ZÁPIS 2011/03. ze zasedání představenstva SZÚZ ze dne Místo konání: Brno, Křídlovická 68

Transkript

1 ZÁPIS 2011/03 ze zasedání představenstva SZÚZ ze dne Místo konání: Brno, Křídlovická 68 Přítomni: Představenstvo: Rostislav Ivánek, Karel Fučík, Ivo Weiss, Lukáš Gabriel, Vojtěch Halámek, Josef Vokál Revizní komise: Martin Přibyl, Jaroslav Pešička, Jiří Šimka Hosté: Martin Panchartek, Jiří Hájek, M. Ševčíková, Marie Straková, Jakub Urbanec : Jana Šimečková, Hana Pijáková, Zuzana Stáňová Omluveni: Lech Rzeszut (pozn.: jména jsou uváděna bez titulů) Předpokládaný program zasedání: 1. Zahájení 2. Kontrola úkolů z minulého představenstva ( ) 3. Zpráva o hospodaření SZÚZ 4. Zhodnocení realizovaných akcí (FOR GARDEN) 5. Zhodnocení úvodních 3 měsíců grantu Zahradnická perspektiva 6. Hodnocení práce kanceláře a představenstva za 1. čtvrtletí Projednání přihlášek nových členů do SZÚZ 8. Kongres Jezírka bez hranic : 9. Grant Zahradnická perspektiva 10. Časopis INSPIRACE 11. Lipová ratolest Seznámení s projektem "Racionální postupy při zakládání a ošetřování travnatých ploch ve veřejné zeleni" spoluúčast SZÚZ na projektu 13. Soutěž Zahrada a Park roku Zelený Svět Exkurze jižní Čechy 16. Různé a) certifikace b) technologie 17. Rekapitulace úkolů, kontrola zda jsou zapsané v zápise vč. pověřené osoby, termínu apod. Odeslání zápisu ke kontrole představenstvu a RK do Vyjádření zástupce Revizní komise, potvrzení termínu příštího představenstva 1

2 1. Zahájení představenstvo zahájil R. Ivánek, seznámil přítomné s programem 2. Kontrola úkolů zápisu z minulého představenstva Číslo Popis Odp. osoba Termín do Hodnocení 1 Vypracovat systém sponzorování kancelář plněno akcí Svazu 2 Vymyslet grafické znázornění činnosti firem Šimečková, Halama předložen první návrh, hlasování o ikonkách některé nutno upravit, od 3 Zahrada a Park roku vyhlašování výsledků v rámci Zeleného světa začít jednání INSP 2/11 Šimečková březen splněno, dát na vědomí do Lednice dopisem 4 Urgence neplatičů kancelář, Šimka průběžně plněno 5 Cenová kalkulace na překlad FLL norem 6 Provést inventarizaci majetku Stáňová, Přibyl plněno 7 Oznámit zánik členství Ing. Holub kancelář splněno kancelář březen zhotovena firmou Skřivánek, je třeba promyslet způsob financování 8 ARBOREA Březová, s.r.o., napsat dopis o ukončení členství v případě nedodání obratu za rok Napsat dopis ELCA - neúčast na zasedání na Maltě 10 Luhačovice-domluvit se SZKT prezentaci Svazu + podpis smlouvy 11 Zaslat mail členům výzva Zapojte se! 12 Založení s.r.o. zjistit právní možnosti, zda může SZÚZ založit s.r.o. 13 Zasílat kalendář akcí Svazu 1x za 14 dní představenstvu kancelář Splněno, poslali prohlášení o obratu, zůstávají členy kancelář jsou informováni o naší neúčasti ústně oznámit písemně kancelář podán návrh: navázat spolupráci - připravit smlouvu 7.1. splněno, odesláno dvakrát, na podzim odeslat aktuálně znovu Lukáš Gabriel 1.3. podány informace, zatím odsunuto na neurčito Pijáková průběžně plněno 14 Doplatit p. Čečilové fakturu kancelář splněno 15 Uzel- doladit podrobnosti kancelář+fučík plněno 16 Napsat dopis panu Špoulovi Šimka splněno, zjištěno, že faktura byla uhrazena 17 Kontaktovat firmu CIME, Ittec, ABEX, - zájem o vstup do Svazu Ivo Weiss, Lech Rzeszut I.Weiss firmy kontaktoval na FOR GARDEN 18 Koordinace termínů se SZKT kancelář splněno - zaslat náš kalendář 19 Dokončit a vydat publikace k 10 letům Svazu kancelář splněno, publikace hodnocena jako unikátní a velmi prospěšná pro Svaz, poděkování J. Šimečkové a I. Večeřová 20 Napsat dopis do Svaté. Kateřiny kancelář splněno, storno sníženo na částku 21 Připravit k vydání 1. číslo Inspirace roku ,-Kč kancelář splněno 2

3 22 Umístit na web dokumenty ze Shromáždění členů 23 Požádat novou účetní firmu o monitoring dokladů z hlediska DPH 24 Požádat firmu Escape Consult o snížení částky za účetnictví 25 Zaslat certifikát o členství firmám, které již uhradili členský příspěvek na rok 2011 kancelář splněno kancelář splněno částečně, zjištěno, že povinnost plátcovství Svazu nevznikla, účetní firma posoudí varianty plátcovství a jeho možné dopady pro Svaz kancelář splněno kancelář průběžně dle plateb plněno platícím členům rozesláno 26 Zahradnická perspektivapokračovat v přípravě a realizaci kancelář průběžně plněno navržena schůzka pracovních skupin kurzů 27 Napsat zahajovací zprávu o grantu kancelář splněno ZP 28 Zjištění možnosti videokonference M. Přibyl zjištěno, že jsou nereálně vysoké požadavky na rychlosti připojení 29 Vypracování systému sponzoringu kancelář plněno, vybrat typ smlouvy a akcí vyzkoušet na akci Zahrada a Park roku Zásobník úkolů a podnětů: Jednání se zahraničními svazy Šimečková, Gabriel Příští ELCA-5.-8.října 3. Zpráva o hospodaření Z. Stáňová seznámila přítomné se skutečností, že byla dokončena čtvrtletní účetní závěrka a je ve fázi kontroly. Momentální stav byl zachycen do rozpočtové tabulky, která je k dispozici. Konečný stav bude upřesněn do Byl stanoven termín pro dokončení čtvrtletních závěrek, a to do konce následujícího měsíce po skončení čtvrtletí. Návrh: Na webové stránky do sekce pro členy umisťovat pracovní materiály např. účetní závěrky, zápisy ze zasedání představenstva apod. Po 10 ti dnech budou odsouhlaseny definitivní verze. Do konce dubna zjistit možnost rozšířeného připojení pro představenstvo a RK, nastavit systém materiálů určených k vyvěšení. 4. Ohlédnutí, zhodnocení za FOR GARDEN Účast na veletrhu byla hodnocena jako přínosná. Bylo konstatováno, že je vhodné do budoucna účasti na výstavách a veletrzích plánovat s větším předstihem. 5. Zhodnocení úvodních dvou měsíců grantu Zahradnická perspektiva Hana Pijáková informovala o již zrealizovaných akcích v období únor březen. Tabulka je přílohou zápisu. Byly podány informace o změnách v rozpočtu, především z důvodu navýšení počtu přihlášených, nebo zvýšení nároků ( např. tlumočení ) na 3

4 některé kurzy, což se promítá ve snížení jednotkových cen. Je potřeba dokončit přesnou koncepci kurzů a specifikaci materiálů, neboť není možné zvýšit celkový rozpočet a všechny změny musí být v rámci již schváleného projektu. Schůzka pracovních skupin k jednotlivým kurzům se uskuteční v nejbližším možném termínu. 6. Hodnocení práce kanceláře a představenstva Práce kanceláře byla hodnocena kladně, případné prémie budou vyplaceny v plné výši. Práce představenstva za uplynulé období byla hodnocena jako dobrá. 7. Projednání přihlášek nových členů do SZÚZ Za nové členy Svazu byly přijaty firmy: Milan Valášek mival za obchodního člena, firma Ing. Erik Hinďoš za individuálního člena a Střední zahradnická škola Ostrava za přidruženého člena. 8. Kongres Jezírka bez hranic a) informace o průběhu příprav O přípravách kongresu informovali M. Panchartek a J.Hájek. Předložená smlouva s vybranou agenturou byla představenstvem hodnocena jako dobrá a doporučena k podpisu. Byly projednány nároky, které uplatňuje p. Manzke na úhradu faktury na 978, za pomoc při přípravě kongresu. Dohodlo se, že p. Manzke bude znovu informován o možném zaplacení z výnosů kongresu. J. Hájek doloží veškerou ovou korespondenci s p. Manzkem, týkající se kongresu. Je třeba jasně ozřejmit, že nabídka třídenního školení od p. Manzkeho na 4500, z níž byla nakonec fakturována část tj. 978, byla jednoznačně odmítnuta. b) Projednání smlouvy a podpis smlouvy Dostavili se zástupci agentury Production 1 původně k podpisu smlouvy. Vznesli dodatečné požadavky, které nebyly SZÚZ akceptovány. Pokud nepovedou jednání ke zdárnému konci, bude oslovena jiná agentura. (zodp. Hájek, Panchartek) 9. Grant Zahradnická perspektiva Bylo diskutováno o možnosti vypsat jedno výběrové řízení na celé tři roky na následující služby: ubytování, stravování, nájem výukových prostor, nájem haly, překlady, tlumočení a autobusy na exkurze. Zajistit tento objem služeb v celku mohou tzv. kongresové agentury. Poradenství při administraci výběrových řízení je ochoten poskytnout pan Hebký se zkušenostmi z Regionální grantové agentury. (zodp. kancelář a V. Halámek) 4

5 10. Časopis INSPIRACE J. Šimečková informovala přítomné o přípravě 1. čísla. Na základě výběrového řízení byla vybrána pro spolupráci firma Tiskárna-Didot, spol. s r.o. Nová Inspirace byla hodnocena kladně. připraví ekonomické vyhodnocení čísla, sazebník autorských honorářů, způsob vyplácení provizí za inzerci a nabídku na webové stránky INSPIRACE. 11. Lipová ratolest Jana Šimečková prezentovala průběh přípravy soutěže a konstatovala, že místo je připraveno dobře. V porotě by bylo optimální mít 9 porotců, z nichž 5 by tvořilo stabilní základ. Do poroty byli dosud nominováni: Karel Fučík - předseda poroty, Jaromír Opravil, Michal Němeček, Marie Straková, Radek Pavlačka,, Martin Přibyl, Vítězslav Zábojník a Rostislav Ivánek jako náhradník. Porotcem sčítacím komisařem - byl jmenován Jiří Šimka. M. Straková a J. Šimka rozšíří kritéria o technologii výsevu květnaté louky. V rozpočtu soutěže je třeba dofinancovat stravování. Řešením bude oslovit ty, kdo nabídli příspěvek ( J. Opravil, B. Dvořák), zbytek pak pokrýt z prostředků Svazu, maximálně do výše ,-Kč. Bylo konstatováno, že pokud budeme chtít zachovat stávající rozsah soutěže, je třeba v určitých detailech vycházet vstříc investorům. Návrh (J. Vokál ): ustanovit trvalou pracovní skupinu, která by řídila plánování soutěže v dlouhodobém výhledu a sledovala zachování vyrovnaného rozpočtu. Osloveni byli Karel Fučík a Jaroslav Pešička pro rok Návrh ( R. Ivánek ): připravit smlouvu Lipová ratolest 2012 ( návrh, průběh ) 12. Seznámení s projektem metodikou Racionální postupy ošetření travnatých ploch v krajině Metodiku představila M. Ševčíková a M. Straková. Jedná se o certifikovanou metodiku, která je výstupem z pětiletého výzkumu, končícího v pololetí. Má akreditaci Národní agentury pro zemědělský výzkum. Projekt má danou povinnou strukturu. Konkrétní uživatel je v ní povinně deklarován. Svaz byl proto osloven, aby se stal tímto uživatelem. Z toho by vyplýval nárok na 100 ks výtisků Metodiky, vydané v nákladu 500 ks. Mimo jiné je tu možnost dávat určité podněty, např. ohledně kalkulace při tvorbě certifikace. Metodiku by mělo tisknout nakladatelství Baštan, bylo navrhnuto, aby se vydání Metodiky ujal Svaz. Svazu byl předložen návrh smlouvy, k jejímuž podpisu dostal od přítomných členů představenstva pověření pan 5

6 Rostislav Ivánek, předseda Svazu. Vznesen dotaz ohledně možného dotisku Metodiky Svazem v budoucnosti, tuto možnost lze zapracovat do smlouvy. 13. Soutěž Zahrada a Park roku J. Šimečková informovala přítomné o jednání s organizátory veletrhu Zelený svět - workshop, vyhlášení výsledků bude v rámci veletrhu. 14. Různé a) K nabídce p. Bartoše z Asociace zahradních center- založit obchodní společnost - bylo konstatováno, že na příštím zasedání představenstva bude projednáno definitivní rozhodnutí představenstva, nyní je stanovisko víceméně zamítavé s přihlédnutím k tomu, že některé právní zdroje možnost založení obchodní společnosti neziskovou organizací přímo vylučují. b) Pracovní skupina Certifikace zjistila, že za účelem vzdělávání lze založit obecně prospěšnou společnost ( o.p.s. ). Lukáš Gabriel a Marie Straková navštíví MŠMT a budou o této možnosti jednat. c) Byla ustanovena pracovní skupina pro přípravu smlouvy o spolupráci se SZKT: Ivo Weiss, Jaroslav Pešička, Karel Fučík. Spolupráci by bylo vhodné deklarovat ve smlouvě, která by mohla být podepsána v Luhačovicích. Skupina zahájí jednání o spolupráci, případně o smlouvě, osloví p. Kaščákovou. 15. Vyjádření revizní komise Zástupce RK Jaroslav Pešička zhodnotil průběh zasedání: k ekonomickým záležitostem zatím bez připomínek, práci představenstva a Svazu bez připomínek, doporučil při příštím hodnocení všimnout si i případných nedostatků práce představenstva, kanceláře a RK. Pro příští jednání představenstva stanovit zodpovědné osoby pro projednávání jednotlivých bodů ( bloků ) programu představenstva. Termín konání dalšího zasedání představenstva úterý , v 10 hod, Brno. 6

7 Úkoly Číslo Popis Odp. osoba Termín do Hodnocení 1 Zahrada a Park roku: oznámit do Lednice Šimečková dopisem rozhodnutí Svazu-vyhlašovat výsledky soutěže na veletrhu Zelený svět 2 Neúčast na zasedání ELCA oznámit dopisem Šimečková Jednání pracovní skupiny se SZKT ve věci Weiss, Pešička, podepsání smlouvy o spolupráci v Luhačovicích Fučík Zaslat mail členům PODZIMNÍ VÝZVA kancelář srpen 5 Oslovit firmu Seet servis zájem o vstup do Svazu 6 Kontaktovat nové členy nad zavedený rámec, Weiss, kancelář průběžně přiblížit jim život Svazu 7 Dokončit inventarizaci majetku Stáňová Lipová ratolest pozvat do poroty : Michal Němeček, Radek Pavlačka, Jan Lukeš, Vítěslav Zábojník Příprava a výroba grafika, trofeje, diplomy Dopracovat hodnotící tabulky PR 9 Konzultovat s účetní firmou dodatečně zjištěnou úhradu z minulých let od p.špouly, Konzultovat s účetní firmou otázku plátcovství DPH a její možnosti J. Šimka Večeřová Stáňová do do 2.5. do 2.5. Do Šimečková Do Zjistit možnost publikovat Inspiraci na webu 11 Zajistit schůzku pracovních skupin jednotlivých kurzů ZP Zajistit schůzku pracovní skupiny pro výběrová řízení, vypsat výběrová řízení 12 Najít vhodný vzor sponzorské smlouvy Vyzkoušet navržený systém sponzoringu na akci Zahrada a Park roku 2011 Šimečková Pijáková Halámek Průběžně dle potřeby do 31.5 duben - květen 13 Zveřejnit pro vedení Svazu čtvrtletní účetní závěrku k po kontrole Stáňová

8 14 Zjistit možnost rozšířeného webového připojení pro představenstvo a RK 15 Připravit návrh vnitřního předpisu k pravidlům voleb 16 Prac.skupina pro SZKT a prac. skupina pro certifikaci spolupracovat, dohodnout společnou akci kancelář k příštímu Shromáždění 17 Pozvat na Lipovou ratolest: ředitelku SZKT, zástupce Jihlavy, zástupce z VOŠZa a SZaŠ Mělník, p. Ceiberta místostarostu Třebíče, SZÚZ Do Primátora Olomouce 18 Upravit smluvní podmínky pro redakci Inspirace Šimečková a zřídit redakční radu Inspirace do konce května 19 Doložit veškerou korespondenci ohledně kongresu s p. Manzkem J. Hájek do Dokončit smlouvu s pořadatelskou agenturou kongresu Jezírka bez hranic 21 Metodika Racionální postupy ošetření travnatých ploch v krajině dokončit jednání, podepsat smlouvu M. Panchartek, J. Hájek Ivánek do Soutěž Zahrada a Park roku Oslovit porotu Přihlášku a info na web Sponzoři sponzorské smlouvy Organizace hodnocení, vyhlášení, workshop Šimečková Pijáková do