ANALÝZA VZDĚLÁVACÍCH POTŘEB

Transkript

1 ANALÝZA VZDĚLÁVACÍCH POTŘEB Analýza a identifikace vzdělávacích potřeb je prvním krokem jak v systému, tak i v plánu a v projektu vzdělávací akce. Jde to soubor metod, které umožňují určit vzdělávací potřeby jednotlivců i skupin zaměstnanců, s cílem zefektivnit vynaložené prostředky na vzdělávání. Pomocí analýzy dochází k identifikaci skutečných potřeb společnosti v oblasti vzdělávání. Teprve na jejím základě lze efektivně sestavit vzdělávací program odpovídající reálným nárokům dané společnosti a jejích zaměstnanců. Analýza potřeb vzdělávání v podstatě spočívá ve shromažďování informací o současném stavu znalostí, schopností a dovedností pracovníků, o výkonnosti jednotlivců, týmů a firmy, to vše v porovnávání zjištěných údajů s požadovanou úrovní. PRŮBĚH ANALÝZY VZDĚLÁVACÍCH POTŘEB 1) DOTAZNÍK ANALÝZY MOTIVACE, POSTOJŮ A PRAKTICKÝCH DOTAZŮ VŠECH ÚČASTNÍKŮ Dotazník je koncipován formou otevřených i uzavřených otázek, formou výběru z několika možností nebo subjektivním přiřknutím určité hodnoty či škály. Dotazníky jsou založeny na důkladném zmapování následujících 5 oblastí, na které se zaměříme: Pocitová oblast: Jak se cítí při práci a na školení, jak jsou motivováni, jaké mají dosavadní zkušenosti atd. Hard skills: Jaké znají techniky jednotlivých metod (např. znalosti marketingových nástrojů, dosavadní zkušenosti s tématem atd.) Soft skills: Jak umí, chtějí a dokáží používat různé techniky, které to jsou a proč Sebehodnocení: Jak sami sebe hodnotí subjektivním měřítkem (úspěšnost, schopnosti aj.) Dotazy na konkrétní situace a příklady z praxe: Dotazy, které by chtěli řešit na kurzu ať už z důvodu četnosti výskytu v jejich praxi, obtížnosti apod. Souhrnné výstupy z dotazníků dostanete k dispozici jako součást tzv. draftu. Distribuce a sběr dotazníků probíhá formou: osobního předání nebo ového předání přizpůsobeného internetového rozhraní 1

2 2) OSOBNÍ ROZHOVORY S VYBRANÝMI ÚČASTNÍKY Na základě vašeho doporučení nebo s přihlédnutím k výsledkům z dotazníků vytipujeme účastníky, se kterými se osobně setkáme. Dle našich zkušeností je efektivní hovořit cca se 2 účastníky ze skupiny. Lektor si připraví otázky a pohovoří si s účastníky, ideálně v jeho přirozeném prostředí, které zná (pracoviště, středisko atd.). Behaviorální rozhovory jsou zaměřeny na zjištění žádoucích (sledovaných) kompetencí. Prostřednictvím strukturovaného behaviorálního rozhovoru a analýzy postupů pracovníků ve specifických příkladech z praxe jsou identifikovány ty kompetence, které vybraným úspěšným pracovníkům zajišťují dlouhodobě kvalitní výsledky a vysokou úroveň pracovního výkonu. Kritéria a pravidla behaviorálního rozhovoru: Zaměření na předvedené dovednosti (nikoli měl by být schopen nebo dělal ). Dotaz na jsou-li schopni nikoli mohou-li. Dobrá znalost negarantuje dovednost. Vypovídající hodnotu má odpověď, zahrnující popis pracovní situace, vlastní akci respondenta a konečný výsledek. Struktura rozhovoru odráží připravenost rozhovoru tak, aby získané informace byly validní, srovnatelné a přesné ve vztahu k požadovaným výstupům. Výsledky z osobních rozhovorů lektor zapracovává do obsahu kurzu a promítají se do následujících oblastí: Obsah kurzu = tvorba a příprava modelových situací na kurzu, lektor je připraven na úskalí, která mohou nastat a na reálné situace, které účastníci prožívají na pracovišti. Tato připravenost bývá vysoce pozitivně hodnocena samotnými účastníky školení. Forma kurzu = metodika kurzů z hlediska míry zapojení her, aktivit a různých tréninkových částí školení; je stanoven poměr teorie a praxe standardně max. 50 % teorie a min 50 % praxe. Motivace účastníků školit se = lektor díky osobnímu kontaktu velice dobře identifikuje motivovanost účastníka ke školení. 3) STÍNOVÁNÍ A NÁSLECH ÚČASTNÍKŮ Lektoři jsou speciálně vyškoleni a vedeni k tomu, aby do analýzy zapracovali též příklady z praxe a modelové situace, které uvidí u zaměstnanců jako pozorovatelé. Při osobních rozhovorech zaměstnanci uvádějí své dojmy a své zkušenosti, lektoři se musí v praxi přesvědčit, zda je tomu skutečně tak a doplnit spektrum pohledu o nezaujatý pohled. Lektoři navštíví zaměstnance v jejich přirozeném prostředí a nikterak nebudou zasahovat do jejich každodenní práce. Stanou se pozorovateli při jejich poradách, jazykové konverzaci, vedení projektu a jiných aktivitách a opět načerpají maximum informací do obsahu samotného kurzu. 1

3 4) DEVELOPMENT CENTRE Development Centre spočívá v pozorování chování a jednání vybrané skupiny pracovníků při zpracovávání souboru modelových a herních situací, plnění samostatných či skupinových úkolů, realizaci rolových her a vypracování případových studií. Jednotlivé aktivity a zadání zařazené do Development Center jsou sestaveny s ohledem na kompetence definované jako žádoucí pro konkrétní skupinu účastníků. Jedná se o kompetence stěžejní pro určité typy pracovních pozic či pro celou organizaci. Pozorovatelé (hodnotitelé) sledují znalosti a dovednosti účastníků, ale také míru jejich aktivity, energie, přesnosti, přirozené autority, úsudku a dalších důležitých vlastností, vztahujících se k zadaným kompetencím či k jejich fungování v rámci skupiny nebo týmu. 5) 360 ZPĚTNÁ VAZBA 360 zpětná vazba poskytuje plastický obraz o jednotlivci a jeho úrovni naplnění žádoucích (sledovaných) kompetencí. Hodnocení probíhá prostřednictvím strukturovaného dotazníku, který vyplňují osoby v pracovním okolí hodnoceného. Zpravidla se vedle sebehodnocení samotného pracovníka jedná o podřízené, nadřízené, kolegy na stejné úrovni a externí partnery (zákazníky). Statistickým vyhodnocením sebraných dat jsou rovněž získány podklady pro porovnání sebe obrazu s hodnocením ostatních. Východiskem pro sestavení strukturovaného dotazníku je soubor kompetencí, které jsou žádoucí pro konkrétního jedince, které jsou stěžejní pro určité typy pracovních pozic či kompetence uplatňované v celé organizaci. Distribuce a sběr dotazníků probíhá formou: osobního předání nebo ového předání přizpůsobeného internetového rozhraní 2

4 VÝSTUPY ANALÝZY VZDĚLÁVACÍCH POTŘEB A JEJICH VYUŽITÍ/NÁVAZNOSTI NA PERSONÁLNÍ PROCESY 1. ZJISTÍ MEZERY VE VÝKONNOSTI, NA KTERÉ JE POTŘEBA SE ZAMĚŘIT, ELIMINOVAT JE A VHODNÝM VZDĚLÁVÁNÍM JE ODSTRANIT 2. UMOŽNÍ PŘIZPŮSOBIT KONKRÉTNÍ OBSAH A FORMY DALŠÍHO VZDĚLÁVÁNÍ Výstupy z analýzy současného stavu Souhrnně vám předložíme zásadní výstupy z analýzy současného stavu, jak proběhla z hlediska organizace a co jsme zjistili. Úpravy kurzu po analýze současného stavu Zdůvodníme vám, jak výstupy a zjištění ze všech kroků analýzy současného stavu ovlivnily konkrétní návrh kurzu z hlediska obsahu, formy, metody práce s účastníky, včetně toho, jak doplnily program a časové či organizační dispozice. Konkrétní informace Bude přesně specifikován obsah, metodika, forma a nástroje včetně organizačních, časových a projektových informací, lektorů a odpovědných osob. 3. ZVÝŠÍ EFEKTIVITU ČASU VYNALOŽENÉHO NA VZDĚLÁVÁNÍ A VZDĚLÁVACÍ Přesnost a cílení vzdělávacích aktivit na konkrétní potřeby i na konkrétního jednotlivce Vyhodnocení dopadu díky definování výchozího stavu (před realizací vzdělávací aktivity) a možnosti sledovat efekt po realizaci vzdělávací aktivity. 4. LZE JE PROPOJIT SE SYSTÉMEM HODNOCENÍ ZAMĚSTNANCŮ V optimálním případě je hodnocení podřízeného zaměstnance jeho přímým nadřízeným založeno na těchto skutečnostech: Reálný pracovní výkon zaměstnance v průběhu hodnoceného období, přičemž zdrojem informací jsou měřitelné výsledky, průběžná kontrola a pozorování zaměstnance jeho nadřízeným. Individuální vzdělávací plán, míra splnění cílů osobního rozvoje a zlepšení za hodnocené období, stanované v porovnání s předcházejícím hodnocením. Popis pracovního místa a naplňování požadavků hodnoceného na pracovní výkon a pracovní chování definované popisem pracovního místa. Případné nové skutečnosti, nároky či požadavky související s pracovní činností, aktuálním nebo krátkodobě výhledovým pracovním zařazením, resp. pracovním postupem hodnoceného zaměstnance. Případná detailní analýza vzdělávacích potřeb realizovaná v průběhu hodnoceného období a její výstupy týkající se daného zaměstnance. (Sebehodnocení podřízeného zaměstnance ve všech výše uvedených aspektech.) 5. LZE JE PROPOJIT SE SYSTÉMEM ODMĚŇOVÁNÍ ZAMĚSTNANCŮ Hodnocení pracovního výkonu a na něj navázané odměňování zaměstnanců je výrazně snazší u pracovních pozic, na nichž je výkon jednoznačně a objektivně změřitelný. 3

5 U takových pracovních pozic, kde je důraz kladen také (nebo ve větší míře) na pracovní chování a rozvoj dovedností, je obtížnější nastavit objektivní kritéria hodnocení a následně odměňovaní. Analýzou současného stavu lze definovat výchozí úroveň dovedností či znalostí a poté je možné při stanovování individuální odměny zaměstnanci zhodnotit míru dosažení požadovaného cílového stavu rozvoje v potřebných oblastech. 6. ZVÝŠÍ PRACOVNÍ VÝKON V DŮSLEDKU ZVÝŠENÍ MOTIVACE ZAMĚSTNANCŮ PROSTŘEDNICTVÍM PŘESNÉHO ZACÍLENÍ VZDĚLÁVACÍCH A ROZVOJOVÝCH AKTIVIT Popis pracovní pozice poskytuje zaměstnanci první informaci o tom, co se od něho na nové pozici očekává. Pokud tato očekávání plní, přichází pozitivní zpětná vazba. Pokud je žádoucí zlepšení, dozvídá se to prostřednictvím hodnotícího a motivačního pohovoru (Hodnocení). V takovém případě dochází k dohodě o potřebných krocích, vedoucích ke zlepšení (Vzdělávání a rozvoj). Motivační efekt působící na zaměstnance je důsledkem individuálního přístupu, srozumitelnosti i konkrétním doporučením, jak dále pracovat na svém rozvoji. V neposlední řadě hraje významnou roli také podpora rozvojových aktivit se strany vedení, ale zároveň podíl vlastní zodpovědnosti každého zaměstnance za svůj rozvoj. 7. ZJISTÍ DOPLŇUJÍCÍ/UPŘESŇUJÍCÍ VSTUPY PRO PŘESNÉ ZPRACOVÁNÍ POPISU PRACOVNÍCH POZIC Získaná data a informace z analýzy současného stavu mohou sloužit jako doplňující vstupy pro zpřesnění popisů pracovních míst, resp. aktualizují požadavky na znalosti a dovednosti (kompetence) u těch pracovních pozic, jejichž držitelé jsou cílovou skupinou analýzy současného stavu. 4

6 PRŮBĚH REALIZACE ANALÝZY VZDĚLÁVACÍCH POTŘEB Orientační časový harmonogram jednotlivých kroků Časové náklady ICV konzultant Časové náklady ICV administrátor (admin) Časové náklady na straně klienta Dotazník analýzy motivace, postojů a praktických dotazů všech cílových osob/účastníků AKTIVITA MINIMÁLNÍ ČASOVÉ NÁKLADY, POPŘ. OBSAH ČI FORMA ÚČASTNÍCI VÝSTUP Dotazník analýzy motivace, postojů a praktických dotazů všech cílových osob Konzultace zaměření dotazování, definování sledovaných oblastí Osobní setkání 2 hod ICV & klient Podklady pro přípravu dotazníku Příprava dotazníku hod ICV Finální verze dotazníku a připravený nástroj pro zpracování výstupů (tabulka pro výpočet, příprava www rozhraní apod.) Distribuce dotazníku 1 hod respondentům Vyplnění dotazníku 1 hod Klient Sběr dotazníků 2 týdny Klient & Analýza/vyhodnocení výstupů Administrace a zpracování výstupů prostřednictvím předem připraveného nástroje Cca 1 hod á dotazník + vyhodnocení výstupů a zpracování závěrů podle počtu účastníků 8-16 hod + individuální výstupy (zpětná vazba) cca 1 hod á účastník & ICV Předání výstupů klientovi Osobní setkání 2-3 hod ICV & klient Zapracování výstupů do dalších navazujících kroků Celková časová dotace ICV (8 účastníků) Předané vyplněné dotazníky Zpracovaná závěrečná zpráva Dle potřeby ICV & klient Využití a návaznosti výstupů analýzy vzdělávacích potřeb 47 hod 5

7 Osobní rozhovory s vybranými účastníky AKTIVITA MINIMÁLNÍ ČASOVÉ NÁKLADY, POPŘ. OBSAH ÚČASTNÍCI VÝSTUP Osobní rozhovory s vybranými účastníky Konzultace zaměření dotazování, definování sledovaných oblastí Osobní setkání 2 hod ICV & klient Podklady pro přípravu strukturovaného rozhovoru Příprava rozhovoru 4 (+ 8 hod) ICV Finální struktura rozhovoru (popř. připravený nástroj pro zpracování výstupů - tabulka pro výpočet, záznamový protokol apod.) Informační dopis účastníkům a sjednání termínů rozhovorů 4 hod popř. klient Realizace rozhovorů 2 hod x počet účastníků ICV & klient Analýza/vyhodnocení výstupů Cca 1 hod á účastník + vyhodnocení výstupů a zpracování závěrů podle počtu účastníků 8-16 hod & ICV Předání výstupů klientovi Osobní setkání 2-3 hod ICV & klient Zapracování výstupů do dalších navazujících kroků Celková časová dotace ICV (8 účastníků) Zpracovaná závěrečná zpráva Dle potřeby ICV & klient Využití a návaznosti výstupů analýzy vzdělávacích potřeb 36 hod 6

8 Stínování a náslech účastníků AKTIVITA MINIMÁLNÍ ČASOVÉ NÁKLADY, POPŘ. OBSAH ÚČASTNÍCI VÝSTUP Stínování a náslech účastníků Konzultace zaměření dotazování, definování sledovaných oblastí Příprava zaměření náslechu Informační dopis účastníkům a sjednání termínů náslechů Osobní setkání 2 hod ICV & klient Podklady pro přípravu dotazníku 2 hod ICV 4 hod popř. klient Realizace náslechů 2 hod x počet účastníků ICV & klient Analýza/vyhodnocení výstupů Cca 1/2 hod á účastník + vyhodnocení výstupů a zpracování závěrů podle počtu účastníků 8-16 hod & ICV Předání výstupů klientovi Osobní setkání 2-3 hod ICV & klient Zapracování výstupů do dalších navazujících kroků Celková časová dotace ICV (8 účastníků) Zpracovaná závěrečná zpráva Dle potřeby ICV & klient Využití a návaznosti výstupů analýzy vzdělávacích potřeb 38 hod 7

9 Development Centre AKTIVITA MINIMÁLNÍ ČASOVÉ NÁKLADY, POPŘ. OBSAH ÚČASTNÍCI VÝSTUP Development Centre (DC) Konzultace zaměření dotazování, definování sledovaných oblastí Příprava aktivit pro DC dle sledovaných oblastí/ kompetencí, technická příprava DC Informační dopis účastníkům a sjednání termínu konání DC Osobní setkání 2 hod ICV & klient Podklady pro přípravu dotazníku 16 hod 8 hod ICV & ICV (admin) 4 hod popř. klient Realizace DC 1-2 dny (tj. při účasti 2 pozorovatelů ICV 2-4) podle počtu účastníků a počtu sledovaných kompetencí Včetně technického zajištění Analýza/vyhodnocení výstupů Cca 1 hod á účastník + vyhodnocení výstupů a zpracování závěrů podle počtu účastníků 8-16 hod ICV 2 pozorovatelé + & klient účastníci a popř. pozorovatelé) & ICV Předání výstupů klientovi Osobní setkání 2-3 hod ICV & klient Individuální zpětná vazba jednotlivým účastníkům ½ - 1 hod x počet účastníků ICV & klient Zapracování výstupů do dalších navazujících kroků Celková časová dotace ICV (8 účastníků) Příprava programu DC Zpracovaná závěrečná zpráva Dle potřeby ICV & klient Využití a návaznosti výstupů analýzy vzdělávacích potřeb 62 hod 8

10 360 zpětná vazba AKTIVITA MINIMÁLNÍ ČASOVÉ NÁKLADY, POPŘ. OBSAH ÚČASTNÍCI VÝSTUP 360 zpětná vazba Konzultace zaměření dotazování, definování sledovaných oblastí/ kompetencí Příprava dotazníku pro hodnocení kompetencí Osobní setkání 2 hod ICV & klient Podklady pro přípravu dotazníku 8 hod +8 hod ICV & ICV (admin) Informační dopis účastníkům 4 hod popř. klient Výběr hodnotitelů 1 hod klient Informační dopis a instrukce, předání dotazníků hodnotitelům a účastníkům 4 hod (podle počtu účastníků, resp. hodnotitelů) ICV admin Vyplnění dotazníku 1 hod Klient účastníci a hodnotitelé) Sběr dotazníků 2 týdny Klient & Analýza/vyhodnocení výstupů Administrace a zpracování výstupů prostřednictvím předem připraveného nástroje. Cca 1 hod á účastník + vyhodnocení výstupů a zpracování závěrů 16 hod + individuální výstupy (zpětná vazba) cca 1 hod á účastník & ICV Individuální zpětná vazba jednotlivým účastníkům ½ - 1 hod x počet účastníků ICV & klient Předání výstupů klientovi Osobní setkání 2-3 hod ICV & klient Zapracování výstupů do dalších navazujících kroků Celková časová dotace ICV (8 účastníků) Finální verze dotazníku a připravený nástroj pro zpracování výstupů (tabulka pro výpočet, příprava www rozhraní apod.) Kontakty na skupinu hodnotitelů každého z účastníků Předané vyplněné dotazníky Zpracovaná závěrečná zpráva a individuální zpětná vazba Dle potřeby ICV & klient Využití a návaznosti výstupů analýzy vzdělávacích potřeb 48 hod 9