Identifikační označení a název: S 1/2011 Pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností. Pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností

Transkript

1 Městský úřad Moravský Beroun Vydání/změna: 1/0 List číslo: 1 / 9 Druh dokumentu: SMĚRNICE Identifikační označení a název: S 1/2011 Pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností Pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností Rada města Moravský Beroun stanoví podle 102 odstavec 2 písmeno n) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o obcích), v souladu se zákonem č. 85/1990 Sb., o právu petičním, ve znění pozdějších předpisů a zákonem č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů tato pravidla: Část I. Článek 1 Základní pojmy Stížnost podle správního řádu - Stížností se dle ustanovení 175, odst. 1 zákona č. 500/2004 Sb., správního řádu, ve znění pozdějších předpisů (dále jen správní řád) rozumí podání fyzické, právnické osoby nebo skupiny osob (dále jen stěžovatel ), jímž poukazují na nevhodné chování úředních osob nebo na postup příslušného správního orgánu v případě, že správní řád neposkytuje jiný prostředek ochrany (viz opravné prostředky, ochrana před nečinností příslušného správního orgánu dle ustanovení 80 správního řádu aj.). - Anonymní stížností se rozumí podání, které neobsahuje údaje podstatné pro identifikaci osoby stěžovatele (tj. jméno, příjmení, adresu místa trvalého pobytu nebo adresu sídla u právnické osoby, resp. jinou adresu pro doručování). Ostatní stížnosti (mimo působnost správního řádu) - Za ostatní stížnosti, které nespadají do působnosti ustanovení 175 správního řádu, se považují stížnosti související se samostatnou působností obce, dále podání související výlučně se soukromoprávními úkony (občanskoprávními, obchodněprávními aj.), které provádějí správní orgány při výkonu samostatné působnosti, a podání související se vztahy mezi samosprávnými orgány téhož územně samosprávného celku. Petice peticí se rozumí písemná žádost, návrh a stížnost ve věcech veřejného nebo společenského zájmu, které patří do působnosti orgánu státní správy nebo orgánu územní samosprávy, pokud jim byla působnost státního orgánu svěřena. Náležitosti stanoví zákon 1). Zpracovatel - vedoucí věcně příslušného odboru k vyřízení stížnosti Podle těchto pravidel se postupuje při vyřizování stížností směřujících do oblasti výkonu samostatné i přenesené působnosti obce. O stížnost se nejedná, pokud podání splňuje náležitosti petice, případně náležitosti pro zahájení řízení upraveného zvláštními zákony. Tato pravidla se nevztahují na petice a stížnosti, týkající se pracovněprávních záležitostí a jiná podání než jsou podání stížností a petic

2 Část II Vyřizování stížností Článek 2 Náležitosti stížností 2.1 Ze stížnosti musí být patrné, kdo ji podává, které věci se týká a čeho se stěžovatel domáhá. 2.2 Fyzická osoba uvede jméno, příjmení, místo trvalého pobytu, popřípadě jinou adresu pro doručování. V podání souvisejícím s podnikatelskou činností uvede fyzická osoba jméno a příjmení, popřípadě dodatek odlišující osobu podnikatele nebo druh podnikání vztahující se k této osobě nebo jí provozovanému druhu podnikání, identifikační číslo osob a adresu zapsanou v obchodním rejstříku nebo jiné zákonem upravené evidenci jako místo podnikání, popřípadě jinou adresu pro doručování. Právnická osoba uvede v podání svůj název nebo obchodní firmu, identifikační číslo osob nebo obdobný údaj a adresu sídla, popřípadě jinou adresu pro doručování. Stížnost musí obsahovat označení správního orgánu, jemuž je určeno, další náležitosti, které stanoví zákon, a podpis osoby, která je činí. 2.3 Nemá-li podání předepsané náležitosti nebo trpí-li jinými vadami, pomůže správní orgán podateli nedostatky odstranit nebo ho vyzve k jejich odstranění a poskytne mu k tomu přiměřenou lhůtu. Článek 3 Způsob podání stížností 3.1 Stížnosti se podávají písemně nebo ústně. Je možné je zaslat poštou, doručit osobně na podatelnu MěÚ, popř. jiným způsobem (datová schránka, fax, ). 3.2 Je-li podána písemně v elektronické podobě musí být podepsaná platným zaručeným elektronickým podpisem se současným uvedením poskytovatele certifikačních služeb, který jeho certifikát vydal a vede jeho evidenci, nebo bude certifikát připojen přímo k podané stížnosti. Pokud není podepsána platným zaručeným elektronickým podpisem, je nutné ji do 5 dnů potvrdit vlastnoručním podpisem. 3.3 Za podmínky, že podání stížnosti je do 5 dnů potvrzeno, popřípadě zákonným způsobem doplněno, je možno je učinit pomocí jiných technických prostředků, zejména prostřednictvím dálnopisu, telefaxu nebo veřejné datové sítě bez použití platného zaručeného elektronického podpisu. Článek 4 Příslušnost k vyřízení stížnosti 4.1 Pro příslušnost k vyřízení je rozhodující rozdělení kompetencí podle právních předpisů či předpisů vnitřních, především podle organizačního řádu. 4.2 Zaevidovanou stížnost přiděluje k vyřízení starosta města ve věcech samostatné působnosti, tajemník MěÚ ve věcech přenesené působnosti. 4.3 Stížnost se přiděluje k vyřízení zpravidla podle těchto zásad: a) Vedoucím zaměstnancům (zpravidla vedoucím odborů), - týká-li se stížnost oblasti, která spadá do náplně práce odboru (pokud není adresována samosprávnému orgánu, uvolněnému členu zastupitelstva města nebo tajemníkovi nebo ji vedoucí zaměstnanec nevyhodnotí jako stížnost v samostatné působnosti, o které by měl rozhodovat starosta), - týká-li se stížnost podřízeného pracovníka

3 b) Tajemníkovi, - týká-li se stížnost přenesené působnosti, která spadá do náplně práce více odborů. V tomto případě přidělí k řešení jednotlivé body stížnosti příslušným vedoucím zaměstnancům a na základě jejich odborných stanovisek a zjištění uloží zpracování nebo sám zpracuje závěrečnou odpověď. c) Starostovi, (v případě jeho nepřítomnosti nebo z jeho rozhodnutí místostarostovi) - týká-li se stížnost výkonu práce tajemníka, - týká-li se obsah stížnosti práce odboru (a nebyla přímo na daný odbor podána) nebo více odborů v samostatné působnosti; ve druhém případě přidělí k řešení jednotlivé body stížnosti příslušným vedoucím zaměstnancům a na základě jejich odborných stanovisek a zjištění uloží zpracování nebo sám zpracuje závěrečnou odpověď. d) Radě města (dále jen RM), - týká-li se stížnost činnosti komise, - týká-li se stížnost ředitele organizace nebo organizace (jako celku), kterou město založilo nebo zřídilo, v obou případech s tím, že prošetřením stížnosti a přípravou materiálů pro projednání v RM starosta pověří místostarostu nebo věcně příslušný odbor. e) Zastupitelstvu města (dále jen ZM), - týká-li se stížnost uvolněných členů zastupitelstva města nebo jejich činnosti, (starosty,místostarosty) - týká-li se stížnost činnosti rady města, - týká-li se stížnost činnosti zastupitelstva města, - týká-li se stížnost činnosti výborů. Ve všech případech rozhodne samo ZM o dalším postupu. 4.4 V případech, kdy nelze podle těchto zásad určit příslušnost k vyřízení stížnosti nebo je stížnost směřována vůči více subjektům, rozhodne o tom, kdo ji bude řešit, starosta nebo tajemník. Článek 5 Podací a evidenční místo 5.1 Podacím místem pro příjem písemných stížností je podatelna Městského úřadu Moravský Beroun, náměstí 9.května 4, Moravský Beroun (dále jen MěÚ). 5.2 Evidenčním místem je kancelář starosty (dále jen KSTA), tím není dotčena povinnost vedoucích zaměstnanců přijímat stížnosti. Článek 6 Příjem stížností v působnosti správního řádu, ostatních stížností a jejich evidence 6.1 Stížnosti doručené na podatelnu MěÚ, učiněné na jednotlivých odborech/odděleních MěÚ nebo zaslané na elektronickou adresu se zapisují do centrální evidence stížností. Obdrží-li zaměstnanec, případně uvolněný člen zastupitelstva města stížnost na osobní ovou adresu zabezpečí bezodkladně její předání na podatelnu k evidenci. 6.2 Centrální evidence stížností obsahuje zejména: - číslo jednací, spisovou značku, pořadové číslo stížnosti, - datum přijetí stížnosti, - jméno (název) stěžovatele, adresu místa trvalého pobytu (adresu sídla), popř. jinou adresu pro doručování, - označení správního orgánu v případě postoupení stížnosti, - předmět stížnosti, - údaj o tom, kdy a komu byla stížnost, případně její část přidělena k vyřízení, - vyhodnocení důvodnosti stížnosti, - datum vyrozumění stěžovatele o způsobu vyřízení stížnosti

4 6.3 Přijetí stížnosti je nutno stěžovateli písemně potvrdit. Potvrzení o přijetí stížnosti zasílá evidenční místo stížnosti do 10 dnů ode dne doručení a to prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, případně prostřednictvím datové schránky. Potvrzení o přijetí stížnosti se nezasílá: a) u stížností podaných ústně nebo doručených osobně, b) pokud je stížnost v plném rozsahu vyřízena do 10 dní od jejího přijetí, c) pokud byla stížnost městskému úřadu postoupena k vyřízení jiným správním orgánem. 6.4 Přijatá stížnost se opatří pořadovým číslem v daném roce a za lomítkem se uvede rok. Pod stejným číslem se zapíše do evidence. Písemnosti týkající se každé stížnosti se vedou samostatně v oddělených složkách v KSTA. Vedoucí zaměstnanci jsou povinni po vyřízení stížnosti předat protokolárně veškeré písemnosti vztahující se k řešené stížnosti do KSTA. Na příslušném odboru zůstane založen pouze protokol o předání těchto písemností. Vedoucí pracovníci si mohou podle svého uvážení navíc zavést svou evidenci stížností. Přitom platí zásada, že si mohou založit pouze fotokopie písemností mající vztah k řešené stížnosti. Obdobný postup platí i pro následné (průběžné) kontroly pokud vyplynuly z řešení stížnosti. 6.5 Za úplnost a přehlednost evidence stížností, včetně spisového materiálu k nim odpovídá pověřený zaměstnanec KSTA. Tohoto zaměstnance pověří tajemník nejpozději do 15 dnů po schválení této směrnice. V případě, že tento pověřený zaměstnanec přestane tuto práci vykonávat (např. rozvázání pracovního poměru...), musí tajemník pověřit evidencí stížností a vedením spisových materiálů týkajících se stížností jiného zaměstnance a to ještě před odchodem původně pověřeného zaměstnance. Článek 7 Postup při vyřizování stížností dle správního řádu a ostatních stížností 7.1 U stížností, které jsou upraveny správním řádem, je postupováno v souladu s ustanovením 175 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů. Stížnost vyřizuje ten odbor úřadu, který vede řízení. KSTA je pouze evidenčním místem těchto stížností a odpovědí na ně. 7.2 Po zavedení stížnosti do centrální evidence předá asistentka kanceláře starosty kopii této stížnosti vedoucímu příslušného odboru/oddělení MěÚ k věcnému vyřízení (dále jen zpracovateli), a to po projednání s tajemníkem úřadu. 7.3 Zpracovatel posuzuje stížnost podle obsahu bez ohledu na to, jak je označena. 7.4 Pokud se jedná o anonymní stížnost nebo stěžovatel ve stížnosti neuvede čeho se podanou stížností domáhá stížnost se odloží. 7.5 Jde-li o ústní a telefonické podání stížnosti, je příslušný zaměstnanec oprávněn vyřídit tuto stížnost ihned na místě. Ústně přijaté stížnosti nebudou evidovány. Pokud není stěžovatel s vyřízením stížnosti spokojen, může ji podat písemně. V případě, že nelze ústně podanou stížnost vyřídit ihned, sepíše se o ní písemný záznam. 7.6 Zpracovatel stížnosti řádně prověří skutkové okolnosti uvedené ve stížnosti. Považujeli to za účelné, provede místní šetření, vyžádá si potřebnou dokumentaci související s podanou stížností, vyslechne osoby, proti nimž stížnost směřuje, popř. další osoby nebo si opatří stanoviska jiných správních orgánů. Je-li z obsahu podané stížnosti zřejmé, že lze na jejím základě zahájit správní řízení, věcně a místně příslušný správní orgán zahájí správní řízení. 7.7 Jestliže se stížnost vztahuje k činnosti více odborů/oddělení MěÚ, postupují jednotliví zpracovatelé podle bodu 7.6. těchto Pravidel. KSTA zkompletuje předané odpovědi od jednotlivých zpracovatelů a zašle stěžovateli

5 7.8 Není-li příjemce stížnosti věcně příslušný k vyřízení stížnosti nebo její části, zpracovatel bez zbytečného odkladu postoupí tuto stížnost nebo její část v souladu s 12 správního řádu věcně příslušnému správnímu orgánu. O postoupení stížnosti nebo její části zpracovatel vyrozumí stěžovatele a KSTA, které neprodleně předá kopii usnesení o postoupení stížnosti a ten ji založí do spisu stížnosti. 7.9 Jsou-li příjemci zasílány opakované stížnosti, určený zpracovatel po projednání s tajemníkem úřadu posoudí, zda obsahuje nové skutečnosti. Pokud tomu tak není, oznámí zpracovatel stížnosti stěžovateli, že neshledal důvod se danou stížností opakovaně zabývat Pokud bude při prošetřování stížnosti zjištěno, že záležitostí se zabývají orgány činné v trestním řízení, nebo že ve věci probíhá občanskoprávní, pracovněprávní či obchodněprávní řízení, příp. jiné řízení, bude šetření stížnosti zastaveno a stěžovateli bude tato skutečnost odborem příslušným k vyřízení stížnosti písemně sdělena. Článek 8 Vyřízení stížnosti a opatření k nápravě 8.1 V odpovědi na stížnost zpracovatel uvede, zda byla stížnost uznána jako důvodná, částečně důvodná nebo nedůvodná a také skutečnosti a ustanovení právních předpisů, o které zpracovatel svůj závěr opírá. 8.2 Byla-li stížnost shledána důvodnou nebo částečně důvodnou, zpracovatel bezodkladně učiní nezbytná opatření k nápravě. O výsledku prošetření stížnosti a přijatých opatřeních vyrozumí stěžovatele a učiní o tom záznam do spisu. 8.3 U důvodných stížností jsou vedoucí zaměstnanci povinni navrhovat nebo přijmout vůči podřízeným zaměstnancům opatření podle platných pracovněprávních předpisů. O přijatých či navrhovaných opatřeních informují tajemníka nebo starostu. Článek 9 Lhůty k vyřízení stížnosti 9.1 Zpracovatel je povinen stížnost dle správního řádu vyřídit bezodkladně, nejpozději však do 60 dnů od doručení příjemci. V případě ostatních stížností činí tato lhůta 30 dnů. 9.2 Lhůtu 30 dnů u ostatních stížností lze překročit pouze v případě, že si v jejím průběhu nemohl zpracovatel opatřit podklady potřebné k vyřízení stížnosti nebo byl zpracovatel vázán lhůtami zasedání orgánů města. O této skutečnosti musí být stěžovatel bezodkladně vyrozuměn, nejpozději však do 30 dnů od doručení stížnosti. 9.3 Lhůtu 60 dnů pro vyřízení stížnosti dle správního řádu lze překročit pouze v případě, že si v jejím průběhu nemohl zpracovatel opatřit podklady potřebné k vyřízení stížnosti. O této skutečnosti musí být stěžovatel bezodkladně vyrozuměn. 9.4 Stěžovatel má právo nahlížet do spisu týkající se předmětné stížnosti. Vedoucí příslušného odboru odmítne nahlédnutí do části spisu, která obsahuje osobní údaje dle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, utajované informace dle příslušného správního předpisu a skutečnosti, na něž se vztahuje státem uložená nebo uznaná povinnost mlčenlivosti

6 Článek 10 Přezkoumání způsobu vyřízení stížnosti dle správního řádu Má-li stěžovatel za to, že stížnost, kterou podal u příjemce nebo zaslal příjemci, nebyla řádně vyřízena, je oprávněn požádat nadřízený správní orgán o prošetření způsobu vyřízení předmětné stížnosti. Článek 11 Závěrečná ustanovení ke stížnostem 11.1 Vůči stěžovatelům nesmí být činěny přímé ani nepřímé zákroky proto, že podali stížnost Opakuje-li se stížnost, je nutné přezkoumat, zda původní stížnost byla správně vyřízena. Na opakovanou stížnost se hledí jako na nové podání pokud obsahuje nové skutečnosti. Obsahuje-li opakovaná stížnost v téže věci nové skutečnosti, řeší se stížnost podle této směrnice. Všechny kroky podle této směrnice učiní nejbližší vyšší orgán toho, kdo stížnost vyřizoval s výjimkou zastupitelstva. Část III. Část IV. Vyřizování petic Článek 12 Povinné náležitosti petice Povinné náležitosti petice stanoví příslušná ustanovení zákona č. 85/1990 Sb., o právu petičním, ve znění pozdějších předpisů. Petice musí být podána v písemné formě. Musí obsahovat jméno, příjmení toho, kdo ji podává. Podává-li petici petiční výbor, je nutno, aby v ní byla uvedena jména, příjmení a bydliště všech členů tohoto výboru a taktéž jméno, příjmení a bydliště toho, kdo je oprávněn členy petičního výboru v konkrétní věci zastupovat. Pokud obsahuje petice podpisové archy, musí mít náležitosti uvedené v zákoně. Článek 13 Přijímání petic a jejich evidence 13.1 Petice se přijímají v podatelně MěÚ. Centrální evidence petic je vedena na odboru vnitřních věcí KSTA a obsahuje: - datum doručení petice, - evidenční číslo petice, - jméno, příjmení a adresu osoby, která petici podala nebo jméno, příjmení a adresy osob, které tvoří petiční výbor, - stručný obsah petice, - údaj o tom, kdy a komu byla petice předána k vyřízení, - datum a způsob vyřízení petice 13.2 Nepatří-li petice do působnosti města, KSTA ji do 5 dnů postoupí příslušnému jinému orgánu nebo jiné osobě a uvědomí o tomto postupu toho, kdo petici podal Město je povinno petici přijmout. Příjem petice zaslané poštou se tomu, kdo ji podal, nebo tomu, kdo zastupuje členy petičního výboru (dále jen podatel), potvrdí písemně do pěti dnů od doručení petice Město je povinno obsah petice posoudit a do 30 dnů ode dne doručení písemně odpovědět tomu, kdo ji podal anebo tomu, kdo zastupuje členy petičního výboru. V odpovědi uvede stanovisko k obsahu petice a způsob jejího vyřízení. Podání se posuzuje podle obsahu, nikoli podle označení Tím není dotčen zvláštní postup vyřizování žádostí o projednání určité žádosti radou nebo zastupitelstvem obce, podepsané nejméně 0,5% občanů města, který je stanoven zákonem o obcích

7 Článek 14 Způsob vyřizování petic 14.1 KSTA nejprve zaeviduje petici do centrální evidence Petice vyřizuje starosta města, který požádá o stanovisko příslušný odbor, případně radu města nebo zastupitelstvo města a v zákonném termínu zašle odpověď. Pokud je petice adresována radě nebo zastupitelstvu města, je v zákonném termínu podateli sdělen termín projednání petice tímto orgánem Pokud je zřejmé, že petice porušuje zákon (vyzývá k porušování ústavy a zákonů, k popírání nebo omezování osobních, politických nebo jiných práv občanů pro jejich národnost, pohlaví, rasu, původ, politické nebo jiné smýšlení, náboženské vyznání a sociální postavení, nebo k rozněcování nenávisti a nesnášenlivosti z těchto důvodů, anebo k násilí nebo hrubé neslušnosti), odpovědí na ni je její odmítnutí s příslušným odůvodněním Jestliže obsahem podání je stížnost, žádost, případně jiné podání směřující k zahájení správního či jiného řízení, postupuje se podle zvláštních předpisů 2) s tím, že případné zahájení řízení se oznámí podateli Přešetřují se všechny údaje uvedené v petici, které se vztahují k jejímu předmětu. Nepřihlíží se však k obsahu petic, které zasahují do plnění povinností uložených orgánům činným v trestním řízení Vyřizování petice musí být rychlé, odpovědné a hospodárné. Podkladem pro vyřízení petice mohou být zejména výsledky jejího projednání s podatelem nebo jinými osobami, vysvětlení vyžádaná od fyzických nebo právnických osob a listiny vztahující se k předmětu petice. Článek 15 Zápis o projednání petice 15.1 O projednání, nebo ústním vysvětlení, se sepíše zápis, v němž musí být uvedeny zejména tyto údaje: 1. datum a místo jednání, 2. osoby, které se jednání zúčastnily, 3. konkrétní předmět jednání, 4. vyjádření jednotlivých osob k předmětu jednání Zápis podepíše osoba odpovědná za vyřízení petice, osoby, které se jednání zúčastnily, a osoba, která zápis sepsala. Odmítne-li některá z osob, jež se zúčastnily jednání zápis podepsat, poznamená se to do zápisu s uvedením důvodu tohoto odmítnutí. Článek 16 Odpověď na petici Odpověď na petici musí obsahovat odůvodněné stanovisko k obsahu petice a ke způsobu jejího vyřízení. Článek 17 Společná ustanovení 17.1 Veškeré lhůty vztahující se k přijímání a vyřizování petic a stížností počínají běžet dnem následujícím po dni jejich doručení Připadne-li poslední den lhůty na den pracovního volna nebo na den pracovního klidu, končí lhůta nejbližší následující pracovní den Odbor vnitřních věcí je povinen monitorovat plnění lhůt k vyřizování stížností a petic, lhůt k plnění opatření Pro příslušnost k vyřízení je rozhodující rozdělení kompetencí podle právních předpisů či předpisů vnitřních, především podle organizačního řádu

8 17.5 Vyřízení petice či stížnosti si může nezávisle na těchto zásadách vždy vyhradit starosta, místostarosta a tajemník městského úřadu; mohou také rozhodnout o jiném způsobu či postupu vyřízení Je-li petice nebo stížnost adresována zastupitelstvu nebo radě města, je třeba v první řadě posoudit, zda daná záležitost je vůbec v kompetenci tohoto orgánu. V tomto případě bude adresát o přijetí písemnosti a jejím vyřízení vyrozuměn. Článek 18 Zpráva o peticích a stížnostech 18.1 Tajemník předkládá radě města zprávu o podaných a vyřízených peticích a stížnostech za uplynulý kalendářní rok v termínu do Článek 19 Závěrečná ustanovení 19.1 Postup při přijímání a vyřizování petic a stížností v této směrnici výslovně neupravený se řídí ustanoveními zákona č. 85/1990 Sb., o právu petičním, ve znění pozdějších předpisů a dále zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů Tato pravidla byla stanovena Radou města Moravský Beroun dne č. usnesení 41/905/2011/RM 19.3 Tato pravidla nabývají účinnosti dnem Touto směrnicí se ruší směrnice č. 1/2006 ze dne na vyřizování petic a stížností. Ing. Zdenka Szukalská starostka města Ing. Petr Otáhal místostarosta Pozn.: 1) - zákon č. 85/1990 Sb., o právu petičním 2) zákon č. 500/2004 Sb., správní řád - 8 -

9 Příloha č. 1 ke směrnici pro přijímání a vyřizování petic a stížností ZÁZNAM Z JEDNÁNÍ Datum jednání: Jednáno kde: Zástupce MěÚ: Jednáno s kým (jméno, příjmení, adresa, tel.): Jednáno ve věci: Při jednání bylo dohodnuto (závěr z jednání, splnění úkolů, termíny): vyplývající úkoly, odpovědnost za Zápis provedl: Jméno, příjmení, podpis... Účastníci jednání... Vedoucí odboru