ÚVOD 2 POPIS PROGRAMU 2. Databanka českých firem 2 Data a jejich aktualizace 2 Využití Databanky v praxi 2 SPUŠTĚNÍ PROGRAMU 3

Transkript

1

2 Obsah: ÚVOD 2 POPIS PROGRAMU 2 Databanka českých firem 2 Data a jejich aktualizace 2 Využití Databanky v praxi 2 SPUŠTĚNÍ PROGRAMU 3 INSTALACE PROGRAMU 3 Jednouživatelská instalace 3 Síťová instalace 3 POPIS FUNKCÍ 4 Základní obrazovka programu 4 Adresář firem 4 Oborovník 6 Zobrazení informací z internetu 7 Vyhledávání a filtrování 8 Výběr firem podle podmínek 9 Tisk firem 10 Export dat 11 Hromadný 12 Hromadná korespondence 13 Oprava údajů nebo vložení nové firmy 14 Nastavení programu 15 TECHNICKÁ PODPORA A KONTAKTY 16 1

3 ÚVOD Děkujeme za Váš zájem o program Databanka českých firem, který si můžete z tohoto USB flash disku přímo spustit nebo nainstalovat do Vašeho PC. Následující text Vám přiblíží jednotlivé funkce a možnosti využití programu. Další informace naleznete také přímo v elektronické Nápovědě nebo na POPIS PROGRAMU Databanka českých firem Na tomto USB flash disku naleznete databázi více než firem, které aktivně působí na trhu v ČR. Jednotlivé záznamy obsahují název a sídlo firmy, kontaktní osoby, IČO, DIČ, telefony, faxy, y, www stránky, počet zaměstnanců, obrat a popis předmětu činnosti. Databázi denně aktualizuje specializovaný tým pracovníků, který zde měsíčně provádí více než změn a doplnění. Ovládací program Vám umožní s databází aktivně pracovat. Obsahuje nástroje pro snadné vyhledávání, tvorbu výběrů firem dle Vámi definovaných kritérií a tisk údajů do různých sestav (obálky, štítky, přehledy apod.). Dále můžete využít funkce pro tvorbu hromadných dokumentů, ů a export dat do dalších aplikací. Program nabízí také možnost přímého zobrazování informací o vyhledané firmě z internetu (např. zápis v Obchodním rejstříku, zobrazení www stránek apod.). Data a jejich aktualizace Databáze průběžně vzniká již od roku Údaje jsou získávány přímo od jednotlivých firem nebo monitoringem veřejných zdrojů, jako jsou noviny, časopisy, výstavy, internet apod. Databázi denně aktualizuje specializovaný tým pracovníků, který zde měsíčně provádí více než změn a doplnění. Uživatelé si mohou po koupi databáze objednat její pravidelné aktualizace, a to ve čtvrtletní, pololetní nebo roční periodě. Využití Databanky v praxi Tato databáze představuje silný marketingový nástroj, který využijete při své obchodní činnosti. Je vhodná pro pracovníky v obchodních a marketingových odděleních, pro obchodní zástupce apod. Do databáze jsou vkládány pouze ověřené firmy, které jsou aktivní na trhu, a proto jsou vhodné pro oslovení vaší nabídkou nebo poptávkou. Získáváte tak zdroj nových dodavatelů, odběratelů, zákazníků a také přehled o své konkurenci. Stačí je pouze vyhledat. 2

4 SPUŠTĚNÍ PROGRAMU Vložte flash disk do USB konektoru. Spusťte program Start.exe. Zvolte nabídku RYCHLÉ SPUŠTĚNÍ DATABANKY ČESKÝCH FIREM. INSTALACE PROGRAMU Jednouživatelská instalace Postup Vložte flash disk do USB konektoru. Spusťte program Start.exe a zvolte nabídku INSTALACE DATABANKY ČESKÝCH FIREM. Na úvodní obrazovce zvolte nabídku Jednouživatelská instalace doporučeno a spusťte instalaci. Přečtěte si Licenční ujednání, potvrďte souhlas a stiskněte Další. Dále se řiďte Průvodcem instalací. Po úspěšné instalaci stiskněte tlačítko Spustit program. Síťová instalace Postup Vložte flash disk do USB konektoru. Spusťte program Start.exe a zvolte nabídku INSTALACE DATABANKY ČESKÝCH FIREM. Zde zvolte, zda budete instalovat nejprve Server s daty Databanky českých firem nebo Klienta (ovládací program). Když zvolíte Síťová instalace Server, nainstaluje se na Vámi zvolený počítač Server s datovými soubory Databanky českých firem. Poté nainstalujte Klienty volbou Síťová instalace Klient na příslušné počítače. Ovládací program automaticky dohledá na síti dostupný Server s daty. Pozn. Program Databanka českých firem je rozdělen na dvě části: Klient a Server. Na Serveru jsou uložena data. Klientská část programu, se kterou budete běžně pracovat, slouží k ovládání celé aplikace a po instalaci ji budete spouštět z plochy Vašich Windows nebo z menu Programy. Výhodou této struktury je, že Klientskou část můžete spouštět na jiném počítači než kde je Server s daty. Při instalaci programu v počítačové síti se tedy Server s daty instaluje pouze na jeden počítač a jednotliví uživatelé na něj mohou přistupovat ze svých počítačů a přitom nemusí data na svých počítačích znovu instalovat. 3

5 POPIS FUNKCÍ Základní obrazovka programu Na obrázku vidíte Základní obrazovku programu, která se Vám objeví po jeho spuštění. Popisky u obrázku ukazují jednotlivé části programu a obsahují termíny, které jsou použity dále v textu. Základní obrazovka programu Adresář firem Adresář firem se skládá ze dvou částí: První částí je Tabulkový pohled, který zobrazuje všechny nebo vybrané firmy seřazené podle abecedy se základními údaji v jednotlivých sloupcích (viz obr.). Je vhodný pro rychlou orientaci podle názvu nebo sídla firmy. Také v něm můžete firmy označovat (zaškrtávat), pokud některé z nich chcete dát do užšího Výběru. Tabulkový pohled na firmy 4

6 Druhá část Adresáře zobrazuje detailní Kartu firmy, na které jste nastaveni v Tabulkovém pohledu. Na této Kartě firmy vidíte veškeré údaje o firmě: název, adresa, IČO, DIČ, počet zaměstnanců, poznámka k firmě, telefony, y, www stránky, osoby, obrat a obory činnosti s popisem (viz obr.). Na Kartě firmy je též zobrazena orientační mapa sídla. U subjektu mohou být na Kartě zobrazeny doplňující informace z internetu v podobě fotogalerie, loga, ratingu nebo certifikátu. S využitím sítě internet je rovněž možné zobrazení sídla firmy v rámci Google Mapy. Karta firmy s detailními informacemi Tipy a triky Uložit do schránky tuto funkci využijete, když potřebujete rychle překopírovat firemní adresu do jiné aplikace. Akci vyvoláte pravým tlačítkem myši na adrese na Kartě firmy a tím uložíte celou adresu do schránky počítače. Dvojitý klik na webové stránky přímo otevře příslušné stránky (pokud jste aktivně připojení k internetu). Dvojitý klik na ovou adresu přímo otevře okno poštovního klienta s předvyplněnou adresou příjemce a Vy můžete začít hned psát. Seřazení firem v Tabulkovém pohledu můžete měnit kliknutím na hlavičku příslušného sloupce. Např.: Po kliknutí na hlavičku sloupce Místo, se firmy seřadí ne podle názvu firmy, ale podle města, ve kterém sídlí. Řadit můžete vzestupně i sestupně. Pravé tlačítko myši v Tabulkovém pohledu i na Kartě firmy vyvolá nabídku s mnoha užitečnými funkcemi. Na Kartě firmy v seznamu oborů je zkrácený popis činnosti. Kliknutím na tento obor se pod seznamem v Poznámce zobrazí celý popis. 5 Karta firmy s detailními informacemi

7 Dvojklikem na název Oboru, ve kterém je firma zatříděna, zobrazíte všechny firmy v daném oboru. Upozornění Při hromadném vybírání všech záznamů v Tabulkovém pohledu počítejte s časovou prodlevou, zvláště pokud je záznamů více (další informace o výběru firem najdete v kapitole Výběr firem podle podmínek). Oborovník Na Kartě firmy vidíte, že každá firma je zatříděna do jednoho nebo více oborů činnosti. U každého oboru je také Poznámka s bližším popisem její činnosti, služeb nebo výrobků (viz obr.). Obory jsou v podobě větví neboli složek. Tuto stromovou strukturu nazýváme Oborovník. Oborovník naleznete vlevo na Základní obrazovce a má tři úrovně (viz obr.). Jeho hlavní funkcí je zobrazení pouze těch firem, které mají zvolený předmět činnosti. Zatřídění firmy do oboru s upřesňující poznámkou Oborovník Tipy a triky Hledání ve zvoleném Oboru je možno ještě zúžit pomocí Vyhledávání podle slov (např. podle města, regionu apod.). Ve Vyhledávání podle slov je také políčko <Slova činnosti>, což znamená hledání v Poznámkách upřesňujících činnost firmy v daném Oboru (např. účetnictví, Ford, servis apod.). V Oborovníku před každým oborem, který obsahuje Podobory, je znaménko +, což znamená, že kliknutím na toto znaménko můžete otevřít další, podrobnější úroveň daného Oboru. 6

8 V pravé horní části obrazovky je vidět počet záznamů ve zvoleném Oboru. Zpět na všechny firmy se dostanete kliknutím na větev Strom zatřídění všechny firmy nebo stiskem tlačítka Vyčistit. Oborovník obsahuje mnoho větví s tzv. Obory a Podobory (cca 700). Pokud potřebujete dohledat jeden konkrétní Podobor, můžete použít funkci hledání (pole s lupou) v dolní části pod Oborovníkem. Upozornění Při označení větve v Oborovníku se vyčistí Vyhledávání podle slov. Toto Vyhledávání však můžete znovu definovat. Tuto vlastnost lze zrušit v Nastavení programu, které naleznete v Hlavním menu. Někdy, zvláště při prvním spuštění programu, může načítání dat z Oboru trvat i několik desítek vteřin. Zobrazení informací z internetu Funkce Internet slouží k rychlému vyhledání dalších informací o aktuálním subjektu v síti internet. Podle údajů uvedených u firmy můžete dohledávat a zobrazovat např. její www stránky, výpis z Obchodního rejstříku, dohledávat její polohu na mapě apod. Tato funkce je závislá na připojení k internetu. Postup Najdeme si firmu, o níž chceme dohledat informace na internetu. Funkci vyvoláte stiskem tlačítka Internet na Nástrojové liště. Otevře se okno s nabídkou poskytovaných služeb (viz obr.) Vyberte jednu z nich a po kliknutí na odkaz se otevřou příslušné internetové stránky, jejichž zdroj vychází z aktuální firmy (Mapy.cz zobrazí sídlo firmy, Obchodní rejstřík dohledá údaje podle názvu nebo IČO atd.). Zpět se dostanete kliknutím na tlačítko Nabídka. 7

9 Vyhledávání Funkci Vyhledávání (viz obr.) naleznete na Základní obrazovce programu. Vyhledávání, respektive Filtr, selektuje databázi dle zadaného slova nebo pouze jeho části. Hledat můžeme podle názvu firmy, města, PSČ, kraje či dalších údajů (viz obr.), záleží na tom, do jakého pole ve vyhledávání slovo zapíšete. Slova můžete napsat i do více polí současně, čímž ještě více zúžíte a zpřesníte podmínky hledání. Vyhledávání podle slov Tipy a triky Pro vyhledávání podle slova, kterým hledaný text nezačíná, ale je uvnitř nebo na konci tohoto textu, použijte před hledaným slovem symbol hvězdičky *. Např. vyhledáváním slova *box, naleznete výrazy: Databox, Česká boxerská asociace apod. Vyhledávat můžete i podle více slov v jednom poli. Po zadání textu do Vyhledávání zahájíte vyhledávání klávesou Enter. Vedle tlačítka Hledat je malé znaménko +, které rozšiřuje nabídku pro Vyhledávání a? pro užitečné Tipy při definování podmínek vyhledávání. Tlačítko Vyčistit zruší všechny zadané podmínky. Vyhledané firmy si můžete přenést do Výběru kliknutím pravého tlačítka myši nad vybranými firmami, kde zvolíte příkaz Vybrat všechny položky. Upozornění Při dalším hledání si pozorně zkontrolujte, zdali jsou všechny předchozí podmínky vyčištěny. Sledujte informační řádek pod Vyhledáváním. Při Vyhledávání podle více slov najednou může proces hledání trvat déle. Může se také objevit hlášení Výběr dat nebyl proveden. V tomto případě zkontrolujte, zda jsou podmínky hledání zadány správně, případně je definujte znovu a Vyhledávání opakujte. Pokud se hlášení objeví znovu, zvětšete maximální čas pro Vyhledávání v Nastavení programu. Nastavení programu najdete v Hlavním menu. 8

10 Výběr firem dle podmínek Pokud potřebujete dále pracovat se skupinou firem, kterou jste si vybrali za použití funkce Vyhledávání, uložte si tuto skupinu firem do Výběru. Firmy můžete dávat do Výběru buď jednotlivě zaškrtnutím políčka před firmou v Tabulkovém pohledu (viz obr.) nebo hromadně kliknutím pravého tlačítka myši nad vyhledanými firmami a volbou příkazu Vybrat všechny položky (takto můžete také naopak vyhledané firmy z Výběru odstranit, volbou Zrušit výběr všech položek ). Vybrání firmy zaškrtnutím Již vybrané firmy zobrazíme pomocí tlačítka Výběr v horní Nástrojové liště. Vybrané firmy se Vám zobrazí na samostatné obrazovce (viz obr.). Výběr je následně zdrojem dat pro další operace jako například tisk, export, hromadný a další. Výběr obrazovka s vybranými firmami Tipy a triky Již vybrané firmy zobrazíme pomocí tlačítka Výběr v horní Nástro- 9

11 jové liště. Přepnutím do Výběru se skryje Oborovník i lišta pro Vyhledávání a vidíte pouze vybrané firmy. Zpět na Základní obrazovku se dostanete kliknutím na tlačítko Databanka v Nástrojové liště. Smazat všechny vybrané firmy provedeme pomocí tlačítka Vyčistit výběr v horní Nástrojové liště. Když jste přepnuti na obrazovku Vybrané firmy, můžete jednu firmu z Výběru odstranit použitím funkce Odstranit ze seznamu vyvolanou pravým tlačítkem myši nebo klávesou Delete. Upozornění Při hromadném vybírání většího počtu položek počítejte s delší časovou prodlevou. Hromadný výběr všech firem je zbytečný. Program tuto operaci bude zpracovávat dlouho a proto ji ani neprovádějte. Tisk firem Tisk z programu zajišťuje samostatný modul, který nabízí velký výběr tiskových sestav (viz obr.). Můžete vybrat štítky různých formátů, telefonní seznamy, obálky, kompletní informace o firmě a různé další sestavy. Postup Funkci spustíte kliknutím na tlačítko Tisk v Nástrojové liště. Volba tiskové sestavy V Průvodci tiskem definujte, podle čeho se mají firmy v tisku seřadit. Dále definujte počet osob, které se budou u firmy tisknout. Pokud firma obsahuje více osob a Vy zadáte v kolonce Počet osob pro firmu např. 2, firma se vytiskne dvakrát a to pokaždé s jinou osobou. Pokud nic nevyplníte, program vybere automaticky nejvhodnější osobu. Dále se dostáváte k nejdůležitější části výběru tiskové sestavy. K dispozici máte štítky, obálky, telefonní seznamy a kompletní informace. V závorkách za názvem sestavy je u štítků formát a u seznamů počet řádků na stránce. V sumarizaci se Vám zobrazí nastavení tiskárny a pokud nezaškrtnete Tisknout přímo bez náhledu, tlačítkem Dokončit se otevře náhled sestavy. Samotný tisk spustíte pomocí ikony v Nástrojové liště nebo z Hlavního menu Soubor Tisk. 10

12 Tipy a triky Nejpraktičtější formát štítků je 2 sloupce 8 řádků. Před konečným tiskem štítků je jistější nejprve vytisknout jednu stranu na obyčejný papír a přesvědčit se, zdali se adresy vytisknou správně. Pokud chcete nahradit jméno osoby oslovením (např. K rukám obchodního ředitele), můžete toto udělat v náhledu tiskové sestavy, kde se přepnete do editačního režimu a položku Jméno nahradíte Oslovením. Podrobnosti najdete v Nápovědě tiskového modulu. Upozornění Nelze tisknout datový zdroj Vyhledané firmy pokud jste žádné hledání neaplikovali. Export dat Export dat slouží k uložení zvolených údajů do následujících formátů CSV, HTML, DBF nebo XLS pro použití v jiných aplikacích. Postup Funkci spustíte kliknutím na tlačítko Export v Nástrojové liště. Výběr exportovaných položek Z nabídky vyberete zdroj dat jednu konkrétní firmu, vyhledané firmy nebo Výběr (zaškrtnuté firmy). Následující krok se vztahuje k výběru osoby, která se má exportovat s firmou. Pokud firma obsahuje více osob a Vy zadáte v kolonce Počet osob pro firmu např. 2, firma se vyexportuje dvakrát, a to pokaždé s jinou osobou. Pokud nic nevyplníte, program vybere automaticky nejvhodnější osobu. Zvolte Další a dostanete se na Aktivní datový zdroj. Zde je volba položek pro export, skládá se ze dvou sloupců, levý sloupec obsahuje všechna dostupná pole z databáze, která přenášíme do pravého sloupce, a které se budou exportovat (viz obr.). V dalším kroku vyberete formát cílové databáze a tlačítkem Procházet nalistujete úložiště dat a přes další krok dokončíte operaci. Tipy a triky Při volbě exportovaných polí stačí dvojitý klik a pole se přenese do 11

13 pravého sloupce. V levém sloupci v seznamu exportovaných polí je položka Pole, což znamená název firmy s právní formou dohromady. Upozornění Export více než záznamů je časově velice náročný. Přečtěte si prosím pozorně Licenční ujednání, zda jej Exportem a použitím dat v jiné aplikaci neporušujete, protože na obsah i software Databanky českých firem se vztahují autorská práva. Licenční ujednání můžete zobrazit při instalaci programu nebo si přesné podmínky ověřte dotazem u firmy DATABOX. Hromadný Modul Hromadný slouží k zaslání shodné ové zprávy všem vybraným firmám. Pro samotné odeslání u můžete využít vlastního poštovního klienta (např. Outlook doporučeno). Odeslat Hromadný je jednoduché, ale aby jeho jediným efektem nebylo popudit nezainteresované příjemce, je třeba se řídit zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a respektovat pravidla, Průvodce hromadným em která problematiku nevyžádaných ů řeší. Postup Funkci spustíte kliknutím na tlačítko v Nástrojové liště. Z nabídky vyberete zdroj dat jednu konkrétní firmu, vyhledané firmy nebo výběr (zaškrtnuté firmy). Spustí se průvodce Hromadným em (viz obr.). Zde vyplňte ovou adresu, kterou chcete, aby se zobrazovala v odesílané ové zprávě v poli Komu:, protože skutečné adresy příjemců budou v poli Skrytá:. Doporučujeme napsat vlastní adresu nebo adresu obecnou, typu: prijemci@ vaše doména.cz. Následně zvolte tlačítko Další. Zde vyplňte předmět zprávy a text (můžete jej vyplnit i později, přímo v poštovním programu). Přepněte se do dalšího kroku a dejte 12

14 Dokončit. Tím se otevře okno nové zprávy ve Vašem poštovním programu a v poli Skrytá: se zobrazí všechny ové adresy. Dále můžete doplnit předmět zprávy a text. Nyní zvolte Odeslat. Samotné odeslání je v režii příslušného poštovního programu. Tipy a triky Nerozesílejte nabídky, na které nikdo nečeká, stovkám firem. Při dokončení operace a vygenerování nové zprávy doporučujeme zavřít a uložit do Konceptů, a až poté znovu otevřít a dále upravovat. Upozornění Je nezákonné rozesílat nevyžádané y neboli spamy. Tuto problematiku upravuje příslušný zákon. Prosíme seznamte se s ním. Po otevření nové zprávy modulem Hromadný se poštovní klient (Outlook) uzamkne a dokud vygenerovaný nezavřete nebo neodešlete, nebude možné s programem jinak pracovat. To je jeden z důvodů, proč doporučujeme zprávu nejdříve uložit do Konceptů. Hromadná korespondence Funkce Hromadná korespondence je závislá na MS Word a předchází ji vytvoření šablony právě v programu MS Word. Často se využívá pro hromadné rozesílání dopisů nebo nabídek vytvořených ve Wordu určených pro obálky s průhlednou fólií. Postup Nejprve si musíte připravit šablonu v programu MS Word. Z hlavního menu v MS Word vyberete Zobrazit Panely nástrojů Contact Professional. Otevře se malé okno s tlačítkem Vložit pole, na které jednou kliknete. Zobrazí se okno s definicí propojovacích polí v databázi (viz obr.) a potvrzením požadovaného údaje se odpovídající propojovací pole vloží na pozici kurzoru «cppole Kontakt Subjekt» ( což znamená firma s právní formou). Dokument uložíte ve standardním formátu DOC. V programu Databanka českých firem funkci spustíte kliknutím na tlačítko MS Word v Nástrojové liště. Z nabídky vyberete zdroj dat jednu konkrétní firmu, vyhledané nebo zaškrtnuté firmy. 13

15 Následující krok se vztahuje k výběru osoby, která se má zobrazit s firmou. Pokud firma obsahuje více osob a Vy zadáte v kolonce Počet osob pro firmu např. 2, firma se vytiskne dvakrát a to pokaždé s jinou osobou. Pokud nic nevyplníte, program vybere automaticky nejvhodnější osobu. Dostáváte se k výběru dokumentu, který jste si v předchozích krocích vytvořili jako šablonu (viz obr.). Po dokončení této operace se v dokumentu vytvoří tolik opakovaných stránek, kolik údajů obsahuje zvolený zdroj dat. Průvodce hromadnou korespondencí Oprava údajů nebo vložení nové firmy do Databanky V případě, že v databázi narazíte na chybný údaj nebo hledaný kontakt vůbec nenajdete, můžete použít funkci Oprava údajů a zaslat nám prostřednictvím u požadované změny nebo Vložení nové firmy (viz obr.). Naši operátoři informace ověří a změny se projeví při příští aktualizaci. Výběr položek v MS Word Formulář pro vložení nové firmy 14

16 Postup Funkci spustíte kliknutím na tlačítko Oprava údajů v Nástrojové liště. Z nabídky vyberete požadovanou operaci opravu nebo vložení nové firmy. Vyplníte formulář a zvolíme Odeslat. Formulář se tímto transformuje do ové zprávy, kterou již klasicky odešlete. Nastavení programu Z Hlavního menu programu můžete zvolit funkci Nastavení. Objeví se okno, ve kterém můžete provést různá uživatelská nastavení: Můžete změnit název vašeho Výběru firem. Dále můžete nastavit, v jakém pořadí se budou zobrazovat Panely na Základní obrazovce. Jednotlivými Panely rozumíme např. Tabulkový pohled, Karta firmy, Poznámka, Vyhledávání apod. Dále můžete v rámci Karty firmy vypnout zobrazení určitých položek. Můžete také nastavit maximální časový limit pro Výběr dat a další. 15

17 TECHNICKÁ PODPORA A KONTAKTY Pokud si nebudete s něčím vědět rady, napište nám své dotazy, připomínky nebo nápady na hotline@databox.cz. Odpovíme Vám v co nejkratší možné době. V případě problémů technické povahy volejte Linku technické podpory tel Kontakt na výrobce: DATABOX s.r.o. 1. máje Liberec 3 IČ: DIČ: CZ Oddělení péče o zákazníky: tel.: obchod@databox.cz Technická podpora: tel.: hotline@databox.cz Upozornění Zasílání informací elektronickými prostředky je upraveno zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti. Podle 7 tohoto zákona je možné šířit obchodní sdělení elektronickými prostředky za předpokladu, že adresát poskytne odesílateli souhlas k takovémuto využití svého elektronického kontaktu.