Etický kodex skupiny BorsodChem

Transkript

1 Etický kodex skupiny BorsodChem listopad 2008

2

3 Obsah Předmluva 4 Úvod 5 I. Definice, účel a oblast působnosti etického kodexu 5 Definice etického kodexu 5 Účel etického kodexu 5 Oblast působnosti etického kodexu 5 Územní působnost 5 Personální působnost 5 Časový rozsah 6 Klíčové základní zásady a požadavky 6 Vztahy v rámci společnosti 6 Respektování jednotlivce základ lidských vztahů v rámci společnosti 6 Spolupráce s kolegy 6 Spolupráce s odborovými organizacemi 6 Etika komunikace 6 Důvěrné zacházení a ochrana údajů 6 Ochrana pověsti a majetku společnosti 7 Transparentnost 7 Střet zájmů 7 II. Vztahy se zákazníky 7 III. Vztahy s dodavateli a věřiteli 8 IV. Vztahy s konkurenty 8 V. Vztahy se státními a vládními orgány, regionem a společností 8 VI. Kvalita, bezpečnost, ochrana životního prostředí 9 VII. Mezinárodní vztahy 9 VIII. Vztahy s akcionáři 9 IX. Morální odpovědnost vedení 9 X. Výkon a sankce 10 3

4 Předmluva Vážení kolegové, skupina BorsodChem si stanoví cíle nejen v oblasti výkonnosti, ale rovněž v souvislosti s etickým jednáním svých zaměstnanců. Z tohoto důvodu jsme na úrovni skupiny vypracovali tento etický kodex, v němž jsme stanovili základní zásady platné pro chování firmy i jednotlivců v rámci celé skupiny Borsod- Chem. Etický kodex samozřejmě neupravuje veškerá naše jednání a činnosti poskytuje obecná vodítka pro každého zaměstnance skupiny a má sloužit jako základ pro firemní kulturu, jíž chceme dosáhnout. V zájmu našich zaměstnanců vyšetříme a důsledně potrestáme každé porušení jdoucí proti smyslu tohoto etického kodexu. Chceme, aby nás naši akcionáři, obchodní partneři, zaměstnanci a orgán považovali za seriózního, důvěryhodného a spolehlivého partnera. Pravidla vymezená v tomto kodexu jsou jednoduchá a snadno srozumitelná. Pokud se i přesto někdo setká s obtížemi v konkrétní situaci, měl by uplatnit následující zásady vycházející ze zdravého rozumu: Zdržte se jakéhokoliv jednání, o němž víte nebo se domníváte, že je nezákonné nebo neetické. Nepoužívejte žádný majetek společnosti pro soukromé účely. Nepodílejte se na žádné transakci, která nemá skutečný zákonný podnikatelský účel Zeptejte se sami sebe, zda by navrhovaná transakce nebo obchodní postup prošly testem publicity, pokud by byly odhaleny Zdržte se jakéhokoliv jednání, v jehož důsledku byste nutně ztratili důvěryhodnost Pokud si nejste čímkoliv jisti, požádejte o radu. Kay Gugler předseda a výkonný ředitel 4

5 Úvod Skupina BorsodChem jakožto jedna z předních chemických firem ve střední a východní Evropě je zavázána trvale respektovat obecně uznávané etické normy a pravidla podnikání ve svých všech firmách a zajistit jejich dodržování ze strany svých zaměstnanců. Na podporu této ambice jsme vypracovali etický kodex. Níže uvedená politika je uspořádána do 10 kategorií. Každá z těchto kategorií obsahuje pokyny, které musí každý ve skupině BorsodChem při svých úkonech a činnostech dodržovat: vztahy v rámci společnosti vztahy se zákazníky vztahy s dodavateli a věřiteli vztahy s konkurenty vztahy se státními a vládními orgány, regionem a společností vztah ke kvalitě, bezpečnosti a ochraně životního prostředí mezinárodní vztahy vztahy s akcionáři morální odpovědnost vedení výkon a sankce musí při svých činnostech v souvislosti s interními i externími vztahy dodržovat všechny soukromé osoby a podnikatelské subjekty, na které se tento kodex vztahuje. Účel etického kodexu Účelem etického kodexu je zachovávat organizační hodnoty a vysoký standard pracovní kultury, jichž bylo v podnicích skupiny BorsodChem dosaženo, a zajistit, aby se zaměstnanci trvale chovali způsobem, který odpovídá pověsti a image skupiny, čímž dojde k posílení tohoto pozitivního obrazu skupiny, zvýšení soudržnosti mezi subjekty, na které se etický kodex vztahuje, i k posílení vzájemné odpovědnosti a smyslu pro bezpečnost. Za účelem naplnění všech těchto cílů etický kodex stanoví: zásady a požadavky společností skupiny BorsodChem ve vztahu k pracovní morálce, obecné základní zásady chování subjektů, na které se etický kodex vztahuje, normy, které je třeba při práci uplatňovat, a to v rámci interních i externích vztahů. Oblast působnosti etického kodexu Tuto politiku musí v zásadě dodržovat všichni ředitelé, vedoucí pracovníci a zaměstnanci skupiny BorsodChem. Od manažerů se rovněž očekává, že budou plnit funkci názorného kladného příkladu ve všech aspektech a jasně komunikovat nejvyšší etické normy stanovené v etickém kodexu, a tímto způsobem svým podřízeným napomáhat s dodržováním klíčových zásad a pokynů. Územní působnost Etický kodex platí pro: celé území společností skupiny BorsodChem, včetně jejich sídel, všech závodů a obchodních zastoupení společností, všechna místa mimo území skupiny, pokud osoby či subjekty, na které se etický kodex vztahuje, zastupují skupinu nebo jednají jejím jménem. I. Definice, účel a oblast působnosti etického kodexu Definice etického kodexu Etický kodex je sbírkou veškerých lidských a profesních norem chování, jež skupina BorsodChem uznává a očekává a jež Personální působnost Etický kodex se vztahuje na tyto osoby a subjekty: společnost BorsodChem Zrt. a všechny obchodní firmy v jejím 100% vlastnictví, všechny zaměstnance skupiny, fyzické osoby a podnikatelské subjekty jednající jménem společností nebo zastupující společnosti na základě svého vztahu se skupinou. 5

6 Časový rozsah Etický kodex vstupuje v platnost dne: 1. listopadu 2008 Časový rozsah etického kodexu zahrnuje dobu trvání pracovního poměru nebo dobu trvání jiného vztahu. Po skončení pracovního poměru nebo jiného vztahu mohou skupina BorsodChem a dotyčné osoby/subjekty v samostatné dohodě stanovit, že ustanovení uvedená v etickém kodexu budou uplatňována po delší dobu. Klíčové základní zásady a požadavky Vztahy v rámci společnosti Respektování jednotlivce základ lidských vztahů v rámci společnosti Pracovněprávní vztahy, vztahy mezi zaměstnanci a vztahy mezi nadřízenými a podřízenými jsou založeny na respektování důstojnosti všech lidských bytostí a lidských práv ve skupině BorsodChem. Ve skupině BorsodChem nebude tolerováno žádné fyzické či psychické týrání ani sexuální obtěžování. Zneužívání, ponižování, zastrašování, násilné chování ani jiné formy diskriminace jakéhokoliv druhu nejsou ve společnosti přípustné. BorsodChem sociální odpovědnost a usiluje o zvýšení jejich kvalifikačních předpokladů. 1 Spolupráce s odborovými organizacemi Skupina BorsodChem otevřeně a s důvěrou spolupracuje s odborovými organizacemi, vede konstruktivní dialog a v jejich zájmu usiluje o řádné konzultace s odbory. Etika komunikace Vedení skupiny BorsodChem zajišťuje, aby každý její zaměstnanec měl možnost svobodně vyjádřit svůj názor, aniž by mu hrozilo nebezpečí zastrašování nebo sankcí. Vedení jasně stanoví své cíle a záměry, vede účinnou komunikaci a věnuje zvláštní pozornost přípravě svých zaměstnanců na změny ve společnosti. Každý jednotlivý zaměstnanec a subjekt je povinen účastnit se těchto komunikačních setkání a poskytovat věcné informace pro celou společnost. Z etického hlediska je nepřípustné záměrně zatajovat informace, které mohou přispět ke zlepšení kvality či výkonnosti společnosti. Důvěrné zacházení a ochrana údajů S veškerými interními firemními záležitostmi, které nebyly zveřejněny, musí být zacházeno přísně důvěrně. K těmto záležitostem patří mimo jiné informace o organizaci společnosti a rozvoji této organizace, otázky týkající se výroby, výzkumu a vývoje a údaje o interních zprávách. Povinnost důvěrného zacházení bude pro zaměstnance trvat i po skončení jejich pracovního poměru u společnosti. Spolupráce s kolegy Úloha a význam našich kolegů je pro úspěch skupiny BorsodChem rozhodující. Skupina BorsodChem vytváří podmínky, které umožňují profesní i osobní rozvoj a vytvářejí předpoklady pro vysokou a vynikající výkonnost. Spoléháme se na všechny naše motivované a kvalifikované zaměstnance, kteří považují změnu za příležitost a mají zájem o další rozvoj; za tyto zaměstnance přebírá skupina Vysoká úroveň pokroku počítačových technologií vede rovněž k novým výzvám v oblasti ochrany údajů. Vysoká úroveň ochrany musí být zajištěna jak ve vztahu ke kvalitě údajů, tak i z hlediska účinné ochrany před neoprávněným přístupem. Osobní údaje nesmí být shromažďovány, zpracovávány ani používány, pokud to není nezbytně nutné pro předem stanovené, jasné a zákonné účely. 1. Kvalifikačními předpoklady se rozumí takové schopnosti určité osoby, jež jí umožňují další rozvoj svých odborností a dovedností, čímž tato osoba zůstává aktivní výdělečně činnou osobou na trhu práce. 6

7 Ve společnosti se používá výhradně legálně zakoupený software. Ochrana pověsti a majetku společnosti Každý zaměstnanec skupiny BorsodChem nese odpovědnost za pověst společnosti a je povinen tuto pověst na veřejnosti chránit. Každý zaměstnanec skupiny je odpovědný za ochranu duševního vlastnictví a fyzického majetku společnosti. Telefon, fax, a veškerý počítačový hardware a software musí být v prvé řadě využívány pro pracovní účely a jakékoli jiné použití podléhá povolení (stanoveno v pracovní smlouvě nebo schváleno přímým nadřízeným). Jiné zvláštní pracovní prostředky musejí být používány v souladu s příslušnými předpisy. Zaměstnanci skupiny nesmějí bez dovolení používat firemní majetek. Používání firemního majetku pro vlastní účely nebo pro potřeby třetích osob bez výslovného povolení bude považováno za stejně závažný čin jako krádež a může vést k ukončení pracovního poměru. Transparentnost Všechny transakce musejí být zaznamenány a zdokumentovány v souladu s platnými maďarskými a mezinárodními pravidly a zákony. Sledování a kontrolu těchto transakcí provádí na vysoké úrovni vedle nezávislých externích auditů také oddělení interního auditu. Střet zájmů Střetem zájmů se rozumí situace, kdy se zájmy skupiny BorsodChem liší od Vašich osobních zájmů nebo od zájmů Vašich blízkých příbuzných či obchodních partnerů. Těmto situacím je třeba se vyhnout, neboť mohou dokonce i bez našeho povšimnutí ovlivňovat úsudek dotyčných osob. Proto je důležité vyhnout se byť jen náznaku střetu zájmů, který může vyvolat dojem podjatosti. BorsodChem nabízí, nebo využití majetku a zdrojů společnosti pro osobní účely přijetí jakéhokoli osobního zvýhodnění, které je nám přímo nebo nepřímo nabídnuto z důvodu skutečnosti, že jsme zaměstnanci skupiny BorsodChem, pokud se nejedná o společensky přijatelný dárek nebo jiný projev pohostinnosti získání podílu v podniku dodavatele, klienta nebo konkurenta skupiny BorsodChem, s výjimkou veřejně obchodovaných akcií přijetí pracovní funkce nebo výkon jakéhokoliv jiného zaměstnání mimo skupinu BorsodChem, aniž by k tomu bylo uděleno povolení provedení jakékoli transakce, jež spadá do sféry zájmu skupiny BorsodChem, s blízkým příbuzným nebo spřízněnou organizací, v níž Vy nebo Váš blízký příbuzný vlastníte podíl zaměstnání příbuzné osoby bez předchozího souhlasu. Máte-li jakýkoliv dotaz týkající se střetu zájmů, kontaktujte prosím hlavního pracovníka odpovědného za dodržování předpisů. II. Vztahy se zákazníky Čestné a správné zacházení se zákazníky a uspokojení jejich potřeb a zájmů je předpokladem úspěšného a dlouhodobého obchodního vztahu. Se zákazníky je třeba jednat diskrétně, bez zvláštních výjimek, podjatosti a diskriminace. Zaměstnanci společnosti se zavazují uplatňovat výhradně zákonné obchodní postupy a považovat veškeré informace obdržené od zákazníků za důvěrné. Možnými případy střetu zájmů, jimž se musí každý vyhnout, jsou následující situace: poskytování služeb klientovi, v němž skupina Borsod- Chem vlastní přímý nebo nepřímý majetkový podíl osobní prospěch z obchodní příležitosti, jež se skupině Skupina BorsodChem bude poskytovat skutečné, úplné, jasné, spolehlivé a ucelené informace o svých produktech. Společnost nesmí šířit lživé informace, zatajovat skutečnosti ani se ve svých reklamách či jiných veřejných prezentacích uchylovat ke zveličování. 7

8 III. Vztahy s dodavateli a věřiteli Vztahy s dodavateli a věřiteli jsou založeny na vzájemné důvěře a respektu. Veškeré informace související se vztahy mezi skupinou BorsodChem a jejími dodavateli je třeba považovat za důvěrné. Společnost nezneužije svého tržního postavení a zavazuje se, že svým obchodním partnerům zajistí rovné podmínky. Skupina BorsodChem se zavazuje, že pro své zaměstnance a obchodní partnery zdržující se v provozních prostorách společnosti vytvoří bezpečné pracovní prostředí a současně jim uloží povinnost dodržovat veškeré bezpečnostní předpisy platné ve společnosti. Společnost se zavazuje, že bude dodržovat veškeré dohodnuté podmínky. V případě, že naše společnost není z důvodu nepředvídaných událostí schopna dostát svým vzájemně dohodnutým závazkům, zahájí společnost jakmile to bude možné jednání s dotyčným obchodním partnerem s cílem nalézt alternativní řešení. Skupina BorsodChem bude svým věřitelům poskytovat platné záruky a spolehlivé informace ohledně své ekonomické situace a bude usilovat o efektivní využívání úvěrů získaných pro podnikatelské účely. IV. Vztahy s konkurenty Skupina BorsodChem je povinna dodržovat právní předpisy upravující vztahy s konkurenty a zakazuje veškeré neetické a nezákonné obchodní praktiky. Je zakázáno vést s konkurenty jednání týkající se následujících aspektů: cen, slev, podmínek prodeje zisku, marží, údajů o nákladech tržních podílů, prodejních teritorií nebo trhů rozdělení zákazníků nebo teritorií výběru nebo odmítnutí zákazníků nebo dodavatelů omezení teritorií nebo trhů, na nichž společnost může prodávat své výrobky. Skupina BorsodChem se nebude pokoušet získat nečestným nebo nezákonným způsobem (pomocí průmyslové špionáže, korupce nebo jiných nekalých praktik) informace o obchodní činnosti svých konkurentů. Společnost nebude nikoho jakýmkoliv způsobem nutit k používání jejích výrobků. V. Vztahy se státními a vládními orgány, regionem a společností Skupina BorsodChem se zavazuje, že při jednáních se státními a vládními orgány, místními orgány, regionem, sdělovacími prostředky a celou společností bude jednat způsobem, který se očekává od sociálně odpovědných právnických osob, a bude jim nepřetržitě poskytovat spolehlivé informace. Skupina musí respektovat zákony a jednat výhradně v souladu s platnými zákonnými předpisy. Společnost bude odvádět splatné daně v přesné výši a nedopustí se úmyslného daňového podvodu, přičemž musí zajistit transparentnost všech finančních transakcí; rovněž bude dodržovat právní předpisy týkající se praní špinavých peněz. V souladu se schválenými interními normami podporuje skupina BorsodChem kulturní, vzdělávací, technický a infrastrukturní rozvoj v regionu. Při poskytování darů budou uplatňována následující pravidla: žádosti soukromých osob o dary jsou zásadně odmítány 8

9 platby na soukromé účty nejsou povoleny dary snižují daňovou povinnost dary musí být transparentní a vždy musí existovat vysvětlení, proč byl určitý dar poskytnut a jakým způsobem tato pomoc poslouží cílům, jichž má být jejím prostřednictvím dosaženo předstírané dary jsou zakázány, neboť porušují zásadu transparentnosti (předstíranými dary se rozumí plnění, která se tváří jako odměna za určitou službu, přičemž hodnota této odměny je ve skutečnosti mnohem vyšší) Společnost se zavazuje, že bude svých činností využívat k šíření dobrého jména regionu a celé země. Na území skupiny nejsou povoleny žádné politické činnosti jakéhokoliv druhu a společnost nebude poskytovat přímé ani nepřímé finanční příspěvky žádným politickým stranám. VI. Kvalita, bezpečnost, ochrana životního prostředí V zájmu posílení důvěry partnerů skupiny BorsodChem a zvýšení konkurenceschopnosti jejích výrobků uplatňuje skupina integrovaný systém zajišťování kvality a řízení v oblasti ochrany životního prostředí. Skupina BorsodChem má zavedenu komplexní koncepci pro zdraví a bezpečnost partnerů, zaměstnanců a občanů, jež tvoří nedílnou součást řízení společnosti z hlediska ochrany životního prostředí a bezpečnosti. Při výběru technologií a procesů dává společnost přednost efektivním technologickým řešením s cílem snížit dopad na životní prostředí a posílit bezpečnost procesů. se zavedenou bezpečnostní politikou skupina BorsodChem trvale usiluje o stálý rozvoj bezpečnosti práce, požární bezpečnosti a bezpečnosti životního prostředí. Skupina BorsodChem realizuje své činnosti v oblasti ochrany životního prostředí v souladu se zásadami vymezenými ve firemní politice ochrany životního prostředí. Nepřetržitě tak usiluje o potlačení ekologické zátěže, čímž zajišťuje, že rizika spojená s využíváním životního prostředí při jejích výrobních činnostech jsou udržována na přijatelné úrovni. Ochrana životního prostředí tvoří významnou součást rozvojových projektů společnosti. Již ve fázích plánování, přípravy a získání povolení společnost vědomě usiluje o zlepšení parametrů výkonnosti v oblasti ochrany životního prostředí, přičemž klade důraz na soulad s požadavky EU. VII. Mezinárodní vztahy Skupina BorsodChem odpovědně realizuje mezinárodní obchodní a investiční činnosti. Při zahraničních obchodních činnostech společnost vždy dodržuje zákonné předpisy platné v příslušné partnerské zemi a respektuje tradice a kulturu dotyčné země. VIII. Vztahy s akcionáři Při všech svých činnostech bere skupina BC vždy ohled na zájmy akcionářů. Společnost BorsodChem své akcionáře věrohodně, pravidelně a otevřeně informuje o své obchodní politice, dosavadních výsledcích a hlavních směrech budoucího rozvoje firmy. Vedení společnosti je odhodláno vytvořit podmínky pro bezpečnou práci, snížit riziko úrazů na minimum a zajistit bezpečné a chráněné prostředí a přebírá odpovědnost za naplnění těchto cílů. Klíčovou úlohu při dosahování těchto cílů hraje vedle činností vedení firmy také povědomí zaměstnanců o bezpečnosti při každém jednání. V souladu IX. Morální odpovědnost vedení Nejvyšší vedoucí pracovníci skupiny BorsodChem jsou vždy příkladem pro ostatní zaměstnance společnosti, a 9

10 proto je důležité zdůraznit některé požadavky a očekávání, jež by měli plnit: Manažeři skupiny BorsodChem musí v plném rozsahu dodržovat všechna ustanovení etického kodexu a vyvarovat se byť jen náznaku jakéhokoliv střetu zájmů. Každý manažer nese odpovědnost za vyžadování a zajištění ucelenosti a správného obsahu, jakož i přesnosti a včasnosti informací poskytovaných v dokumentech a zprávách, které skupina BorsodChem zveřejňuje na externích a interních fórech. Manažeři nesmí při své práci nikdy zkreslovat skutečnosti. K závěru, že manažer zkreslil skutečnosti, je možné dospět zejména v situaci, kdy a. manažer záměrně uvedl nepravdivé a zavádějící údaje ve finančních zprávách a záznamech b. manažer umožnil uvedení takových údajů jiné osobě nebo vydal pokyn v tomto smyslu c. manažer neopravil nepravdivé nebo zavádějící finanční zprávy nebo záznamy d. manažer podepsal nebo umožnil jiné osobě podepsat dokument, který obsahuje nepravdivé nebo zavádějící informace e. manažer poskytl zavádějící odpověď nebo neposkytl odpověď na konkrétní dotazy auditorů skupiny BorsodChem. Manažer je povinen zajistit, že skupina BorsodChem dodržuje a respektuje všechny příslušné zákonné předpisy platné v legislativní oblasti, která je relevantní pro podnikatelskou činnost společnosti BorsodChem, včetně předpisů týkajících se účetnictví a kontroly. Každý manažer je povinen neprodleně informovat vedoucího pracovníka odpovědného za dodržování předpisů nebo učinit oznámení prostřednictvím etické linky, pokud se dozví jakékoli informace související zejména s tímto: a. všechny případy podvodu (bez ohledu na jejich závažnost nebo hodnotové limity), do nichž jsou manažeři nebo jiní zaměstnanci zapojeni a které hrají důležitou úlohu při přípravě nebo poskytování údajů o finančních zprávách skupiny BorsodChem b. porušení jakéhokoliv zákona nebo předpisu týkajícího se skupiny BorsodChem a jejích společností, kterého se dopustil kterýkoliv zaměstnanec, konzultant, smluvní partner nebo zástupce skupiny BorsodChem c. jakékoli nedostatky nebo chyby v činnostech skupiny BorsodChem, které nepříznivě ovlivňují zaznamenávání, zpracování a účtování finančních údajů ve společnosti, a tím i její transparentnost. X. Výkon a sankce Dodržování etického kodexu je povinností všech zaměstnanců skupiny BorsodChem. V případě pochybností příslušný vedoucí pracovník, pracovník odpovědný za dodržování předpisů a personální ředitel společně rozhodnou, zda určité jednání je či není správné a v souladu s předpisy a pravidly. Ohlašování případů porušení etického kodexu je úkolem všech zaměstnanců a zainteresovaných stran. Stížnosti mohou být podávány telefonicky, poštou nebo elektronickou poštou, a to etické lince skupiny BorsodChem (viz kontaktní údaje na straně 14). Na přání mohou být oznámení podávána rovněž anonymně. S veškerými oznámeními bude zacházeno přísně důvěrně a bude zajištěno jejich neprodlené a účinné vyšetření. Záměrné nesprávné chování, tj. porušování hodnot a zásad etického kodexu, je nepřípustné a každé takové porušení bude stíháno. Stíhání bude vedeno v souladu se zákoníkem práce, občanským zákoníkem a interními předpisy skupiny BorsodChem. Uplatněné sankce mohou v závislosti na závažnosti případu spočívat v ústním či písemném napomenutí, ukončení pracovního poměru nebo jiném trestu za účelem vynucení práva, v souladu se zákonnými a interními předpisy. V případě, že vědomě zaviněným porušením povinností vznikne zaměstnavateli škoda, může zaměstnavatel dotyčnému zaměstnanci uložit povinnost vzniklou škodu nahradit. 10

11 Kontaktní údaje na etickou linku skupiny BorsodChem Adresa: Chief Compliance Officer H-3700 Kazincbarcika Bolyai tér 1., Pf. 208 Telefon: Dovolujeme si Vás upozornit na skutečnost, že pokud podáváte oznámení etické lince skupiny BorsodChem, měli byste tak učinit výhradně bez uvedení údajů umožňujících identifikaci osoby, jíž se stížnost týká. Nezákonné předávání osobních údajů může mít následky podle občanského nebo trestního práva.

12 adresa H-3700 Kazincbarcika, Bolyai tér 1. telefon fax