Informační systém ve stavební společnosti

Transkript

1 Bankovní institut vysoká škola Praha Katedra matematiky, statistiky a informačních technologií Informační systém ve stavební společnosti Diplomová práce Autor: Bc. Ján Somsedík, MBA Informační technologie a management Vedoucí práce: Ing. Vladimír Beneš Praha duben 2013

2 Prohlášení: Prohlašuji, že jsem diplomovou práci zpracoval samostatně a v seznamu uvedl veškerou použitou literaturu. Svým podpisem stvrzuji, že odevzdaná elektronická podoba práce je identická s její tištěnou verzí, a jsem seznámen se skutečností, že se práce bude archivovat v knihovně BIVŠ a dále bude zpřístupněna třetím osobám prostřednictvím interní databáze elektronických vysokoškolských prací. V Benešově Bc. Ján Somsedík, MBA

3 Poděkování Tímto bych rád poděkoval vedoucímu své diplomové práce panu Ing. Vladimíru Benešovi za jeho spolupráci a odbornou pomoc, kterou mi věnoval při zpracování mé diplomové práce. Dále bych rád poděkoval své manželce a rodině za jejich spolupráci a jejich podporu při studiu.

4 Anotace Ve své diplomové práci jsem nejprve analyzoval stávající informační systém a poté jsem se zaměřil na implementaci nového informačního systému do stavební společnosti, které nejdříve předcházelo výběrové řízení nejvhodnějších modelů projektovým týmem a to podle předem stanovených hodnotících kritérií. Hlavním vodítkem pro výběrové řízení byly poptávkové listy, zaslané jednotlivými dodavateli IS. Byla provedena analýza důležitých ukazatelů. Cílem mé práce bylo ukázat přínosy implementace vybraného informačního systému ABRA G2 pro stavební společnost a poukázat tak na celkovou provázanost informačních systémů společnosti na všech úrovních řízení a zefektivnění celkového chodu společnosti. Za velmi důležité také považuji dostatečné zabezpečení IS. Řízením bezpečnosti informační systém zasahuje do celé organizační struktury společnosti, tzn. do všech úrovní řízení. Klíčová slova: Informační systém, hardware, management, proces, implementace, analýza, přínos, zákazník, dodavatel, uživatel, společnost, podnikání, bezpečnost, ABRA, ROE. Annotation In my thesis, I first analyzed the existing information system and then I focused on the implementation of a new information system in construction companies, which first preceded by tender best models by project team according to pre-established evaluation criteria. The main guidelines for the selection procedure were demand notes, sent by individual suppliers IS. An analysis of key indicators was accomplished. The aim of my work was to show the benefits of implementing selected information system ABRA G2 for a construction company and point to the overall coherence of information systems at all levels of management and streamline the company's overall performance. It's very important to consider adequate security IS. Safety management information system affects the entire organizational structure of the company ie. all levels of management. Key words: Information system, hardware, management, process, implementation, analysis, benefit, customer, supplier, user, company, business, security, ABRA, ROE.

5 Obsah Úvod Současný stav ve stavební společnosti Obecná charakteristika stavební společnosti Uživatelé IS ve stavební společnosti Řídicí a informační systém stavební společnosti Účetní program Požadavky stavební společnosti na nově budovaný informační systém Moduly integrovaného informačního systému Přínosy integrovaného informačního systému Členění modulů Řízení společnosti Obchodní činnosti Výroba a sklady Správa financí a majetku Nástroje přizpůsobení Návrh IS ve stavební společnosti Podklady pro výběr dodavatele IS Vytipování vhodných dodavatelů IS Zadávací poptávkový list dodavatele IS Vyhodnocení dodavatelů informačních systémů Poptávkový list dodavatele informačního systému ABRA G Poptávkový list dodavatele informačního systému Altus Vario Poptávkový list dodavatele informačního systému KOSTKA Pro SB Poptávkový list dodavatele informačního systému MONEY S

6 4.5 Zpráva z výběrového řízení Analýza výběrového řízení Ekonomická návratnost vybraného IS ABRA G2 ve stavební společnosti Ukazatele přínosu IS ABRA G Finanční ukazatele Nefinanční ukazatele Finanční analýza přínosů IS ABRA G3 ve stavební společnosti Kvality IS ABRA G Bezpečnost IS ABRA G2 ve stavební společnosti Analýza rizik Bezpečnostní politika IS ve stavební společnosti Závěr Použita literatura Seznam použitých obrázků Seznam použitých tabulek Seznam použitých grafů Seznam použitých vzorců Přílohy

7 Úvod Svou diplomovou práci zaměřím na implementaci informačního systému do stavební společnosti, jeho využití a přínosy pro danou stavební společnost. Uvědomuji si, že informační systémy se stávají integrální součástí podniků i celé společnosti a jsou neoddělitelnou součástí jejich fungování. První část diplomové práce budu věnovat současnému stavu stavební společnosti BENESTAV SPS spol. s r. o. a dosud používanému informačnímu systému, který je pro společnost v danou dobu nevyhovující. Z tohoto důvodu vidím nutnost implementace nového informačního systému do společnosti, který odpovídá svou kvalitou a zároveň dává lepší přehled o společnosti zákazníkovi. V druhé části dále uvedu hlavní požadavky společnosti na nově budovaný informační systém, jeho přínos, který by měl přinést. Třetí část práce zaměřím na návrh podnikového informačního systému, zvolení projektového týmu a vytipování vhodných dodavatelů informačního systému na základě zaslaného poptávkového listu dodavatele informačního systému. Čtvrtou část považuji za těžiště celé práce a to proto, že zde dochází k výběru nejvhodnějšího informačního systému pro společnost na základě vyhodnocení, který vyhodnotil zvolený projektový tým projektu. Neméně důležitá je i pátá část práce, kde uvedu předpokládané ekonomické přínosy informačního systému v organizaci, výpočet důležitých finančních ukazatelů jako je například rentabilita vlastního kapitálu ROE, ukazatel rentability celkového kapitálu RC, doby odhadu TOB. Významné jsou pro tuto oblast i nefinanční ukazatele. V poslední části se budu zabývat ochranou informačních dat při zpracování a jejich přenosu. Znamená to, že zavedený informační systém je bezpečný pouze tehdy, jaká je úroveň jeho zabezpečení. Hlavním cílem mé práce bude vyhodnotit informační systém ve stavební společnosti. Analyzovat a implementovat nový informační systém pro danou stavební společnost, dále vyhodnotit předpokládané ekonomické přínosy správně zvoleného informačního systému. Zanalyzovat a vyhodnotit přínosy nově zvoleného informačního systému. 7

8 1 Současný stav ve stavební společnosti Dnešní ekonomika se vyznačuje existencí relativně velkého počtu podniků a organizací, které se liší svým předmětem podnikání, velikostí a právní formou. Tyto podniky stojí před problémem, jak zajistit svůj další rozvoj a prosperitu, jakým způsobem se přizpůsobit novým podmínkám a změnám v tržním hospodářství. Pro úspěch podnikání je nutné dlouhodobé zajišťování zisku a rentability podniku či organizace. Úkolem každého stavebního podniku je potřeba transformovat zdroje na výrobní procesy. K tomu jsou v dnešní době zapotřebí informační systémy a informační technologie. Společnost, která vyhodnocuje a inovuje své informační systémy a informační technologie, stává se na trhu konkurenceschopnější a má vyšší efektivitu. Vzájemná koordinace vnějšího a vnitřního okolí a usměrňování jeho na podnik či organizaci může zajistit úspěch podnikání. Každý podnik, který chce přežít v dnešní velmi složité době, musí zvolit pro působení podniku zcela správnou strategii. Tou si podnik vytváří předpoklady pro dlouhodobý růst. V rámci strategie si podnik musí plnit strategické operace, což jsou jednotlivé kroky, které je nutné plnit proto, aby byly splněny strategické cíle podniku a rovněž, aby byl udržen rovnovážný stav ekonomiky podniku. Jedině tak podnik může obstát v široké konkurenci a zajišťovat si dlouhodobé prosperity a další rozvoj. Společnost má za cíl trvale zvyšovat tržní hodnotu. Úspěšnost podnikání je v dosažení přiměřené relace mezi použitelným ziskem a vlastním kapitálem. Dosáhnout zisku může společnost jedině tehdy, když nabídne a prodá svoji produkci na trhu solventním zákazníkům. Na trhu se však pohybuje mnoho konkurentů a podnik pak musí v plné míře uspokojit požadavky spotřebitelů a odběratelů, aby obstál na dnešním trhu. Záleží proto na vedení společnosti, aby se systematicky zabývala otázkami průzkumu potřeb, uspokojování potřeb zákazníků a průběžného zajišťování zakázkové náplně. A proto v dnešní nejisté době musí pružně reagovat na změny a nejistoty, které se často vyskytují. A je známé to, že přežije a zvítězí pouze ten, kdo se dokáže rychle přizpůsobit a využívá včas všech příležitostí, které tato doba přináší. Podnik můžeme definovat jako plánovitě organizovanou hospodářskou jednotkou, v níž se zhotovují a provádějí věcné statky a služby 1. K podniku náleží věci, práva a jiné majetkové hodnoty, které patří podnikateli a slouží k provozování podniku WOHE, G. Úvod do podnikového hospodářství. Vyd. 1. Praha: C. H. BECK, c1995, s. 2. č.513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů, 2 8

9 1.1 Obecná charakteristika stavební společnosti Stavební společnost BENESTAV SPS spol. s r.o. vznikla v roce 2009 spojením tří podnikatelů v jeden celek po předchozím působení organizace BENESTAV OBCHODNÍ A STAVEBNÍ SDRUŽENÍ, která působila na trhu již od roku Základní jmění organizace činí Kč. Toto základní jmění je rozděleno na tři majitele. Nominální hodnota majitele je Kč. Hlavním předmětem podnikání stavební společnosti je realizace staveb, včetně jejich oprav a jejich odstraňování. Jedná se zejména o aktivity při realizaci pozemních staveb, novostaveb i rekonstrukcí. Při této činnosti stavební společnost uplatňuje nové technologie pro úsporu energií a prodloužení životnosti staveb. Cílem je poskytovat služby, které trvale uspokojují požadavky zákazníků v regionu působení stavební společnosti a aby realizované práce splňovaly představy a požadavky všech zákazníků, a to jak v cenách, tak i v jejich kvalitě a termínech provádění. Organizaci se podařilo již od roku 1992, kdy byla založena, prosadit v náročné konkurenci a získat dobré jméno u zákazníků. Dobré jméno si stavební společnost chce i nadále udržet. Proto neustále usiluje o zvyšování kvality ve všech činnostech. K tomu musí však vytvářet veškeré možné podmínky. Hlavním cílem stavební společnosti je zvyšovat prosperitu vyjádřenou stabilním růstem kapitálu. Bez vysoké kvality a použití informačního systému, informační technologie, které vedou ke spokojenosti zákazníků, je tento cíl nedosažitelný. 1.2 Uživatelé IS ve stavební společnosti Každý z uživatelů IS ve stavební společnosti jí hodnotí z pozice svého postavení v organizaci tzn. záleží na úrovni rozhodování a řízení. To znamená, že se liší svým postavením v rámci organizační a řídící struktury. Ve stavební společnosti BENESTAV SPS spol. s. r.o. lze IS využívat na čtyřech úrovních. VRCHOLOVÝ MANAGEMENT (jednatelé společnosti) stanovuje strategii společnosti včetně strategie informační, využívá IS k podpoře svých rozhodnutí. Dělejme svojí práci celým srdcem a budeme úspěšní. (Elbert) 3 3 KOTLER, Philip: Marketing a management. Kapitola 25. ISBN Vydavatelství Viktoria Publishing Děčín

10 STŘEDNÍ MANAGEMENT pracovníci, kteří se zabývají o včasné efektivní zabezpečení objednávek materiálu na jednotlivé jednotlivé stavby a veškerých služeb a požadavků, které žádá zákazník. PRACOVNÍCI ZPRACOVÁVAJÍCÍ ZPRACOVÁVAJÍCÍ ZNALOSTI A DATA pracovníci, kteří připravují a zpracovávají nabídky a vyhledávají nové zakázky. PRACOVNÍCI POŘIZUJÍCÍ DATA A REALIZUJÍCÍ VÝKONNÉ ČINNOSTI PRO ZAJIŠTĚNÍ ZAJIŠTĚNÍ ZAKÁZEK pracovníci ve stavebním provozu, kteří realizují zakázky pomocí výrobní, manipulační, dopravní a jiné techniky, dále provádějí příjem materiálu a výdej materiálu ze skladu, příjem a výdej faktur apod. VRCHOLOVÝ MANAGEMNT STŘEDNÍ MANAGEMENT PRÁCE S DATY VÝROBNÍ A OBSLUŽNÉ ČINNOSTI Obrázek č. 1: Pyramidové využití IS Zdroj:[5] Dá se tedy říci, že pracovníci na jednotlivých úrovních společnosti se odlišují potřebou znalostí různých informací a tomu také odpovídá využívání IS ve společnosti společnosti.. Z tohoto vyplývá, že často pracovníci na nižší úrovni musí zpracovat a zajišťovat větší množství dat, která nejsou pro jejich práci potřebná, ale jejich zajištění zajištění je nezbytné pro vyšší úroveň řízení. Tato data musí být však včas a hlavně přesně zadávána do IS. 10

11 Management je proto tím, co se tradičně nazývalo svobodným uměním: svobodným proto, že se zabývá základními kategoriemi znalostí, sebepoznání, moudrosti a vůdčích schopností, uměním proto, že jde o obor praktický a aplikační. Manažeři čerpají ze všech znalostí a poznatků společenských věd psychologie a filosofie, ekonomie a historie, etiky ale stejně tak i věd přírodních. Musí však tyto znalosti zaměřit na efektivnost a výsledky na uzdravení nemocného pacienta, na výuku studenta, na postavení mostu, na vypracování a prodej počítačového programového vybavení, jež bude optimální pro svého uživatele Řídicí a informační systém stavební společnosti V současném období rozvoje a dostupnosti kvalitních výpočetních a programových produktů pro podnikání i osobního využívání, se informační systémy dostaly do pozice nepostradatelné součásti úspěšného podnikání. Informace jsou pro moderní organizaci významným zdrojem. Jsou nehmotné povahy, a přesto mají obrovskou cenu, jak pro vlastní organizaci, tak i pro konkurenci. Stavební společnost při své práci potřebuje získávat informace a komunikovat. K tomuto účelu používá programové prostředky pro komunikaci jako například internet, elektronickou poštu atd. Dále používá obecné aplikační programy, například textový editor, tabulkový kalkulátor, databázový systém, prezentační grafiku, skladové hospodářství, finanční účetnictví. Pro podporu efektivního rozhodování a řízení má organizace řadu aplikačních programů z ekonomiky společnosti. Stavební společnost používá model IS v této struktuře: Hardware (HW), Operační systém (OS), Databázový systém (DBS), Aplikační software (ASW). 4 DRUCKER, Peter F. KOTLER, Philip. Marketing a management. Kapitola 1 ISBN Vydavatelství Viktoria Publishing Děčín

12 Jedná se o přístup, ve kterém není striktní vazba (závislost) aplikace na hardware či operačním systému, což představuje větší možnost propojitelností a přenositelnosti různých aplikací ve stavební společnosti. Management společnosti a pracovníci různých stupňů řízení mají strukturu řízení ve třech stupních: pro strategické řízení, pro taktické řízení, pro operativní řízení. V každé této úrovni je rozhodování podmíněno SW podporou: plánování, organizování, motivování, kontrola. Obecně však platí zásada, že pro efektivní uskutečňování procesů musí mít proces svého vlastníka, přiřazeny zdroje (finanční, lidské, vybavení, materiály, pracovní prostředky, informační, ) a stanovený čas k jeho realizaci. Společnost používá standardy aplikačních programů: Textový editor. Textové editory představují jednu z nejrozšířenějších aplikací (MS Word, Open Office Writer, WordPerfect, WordPro) oblasti osobních počítačů. Proti tradičnímu zpracování dokumentů na psacím stroji, poskytují společnosti rozšířené možnosti editace, kopírování, výměny a skladování dokumentů. Textové editory jsou velmi účinný nástroj na všech stupních řízení. Tabulkový procesor. Tabulkové procesory umožňují ve společnosti snadnou tvorbu a editaci tabulek a grafů a odstraňují tak neefektivní práci, která by vznikla při ručním zpracování. Jde vlastně o elektronické výpočetní zpracování, které zpracovávají data v řadě oblastí (plánování, modelování, účetní a finanční rozbory, rozpočtové kalkulátory atd.). 12

13 Databázový systém. Databázový systém usnadňuje v podniku práci s databázemi. Databáze obsahuje evidenci zaměstnanců, dodavatelů a odběratelů, faktur a vedení majetků. 1.4 Účetní program Od roku 1994 stavební společnost využívá ke zpracování veškerých dat společnosti účetní program Tichý a spol. ( Tento program dosud vyhovoval pro vedení veškeré daňové evidence a souvisejících agend. Ke konci každého roku firma Tichý a spol. nabízí a zpracovává pro své odběratelské podniky aktuální změny, které aktualizují právě prováděné změny zákonů a celkové změny v legislativě. To znamená, že provádí celkovou údržbu aktuálních tiskopisů, novinky ve mzdových předpisech, změny v elektronické komunikaci s úřady popřípadě reagují na navrhované náměty z praxe. V případě, že dochází ke změnám v průběhu roku, firma Tichý včas informuje a doplňuje program o případné změny. Každá nová verze programu je vybavena algoritmy pro převod dat z verze předchozí. BENESTAV SPS spol. s r.o. tak zpracovává veškerou podnikovou agendu a společnost tímto způsobem doposud řešila organizaci a řízení. Toto zpracování umožňuje úsporu času a nákladů a také zefektivnění toku podnikových informací při využití výpočetní techniky. Tímto způsobem v podniku zpracovávají informace z následujících oblastech: EVIDENCE FAKTUR podnik zaznamenává soubor přijatých (dodavatelských) faktur a vydaných faktur a jejich účtování, automatické vedení saldokonta plateb, vedení pohledávek a závazků, popřípadě upomínky a penalizace. ÚČETNICTVÍ zaúčtování jednotlivých účetních operací, měsíční uzávěrky, roční uzávěrky, zpracování DPH a daní z příjmů, další potřebné účetní výkazy. 13

14 VEDENÍ MAJETKU evidence investičního i drobného majetku, odpisy a jejich účtování, případné změny v evidenci majetku, další sestavy související s vedením majetku podniku. FINANCE vedení bankovních účtů a pokladen vedených k hotovostním platbám, zaúčtování finančních obratů, automatické zpracování finančního výhledu. MZDY A PERSONALISTIKA veškeré mzdové a personální údaje, zpracování zákonných pojištění, daní, náhrad, srážek ze mzdy, účtování mezd, výplatní listiny, vedení a tisk pracovních smluv. SKLADOVÉ HOSPODÁŘSTVÍ vedení objednávek materiálu, zboží, příjemky materiálu, dodací listy, vedení skladových zásob, možnost pořízení rozborových sestav skladových zásob včetně provedení inventury. POŠTA potřebná evidence došlé a odeslané pošty, možnost tisku obálek, poštovních průvodek atd. KOMUNIKACE S BANKOU datová komunikace s bankou, příkazy k úhradě, vedení bankovních výpisů. Tento způsob zpracování informací společnosti doposud vyhovoval, ale vedení i pracovníci si uvědomují, že existují ještě výhodnější informační systémy, které umožňují ještě podrobnější zpracování a přenos dat a tím poskytují ještě lepší průhlednost celého systému. 14

15 Stavební společnost by tak chtěla zavést informační systém, který umožní nové principy řízení a umožní návaznost na získávání nových zakázek s veškerým rozplánováním všech kapacit společnosti a naváže tak na kalkulaci nákladů jednotlivých staveb včetně zpracování časového plánu tzv. harmonogramů. Doposud stavební společnost byla nucena zpracovávat veškeré kalkulační ceny na zvlášť pořízeném programu pro zpracování kalkulačních cen produktů. Proto je nutné pořídit takový informační systém, který bude obsahovat potřebné ceníky pro jednotlivé stavební operace s možnostmi přeceňování eventuálně s využitím možných slev. 15

16 2 Požadavky stavební společnosti na nově budovaný informační systém Stavební společnost ostatně jako každý výrobní podnik lze označit jako plánovitě organizovanou hospodářskou jednotku, v níž probíhají procesy za účelem tvorby věcných statků a služeb. Strategické cíle orientují a sjednocují všechny činnosti podniku. 5 Předmětem podnikového hospodářství jsou potom všechna rozhodnutí o využití disponibilních výrobních faktorů, jejichž prostřednictvím se má dosáhnout splnění podnikatelských cílů a tvorba zisku. Stavební společnost jako taková vystupuje jako organizačně ucelená jednotka, jejímiž vnitřními články jsou jednotlivé divize, útvary, pracovní skupiny apod. Tyto články mají pouze podmíněnou samostatnost, která je dána rozsahem delegovaných dílčích pravomocí i odpovědností z podnikového vedení. Podle nich pak mají k dispozici škálu vnitřních a vnějších vazeb, které přímo vyplývají z organizační struktury, systému řízení a specializace konkrétních oddělení. K zajištění jejich činností mají soubor zdrojů, který lze rozdělit na tři základní oblasti: hmotné budovy, stroje, materiál, nehmotné směrnice, postupy, licence, znalosti, software, personální zaměstnanci, externí specialisté. Každá z těchto oblastí zdrojů je v činnostech konkrétních oddělení zastoupena specifickým podílem, který je určován specializací každého útvaru. Z těchto podílů vyplývá potřeba přístupu jednotlivých oddělení k druhu a množství informací, které zajišťuje informační systém společnosti. V nedávné minulosti úroveň komunikačních technologií neumožňovala přímé propojení počítačů. Informační systém tvořen buňkovou strukturou a nasazením těchto sítí bylo podřízeno i fyzické možnosti instalace počítačové stanice. Specifikou stavebních společností je nestandardnost a nestálost technických podmínek jednotlivých pracovních míst s problémovým technologickým zázemím. Tento důvod vedl k zpracování dílčích informací lokálně a předávání dat se realizovalo maximálně v dávkách. Informace byly k dispozici většinou pouze v papírové podobě. Informační a telekomunikační technologie současnosti jsou již schopny dopravit požadovaná data na kterékoliv místo, 5 SOUČEK, Zdeněk. MACEK, Jiří. Strategie úspěšného podnik, Ostrava:MONTANEX a.s.,s.48 16

17 včetně vzdálených a odloučených staveb. Problém tedy již není v zajištění přístupu k informacím, ale především vyvstává otázka, jaké informace budou k dispozici a v jaké kvalitě. Stavební společnosti, které se nejsou schopny včas vyrovnat s měnícími se podmínkami, nezrychlí a nezjednoduší svůj způsob řízení, reagují pozdě, tak zvyšují rizika prodlení a zcela zákonitě se pak dostávají do organizačních i ekonomických potíží. S rostoucí rychlostí výstavby a rozvojem technologií se hierarchické direktivní způsoby řízení stávají brzdou. Daleko více nastává nutnost využít samostatnou aktivní práci jednotlivých pracovníků. Nástrojem, který umožňuje využít nové principy řízení, je komplexní informační a řídicí systém, založený na principech procesního nákladového řízení. Tento komplexní informační systém musí mít v sobě nejen účetnictví, podřízené specifickým potřebám stavebních společnostech, ale i integrovanou podporu všech ostatních procesů, nutných k získání zakázky, rozplánování kapacit zdrojů a materiálů, řízení postupu realizace i průběžnému sledování a vyhodnocování procesu výstavby v návaznosti na harmonogram prací. Propojením technických a ekonomických informací je pak zajištěna jak vzájemná kontinuita dat, tak i velmi snadný přístup ke kterékoliv informaci. Realizace stavby probíhá v jednotlivých fázích, které jsou dány technologickými a specifickými vlastnostmi každého konkrétního projektu. Neopakovatelnost a postupné upřesňování technologie výstavby, aplikace změn vyvolaných v průběhu realizace často vedou stavební firmy pouze k odhadu odbytové ceny na základě objemových ukazatelů, případně směrných cen. Dále pak pouze ekonomicky sledují náklady a termíny, jak stavba probíhá. Tato metoda je sice jednoduchá, ale i velice riskantní. Ke snížení rizik, spojených s každým projektem, je možná pouze jediná cesta. A to průběžně doplňovat a upřesňovat veškeré nové informace, které stavební firma v průběhu realizace získává. S těmito informacemi dále pracovat a zajistit tak trvalou kontrolu průběhu každé zakázky, aby bylo možno včas reagovat na případný nepříznivý vývoj. Ani pouhé zpracování ekonomických údajů bez porovnání se skutečně provedenými pracemi nepodává pravdivý obrazových momentálním stavu zakázky. Řídící pracovníci se nutně musí zabývat kalkulací nákladů, časovým plánem, jeho aktualizací s návazností na zajištění veškerých potřeb, včetně subdodávek v čase, a to napříč všemi zakázkami. Tyto úkoly však nelze efektivně zajistit ručně v papírové podobě. To vede k nutnosti mít informace v elektronické podobě a navíc v jediném informačním systému. Teprve pak je možné 17

18 všechny vzájemně porovnávat a vyhodnocovat na kterémkoliv stupni řízení. Každá informace mimo jednotný informační systém zvyšuje pracnost a nelze s ní jednoduše a přehledně pracovat. 2.1 Moduly integrovaného informačního systému Jsou informační systémy, které integrují a automatizují velké množství procesů souvisejících s produkčními činnostmi podniku. Typicky se jedná o výrobu, logistiku, distribuci, správu majetku, prodej, fakturaci a účetnictví. Výběru informačního systému předchází důkladné prověření všech požadavků firmy ze strany dodavatele systému. To je důležité zejména pro stanovení vhodné verze a následné úpravy. Tvůrci informačních systémů již také na základě zkušeností z různých odvětví vytvořili upravené verze svých základních/prvotních systémů. Označují se jako branžové nebo také vertikální řešení. Přestože dodavatelé informačních systémů slibují firmám, že je možné jejich systém výrazně upravit, většinou se musí naopak společnost přizpůsobit použitému systému a upravit některé vnitrofiremní procesy. Informační systém také nevyřeší všechny problémy. Pokud firma nemá vyřešené některé postupy nebo se potýká například se špatným marketingem, neloajálností zaměstnanců či jinými problémy, nebude mít nasazení informačního systému dostatečně velký přínos. Plány jsou ničím; plánování je vším (Dwight D. Eisenhower) 6 Obecně komplexní informační systémy spojují několik oblastí softwarového nasazení do business procesů. Jsou to: BI (Business Inteligence), CRM (Customer Relation Management), ERP (Enterprise Resource Planing), SCM (Supply Chain Management). 6 KOTLER., Philip. Marketing a management. Kapitola 3. ISBN Vydavatelství Viktoria Publishing Děčín

19 Obrázek č. 2: Vztahy business procesů Zdroj:[5] CRM programové celky, zajišťující řízení vztahů se zákazníky se zaměřením na podporu obchodních činností, hlavně marketingu, podpory zákazníka a prodeje. V podmínkách stavební firmy jsou využívány dvojím způsobem. V prvním jsou to klasické metody chování a vztahů s vnějšími zákazníky. Jsou využívány všechny tři základní oblasti CRM (operativní, analytická i kolaborativní). Ve druhém způsobu použití je to oblast vztahů s vnitřními zákazníky (stavbami). Zde je především využívána oblast kolaborativní. Jedná se hlavně o funkcionality, umožňující komunikaci mateřské části společnosti a jejích vnitřních zákazníků. A to s využitím různých komunikačních kanálů za účelem sdílení informací, vyšší úrovně informovanosti a následného zkvalitnění poskytovaných služeb. ERP programové celky, zajišťující integraci a automatizaci interních podnikových procesů. Zasahují do oblasti sdílení a řízení dat, plánování, obchodu, lidských zdrojů, financí a účetnictví, správy majetku, logistiky, výroby. Tvoří symbiotické prostředky pro bezpečné fungování firmy jak po linii organizační, dané strukturou a členěním útvarů, tak i po linii procesního a projektového zaměření a řízení. Účelem posuzování procesů je stanovit způsobilost procesů implementovaných v organizaci. 7 7 BUCHALCEVOVA, A. Metodiky budování informačních systémů. Vysoká škola ekonomická v Praze, Praha: Nakladatelství Oeconomica, str. 36. ISBN

20 Strategie a plánování Rozvíjet a řídit Návrh Nasazení Výběr Obrázek č. 3: Strategie ERP systému Zdroj:[13] ] SCM - programové celky, zajišťující řízení a optimalizaci vztahů s dodavateli. Využitím informačních a komunikačních technologií jsou partneři propojeni, sdílejí informace a na jejich základě mohou naplánovat a zkoordinovat další postupy. Stejně jako CMR jsou tyto nástroje využity dvojím způsobem. První standardní je využíván v rámci řetězce výrobce prodejce firma, která vystupuje v roli zákazníka. Druhý přenesený je aplikován interně na struktuře firma centrální sklady jednotlivá stavba. Zde firma vystupuje v roli dodavatele. V obou případech jsou úkoly pro řešení stejné schopnost reakce na požadavky zákazníka, řízení provozu (centralizované, decentralizované, sdílené), dodávkový systém (přímá doprava, cross docking, rozvážka), minimalizace logistických nákladů na základě integrace procesů, výpočtů prognóz, stavu zásob, sdílení informací a spolupráce. V neposlední řadě do SCM zasahuje i oblast cash flow, a to uspořádáním platebních podmínek a finančního toku mezi jednotlivými subjekty řetězce. BI - programové celky, zajišťující nástroje pro rozhodování. A to zpracováním a analyzováním dat, vzniklých v oblastech SCM, CRM i CRM. Slouží střednímu a vysokému managementu k analýze dat za konkrétní období. Pomocí matematických a statistických závislostí předkládají prostředky pro porozumění vztahům a propočty trendů. Prostředky BI zprostředkovávají dostupnost a konzistenci podnikových dat, zamezují jejich duplicitám a automatizuji rutinní procesy zpracování. Využívají aplikace OLAP (Online Analytical Processing), datové kostky, reporting rting a přehledová zobrazení na podkladech systému vyvážených ukazatelů výkonnosti a bilančních analýz. BI tak tvoří 20

21 ucelený a efektivní přístup k firemním datům a je podkladem pro tvorbu strategických i operativních rozhodnutí managementu společnosti. 2.2 Přínosy integrovaného informačního systému Za předpokladu, že systém je správně implementován, přináší řadu výhod. Především: zefektivnění a zrychlení ekonomických (podnikových) procesů, centralizaci a vyčištění dat, snížení chybovosti, optimalizace pracovního toku dokumentů (workflow), dlouhodobé úspory v investicích do informačních systémů a hardware, zvýšení bezpečnosti, rychlejší výstupy (efektivnější reporting) pro vedení firmy (zaměstnanci nemusí připravovat podklady). V konečném důsledku zvyšuje flexibilitu a tím i konkurenceschopnost. Rozhodnutí pro určitý ERP Vytvoření řešitelského týmu Výběr vhodného ERP řešení a jeho dodavatele Uzavření smlouvy o zavedení ERP Instalace ERP Analýza specifických podmínek uživatele Určení individuálních parametrů Naplnění dat a číselníků Testování Školení pracovníků Zahájení rutinního provozu ERP Obrázek č. 4: Hlavní etapy implementace ERP Zdroj:[5] 21