IS Orsoft RADNICE a elektronická komunikace

Transkript

1 IS Orsoft RADNICE a elektronická komunikace Ing. Vladislava Dejmková 1

2 Výchozí pojmy Elektronické dokumenty Datové schránky Archivace Elektronická faktura formát ISDOC Workflow

3 Schéma elektronické komunikace A Kancelářský systém (Lotus Notes) Spisová služba Systém pro správu dokumentů (DMS)

4 Schéma elektronické komunikace B Workflow Evidence faktur -Import ISDOC -zobrazení faktury -odeslání do WF -vrácení z WF Denní soubory -import z evidence faktur - Import ISDOC - zobrazení faktury - doplnění údajů - zaúčtování

5 Schéma elektronické komunikace C Prodej - Export faktur v formátu ISDOC

6 Datové schránky Datová schránka elektronické úložiště, do kterého jsou doručovány datové zprávy; komunikační kanál mezi orgány veřejné moci a právnickými osobami ISDS informační systém datových schránek Ve smyslu zákona 300 a 301/2008 Sb. Další informace na

7 Datové schránky termíny Od zřizování schránek orgánům veřejné moci a právnickým osobám Od aktivace + ostrý provoz schránek Od navíc výměna zpráv mezi soukromými subjekty faktury, žádosti o zaplacení Od výměna dokumentů libovolného obsahu

8 Konektor na Datové schránky Microsoft nabízí zdarma konektor na Datové schránky Jednoduché řešení na evidenci dokumentů s vazbou na datové schránky Jde o doplněk Microsoft Outlook 2007 určený především organizacím z oblasti veřejné správy a školství umožňuje provádět příjem, evidenci, vyřizování a odesílání dokumentů ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb. Typický uživatel: obec bez stavebního úřadu a matriky, mateřská škola, školní jídelna Více informací na

9 Datové schránky a IS Orsoft Radnice Zatím nebude obsahovat kompletní obsluhu datových schránek Komunikaci s datovými schránkami zajišťují primárně Spisové služby, Kancelářské systémy či konektor IS Orsoft pracuje pouze s některými dokumenty (faktury, objednávky ) Vybrané dokumenty bude IS Orsoft zasílat do datové schránky (od 2010)

10 Archiv elektronických dokumentů Růst počtu elektronických dokumentů = vyšší nároky na archivaci Možnosti archivace: součást Spisové služby uložení dokumentů v Kancelářském systému (Lotus Notes) uložení v DMS (Systém pro správu dokumentů) uložení v adresářové struktuře (standardně pro IS Orsoft RADNICE) Možnost provázání IS Orsoft RADNICE s vybranými druhy elektronických dokumentů uložených v archivu

11 Elektronická faktura ISDOC ISDOC = Information System Document Nový formát elektronické fakturace ISDOC vyhlášen pracovní skupinou Elektronické výměny dat při sdružení SPIS Má šanci stát se standardem pro elektronickou fakturaci v ČR i v některých státech EU V IS Orsoft RADNICE lze tento formát používat od verze k dispozici všem v rámci řešitelského servisu

12 Elektronická faktura ISDOC Seminář uživatelů IS Orsoft RADNICE Hradec Králové

13

14 ISDOC v IS RADNICE Seminář uživatelů IS Orsoft RADNICE Hradec Králové

15 ISDOC evidence došlých faktur Došlé faktury ISDOC v importním adresáři Import pomocí ikony Při importu záznam do elektronických dokumentů V aktualizaci doplnění dalších údajů (DŘ, interní číslo ) Možnost zobrazení faktury - kdykoliv Možnost workflow -> odsouhlasení faktury

16 ISDOC - předpisy Došlé faktury ISDOC v importním adresáři Při importu záznam do elektronických dokumentů V aktualizaci doplnění dalších údajů Možnost zobrazení faktury (kdykoliv)

17 ISDOC - faktury vystavené

18 ISDOC - předpoklady Dohoda o používání tohoto formátu s dodavateli a odběrateli!!!!!!!!! Na základě dohody s odběrateli, zadat formu komunikace v tabulce elektronické komunikace

19 ISDOC přínosy Automatický import faktur místo ručního pořízení Možnost zobrazení faktur prostřednictvím ISDOC Reader Využití ve workflow (zobrazení) Úspora poštovného Úspora papíru Možnost komunikace mezi různými ERP systémy

20 ISDOC - informace na internetu Na Formát XML ISDOC Reader Příklady Na Softwarové firmy

21 A na řadě je workflow.aneb jak si udělat pořádek v oběhu dokumentů!

22 IS Orsoft RADNICE workflow K dispozici od ledna 2009 Pro všechny v rámci řešitelského servisu Jde o jednoduché workflow Zaměřeno zejména oběh dokumentů v organizaci

23 Došlé faktury = dobrý příklad workflow Největší zájem z praxe Papírové i elektronické faktury Elektronická košilka V IS Orsoft Radnice je k dispozici v Evidenci došlých faktur

24 Workflow co si ujasnit před nasazením? Jakou cestou bude určitý dokument obíhat V jaké formě bude dokument obíhat (papír, ISDOC, PDF) Co s ním musí konkrétní osoby udělat (zkontrolovat, doplnit, schválit ) Pravidla pro nestandardní situace

25 Workflow - ukázka Seminář uživatelů IS Orsoft RADNICE Hradec Králové

26 Workflow - ukázka Seminář uživatelů IS Orsoft RADNICE Hradec Králové

27 Workflow - ukázka Seminář uživatelů IS Orsoft RADNICE Hradec Králové

28 Workflow a formy signalizace Při vstupu do Orsoftu Icony v horní liště em - důležité pro účastníky workflow přes Orosft web - z u přímo do aktivity účastníka - lze předdefinovat obsah u

29 Další workflow platový postup Součást podsystému Mzdy Jde o automatické upozornění konkrétní osoby na určitou situaci přeřazení do vyššího platového stupně (předstih 30 dní) Doplňující informace v poznámkách Lze přizpůsobit konkrétnímu procesu na účadě

30 Výhody workflow Dohled na oběhem dokumentů Vyšší efektivnost oběhu dokumentů Lze zjistit, u koho se dokumenty zadrhávají Revize letitých postupů při návrzích workflow Využití elektronických dokumentů Přístup také prostřednictvím Orsoft web

31 Děkuji za pozornost Seminář uživatelů IS Orsoft RADNICE Hradec Králové