RÁMCOVÝ POPIS METODIKY A NÁSTROJŮ PRO ORGANIZACI A ŘÍZENÍ V DPML

Transkript

1 Obecně: RÁMCOVÝ POPIS METODIKY A NÁSTROJŮ PRO ORGANIZACI A ŘÍZENÍ V DPML V DPML probíhá projekt optimalizace systému řízení, který vychází z dlouhodobé strategie společnosti. V rámci tohoto projektu je zaváděno řízení podle cílů (Management by Objectives), současně probíhá design a implementace firemní procesů s dílčím vyžitím notace BPMN a v oblasti lidských zdrojů využívá DPML přístup založený na rozvoji kompetencí (způsobilostí). Všechny uvedené přístupy jsou v DPML podporovány sw ATTIS - informace ke stažení na adrese Pro oblast evidence a sledování úkolů z porad a pro oblast řízení projektů je využíván sw QI. Specifické informace: Firemní kultura Kromě obecného vysvětlení základních pojmů požadujeme objasnění principů firemní kultury, rozvoj firemní kultury v této části bude vysvětleny funkční typy firemní kultury. Okolnosti vedoucí ke změně firemní kultury. Zaměření na kvalitativní stránky firemní kultury, především na potřebu sdílení a nutnost vizí. V současné době pracuje v DPML skupina pro tvorbu firemní kultury. Byly navrženy a schváleny hodnoty společnosti. V tuto chvíli je nutné přivést tyto myšlenky k jednotlivým lidem a jejich každodenní práci. Vedení porad a delegování Vzorem pro organizaci a administraci porad je porada vedení viz diagram Úkoly z porady jsou sledovány v systému QI, ve kterém probíhá i průběžná komunikace se zadavatelem a realizátorem úkolu v rámci této komunikace je měněn statut úkolu příprava, zahájeno, pozastaveno, ukončeno, převzato. Na kartě úkolu v QI probíhá i komunikace o plnění úkolů, problémech spotřebě času apod. Vybranému uchazeči umožníme podrobné seznámení s uvedeným systémem.

2 Time management Pro provedení kurzu je důležité účastníkům vysvětlit, že alokace času a rozhodování o prioritách spotřeby času není pouze individuálním rozhodnutím jednotlivce, ale že vyplývá z potřeb organizace a z charakteru vazeb jednotlivce na ostatní spolupracovníky. V DPML probíhá alokace času třemi způsoby stálá alokace času na rutinní úlohy (vazba na firemní procesy a stálé pracovní náplně), přechodná alokace času na úkoly projektového typu (vazba na řízení projektů) a jednorázová alokace času na operativní úkoly (např. úkoly z porad). V DPML je zaváděn proces Měsíční řízení výkonu, jehož hlavním cílem je, aby vedoucí s podřízeným vyhodnotili každý měsíc plnění úkolů v uplynulém měsíci, dále prodiskutovali priority pro další měsíc a stanovili rámcový plán využití času podřízeného na další období. Nejedná se o stanovení detailního časového plánu, ale především o vytvoření srozumitelného rámce, na základě kterého se může každý zaměstnanec správně rozhodovat při hodnocení důležitosti a naléhavosti úkolů, které má vykonat. Vybranému uchazeči umožníme podrobné seznámení s tímto procesem. Leadership - manažerské dovednosti Kromě tzv. měkkých dovedností v oblasti leadershipu požadujeme, aby lektor v rámci kurzu vysvětlil i tvrdou část úloh lídra. DPML pracuje s tzv. strategickým rámcem (podnikatelská hypotéza, vize, poslání, hodnoty, strategie) na jehož vytváření a rozvoji by se měli manažeři v rámci svého vůdcovství podílet. Začlenění lídrů do firemního systému tak, jak je chápáno v DPML ukazuje následující obrázek. Vybranému uchazeči umožníme seznámení s firemní strategií i procesem strategického plánování.

3 Řízení změn Kromě měkkých oblastí problematiky řízení změn ( jako např. identifikace a překonání odporu ke změně... ) požadujeme, aby lektor v rámci kurzu představil postupy řízení změn využívané v DPML. Jedná se zejména o postupy při zavádění změn s dopadem do pracovních náplní a požadovaných kompetencí zaměstnance, interní legislativy, informačních systémů a podobně. V DPML je řízení změny provázáno na řadu dílčích procesů ( např. Vzdělávání, Hodnocení kompetencí, Řízení interních dokumentů...), jak ukazuje připojený diagram. Vybranému uchazeči umožníme detailní seznámení s příslušnými procesy. Projektové řízení Kromě obecných dovedností v oblasti projektového řízení (co je to projekt, činnosti a výstupy v jednotlivých fázích projektu, logframe...) požadujeme, aby lektor vysvětlil základy metodiky řízení projektů v DPML. DPML pracuje s unikátními a typovými projekty. U typových projektů se předpokládá možnost opakování. Jsou pro ně předdefinovány povinné šablony pro plánování projektu i povinné vzory některých záznamů. Unikátní projekty jsou jedinečné, definice účelu a výstupů projektu i pravidla pro jejich realizaci jsou definována v rámci připravené (strategické) fáze projektu. Mezi typové projekty patří např. Stavby, Realizace technologických změn a Zavedení nového produktu.evidence a řízení projektů je podporováno v sw QI (harmonogramy, ganttovy grafy, alokace zdrojů na projekt, sledování realizace a nákladů na projekt a.p. Vybranému uchazeči umožníme detailní seznámení s příslušnými dokumenty.

4 Řízení lidských zdrojů Pro tento kurz vyžadujeme, aby lektor alespoň rámcově vysvětlil, jak je oblast řízení lidských zdrojů podporována v sw. ATTIS. Podrobnější vysvětlení bude obsahem dalších kurzů. Za rámcové vysvětlení považujeme minimálně : - vznik popisu pracovní náplně na základě sestavy činností vykonávaných v procesech - význam cílů a ukazatelů pro plánování a ovlivňování výkonu a jejich podpora v sw ATTIS - význam správného stanovení a řízení kompetencí a jeho podpora v sw ATTIS - význam zpětných a dopředných vazeb a jejich podpora v sw ATTIS ( měsíční řízení výkonu a hodnocení kompetencí). Vybranému uchazeči umožníme detailní seznámení se sw. Kompetenční model DPML pracuje s kompetenčními modely, které jsou tvořeny čtyřmi skupinami kompetencí - odbornými, manažerskými, obecnými a počítačovými. Kompetenční modely jsou vytvářeny v sw ATTIS. V tomto nástroji je vytvořen (a průběžně doplňován) číselník kompetencí. Pro každou kompetenci může být stanoveno libovolné množství kriterií. Kriterium zpravidla popisuje úroveň znalosti a jejího využití, kterou by měl pracovník při splnění kriteria naplnit (např. Znalost a rutinní využití metrik a ukazatelů pro hodnocení efektivity dopravního systému ). Kompetenční model pro každou pozici je pak vytvářen tak, že jsou z číselníku kompetencí přiřazovány příslušné kompetence a k nim přiřazovaná kriteria pro danou pozici nebo konkrétního pracovníka. Pro každou kompetenci je stanovena váha (důležitost) v kompetenčním modelu. Sw ATTIS současně umožňuje plánování rozvoje kompetencí jako součást systému Balanced Scorecard - perspektiva učení a růstu. Od lektora není požadováno rutinní zvládnutí sw, ale zejména dodržení používané terminologie a vazeb (kompeteční model kompetence kriterium). Vybranému uchazeči umožníme detailní seznámení s aktuálním stavem přípravy a využití kompetenčních modelů i s podporou systému ATTIS. Hodnocení zaměstnanců Význam řízení a hodnocení kompetencí jako nástroje zpětných a dopředných vazeb v rozvoji firmy. Rozdíl mezi hodnocením výkonu a hodnocením kompetencí. Nástroje pro hodnocení výkonu a hodnocení kompetencí. Role hodnoceného a hodnotitele. Výstupy z hodnocení. Nácvik procesu hodnocení a hodnotícího rozhovoru. Významnou součástí kurzu musí být praktický trénink modelových situací. V rámci přípravy kurzu se lektor seznámí s metodami a sw podporou řízení a hodnocení kompetencí v DPML. Kurz bude z těchto postupů vycházet a bude je dále rozvíjet. Proces hodnocení zaměstnanců je v DPML podporován sw ATTIS. Hodnocení je prováděno jednou ročně. Skládá se ze dvou částí hodnocení výkonnosti a hodnocení kompetencí. Pro hodnocení výkonnosti poskytne ATTIS souhrnnou informaci o plnění ukazatelů výkonnosti za uplynulé období (vyhodnocení pravidelného reportinu) pro každý ukazatel je vypočítána výsledná procentuální hodnota plnění. Hodnocený má možnost nahlédnout do průběhu plnění ukazatelů během celého období. V části hodnocení kompetencí pak hodnotitel z přednastavené škály zvolí úroveň zvládnutí požadovaných kriterií. DPML používá čtyřstupňovou škálu pro úrovně plnění kriterií : 1 vylučující nedostatky, 2 potřeba zlepšení, 3 vyhovující, 4 vyšší, než požadovaná. Po vyplnění hodnocení, doplnění komentáře a doporučení vytiskne hodnotitel hodnotící kartu, předá ji hodnocenému a po dostatečném času na přípravu probíhá hodnotící rozhovor. Výsledky rozhovoru zadá hodnotitel do sw ATTIS a uzamkne (dále již nelze provádět změny).

5 Od lektora není očekáváno zvládnutí sw ATTIS, je ale nutné, aby při nácviku procesu hodnocení respektoval postupy a terminologii, se kterými se účastníci budou setkávat v praxi (s využitím sw ATTIS). Pro část kurzu po dohodě s lektorem může DPML poskytnout znalého uživatele sw ATTIS. Vybranému uchazeči bude umožněno detailní seznámení se sw ATTIS. Postupy při strategickém řízení výkonnosti DPML má zaveden proces strategického plánování - viz diagram. V rámci tohoto procesu jsou využívány standardní metody pro analýzu STEEP analýza, analýza stakeholders, Porterům model 5-ti tržních sil a dynamická SWOT analýza. Výstupem procesu jsou dokumenty strategického rámce podnikatelská hypotéza, poslání, vize, hodnoty, strategie, strategické cíle a strategická opatření. Strategické cíle jsou vkládány do sw ATTIS a jsou provazovány na cíle nižších úrovní s využitím metodiky Balanced Scorecard. Od kurzu očekáváme trénink uvedených (případně dalších) analytických metod, rozvoj dovedností při formulaci strategie a její transformace do systému firemních cílů a ukazatelů. Využití sw ATTIS postačuje pouze formou odkazu na modul Balanced Scorecard jeho základní funkcionalitu. Propojení strategického řízení s operativním řízením DPML využívá pro řízení implementace strategie metodu tzv. strategického kontinua. Jedná se o částečnou modifikaci metody Balanced Scorecard znázornění strategických cílů, rozhodujících strategických opatření na časové ose. Účelem je jasně propojit požadované strategické cíle s nutnými opatřeními na úrovni rozvoje procesů a rozvoje zdrojů (včetně rozvoje kompetencí). Na základě strategického kontinua jsou následně iniciovány příslušné změny a rozvojové programy. Strategická opatření jsou v DPML v zásadě dvojího charakteru procesní a projektová. U procesních opatření je strategických cílů dosahováno prostřednictvím změny klíčových parametrů procesů a následně takovým rozvojem (optimalizací) procesů, které dosažení těchto ukazatelů umožní. Tato opatření jsou aplikována na již existující procesy a jejich realizaci řídí správce (majitel) příslušného procesu. Projektová opatření jsou realizována tam, kde se jedná buď o zavedení nového procesu nebo o významný zásah do firmy, který zasahuje více procesů ( například zavedení nového informačního systému).

6 V rámci kurzu by účastníci měli zvládnout techniku transformace strategie formou strategického kontinua, správně navrhnout typ strategických opatření a naučit se plánovat a řídit jejich realizaci. Z hlediska využití sw podpory je nutné účastníky kurzu seznámit s tím, že procesní strategická opatření jsou podporována v rámci sw ATTIS (cíle ukazatele metriky procesní mapy), projektová opatření jsou pak plánována a řízena v sw QI. Vybranému uchazeči umožníme detailní seznámení s oběma SW i aktuálními dokumenty strategického řízení. Metody a postupy řízení výkonnosti V rámci kurzu by lektor měl respektovat terminologii a postupy implementované v sw ATTIS pro podporu řízení výkonu. Tento sw umožňuje definici cílů a ukazatelů, které mohou být vzájemně provázány vazbami typu příčina následek, přičemž může být definován význam vazby i její matematické vyjádření (součet ukazatelů tří pracovníků tvoří ukazatel týmu..). Pro každý ukazatel může být stanoven libovolný počet metrik (např. pro ukazatel kvalita služby mohou být definovány metriky typu počet pozdních příjezdů a počet stížností. Pro každou metriku je pak možnost stanovení požadované hodnoty a jejího vývoje v čase a nastavení odpovědnosti za reportování a hodnocení reportu. Na základě plánu reportů pak příslušní pracovníci do sw ATTIS zadávají informace o dosahovaném výkonu, doplňují je komentáři k výkonu a jejich nadřízení příslušné reporty hodnotí a poskytuje k nim zpětné vazby. Pro část kurzu můžeme poskytnout znalého uživatele sw ATTIS Metody a postupy řízení výkonnosti organizačních útvarů Kurz by měl naučit účastníky správně využívat postupy vertikálního a horizontálního řízení výkonnosti v rozsahu uvedeném v zadávací dokumentaci. V rámci kurzu je nutné vycházet z organizačních vazeb organizační jednotka funkční místo pracovník proces, které jsou podporovány v sw ATTIS. Pro část kurzu můžeme poskytnout znalého uživatele sw ATTIS, který může předvést příslušnou funkcionalitu a aktuální data (procesy, matice odpovědnosti, metriky..) Příklady aplikace v praxi Očekává se, že lektor připraví dotazník pro sběr problémových témat z oblasti řízení výkonnosti organizace a pro tato témata připraví modelové situace a příklady pro jejich řešení. Přitom musí respektovat výše uvedené metody a podpůrný sw, eventuelně navrhnout doplnění využívaných metod a nástrojů. Předpokládáme, že tento kurz povede lektor se zkušenostmi z předcházejících kurzů řízení výkonnosti.