Centrální podatelna a Spisová služba

Transkript

1 AMU = DAMU + FAMU + HAMU Centrální podatelna a Spisová služba 1) Centrální podatelna - výhody, změny v činnostech pracovišť a složek 2) Spisová služba (SpSl) - princip, funkce, legislativní východiska 3) Evidence pošty - úřední - osobní - doporučená nebo s dodejkou - datová zpráva - hromadná korespondence - neevidovaná pošta - typy dokumentů - vyřízení dokumentu - označování písemností - doručování dokumentů 1 Spisová služba na AMU

2 Centrální podatelna - výhody: Podatelna AMU ZAEVIDOVÁN Í SOUČÁST AMU SOUČÁST AMU Centrální podatelna <-> Česká pošta od 1. května 2010 Česká pošta doručuje do centrální podatelny veškerou vnější korespondenci kromě Koleje Hradební a UVS Poněšice Distribuce pošty pracovnicí podatelny v rámci AMU do 3 lokalit (HAMU, DAMU, FAMU) Úřední hodiny podatelny - web 31 uzlů, kopíruje organizační strukturu, seznam zveřejněn na 2 Spisová služba na AMU

3 Činnost podatelny na AMU a změny v činnosti pracovišť na AMU: Evidence pošty pouze v elektronické formě Zrušení knih došlé a odeslané pošty, mimo sekretariátu rektora pouze pro č.j. Zrušení předávacích protokolů Distribuce pošty z podatelny na fakulty a zpět 3 Spisová služba na AMU

4 Spisová služba (SpSl) - princip Spisová služba elektronicky sleduje (dokumentuje) fyzický oběh dokumentu PID jednoznačný identifikátor ( rodné číslo ) dokumentu VÝHODY: Hlavní tíhu prvotní evidence ( PIDování ) externí pošty přebírá centrální podatelna Dokumenty jsou snadno vyhledatelné ( Historie ) V každém okamžiku a z libovolného místa počítačové sítě je dohledatelná historie pohybu dokumentu, jeho aktuální uložení a stav Snížení pracnosti při skartacích a předávání do archivu 4 Spisová služba na AMU

5 Spisová služba (SpSl) - funkce 1. evidence písemností došlých na AMU 2. evidence písemností na AMU vzniklých 3. evidence oběhu písemností po AMU 4. stav vyřízení písemností 5. místo uložení písemností ( Vyřízeno/uloženo ) 6. lhůty, skartace, archivace 5 Spisová služba na AMU

6 Spisová služba legislativní východiska: Zákon č. 499/2004 Sb. O archivnictví a spisové službě v platném znění Vyhláška č. 646 ze dne 13. prosince 2004 o podrobnostech výkonu spisové služby Spisový a skartační řád AMU Výnos rektora č. 3/2010, aktualizace počátkem roku 2014 Uživatelská příručka k modulu Spisová služba web AMU/PC/Návody 6 Spisová služba na AMU

7 Evidence pošty v podatelně AMU (kromě doporučené) Úřední pošta V adrese na 1. řádku je název organizace, v dalších řádcích konkrétní jméno příjemce je na podatelně AMU otvírána zapsána do podacího deníku SpSl označena datem přijetí, číslem PID vygenerovaným SpSl a počtem listů dle platné vyhlášky 7 Spisová služba na AMU

8 Evidence pošty v podatelně AMU (kromě doporučené) Osobní pošta Na 1. řádku v adrese je uvedené jméno zapsána do SpSl je pouze pošta určená pro rektora, prorektory, kvestora, děkany, ředitele DISKu a Studia FAMU Předmět: neotevřená zásilka ostatní osobní poštu podatelna nezapisuje požadavek na zapsání do SpSl řeší příjemce dle obsahu zásilky 8 Spisová služba na AMU

9 Označení Evidence písemností doporučené při evidenci pošty v podatelně Doporučená pošta nebo s dodejkou zapisuje se do SpSl vždy osobní doporučená pošta Předmět: neotevřená zásilka 9 Spisová služba na AMU

10 Označení Datová schránka písemností a při datová evidenci zpráva Jedná se o elektronickou podatelnu dat. zpráv pro celou AMU, číslo datové schránky je uvedeno na hl. stránce webu AMU Datová zpráva je vyzvednuta a uložena do uzlu Datové zprávy automaticky, současně je SpSl přidělen PID Spisový uzel je veden v sekretariátu rektora E. Bělovská (zástup L. Polišenská pouze pro uzel, nikoliv odesílání zpráv) Po AMU datová zpráva putuje jako příloha příslušného PIDu v neautorizované el. kopii, uzel přebírá PID přes epříjem v SpSl Datový trezor, konvertování příloh, resp. dopisů Odpovědi na tyto zprávy se odesílají opět prostřednictvím Datové schránky AMU tak, že naskenovaný dokument/odpověď příslušný pracovník AMU pošle em E. Bělovské, která provede autorizované odeslání, doklad o odeslání datovou schránkou obdrží odpovědný pracovník AMU 10 Spisová služba na AMU

11 Označení Elektronické písemností faktury při evidenci Jedná se o ovou adresu POUZE pro zasílání faktur nikoliv o elektronickou podatelnu pro AMU Přístup mají tři pracovnice podatelny, které došlou fakturu vytisknou, zapidují a pošlou na příslušný spisový uzel Jakmile je faktura doručena na faktury@amu.cz pracovnice podatelny obdrží ové avízo na svojí adresu Pokud je s dodavatelem domluveno zaslání faktury na tuto ovou adresu je nutné v záhlaví uvést též útvar nebo odpovědnou osobu, komu faktura patří, aby tato mohla být co nejdříve doručena na příslušný útvar. Bez této specifikace musí pracovnice podatelny zdlouhavě telefonicky zjišťovat, komu faktura patří 11 Spisová služba na AMU

12 Neevidovaná pošta Časopisy Noviny Letáky Novoročenky Nabídky Pozvánky, školení apod. 12 Spisová služba na AMU

13 Spisová služba typ dokumentu 1) návaznost s automatickým přiřazením spisového znaku (nejčastější typy dokumentů na AMU): - B2 Prac. smlouva, mzdové výměry pedagogové A50 - B3 Prac. smlouva, mzdové výměry ostatní A50 - B8 Návrh na přijetí pracovníka V5 - B9 Návrh na změnu pracovní smlouvy S5 - B10 Návrh na změnu mzdového výměru S5 - B12 DPP, DPČ S5 - B21 Odměny S5 - B22 Výplatní příkazy S10 - B23 Výkazy práce měsíční S5 - B24 Dovolenka S3 - B27 Potvrzení pracovní neschopnosti, neschopenky S3 13 Spisová služba na AMU

14 Spisová služba typ dokumentu 1) návaznost s automatickým přiřazením spisového znaku (nejčastější typy dokumentů na AMU): - C6 Přihláška ke studiu S5 - C13 Stipendia S5 - D9 Licenční smlouva V10 - H1 Účetní doklady, faktury, platba MAKRO S10 - H3 Pokladní doklady, stvrzenky S5 - H11 Žádost o fakturaci S5 - H12 Žádost o přeúčtování a BÚ, pokyn k přidělení čísla a dispoziční oprávnění S5 - H15 Objednávky S10 - H16 Zálohy žádosti, vyúčtování S5 - K2 Cestovní příkazy tuzemské, zahraniční S5 - K3 Vyúčtování pracovní cesty tuzemské, zahran. S5 14 Spisová služba na AMU

15 Spisová služba typ dokumentu 2) bez přiřazení spisového znaku, je třeba vybrat z nabídky Spisový znak Dopis Smlouva Studijní záležitosti Ostatní Balík 15 Spisová služba na AMU

16 Spisová služba typ dokumentu Důležité: naposledy použitý spisový znak zůstává v SpSl předvyplněn, je proto nezbytné, pokud je další zapisovaný dokument bez spisového znaku, znak zkontrolovat a příslušně upravit podle charakteru zpracovávaného dokumentu! 16 Spisová služba na AMU

17 Vyřízení dokumentu / PIDu Pracovníci na uzlech jsou odpovědni za přeřazení dokumentu s PIDem ze stavu vyřizuje se do vyřízeno tím, že doplní jméno pracovníka, u kterého je dokument uložen s uvedením data vyřízení. Současně označí políčko předáno. Pro změnu do stavu Vyřízeno je nutné mít vyplněn spisový znak. Správné zvolení spisového znaku s návazností na skartační znak a lhůtu je nezbytné pro předání dokumentu do archivu nebo ke skartaci. 17 Spisová služba na AMU

18 Označení písemností při evidenci - v podatelně Razítko podatelny na písemnosti Otevřená zásilka Označení na písemnosti vpravo v horní části Datum + PID Neotevřená zásilka Na obálce v levé spodní části Datum + PID Razítko podatelny na obálce 18 Spisová služba na AMU

19 Označení písemností při evidenci v uzlu SpSl Ruční zápis na uzlu Otevřená zásilka Označení na písemnosti vpravo v horní části Datum + PID Důležité: pokud je dokument předáván interní poštou v obálce, je nutné uvádět PID na dokumentu i na obálce. PID pouze na obálce je naprosto nefunkční, neboť obálka se může vyhodit/znovu použít a nikdy už se nedopátrá, jakým PIDem byl dokument označen. Naopak PID pouze na dokumentu (neotevřená zásilka) znemožňuje dohledání v podatelně při předávání na uzel. 19 Spisová služba na AMU

20 Externí doručování Odesilatelé Odesilatelé Svět Podatelna AMU ZAEVIDOVÁNÍ výdej předání výdej Spisový uzel předání Spisový uzel 20 Spisová služba na AMU

21 Standardní doručovací cesta - interní pracoviště 1 zaevidování Odesílatel AMU předání Podatelna AMU předání pracoviště 2 vyřízení Adresát AMU 21 Spisová služba na AMU

22 Přímá doručovací cesta interní (urgentní + v rámci lokality) pracoviště 1 zaevidování Odesílatel AMU Podatelna AMU pracoviště 2 vyřízení Adresát AMU 22 Spisová služba na AMU

23 Jednací č. naše Č.j. se generuje z modulu SpSl podle příslušného uzlu (PID bez č.j. je možný, avšak č.j. bez PIDu nelze) První 3 čísla je číslo spisového uzlu/rok/poř. číslo (od 1.1. do daného roku) Např: 900/13/0007 Zásada: č.j. se uvádí pouze ve vnější korespondenci (např. styk s MŠMT, odvolání proti nepřijetí, stížnosti, korespondence s úřady státní správy atp.) 23 Spisová služba na AMU

24 Užitečné informace Záložka Historie informace o pohybu PIDu/dokumentu Ikonka hodin vloží aktuální datum Dvakrát stisknutí klávesy F7 se zopakuje naposledy zadaný dotaz Při chybě je možné záznam přesunout do Chybné evidence pomocí ikony Uzly je možné z číselníku vybírat i pomocí čísel uzlu, (např: při zadání 20 a následném přeskočení do dalšího pole se automaticky zobrazí 20 DAMU) V textu lze používat běžné klávesové zkratky (např: Ctrl + C; Ctrl + V) Ikonku Další akce Hromadné opravy - je možné použít k hromadným operacím s písemnostmi (např: hromadná změna stavu z Vyřizuje se na Vyřízeno. Musí se jednat o stejnou změnu ve stejném poli na všech vybraných písemnostech stejného charakteru) 24 Spisová služba na AMU

25 Užitečné informace Výdej důležitý krok při předání Hledání PIDu šuplíčky uzlu Zákaznické karty ČP výhody Podací archy BBM, vyplňovat archy zaslané podatelnou s číslem zákaznické karty a odesílacím útvarem 25 Spisová služba na AMU