Práce s výkazy PAP. v Helios Orange. pro Integrovaný informační systém

Transkript

1 Práce s výkazy PAP v Helios Orange pro Integrovaný informační systém Státní pokladny (IISSP) Verze

2 Obsah Splnění základních podmínek... 3 Příprava výkazů... 4 Nastavení hospodářského střediska... 6 Nastavení aktiv a pasiv... 7 Výpočet výkazů... 9 Zobrazení hodnot výkazu... 9 Tisk výkazu Provedení exportu Označení výkazů k exportu Export ve formátu XML Odeslání výkazu

3 Splnění základních podmínek Pro používání výkazů PAP je důležité praktikovat metodiku účtování v Helios Orange (dále jen HeO), kde v účetních zápisech se evidují u příslušných účtů (vyžadovaných v PAP formou analytiky pomocí hodnoty Třetí účet viz dále) Typy změn, hodnota Partner aktiva/pasiva či Partner transakce. Metodika PAP je dostatečně popsaná v dokumentech MF ČR (Metodika tvorby Pomocného analytického přehledu.) viz lasky_67128.html - bez prostudování a pochopení tohoto dokumentu se nepouštějte do práce s PAP. Pro HeO viz d_-_poradna_(cz) - mimo bodu 2.7. Hodnota Třetí účet definuje analytické členění pouze pro účely PAP. Účet je tedy definován syntetikou účtu v HeO (první tři místa) a doplněn analytikou hodnoty Třetí účet. Např. dále na obrázku uvedený účet a hodnota Třetí účet vznikne účet pro PAP Je doporučeno nastavit kontrolní mechanizmy v HeO v účetním rozvrhu, které eliminují nekonzistentní účetní zápisy pro účely PAP. Zejména se jedná o povinně nastavitelné hodnoty Typ změny, Partner aktiva/pasiva a Partner transakce. Viz následující obrázek. -3-

4 Jen pro upřesnění v účetním zápise se pro účely PAP Partner Aktiva/Pasiva používá Organizace, pro účel PAP Partner transakce se používá Organizace2. Příprava výkazů V menu Helios Controlling, Výkazy a reporty vytvoříme postupně výkazy s definicemi výkazů s distribučními čísly až Distribuční číslo je jednoznačné číslo definice výkazu. -4-

5 V parametrech každého výkazu nastavte údaje v červeném rámečku: Pomocí lokálního menu Vazba na období stavu přiřaďte všechna Období stavu. Například k budou přiřazena následující období - zadávejte včetně počátečního stavu! -5-

6 Nastavení hospodářského střediska Pro výkazy PAP Část II (Náklady) a Část III (Výnosy) je nutné určit, které středisko je pro hospodářskou činnost. Nastavení se provede stejně jako u standardního Výkazu zisků a ztrát. 1. V záložce ostatní se označí se pole Útvar. 2. Přes lokální menu nad parametrem výkazu přidáme hospodářská střediska. -6-

7 Nastavení aktiv a pasiv Jak bylo řečeno, pro PAP by měla vykazující jednotka vytvořit příslušnou účtovou osnovu. V Tabulce Část I pro každý řádek aktiv platí: a pro každý řádek pasiv platí: KS = PS + MD - D KS = PS - MD + D. Pro účely výše uvedeného výpočtu tedy řádek aktiv má nastaven v definicích výkazů koeficient 1 a řádek pasiv má nastaven koeficient -1. Většina řádků v tabulce Část I je již nastaveno. Je však nutné, aby uživatel v definici výkazů překontrolovat a nastavil, zda je řádek aktivní, či pasivní včetně nastavení koeficientu -1. Nastavení je nutné provést i v návazných výkazech např. Část I je dále detailována přílohou P10 atp. Nastavení se provádí v menu Účetnictví, Výkazy a reporty, Definice výkazů editací příslušného výkazu, dále v záložce 3- Řádky. Opravou řádku v záložkách 1 Definice řádku a 2 Poznámky. -7-

8 -8-

9 Výpočet výkazů Proveďte výpočet výkazů - pozor provádí se pomocí lokálního menu PAP, Vypočti výkazy PAP. Při spuštění této akce je nutno zadat k jakému datu je požadován výpočet. Výpočet se provede pro všechny výkazy PAP najednou. Jsou zahrnuty ty výkazy, které mají nastaveny období stavu korespondující s nastaveným datem. Např. máme-li v PAP výkazu nastaveny období počátečního stavu a dále období 1-3, bude tento výkaz zahrnut v případě zadání parametru výpočtu k datu Důvodem souhrnného výpočtu je specifická propojenost jednotlivých částí PAPu. Zobrazení hodnot výkazu Hodnoty výkazů se taktéž zobrazují přes lokální menu PAP, Zobraz hodnoty PAP. Ostatní výkazy mimo PAP se zobrazují standardně. Toto zobrazení je zvoleno také z důvodu specifických strukturovaných položkových rozpadů ve výkazech PAPu. Při prohlížení hodnot výkazů PAPu vyberte sestavu k zobrazení příslušných sloupců viz obrázek. -9-

10 Názvy sloupců korespondují s dokumentací k PAPu - Metodika tvorby Pomocného analytického přehledu. Tisk výkazu Provádí se v přehledu hodnot PAP výběrem příslušného tiskového formuláře. Provedení exportu Pokud jsou výkazy zkontrolovány, můžete přikročit k jejich exportu. Export se provádí stejně jako ostatní výkazy IISSP Do souboru XML přímo pro IISSP Do souboru XML jako příloha u pro zřizovatele organizace Do souboru F/JASU Označení výkazů k exportu Sadu výkazů, které chcete exportovat označte pomocí klávesy F11 (klávesa přepíná volbu k exportu na Ano/Ne). Informace o označení mějte v datovém přehledu - popř. si ji pomocí Nastav přidejte do pohledu. Políčko se jmenuje Export (nebo také Jasu) viz následující obrázek. -10-

11 Důležité upozornění: Mějte označené jenom ty výkazy, které se mají exportovat výkazy, které jste odeslali již minulý měsíc, musíte odoznačit(výkazy nebudou označené)!!! Kontrolu označených výkazů můžete provést odfiltrováním viz předcházející obrázek rychlý filtr Export nastaven na 1. Export ve formátu XML Tento export je určen pro odeslání do IISSP přímo. Po exportu se odeslání provádí pomocí šifrovací utility a vložení výkazu do webové aplikace IISSP. Odeslání výkazu Pomocí lokálního menu IISSP zvolíme Export výkazů XML pro IISSP. -11-

12 Datum nastavte k jakému datu jsou výkazy vypočteny (např ). Tisíce nechte zaškrtnuté, pokud nemáte jiné instrukce od zřizovatele. Cesta Cesta je vztažena k vašemu serveru mělo by být nastaveno již při instalaci. Toto nastavení můžete konzultovat s oddělením IT. Tato cesta by měla být pro vás dostupná z vašeho PC. Z této cesty budete dále používat soubory pro šifrovací utilitu a webovou aplikaci IISSP. Po exportu zkontrolujte přítomnost souborů v příslušném adresáři. Jména souborů mají následující formát XML_RRRRMMDDVVV.XML kde: RRRR je rok např MM je měsíc např. 03 DD je den např. 31 VVV je typ výkazu: Rozvaha, 002 Výsledovka, 004 Příloha. Poznámka: Výše uvedené datum říká, k jakému datu je výkaz vykazován. V tomto případě k Upozornění: Zde již funkcionalita tohoto modulu končí. Za zprovoznění funkčního přístupu do IISSP je zodpovědný uživatel včetně nastudování příslušných informací souvisejících s účetní reformou v oblasti veřejných financí. -12-

13 Cesta Cesta je vztažena k vašemu serveru mělo by být nastaveno již při instalaci. Toto nastavení můžete konzultovat s oddělením IT. Tato cesta by měla být pro vás dostupná z Vašeho PC. Z této cesty budete odeslán se soubory. Jen odeslat přílohy u se negenerují znovu, pouze se odešlou em. Datum nastavte k jakému datu jsou výkazy vypočteny (např ) Tisíce nechte zaškrtnuté, pokud nemáte jiné instrukce od zřizovatele. Prefix nastavte dle zadání od zřizovatele. Poslední dvojčíslí (25/26) by mělo korespondovat se zaokrouhlením (tisíce/jednotky). krajského úřadu zadejte krajského úřadu. Kopie zadejte , kam se má odeslat informace o výsledku kontroly o přijetí výkazů automatem. Po exportu zkontrolujte přítomnost souborů v příslušném adresáři. Jména souborů mají následující formát XML_RRRRMMDD_VVV.XML kde: RRRR je rok např MM je měsíc např. 03 DD je den např. 31 VVV je typ výkazu: Rozvaha, 002 Výsledovka, 004 Příloha. Atd.. Poznámka: Výše uvedené datum říká, k jakému datu je výkaz vykazován. V tomto případě k Po spuštění úlohy se objeví formulář pro odeslání u. Předpokládá se tedy, že uživatel, má nastaven funkčního klienta pro odesílání pošty (Outlook). Zkontrolujte přítomnost příloh (viz názvy souborů) a odešlete. Upozornění: Exportní úlohy a parametry se mohou u každého uživatele lišit. Je to způsobeno uživatelskou úpravou dle zadání zřizovatele příslušné organizace. -13-