ZÁPIS 2011/02. ze zasedání představenstva SZÚZ ze dne Místo konání: Brno

Transkript

1 ZÁPIS 2011/02 ze zasedání představenstva SZÚZ ze dne Místo konání: Brno Přítomni: Představenstvo: Rostislav Ivánek, Karel Fučík, Ivo Weiss, Lukáš Gabriel, Vojtěch Halámek, Lech Rzeszut, Josef Vokál Revizní komise: Martin Přibyl Hosté: Jaromír Opravil, Jiří Hájek Kancelář: Jana Šimečková, Hana Pijáková, Zuzana Stáňová Omluveni: Jaroslav Pešička, Jiří Šimka (pozn.: jména jsou uváděna bez titulů) 1. Poděkování J. Opravila novému představenstvu předání předsednictví 2. Spolupráce na přípravě oborových standardů Představenstvem bylo odsouhlaseno, že J. Opravil bude zastupovat svaz ve věci jednání při tvorbě technologických postupů zahradnických prací, norem pro zahradnické práce ve skupině iniciované Ing. Kolaříkem z Lesnické fakulty MZLU. Kancelář nechá zpracovat cenovou kalkulaci na překlad vybraných norem FLL výsadba dřevin a péče o dřeviny. 3. Zahájení práce nového představenstva a) Předání agendy V bance GE Money proběhla výměna dispozičního práva k bankovnímu účtu z J. Opravila na R. Ivánka, je připraveno dispoziční právo i pro K. Fučíka, bude dokončeno po té, co kancelář obdrží podepsané rozhodnutí. J. Opravil předal CD s materiály týkajícími se činnosti SZÚZ (uloženo v kanceláři SZÚZ) b) Délka volebního období členů představenstva 1

2 Předseda a místopředseda představenstva má délku volebního období 4 roky. Délka volebního období ostatních členů byla stanovena losem a to takto: Volební období 2 roky: Lukáš Gabriel, Ivo Weiss, Vojta Halámek, Volební období 4 roky: Karel Fučík, Josef Vokál, Lech Rzeszut c) Rozdělení činností a aktivit SZÚZ mezi členy představenstva : Jméno a funkce v SZÚZ Rostislav Ivánek předseda představenstva Karel Fučík místopředseda Lech Rzeszut člen představenstva Činnost Statutární orgán (podpisové právo a povinnosti), nese hlavní zodpovědnost za dobré fungování představenstva a spolu s ředitelkou kanceláře i za fungování celého SZÚZ. Řídí a inspiruje činnost Představenstva. Je hlavní reprezentant navenek, udržuje kontakt se Stavovským soudem, kontakt se SZKT, odbornými školami. je statutární orgán (podpisové právo a povinnosti) má odpovědnost za chod kanceláře a vnitřní správu Svazu, včetně kontroly plnění rozpočtu, má největší přehled o financích za představenstvo, spolupracuje ze všech členů představenstva nejvíce s kanceláří, revizní komisí a externí účetní firmou (EXÚF). Podporuje kancelář při zajištění jednotlivých zasedání představenstev. Odpovídá za kontakt a informovanost směrem ke stávajícím členům svazu, snaží se pokud možno pravidelně aktivně se stávajícími členy za představenstvo komunikovat telefonicky, em, jak se jim práce svazu líbí, jestli nemají nějaké připomínky. Případně je navštívit, osobně promluvit zejména v okamžiku, kdy to člen potřebuje, kdy má případně závažnou připomínku, podnět k práci svazu. Má patronát nad nově přijímanými členy, největší aktivita za představenstvo při rozšiřování členské základny region Morava Ivo Weiss člen představenstva Odpovídá za kontakt a informovanost směrem ke stávajícím členům svazu, snaží se pokud možno pravidelně aktivně se stávajícími členy za představenstvo komunikovat telefonicky, em, jak se jim práce svazu líbí, jestli nemají nějaké připomínky. Případně je navštívit, osobně promluvit zejména v okamžiku, kdy to člen potřebuje, kdy má případně závažnou připomínku, podnět k práci svazu. Má patronát nad nově přijímanými členy, největší aktivita za představenstvo při rozšiřování členské základny region Čechy Josef Vokál člen představenstva Lukáš Gabriel člen představenstva Má přehled o činnosti sekcí a má zodpovědnost informovat členy představenstva o činnosti a hospodaření sekcí a naopak Je partnerem kanceláře při kontaktech a jednání se zahraničními subjekty. Zastupuje SZÚZ při jednáních presidia ELCA. Aktivně vyhledává možnosti další zahraniční spolupráce. 2

3 Vojtěch Halámek člen představenstva Martin Přibyl člen revizní komise Jiří Šimka člen revizní komise Jaroslav Pešička člen revizní komise Součinnost se Sdružením zahradnických center, podílí se na vyjednávání spolupráce s dodavatelskými firmami. Spolupráce při publikační činnosti svazu, zejména časopisu INSPIRACE Hlídá programové naplnění ročního plánu svazu semináře, dílny, výroční setkání, soutěže, výstavy a všechny další pravidelné akce svazu. Kontroluje hospodaření svazu a průběh zasedání představenstva Hlídá programové naplnění ročního plánu svazu semináře, dílny, výroční setkání, soutěže, výstavy a všechny další pravidelné akce svazu. Kontroluje hospodaření svazu a průběh zasedání představenstva Hlídá programové naplnění ročního plánu svazu semináře, dílny, výroční setkání, soutěže, výstavy a všechny další pravidelné akce svazu. Kontroluje hospodaření svazu a průběh zasedání představenstva Nerozděleno: odpovídá za finance svazu získávání jiných peněz než ze členských příspěvků a běžných svazových aktivit, např. součinnost se Sdružením zahradnických center, podílí se na spolupráci s dodavatelskými firmami, kontroluje finance, spolu s místopředsedou je zapojen do spolupráce s RK, EXÚF. hlídá programové naplnění ročního plánu svazu semináře, dílny, výroční setkání, soutěže, výstavy a všechny další pravidelné akce svazu. Podporuje kancelář v zajišťování pravidelných akcí, je aktivní ke stávajícím členům ve směru jejich zapojení do činnosti na jednotlivých pravidelných akcích hlídá a archivuje všechny nové podněty, nápady, úkoly, které nejsou v plánu, nebo které nejsou ihned realizovány, za představenstvo eviduje a navrhuje nejvíce bodů k projednání na jednotlivá zasedání představenstva, podporuje kancelář při zajištění jednotlivých zasedání představenstev. 4 ) Akce SZÚZ 2011 bez projektu Zahradnická perspektiva Přítomní se přihlásili ke spolupráci na akcích SZÚZ v roce Seznam spolupracujících osob se bude dále doplňovat podle aktivity členů SZÚZ Termín Akce Spolupracující osoby LEDEN Shromáždění členů - Svatá Kateřina Karel Fučík ÚNOR Shromáždění členů sekce biobazénů Rada Sekce biobazénů 3

4 BŘEZEN Veletrh FOR GARDEN, Praha - Letňany Ivo Weiss DUBEN Exkurze Malta spojená se zasedáním ELCA Oficiální zástupce SZÚZ se nezúčastní Grant se ZF Mendelu vzdělávání učitelů středních škol (trávníky) KVĚTEN Soutěž mladých zahradníků Lipová ratolest - Olomouc Martin Přibyl, J. Pešička, M. Němeček, ZAHRADA Olomouc s.r.o. ČERVEN Exkurze Jižní Čechy Václav Straka ČERVENEC Grant se ZF Mendelu vzdělávání učitelů středních škol (závlahy) Martin Přibyl SRPEN Hodnocení soutěže Park a Zahrada roku 2010 ZÁŘÍ Veletrh Zelený svět - Brno Vojta Halámek, Rostislav Ivánek Dílna Park a Zahrada roku 2011 Vyhlašování výsledků Park a zahrada roku Mezinárodní kongres jezírka bez hranic České Budějovice Josef Vokál ŘÍJEN Exkurze Londýn spojená se zasedáním ELCA Lukáš Gabriel, Karel Fučík LISTOPAD PROSINEC 4

5 5) ZAHRADNICKÁ PERSPEKTIVA Název kurzu Odborný garant (i) Spolupracující Kvalifikovaný pracovník v péči o zeleň Asistent - spolupracovník v kanceláři Stavbyvedoucí R. Ivánek, M. Straková, J. Pešička, M. Němeček J. Straka, K. Fučík, D. Zemanová Historie a současnost zahr. a kraj. tvorby R. Fingerová Střešní zahrady J. Vokál T. Gabriel, M. Panchartek, P. Skřivánek, Kvalifikovaný stavitel koupacích jezírek Sekce určí tým garantů Dílna dlažby z přírodního kamene V. Halámek, J. Šimka I. Weiss, P. Imramovský, R. Přibyl Dlažby, schodiště a zídky z betonu V. Halámek, J. Šimka I. Weiss, P. Imramovský,R. Přibyl Schodiště a zídky z přírodního materiálu V. Halámek, J. Šimka I. Weiss, P. Imramovský, R. Přibyl Stavíme se dřevem - můstky, pergoly J. Vokál T. Gabriel, M. Panchartek, P. Skřivánek Budování závlah M. Přibyl, T. Vajčner Osvětlení v zahradě J. Hájek, Ittec? 6. Dlouhodobé plány SZÚZ Téma Konkrétně Spolupracující člen představenstva nebo RK Členové Osobní kontakt se členy SZÚZ Rzeszut, Weiss Inspirace Časopis "Inspirace" Halámek Granty Příprava žádostí o granty na rok 2012 Obchodní politika Spolupráce s dodavatelskými a odběratelskými firmami Gabriel, Halámek Technologie Spolupráce v rámci LF Opravil Ostatní svazy SZÚZ www Zahraničí Lobbing Spolupráce s ostatními profesními svazy v ČR Hodnocení činnosti, příprava programu a rozpočtu na rok 2012 Administrace a aktualizace Spolupráce se zahraničními svazy, zejména Polsko, Maďarsko akty s politiky, připomínkování Politický lobbing za oborzákonů Fučík Gabriel 5

6 Certifikace Příprava na certifikační systém členů SZÚZ Ivánek, Gabriel Členská základna Rozšíření členské základny Rzeszut, Weiss 7. Mezinárodní kongres Jezírka bez hranic Jiří Hájek představil novému představenstvu 6. Mezinárodní kongres jezírek, včetně smluv připravených k podepsání, sponzoringu, finanční toky. Za SZÚZ podepíší smlouvu nejméně dvě osoby statutární zástupce a J. Hájek. Představenstvo konstatuje obecně, že všechny smlouvy, kde figuruje jako smluvní strana SZÚZ, musí být podepsány statutárním zástupcem SZÚZ. Smlouvu k 6. Kongresu jezírek podepíše buď Rostislav Ivánek nebo Karel Fučík a to tehdy, až bude upřesněné znění smlouvy, až budou dojednané všechny náležitosti, po konzultaci s přípravným výborem (Hájek, Panchartek, Vokál). Právnička zohlední do smlouvy připomínky, které byly rozeslány mailem. Při té příležitosti nechá p. Martin Panchartek zhotovit oficiální právní názor na situaci, zda představenstvo SZÚZ může (má právo) zmocnit pověřenou osobu k podpisu, jednání za SZÚZ ve věci obdobné jednorázové konkrétní smlouvy, záležitosti tak, aby tyto úkony (podpis, závazné jednání) mělo plnou platnost (de facto i de jure). 8. Externí účetní firma výběrové řízení Minulé představenstvo SZÚZ rozhodlo uspořádat zjednodušené výběrové řízení na externí účetní firmu. Bylo vypsáno dne Celkem bylo poptáno 25 firem. Řádnou nabídku podaly 3 firmy. S nabídkami bylo představenstvo předem obeznámeno. Dne se zástupci firem dostavili k osobní prezentaci: a) ESCAPE CONSULT, spol. s r.o.- Ing. Šesták 13-leté zkušenosti včetně neziskových organizací a dotačních programů, sídlo na Víděňské ul. (cca 5min od kanceláře), vzdálený přístup přes PC, doklady z v papírové podobě zůstávají u nás, účetní dochází s notebookem, pouze mzdové účetnictví by se realizovalo na Vídeňské, vstupní investice na vzdálený přístup k účetnictví 6870,- Kč bez daně/osoba/jeden přístup. Účetní systém POHODA. Paušál ,- včetně DPH měsíc. 450,- Kč/hod pokud by se neúčtoval paušál, ale hodinová sazba. b) Pan Krásenský, 15 let praxe, kancelář na Hybešově ul.( cca 5min od kanceláře), přebírání dokladů fyzicky, jejich zpracování, pořízení výstupů a navrácení zpět do kanceláře dle domluveného termínu. Mzdy - podklady možnost řešit mailem, výsledné zpracování pak předáno na místě. Zplnomocnění pro jednání s úřady, OSSZ apod. Převzetí celé agendy dva systémy - POHODA, HELIOS. Pro Svaz doporučuje POHODU. Vzdálený přístup-prohlížení- je řešitelné. Měsíční paušál Kč včetně mezd. 3 zaměstnanci. (neplátce DPH) c) Manon Manon Peterková - 15 let praxe, smlouvy postavené na paušálech 6000,-Kč/měsíc + mzdy 200,- Kč/osoba přesná specifikace služeb, pokud účetnictví není paušálně platí se hod. sazba 350,- Kč/hod. Po nějakém časovém období se většinou přechází na paušál. 6

7 Zpracování účetnictví na vlastních softwarech. Program Win duo. Za docházení osoby k nám do kanceláře 5000,- Kč/měsíc/2x6hod. týdně. Sídlo na ul. Slavíčkova-Lesná (plátce DPH) Byla vybrána firma ESCAPE CONSULT, spol. s r.o. Představenstvo žádá Ing. Šimečkovou, aby jednala o snížení ceny tak, aby roční náklady na účetnictví nepřesáhly částku ,- Kč, která je v rozpočtu a zároveň si vyžádá návrh smlouvy. 9. Zhodnocení Shromáždění členů ve Svaté Kateřině Program byl naplněn. S částkou 4350,- Kč za storno ubytování představenstvo nesouhlasí, kancelář napíše reklamační dopis. Rekapitulaci činnosti bylo věnováno půl dne- s tímto modelem představenstvo souhlasí. Zástupce RK pochválil hladký průběh hlasování. Upozorňoval na přítomnost nečlenů SZÚZ během hlasování na příštím Shromáždění by se to již nemělo opakovat. Dokumenty schválené na Shromáždění umístit na web Stanovy, směrnice o placení čl. příspěvků, hospodaření do veřejně přístupné části. Do části pro členy - vnitřní dokumenty. Certifikáty zaslat poštou členům, kteří již zaplatili členský příspěvek na rok 2011, včetně písemné podoby dokumentů ze Shromáždění. 10. Koordinace termínů akcí SZÚZ s akcemi SZKT SZKT pořádá seminář na téma historické zahrady v květnu SZÚZ Lipová ratolest , SZÚZ veletrh Zelený svět v září- SZKT září, říjen seminář na téma zelené fasády zaslat SZKT naše termíny, aby je vzali na vědomí. 11. Prezentace SZÚZ na Dnech zahradní a krajinářské tvorby V Luhačovicích Prezentace 10. výročí vzniku SZÚZ, při této příležitosti podpis smlouvy o spolupráci se SZKT. 12. Zánik členství na základě neuhrazení členských příspěvků a nedodání prohlášení o obratu a) Nedodání obratu za rok 2009: ARBOREA Březová, s.r.o. (pošle v pátek poznámka doplněna 9.2.) ARS Viridis s.r.o. (firma v roce 2009 neprováděla žádnou činnost v realizaci zeleně, pošle písemně- poznámka doplněna 9.2. ) Napsat dopis, že pokud obrat nedodají do konce února bude jim ukončeno členství. b) Zánik členství ing. Holuba - vzhledem k nezaplacení člen. příspěvků za rok Zaslat mu dopis o zániku členství. Storno FA za člen. příspěvky na rok Různé a) Cestovní náhrady pro členy představenstva zjistit způsob možnosti proplácení b) J. Šimečkové byl navržen předsedou představenstva týden placeného volna navíc jako odměna za práci v uplynulém roce. Návrh byl jednomyslně odsouhlasen členy představenstva. 7

8 c) Kancelář bude zasílat Kalendář s aktuálními místy pobytu, dovolených, školení apod. 1x za 14 dní popř. 1x za měsíc představenstvu d) Uzel program nainstalován v kanceláři SZÚZ. Zaměstnanci kanceláře považují vyplňování dokumentů za časově příliš náročné na toto bude interní schůzka K.Fučík+kancelář. e) Výzva Zapojte se! Odeslat členům SZÚZ. Součástí bude dotazník se specifikací pomoci k jednotlivým akcím. T: 20. února f) Inspirace V. Halámek bude členem redakční rady Inspirace g) Účetnictví za roky bylo kanceláři SZÚZ paní Čečilovou předáno v lednu 2011, odsouhlaseno doplacení Fa paní Čečilové (5 000,- Kč) h) Certifikace firem vytvořit pracovní skupinu (akreditace) L. Gabriel, M. Straková, R. Ivánek i) Příprava obchodní společnosti (s.r.o.), kterou by založil SZÚZ jako právnická osoba L. Gabriel zjistí možnosti založení s.r.o. svazem jako neziskovou organizací j) ELCA Malta presidium - za svaz se nikdo nezúčastní zasedání presidia- napsat omluvný dopis, že přijedeme až do Londýna (říjen 2011) k) Plátcovství DPH- nová účetní firma bude požádána o monitoring dokladů a vypracování stanoviska, zde by se měl do budoucna SZÚZ stát plátcem DPH l) Soutěž Zahrada a Park roku vyhlašování výsledků v rámci veletrhu Zelený světodsouhlaseno, kancelář povede jednání s veletrhem Zelený svět. 14. Žádost o přijetí za individuálního člena: Zahradní a parková spol. s r.o. byla jednomyslně přijata. Zástupce Revizní komise se vyjádřil, že zasedání představenstva proběhlo v souladu s vnitřními dokumenty SZÚZ. Termín konání dalšího zasedání představenstva úterý , v 10hod, Brno 8

9 Úkoly: Číslo Popis Odp. osoba Termín do Hodnocení 1 Vypracovat systém sponzorování akcí Svaz kancelář Vymyslet grafické znázornění činnosti firem Šimečková, Halama Předložen první návrh 3 Zahrada a Park roku vyhlašování výsledků Šimečková březen v rámci Zeleného svazěta začít jednání 4 Urgence neplatičů Kancelář, Šimka průběžně plněno 5 Cenová kalkulace na překlad FLL norem kancelář březen 6 Provést inventarizaci majetku Stáňová, Přibyl Oznámit zánik členství Ing. Holub kancelář ARBOREA Březová, s.r.o., napsat dopis o ukončení členství v případě nedodání obratu za rok 2009 kancelář Napsat dopis Elce- neúčast na zasedání na kancelář Maltě 10 Luhačovice-domluvit se SZKT prezentaci kancelář Svaz+podpis smlouvy 11 Zaslat mail členům výzva Zapojte se! Kancelář Založení s.r.o. neziskovkou Lukáš Gabriel Zasílat kalendář akcí Svaz 1x za 14 dní představenstvu Pijáková průběžně 14 Doplatit Čečilové fakturu kancelář Uzel- doladit podrobnosti Kancelář+Fučík Napsat dopis panu Špoulovi Šimka Kontaktovat firmu CIME, Ittec, ABEX, - zájem o vstup do Svaz Ivo Weiss, Lech Rzeszut kancelář Koordinace tremínů se SZKT- zaslat náš kalendář 19 Dokončit a vydat publikace k 10 letům Svaz kancelář Napsat dopis Svaz. Kateřina kancelář Připravit k vydání 1. číslo Inspirace roku 2011 kancelář Umístit na web dokumenty se Shromáždění kancelář členů 23 Požádat novou účetní firmu o monitoring kancelář dokladů z hlediska DPH 24 Požádat firmu Escape o snížení částky za kancelář účetnictví 25 Zaslat certifikát o členství firmám, které již uhradili členský příspěvek na rok 2011 kancelář průběžně dle plateb 26 Zahradnická perspektiva- pokračovat v přípravě kancelář průběžně a realizaci kurzů 27 Napsat zahajovací zprávu o grantu ZP kancelář Zjištění možnosti videokonference M. Přibyl Vypracování systému sponzoringu akcí kancelář Zásobník úkolů a podnětů: Jednání se zahraničními svazy Šimečková, Gabriel Příští ELCA-5.-8.října Zapsala: Hana Pijáková, kontrolovala a doplnila J.Šimečková 9