Státní oblastní archiv v Praze. Č.j. SOAA-568/2018/1. Plán práce Praha

Transkript

1 Státní oblastní archiv v Praze Č.j. SOAA-568/2018/1 Plán práce 2018 Praha 30. ledna 2018

2 Obsah I. PODMÍNKY ARCHIVU, PERSONÁLNÍ A PROSTOROVÁ SITUACE II. ZÁKLADNÍ EVIDENCE NAD III. VÝBĚR, ZPRACOVÁNÍ A VYUŽÍVÁNÍ ARCHIVÁLIÍ III.1. Spisová služba a předarchivní péče (dohled nad spisovnami, spolupráce s původci při tvorbě spisových norem, výběr archiválií ve skartačním a mimoskartačním řízení, přejímání archiválií od původců, manipulační práce a přesuny archiválií) III.2.1. Kontrolní činnost spisové služby III.3. Zpracování archiválií III.4. Využívání archiválií a badatelská agenda III.5. Knihovna IV. STAV ARCHIVÁLIÍ IV.1. Prověrky fyzického stavu archiválií IV. 2. Extrémní naměřené hodnoty teploty a relativní vlhkosti podle přílohy č. 5 k vyhlášce č. 645/2004 Sb., odst. II IV.3. Digitalizace, mikrofilmování archiválií a studijní kopie V. KONZERVOVÁNÍ A RESTAUROVÁNÍ ARCHIVÁLIÍ VI. ODBORNÁ A VĚDECKO-VÝZKUMNÁ ČINNOST ARCHIVU VI.1. Vydavatelská a publikační činnost VI.2. Přednášky VI.3. Konference, semináře, exkurze, výstavy, spolupráce s jinými institucemi VI.4. Rešerše VI.5. Projekty a výzkumná činnost archivu VI.6. Zahraniční cesty VII. ŘÍDÍCÍ, EKONOMICKÁ A ORGANIZAČNÍ ČINNOST

3 I. PODMÍNKY ARCHIVU, PERSONÁLNÍ A PROSTOROVÁ SITUACE V roce 2018 je třeba počítat s většími změnami v prostorové situaci zejména u okresů Benešov a Kladno. V roce 2018 bude po vzájemné dohodě vypovězena dohoda o užívání prostor s Úřadem pro zastupování státu ve věcech majetkových v Benešově. Veškeré archiválie z dosavadních pronajatých místností budou převezeny zpět do budovy archivu. Prostorová situace se tím stane ještě více kritickou, očekáváme, že celková rezerva se sníží na desítky metrů. V tomto smyslu budou provedeny i vnitřní manipulace v budově archivu, které jsou plánovány s ohledem na větší úspornost uložení archiválií, zároveň bude adaptována bývalá místnost chlazení klimatizace, ve které bude zřízen depozitář. Státní okresní archiv Kladno využívá ke své činnosti tři budovy v geograficky vzdálených lokalitách (administrativní budovu v ul. plk. Stříbrného 11 a depozitář v Severní ul v Kladně, depozitář v Třebízského ul. 161 ve Slaném). V roce 2018 je v plánu přestěhování administrativní části archivu do dočasných nájemních prostor a zahájení přípravných prací na vybudování nové archivní budovy v lokalitě Severní ul. Kladno-Rozdělov. Otevřená zůstává situace ve Státním okresním archivu Příbram, který provizorně využívá odlehčovací depozitář 24 km od Příbrami.

4 Druh pracovní činnosti Systemizovaný stav Skutečný stav 1. Řízení (ředitel, vedoucí oddělení, auditor) 21 21/ /0 2. Ekonomika, administrativa (ekonomové, účetní, hospodářky, sekretářky, písařky, podatelny apod.) 3. Správa budov, autoprovoz (správci budov, topiči, údržbáři, uklízečky, ostraha, řidiči) 12 5/7 12 5/7 7 0/7 6 0/6 4. Informatika 2 0/2 2 0/2 5. Konzervace a restaurování, preventivní péče o archiválie 4 0/4 4 0/4 6. Reprografie 4 1/3 4 1/3 7. Badatelské služby 17 2/ /15 8. Vydavatelská a propagační činnost (redaktoři, grafici, tiskaři) Předarchivní péče, kontrolní činnost 23 23/ /0 10. Archivní evidence a metodika 10 10/ /0 11. Péče o archiválie, zpracování archiválií, správa archivních souborů 46 45/ /0 12. Zahraniční styky Celkem / /37 Poznámka k číslům s lomítkem: čísla před lomítkem uvádí počet státních zaměstnanců podle zákona č. 234/2014 Sb. v platném znění čísla za lomítkem uvádí počet zaměstnanců v pracovním poměru

5 II. ZÁKLADNÍ EVIDENCE NAD Evidence NAD bude vedena a doplňována průběžně, především v souvislosti s přírůstky získanými ve skartačním a mimoskartačním řízení a v souvislosti se zpracováváním fondů. Přírůstky lze očekávat v běžném rozsahu, a tyto budou evidovány v reálném čase v programu PEvA. Oddělení/státní okresní archivy plánují přejímky cca do rozsahu 50 bm na okres s výjimkou SOkA Kutná Hora, který plánuje navíc převzetí cca 300 bm digitalizovaných svazků pozemkové knihy z kutnohorského pracoviště katastrálního úřadu na základě depozitní smlouvy. Tradičně větší přejímky mají I. oddělení fondů veřejné správy a III. oddělení fondů hospodářských subjektů. Nelze vyloučit ani neočekávané převzetí většího množství archiválií z akreditovaných archivů po ztrátě akreditace, zrušených archivů hospodářských subjektů či příjem mimořádně velkého množství archiválií po skartačním řízení z důvodu zániku komerční spisovny. Zároveň bude probíhat průběžná aktualizace údajů u druhotné evidence NAD pro archiválie uložené v kulturních institucích. V roce 2018 je plánována zejména úprava v oblasti popisu původců dle pokynu OAS SS MV. III. VÝBĚR, ZPRACOVÁNÍ A VYUŽÍVÁNÍ ARCHIVÁLIÍ III.1. Spisová služba a předarchivní péče I. oddělení fondů veřejné správy Dohled nad spisovnami: obvodní pražské soudy, Krajský soud v Praze, Městský soud v Praze, obvodní pražská státní zastupitelství, Městské státní zastupitelství v Praze, soukromé školy na území hlavního města Prahy, Základní školy, střední školy, vyšší odborné školy, vysoké školy na území hlavního města Prahy. Vyžádaná spolupráce s původci při tvorbě spisových norem: Škoda Auto, Psychiatrická nemocnice Kosmonosy, soukromé školy na území hlavního města Prahy, Základní školy, střední školy, vyšší odborné školy, vysoké školy na území hlavního města Prahy. Výběr archiválií ve skartačním řízení: Městský soud v Praze, obvodní soudy v Praze, Krajský soud v Praze, notáři a advokáti, Policejní akademie České republiky, Vyšší policejní škola a střední policejní škola MV, Domov sv. Karla Boromejského, Bankovní institut vysoká škola, Krajský úřad Středočeského kraje, finanční úřady, celní úřady, úřady práce, Pražská správa sociálního zabezpečení, hygienické stanice, hasičské záchranné sbory, Česká inspekce životního prostředí - Oblastní inspektorát Praha, Krajská vědecká knihovna Kladno. Výběr archiválií mimo skartační řízení: Taneční konzervatoř Ivo Váni - Psoty v Praze, s.r.o., ZŠ Jeremenkova - převzetí cizích pedagogických dokumentů nacházejících se na území školy, soukromé školy na území hlavního města Prahy, Základní školy, střední školy, vyšší

6 odborné školy a vysoké školy, zdravotníci, spolky a nadace (Svaz knihovníků a informačních pracovníků České republiky). Přejímání archiválií od původců: Městský soud v Praze, Krajský soud v Praze, Obvodní soud pro Prahu 10, Obvodní soud pro Prahu 7, Taneční konzervatoř Ivo Váni - Psoty v Praze, s.r.o., Policejní akademie České republiky, Vyšší policejní škola a střední policejní škola MV, Bankovní institut vysoká škola, Domov sv. Karla Boromejského, soukromé školy na území hlavního města Prahy, Základní školy, střední školy, vyšší odborné školy, vysoké školy na území hlavního města Prahy, Svaz knihovníků a informačních pracovníků České republiky, Krajský úřad Středočeského kraje, finanční úřady, celní úřady, úřady práce, Pražská správa sociálního zabezpečení, Krajská vědecká knihovna Kladno, hygienické stanice, hasičské záchranné sbory, Česká inspekce životního prostředí - Oblastní inspektorát Praha. Manipulační práce a přesuny archiválií: Literární akademie Josefa Škvoreckého, Vysoká škola ekonomická v Praze, SOŠ specializační a VOŠ ARITA, spol. s.r.o., Berní správa, finanční úřady, celní úřady, úřady práce, Pražská správa sociálního zabezpečení, Krajská vědecká knihovna Kladno, Česká obchodní inspekce, Inspektorát bezpečnosti práce pro Středočeský kraj, Inspektorát bezpečnosti práce pro hl. m. Prahu, hygienické stanice, hasičské záchranné sbory, Česká inspekce životního prostředí - Oblastní inspektorát Praha. II. oddělení zemědělsko-lesnických a osobních fondů a matriční agendy Dohled nad spisovnami - podle aktuální potřeby. Spolupráce s původci při tvorbě spisových norem jen na vyžádání. Výběr archiválií ve skartačním řízení - běžná skartační řízení na základě skartačních návrhů původců. Průběžné přejímání matričních knih z matričních úřadů. Výběr archiválií mimo skartační řízení podle potřeby - (koupě, dary atp.) V plánu je stěhování depozitního uložení tzv. nových pozemkových knih (knihy Katastrálního úřadu pro hlavní město Prahu) na jedno místo, do nově zrekonstruovaného depozitáře (cca 400 bm knih). Případné manipulační práce v prázdninovém čase - pracovníci na dohodu. III. oddělení fondů hospodářských subjektů Dohled nad spisovnami a vedením spisové služby veřejnoprávních původců DIAMO, s.p., VVÚ dřevařský, Státní pokladna Centrum sdílených služeb s.p., Technický a zkušební ústav stavební Praha, s.p., Státní tiskárna cenin s.p., Česká pošta s.p., Řízení letového provozu s.p., zdravotní pojišťovny, atd. Plánuje se 12 dohlídek. U soukromoprávních původců dohled u těch, kteří se rozhodli provádět výběr archiválií ve skartačním řízení a komerčních spisoven, např. Innogy a.s., SAZKA a.s., Metrostav a.s., MERO a.s., Ćepro a.s., Česká spořitelna, České dráhy, a.s., UniCredit Bank a.s., Komerční banka, ČSOB, Škoda Auto, Iron Mountain, Systematic, atd. Plánuje se 30 dohlídek.

7 Posuzování způsobilosti personálního a materiálně technického vybavení pro poskytování stanoviska k provozování živnosti Vedení spisovny, kontrola podmínek stanovených zákonem č. 499/2004Sb. Plánuje se cca 5 koncesí. Spolupráce s veřejnoprávními (VP) i soukromoprávními původci (SP) při aplikaci zákona č. 499/2004 Sb., a vyhlášky č. 259/2012 Sb. Aplikace dopadu Nařízení EU (GDPR) na vedení spisových služeb u původců. Aktualizace Spisového řádu a spisového a skartačního plánu archivu. Plánuje se dle potřeby. Výběr archiválií ve skartačním i mimoskartačním řízení (výběr archiválií mimo skartační řízení hlavně v souvislosti s 11 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., -vstup do likvidace nebo insolvenčního řízení). Pozornost bude nadále věnována skartačnímu řízení u komerčních spisoven, od kterých přichází největší množství skartačních návrhů. Důraz na příslušná ustanovení zákona č. 499/2004 Sb., v souvislosti s povinnostmi komerčních spisoven. Velké a střední společnosti včetně peněžních ústavů dávají přednost výběru archiválií ve skartačním řízení před výběrem mimo skartační řízení. Plánuje se cca 700 skartačních a 1200 mimoskartačních řízení. Projednání zabezpečení dokumentů u rušených původců. Dle zkušeností z let 2014 až 2016 se nenaplní předpoklad, že projednání v roce 2017, vzhledem k ukončení platnosti obchodního zákoníku k , již nebudou vyžadována. Stále jsou dokončovány likvidace zahájené před rokem 2014, i když v menší míře. Rovněž stále žádají likvidovaná bytová družstva o souhlas s uložením dokumentů, ke kterým vydáváme stanoviska. Plánuje se cca 150 projednání a stanovisek. Přejímání archiválií od původců, od likvidátorů, insolvenčních správců a komerčních spisoven, vytváření jejich soupisů a ukládání v archivních kartonech do depozitářů. Předpokládá se příjem archivních fondů uložených ve spisovně společnosti Česká spořitelna a.s. (cca 50 bm), dokončení Agrobanka a.s. (cca 40 bm) a Státní tiskárna cenin, s.p. (cca 30 bm). Pomocné práce (popisování, štítkování, přesuny) a přepisy pomůcek. Důraz bude kladen na dezinfekci v roce 2017 přejatých AF Eurovia (cca 21 bm) a TOS Hostivař (5 palet), poté jejich překrabicování. VI. oddělení péče o fyzický stav archiválií Vysavačem s protiplísňovým filtrem bude prováděna mechanická očista znečištěných archiválií, především těch, které byly dezinfikovány ve sterilizační lince. VI. oddělení se bude podílet také na přebalování archiválií do vhodných kartonů. Manipulační práce budou souviset s hromadnou dezinfekcí archiválií a s digitalizací. Státní okresní archiv Benešov Dohled nad spisovnami je plánován celkem u 44 veřejnoprávních původců: 1 město (Bystřice), 2 městyse (Louňovice pod Blaníkem, Neustupov), 30 obcí (Čakov, Červený Újezd, Čtyřkoly, Hradiště, Chleby, Chocerady, Chotýšany, Chrášťany, Ješetice, Kamberk, Kondrac, Krňany, Libež, Lštění, Mezno, Ostrov, Popovice, Pravonín, Přestavlky u Čerčan, Struhařov, Teplýšovice, Tichonice, Třebešice, Václavice, Veliš, Vodslivy, Vracovice, Vranov, Xaverov,

8 Zvěstov), 7 základních škol (Čerčany, Petroupim, Poříčí nad Sázavou, Sedlec-Prčice, Týnec nad Sázavou, Vlašim-Březinská, Votice) a 4 střední školy (Střední zemědělská škola Benešov, Integrovaná střední škola Benešov Černoleská, Střední průmyslová škola Vlašim, Střední odborné učiliště Vlašim) Spolupráce s původci při tvorbě spisových norem dle potřeby. Výběr archiválií ve skartačním řízení kromě běžných skartačních řízení dle požadavků původců není plánováno větší skartační řízení. Výběr archiválií mimo skartační řízení dle potřeby se zvláštním zřetelem na předávání obecních i jiných kronik do archivu (dlouhodobá jednání). Přejímání archiválií včetně manipulačních prací, stěhování Významnější manipulační práce jsou plánovány v souvislosti s opuštěním externího depozitáře v Poštovní ulici a také v souvislosti s manipulací související s extrémním zaplísněním archivu a nefunkčností chlazení a vzduchotechniky (viz bod III c). Kromě toho budou nově přemanipulovány druhopisy matrik (zahájeno v roce 2017) a také sčítací archy sčítání obyvatelstva 1921 (problematická manipulace s objemnými kartony). Dle možností bude pokračováno v kartonování balíků okresních soudů. Státní okresní archiv Beroun Po dokončení prohlídek všech základních a středních škol (2016 a 2017) v roce 2018 budou zahájeny další skupinové dohlídky zaměřené na spisovny menších obcí: Bavoryně, Běštín, Broumy, Březová, Bubovice, Bykoš, Bzová, Drozdov, Felbabka, Hlásná Třebaň, Hředle, Hvozdec, Hýskov, Chaloupky, Chlustina, Chodouň, Chrustenice, Chyňava, Jivina, Koněprusy, Korno; celkem 21 obcí. K nim přibydou ještě samostatné mateřské školy v Berouně v celkovém počtu 10. Celkem se počítá s obvyklými cca 30 skartačními řízeními, především státních úřadů, samosprávných úřadů, popř. škol. V rámci výše uvedené akce proběhne konzultace nad existujícími spisovými řády u výše uvedených obcí. Státní okresní archiv Kladno Dohled nad spisovnami původců je realizován zpravidla současně s archivní prohlídkou v rámci skartačního (mimo skartačního) řízení. V roce 2018 předpokládáme dohledy u cca 20 veřejnoprávních původců (organizační složky státu, příspěvkové organizace zřizované krajem, obce, školy) a jednoho soukromoprávního provozovatele spisovny (Palaba a.s., Slaný). Spisové normy původců budou konzultovány na vyžádání, anebo při detekci poruch ve vedení spisové služby během archivních dohlídek a skartačních (mimoskartačních) řízení. Je odhadováno 6 posouzení spisových řádů za rok. V průběhu roku 2018 bude přikročeno k realizaci série metodických školení k problematice vedení spisové služby u původců územní samosprávy (obce) v počtu cca 5 školení.

9 Výběr archiválií ve skartačním řízení bude probíhat flexibilně v návaznosti na požadavky a potřeby veřejnoprávních i soukromoprávních původců. Integrální součástí skartačních řízení budou i místní šetření se záměrem obeznámení se se stavem vedení spisové služby a fyzického uložení dokumentů. Orientační odhad počtu provedených skartačních řízení osciluje kolem čísla 50. V roce 2018 bude dokončeno skartační řízení dokumentů vzniklých z činnosti SOkA Kladno, které mají uplynulé skartační lhůty a nejsou dále potřebné pro provoz oddělení. K výběru archiválií mimo skartační řízení bude přistupováno pouze v případě, že nebude možné realizovat řízení skartační, anebo to nebude z jiného důvodu účelné. Takovým případem je např. dodatečné posouzení hodnoty dokumentů nalezených u původce během dohledu nad spisovnou nebo během skartačního řízení. Výběr v mimoskartačním řízení bude rovněž aplikován v rámci posuzování dokumentů zanikajících (především soukromoprávních) původců. Pro r je plánováno provést cca 15 mimo skartačních řízení. Skartační (mimo skartační) řízení je aktuálně plánováno u těchto původců: Magistrát města Kladna (různé odbory a odd.), MÚ Stochov, Buštěhrad, Slaný, ObÚ Blevice, Jemníky, Kamenný Most, Koleč, Královice, Ledce, Libochovičky, Neprobylice, Neuměřice, Slatina, Uhy, Vraný, Železnice, Žižice, ZŠ Kladno, Školská 322, Vašatova 1438, ZŠ a MŠ Kačice, ZŠ Otvovice, Domov Unhošť, ZSI Kladno, OSSZ Kladno, KÚSK KP Kladno, ÚPCÚ SK Kladno, KHS SK Kladno. Příjem archiválií k trvalému uložení bude vázán na výsledek výběru archiválií ve skartačním resp. mimo skartačním řízení. Počet přejímek je odhadován na 20 za rok. V depozitáři ve Slaném proběhne fyzické přeuspořádání (přemanipulování) školských fondů s cílem zvýšit přehlednost v daném segmentu archiválií a získat dodatečné prostory pro ukládání nových přejímek. Státní okresní archiv Kolín Metodický dohled nad spisovnami bude probíhat zejména v souvislosti se skartačními řízeními. V závěru roku (po komunálních volbách) budou opětovně osloveny obce, které nereagovaly na plošnou výzvu k provedení skartačního řízení a nabídku metodické pomoci v roce 2014, jež byla poté realizována formou série školení v prostorách archivu. Jedná se o obce Bělušice, Břežany I, Břežany II, Církvice, Dománovice, Horní Kruty, Hradešín, Chotutice, Chrášťany, Jestřábí Lhota, Kbel, Klášterní Skalice, Konojedy, Křečhoř, Lošany, Malotice, Mrzky, Nebovidy, Němčice, Ovčáry, Polní Voděrady, Přistoupim, Přišimasy, Radovesnice I, Radovesnice II, Rostoklaty, Veletov, Volárna, Výžerky, Žabonosy, Ždánice a Žiželice. Ostatní činnosti plánované v této kapitole budou v roce 2018 probíhat zejména na základě požadavků původců, s konkrétními přejímkami bude souviset rozsah manipulačních prací a přesunů archiválií. Rozsáhlejší skartační řízení nebyla k datu vyhotovení plánu hlášena, počítá se však se standardními skartačními řízeními s odhadovaným počtem třiceti přejímek.

10 Státní okresní archiv Kutná Hora Metodický dohled nad spisovnami. Archiv plánuje plošné metodické návštěvy u první části obecních úřadů v obvodu své působnosti, zaměřené na zásady vedení spisové služby, vyřazování dokumentů a výběr archiválií ve skartačním řízení. Celkem půjde zhruba o 40 veřejnoprávních původců, především z řad menších obecních úřadů. Průběžný dohled nad spisovnami je plánován rovněž při skartačním řízení s dalšími veřejnoprávními původci. Spolupráce s původci při tvorbě spisových norem. Bude probíhat v rámci činnosti zařazené do prvního bodu především u metodicky navštívených úřadů menších obcí. Výběr archiválií ve skartačním řízení. Je plánován přibližně u 50 veřejnoprávních původců - především metodicky navštívené obecní úřady, ale také školy, pověřené městské úřady, státní instituce; dále přibližně u 10 soukromoprávních původců v závislosti na počtu přijatých skartačních návrhů. Rozsáhlejší skartační řízení spojené s výběrem archiválií je plánováno ve spisovně Okresního soudu Kutná Hora. V případě soukromoprávních původců jde obvykle o komerční spisovny, které vyřazují uložené písemnosti firem. Výběr archiválií mimo skartační řízení. Probíhá obvykle na základě iniciativy soukromoprávních původců. Podle situace v minulých letech očekáváme přibližně 10 výběrů - např. osobní pozůstalosti, spolky, farní úřady, nákupy archiválií, likvidované firmy. Přejímání archiválií a manipulační práce. Je plánováno především u archiválií, které prošly skartačním řízením. Dále je plánováno postupné přejímání digitalizovaných svazků pozemkové knihy z kutnohorského pracoviště katastrálního úřadu na základě depozitní smlouvy (cca 300 bm). Rovněž je plánován přesun odborného knihovního fondu z archivního depozitáře do nově upravených prostor (cca 400 bm knih). Státní okresní archiv Mělník Metodický dohled nad spisovnami: Obecní úřad Lhota, Obecní úřad Malý Újezd, Obecní úřad Spomyšl, Obecní úřad Záryby, Obecní úřad Zálezlice, Obecní úřad Želízy, Městský úřad Neratovice, Mělnická zdravotní, a. s. Mělník, Okresní soud Mělník, Základní škola a Mateřská škola Horní Počaply, Základní škola a Mateřská škola Hostín u Vojkovic, Základní škola Záryby, Základní škola Želízy. Spolupráce s původci při tvorbě spisových norem - na vyžádání. Výběr archiválií ve skartačním a mimoskartačním řízení (v návaznosti na první bod) - Obecní úřad Lhota, Obecní úřad Malý Újezd, Obecní úřad Spomyšl, Obecní úřad Záryby, Obecní úřad Zálezlice, Obecní úřad Želízy, Městský úřad Neratovice, Mělnická zdravotní, a. s. Mělník, Okresní soud Mělník, Základní škola a Mateřská škola Horní Počaply, Základní škola a Mateřská škola Hostín u Vojkovic, Základní škola Záryby, Základní škola Želízy. Státní okresní archiv Mladá Boleslav

11 V předarchivní péči je plánováno 12 dohlídek na spisovny městských a obecních úřadů (Horní Slivno, Hrušov, Charvatce, Kobylnice, Kochánky, Krásná Ves, Nová Telib), škol (SŠ podnikatelská Hermés Ml. Boleslav, SOŠ a SOU Jičínská Ml. Boleslav, SŠ ekonomickopodnikatelská Spektrum Josefův Důl, Gymnázium, Palackého 191 Ml. Boleslav, Soukromá střední škola MAJA s. r. o. Ml. Boleslav). Další dohlídky mohou vyplynout z aktuální situace nebo na základě podaných skartačních návrhů. V položce je dále plánována konzultační činnost s původci na aktualizaci jejich spisových norem. Archiv bude pokračovat ve výběru dokumentů ve spisovně Okresního soudu Mladá Boleslav, Okresního státního zastupitelství Mladá Boleslav. Jako každý rok, tak i letos lze očekávat skartační návrhy největších určených původců (Magistrát města Mladá Boleslav, Městský úřad Mnichovo Hradiště, Městský úřad Benátky n. J. a Bělá p. Bezdězem, Finanční úřad - územní pracoviště Mladá Boleslav, Celní úřad - územní pracoviště Kosmonosy, Úřad práce - kontaktní pracoviště Mladá Boleslav). S potřebnou rezervou je počítáno rovněž na přejímání těchto archiválií a manipulační práce s nimi. V položce je počítáno s obvyklou potřebou pro vyřizování skartačních návrhů soukromoprávních původců, které jsou archivu předávány převážně komerčními spisovnami nebo likvidátory. Státní okresní archiv Nymburk Bude proveden dohled nad spisovnami těchto úřadů: obecní úřady: Přerov nad Labem, Krchleby, Čilec, Dvory, Kamenné Zboží, Hořátev, Písková Lhota, Mcely. Dále budou provedeny dohlídky u těchto subjektů: ZŠ Litol, ZŠ a MŠ Juventa Milovice, ZŠ TGM Milovice. Spolupráce při tvorbě spisového řádu včetně spisového plánu v obcích bude probíhat průběžně na základě kontroly ze strany archivu a zaslaných dokumentů ze strany původců. Bude prověřeno plnění zjištěných nedostatků z archivních dohlídek. Bude dokončen výběr archiválií od původců, u kterých byl započat v roce 2017: MěÚ Sadská, MěÚ Lysá nad Labem, ObÚ Přerov nad Labem, ObÚ Kolaje, MěÚ Poděbrady. Bude provedeno skartační řízení u obecních úřadů, které prováděly poslední skartační řízení před 5 lety: Dvory, Hořátev, Hradištko, Jíkev, Kamenné Zboží, Kněžičky, Kostelní Lhota, Kostomlaty nad Labem, Kouty, Netřebice, Okřínek, Opočnice, Pátek, Písty, Pňov- Předhradí, Senice, Starý Vestec, Vykáň. Dále bude pokračovat skartační řízení v Nemocnici Nymburk. Bude provedeno skartační řízení u okresních institucí, které provádějí pravidelně skartační řízení jedenkrát za rok. V rámci mimoskartačního řízení bude prováděn výběr u soukromoprávních původců podle předložených návrhů. V jednání je převzetí fondu Farní úřad církve českobratrské evangelické Bošín na depozitní smlouvu. Státní okresní archiv Praha-východ Dohled nad spisovou službou, zejména pokračující kontrola spisových a skartačních řádů určených původců a kontrola praxe ve spisovnách.

12 Spolupráce s desítkami veřejnoprávních původců. Rovněž soukromoprávní subjekty žádají o pomoc při tvorbě či aktualizaci spisových a skartačních řádů, o projednání zabezpečení dokumentů při likvidaci (podle požadavků). Výběr archiválií ve skartačním řízení a dohled nad vyřazováním písemností probíhá na základě skartačního návrhu původce. Archiv aktivně vyzývá původce ke skartačnímu řízení v případech delší nečinnosti. Lze předpokládat opět zhruba 75 skartačních řízení u cca 40 určených původců, u neurčených původců cca 15 (podle požadavků). V posledních letech narůstá počet výběrů archiválií mimo skartační řízení a též objem archiválií takto přijatých do archivu. Přejímání předpokládaných přírůstků, tj. jejich očista, přebalení, třídění, evidence a přesuny. Státní okresní archiv Praha-západ Průběžný dohled nad spisovou službou probíhá nejčastěji při skartačních řízeních nebo dle aktuální potřeby u určených původců i ostatních původců, kteří mají zákonnou povinnost vést spisovou službu. Předpokládána návštěvu asi původců. Spolupráce při tvorbě spisových norem poskytována na vyžádání určeným původcům, původcům podle 63 odst. 2) zák. č. 499/2004 Sb., a dále také původcům, kteří vykonávají spisovou službu z vlastního rozhodnutí (např. mateřské školy, podnikatelé). Předpokládána spolupráci s původci. Výběr archiválií ve skartačním řízení probíhá na základě skartačního návrhu původce. Archiv aktivně vyzývá původce ke skartačnímu řízení v případech, kdy tito dlouhodobě nepředávají do archivu dokumenty archivní hodnoty. Analogicky k předchozímu období lze očekávat skartačních návrhů. Výběr archiválií mimo skartační řízení se obvykle provádí na žádost původce nebo vlastníka dokumentu. Analogicky k předchozímu období lze očekávat do 10 výběrů. Při přejímání je prováděna očista, třídění, pořízen provizorní soupis evidenčních jednotek, archiválie uloženy v archivních obalech, zaneseny do evidence NAD a umístěny v depozitáři. Dle potřeby je u archivních souborů prováděna výměna starších archivních obalů za nové. Přesuny archiválií v depozitářích za účelem vytvoření volného místa se předpokládají v případě, že dojde k přejímce pozemkových knih z centrály SOA v Praze (v jednání) nebo rozsáhlejší skartaci (hrozí zejména u Okresního soudu Praha-západ). Státní okresní archiv Příbram Archiv bude poskytovat metodickou pomoc původcům spadajícím pod metodický dohled SOkA Příbram na úseku spisové služby a spolupracovat s původci (cca 5) při tvorbě a aktualizaci spisových norem (spisových a skartačních řádů) a při zavádění a aktualizaci ESSS.

13 Předarchivní péče u původců bude zajišťována u původců, kteří o ni požádají, a u těch původců, kde se tato péče ukazuje vzhledem k výsledkům generální inventury jako naléhavá. V roce 2018 bude pokračovat cílený výběr obecních úřadů, které v posledních letech neprováděly skartační řízení z prostorových, personálních a jiných důvodů. Bude vyhotoveno 80 protokolů pro veřejnoprávní a soukromoprávní původce. V rámci skartačního řízení bude archiv poskytovat metodickou pomoc týkající se spisoven ohledně jejich technických parametrů, požární bezpečnosti a uložení dokumentů u původců - plánováno u 20 veřejnoprávních a soukromoprávních původců. Bude projednáváno zabezpečení dokumentů cca 15 zanikajících původců. Budou přejímány archiválie a prováděny následné manipulační práce s převzatými archiváliemi (stěhování, překartonování). Státní okresní archiv Rakovník Archiv plánuje 37 dohlídek a revize spisoven: obecní úřady - Branov, Břežany, Hořesedly, Děkov, Drahouš, Hracholusky, Janov, Kalivody, Karlova Ves, Kolešov, Kolešovice, Kroučová, Krty, Milostín, Milý, Mšecké Žehrovice, Nezabudice, Račice, Skryje, Smilovice, Šípy, Oráčov, Velká Buková, Přerubenice, Všesulov, městské úřady Rakovník a Nové Strašecí), základní školy Senomaty, Pavlíkov, Olešná, Roztoky, Lány, Mutějovice a ZUŠ Rakovník, SOU lesnické Křivoklát, (tj. 35 určení původci), Croy s.r.o. Rakovník a Froněk, spol. s r. o. Rakovník (2 soukromoprávní původci). Na požádání budou archivem poskytovány metodické konzultace u obecních úřadů a samosprávných úřadů, organizačních složek státu, státních příspěvkových organizací a všech typů škol. Metodická pomoc bude rovněž zajištěna ze strany archivu všem spisovnám, které o konzultace požádají. Předběžně o tuto pomoc na rok 2018 požádaly příspěvkové organizace zřízené Krajským úřadem Středočeského kraje - Integrovaná střední škola Rakovník, Základní umělecká škola Rakovník, ZUŠ Nové Strašecí a Střední odborné učiliště Křivoklát. Agenda související s prováděním skartačních řízení bude vyřizována v daných lhůtách a na patřičné úrovni. Archiv je připraven v průběhu roku provést skartační řízení u institucí působících v těchto oblastech: státní správa a samospráva, školství, kultura, sport, zdravotnictví, justice. Archiv rovněž zajistí případná převzetí archiválií zaniklých soukromoprávních původců. Zkušenosti uplynulých let stále více potvrzují i vzestupnou tendenci u materiálů přijatých mimo skartační řízení - především z důvodů informovanosti veřejnosti o činnosti archivu, proto této agendě musí být věnována odpovídající pozornost. Archiv zkvalitní spolupráci s institucemi, které nejsou povinni vykonávat spisovou službu, ale vzešly z činnosti původce s povinností tuto službu vést. Pozornost bude zaměřena i na získávání archiválií prostřednictvím antikvariátů.

14 Realizovány budou rovněž případné nabídky vlastníků dokumentů poskytnuté archivu darem nebo koupí (v rámci přidělených finančních prostředků). Z předchozích let nadále probíhají jednání s dědici týkající se zakoupení soukromé kroniky Františka Zázvorky popisující život v obci Rynholec od konce 19. století a fotoalba obce Pustověty od p. Maršála). V roce 2018 archiv převezme darem dokumenty Tělocvičné jednoty Mutějovice včetně sokolského praporu (archivu uvedené materiály nabídl Karel Bláha z Mutějovic). Darem archiv rovněž získá písemnou dokumentaci obchodníka Franze Fassla z 1. pol. 20. století a dokumenty k Okrašlovacímu spolku Jesenice nalezené v Jesenici č.p. 29 nynějším majitelem panem Jakubem Zahradníkem. V průběhu roku budou řádně dle předávacích protokolů přejímány archiválie (plánováno převzít v 1. první polovině roku 2018 nově nalezené materiály firmy Fr. Otty dodatky a OŠ Všesulov). Přestože tato činnost není v rámci celkového ročního plánu dominantní bude ze strany archivu zajištěno bezpečné vyložení a uložení nově přijímaných neuspořádaných archiválií a případná manipulace v přijímací místnosti včetně vyhotovení lokačních popisek. Shodně bude přistupováno i k případným přesunům již uložených uspořádaných archiválií v depozitářích. III.2.1. Kontrolní činnost spisové služby Podle zákona č. 255/2012 Sb., o kontrole bude provedena kontrola dodržování povinností původců na úseku archivnictví a spisové služby následujících subjektů v péči příslušných oddělení a vnitřních organizačních jednotek: (V závorce jsou uvedeni kontroloři v případě realizace kontroly jiným oddělením/voj). I. oddělení 1. Hlavní město Praha, Městská policie hlavního města Prahy, obvodní ředitelství Praha 1 (I. a III. oddělení) 2. Pracoviště ČSSZ pro Prahu a Střední Čechy, Sokolovská 855/225, Praha 9 3. Pražská správa sociálního zabezpečení, Trojská 1997/13a, Praha 8 4. Krajský úřad Středočeského kraje, kancelář hejtmanky (I. a III. oddělení) II. oddělení 5. Městský úřad Libušín matrika, Hálkova 140, Libušín (SOkA Beroun)

15 III.oddělení 6. Komerční spisovna EVROFIN Int. spol. s r.o.- Divize služeb - pobočka Dobrovice, Palackého náměstí 123, Dobrovice (SOkA Mladá Boleslav) SOkA Benešov 7. Městys Netvořice, Mírové náměstí 19, Netvořice (SOkA Kladno) 8. Město Benešov, Masarykovo náměstí 100, Benešov 9. Město Týnec nad Sázavou, K Náklí 404, Týnec nad Sázavou 10. Základní škola Vlašim-Vorlina, U Vorliny 1500, Vlašim SOkA Beroun 11. Obec Hlásná Třebaň, Hlásná Třebáň 150, Karlštejn 12. Obchodní akademie Beroun, U Stadionu 486, Beroun 13. Základní škola Žebrák, Sídliště čp. 321, Žebrák (SOkA Benešov) SOkA Kladno 14. Obec Braškov, Dukelská 11, Braškov 15. Městské divadlo Kladno, Divadelní 1702, Kladno 16. Obec Zákolany, Zákolany č.p. 55, Zákolany (SOkA Kutná Hora) 17. zvažována kontrola soukromé spisovny Palaba a.s. ve Slaném, kde se nedaří provádět skartační řízení z dokumentů uložených třetími stranami SOkA Kolín 18. Obec Černé Voděrady, Náměstí Lípy Svobody, Kostelec nad Černými lesy 19. Obec Přehvozdí, Přehvozdí 46, Kostelec nad Černým lesy 20. Obec Polepy, Polepy 131, Kolín (SOkA Mělník) 21. Počátkem ledna 2018 bude dokončena kontrola vedení spisové služby u Obecního úřadu Velký Osek, Revoluční 36, Velký Osek SOkA Kutná Hora 22. Město Kutná Hora, Havlíčkovo náměstí 552/1, Kutná Hora (SOkA Nymburk) SOkA Mělník 23. Obec Čečelice, Všetatská 41/1, Čečelice (SOkA Kolín) SOkA Mladá Boleslav

16 24. Obec Všejany, Hlavní 120, Všejany 25. Obec Luštěnice, Boleslavská 171, Luštěnice (SOkA Praha-východ) 26. Psychiatrická nemocnice Kosmonosy, Lípy 15, Kosmonosy SOkA Nymburk 27. Obecní úřad Sány, 9. května 16, Sány (SOkA Praha-západ) SOkA Praha-východ 28. Gymnázium J. S. Machara, Brandýs nad Labem Stará Boleslav, Královická 668, Brandýs nad Labem - Stará Boleslav (SOkA Příbram) SOkA Praha-západ 29. Obec Hradištko, Chovatelů 500, Hradištko (I. oddělení) SOkA Příbram 30. Gymnázium Příbram, Legionářů 402, Příbram (SOkA Rakovník) SOkA Rakovník 31. Obec Čistá, Čistá 1, Čistá (II. oddělení) 32. Střední lesnická škola a Střední odborné učiliště Křivoklát, Písky 181, Křivolát Neplánované kontroly výkonu spisové služby budou zařazeny podle potřeby v případě důvodného podezření z porušování archivního zákona ze strany povinného subjektu.

17 III.3. Zpracování archiválií Přehled plánovaných pořádacích prací III. VÝBĚR, ZPRACOVÁNÍ A VYUŽÍVÁNÍ ARCHIVÁLIÍ STAV K 31. PROSINCI Tab. č. 3 Zpracování archiválií Název archivního souboru Zpracováno bm za rok Inventarizováno bm za rok definitivně průběžně strana 1 I. oddělení MLS Ml.Boleslav ,98 11,98 MLS Kutná Hora ,94 16,94 SKNV kádrový odbor ,76 26,76 SKNV plánovací odbor ,24 65,24 Sbírka patentů ,00 3, Čsl.svaz mládeže KV Praha ,00 2,00 KSO Praha ,00 19, Odborný léčebný ústav tuberkulózy Nová Ves p.pleší 1,30 2,64 Okresní fin.ředitelství Praha ,00 7,00 II. oddělení Os.fond Rudolf Maxera ,61 0,61 Os.fond Marie Marešová ,22 3,22 Velkostatek Býchory ,95 4,95 Velkostatek Liteň dod ,97 5,97 Řed.st.lesů Konopiště ,40 26,40 Lesní závod Brandýs n.l ,46 2,46 Os.fond Karel Švestka ,70 5,70 Zkatalog. evidenčních jednotek Počet katalog. záznamů Zrejstříkováno evidenčních jednotek III. oddělení Regula-projekt, n.p ,03 1,03 AVIA Letňany 1920?-1999? 20,00 20,00 Pražské mlýny a pekárny ,25 Akční lihovarský syndikát ,55 0,55 Středočeské mlýny (1946) ,35 Polygrafický průmysl GŘ ,00 Mlékárenský průmysl ,72 ČKD-fotosbírka ,00 CELKEM - strana 1 278,43 167,69 57,

18 III. VÝBĚR, ZPRACOVÁNÍ A VYUŽÍVÁNÍ ARCHIVÁLIÍ Tab. č. 3 Zpracování archiválií Název archivního souboru Zpracováno bm za rok Inventarizováno bm za rok definitivně průběžně Zkatalog. evidenčních jednotek SOkA Benešov Os.fond F. Veselý -Veselá ,08 6,08 Os.fond C. Veselý ,28 1,28 AO Bolina ,32 MNV Bolina ,23 MNV Bořeňovice ,03 AO Bořeňovice ,33 AO Broumovice ,66 MNV Broumovice ,05 AO Býkovice ,17 MNV Býkovice ,35 AO Jezero ,87 AO Neustupov ,47 MNV Neustupov ,90 AO Struhařov ,09 MNV Struhařov ,20 Os.fond. J. Zahradník ,72 2,72 Internační střed.bystřice ,44 0,44 Internační střed.konopiště ,51 1,51 Sbírka fotodokumentace , Internační střed. Vlašim ,12 0,12 MěNV Benešov ,30 Počet katalog. záznamů strana 2 Zrejstříkováno evidenčních jednotek SOkA Beroun Archiv obce Bítov ,41 0,41 MNV Bítov ,62 0,62 Archiv obce Broumy ,88 0,88 Archiv obce Bubovice ,90 0,90 MNV Bubovice ,31 3,31 Národní škola Suchomasty ,57 2,57 Základní dev. škola Svatá ,20 2,20 Sbírka policejních přihlášek ,92 18,92 Buzuluk, s. p. Komárov ,00 10,00 CEVA Beroun, s. p ,00 7,00 Osobní fond J. Vladyka ,36 0,36 Osobní fond V. Lenkvík ,85 0,85 Vodní družstvo Hostomice ,37 0,37 CELKEM strana 2 107,72 40,82 19, CELKEM 386,15 208,51 77,

19 III. VÝBĚR, ZPRACOVÁNÍ A VYUŽÍVÁNÍ ARCHIVÁLIÍ Tab. č. 3 Zpracování archiválií strana 3 Název archivního souboru Zpracováno bm za rok definitivně Podpůrný fond dělnický KDC ,22 0,22 průběžně Podpůr.fond úřednický KDC ,11 0,11 Sbor dobr. hasičů Beroun ,21 0,21 SDH Beroun-Závodí ,05 0,05 Spořitelna a zál.cerhovice ,08 0,08 Okresní hosp.zál. Hořovice ,54 3,54 Králodvorské železárny, s.p ,00 2,00 Sbírka fotografií Berounsko 2,56 2,56 Inventarizováno bm za rok Zkatalog. evidenčních jednotek Počet katalog. záznamů Zrejstříkováno evidenčních jednotek SOkA Kladno ONV Kladno ,00 3,00 AO Kamenné Žehrovice ,82 7,82 Spolek div.ochot.slaný ,94 0,94 Okresní prokuratura Slaný ,00 5,00 Sbírka fotodok. Kladno do r ,10 0,10 Okresní úřad Slaný ,00 3,00 Cech pekařů Velvary ,18 0,18 Lit.bratrstvo velvary ,40 0,40 JZD Hřebeč ,20 2,20 JZD Libušín ,55 0,55 JZD Hostouň ,03 1,03 SOkA Kolín JZD Vinařice ,71 0,71 JZD Břežany II ,14 1,14 JZD Hradešín ,38 0,38 JZD Liblice ,08 0,08 JZD Přišimasy ,12 0,12 JZD Velké Chvalovice ,24 0,24 AO Klučov ,53 1,53 AO Končice ,93 0,93 AO Kostelní Střimelice ,96 0,96 AO Kšely ,62 2,62 AO Nučice ,50 0,50 MNV Nučice ,96 3,96 AO Kundratice ,23 0,23 AO Kutlíře ,01 0,01 CELKEM strana 3 46,40 25,24 21, CELKEM 432,55 233,75 98,

20 III. VÝBĚR, ZPRACOVÁNÍ A VYUŽÍVÁNÍ ARCHIVÁLIÍ Tab. č. 3 Zpracování archiválií strana 4 Název archivního souboru Zpracováno bm za rok Inventarizováno bm za rok definitivně průběžně Zkatalog. evidenčních jednotek Počet katalog. záznamů Zrejstříkováno evidenčních jednotek AO Lhotky ,37 0,37 MNV Libodřice ,20 3,20 MNV Horní Kruty ,99 2,99 AM Kolín ,00 2,00 JZD Lošánky ,84 1,84 SOkA Kutná Hora Archiv města Čáslav ,00 3,00 Vepřek Josef ,33 0,33 Leminger Otakar ,30 1,30 Rappe Jindřich ,05 0,05 JZD Čestín ,41 1,41 JZD Hodkov ,13 2,13 MNV Pertoltice ,62 2,62 MNV Otryby ,64 2,64 ONV Kutná Hora II ,75 13,75 Městský úřad Kutná Hora po r ,21 12,21 Městský úřad Čáslav po r ,69 8,69 SOkA Mělník AO D.Beřkovice ,25 1,25 AO Hostín ,82 0,82 AO Velký Újezd ,99 0,99 AM Mělník ,00 15,00 Sb.fotografií Kralupy ,50 0,50 AO Borek ,49 0,49 SOkA Mladá Boleslav Odsunové středisko Mnich.Hradiště ,44 0,44 Sběrné středisko Mladá Boleslav ,63 0,63 AO Sudoměř ,60 1,60 AO Mukařov ,35 1,35 AO Všejany ,15 2,15 Obecná škola Strenice ,36 1,36 ZDŠ Hlavenec ,24 1,24 CELKEM strana 4 86,35 24,64 61, CELKEM 518,90 258,39 160,

21 III. VÝBĚR, ZPRACOVÁNÍ A VYUŽÍVÁNÍ ARCHIVÁLIÍ Tab. č. 3 Zpracování archiválií Název archivního souboru SOkA Mladá Boleslav - pokračování Zpracováno bm za rok definitivně Obecná škola Čachovice ,22 0,22 Obecná škola Dlouhá Lhota ,24 0,24 ZDŠ Libichov ,10 ZDŠ Lipník ,87 SBČS ,47 Inventarizováno bm za rok průběžně Zkatalog. evidenčních jednotek Počet katalog. záznamů strana 5 Zrejstříkováno evidenčních jednotek SOkA Nymburk OkÚ Poděbrady ,00 10,00 ONV Nymburk ,00 10,00 FÚ Loučeň ,36 1,36 Obč.beseda Poděbrady ,22 0,22 MNV Drahelice ,48 0,48 AO Drahelice ,32 2,32 SOkA Praha-východ Berní úřad Říčany ,56 11,56 AO Jirny ,00 3,00 OV SČSP Pha-východ ,00 5,00 SOkA Praha-západ MNV Kosoř ,42 2,42 Nár.škola Velké Číčovice ,48 1,48 MŠR V.Číčovice ,09 0,09 Rodina Brandisova ,11 1,11 AO Dobřichovice ,22 2,22 MNV Dobřichovice ,07 5,07 MNV Průhonice ,67 1,67 Radotínské cementárny a vápenice ,80 18,80 Cechy a živnostenská společenstva okresu Praha-západ 6,01 6,01 OkÚ Praha-venkov ,51 178,51 CELKEM strana 5 303,22 227,77 34, CELKEM 822,12 486,16 194,

22 III. VÝBĚR, ZPRACOVÁNÍ A VYUŽÍVÁNÍ ARCHIVÁLIÍ Tab. č. 3 Zpracování archiválií strana 6 Název archivního souboru Zpracováno bm za rok definitivně průběžně SOkA Příbram ONV Příbram ,00 93,00 ONV Dobříš ,00 3,00 NŠ Bubovice ,84 0,84 Spol. pro zbud. div. v PB 1,04 1,04 Inventarizováno bm za rok Sbírka soudobé dok. 2,00 2,00 Sbírka pohlednic 1,00 1,00 Zkatalog. evidenčních jednotek Počet katalog. záznamů Zrejstříkováno evidenčních jednotek SOkA Rakovník Archiv obce Roztoky ,73 3,73 MNV Roztoky ,36 3,36 Nábož.obec CČH Křivoklát ,20 2,20 TJ Sokol Rakovník ,81 0,81 Rakona s.p ,00 2,00 OŠ Křivoklát ,25 4,25 Sbírka soud.dokumentace ,36 0,36 Reálka Rakovník ,54 0,54 CELKEM strana 6 118,13 16,23 101, CELKEM 940,25 502,39 296,

23 Rekapitulace pořádacích prací Oddělení / Archiv Celkem zpracováno Inventarizováno bm za rok definitivně průběžně Zkatalog. evidenč. jednotek Počet katalog. záznamů Zrejstřík. evidenčních jednotek I. oddělení 153,22 96,80 57, II. oddělení 49,31 49,31 III. oddělení 75,90 21,58 SOkA Benešov 59,33 9,43 2, SOkA Beroun 57,16 38,16 19,00 SOkA Kladno 24,22 5,30 18,92 SOkA Kolín 23,81 15,01 8,80 SOkA Kutná Hora 48,13 10,48 37,65 SOkA Mělník 19,05 3,55 15,50 SOkA Mladá Boleslav 50,67 9,25 SOkA Nymburk 24,38 4,38 20,00 SOkA Praha - východ 19,56 11,56 8,00 SOkA Praha - západ 217,38 211,37 6,01 SOkA Příbram 100,88 1,88 99,00 SOkA Rakovník 17,25 14,35 2,90 Celkem 940,25 502,41 296, SOkA Beroun mimo tabulkový plán počítá s překartonováním Sčítání lidu z nevyhovujících obalů. SOkA Kladno bude pokračovat na zpracovávání digitalizovaných kartoték (policejní přihlášky, lístky pro domácnost apod.), které byly v r skenovány v digitalizačním centru Středočeského kraje. SOkA Kolín v souvislosti s ukončení přejímky deposita pozemkových knih z Katastrálního úřadu Kolín plánuje utřídění 100 bm pozemkových knih. SOkA Kutná Hora zahájí přípravné práce na zpracování kmenového historického Horního a mincovního fondu Kutná Hora. Dále budou zpracovány rejstříky k osobnímu fondu Jana Fialy a k dokončovanému fondu významného regionálního historika Otakara Lemingera budou vyhotoveny rejstříky. SOkA Praha-západ zaměří svoji pozornost na dokončení inventářů u starších rozpracovaných fondů. Všechna oddělení/archivy plánují v této kapitole s průběžnými souvisejícími pomocnými pracemi - přepisování, štítkování, manipulace za účelem vyšší přehlednosti o uložení a získání ukládacích prostor pro nové přírůstky. V rámci manipulačních prací a přesunů archiválií bude zejména VI. oddělením SOA v Praze vysavačem s protiplísňovým filtrem prováděna mechanická očista znečištěných archiválií, především těch, které byly dezinfikovány ve sterilizační lince. VI. oddělení se bude podílet také na přebalování archiválií do vhodných kartonů. Manipulační práce budou souviset s hromadnou dezinfekcí archiválií a s digitalizací.

24 Práce v kapitole zahrnují důležitou činnost dokončování archivních pomůcek i lektorování inventářů v rámci oblasti. V tomto roce předpokládáme dále možnost testování nového programu na pořádání archiválií, v souladu s novými základními pravidly pro pořádání. V souvislosti s dálkovým zpřístupňováním archivních pomůcek budou prováděny finální práce v programu JANUS a následná distribuce pomůcek na internet (aplikace VadeMeCum). Pro rok 2018 se počítá s přírůstkem několika desítek nových pomůcek i přepisů. Do internetové aplikace budou implementována aktuální data z databáze PEvA. III.4. Využívání archiválií a badatelská agenda Vedle běžné badatelské agendy, tj. evidence badatelů a jejich orientace v inventářích a archivních fondech, vyhledávání, příprava archiválií pro badatele včetně pročíslovávání předkládaného aktového materiálu (pročíslování 1 kartonu trvá přibližně 3 hodiny), předkládání a kontrola vrácených archiválií, zakládání, dozor v badatelně, odborné konzultace, výpůjčky, zápůjčky. Průběžné vedení knihy zápůjček a výpůjček archiválií a revize reversů. Centrála SOA plánuje pokračování fyzické revize sbírky inventářů SOkA, pokračování v revizi titulních listů a tiráží inventářů uložených v badatelně SOA v Praze, doplňování popisu matrik do ebadatelny. Průběžně budou vyřizovány ústní i písemné badatelské dotazy, včetně badatelských dotazů uživatelů aplikace badatelna. Matriční výpisy, rešerše, výpisy, opisy a kopie pro badatele i orgány státní správy tvoří samostatnou výraznou nepominutelnou agendu kapitoly. V nemalé míře je zde zastoupeno i vyhledávání podkladů pro účely důchodového zabezpečení. Ztížená je situace v SOkA Příbram, kde je nutno i v tomto roce počítat s dovážením archiválií z odloučeného depozitáře. SOkA Kladno počítá v tomto roce s uzavřením badatelny po dobu stěhování centrály okresního archivu do náhradních prostor v centru města. III.5 Knihovna Vedle běžných prací (nákup knih a periodik, kompletace regionálních tisků, výpůjčky a jejich evidence, digitální katalog) se plánuje doplňování databáze České knihy o publikace SOA v Praze, dohled nad nákupy publikací pro knihovnu centrály a jednotlivé knihovny SOkA a jejich následná realizace ve spolupráci s ekonomickým oddělením SOA v Praze v rámci přidělených finančních prostředků objednávky periodik a sborníků pro knihovnu centrály a jednotlivé knihovny SOkA včetně zpracování faktur ve spolupráci s ekonomickým oddělením SOA v Praze, příprava bibliografie zaměstnanců SOA v Praze. Plánuje se proškolení nové knihovnice v SOkA Mladá Boleslav, ukládání do RIV za r Budou pokračovat práce v postupném ukládání samostatné tzv. Křivoklátské knihovny do elektronického knihovního

25 systému Verbis, zpracování souboru Svatohorská knihovna a zahájena bude postupná revizi základního fondu centrální knihovny SOA v Praze. V rámci zpracovávání a revizí knihovního fondu proběhne vyřazování multiplicit. Součástí prací v této kapitole jsou práce na nových webových stránkách archivu a jejich průběžná aktualizace, průběžná aktualizace intranetu. IV. IV.1. STAV ARCHIVÁLIÍ Prověrky fyzického stavu archiválií V rámci kontroly fyzického stavu archiválií budou prováděny stěry ze stávajících i nově přijatých archiválií, s následným vyhodnocením výsledků. Kontaminované archiválie budou ukládány do karanténních depozitářů k budoucí dezinfekci ve sterilizační lince Národního archivu. Plánuje se kontrola fyzického stavu a uložení mikrofilmů v Rakovníku. Pokračovat bude kontrola fyzického stavu kinematografického materiálu (zejména III. oddělení), jeho přebalování do speciálních plastových krabic a postupné ukládání v chladicím boxu. Podle aktuálních potřeb podnikne VI. oddělení cesty do státních okresních archivů za účelem monitorování podmínek uložení, výběru archiválií k restaurování, odborných konzultací a řešení případných problémů v oblasti fyzické ochrany archiválií. Bude vyhodnoceno monitorování výskytu rybenek v okresních archivech, které probíhalo v roce V okresech budou kontroly fyzického stavu archiválií a pravidelné kontroly kulturních památek prováděny průběžně podle plánu a při vyhledávání archiválií pro badatele a úřady. Klimatické podmínky v depozitářích budou sledovány a zaznamenávány v pravidelných intervalech jako dosud. Podle časových možností je plánováno postupné přebalování archiválií ze starých nevhodných krabic do nových. IV. 2. Extrémní naměřené hodnoty teploty a relativní vlhkosti podle přílohy č. 5 k vyhlášce č. 645/2004 Sb., odst. II V rámci prověrek fyzického stavu archiválií budou prováděny pravidelné kontroly a měření a sledování hodnot v depozitářích. IV.3. Digitalizace, mikrofilmování archiválií a studijní kopie Plánuje se další posílení digitalizačních prací na úkor mikrografie. Od února bude k dispozici druhý knižní skener pro formát A1, který umožní zintenzivnění a zkvalitnění

26 procesu digitalizace archiválií. Stávající digitalizační zařízení Atlas bude přemístěno z centrály do Státního okresního archivu Benešov. Bude pokračováno v digitalizaci matrik, dokončeny budou okresy Praha-západ a Benešov, rozpracovány budou zbývající okresy Kladno a Příbram. Celkem se bude jednat o zhruba 1000 svazků. Dále se plánuje digitalizace velkoformátových map z fondů velkostatků, pergamenových listin SOkA Benešov, SOkA Beroun a SOkA Mělník, kronik z okresních archivů, hřbitovních deníků z fondu Archiv města Kolín a skleněných negativů SOkA Příbram. Ostatní archiválie budou digitalizovány podle aktuálních potřeb a kapacitních možností. Prováděny budou práce související se správou digitálních dat (ukládání, zálohování, kontrola apod.). Probíhat bude tvorba popisných metadat k digitalizovaným archiválií zveřejněným na internetové ebadatelně. Studijní kopie digitalizovaných archiválií budou nahrávány rovněž na síťové úložiště do složky s přístupem pro badatele archivu. Plánuje se běžné snímání a chemické zpracování zajišťovacích mikrofilmů (cca. 20 tisíc snímků). Mikrofilmování se bude týkat starších matrik (cca. do roku 1800), které dosud nebyly mikrofilmovány. Průběžně budou prováděny práce související s údržbou přístrojů a technických zařízení. Plánuje se vypracování smlouvy s firmou AMPACO o pozáručním servisu knižního skeneru. Fotograf archivu bude průběžně vytvářet fotografickou dokumentací akcí archivu. V. KONZERVOVÁNÍ A RESTAUROVÁNÍ ARCHIVÁLIÍ Pro rok 2018 se plánuje restaurování následujících archiválií: Matriky: Slaný 2 rozpracováno z roku 2017 Oráčov 30 rozpracováno z roku 2017 Brandýs nad Labem 54 Děkov 15 Dolní Slivno 21 Jesenice (o. Rakovník) 16 Kladno-OÚ 7 Kounice 18 Nová Ves 13 Odolena Voda 19 Plaňany 32 Řepín 2 Velké Popovice 3 Zvoleněves 31 II. oddělení: Vs Duchcov, pozemková kniha, inv. č. 943, OS Most - rozpracováno z 2017