Zpracování: Jarmila Hlavicová sociální pracovnice Ev. číslo: II SQ 06/2015. ředitelka organizace Verze: 01

Transkript

1 DOKUMENTACE O POSKYTOVÁNÍ SOCIÁLNÍ SLUŽBY Nahrazuje: Proces Nový dokument Jméno a příjmení Funkce Podpis Domov pro seniory Jasenka Vsetín Dolní Jasenka Vsetín Zpracování: Jarmila Hlavicová sociální pracovnice Ev. číslo: II SQ 06/2015 Přezkoumání: Schválení: Ing. Svatava Zubková Mgr. Michaela Pavlůsková interní auditorka Účinnost: ředitelka organizace Verze: 01 Obsah 1. Účel Rozsah platnosti, závaznost Vymezení základních pojmů Pravomoci a odpovědnosti Dokumentace o poskytování sociální služby... 3 Stránka 1 z 7

2 1. Účel (1) Poskytovatel má písemně zpracována vnitřní pravidla pro vyhotovení, vedení a evidenci dokumentace o osobách, kterým je sociální služba poskytována, včetně pravidel pro nahlížení do dokumentace, podle těchto pravidel poskytovatel postupuje. (2) Účelem standardu je vytvořit takový systém práce s osobními a citlivými údaji, který umožní, aby služba byla poskytována odborně, bezpečně a byla respektována práva našich uživatelů. (3) Domov pro seniory Jasenka - Vsetín (dále jen Domov) zpracovává, vede a uchovává dokumentaci uživatelů v souladu s právními předpisy. 2. Rozsah platnosti, závaznost Dokument je závazný pro všechny zaměstnance Domova, kteří nakládají s osobními nebo citlivými údaji uživatelů 3. Vymezení základních pojmů (1) Osobní údaj jakýkoliv údaj týkající se uživatele, jestliže lze na základě jednoho či více těchto údajů zjistit jeho identitu. (2) Citlivý údaj údaj vypovídající o národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, trestné činnosti, zdravotním stavu a sexuálním životě uživatelů. (3) Anonymní údaj takový údaj, který nelze vztáhnout ke konkrétnímu uživateli. (4) Zpracování osobních údajů jakákoliv operace nebo soustava operací, které jsou prováděny s osobními údaji. (5) Shromažďování osobních údajů systematický postup, jehož cílem je získání osobních údajů za účelem jejich dalšího uložení na nosič informací pro jejich okamžité nebo pozdější zpracování. (6) Zveřejněný osobní údaj osobní údaj zpřístupněný zejména hromadnými sdělovacími prostředky, jiným veřejným sdělením nebo jako součást veřejného seznamu. (7) Finanční depozita uživatelů účet, na kterém jsou shromažďovány prostředky pro hrazení nepředvídaných výdajů a stabilně se opakujících plateb uživatelů. (8) Blízká osoba příbuzný v řadě přímé (rodiče, prarodiče, děti, vnoučata, osvojitel, osvojenec), sourozenec, manžel/ka a partner/ka (dle zákona o registrovaném partnerství). Jiné osoby v poměru rodinném nebo obdobném se pokládají za osoby sobě navzájem blízké, jestliže by újmu, kterou utrpěla jedna z nich, druhá odůvodněně pociťovala jako újmu vlastní. (9) Třetí osoba osoba, která není osobou blízkou uživateli, není oprávněná ze zákona k nahlížení do dokumentace o uživateli. Stránka 2 z 7 Verze 01

3 (10) Osoby oprávněné osoby, které ze zákona mohou nahlížet do dokumentace (kontrolní a inspekční orgány, soudy, policie a Úřad veřejného ochránce práv v rozsahu jejich pravomocí nebo zmocnění). (11) Dokumentace dokumentací se pro účely tohoto dokumentu myslí dokumentace o průběhu poskytování sociální služby vedená o uživateli, sociální spis uživatele, je to soubor všech písemností, které se vztahují k uživateli sociální služby - jakým způsobem, v jakém rozsahu poskytujeme sociální službu. (12) PSS pracovník v sociálních službách. (13) Sestra všeobecná sestra v sociálních službách. (14) Poskytovatel Sociální služby Vsetín, příspěvková organizace. 4. Pravomoci a odpovědnosti (1) Vedoucí jednotlivých úseků jsou odpovědni za to, že seznámí zaměstnance s obsahem nebo revizí tohoto standardu. (2) Za dodržování tohoto standardu jsou odpovědni všichni zaměstnanci. (3) Všichni vedoucí zaměstnanci ověřují dodržování tohoto standardu v praxi v rámci každodenní činnosti. (4) Standard je přístupný všem zaměstnancům na intranetu nebo v tištěné podobě. 5. Dokumentace o poskytování sociální služby (1) Domov zpracovává, shromažďuje a vede pouze potřebné údaje a informace o svých uživatelích, které umožňují poskytovat bezpečné, odborné a kvalitní sociální služby. (2) Domov má písemný souhlas každého uživatele, nebo jeho opatrovníka se zpracováním osobních údajů. Souhlas je součástí smlouvy o poskytnutí sociální služby. (3) Dokumentace o uživatelích sociálních služeb vychází ze specifik poskytované služby a obecně se řídí zákonem č. 108/2006 Sb., o sociálních službách v platném znění a prováděcí vyhláškou a dále zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, který stanoví obecně platné normy pro zacházení s dokumentací a informacemi. (4) Povinnost vést zdravotnickou dokumentaci a pravidla o nakládání s ní jsou upravena v zákoně č. 372/2011 Sb., v platném znění o zdravotnických službách a prováděcí vyhláškou. (5) Způsob vedení zdravotnické dokumentace (tedy i ošetřovatelské), nakládání s ní, podmínky pro uchovávání, archivaci, skartaci, nahlížení třetích osob a pořizování kopií jsou uvedeny v samostatném dokumentu Zdravotnická dokumentace. Stránka 3 z 7 Verze 01

4 (6) Dokumentaci o uživatelích vedou a zpracovávají v Domově tito zaměstnanci: - sociální pracovník, - PSS, - všeobecné sestry, - fyzioterapeut, - aktivizační pracovnice, - vedoucí zařízení, - zaměstnanci stravovacího úseku, - zásobovačka, - pokladní Domova. (7) Přístup k dokumentaci a její vedení: - zaměstnanci Domova pracují s tou částí údajů o uživatelích, která se týká jejich pracovní náplně a jejich pracovního zařazení, - pracovníci jsou poučeni o tom, že záznamy, které provádějí do dokumentace, musí odpovídat skutečnosti, musí podávat co nejvěrnější obraz o poskytované službě, - každý pracovník zaznamenává ty činnosti/výkony/intervence/procesy, které v rámci své pracovní činnosti vykonal, a to bez zbytečného odkladu, - mlčenlivost zaměstnanců Domova o údajích týkajících se osob, kterým je poskytována sociální služba vychází ze zákona č. 108/2006 Sb., 100 a platí i po skončení pracovního poměru, zdravotnický pracovník je povinen zachovat mlčenlivost o skutečnostech, o nichž se dověděl v souvislosti s výkonem svého povolání podle zákona č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách. (8) Dokumentace je vedena v tištěné podobě, v elektronické podobě, nebo v tištěné i elektronické podobě v IS Cygnus. (9) Dokumentace je ukládána vždy tak, aby pro pracovníky, kteří ji potřebují v rámci své pracovní náplně využívat, byla dobře dostupná a aby byla chráněna před poškozením či zneužitím: - tištěná dokumentace je ukládána v uzamčených skříních a pracovnách, - ochrana elektronické dokumentace je zabezpečena omezenými přístupy jednotlivých pracovníků dle pracovního zařazení, přístupy pro jednotlivé pracovní kategorie a pracovníky nastavuje při přijetí do pracovního poměru vedoucí Domova, - každý pracovník má umožněn vstup do IS Cygnus jen pod svým přihlašovacím jménem a heslem, které je povinen chránit před zneužitím, - po ukončení práce v IS Cygnus je každý pracovník povinen se z programu odhlásit. Stránka 4 z 7 Verze 01

5 (10) Nahlížení do dokumentace, pořizování kopií (dále jen nahlížení): - osoby oprávněné k nahlížení do dokumentace nemají právo ji jakkoliv upravovat, do dokumentace mohou pouze nahlížet, popř. pořizovat si z ní výpisy pro svoji potřebu, - pracovníci jsou informování o právu každého uživatele kdykoliv požádat o nahlédnutí do svého osobního spisu a dokumentace vedené o průběhu poskytování sociální služby: o nahlížení je umožněno na základě ústní nebo písemné žádosti uživatele za přítomnosti sociální pracovnice, je-li to nutné/vhodné tak také za přítomnosti klíčového pracovníka, o o nahlédnutí je učiněn záznam kdo nahlédl, kdy a v jakém rozsahu bylo nahlédnuto, o záznam provede osoba, která byla nahlížení přítomna do IS Cygnus; - do dokumentace o poskytování sociální služby smí nahlížet osoby jmenované zákonem č. 108/2006 Sb., o sociálních službách v platném znění (oprávněné osoby), a to v rozsahu svého oprávnění, - blízké osoby uživatele smí do dokumentace o něm vedené nahlížet jen s jeho souhlasem, za přítomnosti sociálního pracovníka nebo pracovníka pověřeného vedoucí/m Domova: o souhlas uživatele může být písemný nebo ústní, o je-li souhlas uživatele písemný, je založen v jeho sociálním spise, je-li souhlas uživatele ústní, je zaznamenán v IS Cygnus na patřičném místě, včetně toho, komu je tento souhlas udělen a v jakém rozsahu, o osoba, které je udělen souhlas uživatele k nahlížení do dokumentace, může být požádána, je-li to nutné k její identifikaci, o předložení osobního dokladu ke své identifikaci před nahlédnutím, o o každém nahlédnutí musí být proveden záznam kdo nahlédl, v jakém rozsahu a kdy, záznam provede osoba, která byla nahlížení přítomna, o záznam je součástí dokumentace (IS Cygnus nebo sociální spis dle charakteru); - nelze-li k nahlédnutí blízkých osob aktuálně získat souhlas uživatele (uživatel není schopen ho udělit, uživatel již zemřel), vychází se z přání, které uživatel projevil dříve, pokud je zaznamenáno, - pokud není zaznamenáno přání uživatele ohledně nahlížení do dokumentace o něm vedené a není jej možno aktuálně získat, není blízkým či třetím osobám umožněno do dokumentace nahlédnout, ani pořizovat kopie. (11) Poskytování informací o průběhu sociální služby: - pracovníci mohou se souhlasem uživatele (platí totéž co výše) poskytovat informace pouze o těch činnostech, které jsou kompetentní vykonávat, Stránka 5 z 7 Verze 01

6 - sociální pracovníci mohou poskytovat informace sociálního charakteru, - sestry mohou poskytovat informace týkající se ošetřovatelské péče a zdravotního stavu, - PSS mohou poskytovat informace o poskytované sociální péči. (12) Po přijetí do zařízení podepisují uživatelé souhlas se zveřejňováním osobních údajů v prostorách Domova a to jména a příjmení, data narození, a čísla pokoje. Tyto zveřejněné údaje slouží k zajištění vnitřního chodu zařízení a k dotváření vhodného sociálního prostředí. Souhlas mohou kdykoliv odvolat. (13) K pořizování fotografií se vyžaduje ústní souhlas osoby. U zveřejňovaných fotografií uživatel vyjádří souhlas a podepíše se na zadní straně fotografie. U dokumentační fotografie (uživatele na fotografii nelze rozpoznat, např. je otočen zády apod.) se souhlas nevyžaduje. (14) K pořizování obrazových a zvukových záznamů dává uživatel souhlas písemný. (15) V průběhu poskytování sociální služby jsou uživateli připomínány podmínky a pravidla o nakládání s jeho osobními a citlivými údaji. Archivace a skartace dokumentace probíhá v souladu se Spisovým řádem: - vedení archivu Domova je v kompetenci účetní domova, tato ukládá a řadí do archivu dokumentaci a v souladu se Spisovým řádem vybírá a předává dokumenty ke skartaci, - po odchodu uživatele ze služby je s dokumentací uživatele nakládáno následovně: o PSS zkompletuje a seřadí chronologicky záznamy o průběhu poskytování sociální služby a předá je sociálnímu pracovníkovi oddělení, o sociální pracovník vloží tyto záznamy do sociálního spisu, spis uzavře, označí a na konci roku (ve stanovený den po domluvě s účetní) předá do archivu Domova. Všeobecné sestry postupují obdobně, v souladu s předpisem Zdravotnická dokumentace. Související dokumenty: Zdravotnická dokumentace Spisový řád Zpracování údajů v IS Cygnus Stránka 6 z 7 Verze 01

7 SEZNAM REVIZÍ Datum Popis revize Jméno a příjmení Podpis ZÁZNAM O SEZNÁMENÍ ZAMĚSTNANCŮ S DOKUMENTEM Svým podpisem potvrzuji, že jsem se s dokumentem seznámil/a, obsahově rozumím popsanému procesu a povinnostem, které mi z dokumentu vyplývají. Datum Jméno a příjmení Pracovní pozice Podpis Stránka 7 z 7 Verze 01