POLITIKA OZNAMOVÁNÍ NEETICKÉHO JEDNÁNÍ

Transkript

1 Politika oznamování neetického jednání POLITIKA OZNAMOVÁNÍ NEETICKÉHO JEDNÁNÍ Prohlášení o podnikové etice (Statement of Corporate Ethics) společnosti Amcor Limited vytyčuje její politiku oznamování neetického jednání (tzv. whistleblowing policy) a její závazek chránit oznamovatele. Tato politika popisuje způsob, jakým je tento závazek plněn. 1. Základní informace a stručný obsah? Program whistleblower skupiny Amcor Group je nedílnou součástí jejího programu dodržování předpisů. Účelem programu je uspokojit potřeby související s oznamováním neetického chování v zemích, kde Amcor Group působí. Amcor uznává, že účinný program whistleblower: je spolehlivým ukazatelem toho, že Amcor dodržuje své právní a etické závazky; dává jednotlivcům najevo, že společnost řádně řeší jejich problémy; netrestá zaměstnance za plnění jejich povinnosti dbát na to, aby společnost Amcor při svém jednání dodržovala předpisy a etická pravidla. Součástí této politiky je následující: a. Na koho se politika vztahuje? (část 2) b. Na koho se oznamovatel může obrátit a na jaké problémy může upozornit? (části 3 až 7) c. Postup následující po zveřejnění totožnosti oznamovatele a jeho ochrana. (části 8 a 9) d. Čím prochází oznamovatel, ochrana totožnosti oznamovatele a důvody oznamování. (části 10 až 12). e. Hlášení a revize. (části 13 až 15) 2. Na koho se politika vztahuje? Politika se vztahuje na tři kategorie osob Amcor se zavazuje uplatňovat svoji politiku whistleblowing v situacích, které se týkají jednání následujících osob: zaměstnanců a vedoucích pracovníků Amcor Group, ať už na plný nebo částečný úvazek nebo příležitostných, vždy a ve všech služebních třídách; osoby, která má smlouvu na dodávku služeb a zboží pro skupinu Amcor Group; a zaměstnance osoby, která má smlouvu na dodávku služeb a zboží pro skupinu Amcor Group. Amcor Limited

2 Zaměstnanci jsou povinni dbát na to, aby veškeré jednání společnosti bylo v souladu se zákonem a s firemní politikou. Zaměstnanci a vedoucí pracovníci jsou upozorňováni na to, že podle podmínek jejich pracovní smlouvy jsou povinni dbát na to, aby dodržovali zákon a firemní politiku. 3. Na koho se oznamovatel může obrátit? Na počáteční problémy upozorněte nadřízeného pracovníka nebo obvyklého kontaktního pracovníka. Zaměstnanci skupiny Amcor Group by veškeré problémy měli nejprve (a urychleně) prodiskutovat se svými nadřízenými. Ve většině případů by tím problém měl být uspokojivě vyřešen. Ostatní osoby by na problémy měly upozornit nejprve svého obvyklého kontaktního pracovníka v rámci Amcor Group. V případě spotřebitelů to budou pracovníci horké linky zveřejněné na webové stránce Amcor a v informačních brožurách o produktech Amcor; V případě smluvních partnerů to obvykle bude zaměstnanec Amcor Group, který spravuje jejich účet. Pokud nebudete s řešení problému spokojeni, kontaktujte WSP. Společnost Amcor jmenovala externího nezávislého poskytovatele služeb whistleblower (Whistleblower Service Provider WSP). Pokud oznamovatel není spokojen s řešením nadřízeného nebo kontaktního pracovníka, může telefonicky, faxem, em a poštou kontaktovat WSP (kontaktní údaje jsou uvedeny na každém pracovišti Amcor). Úloha a hlášení WSP Představenstvo Amcor pověřilo úlohou WSP společnost Deloitte Touche Tohmatsu (dále jen Deloitte). Představenstvo věří, že oznamování problémů nezávislé straně bude lépe sloužit zájmům všech zainteresovaných osob ve společnosti Amcor, neboť se zmenší obavy, které by lidé mohli pociťovat, kdyby své problémy museli oznamovat zaměstnanci Amcor. Amcor se zavazuje zajistit, aby WSP měl nezávislost, pravomoc a zdroje potřebné k: projednávání všech oznámení spadajících do této politiky; jejich prošetřování podle této politiky; a v nezbytných případech získání odborného, nezávislého právního a finančního poradenství pro případné vyšetřování. Page 2/9

3 WSP: bude všeobecně podřízen tajemníkovi společnosti a právnímu poradci skupiny; může dle vlastního rozhodnutí postoupit záležitost zástupci Audit and Compliance Committee (Výboru pro soulad s předpisy a audit) (A&CC) společnosti Amcor nebo ji nahlásit přímo A&CC; a má právo se rozhodnout, že bude ve všech důležitých obviněních z porušování předpisů přímo podřízen výkonnému řediteli nebo představenstvu. 4. Na jaké problémy lze WSP upozornit? Amcor obecně doporučuje zainteresovaným osobám upozorňovat WSP na následující záležitosti: jednání nebo postupy, které jsou nezákonné nebo v rozporu s jakýmkoli zákonem, předpisem či etickým kodexem vztahujícím se na skupinu Amcor Group nebo které znamenají vážné porušení jakékoli smlouvy, jež je závazná pro člena skupiny Amcor Group; podvodné nebo korupční praktiky (včetně nabízení nebo přijímání úplatků nebo získávání výhody ze vztahu s Amcor Group způsobem, s nímž skupina Amcor Group nesouhlasila); pokračující nebo pravidelné porušování zásad či jiných pravidel chování společnosti Amcor; násilí, obtěžování nebo diskriminace ze strany člena personálu Amcor Group nebo vůči němu; klamné nebo podvodné jednání jakéhokoli druhu; situace, nad nimiž má Amcor Group dohled a které představují zdravotní nebo bezpečnostní riziko pro jakoukoli osobu; situace, nad nimiž má Amcor Group dohled a které představují vážné nebezpeční pro životní prostředí; a chování zaměstnanců Amcor, z něhož lze důvodně usuzovat, že postupy Amcor nejsou dodržovány. 5. Jak vážný by problém měl být, než je vhodné na něj upozornit WSP? WSP může neformálně sdělit, zda daná záležitost spadá či nespadá do této politiky Pokud má oznamovatel pochyby o tom, zda jeho problém patří mezi záležitosti, k jejichž vyšetřování má WSP pravomoc, měl by problém s WSP neformálně prodiskutovat. WSP může oznamovateli sdělit, zda záležitost: Page 3/9

4 spadá do rozsahu této politiky; by zpravidla byla považována za záležitost běžného obchodního úsudku nebo názoru (a proto nikoli za porušení předpisů nebo etických pravidel Amcor). WSP takové záležitosti nebude řešit. WSP musí všechny formálně oznámené záležitosti nahlásit WSP musí všechny formálně oznámené záležitosti nahlásit bez ohledu na to, zda oznamovateli poskytl neformální poradenství. Amcor od WSP vyžaduje, aby veškerá oznámení řešil s maximální vážností, i když vyšetřování může stát velké množství času a peněz a i když může být poškozena kariéra a pověst lidí, kteří jsou předmětem obvinění. Oznamovatel by měl tohle brát v úvahu při rozhodování o tom, zda je záležitost dostatečně vážná na to, aby byla formálně oznámena WSP. Jednorázové, drobné přestupky lze nejkonstruktivněji řešit bez formálních vyšetřování nebo opatření. Záležitosti, které jsou již vyšetřovány, nemohou být oznámeny WSP Pokud všechna fakta některé záležitosti již byla vyšetřována v rámci jiného mechanismu řešení stížností Amcor (např. případy diskriminace řešené oddělením lidských zdrojů), pak v závislosti na okolnostech nemusí být vhodné oznamovat stejnou záležitost WSP. Opakované případy nesprávného jednání by měly být oznámeny WSP, i když jsou méně závažné nebo k nim dochází již dlouho Pokud se osoba dozví o pokračujícím nebo opakovaném nesprávném jednání, jakkoli nevýznamném, měla by záležitost řešit odpovídajícími způsoby: z malých problémů, pokud se opakují, se mohou stát problémy velké. Oznamovatel by měl WSP kontaktovat i v případě, že o nesprávném jednání ví, zcela nebo zčásti, již nějakou dobu. 6. Jaké důkazy jsou zapotřebí, než WSP může zahájit vyšetřování? Co se týče zaměstnanců Amcor Group, jejich znalosti postupů a situace na jejich oddělení obvykle postačují k tomu, aby WSP byly poskytnuty dostatečné důkazy pro zahájení vyšetřování. Co se týče ostatních osob, k tomu, aby WSP mohl zahájit vyšetřování, je žádoucí mít nějaké listinné důkazy o daných problémech. Přinejmenším by oznamovatel měl být schopen WSP sdělit, koho z účasti na nesprávném jednání podezírá a kdo je takovým jednáním postižen. Page 4/9

5 Čím více důkazů WSP obdrží, tím účinnější jeho vyšetřování pravděpodobně bude. Oznamovatel by však neměl kontaktování WSP oddalovat, jakmile je přiměřeně spokojen s tím, že má přímé informace o faktech, která spadají do rozsahu této politiky. 7. Lze oznámení podávat anonymně? Oznámení může být anonymní. K získání ochrany však oznamovatel musí WSP sdělit své jméno. Jméno oznamovatele je však WSP sděleno za přísně důvěrných podmínek. 8. Co se děje po podání oznámení? WSP informuje vrcholový management a oznámení vyšetřuje. Jakmile WSP obdrží jakékoli oznámení, okamžitě o něm informuje příslušného člena vrcholového managementu (Group General Counsel {právního poradce skupiny} a Company Secretary {tajemníka společnosti}) a společně pak přistoupí k vyšetřování správnosti oznámení a rozsahu porušení předpisů. Po obdržení žádosti o zahájení vyšetřování musí WSP podniknout veškeré přiměřené kroky s cílem zajistit, aby vyšetřování bylo spravedlivé a nestranné. To znamená, že: každá osoba, jíž se vyšetřování týká, by měla mít příležitost předložit své argumenty a být informována o obviněních a důkazech proti ní; vyšetřovatel získá odborné, nezávislé poradenství v záležitostech, které jsou mimo oblast jeho znalostí a odbornosti, a všichni zaměstnanci Amcor jsou povinni v maximální možné míře pomáhat vyšetřovateli během vedení vyšetřování; a vyšetřování bude vedeno co nejrychleji a s mírou důvěrnosti, která bude odpovídat závažnosti obvinění. Vyšetřovatel bude vést podrobné záznamy o veškerých prováděných výsleších a veškerých prověřených zápisech, které mají vliv na výsledek vyšetřování. Zpráva pro Audit and Compliance Committee (A&CC) Na konci vyšetřování musí vyšetřovatel odevzdat zprávu A&CC. Tato zpráva bude: shrnovat vedení vyšetřování a shromážděné důkazy; obsahovat závěry o rozsahu případného porušení předpisů; a obsahovat návrhy opatření směřujících k nápravě a k prevenci. Page 5/9

6 9. Co se děje po podání oznámení? Důvěrné oznámení Výboru A&CC Vyšetřování může poškodit profesní vyhlídky a pověst lidí, kteří jsou předmětem vážných obvinění. Proto je obvykle nepřípustné, aby vyšetřovatel podával zprávy o průběhu vyšetřování komukoli jinému než A&CC, a tyto zprávy musí být důvěrné. Vyšetřovatel může dle svého rozhodnutí zapojit do vyšetřování oznamovatele, a to buď vyžadováním podrobnějších informací, nebo poskytováním zpětné vazby oznamovateli. Aby však byl zajištěn spravedlivý průběh vyšetřování nebo ochrana oznamovatele, může vyšetřovatel oznamovatele z vyšetřování vyloučit. 10. Čím prochází oznamovatel? Amcor uznává, že osobě, která vznáší vážná obvinění nad rámec běžných úrovní řízení, mohou vzniknout velké osobní náklady. Amcor se zavazuje minimalizovat tyto náklady ve prospěch skupiny Amcor Group jako celku. Důsledky oznámení Oznámení má čtyři důsledky. a. Ochrana před právními důsledky, tj. ochrana před občanskoprávní nebo trestní odpovědností za podání oznámení. Neexistuje však žádná ochrana před občanskoprávní nebo trestní odpovědností za činy spáchané oznamovatelem. b. Ochrana před pronásledováním (projednáno níže). c. Odškodnění oběti pokud dojde k pronásledování oběti a oběť utrpí škodu, může požadovat odškodnění po osobě, která škodu způsobila. d. Ochrana totožnosti WSP musí ve vztahu k totožnosti oznamovatele zachovávat důvěrnost, může však tuto informaci poskytnout ASIC (Australské komisi pro cenné papíry a investice), APRA (Australskému úřadu pro regulaci finančních záležitostí), australské federální policii nebo, se souhlasem oznamovatele, někomu jinému. Ochrana před pronásledováním Amcor zakazuje všem zaměstnancům trestat kohokoli, kdo kontaktuje WSP za účelem podání oznámení v rámci této politiky. To platí pro veškerá napomenutí, odvetná opatření, změny v pracovních povinnostech, změny v zaměstnaneckých výhodách, změny v požadavcích týkajících se hlášení, poškození profesních vyhlídek nebo pověsti, vyhrožování čímkoli z uvedeného nebo záměrná opomenutí, která poškozují danou osobu. Osoba, která podá WSP důležitá oznámení, má právo požadovat, aby společnost Amcor prostřednictvím WSP: udělila této osobě na dobu vyšetřování služební volno; Page 6/9

7 přeřadila tuto osobu na rovnocennou pozici z hlediska mzdy a služební třídy na jiném pracovišti nebo na jiném oddělení; a poskytla nezávislé profesionální poradenství ohledně potíží způsobených záležitostmi, které vedly k oznámení. Amcor takové požadavky splní vždy, když to bude přiměřeně možné. Amcor rovněž podnikne veškeré přiměřeně vyžadované kroky k zajištění toho, aby oznamovatel nebyl v důsledku kontaktování WSP vystaven pronásledování nebo odvetným opatřením. 11. Ochrana totožnosti oznamovatele Utajení totožnosti Jedním z klíčových způsobů, jak osobu, která podává oznámení WSP, ochránit před odvetnými opatřeními nebo pronásledováním, je udržet v tajnosti její totožnost. WSP je povinen učinit vše, co je přiměřeně možné, aby totožnost osoby podávající oznámení zůstala po dobu vyšetřování až do zveřejnění výsledku utajena. Opatření v případě nebezpečí prozrazení totožnosti Ačkoli se společnost Amcor zavazuje chránit vždy, když je to možné, totožnost osob kontaktujících WSP, nastanou vzácné případy, kdy to možné nebude, například: pokud vyšetřování vede k projednávání případu u soudu; pokud povaha obvinění je taková, že totožnost osoby lze odvodit z informací poskytnutých WSP; nebo pokud se oznamovateli dostane zvláštního zacházení, například když dostane služební volno. Co nejdříve po prvním kontaktu ze strany oznamovatele projedná WSP s oznamovatelem otázku zachování důvěrnosti a míru rizika, že jeho totožnost bude prozrazena. Pokud se situace změní tak, že bude narušena schopnost společnosti Amcor ochránit totožnost oznamovatele, WSP o této skutečnosti oznamovatele urychleně informuje, a pokud WSP bude považovat za pravděpodobné, že totožnost oznamovatele bude prozrazena, bude jej WSP maximálním možným způsobem varovat. 12. Je důležitý důvod, proč oznamovatel kontaktuje WSP? Lidé mohou chtít podávat oznámení o nedodržování předpisů ve spojení se společností Amcor z různých důvodů, z nichž některé jsou méně počestné než jiné. Page 7/9

8 Má-li být poskytnuta ochrana, oznámení musí být podáno v dobré víře. Znamená to, že osoba musí oznámení podávat s opravdovou vírou v jeho pravdivost. V případech, kdy důvod oznámení je méně počestný a kdy účelem oznámení je: poškodit jinou osobu, nebo vyhnout se problému vyplývajícímu z kontrol výkonnosti prováděných v rámci běžné pracovní činnosti, nebo zneužít politiku whistleblowing, je WSP oprávněn projednat chování oznamovatele s oddělením lidských zdrojů z hlediska disciplinárního opatření a jinak omezit práva náležející oznamovateli. Tato práva budou omezena tam, kde bude nezbytné ochránit jinou osobu nebo osoby, které byly oběťmi chování oznamovatele, nebo kde bude potřeba jinak zajistit, aby nebyly naplněny nepřijatelné záměry oznamovatele. Povinnost WSP zajistit spravedlivé vyšetřování má přednost před povinností ochránit totožnost oznamovatele. 13. Všeobecná zpráva Každých šest měsíců je A&CC podávána souhrnná zpráva o aktivitách spojených s politikou whistleblowing za dané období. Tato zpráva může být použita k předložení všeobecných návrhů na zlepšení kultury ohledně dodržování předpisů ve společnosti Amcor. A&CC předkládá tuto zprávu představenstvu. Představenstvo Amcor může zveřejnit souhrn politiky whistleblowing a jejích důsledků ve výroční zprávě Amcor pro akcionáře. 14. Oznamování porušení předpisů osobám mimo Amcor Amcor si klade za cíl zajistit, aby zaměstnanci necítili potřebu projednávat záležitosti skupiny Amcor Group mimo tuto skupinu. Zaměstnanci jsou upozorňováni na povinnost držet důvěrné informace společnosti v tajnosti. Pokud okolnosti někoho nutí k tomu, aby uvažoval o podání oznámení mimo skupinu Amcor Group, společnost Amcor takovému člověku doporučuje, aby opětovně zvážil, zda pomoc nemůže poskytnout někdo v rámci skupiny, a aby až jako poslední možnost předal záležitost policii nebo jinému kompetentnímu orgánu. Je zakázáno informovat o záležitosti média. 15. Revize programu whistleblowing a této politiky Program whistleblowing (včetně této politiky) je nejméně každé dva roky revidován A&CC v konzultaci s WSP a s výkonným ředitelem. Souhrnná zpráva o Page 8/9

9 této revizi a podaných návrzích je předložena představenstvu. Revize musí být obecně zaměřena na účinnost programu whistleblowing, zejména: spravedlivý průběh vyšetřování; skutečné důsledky podávání oznámení; činnost WSP; a soulad s touto politikou. Tato politika byla schválena Audit and Compliance Committee Amcor dne 17. října Tato politika bude k dispozici na internetových a intranetových stránkách Amcor a tištěná kopie bude k dostání na požádání od Company Secretary a od Share Registry (registru akcií). Ken MacKenzie Managing Director & CEO Říjen 2005 Page 9/9