Zápis z rady Hodnocení kvality

Transkript

1 Zápis z rady Hodnocení kvality Datum a místo konání: , Brno Lesná Účast: - Ondřej Kupka Dick (Písek) - Anna Šlechtová Pírko (Praha) - Lenka Vyčichlová (Sezimovo Ústí) - František Šereda Moulin (Nymburk) - Martin Hovorka Maho (Brno) - Roman Dvořák Rejpal (Brno) - Břetislav Fiala Goro (Olomouc) Omluveni: - Tomáš Merta (Hradec Králové) - Martin Pavlík - Světluška (Hradec Králové) Přílohy: - Standardy upravované na týmovce 1) Cíle porady a) Mít připomínkované všechny dostupné kritéria, zejména pak kritéria prioritní (oddíl a středisko) b) Mít jasnou představu o komunikaci do hnutí na následujících pět měsíců c) Mít jasnou představu o podobě a formě otevřeného připomínkování v březnu d) Mít rámcovou představu o podobě otevřeného i uzavřeného testování v létě 2) Změny v projektu - Rozhodli jsme se začít pracovat s novou jednotkou, a to s táborem. Tábor obsahuje mnoho hodnotitelných věcí, díky kterým má smysl uvažovat o jejich vytáhnutí bokem do samostatné jednotky (a ne tím zahlcovat kritéria oddílu). Vzhledem k tomu, že se jedná o nejdůležitější a nejrozsáhlejší akci v činnosti oddílů, bude vhodné ji hodnotit a hodnotit ji odděleně. - Otevřené pre-testování, které bude zahájeno v březnu, jsme přejmenovali na (otevřené) připomínkování (název tak bude více srozumitelný a bude více vystihovat podstatu) - Při diskusi o průběhu testování jsme došli ke změně harmonogramu testování a zavádění. Budeme dále pracovat s tzv. první vlnou, ve které bude vše do úrovně střediska (družina, tábor, oddíl a středisko) a s tzv. druhou vlnou (kurzy, VOJ, ústředí). První vlna bude testování letošní léto a naplno spuštěna příští léto, druhá vlna bude posunutá o jeden rok. 1) První vlna vše do úrovně střediska Oddíl Středisko Tábor Družina 2) Druhá vlna VOJ, kurzy a ústředí Okres Kraj Rádcovský kurz Vůdcovský kvalifikační kurz Čekatelský kvalifikační kurz Instruktorská lesní škola Ústředí - NJ, VRJ, KÚJ, TDC, JUN

2 3) Připomínkování kritérií - Kritéria byla probírána společně celým týmem. Promítala se na plátno a přímo do tabulek s návrhy kritérií od garantů se zaznamenávaly jednotlivé návrhy na změny a komentáře, ke kterým tým došel. Takto zpracované podklady poslouží jednotlivým garantům pro jejich další dopracování do podoby, která půjde do připomínkování - Při projednávání vyplynulo, že bude potřeba vyjasnit používané pojmy (udělat jakýsi slovníček pojmů), a to zejména pro následující pojmy (dá se předpokládat, že další budou přibývat): oddílová rada aktivní vedoucí družina rádce - Po projednávání nebylo dost dobře možné zhodnotit, zda nám v kritériích něco důležitého nechybí, zda je tam obsaženo vše. Bude nutné se na toto zaměřit v některé z dalších fází. - Jak bude dále probíhat zpracování kritérií: Zapracování poznámek z týmovky (kritéria z první vlny ) Rozvinutí do jednotlivých úrovní (nyní máme většinou jen jednu) Příprava pro zveřejnění pro připomínkování (na začátku března) Vlastní kontrola úplnosti (zda něco nechybí) - Poznámky k projednávání jednotlivých kritérií: a) Oddíl Při projednávání kritérií oddílu se ukázala potřeba vyjasnit otázku tábora, což skončilo rozhodnutím začít pracovat s novou jednotkou tábor b) Středisko c) Družina Kritéria nebyla zaslána předem, byla k dispozici až na jednání d) Tábor Na základě rozhodnutí o zařazení jednotky tábor došlo ke zpracování hrubého konceptu vycházejícího z osvědčeného hodnocení táborů prováděného ORJ Brno-město. Dílčí věci bude potřeba přehodnotit, ale jako výchozí materiál a vodítko to může posloužit Garantování kritérií pro tábor se ujal Maho 4) Průběh připomínkování a testování a) Otevřené připomínkování - Původně nazýváno otevřené pre-testování, přejmenováno na lépe vyhovující připomínkování - Bude sloužit k prvnímu odladění návrhů standardů a formulářů, bude jej provázet obdobná komunikace jako u experimentálních stezek (aby se zapojili zájemci o problematiku, příliš netlačit do hnutí, aby to neodradilo svou nehotovostí a neodladěností) - Při prvním připomínkování bychom měli testovat: tabulky kritérií jednotek z první vlny s již se zpracovanými všemi úrovni základní podobu papírového formuláře (alespoň pro představu a pro pochopení) jak bude na první konkrétnější informace o hodnocení kvality reagovat hnutí

3 - Vyhodnocení připomínek bude přes web hodnocení kvality i přes komentáře do excelu. Vše se následně zadá na web a výstupy budou k dispozici garantům jednotlivých standardů - Do připomínkování zapojíme cíleně i různě zkušené lidi z našeho okolí a členy ústředních orgánů a jejich odborů. - Načasování a komunikace bude probíhat v březnu (blíže viz kapitola Komunikace do hnutí a Časový harmonogram ) b) Testování (otevřené i uzavřené) - Jeden z hlavních nástrojů, jak si ověřit fungování na širokém vzorku lidí s maximálním přiblížením budoucí praxi v realitě. - Toto testování bude provázet široká komunikace do hnutí, která bude již mj. součástí zavádění hodnocení kvality do hnutí, budeme chtít, aby se zapojilo hodně lidí, toto testování bude probíhat v co nejvíce podobných parametrech jako budoucí ostré testování (termín, formuláře, aplikace ) - Uzavřené testování bude probíhat společně s otevřeným testováním a bude se lišit pouze reprezentativním výběrem jednotek do souhrnného zpracování. - Při hlavním otevřeném i uzavřeném testování bychom měli testovat: Kompletní tabulky kritérií (se všemi úrovněmi) Podobu formulářů (papírové i na webu) Správné nastavení úrovní (na základě reprezentativního výběru) Termíny, ve kterých hodnocení probíhá - Pro tato testování budeme potřebovat: Připravená kritéria rozpracovaná do všech úrovní se zapracovanými připomínkami z připomínkování Papírové formuláře První verze modulu k hodnocení kvality ve skautisu pro sběr dat - Modul k hodnocení kvality ve skautisu bude pro testování obsahovat: Elektronický formulář Výpočet a zobrazení statusu, které se ukáže jenom nám a hodnoceným jednotkám (s varováním, ať to neberou zatím příliš vážně, že je to zatím jen testování) - Další funkce modulu do skautisu budou řešeny až v následných krocích: Zobrazení informací správným osobám Grafy a výstupy - Zadání pro modul hodnocení kvality má na starosti Rejpal, zadání bude konzultováno s Dickem (příp. i týmem, bude-li to čas umožňovat), následně bude probíráno s Infoodborem a přetaveno do podoby programátorského zadání - Pro testování budeme dodržovat termíny, ve kterých chceme, aby hodnocení probíhalo o Hodnocení oddílů a družin červen až září o Hodnocení táborů červenec až září o Hodnocení středisek srpen až říjen - V testování nebudeme pracovat s žádnou motivací či oceněním úspěšných jednotek - Nebudeme zatím chtít validaci od nadřízené jednotky

4 c) Zacílené osobní testování - Bude spočívat ve výběru několika málo jednotek (pokrývající rozmanitost jednotek), u kterých proběhne hodnocení za účasti týmu (oddílová rada ), někoho, kdo jednotku zná (výchovný zpravodaj, vůdce střediska ) a někoho z týmu hodnocení kvality. Touto formou by měly být odhaleny problémy při samotném sebehodnocení a problémy odlišnosti výsledků dle formulářů ve srovnání s realitou. - Zacílené osobní testování si vezme na starosti Pírko - Nejvíce budeme zaměření na jednotku oddíl, kde by se měly jednotlivé vybrané typy lišit a měly by představovat cca jednotek - Pro tento typ testování jsme vybrali následující typy oddílů: Starší vůdce (>40) velice mladý vůdce (18 let) Rodinné středisko středisko jako pouze administrativní zázemí Vedení týmem vedení jedním člověkem Dlouholetý vedoucí nové vedení Vesnice velké město Minimální obrovský oddíl Konzervativní příznivci změn - U družin, táborů a středisek budeme chtít také cílené osobní testování také, ale v menším měřítku (2-3 ks od každého, aby se něčím lišily). Jako základní odlišnosti byly vybrány následující (celkem tedy 9 jednotek) Družiny rozdílný věk rádce (13, 15, 18 let) Tábory střediskový oddílový Středisko rodinné velké administrativní rozprsklé na hromádce 5) Komunikace do hnutí - Po týmovce již máme (nebo budeme brzy mít) první výstupy, které můžeme začít komunikovat ven, zejména pak pro březnové připomínkování - Pro tyto účely budeme používat zejména články křižovatky a vlastní webové stránky se všemi veřejnými podklady (vytvořené Gorem). Tyto hlavní nástroje pak bude doplňovat časopis Skauting, HelpDesk, infokanály, adresné maily, prezentace apod.. - Cíle veřejného webu k hodnocení kvality by měly být následující Představit pochopitelně celý projekt tak, aby zájemci měli možnosti zjistit, co to je, jak si to představujeme a co to bude pro ně znamenat Poskytovat všechny veřejně přístupné informace k projektu Poskytovat prostor pro shromažďování připomínek z Připomínkování a z testování Poskytovat rozcestník pro hlavní testování (do skautisu ), pro kontaktování týmu - Web bude potřeba naplnit vhodnými daty a strukturou. Na základě stanovených cílů strukturu odladí Goro s pomocí Dicka, naplnění daty provede také Goro s Dickem s pomocí týmu. - U webu bude důležité (zejména pak u části sloužící k představení a připomínkování kritérií), aby nebyl moc složitý, s hlubokou strukturou. Chceme, aby byl přehledný a snadno použitelný. - Na nasypání kritérií do systému bude potřeba cca jeden týden. (s rezervou)

5 - Jednotlivé fáze komunikace a jejich forem: Únor bližší informace o projektu a našich plánech, že se můžou se zapojit do připomínkování (mluvit o dvou fázích) cílené zaslání této informace všem střediskům, okresům a krajům (komunikovat s nimi dříve než se všemi oddíly web + HelpDesk adresný mail z ústředí (od středisek výše) Březen Duben Květen Červen probíhá připomínkování, zapojte se do něj (uzávěrka na konci března) oslovit své známé ze všech oblasti upozornění na uzávěrku připomínek (týden před koncem března) Představení projektu zástupcům krajů jak bude probíhat hlavní testování brzy bude spouštěno hlavní testování, zapojte jej do vaší práce s podřízenými jednotkami (co ukázalo připomínkování, hlaste se do zacíleného osobního testování) - bude záležet na tom, co z připomínkování vzejde hlavní testování bylo spuštěno (na konci května) Připomenout hlavní testování (před koncem června) web hodnocení kvality adresný mail od členů týmu (předpřipravený dopis) prezentace na setkání krajů a VRJ 6.3. článek ve Skautingu adresný mail (od středisek výše) balíček ORJ a KRJ infokanál + banner křižovatka + balíček ORJ a KRJ Červenec srpen Nic - Září Říjen Připomenutí termínů (začátek září) Upozornění na uzávěrku všech jednotek vyjma střediska (konec září) Upozornění na uzávěrku středisek (konec října) balíček ORJ a KRJ balíček ORJ a KRJ

6 - Součástí komunikace je i informování ústředních orgánů, která by proběhla v souladu se zadáním následovně: Únor Březen Podání řádného materiálu do NJ Představení podkladů pro připomínkování ve VRJ 3.3. Zaslání podkladů odborným skupinám (MS, OVČIN ) 4.3. Projednávání v NJ Duben Informování VRJ o výsledcích připomínkování Květen Podání řádného materiálu do NJ o hlavním testování 5.5. Červen Představení spouštěného testování v NJ ) Úkoly do nejbližší týmovky Zpracovat zápis z druhé týmovky v lednu Dick 7.2. Připravit prezentaci k hodnocení kvality Dick Dopracovat standardy pro oddíl pro otevřené připomínkování Pírko (Léňa) Dopracovat standardy pro družinu pro otevřené připomínkování Dick Dopracovat standardy pro středisko pro otevřené připomínkování Rejpal Dopracovat standardy pro tábor pro otevřené připomínkování Maho Představení projektu na HelpDesku Maho Informace o projektu na křižovatku Dick Vytvořit a zpracovat strukturu webu k hodnocení kvality Goro a Dick Připravit materiál pro NJ Dick Naplnit web k hodnocení kvalitě texty Goro a Dick Nasypat na web kritéria první vlny pro otevřené připomínkování Goro Připravit ukázku pap. formuláře pro představu a pochopení Goro Připravit funkční zadání modulu k hodnocení kvality do skautisu Rejpal Adresný mail střediskům, okresům a krajům ohledně projektu Moulin Upozornění na uzávěrku připomínkování Moulin Představit projekt NJ Dick Spustit připomínkování kritérií Dick 1.3. Zajistit komunikaci ohledně připomínkování do VRJ a skupin Dick 4.3. Podklady pro osobní oslovení k připomínkování členy týmu Dick 4.3. Osobní oslovení známých s žádostí o připomínkování všichni 8.3. Představení projektu na Setkání krajů a VRJ Dick 6.3. Připomínky z excelu a komentářů vložit do webové aplikace Moulin 5.4. Zpracovat výstupy z připomínkování (z webu) Goro Připravit třetí týmovku Dick Zpracovat první nástřel standardů pro rádcovský kurz Světluška Zpracovat první nástřel standardů pro ústřední orgány Dick 10.4.

7 6) Nový časový harmonogram Hlavní změny oproti předcházející verzi: - Rozdělení projektu na pouze dvě fáze, první fáze letos, druhá fáze o rok později Duben 2009 Říjen 2009 Sepsání a první projednání zadání projektu Zahájení projektu (první schůzka týmu ) Shoda nad zadání projektu Konkrétní rozpracování jednotlivých částí Plán a časový harmonogram Listopad Leden Příprava kritérií pro jednotky z první vlny Leden Únor Březen Duben Květen Červen Říjen Listopad Prosinec 2011 Leden Březen 2011 Červen Říjen 2011 Srpen Listopad 2011 Druhá týmovka ( ) Diskuse rozpracovaných kritérií Vyjasnění podoby komunikace a testování Představení verze pro připomínkování (Helpdesk, VRJ) Otevřené připomínkování pro první vlnu Třetí týmovka ( ) Zapracování připomínek z připomínkování Příprava hodnotících archů pro hlavní testování Příprava testování Příprava testování pro první vlnu Testování pro jednotky z první vlny Vyhodnocení testování první vlny Příprava návrhů kritérií pro jednotky z druhé vlny Příprava finálních kritérií pro ostré spuštění první vlny Otevřené připomínkování pro druhou vlnu První řádné hodnocení kvality pro jednotky z první vlny Testování pro jednotky z druhé vlny První vlna vše do úrovně střediska Oddíl Středisko Tábor Družina Druhá vlna VOJ, kurzy a ústředí Okres Kraj Rádcovský kurz Vůdcovský kvalifikační kurz Čekatelský kvalifikační kurz Instruktorská lesní škola Ústředí - NJ, VRJ, KÚJ, TDC, JUN