ETICKÝ KODEX NÁŠ ZPŮSOB PRÁCE

Transkript

1 ETICKÝ KODEX NÁŠ ZPŮSOB PRÁCE 2007

2 OBSAH L ORÉAL SPIRIT PŘEDMLUVA Sir Lindsay Owen-Jones a Jean-Paul Agon PŘEDMLUVA Vedení společnosti JAK TENTO KODEX POUŽÍVAT ÚCTA K JEDNOTLIVCI, ÚCTA K ZÁKONŮM A ÚCTA K MÍSTNÍM ZVYKLOSTEM MLUVÍME OTEVŘENĚ JAKO PODNIK Bezpečnost a kvalita výrobků Přesnost finančních a obchodních záznamů Využívání zdrojů společnosti Důvěrné informace Zastupování společnosti Dary a požitky Úplatky a finanční pobídky JAKO ZAMĚSTNAVATEL Zdraví, bezpečnost a zabezpečení Rozdílnost mezi lidmi Obtěžování a šikana Sexuální obtěžování Soukromí Konflikty zájmů SPOLEČNOST JAKO ODPOVĚDNÝ OBČAN Politická činnost Veřejná činnost Péče o životní prostředí DALŠÍ POKYNY PRO MANAŽERY Role manažera Reklama a marketing Vnitřní obchody Výběr dodavatele a čestné jednání s dodavateli Nekalá soutěž Daně

3 SPIRIT My, ve společnosti L ORÉAL věříme, že každý člověk usiluje o krásu. Naším posláním je pomáhat všem mužům i ženám toto úsilí úspěšně realizovat a plně vyjadřovat svou osobnost a individualitu. To dává našemu podnikání hodnotu a smysl a naplňuje pracovní život našich zaměstnanců. Jsme hrdi na svou práci. Jako podnik Naší strategií je trvale investovat do vědy, výzkumu a vývoje. To umožní, aby naše značkové produkty byly inovační, vysoce účinné, praktické a příjemné pro použití, a splňovaly nejnáročnější požadavky kvality a bezpečnosti. Usilujeme o dokonalost a neustále se snažíme vylepšovat nejen své metody, ale i sebe sama. Vysoce si ceníme čestnosti a zřetelnosti: naše reklamy zaměřené na spotřebitele jsou založeny na prokázaných výkonech a vědeckých údajích. Snažíme se budovat silné a dlouhodobé vazby s našimi zákazníky a dodavateli založené na vzájemné důvěře a prospěchu pro všechny zúčastněné strany. Podnikáme bezúhonně: ctíme zákony zemí, ve kterých působíme, a dodržujeme praxi dobrého podnikového řízení. Udržujeme vysokou úroveň účetnictví a výkaznictví a podporujeme boj proti korupci. Svým akcionářům poskytujeme dlouhodobou stabilní hodnotu ochranou a efektivním využíváním podnikových aktiv. Jako zaměstnavatel Naším cílem je, aby společnost L ORÉAL byla výborným pracovištěm. Víme, že naši zaměstnanci jsou to nejcennější, co máme. Mají právo na bezpečné a zdravé pracovní prostředí: prostředí, které bude uznávat jejich talent a vážit si jejich zásluh, ctít jejich kulturní rozdíly, respektovat jejich soukromí a umožňovat jim dosažení rovnováhy mezi jejich pracovním a osobním životem. Věříme, že je důležité nabízet našim zaměstnancům stimulující prostředí, vzrušující osobní příležitosti a možnost něco změnit. Podporujeme atmosféru otevřenosti, odvahy, šlechetnosti a úcty. Naši zaměstnanci musejí vědět, že mohou směle předstoupit se svými dotazy, nápady a obavami. Jako odpovědný občan Naší společenskou rolí je vytváření světa krásy a morálnosti. Jsme si vědomi našeho vlivu na životní prostředí, včetně biologické rozmanitosti, a neustále se snažíme ho omezovat: nechceme ohrožovat budoucnost pro současný prospěch. Snažíme se pozitivně přispívat společnostem, ve kterých působíme, a respektovat místní kultury a citlivé oblasti. Jsme oddáni úctě k lidským právům. Chceme napomoci ukončení využívání dětské a nucené práce. Chceme konec testování na zvířatech v našem oboru a přispíváme k vývoji a přijímání alternativních metod. Aktivně vyhledáváme a preferujeme obchodní partnery, kteří sdílejí naše hodnoty a morální závazky. Toto je duch naší práce: L ORÉAL SPIRIT. 1

4 PŘEDMLUVA SIR LINDSAY OWEN-JONES a JEAN-PAUL AGON Společnost L ORÉAL je postavena na pevných hodnotách, které nás doprovází odjakživa. Tyto hodnoty utvářely naši kulturu a daly základ našemu renomé. Protože naše řady se každým dnem rozrůstají a naše působnost se rozšiřuje na čím dál tím větší území, je potřebné, aby tyto hodnoty, často předávané jen ústní formou, dostaly podobu dokumentu, který nás bude inspirovat a sjednocovat. V rychle se měnícím světě nechceme pouze sdílet společné přesvědčení. Rozhodli jsme se pomocí tohoto dokumentu jasně vyjádřit, jak naplňujeme naši zodpovědnost v praxi. Tento dokument bude základem pro naše konání, bude inspirovat naše každodenní rozhodnutí a uvede do života naše hodnoty. Povinností nás všech je jednat ve shodě s těmito pravidly, které určují naši integritu a etické normy. Věříme, že budete všichni tato pravidla respektovat a předávat dál. Věříme, že závazek společnosti L ORÉAL naplňovat tyto silné hodnoty a respektovat vysoké etické normy při veškerém našem počínání, zajistí vnímání společnosti L ORÉAL jako společnosti hodné následování, společnosti, která budí důvěru a respekt. Sir Lindsay Owen-Jones Předseda představenstva Jean-Paul AgON Vrchní výkonný ředitel 2

5 PŘEDMLUVA Vedení společnosti Chceme zavést L ORÉAL SPIRIT do naší každodenní práce. To je podstatné pro další úspěchy naší společnosti. Proto vydáváme tento kodex. Jeho cílem je pomoci každému pochopit, co se od nás jako od zaměstnanců společnosti očekává. Tento kodex se týká nás všech, ať působíme kdekoliv a v jakékoliv roli ať jsme začínající pracovníci nebo ředitelé společnosti Každý z nás a každý zaměstnanec společnosti je velvyslancem společnosti L ORÉAL a člen našeho společenství a měl by osobně přispívat k dodržování tohoto kodexu jak důsledným dodržováním toho, co je psáno, tak osobním přijetím jeho zásad za své. 1 JEAN-JACQUES LEBEL Prezident Profesionální produkty L ORÉAL 6 PATRICK RABAIN Prezident Produkty široké distribuce L ORÉAL 11 MARC MENESGUEN Prezident Luxusní produkty L ORÉAL Je potřeba mít neustále na paměti, že: Hodnoty a vůdčí principy stanovené tímto dokumentem nejsou dobrovolné: musíte je respektovat 2 Brigitte liberman Generální ředitelka Mezinárodní oddělení aktivní kosmetiky 7 Laurent attal Prezident a vrchní výkonný ředitel L ORÉAL USA 12 Christian mulliez Výkonný vicepresident Správní a finanční oddělení Působíte jako příklad pro ostatní: pověst společnosti L ORÉAL bude taková, jakou ji vytvoříte Budete hodnoceni nejen podle toho, co děláte, ale i podle toho, jak to děláte Etické problémy se nikdy neřeší snadno, ale je nutné je řešit 3 Jean-Paul Agon Vrchní výkonný ředitel 4 Geoff Skingsley Výkonný vicepresident Oddělení lidských zdrojů 8 Jochen Zaumseil Generální ředitel pro Asii 9 Joseph Bitton Generální ředitel pro Latinskou Ameriku 13 JEAN-FRANÇOIS GROLLIER Výkonný vicepresident Oddělení pro výzkum a vývoj Radíme vám, abyste si své otázky nenechávali pro sebe: sdělujte je a hledejte radu a pomoc. Bezúhonnost a úcta jsou hlavními pilíři způsobu naší práce. 5 BÉATRICE DAUTRESME Výkonná ředitelka Oddělení podnikových komunikací, externích vztahů a perspektiv 10 JEAN-PHILIPPE BLANPAIN Výkonný vicepresident Výrobní a technologické oddělení 3

6 JAK POUŽÍVAT TENTO KODEX Tento kodex nazvaný NÁŠ ZPŮSOB PRÁCE nenahrazuje žádnou z dosud zavedených strategií a zaměstnanci by měli nadále dodržovat všechny normy a pravidla stanovená pro jejich pracoviště. Místo toho má být tento kodex rámcem všech těchto strategií, usnadňujícím pochopení logického základu jejich zdůvodnění. Stejně tak má být i nástrojem, který by vám pomohl řešit otázky a dilemata, na která narazíte v souvislosti s naším způsobem práce. Otázka: Týká se tento dokument také mne? Odpověď: Všichni můžeme ve své každodenní práci narazit na etické dilema: jak se chovat ke kolegům, jak reagovat na jejich chování, jak řešit obtížné nebo podivné požadavky zákazníků nebo dodavatelů, jak řešit otázky užívání majetku společnosti. Každá z těchto oblastí má svůj etický rozměr. Tento kodex poskytuje užitečné, praktické pokyny, jak řešit tato a další běžná dilemata, se kterými se všichni čas od času setkáváme. Samozřejmě žádný dokument nemůže předvídat všechny situace, které by mohly nastat, zejména proto, že mnoho etických dilemat se odehrává v šedých zónách, a jejich řešení není na první pohled zřejmé. Takže kdykoliv budete mít pocit, že si nejste jisti, jak se v dané situaci zachovat, nebo budete mít pocit, že nabízející se etické řešení je podivné, položte si tyto otázky: 1. Je toto řešení v souladu s L ORÉAL SPIRIT a s kodexem NÁŠ ZPŮSOB PRÁCE? 2. Je toto řešení zákonné? 3. Jak ovlivní naše akcionáře a jak by reagovali, kdyby se o mém jednání dozvěděli? 4. Pokud si nejsem jist/a, požádal/a jsem o radu a pomoc? L ORÉAL SPIRIT a kodex NÁŠ ZPŮSOB PRÁCE jsou určeny všem zaměstnancům skupiny společností L ORÉAL a jejích dceřiných společností na celém světě. Rovněž se týkají všech zástupců a ředitelů skupiny společností L ORÉAL a jejích dceřiných společností. Tento kodex obchodní etiky je momentálně k dispozici ve 41 jazycích. Referenčním dokumentem je britská anglická jazyková verze. Uvědomujeme si, že některé situace nejsou snadné. V případě pochybností existuje zlaté pravidlo, kterým je sdělit spornou záležitost a otevřeně o ní diskutovat. Technické otázky je nejlépe diskutovat s interními odborníky z oddělení financí, lidských zdrojů, zdravotní péče a bezpečnosti, právního, daňového a nákupního oddělení a s dalšími experty. 4 NÁŠ ZPŮSOB PRÁCE

7 ÚCTA K JEDNOTLIVCŮM ÚCTA K MÍSTNÍM ZVYKLOSTEM Ode všech zaměstnanců a společností očekáváme, že budou pracovat společně s úctou a otevřeností. Takto budeme udržovat kulturu loajality, vzájemné důvěry a solidarity v celém našem podniku. Všichni bychom se měli snažit ctít názory jiných lidí a uznávat jejich příspěvek ke společnému dílu. Je potřeba podporovat týmovou spolupráci a dělit se o úspěchy i prohry. Měli bychom umět naslouchat druhým a podle potřeby sdílet informace, samozřejmě na základě pravidel o důvěrnosti, které v naší společnosti platí. A konečně podceňování kolegů je v rozporu s hodnotami společnosti L ORÉAL. ÚCTA K ZÁKONŮM NÁŠ ZPŮSOB PRÁCE byl sestaven s pomocí zaměstnanců společnosti L ORÉAL na celém světě. Věříme, že hlavní zásady našeho kodexu budou použitelné v naší společnosti obecně. Měli bychom zajistit, abychom všude, kde to bude možné, jednali s citlivým přístupem ke kulturním a společenským tradicím společenství, se kterými budeme v kontaktu. Mohou nastat případy, kdy pokyny obsažené v tomto kodexu budou v rozporu s místními zvyklostmi v konkrétní zemi. Pokud by tomu tak bylo, a pokud by místní zákony představovaly přísnější standard než pravidla kodexu, budou uplatněny místní zákony přednostně před pravidly obsaženými v tomto kodexu. Pokud naopak budou pravidla tohoto kodexu přísnější než místní zákony, měla by být dodržována tato přísnější pravidla pokud to ovšem nepovede k nezákonné činnosti. Společnost L ORÉAL působí v řadě zemí s různými kulturami, zákony a politickými systémy. Základním pravidlem pro náš podnik a pro všechny jednotlivce, kteří v něm pracují, je dodržovat při plnění našich povinností zákony zemí, ve kterých naše společnost působí. Společnost L ORÉAL se především řídí zákony, které se týkají: Lidských práv, zákazu dětské a nucené práce, diskriminace, pracovní doby a odměny, kolektivní reprezentace zaměstnanců Norem kvality, bezpečnosti a ochrany zdraví při práci Životního prostředí Úplatkářství a korupce Daní a přesného vykazování finančních informací Hospodářské soutěže Společnost L ORÉAL se snaží sdílet tyto zásady se svými obchodními partnery a zajišťovat v co nejvyšší míře, aby její partneři tyto zákony a nařízení také respektovali. NÁŠ ZPŮSOB PRÁCE 5

8 MLUVÍME OTEVŘENĚ Společnost L ORÉAL podporuje kulturu otevřenosti, kde zaměstnanci mohou otevřeně mluvit o svých obavách. Očekáváme, že každý zaměstnanec přijme osobní odpovědnost za zajištění, aby naše jednání bylo v souladu s L ORÉAL SPIRIT a s naším etickým kodexem NÁŠ ZPŮSOB PRÁCE. Podporujeme všechny zaměstnance v tom, aby vyjadřovali své názory, hájili své postoje a oznamovali nepřijatelné chování nebo nepřiměřené nároky. Víme, že zaměstnanci mohou mít obavy týkající se určitých praktik a mohou potřebovat radu a pomoc při jejich řešení. Naší strategií je, aby každé sdělení učiněné v dobré víře a týkající se nesprávného jednání ze strany společnosti nebo kteréhokoliv jejího zaměstnance nebo pobočky či obchodního partnera bylo řádně prošetřeno a byla přijata odpovídající opatření přiměřená výsledku šetření. Dobrá víra znamená, že zaměstnanec poskytne informace, o kterých bude v daném okamžiku věřit, že jsou upřímné a přesné, i kdyby se později mělo ukázat, že se mýlil. Konečnou odpovědnost za zajištění úcty k L ORÉAL SPIRIT a jejímu etickému kodexu NÁŠ ZPŮSOB PRÁCE nese ředitel společnosti pro danou zemi. Pokud jste své obavy vyslovili před místním vedením a nejste spokojeni s reakcí, které se vám od místního vedení dostalo, nebo ve výjimečných případech, kdy není vhodné problém sdělit místnímu vedení, můžete kontaktovat hlavního ředitele etického odboru skupiny, a to prostřednictvím: webové stránky: dopisem na adresu: Ředitel etického odboru skupiny L ORÉAL, 41, rue Martre, CLICHY, FRANCIE Upozorňujeme, že i když nezakazujeme anonymní dopisy, nepodporujeme je. Věříme, že poskytujeme dostatečné záruky, aby žádný zaměstnanec, který nám sděluje své obavy v dobré víře, nemusel skrývat svou totožnost. Anonymní zprávy je také mnohem obtížnější vyšetřovat. Jednotlivci, který svou obavu vyslovil, poskytneme zpětnou vazbu ve vhodném rozsahu tak, aby to neporušovalo zákonné požadavky nebo jiné povinnost důvěrnosti. V případě šetření zajistíme čestný proces a budeme respektovat zásadu presumpce neviny. Všechny informace podávané v průběhu šetření budou sdělovány jen v minimální potřebné míře a každý zaměstnanec, který poskytne informace v dobré víře, bude chráněn před postihem za jejich poskytnutí. Během takových šetření očekáváme plnou spolupráci zúčastněných stran. Normální cestou sdělování takových problémů je naše liniové vedení. Pokud vám rozhovor s vedením bude z jakéhokoliv důvodu připadat nevhodný nebo nepříjemný, můžete své problémy sdělit vedoucímu personálního oddělení. Ve vaší zemi mohou být také další možnosti, jako jsou zástupci zaměstnanců, postupy podávání stížností nebo linka pomoci. 6 NÁŠ ZPŮSOB PRÁCE

9 NÁŠ ZPŮSOB PRÁCE JAKO PODNIK Naším cílem je dokonalost a neustálé zdokonalování sebe sama i našich metod L ORÉAL SPIRIT L ORéal 7

10 BEZPEČNOST A KVALITA NAŠICH VÝROBKŮ Bezpečnost a kvalita našich výrobků je vždy nejdůležitější. Dokonalý účinek, kvalita a bezpečnost našich výrobků dokládají naši oddanost a úctu k zákazníkům, která nám získává jejich důvěru, posiluje dobrou pověst našich značek a zajišťuje nám vedoucí postavení v oboru. Usilujeme o uvádění na trh výrobků s prokázanou účinností a bezpečností, zajištěnou přísným testováním. Každý zaměstnanec L ORÉAL v našich pobočkách na celém světě by měl usilovat o dosažení maximální kvality našich výrobků, od koncepce po distribuci a ještě i po uvedení produktu na trh. Všichni z nás, kdo se podílejí na vývoji, výrobě, propagaci, distribuci a prodeji našich výrobků, by měli: Dodržovat všechny legislativní a regulační požadavky týkající se vývoje a označování produktů Podporovat svobodnou výměnu názorů na bezpečnost produktů, aby žádný aspekt bezpečnosti nebyl opomenut Zajistit nejvyšší úroveň hygieny a přísnou kontrolu kvality v každé fázi výrobního procesu Zajistit, aby všechny nepříznivé odezvy ze strany zákazníků byly sdělovány oddělení pro dozor nad výrobky po jejich uvedení na trh Otázka: Pracuji na výrobní lince a všiml jsem si několika vadných hotových výrobků, které ukazují, že jeden ze strojů je pravděpodobně zdrojem snížené kvality výroby. Vím, že bychom měli výrobu zastavit, pokud se tak stane, ale můj nadřízený to neudělal. Vím, že výrobní plán je velmi nabitý. Mám věřit, že můj nadřízený ví, co dělá, když závadu ignoruje? Odpověď: Společnost L ORÉAL má zavedeny kontroly kvalit v každé fázi výrobního procesu pro zajištění nejvyšší kvality produkce pro naše zákazníky. Kvalita je na prvním místě bez ohledu na výrobní plány. Bez váhání byste měl vadnou linku odstavit, sdělit problém vašemu nadřízenému a ve spolupráci s ním a se zbytkem vašeho pracovního týmu problém opravit, než budete pokračovat ve výrobě. Otázka: Obdrželi jsme zprávu od jednoho dodavatele, že poslední dodávka surovin pro výrobu by mohla být kontaminovaná. Produkty obsahující tyto potenciálně kontaminované přísady byly již dodány našemu zákazníkovi a nemáme konkrétní důkazy o kontaminaci produktů z těchto surovin. Máme povinnost stáhnout celou dávku z oběhu? Odpověď: Společnost L ORÉAL ihned reaguje na jakékoliv problémy, které by mohly ohrozit bezpečnost výrobků. Ihned proberte tento problém s vaším nadřízeným nebo ředitelem oddělení kvality. Pamatujte: Pokud narazíte na problém týkající se bezpečnosti výrobku, nikdy si ho nenechávejte pro sebe. Pokud problém proberete se svým nadřízeným, vedoucím oddělení kvality nebo vedoucím personálního oddělení (viz rovněž kapitola Mluvíme otevřeně ), dostane se vám potřebné podpory a pomoci. Reagovat ihned na všechny pochybnosti ohledně bezpečnosti, odchylek a kvality výrobků 8 NÁŠ ZPŮSOB PRÁCE

11 PŘESNOST FINANČNÍCH A OBCHODNÍCH VÝKAZŮ Pro naše podnikání je podstatná přesnost. Přesnost je podstatnou součástí zákonnosti, čestnosti a efektivnosti našeho podnikání. Všichni jsme povinni zajistit, aby všechny naše výkazy, finanční nebo jiné, byly přesné. Především je důležité poskytovat transparentní, pravidelné a spolehlivé informace našim akcionářům. Od každého z nás se očekává, že: za každých okolností bude plnit svou roli v udržování přesných finančních a obchodních výkazů bude vést záznamy s odpovídající mírou zabezpečení a dodržovat všechny pokyny pro jejich uchovávání bude spolupracovat s našimi externími i interními auditory bude systematicky odmítat všechny hotovostní transakce. Pokud nebude jiná možnost, musí být každá hotovostní transakce výslovně schválena, řádně zaznamenána a dokumentována zajistí, abychom neprodávali, nepřeváděli ani jinak nedisponovali s jakýmkoliv majetkem společnosti L ORÉAL bez řádného schválení a dokumentace. Otázka: Byl jsem požádán o kontrolu zprávy o prodejích sestavené mým nadřízeným v rámci roční účetní uzávěrky. Při této kontrole jsem narazil na něco, co považuji za chybu, které si pravděpodobně nikdo jiný nevšiml. Bojím se zmínit se o ní, protože si nechci poškodit dobré vztahy s mým nadřízeným. Co mám dělat? Odpověď: Důvod, proč jste byl požádán o kontrolu zprávy, je ten, abyste objevil případné chyby. Pokud zjištěnou chybu neoznámíte, nesplnil jste řádně úkol, který jste dostal, a nesloužíte zájmům společnosti. Měl byste svému nadřízenému říci, co jste zjistil. Nemá důvod se proto na vás hněvat, naopak děláte dobře, že nedovolíte, aby se do oběhu dostaly nepřesné informace. Otázka: Život je občas příliš hektický a ne vždycky se mi podaří najít všechny účtenky na výdaje, které potřebuji, abych si služební výdaje mohl nechat proplatit. Je v pořádku, když přidám několik málo fiktivních položek výdajů, které jsou méně než částka, o jejíž proplacení žádám, jen abych dostal správný celkový součet? Není to v žádném případě nečestné, protože danou částku jsem skutečně pro pracovní účely vynaložil. Je to jen proto, abych mohl dostat, co mi právem náleží. Odpověď: Ne, to není v pořádku. Znamená to, že záznamy o výdajích jsou nepřesné, a to povede k nepřesným účetním výkazům. Musíte odpovědně vyhledat všechny účtenky, to je jediná záruka, že dostanete vyúčtování, které vám náleží. Otázka: Jeden z našich zákazníků se zeptal, jestli může platit různými platebními způsoby a kombinovat hotovost a šeky. Je to přijatelné? Co mám dělat? Odpověď: Při takových transakcích musíte být zvlášť opatrný. Může se jednat o praní špinavých peněz, což je proces skrývání nebo zajišťování zdání legálnosti prostředků získaných z nelegálních zdrojů (například z transakcí s drogami, z úplatku nebo prostituce). Před přijetím takové platby byste měl vždy upozornit svého nadřízeného a učinit všechny potřebné kroky ke zjištění, zda se jedná o transakci v dobré víře. Toto jsou některé náznaky, že se nejedná o legální prostředky: platba je prováděna v jiné měně, než je měna faktury, zákazník se snaží platit hotovými penězi, platbu realizuje někdo, kdo není smluvní stranou daného obchodu, platba je realizována z jiného účtu, než který zákazník používá v běžném obchodním styku, zákazník žádá, aby mu bylo povoleno zaplatit víc, než dluží. Pamatujte: Pokud narazíte na problém nepřesnosti týkající se plateb a financí, nenechávejte si to pro sebe. Pokud problém proberete se svým nadřízeným, vedoucím finančního oddělení nebo vedoucím personálního oddělení (viz rovněž kapitola Mluvíme otevřeně ), dostane se vám potřebné podpory a pomoci. NÁŠ ZPŮSOB PRÁCE 9

12 VYUŽÍVÁNÍ ZDROJŮ SPOLEČNOSTI Zdroje společnosti jsou určeny k tomu, aby pomáhaly zaměstnancům společnosti dosahovat obchodních cílů společnosti L ORÉAL. Nesprávně použité nebo vyplýtvané zdroje společnosti, včetně pracovního času zaměstnanců, poškozují nás všechny a provozní a finanční výkon společnosti L ORÉAL. Od každého z nás se očekává, že: nebude používat majetek společnosti pro soukromé účely. Omezené využívání komunikačních nástrojů jako je , telefon a Internet pro osobní účely může být přijatelné, pokud neznamená nepřiměřené náklady a nenarušuje váš pracovní výkon bude respektovat a chránit majetek společnosti před ztrátou, poškozením, zneužitím a plýtváním, nebudeme ho půjčovat jiným, převádět, prodávat nebo darovat bez schválení vedením společnosti nebude nevhodně využívat počítačů, podnikových elektronických poštovních účtů a Internetu bude mít na paměti, že všechen majetek a dokumenty společnosti patří firmě L ORÉAL Otázka: Mám podezření, že jeden z mých kolegů v pracovní době poskytuje za peníze obchodní poradenství jinde, a používá k tomu podnikový notebook a . Zmínil jsem se o tom známému v oddělení informačních služeb. Má přístup k u toho člověka a nabídl mi, že bude trošku sledovat, co tento kolega dělá. Je to v pořádku? Odpověď: Ne. Pokud máte takové podezření, měli byste si o tom promluvit přímo se svým nadřízeným. Společnost má zavedeny specifické postupy posuzování zaměstnaneckých ů pro zjišťování jejich zneužívání pro nepovolené účely. I když váš známý z oddělení informačních služeb má k těmto účtům přístup, neměl by tohoto přístupu využívat pro tyto účely bez řádného pověření oficiální cestou. Otázka: Naše domácí tiskárna se rozbila a moje žena potřebuje rychle odeslat svůj životopis v rámci žádosti o nové zaměstnání. Je v pořádku, pokud jí ho vytisknu v práci? Odpověď: Obecně platí, že můžete příležitostně využívat pracovní počítač pro tisk osobních dokumentů, pokud je to mimo pracovní dobu, není to moc často, je to zdůvodnitelné a nepřekáží to plnění vašich pracovních povinností. Otázka: Dostávám pravidelně od svého kamaráda z jiného oddělení maily obsahující vtip dne, který občas bývá opravdu dobrý. Rád bych je přeposílal svým kolegům na oddělení, aby začínali pracovní týden s úsměvem, ale nejsem si jistý, zda by mi to můj nadřízený dovolil. Co mám dělat? Mám svého nadřízeného z rozesílacího seznamu vyřadit? Odpověď: S ohledem na tento problém použijte svůj zdravý rozum. Pamatujte, že ne každý má stejný smysl pro humor jako vy, a než tyto vtipy rozešlete, měl byste si to dobře rozmyslet. Především mějte na paměti, že podnikový a systémy přístupu k Internetu se nesmějí používat pro přístup, ukládání, rozesílání nebo zveřejňování materiálů, které jsou v rozporu s L ORÉAL SPIRIT především s ohledem na úctu k jednotlivci. Tyto materiály samozřejmě zahrnují pornografické nebo erotické obrázky, politický nebo náboženský obsah, nebo cokoliv co podporuje násilí, nenávist nebo netoleranci. Otázka: V práci si můžeme kupovat výrobky našeho podniku za zvýhodněné ceny. Občas také od svého známého z marketingového oddělení dostávám některé výrobky zdarma. Některé z těchto výrobků jsem daroval své tetě, která navrhla, že bychom je mohli prodávat přes Internet. Je to v pořádku? Odpověď: Ne, tyto produkty nesmíte prodávat. Zaměstnanci mají přístup k našim produktům zadarmo nebo za zvýhodněnou cenu, protože se domníváme, že je důležité, aby naši zaměstnanci naše výrobky znali a rádi je používali. Je to součást budování jejich hrdosti na náš podnik. To znamená, že tyto produkty jsou určeny k osobnímu použití našimi zaměstnanci. Můžete je rovněž nabízet jako dárky své rodině a známým, ale to jen výjimečně. Pamatujte: Pokud narazíte na problém týkající se používání majetku společnosti, nenechávejte si ho pro sebe. Pokud problém proberete se svým nadřízeným nebo vedoucím personálního oddělení (rovněž viz kapitola Mluvíme otevřeně ), dostane se vám potřebné podpory a pomoci. 10 NÁŠ ZPŮSOB PRÁCE

13 DŮVĚRNÉ INFORMACE Nepovolené sdělování důvěrných informací společnosti může společnost L ORÉAL poškodit. Všichni musíme dbát na to, aby informace, které nejsou veřejně známy, byly uchovávány v přísné důvěrnosti. Ti z nás, kdo mají přístup k důvěrným informacím našich obchodních partnerů, mají podobnou povinnost zachovávání jejich důvěrnosti. Od každého z nás se očekává, že: omezí sdělování důvěrných informací jen těm lidem, kteří je potřebují znát v zájmu společnosti L ORÉAL bude chránit důvěrné záznamy zákazníků a dodavatelů, jak tištěné tak elektronické nebude sdělovat důvěrné informace třetím stranám mimo společnost L ORÉAL a bude je chránit před sdělováním třetím stranám (včetně rodinných příslušníků zaměstnanců) nebude diskutovat o důvěrných informacích a nebude s nimi pracovat na veřejnosti, kde je možno konverzaci vyslechnout nebo údaje kompromitovat nebude sdělovat důvěrné informace bývalých zaměstnanců při odchodu ze společnosti L ORÉAL vrátí všechny důvěrné materiály (včetně pořízených kopií) Otázka: Moji přátelé se mne často ptají na mou práci ve společnosti L ORÉAL: jsou zvědaví, co dáváme do našich výrobků a jaké novinky připravujeme. Samozřejmě toho díky své práci vím hodně, kolik jim toho mohu sdělit? Odpověď: Jakékoliv informace (tištěné, elektronické nebo v jakékoliv jiné podobě), které nejsou veřejně známy a ke kterým máte jako zaměstnanec společnosti přístup, jsou důvěrné. Sdělování takových informací, byť by bylo příteli, kterému věříte, není správné. Může to poškodit zájmy společnosti L ORÉAL. Otázka: Jednou jsem vzal potenciálního zákazníka na schůzku. Cestou do zasedací místnosti jsme procházeli kolem kanceláře jednoho mého kolegy. Jeho dveře byly otevřeny a on hovořil s jiným zákazníkem o našich cenových podmínkách a telefon měl zapnutý na hlasitý režim. Když jsme procházeli kolem, zaslechli jsme, jak nabízí zákazníkovi nějaké speciální ceny a můj zákazník to všechno slyšel! Kolega měl určitě být opatrnější, že? Odpověď: Všichni musíme dělat všechno pro to, abychom chránili důvěrné informace, i na pracovišti. Například uklízením dokumentů z pracovního stolu, zamykáním dokumentů, pravidelnou obměnou hesel a opatrným používáním hlasitého režimu telefonu. Nikdy nevíte, kdo půjde okolo, a i mezi zaměstnanci by se měly citlivé obchodní informace sdělovat jen v minimální nezbytné míře. Pamatujte: Pokud narazíte na problém týkající se důvěrnosti, učiňte potřebné kroky k jeho vyřešení. Pokud problém proberete se svým nadřízeným, právním oddělením nebo vedoucím personálního oddělení (rovněž viz kapitola Mluvíme otevřeně ), dostane se vám potřebné podpory a pomoci. NÁŠ ZPŮSOB PRÁCE 11

14 ZASTUPOVÁNÍ SPOLEČNOSTI Dobrá pověst společnosti L ORÉAL závisí na chování a jednání každého z nás. Od každého z nás se očekává, že: bude jednat upřímně v zájmu společnosti bude předvádět hodnoty společnosti svým profesionálním vystupováním nebude hovořit a psát jménem společnosti, pokud tím nebude výslovně pověřen se nebude zmiňovat o otázkách, které nespadají do jeho odborné kompetence nebude směšovat své osobní postoje s postoji společnosti (Například se nesmějí používat hlavičkové papíry nebo elektronické adresy společnosti pro vyjadřování osobních názorů nebo pro soukromé záležitosti.) Otázka: Náš tým se zúčastnil konference, která zahrnovala přespání v hotelu a účast na večeři v hotelu, kde se konference konala. Jeden z členů mého týmu vypil víc, než měl, začal se chovat nevhodně, vykládal hloupé vtípky a choval se agresivně k hotelovému personálu. Co mu mám o jeho chování říct? Odpověď: I když se incident odehrál večer, váš kolega byl stále ještě na služební cestě jako zástupce společnosti. Pro ostatní kolem byl zástupcem společnosti L ORÉAL. Je jasné, že jeho chování bylo nepřijatelné. Otázka: Občas se mi zdá, že na Internetu je plno mylných informací o společnosti L ORÉAL. Nejsem náhodou odpovědný za opravu těchto informací? Odpověď: Ne. Pokud zjistíte, že na veřejnosti kolují chybné informace, měli byste upozornit nadřízeného nebo někoho z oddělení propagace, aby to podle potřeby napravili. Žádný nepověřený zaměstnanec by neměl dávat na Internet ani jinak zveřejňovat informace o společnosti. Otázka: Navštívil jsem webovou stránku svého kolegy a zjistil jsem, že tam vyjádřil nějaké soukromé názory na vedení společnosti L ORÉAL. Neřekl, že je zaměstnancem společnosti L ORÉAL, ale z jiných informací to jasně vyplynulo, když například : Pracuji pro vedoucí kosmetickou společnost na trhu! Mám si s ním o tom promluvit? Pamatujte: Pokud narazíte na problém se zastupováním společnosti nebo prohlášením o společnosti, nenechávejte si ho pro sebe. Pokud problém proberete se svým nadřízeným, vedoucím oddělení propagace nebo personálního oddělení (rovněž viz kapitola Mluvíme otevřeně ), dostane se vám potřebné podpory a pomoci. Odpověď: Webové blogy a diskuse se stávají oblíbenou formou sebevyjádření. Pokud se účastníme diskuse na Internetu, je potřeba, abychom jasně vyjádřili, že se jedná o naše osobní názory, a učinili potřebná opatření pro zajištění, aby tyto informace nemohly být směšovány s postoji společnosti L ORÉAL. Ve většině případů není vhodné, abychom se v rámci těchto diskusí představovali jako zaměstnanci společnosti L ORÉAL. Nejprve si o tom promluvte se svým kolegou, protože si nemusí být vědom, že jednal proti zájmům společnosti. Pokud to bude nutné, můžete zvážit projednání tohoto případu se svým nadřízeným. 12 NÁŠ ZPŮSOB PRÁCE

15 DARY A POŽITKY Výměna darů a požitků může napomoci budovat vzájemné porozumění a zlepšovat pracovní vztahy, ale může rovněž způsobit konflikt zájmů, konflikt mezi osobními zájmy a pracovními povinnostmi. Při přijímání darů nebo požitků je zlatým pravidlem plné sdělení této skutečnosti. Při předávání darů nebo požitků je zlatým pravidlem přiměřenost a posouzení, jak se k tomu postaví veřejnost. Od každého z nás se očekává že: nikdy nepřijme dar nebo požitek od našeho dodavatele, pokud nebude mít jasně pouze symbolickou hodnotu nikdy nebude dávat ani přijímat peněžní dary zajistí, aby všechny dary, které bude nabízet, byly vhodné a v souladu s hodnotami společnosti L ORÉAL zajistí, aby při navazování nového obchodního vztahu byly všechny strany hned od počátku informovány o směrnicích společnosti L ORÉAL týkající se dávání a přijímání darů a požitků. Naopak zjistí, jaká je strategie dávání a přijímání darů a požitků na straně společnosti nového obchodního partnera. Může to významně napomoci vyhnout se nedorozumění ihned sdělí svému nadřízenému každý dar nebo pozvání, které obdržel Otázka: Mohu nabídnout zákazníkovi společnosti L ORÉAL lístky na koncert, na který nemohu jít sám? Odpověď: Musí u toho být přítomna další osoba zastupující společnost L ORÉAL, která bude se zákazníkem v tomto kontextu vést obchodní jednání. Totéž pravidlo platí pro přijímání požitků od dodavatele. To je povoleno pouze tehdy, pokud je to přiměřené, obvyklé a běžné pro vaše obchodní vztahy, a poskytovatel požitku je přítomen. Otázka: Právě jsme uzavřeli důležitou smlouvu s novým zákazníkem. Můj vedoucí prodeje navrhl, abychom zákazníka vzali do klubu na malou oslavu. Pomyslel jsem si, že to je dobrý nápad, ale pak jsem zjistil, že se jedná o erotický klub! V takovém zařízení se necítím dobře a nepovažuji je za vhodný druh požitku, který by se měl nabízet zákazníkovi. Jsem přehnaně citlivý? Odpověď: Požitky nabízené zákazníkům by měly být nejen přiměřené, ale i přijatelné. Tento typ klubu je nejen v rozporu s L ORÉAL SPIRIT, ale zákazník se v něm může cítit velmi nesvůj, nemluvě o členech vašeho prodejního týmu, kteří mohou podobný druh zábavy považovat za nechutný. Měl byste říct svému vedoucímu prodeje, aby vybral vhodnější možnost. Dlouhodobě se to na společnosti odrazí. Otázka: Aby prodal zastarávající produkty, nabídl mi dodavatel 15% osobní slevu. Mohu ji přijmout? Odpověď: Ne, nemůžete přijmout žádnou slevu, pokud nebude stejná sleva nabídnuta všem zaměstnancům společnosti L ORÉAL. Otázka: V rámci své práce organizuji obchodní schůzky, cesty a setkání. Nyní mi hotel, kde často rezervuji pokoje pro zaměstnance společnosti L ORÉAL, nabídl zadarmo víkend na oslavu výročí svatby mých rodičů. Je to milé gesto. Mohu ho přijmout? Odpověď: Ne. I když z tohoto požitku nebudete mít osobní prospěch, jeho přijetím se pro vás stane obtížné být nestranný při zajišťování hotelového ubytování pro zaměstnance společnosti L ORÉAL do budoucna. I domnělý konflikt zájmů je nevhodný a měl byste se mu vyhnout zdvořilým odmítnutím této nabídky s odůvodněním, proč to děláte. NÁŠ ZPŮSOB PRÁCE 13

16 Otázka: Dodavatel mi právě nabídl dárkový koš s jeho výrobky. Vím, že ho to nebude moc stát, mohu měl bych to přijmout? Odpověď: Můžete přijímat pouze dary a požitky symbolické hodnoty. Například produkty s logem společnosti dodavatele nebo krabice čokoládových bonbonů jsou obvykle v pořádku. V tomto případě byste měl dodavateli poděkovat za jeho šlechetnost a dar zdvořile odmítnout. Pokud si myslíte, že by odmítnutí mohlo poškodit vzájemné vztahy, poraďte se s vedením a společně najděte vhodný způsob, jak s darem naložit. Pamatujte: Pokud narazíte na problém týkající se přijímání nebo dávání darů nebo požitků, zjistěte si, co je ve vaší zemi zvykem, a nenechávejte si záležitost pro sebe. Pokud problém proberete se svým nadřízeným, vedoucím oddělení nákupů nebo personálního oddělení (rovněž viz kapitola Mluvíme otevřeně ), dostane se vám potřebné podpory a pomoci. 14 NÁŠ ZPŮSOB PRÁCE

17 ÚPLATKY A FINANČNÍ POBÍDKY Domníváme se, že korupce je neomluvitelná. Takové jednání není v souladu s L ORÉAL SPIRIT, není prospěšné pro prostředí, ve kterém působíme, a představuje pro společnost výdaje. Úplatkářství je forma korupce a ve většině zemí je nezákonné, pokud jsou úplatky poskytovány veřejným činitelům. Některé země zakazují i finanční pobídky. To jsou platby určené k zajištění nebo urychlení vládních nebo soudních jednání, jako je vydávání povolení nebo uvolňování zboží z celního režimu. Většina takových pobídek je formou úplatku. Od každého z nás se očekává, že: nikdy nebude nabízet peníze nebo služby (včetně darů a požitků) státním zaměstnancům, jiným úředníkům a těm, kdo jejich jednání a rozhodování mohou ovlivnit nikdy nebude realizovat takové platby vědomě prostřednictvím třetích stran což znamená pečlivý výběr a sledování zhotovitelů, agentů a obchodních partnerů pokud se vyskytne situace, že bude taková platba nevyhnutelná, neprodleně uvědomí ředitele pro svou zemi a bude takový požadavek kompletně dokumentovat Otázka: Bylo mi řečeno, že bych si měl najmout místního poradce, který by mi pomohl získat potřebná povolení od cizí vlády, která potřebujeme. Konzultant požadoval vysokou zálohu a řekl, že tyto peníze použije na to, aby se věci rychle hýbaly kupředu. Protože vlastně nevíme, komu bude tyto peníze dávat, máme se tím zabývat? Odpověď: Ano. Pokud máte podezření, že nějaký agent jedná neoprávněně, neměli byste mu takovou zálohu vyplatit, dokud si neověříte, že nebude provádět nepovolené platby nebo je již neprovedl. Zkoumání takových záležitostí může být v některých zemích problematické z hlediska místní kultury, ale jakýkoliv agent, který pracuje pro mezinárodní společnost, by měl nutnost takových opatření pochopit. Otázka: Zakládám novou kancelář a místní úřady požadují drobné všimné, než instalují naše telefonní linky. Mohu jim je zaplatit? Odpověď: Společnost neposkytuje všimné oficiálním pracovníkům za splnění jejich oficiálních povinností. Pokud se nejedná o řádný instalační poplatek, neplaťte ho. Pamatujte: Pokud narazíte na problém s úplatkářstvím, nenechávejte si to pro sebe. Pokud problém proberete se svým nadřízeným, vedoucím oddělení nákupů nebo personálního oddělení (rovněž viz kapitola Mluvíme otevřeně ), dostane se vám potřebné podpory a pomoci. NÁŠ ZPŮSOB PRÁCE 15

18 NÁŠ ZPŮSOB PRÁCE JAKO ZAMĚSTNAVATEL Naším cílem je učinit ze společnosti L ORÉAL ideální pracoviště. Víme, že naši zaměstnanci jsou naší největší devizou L ORÉAL SPIRIT 16 L ORéal

19 ZDRAVÍ, BEZPEČNOST A ZABEZPEČENÍ Všichni zaměstnanci společnosti L ORÉAL mají právo na zdravé, bezpečné a zabezpečené pracovní prostředí. Od každého z nás se očekává, že: bude dodržovat podniková pravidla týkající se bezpečnosti a ochrany zdraví při práci bude činit všechna potřebná opatření pro udržování zdravého a bezpečného pracovního prostředí zajistí, abychom ani sebe, ani druhé nevystavovali naším chováním riziku zajistí, abychom věděli, co dělat v případě mimořádné situace na pracovišti bude informovat vedení o jakémkoliv chování, vybavení nebo předmětech, které by mohly ohrozit bezpečnost našeho pracovního prostředí, včetně nehod, a to i drobných Otázka: Můj manažer říká, že nespím dost, a že bych neměl po práci tolik chodit za zábavou. Říká, že se bojí, že bych mohl usnout a mít nehodu. OK, jednou nebo dvakrát jsem byl trochu ospalý, ale svou práci si zastanu. Po tom mu přece nic není, co dělám po práci, ne? Copak nemám právo na soukromý život? Myslím, že můj manažer je malicherný. Co mám dělat? Odpověď: Jak trávíte večer je jen a jen vaše záležitost. Ale pokud přicházíte do práce unavený a vaše únava představuje pro vás nebo pro ostatní riziko, má váš manažer právo o tom s vámi promluvit i když by tak měl činit citlivě a s respektem k vašemu soukromí. I když respektujeme právo našich zaměstnanců na soukromí, chování, které může představovat ohrožení bezpečnosti zaměstnance nebo jeho kolegů, nelze připustit. Bezpečnost nezná kompromis. Otázka: Můj nadřízený mi přikázal, abych odstavil bezpečnostní prvek, který zpomaluje výrobní linku. Co mám dělat? Odpověď: Žádné bezpečnostní nebo monitorovací zařízení nesmíte obcházet, odpojovat nebo deaktivovat bez předchozího souhlasu bezpečnostního technika. Bezpečnost je absolutní závazek, který nezná kompromis výrobních plánů ani jiné důvody pro obcházení. Otázka: Jako obchodní zástupce často jezdím po setmění se vzorky výrobků po velkých městech a po venkově. Někdy se necítím bezpečně. Hovořila jsem o otázce bezpečnosti se svým nadřízeným, ale on na moje obavy nereagoval. Mám si promluvit s někým jiným ve společnosti? Odpověď: Měla byste se snažit se takovým situacím vyhýbat, ale někdy mohou být nevyhnutelné. Pokud cítíte, že je vaše bezpečnost ohrožena, měla byste kontaktovat vedoucího vašeho personálního oddělení a probrat s ním možná řešení. Otázka: Právě jsem se dozvěděl, že jeden ze subdodavatelů na našem pracovišti pije. Není vlastně zaměstnancem společnosti L ORÉAL, mám se tím tedy zabývat? Odpověď: Ohlaste vedení veškeré chování, které by mohlo ohrožovat bezpečnost pracovního prostředí nebo některého pracovníka. Pamatujte: Pokud zjistíte nějaký problém týkající se zdraví a bezpečnosti, nenechávejte si to pro sebe. Pokud problém proberete se svým nadřízeným, vedoucím oddělení bezpečnosti a ochrany zdraví nebo personálního oddělení (rovněž viz kapitola Mluvíme otevřeně ), dostane se vám potřebné podpory a pomoci. NÁŠ ZPŮSOB PRÁCE 17

20 ROZDÍLNOST MEZI LIDMI My ve společnosti L ORÉAL věříme v hodnotu rozdílnosti mezi lidmi a považujeme ji za velký přínos pro naši práci. Rozdílný původ našich zaměstnanců podporuje kreativitu a pomáhá nám lépe porozumět našim zákazníkům. Společnost se také zabývá napomáháním profesní integrace lidí, kteří vyžadují zvláštní pozornost: mládeže, osob ze znevýhodněných skupin a osob se zvláštními potřebami pramenícími z jejich tělesného postižení. Od každého z nás se očekává, že: Nebude nikoho diskriminovat na základě jeho: - Pohlaví - Tělesného postižení - Rodinné situace - Sexuální orientace - Věku - Politických a filozofických názorů - Náboženského vyznání - Odborové činnosti - Rasového, společenského, kulturního původu nebo národnosti To se vztahuje nejen na nábor, ale i na všechna rozhodnutí týkající se školení, povyšování, dalšího zaměstnání a pracovních podmínek obecně Otázka: Co přesně ve společnosti L ORÉAL znamená slovo diskriminace? Znamená totéž, co říká zákon v mé zemi, nebo něco jiného? Odpověď: První pravidlo zní, že společnost L ORÉAL respektuje místní zákony, a proto může být potrestán každý zaměstnanec, který porušuje zákon o diskriminaci platný v jeho zemi. Ale mohou být země, kde se nám zdá, že zákony povolují jisté chování, které společnost L ORÉAL považuje za nepřijatelné. Například společnost L ORÉAL je nejen proti přímé, ale i proti nepřímé diskriminaci. Přímá diskriminace znamená cokoliv, co se týká zaměstnání, školení, povýšení, délky zaměstnání a dalších aspektů pracovního života, ve kterých se některým nedostává stejných příležitostí jako ostatním. Nepřímá diskriminace je působení, které na první pohled vypadá neutrálně, ale ve skutečnosti znamená znevýhodnění jisté osoby za její pohlaví, věk, postižení nebo jinou charakteristiku. Otázka: Kolega si často utahuje z jiných pro jejich etnický původ a vyznání. Říká, že si jenom dělá legraci, ale já jeho poznámky považuji za urážlivé a ponižující. Nechci být považován za někoho, kdo nemá smysl pro humor nebo zkazí každou legraci, a bojím se mu to říci. Co mám dělat? Odpověď: Vtipy týkající se barvy kůže konkrétní osoby, její země původu, vyznání nebo jen akcentu jsou pro společnost L ORÉAL nepřijatelné. Představují nedostatek respektu, který si každý z nás zaslouží. Řekněte svému kolegovi, že jeho vtípky považujete za urážlivé. Pokud s nimi nepřestane, měli byste to říci vedení nebo na personálním oddělení. bude podporovat závazek společnosti L ORÉAL respektovat rozdíly mezi lidmi zajistí, aby naši dodavatelé, zákazníci a obchodní partneři znali strategii rozdílnosti mezi lidmi, kterou zastáváme. 18 NÁŠ ZPŮSOB PRÁCE