uživatelský manuál FIREMNÍ DOPRAVA Knihy jízd, Cestovní příkazy, Digitální automapy Uživatelská příručka pro práci se sofware FIREMNÍ DOPRAVA

Transkript

1 uživatelský manuál FIREMNÍ DOPRAVA Knihy jízd, Cestovní příkazy, Digitální automapy Uživatelská příručka pro práci se sofware FIREMNÍ DOPRAVA

2 Poděkování za spolupráci při tvorbě manuálu Ing. Jana Raschková, ev. č , daňový poradce, A-CORY s. r. o. Ing. Emil Raschka, A-CORY s. r. o. Liana Ciurajová, A-CORY s. r. o. Manuál Vydání: 2.53 Software je označen logotypem FIREMNÍ DOPRAVA. a v textu je uváděn jako

3 OBSAH KAPITOLA 1: Úvod KAPITOLA 2: Instalace programu Systémové požadavky Příprava instalace software Instalace programu Aktualizace software přes internet KAPITOLA 3: Popis prostředí software FIREMNÍ DOPRAVA KAPITOLA 4: Popis funkcí modulu Knihy jízd Vkládání firem Vkládání aut Záložka Obecné Záložka Spotřeba Záložka PHM Záložka Tachometr Záložka Nádrž Záložka Ostatní Záložka Zakázané období Záložka Neužívání Záložka Náklady Záložka Upozornění Záložka Karta PHM Kontrola Popis a ovládání hlavního okna knihy jízd Více firem a aut Hromadný nákup PHM Manipulace s jízdami Kopírování jízd Smazání záznamu jízd Uzávěrka Ceníky Přepočty Obvyklé trasy

4 Hromadné vkládání jízd Vložená jízda Kalendář Tisk Knihy jízd Tisk prázdné knihy jízd Účely a pomocná rozlišení Stravné Sazby stravného Stravné v zahraničí Sjednané stravné Popis a ovládání hlavního okna cestovních příkazů Záložka Příkaz Záložka Vyúčtování Možnosti pro cestovní příkazy Tisk cestovního příkazu Uzávěrka Vystavení příkazu podle mapy Zálohování dat Import databáze Import dat z GPS Import nákupů z karet CCS KAPITOLA 5: Práce s mapami Mapy Manipulace s mapou Vytvoření autotrasy Další možnosti nastavení KAPITOLA 6: Technická podpora, kontakty

5 KAPITOLA 1 Úvod Knihy jízd je tradiční účetní program určený k přesné evidenci vozidel a zpracování knihy jízd. Program Knihy jízd je určen pro firemní i soukromé vozidla. Slouží ke sledování veškerých nákladů na jednotlivá vozidla firmy, eviduje jednotlivá tankování, náklady na servis, poplatky, evidenci řidičů vozidel aj. Program umožňuje načítání údajů z GPS aplikací, stejně jako z tankovacích autokaret. Pomocí programu velmi snadno vytvoříte přiznání k silniční dani. Digitální automapyy Součástí programu jsou podrobné digitální autoatlasy. V mapách v detailních měřítcích máte možnost vyhledávat trasy, místa a objekty, které se Vám automaticky promítnou v knize jízd. Výhodou je možnost pořídit si detailní mapové podklady pouze Vašich obvyklých destinací. Cestovní příkazy je software pro snadné vyúčtování a evidenci tuzemských i zahraničních cestovních příkazů, výpočet cestovních náhrad, práci s cizí měnou ve formě valut a deviz. Součástí programu jsou aktuální kurzy pro převod měny, odkazy na legislativu ČR a aktualizace formulářů z internetu. Pomocí programu velmi snadno vytvoříte přiznání k silniční dani. Programy FIREMNÍ DOPRAVA jsou komplexní softwarový nástroj pro správu a účtování dopravního provozu firmy. Knihy jízd a Cestovní příkazy pracují jak samostatně, ale také spolupracují. Tzn. že jízdy zapsané v knize jízd se Vám automaticky promítnou v cestovních příkazech, kde se použijí k vyúčtování cestovních náhrad. 5

6 KAPITOLA 2 Instalace programu Systémové požadavky Klient: Windows 98, Windows ME, Windows 2000, Windows XP Server: Windows 2000, Windows XP, Windows 2000 Server, Windows 2003 Server Enterprise Server: Windows 2000 Server / IIS 5.0, Windows 2003 Server /IIS 6.0, SQL Server 2000 Standard nebo Enterprise a vyšší Minimální konfigurace: Procesor: 200 MHz Intel Pentium - class procesor, AMD Opteron, AMD Athlon64, AMD Athlon XP procesor; Operační pamět : 128 MB RAM, doporučeno alespoň 256 MB RAM, Harddisk: 500 MB až 1 GB místa na disku podle zvolené instalace a počtu map Příprava instalace software V průběhu instalace budete požádáni o vložení nezbytných informací jako je Název organizace, Adresu a Licenční číslo. Připravte si je, prosím. Pokud jste registrační údaje obdrželi v elektronické podobě, doporučujeme je zkopírovat a vložit. Pokud je máte v tištěné podobě, dejte pozor při jejich zadávání, musí se naprosto shodovat. Instalace programu Průběh samotné instalace je řešen formou průvodce. Instalace se skládá z několika kroků. V prvním kroku se provede automatické otestování hardware a software Vašeho PC. V druhém kroku se provede instalace potřebných komponent. Jednotlivé kroky těchto instalací jsou Vámi odsouhlaseny a bývají provázeny restartem počítače. Jedná se především o Microsoft.NET Framework 1.1., Servis Pack 1 a Český jazykový balíček. Dále se provede instalace MSDE 2000 se Service Packem 3a. Po těchto instalacích se provede Nastavení datového prostředí pro software FIREMNÍ DOPRAVA a spustí se vlastní instalace Vámi zakoupené Knihy jízd včetně mapy. Ve třetím kroku instalace software FIREMNÍ DOPRAVA - Kniha jízd včetně mapy je nutno provést souhlas s licenčními podmínkami a na závěr proběhne registrace instalačních informací. Po instalace doporučujeme provést Windows Update a stáhnout a nainstalovat všechny nabízené kritické updaty! Aktualizace software přes internet Software FIREMNÍ DOPRAVA lze automaticky aktualizovat. V menu Nápověda zvolte příkaz Vyhledat aktualizace. Spust te test aktualizace. 6

7 KAPITOLA 3 První spuštění programu Popis prostředí software FIREMNÍ DOPRAVA Při spuštění vyčkejte než proběhne kontrola prostředí, integrity databáze a mapových dat, aby program mohl správně fungovat. Nezapomeňte, že při prvním spuštění software je nutné zadat alespoň jednu firmu, vozidlo a zaměstnance. Způsob vkládání těchto údajů je popsán v kapitole 4, odstavec Vkládání firem a Vkládání aut. V horní části pracovní plochy je umístěno hlavní menu, který se skládá ze dvou částí. Na prvním řádku je standardní menu hlavních funkcí programu. Pod tímto řádkem je umístěna nástrojová lišta s ikonami. Pokud myší podržíte kurzor nad příslušnou ikonou, objeví se popisek přiřazené funkce. První skupina tří červených ikon (zleva) slouží ke spouštění a přepínání tří hlavních částí aplikace FIREMNÍ DOPRAVA, knihy jízd, cestovních příkazů a automapy. Přepíná hlavní pracovní okno (standardně vpravo) i ovládací paletu (standardně vlevo). Druhá skupina červených ikon slouží k přepínání ovládací palety s nástroji. Skupina oranžových ikon slouží pro vyvolání dialogových oken pro zadání a změny účetních objektů, jejich počtu a vlastností. Jde o (zleva) Přehled a nastavení firem, aut, účelů a ceníky pro knihu jízd v první skupině oranžových ikon a v druhé skupině o Stravné, Měny a Země pro cestovní příkazy. Skupina zelených ikon vykonává konkrétní akce v příslušném hlavním okně. Podrobný popis těchto funkcí je uveden v kapitole 4. Opět první skupina ikon ovládá knihu jízd, druhá skupina cestovní příkazy. 7

8 Níže je zobrazeno standardní zobrazení po spuštění software FIREMNÍ DOPRAVA. FIREMNÍ DOPRAVA používá moderní uživatelské prostředí, které navíc můžete změnit přesně dle Vašich potřeb a zvyklostí. Pro úsporu místa na pracovní ploše můžete využít ikony Auto Hide, symbol špendlíku vpravo nahoře na ovládací paletě. Kliknutím se bude celý levý panel automaticky skrývat a zobrazovat; zobrazíte jej jednoduše tak, že podržíte myš nad příslušnou záložkou vlevo. Dalším kliknutím na ikonu Auto Hide se obnoví trvalé zobrazení ovládací palety. Třetí variantou umístění palety do plovoucího okna a umístění kdekoli Vám to bude vyhovovat. Mezi zadokovaným a plovoucím režimem paletky se přechází poklepáním na horní lištu paletky. Na spodním řádku hlavního okna aplikace se zobrazují aktuální informace nezbytné při vytváření správné knihy jízd a cestovních příkazů. Data se do všech polí tabulky lze vkládat klasicky klávesnicí. Pro urychlení lze dvojklikem myši na políčko vyvolat jeden za dvou pohodlných ovládacích prvků. 1. Seznam - rozbalovací seznam s příslušnými položkami, položky lze definovat 2. Kalendář - datum volíte z přehledného kalendáře 3. Hodiny - čas lze posouvat šipkami nahoru nebo dolů 8

9 KAPITOLA 4 Popis funkcí Vkládání firem Program umožňuje vést knihy jízd pro více firem odděleně. Soukromým autem může jezdit více firem a každá firma může jezdit s několika auty. Pro založení nové firmy nebo změnu údajů o firmě již založené, zvolte v menu Nástroje položku Přehled a nastavení firem (Ctrl+F). Zobrazí se okno Seznam firem. Stisknutím tlačítka Nová firma vytvoříte novou firmu. Vyplňte název firmy a stiskněte OK. Vyplňte údaje o firmě a údaje o zaměstnancích, kteří budou v knize jízd figurovat jako řidiči nebo majitelé vozů. Tlačítko Smazat firmu slouží ke smazání záznamů o firmě, jejich zaměstnancích, středisek, jízdy a auta této firmy. Smazání firmy je nutné znovu potvrdit. Tento krok je nevratný! Vložit zaměstnance je výhodné, pokud vlastníte také licenci pro Cestovní příkazy. Díky integraci programů Knihy jízd a Cestovní příkazy budete moci těmto zaměstnancům také zpracovávat jejich cestovní přikazy. Pole Zaměstnanci Po stisknutí tlačítka Přidat se zobrazí okno Nový zaměstnanec, do kterého vyplníte jeho jméno, příjmení a potvrdíte tlačítkem OK. Zobrazí se nové okno Zaměstnanec, kde doplníte zbývající údaje. Toto okno lze kdykoli znovu vyvolat tlačítkem Změnit. Pole Seznam útvarů, divizí Tlačítka Přidat, Změnit a Odebrat fungují stejně jako v poli Zaměstnanci. Pokud máte zvýrazněnou některou divizi, tak se nově zadané vozidlo automaticky přiřadí k dané divizi. 9

10 Vkládání aut Pro založení nového vozidla zvolte v menu Nástroje položku Přehled a nastavení aut (Ctrl+A). Zobrazí se okno Seznam a vlastnosti aut. Stiskněte tlačítko Nové auto. V dialogu vyplňte název a SPZ auta a stiskněte OK. V okně Seznam a vlastnosti aut máte možnost výběru vozu ze seznamu založených aut a zadání nebo úprav údajů podle zvolené záložky. Záložka Obecné Název - slouží k identifikaci auta (např. Škoda Octavia). SPZ - vyplníte státní poznávací značku vozu. Auto zařazeno do útvaru, divize firmy - umožňuje zařazení auta do útvaru/divize firmy, útvar/divize se objeví ve struktuře stromu firmy a aut. Druh - druh vozidla vyberete ze seznamu. Seznam má význam z důvodu výpočtu sazby silniční daně. Má význam také pro soukromá vozidla, protože nákladní auta a motocykly mají jinou základní sazbu náhrady za jeden kilometr než auta osobní. Uzávěrka ke dni - při zadání datumu uzávěrky nelze měnit údaje v knize jízd. Zabráníte tak neoprávněným změnám. Zahájení a ukončení provozu - zde zadáte datum zahájení provozu vozidla a po vyřazení zadáte datum ukončení vozidla. V seznamu vozidel se tak zobrazí jen vozidla v aktuálním měsíci v provozu. Pokud má vozidlo zapsanou jízdu mimo toto období, program Vás na tuto nesrovnalost upozorní. Pole Typ Soukromé - auto podnikatele nebo jeho manželky, které není a nikdy nebylo v obchodním majetku firmy nebo auto zaměstnance, který ho se souhlasem zaměstnavatele používá k pracovním cestám za cestovní náhradu. Pro tato auta se počítá plná cestovní náhrada. Soukromé auto bez nároku na základní náhradu - vypůjčené, pronajaté auto nebo auto, které bylo dříve v obchodním majetku firmy. Pro tato auta se od počítá jen náhrada za spotřebované PHM. Firemní - auto v obchodním majetku firmy. Počítá se průměrná spotřeba. Důležitý je údaj o majiteli vozu. U firemního auta program nedovolí založit knihu jízd pro jinou firmu. 10

11 U soukromého auta máte možnost určit, ze které firmy je majitel vozu. Po přiřazení auta do majetku některé firmy lze zaškrtnout volbu, že auto jezdí pro více firem. Zobrazí se pole Seznam dalších firem, pro které auto jezdí, kde určíte další firmy. Vozidlo se automaticky zobrazí ve stromu firem a aut. Při výpočtu náhrady za PHM se rozlišuje, je-li majitel vozu zaměstnanec firmy, pro kterou byla pracovní cesta konána nebo podnikatel (fyzická osoba / majitel firmy). Tento údaj se zadává v okně Zaměstnanec, které vyvoláte tlačítkem Změnit v poli Zaměstnanci okna Seznam firem. Je-li majitelem zaměstnanec musí mít auto vyplněnu normu spotřeby v TP. Pokud pro jízdu není cena PHM dokladována, používá se cena z paušálních cen podle MPSV. Je-li majitelem podnikatel, pak při neuvedené normě spotřeby z TP používá program jako normu průměrnou spotřebu z pokynu MF D-190 podle druhu auta. Při nedokladované ceně PHM se použijí paušální průměrné ceny podle MF. Záložka Spotřeba Zde se vypisují normy průměrné spotřeby uvedené v TP vozidla. Pokud auto nemá v TP uvedenou spotřebu, je při použití vozidla podnikatelem automaticky vzata zabudovaná průměrná spotřeba dle pokynu MF D-190. Při použití vozidla zaměstnancem musí být vždy spotřeba z TP uvedena, jinak náhradu z PHM nelze uplatnit. Volbou Rozšířené normy spotřeby můžete definovat různé Normy spotřeby pro jízdu a Normy spotřeby pro motohodiny včetně zkratek. Tyto zkratky se pak zobrazují formou seznamu v listu knihy jízd k danému vozu, ve sloupečcích jízda [typ] a motohodiny [typ]. Lze definovat i datumy střídání letní a zimní normy v jednotlivých letech. Záložka PHM Zde určíte, jaký druh paliva je pro vozidlo předepsán. V případě pohonu na LPG se určí počet ujetých km na benzín v každé jízdě, případně vyřazení LPG z důvodu poruchy. Jestliže je u soukromých aut doložena cena benzínu nebo LPG pro určité období stabilní hodnotou, určíte zde cenu a ta bude vkládána automaticky. 11

12 Záložka Tachometr Vložte stav tachometru k určitému dni daného auta. Stav zadáte pomocí datumu (datum vyberete z kalendáře) a zadáte stav tachometru. Ve spodní části záložky lze volbou Tachometr je veden v: rozlišit, zda jsou údaje v kilometrech nebo motohodinách. Pro kotrolu navázání stavu tachometru při vložení dvou a více stavů tachometru použijte zatržítko ve sloupci Kontrola. Při vyplňování jízd Vás pak program upozorní, pokud jízdy nebudou přesně navazovat na zadané stavy tachometru. Záložka Nádrž Údaje v této záložce se používají pouze u firemních vozidel, pro soukromé auta je záložka nefunkční. Zadává se zde kapacita nádrže a určuje se, jakým způsobem si přejete spotřebu sledovat. Sledovat průměrnou spotřebu za měsíc - používá se ke kontrole spotřeby při průběžném vedení knihy jízd. Sledovat stav nádrže podle předpokládané spotřeby - používá se při rekonstrukci knihy jízd za delší období. Po zadání předpokládané průměrné spotřeby program při vkládání jízd průběžně počítá, kolik kilometrů je třeba k natankovaným litrům přidat či ubrat. Záložka Ostatní Zde se zadávají doplňující informace o vozidle. Přívěsné zařízení - zaškrtněte, pokud má dané auto přívěsné zařízení. Pak máte možnost u jízd zadávat, zda jste jeli s přívěsem a účtovat si tak příplatek. Účelová modifikace (Combi, pick- -up ) - má vliv, pokud jste nevyplnili spotřebu dle TP. Po zaškrtnutí je vybrána spotřeba z ceníku hodnot pro účelové modifikace. Automatická převodovka - také toto políčko má vliv pouze tehdy, pokud jste nevyplnili spotřebu dle TP. Pokud má auto automatickou převodovku, spotřeba zjištěná z ceníku se zvýší o 10%. Počítat bezpečnostní přestávky - jelikož se eviduje doba odjezdu a příjezdu, je možné vypočítat, kdy bylo nutné vykonat bezpečnostní přestávky. U každé jízdy je možné zadat, zda se mají přestávky počítat. 12

13 Obvyklý čas odjezdu na první jízdou dne - zadejte čas, kdy auto vyjíždí nejčastěji na první jízdu dne. Obvyklá délka přestávky mezi jízdami - zadejte obvyklou dobu přestávky auta. pole Silniční daň - pro výpočet sazby silniční daně je potřeba zadat tyto údaje: Vozidlo splňuje/nesplňuje Limity Euro2 a Euro3 - určete, zda vozidlo splňuje některý z limitů. Zdvihový objem motoru - vyplňte dle TP. Číslo pojistky - informativní údaj. Záložka Zakázaná období U každého vozidla máte možnost určit dny, ve kterých toto auto nemohlo mít jízdu (např. dovolená, oprava apod.). Můžete zadat, že má být zakázán určitý den v každém týdnu (např. sobota) nebo můžete určit období počátečním a koncovým datumem. Zakázané dny se podbarví a program Vám nedovolí zapsat v tomto období jízdu. Záložka Neužívání Tady zadáte období, kdy bylo auto neužíváno a popis důvodu (oprava apod.). Záložka Náklady Program Vám umožní podrobně evidovat a analyzovat různé náklady na provoz vozidla. Vkládáte název (např. STK, opravy..), typ nákladu (např. při importu z CCS karet), datum, druh a cenu. Záložka Upozornění Zde máte možnost zadat kdy nebo po kolika ujetých kilometrech Vás má program upozornit na danou funkci (např. STK, výměna oleje apod). Záložka Karta PHM V této záložce vyplníte údaje o platební kartě, příslušné k vozidlu. 13

14 Kontrola U každého auta program za Vás kontroluje údaje v knize jízd. Program Vás upozorní na tyto nesrovnalosti: - po přepočtu nádrže u firemního auta vypíše dny se záporným stavem nádrže - je zapsaná jízda zakázaném dni - v čase nákupu PHM není zapsaná žádná jízda - jeden řidič má v jeden okamžik jízdu dvěma různými vozidly - nenavazují na sebe stavy tachometru - je zapsaná jízda před zahájením či ukončením provozu - od zadané pravidelné údržby uplynul stanovený termín - v některé dny je více jízd a časy odjezdu a příjezdu se překrývají Je-li auto v pořádku poznáte, když při otevřené Knize jízd je v dolní části okna zelená fajfka. V tomto případě je vše v pořádku. Jestliže ale svítí červený vykřičník je něco v nepořádku. Pak stiskněte toto tlačítko a zobrazí se Vám podrobnosti daného problému. Popis a ovládání hlavního okna knihy jízd Datum - vytváří program podle kalendáře a nelze ho změnit. Soboty, neděle a svátky jsou podbarveny. Chcete-li pro daný den vložit nový řádek, klikněte na příslušné datum pravým tlačítkem myši a z kontextového menu zvolte položku Vložit prázdný řádek (Ctrl+Insert). Pohodlnější způsob vložení nového řádku je stisknutím zelené ikony Vložit prázdný řádek. Řádek lze smazat kliknutím na příslušné datum pravým tlačítkem myši a z kontextového menu zvolte položku Smazat jízdu (Ctrl+Delete). Účel - kliknutím na tento sloupec vyberete ze seznamu účel jízdy. Seznam máte možnost doplnit pomocí oranžové ikony Přehled a nastavení účelů. Pokud je účelem soukromá jízda, nepočítá se u soukromých aut žádná náhrada. 14

15 Trasa - popis jízdy vložíte vypsáním pomocí klávesnice, zadáním obvyklých tras nebo automatickým vložením z příslušné mapy, kterou vyvoláte zelenou ikonou Jízda podle mapy. Výhodou je použití funkce Obrátit směr trasy nebo Vložit zpáteční jízdu (zelená ikona nebo položka kontextového menu řádku). Pokud je účelem Soukromá jízda není popis povinný. Délka - udává ujetou vzdálenost v km. Dosazuje se automaticky z mapy nebo se dá zadat či dodatečně upravit ručně. Pokud má vozidlo alternativní pohon na LPG, uvádí se pro celkovou vzdálenost počet kilometrů, ujetých na benzín. Dosazuje se podle stanovené hodnoty auta (přijatelná hodnota je 1-2 km). Čas od-do - zadávají se zde údaje o čase počátku a konce jízdy. Odjezd a příjezd má význam u firemních vozidel (kontrola knihy jízd odborem dopravy) a při převodu dat do cestovních příkazů. Dosazuje se automaticky na základě předdefinovaných parametrů, případně údajů z obvyklých tras a navázání na předchozí jízdu. Tachometr od-do - pokud má auto zavedeno stav tachometru k určitému dni, je průběžně počítán a vepsán do sloupců stav tachometrů před jízdou a po jízdě. U firemních aut máte možnost sledovat průběžný stav nádrže. Náhrada - tento sloupec je určen jen pro soukromá vozidla. Jedná se o výpočet náhrady za jízdu podle základní sazby a náhrady za PHM. Pod částkou náhrady je uvedena cena PHM, která byla pro výpočet náhrady použita. Platná paušální cena se automaticky přebírá podle MF (řidič je podnikatel) nebo MPSV (řidič je zaměstnanec), po případě stabilně doložená cena. Pokud existuje doklad, že řidič kupoval PHM za vyšší cenu, můžete kliknutím na pole náhrada upravit použitou cenu PHM a tím i celou náhradu. U vozidel s alternativním pohonem LPG se uvádí před cenou benzínu i cena plynu. Výdaje - v tomto sloupci se Vám automaticky vypočte okamžitá spotřeba v litrech a výdaje v korunách. Nákup PHM - tento sloupec je určen jen pro firemní vozidlo. Zde se eviduje čerpání pohonných hmot během jízdy v litrech a korunách. Místo a čas PHM - sloupec umožňuje zapsat místo a čas tankování. Pro snadné a rychlé zadání Vám nejlépe poslouží funkce Hromadné vkládaní jízd. Jestliže v čase tankování není zapsaná žádná jízda, program Vás na to upozorní. Řidič - vyplní se jméno řidiče. Program kontroluje, aby jeden řidič neměl v jeden okamžik jízdu dvěma různými auty. Poznámka - do tohoto sloupce máte možnost zapsat libovolnou poznámku, při tisku knihy jízd zvolíte zda se má či nemá daná poznámka vytisknout. V dolní liště programu se dle druhu auta uvádí následující aktuální hodnoty: V měsíci najeto/odpracováno, V roce najeto/odpracováno, V roce nakoupeno litrů, Průměrná spotřeba v roce, poměr normy a předpokládané spotřeby, Součet náhrad, Firma za měsíc v Kč a Firma za rok v Kč. 15

16 Více firem a aut V případě, že jedno soukromé auto používá více firem, musí navazovat stav tachometru. Proto v knize jízd jedné firmy jsou jízdy ostatních firem stejným autem uvedeny jako soukromé jízdy. Pokud je v knize jízd uvedena soukromá jízda, neúčtuje se za ni žádná náhrada, ale projeví se v tachometru použitého vozidla. V případě, že firma používá více aut, projeví se tato skutečnost pouze při výpočtu celkových náhrad a celkových kilometrů pro firmu, kdy se započítávají náhrady za všechna používaná soukromá auta a ujeté kilometry za všechna auta. Oba způsoby lze libovolně kombinovat. Hromadný nákup PHM Pomocí této funkce si můžete u firemních vozidel předem pohodlně a rychle zapsat nákupy PHM podle dokladů, aniž by jste v knize jízd museli vždy vyhledávat řádek s odpovídajícím datumem. Manipulace s jízdami Kopírování jízd - Pokud máme v daném měsíci několik stejných jízd, nemusíme je vždy nově zakládat, ale vytvoříme jízdu pouze jednou a do příslušných dnů jí zkopírujeme. Kopírování se provádí pomocí standardních položek kontextového menu řádku/ jízdy, dostupné pravým tlačítkem myši, Vyjmout (Ctrl+X), Kopírovat (Ctrl+C) a Vložit (Ctrl+V). Smazání záznamu jízd - Řádek lze smazat kliknutím na příslušné datum pravým tlačítkem myši a z kontextového menu zvolte položku Smazat jízdu (Ctrl+Delete). Při smazání jízdy s nákupem PHM se smaže pouze jízda, nákup PHM smažete pouze kliknutím do sloupce Nákup PHM a stiskem (Ctrl+Delete). Uzávěrka Nastavením uzávěrky zabráníte nežádoucím změnám v datech daného vozidla. Uzávěrku nastavíte u každého auta zvlášt v okně Přehled a nastavení aut, záložka Obecné, kde vložíte datum ke kterému má být uzávěrka nastavena. Ceníky Ceník má význam pro výpočet cestovních náhrad pouze u soukromých vozidel. Výpočet náhrad program provádí dle vyhlášky Ministerstva financí České republiky. Jelikož se v průběhu let mění částky paušálních tarifů, je nutné je průběžně aktualizovat. Stisknutím oranžové ikony Ceníky vyvoláte okno Ceníky, kde se vám zobrazí informace o aktuálních údajích, podle kterých se výpočet náhrad za jízdy počítá. Tyto údaje jsou rozděleny do jednotlivých záložek: 16

17 Sazby základní náhrady - základní sazba náhrady je určená pevná částka účtovatelná za jeden ujetý kilometr a je rozdílná pro motocykly, osobní auta a základní automobily. Zvýšení základní náhrady - za jízdu splňující určité podmínky si můžete účtovat vyšší základní náhradu za 1km. Tato zvýšení jsou uvedena v % za jízdu v zimě (listopad - únor) a za jízdu s přívěsem. Jízdu s přívěsem lze evidovat pouze v případě, že jste pro dané auto v okně Seznam a vlastnosti aut v záložce Ostatní zaškrtli políčko Přívěsné zařízení. U jízdy se objeví sloupec Přívěs, kde lze příslušné políčko zaškrtnout. Ceny PHM - ceny se rozlišují podle MF (náhrady podnikatelům - fyzickým osobám) a podle MPSV (náhrady zaměstnancům). Tyto ministerstva vyhlašují maximální průměrné ceny PHM. Předpokládá se, že PHM byly nakupovány za tuto maximální průměrnou cenu; pokud neuvedete jinou - doloženou cenu. Norma spotřeby - spotřeba uvedená dle MF ČR pro auta s neuvedenou spotřebou TP. Pokud je uživatel podnikatel - fyzická osoba a vozidlo nemá v technickém průkazu uvedenu normu spotřeby, použije se pro výpočet náhrad tato spotřeba. V ceníku jsou uvedeny čtyři druhy spotřeb: pro vozidla z motorem na benzín, pro vozidla s motorem na naftu, pro účelové modifikace motorem na benzín a pro účelové modifikace motorem na naftu. Po vydání nové vyhlášky Ministerstvem financí musíte vyplnit nové hodnoty pro nové období. Přepočty Náhrady za jednotlivé jízdy soukromých aut a jejich součty, průměrné spotřeby firemních aut a stav tachometru se průběžně automaticky vypočítávají. Obvyklé trasy Každá firma má možnost vytvořit seznam tras které často používá. Tato možnost urychluje vkládání často se opakujících jízd. Obvykou trasu můžete založit kliknutím pravou myší na jízdu v knize jízd a vybráním Vložit do obvyklých tras. Obvyklé trasy se zobrazují v ovládací paletce kliknutím na ikonu Seznam obvyklých tras. Tento seznam můžete editovat i ručně pomocí akce Hromadné vkládání jízd a tlačítka Obvyklá trasa. 17

18 Hromadné vkládání jízd Hromadné vložení vyvoláte v menu Nástroje. Tato funkce Vám urychlí práci při rekonstrukci knihy jízd i zpětně za delší období. Jízdy máte možnost vkládat pomocí vložené jízdy a kalendáře. Vložení jízdy - nadefinujete údaje jízdy, která má být hromadně vkládaná. Vyplňte popis trasy, účel, řidiče, délku v km, čas odjezdu, čas příjezdu a popř. bezpečnostní přestávky. Jízdu lze také vybrat ze seznamu Obvyklých tras tlačítkem vpravo. Kalendář - pokud máte vyplněnou pravidelnou jízdu, tak si pomocí tohoto kalendáře zvolíte do kterých dnů má být daná jízda zapsána. Kliknutím na příslušné datum se datum přidá do seznamu. Při potvrzení se jízdy automaticky uloží do knihy jízd. Tisk knihy jízd Knihu jízd si můžete vytisknout za celý rok, jeden měsíc, ale i za určité období. Zvolte v menu Program položku Tisk / Kniha jízd. Objeví okno s nabídkou tisku, kde máte tři možnosti: - celý rok vytisknou se všechny jízdy v roce - akt. měsíc vytisknou se jen jízdy vybraného měsíce - vlastní výběr vytiskne se jen období od - do, které určíte Tlačítkem Náhled zkontrolujete vzhled knihy jízd před tiskem. Tisk prázdné knihy jízd Prázdnou knihu jízd si můžete vytisknout pomocí menu Program, položky Tisk / Prázdná kniha jízd. Vytiskne se prázdný formulář, do kterého mohou řidiči zapisovat jízdy. Účely a pomocná rozlišení Každá pracovní cesta musí mít uvedeno, za jakým účelem byla podniknuta. V menu Nástroje, položka Přehled a nastavení účelů si můžete navolit názvy nejčastějších účelů. Účely cest a pomocná rozlišení se v příkazech vyplňují výběrem ze seznamu. 18

19 Stravné Pro výpočet stravného se používají sazby stanovené MPSV pro tuzemsko a MF pro zahraničí. Stisknutím ikony Stravné nebo v menu Nástroje položky Stravné, vyvoláte okno s přehledem vývoje sazeb stravného. Záložka Sazby stravného V této tabulce se zobrazují sazby stravného dle data platnosti stanovené od novely zákona o cestovních náhradách v povoleném rozpětí, které zaměstnavatel musí poskytnout stravné zaměstnanci pro daný časový úsek. Po vydání nové vyhlášky se musí doplnit nové sazby stravného včetně datumu, od kterého platí. Záložka Stravné v zahraničí V této tabulce se zobrazují sazby stravného v zahraničí. Nejprve určíte stát, jehož sazby se mají zobrazit. Tabulka se naplní hodnotami podle data platnosti. Od platí jednotná sazba. U každé sazby je uvedena daná měna. Po vydání nové vyhlášky se musí doplnit nové sazby stravného včetně datumu, od kterého platí. Jestliže vyhláška stanovuje sazby pro nový, nezobrazený stát nebo v nové měně, je třeba stát doplnit v dialogu Země a měnu v dialogu Měny. Sjednané stravné Od je stanoveno povolené rozpětí, které musí zaměstnavatel před každou cestou určit výši sazeb stravného a míru krácení. Aby nebylo nutné každého příkazu zadávat vždy tytéž hodnoty, můžete pro každého zaměstnance či firmu určit tzv. sjednané sazby stravného. Ty se pak automaticky nabídnou při vystavení nového cestovního příkazu. Dialog Sjednané stravné vyvoláte v menu Akce volbou Sjednané stravné. V seznamu vyberte daného zaměstnance a upravte sazby stravného a míru krácení. Po vyplnění sazeb stiskněte tlačítko zapsat. 19

20 Popis a ovládání hlavního okna cestovních příkazů Klikněte na ikonu Cestovní příkazy. V ovládací paltece vyberte ve stromu firem a pracovníků zaměstnance a příslušný rok, popř. i dané vozidlo. Zobrazí se Vám kalendář pro vybraný rok. Kliknutím označte datum začátku pracovní cesty. Pak pravým tlačítkem myší zvolte Nový cestovní příkaz nebo v menu Akce zvolte Nový příkaz (Ctrl+N). Pro tuzemský i zahraniční příkaz vyvoláte okno pro zadávání konkrétních údajů. Zobrazí se okno nového příkazu. Pokud máte zobrazeny jízdy daného auta, automaticky se vyplní údaje převzaté z Knihy jízd. Záložka Příkaz Cestovní příkaz číslo - lze nechat i nevyplněné. Účel cesty - můžete vybrat ze seznamu účelů nebo napsat jednorázový účel. Tlačítkem Účely můžete nový účel přidat do seznamu aniž by jste opouštěli okno. Hodina - (odjezdu) vepíšete nebo nastavíte šipkami. 20