Modul Zvířata Převod dat zvířat a DMZ

Transkript

1 Modul Zvířata Převod dat zvířat a DMZ Prosecký Bohumil, Ing. Datum tisku

2 2 Zvířata Zví ř ata Obsah 1. Úvod Převod dat zvířat Základní informace o převodu Získání dat Importní tabulky zvířat a majetků zvířat Převody popis tabulek pro převod ZVÍŘATA.xls Převody popis tabulek pro převod ZVÍŘATA-MAJETEK.xls Import dat zvířat do pracovních tabulek (mezidat) Převod údajů do tabulek databáze(zvířata) Import dat majetků (DMZ) Import dat majetků zvířat pracovních tabulek (mezidat) Převod dat do tabulek databáze (DMZ) Kontroly a nastavění po převodech Potvrzení správnosti Závěr Úvod Pro absolvování tohoto školení je třeba zvládat následující: Základy ovládání Windows (práce ve Windows, používání myši, spouštění a zavírání aplikací, ) Základy ovládání WinFASu (práce v centrálním manažeru, spouštění aplikací a číselníků, ovládání oken pořízení, základní logiku šablon, práci pevnými a IQ sestavami). Základy ovládání modulu Zvířata Základy ovládaní modulu Majetek Cílem materiálu je seznámit uživatele s požadavky a postupy pro převod dat evidence zvířat do IS WinFAS.

3 3 Zvířata 2. Převod dat zvířat 2.1.Základní informace o převodu Převod dat Zvířat je rozdělen do dvou částí. V první části se převádí data zvířat (tato data zcela postačují pro evidenci zvířat, na které je z pohledu účetnictví nahlíženo jako na zásoby). Ve druhé části převodu se pracuje se zvířaty zařazenými do základního stáda. Na tato zvířata se nahlíží jako na majetky a proto je třeba převést jejich údaje do modulu Majetek a spárovat s evidenčními čísly v modulu Zvířata. Schéma převodu: ZÍSKÁNÍ DAT IMPORTNÍ TABULKY Naplnění tabulek pro převod zvířat a majetků zvířat. Přednostně požadujte naplnění zvířat. ZVÍŘATA MEZIDATA ZVÍŘAT PŘEVOD ZVÍŘAT Převod do formátu CSV (oddělený středníkem). Import z tabulek zvířat do mezidat. Úprava dat zvířat v mezidatech. Převod počátečních stavů (z mezidat). MAJETKY (DMZ) MEZIDATA ZVÍŘATA PŘEVOD ZVÍŘATA PŘEVOD MAJETEK PŘEVOD ZVÍŘATA Převod do formátu CSV (oddělený středníkem). Import tabulek majetků zvířat do mezidat. Úprava a kontroly dat majetků zvířat: čísla zvířat, stavy, účetní skupiny. Převod do mezidat majetku. Kontroly a úpravy dat. Převod dat a kontroly po převodu. Vytvoření vazeb mezi čísly zvířat a majetky. DOKONČENÍ KONTROLY A NASTAVENÍ Kontroly a nastavní číselníků a šablon. POTVRZENÍ SPRÁVNOSTI Potvrzení správnosti převedených dat. 2.2.Získání dat Importní tabulky zvířat a majetků zvířat Pro možnost převodu je třeba nejprve získat data o uživatele. Data požadujte ve formě vyplněné převodové tabulky. Tabulky pro najetí modulu Zvířata jsou označeny: Převody popis tabulek pro převod ZVÍŘATA.xls a Převody popis tabulek pro převod ZVÍŘATA-MAJETEK.xls. V tabulkách je povinné vyplňovat sloupce s červeně podbarvenými nadpisy. Vysvětlivky k vyplnění sloupců naleznete vždy dole pod tabulkou.

4 4 Zvířata Převody popis tabulek pro převod ZVÍŘATA.xls Dotazník Informace ke správnému nastavení modulu Zvířata a jejich odepisování o Kodexy narozených telat Kodexy je třeba nastavit do šablon pořízení daných pohybů (*3399, *3698). o Metoda účetního odepisování Nastavení se provádí v aplikaci Evidence majetku (*1198), šablonách pro funkci zařazení (zvířat). o Metoda daňového odepisování Viz výše. ZDRxxxx DRUHY ZVÍŘAT o Zde se uvádí údaje k základní definici chovaných kategorií zvířat ZSTxxxx STÁJE ZVÍŘAT o Uvádí se všechny stáje, jak vlastní tak cizí. Základní značení je jedinečným čtyřmístným označením stáje. o ÚE: Pokud uživatel povede ve WinFASu ÚE musí evidovat všechny dodavatele i odběratele s čísly hospodářství. Pokud nepovede, stačí pouze jedna cizí stáj. o ÚE prasat: U prasat je nutné uvádět pětimístný alfanumerický kód stáje. ZKOxxxx KOMBINACE STÁJ X DRUH cizí stáje o Určuje, kterou kategorii mohu od kterého dodavatele nakupovat nebo kterému odběrateli zvířata prodávat. ZZVxxxx MATRIČNÍ SOUBOR ČÍSEL ZVÍŘAT o Skot: Pro převod jsou nejdůležitější údaje: Stáj, Druh, Země, Číslo (pomocné i kodex); ostatní data si uživatel může doplnit pomocí Aktualizací v aplikaci *3398. ZZDxxxx DATA ZVÍŘAT STAVY NA VLASTNÍCH STÁJÍCH o K základním údajům doporučuji vyžadovat doplnění o výši přírůstků (i vzrůstových), hmotnost a cenu při narození zvířat Převody popis tabulek pro převod ZVÍŘATA- MAJETEK.xls ZZpxxxx MATRIČNÍ SOUBOR ČÍSEL ZVÍŘAT základní prostředky o Údaje o majetcích zvířat v základním stádě. Důležité je, aby se čísla shodovala jak početně se stavy, tak umístěním na stájích a kategoriemi Import dat zvířat do pracovních tabulek (mezidat) Pro převod dat do databáze je potřeba data nejprve uložit do importních mezitabulek (v mezitabulkách se provádí nutné úpravy a nastaví se podle nich některé číselníky).

5 5 Zvířata Vyplněné importní tabulky upravte do formátu požadovaného pro import vymažte okrajové části tabulek i s uživatelskými nadpisy. A data uložte z excelových tabulek do formátu CSV(oddělený středníkem). Pozn.: Převod do formátu CSV provedete pomocí tlačítka Ulož jako a výběrem formátu. Import do mezidat se provádí v aplikaci Obecné importy *9931. V aplikaci si vyberte oblast Zvířata a mezitabulku, kterou chcete plnit. Následně stiskněte tlačítko Mezidata, vyprázdněte mezitabulku a vyberte importní tabulku, z které má být naplněna. I3301 Druhy zvířat. o ZDRxxxx (Druhy zvířat) I3322 Stáje zvířat o ZSTxxxx (Stáje zvířat) I3302 Stavy zvířat o ZKOxxxx + ZZDxxxx o Pozor výjimka: Tabulka mezidat i3302 se musí naplnit daty z importních tabulek ZKOxxxx a ZZDxxxx. To provedete tak, že při importu druhé tabulky nesmažete mezidata. I3300 Čísla zvířat o ZZVxxxx (Matriční soubor čísel) Převod údajů do tabulek databáze(zvířata)

6 6 Zvířata Výmaz dat (1.) 10. Výmaz stavů (d3310, d3311, d3301) o Smaže všechny pořízené pohyby zvířat 20. Výmaz čísel zvířat (n3301) o Smaže všechny čísla zvířat v databázi 25. Vyprázdnit mezitabulku MAJETKU 30. Výmaz stájí (c3302, c3322) o Smaže stáje a kombinace stájí a druhů zvířat. 40. Výmaz druhů zvířat (c3301) o Smaže vytvořené kategorie. Doporučuji nepoužívat, při vlastním nastavování lze kopírovat povolené pohyby a další nastavení. Přebytečné kategorie smažete ručně. 50. Výmaz otců (c3604) o Vymaže plemeníky. 60. Výmaz linií (c3601) o Vymaže linie plemeníků. I3301 Druhy zvířat (2.) 10. Vyplněnost 20. Skupina druhů zvířat o Zobrazí zakládané kategorie s údajem o skupině druhů (1-skot, 4- prasata). V tabulce je možné údaj upravit. 30. Účetní skupina o Umožňuje založit účetní skupinu označenou dle kategorie. Do skupin doporučuji zkopírovat tvorbu účtů z původních dle analogie kategorií. (telata =telata do 3m, jalovice, hovězí žír, atp. = jalovice do 1 roku, dojnice = krávy) 40. Účet o Pro spárování s účtem v účtové osnově. Případné založení je tře uložit a přiložit ke kontrolnímu protokolu. 50. Vytvoření nedohledaných druhů 60. Číselník tvorby účtů účtování dle druhu zvířat o Vytvoří skladový učet kategorie I3322 Stáje (3.) 10. Stáje o Založení stájí s případnou editací I3302 Stavy zvířat na daných kombinacích stáj x druh zvířat (4.) 05. Vyplněnost 07. Doplnění nul zleva ke stájím o Požadavek na čtyřmístné číslo stáje. 10. Nedohledané stáje o Kontrola na shodu stájí (umožňuje založit).

7 7 Zvířata 20. Nedohledané druhy zvířat o Kontrola na shodu s uvedenými druhy zvířat (umožňuje opravit) 30. Odpovědnostní místa o Umožňuje doplnit nebo vytvořit odpovědnostní místa do mezidat(odpovědností místa by měli mít vytvořeny z importu obecných údajů). Případně založení bez vyplnění údaje v tabulce konzultovat. 40. Nedohledaná odpovědnostní místa. o Viz výše. 50. Druh pohybu PS 01 o Vytvoří pohyb 01 Počáteční stav (pro možnost importu stavu zvířat). 60. Povolený druh pohybu 01 u druhů zvířat o Umožní pořizovat PS na jednotlivé kategorie zvířat. 70. Záporné ks, množství nebo cena o Kontrola ani jeden z údajů nemůže být záporný! 80. Status vlastní o Umožní upravit statusy stájí na vlastní (proveďte vždy). 90. Duplicitní kombinace (umožní sloučit) o Kontrola připadnou duplicitu vždy konzultovat! Klíče (5.) 10. Odstranění vodících nul 20. Druhy klíčů (umožní změnit) o Umožňuje úpravu druhů klíčů. Standardně 1=Středisko, 2=Výkon, 4=Stáj. 30. Nedohledané jednotlivé klíče umožní změnit 31. Nedohledané jednotlivé klíče umožní založit 32. Nedohledané jednotlivé klíče umožní smazat o Případné nedostatky s klíči by měli být konzultovány s uživatelem. 40. Vytvoření kombinace klíčů o Poskládá kombinace do požadovaného formátu (provádět vždy). 50. Kombinace stáj druh zvířat bez klíčů o Kontrola vyplněnosti klíčů 60. Nedohledané kombinace klíčů o Zkontroluje vytvoření kombinací klíčů, případně umožní založit. Založení doporučuji přiložit ke kontrolnímu protokolu. 10. Kontrola a dozaložení kombinací CIZÍ STÁJE o Založí kombinace s cizími stájemi, kontroluje existenci stájí a druhů zvířat. 20. Kontrola a dozaložení kombinací VLASTNÍ STÁJE o Vytvoří kombinace vlastních stájí 30. Nastavit automatický výpočet KD vlastním kombinacím o Nastaví výpočet KD.

8 8 Zvířata I3300 Čísla zvířat na stájích (6.) 10. Vyplněnost 15. Doplní chybějící datum narození o Všem zvířatům bez data narození doplní datum Opravu údaje je možné provést úpravou nebo funkcí Aktualizace (PF). 20. Doplnění nul zleva o Doplní nuly na standardní formát čísel. 30. Kontrola stájí o Umožní pořídit do číselníku. 40. Kontrola druhů zvířat o Umožní upravit nebo je třeba založit ručně. 50. Kontrola skupin druhů o Do mezidat doplní údaj o skupině druhů, dle kategorie. 60. Kontrola kombinací stáj x druh zvířat 70. Kontrola zemí o Umožní změnit. 80. Kontrola duplicitních čísel o Kontroluje duplicity, případně upraví u jednoho zvířete pomocné číslo. Doporučuji přiložit ke kontrolnímu protokolu. Číslo pak mohou upravit v aplikaci * Kontrola čísel x stavu na dané stáji o Kontrola počtu čísel zvířat se stavem na kombinacích. Umožňuje opravit stav v mezidatech, uživatel si po zjištění skutečnosti může stav upravit na pohybech 01 v aplikaci *3394. Doporučuji požadovat po uživateli opravu v převodových tabulkách Nedohledané linie otců o Umožní založit linie do číselníku *3601. Založení čísel (7.) 10. Založení čísel zvířat 20. Založení nedohledaných matek 30. Založení vazby na matky 40. Založení otců 50. Provázaní na otce Převod (8.) Datum pohybu (PS) Druh pohybu (PS) o Standardně 01 Počáteční stav. 10. Převod stavů 20. Rozšíření o vazbu na čísla pokud jsou o Počet čísel se musí shodovat se stavem!

9 9 Zvířata Kontroly po převodu + speciality (9.) 10. D3311 x součet d3301kg, ks, cena o Porovná stav v datových tabulkách. 15. Klíče na datových větách d3301 x klíče na kombinacích o Porovná zaklíčování pohybů proti údajům v číselníku kombinace stáj x druh zvířat* Import dat majetků (DMZ) Z důvodu provázanosti modulů se import majetku zvířat provádí v částech zvířata i majetek. Nejprve je prováděn v části zvířata, kde se provedou nutné kontroly a úpravy dat. Poté se pokračuje exportem dat do majetku (naplní se mezidata majetku) a převod pokračuje v této části. Po dokončení převodu a provedení kontrol z majetku se v části zvířata vytvoří vazba mezi inventárními čísly a číselným označením zvířat. Postup převodu: Import dat majetků zvířat pracovních tabulek (mezidat) Mezidata zvířat o I3300 Čísla zvířat ZZVxxxx Převod dat do tabulek databáze (DMZ)

10 10 Zvířata Výmaz dat (1.) 25. Vyprázdnit mezitabulku MAJETKU o Mezidatovou tabulku majetku je třeba před importem vyčistit. I3300 Čísla zvířat na stájích (2.) Pozn.: V kontrolách 30, 40, 60, 80, 90, 10 by se nemělo nic zobrazit. 20. Doplnění nul zleva o Doplní nuly na standardní formát čísel. 30. Kontrola stájí 40. Kontrola druhů zvířat 50. Kontrola skupin druhů o Do mezidat doplní údaj o skupině druhů, dle kategorie. 60. Kontrola kombinací stáj x druh zvířat 70. Kontrola zemí o Doplní údaj o původu zvířete. 80. Kontrola duplicitních čísel 90. Kontrola čísel x stavu na dané stáji Založení čísel (3.) 10. Založení čísel zvířat Údaje pro majetek (4.) 10. Vyplněnost 20. Účetní skupina MAJ o Podle cen a druhů zvířat doplní účtové skupiny majetků * Daňové odpisy o U DKP odstraní daňové odpisy. 40. Klasifikace majetku o Doplní klasifikace dle nastavení v číselníku * Daňové dle účetních (kde chybí) o Doplní daňové odpisy u DKP. Převod (5.) Datum pohybu (PS) o Datum, ke kterému je prováděn převod dat. Druh pohybu (PS) o Kterým pohybem, standardně 01 Počáteční stav. 50. Naplň mezitabulku majetku pro převod ZP o Naplní mezidata majetku. Následně přejděte do části majetek, kde provedete kontroly a převod dat Pozor: Při kontrolách a převodech majetku je potřeba si vybrat druh, se kterým budete pracovat (DMZ), jinak přemažete ostatní již uložená data!!!

11 11 Zvířata Po provedení převodů a kontrol majetků zvířat přejděte zpět do části Zvířata. Kontroly po převodu + speciality (6.) 20. Vazby ZP na majetek o Po převodu majetků zvířat vytvoří vazbu mezi inventárním číslem a číslem zvířete. 30. Odpovědnostní místo MAJ x ZV o Porovná odpovědnostní místo uvedené na majetcích proti údaji v číselníku * Kontroly a nastavení po převodech Po provedení převodů je nutné dat zkontrolovat nastavení číselníků a šablon. Důležitá nastavení: Povolené druhy pohybů (*3306) o Nově vytvořené kategorie zvířat nemají nastaveny povolené pohyby. o Nastavení doporučují zkopírovat z podobných. Tvorba účtů (*8014) o Při vytváření nových kategorií je založena účetní skupina, ne však tvorba účtů. Šablony pořízení pohybů (*3399) o Zkušebně pořiďte několik základních pohybů pro vyzkoušení správnosti nastavení šablon. o Pokud uživatel číselně eviduje skot, ovce nebo kozy nastavte do šablon narození správné kodexy zvířat (upravte hodnotu a kontrolu). Šablony pro zařazení do majetku (*3399 *1198) o Zkontrolujte správnost nastavení šablon v pohybech zvířat *3399 a správnost nastavení šablon pro zařazení (*1198). Spojovák (*1020) o Vyzkoušejte průchodnost dat spojovákem. Ústřední evidence (*3397 *3396, *3395) o Dle druhů zvířat nastavte doklady a šablony Potvrzení správnosti Po ukončení převodu dat zašlete vedoucímu převodu ze strany uživatele kontrolní protokoly ( Kontrolní protokol - zvířata a Kontrolní protokol majetek zvířata ) a požadujte od uživatele odsouhlasení.

12 12 Zvířata 3. Závěr Materiál obsahuje základní popisy postupů, které vedou k dosažení převodu dat do modulu Zvířata. Jedná se především: o popis importních tabulek a způsobu jejich naplnění, postup jak převést data do importních mezidat, převod dat do databáze a konečné kontroly a nastavení.