOCENÍ 4 2.1 PRINCIPY SYSTÉMU HODNOCENÍ 4 3 HODNOCENÍ KOMPETENCÍ 7 3.1 HODNOCENÍ DLE KOMPETENČNÍHO MODELU 7 3.2 FORMULÁŘ PRO HODNOCENÍ KOMPETENČNÍHO MODELU 9 4 HODNOCENÍ CÍLŮ 10 4.1 PRINCIPY NASTAVOVÁNÍ CÍLŮ 10 4.2 HODNOCENÍ CÍLŮ 12 4.1 FORMULÁŘ PRO HODNOCENÍ CÍLŮ 13 5 VAZBA HODNOCENÍ NA ODMĚNU 14 6 ADMINISTRACE HODNOCENÍ 15 prosinec_2013 2

1 NÁPLŇ METODIKY Metodika popisuje základní principy nastavení systému hodnocení zaměstnanců na městském úřadu Lanškroun. Návrh systému hodnocení zaměstnanců vznikal na společných setkání vedoucích odborů a tajemníka úřadu. Součástí metodiky jsou rovněž návodné kapitoly pro vedoucí zaměstnance (hodnotitele), které metodicky popisují, jak nastavovat cíle a jak pracovat s kompetencemi. Základními předpoklady pro nastavení systému, na kterých se účastníci shodli, byly: Propojení systému hodnocení zaměstnanců s odměňováním zaměstnanců Při hodnocení nám záleží jednak na naplňování cílů a úkolů zaměstnanců, ale zároveň také na způsobu, jakým cíle dosáhli Systém by měl být transparentní a jasný pro všechny zaměstnance Hodnocení zaměstnanců by mělo být administrativně a časově co nejméně náročné prosinec_2013 3

2 POPIS SYSTÉMU HODNOCENÍ 2.1 PRINCIPY SYSTÉMU HODNOCENÍ Základním parametrem systému hodnocení je PŘEDMĚT hodnocení: Hodnocení cílů CO je úkolem Hodnocení kompetencí JAK je úkol plněn Celkové hodnocení zaměstnance ZÁKLADNÍ PRVKY HODNOCENÍ V PŘEHLEDU: Předmět hodnocení Frekvence hodnocení Hodnocení v dané oblasti Poměrové rozložení Cíle Kvartálně Všichni 70% Kompetence Ročně Všichni 30% PRAVIDLA SYSTÉMU HODNOCENÍ PODROBNĚJI KDO JE HODNOTITEL Tajemník Vedoucí odboru KDO JE HODNOCENÝ Vedoucí odboru Řadoví zaměstnanci (referenti) prosinec_2013 4

ROLE HODNOCENÉHO A HODNOTITELE Dosahování cílů a rozvoj zaměstnanců je odpovědnost obou stran, které se na plnění cílů podílí. Odpovědnost znamená: HODNOTITEL HODNOCENÝ Vysvětluje cíle, stanovuje a komunikuje cíle pro zaměstnance. Rozvíjí a podporuje zaměstnance tak, aby lépe dosahoval svých cílů. Provádí pravidelně hodnocení zaměstnance a sděluje očekávání na další období (cíle, rozvojové potřeby). Vysvětluje hodnocení cílů a kompetencí svému podřízenému. Podílí se na stanovení cílů tak, aby jim dobře rozuměl. Aktivně vykonává činnosti, které vedou k dosažení cíle, osobnímu rozvoji. Sleduje, mapuje si plnění cílů, připravuje se na hodnocení (pojmenuje si úspěchy a rozvojové potřeby do budoucna) NÁVRH VAZBY HODNOCENÍ NA SYSTÉM ODMĚŇOVÁNÍ Základní tabulková mzda Zákonné příplatky Osobni ohodnocení Odměny Mimořád né odměny Celková mzda Legenda: Ozn. Popis Tyto složky mzdy jsou bez vazby na hodnocení zaměstnance. Tyto složky jsou variabilní a jsou přímo-úměrné hodnocení zaměstnance na základě plnění cílů a kompetencí. Nově budou tyto složky nazvány variabilní složkou mzdy. Mimořádné odměny jsou závislé dle zákona na mimořádných pracovních činech zaměstnance a nejsou tak spojeny s hodnocením. prosinec_2013 5

NOVÝ NÁVRH VARIABILNÍ SLOŽKY MZDY Nový návrh spočívá ve sloučení mzdových prostředků určených na výplatu osobního ohodnocení a odměn do jedné položky variabilní složka mzdy (výkonová odměna). Budget pro variabilní složku mzdy bude rozdělen podle dosavadních výplat na jednotlivé odbory resp. na jednotlivé zaměstnance. V kompetenci každého vedoucího odboru pak bude přiřazení výše osobního ohodnocení na zaměstnance při znalosti maximální výše možného osobního ohodnocení. Přiřazená výše osobního ohodnocení nemůže překročit maximální uvedenou výši. Maximální výše osobního ohodnocení byla nastavena jako cca 20% 12.stupně příslušné platové třídy daného zaměstnance. BLIŽŠÍ SPECIFIKACE HODNOCENÍ NA ZÁKLADĚ CÍLŮ A KOMPETENCÍ JE UVEDENA V SAMOSTATNÝCH KAPITOLÁCH. ZÁKLADNÍ PRAVIDLA Hodnotící pohovor je prováděn 1x ročně na konci hodnotícího období. Hodnocení se zaměstnancem (hodnoceným) provádí vždy přímý nadřízený (hodnotitel) popřípadě jím pověřená kompetentní osoba, která v průběhu hodnotícího období plnila roli vedoucího hodnoceného. Výstupem hodnocení je zápis z hodnotícího pohovoru, který je akceptován jak hodnotitelem, tak hodnoceným. Poměr Hodnocení cílů ku Hodnocení kompetencí je 70 ku 30 Obě kritéria jsou hodnocena dle příslušných hodnotících škál (blíže samostatné kapitoly) Hodnocení cílů je prováděno 4x ročně Hodnocení kompetencí je prováděno 1x ročně Hodnocení je provázáno na vyplácení osobního ohodnocení v následujícím kvartálu. prosinec_2013 6

3 HODNOCENÍ KOMPETENCÍ Pod pojmem kompetence v oblasti systém hodnocení zaměstnanců se rozumí: Způsobilost, dovednost, schopnost, vědomost, postoj, hodnota Kompetence včetně jejich projevů jsou popsány v samostatném dokumentu Kompetenční model městského úřadu Lanškroun. Kompetenční model je integrující manažerský nástroj, který umožňuje vedoucím: Formulovat požadavky, očekávání na zaměstnance (pro nově příchozí i pro stávající). Podle těchto požadavků objektivně hodnotit, jakým způsobem zaměstnanec pracuje, jedná a dosahuje cílů. Na základě hodnocení stanovit rozvojovou potřebu a sdělit zaměstnanci na co se má zaměřit ve svém osobním rozvoji. Podle těchto požadavků poskytovat provozní zpětnou vazbu (pochválit nebo korigovat chování v průběhu hodnotícího období). Identifikovat potenciál zaměstnance pro další pracovní růst a ukázat co vše zaměstnanec musí zvládnout na vyšší pozici. 3.1 HODNOCENÍ DLE KOMPETENČNÍHO MODELU STRUČNÝ POPIS KOMPETENČNÍHO MODELU Kompetenční model je vytvořen pro všechny pracovní pozice úřadu. Kompetenční model byl segmentován do dvou oblastí - vedoucí zaměstnanci a referenti Pro každou pracovní pozici je definováno 6 kompetencí. Vedoucí zaměstnanci mají definovány 4 kompetence průřezové (společné pro všechny) a 2 kompetence dle zaměření příslušného odboru (útvaru). Stejný princip je Kompetence jsou popsány pomocí projevů, které danou kompetenci konkretizují. prosinec_2013 7

OHODNOCENÍ DLE NASTAVENÉ ŠKÁLY Zaměstnanci budou hodnoceni na základě stanovených kompetencí. K tomuto účelu bylo nutné vytvořit hodnotící škálu (viz tabulka níže). Požadovaná úroveň je hodnocena kategorií A, v případě že zaměstnanec v některých projevech nedosahuje požadované úrovně, bude ohodnocen kategorií B (popřípadě C). Naopak, pokud zaměstnancovo chování v definovaných projevech převyšuje optimální úroveň, je hodnocen jako vynikající pracovník, což může být signálem pro jeho profesní růst. Důležité: Projevy, které popisují jednotlivé kompetence, se vztahují ke kategorii A, neboli popisují požadovanou úroveň. Hodnocení dle kompetenčního modelu je jedním ze vstupů pro nastavení osobního rozvojového plánu zaměstnance, podle nějž může být u zaměstnanců cíleně směřováno vzdělávání na identifikované potřeby. Tím se přispěje ke zvýšení úspěchu při dosahování osobních cílů zaměstnance i cílů organizace jako celku. Škála pro hodnocení kompetencí: KATEGORIE HODNOCENÍ SLOVNÍ POPIS Zaměstnanec jde svým chováním příkladem. V mnoha A+ Vynikající definovaných projevech převyšuje požadovanou úroveň. Zároveň příkladně naplňuje své stanovené rozvojové cíle. A B C Požadovaná Přijatelná Nepřijatelná Ve většině projevů je přístup zaměstnance na požadované úrovni. Naplňuje své rozvojové cíle a aktivně na nich pracuje. Zaměstnanec nedosahuje v některých projevech požadované úrovně. Má mírné rezervy v naplňování svých rozvojových cílech. Ve většině projevů nedosahuje chování zaměstnance požadované úrovně. Nenaplňuje své rozvojové cíle. HLAVNÍ ZÁSADY HODNOCENÍ DLE KOMPETEČNÍHO MODELU Hodnocení kompetencí je součástí výročního pohovoru mezi zaměstnancem a jeho nadřízeným Hodnocení podle kompetenčního modelu spočívá v ohodnocení jednotlivých kompetencí daného pracovníka. K ohodnocení musí sloužit konkrétní postřehy z hodnotícího období. Hodnocení se provádí pomocí 4-stupňové hodnotící škály. Součástí hodnocení je rovněž zahrnutí naplňování rozvojových cílů zaměstnance. prosinec_2013 8

Hodnotící pohovor by měl být zakončen nastavením rozvojového cíle na další období. Číselné ohodnocení vzniklé převodem stupňů A+, A, B a C na čísla je potřeba brát vždy jako pomocné. Konečný výsledek hodnocení je v kompetenci nadřízeného (hodnotitele). 3.2 FORMULÁŘ PRO HODNOCENÍ KOMPETENČNÍHO MODELU Hodnocení kompetencí referentů MěÚ Lanškroun Jméno a příjemní hodnoceného: Hodnotící období (měsíc/rok): Odbor/organizační složka (vyberte ze seznamu): Městská policie Formulář je určen pro hodnocení kompetencí referentů MěÚ Lanškroun. Kompetence je soubor znalostí, dovedností a chování, které pomáhají dosahovat osobních cílů a cílů organizace. Hodnocení kompetencí je součástí celkového osobního hodnocení výkonu zaměstnance MěÚ. Slouží ke sdělení očekávání, k objektivnímu hodnocení, ke stanovení rozvojových potřeb zaměstnance. Hodnocení kompetencí se provádí 1x ročně. Jednotlivé kompetence Hodnocení nadřízeného Komentáře k hodnocení Po výběru odboru se automaticky doplní poslední dvě kompetence Schopnost spolupráce a Schopnost komunikace Odbornost/seberozvoj Přístup k úkolům a jejich zpracování a b b Hodnotitel doplňuje hodnocení a komentář k hodnocení. Celkové hodnocení se počítá automaticky Přístup ke změně a+ Odpovědné chování b Celkové hodnocení 2,67 Požadovaná úroveň Klíčové rozvojové potřeby v oblasti kompetencí: Datum hodocení:. Podpisy: Zaměstnanec/hodnocený: Nadřízený/hodnotitel: prosinec_2013 9

4 HODNOCENÍ CÍLŮ Hodnocení a zejména pak nastavování cílů je náročnou manažerskou disciplínou. Jako pomůcka pro nastavování cílů slouží následující kapitola, která shrnuje hlavní požadované zásady při stanovování cílů. 4.1 PRINCIPY NASTAVOVÁNÍ CÍLŮ ROZPAD CÍLŮ Cíle vychází z priorit organizace Cíle nemusí být nutně nastaveny na celé hodnotící období Při stanovení cílů se využívá princip kaskády od cílů vyšších jsou odvozeny cíle nižší Cíle mohou být individuální nebo týmové Strategické cíle úřadu Cíle odboru Cíle odboru zaměstnance zaměstnance zaměstnance Při nastavování cílů si položte následující otázky: Jak může náš odbor/zaměstnanec přispět ke splnění celoúřadového cíle popř. cíle vyššího řádu? Co je klíčové pro oblast, kterou řídím? Kde máme problémy? Co nám brání v plnění cílů? prosinec_2013 10

HLAVNÍ ZÁSADY Při stanovení cílů je zapotřebí rozlišit 2 základní druhy: Cíle, které vyjadřují kvalitu a efektivitu plnění každodenních činností. Pod pojmem kvalita si lze představit chybovost, nevyplněné údaje, dodržování zásad apod. Pod pojmem efektivita se rozumí množství odvedené práce jako např. množství zpracovaných žádostí, délka trvání zpracování dílčích úkonů apod. Cíle, které přímo nesouvisí s každodenní činností, ale jsou spíše projektového charakteru. Mezi takové cíle patří např. správa projektu EU, zavedení nového IT systému, mapování procesů s cílem zvýšení efektivity atd. Při stanovení cíl pamatujme na zásadu čas, kvalita, peníze! Což znamená, že výsledek našeho snažení by měl ovlivňovat jednu či více z uvedených složek. Ušetřit náklady, snížit časovou náročnost nebo zvýšit kvalitu výstupů. Každý cíl musí být SMART Každý cíl, ať již projektový nebo cíl související s každodenní činností a náplní práce zaměstnance musí splňovat podmínku SMART: S M A R T specifický cíl jasně vypovídá o tom, čeho se má dosáhnout měřitelný jsem schopni dosažení cíle kvantifikovat a vyhodnotit akceptovatelný cíl musí být přijat zaměstnancem a musí odpovídat jeho potřebám realistický dosažení cíle musí být reálné a ve schopnostech zaměstnance termínovaný splnění cíle musí být časově vymezeno prosinec_2013 11

Hlavní zásady pro stanovení cílů Uplatnění metodiky SMART při stanovení cílů Navržení optimálního počtu cílů váha jednoho cíle by neměla být nižší než 25% při celkové dotaci 100% Cíle musí být možno vyhodnotit dle předem stanovené hodnotící škály Termíny splnění (dílčího plnění) cílů musí korespondovat s četností hodnocení 4.2 HODNOCENÍ CÍLŮ Hodnocení cílů probíhá kvartálně. K hodnocení cílů slouží hodnotící škála ve formuláři, která je doplněna o procentuální vyjádření. Není snahou vše převádět na procenta! Procentuální vyjádření má za cíl usnadnit hodnocení. Hodnotitel musí být vždy schopen jasně vysvětlit, proč hodnotí cíl daným způsobem. K odůvodnění hodnocení použije hodnotitel kolonku Zdůvodnění hodnocení. Celkový výsledek pak doplňuje hodnotitel na základě svého uvážení, včetně procentuálního vyjádření plnění souhrnně za všechny cíle. Škála pro hodnocení cílů: Stupeň hodnocení Vynikající plnění Přijatelné plnění Plnění s výhradami Nevyhovující plnění Popis naplnění cíle pro danou úroveň hodnocení Slovní specifikace plnění. 91-100% plnění. Slovní specifikace plnění. 75-90% plnění. Slovní specifikace plnění. 60-74% plnění. Slovní specifikace plnění. <60% plnění. Hodnotící formulář (viz následující strana) je předpřipraven pro 5 cílů. Hodnotitel nemusí využít všech 5 kolonek a může stanovit např. cíle 3. Stejně tak může použít i cíl týmový a ne pouze individuální! prosinec_2013 12

4.1 FORMULÁŘ PRO HODNOCENÍ CÍLŮ Hodnocení cílů zaměstnanců MěÚ Lanškroun Jméno a příjemní hodnoceného: Hodnotící období (M/R): Odbor/organizační složka: Formulář je určen pro hodnocení cílů zaměstnanců MěÚ Lanškroun. Nadpisy prosím nahraťte názvy a popisy cílů. V kategorii hodnocení vyberte prosím Vámi zvolené hodnocení a doplňte komentář. Název individuálního cíle č.1 Stručný popis individuálního cíle Kategorie hodnocení orientační % plnění Zdůvodnění hodnocení Plnění s výhradami 60-74% Název individuálního cíle č.2 Stručný popis individuálního cíle Kategorie hodnocení orientační % plnění Zdůvodnění hodnocení Hodnotitel vybírá z menu v Kategorii hodnocení a slovně odůvodňuje své hodnocení. Plnění s výhradami 60-74% Název individuálního cíle č.3 Stručný popis individuálního cíle Kategorie hodnocení orientační % plnění Zdůvodnění hodnocení Vynikající plnění 91-100% Název individuálního cíle č.4 Stručný popis individuálního cíle Kategorie hodnocení orientační % plnění Zdůvodnění hodnocení Nevyhovující plnění <60% Název individuálního cíle č.5 Stručný popis individuálního cíle Kategorie hodnocení orientační % plnění Zdůvodnění hodnocení Hodnotitel doplní celkové hodnocení a procentuální plnění Přijatelné plnění 75-90% % plnění Celkový výsledek hodnocení: Přijatelné plnění 85 Datum hodnocení: Zaměstnanec/hodnocený (podpis): Nadřízený/hodnotitel (podpis): prosinec_2013 13

Hodnocení kompetencí 5 VAZBA HODNOCENÍ NA ODMĚNU Tato kapitola bude dopracována po odsouhlasení konečné podoby systému hodnocení a odměňování. Cílem je popsat zde vazbu mezi hodnocením a variabilní složkou mzdy. K usnadnění přepočtu by měl sloužit následující formulář opět bude upraven po odsouhlasení finální podoby. Hodnocení zaměstnance: Hodnocení kompetencí: Požadovaná úroveň 2,67 Výsledky hodnocení se automaticky převedou na číselné hodnoty a načtou se z předchozích formulářů Hodnocení cílů: % Přijatelné plnění 75-90% 85 Matice vztahu hodnocení a výše prémií: Podle výsledků výše se určí koeficient pro přepočet variabilní složky mzdy. V tomto případě dle hodnocení vychází koeficient 0,79. Hodnocení cílů škály: 91-100% 81-90% 71-80% 61-70% <60% 4 3,5 1,00 0,85 0,70 0,55 0,40 >3,5 2,5 0,94 0,79 0,64 0,49 0,34 >2,5 1,5 0,87 0,72 0,57 0,43 0,28 >1,5 0,81 0,66 0,51 0,36 0,21 Výpočet výše prémie: Váha pro hodnocení kompetencí: Váha pro hodnocení cílů: Maximální výše odměny: 0,3 0,7 3 000 Kč Koeficientem 0,79 je vynásobena maximální možná variabilní složka (např. 3000 Kč). Výsledek je pak VODÍTKEM pro určení konečné výše odměny. Dle dosažených výsledků hodnocení zadejte prosím hodnotu z matice Výše nároku na prémie činí: 0,79 2 370 Kč Pozn.: Pro výpočet výše odměny je nutno zadat maximální výši možné odměny a dosaženou hodnotu dle matice v závislosti na výsledku hodnocení cílů a kompetencí prosinec_2013 14

6 ADMINISTRACE HODNOCENÍ Hodnocení za všechny zaměstnance příslušného odboru doplní vedoucí odboru do kvartálního souhrnného reportu. Zde uvede hodnocení za zaměstnance kompetence zůstávají stejné po celý rok a navrhne OSOH. Následně posílá tajemníkovi úřadu ke schválení. Ukázka formuláře a příklad vyplnění: Kvartální souhrn hodnocení za odbor: Oddělení právní a přestupků Období: II.kvartál Rok: 2014 Hodnocení cílů Hodnocení kompetencí Jméno Příjmení Maximální výše OSOH OSOH Josef Novák 3 000,00 Kč Přijatelné plnění 85% Požadovaná úroveň 2,67 2 370,00 Kč Specializace pozice Příplatek za vedení Na základě systému hodnocení zaměstnanců na MěÚ Lanškroun Navrhovatel Schválil Jméno a příjmení podpis Jméno a příjmení podpis tajemník Pozn. šedivá pole budou předvyplněna odborem Kancelář starosty a tajemníka. prosinec_2013 15