PARTICIPANT PORTAL: portál pro předkládání a řízení projektů 7.RP/H2020

Transkript

1 PARTICIPANT PORTAL: portál pro předkládání a řízení projektů 7.RP/H2020 Brno Praha Milena Lojková Lucie Matoušková NCP pro finanční aspekty 7. RP a H2020, TC AV ČR

2 Obsah semináře Kroky před tvorbou návrhu projektu (registrace uživatele, registrace instituce, nominace a role LEARa, ) Projektový návrh (tvorba, obsah, editace, role v projektu, ) Příprava grantové dohody (záložky v systému, ) Vykazování EK (finanční výkaz, ) 7. RP H2020 ZAMĚŘENO NA RIA, IA, CSA, SME Instrument 2

3 Zdroje informací Beneficiary register User s Guide Beneficiary register: SME Self Assessment Guidance User s Guide Proposals Submission Service User Manual Reference Documents v PP: op/en/funding/reference_docs.html Guide on beneficiary registration, validation and financial viability check Guide for proposal submission and evaluation Guide for Grant Agreement Preparation H2020 online manual Infoden EK pro koordinátory (Brusel, ) Videa nominace LEARa a podpis Grantové dohody 3

4 Části Participant Portal 4

5 1. Kroky před tvorbou návrhu projektu

6 Kroky předcházející registraci návrhu projektu 1. registrace jednotlivce v PP (tzv. ECAS účet) 2. registrace instituce v PP (získání PIC) provádí se pouze jednou, před podáním prvního návrhu do 7. RP/H2020 provádí se bez ohledu na roli v projektu (partner / koordinátor) - při 2kolovém hodnocení výzvy u partnerů nutné až ve 2. kole týká se i organizací vystupujících v projektech jako propojená třetí strana PIC a ECAS ze 7. RP zůstávají i pro H2020 6

7 Jak založit účet ECAS? = identifikace osoby (nelze vytvořit více ECAS účtů pod jedním em) potvrzení o registraci zasláno na uvedený do 90 min nutno dokončit registraci vytvoření hesla (přes odkaz v u) při přihlášení vybrat doménu EXTERNAL 7

8 ECAS účet při registraci uživatele není možné přiřadit se k již zaregistrované instituci přiřazení vznikne až při podání prvního návrhu projektu viditelnost detailů o organizaci dle typu role 8

9 Má moje organizace PIC? 9

10 Moje organizace nemá PIC! 10

11 Registrace organizace = získání PIC (I) SHODNÝ ÚDAJ 11

12 Registrace organizace = získání PIC (II) DOPORUČENÍ: POKRAČOVAT 12

13 Registrace organizace = získání PIC (III) SME QUESTIONNAIRE 13

14 Registrace organizace = získání PIC (IV) - relevantní pro MSP (SME Questionnaire) MSP s historií MSP bez historie + informace o SHAREHOLDERS / PARTICIPATIONS / OTHER RELATIONSHIP 14

15 Registrace organizace = získání PIC (V) - relevantní pro MSP Statut MSP z 7. RP - kontrola 15

16 Registrace organizace = získání PIC (VI) 16

17 Registrace organizace = získání PIC (VII) 17

18 Registrace organizace = získání PIC (VIII) 18

19 Statut PIC DECLARED VALIDATED po registraci automatický statut PIC DECLARED vyčkat na zahájení validace PIC ze strany REA (na konci statut PIC VALIDATED ) podpůrné dokumenty pro validaci: všichni: dokument potvrzující právní formu Legal Entity Form (šablony*) plátci DPH: osvědčení o registraci k DPH neplátci DPH: doklad potvrzující, že subjekt není plátce DPH soukromé subjekty: výpis z obchodního či jiného rejstříku veřejné subjekty: rozhodnutí, zákon, vyhláška, či jiný dokument zakládající organizaci neziskové organizace: doklad prokazující, že organizace nemá povinnost rozdělovat zisk mezi své členy nebo podílníky VŠ: doklad vydaný národní autoritou schvalující poskytování vzdělávání výzkumné organizace: nejsou požadovány další podpůrné dokumenty MSP: nejsou požadovány další podpůrné dokumenty >>> dokumenty mohou být v ČJ (pro urychlení validace v AJ) >>> vložení na Participant Portal (max. 6 Mb/soubor) >>> KDO? Self Registrant / LEAR * 19

20 Legal Entity Appointed Representatives (LEAR) = osoba v organizaci spravující data o organizaci uložená v PP pro H2020 nutná nová nominace statutárním orgánem (návod v H2020 online manuálu) prioritně vyřizovány nominace organizací s úspěšným projektem H2020 LEAR obdrží em uživatelské jméno + dopisem PIN (cca 2 týdny po obdržení u) pravomoci LEARa: spravuje data o organizaci uvedená v PP, navrhuje a zasílá EK neformální změny (změna sídla, právní formy, ) vidí seznam aktuálních návrhů projektů a schválených projektů organizace vidí jaké role byly přiděleny ostatním zaměstnancům uděluje roli Legal Signatory (LSIGN), Financial Signatory (FSIGN), Account Administrator pravomoci může alternovat Account Administrator (vyjma jmenování /odvolání AA) 20

21 Role v Participant Portal SELF REG. SELF REG. Zdroj: Prezentace EK 21

22 Editační pravomoci dle rolí 22 Zdroj: Prezentace EK

23 Nominační pravomoci dle rolí Zdroj: Prezentace EK 23

24 2. Projektový návrh

25 Registrace projektového návrhu Před spuštěním systému pro předkládání návrhů - šablony pro návrh projektu ve veřejné části PP (v PDF) - zkrácená verze pro 1. kolo 2kolových výzev Po spuštění systému editovatelná verze v interní části PP

26 Registrace projektového návrhu

27 Registrace projektového návrhu

28 Identifikace koordinátora Role registrující osoby Základní informace o návrhu 28

29 Koordinátor zadává PIC partnerů a kontakt na konkrétní osobu (ECAS ) U 2kolových výzev se partneři v 1. kole nepřidávají!!! Přidání nového kontaktu organizaci koordinátora 29

30 30

31 Administrativní formuláře - koordinátor může editovat všechny části - partner může editovat pouze své části - Validate form - identifikace prázdných nebo chybně vyplněných polí. části 4 a 5 se v 1. kole 2kolových výzev nevyplňují 31

32 Administrativní formuláře nelze editovat automaticky se přenáší z údajů v PIC kódu (změna pouze LEAR/Acc.Admin) 32

33 Administrativní formuláře rozpočet propojených třetích stran se uvádí do rozpočtu příjemce v prvním kole dvoukolových výzev se uvádí pouze souhrnný rozpočet 33

34 Administrativní formuláře Pokud odpověď na některou otázku ANO, nutné další informace v části B 34

35 Část B a přílohy: Stáhnout editovatelné šablony (MS WORD) Vyplnit všechny části Převést do formátu PDF Nahrát zpět do systému (max. velikost 10.0 MB/soubor) Annex Sections: 1. Excellence 2. Impact 3. Implementation 4. Members of the consortium 5. Ethics and Security Část B může nahrát pouze KOORDINÁTOR 35

36 Návrh je možné editovat až do uzávěrky výzvy Platná je poslední odeslaná verze Pozor u SME Instrument po odeslání není možné návrh editovat!!! 36

37 3. Příprava a podpis GA Zdroj: Evropská Komise

38 Cíle přípravné fáze V případě pozitivního hodnocení projektového návrhu a jeho doporučení k financování, obdrží koordinátor Evaluation Summary Report a je vyzván k asistenci při přípravě GA Cílem je: validace žadatelů s dočasným PIC zkontrolovat, zda popis prací (příloha 1 GA) a rozpočet (příloha 2 GA) odpovídají projektovému návrhu stanovit v GA klíčové údaje (začátek projektu, vykazovaná období, výše předfinancování, zapojení některých třetích stran, atd.) Posoudit finanční kapacitu u koordinátorů s finančním příspěvkem EU na projekt EUR Pokud projektový návrh podává jediný žadatel, není považován za koordinátora. K prověření finanční kapacity dochází pouze v případě opodstatněných pochybností. Nevztahuje se např. na veřejné subjekty na instituce vyššího nebo středoškolského vzdělávání Pokud je to relevantní, doplnit jakékoliv požadavky vyplývající z etického (Ethics review) nebo bezpečnostního (Security scrutiny) hodnocení. 38

39 Minimální nastavení rolí - nutné pro řízení projektu 1 Primary Coordinator Contact (CoCo) 1 Participant Contact (PaCo) pro každého příjemce 1 Legal Entity Appointed Representative za organizaci 1 Legal Signatory (LSIGN) za organizaci 1 Financial Signatory (FSIGN) za organizaci 1 osoba (= 1 účet ECAS) může mít neomezené množství rolí (např. vlastník MSP může být souběžně PaCo, LEAR, LSIGN a FSIGN) Příklad: Konsorcium 10 partnerů: minimálně 40 rolí pro minimálně 10 osob 39

40 Úpravy obsahu projektu Fáze přípravy grantové dohody trvá maximálně 3 měsíce Vzhledem k časovému limitu se nepředpokládají významnější změny původního projektového návrhu. Možné jsou nicméně úpravy v souvislosti s: Zajištěním souladu s pravidly H2020 (např. finančními a právními pravidly) Odstraněním administrativních chyb nebo nesrovnalostí Odchodem některého z partnerů během přípravy grantu (výjimečné, musí být řádně zdůvodněno) Přezkumem v oblasti etiky nebo bezpečnosti Opravou nedostatků identifikovaných hodnotiteli v ESR 40

41 Průběh přípravy GA grant agreement data (GA data) Invitation + ESR 3 months max. Grant signature 3 weeks ~1 week 2 weeks consortium PO consortium submit GA data remaining issues (if any) submit GA data (final) 41

42 Průběh přípravy GA Consortium Project Officer sum of scientific/technical, budgetary, administrative, and legal information on your project GRANT AGREEMENT DATA core grant agreement Annex 1, description of the action (project description) Annex 2, budget other annexes 42

43 Popis projektu (Description of Action, DoA) = detailní popis projektových prací, který má stejnou strukturu jako projektový návrh (části A a B) Část A Část B Obsahuje abstrakt projektu, seznam příjemců, seznam a popis pracovních balíčků, výstupů a milníků, pracnost projektu (vyjádřená ČM), etické požadavky apod. Generuje se automaticky z projektového návrhu a informací vyplněných do online formulářů ve fázi přípravy GA. popisná část projektu Příslušné sekce musí být zkopírovány z části B projektového návrhu do vzorové šablony. Vyplněná šablona ve formátu pdf se nahrává do PP. 43

44 Description of work (část A) Vyplňte on-line formuláře (v Participant Portal) 1.1 The project summary (automated, proposal table A1) 1.2 The list of beneficiaries (automated, proposal table A2) 1.3 Work plan tables Detailed implementation WT1 List of work packages (based on Proposal table 3.1b) WT2 List of deliverables (based on Proposal table 3.1c) WT3 Work package descriptions (based on Proposal table 3.1a) WT4 List of milestones (based on Proposal table 3.2a) WT5 Critical risks and mitigation actions (based on Proposal table 3.2b) WT6 Summary of project efforts in person months (based on Proposal table 3.5a) WT7 Tentative schedule of project reviews (set by project officer) 1.4 Ethics requirements (if any, set by project officer) 44

45 Description of work část B Vyplňte šablonu, převeďte do formátu pdf, nahrajte do PP Šablona předepisuje povinnou strukturu a upozorňuje na možné překryvy s částí A 45

46 Ethics review/security scrutiny Kromě hodnocení vědeckých/technických aspektů, může být projektový návrh hodnocen také z hlediska etiky a bezpečnosti např. když příjemce identifikuje existenci těchto aspektů v projektovém návrhu nebo pokud jsou specifikovány v konkrétní výzvě. Výsledky hodnocení musí být implementovány do GA Etické požadavky jsou závazné, musí být vloženy projektovým úředníkem do části A (DoA) Příjemce musí aktualizovat sekci etiky v části B (DoA) Některé etické požadavky je nutné splnit ještě před podpisem GA Podobné principy platí se aplikují také při hodnocení bezpečnostních aspektů. 46

47 Příprava GA 47

48 Příprava GA

49 Shrnutí projektu

50 Význam použitých ikon Nechybí žádné informace Chybí informace: blokuje Pouze pro informaci Chybí informace: v tuto chvíli neblokuje 50

51 Validační funkce

52 Příprava GA Data jednotlivých příjemců jsou přeneseny z projektového návrhu 52

53 Příprava GA Představitelé projektu: je nutné provést kontrolu a případně také aktualizaci

54 Zadejte název oddělení, které bude vykonávat projektové práce 54

55 Příprava GA K příjemci přidejte propojenou třetí stranu (pokud je to relevantní) Propojené třetí strany musí být zaregistrované a zvalidované stejně jako příjemci

56 Vyberte bankovní účet (týká se pouze koordinátora) 56

57 Příprava GA Specifikujte termín zahájení projektu (variantu fixed starting date nutno obhájit) Ostatní obecné informace jsou přeneseny automaticky (název, abstrakt, ) 57

58 Příprava GA Vykazované období bude doplněno projektovým úředníkem. 58

59 Příprava GA Informace o GA (pouze ke čtení)

60 Příprava GA GA možnosti (pouze ke čtení)

61 Tabulky s rozpočtem jsou přeneseny z projektového návrhu - zkontrolujte a v případě nutnosti upravte. 61

62 Příprava GA Přidejte rozpočet propojených třetích stran (pokud existují) V projektovém návrhu příjemce uvádí souhrnný rozpočet za každého příjemce a jeho propojenou třetí stranu. V GA je nutné rozpočty od 62 sebe oddělit. Součet ale zůstává stejný.

63 Příprava GA Finanční informace - Zkontrolujte tabulku s rozpočtem - Částka týkající se předfinancování je pouze informativní

64 Příprava GA Právní & finanční přehled (pouze ke čtení) 64

65 Příprava GA Přidejte pracovní balíčky z části B projektového návrhu 65

66 Příprava GA Přidejte výstupy (deliverables) z části B projektového návrhu 66

67 Příprava GA Přidejte milníky (milestones) z části B projektového návrhu 67

68 Příprava GA Reviews vyplní projektový úředník 68

69 Příprava GA Critical Risks přidejte z části B projektového návrhu 69

70 Příprava GA Ethics (pouze ke čtení)

71 Příprava GA Project (Example) Nahrajte DoA, Část B (pdf)

72 4. Project Legal Signatory (PLSIGN)

73 Příprava grantové dohody - nominace PLSIGN Ve fázi přípravy GA je nutné v Participant Portal nominovat osobu, která je oprávněná jménem organizace podepisovat smlouvy tzv. Projet Legal Signatory (PLSIGN). Postup: 1) Nominace na úrovni organizace (LSIGN) provádí LEAR (příp. Account Administrator) prostřednictvím tlačítka Organisation Roles je možné nominovat i více osob (tj. vytvořit seznam) Tip: Při nominaci může LEAR přidat komentář, který umožní řešiteli vybrat správnou osobu: Např.: Grantové dohody podepisuje od Ing. Jan Král 2) Nominace na úrovni projektu (PLSING) provádí hlavní řešitel (PaCo/CoCo) 1 GA = 1 podpis Specifický případ: podle interních pravidel příjemce GA podepisují 2 osoby nutno řešit zavedením interního schvalovacího postupu 73

74 Příprava grantové dohody - povinnosti PLSIGN PLSIGN elektronicky podepisuje: Čestné prohlášení (Declaration of Honour), v němž příjemce stvrzuje, že je způsobilý zúčastnit se projektu a není v situaci, která by vylučovala udělení grantu (např. konkurs) KDY? před podpisem GA Grantovou dohodu KDY? poté, co je GA připravena k podpisu GA nejprve podepisuje koordinátor, poté EK (projektový úředník) a nakonec ostatní partneři (přístupové formuláře) 74

75 Nominace PLSIGN 75

76 Nominace PLSIGN 76

77 Nominace PLSIGN 77

78 Nominace PLSIGN 78

79 Nominace PLSIGN 79

80 5. Elektronický podpis GA

81 Elektronický podpis GA 81

82 82

83 83

84 Podpis GA ARTICLE 58 ENTRY INTO FORCE OF THE AGREEMENT The Agreement will enter into force on the day of signature by the [Commission][Agency] or the coordinator, depending on which is later. SIGNATURES For the coordinator For the [Commission][Agency] 84

85 6. Projektové reportování (7.RP)

86 Přístup k reportingovým nástrojům 86

87 Scientific reporting 87

88 Financial reporting Add Form C Add Adjustment Form C 88

89 Form C 89

90 Součástí Formuláře C je také Informace o čerpání zdrojů, do níž se vyplňují se hlavní nákladové položky 90

91 Form C Adjustment 1) Volba vykazovaného období, v kterém je nutné změnu provést 2) Vyplnění (pozitivních či negativních) rozdílů oproti Formuláři C 91

92 92

93 7. Elektronické schvalování finančního výkazu

94 Kterých GA se elektronické schvalování týká? Formulář C se zasílá pouze elektronicky, povinnost zasílat papírovou verzi podepsanou pověřenou osobou se ruší Nový režim se vztahuje na GA 7. RP podepsané počínaje 01/01/2013 (datum, kdy vstoupila v platnost revidovaná MGA) a na všechny GA H2020 Pro GA podepsané do konce roku 2012 bude tento režim k dispozici jako možnost (nikoliv povinnost) u běžících grantů bude v případě zájmu o využití nového režimu nutná změna GA (prostřednictvím předepsaného vzoru) změna GA se bude týkat všech partnerů v projektu (smíšené reportování v rámci 1 konsorcia nebude umožněno) 94

95 Kdo finanční výkazy schvaluje? Nejpozději při prvním finančním reportování je nutné v Participant Portal nominovat osobu, která je oprávněná schvalovat finanční výkazy konkrétního projektu (Project Financial Statement Authorised Singatory FSIGN) Postup: 1) Nominace na úrovni organizace (FSIGN) provádí LEAR (příp. Account Administrator) prostřednictvím tlačítka Organisation Roles je možné nominovat i více osob (tj. vytvořit seznam) Tip: Při nominaci může LEAR přidat komentář, který umožní řešiteli vybrat správnou osobu (např.: Finanční výkazy katedry chemie podepisuje od Ing. Jaroslav Koláček ) 2) Nominace na úrovni projektu (PFSING) provádí hlavní řešitel (Participant Contact - PaCo) 1 finanční výkaz = 1 podpis 95

96 Proces elektronického schvalování finančního výkazu Participant Contact (PaCo) přiřadí k projektu osobu oprávněnou podepisovat finanční výkaz (PFSING) PaCo (případně Task Manager) připraví finanční výkaz a v případě potřeby nahraje také naskenovanou kopii Osvědčení o finančních výkazech (CFS) podepsanou auditorem. Originál musí být uchován. PaCo informuje oprávněnou osobu o tom, že finanční výkaz je připraven ke schválení PFSIGN Formulář C elektronicky podepíše a zašle koordinátorovi Koordinátor může nahlížet do návrhu finančního výkazu a vyjádřit se k němu před oficiálním podpisem. Dále má možnost zamítnout elektronický finanční výkaz zaslaný partnerem a vrátit jej k opravě/přepracování. Poté, co koordinátor zašle balíček finančních výkazů Evropské komisi, obdrží digitálně podepsané elektronické potvrzení o přijetí. 96

97 Specifika propojených třetích stran (7. RP - speciální doložka číslo 10) Propojené třetí strany nemají povinnost jmenovat role LEAR a FSIGN Příjemce, který spolupracuje s propojenou třetí stranou je povinen zaslat její finanční výkaz koordinátorovi (bez elektronického podpisu) Poté, co koordinátor předá balíček finančních výkazů Evropské komisi, musí být finanční výkaz třetí strany vytištěn a podepsán autorizovanou osobou třetí strany. Příjemce má povinnost uchovat finanční třetí strany pro potřeby případného auditu. 97

98 Finanční dotazy: Právní dotazy: