Státní oblastní archiv v Praze. Č.j. SOAA-SEK/606/2019/1. Plán práce Praha

Transkript

1 Státní oblastní archiv v Praze Č.j. SOAA-SEK/606/2019/1 Plán práce 2019 Praha 30. ledna

2 Obsah I. PODMÍNKY ARCHIVU, PERSONÁLNÍ A PROSTOROVÁ SITUACE II. ZÁKLADNÍ EVIDENCE NAD III. VÝBĚR, ZPRACOVÁNÍ A VYUŽÍVÁNÍ ARCHIVÁLIÍ III.1. Spisová služba a předarchivní péče (dohled nad spisovnami, spolupráce s původci při tvorbě spisových norem, výběr archiválií ve skartačním a mimoskartačním řízení, přejímání archiválií od původců, manipulační práce a přesuny archiválií) III.2.1. Kontrolní činnost spisové služby III.3. Zpracování archiválií III.4. Využívání archiválií a badatelská agenda III.5. Knihovna IV. STAV ARCHIVÁLIÍ IV.1. Prověrky fyzického stavu archiválií IV. 2. Extrémní naměřené hodnoty teploty a relativní vlhkosti podle přílohy č. 5 k vyhlášce č. 645/2004 Sb., odst. II IV.3. Digitalizace, mikrofilmování archiválií a studijní kopie V. KONZERVOVÁNÍ A RESTAUROVÁNÍ ARCHIVÁLIÍ VI. VI.1. VI.2. VI.3. VI.4. VI.5. VI.6. ODBORNÁ A VĚDECKÁ ČINNOST ARCHIVU Vydavatelská a publikační činnost Přednášky Konference, semináře, exkurze, výstavy, spolupráce s jinými institucemi Rešerše Projekty a výzkumná činnost archivu Zahraniční cesty VII. ŘÍDÍCÍ, EKONOMICKÁ A ORGANIZAČNÍ ČINNOST 2

3 I. PODMÍNKY ARCHIVU, PERSONÁLNÍ A PROSTOROVÁ SITUACE V roce 2019 je třeba počítat s většími změnami v řešení prostorové situace u okresů Kladno, Kutná Hora a Nymburk. SOkA Kladno přemístil centrálu archivu, v souvislosti s probíhající přípravou vybudování nové archivní budovy v lokalitě Severní ul. Kladno- Rozdělov, do nově získaných částí rozdělovského areálu a částečně také do dočasných prostor na Floriánském náměstí. Kutná Hora plánuje nutné opravy budovy, jejího vybavení a technických zařízení, zejména systému vzduchotechniky, měření a regulace, opravu odvodnění parkoviště a další podle potřeby. Především se zde plánuje pokračování v přípravách na rekonstrukci prostor pro vybudování nutných depozitních ploch a restaurátorského pracoviště. Další úpravy jsou plánovány v SOkA Nymburk rekonstrukce bývalé garáže na depozitář. Otevřená zůstává situace ve Státním okresním archivu Příbram, který vzhledem ke statickým problémům budovy v Příbrami provizorně využívá odlehčovací depozitář 7 km od Příbrami. U ostatních mimopražských objektů se počítá s dílčími úpravami a udržovacími pracemi. Aktuálně je potřeba v následujícím období hledat koncepční řešení prostorové situace centrály archivu a pokračovat v jednání o dostavbě DB 4 v Praze Na Chodovci. 3

4 Druh pracovní činnosti Systemizovaný stav Skutečný stav 1. Řízení (ředitel, vedoucí oddělení, auditor) 21 21/ /0 2. Ekonomika, administrativa (ekonomové, účetní, hospodářky, sekretářky, písařky, podatelny apod.) 3. Správa budov, autoprovoz (správci budov, topiči, údržbáři, uklízečky, ostraha, řidiči) 12 5/7 12 5/7 7 0/7 7 0/7 4. Informatika 2 0/2 2 0/2 5. Konzervace a restaurování, preventivní péče o archiválie 4 0/4 4 0/4 6. Reprografie 4 1/3 4 1/3 7. Badatelské služby 17 2/ /15 8. Vydavatelská a propagační činnost (redaktoři, grafici, tiskaři) Předarchivní péče, kontrolní činnost 23 23/ /0 10. Archivní evidence a metodika 10 10/ /0 11. Péče o archiválie, zpracování archiválií, správa archivních souborů 46 46/ /0 12. Zahraniční styky Celkem / /39 Poznámka k číslům s lomítkem: čísla před lomítkem uvádí počet státních zaměstnanců podle zákona č. 234/2014 Sb. v platném znění čísla za lomítkem uvádí počet zaměstnanců v pracovním poměru 4

5 II. ZÁKLADNÍ EVIDENCE NAD Evidence NAD bude vedena a doplňována průběžně, především v souvislosti s přírůstky získanými ve skartačním a mimoskartačním řízení a v souvislosti se zpracováváním fondů. Přírůstky lze očekávat v běžném rozsahu, a tyto budou evidovány v reálném čase v programu PEvA. Oddělení/státní okresní archivy plánují přejímky cca do rozsahu 50 bm na okres. Tradičně větší přejímky mají I. oddělení fondů veřejné správy a III. oddělení fondů hospodářských subjektů. Nelze vyloučit ani neočekávané převzetí většího množství archiválií z akreditovaných archivů po ztrátě akreditace, zrušených archivů hospodářských subjektů či příjem mimořádně velkého množství archiválií po skartačním řízení z důvodu zániku komerční spisovny. III. oddělení plánuje přejímku z České spořitelny a.s., Agrobanky a.s. a Státní tiskárny cenin, s. p. Zároveň bude probíhat průběžná aktualizace údajů u druhotné evidence NAD pro archiválie uložené v kulturních institucích. Průběžně jsou plánovány zejména úpravy v oblasti popisu původců dle pokynu OASSS MV ČR a změny lokací. Větší revize evidence NAD trvá ve II. oddělení. SOkA Benešov plánuje revizi druhotné evidence NAD, zejména u archiválií uložených v Muzeu Podblanicka. SOkA Kutná Hora plánuje průběžnou aktualizaci údajů u druhotné evidence NAD pro archiválie uložené v kulturních institucích (České muzeum stříbra Kutná Hora, Městské muzeum a knihovna Čáslav). SOkA Praha-západ vede druhotnou evidenci archiválií Středočeského muzea v Roztokách. III. VÝBĚR, ZPRACOVÁNÍ A VYUŽÍVÁNÍ ARCHIVÁLIÍ III.1. Spisová služba a předarchivní péče I. oddělení fondů veřejné správy Dohled nad spisovnami: obvodní pražské soudy, Krajský soud v Praze, Městský soud v Praze, soukromé školy na území hlavního města Prahy, Základní školy, střední školy, vyšší odborné školy, vysoké školy na území hlavního města Prahy, Pražská správa sociálního zabezpečení. Vyžádaná spolupráce s původci při tvorbě spisových norem: soukromé školy na území hlavního města Prahy, Základní školy, střední školy, vyšší odborné školy, vysoké školy na území hlavního města Prahy. Výběr archiválií ve skartačním řízení: Městský soud v Praze, obvodní soudy v Praze, Krajský soud v Praze, Policejní akademie České republiky, Vyšší policejní škola a střední policejní škola MV, Krajský úřad Středočeského kraje, finanční úřady, celní úřady, hygienické stanice, hasičské záchranné sbory, Úřad pro zastupování státu ve věcech majetkových, Vysoká škola ekonomická v Praze, Hudební fakulta AMU v Praze, Zemědělská univerzita v Praze, soukromé školy na území hlavního města Prahy Základní školy, střední školy, vyšší odborné školy. 5

6 Výběr archiválií mimo skartační řízení: zdravotníci, nadace, spolky, ústavy, obecně prospěšné společnosti Přejímání archiválií od původců: Krajský soud v Praze, obvodní soudy v Praze, Městský soud v Praze, soukromé školy na území hlavního města Prahy Základní školy, střední školy, vyšší odborné školy, Krajský úřad Středočeského kraje, finanční úřady, celní úřady, Úřad pro zastupování státu ve věcech majetkových, hygienické stanice, hasičské záchranné sbory, Vysoká škola ekonomická v Praze, Vyšší policejní škola Ministerstva vnitra v Praze, Policejní akademie v Praze, Hudební fakulta - Akademie múzických umění v Praze, soukromé školy na území hlavního města Prahy Základní školy, střední školy, vyšší odborné školy. Manipulační práce a přesuny archiválií: Krajský soud civilní Praha, veřejný žalobce MLS, Středočeský krajský národní výbor, Německý zvláštní soud Praha/Sondergericht Prag, Literární akademie/vysoká škola Josefa Škvoreckého. II. oddělení zemědělsko-lesnických a osobních fondů a matriční agendy Dohled nad spisovnami - podle aktuální potřeby. Spolupráce s původci při tvorbě spisových norem jen na vyžádání. Výběr archiválií ve skartačním řízení - běžná skartační řízení na základě skartačních návrhů původců (očekává se mj. pokračování rozsáhlejších skartací na SPÚ, dokumenty někdejšího Pozemkového fondu). Průběžné přejímání matričních knih z matričních úřadů. Výběr archiválií mimo skartační řízení podle potřeby - (koupě, dary atp.) V plánu je uložení tzv. nových pozemkových knih (knihy Katastrálního úřadu pro hlavní město Prahu) na jedno místo, do nově zrekonstruovaného depozitáře centrály. III. oddělení fondů hospodářských subjektů Dohled nad spisovnami a vedením spisové služby, hlavně elektronickými skartacemi, veřejnoprávních původců DIAMO, s.p., VVÚ dřevařský, NAKIT, s.p., Státní pokladna Centrum sdílených služeb s.p., Technický a zkušební ústav stavební Praha, s.p., Státní tiskárna cenin s.p., Česká pošta s.p., Řízení letového provozu s.p., zdravotní pojišťovny, atd. Plánuje se 12 metodických návštěv a konzultací. U soukromoprávních původců dohled u těch, kteří se rozhodli provádět výběr archiválií ve skartačním řízení a komerčních spisoven, např. Kavalier, Sellier a Bellot, SAZKA a.s., Metrostav a.s., MERO a.s., Čepro a.s., Česká spořitelna, Česká pojišťovna, České dráhy, a.s., UniCredit Bank a.s., Komerční banka, ČSOB, Škoda Auto, Iron Mountain, Systematic, atd. Plánuje se 25 metodických návštěv a konzultací. Posuzování způsobilosti personálního a materiálně technického vybavení pro poskytování stanoviska k provozování živnosti Vedení spisovny, kontrola podmínek stanovených zákonem č. 499/2004Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v platném znění. Plánují se cca 3 koncese. Spolupráce s veřejnoprávními i soukromoprávními původci při aplikaci zákona č. 499/2004 Sb., a vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, u tvorby spisových norem, u zavádění elektronických systémů spisových služeb a u vedení spisových služeb. 6

7 Aplikace dopadu Nařízení EU (GDPR) na vedení spisových služeb u původců. Aktualizace Spisového řádu a spisového a skartačního plánu archivu. Plánuje se dle potřeby. Výběr archiválií ve skartačním i mimoskartačním řízení (výběr archiválií mimo skartační řízení hlavně v souvislosti s 11 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě- rušení původce, vstup do likvidace nebo insolvenčního řízení). Pozornost bude nadále věnována skartačnímu řízení u komerčních spisoven, od kterých přichází největší množství skartačních návrhů. Důraz na příslušná ustanovení zákona č. 499/2004 Sb., v souvislosti s povinnostmi komerčních spisoven. Velké a střední společnosti včetně peněžních ústavů dávají přednost výběru archiválií ve skartačním řízení před výběrem mimo skartační řízení. Plánuje se cca 700 skartačních a 1200 mimoskartačních řízení. Projednání zabezpečení dokumentů u rušených původců. Dle zkušeností z let 2014 až 2018 se nenaplní předpoklad, že projednání v roce 2019, vzhledem k ukončení platnosti obchodního zákoníku k , již nebudou vyžadována. Stále jsou dokončovány likvidace zahájené před rokem 2014, i když v menší míře. Přechodné ustanovení 779, odst. 2, zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích) totiž zní: (2) Bylo-li přede dnem nabytí účinnosti tohoto zákona učiněno právní jednání vedoucí k rozhodnutí orgánu obchodní korporace, dokončí se takto zahájený proces podle dosavadních právních předpisů. Rovněž stále žádají likvidovaná bytová družstva o souhlas s uložením dokumentů, ke kterým vydáváme stanoviska. Plánuje se cca 150 projednání a stanovisek. Přejímání archiválií od původců, od likvidátorů, insolvenčních správců a komerčních spisoven, vytváření jejich soupisů a ukládání v archivních kartonech do depozitářů. Předpokládá se příjem archivních fondů uložených ve spisovně společnosti Česká spořitelna a.s.(cca 50 bm), dokončení Agrobanka a.s. (cca 40 bm) a Státní tiskárna cenin, s.p. (cca 15 bm), které v roce 2018 nebyly realizovány. Pomocné práce (popisování, štítkování, přesuny) a přepisy pomůcek. Důraz bude kladen na dezinfekci v roce 2018 přejatých Mototechna s.p. (asi 15 bm), Česká grafická unie (5 bm) a fotografie z ČKD Kompresory (asi 8 bm), poté jejich překrabicování. VI. oddělení péče o fyzický stav archiválií Vysavačem s protiplísňovým filtrem bude prováděna mechanická očista znečištěných archiválií, především těch, které byly dezinfikovány ve sterilizační lince. VI. oddělení se bude podílet také na přebalování archiválií do vhodných kartonů. Konkrétně se plánuje mechanická očista, přebalování a dezinfekce regálů u fondu Velkostatek Kácov (depozitář 607). Manipulační práce budou souviset s hromadnou dezinfekcí archiválií a s digitalizací. Státní okresní archiv Benešov Dohled nad spisovnami je plánován celkem u 40 veřejnoprávních původců: 3 města (Dolní Kralovice, Pyšely, Trhový Štěpánov), 4 městyse (Čechtice, Český Šternberk, Vrchotovy Janovice, Zdislavice), 33 obcí (Ctiboř, Červený Újezd, Drahňovice, Chmelná, Ješetice, Křečovice, Litichovice, Libež, Loket, Psáře, Václavice, Blažejovice, Borovnice, Bukovany, Čerčany, Děkanovice, Jankov, Javorník, Kladruby, Krhanice, Lešany, Miřetice, Mnichovice, 7

8 Mrač, Nespeky, Olbramovice, Postupice, Přestavlky u Čerčan, Rataje, Římovice, Snět, Soběhrdy, Šetějovice) Spolupráce s původci při tvorbě spisových norem je plánována podle aktuálních potřeb. Výběr archiválií ve skartačním řízení - Kromě běžných skartačních řízení dle požadavků původců není plánováno větší skartační řízení. Výběr archiválií mimo skartační řízení - podle potřeby se zvláštním zřetelem na předávání obecních i jiných kronik do archivu (dlouhodobá jednání). Přejímání archiválií včetně manipulačních prací, stěhování - podle potřeby s ohledem na přírůstky a nutné manipulační práce v rámci třídění archiválií. Státní okresní archiv Beroun Po dokončení prohlídek všech základních a středních škol (v letech 2016 a 2017) a první skupiny obcí (2018) se počítá s dalšími skupinovými dohlídkami zaměřenými na spisovny menších obcí: Kotopeky, Králův Dvůr, Kublov, Lážovice, Lhotka, Libomyšl, Liteň, Loděnice, Lochovice, Lužce, Malá Víska, Málkov, Měňany, Mezouň, Mořina, Mořinka, Nenačovice, Nesvačily, Neumětely, Nižbor, Nový Jáchymov, Olešná, Osek, Osov, Otmíče; celkem 25 obcí. K nim budou zahrnuty samostatné mateřské školy v Berouně, na které se nedostalo v loňském roce. Celkem se počítá s obvyklými cca 30 skartačními řízeními, především státních úřadů, samosprávných úřadů, popř. škol. V případě Města Berouna a Města Hořovice by se mělo uskutečnit vůbec první elektronické skartační řízení. V rámci výše uvedené akce jsou plánovány kontroly existujících spisových řádů u výše uvedených obcí. Státní okresní archiv Kladno Dohled nad spisovnami původců bude realizován zpravidla současně s archivní prohlídkou v rámci (mimo) skartačního řízení. V roce 2019 se předpokládá s dohledy u cca 20 veřejnoprávních původců (organizační složky státu, příspěvkové organizace zřizované krajem, obce, školy). Spisové normy původců budou konzultovány na vyžádání, anebo při detekci poruch ve vedení spisové služby během archivních dohlídek a (mimo) skartačních řízení. Je odhadováno šest posouzení spisových řádů za rok. Výběr archiválií ve skartačním řízení bude probíhat flexibilně v návaznosti na požadavky a potřeby veřejnoprávních i soukromoprávních původců. Integrální součástí skartačních řízení budou i místní šetření se záměrem obeznámení se se stavem vedení spisové služby a fyzického uložení dokumentů. Orientační odhad počtu provedených skartačních řízení osciluje kolem čísla 50. K výběru archiválií mimo skartační řízení bude přistupováno pouze v případě, že nebude možné realizovat řízení skartační. Takovým případem je např. dodatečné posouzení hodnoty dokumentů nalezených u původce během dohledu nad spisovnou nebo během skartačního řízení (dokumenty mimo evidenci dokumentů původce). Výběr v mimo skartačním řízení bude rovněž aplikován v rámci posuzování dokumentů zanikajících soukromoprávních 8

9 původců (společnosti v likvidaci). Pro r je plánováno provést cca 15 mimo skartačních řízení. Skartační řízení je plánováno u těchto původců: Statutární město Kladno (různé odbory magistrátu), města Slaný, Unhošť, obcí Pchery, Velká Dobrá, Jemníky, Ledce, Vraný, Železnice, Žižice, školských zařízení ZŠ a MŠ Kladno, Velvarská, ZŠ a MŠ Oty Pavla Buštěhrad, státních organizací OSSZ Kladno, KÚSK KP Kladno, ÚPCÚ SK Kladno, KHS SK Kladno, PMS Kladno. Příjem archiválií k trvalému uložení bude vázán na výsledek výběru archiválií ve skartačním resp. mimo skartačním řízení. Počet přejímek je odhadován na 20 za rok. Státní okresní archiv Kolín Činnosti plánované v této kapitole budou probíhat na základě požadavků původců, s konkrétními přejímkami pak bude souviset rozsah manipulační prací a přesunů archiválií. Rozsáhlejší skartační řízení nebyla k datu vyhotovení plánu hlášena. V souvislosti se skartačními řízeními plánujeme intenzivní dohlédací a metodickou činnost u původců dle Služebního předpisu 16/2018. Státní okresní archiv Kutná Hora Metodický dohled nad spisovnami. Archiv plánuje plošné metodické návštěvy u části obecních úřadů v obvodu své působnosti, zaměřené na zásady vedení spisové služby, vyřazování dokumentů a výběr archiválií ve skartačním řízení. Celkem půjde zhruba o 20 veřejnoprávních původců, především z řad menších obecních úřadů. Průběžný dohled nad spisovnami je plánován rovněž při skartačním řízení s dalšími veřejnoprávními původci. Spolupráce s původci při tvorbě spisových norem bude probíhat v rámci činností výše uvedených především u metodicky navštívených úřadů menších obcí. Výběr archiválií ve skartačním řízení je plánován přibližně u 50 veřejnoprávních původců především metodicky navštívené obecní úřady, ale také školy, pověřené městské úřady, státní instituce; dále přibližně u 10 soukromoprávních původců v závislosti na počtu přijatých skartačních návrhů. V případě soukromoprávních původců jde obvykle o komerční spisovny, které vyřazují uložené písemnosti podnikatelských subjektů. Výběr archiválií mimo skartační řízení probíhá obvykle na základě iniciativy soukromoprávních původců. Podle situace v minulých letech očekáváme přibližně 10 výběrů např. osobní pozůstalosti (dary), farní úřady, nákupy archiválií, likvidované firmy. Přejímání archiválií a manipulační práce je plánováno především u archiválií, které prošly skartačním řízením. Dále je plánováno postupné přejímání druhé části digitalizovaných svazků pozemkové knihy z kutnohorského pracoviště katastrálního úřadu na základě depozitní smlouvy (cca 100 bm). Státní okresní archiv Mělník Dohled nad spisovnami - Obecní úřad Dobřeň, OÚ Kanina, OÚ Malý Újezd, OÚ Nosálov, OÚ Ledčice, OÚ Zlončice, OU Zlosyň, OÚ Želízy. Spolupráce s původci při tvorbě spisových norem na vyžádání. 9

10 Výběr archiválií ve skartačním řízení souvisí s dohledem nad spisovnami, dále Mělnická zdravotní a.s. Mělník, Městský úřad Mělník, Městský úřad Kralupy nad Vltavou, Krajská hygienická stanice Středočeského kraje, Územní pracoviště Mělník, HZS Středočeského kraje, Územní odbor Mělník. Státní okresní archiv Mladá Boleslav V předarchivní péči je plánováno 12 dohlídek na spisovny obecních úřadů (Nová Telib, Petkovy, Prodašice, Ptýrov, Rabakov, Rohatsko, Řítonice, Sedlec, Ujkovice, Veselice, Vinařice, Židněves) a 5 škol (SŠ podnikatelská Hermés Ml. Boleslav, SOŠ a SOU Jičínská Ml. Boleslav, SŠ ekonomicko-podnikatelská Spektrum Josefův Důl, Gymnázium, Palackého 191 Ml. Boleslav, Soukromá střední škola MAJA s. r. o. Ml. Boleslav). Další dohlídky mohou vyplynout z aktuální situace nebo na základě podaných skartačních návrhů. V roce 2019 bude pokračováno ve výběru spisů ve spisovně Okresního soudu Mladá Boleslav. Jako každý rok, tak i letos očekáváme skartační návrhy největších určených původců (Magistrát města Mladá Boleslav, Městský úřad Mnichovo Hradiště, Městský úřad Benátky n. J. a Bělá p. Bezdězem, Finanční úřad - ÚzP Mladá Boleslav, Celní úřad - ÚzP Kosmonosy, Úřad práce KP Mladá Boleslav). S potřebnou rezervou je počítáno rovněž na přejímání těchto archiválií a manipulační práce s nimi. Po několika zkušebních eskartacích proběhne v lednu 2019 první skutečná eskartace u Magistrátu města Mladá Boleslav, a to včetně předání elektronických dokumentů do NDA. I letos je počítáno s obvyklou potřebou pro vyřizování skartačních návrhů soukromoprávních původců, které jsou archivu předávány převážně komerčními spisovnami nebo likvidátory. Ve většině případů se jedná o souhlas s vyřazením dokumentů S, který nepotřebuje fyzickou kontrolu na místě. V roce 2019 je rovněž počítáno s běžnou manipulací především s nově přejímaným materiálem, případně vynuceným stěhováním již převzatého materiálu kvůli scelení fondů. Státní okresní archiv Nymburk Bude proveden dohled nad spisovnami těchto úřadů: obecní úřady: Kostomlaty nad Labem, Kostomlátky, Křinec, Rožďalovice, Hradčany. Dále budou provedeny dohlídky u všech původců, kteří již 5 let nepředložili skartační návrh: Okresní veterinární správa Nymburk, HZS Nymburk, ObÚ Přerov nad Labem, Straky, Kněžičky, Hradištko, Podmoky, ZŠ Bobnice, Dymokury, Hradištko, Hrubý Jeseník, Kostelní Lhota, Kostomlaty nad Labem, Kounice, Kovanice, Krchleby, Křečkov, Libice n. Cidlinou, Loučeň, Městec Králové, Opočnice, Poděbrady ZŠ T. G. M., Poděbrady ZŠ Speciální, Přerov nad Labem, Rožďalovice, Sadská, Semice, Sokoleč, Straky, Záhornice. Spolupráce při tvorbě spisového řádu včetně spisového plánu v obcích bude probíhat průběžně na základě kontroly ze strany archivu a zaslaných dokumentů ze strany původců. Bude prověřeno plnění zjištěných nedostatků z archivních dohlídek. Bude dokončen výběr archiválií od původců, u kterých byl započat v roce 2018: Obecní úřad Kněžičky. 10

11 Bude provedeno skartační řízení u obecních úřadů, které prováděly poslední skartační řízení před 5 lety: Černíky, Čilec, Choťánky, Choťovice, Pátek, Stará Lysá, Žitovlice. Dále bude pokračovat skartační řízení v Nemocnici Nymburk. Bude provedeno skartační řízení u okresních institucí, které provádějí pravidelně skartační řízení jedenkrát za rok. V rámci mimoskartačního řízení bude prováděn výběr u soukromoprávních původců podle předložených návrhů. Státní okresní archiv Praha-východ Dohled nad spisovou službou, zejména pokračující kontrola spisových a skartačních řádů určených původců a kontrola praxe ve spisovnách. Spolupráce s desítkami veřejnoprávních původců při tvorbě spisových norem. Rovněž soukromoprávní subjekty žádají o pomoc při tvorbě či aktualizaci spisových a skartačních řádů, o projednání zabezpečení dokumentů při likvidaci (podle požadavků). Výběr archiválií ve skartačním řízení a dohled nad vyřazováním písemností probíhá na základě skartačního návrhu původce. Archiv aktivně vyzývá původce ke skartačnímu řízení v případech delší nečinnosti. Lze předpokládat opět zhruba 100 skartačních řízení u cca 30 určených původců, u neurčených původců cca 45 (podle požadavků). V posledních letech narůstá počet výběrů archiválií mimo skartační řízení a též objem archiválií takto přijatých do archivu. Přejímání předpokládaných přírůstků, tj. jejich očista, přebalení, třídění, evidence a přesuny. Státní okresní archiv Praha-západ Průběžný dohled nad spisovou službou probíhá nejčastěji při skartačních řízeních nebo dle aktuální potřeby u určených původců i ostatních původců, kteří mají zákonnou povinnost vést spisovou službu. Předpokládána návštěva asi původců. Spolupráce při tvorbě spisových norem poskytována na vyžádání určeným původcům, původcům podle 63 odst. 2) zák. č. 499/2004 Sb., a dále také původcům, kteří vykonávají spisovou službu z vlastního rozhodnutí (např. mateřské školy, podnikatelé). Předpokládána spolupráci s původci. Výběr archiválií ve skartačním řízení probíhá na základě skartačního návrhu původce. Archiv aktivně vyzývá původce ke skartačnímu řízení v případech, kdy tito dlouhodobě nepředávají do archivu dokumenty archivní hodnoty. Analogicky k předchozímu období lze očekávat skartačních návrhů. Výběr archiválií mimo skartační řízení se obvykle provádí na žádost původce nebo vlastníka dokumentu. Analogicky k předchozímu období lze očekávat do 10 výběrů. Při přejímání je prováděna očista, třídění, pořízen provizorní soupis evidenčních jednotek, archiválie uloženy v archivních obalech, zaneseny do evidence NAD a umístěny v depozitáři. Dle potřeby je u archivních souborů prováděna výměna starších archivních obalů za nové. Přesuny archiválií v depozitářích za účelem vytvoření volného místa se předpokládají v případě, že dojde k přejímce pozemkových knih z centrály SOA v Praze (v jednání) nebo rozsáhlejší skartaci (zejména u Okresního soudu Praha-západ). 11

12 Státní okresní archiv Příbram Archiv bude poskytovat metodickou pomoc původcům spadajícím pod metodický dohled SOkA Příbram na úseku spisové služby a spolupracovat s původci (cca 20) při tvorbě a aktualizaci spisových norem (spisových a skartačních řádů) a při zavádění a aktualizaci ESSS. Je třeba počítat s rostoucím počtem původců vyžadujících metodickou pomoc v důsledku uplatňování GDPR. Předarchivní péče u původců bude zajišťována u původců, kteří o ni požádají, a u těch původců, kde se tato péče ukazuje vzhledem k výsledkům generální inventury jako naléhavá. V roce 2019 bude pokračovat cílený výběr obecních úřadů, které v posledních letech neprováděly skartační řízení z prostorových, personálních a jiných důvodů. V rámci skartačního řízení bude archiv poskytovat metodickou pomoc týkající se spisoven ohledně jejich technických parametrů, požární bezpečnosti a uložení dokumentů u původců - plánováno u 20 veřejnoprávních a soukromoprávních původců. Bude projednáváno zabezpečení dokumentů cca 20 zanikajících původců. Budou přejímány archiválie a prováděny následné manipulační práce s převzatými archiváliemi (stěhování, překartonování). Archiv se zaměří na pomoc původcům při provádění elektronických skartačních řízení. Státní okresní archiv Rakovník Archiv plánuje 35 dohlídek a revize spisoven institucí samosprávy, státní správy, školských zařízení, společenských organizací a podnikatelských subjektů (veřejnoprávní původci: obecní úřady Bdín, Hracholusky, Hřebečníky, Hředle, Hvozd, Chrášťany, Janov Kalivody, Karlova Ves, Kolešov, Kolešovice, Kozojedy, Krty, Krupá, Mšecké Žehrovice, Nezabudice, Panoší Újezd, Přerubenice, Řevničov, Skryje, Smilovice, Šanov, Šípy, Velká Buková, Všesulov a Žďár, městské úřady Rakovník a Nové Strašecí), základní školy 2. ZŠ Rakovník, ZŠ a MŠ Kolešovice, ZŠ a MŠ Roztoky, ZŠ a MŠ Panoší Újezd, ZUŠ Nové Strašecí a MOA Rakovník (tj. 33 určení původci), Viola s.r.o. Rakovník a CRC Technik, spol. s r. o. Rakovník (2 soukromoprávní původci). Na požádání budou archivem poskytovány metodické konzultace u obecních úřadů a samosprávných úřadů, organizačních složek státu, státních příspěvkových organizací a všech typů škol. Stávajícím a novým zaměstnancům spisoven těchto subjektů dle potřeb poskytne archiv proškolení a informace dle nové legislativní úpravy zaměřené na vlastní spisovou službu, funkci archivu, vyřazování dokumentů při skartačním řízení a ukládání archiválií s trvalou dokumentární hodnotou do okresního archivu. Konzultovány budou i případné dotazy související s AZ a vyhláškou o podrobnostech výkonu spisové služby včetně e-skartace. Metodická pomoc bude rovněž zajištěna ze strany archivu všem spisovnám, které o konzultace požádají. Předběžně o tuto pomoc na rok 2019 požádaly příspěvkové organizace zřízené SK Dům dětí a mládeže Rakovník, Dětský domov a školní jídelna Nové Strašecí, Muzeum T. G. Masaryka Rakovník, Střední zemědělská škola Rakovník a Masarykova obchodní akademie Rakovník. 12

13 Agenda související s prováděním skartačních řízení bude vyřizována v daných lhůtách a na patřičné úrovni. Archiv je připraven v průběhu roku provést mimo skartační řízení u institucí působících v těchto oblastech: státní správa a samospráva, školství, kultura, sport, zdravotnictví, justice. Archiv rovněž zajistí případná převzetí archiválií zaniklých soukromoprávních původců. V případě požadavku likvidátorů archiv zajistí vydání potvrzení pro likvidátory podniků, které procházejí likvidací. Zkušenosti uplynulých let stále více potvrzují i vzestupnou tendenci u materiálů přijatých mimo skartační řízení především z důvodů informovanosti veřejnosti o činnosti archivu, proto této agendě musí být věnována odpovídající pozornost. Archiv zkvalitní spolupráci s institucemi, které nejsou povinni vykonávat spisovou službu, ale vzešly z činnosti původce s povinností tuto službu vést. Pozornost bude zaměřena i na získávání archiválií prostřednictvím antikvariátů. Realizovány budou rovněž případné nabídky vlastníků dokumentů poskytnuté archivu darem nebo koupí (v rámci přidělených finančních prostředků). Darem archivu ve sledovaném roce předá Dagmar Kožoušková osobní dokumenty po svém otci fotografu Břetislavu Vojtěchu Kračmarovi ( ). Z předchozích let nadále probíhají jednání s dědici týkající se zakoupení soukromé kroniky Františka Zázvorky popisující život v obci Rynholec od konce 19. století a fotoalba obce Pustověty od p. Maršála). Komisi pro nákup archiválií archiv vypracuje nabídku p. Jaroslava Krejčího týkající se případného nákupu souboru 222 ks barevných velkoformátových dokumentárních. V průběhu roku budou řádně dle předávacích protokolů přejímány archiválie (plánováno převzít v 1. první polovině roku 2019 nově nalezené materiály v budově 2. ZŠ Rakovník náležející do archivního fondu Měšťanská škola dívčí Rakovník a nově nalezené materiály RAKO (dodatky). Přestože tato činnost není v rámci celkového ročního plánu dominantní, bude ze strany archivu zajištěno bezpečné vyložení a uložení nově přijímaných neuspořádaných archiválií a případná manipulace v přijímací místnosti včetně vyhotovení lokačních popisek. Shodně bude přistupováno i k případným přesunům již uložených uspořádaných archiválií v depozitářích. III.2.1. Kontrolní činnost spisové služby Podle zákona č. 255/2012 Sb., o kontrole bude provedena kontrola dodržování povinností původců na úseku archivnictví a spisové služby následujících subjektů v péči příslušných oddělení a vnitřních organizačních jednotek: (V závorce jsou uvedeni kontroloři v případě realizace kontroly jiným oddělením/voj). I. oddělení 1. Krajská hygienická stanice Středočeského kraje, Dittrichova 329/17, Nové Město (SOkA Mladá Boleslav) 13

14 2. Vysoká škola hotelová v Praze, Svídnická 506/1, Praha 8 II. oddělení 3. Městská veterinární správa v Praze Státní veterinární správy, Na Kozačce 3, Praha 2 (SOkA Rakovník) III. oddělení 4. Komerční spisovna MAKROFAKT, s.r.o., IČO , provozovna Lidická 667, Vlašim (II. oddělení) SOkA Benešov 5. Město Neveklov, Náměstí Jana Heřmana 80, Neveklov (SOkA Praha-východ) 6. Město Benešov, Masarykovo náměstí 100, Benešov SOkA Beroun 7. Město Hořovice, Palackého nám. 2, Hořovice 8. Obec Hýskov, Na Břasích 206, Hýskov (III. oddělení) 9. Základní škola Žebrák, Sídliště čp. 321, Žebrák SOkA Kladno 10. Obec Braškov, Dukelská 11, Braškov - následná kontrola 11. Gymnázium Kladno, Nám. E. Beneše 1573, Kladno (SOkA Nymburk) 12. Obec Lidice, 10. června 1942 č.p. 161, Lidice SOkA Kolín 13. Úřad práce ČR - územní pracoviště Kolín, Kutnohorská 35, Kolín (SOkA Praha-západ) SOkA Kutná Hora 14. Střední odborná škola a střední odborné učiliště dopravní Čáslav, Augusta Sedláčka 1145/2, Čáslav (SOkA Mělník) 14

15 SOkA Mělník 15. Obec Čečelice, Všetatská 41/1, Čečelice 16. Okresní soud Mělník, Krombholcova 264, Mělník (SOkA Kladno) SOkA Mladá Boleslav 17. Město Mladá Boleslav, odbor stavebního rozvoje města, Komenského náměstí 61, Mladá Boleslav 18. Oblastní nemocnice Mladá Boleslav, a. s., nemocnice Středočeského kraje, Třída Václava Klementa 147, Mladá Boleslav (SOkA Kolín) SOkA Nymburk 19. Katastrální úřad pro Středočeský kraj, Katastrální pracoviště Nymburk, Palackého třída 255/54, Nymburk (SOkA Beroun) 20. Městská nemocnice Městec Králové a.s., Prezidenta Beneše 343, Městec Králové 21. Město Městec Králové, Náměstí Republiky 1, Městec Králové SOkA Praha-východ 22. Obec Mukařov, Příčná 11, Mukařov (SOkA Kutná Hora) SOkA Praha-západ 23. Město Dobřichovice, Vítova 61, Dobřichovice (SOkA Příbram) 24. Obec Řitka, Na Návsi 54, Řitka 25. Obec Kněževes, U Národního výboru 62, Kněževes SOkA Příbram 26. Město Rožmitál pod Třemšínem, Náměstí čp. 8, Rožmitál pod Třemšínem (I. oddělení) SOkA Rakovník 27. Dům dětí a mládeže Rakovník, Nerudova 504, Rakovník (SOkA Benešov) 28. Obec Branov, Branov 34, Křivoklát Další kontroly výkonu spisové služby budou zařazeny podle potřeby v případě důvodného podezření z porušování archivního zákona ze strany povinného subjektu. 15

16 Název archivního souboru Zpracováno bm za rok Inventarizováno bm za rok definitivně průběžně Zkatalog. evidenčních jednotek Počet katalog. záznamů Zrejstříkováno evidenčních jednotek I. oddělení MLS Ml.Boleslav , MLS Kutná Hora , SKNV kádrový odbor ,54 30,54 SKNV zdrav.,práce a SV ,00 80,00 MLS M.Boleslav,veř.žalobce ,62 2,62 KSC(civilní) Praha ,00 20,00 KSO Praha ,00 17, Zvláštní soud Praha - Sondergericht ,94 22,94 Okresní fin.ředitelství Praha ,00 2,00 II. oddělení Ladislav Pokorný, os.fond ,35 0,35 RA Bethmann 3,00 3,00 Vs Liteň dodatek 5,97 5,97 Řed.st.lesů Konopiště ,40 26,40 Lesní závod Brandýs n.l ,46 2,46 III. oddělení Regula-projekt, n.p ,03 1,03 Českosl.automob.závody ,76 10,00 PRAGO-MEDIA, s.r.o ,18 0,18 ÚLUV s.p. dodatek ,50 2,50 TOS Čelákovice ,90 Modřanská potrubní a.s ,55 Modřanské strojírny s.p ,66 ČKD-fotosbírka ,00 CELKEM - strana 1 432,86 125,37 131,

17 Název archivního souboru Zpracováno bm za rok Inventarizováno bm za rok definitivně průběžně Zkatalog. evidenčních jednotek Počet katalog. záznamů Zrejstříkováno evidenčních jednotek SOkA Benešov Os.fond F. Veselý -Veselá ,08 6,08 Os.fond J.Růžička ,15 3,15 Os.fond M.Kovářová ,52 5,52 RA Fuksových ,36 0,36 Os.fond V. Hanková ,16 0,16 Os.fond J. Honner ,06 0,06 Os.fond I. Mertl ,56 0,56 RA Soudných ,12 0,12 Os.fond E. Traubová ,01 0,01 Os.f. F.Tůma ,01 0,01 Os.f. F. Zástěra ,24 0,24 Os.fond Z.Zíka ,30 0,30 AO Břežany ,15 0,15 MNV Břežany ,22 0,22 AO Lešany ,23 0,23 MNV Lešany ,08 1,08 Čet.stanice Benešov ,95 0,95 Čet.stanice Bystřice ,87 0,87 Čet.stanice Červený Újezd ,33 4,33 AO Arnoštovice ,18 0,18 AO Bedrč ,26 0,26 AO Bělčice ,48 0,48 AO Bělice ,72 0,72 AO Bernartice ,13 0,13 Okresní úřad ochrany práce Benešov ,01 16,01 Internační stř. Bystřice ,44 0,44 Internační stř. Konopiště ,51 1,51 Internační stř. Lešany ,94 8,94 Internační stř. Vlašim ,12 0,12 SOkA Beroun AO Bykoš ,65 0,65 MNV Bykoš ,45 1,45 AO Bzová ,57 1,57 AO Černín ,21 1,21 CELKEM strana 2 58,07 48,42 9, CELKEM 490,93 173,79 141,

18 Název archivního souboru Zpracováno bm za rok Inventarizováno bm za rok definitivně průběžně Zkatalog. evidenčních jednotek Počet katalog. záznamů Zrejstříkováno evidenčních jednotek Národní škola Suchomasty ,57 2,57 ZDŠ Svatá ,20 2,20 Sb.policejních přihlášek ,00 10 Buzuluk, s.p.komárov ,00 5 CEVA Beroun, s.p ,00 5 Alba Hořovice ,19 3,19 SDH Beroun ,21 0,21 SDH Beroun-závodí ,05 0,05 Spořitelna a záložna Cerhovice ,08 0,08 Okresní hospodářská záložna Hořovice ,54 3,54 Králodvorské železárny, s.p ,00 1,00 Sbírka fotografií Berounsko dodatky 2,56 2,56 SOkA Kladno ONV Kladno ,00 3,00 AO Kamenné Žehrovice ,22 8,22 Národní škola Kladno - Újezd pod Kladnem ,00 1,00 Okresní prokuratura Slaný ,94 1,94 Sbírka foto Kladenska ,10 0,10 Okresní úřad Slaný ,00 3,00 Cech sladovníků Kladno ,15 0,15 JZD Velké Přítočno ,16 1,16 Národní škola Hradečno ,62 0,62 JZD Brandýsek ,46 1,46 Zemědělské odborné učiliště Běleč ,84 0,84 SOkA Kolín AO Kundratice ,24 0,24 AO Kutlíře ,10 0,10 AO Lhotky ,37 0,37 MNV Libodřice ,20 3,20 AO Libenice ,75 0,75 CELKEM strana 3 61,55 23,29 38, CELKEM 552,48 197,08 179,

19 Název archivního souboru Zpracováno bm za rok Inventarizováno bm za rok definitivně průběžně Zkatalog. evidenčních jednotek Počet katalog. záznamů Zrejstříkováno evidenčních jednotek AO Liblice ,30 0,30 AO Libodřice ,32 0,32 AO Limuzy ,36 0,36 AO Lipany ,74 0,74 AO Lipec ,22 0,22 AO Lošánky ,50 0,50 AO Lošany ,45 0,45 AO Loukonosy ,28 0,28 AO Lstiboř ,17 0,17 MNV Horní Kruty ,99 2,99 MNV Stříbrná Skalice ,85 2,85 JZD Pečky ,13 2,13 AM Kolín,manip.F ,00 2,00 AO Nučice ,50 0,50 SOkA Kutná Hora AM Čáslav ,00 2,00 J. Rappe os.fond ,05 0,05 A.Materka os.fond ,55 0,55 Cech kovářů, kolářů Kutná Hora ,10 0,10 JZD Vavřinec ,50 0,50 MNV Dolní Pohleď ,07 0,07 MNV Ježovice ,24 0,24 MNV Machovice ,11 0,11 MNV Podveky ,33 0,33 MNV Soběšín ,56 0,56 MNV Úmonín ,65 1,65 ONV Kutná Hora II ,37 29,37 SOkA Mělník AO Velký Újezd ,97 0,97 AM Mělník ,50 0,50 Sb.fotografií Mělnicka ,50 0,50 Ústřední matice školská - místní odbor Mělník ,08 0,08 AO Nelahozeves ,00 2,00 CELKEM strana 4 53,39 5,51 47, CELKEM 605,87 202,59 227,

20 Název archivního souboru Zpracováno bm za rok Inventarizováno bm za rok definitivně průběžně Zkatalog. evidenčních jednotek Počet katalog. záznamů Zrejstříkováno evidenčních jednotek SOkA Mělník Okr. Odbor.rada Mělník ,16 5,16 Archiv obce Hostín ,82 0,82 SOkA Mladá Boleslav Odsunové středisko M. Hradiště ,44 0,44 Sběrné středisko M.Boleslav ,63 0,63 AO Sudoměř ,60 1,60 AO Mukařov ,35 1,35 AO Všejany ,15 0,15 Ob.škola Dlouhá Lhota ,24 0,24 Ob.škola Hlinoviště ,37 0,37 ZDŠ Libichov ,10 1,10 ZDŠ Lipník ,87 0,87 Sb.soudobé dokumentace 0,30 0,30 Berní správa M.Hradiště ,85 49,85 Státní banka Československá ,00 SOkA Nymburk Okresní úřad Poděbrady ,00 10,00 ONV Nymburk ,00 10,00 Farní úřad Loučeň ,36 1,36 V.Brzorád os.fond ,11 0,11 AO Černá Hora ,69 0,69 MNV Drahelice ,48 0,48 SOkA Praha-východ AO Jirny ,48 4,16 1,16 OV SČSP Pha-východ ,00 7,56 2,56 Okresní hospodářská záložna Říčany ,60 1,60 NŠ Husinec-Řež ,50 0,45 NŠ Radonice ,90 0,90 AO Klecany ,64 1,64 AO Mirošovice ,50 1,50 CELKEM strana 5 112,14 78,84 28, CELKEM 718,01 281,43 255,

21 Název archivního souboru Zpracováno bm za rok Inventarizováno bm za rok definitivně průběžně Zkatalog. evidenčních jednotek Počet katalog. záznamů Zrejstříkováno evidenčních jednotek SOkA Praha-západ MNV Kosoř ,42 2,42 Rodina Brandisova ,11 1,11 Radotínské cementárny a vápenice ,80 18,80 Fondy cechů a společenstev 6,01 6,01 Okresní úřad Praha-venkov reinventarizace 178,51 178,51 SOkA Příbram ONV Příbram ,00 70,00 AO Vysoký Chlumec ,32 1,32 Národní škola Obděnice ,14 1,14 Sbírka soudobé dokumentace 2,00 2,00 Sbírka pohlednic 0,50 0,50 SOkA Rakovník AO Roztoky ,73 3,73 MNV Roztoky ,36 3,36 Náboženská obec CČH Křivoklát ,20 2,20 TJ Sokol Rakovník ,81 0,81 Rakona, s.p ,48 1,48 Obecná škola Křivoklát ,25 4,25 Sbírka soudobé dok ,60 0,60 Reálka Rakovník ,36 0,36 CELKEM strana 6 298,60 223,66 74, CELKEM 1 016,61 505,09 330,

22 Rekapitulace pořádacích prací Oddělení / Archiv Celkem zpracováno Inventarizováno bm za rok definitivně průběžně Zkatalog. evidenč. jednotek Počet katalog. záznamů Zrejstřík. evidenčních jednotek I. oddělení 205,10 83,48 121, II. oddělení 38,18 38,18 III. oddělení 189,58 3,71 10,00 SOkA Benešov 53,19 43,54 9,65 SOkA Beroun 40,28 19,28 21,00 SOkA Kladno 21,49 4,23 17,26 SOkA Kolín 18,47 4,96 13,51 SOkA Kutná Hora 35,53 4,16 31,37 SOkA Mělník 10,03 7,03 3,00 SOkA Mladá Boleslav 64,90 56,45 0,45 SOkA Nymburk 22,64 2,64 20,00 SOkA Praha - východ 18,62 13,77 7,76 SOkA Praha - západ 206,85 206,85 SOkA Příbram 74,96 2,46 72,50 SOkA Rakovník 16,79 14,35 2,44 Celkem 1016,61 505,09 330, SOkA Kladno bude pokračovat na zpracovávání digitalizovaných kartoték (policejní přihlášky, lístky pro domácnost apod.), které byly v r skenovány v digitalizačním centru Středočeského kraje. SOkA Praha-západ zaměří svoji pozornost na dokončení inventářů u starších rozpracovaných fondů. SOkA Příbram bude navíc provádět třídění ve fondu Okresní soud Příbram - poručnické spisy. Všechna oddělení/archivy plánují v této kapitole s průběžnými souvisejícími pomocnými pracemi - přepisování, štítkování, manipulace za účelem vyšší přehlednosti o uložení a získání ukládacích prostor pro nové přírůstky. V rámci manipulačních prací a přesunů archiválií bude zejména VI. oddělením SOA v Praze vysavačem s protiplísňovým filtrem prováděna mechanická očista znečištěných archiválií, především těch, které byly dezinfikovány ve sterilizační lince. VI. oddělení se bude podílet také na přebalování archiválií do vhodných kartonů. Manipulační práce budou souviset s hromadnou dezinfekcí archiválií a s digitalizací. Práce v kapitole zahrnují důležitou činnost dokončování archivních pomůcek i lektorování inventářů v rámci oblasti. V tomto roce předpokládáme dále možnost testování nového programu na pořádání archiválií, v souladu s novými základními pravidly pro pořádání. 22

23 V souvislosti s dálkovým zpřístupňováním archivních pomůcek budou prováděny finální práce v programu JANUS a následná distribuce pomůcek na internet (aplikace VadeMeCum). Pro rok 2019 se počítá s přírůstkem několika desítek nových pomůcek i přepisů. Do internetové aplikace budou implementována aktuální data z databáze PEvA. III.4. Využívání archiválií a badatelská agenda Vedle běžné badatelské agendy, tj. evidence badatelů a jejich orientace v inventářích a archivních fondech, vyhledávání, příprava archiválií pro badatele včetně pročíslovávání předkládaného aktového materiálu (pročíslování 1 kartonu trvá průměrně 3 hodiny), předkládání a kontrola vrácených archiválií, zakládání, dozor v badatelně, odborné konzultace, výpůjčky, zápůjčky. Průběžné vedení knihy zápůjček a výpůjček archiválií a revize reversů. Centrála SOA plánuje pokračování fyzické revize sbírky inventářů okresních archivů, pokračování v revizi titulních listů a tiráží inventářů uložených v badatelně SOA v Praze, doplňování popisu matrik do badatelny a zodpovídání badatelských dotazů uživatelů aplikace ebadatelna. Průběžně budou vyřizovány ústní i písemné badatelské dotazy, včetně badatelských dotazů uživatelů aplikace badatelna. Matriční výpisy, rešerše, výpisy, opisy a kopie pro badatele i orgány státní správy tvoří samostatnou výraznou nepominutelnou agendu kapitoly. V nemalé míře je zde zastoupeno i vyhledávání podkladů pro účely důchodového zabezpečení. Ztížená je situace v SOkA Příbram, kde je nutno i v tomto roce počítat s dovážením archiválií z odloučeného depozitáře. III.5 Knihovna Vedle běžných prací (nákup knih a periodik, kompletace regionálních tisků, výpůjčky a jejich evidence, digitální katalog) se plánuje doplňování databáze České knihy o publikace SOA v Praze, dohled nad nákupy publikací pro knihovnu centrály a jednotlivé knihovny SOkA a jejich následná realizace ve spolupráci s ekonomickým oddělením SOA v Praze v rámci přidělených finančních prostředků objednávky periodik a sborníků pro knihovnu centrály a jednotlivé knihovny SOkA včetně zpracování faktur ve spolupráci s ekonomickým oddělením SOA v Praze, příprava bibliografie zaměstnanců SOA v Praze. Plánuje se proškolení nové knihovnice na centrále a v SOkA Nymburk, ukládání do RIV za r Budou pokračovat práce v postupném ukládání samostatné tzv. Křivoklátské knihovny do elektronického knihovního systému Verbis, zpracování souboru Svatohorská knihovna v SOkA Příbram a pokračovat bude postupná revize základního fondu centrální knihovny SOA v Praze. V rámci zpracovávání a revizí knihovního fondu proběhne vyřazování multiplicit. SOkA Benešov z důvodu úspory místa a také z důvodu odstranění nedostatků vyplývajících z proběhlé revize plánuje kompletní přemanipulování knihovny a jejích signaturních řad. Případné zjištěné nedostatky budou zohledněny i ve vznikajícím akvizičním 23

24 plánu. Je také vytvářena příruční knihovna jak pro archiváře, tak pro badatele. Plynule bude tak navázáno na činnost v roce 2018, kdy byly zajištěny podmínky pro uložení knih a přemanipulovány některé signaturní řady. Součástí prací v této kapitole jsou práce na webových stránkách archivu a jejich průběžná aktualizace, průběžná aktualizace intranetu. IV. STAV ARCHIVÁLIÍ IV.1. Prověrky fyzického stavu archiválií V rámci kontroly fyzického stavu archiválií budou prováděny stěry ze stávajících i nově přijatých archiválií, s následným vyhodnocením výsledků. Kontaminované archiválie budou ukládány do karanténních depozitářů k budoucí dezinfekci ve sterilizační lince Národního archivu. Plánuje se kontrola fyzického stavu a uložení mikrofilmů v Rakovníku. Pokračovat bude kontrola fyzického stavu kinematografického materiálu (zejména III. oddělení), jeho přebalování do speciálních plastových krabic a postupné ukládání v chladicím boxu. Podle aktuálních potřeb podnikne VI. oddělení cesty do státních okresních archivů za účelem monitorování podmínek uložení, výběru archiválií k restaurování, odborných konzultací a řešení případných problémů v oblasti fyzické ochrany archiválií. Bude proveden podrobnější mikrobiologický průzkum archiválií uložených v depozitáři Poboří (SOkA Kolín), které by měly být v budoucnu uloženy v budově SOkA Kutná Hora. V okresech budou kontroly fyzického stavu archiválií a pravidelné kontroly kulturních památek prováděny průběžně podle plánu a při vyhledávání archiválií pro badatele a úřady. Klimatické podmínky v depozitářích budou sledovány a zaznamenávány v pravidelných intervalech jako dosud. Podle časových možností je plánováno postupné přebalování archiválií ze starých nevhodných krabic do nových. IV. 2. Extrémní naměřené hodnoty teploty a relativní vlhkosti podle přílohy č. 5 k vyhlášce č. 645/2004 Sb., odst. II V rámci prověrek fyzického stavu archiválií budou prováděny pravidelné kontroly a měření a sledování hodnot v depozitářích. IV.3. Digitalizace, mikrofilmování archiválií a studijní kopie Budou digitalizovány zbylé matriky farností z okresu Kladno (přes 500 svazků) a kolem poloviny roku tak bude završena digitalizace matrik. Nadále budou digitalizovány matriční přírůstky a přeskenovány budou některé matriky dříve digitalizované z mikrofilmů. 24

25 Zahájena bude systematická digitalizace sčítacích operátů z let Dále se plánuje digitalizace vybraných pozemkových knih, velkoformátových map a fotografických archiválií z fondů velkostatků a rodinných archivů, pergamenových listin, kronik z okresních archivů a skleněných negativů SOkA Příbram. Ostatní archiválie budou digitalizovány podle aktuálních potřeb. Prováděny budou práce související se správou digitálních dat (ukládání, zálohování, kontrola apod.). Plánuje se rozšíření diskového pole pro archivní digitální kopie (investiční akce). Digitalizační komisí bude vypracována nová koncepce digitalizace archiválií SOA Praha. SOkA Benešov bude v rámci digitalizačního pracoviště pokračovat v digitalizaci kronik SOkA Benešov a dalších okresů dle potřeby. Probíhat bude tvorba popisných metadat k digitalizovaným archiválií zveřejněným na ebadatelně. Studijní kopie digitalizovaných archiválií budou nahrávány rovněž na síťové úložiště do složky s přístupem pro badatele archivu. Průběžně budou prováděny práce související s údržbou přístrojů a technických zařízení. Plánuje se sestavení dalšího digitalizačního zařízení na bázi digitálního fotoaparátu a vypracování smlouvy s firmou AMPACO o pozáručním servisu knižního skeneru. Fotograf archivu bude průběžně vytvářet fotografickou dokumentací akcí archivu. Mikrofilmování archiválií se nadále již neplánuje. V. KONZERVOVÁNÍ A RESTAUROVÁNÍ ARCHIVÁLIÍ Pro rok 2019 se plánuje restaurování následujících archiválií: (plán restaurátorských prací zahrnuje archiválie, které byly do restaurátorské dílny k restaurování předány, ale nepředpokládá se, že budou v roce 2019 restaurovány všechny) Matriky: Brandýs nad Labem 54 Děkov 15 rozpracováno z 2018 Dolní Slivno 21 rozpracováno z 2018 Jesenice-RA 16 Kladno-OÚ 7 Kounice 18 Mšeno 36 Nová Ves 13 Odolena Voda 19 Plaňany 32 Řepín 2 Slivice 13 přeházené listy Slivice 14 přeházené listy II. oddělení: Vs Brandýs nad Labem, inv. č 10 rozpracováno z

26 Vs Červené Pečky inv. č. 686, kniha rozpracováno z roku 2017 Vs Dolní Břežany, inv. č. 2 z kt. 1, 1825, složka Vs Dolní Břežany, inv. č. 5b, separační protokol po arcibiskupu Salmovi, 1810 Vs Dolní Břežany, inv. č. 10, výpisy z katastrů tereziánského a josefského Vs Kosmonosy, inv. č. 31, kniha Vs Kostelec nad Černými lesy, urbář panství Zlatá kniha oprava in situ Vs Pravonín, inv. č. 2 z kt. 1, 1786, kniha bez vazby Vs Smečno, inv. č. 695, daňové rozpisy panství Slaný rozpracováno z 2018 Vs Vrchotovy Janovice, inv. č. 732, kniha Vs Zbiroh, kniha, inv. č. 1 odkyselení MMMK, oprava in situ SOkA Benešov: pergamenové listiny přebalení rozpracováno z 2017 FÚ Týnec nad Sázavou, soupisy duší, SOkA Beroun: pergamenové listiny uložení rozpracováno z 2017 SOkA Kladno: AM Buštěhrad, (1951), inv. č. 386, kniha č. 172 SOkA Kutná Hora: Stolní společnost kosů Čáslav 4 plakáty, AM Kaňk, inv. č. 70, kniha trhová, Horní a mincovní fond Kutná Hora, Aktová sbírka: - sg. 516 (účty pelhřimovských dolů, 1534) - sg. 836 (účet nakoupených a mezi doly rozdělených provazů, 1554) - sg. 907 (účet do Norimberka vyvezené, 1556) - sg (spor o panství Žacléř, 1562) Horní a mincovní fond Kutná Hora, kt. 626 (celý, převážně dolové košty, stol) SOkA Mělník: pergamenové listiny uložení rozpracováno z 2018 AM Mělník, kt. 5, spisy SOkA Praha-východ: Archiv města Čelákovice, pamětní kniha, prozatímní č. 14 (1562) Archiv města Čelákovice, kniha svatebních smluv, inv. č. 100 (1560) Archiv obce Jenštejn, kniha protokolů schůzí ( ) rozpracováno z 2018 Archiv obce Kbely, kniha prozatímní i. č. 22 (trestní rejstřík) skleněné a plastové negativy SOkA Příbram: skleněné negativy rozpracováno z