Procesní model budoucího stavu ( TO-BE ) v oblasti projektového řízení v resortu MV

Transkript

1 Procesní model budoucího stavu ( TO-BE ) v oblasti projektového v resortu MV Centrální podpora projektového projektů MV ČR a jím řízených organizací Kolektiv autorů SOFO Group a.s

2 Seznam procesů Řízení spolufinancovaného ze SF EU.orx Definice projektového záměru.orx Definice.orx Zpracování a podání žádosti o finanční podporu ze SF EU.orx Posouzení dopadů schválení/neschválení dotace.orx Výběr dodavatele.orx (rozpad na sub) Zadávací podmínky.orx Oznámení předběžných informací.orx Zadávací (1/2) Zadávací (2/2) Přijetí nabídek.orx (1/2) Přijetí nabídek.orx (1/2) Hodnocení nabídek.orx (1/2) Hodnocení nabídek (2/2) Výběr vhodného kandidáta a uzavření smlouvy.orx (1/2) Výběr vhodného kandidáta a uzavření smlouvy.orx 2/2) Námitky.orx Zrušení.orx Řízení etap.orx Ukončení.orx Provoz.orx Vedení databáze získaných poznatků.orx Řízení.orx (1/3) Řízení.orx (2/3) Řízení.orx (3/3) Změnové.orx Celkem stran: 30 Strana 2 z 30

3 Řízení spolufinancovaného ze SF EU.orx - definice projektového záměru - plánování - etap - - sdílení znalostí - změnové - ukončení 1. Řízení spolufinancovaného ze SF EU - Potřeba identifikována Iniciátor Iniciátor Ředitel 1.1 Definice Projektového záměru 1.2 Definice Projektu 1.3 Zpracování a podání žádosti o finanční podporu ze SF EU Iniciace: - Potřeba změny identifikována Externí Potřeba změny Popis: - Vznik a popis Projektového záměru - Nadefinování základních parametrů - Nadefinování základních výstupů - Rozhodnutí o realizovatelnosti Projektového záměru Cíl: - záměr schválen - záměr neschválen záměr schválen záměr neschválen 1.2 Definice Projektu 1.8 Vedení databáze získaných poznatků 1.1 Definice Projektového záměru 1.9 Řízení Iniciace: - záměr schválen záměr schválen Metodika hodnocení Popis: - Příprava - Navržení plánu - Zpracování harmonogramu - Požadavek na zdroje - Definice výstupů - Analýza - Návrh org. struktury - Identifikace - Odsouhlasení Cíl: - Projektové dokumenty zpracovány - Jmenování vedení provedeno - Projekt ukončen Projektová dokumentace Projekt neodsouhlasen Identifikace Realizace / implementace 1.3 Zpracování a podání žádosti o finanční podporu ze SF EU 1.8 Vedení databáze získaných poznatků 1.9 Řízení Iniciace: - Termín podání žádosti nastal - Požadavek na doplnění žádosti obdržen 1.2 Definice Projektu Externí Dostupné informace a podkladové materiály Projektová dokumentace Vypsaná výzva Formulář žádosti Popis: - Nastudování podmínek vyhlášené výzvy - Příprava, kontrola a zkompletování požadovaných příloh žádosti - Vyplnění formuláře žádosti - Kontrola formálních náležitostí žádosti - Schválení žádosti - Podání žádosti Doplnění žádosti: - Doplnění požadovaných informací - Kontrola formálních náležitostí žádosti - Schválení žádosti - Odeslání doplněné žádosti Externí Výzva k opravě žádosti o fin. podporu Metodická příručka žadatele o fin. podporu Ředitel Ředitel Ředitel Ředitel 1.6 Ukončení 1.7 Provoz 1.8 Vedení databáze získaných poznatků Iniciace: - etapy (fáze) ukončeny - Potřeba ukončení nastala 1.2 Definice Projektu 1.4 Posouzení dopadů schválení / neschválení dotace 1.9 Řízení Řízení etap Projektová dokumentace Podmínky použití prostředků pro realizaci Metodika hodnocení Podklady z průběru realizace - Ukončení realizace - Vypracování závěrečné zprávy - Oznámení o oficiálním ukončení - Kontrola splnění podmínek uvedených v žádosti o fin. podporu Zhodnocení kontroly budoucího dopadu Zhodnocení udržitelnosti Závěrečná zpráva Externí Externí Iniciace: - Projekt ukončen - Termín ostrého prvozu nastal Řízení etap 1.6 Ukončení Projektová dokumentace Oficiální ukončení Popis: - Ostrý provoz - Pravidelný monitoring - Financování Nadefinované výstupy provozu Cíl: Iniciace: - Nadefinované výstupy - Potřeba zaznamenání informace dosaženy identifikována 1.1 Definice Projektového záměru 1.2 Definice Projektu 1.4 Posouzení dopadů schválení / neschválení dotace záměr neschválen Projekt neodsouhlasen Ukončení - Příjem informace - Analýza informace - Zápis informace do Cíl: - Databáze znalostí aktuální Informace o nerealizovaných projektech Iniciace: - Potřeba identifikována Řízení etap 1.2 Definice Projektu 1.4 Posouzení dopadů schválení / neschválení dotace Identifikace Návrh na změnu Oficiální ukončení Externí Neočekávané výstupy 1.10 Změnové Neschválená změna 1.7 Provoz - Projekt ukončen Cíl: - Žádost o finanční podporu podána - Doplněná žádost o fin. podporu odeslána Podaná žádost o finanční podporu Doplněná žádost o finanční podporu Externí 1.9 Řízení - Vytvoření metodiky - Identifikace - Analýza - Ohodnocení - Identifikace vhodných opatření - Vyhodnocení monitoringu - Mapa Ředitel Iniciace: - Podmínky použití prostředků pro realizaci obdrženy - Rozhodnutí o nepřidělení finanční dotace obdrženo Externí Rozhodnutí o přidělení fin. podpory ze SF EU Podmínky použití prostředků pro realizaci Rozhodnutí o nepřidělení finanční dotace 1.9 Řízení Metodika hodnocení Cíl: - Metodika hodnocení vytvořena - Řízení provedeno Metodika hodnocení 1.2 Definice Projektu 1.4 Posouzení dopadů schválení / neschválení dotace Řízení etap Řízení etap 1.10 Změnové 1.6 Ukončení Řízení etap Ředitel 1.4 Posouzení dopadů schválení / neschválení dotace Popis: - prostudování podmínek - vyhodnocení dopadů - akceptace/neakceptace podmínek ředitelem - požadavek na změnu - identifikace Cíl: -Dopady posouzeny Podmínky použití prostředků pro realizaci Požadavek na změny Řízení etap 1.10 Změnové Iniciace: - Projektové dokumenty zpracovány - Termín zahájení nastal 1.2 Definice Projektu Externí záměr schválen Nabídky uchazečů Identifikace Ukončení 1.9 Řízení 1.8 Vedení databáze získaných poznatků 1.2 Definice Projektu 1.4 Posouzení dopadů schválení / neschválení dotace 1.9 Řízení Projektová dokumentace Podmínky použití prostředků pro realizaci Metodika hodnocení Externí Řízení etap Metodická příručka žadatele o fin. podporu Podklady z průběru realizace Návrh na změnu Ředitel Neočekávané výstupy 1.10 Změnové 1.10 Změnové Schválená změna Iniciace: - Požadavek na změnu identfikován 1.4 Posouzení dopadů schválení / neschválení dotace Řízení etap Požadavek na změny - Příjem požadavku na změnu - Analýza požadavku na změnu - Zapracování návrhu změny - Schválení změny kompetentním orgánem Cíl: - Změna schválena - Změna neschválena Schválená změna Neschválená změna Řízení etap 1.6 Ukončení 1.9 Řízení Projektová dokumentace 1.5 Realizace - výběr dodavatele - etap Cíl: - etapy (fáze) ukončeny Zadávací dokumentace Externí Oznámení o zakázce Smlouva s dodavatelem Dodavatel Řízení etap Protokol o vyhodnocení přijatých nabídek Externí Smlouva s dodavatelem Dodavatel Projektová dokumentace 1.7 Provoz Požadavek na změny Vyhodnocení splnění podmínek uvedených v žádosti o fin. podporu Identifikace 1.10 Změnové Externí 1.9 Řízení Podklady z průběru realizace 1.6 Ukončení Neočekávané výstupy Návrh na změnu 1.10 Změnové 1.6 Ukončení PR a reklamní předměty Veřejnost Informační a propagační materiály - archivace Závěrečná zpráva z auditu Externí Strana 3 z 30

4 Definice projektového záměru.orx Definice Projektového záměru Iniciace: - Potřeba změny identifikována Popis: - Vznik a popis Projektového záměru - Nadefinování základních parametrů - Nadefinování základních výstupů - Rozhodnutí o realizovatelnosti Projektového záměru Cíl: - záměr schválen - záměr neschválen Potřeba změny identifikována Iniciátor Vznik a popis Projektového záměru záměr záměr definován Iniciátor záměr Definování základních parametrů Základní parametry Základní parametry nadefinovány Vedení ministerstva Iniciátor záměr Projednání projektového záměru záměr Základní parametry Základní parametry záměr schválen záměr neschválen Definice Projektu Vedení databáze získaných poznatků Strana 4 z 30

5 Definice.orx Definice Projektu Iniciace: - záměr schválen Popis: - Příprava - Navržení plánu - Zpracování harmonogramu - Požadavek na zdroje - Definice výstupů - Analýza - Návrh org. struktury - Identifikace - Odsouhlasení Cíl: - Projektové dokumenty zpracovány - Jmenování vedení provedeno - Projekt ukončen Definice Projektového záměru záměr schválen Řízení Komunikace byla uskutečněna Vedení ministerstva Jmenování vedení Ředitel Vedení jmenováno Ředitel Jmenování projektového a jmenován Zprávy o získaných poznatcích Získání poznatků z předchozích projektů Vytvoření projektového týmu tým tým vytvořen tým Analýza / vytvoření projektové fiše Projektová fiše záměr Projektová fiše zpracována Vedení ministerstva Ředitel Posouzení projektové fiše Projektová fiše Projektová fiše Projektová fiše vrácena k dopracování Projektová fiše schválena Projektová fiše neschválena - projekt ukončen Vedení databáze získaných poznatků tým Projektová fiše Příprava realizace Projektová dokumentace - navržení plánu - zpracování harmonogramu - požadavek na zdroj - definice výstupů - analýza - návrh org. struktury Potřeba identifikována Řízení Příprava dokončena Vedení ministerstva Schválení Projektová dokumentace Projekt vrácen k dopracování Projekt schválen Projekt neschválen Realizace Vedení databáze získaných poznatků Strana 5 z 30

6 Zpracování a podání žádosti o finanční podporu ze SF EU.orx 1.3 Zpracování a podání žádosti o finanční podporu ze SF EU Externí Termín podání žádosti nastal Administrátor Nastudování podmínek výzvy Vypsaná výzva Metodická příručka žadatele o fin. podporu Podmínky výzvy nastudovány Administrátor Dostupné informace a podkladové materiály Shromáždění podkladů pro návrh žádosti o poskytnutí fin. podpory z ESF Podklady pro vyplnění žádosti o fin. podporu Projektová dokumentace Externí Požadavek na doplnění žádosti obdržen Podklady k vyplnění žádosti shromážděny Administrátor Podklady pro vyplnění žádosti o fin. podporu Formulář žádosti Výzva k opravě žádosti o fin. podporu Vyplnění (doplnění) formuláře žádosti o fin. podporu Žádost o fin. podporu Doplněná žádost o fin. podporu Žádost o fin. podporu vyplněna tým Žádost o fin. podporu Kontrola náležitostí žádosti Žádost o fin. podporu Doplněná žádost o fin. podporu Doplněná žádost o fin. podporu Žádost je v pořádku Žádost vyžaduje opravu Vedení ministerstva Ředitel Žádost o fin. podporu Doplněná žádost o fin. podporu Schválení žádosti schválením se rozumím podpis ředitele Doplněná žádost o fin. podporu Žádost o fin. podporu Žádost schválena Žádost neschválena Administrátor Žádost o fin. podporu Doplněná žádost o fin. podporu Podání žádosti - odesláno cestou podatelny Žádost o fin. podporu Doplněná žádost o fin. podporu Žádost (doplněná žádost) odeslána Externí Strana 6 z 30

7 Posouzení dopadů schválení/neschválení dotace.orx 1.4 Posouzení dopadů schválení / neschválení dotace Externí Rozhodnutí o přidělení fin. podpory obdrženo Podmínky použití prostředků pro realizaci obdrženy Externí Rozhodnutí o nepřidělení fin. podpory obdrženo tým Vyhodnocení dopadů nepřidělení fin. podpory tým Podmínky použití prostředků pro realizaci tým Metodika hodnocení Podmínky použití prostředků pro realizaci Prostudování podmínek pro použití fin. prostředků Vyhodnocení dopadů stanovených podmínek Vyhodnocení dopadů stanovených podmínek provedeno Rozhodnutí o nepřidělení finanční dotace Metodika hodnocení Vyhodnocení dopadů nepřidělení fin. podpory provedeno Požadavek na změnu identifikován Nepřidělení dotace vyvolává požadavek na změnu, jeho přeplánování, změnu dokumentace a případně je třeba znovu posoudit i a. Po nezbytných změnách je možné: v pokračovat cestou uvedených procesů projekt ukončit Pokud jsou identifikovány již v zárodku takové problémy, že bude nutné projekt ukončit rovnou, větve Požadavek na měnu a Posouzení se nepoužijí a se ukončí. Spolu s tím s eprovede zápis potřebných informací do Databáze poznatků Potřeba identifikována Termín ukončení nastal Ředitel Akceptace přijetí/nepřijetí dotace ředitelem projketu Podmínky použití prostředků pro podpesané ředitelem realizaci 1.10 Změnové 1.9 Řízení 1.8 Vedení databáze získaných poznatků 1.6 Ukončení Podmínky přijetí dotace akceptovány Podmínky přijetí dotace neakceptovány Řízení etap Požadavek na změnu identifikován Podmínky přidělení dotace mohou vyvolat požadavek na změnu, jeho přeplánování, změnu dokumentace, případně je třeba znovu posoudit i a. Po nezbytných změnách je možné: v pokračovat cestou uvedených procesů projekt ukončit Pokud jsou identifikovány již v zárodku takové problémy, že bude nutné projekt ukončit rovnou, větve Požadavek na měnu a Posouzení se nepoužijí a projekt se ukončí. Spolu s tím s eprovede zápis potřebných informací do Databáze poznatků Potřeba identifikována Termín ukončení nastal 1.10 Změnové 1.9 Řízení 1.8 Vedení databáze získaných poznatků 1.6 Ukončení Strana 7 z 30

8 Realizace.orx (rozpad na sub) Iniciace: - Požadavek na výběr ddavatele identifikován - Termín výběru dodavatele nastal 1.2 Definice Projektu záměr schválen Externí Nabídky uchazečů Potřeba nákupu Výběr dodavatele - Vytvoření zadávací dokumentace - Vyhlášení výb. - Realizace výb. - Posouzení a vyhodnocení nabídek - Výběr dodavatele a podpis smlouvy Cíl: - Smlouva uzavřena Zadávací dokumentace Externí Oznámení o zakázce Smlouva s dodavatelem Dodavatel Realizace Protokol o vyhodnocení přijatých nabídek Externí Plnění smlouvy Zrušení 1.5 Realizace Iniciace: - Smlouva uzavřena 1.2 Definice Projektu 1.4 Posouzení dopadů schválení / neschválení dotace 1.9 Řízení Externí Projektová dokumentace Podmínky použití prostředků pro realizaci Metodika hodnocení Metodická příručka žadatele o fin. podporu Řízení etap Podklady z průběru realizace Návrh na změnu Neočekávané výstupy 1.10 Změnové Schválená změna Dodavatel Smlouva s dodavatelem Řízení etap - Zahájení realizace - Zahájení fáze - Monitoring (shoda se žádostí o fin. podporu) - Realizace/implementace - Podpora auditů - Kontrola harmonogramu a milníků - Reporting - Kontrola administrativy - Kontrola výstupů - Finanční kontrola - Kontrola publicity - Kontrola splnění podmínek uvedených v žádosti o finanční podporu - Ukončení fáze a reporting - Schválení výstupů fáze - Schválení plánu následující fáze - Nastvení tolerance plánu následující fáze - Rozhodnutí o předčasném ukončení - Součinnost při auditech - Reportování o zjištěných výsledcích auditu Cíl: - etapy (fáze) ukončeny Projektová dokumentace 1.7 Provoz Požadavek na změny 1.10 Změnové Vyhodnocení splnění podmínek uvedených v žádosti o fin. podporu Externí Identifikace 1.9 Řízení Podklady z průběru realizace Neočekávané výstupy 1.6 Ukončení Návrh na změnu 1.10 Změnové PR a reklamní předměty Informační a propagační materiály - archivace Závěrečná zpráva z auditu Externí Strana 8 z 30

9 Výběr dodavatele.orx (rozpad na sub) Potřeba nákupu Zadávací podmínky - přéíprava VŘ dle typu zakázky - tvorba rodného listu zakázyk - schválení rodného listu zakázky Zadávací podmínky Veřejné zakázky malého rozsahu Zadávací podmínky Oznámení předběžných informací Oznámení předběžných informací Oznámení předběžných informací - Odeslání zadávacích podmínek do VZ - Podepsání zadávacích podmínek v VZ Zadávací podmínky projetku v VZ Zadávací podmínky Zadávací - Rozšíření a konkretizace zadávacích podmínek - Podepsání komplexních zadávacích podmínek - Odeslání komplexních zadávacích podmínek do VZ - Uveřejnění Odůvodnění veřejné zakázky - Reakce na dotaz uchazeče projetku v VZ Komplexní zadávací podmínky Seznam subjektů, kteří do zadávací dokumentace nahlíží Odůvodnění veřejné zakázky Odůvodnění veřejné zakázky Dotazy uchazečů Reakce na dotazy uchzečů Reakce na dotazy uchzečů Zadávací podmínky Zadávací Námitky Přijetí nabídek Zrušení Zrušení Námitky Zadávací Výběr dodavatele Přijetí nabídek Přijetí nabídek - Přijímání nabídek - Zaznamenání data a času doručení - Odeslání oznámení o nepřijatelnosti nabídky - Informování uchazeče o vyloučení nabídky - Informování uchazečů, kteří nesplnili některý z požadavků, o jejich vyloučení ze - Rozhodnutí o pokračování Komplexní zadávací Nabídky podmínky Nabídky Vyloučení uchazečů Hodnocení nabídek - Nominování členů Komise pro otevírání obálek - Pozvání členů Komise pro otevírání obálek - Posouzení kvalifikace - Vyzvání uchazeče k doplnění kvalifikace - Rozhodnutí o pokračování - Příjem námitek Nabídky Vyloučení uchazečů Nabídky Vyloučení uchazečů Hodnocení nabídek Hodnocení nabídek Zrušení Námitky Zrušení Výběr vhodného kandidáta a uzavření smlouvy Námitky Výběr vhodného kandidáta a uzavření smlouvy - Doporučení nejvýhodnější nabídky - Vyhotovení Protokolu a Zprávy o posouzení a vyhodnocen nabídek - Informování - Informování zbylých uchazečů o výběru nejvýhodnější nabídky - Rozeslání formulářů vzdání se práva na podání námitek - Uzavření smlouvy s vítězem Nabídky Námitky Informace o průběhu výběrového Plnění smlouvy Oznámení předběžných informací Zadávací Přijetí nabídek Hodnocení nabídek Výběr vhodného kandidáta a uzavření smlouvy Námitky Námitky - Doručení námitek zadavateli - Vypořádání námitek - Zaslání vypořádání námitky stěžovateli - Reakce stěžovatele na vypořádání námitky Zadávací podmínky Námitky Zadávací podmínky Stížnosti u ÚOHS Vyloučení uchazečů Námitky Vyloučení uchazečů Námitky Úkony Zadávací Zadávací Přijetí nabídek Hodnocení nabídek Námitky Námitky Zrušení Zrušení Zrušení - Zaznamenání zrušení Odůvodnění veřejné zakázky Zrušení Reakce na dotazy uchzečů Nabídky Vyloučení uchazečů Námitky Stížnosti u ÚOHS Strana 9 z 30

10 Zadávací podmínky.orx Většina zadávacích. Otevřené zadávací identifikováno Zadávací má dvě fáze: 1. žádost o účast (prokázání kvalifikace) 2. při splnění požadavků na kvalifikaci je uchazeč vyzván k podání nabídky. Užší zadávací identifikováno Odlišnost od užšího ve fázi posouzení a hodnocení nabídek, kde je možné s uchazeči jednat o nabízených hodnotách (v zásadě o ceně). Jednací s uveřejněním identifikováno Zadávací podmínky Potřeba nákupu identifikována Volba typu Zákon o veřejných zakázkách Po prokázání kvalifikace je s uchazeči jednáno o podmínkách zadání, společná formulace zadávacích podmínek. Následně je uchazeč vyzván k podání nabídky. Pouze v zákonem stanovených podmínkách, typická tajnost. Soutěžní dialog identifikován Jednací bez uveřejnění identifikováno = soubor dokumentů, skládajících se z textové části a příloh (vzorové čestné prohlášení, vzor smlouvy, stanovení způsobu komunikace s uchazeči). Formát je nezměnitelný, pouze u smlouvy určitá místa s instrukcí (doplní uchazeč). Definování zadávacích podmínek Zadávací podmínky Zadávací podmínky byly definovány Převod zadávacích podmínek do požadovaného formátu Dokument ve formátu pdf Dokument ve formátu xml Zadávací podmínky byly převedeny Podepsání zadávacích podmínek kvalifikovaným el. podpisem Elektronický podpis Zadávací podmínky byly podepsány Oznámení předběžných informací Zjednodušené podlimitní identifikováno Pro veřejné zakázky menšího rozsahu, je zde kratší lhůta pro podání nabídek, jiný způsob zahájení - oslovení předem vybraných společností a současné zveřejnění na profilu. Veřejné zakázky malého rozsahu Na tyto se nevztahuje Zákon o veřejných zakázkách, zadavatelé postupují dle vlastní interní směrnice. Strana 10 z 30

11 Oznámení předběžných informací.orx Oznámení předběžných informací Zadávací podmínky Zadávací podmínky byly podepsány Odeslání zadávacích podmínek do VZ Profil v VZ VZ Dokument ve formátu pdf Dokument ve formátu xml El. nástroj VZ Zadávací podmínky byly odeslány do VZ Podepsání zadávacích podmínek v VZ Profil v VZ Profil v VZ Elektronický podpis VZ Předběžné informace byly oznámeny Zadávací Námitky Sledování lhůty jednoho měsíce od oznámení předběžných informací Lhůta 1 měsíce od oznámení předběžných informací uplynula Zadávací Strana 11 z 29

12 Zadávací (1/2) Zadávací Oznámení předběžných informací Předběžné informace byly oznámeny Oznámení předběžných informací Lhůta 1 měsíce od oznámení předběžných informací uplynula (cena, ekonomická výhodnost nabídky) a přidělení váhy jednotlivým kritériím. Uveřejnění elektronické adresy pro podání nabídky a lhůty pro podání nabídky. Rozšíření a konkretizace zadávacích podmínek Komplexní zadávací podmínky Zadávací podmínky byly rozšířeny a konkretizovány Převod komplexních zadávacích podmínek do požadovaného formátu Dokument ve formátu pdf Dokument ve formátu xml El. nástroj Komplexní zadávací podmínky byly převedeny Podepsání komplexních zadávacích podmínek Elektronický podpis Dokument ve formátu pdf Komplexní zadávací podmínky byly podepsány Odeslání komplexních zadávacích podmínek do VZ Veřejnost Profil v VZ Dokument ve formátu xml VZ Strana 12 z 29

13 Zadávací (2/2) Komplexní zadávací dokumentace byla odeslána Podepsání komplexní zadávací dokumentace v VZ Profil v VZ Profil v VZ Elektronický podpis VZ Zadávací bylo zahájeno Námitky Délka lhůty je rozdílná v závislosti na typu. Zahájení lhůty pro podání nabídek v den následující po dni zahájení Lhůta pro podání nabídek byla zahájena Přijetí nabídek Evidování subjektů, kteří do komplexní zadávací dokumentace nahlíží vč. data a času Uveřejnění Odůvodnění veřejné zakázky Soubor v pdf, obsah je dán legislativně, forma ne. Uchazeč Dotazování uchazečů ohledně specifikace zadávací dokumentace Forma není legislativně dána, dostačující je i ový dotaz. Subjekty byly evidovány Odůvodnění veřejené zakázky bylo uveřejněno do 3 pracovních dnů od zahájení Odůvodnění veřejné zakázky nebylo uveřejněno do 3 pracovních dnů od zahájení Zrušení Dotaz doručen zadavateli do 6 pracovních dnů do uplynutí lhůty pro podání nabídek Reakce na dotaz uchazeče Dotaz není doručen zadavateli do 6 pracovní dnů do uplynutí lhůty pro podání nabíddek Odpověď musí být poskytnuta všem známým uchazečům. Profil v VZ VZ VZ Reakce nastala do 4 pracovních dnů od doručení dotazu Reakce nenastala do 4 pracovních dnů od doručení dotazu Zrušení Strana 13 z 29

14 Přijetí nabídek.orx (1/2) Přijetí nabídek Zadávací Lhůta pro podání nabídek byla zahájena Přijímání nabídek Nabídka Nabídka Nabídka byla přijata v listinné podobě Nabídka byla přijata v elektronické podobě Zaznamenání data a času doručení nabídek Zaznamenání data a času doručení nabídek Datum a čas byly zaznamenány Nabídka byla doručena před uplynutím lhůty pro podání nabídek Nabídka byla doručena po uplynutí lhůty pro podání nabídek Ověření platnosti el. podpisu Odeslání oznámení o nepřijatelnosti nabídky Uchazeč Nabídka El. nástroj Elektronický podpis El. nástroj Oznámení bylo odesláno El. podpis je platný El. podpis není platný Odeslání oznámení o přijetí nabídky Uchazeč Informování uchazeče o vyloučení nabídky Uchazeč Oznámení bylo odesláno Uchazeč byl informován Strana 14 z 29

15 Přijetí nabídek.orx (1/2) Kontrola nabídek v elektronické podobě neprodleně po obdržení Kontrolováno je zda: - nabídka je v čj, - nabídka obsahuje podepsaný návrh smlouvy, - uchazeč je řádné identifikovatelný, - nabídka obsahuje odkaz na objektivně měřitelná kritéria. Nabídka Nabídky v elektronické podobě byly zkontrolovány Kontrola nabídek v listinné podobě neprodleně po obdržení, avšak po kontrole těch v el. podobě Kontrolováno je zda: - nabídka je v čj, - nabídka obsahuje podepsaný návrh smlouvy, - uchazeč je řádné identifikovatelný, - nabídka obsahuje odkaz na objektivně měřitelná kritéria. Nabídka Nabídky v listinné podobě byly zkontrolovány Informování uchazečů, kteří nesplnili některý z požadavků, o jejich vyloučení ze Vyloučení ze Vyloučení uchazeči byly informováni Námitky Rozhodnutí o pokračování Požadavky splnil pouze jeden nebo žádný uchazeč Zrušení Dva a více uchazečů splnili požadavky Hodnocení nabídek Strana 15 z 29

16 Hodnocení nabídek.orx (1/2) Hodnocení nabídek Přijetí nabídek Dva a více uchazečů splnili požadavky Nominování členů Komise pro otevírání obálek Člen Komise pro otevírání obálek Komisí je zadavatel Komisí je Zvláštní komise Komisí je Hodnotící komise Pozvání členů Komise pro otevírání obálek nejpozději 5 pracovních dnů před konáním Člen Komise pro otevírání obálek Členové Komise byly pozváni Komise pro otevírání obálek Posouzení kvalifikace Nabídka Nabídka Kvalifikace je v pořádku Kvalifikace není v pořádku Zákonem stanovené náležitosti, není nijak publikován, pouze v případě zájmu k nahlédnutí uchazeči. Zpracování Protokolu o posouzení kvalifikace Protokol o pouzení kvalifikace Vyloučení nevhodného uchazeče Vyzvání uchazeče k doplnění kvalifikace U Hodnotící a Zvláštní komise je Výzva formální. zašle neformání výzvu. Uchazeč Předseda Komise Předseda Komise Nevhodný uchazeč byl vyloučen Informování uchazeče o vyloučení Uchazeč Uchazeč byl vyzván Příjem reakce uchazeče na Výzvu Protokol o posouzení kvalifikace byl zpracován Uchazeč byl informován Námitky Reakce uchazečů byly přijaty Rozhodnutí o pokračování Kvalifikaci splnil pouze jeden nebo žádný uchazeč Zrušení Dva a více uchazečů splnili kvalifikaci Strana 16 z 29

17 Hodnocení nabídek (2/2) Dva a více uchazečů splnili kvalifikaci Nominování členů Hodnotící komise, pokud nebyli nominování ve fázi posouzení kvalifikace Člen Komise pro otevírání obálek Členové Hodnotící komise byli nominováni Pozvání členů Hodnotící komise nejpozději 5 pracovních dnů před konáním Člen Hodnotící komise Členové Hodnotící komise byli pozváni Posuzuje se nacenění nabídky, zda předmět dodávky splňuje technické parametry, zda nedošlo ke změně smlouvy, atd. Hodnotící kommise Hodnocení zbylých částí nabídky Nabídka Nabídka Nabídky byly zhodnoceny Hodnotící komise V této fázi nelze nabídku doplnit, mimo vyjímku (při nezměněné ceně možno navýšit objem předmětu dodání, či doplnění tří čestných prohlášení), jinak lze pouze podat vyvětlení Vyzvání k existujícím nejasnostem. uchazeče k vysvětlení, Uchazeč pokud existují nejasnosti Uchazeč byl vyzván Hodnotící komise Příjem reakce uchazeče na Výzvu Reakce uchazečů byly přijaty Rozhodnutí o pokračování Vyhovuje pouze jeden či žádný uchazeč Zrušení Dva a více uchazečů vyhovují Výběr vhodného kandidáta a uzavření smlouvy Strana 17 z 29

18 Výběr vhodného kandidáta a uzavření smlouvy.orx (1/2) Výběr vhodného kandidáta a uzavření smlouvy Hodnocení nabídek Dva a více uchazečů vyhovují Hodnotící komise Doporučení nejvýhodnější nabídky Nabídka Nabídka Nejvýhodnější nabídka byla doporučena Hodnotící komise Vyhotovení Protokolu a Zprávy o posouzení a vyhodnocen nabídek Oficiálně nedochází ke zveřejnění dokumentů. Protokol Zpravá o posození a vyhodnocení nabídek Dokumenty byly vytvořeny Hodnotící komise Informování Protokol Zpravá o posození a vyhodnocení nabídek byl informován Hodnotící komise Informování zbylých uchazečů o výběru nejvýhodnější nabídky Uchazeč Zbylí uchazeči byli informováni Zahájení lhůty 15 kalendářních dnů pro příjem námitek Lhůta byla zahájena Rozeslání formulářů vzdání se práva na podání námitek Uchazeč Lhůta uplynula Uchazeč se vzdal práva na podání námitek Uchazeč využil práva na podání námitek Námitky Neexistence relevantních námitek Uzavření smlouvy s vítězem Smlouva standartní nebo smlouva rámcová, u které je více účasníků na straně dodavatele, přičemž jsou stanoveny jednotkové ceny a následné dodávané množství je stanoveno na základě objednávek či prováděcích smluv. Vítěz veřejné zakázky Smlouva Smlouva Smlouva byla uzavřena Strana 18 z 29

19 Výběr vhodného kandidáta a uzavření smlouvy.orx 2/2) Smlouva byla uzavřena Vyhotovení Zprávy Shrnutí průběhu. Oznámení o zadávacím veřejném výběrovém Zpráva byla vyhotovena Vložení dokumentů do VZ Profil v VZ VZ Oznámení o zadávacím veřejném výběrovém Smlouva Dokumenty byly vloženy do VZ Podepsání dokumentů kvalifikovaným el. podpisem Profil v VZ VZ Elektronický podpis VZ Dokumenty byly zveřejněny v VZ Provádění následného Realizace předmětu monitoringu smlouvy Plnění bylo uskutečněno dle standartní smlouvy Rámcová smlouva typu kaskády Postupné oslovení vítězů dle pořadí jejich výhodnosti. Rámcová smlouva typu minitendrů Mezi vítězi veřejné zakázky je v rámci rámcové smlouvy dále soutěženo formou minitendrů. Vyzvání vítězů veřejné zakázky k předložení nabídky pro dílčí plnění Vítěz veřejné zakázky Smlouva trvá méně než jeden rok Smlouva trvá déle než jeden rok Oslovení dodavatele veřejné zakázky dle Vítěz veřejné zakázky pořadí výhodnosti Uveřejnění skutečné ceny na Profilu Profil v VZ Do konce úrora uveřejnění údajů o cenách za předcházející Profil v VZ kalendářní rok VZ VZ Vítězové byli osloveni Výběr vhodného dodavatele Vhodný dodavatel Informace Informace Plnění uskutečněno Plnění není uskutečněno Nabídka dílčího plnění byly byly uveřejněny uveřejněny Nabídka dílčího plnění Každoročně vždy do konce února za období předcházejícího kalendářního roku. Uveřejnění subdodavatelů, kteří se podílejí na objemu zakázníky více Profil v VZ než 10% VZ Vhodný dodavatel byl vybrán, plnění bylo uskutečněno Informace byly uveřejněny Strana 19 z 29

20 Námitky.orx Námitky Oznámení předběžných informací Předběžné informace byly oznámeny Zadávací Zadávací bylo zahájeno Přijetí nabídek Vyloučení uchazeči byly informováni Hodnocení nabídek Uchazeč byl informován Výběr vhodného kandidáta a uzavření smlouvy Uchazeč využil práva na podání námitek Uchazeč identifikoval nevhodný úkon Uchazeč Doručení námitek zadavateli Námitka Námitky byly doručeny Vypořádání námitek Uchazeč Vypořádání námitek Námitky byly vypřádány od 10 pracovních dní Námitky nebyly vypořádány do 10 pracovních dní Zrušení Zaslání vypořádání námitky stěžovateli Uchazeč Vypořádání námitek Námitka byla odeslána stěžovateli Informování Reagování ostatních Uchazeč stěžovatele na vypořádání uchazečů o námitce a Uchazeč námitky jejím vypořádání Vypořádání námitek Námitka Stěžovatel vypořádání akceptuje Stěžovatel vypořádání neakceptuje Vypořádání námitek Uchazeč Zaslání stížnosti na ÚOHS ÚOHS Námitka El. nástroj Vypořádání námitek Ostatní uchazeči byli informováni Stížnost byla zaslána na ÚOHS ÚOHS Reakce ÚOHS na stížnost Uchazeč Stížnost je shledána neoprávněnou Stížnost je shledána oprávněnou Zrušení Strana 20 z 29