Styly, š ablona dokumentu

Transkript

1 Styly, š ablona dokumentu Práce se styly Využívat připravené styly umožňuje automatické zformá tová ní textu na vysoké profesioná lní ú rovni. Nejprve se naučíme jednoduché sejmutí stylu, který byl již běž ným způsobem zformá tová n a který chceme využívat nejen v dalších odstavcích vytvořeného dokumentu, ale i v budoucnu. 1. Postavíme se myší do odstavce, který slouží jako vzor. 2. Z menu použ ijeme příkazy FORMÁ T Styl. 3. Obdržíme dialogové okno Styl, ve kterém aktivujeme tlačítko Nový. Tím se dostaneme do ná sledujícího okna Novýstyl. 4. V rá mečku Název zvolíme vhodné pojmenová ní nového stylu tak, aby i po delší době nám bylo jasné, k jakému účelu jsme jej vytvořili. 5. Typ stylu musí být při formá tová ní odstavce nastaven na odstavec. 6. Založit na umožňuje zvolit styl, ze kterého chceme vyjít. V tomto případě to ponechá me na počítači. 7. Styl následujícího odstavce je třeba pozorně zvolit, jinak po kaž dém použ ití stylu budeme ná sledující odstavec přeformá tová vat. Logické je nastavit Normální. 8. Př idat do š ablony není-li políčko zaškrtnuto, přidá program styl pouze mezi ostatní styly aktivního dokumentu. Při zaškrtnutí bude styl k dispozici i v nově vznikajících dokumentech. Zatím nechá me nezaškrtnuté. 9. Automaticky aktualizovat doporučuji nechat neaktivní. Při zatrž ení se kaž dá změna v odstavci zformá tovaném v daném stylu automaticky uloží do jeho nastavení a v aktivním dokumentu se přeformá tuje i ostatní odstavce, které jsou v tomto stylu vytvořené. Tlačítkem Formát otevřeme nabídku formá tovacích mož ností, kterými můž eme ještě snímaný styl vylepšit. Nově vytvářený styl můž eme vybavit i Klávesovou zkratkou. Tlačítko Klávesová zkratka otevře dialogové okno Vlastní klávesnice. Do rámečku Stiskně te klávesovou zkratku vložíme současným stiskem Alt + písmeno vhodnou kombinaci klá ves. Je-li tato kombinace ještě nepřiřazena, tlačítkem Př iř adit ji vložíme do paměti a tlačítkem Zavřít se vrá tíme do dialogového okna Novýstyl. Tlačítkem OK ukončíme prá ci s oknem NovýStyl a vrá tíme se do výchozího okna Styl. V rámečku Styly již nejdeme prá vě dokončený styl pokyny. Nabídka Seznam umožňuje tři výběry stylů dokumentu: Použité styly obsahuje přehled vestavěných stylů a stylů vytvořených v aktivním dokumentu. Vš echny styly seznam všech stylů, které jsou k dispozici. Uživatelem definované styly poskytne pouze ty, které jsme pro aktivní dokument vytvořili. Posledním nedostatkem je, ž e vytvořený styl je využ itelný pouze v našem dokumentu. V ostatních, a to i v nově vytvářených, není zatím k dispozici. Tento problém odstraníme prostřednictvím dialogového okna Organizátor, do kterého vstoupíme tlačítkem Organizátor. Zá lož ka Styly obsahuje v levém rámečku všechny styly, které jsou k dispozici v dokumentu pokročilí.doc. V pravém rá mečku jsou styly, které jsou zařazené v globá lní šabloně Normál.dot. Myší vybereme styl, který chceme přeřadit k použ ití do globá lní šablony a stiskem tlačítka Kopírovat jej zkopírujeme i do pravého seznamu. To, co je obsaž eno v globá lní šabloně, můž eme použít při prá ci s kterýmkoli dalším dokumentem. Namodřením stylu v pravém seznamu dojde ke změně popisu nad rámečky i ke změně směrová ní tlačítka Kopírovat. Objekt je připraven ke zkopírová ní ze šablony Normá l.dot do dokumentu, který jsme vybrali. K vybrá ní stačí i to, ž e v dokumentu pracujeme. Tlačítkem Odstranit zlikvidujeme vybraný objekt buď z levé, nebo i z pravé čá sti seznamů. Je dobré udělat si při rozsá hlejší prá ci pomocí tohoto tlačítka pořádek v použ itých stylech a vyřadit již nepoužívané styly. Jestliž e manuá lně změníme styl, který jsme pro aktuá lní text již vybrali, například upravíme velikost písma nebo zvolíme jiné odsazení odstavce atp., nenastanou žádné komplikace. Avšak v okamž iku, kdy z formá tovací lišty zvolíme v nabídce Styl opět původní název stylu a stojíme-li v přeformá tovaném odstavci, nedojde ihned k okamž itému odstranění změn formá tů, ale program nás zastaví dialogovým oknem Ú pravy stylu. Abychom si zavedený styl nepoškodili, musíme nabídku uvážit: Upravit styl podle změ n ve vybraném textu změní definici stylu tak, aby odpovídala formá tová ní aktuá lního výběru. Naformátovat vybranýtext podle stylu obnoví formá tová ní výběru podle původní definice stylu. Od nyně jš ka automaticky aktualizovat styl - při zaškrtnutí se bude definice stylu měnit automaticky tak, aby odpovídala formá tová ní aktuá lního výběru. Jestliž e nebudeme s tímto způsobem prá ce spokojeni, musíme vypnutí provést až v dialogovém okně Styl, které vyvolá me příkazy FORMÁ T

2 Styl. Vybereme pož adovaný styl a tlačítkem UPRAVIT se dostaneme k políčku Automaticky aktualizovat a zrušíme jeho zaškrtnutí.!!!! Prová dět změny stylů takovýmto způsobem je dost razantní zálež itost. Musíme si uvědomit, ž e změna stylu se objeví ve všech odstavcích, které jím byly zformá tová ny. Proto si vž dy nabídky tohoto okna důkladně promysleme.!!!! Bleskové kopírová níformá tu Tlačítko Kopírovat formát, které nalezneme v nabídce Standardní lišty, umožňuje rychlé využ ití již vytvořených formá tů jejich zkopírová ním do dalšího textu. Stačí se postavit do oblasti s pož adovaným formá tem a klepnout na tlačítko. Myš se změní ve štětec, kterým pož adovanou oblast přejedeme při stisknutém levém tlačítku myši. Na takto vymezenou oblast se vybraný formá t přenese. Prá ci urychlí i současný stisk klá vesy Ctrl nebo Shift a levé tlačítko myši: Ctrl + levé tlačítko myš i formá t se přenese na celou větu. Shift + levé tlačítko myš i způsobí přenesení formá tu od počá tku odstavce ke kurzoru. Kontrola stylu v ná hledu Chceme-li rychlé informace o stylu určité čá sti textu, zobrazíme si jej v ná hledu. Po klepnutí na tlačítko Místní nápově da (v pravém horním rohu okna) se ukazatel myši přemění v otazník. O místě, do kterého cvakneme levým tlačítkem myši, získá me potřebné ú daje v zobrazeném informačním okně. Šablony Šablony slouží k vytváření často používaných standardních dokumentů, dopisů, faxů, vzkazů. Používají se i v jiných aplikacích (například v Excelu). Zásady jejich vytváření, používání a uklá dá ní jsou v obou aplikacích obdobné. Dokumenty vytvořené pomocí konkrétní šablony mají jednotný charakter, ú pravu, společné znaky. Jedná se o připravený dokument s předdefinovanými styly, připraveným základním textem. Jeho dotvoření je velice jednoduché a rychlé. Kaž dá šablona můž e obsahovat: Předdefinované texty, obrá zky, grafiku Styly odstavců Připravená makra Nastavení formá t strá nky, zá hlaví a zá patí Už ivatelem definované příkazy Pozor: Kaž dá šablona se od běž né ho dokumentu vytvořeného ve Wordu zá sadně liší typem souboru. Normá lní dokument je charakterizová n příponou DOC, šablony ale příponou DOT! Toto je důlež itá informace. Podle přípony v ná zvu okamž itě pozná me, o jaký typ souboru se jedná : Dopis.doc běž ný dopis (dokument) vytvořený ve Wordu. Dopis.dot šablona, která slouží jako zdroj pro vytváření konkrétních dopisů. Šablony můž eme využívat mnoha způsoby. Jsou však vž dy variací na tyto zá kladní mož nosti: 1. Použijeme programem nabízenou, již vytvořenou šablonu. Nabídkou z menu SOUBOR Nový otevřeme zná mé dialogové okno. Nyní ale musíme zaměnit zá lož ku Obecné za jinou z nabízených. Tlačítkem OK otevřeme vybranou šablonu a doplníme ji svými ú daji. Po ukončení tvorby dokument uložíme běž ným způsobem SOUBOR Uložit jako. Program nabídne ulož ení dokumentu do slož ky Dokumenty. Typ souboru bude již nastaven na dokument Word s automaticky přiřazenou příponou doc. Kromě názvu souboru nepotřebujeme většinou nic měnit. 2. Při vytváření dokumentu použijeme služeb Průvodce. Povede ná s pomocí dotazů a nabídek. Vybereme si vzhled i obsah dokumentu. Nabídne i automatické vklá dá ní ú dajů z osobního adresáře. Má i další pomůcky automatické tvorby textu, včetně přidá ní obá lky či štítku s adresou. Rozdíl mezi použ itím šablony a průvodce je v tom, ž e šablona má pevný tvar, zatímco průvodce umožňuje krok za krokem vybírat vzhled i obsah strá nky. Do takto vznikajícího dokumentu sná ze vneseme své vlastní představy. Tvorba je ovšem zdlouhavější. 3. Vytvoříme si vlastní š ablonu. To použ ijeme, jestliž e nabídka hotových nás neuspokojí, nebo máme-li na její obsah a ú pravu vlastní pož adavky. Samozřejmě se nevyplatí vytvořit speciá lní šablonu, jestliž e bychom ji použ ili jen jednou.

3 Chceme-li vytvořit šablonu přizpůsobením některé z těch, které Word nabízí, zahá jíme prá ci volbou nabídky z menu SOUBOR Nový. V pravém dolním rohu dialogového okna vybereme přepínač umožňující vytvoření šablony. Tlačítkem OK se dostaneme do šablony a provedeme vlastní ú pravy. Program pojmenuje soubor prozatímně na Šablona1. Hotovou šablonu budeme uklá dat běž ným příkazem SOUBOR Uložit jako. V dialogovém okně bude automaticky nabídnuta slož ka pro ulož ení Šablony a typ dokumentu Šablona dokumentu*.dot. Když potvrdíme předlož ené mož nosti, bude nová šablona vytvořena. Druhou mož ností je vytvářet dokument běž ným způsobem a teprve při ukončení prá ce zvolit sprá vnou slož ku pro ulož ení a nastavit odpovídající typ souboru. Šablony uklá dá me do slož ky Šablony, nebo do jejich podslož ek. Při umístění do slož ky Šablony ji při otvírá ní nového dokumentu nalezneme v dialogovém okně Nový, zálož ce Obecné. Podslož ky jsou nazvá ny stejně jako zálož ky v tomto okně. Například Dopisy a faxy. Do které podlož ky šablonu uložíme, v té zálož ce ji najdeme. Nedodržíme-li toto pravidlo, šablona se v okně Novýneobjeví. Kromě místa ulož ení musíme sprá vně nastavit Typ uklá daného souboru (dot). Doplňující mož ností, jak dát dokumentu jednotnou ú pravu a vnutit mu určitý styl, je Galerie stylů. Otevřeme ji z nabídky menu FORMÁ T. V rámečku Šablona vybereme šablonu, kterou použ ijeme k přeformá tová ní aktivního dokumentu. Styly obsaž ené ve vybrané šabloně budou do něj zkopírová ny. Chcemeli se podívat na uká zku dokumentu s použ itím nových stylů, v rámečku Náhled klepněte na Dokument. Chceme-li se podívat na vzorový dokument, ve kterém jsou použ ity styly z vybrané šablony, klepněme na Příklad. Chceme-li se podívat na seznam stylů obsaž ených ve vybrané šabloně, klepněme na Ukázky stylů. Automatické formátování dokumentu Nabídkou FORMÁ T Automatický formá t získá me další mož nost automaticky zformá tovat aktivní dokument. I když je dialogové okno Automatickýformát jednoduché, poskytuje řadu mož ností. Tlačítko Možnosti je nejzajímavějším nástrojem k připravovanému přeformá tová ní. Umož ní vstup do mohutného dialogového okna Automatické opravy. Jeho nabídka je rozsá hlá a některé zálož ky si probereme podrobně později. Rozšiřuje nebo naopak omezuje rozsah automatického formá tová ní. Opět platí, ž e chceme-li se o volbá ch uvedených na jednotlivých zá lož ká ch dozvědět více, cvakněme na otazník a pak na danou mož nost. Okamž itě budeme mít k dispozici bublinovou nápovědu, která se váže k vybranému místu. Automaticky formátovat podrobíme dokument poněkud ná silnému přeformá tová ní, které nemůž eme ovlivnit jinak, než zamítnutím celé akce tlačítkem Zpět. Formátovat se zobrazením změ n můž eme prová děné změny kontrolovat a krok za krokem buď schvalovat, nebo zamítat. Rá meček vyberte typ dokumentu informuje, jaký typ dokumentu bude zformá tová n (obecný, dopis, elektronická pošta). Cílevědomým využ itím stylů začneme využívat automatické nástroje Wordu. Naše prá ce při formá tová ní dokumentů se nesmírně zrychlí, a ty snadno získají profesioná lní vzhled. Formulář e Formulářslouží jako tiskopis vylepšený o různá automatická nastavení, doprovodná makra, případně ná povědu. Je vytvořen podle specifických potřeb firmy, a kdykoliv je nutná odměna, dá se rychle upravit. Je mož né nastavit ochranu formuláře před všemi změnami, nebo uživatel můž e měnit jen určitá data. Lze jej nakonec ulož it jako šablonu. Vytvář ení formulář e začneme standardními příkazy SOUBOR Nový prázdný dokument. Nastavíme z nabídky Soubor Vzhled strá nky, abychom později nemuseli dokument zbytečně předělá vat. Do levého horního rohu vložíme pomocí příkazů VLOŽ IT Obrázek logo firmy, popřípadě ještě upřesníme jeho umístění a velikost. K další prá ci již ale budeme potřebovat nástrojový panel Formulář e. Jeho otevření iniciujeme příkazy ZOBRAZIT Panely nástrojů Formulář e. 1. Textové pole formulář e vloží textové pole na místo kurzoru. 2. Zaš krtávací políčko formulář e vloží zaškrtá vací políčko formuláře na místo kurzoru. 3. Rozbalovací pole formulář e vloží rozbalovací seznam na místo kurzoru. 4. Možnosti pole formulář e otevře dialogové okno aktivního prvku formuláře, ve kterém můž eme na místo nastavit předvolby.

4 5. Navrhnout tabulku do vybraného místa vloží tabulku, její vlastnosti máme mož nost dále upřesnit a ovlivňovat. 6. Vložit tabulku vloží tabulku s nastaveným počtem sloupců a řádků. 7. Vložit rám vytvoří pole nebo rám kolem určité oblasti. Do něj můž eme vklá dat další texty a formulářová pole a pomocí rá mu je seskupit. 8. Stínování pole formulář e zobrazí nebo skryje šedé vyznačení pole. 9. Ochrana formulář e je-li aktivní, chrá ní dokument proti změná m, kromě změn nastavení hodnot v prvcích. je přepínačem mezi rež imem ú prav a rež imem formulář. Chceme-li zabrá nit přepíná ní ochrany, využ ijeme nabídky NÁ STROJE Zámek. Ale to použ ijeme až na závěr vytváření formuláře. Druhým krokem při vytváření zobrazeného formuláře je vlož ení dvou rámů do prostor hlavičky dokumentu. K jejich vlož ení jsme použ ili tlačítko Vložit rám z panelu Formuláře. Cvakneme pravým tlačítkem myši na jeho aktivní okraj, a tím vyvolá me menu. Ohraničení a stínová ní využ ijeme k nastavení vzhledu okraje a barvy výplně. Formát rámu umož ní upravit hodnoty v dialogovém okně Rám. Jeho příkazy vymezují postavení rá mu v dokumentu a jeho umístění v textu. Obtékání v textu uvolní nebo zamezí vklá dá ní textu okolo objektu. Vzdálenost od textu vodorovně i svisle umož ní nastavit mezery mezi horním a dolním okrajem rá mu a textem. Ostatní hodnoty v nabídká ch okna se nastavují automaticky podle pozice, ve které rá m vytvoříme nebo do které ho přesuneme. Nemusíme je měnit pomocí klá vesnice. Po nastavení vlastností rá mu do něj vložíme text a pole datumu. To pomocí příkazů z nabídky VLOŽ IT Pole. V dialogovém okně Pole v rá mečku Kategorie nastavíme Datum a čas a v rá mečku Názvy polí Date. Po tomto postupu bude vytvořené pole vždy obsahovat aktuá lní datum (počítačové). Text i pole můž eme dále formá tovat běž nými postupy. Použ ijme tučné písmo. Ve druhém rámu připravíme ú daje o dovozci. Předpoklá dejme, ž e se mohou vyskytnout čtyři mož né firmy. Formulářbude obecný, jestliž e máme mož nost jednoduchým způsobem představit v poli pož adovanou firmu. K tomu ná m poslouží tlačítko Rozbalovací pole formulář e. Nalezneme jej v panelu ná strojů Formuláře. Pole se objeví na pozici kurzoru po aktivaci tlačítka myší. Klikneme-li na něm myší, otevřeme dialogové okno, ve kterém můž eme měnit jeho vlastnosti. Do rámečku Položka zapíšeme vždy text, který chceme mít v rozbalovacím seznamu zahrnut. Tlačítkem Př idat jej do něj odešleme. Šipkami Př esunout můž eme měnit pořadí aktivní polož ky, umístit ji do kteréhokoliv místa seznamu. Zapsané polož ky můž eme v hotovém formuláři vybrat myší a zobrazit, aniž bychom je museli vypisovat. Číslo objedná vky, v další čá sti formuláře, je vytvořeno pomocí tlačítka Textové pole formulář e. Stiskem tlačítka jej umístíme do místa kurzoru. Nastavení jeho vlastností umož ní kliknutí na objekt pole a otevření okna Možnosti textového pole formulář e. Princip zachá zení s objektem je obdobný jako u rozbalovacího seznamu. Prá ce s nastavením textového pole není slož itá. Povšimněme si nabídky rá mečku Typ: Obyčejnýtext použ ijeme, potřebujeme-li zapsat libovolný druh textu, slova, čísla, symboly. Číslo do pole můž eme vlož it číslo, které můž e být podkladem pro další matematická zpracová ní či vyhodnocení. Případný text vyhodnotí jako 0. Datum umož ní zapsá ní datumu v nastaveném formá tu. Předvolíme-li slož itější formá t a při vyplňová ní jej nedodržíme, počítač nám můž e dělat problémy. Zpočá tku volme jednodušší formá t. Zbavíme se nováčkovských problémů a zdlouhavých dialogů s počítačem. Aktuální datum, Aktuální čas program automaticky nastavuje aktuá lní hodnoty. Otevřeme-li formulářna Silvestra, najdeme , a na apríla 1. dubna. Výpočet- umož ní vlož it pole, které je schopné sečíst řádek nebo sloupec čísel. Chceme-li provést jinou početní operaci, můž eme funkci vepsat z klá vesnice. Kdykoliv je nutné v některém nastavení pole provést změny, můž eme pole kliknutím myši otevřít a zpětně se dostat do dialogového okna. Podmínkou je ale neaktivní Ochrana formulář e v panelu Formuláře. Když ji ale cvaknutím myší na tlačítko Ochrany formuláře zaktivujeme, máme přílež itost vyzkoušet, jak formulářa zejména pole v něm fungují. Můž eme vyplňovat textová pole, nastavovat na pož adované hodnoty rozbalovací seznamy pomocí šipky, která se objeví při aktivaci. Provedou se přiká zané výpočty. Chceme-li se vrá tit k další tvorbě formuláře, musíme Ochranu formuláře pomocí tlačítka vyřadit. Jakmile tak učiníme, data, která jsme v něm zapsali a nastavili, budou nastavena na předvolené hodnoty. Tlačítko Nápově dnýtext slouží k rychlému doplnění formuláře nápovědou. Otevře dialogové okno, kde je aktivní předvolba Žádný. Volbou Automatickýtext můž eme do nápovědy vlož it polož ku ze seznamu Automatického textu. Následující text umož ní vytvořit vlastní ná povědný text v rozsahu 138 znaků. Dvě zálož ky dialogového okna Nápově dný text pole formulář e umož ní vybrat ze dvou různých umístění ná povědy.

5 Stavovýřádek nápovědný text nalezneme v levém dolním rohu obrazovky na stavovém řádku. Je to při prá ci s formulářem dost nená padný způsob informová ní. Klávesa (F1) na obrazovce naskočí ná padné okno obsahující ná povědu. Tř etím krokem při vytvář ení formulář e je využ ití tabulky Wordu. Do místa, kde chceme přesně uspořádat data, vklá dat pole a početně je vyhodnocovat, vložíme tabulku. S tabulkou normá lně dále pracujeme. Můž eme použít slučová ní buněk, přidá ní řádku, zarovná vá ní, nastavová ní na střed, změny výšky řádku atp. Také se můž eme rozhodnout, jaké ohraničení buněk bude nejvýhodnější. Do buněk vklá dá me text, čísla, pole, rozbalovací seznamy. Dosá hneme perfektního rozvrž ení prvků v prostoru formuláře. Posledním krokem před zpřístupněním formuláře už ivatelům je nastavení ochrany celého formuláře nebo jeho čá stí. Chrá něný formulářmohou už ivatelé vyplňovat, nemohou však měnit jeho uspořád án í a jeho standardní prvky. Ochranu zapneme stiskem tlačítka Ochrana formulář e v panelu Formuláře. Rozdělíme-li formulářna oddíly, můž eme chrá nit pouze vybrané oddíly. Chceme-li mít jistotu, ž e ochrana nebude kýmkoliv porušena, doplníme ochranu heslem. K zaheslová ní se dostaneme příkazy NÁ STROJE Zámek. Tlačítko oddíly je aktivní pouze tehdy, je-li dokument na oddíly rozdělen. Pak můž eme vybrat, na který oddíl se ochrana bude vztahovat. Oddíly jsou rozlišeny pořadovými čísly. Do rámečku Heslo napíšeme řetězec znaků. Volme rozumné heslo, které si zapamatujeme, nebude mít sto znaků a také nebude zná mé širokému okolí. Počítač si zadané heslo ověří a dokument je ochrá něn před neodbornými a destruktivními zá sahy zvenčí. Prá ce s formuláři zefektivní opakující se činnosti. Místo zdlouhavého vypisová ní velice rychle nastavíme sprá vná data. Máme zaručenu standardní ú pravu strá nek a stabilní předvolení jednotlivých prvků formuláře. Ten, kdo vyplňuje formuláře, můž e pracovat pouze s připravenými mož nostmi a získá me tak potřebné informace ve formá tu, který jsme sami volili. Ulož ení základního formuláře jako šablony nás zařadí mezi vyspělé už ivatele. Přesto ale je třeba u slož itých a na matematické funkce bohatých formulářů uvážit ná sledující pozná mku. Pozná mka: Pro slož itější výpočty je nejvhodnější formulářvytvořit v programu Microsoft Excel. Poskytuje obdobné služ by jako formuláře ve Wordu, ale prá ce se všemi funkcemi je v něm jednodušší a jeho mož nosti podstatně rozsá hlejší.