Metodický postup pro elektronické katalogy minimální obsahové náležitosti

Transkript

1 Metodický postup pro elektronické katalogy minimální obsahové náležitosti Strana: 1/11

2 Verze dokumentu Autor a datum vytvoření Schválil Vydáno (datum) 1.0 MMR OVI PV Strana: 2/11

3 1. Obsah METODICKÝ POSTUP PRO ELEKTRONICKÉ KATALOGY MINIMÁLNÍ OBSAHOVÉ NÁLEŽITOSTI OBSAH ZDŮVODNĚNÍ PŮSOBNOST A CÍL DOKUMENTU LEGISLATIVNÍ A NORMATIVNÍ PROSTŘEDÍ... 4 A. DEFINICE POJMU ELEKTRONICKÝ KATALOG... 4 B. POUŽÍVÁNÍ ELEKTRONICKÝCH KATALOGŮ... 4 C. LEGISLATIVNÍ PROSTŘEDÍ... 5 D. TECHNICKO-NORMATIVNÍ PROSTŘEDÍ MINIMÁLNÍ OBSAHOVÉ NÁLEŽITOSTI... 9 Strana: 3/11

4 2. Zdůvodnění Vláda ČR schválila dne Národní plán zavedení elektronického zadávání veřejných zakázek pro období let 2006 až Cílem této strategie je především zrychlení procesu zavádění elektronických nástrojů do oblasti zadávání veřejných zakázek. Jedním z opatření Národního plánu, prostřednictvím kterých chce vláda dosáhnout uvedeného cíle, je vydání metodiky/metodického postupu pro elektronické katalogy. Orgánem státní správy, který odpovídá za vydání metodiky je Ministerstvo pro místní rozvoj ČR. 3. Působnost a cíl dokumentu Tato metodika je doporučujícím dokumentem pro subjekty, které se rozhodly využívat elektronické nástroje pro zadávání veřejných zakázek podle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách. Dokument definuje a vysvětluje pojem elektronický katalog, poskytuje doporučení pro způsoby využívání elektronických katalogů a poskytuje doporučující výčet obsahu elektronických katalogů. Využití najde především u zadavatelů veřejných zakázek, kteří se rozhodují o způsobu a formě vypsání veřejné zakázky, u provozovatelů elektronických nástrojů, kteří vytváří elektronické katalogy a poskytují je k užití formou služby svým klientů a také u uchazečů (soutěžitelů) a dodavatelů, kteří nabízejí své zboží, služby nebo stavební práce v rámci veřejných soutěží, tak také mimo ně. Cílem tohoto dokumentu je poskytnout úvod do problematiky osloveným subjektům a poskytnout jim základní metodické doporučení pro sestavování a používání elektronických katalogů. Tato metodika nemá charakter závazného dokumentu a její plnění nemůže být vymáháno v rámci působnosti právního řádu ČR. 4. Legislativní a normativní prostředí a. Definice pojmu elektronický katalog Elektronický katalog je možné definovat různými způsoby, podle účelu definice. Evropská komise definuje elektronický katalog jako digitální reprezentaci katalogu produktů příslušného ekonomického subjektu, obsahující popis produktu, jeho cenu a další hodnoty (jako například obrazy produktu, technický podpis, vyjádřený soulad s normami nebo digitální elektronický podpis) související s jeho nákupem a prodejem mezi subjekty zúčastněnými v procesu elektronického zadávání veřejných zakázek1. Formu elektronického katalogu na sebe může brát nabídka uchazeče popisující nabízené zboží či služby (například v případě veřejných zakázek zadávaných na základě rámcové smlouvy nebo v dynamickém nákupním systému nebo v elektronické aukci), případně i poptávkový dokument zadavatele veřejné zakázky, ve kterém uvádí parametry poptávaného zboží, služeb nebo stavebních prací. Samotný elektronický katalog může mít formu tabulky zobrazitelné pomocí běžného aplikačního programového vybavení (tabulkové editory, spreadsheety) nebo formu XML struktury, která umožňuje technologicky nezávislý způsob zobrazování uložených dat. b. Používání elektronických katalogů Elektronické katalogy se uplatní při zadávání veřejných zakázek při definování poptávaného nebo nabízeného zboží, služeb a stavebních prací a to především u komodit, které jsou dobře 1 eprocurement feasibility study final report, European Dynamics, , str. 5 Strana: 4/11

5 parametrizovatelné a měřitelné. Jedná se například o spotřební materiály, kancelářské a hygienické potřeby, paliva a chemické látky, ale i IT technologie a s nimi souvisejícími služby. Hlavní výhodou elektronického katalogu je jeho strukturovaná forma, která umožňuje výhodnější jak manuální tak případně technologické zpracování údajů v něm obsažených. První možností využití elektronického katalogu je definování poptávaného zboží/služby v zadávací dokumentaci. Zadavatel může po uchazečích požadovat doplnění formuláře elektronického katalogu, aby si tak zjednodušil posuzování nabídek a zároveň aby v něm uvedl, jaké mandatorní a volitelné parametry má poptávané zboží, služba nebo stavební práce (dále souhrnně produkt ) mít. V druhé řadě nachází elektronické katalogy místo při definování nabízeného produktu, tedy v procesu podávání a doplňování nabídek a to jak v běžném otevřeném zadávacím řízení, tak v rámcových smlouvách, v dynamických nákupních systémech a při elektronických aukcích, kdy výhody formalizovaného popisu produktu budou nejvíce využívány k hodnocení nabídek automatizovanou metodou. V současnosti se používání elektronických katalogů omezuje na zvýšení přehlednosti nabízeného produktu při zadávání veřejných zakázek a v komerčních systémech e-procurementu. Existuje jen několik systémů, které využívají možnosti automatizace procesu realizace zadávání zakázek a to mimo oblast veřejných zakázek. Důvodem je zatím málo rozvinuté používání dynamických nákupních systémů a e- aukcí při zadávání veřejných zakázek a nízké povědomí veřejnosti o možnosti jejich využití. c. Legislativní prostředí V právním řádu České republiky se vyskytuje pojem elektronického katalogu pouze v zákonu č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (dále zákon ), který definuje elektronický katalog jako soubor informací obsahující ceny odpovídající jednotlivým položkám předmětu veřejné zakázky, popis takových položek, případně další údaje s nimi související. Zákon o veřejných zakázkách, v ustanovení 149 odst. 7, předpokládá použití elektronického katalogu jako formy podání nabídky a to zejména v případě veřejných zakázek zadávaných zadavatelem na základě rámcové smlouvy nebo v dynamickém nákupním systému. Příslušné ustanovení je ale jen deklaratorní a tak jedinou povinností, kterou zákon vyžaduje v souvislosti s používání elektronických katalogů, je splnění požadavků zákona na elektronické nástroje. Pro účastníky výběrového řízení (zadavatele, uchazeče, sekundárně i provozovatele elektronických nástrojů pro zadávání veřejných zakázek) to znamená, že elektronický katalog, jakožto soubor informací vyměňovaných prostřednictvím elektronických nástrojů2 musí být součástí atestace příslušného elektronického nástroje podle zákona a prováděcí vyhlášky3. Jinými slovy musí elektronický katalog splňovat požadavky vyhlášky č. 329/2006 Sb., kterou se stanoví bližší požadavky na elektronické prostředky, elektronické nástroje a elektronické úkony při zadávání veřejných zakázek. Pro účely uvedené vyhlášky je třeba definovat elektronický katalog jako data či datovou zprávu reprezentující popis nabízeného produktu, tedy součást nabídky nebo nabídku samotnou. Elektronický katalog může obsahovat i popis poptávaného produktu a může být tedy i součástí zadávací dokumentace. Vyhláška č. 329/2006 Sb. se proto vztahuje na elektronické katalogy ve dvou ustanoveních, a to v ustanoveních 4 a 6. Ze znění vyhlášky vyplývá, že elektronický katalog musí být chráněný proti 2 Viz ustanovení 149, odst. 2 zákona. 3 Vyhláška č. 326/2006 Sb., o podrobnostech atestačního řízení pro elektronické nástroje, náležitostech žádosti o atest a o výši poplatku za podání žádosti o atest (vyhláška o atestačním řízení pro elektronické nástroje). Strana: 5/11

6 neoprávněné změně a musí být elektronicky podepsaný zadavatelem (součást zadávací dokumentace) nebo dodavatelem (součást nabídky) podle zvláštního právního předpisu4. Na elektronický katalog se můžeme dívat i skrze zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, který upravuje obchodní vztahy mezi státem nebo samosprávnou územní jednotkou a podnikateli, jakožto nejčastějšími účastníky veřejných výběrových řízení. Především v případě rámcových smluv, v dynamickém nákupním systému a při elektronických aukcích bude elektronický katalog používaný jako jediný prostředek výměny informací obchodovaného produktu. V takovém případě musí elektronický katalog, kromě uvedených informací obsahovat také údaje o množství nebo rozsahu poptávaného/nabízeného zboží, služeb či stavebních prací. Pokud má produkt vadu, musí být i tato informace součástí jeho popisu. Další informace, jako způsob dopravy, informace o balení zboží, účel a způsob použití, bývají běžnou součástí obchodní smlouvy a z důvodu přehlednosti není žádoucí je vkládat do elektronického katalogu. Z právních předpisů je tedy možné dovodit, že elektronický katalog musí obsahovat o poptávaném/nabízeném produktu: identifikace položky popis položek, cenu položek, údaje o množství a rozsahu položek, elektronický podpis katalogu. Kromě výše uvedeného může katalog dále obsahovat informace o použití a vadách zboží a další informace, které musí být součástí obchodní smlouvy. d. Technicko-normativní prostředí Budeme-li se dívat na elektronické katalogy podle jejich technologické definice (viz 4.a. třetí odstavec), pak je možné říci, že elektronické katalogy jsou velmi hojně používaným nástrojem v současné obchodní praxi. Prakticky všechny poptávkové a nabídkové procesy prováděné prostřednictvím elektronických nástrojů používají specifikou variantu elektronického katalogu. Od jednoduchých tabulek, ve kterých je popis produktu, cena množství a další atributy v textové formě zobrazitelné běžným kancelářským softwarem, až po strukturované datové věty formátované pro použití ve specifickém elektronickém nástroji. Standardizované elektronické katalogy používají ERP systémy (např. mysap, Navision apod.), respektive jejich procurementové moduly. Ve velkých dodavatelsko/odběratelských uskupeních vznikají profilované technologické standardy, které jsou povinni dodržovat všichni účastníci takovýchto uskupení, a které často definují i vlastní struktury elektronických katalogů (např. v automobilovém průmyslu AAIA- ACES5, v IT průmyslu ecxml6 z roku 1998 a xcbl7, rozšířený standard EAN.UCC8, německý 4 Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů. 5 AAIA, ACES XML, verze 2.0, 2006, 6 Ariba, ecxml, verze , 7 CommerceOne, XML Common Business Library (xcbl), verze 3.5, 8 EAN International, EAN.UCC Business Message Standards, verze 1.0, 2001, Strana: 6/11

7 BMEcat9 apod.). Všechny tyto standardy, nebo lépe technologické specifikace, jsou postaveny na individuálních potřebách a možnostech buď výrobce daného procurementového systému nebo technologickém prostředí obchodních uskupení. Jednotícím prvkem napříč těchto specifikací je tendence přibližování se XML, jakožto univerzálního propisovacího a zobrazovacího jazyka. Elektronické katalogy v zadávacím řízení podle zákona o veřejných zakázkách, spolu s dalšími technologickými náležitostmi souvisejícími s elektronickými nástroji pro zadávání veřejných zakázek, mají svou vlastní evoluční linii. Stejně jako se Evropská komise zabývá sjednocováním legislativního prostředí při zadávání veřejných zakázek napříč členskými státy EU, zabývá se v rámci programu IDABC10 i standardizací postupů, pravidel a technických požadavků na elektronické nástroje pro zadávání veřejných zakázek. V rámci své iniciativy v oblasti eprocurement se IDABC rozhodla soustředit především na podporu interoperability a podporu rozvoje používání elektronických nástrojů pro zadávání veřejných zakázek mezi členskými státy EU, a to zejména vytvořením technických specifikací pro tyto nástroje napříč celou unií. Tato iniciativa se přirozeně dotýká i elektronických katalogů. Výsledkem práce IDABC na tomto poli je seznam analytických a návrhových dokumentů z ledna V úvodní studii, která vznikla jako první z tohoto seznamu dokumentů, 1 se konstatuje, že v současnosti neexistuje dostupný dokument, který by dostatečně kvalitně definoval požadavky Evropské komise na elektronické katalogy. Technické specifikace uvedené v prvním odstavci jsou pro účely zadávacích řízení v členských státech příliš úzce zaměřené. V úvodní studii se proto konstatuje, že by měly následovat standardizační kroky směřující k vytvoření takového dokumentu. V dokumentu1 se dále uvádí základní požadavky, které by požadovaná technická specifikace měla respektovat: 1. technické požadavky na elektronické katalogy nesmí preferovat nebo diskriminovat žádného účastníka řízení, 2. informace obsažené v elektronických katalozích musí být zobrazitelné stejným způsobem všem, bez ohledu na použitou zobrazovací technologii, 3. forma elektronického katalogu musí umožňovat automatizované zpracování a vyhodnocování jeho obsahu. Ačkoli technická specifikace zabývající se pouze elektronickými katalogy v rámci iniciativy eprocurement IDABC ještě nevznikla, další významný dokument z díly IDABC se elektronickými katalogy částečně také zabýval. Je jím souhrn funkčních požadavků vydaný v lednu 2005 pod názvem Functional Requirements for Conducting Electronic Public Procurement under the EU Framework. Tento dokument popisuje možnosti využití elektronických katalogů v zadávacím řízení i způsoby jejich zpracování. Prvním momentem využití elektronického katalogu je zde definováno poskytnutí informací o zadávacím řízení, resp. poskytnutí zadávací dokumentace. Zadavatel, jakožto tvůrce zadávací dokumentace, může s výhodou definovat strukturu nabídek, které mu mají být uchazeči podány včetně případné struktury elektronického katalogu, pokud to je možné. Při splnění výše uvedených třech zásad nabízí tato norma 4 možné formy zpracování elektronického katalogu: 1. Spreadsheet, 2. Přenositelný databázový soubor, 9 Schmitz, V. a Kelkar, O., T. Specification BMEcat, verze 1.2, 10 Program Evropské komise, Strana: 7/11

8 3. Prostý text, 4. XML struktura. Spreadsheet výhodou této formy zpracování katalogu je, že se jedná o uživatelsky velmi jednoduchou metodu přípravy katalogu i jeho naplnění, a to za zachování možnosti efektivně vyhodnocovat doplněné hodnoty. Výhodou také je, že editorů pro tvorbu těchto tabulek je relativně dost (MS Excel, Lotus Notes apod.) a jsou penetrované mezi státní správou i dodavateli. Slabší stránku je jejich otevřenost a technologická nezávislost. Jak na straně zadavatele, tak straně uchazeče vyžadují použití specifického softwarového produktu. Přenositelný databázový soubor výhodou této formy, která se liší od spreadsheetů svojí komplexností a možností obsáhnout i jiné než textové hodnoty (obrázky, zvuk, video), je opět relativní uživatelská přívětivost a jednoduchost. Zadavatel sám je schopen vytvořit návrh elektronického katalogu a uchazeč je schopen do něj za pomoci databázové aplikace (MS Access, Paradox apod.) sám doplňovat bez dalšího úsilí hodnoty o nabízeném produktu. Ještě palčivější je zde ale technologická závislost na použitém SW. Prostý text použitím prostého textového souboru se dostáváme na úplný vrchol škály použitelnosti, jednoduchosti a technologické nezávislosti, ale zároveň na úplných chvost v možnostech následného zpracování obsahu. XML Struktura XML představuje moderní způsob zápisu a strukturování dat, který je v současných internetových technologiích nejvíce užívaným nástrojem. Tento univerzálně použitelný a otevřený zapisovací jazyk umožňuje strukturování a zobrazování jakýchkoli dat. XML struktura je optimálním prostředím pro použití automatizovaného zpracování v ní obsažených dat. Zároveň vyžaduje pouze minimální znalost a zkušenost zadavatele a uchazeče při vyplňování pod podmínkou, že používají připravené elektronické nástroje pro zadávání veřejných zakázek, které byly vytvořeny za účelem zpracování XML elektronických katalogů. V prvním odstavci této kapitoly je uveden výčet technických specifikací používaných rozličnými obchodními uskupeními, ze kterého je patrné, že všechny moderní technické specifikace vznikají jako doporučené profily XML struktur. Vývoj praxe je tedy potvrzením klíčového doporučení IDABC formulovaného v dokumentu Funkčních požadavků, aby elektronické katalogy v zadávacích řízení podle evropské legislativy vznikaly jako XML struktury. Na základě rozhodnutí Evropské komise založit na XML veškerá doporučení týkající se automatizované výměny dat v zadávacím řízení (tedy elektronické objednávky, fakturace, hodnocení, aukce apod.), jejichž elementární součástí jsou i elektronické katalogy, vznikla sada dokumentů popisující datové a procesní modely výměny dat v zadávacím řízení a také XML datové struktury vyměňovaných dat11. Z těchto dokumentů vyplývají další požadavky na elektronické katalogy, respektive na jejich obsah, nad rámec požadavků popsaných v kapitole 3. Sada vzorových XML struktur zde požaduje, aby součástí elektronického katalogu byly následující položky: id produktu rozlišovací klíč poptávaného/nabízeného zboží unikátní u daného zadavatele/uchazeče, název produktu též unikátní u daného uchazeče, 11 E-ordering and E-invoicing phases, dále E-tendering and E-awarding phases, dále eprocurement XML schemas, vše IDABC a Valoris, leden Strana: 8/11

9 popis produktu textový, obrazový či zvukový popis poptávaného/nabízeného zboží, údaj o množství údaj o množství či rozsahu poptávaného/nabízeného produktu, cena katalog by měl obsahovat více položek popisujících cenu zboží, a to především: jednotkovou cenu bez DPH a/nebo včetně DPH s označením, o jakou variantu ceny se jedná, celkovou cenu za dané množství bez DPH a/nebo včetně DPH s označením, o jakou variantu ceny se jedná, údaj o času platnosti údajů uvedených v katalogu časový interval, kdy jsou údaje uvedené v elektronickém katalogu platné a závazné, digitální podpis zadavatele/uchazeče. Uvedené dokumenty popisují i datové formáty uvedených položek a jejich integritní omezení, což je již mimo rámec této metodiky. V této kapitole byly z pohledu obsahu a formy elektronických katalogů analyzovány předpisy vydané v rámci iniciativy eprocurement IDABC. Tyto technické specifikace byly vydány Evropskou komisí za účelem sjednocení technologického prostředí elektronických nástrojů v rámci EU. Jejich použití v praxi není povinné, ale doporučené, stejně jako jsou doporučení této metodiky. Členské státy by se ale v rámci zajištění jednotného a otevřeného prostředí pro zadávání veřejných zakázek měly snažit prosazovat tato doporučení do praxe. Adekvátním nástrojem pro to jsou například dobrovolné či povinné atestace elektronických nástrojů, v rámci kterých je možné hodnotit shodu příslušného elektronického nástroje s těmi technickými specifikacemi. Závěrem této kapitoly je možné konstatovat následující fakta: 1. Je přípustné, aby elektronické katalogy byly vytvářeny a používány v různých formátech (prostý text, databázové soubory, tabulky či XML struktury), jednoznačně doporučeným schématem je však XML, 2. Bez ohledu na formát by elektronické katalogy měly obsahovat alespoň vyjmenované položky: identifikátor, název, popis, údaj o množství a cenně, časovou platnost a digitální podpis (je zřejmé, že požadavek na zahrnutí digitálního podpisu není možné splnit pouhou textovou formou katalogu). 3. Cílem Evropské komise je v rámci programu IDABC dosáhnout dodržování těchto požadavků napříč členskými státy EU, které by jejich dodržování měly podporovat či vyžadovat. 5. Minimální obsahové náležitosti Na základě závěrů z kapitoly 4. je možné definovat minimální obsahové náležitosti elektronických katalogů pro účely zadávání veřejných zakázek podle zákona. Tato metodika doporučuje pouze seznam položek elektronických katalogů podle zákona, jejich technický popis je mimo rámec tohoto dokumentu. Technické náležitosti elektronických katalogů je možné zkoumat a hodnotit v rámci atestací elektronických nástrojů pro zadávání veřejných zakázek, které elektronické katalogy vytváří nebo zpracovávají. Strana: 9/11

10 Vzhledem k charakteru a (ne)závaznosti technických specifikací vztahujících se k elektronickým katalogům podle zákona, je třeba rozdělit požadavky na minimální obsahové náležitosti do čtyř skupin: 1. Položky, jejichž existenci v katalogu vyžaduje právní předpis ČR taková položka je označena hodnotou POVINNÁ 2. Položky, jejichž existenci v katalogu vyžaduje právní předpis ČR, pokud tato položka není obsažena v jiném obchodním dokument vztahujícím se k danému elektronickému katalogu taková položka je označena hodnotou PODMÍNEČNÁ, 3. Položky, jejichž existenci nevyžaduje ani nevylučuje právní předpis ČR, ale jejichž existenci v elektronickém katalogu vyžaduje příslušná technická specifikace IDABC taková položka je označena hodnotou DOPORUČENÁ, 4. Položky, jejichž existenci nevyžaduje ani nevylučuje právní předpis ČR, ale jejichž existenci v elektronickém katalogu doporučuje příslušná technická specifikace IDABC taková položka je označena hodnotou VOLITELNÁ. Tabulka doporučených položek elektronických katalogů používaných v zadávacím řízení podle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách: Číslo položky Název položky Existence v elektronickém katalogu Poznámka 01 Identifikace produktu DOPORUČENÁ Tuto položku vyžaduje technická specifikace IDABC, obsahuje údaje jednoznačně určující produkt a je unikátní u daného zadavatele/uchazeče. 02 Název produktu POVINNÁ Tuto položku vyžaduje výslovně technická specifikace IDABC, právní předpisy ČR vyžadují tuto položku v rámci popisu produktu. 03 Popis produktu POVINNÁ Tuto položku vyžadují právní předpisy ČR. 04 Údaj o ceně produktu 05 Údaj o množství produktu 06 Údaj o způsoby dodání produktu POVINNÁ PODMÍNEČNÁ PODMÍNEČNÁ Tuto položku vyžadují právní předpisy ČR. Tuto položku vyžadují právní předpisy ČR, pokud není obsažena v jiném obchodním dokument vztahujícím se k danému elektronickému katalogu. Existenci této položky vyžaduje technická specifikace IDABC. Tuto položku vyžadují právní předpisy ČR, pokud není obsažena v jiném obchodním Strana: 10/11

11 07 Údaj o případných vadách produktu 08 Údaj o čase platnosti údajů uvedených v katalogu PODMÍNEČNÁ DOPORUČENÁ dokument vztahujícím se k danému elektronickému katalogu. Tato položka je relevantní pouze v případě, že zboží není nabízené bezvadné. Tuto položku vyžadují právní předpisy ČR, pokud není obsažena v jiném obchodním dokument vztahujícím se k danému elektronickému katalogu. Tuto položku vyžaduje technická specifikace IDABC, popisuje interval, ve kterém jsou údaje uvedené v elektronickém katalogu platné a závazné. 09 URI (odkaz na místo v adresářové struktuře) VOLITELNÁ Tuto položku doporučuje technická specifikace IDABC, odkazuje na místo v určité adresářové struktuře, které obsahuje doplňující informace o produktu. Nejčastěji se jedná o hypertextový odkaz. 10 Země původu VOLITELNÁ Tuto položku doporučuje technická specifikace IDABC, specifikuje zemi původu daného produktu. 11 Digitální podpis POVINNÁ Tuto položku vyžadují právní předpisy ČR. Strana: 11/11