HELIOS Orange Účetnictví

Transkript

1 HELIOS Orange Účetnictví 2017 BüroKomplet, s.r.o.

2 Obsah Účetnictví Základní vlastnosti modulu HELIOS Konfigurace Uživatelské konstanty lokální Archivace změn v deníku Společné číselníky Období Organizační struktura Organizace Zakázky Účetní kódy kontace Kurzovní lístek Druhy účetních dokladů Záložka 1 Obecné Záložka 2 Konfigurace Záložka 3 Přenos mezi doklady Záložka 4 Editor deníku Záložka 5 Zajištění DPH Volby místní nabídky Zablokování vybraných záznamů Odblokování vybraných záznamů Přednastavení druhu účetního dokladu Definice práv Kopie DUD Hromadné změny Import Účtový rozvrh Záložka 1 Základní údaje Záložka 2 Další údaje Záložka 4 Saldokonta Záložka 5 Stavy účtů Záložka 6 Aktualizované období

3 Volby místní nabídky Nový účet z označeného Zablokování vybraných záznamů Odblokování vybraných záznamů Přehled hlavní kniha Aktualizace DPH v deníku dle účtu Stavy účtů a útvarů Stavy účtů dle masky Stav aktuálního účtu Rozkopírování Účetní doklady Účetní řádky Změny Nahrazení čísel řádků úč. výkazů podle syntetických účtů Hromadné změny Přehled výskytu účtů Výkazy Stav účtu - kurzový rozdíl Kontroly PAP Doplnění údaje Příjmy a výdaje z předchozího období Nastavení struktury PKP Tisk Tisk Obratová tabulka CTRL + O Tisk Hl. kniha Číselník syntetických účtů Formulář syntetického účtu Analytiky PAP Účetní deník Přehled Účetní deník Formulář Účetní doklad Záhlaví formuláře Panel nástrojů Doklad

4 Datum případu Období stavu DUZP Datum doručení Druh data Řádek DPH Text Účet Částka Účet DPH Kód daňového klíče Uplatnění DPH Nepoužito Do limitu Kód zboží pro PDP Kontaktní osoba Evidenční č. KH Organizace DIČ DPH Párovací znak Útvar Číslo zakázky Zaměstnanec Nákladový okruh Vozidlo Částka CM Organizace Typ změny Příjmy a výdaje Měna Automatický výpočet kurzového rozdílu Obrat Má dáti, Obrat Dal

5 Tlačítka formuláře Volby místní nabídky Účetní deník celkem Import do účetního deníku Saldokonta Přehled Saldokontních skupin Formulář Saldokontní skupiny Místní nabídka - Saldokonta Účetnictví Archiv saldokontních případů Stav saldokonta k datu Stav saldokonta k období stavu Aktualizace saldokonta Rozkopírování Údržba salda Navázání účtů dle masek Nápočet kontrolních sum Přehled opravných položek Kontrolní přehled dokladů mimo saldo Saldo za účty Stav saldokonta Účetní řádky Upomínky Vystavení upomínky v cizím jazyce Hromadné vystavení upomínek Známé potíže Penalizační faktury Platební příkazy Účtování ze saldokonta Kurz. rozdíl k fakturám, Dorovnání setin Kurz. rozdíl k bil. Dni Přeúčtování Přesun saldokontních případů do archivu Archiv saldokontních případů

6 Poznámky k saldokontnímu případu Dokumenty organizací Spárování Aktualizace salda Aktualizace salda všech skupin Aktualizace saldokontní skupiny Aktualizace saldokont ke dni pro vybrané skupiny Aktualizace saldokont k období stavu pro vybrané skupiny Vzájemné zápočty Záložka 1 Hlavička Záložka 2 Zápočty Opravné položky Akce pro opravné položky (fungují jak pro jednotlivé saldokontní případy, tak i pro označené) Číselník období DPH Daňové doklady Neseskupené Daňové doklady Pohledávky za dlužníky v insolvenci Přenesení daňové povinnosti dodavatel Přenesení daňové povinnosti odběratel Vypořádání Aktualizace daňových dokladů dle kurzů Uzavření období DPH Otevření období DPH Kontrola shody nastavení plátce DPH a datumů období Účtování Dokumenty Kontrola vazeb mezi účty a řádky výkazu DPH Rozkopírování Karty majetku Zprávy Kontroly DPH Souhrnná hlášení

7 Vzory výkazů DPH Vracení DPH Vracení DPH v účetním deníku Kódy vracení DPH Formulář Období DPH Tvorba období DPH Záložka 1 - Období DPH Záložka 2 - Výkazy DPH Záložka 3 - El. podání Záložka 5 - CZ vzor 15/16/ Záložka 6 Příloha Tisk přiznání k DPH Kontrolní hlášení Hlavní principy naplnění Kontrolního hlášení v HELIOS Počáteční nastavení Záložka 1 Kontrolní hlášení Záložka 5 - Vazby na účty Správné nastavení účtů pro přiřazení do KH Oddíly KH Záložky 2 a Akce místní nabídky Kontroly Kontrola kontrolního hlášení Kontrola období pro KH Kontrola dokladů kontrolního hlášení Záložka 4 - Oddíl C Výkaz Kontrolní hlášení Přehled deníku Elektronické podání KH Nastavení formátu zprávy Vytvoření xml souboru Další podání KH - Řádné - opravné, Následné Daňové klíče a daňové režimy Nastavení funkcionality daňových režimů

8 Daňové klíče Záložka 1 - Daňový klíč Záložka 2 Sazby DPH Volby Místní nabídky: Daňové klíče a Účty DPH Daňové režimy Zařazení Daňových klíčů na Daňový režim Volby Místní nabídky: Další postup importu daňových režimů a daňových klíčů Přehled importovaných daňových klíčů a daňových režimů Daňové režimy a výkazy DPH Přiznání k DPH Povolení režimu DPH s využitím daňových klíčů Přiřazení daňových klíčů na řádky Výkazu DPH Kontrolní hlášení Povolení režimu DPH s využitím daňových klíčů Přiřazení daňových klíčů k částem KH Souhrnné hlášení Povolení režimu DPH s využitím daňových klíčů Daňové klíče a modul Pokladna Záložka 6 Daňový režim Záložka 4 Konfigurace Přehled Pomocné číselníky Pomocné texty Pokladní doklady vytvářené na Hlavičce pokladních dokladů Pokladní doklady vytvářené s položkami pokladních dokladů Daňové klíče a modul Fakturace Oběh zboží, Zboží a služby Druhy dokladů pohybu zboží Faktury vydané a přijaté Záložka 1 Hlavička [3] Účetní vazby Záložka 3 Textové položky a Položky Daňové klíče a položkové a dokladové převody Položky faktur a hromadné změny Daňové režimy a modul Účetnictví

9 Daňové klíče a Druh účetních dokladů Daňové klíče a účetní doklad Daňové klíče a Kontace Generátor účetních sestav Výpočet sestavy Zobrazení výsledku výpočtu Přehled definice Export Import Přečíslování Rozkopírování Nová sestava Záložka Sestava Záložka Definice Záložka Parametry výpočtu Přehled a popis funkcí a parametrů Funkce STAVUS1 a STAVUS Funkce SALDO Funkce DENIK Funkce SALSK Funkce UCTROZ Funkce DUD Funkce OBDOBI Funkce OSTAVU Funkce OBDDPH Funkce NOKRUH Funkce ZAKK Funkce ZAMK Funkce ORGK Funkce IF Funkce SUM Funkce ROUND Funkce ABS

10 Funkce SQRT Funkce VYCET Funkce TRIM Funkce TODAY a TIME Funkce INT Funkce INCDATE Odkaz na buňku jiné sestavy Rozšířené parametry Stavy účtů Nová skupina stavu účtů Denní stavy Denní kumulované obraty Stavy období stavu Aktualizace všech stavů účtů Zablokování skupin stavů účtů Odblokování skupin stavů účtů Sumační stavy účtů Denní stavy účtů a útvarů Počáteční stavy Konečné stavy Upomínky Upomínky Položky upomínek Formulář Upomínky Stupně upomínek Přednastavit stupeň pro sdružené upomínky Jazykové varianty Upomínky Penalizační faktury Přehled Penalizační faktury položky penalizačních faktur Formulář Penalizační faktury Parametry penalizační faktury Penalizační faktury

11 Účetnictví Základní vlastnosti modulu Modul Účetnictví je součástí integrovaného systému Helios Orange. Účetnictví je možno používat samostatně nebo spolu s dalšími moduly systému Helios Orange. Modul Účetnictví zastává vrcholovou funkci při zpracování ekonomických informací v systému Helios Orange. Modul Účetnictví umožňuje zejména: přímé zadávání účetních dokladů a jejich opravy automatické účtování dokladů z jiných agend nastavení vlastního účtového rozvrhu vlastní členění účetního deníku (druhy účetních dokladů) možnost účtování na útvary (na jednotlivé organizační jednotky organizace je možné až pěti-úrovňové členění útvarů) možnost účtování na zakázky možnost účtování na nákladové okruhy (dle kalkulačního členění) možnost účtování na zaměstnance možnost účtování na vozidla vlastní nastavení přehledů (zobrazování a tisk sloupců, filtry atd.) přehled o stavu účtu a obratech na účtu uživatelsky definované skupiny stavů evidence stavů a obratů účtů i v cizí měně možnost účtování v cizí měně tisk sestav dle nastavení sloupců jednoduchý export přehledů do MS excelu a MS wordu vedení a tisk saldokonta podle různých kritérií i měn uživatelsky definované saldokontní skupiny tvorba a tisk upomínek a penalizačních faktur tvorba a tisk platebních příkazů evidence o DPH při pořizování dokladu automatické vytvoření podkladů pro DPH seznam daňových dokladů tisk přiznání k DPH na předepsaném formuláři údržba číselníku organizací (dodavatelů a odběratelů) export dokladů import dokladů do deníku (příjem dat z jiných pracovišť s programem Helios Orange nebo i z jiných programů) vlastní nastavení pracovního prostředí pro jednotlivé uživatele nastavení vnitřních práv pro jednotlivé druhy dokladů a provádění jednotlivých akcí HELIOS Konfigurace Základní nastavení konstant modulu Účetnictví se provádí v Konfiguraci. K nastavení je nutno otevřít v hlavním menu okna Helios Orange nabídku Možnosti. Rozvine se menu nabídek, vyberete volbu Konfigurace / Správa systému Otevře se okno Helios Orange Konfigurace: 11

12 Ve stromové struktuře v levé části okna Helios Konfigurace vyberete Účetnictví. Plátce Nastavení charakteristiky plátce DPH v poli se seznamem: Není Měsíční Čtvrtletní Standardně přednastavené nastavení je Měsíční. Tuto konstantu je nutno nastavit předtím, než vytváříte období DPH a účtujete doklady. Konverze párovacího znaku při účtování Konstanta týkající se účtování z jiných modulů. Z pole se seznamem je možno vybrat: není - PZ se dostane do účetnictví nezměněn odstranit 0 zleva - odstraní všechny nuly zleva (některé banky na výpisech také odstraňují nuly) Účtování zápočtů Z pole se seznamem je možno vybrat s editací před zaúčtováním bez editace před zaúčtováním Kumulované obraty Určujete, jakým způsobem se mají načítat kumulované obraty účtů. Podle způsobu nastavená budou načítány některé stavy účtů. nejsou - v případě tohoto nastavení bude u všech skupin symbolů pro načítané stavy účtů zobrazeno slovo NENAPOČÍTÁNO a symboly nebudou zobrazovat žádné hodnoty denní - napočítáte stavy k libovolnému dni měsíce měsíční - napočítáte stavy vždy k poslednímu dni měsíce Kumulované obraty v měsících - zobrazíte si obrat posledního měsíce vybraného období Zaškrtávací pole. Povolení zápisu nevyrovnaných dokladů do fáze účtováno Konstanta má vliv na ruční pořizování a editaci dokladů. Na jiné vstupy do deníku (účtování z agend, převod dat) NE. Tady platí ostrá kontrola na vyrovnanost dokladů při vkládání do stavu účtováno. 12

13 Je-li konstanta nastavena na NE (není zaškrtnuto) -> do stavu účtováno není možné zapsat nevyrovnaný doklad. V případě, že uživatel potřebuje uložit nový nevyrovnaný doklad, je možné po dotazu doklad uložit, ale bude převeden do stavu pořízeno. Je-li konstanta nastavena na ANO (je zaškrtnuto) -> do stavu účtováno je možné zapsat nevyrovnaný doklad (novou větou i opravou). Na nevyrovnanost je uživatel upozorněn hlášením. Ve všech hlášeních o nevyrovnanosti dokladu je zobrazován i rozdíl stran MD a Dal. Způsob dohledání kurzu pro DPH přesný denní kurz - je hledán kurz dané měny, který má datum stejné jako DUZP zadané na dokladu a je označen DPH denní. nejbližší předchozí - je hledán kurz dané měny, který má datum stejné nebo nejvyšší nižší než DUZP zadané na dokladu a je označen DPH pevný. denní kurz včetně předchozího - je hledán nejbližší kurz pro danou měnu, který je označen DPH denní Způsob dohledání kurzu pro účetnictví přesný denní kurz - je hledán kurz dané měny, který má datum stejné jako datum potvrzení zápočtu nejbližší předchozí- je hledán kurz dané měny, který má datum stejné nebo nejvyšší nižší datum potvrzení zápočtu Oddělovač pro export účetních dokladů Zde máte možnost vybrat typ oddělovače, který se použije při exportu účetních dokladů z účetního deníku. Pokud však chcete vyexportovaná data importovat opět do databáze LCS.Helios funkcí import, musí být jako oddělovač použita čárka! Povolit staré výkazy Zaškrtávací pole. Týká se Výkazů do roku Po nastavení konstanty je potřeba systém Helios Orange restartovat. Nastavení konstanty má vliv na tyto akce/pole : - přehledy starých výkazů - přehled Účetní sady - akce Aktualizace účetních sestav v daném období nad přehledem období - pole nastavení čísel řádků výkazů v editoru účtového rozvrhu a číselníku syntetických účtů - atributy řádků výkazů v účtovém rozvrhu a číselníku syntetických účtů - výchozím zobrazení syntetických účtů - akce nad účtovým rozvrhem Nahrazení čísel řádků úč. výkazů podle syntetických účtů je přejmenována na Nahrazení povahy účtů a R/V podle syntetických účtů (týká se i potvrzujícího dotazu). Nápočet salda celkem k organizaci a ke skupinám organizací provádět ze salda 1 salda 2 13

14 Vybíráte, jaké saldo se bude načítat k organizaci v číselníku organizací do hodnoty Saldo celkem a jaké saldo bude základním kritériem pro zařazení organizace do skupiny kde podmínkou zařazení je stav saldokonta. Přednastaveno je Saldo 1. Obnovit úč. deník po nové větě Po pořízení víceřádkového dokladu do úč. deníku nemusí být řádky dokladu zobrazeny ve správném pořadí. Proto lze v této konstantě nastavit obnovení přehledu vždy po ukončení pořizování nového dokladu. Řádky dokladu v přehledu budou tedy automaticky přetříděny do správného pořadí. Aktivace této volby může zásadně zpomalit práci s účetním deníkem! Tolerance rozdílu daň. a úč. evidence při kontrole úč. dokladů Konstanta umožňuje nastavit částku, která bude ještě tolerována při kontrole úč. dokladů na shodu daňové a účetní evidence. Při kontrole totiž mohou vzniknout zaokrouhlovací rozdíly, které chybami nejsou. Kontrola párovacího znaku při účtování z přededitace Zaškrtnutím této konstanty je vynucena kontrola párovacího znaku při účtování z jiných modulů. Pokud je na účtu nastavena povinnost vyplnění párovacího znaku (nastavuje se v Účetnictví -> Účtový rozvrh -> Oprava účtu, záložka 2-Další údaje, zadávání) a z nějakého důvodu se PZ při účtování z jiných modulů do přededitace nedostane, je v něm vyplněn chybový kód "Err". Bez zaškrtnutí této konstanty je považován za párovací znak a doklad je s tímto údajem zaúčtován. Pokud je konstanta zaškrtnuta, tak Err není považován za správný párovací znak a z přededitace nelze doklad zaúčtovat, párovací znak je třeba opravit. Uživatelské konstanty lokální Základní nastavení funkcí modulu Účetnictví pro jednotlivé uživatele se provádí v Helios Konfiguraci. K nastavení HELIOS Konfigurace je nutno otevřít v hlavním menu okna HELIOS Orange nabídku Možnosti. Rozvine se menu nabídek, vyberete volbu Uživatelské konstanty lokální Otevře se okno Uživatelské konstanty: 14

15 Ve stromové struktuře v levé části okna Uživatelské konstanty vyberete Účetnictví. Přednastavený druh dokladu Nastavit lze druh účetního dokladu, který se při otevření modulu Účetnictví menu Deník automaticky otevře jako první. Nastavení provádíte otevřením číselníku druhů účetních dokladů stiskem tlačítka. V číselníku druhů účetních dokladů si vyberete požadovaný druh účetních dokladů (např. faktury přijaté apod.) a stiskem tlačítka Přenos přenesete číslo přednastaveného druhu účetního dokladu. Toto nastavení lze měnit i z Účetnictví, menu místí nabídky, volba Přednastavení druhu účetního dokladu. Tam lze provést i tzv. odnastavení druhu účetního dokladu, tj. nebude přednastaven žádný druh účetního dokladu a při otevření Účetnictví, Deník si pokaždé vyberete požadovaný druh účetního dokladu. Přednastavené období Nastavit lze druh období, které se otevře při vstupu do přehledů, které jsou vázány na období. Nastavení provádíte otevřením číselníku období stiskem tlačítka. Pokud bude nastavení (není), tak se při vstupu do přehledu nabídne přehled všech období a máte možnost vybrat, do kterého období se přepnete. 15

16 Tato konstanta není vázána pouze na modul Účetnictví, ale platí pro všechny přehledy, které jsou vázány na období. Archivace změn v deníku Dle požadavků nového zákona o účetnictví je možné archivovat změny provedené v účetním deníku. Zapnutí (vypnutí) archivace provedete v nabídce Konfigurace/Správa systému/žurnál. V menu místní nabídky potvrdíte Archivace změn a zaškrtnete (odškrtnete) Účetní deník. Konstanta je implicitně je vypnutá. Po jejím zapnutí se změny v deníku zapisují do tabulky ZmenovyLOG. Zapnutí/vypnutí této konstanty je zapisováno do žurnálu. Historie změn deníkového zápisu je přístupná v deníku přes <Alt><B> na záložce "Změny". Zde je uvedeno datum změny, autor, název atributu, původní hodnota a nová hodnota. Zápis do LOGu způsobí (na fázi rozpracovanosti nezáleží) : zrušení záznamu v deníku (generuje se jeden záznam pro každý zrušený záznam v deníku, ve sloupci původní hodnota je seznam atributů a jejich hodnot ze zrušeného záznamu) oprava těchto atributů : fáze, stav, druh data, datum případ, splatno, DUZP, organizace, strana, účet, účet DPH, částka, částka CM, měna, kurz, jednotka, kurz Euro, útvar, párovací znak, období stavu a pozastávka (pro každý atribut je generován jeden záznam v LOGu). akce nad deníkem : změna fáze rozpracovanosti, změna stavu, doplnění období stavu, pozastaveno Zápis do LOGu nezpůsobí : nová věta (z přehledu, z editoru, import, zaúčtování z agendy, kurz. rozdíl atd.) oprava jiných atributů, než je výše uvedeno (číslo dokladu a řádku, DUD, zaměstnanec, vozidlo, útvar, nákl. okruh, uplatnění DPH) rozúčtování a kopie dokladu, přiřazení období DPH, aktualizace stavů, salda a DPH Záznamy v LOG tabulce jsou vázány na "hlavičkový" zápis v žurnálu, kde jsou uvedeny hlavičkové údaje - login_name, číslo počítače, síťové karty, program. V případě spuštěného systému je to zápis o spuštění systému, v případě opravy nebo rušení deníku z venku (analyzer atd.) je generován do žurnálu zápis o spuštění externího programu. Takže v LOG souboru budou záznamy i o operacích provedených mimo systém HELIOS Orange. Záznamy v LOG tabulce nelze opravit ani mazat, nelze mazat ani záznamy o spuštění v žurnálu. Společné číselníky Modul Účetnictví pro svou práci využívá některé společné číselníky systému HELIOS Orange. Zde jsou charakteristiky nejdůležitějších z nich. 16

17 Období Číselník období slouží k vytvoření jednotlivých účetních období ve smyslu zákona o účetnictví. V tomto číselníku můžete provádět aktualizaci všech účetních sestav daného období a nastavujete režim stavů účtů (OFF-LINE či ON-LINE). Důležitou akcí pro modul Účetnictví v tomto číselníku je Uzavření a otevření účetních knih případně zrušení tohoto uzavření. Akce Uzavření účetního období uzavře nejen účetnictví, ale i všechny moduly systému HELIOS Orange. Organizační struktura Organizační struktura firmy je jedním z nejdůležitějších číselníků systému HELIOS Orange. Z hlediska modulu Účetnictví slouží organizační struktura k rozdělení firmy na účetní (nákladové) útvary (např. divize, střediska, provozy apod.), které využívá při sledování nákladů a výnosů firmy. Organizační struktura může mít maximálně 5 úrovní, ale nemusí tuto stromovou strukturu mít. To znamená, že část organizační struktury např. závod můžete dělit na další části struktury, např. střediska a tato střediska dále rozdělíte na další části, např. provozy nebo sklady. Názvy jednotlivých úrovní si volíte sami. Takto můžete definovat strukturu až do hloubky 5 úrovní. Záleží na tom, jak podrobné informace chcete využitím struktury získávat. Stromový charakter struktury umožňuje vyhodnocovat data nejen za vybranou část struktury, ale i za část struktury včetně všech jejich podúrovní současně. Tuto vlastnost využijete zejména v modulu Účetnictví při tisku sestav jako je Rozvaha, Výsledovka a řady dalších sestav. Organizace Při práci s modulem Účetnictví je tento číselník důležitý zejména pro sledování saldokontních případů. Číselník organizací obsahuje seznam vašich odběratelů, dodavatelů a ostatních organizací. Tento číselník je využíván většinou modulů systému HELIOS Orange. Seznam je společný pro odběratele i dodavatele, takže je-li váš obchodní partner současně vaším dodavatelem i odběratelem, může být v číselníku veden pod jednou kartou. (Vedení tohoto obchodního partnera na jedné kartě doporučujeme z hlediska vedení vzájemných zápočtů, salda atd.) V číselníku můžete pořizovat nové karty organizací, opravovat nebo rušit již pořízené karty. Rušit kartu organizace můžete tehdy, pokud není obsažena v žádných dalších evidencích, nemá tedy žádnou návaznost do jiných modulů. Můžete tisknout opisy seznamu nebo tisknout sestavy prostřednictvím definovaných formulářů. Potvrzením hlavní nabídky Číselníky Organizace se zobrazí přehled jednotlivých záznamů, tedy seznam organizací. Zakázky Přehled Zakázek naleznete v nabídce Číselníky, Zakázky. 17

18 Modul Zakázky slouží k zadávání karet zakázek jejich sledování, plánování a vyhodnocování. Na zakázku lze zadávat termíny, plánované náklady a výnosy a dále je porovnávat se skutečnými náklady a výnosy dle dokladů v systému HELIOS Orange. Modul Zakázky je určen k evidenci a následnému vyhodnocení různých akcí, které z hlediska programu HELIOS Orange označíte jako zakázku. Jsou to jednotlivé obchodní případy, projekty, akce v rámci firmy, apod. Zakázky lze vyhodnocovat jednak sumačně, sledujete pouze náklady a výnosy, jednak i s rozlišením na jednotlivé dílčí operace vztahující se k zakázce. Výsledek skutečných účetních operací lze porovnávat s plánovanými částkami jak sumačními, tak i s časově rozlišenými. Aby bylo možno si zobrazit i doklady vystavené na zakázku, je nutné, aby na nich bylo vyplněno číslo zakázky. Podmínkou pro to, aby bylo možné pracovat s účetními doklady v modulu Zakázka, je, aby na konkrétním účetním zápise byla přiřazena zakázka. U účtů, u kterých chcete sledovat zakázku, je vhodné nastavit v účetním rozvrhu parametr Zadávání zakázky povinné. Účetní kódy kontace Účetní kódy - kontace, slouží v jednotlivých agendách ekonomického systému HELIOS Orange (Oběh zboží, Fakturace, Pokladna atd.) k označení jednotlivých prvotních dokladů (příjemky, výdejky, faktury, pokladní doklady atd.) účetním předpisem, pomocí kterého je následně prvotní doklad zaúčtován do účetního deníku v modulu Účetnictví. Pro modul Účetnictví slouží k předdefinování účetních předpisů pro často se opakující účetní zápisy (např. platby nájemného, účtování leasingu apod.) nebo doklady, které jsou dány předepsaným procentním poměrem (rozúčtování nákladů na útvary, zakázky nebo rozúčtování základu a DPH z částky vč. DPH apod.). Předdefinované účetní předpisy slouží k zrychlenému ručnímu pořizování účetních zápisů. Kurzovní lístek Nabídka kurzovní lístek umožňuje zadat libovolný počet zahraničních měnových jednotek a jejich kurzových hodnot pro přepočet. Druhy účetních dokladů Formulář pro pořízení druhu účetního dokladu otevřete ve stromové struktuře přehledů klepnutím na volbu hlavní nabídky Účetnictví, Druhy účetních dokladů. Otevře se přehled Druhy účetních dokladů. Nový Druh účetního dokladu zadáte takto: v panelu nástrojů stisknete tlačítko Nový, otevře se nový formulář pro pořízení Druhu účetního dokladu. 18

19 Záložka 1 Obecné Tato záložka slouží k definování druhu účetního dokladu. Číslo Číslo druhu účetního dokladu. Do tohoto pole zadáte max. třímístné označení, může obsahovat číslice i písmena. Název druhu účetního dokladu Do tohoto pole zadáte název příslušného druhu dokladu, max. čtyřicetimístný textový údaj. Doporučujeme při označování jednotlivých druh dokladů volit čísla resp. označení druhů dokladů tak, aby určité skupiny dokladů (např. faktury odběratelské, pokladna atd.) 19

20 následovaly po sobě, jinými slovy, aby se utvořily určité skupiny druhů dokladů. Druh data Přepínač pro druh data z hlediska vyhodnocování saldokonta, kde si volíte z přepínacích tlačítek, sloužících k přednastavení položky Není datum / Datum splatnosti / Datum úhrady při otevření formuláře nového účetního dokladu v daném druhu dokladů: Není datum u nesaldokontních účtů se nebude nabízet ani datum splatnosti ani datum úhrady, pole pro toto datum bude neaktivní. Datum splatnosti při otevření formuláře nového účetního dokladu se bude nabízet při účtování saldokontních účtů datum splatnosti (např. při účtování faktury). Datum úhrady - při otevření formuláře nového účetního dokladu se bude nabízet při účtování saldokontních účtů datum úhrady (např. při účtování platby v bance nebo pokladně). Saldo bez datumu - pro saldokontní účty, využívá se v případě, že se má doklad dostat do saldokonta, ale nemá ovlivňovat počet dnů splatnosti či uhrazení v saldokontu. (příkladem využití salda bez data je účtování kurzových rozdílů, popř. haléřových vyrovnání) Přednastavená fáze rozpracovanosti Pole se seznamem, kde lze vybrat, do které fáze rozpracovanosti se budou doklady pořizovat. Klepnutím myši se otevře seznam těchto nabídek: Pořízeno - nejnižší fází rozpracovanosti je stav pořízeno (účetní zápisy na těchto dokladech se nepromítají do salda a stavů účtů, účetní doklady lze opravovat a rušit). Účtováno - prostřední fází rozpracovanosti je stav Účtováno (účetní zápisy na těchto dokladech se promítají do salda a stavů účtů, účetní doklady lze opravovat a rušit). Při zakládání nového druhu účetního dokladu se přednabídne právě fáze Účtováno. Fáze import/účto Toto pole umožňuje importovat účetní doklady i v jiné fázi rozpracovanosti, než je nastaveno pro ruční pořizování dokladů. Import je možno provést přímo až do fáze Uzavřeno. Přednastavený stav Pole se seznamem, kde lze vybrat, do kterého stavu se budou doklady pořizovat. Klepnutím myši se otevře seznam těchto nabídek: Běžný - používá se pro všechny běžné účetní zápisy týkající se účetního období, tj. všechny účetní zápisy kromě uzávěrkových operací Počáteční stav - používá se pro účetní zápisy počátečních stavů. Doporučujeme nastavit zejména pro případ ručního pořizování počátečních stavů. Koncový stav - používá se pro účetní zápisy koncových stavů. Doporučujeme nastavit zejména pro případ ručního pořizování koncových stavů. 20

21 Přednastavený účet MD (Dal) Pole, kde lze zadat účty pro stranu MD příp. i stranu Dal. Tyto účty se pak budou nabízet na dané straně při otevření formuláře účetního dokladu. Pokud tyto účty nezadáte, nebudou se při otevření formuláře účetního dokladu nabízet. Účty vyberete stiskem tlačítka, otevře se přehled účetní rozvrh, zde si vyberete požadovaný účet a přenesete stiskem tlačítka Přenos. Účet můžete zadat přímo z klávesnice. Strana Zde je možno přednastavit, zda se při otevření nového účetního dokladu nabídne strana Má Dáti nebo strana Dal. Uzávěrkový charakter Pole se seznamem slouží k označení druhu dokladu pro provedení zápisů uzavření a otevření účetních knih. U většiny druhů účetních dokladů bude ponechán uzávěrkový charakter (není). Pouze pro druhy účetních dokladů, kam se budou pořizovat zápisy při roční uzávěrce, budou mít jiný charakter. Řada dokladů (není) pro všechny druhy účetních dokladů kromě uzávěrkových Uzavření účetních knih pro přednastavení druhu účetních dokladů, kde se budou pořizovat při roční uzávěrce účetní zápisy uzavření účetních knih Otevření účetních knih pro přednastavení druhu účetních dokladů, kde se budou pořizovat při roční uzávěrce účetní zápisy otevření účetních knih Uzavření i otevření účetních knih pro přednastavení druhu účetních dokladů, kde se budou pořizovat při roční uzávěrce účetní zápisy uzavření a otevření účetních knih Nastavujete číslo, od kterého se má začít číslovat řada dokladů v deníku (např. má číselná řada začínat 2, do pole Řada dokladů se vyplní ). Plnit mezery Zaškrtávací pole. Pokud bude zatrženo, bude systém při otevírání nového dokladu hledat první volné číslo v číselné řadě dokladů. Pokud nebude zatrženo, bude při otevírání nového dokladu nabídnuto číslo o jedno vyšší, než je poslední zadaný doklad v řadě. Seskupení daňových dokladů i dle Popisu v deníku Zaškrtávací pole, určuje, zda se mají daňové doklady navíc seskupovat i podle toho, jestli mají zadán stejný text. Seskupení daňových dokladů i dle Párovacího znaku v deníku Zaškrtávací pole, určuje, zda se mají daňové doklady navíc seskupovat i podle toho, jestli mají zadán stejný Párovací znak. 21

22 Povolit posun DPH Tato volba se uplatní při účtování faktur se samovyměřením. Tato volba se zohlední při dotahování období DPH při účtování faktur pomocí kontací při samovyměření. Pokud je na DUD zaškrtnuto, tak se nekontroluje z časového hlediska DPH na výstupu, ale podle DUZP se umístí do prvního neuzavřeného období DPH. Dohledání kurzu pro DPH. přesný denní kurz denní kurz včetně předchozího nejbližší předchozí dle globální konfigurace Poslední volba je přednastavena a přebírá nastavení konstanty v sekci konstant pro účetnictví, ostatní volby jsou preferovány před nastavením globální konfigurace. Aby bylo možné používat v DUD různé způsoby dotahování kurzu, je v kurzovním lístku příznak - Nastavit pro EU-DPH. Pro přepočet daně denním kurzem (popř.denním kurzem včetně předchozího) je tedy dotažen kurz s označením DPH_denní pro danou měnu a datum rovno DUZP. Pro přepočet daně pevným kurzem je dotažen kurz s označením DPH_pevný pro danou měnu a datumem rovným nebo nejvyšším nižším, než DUZP. Příznak DPH_denní je možné nastavit pro jednu měnu a jeden den pouze jeden, při založení prvního kurzu příslušné měny není přednastaven. Lze nastavit a odnastavit pomocí akce nad kurzovním lístkem. Celní kurz Zaškrtávací pole, v případě zaškrtnutí bude pro přepočet DPH použit celní kurz. DPH počítat vždy z hlavní měny Zaškrtávací pole, v případě zaškrtnutí, se pro výpočet DPH použije hlavní měna, nikoli cizí měna na dokladu. (Nedojde tedy k přepočtu kurzem dle CM). Použijete např. pokud se jedná o tuzemskou fakturu, kterou Vám dodavatel vystavil v cizí měně. Země DPH Možnost předvyplnění Země DPH, která se přenese na účetní doklad. Použijete pouze v případě, že používáte Daňové klíče. Záložka 2 Konfigurace Tato záložka slouží k nastavení konfigurace daného druhu účetního dokladu: Přenos mezi řádky V této části formuláře se nastavuje, které položky formuláře pro pořizování účetního dokladu se budou přenášet na další řádek rozúčtování. Přenášet splatno 22

23 Přenášet DUZP Přenášet datum doručení Přenášet text Přenášet účet Přenášet měnu Přenášet párovací znak Přenášet organizaci Přenášet útvar Přenášet daňový klíč - pokud používáte funkcionalitu Daňové klíče Přenášet zemi DPH - opět pouze pro Daňové klíče Přenášet zakázku Přenášet nákladový okruh Přenášet zaměstnance Přenášet auto Přenášet organizaci 2 - zobrazí se pouze v případě zakoupení modulu Výkazy pro Příspěvkové organizace Přenášet typ změny - zobrazí se pouze v případě zakoupení modulu Výkazy pro Příspěvkové organizace Přenášet Příjmy a výdaje - zobrazí se pouze v případě zakoupení modulu Výkazy pro Příspěvkové organizace - údaje pro Kontrolní hlášení Přenášet evidenční číslo daňového dokladu Přenášet plnění do limitu Přenášet kód zboží PDP Přenášet kontaktní osobu Zaškrtnutím příslušného zaškrtávacího políčka označujete, zda příslušnou položku v daném druhu dokladu přenášet na další řádek téhož nebo dalšího účetního dokladu. Na záložce 2 - Konfigurace si vybíráte údaje, které se budou přenášet z řádku účetního zápisu na další řádek. Na záložce 3 - Přenos mezi doklady si vybíráte údaje, které budou přenášeny z předešlého účetního zápisu. Předvyplnění dat V této části formuláře se nastavuje, které položky formuláře pro pořizování účetního dokladu se budou nabízet při otevření nového účetního dokladu. Předvyplnit splatno Pole se seznamem, kde se vybírá, zda a jak se má předvyplňovat datum splatno (jedná se o datum splatnosti, případně datum úhrady) Nevyplňovat datum splatno se na formuláři účetního dokladu nebude nabízet Datum případu - datum splatno se na formuláři účetního dokladu bude nabízet v relaci k datu případu upravené o počet dní, které se zadají napravo v poli Faktor splatno 23

24 Dnešní datum - datum splatno se na formuláři účetního dokladu bude nabízet v relaci k aktuálnímu datu upravené o počet dní, které se zadají napravo v poli Faktor splatno Předvyplnit DUZP Pole se seznamem, kde se vybírá, zda a jak se má předvyplňovat datum uskutečnění zdanitelného plnění Nevyplňovat datum uskutečnění zdanitelného plnění se na formuláři účetního dokladu nebude nabízet Datum případu - datum uskutečnění zdanitelného plnění se na formuláři účetního dokladu bude nabízet v relaci k datu případu upravené o počet dní, které se zadají napravo v poli Faktor DUZP Dnešní datum - datum uskutečnění zdanitelného plnění se na formuláři účetního dokladu bude nabízet v relaci k aktuálnímu datu upravené o počet dní, které se zadají napravo v poli Faktor DUZP Předvyplnit datum doručení Pole se seznamem, kde se vybírá, zda a jak se má předvyplňovat datum doručení Nevyplňovat - datum doručení se na formuláři účetního dokladu nebude nabízet Nepřístupno Datum případu Dnešní datum Předvyplnit PZ (párovací znak) podle evid. č. KV. Jako výchozí je neoznačeno. Kontrolní hlášení do limitu předvyplnit na řádcích účetního dokladu. 24

25 Záložka 3 Přenos mezi doklady Oproti řádkovým přenosům (záložka Konfigurace) je zde navíc datum případu a není účet. Přenos mezi doklady má přednost před přenosem mezi řádky. Pokud je přenášená hodnota prázdná, také se přenese a je brána jako hodnota. Pouze u data případu je výjimka, pokud přenos nenajde datum případu - je nastaven na aktuální datum. 25

26 Záložka 4 Editor deníku Zaškrtnutím pole vybíráte, které řádky budou při otevření nového dokladu vidět:. Zobrazovat DIČ organizace Zobrazovat útvar a zakázku Zobrazovat zaměstnance a okruh Zobrazovat vozidlo Zobrazovat organizaci 2, typ změny a údaj příjmy a výdaje - zobrazí se pouze v případě zakoupení modulu Výkazy pro Příspěvkové organizace Zobrazovat údaje pro kontrolní hlášení Přednastavený atribut řádek/doklad Pomocí těchto atributů je možné určit, na které položce bude nastaven kurzor po otevření formuláře nového účetního dokladu nebo po zápisu prvního řádku a otevření dalšího řádku účetního dokladu. Volíte ze seznamu: Datum případu Text Účet 26

27 Částka Organizace Párovací znak DUZP Druh dokladu uložíte stiskem tlačítka OK nebo stiskem klávesy <Enter>. Zadaný druh dokladu se přenese do přehledu Druhů účetních dokladů. Záložka 5 Zajištění DPH Na této záložce lze zaškrtnutím položky nastavit, zda kontrolovat použití nespolehlivých plátců, viz obrázek. Volby místní nabídky Číselník druhů účetních dokladů slouží k vytvoření jednotlivých číselných řad účetních dokladů, např. faktur odběratelských, pokladních dokladů, interních dokladů apod. Dříve než budete zadávat jednotlivé účetní doklady, je třeba, aby byl pro tyto doklady založen příslušný Druh účetních dokladů. Přehled druhů účetních dokladů otevřete ve stromové struktuře přehledů klepnutím na volbu hlavní nabídky Účetnictví, Druhy účetních dokladů. 27

28 Klepnutím pravého tlačítka myši otevřete místní nabídku. Pro přehled druhů účetních dokladů jsou specifické tyto volby místní nabídky: Zablokování vybraných záznamů Slouží k označení vybraných druhů účetních dokladů, jsou potom označeny (zatrženo) ve sloupci B (Blokováno). Pro potvrzení akce je nutno zadat heslo. Na tento příznak lze zafiltrovat. Odblokování vybraných záznamů Slouží k odznačení vybraných druhů účetních dokladů, jsou potom nejsou označeny (nezatrženo) ve sloupci B (Blokováno). Přednastavení druhu účetního dokladu Potvrzením této volby místní nabídky nastavíte druh účetního dokladu, který se nachází na kurzorovém řádku, aby se tento druh účetního dokladu nabízel při otevírání přehledu Účetní deník. Pro potvrzení akce je nutno zadat heslo. Definice práv Tato nabídka umožňuje nastavit jednotlivým uživatelům přístup k jednotlivým druhům účetních dokladů. Po potvrzení nabídky se zobrazí okno Definice práv (DUD) - seznam uživatelů, kteří mají nastavena práva k DUD:, toto se vztahuje k druhu účetního dokladu, na kterém byl nastaven kurzor. V tomto okně jsou zobrazeni uživatelé (popř. role), kteří mají definována práva k tomuto DUD. Dokud nejsou k druhu účetního dokladu nastavena žádná práva, mají k němu práva všichni uživatelé. 28

29 Po potvrzení nabídky Nový se otevře přehled uživatelů, které můžete přenést do definice práv druhu účetního dokladu. Po potvrzení nabídky Oprava se otevře definice práv vybraného uživatele (popř. role). Zde nastavujete práva přístupu, zaškrtáváte možnosti Plný přístup Jen ke čtení Zakázaný přístup Uživatel v přehledech nevidí druhy účetních dokladů, k nimž má zakázaný přístup. Jakmile jsou k druhu účetního dokladu práva na plný přístup, mají k němu ostatní uživatelé přístup jen ke čtení. Kopie DUD Pomocí této nabídky je možné vytvořit kopii DUD. V editoru je nutné zadat odpovídající název a nové číslo DUD (nelze uložit kopii DUD s prázdným nebo duplicitním číslem). Hromadné změny Pomocí této nabídky je možno změnit vybrané atributy u jednotlivých druhů účetních dokladů hromadně. Položky, které se mají měnit, je potřeba zaškrtnout v bílém čtverečku u vybraného atributu, tím se zpřístupní nastavení toto atributu a vy volíte, na co se má změnit. U řady dokladů můžete též zvolit, pro která období se má nastavit. Posledním řádkem určujete, zda se má změna promítnout pouze na aktuálním řádku (pole zaškrtnuto) nebo zda bude změna aplikována na všechny označené druhy účetních dokladů. Import Tato akce slouží pro komunikaci s nižší verzí systému Helios - verze pod operačním systémem DOS. Účtový rozvrh Nový formulář Účtový rozvrh pro zadání nového čísla účtu do vašeho účtového rozvrhu zadáte z Přehledu Účtový rozvrh stiskem tlačítka Nový z panelu nástrojů nebo stiskem tlačítka <F2>. 29

30 Záložka 1 Základní údaje Na záložce Základní údaje se zadávají tyto položky: Hlavní údaje V této oblasti se zadávají základní informace o daném účtu. Číslo účtu Maximálně třicetimístný povinný údaj, číslo účtu účtového rozvrhu. Název účtu Povinný údaj název daného účtu Druhý účet Nepovinný údaj, maximálně třicetimístný alfanumerický údaj. Můžete zde zadat např. číslo účtu z jiné účetní soustavy nebo jiný údaj sloužící k zařazení daného účtu do určité skupiny apod. Tyto účty se využívají zvláště při účtování Mezinárodních účetních standardů (IFRS, US GAAP), ale je možno je použít i pro tvorbu manažerských sestav, kde je třeba účty rozdělit na požadované skupiny účtů, které jsou potom sledovány a vyhodnocovány. 30

31 Druhý název účtu Nepovinný údaj, můžete zadat upřesňující specifikaci k danému účtu nebo např. název daného účtu v cizím jazyce Povaha účtu Otevřením pole se seznamem vyberete povahu účtu z možností: Rozvaha A/P Podrozvahový Výsledkový Rozvahový Toto pole se seznamem je aktivní pouze pro rozvahové účty. Otevřením pole se seznamem vyberete povahu rozvahových účtu z hlediska postavení v rozvaze z možností: Nesledovat Aktivní Pasivní Dle aktuálního zůstatku - pokud se zůstatek účtu nachází na straně MáDáti, bude zobrazen mezi aktivními účty, pokud se zůstatek účtu nachází na straně Dal, bude zobrazen mezi pasivními účty. Podle nastavení parametru v položce Rozvaha A/P bude také ovlivněna funkcionalita pro definici řádků na rozvaze viz kapitola Výkazy. Výsledovka D/A Toto pole se seznamem je aktivní pouze pro výsledkové účty. Otevřením pole se seznamem vyberete povahu výsledkových účtu z hlediska zákona o dani z příjmu (stavy daného účtu ovlivňují nebo neovlivňují základ pro výpočet daně z příjmu). Účet zůstatku Nesledovat Daňový zahrnuje se do základu pro výpočet daně z příjmu Nedaňový nezahrnuje se do základu pro výpočet daně z příjmu Standardně nevyplňujete. Zadává se pouze v případě, že je toto číslo odlišné od vlastního čísla účtu, tj. v případě, že chcete zůstatek účtu v novém účetním období otevřít na jiném čísle analytického účtu. Zde zadáváte, na který účet se převede zůstatek tohoto účtu při uzavírání účetních knih. Pokud se toto číslo nebude lišit, účet zůstatku nezadáváte. UPOZORNĚNÍ Nevyplňují se zde uzávěrkové účty (např. 701, 702, 710 apod.)!!!! 31

32 Uz. útvary Otevřením pole se seznamem vyberete jednu z možností Ano nebo Ne. Volbu Ano zadáte v případě, pokud chcete, aby se při roční uzávěrce přenesly do počátečních stavů zůstatky daného účtu po jednotlivých útvarech. Uz. zakázky Otevřením pole se seznamem vyberete jednu z možností Ano nebo Ne. Volbu Ano zadáte v případě, pokud chcete, aby se při roční uzávěrce přenesly do počátečních stavů zůstatky daného účtu po jednotlivých zakázkách. Uz. n.okruhy Otevřením pole se seznamem vyberete jednu z možností Ano nebo Ne. Volbu Ano zadáte v případě, pokud chcete, aby se při roční uzávěrce přenesly do počátečních stavů zůstatky daného účtu po jednotlivých nákladových okruzích. Uz. vozidla Otevřením pole se seznamem vyberete jednu z možností Ano nebo Ne. Volbu Ano zadáte v případě, pokud chcete, aby se při roční uzávěrce přenesly do počátečních stavů zůstatky daného účtu po jednotlivých vozidlech. Uz. organizace Otevřením pole se seznamem vyberete jednu z možností Ano nebo Ne. Volbu Ano zadáte v případě, pokud chcete, aby se při roční uzávěrce přenesly do počátečních stavů zůstatky daného účtu po jednotlivých organizacích. Pole bude zobrazeno, pouze pokud je zakoupen submodul Výkazy pro Příspěvkové organizace Sledovat CM Sledovat cizí měnu. Otevřením pole se seznamem vyberete jednu z možností Ano nebo Ne. Volbu Ano zadáte v případě, pokud chcete, aby byly stavy daného účtu sledovány i v konkrétní cizí měně. (Týká se např. účtu valutové pokladny nebo bankovního účtu vedeného ve valutách.) Pro účet označený Sledovat cizí měnu Ano uvidíte v přehledu Stavů účtů na formuláři Stavy účtů a středisek na záložce Stavy cizí měny údaje v cizí měně. Pokud je nastaveno sledovat CM na volbu Ano je potřeba vybrat kód CM. Kód cizí měny Toto pole se seznamem je aktivní pouze pro účet, který má zadáno Sledovat CM Ano. V poli se seznamem vyberete příslušnou měnu z přehledu Kódy měn. Pro jeden účet lze zadat pouze jednu cizí měnu. Tyto částky a měny vidíte přímo v saldokontu. Účtujete-li např. na jednom saldokontním účtu více měn, nevybíráte do tohoto účtu žádnou měnu a ani nenastavujete atribut Sledovat CM na ANO. 32

33 Účtování DPH Přepínač Účtování DPH slouží k výběru následujících možností Země Není DPH takto budou označeny všechny účty kromě účtů, na které se účtuje DPH. Ostatní účty, na které se účtuje DPH. Výjimkou je účtování DPH při dovozu (při použití těchto účtů se účtuje i základ daně i daň s použitím tohoto účtu) např. účet DPH na vstupu, tuzemsko, základní sazba nebo účet sloužící k označení základu daně u osvobozených plnění na výstupu (s 0% sazbou) nebo účet sloužící k označení základu daně u plnění při exportu zboží (s 0% sazbou) apod. Dovoz - účty, na které se dříve účtovalo DPH při dovozu. (Při použití těchto účtů se neúčtuje o základu daně, účtuje se pouze přímo daň s použitím tohoto účtu. Pro sestavu daňových dokladů program základy daně dopočítá.) Používalo se např. při účtování JCD. Není nárok - slouží pro identifikaci nákladů, u kterých není možnost odpočtu DPH. Tyto účty by měli být používány jen jako účty tzv. označující základ DPH. Proto je v editoru účetního deníku můžete zadat jen jako účet DPH. Samovyměření - použije se pro účty, kde bude účtováno o samovyměření daně (systém reverse charge - při pořízení zboží z jiných zemích EU od plátců DPH je nutno DPH přiznat na výstupu a uplatnit - pokud to zákon umožňuje - na vstupu). Samovyměření se bude týkat účtů na vstupu i na výstupu. Tyto účty se budou v deníku používat při použití tlačítka "Samovyměření". Výsledkem účetního záznamu je (pro každý účet, uplatní se vždy dvojice účtů) řádek, ve kterém jsou údaje o základu daně i vlastní DPH. Účtuje se o výši DPH. DPH se počítá z částky bez daně ("zespoda"). Vracení daně - když má poplatník daně nárok na vrácení daně v členském státě, ve které mu bylo dodáno zboží nebo služby. U této volby je následně povinné zadat sazbu DPH, zemi a měnu refundace (hlavní nebo cizí). Tato položka je pouze u účtů, které mají v poli Účtování DPH jiný údaj, než Není DPH. Zadáváte zemi, pro kterou budete DPH účtovat. Podle této položky pak budou filtrovány účty při zadávání na Výkaz DPH, tj. podle toho, jaká země je zadaná na výkazu, budou nabízeny pouze ty účty, které zde mají zadanou totožnou zemi. viz Číselník DPH Vyplnění položky Země má vliv na zadání položky Sazba DPH. Sazbu DPH lze zadat pouze v případě, že je země zadána. Dojde-li ke změně země, je sazba DPH vyprázdněna. Dojde-li ke smazání země, je sazba DPH vyprázdněna a pole nepřístupné. Směr plnění V případě označení Účtování DPH Není DPH nejsou tyto položky přístupné. Přepínač Směr plnění DPH slouží k výběru následujících možností. Vstup k označení DPH na vstupu Výstup - k označení DPH na výstupu 33

34 Odečítat Volba odečítat umožní tisk přehledu daňových dokladů tiskovým formulářem tak, že se základ daně a částka daně bude odečítat u účtů, které mají údaj Odečítat zaškrtnut a rozdíl se bude rovnat daňové povinnosti/nadměrnému odpočtu. Logicky tedy je vhodné parametr odečítat u účtů, které má smysl odečítat, tedy u účtů na vstupu. V účtovém rozvrhu je možné zobrazit sloupec "Nastavení odečítat". Může nabývat hodnot "není", "Podle směru plnění", "Odečítat" a "Neodečítat". Toto pole lze editovat v editoru účtu. Zaškrtávací sloupcet "Odečítat" lze zobrazit, ale je nastavován systémem a nelze ručně editovat v editoru účtu - zde je zobrazen pouze pro informaci. Způsob nastavení volby odečítat : pro nedaňové účty je "Nastavení odečítat" vždy nastaveno na "není" a nelze editovat a "Odečítat" není zaškrtnuto pro daňové účty lze "Nastavení odečítat" ručně nastavit na jednu z hodnot : "Podle směru plnění", "Odečítat" a "Neodečítat". Podle tohoto nastavení je nastaveno i pole "Odečítat" takto : Sazba DPH "Nastavení odečítat" je nastaveno na "Podle směru plnění" a "Směr plnění" je "Vstup", pak "Odečítat" je zaškrtnuto "Nastavení odečítat" je nastaveno na "Podle směru plnění" a "Směr plnění" je "Výstup", pak "Odečítat" není zaškrtnuto "Nastavení odečítat" je nastaveno na "Odečítat", pak "Odečítat" je zaškrtnuto "Nastavení odečítat" je nastaveno na "Neodečítat", pak "Odečítat" není zaškrtnuto V případě označení Účtování DPH Není DPH nejsou tyto položky přístupné. Pole se seznamem slouží k zadání procentní sazby daně. Otevřou se vám sazby daně zadané v přehledu Pomocné číselníky, DPH. Sazby se nabízí podle platnosti ve vybraném období. Zadáte příslušnou sazbu daně podle toho, zda se bude jednat o základní nebo sníženou sazbu DPH, případně vyberete nulovou sazbu DPH (u DPH na vstupu pro označování základů DPH u nákupů osvobozených nebo u nákupů od neplátců DPH, na výstupu pro označování základů DPH u plnění osvobozených nebo exportu služeb, zboží, příp. mezinárodní přepravě). Pole "Účtování DPH" a "Povaha účtu" v editoru účtového rozvrhu jsou přístupná pouze tehdy, není-li účet navázán na řádky výkazu DPH. Kód plnění Týká se odeslání zboží do jiných zemí EU - souvisí s tvorbou Souhrnného hlášení. Jako jeden z údajů tohoto hlášení je nutno uvádět kód plnění: 34

35 0 - Dodání zboží - při dodání zboží do jiného členského státu osobě registrované k dani v jiném členském státě ( 13 odst. 1 a 2 zákona), 1 - Přemístění zboží - při přemístění obchodního majetku plátcem do jiného členského státu ( 13 odst. 6 zákona) 2 - Třístranný obchod - při dodání zboží uvnitř území Evropského společenství formou třístranného obchodu ( 17 zákona). Tento kód vyplňuje pouze prostřední osoba. K rozlišení pro účely Souhrnného hlášení je nutno pro každý kód plnění zadat samostatný účet DPH. Uzávěrkový charakter Pole se seznamem, vybíráte z možností: (není) Účet zisků a ztrát Konečný účet rozvážný Počáteční účet rozvážný Hospodářský výsledek ve schvalovacím řízení U většiny účtů bude nastavení (není), toto pole vyplňujete u účtů uzávěrkových (např. 701, 702..) Uzávěrkový charakter pro podrozvahové účty Pole se seznamem, vybíráte z možností: (není) Účet uzavření podrozvahových účtů Účet otevření podrozvahových účtů Účet uzavření i otevření podrozvahových účtů U většiny účtů bude nastavení (není). Toto pole vyplníte pouze u účtů, pomocí kterých se provádí uzavírání období a převod podrozvahových účtů do nového období. Záložka 2 Další údaje Zadávání V této části vybíráte, jak se bude chovat daný účet při pořizování dokladu z hlediska zadávání dalších údajů k účtu: Útvaru Zakázka Okruh (nákladový okruh) Vozidlo Zaměstnanec Organizace Párovací znak 35

36 Typ změny (pole viditelné pouze v případě zakoupení modulu Výkazy pro Příspěvkové organizace) Organizace 2 (pole viditelné pouze v případě zakoupení modulu Výkazy pro Příspěvkové organizace) Příjmy a výdaje (pole viditelné pouze v případě zakoupení modulu Výkazy pro Příspěvkové organizace) Třetí účet (pole viditelné pouze v případě zakoupení modulu Výkazy pro Příspěvkové organizace) DIČ Organizace V těchto polích se seznamem vybíráte z těchto možností. Bez kontroly při pořizování účetního dokladu pro daný účet program nebude program kontrolovat, zda zadáte údaj na doklad nebo nikoli Povinné - při pořizování účetního dokladu pro daný účet program bude program kontrolovat povinnost zadání výše uvedených údajů na doklad. Pokud bude tento údaj chybět, program nepovolí doklad uložit. Zakázané - při pořizování účetního dokladu pro daný účet program bude program kontrolovat zákaz zadání výše uvedených údajů na doklad. Pokud bude tento údaj uveden, program nepovolí doklad uložit. Upozornění - při pořizování účetního dokladu pro daný účet program upozorní, že údaj chybí, ale dovolí účetní doklad uložit i bez tohoto údaje. U kontroly DIČ Organizace funguje toto upozornění pouze u ručního pořízení dokladu do deníku. Pro účetní doklady počáteční/koncový stav je upravena kontrola těchto povinností. Organizace, Párovací znak a Zaměstnanec nejsou kontrolovány vůbec. Útvar, Zakázka, Nákladový okruh a Vozidlo jsou kontrolovány jen v případě, že uzávěrka daného období proběhla s rozpadem na útvary, resp. zakázky atd. Prioritně použít při generování zápočtu ve fakturaci - Pokud používáte vzájemné zápočty ve fakturaci, je možno zvolit, zda tento účet bude v zápočtu použit prioritně. ( Obvyklým příkladem může být účetní zápis faktury přijaté, kde jsou standardně vedeny 2 saldokontní účty a 131. při pořizování vzájemného zápočtu je třeba, aby byl do účtování přednabídnut účet 321.) Párování plateb z bankovních výpisů - V případě, že máte instalovaný modul Banka, je zobrazený přepínač, který je možno použít pro přípravu účtování banky. (Obvyklým příkladem může být účetní zápis faktury přijaté, kde jsou standardně vedeny 2 saldokontní účty a 131. Při přípravě účtování bankovního výpisu je třeba, aby příprava účtování proběhla na účet 321. Na tomto účtu 321 je třeba zatrhnout přepínač.) Nepřenášet cizí měnu při uzávěrce - bude-li zaškrtnuto, nebude se u těchto účtů v zápisech otevření účetních knih doplňovat kód cizí měny a částka v cizí měně. Tento atribut vznikl v souvislosti s přechodem na euro na Slovensku. Lze ho využít i v jiných případech avšak nutno vždy uvážit, zda nedojde k porušení principu bilanční kontinuity! 36

37 Splatnost - lze využít u účtů, u kterých je třeba rozlišt jejich "dlouhodobost", resp. "krátkodobost". (Např. ve Výkazu Rozvahy v plném či zjednodušeném rozsahu do části krátkodobých, či dlouhodobých pohledávek (závazků). Organizace (PAP) - umožňuje předvyplnit partnera transakce nebo partnera Aktiva/Pasiva pro případ pořizování dokladu v účetním deníku. Pole viditelné pouze v případě zakoupení modulu Výkazy pro Příspěvkové organizace. V případě spuštění funkce kontroly PAP v účetním deníku se v případě, že organizace není zadána přímo na deníkovém záznamu, načte organizace z tohoto pole (dle čísla účtu a období). Také se načte IČO a ID partnera. Tyto hodnoty dále vstupují do všech následných kontrol. Třetí účet - údaj vyžadovaný při sestavování Pomocného analytického přehledu (PAP). Pole viditelné pouze v případě zakoupení modulu Výkazy pro Příspěvkové organizace. Typ změny MD - výběr z číselníku "Typy změn". Pole je viditelné pouze v případě zakoupení modulu Výkazy pro Příspěvkové organizace. Typ změny Dal - výběr z číselníku "Typy změn". Pole je viditelné pouze v případě zakoupení modulu Výkazy pro Příspěvkové organizace. Příjmy a výdaje - výběr z číselníku "Příjmy a výdaje". Pole je viditelné pouze v případě zakoupení modulu Výkazy pro Příspěvkové organizace. Typ změny: Když bude přednastaven, tak při přípravě účtování a účtování bude doplněn tento Typ změny na řádek účetního dokladu. - Při účtování přímo v účetním deníku bude přednabídnut Typ změny nastavený na účtu. - Když bude v kontaci zadán Typ změny, má přednost před Typem změny na účtu. - Systém je automaticky účtuje s nejnižší prioritou (pouze v případě, že údaje nejsou zadány na zdrojovém dokladu nebo na řádku kontace) Přijem/výdaj z číselníku Příjmy výdaje: Když bude přednastaven, tak při přípravě účtování a účtování banky bude doplněn tento Přijem/výdaj na řádek i protiřádek (když bude nastaveno účtování bankovního výpisu s protiřádkem). - Při účtování přímo v účetním deníku bude přednabídnut Přijem/výdaj nastavený na účtu. - Systém je automaticky účtuje s nejnižší prioritou (pouze v případě, že údaje nejsou zadány na zdrojovém dokladu nebo na řádku kontace) Automatické účtování typu změny je zapojeno do účtování: rozúčtování účetního deníku - všechna účtování nad saldokontem (kurzový rozdíl, dorovnání, přeúčtování) - faktury a dobropisy - příjemky a výdejky - bankovní výpisy - pokladní doklady - penalizační faktury - majetek - účetní pohyby - mzdy Automatické účtování údaje Příjmy a výdaje je zapojeno do účtování: rozúčtování účetního deníku - bankovní výpisy - pokladní doklady Záložka 4 Saldokonta Na této záložce vidíte přehled saldokontních skupin, do kterých je zobrazený účet zařazen. 37

38 Stiskem tlačítka Nový nebo klávesy <F2> se otevře přehled Saldokonta viz kapitola Saldokonta. Z tohoto přehledu si vyberete příslušný druh saldokonta poklepáním myši na řádek přehledu s požadovaným saldem, případně stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter>. K jednomu saldokontnímu účtu je možno přiřadit více saldokontních skupin. Při účtování na tomto účtu se výsledky účtování na tomto účtu přenesou do všech vybraných saldokontních skupin na tomto saldokontním účtu. 38

39 Záložka 5 Stavy účtů Na této záložce vidíte přehled skupin stavů, do kterých je zobrazený účet zařazen. Po prvním spuštění systému Helios Orange je automaticky vytvořena skupina 001 pro všechny účty a všechna střediska a skupina 002 pro všechny účty a žádná střediska. Pro zařazování účtů do jednotlivých skupin je důležitý režim nápočtu stavů, který se nastavuje v přehledu Pomocné číselníky, Období hlavní nabídky stromové struktury Stav ON-LINE - stavy se aktualizují automaticky po zaúčtování každého účetního dokladu. Na nově otevíraný účet budou zařazeny všechny existující skupiny stavů, které mají v poli Účty výběr nastaveno Všechny. Stav OFF-LINE - stavy se nepočítají při účtování dokladů, ale až na vyžádání uživatele. Na nově otevíraný účet budou automaticky zařazeny pouze ty skupiny, které mají v poli Účty výběr nastaveno Všechny. Zobrazený účet můžete zařadit i do dalších skupin a to po stisku tlačítka Nový. Otevře se přehled Skupiny stavů, vybranou skupinu zařadíte stiskem tlačítka Přenos. Záložka 6 Aktualizované období Na této záložce určujete, do kterých období se mají promítnout změny na účtu. 39

40 Pokud si otevřete účet pro opravy a provedete změnu,tak se po uložení změny promítnou do aktuálního období (toto období je vidět ve spodní části okna). Budete-li chtít, aby se změny projevily i v jiných obdobích, musíte před uložením opravy na této záložce zaškrtnout ta období, do kterých se má provedená změna promítnout (do aktuálního se provede vždy, proto zde toto období není). Volby místní nabídky V systému HELIOS Orange je možno zadat účtový rozvrh podle konkrétních potřeb zpracovávané organizace. Účtový rozvrh se zadává, edituje, prohlíží a tiskne v přehledu Účtový rozvrh. Přehled Účtový rozvrh otevřete ve stromové struktuře přehledů klepnutím na volbu hlavní nabídky Účetnictví, Účtový rozvrh. Klepnutím pravého tlačítka myši otevřete místní nabídku Nový účet z označeného Akce - "Nový účet z označeného" se otevře jako nový záznam v Účtovém rozvrhu. Editor se naplní údaji z účtu, na kterém je kurzor, je nutno změnit číslo účtu. Zablokování vybraných záznamů Zablokování - slouží k označení vybraných účtů, jsou potom označeny (zatrženo) ve sloupci B (Blokováno). Pro potvrzení akce je nutno zadat heslo. Na tento příznak lze zafiltrovat. Zakázání - slouží k zakázání vybraných účtů, jsou potom označeny (zatrženo) ve sloupci Z Stav Zakázáno znamená, že tento účet nelze zadat na deníkový zápis. Tento stav není kontrolován na žádném místě, kde se zadávají účty, ale až ve chvíli zápisu deníkového řádku do databáze. Řádek se zakázaným účtem nelze uložit a ani naimportovat apod. Na tento příznak lze též zafiltrovat. 40

41 Odblokování vybraných záznamů Odblokování - slouží k odznačení vybraných účtů, ty potom nejsou označeny (nezatrženo) ve sloupci B (Blokováno). Pro potvrzení akce je nutno zadat heslo. Povolení - slouží ke zrušení zákazu použití účtu (zruší stav Zakázáno). Přehled hlavní kniha Po spuštění se objeví editor pro zadání parametrů hlavní knihy (podobná jako před tiskem hlavní knihy), kde lze zadat časové rozmezí (buď data, nebo období stavu) a zda se má zobrazit detail počátečního stavu a koncový stav. Po potvrzení se zobrazí přehled "Hlavní kniha" s označením časového rozmezí v názvu. Detailní řádky jsou zobrazeny standardně, součtové řádky jsou podbarveny světle modrou barvou, oddělovací řádky pro jednotlivé účty tmavě modrou barvou. Přehled lze zobrazit pro 1 účet nebo všechny označené. Upozornění: Systém automaticky počítá součtové řádky (podbarvené světle modrou barvou). Proto není vhodné používat systémové akce přehledu Nastav Podmínky - Filtr a Třídění, stejně tak Rychlý filtr. Aby součtové řádky odpovídaly skutečnosti, zanechte vždy výchozí nastavení přehledu! Aktualizace DPH v deníku dle účtu Provedení akce je nutno potvrdit heslem. Po potvrzení se zobrazí okno, kde se zobrazuje probíhající proces a po jeho ukončení jsou zobrazeny výsledky akce, které si můžete vytisknout. Akce znovu napočte Základ DPH, Částku DPH, Odchylku DPH a Sazbu DPH v účetním deníku. Akce se provede pro doklady, které obsahují vybrané (označené) účty v účetní osnově a spadají do aktuálně vybraného účetního období, i uzavřeného, a nespadají do uzavřeného období DPH. Stavy účtů a útvarů Potvrzením této volby místní nabídky se otevře přehled Stavy účtů a útvarů, zafiltrovaný pro daný účet: 41

42 V tomto přehledu jsou zobrazeny základní údaje o stavu daného účtu pro jednotlivé dny, kdy bylo na daný účet účtováno. Poklepáním na požadovaný řádek přehledu Stavy účtů a středisek se otevře formulář Stavy účtů. V tomto formuláři jsou vidět detaily počátečních stavů, obratů a zůstatku účtu k danému datumu, číslu účtu a středisku. Stavy účtů dle masky Potvrzením této volby místní nabídky se otevře dialogové okno Maska účtů. Nabídne se vám číslo účtu, na kterém byl nastaven kurzorový řádek. V případě potřeby můžete zadat jiné číslo účtu, nebo jen část účtu (např. pouze syntetiku účtu 343XXX nebo jen účtovou třídu 3XXXXX nebo první dvě místa analytiky XXX02X apod.). Místo znaků X můžete použít i znaky x nebo příslušný počet mezer. Stiskem tlačítka Zpět se akce zruší a vrátíte se zpět do Účtového rozvrhu. Stiskem tlačítka OK se otevře přehled Stavy účtů a středisek (maska). Jedná se o přehled Stavy účtů a středisek za účet (účty) dle zadané masky (např. syntetika účtu 343, který je seskupen podle sloupce Datum. V jednotlivých řádcích je zobrazeno datum stavu a v závorce je počet účetních zápisů (vět), který se vztahuje k danému datumu. Stiskem tlačítka +, případně klávesy + pro aktivní řádek (označený šipkou v levém sloupci) se rozvine pod tímto řádkem přehled jednotlivých účetních zápisů (vět), který se vztahuje k danému datumu. Tlačítko + se změní na tlačítko -. Tímto tlačítkem -, případně klávesou tento přehled jednotlivých účetních zápisů zase zavřete. Stiskem tlačítka Tisk se vytiskne přehled všech účtů. 42

43 Stav aktuálního účtu Potvrzením této volby místní nabídky se otevře formulář Stavy účtů pro účet, na kterém jste byli nastaveni kurzorovým řádkem. Rozkopírování Pokud zvolíte akci Rozkopírování, můžete všechny nebo jen vybrané účty přenést i do jiných databází. Lze zvolit, zda Cílová data v případě existence nechat být občerstvit - možnost vyplnit Datum období, toto datum určuje, v kterém období v cílové databázi dojde k občerstvení účtů. V ostatních obdobích k občerstvení nedojde. Zůstane-li datum nevyplněno, dojde k občerstvení ve všech obdobích Účetní doklady Po potvrzení této volby se otevře nové okno Pohled do účetního deníku, kde je přehled všech dokladů obsahujících účet, na kterém jste nastaveni kurzorovým řádkem (nebo označené účty). Doklady jsou z období, ve kterém je otevřen účtový rozvrh. Účetní řádky Po potvrzení této volby nebo použitím klávesové zkratky CTRL+U se otevře nové okno Pohled do účetního deníku, kde je přehled pouze těch řádků, které obsahují účet, na kterém jste nastaveni kurzorovým řádkem (nebo označené účty). Doklady jsou z období, ve kterém je otevřen účtový rozvrh. V obou těchto přehledech máte možnost s přehledem dále pracovat (opravovat, rušit apod.), možnosti práce s tímto přehledem si zobrazíte v menu místní nabídky (pravé tlačítko myši nebo tlačítko Akce). Změny Obsahují dvě volby: Nahrazení čísel řádků úč. výkazů podle syntetických účtů Platí pouze při volbě, že máte v konfiguraci zaškrtnutu volbu Povolit staré výkazy. Po spuštění této akce budou původní čísla řádků výkazů (na označených účtech) nahrazeny čísly, která jsou zadána u syntetických účtů. Jsou přenášeny čísla řádků účetních výkazů a atributy povahy účtu - Povaha účtu, Rozvaha a Výsledovka. Hromadné změny Umožní provést hromadné změny na označených účtech. Zaškrtnutím si zvolíte pole, jehož údaje si potřebujete změnit a vyberete si příslušnou hodnotu. Pole, které se mají měnit, je potřeba zaškrtnout v bílém čtverečku u vybraného atributu, tím se zpřístupní nastavení toto atributu a vy volíte, na co se má změnit. Posledním řádkem určujete, zda se má změna promítnout pouze na aktuálním řádku (pole zaškrtnuto) nebo zda bude změna aplikována na všechny označené druhy účetních dokladů. 43

44 Přehled výskytu účtů Akce zobrazí pro jeden nebo vybrané účty přehled výskytu těchto účtů v přehledech: účtový rozvrh (účet zůstatku a pro SK i účet pro DPH) účetní deník (účet a účet DPH) položky pokladny (účet) položky bank. výpisů (účetní účet) DUD (účet MD a účet Dal) položky kontací (účet a účet DPH) účetní vazby (účetní účet) Takto lze najít výskyt jakéhokoliv účtu, v případě výskytu zakázaných účtů lze přehled použít pro opravu nalezených dokladů s daným účtem (přehled lze vytisknout, oprava dokladů je možná pouze ručně po jejich vyhledání dle Identifikace v přehledu výskytu). Výkazy Zobrazí přehled sestav výkazů, ve kterých je vybraný účet zařazen. Pomocí nabídky Nový, můžete též účet na vybraný výkaz zařadit. Po volbě Nový <F2> se zobrazí přehled definic účetních výkazů, zvolený výkaz potvrdíte pomocí akce Přenos <Ctrl><Enter>, bude zobrazen přehled jednotlivých řádků definice výkazu. Zvolíte řádek, do kterého má účet patřit. Musíte zvolit řádek typu účty, pokud zvolíte řádek typu součty, nelze na něj výkaz zařadit, budete upozorněni hlášením: Součtový řádek nelze použít Pokud zvolíte řádek typu účty, budete dotázáni: Jakým způsobem má být účet na výkaz vložen? Volbu potvrdíte tlačítkem Účet brutto nebo Účet korekce, tlačítkem Storno bude akce ukončena a účet do definice vložen nebude. Stav účtu - kurzový rozdíl Tato akce je přístupná pouze u účtů, které mají nastaveno sledovat cizí měnu Ano a kód měny. Pomocí této nabídky zaúčtujete kurzový rozdíl zvoleného účtu k vybranému datu. Podmínky pro úspěšné zaúčtování: v editoru musíte vybrat kontaci, ve které budete mít tyto řádky Kurzová ztráta Kurzový zisk Řádek účetního deníku (nepovinný) Pravidla pro řádky a doplňování účtů jsou stejná jako u kontace ke kurzovému rozdílu v saldokontu, tzn,. pokud nejsou uvedeny účty pro zisk a ztrátu v kontaci, jsou hledány na cizí měně sledované na účtu, pokud na této měně nejsou vyplněny, jsou hledány na 44

45 hlavní měně CZK. Pokud řádek účetního deníku není v kontaci zadán, je automaticky vytvořen ke kurzovému rozdílu protiřádek, kde je použit účet, pro který rozdíl generuji. v editoru musíte vybrat datum případu kurz bude dohledán podle nastavení konstanty "Způsob dohledání kurzů pro účetnictví". Varianty: přesný denní kurz/denní kurz včetně předchozího při vytváření kontace, lze na řádku kontace "Kurzový zisk/kurzová ztráta" na záložce 2 Návazné údaje zadat organizaci a DIČ. Organizace a DIČ jsou při účtování přeneseny na účetní doklad v deníku. Algoritmus výpočtu kurzového rozdílu: 1. výpočet probíhá vždy v rámci jednoho období (toho aktuálního); 2. je-li zaúčtováno v tomto období pro daný účet i na jinou cizí měnu, než je na účtu, výpočet skončí s chybovým hlášením; 3. určí se suma částek v hlavní měně (sumahm1) a suma částek v cizí měně (sumacm) ze všech účetních řádků v daném období, které a. mají datum případu menší nebo rovno než zadané datum případu v editoru, b. jsou ve stavu účtováno nebo uzavřeno, c. jsou v běžném a počátečním stavu, d. a to již bez ohledu na kód cizí měny na těchto úč. řádcích; 4. částka v cizí měně se přepočte kurzem k zadanému datumu případu na hlavní měnu (sumahm2) 5. je-li sumahm1 = sumahm2 -> není kurzový rozdíl (stav účtu v cizí měně je vyrovnaný) 6. je-li sumahm1 > sumahm2 -> kurzová ztráta (účtováno na stranu MD) 7. je-li sumahm1 < sumahm2 -> kurzový zisk (účtováno na stranu Dal) 8. dále dojde k naplnění vazebních atributů (útvar, organizace,...) a dojde k účtování -> je generován úč. doklad o 2 řádcích (řádek kurzového rozdílu a řádek úč. dokladu) Po potvrzení akce dojde k zobrazení procesního okna, ve kterém je vidět, jaký kurz byl použit. Kontroly PAP Funguje pro aktuální záznam. Kontroluje účetní řádky, na kterých je účet použit z pohledu PAP (tj. typ změny, IČ partnera). Je k dispozici pouze v případě zakoupení modulu Výkazy pro Příspěvkové organizace. Doplnění údaje Příjmy a výdaje z předchozího období Pomocí této akce lze doplnit Příjmy a výdaje na účty dle převodního můstku z předchozího období. Nastavení struktury PKP Tato funkce je vázána na instalaci modulu "Pomocný konsolidační přehled" V případě její instalace, jsou v účtovém rozvrhu dva údaje: "Kód výkazu PKP" a "Číslo položky PKP". Lze je zadat v editoru na záložce 2 - Další údaje. 45

46 Funkce pak umožňuje pro označené účty hromadně nastavit údaje PKP, jsou-li jednoznačné. Lze zvolit buď pouhé doplnění údajů, nebo jejich přepis. Tisk V přehledu Účtový rozvrh je specifická i funkce Tisk není možno tisknout formulář jednoho účtu (Tisk - <F8>), ale jsou zde funkce pro tisk Obratové tabulky a Hlavní knihy. Tisk Obratová tabulka CTRL + O Funkce Tisk Obratová tabulka slouží k tisku obratové předvahy daného účtu. Nastavíte se na řádek požadovaného účtu a klepnutím pravým tlačítkem myši otevřete nabídky místního menu a vyberete volbu Obratová tabulka nebo stisknete kombinaci kláves <Ctrl><O> - otevře se dialogové okno Tisk obratové tabulky. Zde je možno vybrat Období (Účetní období), vybíráte stiskem tlačítka ( ) nebo stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter>, otevře se přehled Období. Zde si vyberete požadované období a přenesete stiskem tlačítka Přenos nebo stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter>. V položkách Od a Do je pro informaci zobrazen první a poslední den vybraného období. Standardně se přednabízí období, se kterým pracujete. Pokud je daný účet sledován i v cizí měně, bude aktivní i oblast Měna účtu, kde označíte, zda chcete tisknout obratovou tabulku v hlavní měně nebo v cizí měně. Pokud zaškrtnete pole Maska účtů, zpřístupní se i Číslo účtu, zde můžete zadat např. tisk obratové tabulky pro celou syntetiku (př. 211% nebo stačí 211). Obratovou tabulku můžete tisknout za období stavu - po zaškrtnutí pole Za období stavu. Vlastní tisk zahájíte stiskem tlačítka OK. Vytiskne se obratová tabulka daného účtu. Tisk Hl. kniha Funkce Tisk Hl. kniha slouží k tisku jednotlivých dokladů účtu na vybraném řádku (Vybraných účtů). Klepnutím pravým tlačítkem myši otevřete nabídku místního menu a vyberete volbu Hl. kniha Nabídne se dialogové okno pro zadání časového rozmezí dle vybraného období. Časové rozmezí můžete upravit dle vašich požadavků. Standardně je nabízeno časové rozmezí od prvního do posledního dne aktuálního měsíce. Pod polem "Datum od" je tlačítko "Počáteční stav", které po stisku doplní do "Datum od" počáteční datum období. "Datum do" - v tomto poli se aktuální datum snadno doplní použitím kombinace kláves Ctrl+D. Vlastní tisk zahájíte stiskem tlačítka OK. Vytiskne se hlavní kniha jednotlivé doklady vybraného účtu (vybraných účtů). Číselník syntetických účtů Přehled Číselník syntetických účtů je přehledem všech syntetických účtů ve smyslu Opatření ministerstva financí, kterým se stanoví účtová osnova a postupy účtování pro dané subjekty (např. pro podnikatele) a slouží zejména jako podpora rychlého zadávání účtů do Účtového rozvrhu. Důsledkem je, že se Vám při zadání nového analytického účtu předvyplní, např. zda je účet Rozvahový nebo Výsledkový atd. 46

47 Přehled Číselník syntetických účtů otevřete ve stromové struktuře přehledů klepnutím na volbu hlavní nabídky Účetnictví, Účtový rozvrh, Číselník syntetických účtů. V přehledu Číselník syntetických účtů jsou uvedeny: číslo syntetického účtu, jeho název podle výše citovaného Opatření, druhý název účtu, jeho povaha (Rozvahový, Výsledkový, Podrozvahový), umístění účtu v rozvaze - Rozvaha A/P (Aktivní, Pasivní, Nesledovat, Dle aktuálního zůstatku), povaha účtu ve výsledovce - Výsledovka (Daňový, Nedaňový, Nesledovat), uzávěrkový charakter, uzávěrkový charakter pro podroz. účty. Přehled číselník syntetických účtů je uživatelsky přístupný, tj. údaje uvedené na jednotlivých syntetických účtech lze editovat, v případě legislativních změn lze zadávat nové účty, případně lze nepotřebné účty rušit. V případě potřeby je možné Číselník syntetických účtů naimportovat z adresáře SYSTEM, který se nachází v instalaci systému HELIOS Orange. Importovat je možné Číselník syntetických účtů pro podnikatele (vytvoří se automaticky při vygenerování databáze), pro příspěvkové organizace, pro nepodnikatelské subjekty a pro bankovní sektor. Rovněž je možné naimportovat Číselník syntetických účtů např. pro země Slovensko a Německo. Formulář syntetického účtu Formulář pro pořízení syntetického účtu v přehledu číselníku syntetických účtů otevřete v přehledu číselník syntetických účtů stiskem tlačítka Nový záznam nebo stiskem klávesy <F2> případně klepnutím pravého tlačítka myši v přehledu číselníku syntetických účtů a výběrem volby Nový 47

48 Hlavní údaje V této oblasti se zadávají základní informace o daném syntetickém účtu. Číslo účtu Maximálně třímístný povinný údaj, číslo syntetického účtu směrného účtového rozvrhu. Název účtu Povinný údaj název daného syntetického účtu dle směrného účtového rozvrhu. Druhý název účtu Nepovinný údaj, můžete zadat upřesňující specifikaci k danému účtu nebo např. název daného syntetického účtu v cizím jazyce. Povaha účtu Otevřením pole se seznamem vyberete povahu účtu z možností: Rozvaha A/P Podrozvahový Výsledkový Rozvahový Toto pole se seznamem je aktivní pouze pro rozvahové účty. Otevřením pole se seznamem vyberete povahu rozvahových účtu z hlediska postavení v rozvaze z možností: Nesledovat Aktivní Pasivní Dle aktuálního zůstatku Dle aktuálního zůstatku pokud se zůstatek účtu nachází na straně MáDáti, bude zobrazen mezi aktivními účty, pokud se zůstatek účtu nachází na straně Dal, bude zobrazen mezi pasivními účty. Podle nastavení parametru v položce Rozvaha A/P bude také ovlivněna funkcionalita pro definici řádků na rozvaze viz kapitola Výkazy. Když je nastaveno Nesledovat, nelze zadávat číslo řádku rozvahy. Pro nastaveni Aktivní je přístupná definice pro definování řádku v části aktiv rozvahy, pro nastaveni Pasivní je přístupná definice pro definování řádku v části pasiv rozvahy a při nastavení dle aktuálního zůstatku je přístupná definice pro definování řádku v obou částech rozvahy. 48

49 Výsledovka D/A Toto pole se seznamem je aktivní pouze pro výsledkové účty. Otevřením pole se seznamem vyberete povahu výsledkových účtu z hlediska zákona o dani z příjmu (stavy daného účtu ovlivňují nebo neovlivňují základ pro výpočet daně z příjmu). Nesledovat Daňový (zahrnuje se do základu pro výpočet daně z příjmu) Nedaňový (nezahrnuje se do základu pro výpočet daně z příjmu) Uzávěrkový charakter Pole se seznamem, vybíráte z možností: (není) Účet zisků a ztrát Konečný účet rozvážný Počáteční účet rozvážný Hospodářský výsledek ve schvalovacím řízení U většiny účtů bude nastavení (není), toto pole vyplňujete u účtů, pomocí kterých se provádí uzavírání období (701, 702..) Uzávěrkový charakter pro podrozvahové účty Pole se seznamem, vybíráte z možností: (není) Účet uzavření podrozvahových účtů Účet otevření podrozvahových účtů Účet uzavření i otevření podrozvahových účtů U většiny účtů bude nastavení (není), vyplníte pouze u účtů, pomocí kterých se provádí uzavírání období a převod podrozvahových účtů. Analytiky PAP Přehled Analytiky PAP zobrazuje seznam analytik PAP, který je možné importovat, případně ručně zakládat. Import lze provést volbou import z místní nabídky a následným výběrem *.TXT souboru ANALPAP_CZ_2013xx.TXT, který se nachází ve složce SYSTEM adresáře Helios Orange. Soubor je součástí distribuce. Přehled se zobrazí pouze v případě, že je zakoupen modul Výkazy pro Příspěvkové organizace. Účetní deník Účetní deník slouží zejména k pořizování účetních dokladů, které lze rozčlenit a uložit do přehledů podle jednotlivých druhů účetních dokladů., V těchto přehledech si účetní doklady můžete 49

50 prohlížet, případně je v závislosti na stavu pořízení dokladů můžete opravovat nebo rušit. V účetním deníku jsou zobrazeny i doklady, které jsou pořízeny automatickým účtováním prvotních dokladů z jiných agend nebo které jsou naimportovány z textového souboru ve speciálním formátu. Z přehledu Účetní deník se tisknou sestavy přehledu účetních dokladů (účetní deník), lze tisknout i formuláře jednotlivých účetních dokladů. Zobrazený přehled Účetní deník si můžete přizpůsobit dle vašich potřeb. Přehled Účetní deník Přehled Účetní deník otevřete ve stromové struktuře přehledů - zvolíte Účetnictví, Účetní deník. Druh dokladu se vám nabídne podle toho, který máte přednastaven v přehledu Druhů dokladů pomocí volby místní nabídky Přednastavení tohoto druhu dokladu. Pokud druh účetního dokladu nebude přednastaven, nabídne se vám přehled všech Druhů účetních dokladů. Zde vyberete požadovaný druh účetního dokladu a přenesete stiskem tlačítka Výběr druhu účetního dokladu nebo stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter>. V tomto přehledu jsou zobrazeny doklady aktuálního období. Pokud budete chtít zobrazit přehled účetních dokladů jiného období, poklepete na ikonu období ve stavovém řádku, otevře se přehled Období a poklepáním na řádek přehledu s požadovaným obdobím nebo stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter> dané období zaktivujete. Tímto se otevře přehled Účetní deník v daném období. 50

51 V přehledu Účetní deník vidíte jednotlivé řádky přehledu. Každý řádek přehledu je jeden řádek účetního zápisu (jeden řádek účetního zápisu představuje veškeré účetní údaje - číslo účtu, strana účetního zápisu, částka, datumy, útvar, zakázka, organizace atd.), které se vztahují k jednomu účtu. Na formuláři pro pořízení účetního dokladu se pořizuje postupně každá strana účetního zápisu Má dáti a Dal zvlášť. Pro jednoduchý podvojný zápis, kdy je účtováno na straně Má dáti stejná částka, jako na straně Dal, je třeba v programu HELIOS Orange pořídit dva řádky - pro každou stranu zvlášť. Formulář Účetní doklad Pro pořízení nového účetního dokladu v přehledu Účetní deník v panelu nástrojů stisknete tlačítko Nový nebo stisknete klávesu <F2>. Záhlaví formuláře V záhlaví formuláře jsou uvedeny údaje o čísle Druhu účetního dokladu a Fázi rozpracovanosti dokladu (např. Druh účetního dokladu: 910 Interní doklady, fáze rozpracovanosti: Účtováno). 51

52 Panel nástrojů V panelu nástrojů jsou tato tlačítka: existujícími řádky přehledu Účetní deník. Dvě listovací tlačítka pro procházení již Dále jsou v panelu nástrojů tlačítka k provádění akcí při vystavování účetních dokladů. Tlačítko Akce - zobrazí speciální nabídku místního menu, kde lze výběrem spustit akce na účetním dokladu. Většina těchto akcí odpovídá tlačítkům v panelu nástrojů, pouze akce DPH nemá tlačítko na dokladu. Nabídka DPH slouží pro nabídnutí Období DPH v případě provádění oprav na dokladu. Je nutno, aby byly vyplněny položky DUZP a účet DPH, případně je vyplněna položka DUZP a účet DPH uveden v položce Účet. Tlačítko <- -> (záměna stran Má Dáti a Dal) toto tlačítko slouží při výběru strany při účtování účetního zápisu Má dáti nebo Dal. Při otevření prvního řádku dokladu se nabídne strana Má dáti, pokud budete chtít jako první účtovat zápis na straně Dal, stisknete toto tlačítko a formulář Účetního dokladu je připraven pro účtování na straně Dal. Zároveň pro lepší vizuální orientaci dojde k posunutí položek na tomto formuláři doprava. Pokud chcete změnit stranu účetního zápisu zpět na Má dáti stisknete znovu toto tlačítko a formulář Účetního dokladu je připraven pro účtování na straně Má dáti. Zároveň pro lepší vizuální orientaci dojde k posunutí položek na tomto formuláři doleva. Pomocí tohoto tlačítka můžete i u řádku s vyplněnými údaji změnit stranu účetního zápisu. (V nastavení Druhu účetního dokladu si můžete volbou strany zadat, na jaké straně si přejete začínat při tvorbě nového účetního dokladu v rámci tohoto druhu účetního dokladu.) Tlačítka Nová MD a Nová Dal slouží pro zápis zadaného účetního zápisu pro danou stranu a k otevření nového formuláře pro pořízení další části (řádku) účetního zápisu pro stranu Má dáti nebo Dal. Tlačítko Přenes slouží k přenosu částky z předchozího řádku účetního zápisu na opačnou stranu účetního zápisu. Jde použít po uložení předchozí části účetního zápisu a otevření opačné části účetního zápisu (Má dáti nebo Dal) pomocí tlačítka Nová MD nebo Nová Dal. Tlačítko Dorovnej - po uložení předchozí části účetního zápisu a otevření další řádky účetního zápisu (obvykle poslední) lze stiskem tohoto tlačítka doplnit částku na řádku tak, aby obraty stran Má dáti nebo Dal na tomto dokladu byly vyrovnané. Tlačítko Měna toto tlačítko se používá k zadávání a přepočtu cizí měny a kurzu. Po jeho stisku se zobrazí okno, kde zadáváte údaje týkající se měny. Můžete zde využít přenos údajů z kurzovního lístku (pole Množství Kurz, Kurz, Kurz EUR), přenos údajů z číselníku měn (pole Měna), kalendář (pole Datum kurzu) a kalkulačka (pole Částka CM) viz Měna. Standardně zadáváte kód měny, kurz a částku cizí měny. Poté stisknete tlačítko Měna -> CZK, čímž dojde k přepočtu na CZK dle zadaného kurzu a částky CM. Tlačítko Kurz. rozdíl toto tlačítko se používá k dopočtu kurzového rozdílu viz Kurz. rozdíl. Tlačítko Zobrazení - tímto tlačítkem máte možnost zobrazit všechny položky dokladu. Pokud máte v konfiguraci Druhu dokladu na třetí záložce nastaveno, že se mají zobrazovat v editoru i všechny volitelné položky, toto tlačítko na dokladu nebude. 52

53 Tlačítko Rozúčtování - toto tlačítko umožňuje využít rozúčtování podle kontace přímo na dokladu. Řádek, z kterého je volána funkce, bude prvním řádkem výsledného zápisu. Po stisku tohoto tlačítka se zobrazí nové okno pro přípravu automatického rozúčtování. Tato funkce je stejná jako při rozúčtování přímo z přehledu dokladů, na otevřeném dokladu však umožňuje vícenásobné použití - tedy na jednom dokladu můžete jednu kontaci použít vícekrát nebo na jednom dokladu použít více kontací. Funkce Rozúčtování se volá z posledního řádku dokladu. Pokud ale budete nastaveni na již zaúčtovaném řádku, tento se přepíše prvním řádkem automatického rozúčtování! Tlačítko Samovyměření. Je možno zadat následující údaje: o DUZP o účet MD o účet Dal o základ daně o zaokrouhlení na Desetihaléře o celní kurz (potřebujete -li použít přepočet celním kurzem) o povolit posun DPH (týká se uskutečněných plnění - v případě, že zadáváte DUZP z již uzavřeného Období DPH, je nutno tuto volbu zaškrtnout. Jinak by samovyměření neproběhlo, protože uskutečněná plnění musí být standardně přiznána vždy v konkrétním Období DPH, do kterého patří uvedené DUZP.) DUZP a základ daně jsou přednabídnuty z editovaného řádku dokladu. Po potvrzení dojde k rozúčtování částky daně spočítané ze zadaného základu daně do dvou řádků téhož účetního dokladu s použitím zadaných účtů DPH na straně MD a Dal. Účty lze vybrat pouze daňové (účty 343), které mají Účtování DPH v Účtovém rozvrhu nastaveno na volbu Samovyměření. Oba účty musí mít stejnou sazbu DPH. Rozúčtované řádky mají v editoru přístupné pole Základ DPH, kam lze ručně zadat jiný základ DPH než je určen systémem. Akce je zapojena i do editoru při účtování z ostatních agend (Přededitace - editace před zaúčtováním). Tlačítko Oprava DPH - je přístupné pouze na daňových dokladech a umožňuje ručně opravit základ a částku DPH. Akce je chráněna heslem. Tlačítko Datum párování Salda - je přístupné pouze tehdy, pokud je na řádku dokladu zadán účet, který je zařazen v saldokontní skupině obsahující vazbu i dle datumu párování. Umožňuje zadat nebo opravit Datum párování Salda. Toto datum není standardně vidět na účetním dokladu. Pod panelem nástrojů se nachází jednotlivá pole formuláře označená názvy polí, do kterých se postupně zadávají hodnoty účetního zápisu. Zda budou po otevření nového dokladu zobrazena všechna pole dokladu, závisí na nastavení záložky Editor deníku v Druhu účetních dokladů. 53

54 Doklad Číslo účetního dokladu. Program nabízí číslování dokladů od 1, v případě potřeby můžete zadat jiné číslo - max. 6místné - např Pro další doklady bude program nabízet vždy číslo o 1 vyšší. Opět lze toto číslo přepsat na jiné číslo dokladu, které v tomto druhu účetních dokladů zatím neexistuje. Pokud bude v číselníku Druhů účetních dokladu nastaveno, že se mají plnit mezery, bude systém hledat vždy nejbližší volné číslo. Po uložení prvního řádku dokladu se stane toto pole neaktivní, tzn., není možno toto číslo dokladu změnit. Pomocnými tlačítky šipky nahoru nebo dolu lze procházet v již pořízených dokladech daného přehledu. Datum případu Jedná se o datum účetního případu ve smyslu Zákona o účetnictví. Datum můžete zadat buď z přímo klávesnice, nebo využít pomocného tlačítka Kalendář. Otevře se okno Zvolte datum. Klepnutím označíte příslušné datum, případně můžete využít i listovacích tlačítek Posun o měsíc, Posun o rok. Stiskem tlačítka OK se datum přenese do formuláře. Aktuální datum se přenese též stiskem kombinace kláves <Ctrl> <D>. Tyto možnosti platí pro všechna pole formuláře s pomocným tlačítkem Kalendář. Datum lze zadat pouze dnem a měsícem, po stisknutí tlačítka <Tab> se doplní rok dle aktuálního Období. Období stavu Pole se seznamem, kde lze vybrat požadované období stavu z přehledu Období stavu. Vyplňování této položky je povinné v případě, že sledujete stavy účtů po jednotlivých obdobích stavu (např. měsíce). Období stavu se vám nabídne podle zadaného Datumu případu a rozmezí datumů od do, které máte nastaveny pro příslušné Období stavu. V případě potřeby máte možnost otevřít seznam Období stavu pomocí tlačítka a vybrat jiné Období stavu. Pokud ve vybraném období neexistuje žádné období stavu, toto pole není vůbec zobrazeno. DUZP Datum uskutečnění zdanitelného plnění. Je povinnost zadat DUZP na řádcích, kde se účtuje o základu daně z přidané hodnoty (DPH) a o vlastním DPH. Datum doručení Slouží k zadání data doručení - například při ručním zadávání faktur přijatých, kde nárok na odpočet DPH vzniká, až ve chvíli fyzického doručení dokladu. Druh data Druh data - pole se seznamem, kde je možno vybírat druh datumu. Tím dojde i ke zpřístupnění následného datumového a pole a k ovlivnění chování dokladu v saldokontu Není datum - u nesaldokontních účtů, pole pro zadání datumu nebude přístupné Datum splatnosti - u saldokontních účtů označujete datum splatnosti (např. při účtování předpisu faktury). Bude přístupné následné pole pro zadání datumu, které je potřeba vyplnit, aby se doklad zobrazil v saldokontu 54

55 Datum úhrady - u saldokontních účtů označujete datum úhrady (např. při účtování úhrad předpisů v bance nebo pokladně). Bude přístupné následné pole pro zadání datumu, které je potřeba vyplnit, aby se doklad zobrazil v saldokontu Saldo bez datumu - u saldokontních účtů, následné pole pro zadání datumu nebude přístupné. Tento druh data se nastaví v případě, že daný doklad nemá ovlivňovat počet dnů splatnosti či uhrazení v saldokontu, ale má se v saldokontu zobrazit (použije se např. při účtování bilančního kurzového rozdílu k nebo pro účtování běžných kurzových rozdílů) Při otevření formuláře účetního dokladu se vám nabídne druh data, které je zadáno na formuláři příslušného Druhu účetního dokladu v přepínači Druh data. Podle příslušného druhu dokladu (faktury, banka, pokladna atd.) vám doporučujeme příslušné přepínací políčko vybrat. V případě potřeby můžete na formuláři účetního dokladu vybrat jiný druh data. Pokud vyberete u saldokontních účtů přepínací políčko Není datum, příslušný účetní zápis se nedostane do saldokonta! Na tuto nesrovnalost je možnost spustit nad přehledem Účetní deník celkem, popř. přímo jednotlivě v účetním deníku, kontrolu. Na pravé tlačítko myši vyberte Kontroly - Kontrola dokladů - označte Chyby údajů Saldo a Celý přehled (nezafiltrovaný).(vzhledem k tomu, že se saldokonto tvoří z účetních zápisů ze všech existujících účetních období, může se stát, že chyba vznikla již v předešlém účetním období.) Řádek Číslo řádku rozúčtování účetního dokladu. Každá část účetního zápisu má v rámci jednoho účetního dokladu své číslo. Program nabízí číslování řádků od 1. V případě potřeby můžete zadat jiné číslo. Pro další řádky bude program nabízet vždy číslo o 1 vyšší. Opět lze toto číslo přepsat na číslo řádku, které v tomto účetním dokladu zatím neexistuje. Pomocnými tlačítky šipky nahoru nebo dolu lze procházet v již pořízených řádcích seznamu. Za popiskem Řádek je v závorce uveden počet doposud pořízených řádků dokladu např. Řádek (5) znamená, že je doposud pořízeno 5 řádků daného dokladu. DPH Pouze pro funkcionalitu Daňové klíče. Země DPH v účetním deníku je automaticky nastavena dle zadaného / dotaženého období DPH. Není-li období DPH zadáno, je země DPH vymazána a pro práci s daňovým klíčem je používána vlastní země. Text Poznámka k účetnímu dokladu, textový údaj. Stiskem pomocného tlačítka můžete vstoupit do číselníku pomocných textů a vybraný text přenést do účetního dokladu. Lze zadat i ručně. (Pro urychlení práce doporučujeme číselník naplnit.) Účet Zde se zadává číslo účtu. Číslo účtu je až třicetimístný numerický údaj. Číslo účtu můžete zadat buď z klávesnice nebo stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter> nebo stiskem pomocného tlačítka přehled otevřete návazný přehled Účtový rozvrh. Zde si požadovaný účet vyberete a 55

56 poklepáním nebo stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter>, případně stiskem tlačítka Přenes na řádku přehledu příslušného účtu číslo účtu přenesete do formuláře pro pořizování dokladu. Tento postup platí pro všechna pole, která mají v pravé části pole pomocné tlačítko přehled, a tudíž lze otevřít návazný přehled. Částka Zde se zadává účtovaná částka v hlavní měně (např. v Kč). Částku můžete zadat buď přímo z klávesnice, nebo lze využít pomocného tlačítka Kalkulačka. Otevře se kalkulačka, kde máte možnost zadávanou částku vypočítat pomocí základních matematických operací sčítání (tlačítko +), odečítání (tlačítko -), násobení (tlačítko *) a dělení (tlačítko /). Výsledek se spočítá stiskem tlačítka (=). Tlačítkem (C) zrušíte zadané číslo, tlačítkem (<-) zrušíte poslední zadanou cifru. Tyto možnosti platí pro všechna pole formuláře s pomocným tlačítkem kalkulačka. Účet DPH V případě daňových dokladů pro označení základu DPH zadáte příslušný účet DPH. Po jeho zadání se napravo od pole Účet DPH, vedle pole Uplatnění DPH zobrazí sazba DPH vybraného účtu např. (20%) Kód daňového klíče Je přístupný, pouze pokud používáte funkcionalitu Daňových klíčů. Uplatnění DPH Pole se seznamem, kde se zadává období DPH výběrem z Číselníku období DPH. Toto období se samo nabídne při vystavení nového daňového dokladu na řádku, kde se účtuje o základu DPH v případě, že jsou zadány položky DUZP a účet DPH, případně pokud je vyplněna položka DUZP (Datum doručení) a účet DPH je uveden v položce Účet v případě účtu 343. Při účtování DPH na vstupu se nabídne období DPH, ve kterém lze plnění co nejdříve uplatnit. Pokud je vyplněno DUZP (Datum doručení) náležející do zdaňovacího období, které je již uzavřeno, tak se nabídne nejbližší zdaňovací období daného roku, které není uzavřeno. Pokud takové období ještě v přehledu Období DPH neexistuje, automaticky se vygeneruje. Pokud chcete uplatnit odpočet DPH na vstupu v rozmezích daných zákonem o DPH později, máte možnost ručně vybrat na poli se seznamem Uplatnění DPH období DPH pozdější. U dokladů na výstupu se nabídne Období DPH, ve kterém leží DUZP. Pokud takové období ještě v přehledu Období DPH neexistuje, automaticky se vygeneruje. Při účtování dokladu na výstupu, který z hlediska DUZP spadá do období DPH, které je již uzavřeno (má vyplněno Datum přiznání k DPH), se objeví oznámení: Období DPH neodpovídá! V tomto případě je nutno v přehledu Číselník období DPH založit nové období s Typem období Dodatečné. Ve formuláři Účetního dokladu se v tomto případě na položce Uplatnění DPH zadá 56

57 toto Období, na základě kterého lze vytisknout formulář dodatečného přiznání k DPH. Toto slouží k dodatečnému dodanění a opravám DPH na výstupu. Období DPH s Typem období Dodatečné lze též využít pro opravy daňové povinnosti na vstupu. Podmínkou je, že ve formuláři Účetního dokladu se v tomto případě na položce Uplatnění DPH zadá toto dodatečné Období DPH. Nepoužito V současné době toto pole již nemá praktické využití - v dřívější legislativě DPH se používalo pro dopočet základů DPH z vypočteného DPH celním úřadem. Název tohoto políčka se mění v závislosti na účtu DPH. Při otevření nového dokladu má název nepoužito a je nepřístupná. Pokud je jako účet vybrán účet zadaný v Účtovém rozvrhu jako DPH z dovozu (to se při současné legislativě již nepoužívá), představuje tato položka Základ DPH. Pokud je nevyplněna položka, objeví se v jejím nadpisu [A] a pak je základ DPH počítán programem. Pokud je něco zadáno, použije se to jako základ. Pokud je jako Účet DPH vybrán účet, u kterého není nárok odpočtu, představuje položka částku DPH a platí pro ní stejná pravidla jako pro základ DPH. V ostatních případech je položka nepřístupná. Položka Základ DPH, případně Částka DPH slouží výhradně pro vyhodnocení daně z přidané hodnoty. V dalším řádků jsou údaje pro Kontrolní hlášení: Do limitu Pokud pořizujete doklad přímo do účetního deníku je nutné správně dle skutečnosti označit plnění nad/do limitu. V případě účtování z prvotních dokladů se tento parametr přenese z nich. Kód zboží pro PDP Pokud pořizujete doklad přímo do účetního deníku, je nutné zadat. V případě účtování z prvotních dokladů se tento údaj přenese z nich. Kontaktní osoba Pouze pro oddíl A.3. Kontrolního hlášení. Z prvotních dokladů se přenáší. Evidenční č. KH Přenáší se z prvotního dokladu nebo zadáváte. Doporučujeme používat, i když je možné do Kontrolního hlášení přenášet Párovací znak. Pokud ale na dokladu je pouze párovací znak a kontrolní hlášení s tímto dokladem uzavřete, není již možné párovací znak měnit. Na Druhu účetního dokladu lze nastavit, že Párovací znak se předvyplní dle Evidenčního čísla, nemusíte tedy číslo zadávat dvakrát, pokud má být stejné. Organizace Číslo organizace z přehledu Organizací. Max. devítimístný číselný údaj. Číslo organizace můžete vložit buď přímo z klávesnice nebo stiskem pomocného tlačítka příp. stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter> otevřete přehled Organizací, příslušnou organizaci vyhledáte a stiskem tlačítka Výběr z lišty nástrojů nebo poklepáním na řádku přehledu s požadovanou organizací příp. stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter> číslo organizace přenesete do položky organizace. Zároveň se do 57

58 pole napravo přenese Název organizace. Tento údaj však bude neaktivní, nelze jej změnit přepsáním. Druhou možností je otevření přehledu Organizací přes toto druhé pole, další postup je obdobný. DIČ DPH DIČ DPH organizace, je možno vybrat jiné DIČ z číselníku zadané organizace. UPOZORNĚNÍ Pokud je účtováno na saldokontní účet k saldokontní skupině, u které je nastavena vazba na organizaci, tak se při výběru párovacího znaku ze salda se přenese i organizace. Oprava organizace a DIČ V případě uzavřeného kontrolního hlášení je editace organizace a DIČ umožněna v těchto případech: Daňový řádek (řádek má přímou vazbu na KH): je-li řádek navázán do KH jen na sumační části A.5. nebo B.3. Nedaňový řádek (řádek nemá přímou vazbu na KH): jsou-li všechny daňové řádky navázány do KH jen na sumační části A.5. nebo B.3. Párovací znak Max. dvacetimístný údaj - který je povinný v případě, že je u daného účtu v Účtovém rozvrhu nastavena povinnost účtovat párovací znak. Zakázaný je v případě, že je u daného účtu nastaveno zakázáno účtovat párovací znak. Vyplnění je nutné v případě, že je na řádku účetního dokladu zadán účet obsažený alespoň v jedné saldokontní skupině, která má vazbu na párovací znak. Například u faktur se jedná o číslo faktury, při účtování platby číslo variabilního symbolu. Je to údaj, který slouží k tomu, aby bylo možno identifikovat případ vzniku a následně vyrovnání závazku nebo pohledávky na příslušném saldokontním účtu. Je vhodné zadávat údaj, který je snadno zjistitelný i v okamžiku vyrovnávání saldokonta (variabilní symbol, číslo smlouvy, osobní číslo nebo jméno zaměstnance apod.). Jedná se o textový údaj, tzn. kromě číslic můžete zadávat i písmena. Stiskem kombinace kláves <CTRL><Enter> máte možnost vstoupit do přehledu saldokonta. Pokud je systémem dohledán příslušný záznam v saldokontu, je kurzorový řádek nastaven na tento případ. Systém se snaží nabídnout záznamy v saldu podle toho, jaké údaje jsou zadány na řádku účetního dokladu, ze kterého vstupujete do saldokonta. Nabídka se uskuteční podle těchto podmínek: nejsou zadány žádné údaje - k výběru se nabídnou všechny saldokontní skupiny. Do vybrané lze vstoupit a najít požadovaný saldokontní případ. je zadán pouze účet - existují-li saldokontní skupiny s tímto účtem, nabídnou se k výběru tyto saldokontní skupiny. Neexistují-li skupiny s tímto účtem, nabídnou se k výběru 58

59 všechny saldokontní skupiny. Do vybrané skupiny lze vstoupit a najít požadovaný saldokontní případ. je zadána pouze organizace - k výběru se nabídnou saldokontní skupiny, které obsahují případy s danou organizací. Neexistují-li takové případy, nabídnou se k výběru všechny saldokontní skupiny. Do vybrané skupiny lze vstoupit a najít požadovaný saldokontní případ. je zadán pouze párovací znak - k výběru se nabídnou saldokontní skupiny, které obsahují případy s daným párovacím znakem. Neexistují-li takové případy, nabídnou se k výběru všechny saldokontní skupiny. Do vybrané skupiny lze vstoupit a najít požadovaný saldokontní případ. je zadán účet a organizace - k výběru se nabídnou případy, které mají shodné oba údaje, tedy účet a organizaci. V případě nedohledání takových případů se nabídnou buď ty, které mají shodný účet nebo ty, které mají shodnou organizaci. Neexistují-li ani takové případy, nabídnou se k výběru všechny saldokontní skupiny. Do vybrané skupiny lze vstoupit a najít požadovaný saldokontní případ. je zadán účet a párovací znak - k výběru se nabídnou případy, které mají shodné oba údaje, tedy účet a párovací znak. V případě nedohledání takových případů se nabídnou ty, které mají shodný účet. Neexistují-li ani takové případy, nabídnou se k výběru všechny saldokontní skupiny. Do vybrané skupiny lze vstoupit a najít požadovaný saldokontní případ. je zadána organizace a párovací znak - k výběru se nabídnou případy, které mají shodné oba údaje, tedy organizaci a párovací znak. V případě nedohledání takových případů se nabídnou ty, které mají shodnou organizaci. Neexistují-li ani takové případy, nabídnou se k výběru všechny saldokontní skupiny. Do vybrané skupiny lze vstoupit a najít požadovaný saldokontní případ. je zadán účet, organizace a párovací znak - k výběru se nabídnou případy, které mají shodné všechny tři údaje, tedy účet, organizaci a párovací znak. V případě nedohledání takových případů se nabídnou buď ty, které mají shodný účet a organizaci nebo alespoň ty, které mají shodný účet případně ty, které mají shodnou alespoň organizaci. Neexistujíli ani takové případy, nabídnou se k výběru všechny saldokontní skupiny. Do vybrané skupiny lze vstoupit a najít požadovaný saldokontní případ. Stiskem tlačítka Výběr z lišty nástrojů nebo poklepáním na řádku přehledu s požadovaným případem, popřípadě stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter> přenesete částku a párovací znak do formuláře pro pořízení. Pokud je nastavena vazba na příslušné saldokontní skupině, přenesou se i další atributy Zakázka, Útvar, Organizace, popř.zaměstnanec. Pokud budete zadávat párovací znak pro saldokontní případy salda, ze kterého budete chtít vystavovat platební příkazy (např. saldokonto dodavatelské), doporučujeme zadávat párovací znak (číslo faktury, variabilní symbol) jako číselný údaj (bez písmen a dalších znaků), aby bylo možno využít párovací znak jako variabilní symbol při vystavování platebního příkazu. 59

60 Oprava párovacího znaku V případě uzavřeného kontrolního hlášení je editace párovacího znaku umožněna v těchto případech: Daňový řádek (řádek má přímou vazbu na KH): je-li řádek navázán do KH jen na sumační části A.5. nebo B.3. nebo je na řádku vyplněno Evid.č.daň.dokladu Nedaňový řádek (řádek nemá přímou vazbu na KH): jsou-li všechny daňové řádky navázány do KH jen na sumační části A.5. nebo B.3. nebo je na řádku vyplněno Evid.č.daň.dokladu nebo mají všechny daňové řádky vyplněno Evid.č.daň.dokladu nebo párovací znak Útvar Max. třicetimístný číselný údaj, který je povinný v případě, že je u daného účtu v Číselníku účtů nastavena povinnost účtovat na útvar. Zakázaný je v případě, že je u daného účtu nastaveno zakázáno účtovat na útvar. Vyplnění je nutné v případě, že je na řádku účetního dokladu zadán účet obsažený alespoň v jedné saldokontní skupině, která má vazbu na útvar. Číslo útvaru můžete zadat buď přímo nebo stiskem pomocného tlačítka příp. stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter> otevřete přehled Organizační struktura, příslušný útvar vyhledáte a stiskem tlačítka Výběr z lišty nástrojů nebo poklepáním na řádku přehledu s požadovaným útvarem příp. stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter> útvar přenesete do položky Útvar. Číslo zakázky Max. patnáctimístný textový údaj, který je povinný v případě, že je u daného účtu nastavena povinnost účtovat na zakázku a zakázaný v případě, že je u daného účtu nastaveno zakázáno účtovat na zakázku. Vyplnění je nutné v případě, že je na řádku účetního dokladu zadán účet obsažený alespoň v jedné saldokontní skupině, která má vazbu na zakázku. Číslo zakázky můžete zadat buď přímo nebo stiskem pomocného tlačítka příp. stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter> otevřete přehled Zakázky, příslušnou zakázku vyhledáte a stiskem tlačítka Výběr z lišty nástrojů nebo poklepáním na řádku přehledu s požadovaným útvarem příp. stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter> zakázku přenesete do položky Zakázka. Zaměstnanec Číselný údaj, který je povinný v případě, že je u daného účtu v Účtovém rozvrhu nastavena povinnost účtovat na zaměstnance a zakázaný v případě, že je u daného účtu nastaveno zakázáno účtovat na zaměstnance. Vyplnění je nutné v případě, že je na řádku účetního dokladu zadán účet obsažený alespoň v jedné saldokontní skupině, která má vazbu na zaměstnance. Číslo zaměstnance můžete zadat buď přímo nebo stiskem pomocného tlačítka příp. stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter> otevřete přehled Zaměstnanců, příslušného zaměstnance vyhledáte a stiskem tlačítka Výběr z lišty nástrojů nebo poklepáním na řádku přehledu s požadovaným útvarem příp. stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter> zaměstnance přenesete do položky 60

61 Zaměstnanec. Zároveň se do dvou polí napravo přenese i příjmení a jméno zaměstnance. Tyto údaje však budou neaktivní, nelze jej změnit přepsáním. Nákladový okruh Max. patnáctimístný číselný údaj, který je povinný v případě, že je u daného účtu v Účtovém rozvrhu nastavena povinnost účtovat na nákladový okruh a zakázaný v případě, že je u daného účtu nastaveno zakázáno účtovat na nákladový okruh. Číslo nákladového okruhu můžete zadat buď přímo nebo stiskem pomocného tlačítka příp. stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter> otevřete přehled Nákladový okruh, příslušný nákladový okruh vyhledáte a stiskem tlačítka Výběr z lišty nástrojů nebo poklepáním na řádku přehledu s požadovaným útvarem příp. stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter> nákladový okruh přenesete do položky Nákladový okruh. Další položky účetního zápisu se používají v případě pořizování dokladu v cizí měně, např. faktur nebo plateb v cizí měně. Vozidlo Max. devatenáctimístný údaj, který je povinný v případě, že je u daného účtu v Účtovém rozvrhu nastavena povinnost účtovat na vozidlo a zakázaný v případě, že je u daného účtu nastaveno zakázáno účtovat na vozidlo. Číslo vozidla můžete zadat buď přímo nebo stiskem pomocného tlačítka příp. stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter> otevřete přehled Vozidel, příslušné vozidlo vyhledáte a stiskem tlačítka Výběr z lišty nástrojů nebo poklepáním na řádku přehledu s požadovaným vozidlem příp. stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter> SPZ vozidla přenesete do položky Vozidlo. Zároveň se do pole napravo přenese i SPZ vozidla. Částka CM Pole pro zadávání částky vyjádřené v cizí měně. Po zadání cizí měny se změní v názvu pole CM na měnu, která je zadána. Pokud budete na doklad zadávat údaje o cizí měně, použijete tlačítko Měna v záhlaví formuláře. Po stisku tohoto tlačítka se zobrazí tabulka, kdy vyplníte údaje. 61

62 Organizace 2 Výběr z číselníku organizací. Pole viditelné pouze v případě zakoupení modulu Výkazy pro Příspěvkové organizace. Typ změny Výběr z číselníku typů změn. Pole viditelné pouze v případě zakoupení modulu Výkazy pro Příspěvkové organizace. Podle nastavení globální konstanty Kontrola nevyplňovaných položek: Když je označeno, filtruje se pouze na Typy změn, které jsou v přehledu Kontroly PAP pro stejné Období jako je v účetním deníku, Typ změny je zadaný a pro MD v editoru je TypZmenyMD - Povinný a pro Dal v editoru je TypZmenyDal - Povinný. Když není Kontrola nevyplňovaných položek označena, nefiltruje se. Když je navíc v editoru účetního deníku zadán účet, filtruje se navíc pouze na Typy změn, které jsou v přehledu Kontroly PAP pro stejné Období jako je v účetním deníku, Typ změny je zadaný, roven syntetice účtu v editoru a Přípustnost typu změny je povinný. Příjmy a výdaje Výběr z číselníku Příjmy a výdaje. Pole je viditelné pouze v případě zakoupení modulu Výkazy pro Příspěvkové organizace. Měna Pole se seznamem, po jeho otevření se vám nabídne seznam cizích měn z přehledu Kurzovní lístek. Myší vyberete požadovanou měnu. Pokud nebude účtováno v cizí měně, ponecháte volbu (není). Datum kurzu - datum dne, od kterého platí použitý směnný kurz. Lze zadat přímo nebo pomocí pomocného tlačítka kalendář. V případě, že vybíráte kurzy cizích měn z přehledu Kurzovní lístek, tak se datum kurzu nezadává a přenese se při přenosu kurzu z Kurzovního lístku. Množství kurz - údaj, který je uveden v kurzovním lístku uveden jako množství. V současné době již není standardně využíván. Znamená počet jednotek cizí měny, ke které je vztažen kurz cizí měny (dříve např. ITL = 1000). Lze zadat přímo nebo pomocí pomocného tlačítka příp. stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter> otevřete přehled Kurzovní lístek. Příslušný kurz vyhledáte pro danou cizí měnu a datum platnosti kurzu a stiskem tlačítka Výběr z lišty nástrojů nebo poklepáním na řádku přehledu s požadovaným útvarem příp. stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter> údaje o požadovaném kurzu přenesete do položek Datum kurzu, Jednotka, Kurz a Kurz EUR. Kurz - jedná se o směnný kurz nebo přepočítací poměr dané cizí měny. Lze zadat přímo nebo stiskem pomocného tlačítka příp. stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter> otevřete přehled Kurzovní lístek. Příslušný kurz vyhledáte pro danou cizí měnu a datum platnosti kurzu a stiskem tlačítka Výběr z lišty nástrojů nebo poklepáním na řádku přehledu s požadovaným 62

63 útvarem příp. stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter> údaje o požadovaném kurzu přenesete do položek Datum kurzu, Jednotka, Kurz a Kurz EUR. Kurz EUR - v současné době se standardně nevyužívá. Dříve se používalo v případě, že pro danou měnu EMU (měnu země Evropské měnové unie) byl v přehledu Kurzovní lístek zadán přepočítací koeficient mezi EUR a danou měnou EMU, tak se do této položky Kurz EUR zadával směnný kurz hlavní měny (Kč) vůči EUR. Lze zadat přímo nebo pomocí pomocného tlačítka příp. stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter> otevřete přehled Kurzovní lístek, příslušný kurz vyhledáte pro danou cizí měnu a datum platnosti kurzu a stiskem tlačítka Výběr z lišty nástrojů nebo poklepáním na řádku přehledu s požadovaným útvarem příp. stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter> údaje o požadovaném kurzu přenesete do položek Datum kurzu, Jednotka, Kurz a Kurz EUR. Částka CM - pole pro zadávání částky vyjádřené v cizí měně. CZK>Měna, Měna>CZK - tlačítka, kterými určujete směr přepočtu. Po stisku tlačítka Zavřít se zadané údaje uloží a vrátíte se zpět do formuláře dokladu. Automatický výpočet kurzového rozdílu Na formuláři účetního dokladu je možno po zadání řádku platby dopočítat kurzový rozdíl (kurzový zisk nebo kurzovou ztrátu). Podmínkou je, že po vstupu do saldokonta z položky Párovací znak označíte příslušný saldokontní případ (nelze vybírat jednotlivé účetní řádky saldokontního případu, ale pouze celý saldokontní řádek), klepnutím pravého tlačítka myší otevřete nabídky místního menu a vyberete volbu Přenos CM (cizí měny). Do formuláře účetního dokladu se přenese částka pouze v cizí měně, nikoli však částka v hlavní účetní měně (např. v Kč). Tu doplníte podle výpisu z banky. V tomto okamžiku stisknete tlačítko Kurzový rozdíl. Nabídne se Přehled dokladů, které můžete použít k vyrovnání dokladu (ve většině případů se nabídne jen jeden, pokud je jich více, musíte vybrat, který bude použít k vyrovnání salda). Přenesete stiskem tlačítka Přenos. Do formuláře účetního dokladu přibydou 2 řádky, na jednom bude účtován kurzový zisk resp. kurzová ztráta, na dalším bude vyrovnáno saldo v hlavní účetní měně (např. v Kč) na účtu závazku nebo pohledávky (saldokontní účet). Tyto řádky můžete libovolně editovat (např. doplnit útvar apod.). V případě, že systém kurzový rozdíl nenalezne, zobrazí se zpráva: Kurzový rozdíl nenalezen Princip generování částečného kurzového rozdílu: 1) otevřený řádek úč. deníku, ze kterého se generuje kurzový rozdíl, musí být úhrada (datum úhrady) 2) dohledá se jednoznačný sal.případ 3) dohledá se nejstarší faktura (datum splatno) 4) kurzový rozdíl je počítán buď k této faktuře (je-li období stejné) nebo k zůstatku salda (je-li období úhrady pozdější než faktury) Další možností pro výpočet kurzového rozdílu je funkce Účtování nad stavem saldokonta. 63

64 Obrat Má dáti, Obrat Dal V řádku, kde je umístěno pole pro cizí měnu jsou dvě neaktivní pole zobrazující částku obratů v hlavní měně (většinou v Kč) na daném dokladu na straně Má dáti (pole vlevo) a Dal (pole vpravo). Tyto údaje jsou zde uvedeny pro informaci, nelze je přepisovat. Přehled řádků účetního dokladu Abyste měli v každém okamžiku přehled o dosud pořízených řádcích účetního dokladu, je ve spodní části formuláře účetního dokladu přehled všech pořízených řádků účetního dokladu. Řádek, který je na formuláři účetního dokladu aktivní, je v tomto přehledu označen žlutě. Pokud si chcete na formuláři účetního dokladu zobrazit jiný řádek daného dokladu, označíte daný řádek kurzorovým řádkem a stiskem klávesy <Enter> nebo poklepáním myši na tento řádek vybíráte řádek, který si můžete v detailu prohlížet, případně údaje všech aktivních polí opravit. Aktivní řádek (řádek, na kterém stojíte kurzorem) je vždy zobrazen žlutě a k němu se zobrazují zadané údaje. Tlačítka formuláře Na spodním okraji formuláře pro pořízení účetního dokladu jsou tři tlačítka, pomocí kterých ukončujete práci s celým účetním dokladem. Nový doklad stiskem tohoto tlačítka se uloží aktivní (většinou poslední) řádek účetního dokladu a zároveň se otevře nový formulář pro pořízení účetního dokladu s číslem dokladu o jednu vyšší, než je nejvyšší doposud použité číslo účetního dokladu (nebo nejbližším volným číslem). Tento formulář je připraven pro pořizování prvního řádku nového účetního dokladu. OK - stiskem tohoto tlačítka se uloží aktivní (většinou poslední) řádek účetního dokladu. Nový formulář pro pořízení účetního dokladu se neotevře, vrátíte se do přehledu účetních dokladů Storno po stisku tohoto tlačítka se objeví dotaz (pokud byly pořízen nový řádek dokladu nebo pokud byl některý řádek opraven): Uložit změny? o Ano stiskem tohoto tlačítka nový nebo změněný řádek uložíte a vrátíte se do přehledu účetních dokladů o Ne stiskem tohoto tlačítka nový nebo změněný řádek neuložíte a vrátíte se do přehledu účetních dokladů o Storno stiskem tohoto tlačítka nový nebo změněný řádek neuložíte a zůstanete ve formuláři účetního dokladu Volby místní nabídky Pro usnadnění práce je možno na formuláři účetního dokladu klepnutím pravým tlačítkem myši otevřít speciální nabídku místního menu, kde lze výběrem spustit některé akce. Jedná se o tyto akce: Změna strany <Ctrl><Tab> Nová MD <F5> 64

65 Nová DAL <F6> Nový základ DPH MD <Ctrl><F5> Nový základ DPH DAL <Ctrl><F6> Nový doklad <F2> Přenes <Ctrl><Alt><P> Dorovnej <Ctrl><Alt><D> DPH <Ctrl><Alt><O> Měna <Ctrl><Alt><M> Kurzový rozdíl <Ctrl><Alt><K> Zobrazení Rozúčtování <Ctrl><Alt><R> Samovyměření <Ctrl><Alt><S> Oprava DPH <Ctrl><Alt><H> Datum párování salda Pro usnadnění práce je možno přímo na formuláři účetního dokladu v oblasti řádků účetních dokladů dole používat menu místní nabídky. Kromě standardních nabídek jsou specifické tyto nabídky: Otevření v editoru Jedná se o další možnost, jak si zobrazit řádek účetního deníku. Označený řádek se přepne do formuláře účetního dokladu. Akci provedete i stiskem klávesy <Enter> nebo dvojklikem na daném řádku deníku. Účetní deník celkem Přehled Účetní deník celkem je přehledem všech účetních dokladů bez ohledu na to, ve kterém druhu účetních dokladů se nacházejí. Jsou zde obsaženy i doklady počátečního stavu, popř. koncového stavu. V případě nastavení třídění dle data případu (pořízení) dostanete tzv. klasický účetní deník, kde jsou jednotlivé účetní doklady seřazeny chronologicky za sebou. Přehled Účetní deník celkem slouží k prohlížení zápisů účetních dokladů a k získání přehledů za všechny doklady v třídění podle vašich potřeb - například podle jednotlivých účtů, útvarů, zakázek apod. Zobrazení přehledu si můžete přizpůsobit dle vašich potřeb. Chronologický přehled účetních dokladů otevřete takto: Ve stromové struktuře přehledů zvolíte Účetnictví, Účetní deník, Účetní deník celkem. Otevře se chronologický přehled všech účetních dokladů. V chronologickém přehledu nelze vytvářet nové účetní doklady. Účetní doklady lze pouze opravovat a mazat. Práce s přehledem Účetní deník celkem je stejná jako práce s přehledem v deníku v jednotlivých sbornících. Chybí zde pouze akce související s pořizováním nového dokladu. Po stisku pravého tlačítka myši se zobrazí menu Místní nabídka. 65

66 Import do účetního deníku Nabídka Import slouží k importu účetních dokladů ze souboru v textovém tvaru ve formátu definovaném pro program HELIOS Orange. Import spustíte takto: klepnutím pravého tlačítka myši v přehledu účetních dokladů otevřete menu místní nabídky a vyberete akci Import. Otevře se dialogové okno pro výběr souboru, který se má naimportovat. V dialogovém okně vyberete cestu a jméno souboru, který se má naimportovat. Stiskem tlačítka Otevřít nebo klávesy <Enter> se spustí vlastní akce importu dokladů. Doklady se naimportují do pomocné tabulky Účetní deník import. Zároveň se otevře dialogové okno pro nastavení parametrů importu dokladů. Dodržet DUD (druh účetního dokladu) Zaškrtávací pole - pokud je zaškrtnuto, bude dodrženo číslo původního druhu dokladu. Pokud zaškrtnuto nebude, zpřístupní se pole se seznamem Nový druh dokladu, kde si stiskem tlačítka (...) otevřete přehled Druhy účetních dokladů a zde si vyberete druh účetních dokladů, do kterého chcete importované doklady nasměrovat. 66

67 Přečíslovat není-li zatrženo Přečíslovat, import zachová původní čísla dokladů je-li zatrženo Přečíslovat a zároveň Maximum, systém dohledá nové číslo dokladu s respektováním číselné řady bez hledání mezer je-li zatrženo Přečíslovat a není zatrženo Maximum, systém dohledá nové číslo dokladu s respektováním číselné řady s hledáním mezer Generování návazných údajů Pro případ, že by v souvisejících číselnících nebyly zadány údaje, které jsou na importovaných dokladech (např. číslo účtu není zadáno v účtovém rozvrhu), je možné označit zaškrtnutím číselníky, ve kterých se mají automaticky vygenerovat příslušné údaje (např. číslo účtu se doplní do účtového rozvrhu). Jedná se o následující položky: Číslo účtu Kód měny Číslo zakázky Číslo nákladového okruhu Číslo organizace Číslo zaměstnance Číslo org. struktury (Číslo útvaru) Účetní období Období DPH Období stavu Vozidlo Druh účetního dokladu Stiskem tlačítka OK akci importu zahájíte. O ukončení akce vás sytém bude informovat v procesním oknu Průběh procesu. Systém při importu kontroluje veškeré vazby na další přehledy, tj. kontroluje existenci importovaných účtů na účtový rozvrh, číselník organizací, číselník zakázek atd. V případě, že se nepodaří naimportovat některé účetní věty, zůstanou tyto doklady v přehledu Účetní deník import. V případě, že na dialogovém okně Import dokladů stisknete tlačítko Storno, stane se přehled Účetní doklady import neaktivní. V případě potřeby lze jednotlivé řádky zrušit volbou místního menu Zrušit (Del). Výběrem volby místního menu Převod označených dokladů se označené doklady převedou do deníku prostřednictvím dialogového okna Import dokladů. Pokud je přehled Účetní deník import prázdný, volbou místního menu Nový import můžete provést další akci importu. 67

68 Saldokonta V Přehledu saldokontních skupin se definují jednotlivé saldokontní skupiny v závislosti na potřebách organizace pro sledování jednotlivých druhů saldokont (např. saldo dodavatelské, saldo odběratelské, saldo zúčtování se státním rozpočtem, saldo záloh apod.). Počet saldokontních skupin není pevně daný. Lze je uživatelsky definovat tak, aby jednotlivé skupiny uspokojily jak požadavky na účetní, tak na manažerské výstupy. U každé saldokontní skupiny je nutno definovat, podle jakých vazeb se budou saldokontní složky vytvářet. Saldokontní složky lze tvořit na základě zadaných vazeb - dle Párovacího znaku, Organizace, Zakázky, Útvaru nebo Zaměstnance, včetně Data párování, případně jejich kombinací. Např. klasické dodavatelské nebo odběratelské saldo má obvykle vazbu na Párovací znak (číslo faktury, příp. číslo dodavatelské faktury) a na Organizaci. Např. leasingy, půjčky a nájmy (opakované platby na základě uzavřených smluv) se vystavují obvykle s vazbou na Párovací znak, Organizaci a datum párování salda. (Datum párování salda nám zabezpečí rozpad předpisů do jednotlivých řádků saldokonta po měsících.) V saldokontu lze vystavovat platební příkazy, upomínky a penalizační faktury. Na příslušné saldokontní skupině musí být možnost vystavování platebních příkazů, upomínek a penalizačních faktur povolena. Přehled Saldokontních skupin Přehled saldokontních skupin otevřete z přehledu stromové struktury, volba Účetnictví, Saldokonta. Otevře se přehled Helios Orange - Saldokonta V tomto přehledu je možné přidávat, rušit a editovat saldokontní skupiny, příp. tisknout jejich seznam. Mazání saldokontní skupiny je třeba potvrdit přihlašovacím jménem. 68

69 Formulář Saldokontní skupiny Formulář Saldokontní skupiny otevřete v přehledu saldokonta stiskem tlačítka Nový nebo stiskem klávesy <F2>. Záložka Definice Saldokontní skupiny Na záložce definice saldokontní skupiny se definují tyto položky: Číslo saldokontní skupiny - Třímístný údaj - identifikace saldokontní skupiny. Název saldokontní skupiny - Textový údaj - název saldokontní skupiny. Charakter salda - Slouží k výběru možností týkající se vystavování upomínek, penalizačních faktur a platebních příkazů na dané saldokontní skupině. 69

70 Pole Upomínky a pen. faktury mají dva stavy: nevystavovat - nelze vystavit Upomínky a Penalizační faktury. vystavovat - lze vygenerovat Upomínky a Penalizační faktury. Pole Vystavovat PP (platební příkazy) nevystavovat - nelze vystavit PP na organizaci - tato nabídka se zobrazí v případě, že je na saldokontní skupině nastavena vazba na organizaci. PP budou vygenerovány na dané Organizace, resp. jejich bankovní účty. na zaměstnance - tato nabídka se zobrazí v případě, že je na saldokontní skupině nastavena vazba na Zaměstnance. PP budou vygenerovány na dané zaměstnance, resp. jejich bankovní účty. ruční vystavení - PP lze vystavit ručně pomocí tlačítka Nový v přehledu platebních příkazů na daném saldokontním řádku. Nezobrazit z deníku - Pokud bude pole zatrženo, nebude možno tuto skupinu zobrazit při pořizování dokladů v deníku (párovací znak - vstup do saldokonta - tato skupina nebude v přehledu nabízených stejně jako prázdné skupiny). Napočítat do skupin organizací - Pokud bude pole zatrženo, budou z tohoto saldokonta napočítány údaje do skupin organizací viz skupiny organizací. Maska účtů - Lze zadat jednotlivé masky účtů oddělené čárkou. Např. 310, 3110,... Jednotlivé masky jsou zpracovány od začátku čísla účtu, tedy konverzí 310, Při založení nového účtu v Číselníku účtů se automaticky doplní vazba na účet do všech saldokontních skupin dle zadané masky. Platí i pro generování účtů např. při importu účetních dokladů. V přehledu saldokontních skupin je dále nová akce "Navázání účtů dle masek". Pro označené saldokontní skupiny provede doplnění vazeb pro všechny účty v účetním rozvrhu odpovídající zadání. Vazba Slouží k definici vazeb dané saldokontní skupiny. Vazby lze vytvářet podle těchto položek: Zakázka Středisko Organizace Párovací znak Zaměstnanec Datum párování salda Vazby lze libovolně kombinovat. Vazby znamenají, jakým způsobem je daná saldokontní skupina sledována a napočítávána. 70

71 Nejjednodušším případem je sledování jen podle jedné vazby. (Příkladem je sledování jen podle párovacího znaku. To znamená, že do příslušné saldokontní složky budou promítnuty ty účetní zápisy, které jsou zaúčtovány na saldokontní účet navázaný na danou saldokontní skupinu a na stejný párovací znak, který definuje daný saldokontní řádek.) Nejvíce používaným způsobem je sledování podle dvou vazeb a to dle čísla organizace a párovacího znaku. (Jedná se např. o klasické odběratelské nebo dodavatelské saldo. Do příslušné saldokontní složky budou promítnuty ty účetní zápisy, které jsou zaúčtovány na saldokontní účet navázaný na danou saldokontní skupinu a na stejný párovací znak a stejné číslo organizace.) Je možné používat i kombinace více vazeb, tj. i vazeb na Střediska (Útvary) nebo na zakázky či zaměstnance. Datum párování salda se používá zvláště při účtování předpisů vytvářených na základě smluv (např. leasingy, nájmy, půjčky atd.), kde každá splátka má stejný Párovací znak a Organizaci, je ale potřeba tyto předpisy v saldokontu evidovat měsíčně. Na dané saldokontní skupině pomocí volby Nápočet kontrolních sum je možno si pomocí Nastav zobrazit sloupce Suma saldo 1, Suma zůstatek deník a Suma rozdíl, kterým se dá jednoduše provést kontrola aktuálního salda na účetnictví. Záložka Účty Při prvním otevření nové saldokontní skupiny se zobrazuje pouze záložka saldokontní skupiny. Po zadání údajů na záložce Saldokontní skupiny uložíte údaje stiskem klávesy OK. Při dalším otevření této Saldokontní skupiny bude zobrazena i záložka Účty a lze navazovat jednotlivé účty. 71

72 Nové účty přiřazujete stiskem tlačítka Nový nebo stiskem klávesy <F2>. Otevře se přehled Účtový rozvrh, kde si vyberete účet (účty) a stiskem tlačítka Přenos nebo stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter> přenesete. Vazby účtů k saldokontním skupinám lze provádět ve formuláři Saldokontní skupina na záložce Účty. Naopak lze saldokontní skupiny zařazovat na formuláři Účet v přehledu Účtový rozvrh, záložka Saldokonta. Záložka Účetní kódy - kontace Číslo kontace - kurz. rozdíl k fakturám - zadáváte číslo kontace pro dorovnání kurzových rozdílů v běžném roce. Můžete vstoupit do číselníku kontací a vybranou kontaci přenést do formuláře. Číslo kontace - hal. dorovnání - zadáváte číslo kontace pro dorovnání rozdílů sald. případu. Můžete vstoupit do číselníku kontací a vybranou kontaci přenést do formuláře. Číslo kontace - kurz. rozdíl k bil. dni - zadáváte číslo kontace pro dorovnání kurzových rozdílů k bilančnímu dni. Můžete vstoupit do číselníku kontací a vybranou kontaci přenést do formuláře. Číslo kontace - opravné položky - zadáváte číslo kontace pro opravné položky. Můžete vstoupit do číselníku kontací a vybranou kontaci přenést do formuláře. Pokud kontace nezadáte přímo na příslušné účetní skupině, budete jednotlivé kontace pro zaúčtování vybírat ručně až při jejich účtování. Místní nabídka - Saldokonta Účetnictví Tyto volby jsou umístěny v místní nabídce (pravé tlačítko myši) nad saldokontní skupinou v přehledu saldokonta. Archiv saldokontních případů Tato volba je umístěna v místní nabídce (pravé tlačítko myši) nad saldokontní skupinou v přehledu saldokonta. Po potvrzení této nabídky se zobrazí přehled saldokontních případů daného salda, které byly přesunuty do archivu. Při přesunu archivního salda zpět do aktivního je v případě, že je v aktivním saldu nalezen stejný saldokontní případ, zobrazen dotaz na pokračování s upozorněním, že dojde ke sloučení obou saldokontních případů. Po potvrzení dojde ke sloučení aktivního saldokontního případu s původně archivním saldokontním případem. Možné operace zobrazíte tlačítkem Akce/Hlavní menu Účetní řádky Výběrem volby Účetní řádky v menu místní nabídky nebo stiskem kombinace kláves <Ctrl><U> se otevře přehled účetních zápisů tvořících daný saldokontní případ. S těmito řádky můžete dále pracovat obdobně jako v účetním deníku. 72

73 Funkcí Změny a Hromadné změny je umožněno pracovat s hromadnými změnami. Po provedení změn, které mají vliv na saldo, dojde automaticky k aktualizaci saldokontních případů. Přesun saldokontních případů do salda Výběrem této volby se označené saldokontní případy přesunou z archivu zpět do aktuálního salda. Funkce Aktualizace neaktualizuje archiv. Stav saldokonta k datu Po potvrzení volby Stav saldokonta k datu se otevře přehled nazvaný Přehledy salda ke dni... V tomto přehledu jsou zobrazeny jednotlivé aktualizace prováděné ke konkrétnímu dni. Tyto aktualizace mohou vzniknout dvěma způsoby: po stisku tlačítka Nový se vytvoří nová aktualizace ke zvolenému dni - je prázdná. Pro její naplnění je potřeba provést aktualizaci po provedení akce Aktualizace saldokont ke dni vybraných skupin se automaticky vytvoří nová aktualizace k datu se zadaným datumem. Inventura pohledávek, Inventura závazků Pomocí tisku formulářem - F8 - můžete tisknout Inventury pohledávek/závazků v hlavní i cizí měně a Formuláře saldokonto k datu v CM. Pro tisk musíte vybrat vhodný formulář. Pokud chcete odeslat Inventuru pohledávek svému zákazníkovi, musíte po nápočtu saldokonta k vybranému datu, ve fitru vybrat požadovanou Organizaci. Potom Ctrl+A označit všechny doklady ve filtru. Potom volbou Tisk/Tisk formulářem vytisknout. Máte možnost formulář i odeslat mailem - kliknutím na tlačítko v horní liště. Do adresy se přednastaví ové spojení z dané organizace. Pokud se aktualizuje saldo, je na tuto situaci uživatel, který by si chtěl toto saldo zobrazit, upozorněn hláškou. Informaci o tom, že je nápočet saldokonta k datu řádně dokončen získá uživatel ze sloupce Datum aktualizace. Tento sloupec jasně vypovídá o tom, zda aktualizace doběhla v pořádku (sloupec je naplněn datem a časem ukončení aktualizace) nebo zda aktualizace buď nebyla nikdy spuštěna nebo nedoběhla (datum aktualizace je prázdné). V menu místní nabídky jsou tyto akce: Zobrazení přehledu - tato akce zobrazí okno Zvolený přehled salda ke dni... V tomto přehledu je vidět stav saldokonta k tomu dni, ke kterému bylo napočítáno. Je třeba však vědět, že se jedná se o nápočtový přehled, což znamená, že pokud byla provedena od poslední aktualizace změnu v deníku, zde se neprojeví a je nutno znovu aktualizovat pomocí funkce Aktualizace z menu místní nabídky. 73

74 Zobrazit s aktualizací - proběhne aktualizace a bude zobrazen přehled saldokonta tvořený na základě účetních zápisů k zadanému datu saldokonta (včetně). V přehledech saldokonta k datu jsou přístupné další akce v menu místní nabídky, tyto jsou shodné s nabídkami v přehledu Stav saldokonta, kde je popsáno jejich ovládání. V přehledu saldokonta k datu lze generovat Opravné položky. Aktualizace vybraných přehledů Tato akce slouží k tomu, aby se znovu vytvořila saldokonta pro označené přehledy. Stav saldokonta k období stavu Po potvrzení volby Stav saldokonta k období datu se otevře přehled nazvaný Přehledy salda k období stavu V tomto přehledu jsou zobrazeny jednotlivé aktualizace provedené k období stavu. Tyto aktualizace mohou vzniknout dvěma způsoby: po stisku tlačítka Nový se vytvoří nová aktualizace - je prázdná, pro naplnění je potřeba provést aktualizaci. po provedení akce Aktualizace saldokont k období stavu vybraných skupin se automaticky vytvoří nová aktualizace. V menu místní nabídky jsou tyto akce: Zobrazení přehledu - tato akce zobrazí okno Zvolený přehled salda k období stavu... V tomto přehledu je vidět stav saldokonta k tomu období stavu, ke kterému bylo napočítáno. Je třeba však vědět, že se jedná se o nápočtový přehled - to znamená, že pokud byla od poslední aktualizace provedena změna v deníku, zde se neprojeví a je nutno aktualizovat pomocí funkce Aktualizace z menu místní nabídky. Zobrazit s aktualizací - proběhne aktualizace a bude zobrazen přehled saldokonta tvořený na základě účetních zápisů k zadanému období stavu saldokonta. V přehledech saldokonta k datu jsou přístupné další akce v menu místní nabídky, tyto jsou shodné s nabídkami v přehledu Stav saldokonta, kde je popsáno jejich ovládání. Aktualizace vybraných přehledů - tato akce slouží k tomu, aby se znovu vytvořila saldokonta pro označené přehledy. Aktualizace saldokonta Pro aktualizaci salda jsou v místním menu následující možnosti: Aktualizace salda všech skupin Aktualizace saldokontní skupiny Aktualizace sloupců salda (datum upomínek, sumy plat.příkazů) 74

75 Aktualizace saldokont ke dni pro vybrané skupiny Aktualizace saldokont k období stavu pro vybrané skupiny Rozkopírování Slouží k rozkopírování saldokontních skupin do dalších databází. Při rozkopírování dojde k překopírování dané saldokontní skupiny, ale nepřenesou se vazby na účty ze záložky 2. Pokud jsou na dané saldokotní skupině na záložce 3 nastaveny kontace funkce rozkopírování po jejím spuštění oznámí chybu: Na záznam chcete navázat neexistující údaje - Nelze opravit a akce se neprovede. Údržba salda Spuštění této akce je nutné potvrdit přihlašovacím jménem. Poté se Helios zeptá: Opravdu spustit údržbu salda?, po kliknutí na tlačítko Ano dojde k údržbě salda. Při tomto procesu program smaže ze salda nulové řádky, pod kterými již nejsou žádné účetní zápisy (například po smazání dokladu v účetním deníku). Navázání účtů dle masek Vazbu účtů na saldokontní skupinu provádíme buďto ručně na záložce 2 Účty, nebo pomocí této akce. Pro úspěšné navázání účtů dle masek, je nutné na dané saldokontní skupině, na záložce 1 - Definice zadat do pole Maska účtů případnou masku. Nápočet kontrolních sum Po potvrzení volby dojde k nápočtu hodnot zůstatků účtů obsažených v saldokontní skupině do přehledu Saldokonta. Napočtené zůstatky lze zobrazit v přehledu Saldokonta pomocí Nastav. Jedná se o atributy Suma saldo 1, Suma zůst. deník a Suma rozdíl. Díky této akci lze jednoduše odkontrolovat zůstatek účtu proti zůstatku jednotlivých saldokontních skupin. Přehled opravných položek Zobrazí přehled opravných položek generovaných ze salda. 75

76 Kontrolní přehled dokladů mimo saldo Zobrazí se pohled do účetního deníku, který obsahuje účetní záznamy, které mají účet navázaný na saldokontní skupinu a mají nastaven druh data na "Není", tudíž nejsou do salda napočítány. Účetní záznamy lze označit a hromadně u nich nastavit druh data a datum splatno / uhrazeno. Zobrazený přehled umožňuje pohyb po jednotlivých saldokontních skupinách. Saldo za účty Z přehledu saldokontních skupin nebo z přehledu stavu salda lze pomocí akce "Saldo za účty" zobrazit přehled salda po účtech. Z přehledu stavu salda lze tato akce spustit pro označené saldokontní složky. V přehledu "Saldo za účty" jsou saldokontní složky rozpadlé za jednotlivé účty. Je možné zobrazit přehled účetních řádků, které tvoří danou složku. Z přehledu stavu salda nebo z přehledu "Saldo za účty" lze nadále zobrazit pomocí akce "Kontrola na stav účtu" kontrolní přehled "Saldo za účty seskupeně". Tento přehled obsahuje kontrolní sumy ze salda a z účetního deníku za jednotlivé účty. Přes Nastav lze v přehledu Saldo za účty zobrazit návazné informace z číselníků Organizační struktura, Číselník organizací, Zakázka, Zaměstnanci a Saldokontní skupiny. Tuto funkci je možné také spustit nad zobrazeným přehledem Saldo k datu. V přehledu "Zvolený přehled salda ke dni" je v místní nabídce Saldo za účty ke dni, tato volba funguje jen nad označenými řádky. Stav saldokonta Stav saldokonta jednotlivých saldokontních složek pro určité saldokonto zjistíte stiskem kombinace kláves <Ctrl><S>, klepnutím pravým tlačítkem myši v přehledu saldokonta. Z otevřeného menu místní nabídky vyberete volbu Stav saldokonta. Stav saldokonta lze zobrazit i pomocí tlačítka Stav... v horní liště. Otevře se přehled vybraného saldokonta. 76

77 V tomto přehledu jsou na jednotlivých řádcích zobrazeny saldokontní případy podle vazeb, které jsou definovány pro danou saldokontní skupinu. Jednotlivé saldokontní řádky jsou součtovými řádky složenými z jednotlivých účetních řádků. Tyto řádky jsou napočteny dle vazeb nastavených na příslušné saldokontní skupině. Např. pro klasické dodavatelské nebo odběratelské saldo má obvykle vazbu na Párovací znak (číslo faktury) a na Organizaci. Pro všechny účty zařazené do této saldokontní skupiny jsou všechny účetní řádky (pokud se nacházejí ve stavu účtováno nebo uzavřeno) seskupeny dle párovacího znaku a organizace. Pokud je vazba příp. ještě na zakázky a útvary, saldokontní řádek se načítá na základě vazeb všech těchto atributů. Tisk stavu saldokonta s rozpadem na účty je možno provést pomocí tiskových formulářů (volbou F8) nad stavem saldokonta. Počet řádků, ze kterých je tvořen saldokontní řádek, je možné si zobrazit pomocí Nastav volbou Počet řádků v deníku. Saldokonto je vytvořeno z řádků účetních dokladů, kde je účtováno na daný saldokontní účet a tyto účetní doklady jsou ve fázi rozpracovanosti účtováno nebo uzavřeno. (Pokud je účetní doklad v nejnižší fázi pořízeno, do saldokonta se nepromítne. Pro zařazení do salda je nutno převést účetní doklad do stavu účtováno nebo následně uzavřeno.) V řádku účetního dokladu musí být vyplněn Druh data. Pokud by měl účetní řádek nastaven Druh data = Není, tento účetní řádek se nedostane do Saldokonta. Za účelem sledování salda v cizích měnách je třeba pomocí nástroje Nastav nastavit sledování salda v cizí měně. Sledování salda v cizí měně je umožněno dvojím způsobem: ve stavu saldokonta si přes Nastav vyberete sloupce Saldo 1 CM a Měna. na konkrétní měně (Číselníky - Kurzovní lístky - Kódy měn) zatrhnete Sledovat saldo. Tím si z Nastav můžete vybrat sloupec týkající se salda konkrétní měny - např. Saldo 1 EUR. (Sloupec Saldo 1 CM se potom nenaplňuje hodnotami té měny, na které je zatrženo Sledovat saldo.) 77

78 Pro zobrazení jednotlivých řádků účetních dokladů, tisk upomínek, penalizačních faktur a platebních příkazů slouží funkce menu místní nabídky, kterou v přehledu dané saldokontní skupiny otevřete klepnutím pravého tlačítka myši. Jsou -li v přehledu salda zobrazeny sloupce týkající se prodlení faktur - sloupce PNF, KPZF, KPNF, KPF, PF a PZF, pak je umožněno tato sumovat a počítat průměry. Při výpočtu průměrů se používá běžný aritmetický průměr, nikoliv vážený aritmetický průměr používaný v modulu Řízení peněžních toků. (Toto pravidlo platí i pro zobrazení přehledů ve Stavu salda k datu a v Saldu archívním.) Kromě standardních funkcí jsou pro tento přehled specifické následující volby: Účetní řádky Upomínky Hromadné vystavení upomínek Penalizační faktury Hromadné vystavení penalizačních faktur Platební příkazy Účtování Přesun saldokontních případů do archivu Archiv saldokontních případů Poznámky k saldokontnímu případu Dokumenty organizací Spárování Pohyb v původním přehledu Účetní řádky Výběrem volby Účetní řádky v menu místní nabídky nebo stiskem kombinace kláves <Ctrl><U> se otevře přehled účetních zápisů pro daný saldokontní případ. V tomto přehledu jsou zobrazeny jednotlivé účetní zápisy, ze kterých je vytvořen saldokontní řádek. Struktura údajů v podstatě odpovídá údajům v deníku a její zobrazení lze změnit pomocí tlačítka Nastav. 78

79 Upomínky Funkce upomínky slouží pro vystavování upomínky k nezaplacené faktuře. Upomínku vystavíte tak, že označíte kurzorem příslušný řádek faktury v přehledu příslušného salda, klepnutím pravého tlačítka myši vyberete volbu místního menu Upomínky a potvrdíte. Otevře se přehled Vystavené upomínky k vybranému saldokontnímu případu. Při vystavování nové upomínky stiskem tlačítka Nový otevřete formulář pro pořízení Upomínky. Do formuláře upomínky se přenese číslo a název organizace (odběratele), Název upomínky se nabídne podle příslušného stupně upomínky o jeden stupeň vyšší než nejvyšší stupeň doposud vystavené upomínky k danému saldokontnímu případu (název upomínky lze libovolně v rámci daného počtu znaků editovat), Záhlaví upomínky (lze také libovolně v rámci daného počtu znaků editovat) a Text upomínky (lze také libovolně v rámci daného počtu znaků editovat). Dále se přenese Bankovní spojení vlastní organizace nabídne se bankovní spojení, které je označeno jako Přednastaveno. Pokud má vlastní organizace navázáno více bankovních spojení a žádné bankovní spojení nemá označeno Přednastaveno, bude bankovní spojení prázdné a je nutno vybrat bankovní spojení vlastní organizace, na který má být upomínaná částka zaplacena. Text v textových polích Název upomínky, Záhlaví, a Text upomínky se nabídne podle stupně upomínky. Při vystavování první upomínky k dané saldokontní složce se automaticky nabídnou 79

80 texty prvního stupně upomínek, pro druhou upomínku k dané saldokontní složce se automaticky nabídnou texty druhého stupně upomínek atd. V pravé horní části formuláře jsou údaje o vlastní faktuře Číslo faktury, Měna, Částka (upomínaná částka), Datum splatnosti a Procento penále. Všechny údaje o vlastní faktuře se dají editovat. V pravé dolní části formuláře jsou údaje o Vystavení Datum (datum vystavení), Vyřizuje (kdo vystavil - podle jména přihlášeného uživatele, lze změnit - zadat z klávesnice nebo vybrat z číselníku Zaměstnanci) a Telefon (telefon lze zadat z klávesnice nebo vybrat z přehledu Kontakty). Údaje upomínky uložíte stiskem tlačítka OK, pokud údaje nebudete chtít otevřít, stisknete tlačítko Storno. Vystavení upomínky v cizím jazyce Pro vystavení upomínky v cizím jazyce, musí být splněno několik podmínek: v číselníku Komunikační jazyky musí být zadán cizí jazyk organizace musí mít navázaný komunikační jazyk (Organizace - způsob platby) stupeň upomínky musí mít jazykovou variantu v tomto komunikačním jazyce Při dodržení těchto podmínek bude k vybranému saldokontnímu případu vytvořena upomínka v cizím jazyce. Pokud bude saldokontní případ v cizí měně, bude přednabídnuta cizí měna salda a částka v cizí měně. Vlastní formulář upomínky vytisknete z přehledu upomínek stiskem klávesy <F8> nebo tlačítka Tisk Tisk, otevře se přehled formulářů upomínek, a poklepáním myši se otevře náhled před tiskem upomínky. Upomínku můžete vytisknout na tiskárnu stiskem tlačítka Tisk (Print), pomocí tlačítek nebo Fax lze upomínku přímo odeslat jako nebo fax. Volba Upomínky je v menu místní nabídky aktivní pouze pro saldokontní skupiny, které mají povoleno vystavování upomínek a penalizačních faktur. Hromadné vystavení upomínek Tato volba slouží k automatickému hromadnému vygenerování upomínek k saldokontním případům (neuhrazeným fakturám), které si v přehledu saldokonta označíte. Klepnutím pravým tlačítkem myši se otevře menu místní nabídky, vyberete volbu Hromadné vystavení upomínek. Otevře se přehled Vystavené upomínky: 80

81 Pokud vystavujete upomínky i na opravné daňové doklady (dříve dobropisy), tak pro dobropis tvořený jediným účetním řádkem se upomínka generuje na zápornou částku. Obsahuje-li však saldokontní složka více úč. řádků, program není schopen jednoznačně určit, zda se jedná o fakturu nebo dobropis. Takto vygenerované upomínky můžete libovolně editovat (viz kapitola Upomínky) a tisknout jednotlivě nebo hromadně (v případě že označíte v přehledu vystavených upomínek více řádků upomínek). Známé potíže Problémy dohledání kurzu při vystavení upomínek k faktuře v cizí měně: Může se stát, že upomínku nevystavíte a dostanete chybovou hlášku: Nenalezen kurz faktury nebo je zadáno více kurzů pro měnu a datum. Problém může být v kurzu faktury, kterou upomínáte, ale zpravidla je v kurzu, který se HELIOS snaží dohledat pro vyčíslení penále. Ano, již při vystavení upomínky se vypočítává penále a to kurzem platným ke dni vystavení upomínky. Zkontrolujte tedy nastavení konstanty Způsob dohledání kurzu pro účetnictví v globální konfiguraci modulu Účetnictví, podle které se dohledání kurzu pro penále řídí. Pokud je nastavena na přesný denní kurz, je v kurzovním lístku hledán aktuální kurz dané měny. Chybová hláška říká, že nebyl nalezen nebo je jich k danému dni v kurzovním lístku více. Řešením je buď zadat do kurzovního lístku kurz s aktuálním datem nebo 81

82 změnit konstantu na nejbližší předchozí. Tuto volbu ale zvažte, kurz se používá při vystavení upomínek, penalizačních faktur a k přepočtu zápočtů. Penalizační faktury Funkce Penalizační faktury slouží pro vystavování penalizačních faktur k fakturám, zaplaceným po lhůtě splatnosti. Penalizační fakturu vystavíte tak, že označíte kurzorem příslušný řádek faktury v přehledu příslušného salda, klepnutím pravého tlačítka myši vyberete volbu Penalizační faktury a potvrdíte. Otevře se přehled Vystavené penalizační faktury k vybranému saldokontnímu případu. Při vystavování nové penalizační faktury stiskem tlačítka Nový otevřete formulář pro pořízení Penalizační faktury: Do formuláře penalizační faktury se přenese číslo a název organizace (odběratele), Název, Záhlaví a Text penalizační faktury se přednastaví dle textu v nabídce Text penalizační faktury (pokud je nadefinováno), tyto texty lze libovolně v rámci daného počtu znaků editovat). Dále se přenese Bankovní spojení vlastní organizace nabídne se bankovní spojení, které je označeno v jako Přednastaveno. Pokud má vlastní organizace navázáno více bankovních spojení a žádné bankovní spojení nemá označeno Přednastaveno, bude bankovní spojení prázdné a je nutno vybrat bankovní spojení vlastní organizace, na který má být fakturovaná částka zaplacena. 82

83 Do pole Variabilní symbol se doplní párovací znak, máte možnost přepsat, do pole Konstantní symbol můžete přenést konstantní symbol z návazného číselníku. V pravé horní části formuláře jsou údaje o vlastní faktuře Číslo faktury, Měna, Částka (fakturovaná částka přednabídne se dle fakturované částky), Datum splatnosti a Procento penále. Všechny údaje o vlastní faktuře se dají editovat. V pravé dolní části formuláře jsou údaje o Vystavení Datum (datum vystavení), Vyřizuje (kdo vystavil - podle jména přihlášeného uživatele, lze změnit - zadat z klávesnice nebo vybrat z číselníku Zaměstnanci ) a Telefon (telefon lze zadat z klávesnice nebo vybrat z přehledu Kontakty). Údaje penalizační faktury uložíte stiskem tlačítka OK, pokud údaje nebudete chtít otevřít, stisknete tlačítko Storno. Penalizační fakturu lze z přehledu sdružených penalizačních faktur zaúčtovat pomocí nastavené kontace. Na řádku kontace můžete na 2. záložce nastavit konkrétní středisko (útvar), na který se má faktura účtovat, pokud středisko není vyplněno systémem. V praxi to znamená, že by saldokontní skupina musela být párována s vazbou na Útvar. 83

84 Vystavení penalizační faktury v cizím jazyce Pro vystavení penalizační faktury v cizím jazyce, musí být splněno několik podmínek: v číselníku Komunikační jazyky musí být zadán cizí jazyk organizaci musí mít navázaný komunikační jazyk (Organizace - způsob platby) v nabídce Penalizační faktury - Text penalizační faktury musí být jazyková varianta v tomto komunikačním jazyce Při dodržení těchto podmínek bude k vybranému saldokontnímu případu vytvořena penalizační faktura v cizím jazyce. Pokud je saldokontní případ v cizí měně, je přednabídnuta cizí měna salda a částka v cizí měně. Pokud existují již vystavené penalizační faktury a mají zadanou různou měnu než je měna salda, při vystavení nové penalizační faktury se nebude přednabízet částka k penalizaci. Vlastní formulář penalizační faktury vytisknete z přehledu penalizačních faktur stiskem klávesy <F8> nebo tlačítka Tisk Tisk, otevře se přehled formulářů penalizačních faktur, a poklepáním myši se otevře náhled před tiskem penalizační faktury. Penalizační fakturu můžete vytisknout na tiskárnu stiskem tlačítka Tisk (Print), pomocí tlačítek nebo Fax lze penalizační fakturu přímo odeslat jako nebo fax. Volba penalizační faktury je v menu místní nabídky aktivní pouze pro saldokontní skupiny, kde je povoleno vystavení upomínek a penalizačních faktur. Platební příkazy Nabídka Platební příkazy obsahuje akce: přehled tuzemských platebních příkazů přehled zahraničních platebních příkazů generování tuzemských platebních příkazů v hlavní měně generování tuzemských platebních příkazů v cizí měně generování zahraničních platebních příkazů generování tuzemských platebních příkazů v hlavní měně - sdruž. platby generování tuzemských platebních příkazů v cizí měně - sdruž. platby generování zahraničních platebních příkazů - sdruž. platby Použijete-li volbu se sdruženými platbami, tak v případě, že platíte více faktur jednomu dodavateli na stejný bankovní účet, částky se sečtou a je vygenerován za tyto faktury pouze 1 řádek platebního příkazu označený variabilním symbolem faktury s nejvyšší částkou. V přehledu Salda (Ctrl+S) je možné přes Nastav zobrazit sloupec Saldo v přípravě. Tento sloupec zohledňuje sumu, na kterou již byl vystaven platební příkaz. Neboli zobrazí maximální částku pro platební příkaz, nebo nulu. Dále je možno zobrazit sloupce Suma tuzemských platebních příkazů a Suma zahraničních platebních příkazů 84

85 Obecné zásady vytváření platebních příkazů v přehledu saldokonta: Tuzemské platební příkazy Platební příkaz lze vystavit v hlavní měně nebo v cizí měně Existuje-li již zahraniční platební příkaz, nelze vystavit tuzemský Existuje-li tuzemský platební příkaz na jinou měnu, než hlavní, nelze vystavit (nelze určit částku) Částka na platební příkaz se určí takto: - je-li možné dohledat přijatou fakturu a jsou-li všechny již dříve vystavené platební příkazy navázány na úhrady, potom se částka určí z již vystavených úhrad k této faktuře - není-li to možné, částka se určí z již vystavených platebních příkazů v kombinaci s uhrazenou částkou - algoritmus zohledňuje sumu již vystavených platebních příkazů, zúčtované i nezaúčtované zápočty nad saldem a pozastávky Dohledání bankovního spojení, platebních symbolů a ústavu na řádky platebního příkazu: - je-li dohledána faktura přijatá, pak z této faktury přednostně - jinak dle organizace Algoritmus dohledání bankovního spojení dodavatele: Do platebního příkazu je dotaženo to bankovní spojení, které má zadáno v účetní vazbě účet, který je navázán na danou saldokontní skupinu (je-li jednoznačné). Princip dohledání bankovního spojení - pořadí odpovídá prioritě dohledávání: - je-li jediné bankovní spojení, je dotaženo - je-li jediné přednastavené bankovní spojení, je dotaženo - je-li jediné bankovní spojení, které má na účetní vazbě účet, který je navázán na danou saldokontní skupinu, je dotaženo - je dotaženo bankovní spojení naposled pořízené Je-li dohledána faktura přijatá, každý řádek platebního příkazu generuje úhradu příslušné faktury (dochází k provázání Saldo-PP-FA-úhrada) Tyto principy platí pro ruční vystavení platebního příkazu i pro generování hromadného platebního příkazu ze salda Pokud není dohledána faktura přijatá a u organizace na přednastaveném bankovním spojení není vyplněn konstantní symbol, nebude do řádku platebního příkazu doplněn, je potřeba ho doplnit ručně. Zahraniční platební příkazy Platební příkaz lze vystavit pouze v měně saldokontního případu Existuje-li již tuzemský platební příkaz, nelze vystavit zahraniční Existuje-li zahraniční platební příkaz na jinou měnu než měna salda, nelze vystavit (nelze určit částku) 85

86 Částka na platebním příkazu v CM se určí takto: - je-li možné dohledat přijatou fakturu a jsou-li všechny již dříve vystavené platební příkazy navázány na úhrady, potom se částka určí z již vystavených úhrad k této faktuře - není-li to možné, částka se určí dle dřívějších pravidel (z již vystavených platebních příkazů v kombinaci s uhrazenou částkou) Dohledání bankovního spojení plátce - dle vlastní organizace Dohledání bankovního spojení příjemce, ústavu a země: - je-li dohledána faktura přijatá, pak z této faktury přednostně - jinak dle organizace Je-li dohledána faktura přijatá, každý platební příkaz generuje úhradu k příslušné faktuře (dochází k provázání Saldo-PP-FA-úhrada) Tyto principy platí pro ruční vystavení platebních příkazů i pro generování zahraničních platebních příkazů ze Salda (zahraniční platební příkazy mohou být jen jednořádkové, generování tedy vytvoří XX zahraničních PP) Funkce Platební příkazy slouží pro vystavování příkazů k úhradě k fakturám, které je třeba uhradit a k prohlížení již vygenerovaných platebních příkazů. Platební příkaz vystavíte tak, že označíte kurzorem příslušný řádek(řádky) v přehledu salda, klepnutím pravého tlačítka myši vyberete volbu Generování platebních příkazů. Akce při vystavování platebního příkazu k jedné platbě (jednoduchý platební příkaz) a při vystavování hromadného platebního příkazu jsou totožné. Liší se jen tím, zda označíte jeden nebo více řádků (saldokontních složek) k platbě a při tisku výběrem příslušného formulářem. Po potvrzení volby Přehled platebních příkazů se otevře přehled Platební příkazy k vybranému saldokontnímu případu. Při vystavování nebo generování platebních příkazů ze salda se posuzují platební příkazy vystavené k danému saldokontní případu bez ohledu na saldokontní skupinu. Na 86

87 saldokontních skupinách musí být nastavené stejné párovací vazby. Stejně tak hodnoty ve sloupcích "Suma tuzemských platebních příkazů" a "Suma zahraničních platebních příkazů" v přehledu salda jsou napočítávány bez ohledu na saldokontní skupinu. Pokud nebyly dříve navázány k daným saldokontním složkám jiné platební příkazy, bude tento přehled prázdný. V přehledu platebních příkazů je možno označený bankovní příkaz tisknout pomocí formuláře příkazu k platbě. V menu místní nabídky jsou kromě standardních funkcí funkce specifické pro tento přehled: Přenos do banky export Suma vybraných příkazů Změna data splatnosti a vystavení Chybová sestava Zrušení příznaku exportu <Ctrl><Enter><E> Zrušení příznaku tisku <Ctrl><Enter><T> Uživatelské konstanty <Ctrl><Enter><K> Všechny tyto nabídky jsou shodné s nabídkami modulu Banka. Formulář platebního příkazu lze editovat tak, že označíte řádek a stisknete tlačítko Oprava. Otevře se formulář Platební příkazy tuzemské. 87

88 V hlavičce platebního příkazu se nabídne bankovní spojení, které je v číselníku bankovních spojení vlastní organizace (Organizace s č. 0) označeno v jako Přednastaveno. Pokud má vlastní organizace navázáno více bankovních spojení a žádné bankovní spojení nemá označeno Přednastaveno, bude bankovní spojení prázdné a je nutno vybrat bankovní spojení vlastní organizace, ze kterého má být platba provedena. Ve spodní části formuláře je zobrazen přehled jednotlivých řádků platebního příkazu. Pokud na danou organizaci, které budete poukazovat platbu, nebude navázáno bankovní spojení, nebo jich má navázáno více a žádné bankovní spojení nemá zaškrtnuto přednastaveno, je nutno vybrat bankovní spojení z přehledu bankovních spojení, příp. zadat nové bankovní spojení. Účtování ze saldokonta Kurz. rozdíl k fakturám, Dorovnání setin Po potvrzení nabídky je zobrazena tabulka pro zadání údajů, podle kterých se mají vygenerovat zápisy pro saldokonto. Tato akce se provede pro všechny označené saldokontní případy. Nabídka je umístěna v místní nabídce (pravé tlačítko myši) Účtování - Kurzový rozdíl k fakturám. Datum případu v editoru před účtováním lze zadávat jen v případě, že na zadané kontaci není nastaveno zaškrtávátko "Datum případu (případně i datum úhrady) podle data poslední úhrady". Je-li naopak toto zaškrtávátko zaškrtnuto, není pole pro datum případu přístupné a není vyžadováno jeho zadání. Akce účtování kurzového rozdílu před samotným výpočtem výše kurzového rozdílu kontroluje označené saldokontní řádky. Kontroly na jednoznačnost cizí měny na saldokontním případu a na vyrovnanost salda v cizí měně (Saldo1 v CM = 0). Číslo kontace Číslo kontace pro daný druh pohybu Saldokonto. Stiskem pomocného tlačítka máte možnost vstoupit do přehledu účetních kódů a vybranou kontaci přenést. 88

89 Volba Datum případu (případně i datum úhrady) podle data poslední úhrady je přístupná pouze při zaškrtnutí atributu neseskupovat stejné řádky. Je-li zaškrtnuto, datum případu a případně i datum úhrady ve vygenerovaných deníkových řádcích je naplněno datumem poslední úhrady daného saldokontního případu. V případě, že datum úhrady je prázdné, je použito zadané datum. V případě, že datum poslední úhrady pro jednotlivé saldokontní případy spadá do různých období, je vygenerováno více dokladů do jednotlivých období. Doklady jsou v přehledu před zaúčtováním setříděny primárně podle období. Je-li zadáno období stavu, je do jednotlivých účetních dokladů dotaženo odpovídající období stavu, existuje-li. 89

90 V případě vytváření kontací pro vyrovnání setin a kurzových rozdílů lze vynechat řádky - Saldokontní řádek a nechat pouze řádky Vyrovnání zisk a Vyrovnání ztráta. Datum případu, Období stavu Vyplníte datum případu, Období stavu se doplní dle tohoto datumu. Text Můžete vybrat z nabídky nebo vypsat ručně. Vyplněné údaje potvrdíte stiskem tlačítka OK. Každý saldokontní případ generuje 1 účetní řádek na opačnou stranu než je předpis. Účet je dotažen z deníkových zápisů tvořících daný saldokontní případ, není-li jednoznačný, dotahuje se z řádky kontace - saldokontní řádek příslušné strany (neexistuje-li takový řádek kontace, je hlášena chyba, že chybí účet). Párovací údaje (PZ, zakázka, organizace...) jsou přetahovány ze 90

91 saldokontního případu, nejsou-li obsaženy, tak z deníkových zápisů tvořících saldokontní případ (jsou-li jednoznačné). Po generování těchto řádků jsou v účetním zápise vygenerovány řádky - vyrovnání zisk a ztráta, které vyrovnávají účetní doklad. Není-li nalezen řádek kontace příslušné strany, je použit řádek se stranou stejnou, ale částka má opačnou hodnotu. Údaje se přetahují z kontace - řádky - vyrovnání zisk a vyrovnání ztráta, nejsou-li údaje v kontaci, dotahují se stejným mechanismem, jako řádky saldokonta. Při účtování kurzového rozdílu k fakturám může dojít k chybovému hlášení Nebylo dohledáno datum poslední úhrady v deníkových dokladech. Účtování nelze provést K této chybě dojde, je-li na kontaci nastaveno zaškrtávátko "Datum případu (případně i datum úhrady) podle data poslední úhrady" a v úč. deníku není dohledáno datum poslední úhrady. Systém správně neprovede zaúčtování. Kurz. rozdíl k bil. Dni Tato akce se provádí pro označené saldokontní případy. Po potvrzení této nabídky je zobrazena tabulka pro zadání údajů, podle kterých se mají vygenerovat zápisy. Doporučujeme tuto funkcionalitu využívat spíše ve Stavu saldokonta k datu..., kde jsou obsaženy údaje ke konkrétnímu datumu - většinou k poslednímu dni účetního období na rozdíl od Stavu saldokonta, které je tvořeno ze všech účetních zápisů, které jsou alespoň ve fázi Účtováno. Číslo kontace Číslo kontace pro druh pohybu Saldokonto. Kontace obsahuje stejný Druh řádků jako kontace pro haléřové dorovnání. Stiskem pomocného tlačítka máte možnost vstoupit do přehledu účetních kódů a vybranou kontaci přenést. Datum kurzu, Datum případu, Období stavu Vyplníte datum případu, Období stavu se doplní dle tohoto datumu. Zadáte datum kurzu. Kurz pro toto datum a měnu musí být obsažen v kurzovním lístku. Při účtování ze saldokonta k datu se dotáhne lokální období dle zadaného datumu případu, projde kontrolami a účtování je provedeno do tohoto období (toto platí pro všechny druhy účtování v přehledu salda k datu). Text Můžete vybrat z nabídky nebo vypsat ručně. Vyplněné údaje potvrdíte stiskem tlačítka OK. Kontroluje se období, je-li zadán řádek kurzový zisk/ztráta v kontaci, je-li saldokontní případ veden v cizí měně a je-li saldo v cizí měně nevyrovnané, je-li pro danou měnu a datum kurzu zadán v kurzovním lístku kurz. 91

92 Do deníku jsou zapsány doklady o 2 řádcích ke každému saldokontnímu případu. První na účet kurz.zisk/ztráta zadaných u konkrétní měny (není-li, tak účet z kontace) a druhý na účet saldokonta (není-li jednoznačný, tak účet z kontace). Při účtování kurzového rozdílu k fakturám/k bil.dni nebo účtování dorovnání a v případě, že na saldokontním řádku kontace není zadán účet, je při dohledávání účtu zohledněno nastavení "Párování plateb z bankovních výpisů" na účtu. Pro účtování se primárně přebírá účet s příznakem "Účet použít prioritně (pouze saldokontní)", když takový není, pak s příznakem "Účet použít". Jestliže je účet nejednoznačný nebo není dohledán žádný, potom dojde k chybovému hlášení "Není zadán účet" Přeúčtování Pomocí vhodně nastavené kontace (postačují dva řádky s Druhem řádku Saldokontní řádek a Přeúčtování) umožňuje přeúčtování saldokontních případů (refaktoring). Je nutno zvolit, zda bude datum splatnosti přebráno ze saldokontního případu. Druh řádku "Přeúčtování", lze zařadit do kontace vícekrát, účtuje se tak, jak je uvedeno v kontaci (tolikrát, na uvedenou stranu s uvedeným účtem) a má k dispozici stejné nastavení jako Druh řádku Saldokontní řádek. Přesun saldokontních případů do archivu Tato akce provede převedení označených saldokontních případů do archivu. Nejprve bude zobrazen dotaz: Opravdu převést označené saldokontní případy do archivu? Pokud na tento dotaz odpovíte Ano, budete vyzváni k zadání hesla a potom bude proveden přesun. Podmínkou převodu dokladů do archívu je jeho vyrovnanost. Kontrola na vyrovnanost v hlavní a cizí měně je prováděna jen pro saldokontní případy, které obsahují právě jednu cizí měnu (kromě hlavní měny). V ostatních případech, kdy saldokontní případ neobsahuje žádnou cizí měnu nebo obsahuje více cizích měn, je kontrolována vyrovnanost pouze v hlavní měně. Archiv saldokontních případů Po potvrzení této nabídky bude zobrazen přehled archivovaných saldokontních případů. Tyto případy je možné převést zpět do aktivního salda pomocí nabídky Přesun saldokontních případů do salda. Funkce Aktualizace neaktualizuje archiv. Běžně není nutné provádět přesun saldokontních případů do archívu. Je možné využít nastavených sestav - např. Saldokonto nevyrovnané, které zobrazí pouze nevyrovnané saldokontní případy. 92

93 Poznámky k saldokontnímu případu Zde můžete k saldokontnímu případu zadat poznámky. Po potvrzení této nabídky se zobrazí okno s přehledem poznámek k aktuálnímu saldokontnímu případu. Po stisku tlačítka Nový <F2> můžete zadávat novou poznámku. Dokumenty organizací Pomocí této nabídky máte možnost si zobrazit nebo zadat další dokumenty k organizaci saldokontního případu. Tato nabídka se dále rozpadá na další podnabídky: Poznámky Dokumenty Dokumenty navázané i nepřímo Pohyb v původní tabulce Tato funkce umožňuje přecházet mezi jednotlivými saldokonty (stejně jako modré šipky v záhlaví přehledu). Spárování Tato funkce umožňuje přímo z přehledu salda párovat jednotlivé saldokontní případy, tj. sjednotí na označených případech všechny párovací atributy. Musí být označeny alespoň dva saldokontní případy. Po zvolení akce Spárování se objeví editor spárování, ve kterém je možno vybrat párovací hlediska přístupná na dané saldokontní skupině, která nejsou stejná na příslušných úč. zápisech. V editoru se vždy přednastaví hodnoty z aktuálního záznamu. Jednotlivé hodnoty je možno také přenést z jiného saldokontního případu tlačítkem Výběr sal. údajů. Po potvrzení editoru dojde ke spárování všech označených saldokontních případů dle hodnot zadaných v editoru spárování. Oprava párovacích údajů probíhá na účetních řádcích navázaných na dané saldokontní případy. Proto akci nelze provést, je-li uzavřen účetní doklad, uzavřené období nebo doklad je navázán v archivním saldu nebo je součástí zápočtu nad saldokontem. Při změně organizace nebo párovacího znaku jsou měněné účetní doklady kontrolovány, zda nespadají do některého kontrolního hlášení. Pokud spadají do uzavřeného kontrolního hlášení, je zobrazena chyba s číslem dokladu a proces spárování je ukončen. Pokud spadají do otevřeného kontrolního hlášení, je zobrazen dotaz na pokračování. Ve Stavu saldokonta k datu... se objevují další nabídky týkající se Opravných položek. Aktualizace salda Aktualizace salda všech skupin Tato akce slouží k tomu, aby se znovu provedl nový nápočet saldokonta pro všechny saldokontní skupiny z deníku (účetních zápisů, ve fázi rozpracovanosti Účtováno nebo Uzavřeno). Pro 93

94 pokračování je nutno provést potvrzení přihlašovacím jménem. Po stisku tlačítka OK se program dotáže: Opravdu spustit aktualizaci salda všech skupin? Stiskem tlačítka Ano se aktualizace spustí. Ve sloupci Datum aktualizace je zobrazené poslední datum aktualizace. UPOZORNĚNÍ Aktualizace salda všech skupin obvykle bývá časově velmi náročná akce. Tuto akci je nutno nechat ukončit systémem, nesmí se přerušit. V případě přerušení průběhu aktualizace zůstane stav saldokonta prázdný (Stav saldokonta nebude napočítán.) Aktualizace saldokontní skupiny Tato akce slouží k tomu, aby se znovu provedl nový nápočet saldokonta pro označenou saldokontní skupinu z deníku (účetních zápisů, ve fázi rozpracovanosti Účtováno nebo Uzavřeno). Pro pokračování je nutno provést potvrzení přihlašovacím jménem. Po stisku tlačítka OK se program dotáže: Opravdu spustit aktualizaci Saldokontní skupiny Odběratelé tuzemsko? Stiskem tlačítka Ano se aktualizace spustí. Ve sloupci Datum aktualizace je zobrazené poslední datum aktualizace. Aktualizace saldokont ke dni pro vybrané skupiny Tato akce slouží k tomu, aby se znovu vytvořila saldokonta pro označené saldokontní skupiny z deníku (účetních zápisů, ve fázi rozpracovanosti Účtováno nebo Uzavřeno) a to k určitému datu. Potvrzením této volby z menu místní nabídky se program dotáže: Opravdu spustit aktualizaci saldokont ke dni pro vybrané skupiny? Stiskem tlačítka Ano se zobrazí okno pro potvrzení přihlašovacím jménem. Následně je zobrazeno další okno, kde zadáváte datum, ke kterému se má provést aktualizace Stiskem tlačítka OK se aktualizace provede. Aktualizace saldokont k období stavu pro vybrané skupiny Tato akce slouží k tomu, aby se vytvořila saldokonta pro vybrané saldokontní skupiny z deníku (účetních zápisů, ve fázi rozpracovanosti Účtováno nebo Uzavřeno) ke zvolenému období stavu. Potvrzením této volby z menu místní nabídky se program dotáže: Opravdu spustit aktualizaci saldokont k období stavu pro vybrané skupiny? Stiskem tlačítka Ano se aktualizace spustí. Pro pokračování je nutno provést potvrzení přihlašovacím jménem. Po potvrzení jména je zobrazen přehled období stavu, zde vyberete období, ke kterému se má provést aktualizace a poklepáním nebo stiskem tlačítka Přenos se spustí aktualizace. 94

95 V případě většího množství dat mohou tyto akce trvat delší dobu Aktualizace neaktualizují saldokontní případy v archivu. Vzájemné zápočty Vzájemné zápočty jsou umístěny pod složkou Saldokonta v modulu Účetnictví. Formulář zápočtu otevřete volbou Nový nebo stiskem tlačítka <F2>. Tento formulář obsahuje záložku 1 - Hlavička a záložku 2 - Zápočty. Záložka 1 Hlavička Název Textové označení zápočtu. Datum odeslání Datum, kdy je zápočet odeslán. Datum potvrzení Vyplníte datum, kdy Vám bylo druhou stranou doručeno potvrzení zápočtu. Toto datum vyplňujete jako poslední pole zápočtu až po výběru položek zápočtu. (Jeho vyplněním zablokujete možnost dalšího zadávání položek zápočtu a editace údajů.) V případě účtování zápočtu bude toto datum datem účetního případu dokladu. Pokud datum potvrzení spadá do jiného období je uživatel hláškou informován, že dojde k přesunu zápočtu do jiného období. Po zadání datumu potvrzení na hlavičce zápočtu jsou dotaženy také příslušné kurzy ke dni potvrzení zápočtu v závislosti na nastavené konstantě "Způsob dohledání kurzu pro účetnictví". Najdete ji v menu Možnosti Konfigurace / správa systému Systémové konstanty Účetnictví. Zde nastavíte i volbu "Povolit nevyrovnaný zápočet". V případě, že nebudete mít tuto volbu zaškrtnutou, tak neuložíte nevyrovnaný zápočet po zadání data potvrzení. Období stavu Pole se seznamem, vybíráte požadované období stavu z přehledu Období stavu pomocí tlačítka Datum pořízení Datum, kdy byl zápočet pořízen. Druh účetního dokladu Zadáváte číslo druhu účetního dokladu v účetnictví, do kterého se budou zápočty účtovat. Toto číslo můžete zadat buď z klávesnice nebo stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter> příp. stiskem tlačítka otevřete přehled Druhy účetních dokladů, tam si požadovaný Druh účetního dokladu 95

96 vyberete a poklepáním myši nebo stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter> přenesete do formuláře. Měna Zadáváte měnu, ve které chcete zápočet provést. Uložíte -li zápočet, nelze již měnu hlavičky zápočtu editovat. V případě, že pořizujete zápočet v CZK, měnu nevyplňujete. Je-li měna zadána, jsou všechny faktury vstupující do daného zápočtu, které jsou vystaveny v jiné měně, přepočítány na zadanou měnu zápočtu. Poznámka Textová poznámka k zápočtu. Pohledávky, Závazky, Saldo ev. Pohledávky CM, Závazky CM a Saldo CM Tato pole jsou nepřístupná pro editaci. Jedná se o položky zápočtu, které se sem načítají ze zadaných údajů na záložce 2 Zápočty. (Je -li zápočet pouze v CZK, pole s CM se nezobrazují.) Zápočet po vyplnění základních údajů na záložce 1 - Hlavička uložte. Po opětovném otevření zápočtu můžete začít vyplňovat záložku 2 - Zápočty. Editor je přizpůsoben zadaným hlavičkovým údajům. 96

97 Záložka 2 Zápočty Na této záložce jsou již zadávány konkrétní údaje zápočtů. Po stisku tlačítka Nový se otevře přehled saldokonta. Zde zvolíte saldokontní skupiny, ze kterých budete vybírat údaje pro zápočet. Po stisku tlačítka Přenos se zobrazí stav označených saldokont. Odtud vybíráte, které případy (faktury) se mají započíst. Po jejich označení a po stisku tlačítka Započíst se označené saldokontní řádky přenesou na záložku 2 - Zápočty včetně přepočtených údajů na zadanou cizí měnu. Stav saldokontních skupin zůstane i nadále otevřen pro možnost výběru dalších saldokontních případů (faktur) k započtení. Při přenosu faktury na zápočet nebo při zadání cizí měny na hlavičce zápočtu jsou dotaženy příslušné kurzy pro měnu zápočtu a měnu faktury ke dni pořízení zápočtu. Těmito kurzy je dopočítána částka v hlavní měně na zápočtu. Kurz je dotažen dle nastavení konstanty (viz datum potvrzení). Kurz zápočtu lze také na řádku zápočtu ručně měnit akcí Kurz. Poklepáním myši si můžete zobrazit podrobnosti každého přeneseného řádku zápočtu. Editor řádku zápočtu má 4 podoby: řádek zápočtu je v hlavní měně - standardní podoba editoru řádek zápočtu neobsahuje cizí měnu, ale zápočet je veden v cizí měně - editor je rozšířen o položky cizí měny na zápočtu 97

98 řádek zápočtu je v cizí měně stejné, jako je zadána na hlavičce zápočtu nebo na hlavičce není zadána žádná měna -editor je rozšířen o položky cizí měny na zápočtu a údaje na faktuře řádek zápočtu je v cizí měně jiné, než je zadána na hlavičce zápočtu -editor je rozšířen o údaje jako ve druhém případu a navíc o částku v měně faktury na zápočtu a v měně zápočtu na faktuře Klepnutím pravého tlačítka myši nad řádky zápočtu otevřete místní nabídku. Aktuální volby místní nabídky jsou Nabídni řádky k dorovnání - nabídne vhodný řádek k dorovnání zápočtu. Dorovnej zápočet - na řádku vybraném k dorovnání je provedeno dorovnání hlavní i cizí měny na zápočtu, případně přepočítána i částka v měně faktury na zápočtu. Menu místní nabídky pro zápočty Po potvrzení zápočtů v CM (= vyplnění Datumu potvrzení) je nutno provést dvě akce Přepočet zápočtů dle kurzů a Kurzový rozdíl - ty jsou přístupné formou dvou specifických voleb místní nabídky. Obě akce lze spustit buď pro označené zápočty, nebo přímo pro jeden konkrétní zápočet v editoru hlavičky zápočtu: Přepočet zápočtů dle kurzů - částka v hlavní měně jednotlivých řádků se přepočítá kurzem ke dni potvrzení zápočtu. Tento kurz musí být zadaný v kurzovním lístku. Kurzový rozdíl - vypočítá se kurzový rozdíl pro řádky zápočtu v cizí měně jako rozdíl poměrné částky v hlavní měně na faktuře a částky v hlavní měně na zápočtu. Na dané měně (modul - Číselníky - Kurzovní lístek - Kódy měn) musíte mít vyplněný účet kurzového zisku a ztráty. Není-li nalezen, je dotažen účet z hlavní měny. Hodnota kurzového rozdílu lze zobrazit v přehledu řádků zápočtu. Takto vypočítaný kurzový rozdíl je zaúčtován společně s účtováním zápočtu jako kurzový zisk / ztráta. Účtování - provede se zaúčtování zápočtů a to buď jednotlivě, nebo hromadně. Pokud dojde k chybě týkající se chyby transakce, tak to znamená, že se jedná o případ, kdy systém není schopen dohledat příslušný účetní účet. Řádky všech zápočtů -zobrazí položky všech zápočtů Navázané zápočty - zobrazí přehled navázaných dokladů k danému zápočtu. V důsledku zaokrouhlování může u zápočtu v cizí měně dojít k rozdílu v CZK ve výši 0,01 Kč. V tomto případě je třeba vyřešit problém v editaci před zaúčtováním, buď ručním přidáním nového řádku s haléřovým dorovnáním, nebo editací jednoho z řádků, které HELIOS vygeneruje. Opravné položky Všechny akce pro opravné položky jsou přístupné pouze z přehledu "Zvolený přehled salda ke dni..." 98

99 Opravné položky se tvoří vždy generováním, nelze je vytvořit ručně pomocí tlačítka Nový. Kliknutím na pravé tlačítko myši z místní nabídky výběrem provedete Zařazení do generování opravných položek - Nastav dle 8, 8a, 8c - označíte saldokontní řádky, pro které se mají generovat opravné položky podle zákona o rezervách. Helios Orange kontroluje zákonem dané podmínky pro možnost tvorby těchto opravných položek. Nastav pro účetní OP - akcí lze nastavit záznam řízení opravných položek. V editoru řízení opravných položek lze toto nastavení provést zaškrtnutím volby "Zařazeno pro účetní OP". Při tomto nastavení nelze zadat "Řízení pro OP" ani "Řízení pro odpis". Akcí "Zrušit nastavení" lze toto nastavení zrušit. Řízení opravných položek/odpisu - tímto krokem se koriguje výše vygenerované opravné položky dle zákona o rezervách dle způsobu řízení pohledávek. Zařazení generování opravných položek - Zruš - zrušíte výběr saldokontních řádků pro generování opravných položek Pomocí Nastav - sloupec Měsíce po splatnosti si lze zobrazit počet měsíců po splatnosti pohledávky. Zvolený přehled salda ke dni: 99

100 Akce pro opravné položky (fungují jak pro jednotlivé saldokontní případy, tak i pro označené) Zobrazení opravných položek - jedná se o přehled opravných položek k jednomu nebo více saldokontním případům. (Generovat opravné položky lze pouze z přehledu salda ke dni). Lze zobrazit přehled deníkových řádků tvořících danou OP. Zobrazení opravných položek k datu - zobrazí opravné položky k datu, tedy ke zvolenému datumu zobrazení salda ke dni. ( Na rozdíl od akce "Zobrazení opravných položek", která zobrazí všechny opravné položky k danému saldokontnímu případu.) V editoru lze editovat údaje: - Pohledávka (aktuální výše saldokonta) - % návratnost (přednastavena 0, možno zadat v rozsahu 0-100) (% návratnosti lze zadat i hromadně v přehledu opravných položek akcí "Změna procenta návratnosti". Funguje pro označené záznamy. Po změně procent návratnosti dojde k přepočtu ostatních hodnot.) Změna procenta návratnosti má vliv jen na nedaňové odpočitatelné položky. Hodnotu položky "Uplatněno" u daňových odpočitatelných položek lze zadávat ručně, položka "Nárok" u daňových odpočitatelných položek je generována systémem. - DOP uplatněno a NOP uplatněno (skutečně uplatněná daňová/nedaňová opravná položka) - datum případu (pro účtování, povinné) - datum splatno (pro účtování, povinné) - účetní kód Původní pohledávka: Vyjadřuje výši pohledávky v okamžiku jejího vzniku. 100

101 Hodnoty opravných položek jsou kontrolovány: - musí být zadáno % návratnost - musí být zadáno datum případu - musí být zadáno datum splatno - částka DOP uplatněno nesmí být vyšší než DOP nárok - částka NOP uplatněno nesmí být vyšší než NOP nárok Vztahy částek, přepočítávající se přímo v editoru : -> Pohledávka zůstatek = Pohledávka * (100-Návratnost) / 100 -> DOP nárok = Pohledávka x %DOP / 100 (maximálně však Pohledávka zůstatek) -> NOP nárok = Pohledávka zůstatek-dop Uplatněno -> DOP Uplatněno musí byt max. DOP nárok -> NOP Uplatněno musí byt max. NOP nárok 101

102 -> DOP změna = DOP změna - (původní DOP Uplatněno - DOP Uplatněno) -> NOP změna = NOP změna - (původní NOP Uplatněno - NOP Uplatněno) Generování opravných položek - lze spustit z přehledu salda ke dni (i hromadně) a z přehledu opravných položek. Saldokontní případ musí mít navázané řízení OP a v něm nastavený příznak "Zařazeno". Dle nastavení řízení OP (Řízení pro opr. položky) a počtu měsíců po splatnosti se určí procento buď pevně ve výši 20%, nebo dle tabulky: 1-6 měsíců = 0% 7-12 měsíců = 20% měsíců = 33% měsíců = 50% měsíců = 66% měsíců = 80% 37 a více měsíců = 100% Generování jen účetních opr.položek - Po jejím spuštění jsou vygenerovány pouze účetní opravné položky. Hodnoty daňových údajů jsou zkopírovány beze změny z předchozí opravné položky. Generuje-li se jako první pouze účetní opravná položka, jsou hodnoty daňových údajů nulové. V akci "Generování jen účetních opravných položek" (lokální menu přehledu salda k datu nebo přehledu opravných položek) je před vlastním generováním zobrazen editor, kde lze zadat procenta návratnosti. Je nutno zaškrtnout zaškrtávátko a poté lze vyplnit procenta na 2 des.místa (v editoru hromadné změny procent návratnosti a v editoru opraných položek lze zadat procenta také na 2 des.místa). Zadaná procenta jsou poté použita pro výpočet. Jestliže nedojde k zaškrtnutí zaškrtávátka, systém dosadí procenta návaznosti z minulé opravné položky. Procenta lze zadat v rozsahu 0% - 100%, přednabízena je hodnota 0. V případě označení více záznamů platí zadaná pronta pro všechny záznamy. Pro pohledávky zařazené do insolvence 8 lze generovat opravné položky i před splatností. Platí jen pro CZ legislativu. Řízení opravných položek - je možno zadávat řízení opravných položek / odpisu k saldokontnímu případu. Zadané údaje se zohledňují při generování opravné položky, kdy je dohledáno řízení opravné položky, které má datum platnosti nejvyšší nižší, než je datum salda ke dni. 102

103 V editoru volíte, podle kterého jsou opravné položky generovány. Zařazeno pro OP dle 8- OP se generují až do výše DOP=100% bez kontrol. Zařazeno pro OP dle 8a- % DOP je určeno dle měsíců po splatnosti. V tomto případě se zpřístupní volba Řízení pro opr. položky. Zařazeno pro OP dle 8c- OP se generují až do výše DOP=100% s kontrolami na počet měsíců po splatnosti a výši pohledávky. První záznam řízení opravných položek je automaticky generován akcí "Zařazení do generování opravných položek -Nastav", jestliže neexistuje žádný zadaný záznam řízení Při zadávání údajů týkající se řízení pro opravné položky je možno zadat příznak, zda se má saldokontní případ zařadit do generování opravných položek, lze zadat datum "Platnost od" a vybrat Řízení pro opravné položky a Řízení pro odpis. Generování odpisu OP V případě, že je zapotřebí opravnou položku odepsat, v přehledu salda ke dni je akce místního menu Opravné položky - Generování odpisu OP. Akce platí pro označené řádky salda ke dni. Po spuštění následuje dotaz na Datum odpisu. Přednabídne se datum zobrazeného salda ke dni. 103

104 Automaticky se vygeneruje OP včetně odpisu OP. Jako datum případu a splatnosti se doplní datum salda ke dni, jako Datum odpisu zadané datum odpisu. Odpis pohledávek V případě, že odepisujete pohledávku, ke které byla vytvořena opravná položka, tak do pole Datum odpisu zadáte datum odpisu pohledávky. Automaticky se předvyplní pole Daňový odpis nárok a Daňový odpis uplatněno a Nedaňový odpis nárok a Nedaňový odpis uplatněno - přenesou se jako zůstatky z opravné položky, která se zároveň automaticky stornuje. V kontaci je nutno použít řádky kontace pro opravné položky (zaúčtuje se storno opravné položky) i řádky kontace pro odpis pohledávky, kterou se pohledávka odepíše. Pokud je pro daný saldokontní řádek vygenerována další opravná položka, nelze zrušit tu předchozí. Mazat je nutno od nejmladší vygenerované OP. Pokud by mělo dojít k vygenerování NOP a DOP s nulovými hodnotami, tak se OP negeneruje a uživatel je na to upozorněn hláškou v procesním okně. Účtování opravných položek Kontaci lze přiřadit přímo na OP nebo na saldokontní skupinu na záložku 3 - Účetní kódy - kontace. Při generování opravné položky se prioritně dotahuje kontace z předchozí opravné položky, není-li, dotahuje se ze saldokontní skupiny Pro řádek kontace "Odpis pohledávky celkem" je účet dotažen z úč. deníku, není-li zadán na řádku kontace Účtování opravných položek probíhá (obdobně jako je u odpisů v majetku) seskupeně (za předpokladu ostatních stejných atributů jako je účet, útvar, atd...) Zobrazení opravných položek v saldu k datu V přehledu salda k datu lze zobrazit sloupce: "DOP uplatněno" "NOP uplatněno" "OP uplatněno" = DOP uplatněno + NOP uplatněno "Saldo 1 netto" = Saldo 1 - OP uplatněno Zobrazí se údaje z poslední opravné položky. V přehledu salda ke dni můžete zobrazit i další sloupce: "Počet opravných položek k datu" "DOP uplatněno k datu" "NOP uplatněno k datu" "OP uplatněno k datu" = DOP uplatněno k datu + NOP uplatněno k datu "Saldo 1 netto" = Saldo 1 - OP uplatněno k datu Zobrazí se údaje z poslední opravné položky k datu, tedy ke zvolenému datumu zobrazení salda ke dni. Číselník období DPH Číselník období DPH slouží k evidenci a výpočtu DPH a k tisku přiznání k dani z přidané hodnoty za příslušné zdaňovací období (kalendářní měsíc nebo kalendářní čtvrtletí). Umožňuje i zadání řádného opravného, dodatečného, dodatečného opravného přiznání k dani z přidané hodnoty 104

105 včetně zadání dalších potřebných údajů identifikujících daný daňový subjekt a údaje související s podáním výkazu DPH. Nezapomeňte na prvním přiznání doplnit správný Koeficient evidovaný v %. Podmínky naplnění účetní evidence K naplnění daňové evidence dochází z evidence účetní. Účetní zápisy musí být ve fázi Účtováno a musí mít vyplněno pole Uplatnění DPH (přiřazuje se dle DUZP nebo Data doručení). Na řádku základu DPH musí být vyplněn Účet DPH. Naopak v řádku s účtem DPH nesmí být účet DPH vyplněn. Účet DPH v Číselníku účtů musí mít vyplněno pole Účtování DPH jako Ostatní nebo Samovyměření a musí mít vyplněnu Sazbu DPH. Přehled Číselníku období DPH otevřete ve stromové struktuře přehledů klepnutím na volbu hlavní nabídky Účetnictví, Číselník období DPH. 105

106 Daňové doklady Klepnutím pravého tlačítka myši otevřete menu místní nabídky a vyberete ze Sestavy volbu Daňové doklady Otevře se přehled Daňové doklady (záznamní povinnost). Jednotlivé sloupce v daňových dokladech jsou plněny podle následujících pravidel: Sloupce Párovací znak, Organizace 1. Není-li zadán ani u jednoho základu ani u jedné daně (v rámci dokladu, daňového účtu a období) - dotáhne se ze saldokontního účtu (nezávisle na straně účetního dokladu), je-li na dokladu jeden. Není-li obsažen žádný saldokontní účet, nedotahuje se nic. 2. Jsou-li u nějakého řádku základu či daně prázdné a na ostatních řádcích je jen jeden PZ či Organizace, pak se doplní tento do prázdných 3. Jsou-li u nějakého řádku základu či daně prázdné a na ostatních jsou různé - nic se nedoplňuje 4. Jsou všude vyplněny - nic se nedoplňuje Sloupce Útvar, zakázka, NO, Vozidlo, Zaměstnanec 1. Pokud je u všech daní a základů (v rámci dokladu, daňového účtu a období) stejný údaj, nechá se a tyto řádky se seskupí 2. Pokud není u všech daní a základů (v rámci dokladu, daňového účtu a období) stejný údaj, vynuluje se a tyto řádky se seskupí V přehledu lze pomocí Nastav zobrazit Datum doručení. V přehledu Daňové doklady klepnutím na pravé tlačítko myši můžete zobrazit volbu Doklady bez vazby na výkaz DPH. Zde se zobrazí všechny doklady účtů DPH, které nejsou zařazeny na žádném řádku Výkazu DPH. Neseskupené Daňové doklady Klepnutím pravého tlačítka myši otevřete menu místní nabídky a vyberete volbu Neseskupené daňové doklady Otevře se přehled Daňové doklady neseskupené. V Přehledu daňových dokladů neseskupených je zobrazen přehled řádků jednotlivých daňových dokladů ve vybraném období DPH podle jednotlivých účtů DPH (v číselníku účtů označených v poli Účtování DPH jako Ostatní nebo Samovyměření). V daňových dokladech jsou potom příslušné 106

107 řádky sečteny. Jak jsou příslušné řádky sečteny do záznamní povinnosti, nastavujete na Druhu účetního dokladu. Je-li na příslušném DUD zaškrtnuta volba - Seskupení daňových dokladů i dle Párovacího znaku v deníku, v záznamní povinnosti se zobrazí více daňových řádků k jednomu účetnímu zápisu dle počtu párovacích znaků na řádcích zápisu. Je-li na příslušném DUD zaškrtnuta volba - Seskupení daňových dokladů i dle popisu v deníku, v záznamní povinnosti se zobrazí více daňových řádků k jednomu účetnímu zápisu dle různých textů na řádcích zápisu. Hodnoty pro vypořádání Zde se zobrazí hodnoty pro vypořádání za jednotlivá období DPH. (Je nutno napřed spustit nápočet pro vypořádání.) Nápočet pro vypořádání označených období DPH Zde se zobrazí hodnoty pro vypořádání za jednotlivá období DPH. Tento nápočet je nutno spustit před zobrazením hodnot vypořádání. Pohledávky za dlužníky v insolvenci Věřitel je povinen jako přílohu k přiznání k DPH přiložit Evidenci pro daňové účely podle Vytiskne se pomocí tiskového formuláře systémové číslo -242, název formuláře Evidence pohledávek za dlužníky v insolvenci. Vytištěný formulář Evidence pro daňové účely podle 44 se uloží jako soubor do databáze, nejlépe ve formátu *.pdf. A ve volbě Dokumenty v přehledu 107

108 Období DPH se tento dokument vybere a tím se zajistí vložení přílohy k elektronicky odesílanému přiznání k DPH. Přenesení daňové povinnosti dodavatel Tyto přehledy slouží jako podklad pro sestavení Výpisu z evidence k režimu přenesení daňové účely Režim přenesení daňové povinnosti je využíván jako dosud při dodání zlata a u dodání šrotu a odpadu včetně jeho zpracování a při obchodování s povolenkami na emise skleníkových plynů s platností od Režim přenesení daňové povinnosti při poskytnutí stavebních nebo montážních prací je stanoven s platností od Týká se dodání v tuzemsku. Dodavatel fakturuje bez daně - dodavatel/poskytovatel fakturuje bez daně a daň neodvádí, pokud je příjemce plátcem daně v ČR. Je povinen uvést sazby daně jednotlivých plnění a na vystaveném daňovém dokladu uvede sdělení, že výši daně je povinen doplnit a přiznat plátce, pro kterého je plnění uskutečněno. Výpis z evidence k režimu přenesení pro daňové účely - dodavateli i odběrateli je v této souvislosti uložena povinnost vést evidence pro daňové účely, ve které je nutno uvádět DIČ obchodního partnera, DUZP, základ daně, rozsah a předmět plnění. Celkovou částku všech uskutečněných plnění v režimu přenesení daňové povinnosti za dané zdaňovací období uvede dodavatel/poskytovatel zároveň na ř. 25 daňového přiznání. Přenesení daňové povinnosti odběratel Tyto přehledy slouží jako podklad pro sestavení Výpisu z evidence k režimu přenesení daňové účely Režim přenesení daňové povinnosti je využíván jako dosud při dodání zlata a u dodání šrotu a odpadu včetně jeho zpracování a při obchodování s povolenkami na emise skleníkových plynů s platností od Režim přenesení daňové povinnosti při poskytnutí stavebních nebo montážních prací je stanoven s platností od Týká se dodání v tuzemsku. Odběratel je povinen daň přiznat a může uplatnit nárok na odpočet daně - jedná se o zavedení režimu tuzemského samovyměření (reverse-charge). Za správnost vypočtené daně odpovídá plátce, pro kterého je plnění uskutečněno. Výpis z evidence k režimu přenesení pro daňové účely - dodavateli i odběrateli je v této souvislosti uložena povinnost vést evidence pro daňové účely, ve které je nutno uvádět DIČ obchodního partnera, DUZP, základ daně, rozsah a předmět plnění. Celkovou částku všech přijatých plnění v režimu přenesení daňové povinnosti za dané zdaňovací období uvede odběratel/příjemce zároveň na ř. 10 nebo 11 daňového přiznání na výstupu a na ř. 43 nebo 44 na vstupu, je-li nárok na odpočet. Vypořádání Spuštění akce musí proběhnout nad uzavřeným obdobím (vyplněno datum přiznání DPH) a musí být zaškrtnuto Vypořádání. Pokud nebudou tyto podmínky splněny, budete systémem upozorněni: Nesplněny podmínky pro výpočet ročního vypořádání /vyplněno datum přiznání DPH, zaškrtnuto vypořádání) Pokud budou podmínky splněny, systém se nejprve zeptá: Chcete provést aktualizaci ročního koeficientu a částky vypořádání? Po potvrzení Ano, se provede vypořádání a budete upozorněni: 108

109 Výpočet vypořádání úspěšně dokončen Současně probíhá kontrola i vazeb účtů na řádky Výkazu DPH, kdy dochází ke kontrole, zda nejsou účty navázány na více řádků DPH. V případě korektního navázání z titulu legislativy (např. ř. 1 a ř.51 ve vzoru 17 Přiznání DPH) tuto vazbu nekontroluje. Jinak zobrazí hlášení: Některé účty jsou navázány na více řádků výkazu DPH. Prosím zkontrolujte navázání účtů. Pokračovat? s volbou Ano/Ne. Aktualizace daňových dokladů dle kurzů Po potvrzení této akce budete nejprve dotázáni: Spustit před aktualizací kontrolu daňových dokladů? Pokud odpovíte Ne, bude spuštěna pouze aktualizace. Pokud odpovíte Ano, bude ještě před aktualizací provedena kontrola dokladů na Chyby údajů DPH a na Rozdíl daňové a účetní evidence a zobrazí se okno s výsledky kontroly. Po uzavření tohoto okna následuje dotaz, zda se má opravdu provést aktualizace: Spustit aktualizaci daňových dokladů pro vybraná období DPH? Po potvrzení Ano, bude provedena aktualizace dokladů dle kurzů. Akce přepočítá hodnoty DPH na účetních dokladech spadajících do daného období DPH dle aktuálně vyplněného kurzovního lístku a nastavené konfigurace pro dohledání kurzu DPH. Systém přepočítává buď podle nastavené globální konfigurace (Možnosti - Správa systému... - Účetnictví - Dohledání kurzu pro DPH) nebo dle nastavení na konkrétním Druhu účetního dokladu, do kterého je účetní zápis (daňový doklad) zaúčtován. Řádné přiznání - dle formuláře a zákona jsou vypočteny jednotlivé řádky. Vstupem jsou doklady, které mají vyplněno právě toto řádné období DPH Opravné přiznání - nevytváří se nové období, pouze se u řádného přiznání změní příznak na opravné. Vstupem jsou opět všechny doklady (stejně jako u běžného přiznání), které mají vyplněno toto období DPH. Dodatečné - toto přiznání se generuje volbou Nové dodatečné období DPH. Tímto způsobem se vygeneruje dodatečné období k období, ke kterému toto dodatečné přiznání vytváříme. Na konci názvu období obsahuje vždy písmeno D a číslo, které značí pořadové číslo dodatečného přiznání. Uzavření období DPH Tato akce je přístupná pouze v případě, že je vyplněno datum přiznání DPH. Vyplní -li se toto datum, objeví se dotaz: Chcete provést uzavření období DPH? Volbou Ano dojde k uzavření období DPH. Volbou NE k uzavření období DPH nedojde. Uživatel musí mít na provedení tohoto kroku přístupové právo. Pomocí pravého tlačítka myši volbou Uzavření období DPH je možno období uzavřít kdykoliv 109

110 později. Uzavření období DPH uzavírá období DPH pro zadávání dalších daňových dokladů do tohoto období a současně znemožňuje opravy příslušných daňových dokladů tohoto období. Při uzavírání vypořádacího období vzoru CZ 15/16 a výše je kontrolováno vyplnění pole pro zadání "Kód zdaňovacího období následujícího roku" - záložka 5 - CZ vzor 15/16/17. V případě, že není pole vyplněno, nepovolí se uzavření období DPH. Otevření období DPH Tato akce je přístupná pouze v případě, že je provedeno uzavření období DPH. Uživatel musí znát globální heslo a musí mít k tomuto kroku právo. Období DPH nelze otevřít, jestliže: existuje jiné otevřené období DPH stejné časové periody a země existuje jiné období DPH stejné časové periody a země, které je uzavřeno později Kontrola shody nastavení plátce DPH a datumů období Kontroluje mezní data období DPH ve vazbě na nastavení plátce (měsíční nebo čtvrtletní). Účtování Vhodně vytvořenou kontací je možné hlášení DPH zaúčtovat. Popis Druhu řádku možných řádků kontace: Daňový účet - bere se suma částky DPH pro daný účet, nezaokrouhlená. Jedná se o řádky pouze s nenulovou sumou částky DPH a mající vazbu na řádky pro řádky přiznání DPH < 45 Daňová povinnost (odpočet) - daňová povinnost částka na ř. 64 (Dal) ř. 65 (MD), u dodatečného DPH ř. 66 Odpočet daně (koef.) - hodnota ř ( ) Úprava odpočtu daně - hodnota ř. 60 Vrácení daně - hodnota ř. 61 Vypořádání daně na výstupu - hodnota ř. 1, 2 Zaokrouhlení ztráta Zaokrouhlení zisk V kontaci se v Druhu řádku = Daňové účty jednotlivé analytické účty nevyplňují, ty se přenesou z příslušné daňové evidence. Není možné účtovat hromadně více období DPH. 110

111 V případě, máte zakoupen modul Skupinové DPH zaškrtnete na kontaci Období DPH zaškrtávátko Zastupující člen. Potom máte možnost definovat v kontaci nový druh řádku kontace - Daňová povinnost (odpočet) člena. Tento řádek se definuje obvyklým způsobem, navíc je potřeba zadat IČO daného člena. Pro každého člena by se měly definovat 2 tyto řádky, MD a Dal, částky daňové povinnosti se uvádí bez zaokrouhlení. Vytvořený úč. doklad takovou kontací obsahuje oproti standardnímu úč. dokladu, který vznikl účtováním bez skupinové registrace) dvojice úč. řádků s daňovou povinností každého člena. Skládá se tedy ze 3 částí : účtování jednotlivých účtů DPH (za zastupujícího člena) účtování řádků výkazu DPH (za zastupujícího člena) účtování daňové povinnosti (za všechny členy jednotlivě) Dokumenty V přehledu období DPH lze standardním postupem k jednotlivému období DPH navázat libovolný počet dokumentů (akce "Dokumenty" v lokálním menu). Všechny navázané dokumenty s povolenou příponou budou přiloženy k elektronickému podání přiznání. Povolené přípony příloh: DOC, RTF, XLS, PDF, JPG a TXT. 111

112 Přiloženy budou vždy všechny dokumenty, uložené i neuložené v databázi. Dokumenty neuložené v databázi musí existovat v udané cestě. U dokumentů je třeba vyplnit pole Popis na záložce 1 Dokumenty část [1] Základní údaje Kontrola vazeb mezi účty a řádky výkazu DPH Akci lze spustit pro označená období DPH. Je-li nalezena situace, že je jeden účet DPH navázaný na víc jak jeden řádek výkazu (s výjimkou pro případy, kdy to legislativa povoluje), je zobrazeno hlášení "Některé účty jsou navázány na více řádků výkazu DPH. Prosím zkontrolujte navázání účtů.". Rozkopírování Po potvrzení této volby se zobrazí výběr cílových databází a volba, zda rozkopírovat jen aktuální záznam nebo všechny. Stejné záznamy v cílových databázích nelze obnovit, lze jen zakládat nová období DPH. Hromadně rozkopírovat lze jen období DPH se stejnou zemí. Rozkopírování období DPH je možné jen v případě, že v cílové databázi existuje alespoň jedno založené období DPH s danou zemí jako vzor pro přenos údajů jako je název firmy apod. Při rozkopírování se ze zdrojové databáze do cílových databází kopírují tyto sloupce: hlavička období DPH - Název, DatumOd, DatumDo, Měsíc, Čtvrtletí, Rok, Vyrovnaní, ISOKodZeme, VzorEU, Měna řádky období DPH - všechny kromě ZakladDaneVykaz a CastkaDaneVykaz vazby účtů na řádky období DPH - všechny Při rozkopírování probíhá kontrola na existenci číselníkových údajů. Není-li číselníkový údaj nalezen v cílové databázi, nepřenese se a je potřeba doplnit ručně. Kontrola se týká těchto číselníkových údajů: hlavička období DPH - ISOKodZeme, Měna vazby účtů na řádky období DPH - Číslo účtu Karty majetku Z období DPH je umožněno zobrazit přehled karet obchodního majetku, které byly aktivní v příslušném zdaňovacím období (období DPH) dle 100 zákona o dani z přidané hodnoty. Systém zobrazí přehled karet majetku aktivních v příslušném zdaňovacím období, kde příslušný typ majetku je označen, že se jedná o obchodní majetek prostřednictvím zaškrtnutí položky "Číselník období DPH" na typu majetku. Zprávy Pomocí volby Zprávy - Generování zprávy je možno vytvořit elektronicky hlášení DPH. Pro elektronické odeslání DPH je nutné mít v Číselníku období doplněný kód hlavní činnosti (číslo první hlavní činnosti). Pomocí volby Zprávy - Generování zprávy se otevře přehled definic zpráv. Pokud zde již nejsou připravené definice zpráv Výkaz DPH EPO podání - XML (CZ podání) a Výkaz DPH EPO dotaz na stav - XML (CZ podání), založíte dvě nové definice zpráv: 112

113 Období DPH: Výkaz DPH EPO podání - XML (CZ podání) Výkaz DPH EPO dotaz na stav - XML (CZ podání) V definicích zpráv pro podání je třeba do pole Adresa místa určení zpráv vyplnit adresu V definicích zpráv pro dotaz na stav je třeba do pole Adresa místa určení zpráv vyplnit adresu Pomocí nových definic zpráv lze podávat přiznání DPH na rozhraní pro třetí strany společného technického zařízení správců daně (Podatelny EPO). Vlastní podání lze provést na adresu: Poté se musí kontrolovat stav podání na adrese: Do definice zpráv Výkaz DPH EPO podání - XML (CZ podání) je zapotřebí v definici zprávy na záložku 4 - Certifikát, podzáložka El.podpis přidat platný podpisový certifikát a zaškrtnout zaškrtávátko Výstupní zprávy podepisovat certifikátem el. podpisu. Jedná se o stejný kvalifikovaný podpisový certifikát s identifikátorem MPSV jako jste použili pro odesílání zpráv na VREP. V definici zpráv Výkaz DPH EPO dotaz na stav - XML (CZ podání) se podpisový certifikát nedává a neprovádí se zaškrtnutí pole Výstupní zprávy podepisovat certifikátem el. podpisu. V definici zpráv DPH na podatelnu EPO se nepoužívá šifrovací certifikát (zprávy jsou odesílány nezašifrované). Nevyplňuje se ani pole Jméno a Heslo na záložce 2 - Spojení. Pro zprávy Dotaz na stav se nepřiřazuje ani podpisový certifikát. Odeslání zpráv a ověřování stavu zpráv: Pro odeslání a ověření je nutno použít 2 zprávy, jednu pro podání, druhou pro dotaz na stav: Pro odeslání přiznání k DPH se použije definice zprávy: Výkaz DPH EPO podání - XML (CZ podání), pro ověření stavu podání se použije definice zprávy: Výkaz DPH EPO dotaz na stav - XML (CZ podání). V přehledu Číselník období DPH jsou k dispozici dva nové sloupce - Číslo podání EPO a Heslo, které se doplní po odeslání zpráv. Pomocí Čísla podání EPO a Hesla se lze dotazovat na stav odeslané zprávy i přes webovou aplikaci EPO. 113

114 Ověření doručení zpráv Daňový portál umožňuje 2 režimy potvrzení podání. První, pracuje pouze s podacím číslem. Toto číslo je pak možné si v případě potřeby na portálu ověřit. Druhý režim je důslednější v tom, že rovnou při podání převezme potvrzení ve formě souboru ve formátu.p7s. Tento soubor je pak možné uložit přímo k podání. Editor zprávy přiznání k DPH, SH, PDP obsahuje možnost Uložení el. podepsané zprávy (po stisku tlačítka Akce) Tato akce uloží el. podepsanou zprávu do souboru *.p7s Jedná se o odpovědní zprávu ze serveru EPO, která je el. podepsaná podatelnou EPO, obsahuje data xml : číslo podání a heslo, guid podání, a v elementu Data obsahuje vlastní podávaná data s el. podpisem podávající osoby. Tento soubor lze nahrát na portál EPO pro další informace. Pro úplnost je třeba uvést, že existují ještě jiné způsoby doručení datové zprávy finančnímu úřadu, a to s využitím Daňového portálu, Elektronická podání pro finanční správu nebo odesláním pomocí datový schránky do datové schránky příslušného finančního úřadu. Daňový portál, Elektronická podání pro finanční správu. o Datovou zprávu Výkaz DPH EPO podání - XML (CZ podání) je v definici zpráv nutno upravit. Místo určení zpráv nasměrovat na určeného adresáře na disku. Nepřiřazuje se ani podpisový certifikát. o Při odesílání se datová zpráva pouze uloží na disk ve formátu *.xml. o Je nutné mít nainstalován platný kvalifikovaný certifikát a sw/hw vybavení musí odpovídat požadavkům potřebné konfigurační parametry počítače potřebné k vyhodnocení jeho vhodnosti a dostatečnosti pro funkce daňového portálu o Vlastní elektronický formulář přiznání k DPH otevřete viz Elektronické formuláře, Daň z přidané hodnoty, Přiznání k dani z přidané hodnoty platné od (resp. pozdější). o Pomocí tlačítka Načtení souboru se uložený xml soubor načte, můžete jej ještě zkontrolovat a tlačítkem Odeslat odešlete na společné technické zařízení správců daně (nutný kvalifikovaný certifikát). Po odeslání získáte potvrzovací údaje pro odeslání (podací číslo a heslo). o Ověření lze provést opět na Zjištění stavu podání, vložíte podací číslo a heslo a stiskem tlačítka Zjistit stav podání zjistíte stav podání. Datové schránky o Datovou zprávu Výkaz DPH XML podání je v definici zpráv nutno upravit. Místo určení zpráv nasměrovat na určeného adresáře na disku. Nepřiřazuje se ani podpisový certifikát. o Při odesílání se datová zpráva pouze uloží na disk ve formátu *.xml. o Uloženou datová zpráva ve formátu xml vložíte do datové schránky a odešlete vašemu finančnímu úřadu. ID datové schránky vašeho finančního úřadu zjistíte na 114

115 webu finanční správy Kontroly DPH Před uzavřením, tiskem nebo odesláním přiznání k DPH je zobrazen dotaz "Provést kontrolu úč. dokladů období DPH?" (Pokud jsou kontroly povoleny v konfiguraci HELIOS. Kontroly dokladů lze spustit také v místní nabídce (pravé tlačítko myši) nad zvoleným obdobím DPH (akce Kontrola dokladů období DPH) Po potvrzení je provedena kontrola dokladů. Nekontrolují se doklady, které jsou v účetním deníku: v počátečním stavu, v koncovém stavu, doklady (řádky dokladů), které vznikly účtováním z Období DPH V procesním okně jsou zobrazeny případné chyby nebo varování: nezaúčtované prvotní doklady (faktury/dobropisy, pokladní doklady, účtenky, leasing) hláška nalezeny nezaúčtované doklady prvotní doklady, které jsou standardně v HELIOS a mohou být daňovými doklady. účetní doklady ve fázi pořízeno doklady bez vazby na výkaz DPH časový nesoulad mezi označeným obdobím DPH, DUZP, příp. i datem doručení doklady, které časově patří do období DPH, ale mají jiné období DPH nebo žádné období DPH (kromě zaúčtování DPH, počátečních nebo koncových stavů) rozdíl daňové a účetní evidence nad toleranci když jsou daňové údaje v CM, kontrolovat zda je přepočteno kurzem Souhrnná hlášení Souhrnné hlášení jsou povinny odevzdávat daňové subjekty dodávající zboží a služby osobě registrované k dani v jiném členském státě EU - viz 102 zákona. Popis tvorby nového Souhrnného hlášení a Následného souhrnného hlášení naleznete v samostatné kapitole Souhrnné hlášení - Účetnictví. Podrobnosti k legislativním změnám od naleznete v Poradně. Vzory výkazů DPH Tento přehled obsahuje používané vzory pro výpočet. Po instalaci systému jsou zde předvyplněny základní vzory (označené jako systémové). Pro českou legislativu: Systémové číslo Typ Země 0 Vzor CZ 10/11 CZ 115

116 1 Vzor CZ 12/13/14 CZ 2 Vzor CZ 15/16 CZ 3 Vzor CZ 17 CZ 4 Vzor CZ 18 CZ Pro slovenskou legislativu: Systémové číslo Typ Země 400 Vzor SK 2000 SK 401 Vzor SK 2002 SK 402 Vzor SK 2003 SK 403 Vzor SK 2004 SK 404 Vzor SK EU SK 405 Vzor SK EU 2005 SK 406 Vzor SK EU 2007 SK 407 Vzor SK EU 2009 SK 408 Vzor SK EU 2010 SK 409 Vzor SK EU 2012 SK V přehledu je dále umožněno definovat nové vzory výkazů DPH (CZ i zahraniční) a pružně tak reagovat na legislativní úpravy a další změny ve výkazech DPH. Nápočet do nesystémových výkazů je možno provádět externí uloženou procedurou nebo z externí tabulky. Z místní nabídky jednotlivých vzorů výkazů lze zobrazit přehled textů výkazu pomocí akce Texty výkazů DPH. Přehled obsahuje texty, vzorce, číslování řádků apod. Všechny podporované systémové vzory mají texty přednaplněné. V přehledu je umožněn import textů z TXT souboru nebo smazání všech textů. Po stisku tlačítka Nový <F2> se otevře nový formulář pro vzor výkazu DPH. V tomto formuláři musíte vyplnit tato povinná pole: Vzor-číslo Název Země Název uložené procedury pro výpočet výkazu DPH 116

117 Systémový název pipeline Číslo vzoru musí být nebo větší. Vracení DPH Tato volba je přístupná pouze v případě, že má uživatel platnou licenci na submodul Vracení daně. Vrácení daně (refundace)- použití: Poplatník daně má nárok na vrácení daně v členském státě, ve které mu bylo dodáno zboží nebo služby, podáním žádosti o vrácení daně prostřednictvím elektronického portálu daňového úřadu ve státě, v kterém má sídlo. Hlavička (žádost) vracení DPH o hlavička Vracení DPH určuje datumový rozsah, seznam zemí, koeficient pro krácení daně pro žádost o Vracení DPH a bankovní spojení (vlastní organizace) o hlavičku Vracení DPH lze uzavřít, poté do ní nelze již zařadit žádný úč. řádek Akce v přehledu: Účetní řádky - zobrazí přehled úč. řádků zařazených do Vracení DPH Účetní doklady - zobrazí přehled úč. dokladů, které obsahují řádky zařazené do Vracení DPH Zobrazení přehledu - zobrazení přehledu položek dané Vracení DPH Uzavření hlavičky Vracení DPH Otevření hlavičky Vracení DPH o nelze zadat hlavičku Vracení DPH, která by se překrývala s jinou neuzavřenou hlavičkou pro téže země o k hlavičce Vracení DPH lze přiřadit země, do Vracení DPH pak budou načítány účetní záznamy s účtem DPH jen pro dané země o pro každou zemi lze definovat, zda se jedná o "Žadatele" či "Zástupce" a přiřadit i konkrétní bankovní spojení dané země. Tyto údaje lze editovat použitím akce "Bankovní spojení" v lokálním menu přehledu přiřazených zemí nebo pomocí tlačítka "Bankovní spojení". Pro nastavení "Žadatel" lze přiřadit bankovní spojení vlastní organizace a pro nastavení "Zástupce" lze přiřadit bankovní spojení ostatních organizací. Položky Vracení DPH o lze zobrazit z přehledu hlaviček Vracení DPH o položka Vracení DPH obsahuje údaje o konkrétním dokladu Vracení DPH (identifikace dokladu, země, organizace, párovací znak, datum, částky DPH, kód Vracení DPH, dovoz/nákup a popisy) o částka odpočtu DPH je určena jako částka DPH * koeficient / 100 Akce v přehledu: Účetní řádky - zobrazí přehled úč. řádků položky Vracení DPH Hromadná změna - umožňuje hromadnou změnu kódu Vracení DPH a dovoz/nákup 117

118 Kontrola identifikace dokladů - je akce, která zkontroluje, zda není porušena vazba mezi číslem úč. dokladu v deníku a na položkách Vracení DPH (k porušení vazby by nemělo normálním provozem dojít). Akce vedoucí k porušení jsou v lokálním menu deníku zakázány, má-li daný účetní řádek vazbu na Vracení DPH - jedná se např. o akce "Změna čísla dokladu" nebo "Přesun dokladu do jiného DUD" Položky Vracení DPH nelze ručně přidávat, jen přenášet z úč. deníku Položky Vracení DPH lze generovat akcí "Vracení DPH" z přehledu úč. deníku. Opravu některé položky Vracení DPH lze provést tak, že se položka smaže a příslušné opravené úč. záznamy se pomocí akce "Vracení DPH" v účetním deníku přenesou zpět do Vracení DPH. Vracení DPH v účetním deníku Vracení DPH lze realizovat pouze akcí "Vracení DPH" v lokálním menu přehledu úč.deníku v účetním deníku. Tato akce vygeneruje z označených úč.řádků položky Vracení DPH. Účetní řádky musí splňovat tyto podmínky: o fáze účtováno nebo zaknihováno o účet DPH musí mít nastaveno místo plnění Vracení DPH o musí mít jednoznačný párovací znak a organizaci o musí existovat vhodná hlavička Vracení DPH Před generováním položek Vracení DPH se musí v editoru zadat: o Kód Vracení DPH - z číselníku kódů Vracení DPH Dovoz / nákup (toto nastavení bude přiřazeno všem generovaným položkám Vracení DPH) Při generování může dojít k těmto chybám: Účetní záznam je již do Vracení DPH převeden Účetní záznam je blokován jiným uživatelem Doklad je ve fázi pořízeno Místo plnění na účtu DPH není Vracení DPH Liší se měna na dokladu a měna účtu DPH Nenalezena vhodná hlavička Vracení DPH Nejednoznačná hlavička Vracení DPH Chybí párovací znak Nejednoznačný párovací znak Chybí organizace Nejednoznačná organizace Kódy vracení DPH Obsahuje číselné kódy platné pro položky Vracení daně. 118

119 Formulář Období DPH Nový formulář období DPH zadáte stiskem tlačítka Nový nebo klávesou < F2>. Otevře se formulář Období DPH. V horní části Formuláře období DPH se nachází listovací tlačítka pro procházení po jednotlivých období DPH. Vedle listovacích tlačítek je tlačítko Přenos. Tlačítko Přenes Tlačítko Přenes slouží k přenosu identifikačních opakujících se údajů z již vyplněného formuláře období DPH. Přenáší se všechny vyplněné údaje kromě polí Měsíc, Čtvrtletí a Rok. Není tedy třeba tyto údaje v každém období vyplňovat. Po stisku tlačítka Přenes na formuláři, na kterém chcete údaje doplnit, se otevře přehled období DPH, ze kterého si vyberete období, na kterém jsou identifikační údaje zadány. Stiskem kombinace kláves <Ctrl><Enter> nebo poklepáním na kurzorovém řádku s příslušným obdobím 119

120 DPH přenesete identifikační údaje z vybraného období do Formuláře období DPH. Tyto údaje v novém formuláři můžete v případě potřeby změnit přepsáním. Tlačítko Koeficient Tlačítko Koeficient umožní zpřístupnit pole zálohový roční koeficient a jeho změnu. Nejprve budete vyzváni k zadání hesla pro změnu. Nezapomeňte si Koeficient vyplnit na správnou hodnotu při prvním přiznání DPH. Při zadání dalšího období se již o koeficient starat nemusíte, dojde k jeho automatickému přenosu z předešlého období. Tvorba období DPH Řádné období DPH se tvoří: automaticky - když zadáte na účetním dokladu takové DUZP, které z hlediska zdaňovacího období spadá do období, které ještě v Přehledu období DPH doposud není zadáno, dojde automaticky k vygenerování příslušného období DPH. Program vás na to upozorní hláškou "Bylo vygenerováno nové období DPH...". ručně - volbou Nový. Dodatečné období DPH se tvoří: generováním - na daném období DPH na pravé tlačítko myši volbou Nové dodatečné období DPH dojde k vytvoření dodatečného období DPH s předvyplněnými údaji, které se přenáší následovně: Z posledního (dle data) uzavřeného období DPH téže země se přenese - Číslo FÚ, Finanční úřad(pro tisk výkazu), Číslo úz.pracoviště, Územní pracoviště. Ostatní údaje jsou přeneseny z období DPH, ze kterého byla akce spuštěna. ručně - volbou Nový. Je nutno vyplnit ručně časové údaje a Typ období = Dodatečné včetně pole Datum dodatečného a pole Řádné přiznání. Při generování dodatečného období DPH se doplňuje zálohový koeficient dle těchto pravidel v uvedeném pořadí: - zálohový koeficient dotáhnout jako vypořádací koeficient z následujícího vypořádacího uzavřeného období DPH téhož roku - zálohový koeficient dotáhnout jako zálohový koeficient z předchozího dodatečného uzavřeného období DPH téže periody - zálohový koeficient dotáhnout jako zálohový koeficient z předchozího řádného/opravného uzavřeného období DPH téže periody Opravné období DPH se tvoří: pouze změnou pole Typ období z Řádné na Opravné. 120

121 Záložka 1 - Období DPH Název období Název zdaňovacího období dvacetimístný textový údaj pro označení zdaňovacího období. Počátek období První den zdaňovacího období první den kalendářního měsíce nebo kalendářního čtvrtletí. Konec období Poslední den zdaňovacího období poslední den kalendářního měsíce nebo kalendářního čtvrtletí. Přiznání DPH Datum vyhotovení přiznání k dani z přidané hodnoty. Toto datum se tiskne na formulář přiznání DPH. V případě uzavření období DPH nelze toto datum měnit. Typ období Přepínač, kde se vybírá ze tří možností: Řádné jedná se o standardní zdaňovací období, použité pro řádné nebo opravné přiznání k DPH. Pro jedno zdaňovací období lze nadefinovat pouze jedno řádné období. Řádné Opravné Dodatečné - Pokud bude vybráno období Dodatečné, zpřístupní se další pole Datum dodatečného a pole Řádné přiznání. Dodatečné Opravné Řádné přiznání Jedná se o pole se seznamem, kde vybíráte z číselníku období, ke kterému řádnému období vystavujete dodatečné přiznání. Vypořádání, částka vypořádání Zaškrtávátko vypořádání označuje řádné nebo opravné období DPH, za které má být vypočteno vypořádání a roční koeficient. Výpočet lze vyvolat funkcí Vypořádání na pravé tlačítko myši na daném období DPH nebo před tiskem tohoto přiznání, kdy na dotaz týkající se aktualizace těchto hodnot se zvolí ANO. Výpočet vypořádání probíhá dle následujícího mechanismu: Nejprve se spočte koeficient a zkrácený odpočet za všechny období DPH roku. Pokud bylo během roku již vypořádání uděláno, pak za období od posledního vypořádání. Po té se spočte součet všech zkrácených odpočtů za stejná období a výsledek se odečte od předešlého ročního přiznání. Zálohový koeficient 121

122 Zadáváte vypočtený koeficient z předchozího období. Pokud předchozí období existuje v HELIOS, doplní se zálohový koeficient automaticky. Vypořádací koeficient Vyberte z místní nabídky přes pravé tlačítko myši nebo klávesovou zkratkou Ctrl+Alt+K. Spočtený koeficient na konci období u přiznání, na kterém je zaškrtnuto Vypořádání. Ve spodní části Formuláře období DPH se nachází následující Identifikační údaje, které se tisknou na první straně formuláře Přiznání k dani z přidané hodnoty a dále identifikační údaje z druhé strany téhož formuláře. Měsíc Údaj z první strany formuláře Přiznání k dani z přidané hodnoty. Měsíční plátci DPH zde zadávají číselné označení měsíce příslušného zdaňovacího období. Čtvrtletní plátci DPH zde nic nezadávají, pole je nepřístupné. Čtvrtletí Čtvrtletní plátci DPH zde zadávají číselné označení čtvrtletí příslušného zdaňovacího období. Měsíční plátci DPH zde nic nezadávají, pole je nepřístupné. Rok Měsíční i čtvrtletní plátci DPH zde zadávají číselné označení roku příslušného zdaňovacího období. Číslo FÚ Finanční úřad Údaj z první strany formuláře Přiznání k dani z přidané hodnoty. Název příslušného finančního úřadu. 1. část obchodního jména, 2. část obchodního jména Tento údaj vyplňují pouze právnické osoby. Obchodní jméno právnické osoby podle registrace k daním. Dodatek Tento údaj vyplňují pouze právnické osoby. Dodatek obchodního jméno právnické osoby podle registrace k daním. Příjmení fyz. osoby Tento údaj vyplňují pouze fyzické osoby. Příjmení fyzické osoby. Jméno fyz. osoby Tento údaj vyplňují pouze fyzické osoby. Jméno fyzické osoby. 122

123 Titul Titul fyzické osoby. DIČ Daňové identifikační číslo. DIČ zástupce Ulice, Číslo popisné, Číslo orientační, PSČ, Obec Pole pro zadání adresy. Tyto údaje vyplňují právnické i fyzické osoby. Adresa plátce daně. Kraj, Telefon, , Země sídla Po aktualizaci se země sídla automaticky doplní z vlastní organizace. Dotahuje se jak do tiskového formuláře DPH, tak do elektronického souboru pro podání. Může být odlišná od země DPH Plátce Pole se seznamem, vybíráte z možností: Plátce daně Identifikovaná osoba k dani Neplátce daně Daňový zástupce První hlavní činnost, Druhá hlavní činnost Číslo první hlavní činnosti, Číslo druhé hlavní činnosti Sestavil Údaj z druhé strany formuláře Přiznání k dani z přidané hodnoty. Příjmení a jméno osoby, která sestavila přiznání k dani z přidané hodnoty. Příjmení oprávněné osoby Tento údaj vyplňují právnické i fyzické osoby. Příjmení osoby oprávněné k podpisu Přiznání k dani z přidané hodnoty. Jméno opr. osoby Tento údaj vyplňují právnické i fyzické osoby. Jméno osoby oprávněné k podpisu Přiznání k dani z přidané hodnoty. Postavení oprávněné osoby Tento údaj vyplňují pouze právnické osoby. Postavení osoby oprávněné k podpisu Přiznání k dani z přidané hodnoty. 123

124 Telefon Údaj z druhé strany formuláře Přiznání k dani z přidané hodnoty. Telefonní číslo osoby, která sestavila přiznání k dani z přidané hodnoty. Záložka 2 - Výkazy DPH Na záložce Výkazy DPH určujete, jakým způsobem se budou plnit řádky výkazu. V položce Vzor výkazu DPH vybíráte z návazného číselníku vzor, podle kterého se výkaz sestavuje. V položce Tiskový formulář můžete nastavit vzor formuláře, kterým se bude výkaz tisknout. Pokud zde bude zadán formulář, vytvoří se po stisku Tisk formulářem <F8> přímo formulář již bez nabídky výběru formuláře. Pokud bude nastavena volba (není), bude po stisku Tisk formulářem <F8> nejprve nabídnut seznam definic tiskových formulářů. Do pole Účetní kód zadáváte kód pro účtování. Plátce měsíční čtvrtletní Určení jaký plátce DPH firma je. Dle nastavení tohoto pole bude na záložce č. 1 přístupné pole Měsíc nebo Čtvrtletí. Země, Měna Vyplňuje se země a měna, pro kterou se vytváří daňové přiznání. Přes pomocné tlačítko je možno vstoupit do číselníku zemí a vybranou zemi přenést do formuláře. Zaokrouhlení DPH Nastavujete, jak bude DPH zaokrouhleno. Tato konstanta má vliv i na zaokrouhlení DPH při samovyměření v deníku. Řádky výkazu V další části je přehled jednotlivých řádků výkazu pro zobrazené období DPH a zvolený vzor výkazu. V tomto přehledu existují tři typy řádků: 1. textový - obsahuje pouze text k příslušnému řádku. (Tento řádek needitujete.) 2. počítaný - kromě textu obsahuje i vzorec (např. součet řádků). (Tento řádek needitujete.) 3. není ani textový ani počítaný - kromě textu řádku obsahuje další záložku 2 - Účty. Zde zadáváte účty DPH, které se na tento řádek načítají. Zadání se provede volbou Nový <F2> a výběrem a přenosem z číselníků účtů. Tento krok zabezpečí propojení uživatelsky zadaných analytických účtů z číselníku účtů s Výkazem DPH. Do tabulky řádků výkazu DPH lze přes Nastav přidat sloupce: 124

125 Základ daně, Částka daně - uloží vypočítané hodnoty výkazu DPH Částka na výkazu - je příznak, zda daný řádek obsahuje nenulové hodnoty pro výkaz DPH. K uložení vypočítaných hodnot dojde v těchto případech: tisk výkazu DPH, el. podání výkazu DPH, výpočet vypořádání, uzavření období DPH (pozn. účtování výkazu DPH nezpůsobí uložení hodnot). Pokud nejsou účty do řádků Výkazu zadány, Výkaz DPH nezobrazí žádné hodnoty. Pokud nebudou přiřazeny účty k jednotlivým řádkům, vytiskne se formulář přiznání DPH bez částek. Účty musíte přiřadit i do řádků Účty zařazené na řádek 520 se automaticky napočtou i do řádku 510, účty zařazené na řádek 540 se automaticky napočtou i do řádku 530. V přehledu řádků jsou v menu místní nabídky (pravé tlačítko myši) tyto akce Oprava - umožňuje opravit konkrétní řádek (opravit text nebo doplnit účty) Přenos řádků DPH - přenesou se řádky z jiného období DPH se stejným vzorem včetně nastavení účtů (přepíší se řádky). Přenos jen vazeb na účty - tato akce umožní přenést vazby na účty z jiného období DPH (nebudou se přepisovat řádky). Rozkopírování vazeb na účty do jiných globálních období - tato akce umožní přenést vazby na účty do jiného globálního období (využívá se hlavně na přiznání 12 resp.1 měsíce dalšího období). Generování řádků DPH - generování předdefinovaných řádků DPH dle vybraného vzoru. Po potvrzení této akce bude nejprve zobrazena tabulka, kde zaškrtnete volbu, jak má akce proběhnout: o Oprava - doplnění chybějících a odstranění přebývajících řádků dle vzoru o Obnova textů - jen obnova textů ze vzoru o Generování - úplné nové generování, stávající definice bude zrušena a nahrazena předdefinovanou (včetně ztráty vazeb na dříve přenesené účty) Kontrola řádků DPH - zkontroluje řádky DPH v daném období na příslušný vzor Hromadné zrušení přiřazení účtů - zruší přiřazení účtů k řádkům. Zadané údaje uložíte stiskem tlačítka OK. Stiskem tlačítka Storno opustíte Formulář období DPH bez uložení nově zadaných nebo opravených údajů. Účetní řádky (Ctrl + U) Zobrazí se přehled účetních dokladů, jejich alespoň 1 řádek vstupuje do výpočtu hodnoty daného řádku výkazu DPH. Zde je možno opravovat účetní doklady standardním postupem. Záložka 3 - El. podání V případě, že používáte elektronické odesílání DPH, naleznete zde informace o stavu podání a datumech odeslání. 125

126 Záložka 5 - CZ vzor 15/16/17 Údaje zadané na této záložce se vyplňují pro tisk posledního daňového období v období (12). Jedná se o Rodné číslo/ič a Kód zdaňovacího období následujícího roku. Do tohoto pole uvádíte jeden z níže uvedených kódů. Od vzoru č.18 již není nutnost tento kód uvádět. Uvádí se pouze při změně zdaňovacího období z kvartálního na měsíční. Q - tento kód uvede plátce, jehož zdaňovacím obdobím je kalendářní měsíc a který se rozhodl, že jeho zdaňovacím obdobím pro příslušný kalendářní rok bude kalendářní čtvrtletí ( 99a odst. 1) M - tento kód uvede plátce, jehož zdaňovacím obdobím je kalendářní čtvrtletí a který se rozhodl, že jeho zdaňovacím obdobím pro příslušný kalendářní rok bude kalendářní měsíc nebo již nesplňuje podmínky pro čtvrtletní zdaňovací období dle 99a odst. 1. Plátci, jejichž zdaňovací období se v následujícím kalendářním roce nemění, kód zdaňovacího období nevyplňují. Uvedení kódu v přiznání za poslední zdaňovací období kalendářního roku nahrazuje oznámení o změně zdaňovacího období. Pokud není daňové přiznání podáno do 31. ledna příslušného kalendářního roku, plátce změnu zdaňovacího období oznámí správci daně jiným způsobem. Tisk období od-do - pokud zaškrtnete, bude se na formuláři DPH tisknout rozsah období od - do. Záložka 6 Příloha Přílohu k výkazu DPH lze zadat ve formátu memo-pole na záložce č. 6 - "Příloha" (max. délka řádku je 72 znaků), lze zvolit i kód sekce textové přílohy: buď "Obecná textová příloha" nebo "Důvody pro podání dodatečného vyúčtování". Tisk přiznání k DPH Abyste mohli vytisknout formulář přiznání k dani z přidané hodnoty, je nutno v přehledu Číselník období DPH označit kurzorovým řádkem příslušné období DPH (řádek musí být modrý). Stiskem klávesy <F8> se otevře přehled definic tiskových formulářů. Pokud je na záložce 2 zadán formulář, bude po stisku Tisk formulářem <F8> vytvořen přímo formulář bez nabídky výběru formuláře. 126

127 Poklepáním na řádku s vybraným formulářem Přiznání k DPH, popř. stiskem tlačítka Náhled se zobrazí na obrazovku formulář Přiznání k DPH. Tisk na tiskárnu se provede stiskem tlačítka Tiskárna (Print). 127

128 Kontrolní hlášení Kontrolní hlášení je speciálním daňovým tvrzením, které vyplňuje plátce, pokud mu vznikne povinnost jej podat (podle 101c). Kontrolní hlášení nenahrazuje podání řádného daňového přiznání DPH a Souhrnného hlášení ( 102). Kontrolní hlášení nahrazuje od výkaz Výpis z evidence pro daňové účely podle 92a! Informace ke Kontrolnímu hlášení naleznete na webových stránkách Finanční správy Informaci k vyplnění Kontrolního hlášení Vzorový formulář kontrolního hlášení Kontrolní hlášení - časté omyly Hlavní principy naplnění Kontrolního hlášení v HELIOS HELIOS Orange naplňuje Kontrolní hlášení přímo z Účetního deníku. To platí i pro režim přenesení daňové povinnosti, kódy pro PDP čerpá z deníku. Rozdělení do jednotlivých částí KH (příp. podrobnější členění) je primárně prostřednictvím: o buď analytik účtů DPH o nebo daňových klíčů Rozdělení vzhledem k limitu ( Kč) je provedeno podle: o buď atributu Kontrolní hlášení do limitu s výhodou o nebo analytik účtů DPH resp. daňových klíčů Pro zobrazení funkcionality Kontrolního hlášení je třeba mít označenu konstantu Kontrolní hlášení DPH CZ Naleznete ji ve volbě Možnosti/Konfigurace/Správa systému-účetnictví-záložka Účetnictví další Kontrolní hlášení je vždy potřeba založit (akce Nový) pro požadované období, nezakládá se automaticky. Počáteční nastavení Záložka 1 Kontrolní hlášení Při založení prvního Kontrolního hlášení je nutné vyplnit údaje na první záložce, podzáložka Kontrolní hlášení. 128

129 Měsíc, Rok, případně Období za jaké období se KH podává, v souladu s lhůtami pro podání KH podle 101e (měsíc nebo dále možnost pouze pro fyzické osoby čtvrtletí, nebo speciální období Od do např. v insolvenci nebo při řešení pozůstalosti plátce). Název kontrolního hlášení doplní se automaticky podle měsíce a roku. Tiskový formulář pouze pro kontrolní tisk, KH se podává jen elektronicky. Vyberete z nabídky. Datum uzavření Musí být vyplněno před vytvořením případného následného KH. Pro jedno období může existovat jen jedno neuzavřené hlášení. Datum uzavření je podmínkou pro uzavření kontrolního hlášení a to je zase podmínkou pro vygenerování xml souboru pro podání. Druh kontrolního hlášení Řádné povinnost podat v zákonem stanovené lhůtě. Jedná se vždy o první podání za dané období, i když je podáváno po termínu podání. Termín podání je do 25. následujícího měsíce, neplatí 5denní liberační lhůta jako u Přiznání DPH. Pokud 25. vychází na sobotu, neděli, svátek je termínem nejbližší pracovní den. Řádné - opravné pokud neuplynula lhůta pro podání řádného kontrolního hlášení, můžeme podat k řádnému opravné. Uvádí se znovu všechny údaje za předmětné období, s promítnutím oprav. K předchozímu KH se nepřihlíží. Pokud potřebujete podat Řádné opravné, otevřete hlášení (funkce Otevření kontrolního hlášení) a změníte druh na Řádné - opravné, uložíte a spustíte Aktualizaci - načítají se znovu všechny údaje. Následné v případě, že po uplynutí lhůty k podání řádného KH jsou zjištěny nesprávné nebo neúplné údaje je povinnost podat následné KH - do 5 dnů od zjištění chyby. Uvádí se znovu všechny údaje. Následné opravné do 5 dnů od podání Následného. Jinak znovu Následné. Důvody pro podání následného KH zjištěny dne: vyplňuje se v případě podání Následného KH Číslo jednací výzvy - vyplňujete vždy pokud výzvu od správce daně obdržíte. Reakcí na výzvu správce daně může být buď odpověď formou Rychlé odpovědi na výzvu, nebo případně podání Řádného/Následného KH. Do XML je exportováno vždy pokud je zadáno, bez ohledu na to, zda je označeno pole Rychlá odpověď na výzvu. Rychlá odpověď na výzvu a Druh rychlé odpovědi na výzvu vyplní se pouze ve specifických případech, jako reakce na výzvu správce daně. Pro Druh rychlé odpovědi se nabízí dvě možnosti, podle zadaného druhu KH: Není povinnost podávat KH protože není povinnost podávat negativní KH, může správce daně vyzvat, jen potvrdíte, že nevznikla povinnost (pro Řádné i Následné) Potvrzení správnosti naposledy podaného KH potvrzujete správnost již podaného (pouze pro Následné) 129

130 Dále vyplníte údaje o Finančním úřadu, identifikaci plátce, typ subjektu Kontaktní informace pro účely kontrolního hlášení (vyplnění alespoň jedné varianty je jednou z povinných položek kontrolního hlášení) ID datové schránky pokud má subjekt zpřístupněnou datovou schránku, jinak se vyplní - je možné vyplnit oboje, ale datová schránka má v tomto případě přednost. Telefon Fyzická osoba oprávněná k podpisu Kontaktní osoba Pokud za vaši organizaci podává KH někdo jiný, vyplníte údaje na druhé podzáložce: Údaje o podepisující osobě Kód podepisující osoby bude uveden číselný kód podle číselníku typů zástupců. Číselník si můžete zobrazit kliknutím na ikonku s otazníkem. Po vyplnění první záložky je nutné KH uložit tlačítkem OK a znovu otevřít pro načtení řádků do Záložky 5. Záložka 5 - Vazby na účty Nastavení vazeb čísel účtů/daňových klíčů do jednotlivých oddílů kontrolního hlášení Musíte se rozhodnout, zda využijete možnosti Helios Orange pro kontrol limitu a příjemce na dokladech nastavením atributu. Pak většinou vystačíte s běžnými analytikami účtu 343 a ty pouze přiřadíte do KH, obdobně jako do přiznání DPH. V některých částech výkazu je ještě podrobnější 130

131 členění (např. sloupec 11 v oddílu A.4. Kód režimu plnění. Pokud máte jiný režim plnění než běžné (Běžné plnění - 0, zvláštní režim pro cestovní službu a zvláštní režim pro použité zboží), je třeba pro ně založit nové analytiky k účtu 343. Týká se i oddílu B.2. pro poměrný koeficient 75. Pokud nevyužijete nastavení kontroly limitu a DIČ v HeO, je nutné analyticky rozlišit i plnění do/nad limit. Tato možnost znamená také nutnost rozšíření kontací i v nich musíte mít rozlišeno účtování do/nad limit. Podle toho zda používáte pro účtování DPH účty nebo Daňové klíče musíte pro naplnění výkazu nastavit pro jednotlivé části výkazu účty/daňové klíče, které se do nich mají načítat. Přiřazení účtů/daňových klíčů je podobné jako pro přiznání DPH. V příslušném řádku zvolíte Oprava, tlačítkem Přidat si zobrazíte účty DPH, požadovaný účet vyberete a zvolíte Přidat. Pro daňové klíče můžete využít funkci Automat daňových klíčů. Ta je k dispozici z menu Akce přímo nad záložkou 5. Po jejím potvrzení máte ještě možnost vybrat ze dvou možností - Doplnit vazby - stávající vazby budou zachovány - Přepsat vazby - stávající vazby budou zrušeny nahrazeny novými Správné nastavení účtů pro přiřazení do KH Účty DPH v účtovém rozvrhu musí být správně nastaveny, tak, aby se nabízely do jednotlivých oddílů KH. 131

132 A.1 PDP Dodavatele: Účtování DPH: Ostatní, Směr plnění: Výstup, Sazba DPH: 0 A.2 Účet DPH nastaven: Samovyměření, Výstup, Sazba DPH: 21,15,10 A.3 Účtování DPH: Ostatní, Směr plnění: Výstup, Sazba DPH: 0 A.4 Účtování DPH: Ostatní, Směr plnění: Výstup, Sazba DPH: 21,15,10 A.5 Účtování DPH: Ostatní, Směr plnění: Výstup, Sazba DPH: 21,15,10 B.1 PDP Odběratel: : Samovyměření, Výstup, Sazba DPH: 21,15,10 B.2 Účtování DPH: Ostatní, Směr plnění: Vstup B.3 Účtování DPH: Ostatní, Směr plnění: Vstup Zároveň nesmí být účet použit v jiné části KH (vyjma A4/A5 a B2/B3, kde mohou být stejné). Oddíly KH Oddíl A.1. Účet pro PDP dodavatele. Souhrn zde uvedených plnění odpovídá řádku 25 daňového přiznání k DPH. Bez limitu. Oddíl A.2. Přijatá zdanitelná plnění, u kterých je povinen přiznat daň příjemce dle 108 odst. 1 písm. b) a c) ( 24, 25) pořízení (i zjednodušený postup), přemístění zboží z EU nebo nového dopravního prostředku, služby podle 9 10d, zboží s instalací a montáží, zboží dodané soustavami a sítěmi (Přiznání k DPH ř. 3, 4, 5, 6, 9, 12 a 13) Oddíl A.3. Uskutečněná plnění ve zvláštním režimu pro investiční zlato podle 101c odst.1 pism.c)bod2 část z řádku 26 DP DPH. Oddíl A.4. Uskutečněná zdanitelná plnění a přijaté úplaty s povinností přiznat daň dle 108 odst. 1 písm. a) s hodnotou nad ,- Kč včetně daně a všechny provedené opravy podle 44 bez ohledu na limit + Zvláštní režim pro cestovní službu ( 89) a zvláštní režim pro použité zboží ( 90) (Přiznání k DPH ř. 1 a 2). Zde musíte ještě rozlišit Kód režimu plnění Analytikou běžné plnění 1-89 zvláštní režim pro cestovní službu 2-90 zvláštní režim pro použité zboží Další rozlišení může nastat, pokud se jedná o opravy výše daně podle 44ZDPH bez ohledu na limit. Uvádí se Snížení daně základ 0 a snížení daně záporně stejně jako v přiznání. Oddíl A.5. uskutečněná plnění, celková částka dokladu do 10000,-Kč včetně daně, nebo plnění, u nichž nevznikla povinnost vystavit daňový doklad. Uvádí se souhrnně na jeden řádek. Řádky 1 a 2 přiznání DPH. Oddíl B.1. Přijatá zdanitelná plnění v režimu přenesení daňové povinnosti, u kterých je povinen přiznat daň příjemce podle 92a (Přiznání k DPH ř. 10 a 11) Kódy předmětu plnění. Oddíl B.2. Přijatá zdanitelná plnění a poskytnuté úplaty, u kterých příjemce uplatňuje nárok na odpočet daně dle 73 odst. 1 písm. a) s hodnotou nad ,- Kč včetně daně a všechny přijaté opravy podle 44 bez ohledu na limit (Přiznání k DPH ř. 40 a 41). Použit poměr. Insolvence. 132

133 Oddíl B.3. Přijatá zdanitelná plnění a poskytnuté úplaty, u kterých příjemce uplatňuje nárok na odpočet daně dle 73 odst. 1 písm. a) s hodnotou do ,- Kč včetně daně (Přiznání k DPH ř. 40 a 41). Oddíl C. není potřeba nic nastavovat, automaticky se načítají hodnoty z jednotlivých částí KH, slouží pro kontrolu s přiznáním DPH. Pro uložení nastavení stisknete OK. Záložky 2 a 3 Na záložkách 2 a 3 jsou dle definice naplněny údaje z dokladů buď do detailních oddílů, nebo do souhrnných. Záznamy v jednotlivých částech kontrolního hlášení jsou tříděny dle období, DUD a čísla dokladu. V tisku formulářem jsou poté řádky tříděny stejně. Akce místní nabídky Nový nové řádné kontrolní hlášení Nové následné kontrolní hlášení DPH - použijete pro založení následného kontrolního hlášení Otevření kontrolního hlášení pokud je uzavřeno, lze touto akcí otevřít. Kontrola dokladů pro kontrolní hlášení DPH - účetní doklady stačí mít ve fázi Účtováno, nemusí být Uzavřeno. Doklady budou zkontrolovány a zobrazí se přehled zkontrolovaných dokladů a případných problémů (obdobně jako kontroly před tiskem přiznání k DPH). Kontroluje se např. existence DIČ, jeho formát, existence kódu zboží, ad. Kontrola Kontrolního hlášení kontrola údajů z první záložky, kontrola duplicita čísla dokladů, dle částí, kde je potřeba. Dále probíhá nápočet údajů z výkazu DPH do kontrolní části C KH. Řádky dokladů KH DPH zobrazení účetních řádků dokladů načtených do KH buď nad jednotlivými částmi KH, nebo nad celým KH - Přímo v KH můžete zobrazit k řádku KH řádky účetního dokladu. Pomocí tlačítka Nastav můžete přehled řádků upravit, např. přidat sloupce Část kontrolního hlášení a Název kontrolního hlášení tak zjistíte, kam se jednotlivé doklady načetly. Pokud zobrazujete řádky dokladů nad přehledy jednotlivých částí kontrolního hlášení, lze za označené řádky zobrazit účetní řádky hromadně Řádky dokladů, které nejsou v KH zobrazení účetních řádků dokladů, které nejsou v KH Aktualizace kontrolního hlášení DPH - Pro výpočet výkazu zvolíte z hlavní nabídky Akce nebo z nabídky přes pravé tlačítko myši volbu Aktualizace kontrolního hlášení DPH. Před výpočtem budete dotázáni, zda provést kontrolu účetních dokladů kontrolního hlášení DPH. POZOR! Aktualizaci je nutné spustit pokaždé, pokud doklady přidáte nebo opravíte, neprobíhá automaticky. Evidence dokladů KH DPH podobně jako pro DPH, export/import dokladů pro skupinovou registraci KH DPH, zde může být duplicita Evidenčního čísla. 133

134 Aktualizované KH si lze zobrazit přes Opravu Jednotlivé záložky (oddíl A., B. a C.) a jejich podzáložky (A.1.-A.5., B.1.-B.3.) odpovídají oddílům KH. Pokud chcete KH uzavřít, vyplníte Datum uzavření. Otevření je možné přes funkci Otevření kontrolního hlášení DPH. V přehledech: Řádky dokladů KH DPH (v přehledu Kontrolní hlášení) Řádky dokladů, které nejsou v KH (v přehledu Kontrolní hlášení) Řádky dokladů KH DPH (v přehledu jednotlivých oddílů KH DPH) je v místní nabídce pod funkcí Změna přístupná akce "Hromadná změna údajů pro kontrolní hlášení DPH" pomocí níž lze doklady opravit. Kontroly Kontrola kontrolního hlášení Akce provádí kontrolu kontrolního hlášení z několika hledisek. Při této akci dochází ke kontrole údajů z KH oddílu C proti výkazu DPH. Do kontroly jsou napočítávány základy daně ze všech výkazů DPH dané periody - tedy pokud existuje dodatečné přiznání k dané periodě přičítá se k údajům z řádného. Výsledky kontroly zobrazí informační hlášení po doběhnutí kontroly. Detailní výsledky kontroly (základ daně na výkazu DPH, rozdíl a rozdíl v procentech) je možné zobrazit v přehledu oddílu C. Tato kontrola nelze provést nad kontrolním hlášením, které není poslední v rámci časové periody. V případě, že je kontrolní hlášení měsíční a výkaz DPH čtvrtletní, je možné kontrolu provést jen pro třetí kontrolní hlášení v rámci čtvrtletí. Jako přípustný rozdíl vzhledem k různému zaokrouhlení je zvolena částka 1 Kč. Dále se provádí kontrola formálního zadání - zda jsou vyplněny všechny potřebné údaje. Kontrola období pro KH Pro správný nápočet dokladů do kontrolního hlášení musí datumy Od-Do kontrolního hlášení ležet v intervalu datumů Od-Do období DPH. Jestliže je datum Od KH nižší než datum Od období DPH nebo datum Do KH vyšší než datum Do DPH nebo obojí, do KH nebudou napočítány žádné doklady. Kontrola probíhá, která hlídá uvedené zásady. Je zapojena na tato místa: 1) aktualizace kontrolního hlášení 2) kontrola KH 3) vytvoření XML pro el. podání. Je-li nalezen nesoulad datumů, systém hlásí chybu a zobrazí dotaz, zda pokračovat dál. Kontrola dokladů kontrolního hlášení Kontrolu dokladů zahrnutých do KH můžete spustit buď z nabídky Akce, nebo se automaticky nabízí při Aktualizaci KH a při generování zprávy. Výpis chyb obsahuje jak chyby znemožňující zahrnutí dokladu do KH (červený křížek), tak upozornění (žlutý vykřičník). 134

135 Kategorie chyba: Fáze pořízeno Chybí období DPH Chybí daňový klíč Účet DPH nemá vazbu na část kontrolního hlášení DPH Daňový klíč nemá vazbu na část kontrolního hlášení DPH Chybí kód zboží (A.1. a B.1.) Kód zboží obsahuje nenumerické znaky (A.1. a B.1.) Kód zboží pro PDP není v číselníku (A.1. a B.1.) Kód zboží pro danou zemi není aktuální (A.1. a B.1.) Datum DUZP musí být vyšší než (A.1. a B.1.) Chybí DIČ (A.1.-A.2., A.4., B.1 Chybí DIČ a kontaktní osoba (A.3..-B.2.) Nejednoznačné evidenční číslo dokladu (A.1.,A.3.-A.4., B.1.-B.2.) Nejednoznačný párovací znak (A.1.,A.3.-A.4., B.1.-B.2.) Chybí evidenční číslo daňového dokladu (A.1.,A.3.-A.4., B.1.-B.2.) Je-li na dokladu nalezen jiný druh sazby DPH než Základní, Snížená a Snížená (nižší). Nápočet KH tyto doklady nezahrne do KH ani nevytvoří vazbu mezi deníkovým řádkem a KH.( A.2, A.4, B.1, B.2 a B.3.) Kategorie varování: Chybí DUZP (A.1.-A.4., B.1.-B.2.) Nejednoznačné DIČ (A.1.-A.4., B.1.-B.2.) Nesmí být použit vlastní DIČ (A.1.-A.2., A.4., B.1.-B.2.) 135

136 Chybný formát DIČ (A.1.-A.4., B.1.-B.2.) DIČ není aktuální (A.1.-A.4., B.1.-B.2.) Daňový účet nemá nastavenu nulovou sazbu DPH (A.1., A.3.) Daňový účet nemá nastavenu nenulovou sazbu DPH (A.2., A.4.-A.5., B.1.-B.3.) Daňový klíč nemá nastavenu nulovou sazbu DPH (A.1., A.3.) Daňový účet nemá nastavenu nenulovou sazbu DPH (A.2., A.4.-A.5., B.1.-B.3.) Řádek není napočítán do kontrolního hlášení (nemá vazbu na kontrolní hlášení DPH) - před podáním XML Pro část A.3 kontrolního hlášení, která je speciální, funguje kontrola dokladů kontrolního hlášení (KH) a aktualizace KH následovně: Primárně je z účetního dokladu načítáno jednoznačné DIČ. Není-li DIČ zadáno, je hledána jednoznačná organizace. Není-li ani organizace, je hledána jednoznačná kontaktní osoba. Není-li ani kontaktní osoba, systém hlásí chybu "Chybí DIČ, organizace nebo kontaktní osoba". Pole "Identifikace odběratele", "Název", "Datum narození" a "Sídlo" jsou naplněny dle požadovaných principů. Při přípravě dokladů do daňové evidence pro skupinové kontrolní hlášení je pro doklady spadající do části A.3 organizace rozkopírována do všech řádků dokladu. Při opravě úč. dokladu pro kontrolní hlášení je organizace rozkopírována do všech řádků dokladu. Záložka 4 - Oddíl C Výkaz Kontrolní hlášení Pokud spustíte nad výkazem KH funkci Kontrola kontrolního hlášení jsou napočteny do oddílu C kontrolní částky. Přímo v C je umístěn asistent, který obsahuje pokyny, jak napočítat hodnoty z výkazu DPH. Napočítané hodnoty z výkazu DPH, kontrolního hlášení a porovnání rozdílu můžete zobrazit ve sloupcích - viz. obrázek. Dále je v lokálním menu oddílu C akce "Aktualizace částek z výkazu DPH", která provede nápočet hodnot z výkazu DPH. Nápočet kontrolních částek u čtvrtletního plátce DPH Sloupec "Základ daně KH pro kontrolu". Je používán výhradně pro kontrolu proti výkazu DPH. Standardně je naplněn stejnou hodnotou, jako sloupec "Základ daně KH". V případě, že se jedná o KH prvního nebo druhého měsíce čtvrtletního plátce DPH, je sloupec prázdný, aby nedocházelo ke kontrolním výpočtům. V případě, že se jedná o poslední měsíc čtvrtletního plátce DPH, je 136

137 sloupec napočítán jako suma základů daně ze všech posledních KH všech 3 měsíců (posledních je myšleno naposledy vytvořených v rámci měsíce). Příklad 1 : Období DPH 2.čtvtletí 2016 KH 4/2016, 5/2016 a 6/2016 Pro KH 6/2016 bude sloupec "Základ daně KH pro kontrolu" obsahovat sumu základů daně z KH 4/ / /2016 Příklad 2 : Období DPH 2.čtvtletí 2016 KH 4/2016, 4/2016 následné 1 a následné 2, 5/2016, 6/2016 a 6/2016 následné 1 Pro KH 6/2016 bude sloupec "Základ daně KH pro kontrolu" obsahovat sumu základů daně z KH 4/2016 následné 2 + 5/ /2016 následné 1 Přehled deníku V přehledu deníku je vhodné si pomocí tlačítka Nastav vytvořit sestavu pro kontrolu dokladů vzhledem ke KH. Doporučujeme se přidat minimálně sloupce "Název kontrolního hlášení DPH" - zobrazí název posledního KH, na které je řádek navázán "Část kontrolního hlášení DPH" - zobrazí část posledního KH, na které je řádek navázán Elektronické podání KH Kontrolní hlášení se podává pouze elektronicky. V HELIOS Orange vytvoříte soubor ve formátu XML, který potom je možné podat jak datovou schránkou tak pomocí EPO. Nastavení formátu zprávy Před prvním generováním zprávy musíte nastavit formát a další parametry zprávy. Pro nastavení elektronického podání musí být KH uzavřeno. To provedete tak, že se opravou dostanete do formuláře KH a vyplníte Datum uzavření, na dotaz zda uzavřít Kontrolní hlášení potvrdíte Ano. 137

138 Nabídne se kontrola účetních dokladů. Potom již můžete z nabídky zvolit Zprávy/Generování zpráv. Tlačítkem Nový založíte novou definici. Na první záložce vyberete Formát zprávy pro podání KH je to formát Kontrolní hlášení DPH podání EPO Další možnosti jsou: Skupinová registrace KH DPH (používá se pouze pro export údajů KH u členů skupiny a import údajů KH u zastupujícího člena skupiny) Kontrolní hlášení DPH podání EPO dotaz na stav Název zprávy - vyplníte dle své potřeby. Dále vyplňujete údaje podle toho, zda budete podávat pomocí Datové schránky nebo přímo na EPO. 1) Odeslání přes datovou schránku, popř. pomocí ručního přihlášení na EPO nastavujete pouze záložku 1 Editace, nenavazujete žádný certifikát, ani el. podpis (tj. ani na záložce 4 Certifikát nic nezatrháváte) 138

139 2) Odeslání přímo na EPO Vlastní podání se provádí na adresu: Kontrola stavu podání na adrese: Na záložce 4 Certifikát, podzáložka El. podpis je třeba navázat el. podpis (Kvalifikovaný certifikát) a zatrhnout Výstupní zprávy podepisovat certifikátem el. podpisu. (Podzáložka Certifikát zůstává prázdná!) Nastavení uložíte tlačítkem OK. Vytvoření xml souboru Zvolíte Zprávy/Generování zpráv, požadovaný formát vyberete a zvolíte Přenos. Nabídne Kontrola účetních dokladů. Potom se vygeneruje XML soubor. 139

140 Při skupinové registraci se ve formátu XML přenáší jen doklady, které spadají do konkrétního kontrolního hlášení. Do zpracování na straně zastupujícího člena jsou zahrnuty doklady konkrétního KH DPH a všech předchozích dané časové periody a země. Před vygenerováním XML zprávy skupinové registrace KH DPH je provedena kontrola na uzavření KH DPH a zadaná IČO vlastní organizace. Další podání KH - Řádné - opravné, Následné V případě potřeby je možné podat Řádné opravné KH. Potom je potřeba KH otevřít (funkce Otevření KH DPH) a v poli Druh kontrolního hlášení zvolit Řádné - opravné. Provedete aktualizaci kontrolního hlášení, napočítávají se znovu všechny údaje za období. Znovu uzavřete a vygenerujete XML. Pokud již uplynula lhůta pro podání řádného KH je třeba vytvořit a odeslat Následné kontrolní hlášení. Další možností jsou rychlé odpovědi na výzvu: "Není povinnost podávat kontrolní hlášení" a Potvrzení správnosti naposledy podaného kontrolního hlášení". Při zaškrtnutí rychlé odpovědi na výzvu je při ukládání kontrolováno, zda je zadáno číslo jednací výzvy. Dále je kontrolován formát čísla jednací výzvy. Pokud program hlásí chybný formát, ale číslo máte správně vyplněno dle zaslaného Finančním úřadem, je třeba na požadovaný počet míst doplnit nulami. 140

141 Daňové klíče a daňové režimy Stávající způsob tvorby DPH v Helios Orange pomocí účtů DPH je doplněn další variantou a to funkcionalitou daňových klíčů a daňových režimů. Práce s daňovými klíči a daňovými režimy přináší zjednodušení a variabilitu v následujících bodech: Odpadá nastavení celé nové sady účtů DPH v účtovém rozvrhu při změně sazby. Odpadají následné úpravy kontací. Daňové klíče nejsou závislé na konkrétní sazbě DPH, ale pouze na druhu sazby DPH. Vazba na DPH se vytváří již na hlavičkách dokladů výběrem daňového režimu a konkrétní DPH se jednoznačně identifikuje pomocí Daňových klíčů na položkách dokladů. Je možné již při zadávání dokladů na položkách jednoznačně rozlišit, zda se jedná o plný/krácený nárok na vstupu. Je možné již při zadávání dokladů na položkách jednoznačně rozlišit, o jaké plnění s 0% sazbou DPH se na výstupu jedná. Nejedná se o funkcionalitu tvorby DPH z prvotních dokladů. Stále platí pravidlo, že evidence DPH se vytváří zaúčtováním dokladů. Daňové režimy i klíče lze měnit i na realizovaných dokladech. Nastavení funkcionality daňových režimů Funkcionalitu daňových režimů aktivujete v nabídce Možnosti - Konfigurace/správa systému - Firemní zaškrtnutím checkboxu Používat daňové klíče. 141

142 Nelze využívat souběžně funkcionalitu DPH pomocí účtů DPH a pomocí daňových klíčů. Funkcionalitu pro nastavení Daňových režimů a Daňových klíčů najdete v modulu Pomocné číselníky Daňové režimy a Daňové klíče. Daňové klíče Daňové klíče tvoří základ nové funkcionality. Sadu připravených daňových klíčů je možné společně s daňovými režimy importovat. Daňový klíč určuje jednoznačně plnění ve vazbě na Výkaz DPH. Záložka 1 - Daňový klíč 142

143 Na Záložce 1 Daňový klíč jsou obsaženy následující atributy: [1] Daňový klíč Kód daňového klíče unikátní údaj. Přednastavené Daňové klíče obsahují v názvech OUT pro Výstup, IN pro Vstup, RCH po Samovyměření a POM pro korekci a úpravu odpočtů daně. Název daňového klíče [2] Vlastnosti Druh sazby DPH (jsou připraveny různé volby s ohledem na jinou legislativu i možný budoucí stav CZ legislativy) Směr plnění Vstup o o Výstup o o Samovyměření (reverse-charge) Vstup Výstup Výstup PDP (režim přenesení daňové povinnosti na výstupu) Směr plnění určuje kromě směru plnění i základní režim DPH: [3] Poznámka Samovyměření při pořízení služby nebo zboží z EU nebo dovoz zboží ze třetích zemí, kdy je správce daně FÚ, i tuzemské samovyměření v režimu PDP Režim přenesení daňové povinnosti na výstupu Daň na vstupu v ostatních případech Daň na výstupu v ostatních případech Poznámka uživatelská poznámka k daňovému klíči Kód plnění pro SH kódy plnění používané pro souhrnné hlášení (kódy 0 až 3). Toto pole bude aktivní při zadání Směru plnění = Výstup a Druhu sazby DPH = Nulová. V případě režimu Reverse Charge se pole Druh sazby DPH změní v názvu na Sazba DPH samovyměření. Záložka 2 Sazby DPH Na této záložce jsou na daňový klíč navázány sazby DPH. Na jeden Daňový klíč může být navázáno více sazeb DPH. 143

144 Příklad navázání sazeb DPH na daňový klíč Na jednom Daňovém klíči = Základní sazba vstup mohou být navázány všechny existující sazby DPH pro aktuální i minulá období nejen pro zemi CZ, ale i pro všechny země a jejich legislativy např. CZ19%, CZ 20%, CZ 21%, CZ 22%, SK 19%, SK 20%.... Tuto variantu zvolíte, pokud jste plátci i v jiné zemi než CZ a nepotřebujete využít všechny varianty plnění pro danou zahraniční legislativu. Pro legislativu SK můžete využít import přednastavených daňových klíčů a daňových režimů v plné šíři. Na Záložce 2 vybíráte pro tento konkrétní Daňový klíč tlačítkem Přidat nebo pomocí F2 příslušnou sazbu DPH ze seznamu sazeb DPH pro danou legislativu a zemi. Po výběru sazby DPH jsou na dané sazbě obsaženy následující atributy: Sazba DPH Účet DPH Vstup jedná se o Povinný údaj pro zaúčtování dokladu se směrem plnění na vstupu (pole Účet DPH na Výstupu je neaktivní). Pro směr plnění = Samovyměření jsou aktivní pole Účet DPH vstup i Účet DPH výstup. Účet DPH Výstup jedná se o Povinný údaj pro zaúčtování dokladu se směrem plnění na Výstupu (pole Účet DPH na Vstupu je neaktivní) Poznámka Ilustrativně je na dalším obrázku zobrazen příklad, kdy je platnost sazby ukončena a pro další období je navázána další sazba DPH: 144

145 Mezi Daňovým klíčem a sazbou DPH je vazba M:N, což znamená, že na jednu sazbu DPH může být navázáno více Daňových klíčů. Např. na sazbu 21% pro CZ je to minimálně Daňový klíč pro Základní sazbu vstup a Základní sazbu výstup. V případě, že dojde ke změně sazby DPH, uživatel do Daňového klíče přidá pouze novou sazbu a naváže na ni nově vytvořený analytický účet DPH. Volby Místní nabídky: Kopie daňového klíče Zkopíruje daňový klíč. Je nutno vyplnit jedinečný kód a název nového daňového klíče. Nastavit aktivní Označí aktivně používané daňové klíče. Slouží jako filtr při volbě Způsobu použití daňových klíčů Zrušit aktivní Zruší označení aktivního daňového klíče. Slouží jako filtr při volbě Způsobu použití daňových klíčů Rozkopírování Umožní rozkopírování daňového klíče do ostatních databází. Objeví se tabulka, ve které označíte, zda přenášet všechna data nebo pouze vybraná a zda v případě existence Daňového režimu v jiné databázi Daňový režim Nechat být nebo Občerstvit. Přehled sazeb DPH (F9) Zobrazí sazby DPH zadané na daném Daňovém klíči. Způsob použití daňových klíčů pro aktuálního uživatele Přihlášený uživatel si může výběrem ze zobrazeného okna vybrat daňové klíče, které bude využívat. Jedná se o formu filtru. Uživatel vybere legislativu (přednastavena je CZ) a označí, které skupiny Daňových klíčů bude jako uživatel využívat. 145

146 Způsob použití daňových klíčů pro všechny uživatele Pomocí této volby lze vybrat pro práci v dané databázi ty daňové klíče, které jsou reálně firmou využívány. Jedná se o formu filtru. Uživatel vybere legislativu (přednastavena je CZ) a označí, které skupiny Daňových klíčů bude firma využívat. Daňové klíče a Účty DPH Po zadání sazby DPH na Daňovém klíči musíte pro danou sazbu DPH zadat účet DPH pro Vstup/Výstup, pro Daňový klíč s režimem reverse-charge musíte zadat jak Účet na Vstupu, tak i Účet na Výstupu. Pokud má Daňový klíč vyplněn Směr plnění = Vstup, lze zadat účet DPH na dané sazbě DPH pouze v poli ˇUčet DPH vstup. (Totéž platí i pro Výstup.) Pokud nebude účet DPH pro danou sazbu na Daňovém klíči zadán, nelze doklad pomocí kontace zaúčtovat. Na Daňovém klíči je možno navázat jak již existující účty DPH, tak účty nově vytvořené. Pro zjednodušení práce můžete vytvořit účty DPH nově s nižším rozsahem počtu účtů. S ohledem na práci s DPH pomocí daňových klíčů není nutno mít vytvořeno ke každému poli Výkazu DPH samostatný účet DPH jako dosud, ale je možno založit jednodušší systém účtů DPH, kde bude na daném účtu DPH v účtovém rozvrhu vyplněno pole Účtování DPH, příslušná sazba a zda se jedná o Vstup/Výstup. Následně budou na tento účet DPH účtována všechna související plnění např. na vstupu plný i krácený nárok, na Výstupu plnění započítávaná do koeficientu i mimo koeficient. V případě změny sazby DPH postačuje při tomto nastavení založit výrazně nižší počet účtů DPH než při vykazování DPH pomocí analytických účtů jako dosud. 146

147 Pomocí volby Nastav si můžete v Účtovém rozvrhu zobrazit, zda je účet 343 zařazen do Daňového režimu či ne. Na konkrétním účtu pomocí volby Přehled výskytu účtů se Vám zobrazí kromě obvyklých výskytů i vazba tohoto účtu DPH na Daňové klíče. Daňové režimy Daňový režim slučuje daňové klíče a usnadňuje tak výběr Daňových klíčů na položkách dokladů. Daňový režim je množina daňových klíčů, které mají vzájemnou logickou souvislost. Na hlavičce prvotních dokladů doporučujeme zadat vždy v poli Daňový režim potřebný Daňový režim pro konkrétní doklad. Pokud je Daňový režim na hlavičce dokladu zadán, nabízí se pouze Daňové klíče zadané na vybraném daňovém režimu. Pokud není na hlavičce dokladu Daňový režim zadán, vybírají se na položkách Daňové klíče ze všech Daňových klíčů, které jsou na dané řadě povoleny. Zařazení Daňových klíčů na Daňový režim Pomocí tlačítek Přidat a Odebrat je umožněno přiřazování Daňových klíčů do přehledu na záložce 2 Daňový klíč záznamu Daňového režimu. Jeden z navázaných Daňových klíčů může být označen jako Přednastaveno (preferováno). Pro daný Daňový režim může tedy být označen jako Přednastaveno žádný nebo jeden Daňový klíč pro stejný druh sazby DPH. Volbu Přednastaveno aktivujete stiskem pravého tlačítka myši na příslušném Daňovém klíči výběrem Změna přednastaveno. Pokud je daňový klíč na daňovém režimu označen jako Přednastavený, tak se na položce dokladu po zadání příslušné sazby vyplní právě tento přednastavený daňový klíč. 147

148 Pro zjednodušení nastavení této funkcionality jsou pro uživatele připraveny k importu daňové režimy včetně importu daňových klíčů. Nadále zůstává uživateli možnost si tyto číselníky založit ručně. Volby Místní nabídky: Kopie daňového režimu Zkopíruje daňový režim včetně navázaných daňových klíčů. Je nutno vyplnit jedinečný kód a název nového daňového režimu. Nastavit aktivní Označí aktivně používané daňové režimy. Zrušit aktivní Zruší označení aktivního daňového režimu. Rozkopírování Umožní rozkopírování daňového režimu do ostatních databází. Objeví se tabulka, ve které označíte, zda přenášet všechna data nebo pouze vybraná a zda v případě existence Daňového režimu v jiné databázi Daňový režim Nechat být nebo Občerstvit. 148

149 Import daňových režimů a daňových klíčů Je umožněn import přednastavených Daňových režimů včetně daňových klíčů. Jedná se o Import ze složky SYSTEM výběrem souboru s názvem DANKLICE_*.TXT Přehled daňových klíčů (F9) Umožní zobrazení daňových klíčů na daňovém režimu. Další postup importu daňových režimů a daňových klíčů Importovat daňové režimy včetně navázaných daňových klíčů lze nejen ze složky SYSTEM, ale i ze Store pomocí pluginu Import daňových režimů a daňových klíčů. Přehled importovaných daňových klíčů a daňových režimů Importované daňové klíče je možno rozdělit do několika skupin: a) Kód DK začínající OUT pro obvyklá plnění na Výstupu b) Kód DK začínající IN pro obvyklá plnění na Vstupu c) Kód DK začínající RCH pro samovyměření ať tuzemské (režim PDP), tak zahraniční d) Kód DK začínající na POM pro Korekci a úpravu odpočtů daně K daňovým klíčům je možné s pomocí NASTAV zobrazit i způsob jejich využití. Toho využívá i funkcionalita nastavení Způsob použití daňových klíčů Seznam dělení importovaných daňových klíčů: a) Tuzemsko b) Zahraniční obchod nákup v NASTAV sloupec zobrazen ZON c) Zahraniční obchod prodej v NASTAV sloupec zobrazen ZOP d) Použití Koeficientu e) Insolvence f) Vrácení daně Rekapitulace základního postupu práce s daňovými klíči: 1. Provedete import daňových klíčů a daňových režimů. 149

150 2. Nastavíte Způsob použití daňových klíčů pro všechny uživatele. 3. Daňové klíče, které nebudete využívat, označíte jako Neaktivní volbou Zrušit aktivní. 4. Založíte nové účty DPH v případě, že se rozhodnete pro zjednodušení účtů DPH. 5. Na Daňové klíče zařadíte sazby DPH. 6. K sazbám DPH zadáte účty DPH na Vstupu a Výstupu. Daňové režimy a výkazy DPH Přiznání k DPH Povolení režimu DPH s využitím daňových klíčů Pokud chcete na daném výkazu využívat daňové klíče, musíte na 1.záložce Období DPH daného výkazu zaškrtnout checkbox Režim daňových klíčů. Při založení dalšího výkazu dalšího období je toto pole již automaticky zaškrtnuto. Přiřazení daňových klíčů na řádky Výkazu DPH Na období DPH na 2.záložce - Výkazy DPH je nutno přiřadit na příslušné řádky odpovídající Daňový klíč. Možné postupy jsou: a) Ručně obvyklým způsobem (podobně jako přiřazení účtů DPH) na příslušném řádku zvolíme nejprve Oprava a potom pomocí tlačítka Přidat b) Automaticky - naimportujete li sadu připravených daňových klíčů, tak jejich zařazení na řádky provedete spuštěním volby místní nabídky Automat daňových klíčů Další volby místní nabídky: Přenos jen vazeb na účty/daňové klíče Umožní přenos daňových klíčů na řádky Výkazu DPH z jiného Výkazu DPH. Hromadné zrušení přiřazení účtů/daňových klíčů Umožní zrušit všechny přiřazené daňové klíče na všech řádcích daného Výkazu DPH. 150

151 Kontrolní hlášení Povolení režimu DPH s využitím daňových klíčů Pokud chcete na daném výkazu využívat daňové klíče, musíte na 1. záložce Období DPH daného výkazu zaškrtnout checkbox Režim daňových klíčů. Při založení dalšího výkazu dalšího období je toto pole již automaticky zaškrtnuto. Přiřazení daňových klíčů k částem KH Na období KH na 5. záložce - Vazby na daňové klíče je nutno přiřadit na příslušné řádky odpovídající Daňový klíč. Možné postupy jsou: a) Ručně obvyklým způsobem (podobně jako přiřazení účtů DPH) na příslušném řádku zvolíme nejprve Oprava, a potom pomocí tlačítka Přidat vybereme Daňový klíč b) Automaticky - naimportujete li sadu připravených daňových klíčů, tak jejich zařazení na řádky provedete spuštěním volby místní nabídky Automat daňových klíčů Souhrnné hlášení Povolení režimu DPH s využitím daňových klíčů Pokud chcete na daném výkazu využívat daňové klíče, musíte na 1.záložce Souhrnné hlášení daného výkazu zaškrtnout checkbox Režim daňových klíčů. Při založení dalšího výkazu dalšího období je toto pole již automaticky zaškrtnuto. Daňové klíče a modul Pokladna Záložka 6 Daňový režim V případě používání Daňových režimů na Pokladně, je nutno na daném Číselníku Pokladny na záložce Daňový režim vybrat Daňové režimy přicházející v úvahu pro zadávání dokladů z hlediska DPH. Doporučujeme vybraný Daňový režim pro příjem a Daňový režim pro výdej označit jako Přednastavený. Tyto přednastavené Daňové režimy se budou automaticky doplňovat do Příjmových a Výdajových pokladních dokladů. K položkám pokladních dokladů se potom po zadání sazby DPH budou automaticky vyplňovat ty Daňové klíče, které jsou v rámci Daňového režimu zadaného na hlavičce dokladu označené jako Přednastavené. Pokud nebude na dané pokladně žádný Daňový režim přednastaven, bude možno vybírat ze všech Daňových klíčů, které jsou obsaženy na Daňových režimech zadaných na dané pokladně. Záložka 4 Konfigurace Pokud využíváte pro zadávání položek na Pokladních dokladech Texty z Pomocných číselníků Pomocné texty a chcete, aby se z těchto textů přenášely i Daňové klíče, musíte zaškrtnout na záložce 4 Konfigurace volbu Sazbu DPH a DK podle hodnot u popisu. 151

152 Přehled Pomocné číselníky Pomocné texty Pokud využíváte Pomocné texty pro zadávání položek a chcete současně výběrem položky vyplnit Daňový klíč, tak ho zadáte do položky do pole Kód daňového klíče. Pokud máte na položce Pomocného textu vyplněnu sazbu DPH, pole Kód daňového klíče není aktivní. Pokladní doklady vytvářené na Hlavičce pokladních dokladů Na hlavičce Pokladního dokladu musíte vyplnit pole Kód daňového klíče v části DPH v řádku obsahujícím příslušnou sazbu a částky. Pokud je zadán Daňový režim na hlavičce dokladu, vybíráte potom Daňové klíče ze seznamu Daňových klíčů vybraného Daňového režimu. Pokladní doklady vytvářené s položkami pokladních dokladů Pokud je zadán Daňový režim na hlavičce dokladu, vybíráte potom Daňové klíče na položkách ze seznamu Daňových klíčů vybraného Daňového režimu. Pokud máte v rámci Daňového režimu pro danou sazbu označený Daňový klíč jako Přednastavený, tento se automaticky vyplní na položce. Pokud vybíráte na položce text v poli Popis z Pomocných textů a v Konfiguraci pokladny máte povolen přenos Daňových klíčů z Pomocných textů, tak se Daňový klíč vyplní dle zadaného daňového klíče v Pomocných textech a z tohoto Daňového klíče se vyplní i příslušná sazba DPH na položce. 152

153 Daňové klíče a modul Fakturace Oběh zboží, Zboží a služby Druhy dokladů pohybu zboží Na řadách dokladů na záložce 8 Daňový režim je nutno nastavit: Používat daňové klíče Checkbox, který je přednastaven jako nezaškrtnutý. Pokud chcete Daňové klíče na dané řadě využívat, pole zaškrtněte. Převádět daňové klíče a režimy Pokud chcete, aby se doklady s položkami včetně kopií dokladů vytvářely i s Daňovými režimy a Daňovými klíči, je nutno toto pole zaškrtnout. Toto nastavení ovlivňuje funkcionalitu položkových a dokladových převodů. Pokud toto pole není zaškrtnuto, tak se při převodech mezi doklady Daňové klíče převádět nebudou. Pomocí tlačítka Přidat přiřadíte na dokladovou řadu ty daňové režimy, které budete na dané řadě využívat. Bude li to více daňových režimů, můžete jeden z nich označit jako Přednastavený volbou Změna přednastaveno a tento Daňový režim se přednastaví na každou fakturu této číselné řady. Faktury vydané a přijaté Pokud je na dané číselné řadě povolena práce s Daňovými klíči, tak se na faktuře objeví: Záložka 1 Hlavička [3] Účetní vazby Pole Daňový režim Vyplní se Daňovým režimem označeným jako Přednastavený pro danou číselnou řadu. Lze ručně změnit na jiný daňový režim, jehož využívání je na dané číselné řadě povoleno. Toto pole doporučujeme mít vyplněno, aby se na položkách dokladů mohl zadat příslušný daňový klíč pouze z vybraného daňového režimu. Pokud pole Daňový režim na hlavičce nevyplníte, budete vybírat Daňový klíč pro danou sazbu DPH ze všech Daňových klíčů ze všech Daňových režimů povolených na dané řadě dokladů. 153

154 Záložka 3 Textové položky a Položky Na položkách textových a položkách skladů a služeb je zobrazeno pole Daňový klíč. Pokud je v Daňovém režimu vybraném na hlavičce dokladu přednastavený Daňový klíč pro danou sazbu, tento daňový klíč se doplní na položku. Daňové klíče a položkové a dokladové převody Převody Daňových klíčů mezi doklady fungují pouze v tom případě, že je na číselné řadě dokladů zaškrtnuto Převádět daňové klíče a režimy. Pokud toto pole zaškrtnuto není, tak se Daňové klíče mezi doklady nebudou převádět. V případě, že je před převodem položek na hlavičce cílového dokladu vyplněn Daňový režim, který je stejný jako na zdrojovém dokladu, daňové klíče se na položky přenesou. V případě, že není na hlavičce cílového dokladu Daňový režim vyplněn, daňové klíče se na položky přenesou, pokud to Typová řada dokladů povoluje tj. převáděné Daňové klíče obsahuje některý z Daňových režimů, které jsou na řadě cílového dokladu povoleny. Pokud by tomu tak nebylo, Daňový klíč se nepřenese. Položky faktur a hromadné změny Faktury - Textové položky a hromadné změny Nad označenými textovými položkami můžete provést hromadnou změnu Daňových klíčů přes pravé tlačítko myši výběrem funkce Hromadné změny pole Daňové klíče. Faktury - Položky zboží a služeb a hromadné změny Hromadnou změnu Daňového klíče na položkách zboží a služeb neprovádíte přímo nad těmito položkami na záložce 3 Položky ve faktuře, ale až nad uloženou fakturou po výběru Položky 154

155 Přehled položek (F9) a teprve zde lze stejným způsobem jako u textových položek provést hromadnou změnu daňového klíče. Daňové režimy a modul Účetnictví Daňové klíče a Druh účetních dokladů Při používání daňových klíčů je možno na daném Druhu účetního dokladu na záložce 2 Konfigurace zaškrtnout volbu Přenášet daňový klíč, která umožní při ručním zadávání účetního dokladu na dalším řádku účetního dokladu přenést daňový klíč z předešlého řádku. Daňové klíče a účetní doklad Při používání daňových klíčů na účetním dokladu se účetní řádek spadající do DPH rozšíří o pole Kód daňového klíče. Pole je buď plněno automaticky při účtování dokladů pomocí kontací, nebo se dá plnit ručně výběrem ze seznamu Daňových klíčů. Pokud byste doplňovali daňový kód na řádek účetního dokladu ručně, tak vzhledem k tomu, že není zadán na účetním dokladu žádný daňový režim, vybíráte daňový klíč z celého vašeho seznamu Daňových klíčů. V případě, že se jedná o ruční zadání účetního dokladu v poli Účet pro základ DPH, musíte napřed vyplnit účet základu do pole Účet a teprve následně vybrat Daňový klíč. Pokud by účet nebyl doplněn a byl napřed vybrán daňový klíč, do účtu se doplní účet DPH z vybraného daňového klíče, který nelze opravit účet je nepřístupný a dotahuje se sem účet DPH zadaný na příslušném daňovém klíči. Pole účet se zaktivní tehdy, když vymažete údaj z pole Daňový klíč. 155

156 Pomocí funkce Změny Hromadné změny nad Účetním deníkem i Účetním deníkem celkem můžete provádět hromadnou změnu Daňového klíče za předpokladu, že není uzavřené Období DPH. Daňové klíče a Kontace Práce s Daňovými klíči musí být promítnuta i do kontací pro jednotlivé moduly, proto řádek kontace obsahuje i nové pole s názvem Kód daňového klíče. Hlavní zásada pro nastavení hlavičkové kontace s daňovými klíči Kontace musí obsahovat vždy 2 řádky se stejným Daňovým klíčem a to vždy pro řádky Základ DPH a Částka DPH. Vzhledem k tomu, že účty DPH musíte mít nastaveny na jednotlivých daňových klíčích a pokud využíváte pro zaúčtování položkové kontace, tak postačuje nastavit hlavičkové kontace obsahující pouze konkrétní účty pro účet pohledávky/závazku, záloh a zaokrouhlení a ostatní účty nevyplňovat. Pokud vyplníte na nově vytvořený řádek kontace s Druhem řádku = Účet DPH Kód daňového klíče, pole Účet se zamkne a nejde účet DPH doplnit. Pokud byste stávající kontaci rozšiřovali o daňové klíče, účet DPH zůstane vyplněn, ale je po vyplnění Daňového klíče uzamčen pro jakoukoliv změnu. Pokud je zadán na kontaci Daňový klíč, tak se k účtu DPH zadaném na řádku kontace vůbec nepřihlíží, účet DPH se vždy dotahuje z Daňového klíče. 156

157 Pokud nemáte nastaveny účty DPH na jednotlivých Daňových klíčích, tak se doklad nezaúčtuje a objeví se chybová hláška: Nenalezen účet DPH pro řádek (13) Základ DPH! Položkové kontace a daňové klíče Opět je nutno do položkových kontací k řádkům týkajících se DPH vyplnit Kódy daňových klíčů. 157

158 Generátor účetních sestav Generátor účetních sestav slouží k vytvoření, prohlížení a tisku uživatelsky definovaných sestav (přehledů) z modulů Účetnictví a Účetní standardy. Sestavy dokáží zpracovávat údaje z účetního deníku, saldokontních skupin, účtového rozvrhu, dalších přehledů účetnictví (DUD, období, atd.), karty zaměstnance, organizace a zakázky a případně přebírat údaje samy mezi sebou. Při definování nové sestavy můžete jako vzoru využít distribuovaných sestav nebo přenechat tvorbu na vašem dodavateli systému Helios Orange. Přehled generátor účetních sestav otevřete ve stromové struktuře přehledů klepnutím na volbu hlavní nabídky Účetnictví, Generátor účetních sestav. Klepnutím pravého tlačítka myši otevřete místní nabídku. Výpočet sestavy Tato volba je aktivní pouze tehdy, pokud je v přehledu vytvořena alespoň jedna sestava. Potvrzením této volby místní nabídky dojde k výpočtu a následnému zobrazení sestavy, na které jste nastaveni kurzorem. Pokud jsou v sestavě použity definovatelné parametry, zobrazí systém okno pro zadání těchto parametrů. V polích pro zadání parametrů jsou vyplněny hodnoty, které jste uložili do definice sestavy. Tyto hodnoty můžete samozřejmě přepsat. Stiskem tlačítka Storno nedojde k výpočtu sestavy, stiskem tlačítka OK vypočtete sestavu podle zadaných parametrů, ale jejich hodnoty se neuloží do definice sestavy. Stiskem tlačítka OK s uložením vypočtete sestavu podle zadaných parametrů a hodnoty parametrů se uloží do definice sestavy. Při příštím výpočtu sestavy se tedy nabídnou takto uložené hodnoty parametrů. Výzva k zadání parametrů před výpočtem sestavy Pokud je v definici sestavy chyba, na kterou systém při výpočtu narazí, jste upozorněni například hlášením: Neodpovídající typy výsledku! S1_A1 kde S1_A1 je číslo buňky, ve které se vyskytla chyba. V tomto případě S1 značí sestavu č.1 a A1 buňku v prvním řádku, ve sloupci A. Pokud výpočet proběhne bez potíží (systému se podaří vyčíslit všechny řádky a sloupce sestavy), objeví se vypočtené hodnoty. 158

159 Stiskem tlačítka OK se otevře přehled nadefinovaných a vypočtených řádků a sloupců sestavy, který můžete standardním způsobem prohlížet, tisknout, případně třídit a seskupovat. Doba výpočtu sestavy je přímo úměrná složitosti její definice a rozsahu vašich dat. Pokud spustíte výpočet sestavy se stovkami řádků a mnoha sloupci, může proces trvat delší dobu. O průběhu výpočtu jste informováni počítadlem, proces lze přerušit stiskem tlačítka Přerušit. Zobrazení výsledku výpočtu Tato volba je aktivní, pouze pokud je v přehledu vytvořena alespoň jedna sestava. Potvrzením této volby místní nabídky dojde k zobrazení sestavy, na které jste nastaveni kurzorem. Zobrazit lze ovšem pouze sestavu, u které předtím proběhl Výpočet sestavy. Pokud se tak nestalo, jste upozorněni: Sestava není vypočtena! Také je třeba si uvědomit, že Zobrazení výsledku výpočtu vždy zobrazí sestavu tak, jak byla naposledy vypočtena. V případě, že došlo mezitím ke změně ve vašich datech, případně v definici sestavy, je nutné spustit Výpočet sestavy! Přehled definice Tato volba zobrazí přehled definice, tedy přehled řádků a sloupců sestavy s nadefinovanými funkcemi. V tomto přehledu nelze definici sestavy upravovat. Definici lze pouze prohlížet, případně vytisknout nebo vyexportovat např. do MS Excel. Export Tato volba je aktivní pouze pokud je v přehledu vytvořena alespoň jedna sestava. Potvrzením této volby místní nabídky dojde k vyexportování sestav, které jste označili kurzorem. Označování provádíte postupem standardním pro systém Windows, tedy např. stiskem klávesy <Ctrl> a klepnutím levého tlačítka myši na sestavy, které chcete exportovat. Po potvrzení volby Export se otevře dialogové okno pro výběr cesty a jména souboru, do kterého chcete vybrané sestavy exportovat. Dialogové okno pro výběr cesty a jména exportního souboru 159

160 V dialogovém okně vyberete cestu (disk a adresář) a vyplníte jméno souboru, do kterého se má exportovat. Jako standardní přípona jména souboru se nabízí *.HGS. Doporučujeme tuto příponu ponechat. Stiskem tlačítka Uložit nebo klávesy <Enter> se spustí vlastní akce exportu sestav. Pokud jméno souboru, které jste zadali, již existuje, jste upozorněni dotazem: Soubor *.hgs již existuje! Přejete si ho přepsat (Ano) nebo občerstvit (Ne)? Stiskem tlačítka Ano dojde k přepsání souboru. Ten nyní obsahuje právě ty sestavy, které jste vybrali k exportu. Stiskem tlačítka Ne jsou do souboru přidány sestavy, které jste vybrali k exportu. Sestavy, které soubor již obsahoval, jsou v souboru ponechány s tím, že sestavy stejného čísla jsou občerstveny, tedy jejich obsah je nahrazen definicí exportovaných sestav. Stiskem tlačítka Storno akci exportu zrušíte. Import Potvrzením této volby místní nabídky můžete provést import sestav, které byly dříve uloženy do souboru pomocí volby Export přehledu Generátor účetních sestav. Například tedy u vícefiremní instalace pokud přenášíte sestavy vytvořené v jedné firmě do databází ostatních firem, nebo pokud potřebujete naimportovat sestavy vytvořené na zakázku vaším dodavatelem systému 160

161 HELIOS Orange. Po potvrzení volby Import se otevře dialogové okno pro výběr cesty a jména souboru, ze kterého chcete vybrané sestavy importovat: Dialogové okno pro výběr cesty a jména importního souboru V dialogovém okně vyberete cestu (disk a adresář) a jméno souboru, který se má naimportovat. Po výběru souboru se ve spodní části dialogového okna zobrazí seznam všech definovaných sestav, které obsahuje. Automaticky jsou označeny k importu všechny obsažené sestavy, případně můžete označit pouze ty, které chcete importovat. Označování provádíte postupem standardním pro systém Windows, tedy např. stiskem klávesy <Ctrl> a klepnutím levého tlačítka myši na sestavy, které chcete importovat. Stiskem tlačítka Otevřít nebo klávesy <Enter> se spustí vlastní akce importu sestav. Pokud systém při importu zjistí, že sestava stejného čísla již v databázi existuje, oznámí tuto skutečnost a vypíše seznam duplicitních sestav. U každé z těchto sestav je zaškrtávací pole. Sestavy, u kterých toto pole zaškrtnete, dojde k přepsání původní sestavy, ostatní budou uloženy pod jiným číslem. Přečíslování Tato volba je aktivní, pouze pokud je v přehledu vytvořena alespoň jedna sestava. Potvrzením této volby místní nabídky vyvoláte dialogové okno k zadání nového čísla sestavy. Po potvrzení tlačítka OK dojde ke změně čísla sestavy. V případě, že zvolíte číslo již existující sestavy, jste upozorněni: 161

162 Sestavu nelze přečíslovat sestava číslo X již existuje. V praxi volbu Přečíslování můžete použít např., pokud potřebujete importovat sestavy, jejichž čísla ve vašem přehledu definovaných sestav již existují a potřebujete, aby toto číslování bylo dodrženo. Vzhledem k tomu, že si jednotlivé sestavy mohou předávat výsledky výpočtů (jedna sestava může být závislá na výpočtu sestavy druhé), buďte s přečíslováním takovýchto sestav velmi opatrní. V tomto případě se odkazy mezi sestavami provádějí právě pomocí čísla sestavy. Přečíslování zdrojové sestavy se však v žádném případě automaticky neprojeví ve vzorcích cílové sestavy! Rozkopírování Tato volba je aktivní, pouze pokud máte instalován modul podpora účetních firem. Volba umožňuje vybrané definované sestavy zkopírovat z aktuální databáze do vybraných databází jiných firem. Podobného efektu lze dosáhnout i za použití voleb Export a Import. Nová sestava Vytváření nové sestavy zahájíte z přehledu Účetnictví, Generátor účetních sestav stiskem tlačítka Nový v panelu nástrojů. Otevře se formulář pro tvorbu nové sestavy, který obsahuje tři záložky Sestava, Definice a Parametry výpočtu. 162

163 Záložka Sestava Zde definujete pouze základní údaje sestavy: Číslo sestavy Toto pole nelze editovat. Číslo systém generuje sám tak, že použije první volné číslo větší než nula. Pokud z jakéhokoli důvodu potřebujete, aby číslo sestavy bylo jiné, musíte sestavu nejprve uložit a poté použít volbu místní nabídky Přečíslování. Název sestavy Zde zadáte název, který se zobrazí v přehledu sestav a vytiskne v záhlaví vypočtené sestavy. Typ sestavy Typ sestavy určuje, pro který modul systému Helios Orange budete sestavu definovat. Můžete vybrat z těchto možností: Obecná sestava - slouží pro modul Účetnictví, zpracovává data tohoto modulu a v definici sestavy je třeba použít funkce ze skupiny označené jako "Rozšiřující funkce". Účetní standardy - slouží pro modul Účetní standardy, zpracovává data tohoto modulu a v definici sestavy je třeba použít funkce ze skupiny označené jako "Účetní standardy" - více viz příručka pro modul Účetní standardy. Poznámka V tomto poli máte možnost zadat jakoukoliv poznámku, týkající se dané sestavy. Veškeré informace, které by vám mohli pomoci při pozdější nutnosti sestavu upravovat. Tato poznámka se netiskne se sestavou. Záložka Definice Zde definujete vlastní obsah sestavy, tedy obsah řádků a sloupců sestavy. U nové sestavy je definice prázdná a volbou místní nabídky můžete nové sloupce a řádky přidávat nebo nepotřebné mazat. Všechny údaje, které vyplňujete v horní části záložky, se vždy týkají toho sloupce a buňky, ve které je umístěn kurzor (tato buňka je modrá). Zadáváte následující údaje: Název sloupce Zde zadáte název sloupce, ve kterém jste umístěni kurzorem. Název lze i později změnit. V okamžiku, kdy zadáváte název sloupce, zobrazuje se tento automaticky v záhlaví sloupce, ve kterém jste umístěni kurzorem. Tento údaj se bude tisknout v záhlaví vaší sestavy. Typ výsledku Pole se seznamem, ze kterého vybíráte, jakého datového typu bude sloupec, ve kterém jste umístěni kurzorem. To znamená, jaký výsledek očekáváte v daném sloupci po výpočtu sestavy. Klepnutím myši se otevře seznam těchto nabídek: 163

164 Řetězec výsledkem bude řetězec alfanumerických znaků (jakýkoliv textový údaj, např. číslo účtu) Číslo výsledkem bude reálné číslo (např. obrat účtu) Datum výsledkem bude datum (např. datum počátku a konce účetního období) Informace o zvoleném datovém typu se zobrazuje v záhlaví každého sloupce. Za písmenem sloupce je v závorkách uvedena zkrácená informace o datovém typu (ř, č nebo d). Je třeba si uvědomit, že volba správného datového typu pro každý sloupec je klíčová pro bezchybný výpočet sestavy. Nelze například do sloupce zadávat funkce, které vracejí číslo (např. obrat účtu) a jako datový typ zvolit datum. Při takovém zadání nutně dojde během ukládání nebo výpočtu sestavy k chybě a proces skončí nezdarem. Dále je třeba si uvědomit, že v jednom sloupci se nemohou na řádcích datové typy měnit. Datový typ a tedy typ výsledku v daném sloupci je vždy pro tento sloupec jedinečný. Maska Toto pole je přístupné, pouze pokud je ve sloupci jako typ výsledku zvoleno číslo. Maskou pak máte možnost nastavit, jak se bude číselný údaj zobrazovat, tedy nastavit počet desetinných míst a nastavit oddělovače číselných řádů. Vedle pole maska je tlačítko #, které vloží do tohoto pole předdefinovaný formát pro zobrazení čísla (s oddělovači tisíců a dvěma desetinnými místy). Tlačítko? zobrazí podrobnější nápovědu k symbolům použitelným v masce. Definice Zatímco pole Název sloupce a Typ výsledku se týkaly vždy celého sloupce, do pole Definice zadáváte již funkci týkající se buňky, na které jste nastaveni kurzorem. V okamžiku, kdy zadáváte definici, zobrazuje se tato automaticky v buňce, ve které jste umístěni kurzorem. Název řádku Názvy jednotlivých řádků vaší sestavy zadáváte přímo ve sloupci Název řádku. Provedete to tak, že se v tomto sloupci postavíte kurzorem na patřičný řádek a z klávesnice napíšete požadovaný text. Tímto způsobem můžete i jednoduše přepsat existující název. Opravu již existujícího textu provedete následovně. Poklepáním myší nebo stiskem klávesy <Enter> otevřete existující text k editaci a kurzorovými šipkami nebo myší se nastavíte na místo, které chcete opravit. Stejný postup můžete samozřejmě použít i při definování a opravách vzorců v jednotlivých sloupcích sestavy, ale pro větší přehlednost je lepší využít pole Předpis, jak bylo popsáno výše. Ve spodní části záložky Definice, tedy v mřížce, kde vznikají definice jednotlivých řádků a sloupců vaší sestavy, můžete využít voleb místní nabídky k přidávání a rušení sloupců a řádků sestavy a k vkládání funkcí do buněk sestavy. Při použití těchto voleb si vždy pečlivě zkontrolujte, na kterém sloupci, řádku či buňce jste nastaveni kurzorem. Všechny tyto volby budou totiž pracovat právě s tímto aktivním sloupcem, řádkem nebo buňkou. 164

165 UPOZORNĚNÍ Odkazy na buňky lze zadávat jako absolutní a relativní, podobně jako v prostředí MS Excel. Absolutní odkazy se zadávají pomocí znaku $. Při vložení nebo smazání řádku či sloupce nebo při jejich přetažení myší, se aktualizují pouze relativní odkazy. V případě, že by aktualizovaný odkaz ukazoval mimo sestavu, objeví se na jeho místě text #REF!, stejně jako v MS Excel. Vložit řádek/řádky Potvrzením této volby vyvoláte dialog pro zadání počtu řádků, které chcete do definice vložit. Řádky jsou vloženy před řádek, na němž jste nastaveni kurzorem. Vložit sloupec/sloupce Potvrzením této volby vyvoláte dialog pro zadání počtu sloupců, které chcete do definice vložit. Sloupce jsou vloženy před sloupec (vlevo), na němž jste nastaveni kurzorem. Smazat řádek Potvrzením této volby dostanete dotaz na smazání řádku, na němž jste nastaveni kurzorem. Stiskem tlačítka OK dojde k vymazání řádku. Smazat sloupec Potvrzením této volby dostanete dotaz na smazání sloupce, na němž jste nastaveni kurzorem. Stiskem tlačítka OK dojde k vymazání sloupce. Základní funkce a operátory Potvrzením této volby se zobrazí nabídka funkcí a operátorů, které lze použít v definici sestavy. Stisknutím levého tlačítka myši na vybrané funkci nebo operátoru vložíte tento do buňky, na které jste nastaveni kurzorem. U funkcí je samozřejmě nutné doplnit jejich skutečné parametry. Rozšiřující funkce Potvrzením této volby se zobrazí nabídka funkcí, které lze použít v definici sestavy pro modul Účetnictví. Stisknutím levého tlačítka myši na vybrané funkci se otevře průvodce funkcí, ve kterém můžete zadat jednotlivé parametry této funkce. Takto zadanou funkci pak stiskem tlačítka Přenos vložíte do buňky, na které jste nastaveni kurzorem. Účetní standardy Potvrzením této volby se zobrazí nabídka funkcí, které lze použít v definici sestavy pro modul Účetní standardy (jejich popis viz příručka pro modul Účetní standardy). Stisknutím levého tlačítka myši na vybrané funkci vložíte tuto do buňky, na které jste nastaveni kurzorem. U funkcí je samozřejmě nutné doplnit jejich skutečné parametry. 165

166 Pořadí sloupců či řádků lze též jednoduše zaměnit. Provedete to tak, že uchopíte myší záhlaví sloupce nebo číslo řádku a přetáhnete jej na nové místo (vpřed nebo vzad). Je třeba si ovšem uvědomit fakt, který byl již zmíněn výše. Odkazy na buňky jsou absolutní. Pokud se vloží nebo smaže řádek či sloupec nebo zamění pořadí řádků či sloupců, odkazy v buňkách a jiných sestavách se nezmění! Uložení nadefinované sestavy provedete potvrzením tlačítka OK. Poté proběhne kontrola syntaktické správnosti nadefinovaných vzorců a vlastní uložení všech řádků sestavy. Sestavu nelze uložit, pokud obsahuje chyby. Pokud systém narazí na chybu, ohlásí, ve které se nalézá buňce, a vrátí vás zpět do definice sestavy. Čas potřebný ke kontrole a uložení je přímo úměrný rozsahu vaší sestavy. O průběhu jste informováni počítadlem, proces kontroly lze přerušit stiskem tlačítka Přerušit. Záložka Parametry výpočtu Zde můžete nadefinovat proměnné parametry (např. datum, číslo střediska apod.), které budou použity při výpočtu. Jejich výhoda spočívá v tom, že nemusíte uvnitř výpočtových funkcí zadávat přímo hodnoty, ale pomocí odkazů na tyto definovatelné parametry snadno měníte např. období pro výpočet nebo středisko, za které vás sestava zajímá. Proměnné parametry pak použijete ve výpočtových vzorcích v záložce Definice. Pokud jsou tyto parametry nadefinovány, systém si před vlastním výpočtem vyžádá jejich zadání. Definování parametrů pro výpočet 166

167 U nové sestavy je záložka Parametry výpočtu prázdná a stiskem tlačítka Nový parametr máte možnost přidávat parametry, které budete chtít použít ve výpočtu. Zadáváte následující údaje: Číslo Systém automaticky přiděluje parametru číslo o jedno vyšší než je poslední použité. Můžete jej změnit na hodnotu vámi zvolenou. Pomocí tohoto čísla se ve výpočtu na parametr odkazujete. Provedete to tak, že na záložce Definice, uvnitř výpočtových funkcí, místo přímého uvedení hodnoty parametru použijete odkaz na definovatelný parametr pomocí klíčového slova param a čísla parametru, tedy např. param1, param4, param55 apod. Typ parametru Pole se seznamem, ze kterého vybíráte typ hodnoty předávané parametrem. Na výběr máte následující možnosti: řetězec parametr bude libovolný řetězec alfanumerických znaků, např. období zadané výčtem ( : ). číslo parametr bude číselný údaj, tedy např. číslo účetního období. datum parametr bude údaj typu datum, tedy např. datum stavu účtu. organizační struktura parametr bude číslo útvaru z organizační struktury. Při zadávání můžete využít pomocné tlačítko ( ), pomocí kterého otevřete přehled organizační struktury a standardním postupem z tohoto přehledu vyberete. organizace - parametr bude číslo organizace. Při zadávání můžete využít pomocné tlačítko ( ), pomocí kterého otevřete přehled organizací a standardním postupem z tohoto přehledu vyberete. zakázka - parametr bude číslo zakázky. Při zadávání můžete využít pomocné tlačítko ( ), pomocí kterého otevřete přehled zakázek a standardním postupem z tohoto přehledu vyberete. nákladový okruh - parametr bude nákladový okruh. Při zadávání můžete využít pomocné tlačítko ( ), pomocí kterého otevřete přehled nákladových okruhů a standardním postupem z tohoto přehledu vyberete. období - parametr bude účetní období. Při zadávání můžete využít pomocné tlačítko ( ), pomocí kterého otevřete přehled období a standardním postupem z tohoto přehledu vyberete. účet - parametr bude číslo účtu. Při zadávání můžete využít pomocné tlačítko ( ), pomocí kterého otevřete číselník účtů a standardním postupem z tohoto přehledu vyberete. období stavu - parametr bude období stavu. Při zadávání můžete využít pomocné tlačítko ( ), pomocí kterého otevřete přehled období stavu a standardním postupem z tohoto přehledu vyberete. U všech parametrů, které mají možnost výběru z návazného číselníku (lze u nich použít pomocné tlačítko ( )), můžete využít i multipřenosu z tohoto číselníku, tedy označit a přenést více údajů. Parametr pak bude obsahovat a do výpočtu předá výčet hodnot, tedy např. výčet účtů z účtového rozvrhu. 167

168 Název Zadáte název parametru. Tento se zobrazí při spuštění výpočtu sestavy, když jste systémem vyzváni k zadání parametrů. Hodnota Zde zadáte vlastní hodnotu parametru. Pole může zůstat i prázdné a hodnotu budete zadávat až při výpočtu sestavy, když jste systémem vyzváni k zadání parametrů. Zadaný parametr můžete zrušit stisknutím pomocného tlačítka (X), které se nachází vedle pole Hodnota. Příklad použití parametrů uvnitř funkce STAVUS1 Zadání: Chcete ve vaší sestavě tisknout zůstatek stavu účtu v hlavní měně s tím, že budete měnit středisko a období, za které vás hodnota zajímá. Řešení: Do definice sestavy zadejte funkci STAVUS1("Z","H","132100",param1,param2). Parametry param1 a param2 vám umožní zvolit středisko a období pro výpočet až při vlastním výpočtu sestavy. Na záložce Parametry výpočtu zadejte parametr č.1 typu organizační struktura a parametr č.2 typu řetězec. Nyní při výpočtu sestavy vždy dostanete dotaz na zadání parametrů param1 a param2. Pokud zadáte např. hodnotu parametru param1=003 a param2= : , vrátí funkce zůstatek účtu v hlavní měně, za středisko 003, za období až Přehled a popis funkcí a parametrů Při definování funkcí je třeba dodržet následující zásady: Parametry typu řetězec se zadávají uzavřené do uvozovek ("xxx"), ne do apostrofů ( xxx ). Funkce se do buněk zadávají bez počátečního rovná se (=), tedy nikoliv jako v MS Excelu. Komentář se uvozuje středníkem (;). Takto zapsaná buňka se nevypočítá. Datum se zadává buď ve formátu $DD.MM.RRRR, nebo jako řetězec "DD.MM.RRRR". Oba zápisy lze použít pro parametry funkcí STAVUS1 a STAVUS2, druhý zápis lze použít při zadání výčtového parametru (např. "DD.MM.RRRR,DD.MM.RRRR"). Lze tedy zadat STAVUS(...,$ ) nebo STAVUS(...," "), ale nelze zadat STAVUS(...,$ ,$ ), pouze STAVUS(...,VYCET(A1,A2)), kde v buňce A1 bude $ (nebo " ") a v buňce A2 pak $ (nebo " "). Výčet dat pomocí dvojtečky (intervalové zadání, lze zadat pouze jako "DD.MM.RRRR:DD.MM.RRRR", např. STAVUS(...," : "). Zvláštním případem zadání datumu je tvar 00RRRR nebo 00.RRRR. Takto zadané datum zahrne do funkce pouze doklady s atributem Počáteční stav. 168

169 Odkazy na definovatelné parametry výpočtu se zadávají pomocí klíčového slova param a čísla parametru, tedy param1, param2 atd. Vlastní hodnota parametru se do uvozovek neuzavírá. Odkazy na buňky se zadávají jako absolutní a relativní, podobně jako v prostředí MS Excel. Absolutní odkazy se zadávají pomocí znaku $. Při vložení nebo smazání řádku či sloupce nebo při jejich přetažení myší, se aktualizují pouze relativní odkazy. V případě, že aktualizovaný odkaz ukazuje mimo sestavu, objeví se na jeho místě text #REF! Funkce STAVUS1 a STAVUS2 STAVUS1(typ,mena,ucet,stredisko,datum) STAVUS2(typ,mena,ucet,stredisko,datum) Tyto funkce vrací stav účtu za středisko k danému datu nebo za dané období, případně počáteční stav účtu. STAVUS1 vrací hodnotu napočítanou za dané středisko a všechna jeho podstřediska. Celková hodnota napočítaná ze všech dokladů (se střediskem zadaným i nezadaným) se získá tak, že se parametr stredisko nechá prázdný. STAVUS2 vrací hodnotu pouze za dané středisko. Pokud se parametr stredisko nechá prázdný, vrátí hodnotu napočítanou ze všech dokladů, které nemají zadané středisko. Popis parametrů: typ zadává se jeden z následujících znaků: "M" - celková částka Má dáti "D" - celková částka Dal "Z" - zůstatek - rozdíl částek Má dáti a Dal mena zadává se jeden z následujících znaků: "H" - částka v hlavní měně "C" - částka v cizí měně ucet zadává se číslo účtu, např Je možno použít rozšířený parametr, např. 311% viz kap. Rozšířené parametry. stredisko zadává se číslo střediska - organizační struktury, např Je možno použít rozšířený parametr, např. 001:003 viz kap. Rozšířené parametry. datum zadává se datum dne, pro který chcete zjistit stav účtu ve tvaru DD.MM.RRRR, např Je možno použít rozšířený parametr bez použití zástupných znaků (pouze výčet pomocí čárky či dvojtečky), např : viz kap. Rozšířené parametry. Datum lze zadat i ve tvaru MM.RRRR nebo M.RRRR. Funkce pak vrátí stav za příslušný měsíc a rok. Zvláštním případem zadání datumu je tvar 00RRRR nebo 00.RRRR. Takto zadané datum zahrne do funkce pouze doklady s atributem Počáteční stav. 169

170 Počáteční a koncový stav lze zadat i následujícím způsobem: Px = počáteční stav období číslo x, Kx = koncový stav období číslo x. Tento způsob nelze použít ve výčtu pomocí dvojtečky. Všechny parametry jsou typu řetězec, musí tedy být uzavřeny do uvozovek! Příklad funkce definované sestavy STAVUS1 a STAVUS2 STAVUS1("Z","H","321100",""," ") Takto zapsaná funkce vrátí zůstatek počátečního stavu účtu v hlavní měně, za všechna střediska. STAVUS2("D","H","321100"," "," ") Takto zapsaná funkce vrátí obrat účtu na straně dal v hlavní měně, za středisko ke dni STAVUS1("Z","H","311%","","P1,1.2001:6.2001") Takto zapsaná funkce vrátí zůstatek všech účtů syntetiky 311 v hlavní měně za leden až červen roku 2001 včetně počátečního stavu období číslo 1. Funkce SALDO SALDO(skupina,typ,mena,parznak,stredisko,zakazka,organizace,datsplatno,datuhrady) Tato funkce vrací aktuální stav vybraného saldokonta. Popis parametrů: skupina zadává se číslo saldokontní skupiny, např typ zadává se jeden z následujících znaků: "M" - celková částka Má dáti "D" - celková částka Dal "1" - rozdíl částek Má dáti a Dal "S" - celková částka Splatno "U" - celková částka Uhrazeno "2" - rozdíl částek Splatno a Uhrazeno mena zadává se kód měny, pro kterou chcete částku získat. Pro získání částky v hlavní měně se vyplňuje prázdný řetězec (tedy ). parznak zadává se párovací znak. Pokud není v dané saldokontní skupině párovací znak sledován, může být zadáno cokoliv, protože se nebere v úvahu. Je možno použít rozšířený parametr. 170

171 stredisko zadává se číslo střediska - organizační struktury. Pokud není v dané saldokontní skupině středisko sledováno, může být zadáno cokoliv, protože se nebere v úvahu. Je možno použít rozšířený parametr. zakazka zadává se číslo zakázky dlouhé maximálně 15 znaků. Pokud není v dané saldokontní skupině zakázka sledována, může být zadáno cokoliv, protože se nebere v úvahu. Je možno použít rozšířený parametr. organizace zadává se číslo organizace. Pokud není v dané saldokontní skupině organizace sledována, může být zadáno cokoliv, protože se nebere v úvahu. Je možno použít rozšířený parametr bez použití zástupných znaků (pouze výčet pomocí čárky či dvojtečky). Při zadání pomocí výčtu je nutno parametr uzavřít do uvozovek. datsplatno zadává se datum splatnosti nebo rozmezí datumů od:do, popř. výčet pomocí čárky. Je také možno zadat hodnoty NULL a NOT NULL (pouze samostatně, nemohou být součástí výčtu). datuhrady zadává se datum úhrady nebo rozmezí datumů od:do, popř. výčet pomocí čárky. Je také možno zadat hodnoty NULL a NOT NULL (pouze samostatně, nemohou být součástí výčtu). Všechny parametry, kromě parametru organizace jsou typu řetězec, musí tedy být uzavřeny do uvozovek! Parametr organizace se zadává jako celé číslo. Parametry datsplatno a datuhrady nejsou povinné a nemusí být ve funkci uvedeny. Příklad funkce definované sestavy SALDO SALDO("100","1",""," "," "," ",55) Takto zapsaná funkce vrátí aktuální stav saldokonta saldokontní skupiny 100 v hlavní měně, pro párovací znak , středisko , zakázku a organizaci číslo 55. Funkce DENIK DENIK(typ,mena[,par1[,par2[,par3...[,par25]]]]) Tato funkce vrací hodnotu z účetního deníku podle zadaných parametrů. Parametry typ a mena jsou povinné, ostatní parametry jsou volitelné. Funkce vrátí výsledek za ty parametry, které jste zadali. Popis parametrů: typ zadává se jeden z následujících znaků: "M" - celková částka Má dáti "D" - celková částka Dal "Z" - zůstatek - rozdíl částek Má dáti a Dal mena zadává se jeden z následujících znaků: "H" - částka v hlavní měně 171

172 "C" - částka v cizí měně Jako parametr par1 až par25 definujete upřesňující parametry. Druh parametru a jeho hodnota se odděluje pomocí znaku rovná se (=) nebo nerovná se (<>). U každého parametru (kromě DATN, který se nechá prázdný) je možno použít rozšířený parametr. OBD - zadává se číslo období UCET - zadává se číslo účtu UCT2 - zadává se druhé číslo účtu UDPH - zadává se číslo účtu DPH DUD - zadává se druh účetního dokladu ZAK - zadává se číslo zakázky ORG - zadává se číslo organizace TYPO - zadává se typ organizace (O - odběratel, D - dodavatel, OD - odběratel nebo dodavatel, X - odběratel i dodavatel zároveň) UTV - zadává se číslo útvaru NOK - zadává se číslo nákladového okruhu ZAM - zadává se číslo zaměstnance VOZ - zadává se SPZ vozidla PARZ - zadává se párovací znak OSTV - zadává se číslo období stavu ODPH - zadává se číslo období DPH CISD - zadává se číslo dokladu MENA - zadává se kód měny DATP - zadává se datum případu ve tvaru DD.MM.RRRR DATS - zadává se datum splatnosti ve tvaru DD.MM.RRRR DATU - zadává se datum úhrady ve tvaru DD.MM.RRRR DATN - tento parametr se nechává prázdný. Funkce napočte všechny doklady, které nemají vyplněn ani datum splatnosti, ani datum úhrady. DRDT - zadává se druh data pomocí čísla 0, 1 nebo 2. (0 - Není datum, 1 - Datum splatnosti, 2 - Datum úhrady) STAV - zadává se stav dokladu pomocí čísla 0, 1 nebo 2. (0 - Běžný stav, 1 - Počáteční stav, 2 - Koncový stav) FAZE - zadává se fáze rozpracovanosti dokladu pomocí čísla 0, 1 nebo 2. (0 - Pořízeno, 1 - Účtováno, 2 - Uzavřeno) DUZP - zadává se datum uskutečnění zdanitelného plnění ve tvaru DD.MM.RRRR Příklady funkce definované sestavy DENIK DENIK("M", H,"OBD=1,2", DUD=001 ) Takto zapsaná funkce vrátí částku strany Má Dáti v hlavní účetní měně za doklady účetního deníku pořízené v obdobích číslo 1 a 2 s druhem účetního dokladu

173 DENIK("M", H,"OBD=2", DUD<>001 ) Takto zapsaná funkce vrátí částku strany Má Dáti v hlavní účetní měně za doklady účetního deníku pořízené v období číslo 2 ze všech druhů účetních dokladů kromě druhu dokladu 001. DENIK("Z", H,"OBD=1,2", DUD=001, ZAK= ) Takto zapsaná funkce vrátí zůstatek (tedy rozdíl částky Má Dáti a Dal) v hlavní účetní měně za doklady účetního deníku pořízené v obdobích číslo 1 a 2 s druhem účetního dokladu 001 a nevyplněnou zakázkou. DENIK("D", H,"OBD=1", DUD= + VYCET(A1:A10)) Takto zapsaná funkce vrátí částku strany Dal v hlavní účetní měně za doklady účetního deníku pořízené v období číslo 1 s druhy účetního dokladu uvedenými v buňkách A1 až A10. DENIK("D", H,"OBD=1", DUD=FV1, ORG=578, ZAK= + param5) Takto zapsaná funkce vrátí částku strany Dal v hlavní účetní měně za doklady účetního deníku pořízené v období číslo 1 s druhem účetního dokladu FV1, číslem organizace 578 a číslem zakázky uvedeným v definovaném parametru číslo 5. Funkce SALSK SALSK(skupina,polozka) Tato funkce vrací údaje saldokontní skupiny. Popis parametrů: skupina zadává se číslo saldokontní skupiny, např polozka zadává se jeden z následujících údajů: "NAZEV" - vrátí název saldokontní skupiny "UCTY" - vrátí přehled účtů zadaných v saldokontní skupině Pokud parametr polozka není vyplněn nebo je ponechán prázdný řetězec, vrátí funkce název saldokontní skupiny. Funkce UCTROZ UCTROZ(ucet,obdobi,polozka) Tato funkce vrací údaje o účtu, který je definován v účtovém rozvrhu. Např. funkce UCTROZ("321100",1,"NAZEV") vrátí název účtu číslo , který je nadefinován v účetním období číslo 1. Popis parametrů: ucet zadává se číslo účtu, např obdobi zadává se číslo účetního období, např. 1. polozka zadává se jeden z následujících údajů: NAZEV - vrátí název účtu NAZEV2 - vrátí druhý název účtu 173

174 UCET2 - vrátí číslo druhého účtu POVAHA - vrátí povahu účtu, tedy Rozvahový, Výsledkový, Podrozvahový ROZVAHA - vrátí povahu rozvahového účtu, tedy údaj z pole Rozvaha A/P VYSLEDOVKA - vrátí povahu výsledkového účtu, tedy údaj z pole Výsledovka D/N MENA - vrátí kód měny, která je na daném účtu sledována UCETZUST - vrátí účet zůstatku DPH - vrátí sazbu DPH, která je nastavena u účtů DPH UCTODPH - vrátí údaj o účtování DPH, tedy Není DPH, Ostatní, Dovoz PLNENI - vrátí směr plnění, tedy Vstup, Výstup Pokud parametr polozka není vyplněn nebo je ponechán prázdný řetězec, vrátí funkce název účtu. Funkce DUD DUD(cislo) Tato funkce vrací název druhu účetních dokladů. Jako parametr se zadává číslo druhu účetních dokladů, např. DUD( 012 ). Parametr cislo je typu řetězec, je tedy nutné jej uzavřít do uvozovek. Funkce OBDOBI OBDOBI(cislo,polozka) Tato funkce vrací údaje účetního období. Popis parametrů: cislo zadává se číslo účetního období, např. 1. polozka zadává se jeden z následujících údajů: "NAZEV" - vrátí název účetního období "DATOD" - vrátí datum počátku účetního období "DATDO" - vrátí datum konce účetního období "ODDO" - vrátí datové meze daného období vhodné pro použití jako výčtový parametr v jiných funkcích. Např. funkce OBDOBI(1,"ODDO") vrátí : Pokud parametr polozka není vyplněn nebo je ponechán prázdný řetězec, vrátí funkce název účetního období. Funkce OSTAVU OSTAVU(cislo,polozka) Tato funkce vrací údaje období stavu. Popis parametrů: cislo zadává se číslo období stavu (naleznete jej v přehledu Pomocné číselníky - Období - Období stavu), např. 8. polozka zadává se jeden z následujících údajů: 174

175 "NAZEV" - vrátí název období stavu "DATOD" - vrátí datum počátku období stavu "DATDO" - vrátí datum konce období stavu "ODDO" - vrátí datové meze daného období stavu ve tvaru DatumOD:DatumDO, např : Pokud parametr polozka není vyplněn nebo je ponechán prázdný řetězec, vrátí funkce název období stavu. Funkce OBDDPH OBDDPH(cislo,polozka) Tato funkce vrací údaje období DPH. Popis parametrů: cislo zadává se číslo období DPH (naleznete jej v přehledu Účetnictví - Číselník období DPH), např. 8. polozka zadává se jeden z následujících údajů: "NAZEV" - vrátí název období DPH "DATOD" - vrátí datum počátku období DPH "DATDO" - vrátí datum konce období DPH "ODDO" - vrátí datové meze daného období DPH ve tvaru DatumOD:DatumDO, např : Pokud parametr polozka není vyplněn nebo je ponechán prázdný řetězec, vrátí funkce název období stavu. Funkce NOKRUH NOKRUH(cislo) Tato funkce vrací název nákladového okruhu. Jako parametr se zadává číslo nákladového okruhu, např. NOKRUH( 105 ). Parametr cislo je typu řetězec, je tedy nutné jej uzavřít do uvozovek. Funkce ZAKK ZAKK(cislo,polozka) Tato funkce vrací hodnotu položky z karty zakázky. Popis parametrů: cislo zadává se číslo zakázky uzavřené do uvozovek, např. " ". polozka zadává se jeden z následujících údajů: "NAZEV" - vrátí název zakázky "NAZEV2" - vrátí druhý název zakázky 175

176 Pokud parametr polozka není vyplněn nebo je ponechán prázdný řetězec, vrátí funkce název zakázky. Funkce ZAMK ZAMK(cislo,polozka) Tato funkce vrací hodnotu položky z karty zaměstnance. Popis parametrů: cislo zadává se číslo zaměstnance, např. 54. polozka zadává se jeden z následujících údajů: "PRJMENO" - vrátí příjmení a jméno zaměstnance "PRIJMENI" - vrátí příjmení zaměstnance "JMENO" - vrátí jméno zaměstnance "RODCIS" - vrátí rodné číslo zaměstnance "DATNAR" - vrátí datum narození zaměstnance "PRTITUL" - vrátí titul před jménem zaměstnance "ZATITUL" - vrátí titul za jménem zaměstnance Pokud parametr polozka není vyplněn nebo je ponechán prázdný řetězec, vrátí funkce příjmení a jméno zaměstnance. Funkce ORGK ORGK(cislo,polozka) Tato funkce vrací údaje o organizaci z karty organizace. Např. funkce ORGK(1054,"NAZEV") vrátí název organizace číslo Popis parametrů: cislo zadává se číslo organizace, např polozka zadává se jeden z následujících údajů: NAZEV - vrátí název organizace NAZEV2 - vrátí druhý název organizace ULICE - vrátí údaj adresy - ulici organizace MISTO - vrátí údaj adresy - místo sídla organizace PSC - vrátí údaj adresy - PSČ DIC - vrátí daňové identifikační číslo organizace ICO - vrátí identifikační číslo organizace DRUHCIN - vrátí druh činnosti organizace Pokud parametr polozka není vyplněn nebo je ponechán prázdný řetězec, vrátí funkce název organizace. 176

177 Funkce IF IF (podmínka,vyraz1,vyraz2) Tato funkce vrátí hodnotu parametru vyraz1, pokud je zadaná podmínka vyhodnocena jako PRAVDA, a hodnotu parametru vyraz2, pokud je zadaná podmínka vyhodnocena jako NEPRAVDA. Funkce IF se používá například při testování hodnot, které vracejí jiné funkce. Popis parametrů: podmínka - libovolná podmínka nebo výraz, který může být vyhodnocen jako PRAVDA nebo NEPRAVDA, například B3>=5. Pokud je v buňce B3 hodnota rovná nebo větší než 5, je tento výraz vyhodnocen jako PRAVDA. V opačném případě je vyhodnocen jako NEPRAVDA. vyraz1 - hodnota, kterou funkce vrátí, jestliže parametr podmínka je PRAVDA. Je-li tento parametr například řetězec Aktivní a podmínka je vyhodnocena jako PRAVDA, zobrazí funkce IF text Aktivní. vyraz2 - hodnota, kterou funkce vrátí, jestliže parametr podmínka je NEPRAVDA. Je-li tento parametr například řetězec Pasivní a podmínka je vyhodnocena jako NEPRAVDA, zobrazí funkce IF text Pasivní. Typ sloupce a hodnota, kterou vrací parametry vyraz1 a vyraz2 musí být totožné. Jestliže například sloupec, ve kterém používáte funkci IF je číselného typu, musí parametr vyraz1 a vyraz2 vracet číselnou hodnotu. Obdobné pravidlo platí i pro typ řetězec, případně datum. Příklad funkce definované sestavy IF IF(STAVUS1("Z","H","336%",""," : ")>0,STAVUS1("Z","H","336%",""," : "),0) Takto zapsaná funkce nejprve vyčíslí zůstatek syntetického účtu 336 v hlavní účetní měně za období od do a zjistí, je-li větší než 0. Pokud ano (tedy pokud je podmínka PRAVDA), vrátí funkce zůstatek syntetického účtu 336. Pokud ne (tedy pokud je podmínka NEPRAVDA), vrátí funkce hodnotu 0. Funkce SUM SUM (od:do) Tato funkce sečte hodnoty v buňkách, na které odkazuje, např. SUM (A1:D5). Funkce ROUND ROUND(cislo,pocet_mist,hranice) Tato funkce provede zaokrouhlení parametru cislo podle kritérií uvedených v parametrech pocet_mist a hranice. Popis parametrů: 177

178 cislo libovolný číselný údaj zapsaný jako odkaz na jinou buňku nebo vrácený jinou funkcí. pocet_mist zadává se počet míst, na které má být číslo zaokrouhleno. Hodnota jedna provede zaokrouhlení na desetiny, hodnota nula na jednotky, hodnota mínus jedna na desítky, hodnota mínus dva na stovky, hodnota mínus tři na tisíce. hranice určuje, do kterého čísla se zaokrouhluje dolů. Nejčastější hodnota je čtyři. Pokud chcete zaokrouhlit vždy dolů, zadejte devět, pokud chcete zaokrouhlit vždy nahoru zadejte číslo nula. Příklad funkce definované sestavy ROUND ROUND(STAVUS1("Z","H","336%",""," : "),0,9) Takto zapsaná funkce vyčíslí zůstatek syntetického účtu 336 v hlavní účetní měně za období od do a zaokrouhlí jej na celé koruny směrem dolů. Funkce ABS ABS(cislo) Tato funkce vrátí absolutní hodnotu parametru cislo. Parametr může být hodnota vrácená jinou funkcí nebo hodnota vypočtená z jiných buněk, např. ABS(B1-D1). Funkce SQRT SQRT(cislo) Tato funkce spočte druhou odmocninu parametru cislo. Parametr může být hodnota vrácená jinou funkcí nebo odkaz na jinou buňku sestavy. Funkce VYCET VYCET(od:do) Tato funkce spojí hodnoty v buňkách, na které odkazuje, do výčtového parametru. Vezme hodnoty v buňkách a udělá z nich řetězec, kde každá hodnota je oddělena čárkou. Do funkcí STAVUS1, STAVUS2 a SALDO nelze zadat výčet přímo výčtem buněk, ale právě pomocí této funkce, např. VYCET(D4:E6). Funkce TRIM TRIM(retezec) Tato funkce odstraní z textového údaje (řetězce znaků) všechny mezery před prvním znakem zleva a za posledním znakem zprava. Funkce TODAY a TIME Funkce TODAY vrátí systémové datum a funkce TIME systémový čas počítače, na kterém proběhl výpočet sestavy. Funkce INT INT(cislo,dolni_mez,horni_mez) 178

179 Tato funkce vrátí hodnotu 1-pravda nebo 0-nepravda pokud zadané číslo je nebo není v rozmezí dolní a horní meze. Číslo může být zadáno odkazem do jiné buňky nebo může být uvnitř funkce INT - k výpočtu parametru cislo - použita funkce jiná. Funkce INCDATE INCDATE(datum,den,mesic,rok) Tato funkce změní vstupní datum o zadaný počet dní, měsíců a roků. Datum lze zadat parametrem, odkazem do jiné buňky nebo ve formátu "DD.MM.RRRR", případně $DD.MM.RRRR. Příklad funkce definované sestavy INCDATE INCDATE($ , 1, -1, 10) Takto zapsaná funkce vrátí jako hodnotu datum vstupní datum je změněno o jeden den nahoru, jeden měsíc dolů a deset let nahoru. Odkaz na buňku jiné sestavy S<cislo_sestavy>_<bunka> Takto lze zapsat odkaz na buňku v jiné sestavě, např. S7_B5. Toho lze využít jako samostatné funkce, nebo pro převzetí hodnoty parametru uvnitř jiné funkce. Sestava, ze které hodnotu přebíráte, musí být vypočtena, jinak systém při ukládání sestavy ohlásí chybu, např. Odkaz na nevypočtenou sestavu v položce S7_B5! Do výpočtových vzorců lze vložit odkaz na buňku v jiné sestavě buď přímo zapsáním, pokud znáte číslo sestavy a buňky, nebo otevřením jiné sestavy a převodem buňky. Provedete to následovně. Klepnutím na pomocné tlačítko ( ) v poli Předpis otevřete přehled Definované sestavy. Vyberete sestavu, ze které chcete použít nějaký výsledek ve vaší nové sestavě a stiskem tlačítka Přenos se otevřou řádky a sloupce sestavy. Kurzorem se nastavíte do buňky, jejíž výsledek chcete použít jako vstup ve vzorci nové sestavy a stiskem tlačítka OK k tomuto přenosu dojde. Odkaz se zapíše např. ve formě S3_B2, kde S3 značí sestavu č.3 a B2 buňku ve druhém řádku, ve sloupci B. Rozšířené parametry Některé parametry lze zadávat výčtem, popř. v nich použít zástupné znaky, nebo obě možnosti zkombinovat. Zástupné znaky nelze použít v parametrech typu číselná hodnota a datum. Zde najdete přehled a popis zástupných znaků: % (procento) Zastupuje jakýkoliv řetězec znaků o délce >= 0. Např. 311% bere v úvahu všechny účty začínající 311, tedy např , atd. _ (podtržítko) Zastupuje jakýkoliv právě jeden znak. _11000 bere v úvahu všechny účty začínající jakýmkoliv znakem a končící na 11000, tedy např , atd. [ ] Zastupuje jakýkoliv jednotlivý znak ve specifikovaném rozsahu ([a-z]) nebo množině ([abcdef]). [1-3][5]1000 bere v úvahu účty , a

180 [^ ] Zastupuje jakýkoliv jednotlivý znak mimo specifikovaný rozsah ([^a-z]) nebo množinu ([^abcdef]). [1-3][^5]1000 bere v úvahu účty, které začínají číslicí 1, 2 nebo 3, nemají na druhé pozici číslici 5 a končí Zástupné znaky lze samozřejmě kombinovat. Například [123] % bere v úvahu účty, která začínají číslicí 1, 2 nebo 3, na druhé a třetí pozici mají jakýkoliv znak a končí čímkoliv - např. 155, 1689, apod. Místo složitého opětovného vypisování funkcí, je možno využít zadání parametru výčtem. Výčtový parametr se vždy zadává uzavřený do uvozovek. Prostý výčet - výčet jednotlivých hodnot oddělených čárkou STAVUS1(..., ,...) + STAVUS1(..., ,...) + STAVUS1(..., ,...) = STAVUS1(..., ,312000,313000,...) = STAVUS1(..., 31[123]000,...) Zkrácený zápis výčtu - vymezení hranic výčtu pomocí dvojtečky Pokud je v parametru uvedeno více hodnot jedné řady, pak je možno výčet zapsat zkráceným zápisem. Zkrácený zápis 001,002,003 je 001:003. U zkráceného zápisu výčtu u parametru středisko je výjimka. Pokud se meze výčtu zadají stejně dlouhé (001:003), berou se v úvahu pouze střediska na stejné úrovni - v tomto případě to budou střediska 001, 002 a 003. Kdyby bylo zadáno např :003, vezmou se v úvahu všechna střediska i podstřediska mezi zadanými hranicemi (např , 002, apod.). U ostatních parametrů toto omezení neplatí - např. pokud pro účet zadám výčet 311:315, berou se v úvahu všechny účty mezi těmito hranicemi (311, , , , , 315). STAVUS2(..., 001,...) + STAVUS2(..., 002,...) + STAVUS2(..., 003,...) = STAVUS2(..., 001,002,003,...) = STAVUS2(..., 001:003,...) = STAVUS2(..., 00[1-3],...) = STAVUS2(..., 00[123],...) Odkaz na jiné buňky zadání výčtu pomocí odkazu na jiné buňky Pokud pro následující buňky platí A1 = "001, A2 = 002, A3 = 003, pak lze zadat: STAVUS2(..., 001:003,...) = STAVUS2(...,A1:A3,...) Dejte pozor na rozdílné chování funkcí při zadávání prostého výčtu (hodnoty oddělené čárkou) a zkráceného výčtu (hranice vymezené dvojtečkou). Funkce STAVUS1(, , ) vrátí výsledek za zadané dny, tedy a Naproti tomu funkce STAVUS1(, : ) vrátí výsledek za celé období, tedy od do

181 Stavy účtů V tomto přehledu zjistíte počáteční stavy, obraty a koncové stavy účtů z vašeho účtového rozvrhu za zvolený den, měsíc nebo celé účetní období. U účtů, kde bylo účtováno na útvary z organizační struktury, můžete zjistit tyto údaje za všechny úrovně struktury i za organizaci celkem. Klepnutím na volbu Účetnictví, Stavy účtů v hlavní nabídce stromové struktury se otevře přehled vytvořených Skupin stavu účtů. Po prvním spuštění systému Helios Orange je v přehledu automaticky vytvořena skupina 001 pro všechny účty a všechna střediska a skupina 002 pro všechny účty a žádná střediska. Režim nápočtu stavů na účtech je nastaven na ON-LINE, stavy se tedy aktualizují automaticky po zaúčtování každého účetního dokladu. Obě automaticky vytvořené skupiny lze smazat a vytvořit skupiny vlastní (např. pokud nepotřebujete zjišťovat stavy za jednotlivá střediska z vaší organizační struktury, bylo by zbytečné zatěžovat systém nápočtem stavů skupiny 001). U každé skupiny si můžete nadefinovat, za které účty a za která střediska chcete stavy sledovat. Pokud chcete vytvořit novou Skupinu stavu účtů (popř. stávající upravovat), musíte nastavit režim nápočtu OFF- LINE. Stejně tak můžete nastavit režim nápočtu ON-LINE (po zaúčtování každého dokladu) nebo OFF-LINE (stavy se nepočítají při účtování dokladů, ale až na vyžádání uživatele). Toto nastavení režimu nápočtů se provádí v přehledu Pomocné číselníky, Období hlavní nabídky stromové struktury. 181

182 Nová skupina stavu účtů Vytvářet nové skupiny, mazat skupiny, případně opravovat definici stávajících skupin stavu účtů lze pouze v režimu OFF-LINE. Jak již bylo zmíněno, změnu režimu lze provést v přehledu Pomocné číselníky, Období hlavní nabídky stromové struktury. Založení nové skupiny stavů Vytvoření nové skupiny stavu účtů provedete stiskem tlačítka Nový v panelu nástrojů. Otevře se formulář, ve kterém vyplníte nejprve číslo a název skupiny. Poté skupinu uložíte stiskem tlačítka OK a systém ji založí ve všech účetních obdobích. Teprve nyní (po uložení) můžete otevřít skupinu k opravě a doplnit tyto údaje: Účty výběr V poli se seznamem vybíráte ze dvou možností: Všechny v takto nadefinované skupině se budou zobrazovat stavy všech účtů z vašeho účtového rozvrhu. Výběr po volbě této možnosti se zpřístupní záložka 2 Účty, na které lze vybrat, pro jaké účty chcete stavy zobrazovat. Na této záložce se pomocí tlačítka Nový přepnete do přehledu účtového rozvrhu, označíte ty účty, které chcete zařadit do skupiny a pomocí tlačítka Přenos je přenesete do skupiny stavu účtů. 182

183 Střediska výběr V poli se seznamem vybíráte z těchto možností: Žádné - v takto nadefinované skupině se nebudou zobrazovat stavy účtů za jednotlivá střediska z vaší organizační struktury, pouze za organizaci celkem. Všechna - v takto nadefinované skupině se budou zobrazovat stavy účtů za jednotlivá střediska z vaší organizační struktury i za organizaci celkem. Výběr - po volbě této možnosti se zpřístupní záložka 3 Střediska, na které lze vybrat, pro jaká střediska chcete stavy zobrazovat. Na této záložce se pomocí tlačítka Nový přepnete do přehledu organizační struktury, označíte ta střediska, která chcete zařadit do skupiny a pomocí tlačítka Přenos je přenesete do skupiny stavu účtů. Pouhým uložením skupiny stavu účtů nedojde k jejímu nápočtu. Toho docílíte buď volbou místní nabídky Aktualizace všech stavů (po ukončení se zobrazí infomativní hláška o ukončení aktualizace a do sloupečku datum aktualizace se doplní datum a čas poslední aktualizace) nebo přepnutím do režimu ON-LINE. Denní stavy Volbou této nabídky získáte účetní přehledy těch účtů a útvarů, které jsou zařazeny do skupiny, na níž jste nastaveni kurzorovým řádkem. Stavy účtů se vždy zobrazí ke zvolenému datu (automaticky je nastaven poslední den aktuálního měsíce) kumulativně od počátku aktivního účetního období. Informaci o aktuálně nastaveném koncovém datu naleznete v záhlaví okna přehledu Denní stavy účtů a útvarů. Datum, ke kterému chcete stavy účtů vidět, lze změnit potvrzením volby místní nabídky Změna konečného data. Systém vás vyzve k zadání nového datumu, ke kterému chcete stavy na účtech vidět. Datum zadáte přímo z klávesnice nebo můžete použít tlačítka s kalendářem k výběru data. Po stisku tlačítka OK systém zobrazí stavy účtů k zadanému datu. Přehled Denní stavy si můžete přizpůsobit pomocí volby Nastav. Můžete také využít distribuovaná uložená nastavení, která nejdete v seznamu uložených sestav. Pro využití těchto sestav musíte mít nastavenu konstantu Kumulované obraty v Možnosti Konfigurace / správa systému Systémové konstanty Účetnictví. Máte-li nastavenu volbu Kumulované obraty Měsíční, použijete sestavy obsahující (L - M). Máte-li nastavenu volbu Kumulované obraty Denní, použijete sestavy obsahující v názvu (L - D). Pomocí Nastav můžete do přehledu přidat symboly z následujících skupin (naleznete je v Nastav na záložce 1-Zobrazení). V zobrazitelných položkách Nastav je možno si zobrazit položky ze složek: Denní stavy účtů a útvarů - zde najdete symboly pro počáteční stav, obraty a koncový stav dne, ke kterému je přehled denních stavů účtů zobrazen. Můžete vybrat symboly pro hlavní účetní měnu nebo cizí měnu (zobrazí stav té měny, která je nastavena u účtu v účtovém rozvrhu), symboly pro útvary včetně všech podúrovní, příp. symboly pro jednu úroveň z organizační struktury (bez podúrovní). Asi nejdůležitějším symbolem z této 183

184 skupiny je D Zůstatek kon.stav, který zobrazí konečný stav účtu k vybranému dni. (Za středisko je to _D Zůstatek kon.stav.) Měsíční stavy účtů a útvarů - zde najdete symboly pro počáteční stav, obraty a koncový stav měsíce, ke kterému je přehled stavů zobrazen. Symboly z tohoto přehledu zobrazí vždy hodnoty za celý měsíc, nezáleží tedy na dni, který je nastaven jako konečné datum. Opět platí, že lze vybrat symboly pro hlavní měnu, cizí měnu, útvary včetně podúrovní nebo bez podúrovní. Roční stavy účtů a útvarů - zde najdete symboly pro počáteční stav, obraty a koncový stav období (roku), se kterým jste vstoupili do přehledu denních stavů. Symboly z tohoto přehledu zobrazí vždy hodnoty za celé účetní období (rok), nezáleží tedy na dni a měsíci, který je nastaven jako konečné datum. Opět platí, že lze vybrat symboly pro hlavní měnu, cizí měnu, útvary včetně podúrovní nebo bez podúrovní. Asi nejdůležitějšími symboly z této skupiny jsou R Zůst.poč.stav, který zobrazí počáteční stav účtu v daném účetním období a Zůstatek kon.stavu, který zobrazí koncový stav účtu v daném účetním období.(pro získání hodnot za dané středisko použijete _R Zůst.poč.stav a _Zůstatek kon.stavu). Denní kumulované obraty Tato skupina symbolů je použitelná pouze v případě, že konstanta Kumulované obraty (naleznete ji v menu Možnosti Konfigurace / správa systému Systémové konstanty Účetnictví, je nastavena na hodnotu Denní. Pokud tomu tak není, je u této skupiny symbolů zobrazeno slovo NENAPOČÍTÁNO a symboly nezobrazují žádné hodnoty. Obraty z této skupiny symbolů vracejí hodnoty vždy od počátku účetního období do zadaného koncového data. Opět platí, že lze vybrat symboly pro hlavní měnu, cizí měnu, útvary včetně podúrovní nebo bez podúrovní. Měsíční kumulované obraty - tato skupina symbolů je použitelná pouze v případě, že konstanta Kumulované obraty (naleznete ji v menu Možnosti Konfigurace / správa systému Systémové konstanty Účetnictví, je nastavena na hodnotu Měsíční. Pokud tomu tak není, je u této skupiny symbolů zobrazeno slovo NENAPOČÍTÁNO a symboly nezobrazují žádné hodnoty. Obraty z této skupiny symbolů vracejí hodnoty vždy od počátku účetního období do konce měsíce, který je dán zadaným koncovým datem. Opět platí, že lze vybrat symboly pro hlavní měnu, cizí měnu, útvary včetně podúrovní nebo bez podúrovní. Kumulované obraty v měsících - tato skupina symbolů je použitelná pouze v případě, že konstanta Kumulované obraty v měsících (naleznete ji v menu Možnosti Konfigurace / správa systému Systémové konstanty Účetnictví, je zaškrtnuta. Pokud tomu tak není, je u této skupiny symbolů zobrazeno slovo NENAPOČÍTÁNO a symboly nezobrazují žádné hodnoty. Obraty z této skupiny symbolů vracejí hodnoty vždy od počátku měsíce (který je dán zadaným koncovým datem) do zadaného koncového data. Opět platí, že lze vybrat symboly pro hlavní měnu, cizí měnu, útvary včetně podúrovní nebo bez podúrovní. U každého účtu (řádku přehledu) si můžete zobrazit chronologický přehled účetních zápisů, které tvoří stav účtu, na němž jste nastaveni kurzorem. Provedete to potvrzením volby místní nabídky Účetní řádky (klávesová zkratka Ctrl+U). Je však třeba si uvědomit, že přehled účetních zápisů je 184

185 zobrazen vždy od počátku účetního období do zvoleného koncového data, případně je zafiltrován za příslušný útvar z organizační struktury. Pokud např. vycházíte z přehledu denních stavů účtů, kde máte zařazeny pouze symboly pro měsíc nebo den, nezobrazí se přehled účetních zápisů pouze tohoto měsíce či dne, ale celého období až do zvoleného koncového data (jak již bylo zmíněno výše). Případné zafiltrování za měsíc či den musíte provést pomocí Nastav v chronologickém přehledu účetních zápisů! UPOZORNĚNÍ Do stavů účtů se promítnou pouze ty doklady, jejichž rozpracovanost je ve stavu účtováno nebo uzavřeno! Doklady ve stavu rozpracovanosti pořízeno, které lze libovolně opravovat a mazat, se do stavů účtů nepromítají. Stavy období stavu V tomto přehledu naleznete stavy těch účtů a útvarů, které jsou zařazeny do skupiny, na níž jste nastaveni kurzorovým řádkem. Stavy se vždy zobrazí za všechna období stavu, která máte vytvořena v přehledu Pomocné číselníky, Období, Období stavu hlavní nabídky stromové struktury a která obsahují alespoň jeden účetní zápis ve fázi účtováno nebo uzavřeno. V přehledu tedy naleznete pouze ta období stavu, která obsahují nějaké účetní zápisy a pouze ty účty a útvary, na kterých bylo účtováno do příslušných období stavu. U každého účtu si můžete zobrazit chronologický přehled účetních zápisů, které tvoří stav účtu, na němž jste nastaveni kurzorem. Provedete to potvrzením volby místní nabídky Účetní zápisy. Pokud budete chtít zobrazit stavy účtů k nějakému konkrétnímu období (např. vytvořit sestavu k určitému období stavu), pomocí volby místní nabídky Stavy k vybranému období stavu vyberete období, ke kterému budete chtít zobrazení. Aktualizace všech stavů účtů Tato volba je přístupná pro skupiny stavů účtů jak v režimu ON-LINE tak v režimu OFF-LINE. Přepočet nelze spustit pouze pro jednu skupinu nebo pro vybrané skupiny, provede se vždy pro všechny skupiny stavů. Po potvrzení této volby jste systémem dotázáni: Opravdu spustit aktualizaci stavů všech skupin v daném období? Po stisku tlačítka Ano jste vyzváni k zadání systémového hesla. Poté proběhne vlastní přepočet stavů na účtech. Doba přepočtu je závislá na množství účtů a útvarů, pro které se stavy počítají a samozřejmě na rychlosti počítače, na kterém přepočet běží. U skupin stavů v režimu OFF-LINE je datum a čas provedené aktualizace zapsán v přehledu do sloupce Datum aktualizace. Zablokování skupin stavů účtů Potvrzením této volby můžete nastavit u skupiny, na které jste nastaveni kurzorem (nebo u označených skupin) příznak blokování. Tento atribut nebrání práci se skupinou. Tuto skupinu lze aktualizovat i prohlížet její stavy. Příznaku blokování můžete využít k filtrování pomocí volby Nastav. Zablokování skupiny lze provést po zadání systémového hesla. 185

186 Odblokování skupin stavů účtů Potvrzením této volby můžete u vybraných skupin zrušit příznak blokování. Odblokování skupiny lze provést po zadání systémového hesla. Sumační stavy účtů Sumační stavy účtů zobrazíte v přehledu Denní stavy poklepáním myší nebo stiskem klávesy <Enter> na účtu, na kterém jste nastaveni kurzorovým řádkem. Zobrazí se formulář se stavy účtu za zvolené období. U účtů vedených pouze v Kč má tento formulář jen záložku Stavy hlavní měny. U účtů, na kterých je sledována i cizí měna, tj. mají v přehledu Účtový rozvrh nastaveno sledování cizí měny, najdete ještě záložku Stavy cizí měny. Všechny stavy a obraty na této záložce jsou pak uvedeny v té měně, která je nastavena v účtovém rozvrhu. V případě existence byť jediného dokladu s daným účtem a zadanou jinou cizí měnou, než je zadána na účtu, vedle kódu měny bude zobrazeno výrazné upozornění "Pozor, existují doklady s jinou měnou!". Ve formuláři jsou zobrazeny informace, kterého účtu, útvaru a případně cizí měny se zobrazené obraty a stavy týkají. V řádku DEN je uvedeno datum, ke kterému jsou stavy účtů zobrazeny. Podle tohoto data se přenesou i údaje na řádek MĚSÍC a OBDOBÍ. Údaje Období Od: Do: jsou vyplněny podle aktuálního účetního období. Ve sloupci Stav je uvedeno, které doklady jsou ve stavech daného řádku zohledněny. Jde o tyto možnosti: Běžný - zohlední se doklady běžného období PS - zohlední se doklady počátečního stavu KS - zohlední se doklady koncového stavu 186

187 V části tabulky Obrat jsou v řádku DEN obraty na straně Má Dáti a Dal platné pro konkrétní den, který je uveden v poli Do:. V části tabulky Konečný stav je hodnota zůstatku zadaného účtu (jde o rozdíl obratu MD a Dal), příp. účtu a útvaru, ke dni, který je uveden v poli Do:. Denní stavy účtů a útvarů Klepnutím na volbu Účetnictví, Stavy účtů, Denní stavy účtů a útvarů v hlavní nabídce stromové struktury se otevře chronologický přehled stavů účtů vašeho účtového rozvrhu. V přehledu vidíte u každého účtu stavy ze všech skupin, do kterých je účet zařazen. U každého účtu si můžete opět zobrazit chronologický přehled účetních zápisů, které tvoří stav účtu, na kterém jste nastaveni kurzorem. Provedete to potvrzením volby místní nabídky Účetní zápisy. Počáteční stavy Klepnutím na volbu Účetnictví, Stavy účtů, Počáteční stavy v hlavní nabídce stromové struktury obdržíte přehled počátečních stavů účtů z vašeho účtového rozvrhu. Tedy stavů tvořených těmi účetními zápisy, které mají nastaven atribut počáteční stav. U každého účtu si můžete opět zobrazit chronologický přehled účetních zápisů, které tvoří stav účtu, na kterém jste nastaveni kurzorem. Provedete to potvrzením volby místní nabídky Účetní zápisy. Konečné stavy Klepnutím na volbu Účetnictví, Stavy účtů, Konečné stavy v hlavní nabídce stromové struktury obdržíte přehled konečných stavů účtů z vašeho účtového rozvrhu. Tedy stavů tvořených těmi účetními zápisy, které mají nastaven atribut konečný stav. U každého účtu si můžete opět zobrazit chronologický přehled účetních zápisů, které tvoří stav účtu, na kterém jste nastaveni kurzorem. Provedete to potvrzením volby místní nabídky Účetní zápisy. 187

188 Upomínky Upomínky Položky upomínek Přehled upomínky slouží pro tisk, evidenci a editaci upomínek. V tomto přehledu nelze upomínky vystavovat, lze je však editovat a rušit. Přehled Upomínek otevřete z přehledu stromové struktury, volba Účetnictví, Upomínky chronologický přehled. Formulář Upomínky Upomínky se vystavují v přehledech jednotlivých saldokontních skupin k jednotlivým saldokontním složkám. V přehledu Upomínky lze však upomínky editovat, rušit a sdružovat. Formulář Upomínky otevřete tak, že se nastavíte na řádek dané upomínky a stisknete klávesu <Enter> nebo tlačítko Oprava. Formulář upomínky se skládá ze dvou záložek (i pro upomínky vystavené jednotlivě). Na první záložce 1 - Upomínka jsou souhrnné informace pro všechny případné jednotlivé položky, některé z údajů lze dodatečně opravit. Název upomínky, záhlaví formuláře a text upomínky se přebírá z vybraného stupně upomínky. A lze je dodatečně individuálně upravit dle potřeby. Dále je možné dodatečně změnit přednastavené bankovní spojení. Změnu provedete otevřením přehledu bankovních spojení vlastní organizace a vybráním příp. jiné bankovní spojení. 188

189 V pravé horní části formuláře lze editovat údaje o vlastní faktuře Číslo faktury. V pravé spodní části formuláře jsou údaje o Vystavení Datum (datum vystavení), Vyřizuje (kdo vystavil - podle jména přihlášeného uživatele, lze změnit - zadat z klávesnice nebo vybrat z číselníku Zaměstnanci) a Telefon (telefon lze zadat z klávesnice nebo vybrat z přehledu Kontakty). Na druhé záložce 2 - Položky upomínky je seznam všech upomínaných faktur, v případě jednotlivé upomínky je zde uveden jeden řádek. V tomto přehledu lze editovat pouze případné procento penalizace. Stisknutím tlačítka OPRAVA vyvoláte editační okno s možností úpravy % penalizace. Údaje upomínky uložíte stiskem tlačítka OK, pokud údaje nebudete chtít uložit, stisknete tlačítko Storno. Vlastní formulář upomínky vytisknete z přehledu upomínek stiskem klávesy <F8> nebo tlačítka Opis Tisk formulářem, otevře se přehled formulářů upomínek, a poklepáním myši se otevře náhled před tiskem upomínky. Upomínku můžete vytisknout na tiskárnu stiskem tlačítka Tisk (Print), pomocí tlačítek nebo Fax lze upomínku přímo odeslat jako nebo fax. 189

190 Upomínky Všechny upomínky se generují jak do položek upomínek, kde jsou zobrazeny jako jednotlivé faktury, tak do přehledu upomínky, zde, pokud jsou upomínky vystavovány akcí Hromadné vystavení upomínek, jsou zobrazeny jako sdružené dle organizace. Stupně upomínek Přehled Stupně upomínek slouží k přednastavení textů jednotlivých stupňů upomínek, případně i k přednastavení těchto textů v cizích jazycích. Přehled Stupně upomínek otevřete z přehledu stromové struktury, volba Účetnictví, Upomínky chronologický přehled, Stupně upomínek. Tyto přednastavené texty jednotlivých stupňů upomínek můžete v případě potřeby změnit pomocí tlačítka Oprava. Nový stupeň upomínky zadáte stiskem tlačítka Nový, otevře se formulář pro pořízení Stupně upomínky. V tomto formuláři se automaticky nabídne další pořadové číslo stupně upomínky (toto pořadové 190

191 číslo nelze editovat je nutno zadávat jednotlivé stupně upomínek po sobě). Dále zadáváte % penalizace, Počet dnů tolerance (Počet dnů tolerance se uplatňuje při zařazování faktur do a upravujete texty do textových polí Název upomínky, Záhlaví upomínky a Text upomínky. Tyto texty se automaticky nabídnou při tvorbě příslušného stupně upomínky (při vystavování vlastní upomínky lze tyto texty pro jednotlivé upomínky editovat). V menu místní nabídky jsou dvě akce specifické pro tento přehled. Přednastavit stupeň pro sdružené upomínky Po potvrzení této akce bude pro sdružené upomínky přednastaven ten stupeň, na kterém byl nastaven kurzor. Jazykové varianty Tato akce umožňuje k jednotlivým stupňům upomínek nastavit texty v cizím jazyce. Po potvrzení této nabídky se otevře přehled Texty v cizích jazycích. Pokud ještě nemáte k danému stupni definován žádný text, bude přehled prázdný. Pro definici nového textu stisknete tlačítko Nový <F2>. Otevře se formulář, kde nejprve vyplníte Komunikační jazyk upomínky. Stiskem pomocného tlačítka můžete vstoupit do pomocného číselníku Komunikační jazyky a vybraný jazyk přenést. Pokud již byl k danému stupni upomínky nadefinován nějaký text v cizím jazyce, nebude již v tomto přehledu tento jazyk zobrazen. Uvidíte tedy pouze ty jazyky, které nebyly na tomto stupni použity. Další pole na formuláři, která vyplníte, jsou Název upomínky, Záhlaví a Text upomínky. Tato pole vyplníte cizojazyčným textem. Formulář textu uložíte stiskem tlačítka OK. Ke každému stupni upomínek můžete vytvořit tolik textů, kolik cizích jazyků je nadefinováno v číselníku Komunikační jazyky. Upomínky Přehled upomínky slouží pro tisk, evidenci, opravy a vystavování sdružených upomínek dle organizace. Sdružené upomínky vystavujete přímo v chronologickém přehledu upomínek nad označenými upomínkami nebo v tomto přehledu sdružených upomínek. Po stisku tlačítka Nový nebo <F2> se zobrazí formulář nové sdružené upomínky, který obsahuje dvě záložky. Na záložce 1-Sdružená upomínka vyplňujete informační údaje a texty upomínky. Na záložce 2-Upomínky zařazujete upomínky. Po stisku tlačítka Nový nebo <F2> se zobrazí přehled vystavených upomínek. V tomto přehledu vybíráte upomínky, které mají být zařazeny na sdruženou upomínku. Po stisku tlačítka Přenos se vybrané upomínky přenesou. Stiskem tlačítka OK se sdružená upomínka uloží. Případnou nevyhovující položku na sdružené upomínce můžete smazat. Tisk sdružené upomínky provedete z přehledu stiskem klávesy <F8> nebo tlačítka Opis Tisk formulářem otevře se přehled formulářů sdružených upomínek, a poklepáním myši se otevře náhled před tiskem upomínky. Upomínku můžete vytisknout na tiskárnu stiskem tlačítka Tisk (Print), pomocí tlačítek nebo Fax lze upomínku přímo odeslat jako nebo fax. 191

192 Penalizační faktury Přehled Penalizační faktury položky penalizačních faktur Přehled Položky penalizačních faktur slouží pro tisk, evidenci a editaci penalizačních faktur (poplatků z prodlení). V tomto přehledu nelze vystavovat nové penalizační faktury, lze je editovat, případně rušit. Přehled Položky penalizačních faktur otevřete k editaci z přehledu stromové struktury, volba Účetnictví, Položky penalizačních faktur. Otevře se přehled. Formulář Penalizační faktury Penalizační faktury se vystavují v přehledech jednotlivých saldokontních skupin k jednotlivým saldokontním složkám. Formulář penalizační faktury otevřete k editaci tak, že stisknete klávesu <Enter> nebo tlačítko Oprava. Tím otevřete formulář pro editaci Penalizační faktury. Ve formuláři Penalizační faktury stiskem tlačítka lze otevřít přehled organizací a vybrat řádek jiné organizace (odběratele). Stiskem tlačítka Přenos přenesete do formuláře penalizační faktury číslo a název organizace (odběratele). Název penalizační faktury, Záhlaví penalizační faktury a Text penalizační faktury se přenáší z přednastavených parametrů, případně je lze libovolně v rámci daného počtu znaků editovat. Bankovní spojení vlastní organizace (pokud má vlastní organizace navázáno více bankovních spojení) lze otevřít a zaměnit za jiné bankovní spojení vlastní organizace. 192

193 V pravé horní části formuláře lze editovat údaje o vlastní faktuře Číslo faktury. V pravé spodní části formuláře lze editovat údaje o Vystavení Datum (datum vystavení), Vyřizuje (kdo vystavil - podle jména přihlášeného uživatele) a Telefon (telefon lze zadat z klávesnice nebo vybrat z přehledu Kontakty, který otevřete stiskem tlačítka nebo kombinace kláves <Ctrl><Enter>. Dále lze doplnit Symboly úhrady, variabilní a konstantní symbol. Změněné údaje penalizační faktury uložíte stiskem tlačítka OK, pokud údaje nebudete chtít uložit, stisknete tlačítko Storno. Vlastní formulář penalizační faktury vytisknete z přehledu penalizačních faktur stiskem klávesy <F8> nebo tlačítka Opis Tisk formulářem, otevře se přehled formulářů penalizačních faktur, a poklepáním myši se otevře náhled před tiskem penalizační faktury. Penalizační fakturu můžete vytisknout na tiskárnu stiskem tlačítka Tisk (Print), pomocí tlačítek nebo Fax lze penalizační fakturu přímo odeslat jako nebo fax. V případě, že chcete dodatečně změnit procento penalizace, můžete je změnit na záložce 2- Položky penalizační faktury. Na patřičném řádku můžete pomocí tlačítka Oprava změnit procento penalizace. Parametry penalizační faktury Penalizační poplatky mohou být nastaveny dvojím způsobem. Jednak v režimu smluvní penalizace, jednak zákonem stanovené procento. Režim penalizace nastavíte v Možnosti / Konfigurace - správa systému v konstantách pro účetnictví, popř. na Organizaci ve Způsobu platby. 193

194 V konfiguraci lze kromě režimu penalizace také nastavit jakým způsobem penále počítat: Z uhrazené částky - penále se počítá pouze z uhrazené částky faktury ke dni úhrady Z dlužné částky - penále se počítá pouze z neuhrazené částky faktury ke dni vystavení penalizační faktury Z částky faktury - penále se počítá vždy z celkové částky faktury ke dni vystavení penalizační faktury nebo ke dni poslední úhrady Dle použitého režimu přednastavíte v přehledu Parametry penalizační faktury procento, které se bude používat při penalizaci. Pokud vystavujete penalizační faktury ve smluvním režimu, nastavíte procento pomocí tlačítka Nový v následujícím editačním okně: Vyplníte: Procento penalizace - tímto procentem bude vypočteno penále za každý den prodlení od data splatnosti Počet dnů tolerance - počet dnů od data splatnosti, po který ještě nechcete vystavovat penalizační fakturu. 194

195 Např. označíte-li v saldokontu fakturu, která je po splatnosti 5 dní a v atributu počet dnů tolerance je vyplněno 10 dní, pak se penalizační faktura nevytvoří. Označíte-li tuto fakturu 11tý den, penále se vytvoří na všechny dny prodlení, tedy na celých 11 dní. Název penalizační faktury - název se tiskne do distribučního formuláře penalizační faktury Záhlaví penalizační faktury - text, který se tiskne do distribučního formuláře penalizační faktury Text penalizační faktury - se tiskne do distribučního formuláře penalizační faktury V případě použitého režimu zákonem stanovené penalizace přednastavíte procento stejným způsobem pouze se změnou režimu penalizace: 195

196 V editačním okně zadáte procento dle platného zákona a datum platnosti, od kterého platí zadaná sazba. Otevře se editor Parametry penalizační faktury, zobrazí se tlačítko nápovědy (?) s textem: Jedná se o pohledávky posuzované podle občanského zákoníku, nebo které se na občanský zákoník odkazují. Pokud se repo sazba ČNB platná k prvnímu dni pololetí změnila, je zapotřebí zadat i % penalizace s platností od prvního dne pololetí. Při zadávání atributu % penalizace je třeba % penalizace vypočítat podle vzorce: (právními předpisy stanovené pevné procento (v %) + repo sazba ČNB (v %)) / počet dní v roce Pokud zadáte více parametrů, můžete jeden parametr (řádek) přednastavit. Přednastavené procento se uplatní při vystavování penalizačních faktur jednotlivých i sdružených. Jazykové varianty Tato akce v menu místní nabídky umožňuje nastavit texty v cizím jazyce. Po potvrzení této nabídky se otevře přehled Texty v cizích jazycích. Pokud ještě nemáte definován žádný text, bude přehled prázdný. Pro definici nového textu stisknete tlačítko Nový <F2>. Otevře se formulář, kde nejprve vyplníte Komunikační jazyk. Stiskem pomocného tlačítka můžete vstoupit do pomocného číselníku Komunikační jazyky a vybraný jazyk přenést. Pokud již byl nadefinován nějaký text v cizím jazyce, nebude již v tomto přehledu tento jazyk zobrazen. Uvidíte tedy pouze ty jazyky, které nebyly použity. Další pole na formuláři, která vyplníte, jsou Název, Záhlaví a Text penalizační faktury. Tato pole vyplníte cizojazyčným textem. Formulář textu uložíte stiskem tlačítka OK. Penalizační faktury Přehled Penalizační faktury slouží pro tisk, evidenci, opravy a vystavování sdružených faktur. Sdružené faktury vystavujete buď ze saldokontní skupiny nebo ručně v tomto přehledu sdružených penalizačních faktur. Po stisku tlačítka Nový nebo <F2> se zobrazí formulář nové sdružené faktury, který obsahuje dvě záložky. Na záložce 1-Sdružená penalizační faktura vyplňujete informační údaje a texty faktury. Na záložce 2-Penalizační faktury zařazujete penalizační faktury. Po stisku tlačítka Nový nebo <F2> se zobrazí přehled vystavených penalizačních faktur. V tomto přehledu vybíráte penalizační faktury, které mají být zařazeny na sdruženou penalizační fakturu. Po stisku tlačítka Přenos se vybrané faktury přenesou. Stiskem tlačítka OK se sdružená penalizační faktura uloží. Případnou nevyhovující položku na sdružené penalizační faktuře můžete smazat. Tisk sdružené penalizační faktury provedete z přehledu stiskem klávesy <F8> nebo tlačítka Opis Tisk formulářem otevře se přehled formulářů sdružených pen. faktur a poklepáním myši se otevře náhled před tiskem faktury. Penalizační fakturu můžete vytisknout na tiskárnu stiskem tlačítka Tisk (Print), pomocí tlačítek nebo Fax lze fakturu přímo odeslat jako nebo fax. Každá penalizační faktura vystavená z přehledu Saldokonta je automaticky vystavena jako sdružená. To umožňuje následné zaúčtování z tohoto přehledu, prostřednictvím funkce Účtování v místní nabídce. 196

197 Po výběru akce účtování se přednabídne seznam účetních kódů (kódy nejsou standardní součástí Helios Orange a je třeba je nastavit). Pro zaúčtování penalizačního poplatku se nastavuje kontace dle běžných pravidel pro nastavení kontací (tj. je nutné vyplnit název a DUD). Př. nastavení kontace: (Druh pohybu je "Penalizační faktury" a v kontaci se používá druh řádku "Částka celkem (Hlavička)") Pro následný pohled do účetnictví můžete použít na označené jednotlivé penalizační faktuře volbu Pohled do účetnictví (CTRL+U), pro případné odúčtování volbu "Odúčtování dokladu". 197

198 2017 BüroKomplet, s.r.o. Příklady Příklad - bilanční sestava Příklad vytvoření sestavy pomocí funkce Nastav - bilanční sestava - zobrazení obratů a zůstatků rozvahových, výsledkových a podrozvahových účtů. Tato sestava se bude tvořit v nabídce Účetnictví, Účetní deník, Účetní deník celkem, kde je seznam všech dokladů ze všech druhů dokladů (sborníků) za vybrané účetní období (rok). Po stisku Nastav na záložce 1-Zobrazení zařadíme do zobrazitelných položek: ze skupiny Účet - Povaha účtu ze skupiny Účetní deník celkem - Částka DAL, Částka MD, Částka zůstatek. Na záložce 2-Třídění nastavíme Třídit dle položek položku Povaha účtu ze skupiny Účet. 198

199 Po stisku tlačítka OK se zobrazí přehled dokladů kde v Menu místní nabídky (např. stisk pravého tlačítka myši) potvrdíme nabídku Povolit seskupování (Ctrl+G). Uchopením záhlaví Povaha účtu levým tlačítkem myši a přetažením do seskupovacího řádku se provede seskupení dokladů. 199

200 Po stisku tlačítka Nastav na záložce 4 - Uložená nastavení si můžete toto nastavení uložit, do řádku Název uloženého nastavení zapíšete jak se má nastavení jmenovat a stiskem tlačítka Uložit bude nastavení uloženo. Pro příští použití tohoto nastavení ho stačí jednoduše vyvolat ze seznamu tlačítkem Sestavy. Nabídka Opis jen skupin provede opis přehledu pouze za seskupovací hledisko, tedy za povahu účtu. V sestavě bude tedy vidět součet rozvahových, výsledkových a podrozvahových účtů. V takto definovaném pohledu jsou zobrazeny všechny doklady, tedy doklady ve všech fázích pořízení (Pořízeno, Účtováno, Uzavřeno). Nemusí tedy souhlasit zůstatek účtů se zůstatkem ve skupinách stavu, pokud je některý z dokladů ve stavu Pořízeno. Příklad - doklady ve fázi Pořízeno Příklad vytvoření sestavy pomocí funkce Nastav - Kontrolní sestava na fázi dokladu Pořízeno (doklady ve fázi Pořízeno se nenačítají do stavů účtů, do saldokonta, do sestavy DPH). Tato sestava se bude tvořit v nabídce Účetnictví, Účetní deník, Účetní deník celkem, kde je seznam všech dokladů ze všech druhů dokladů (sborníků) za vybrané účetní období (rok). Po volbě Nastav je potřeba se přepnout na záložku 1-Zobrazení. Pro tuto kontrolní sestavu je nutno mít v přehledu dokladů zobrazen atribut Fáze, který pak v přehledu dokladů zobrazí sloupec, který ukáže, v jaké fázi rozpracovanosti se doklad nachází. Po rozkliknutí skupiny Účetní deník celkem je potřeba nalézt položku Fáze, kterou je potřeba přesunout do seznamu Zobrazované položky. Přesun provedete např. poklikáním na položku Fáze, položka se zařadí na konce seznamu zobrazovaných položek. Pro lepší přehlednost kontrolní sestavy přesuneme položku na začátek seznamu. Nastavíte se na položku Fáze v seznamu zobrazovaných položek a pomocí tlačítka šipky přesunete položku na počátek seznamu. 200

201 Dále je možno upravit podobným způsobem seznam zobrazovaných položek, pro tuto kontrolní sestavu (pro identifikaci dokladů) je vhodné mít v přehledu dokladů zařazeny minimálně tyto sloupce: Fáze, Druh účetního dokladu, Doklad (číslo dokladu). Mají-li být v přehledu dokladů vidět pouze ty doklady, které jsou ve fázi pořízeno, je potřeba ještě v Nastav na záložce 3 - Podmínky - filtr nastavit podmínku pro zobrazení těchto dokladů. Na této záložce v seznamu Filtrovatelné položky (po rozkliknutí skupiny Účetní deník celkem) naleznete položku Fáze, po stisku tlačítka Přidat nebo poklikání na tuto položku se zařadí do spodní části do Seznamu podmínek. Do sloupce Podmínka je potřeba nastavit "se rovná" a do sloupce Hodnota je potřeba nastavit Pořízeno. Na záložce 4 - Uložená nastavení si můžete toto nastavení uložit, do řádku Název uloženého nastavení zapíšete jak se má nastavení jmenovat a stiskem tlačítka Uložit bude nastavení uloženo. Pro příští použití tohoto nastavení ho stačí jednoduše vyvolat ze seznamu tlačítkem Sestavy. Po tomto nastavení a potvrzení tlačítkem OK bude v přehledu zařazen sloupec Fáze a zobrazeny pouze ty doklady, které se nacházejí ve fázi Pořízeno. Pokud se v této fázi nenachází žádný doklad, bude přehled dokladů prázdný. Příklad - Kontrola výkazů Po prvním výpočtu Výkazů v modulu Účetnictví - Výkazy je nutno provést kontroly, zda jste správně nastavili definice příslušných Výkazů. Rozdíly mohou vzniknout nejen neúplnou nebo chybnou definicí Výkazů, ale i chybným zaúčtováním. Proto je nutné nejprve zkontrolovat, zda je za dané období správně účtováno. 201

202 Kontrola účtování V modulu Účetnictví - Stavy účtů - SYSTEM zkontrolujte za příslušné období hospodářský výsledek. (Počítáte-li Výkazy např. za 1. pololetí 2009, proveďte výpočet na Stavech účtů v období 2009 se zadaným koncovým datem ) Pro kontrolu můžete použít sestavy typu Obratové předvahy. Její výběr je ovlivněn nastavením Kumulovaných obratů v Konfiguraci modulu Účetnictví. Máte - li nastaveny Kumulované obraty denní, vyberte sestavu Obratová předvaha (L-D). V případě, že máte nastaveny Kumulované obraty měsíční, potom vyberte sestavu Obratová předvaha (L-M). Pokud nevíte, jak máte nastavenu konfiguraci, stačí stisknout tlačítko Nastav. Pokud je na 1. záložce u příslušných kumulovaných obratů uvedeno NENAPOČÍTÁNO, nelze tyto obraty v sestavě použít. V případě zde zobrazeného nastavení je nutno použít pro zobrazení účetních výstupů sestavu Obratová předvaha (L-M). Denní kumulované obraty nejsou napočítány. V případě, že slovo NENAPOČÍTÁNO je uvedeno jak u denních, tak u měsíčních kumulovaných obratů, znamená to, že tento údaj není zadán a je nutno ho zadat v Možnosti /Konfigurace - Správa systému - Účetnictví. Po zobrazení Obratové předvahy je nutno, aby sloupec D Zůstatek kon. stav byl v posledním šedém řádku nulový. Konečný výsledek si také můžete pro kontrolu zobrazit pomocí Opisu na poslední stránce nebo sestavu vytisknout. 202

203 Pokud je sloupec D Zůstatek kon. stav nulový, je možno porovnat hospodářský výsledek z účetních sestav s příslušnými Výkazy. Hospodářský výsledek si můžete zobrazit pomocí sestavy Rozvaha (L-M),popř. Rozvaha (L-D) nebo pomocí sestav Výsledovka (L-M), popř. Výsledovka (L-D). Pokud Obratová předvaha není ve sloupci D Zůstatek kon. stav nulová, je nutno najít chybu při zaúčtování. UPOZORNĚNÍ: Před započetím kontrol proveďte na Skupinách stavů účtů přes pravé tlačítko myši Aktualizaci všech stavů... a potom znovu zkontrolujte příslušné účetní sestavy. Pokud ani po aktualizaci není obratová předvaha nulová, proveďte následující kontroly v Účetním deníku: Pomocí pravého tlačítka myši spusťte Kontroly (doporučujeme minimálně zkontrolovat údaje dle následujícího obrázku a zobrazené účetní zápisy opravit) Pomocí tlačítka Nastav si zobrazte sloupce Fáze a Stav a zkontrolujte existenci účetních zápisů ve fázi Pořízeno (Tyto účetní zápisy se do Stavů účtů ani Výkazů nenapočítávají.) Zkontrolujte tento stav zvláště u ručně pořizovaných počátečních stavů, začínáte-li pracovat prvním rokem v systému HELIOS. 203

204 Dále zkontrolujte, zda jsou počáteční stavy ve Stavu = Počáteční stav. (Pokud by počáteční stavy měly Stav=Běžný, tak proveďte opravu přes pravé tlačítko myši výběrem nabídky Stav a klikněte na stav, který má účetní zápis mít. Tím dojde ke změně stavu.) Současně naopak zkontrolujte, jestli účetní zápisy běžného roku mají Stav = Běžný. UPOZORNĚNÍ: Po opravách účetních zápisů proveďte na Skupinách stavů účtů přes pravé tlačítko myši Aktualizaci všech stavů... a potom znovu zkontrolujte příslušné účetní sestavy. Po provedení výše uvedených kroků byste se měli dostat ke správným účetním výstupům. Pokud se hospodářský výsledek (stejný na Rozvaze a Výsledovce - pouze s opačným znaménkem) liší od hospodářského výsledku na vypočtených Výkazech, je nutno provést opravy v definicích těchto Výkazů. Kontrola Výkazů UPOZORNĚNÍ: Máte-li na Definici Výkazu zatrženo automatické doplnění, musíte mít na všech řádcích Výkazu nastaveny účty, které se mají do řádku Definice Výkazu doplnit. Tyto účty se zadávají na záložce 2 - Poznámky buď přesným výčtem analytických účtů oddělených čárkami, nebo pomocí zástupného znaku % (např. 221%). Údaje označené prefixem --A se do řádku Výkazu nezařadí. Pokud nebude mít přesně tyto účty definovány, tak se při každé aktualizaci Výkazy napočítají pomocí těchto účtů zapsaných na záložce 2 - Poznámky a nikoliv z účtů, které jste zařadili na řádky výběrem z Účtového rozvrhu. Doporučujeme pro kontrolu Definice Výkazů provést následující kroky: Kontrola, zda jsou zařazeny všechny účty do definice Výkazu. Vyberte Definici Výkazu, podle které jste Výkaz počítali a na 3. záložce - Řádky pomocí pravého tlačítka myši spusťte Kontrolní přehled účtů. Pomocí rychlého filtru odfiltrujte účty rozvahové 204

205 nebo výsledkové (záleží na tom, jakou definici kontrolujete) a ve sloupci Účty celkem zadejte 0. Tímto krokem se Vám zobrazí všechny účty, které nemáte zařazené na žádném řádku Výkazu. Tyto účty musíte zařadit na příslušné řádky Výkazu. Je praktické si zobrazit sloupec Zůstatek účtu, který zobrazí aktuální zůstatek na účtu. Kontrola zařazení účtů do definice Výkazu Zařazení účtů na řádky Výkazu můžete provést přímo z Kontrolního přehledu účtů přes pravé tlačítko myši pomocí klávesové zkratky <Ctrl><P> nebo výběrem Zařadit účet na řádek. Druhou možností je odfiltrovaný přehled vytisknout pomocí Opisu <Ctrl><P> nebo seznam převést do Excelu <Ctrl><E>. Potom účty zařaďte přímo na 3. záložce Řádky na jednotlivých řádcích Výkazu. (Na daném řádku dáte tlačítko Oprava a na 3. záložce Účty pomocí tlačítka Nový vyberete účet z Účtového rozvrhu.) UPOZORNĚNÍ: Máte-li na Definici Výkazu zatrženo automatické doplnění, musíte mít na všech řádcích Výkazu nastaveny účty, které se mají do řádku Definice Výkazu doplnit. Tyto účty se zadávají na záložce 2 - Poznámky buď přesným výčtem analytických účtů oddělených čárkami, nebo pomocí zástupného znaku % (např. 221%). Údaje označené prefixem --A se do řádku Výkazu nezařadí. Pokud nebude mít přesně tyto účty definovány, tak se při každé aktualizaci Výkazy napočítají pomocí těchto účtů zapsaných na záložce 2 - Poznámky a nikoliv z účtů, které byste zařadili na řádky výběrem z Účtového rozvrhu. UPOZORNĚNÍ: Zadáváte-li pasivní účty do Rozvahy a výnosové účty do Výkazu zisků a ztráty musíte je zadat s koeficientem -1. Tento koeficient zadáte přes pravé tlačítko myši výběrem +/- nebo klávesovou zkratkou <Alt><Insert>. Kontrola správnosti zařazení účtů K této kontrole využijte sloupečků s přepínači. Žádný z údajů nesmí zůstat zatržený. Systém kontroluje zařazení účtů do Definic Výkazů ve vazbě na jejich zadání v Účtovém rozvrhu. Jedná se např. o kontrolu zařazení aktivních účtů do Aktiv (a naopak pasivních účtů do Pasiv), zařazení účtů do správného Výkazu (rozvahové účty do Rozvahy a výsledkové do Výkazu zisků a ztráty). Pokud je na účtu nastaveno sledování Dle aktuálního zůstatku, musí být zařazen ve dvou řádcích Výkazu atd. 205

206 UPOZORNĚNÍ: Účty oprávek musí být zadány v Účtovém rozvrhu jako účty aktivní. V Definici Výkazu musí být účty zadány na záložce korekce. Po provedení výše uvedených oprav zaktualizujte Výkazy přes pravé tlačítko myši nebo stiskem <Ctrl><S> a zobrazením hodnot zjistěte, zda je hospodářský výsledek na obou výkazech správný. V případě, že se liší hospodářský výsledek na rozvaze právě o výši hospodářského výsledku minulého období, nemáte hospodářský výsledek minulého období převeden na účty 428 nebo 429 a současně nemáte účet 431 zařazen do řádku Výkazu. Nastavení kompenzace na řádcích Výkazu V případě, že vám souhlasí hospodářský výsledek na sestavách ve Skupinách stavů i na Výkazech, ale chcete, aby se ve Výkazech v Rozvaze kumulovaly hodnoty do řádků jinak, je nutno na daném řádku Výkazu opravit na záložce 2 - Poznámky Kompenzaci. Kompenzace slouží k nastavení, na jaké úrovni účtu má docházet ke kompenzaci (tvorbě součtů) mezi řádky výkazu v aktivech a pasivech. Musí být stejná pro odpovídající dvojice řádků v Aktivech i Pasivech. Máte-li nastaveno Kompenzace = Není, tak obraty na straně MD účtů, které jsou zařazeny na řádek Výkazu, jsou zobrazeny v Aktivech a obraty na straně D v Pasivech. Při kompenzaci = 3 se sečtou zůstatky na účtech za první 3 místa účtů zařazených na řádek a tyto zůstatky budou zapsány do Aktiv v případě, že konečný zůstatek je na straně MD a do Pasiv v případě, že tento zůstatek bude na straně Dal. Příklad - Kontrola saldokonta Postup kontroly mezi stavem účtu a stavem saldokonta Jednou ze základních kontrol v modulu Účetnictví je porovnání stavu účtu (popř. více účtů) a stavu saldokonta. Obsahuje - li saldokontní skupina pouze jeden účet, musí být stav saldokonta totožný se stavem na příslušném účtu. Obsahuje - li saldokontní skupina více účtů, musí být stav saldokonta totožný se součtem stavu na příslušných účtech. 206

207 Stav saldokonta (Účetnictví - Saldokonto) V přehledu Stav saldokonta vyberte vhodnou sestavu (např. Saldokonto nevyrovnané) Označte celý přehled saldokonta <Ctrl> <A> Sečtěte hodnoty <Ctrl><X>, rozhodující je hodnota sloupce Saldo 1 Stav účtu (Účetnictví - Účtový rozvrh) V přehledu Účtový rozvrh zobrazte na daném analytickém účtu přes pravé tlačítko myši nabídku Stav aktuálního účtu UPOZORNĚNÍ Liší - li se hodnoty Stavu saldokonta a Stavu aktuálního účtu, je pravděpodobné, že některé účetní zápisy obsahující tento analytický účet mají Druh data nastaven na Není datum. Možnosti zjištění rozdílu Pomocí Sestavy účetního deníku: Účetnictví - Účtový rozvrh - pravé tlačítko myši - Účetní řádky Pomocí Nastav - vytvořte sestavu dle následujícího obrázku. Do modrého pole rychlého filtru zadejte: Stav = Běžný, Fáze = Účtováno (popř. Uzavřeno), Druh data = Není datum Účetní zápisy, které se zobrazí, nejsou obsaženy ve stavu saldokonta, protože nemají zadaný Druh data. Tímto způsobem je nutno zkontrolovat sestavy ve všech účetních obdobích, ve kterých je na daný účet účtováno. 207

208 Druh data Není datum je nutno opravit na všech zobrazených účetních řádcích a po opravě znovu porovnat stav účtu a stav saldokonta. Pokud se po provedení tohoto kroku stav saldokonta a stav účtu nesrovná na stejnou hodnotu, proveďte podle následujícího popisu další detailnější kontrolu. Účtový rozvrh Porovnání řádků v Účtovém rozvrhu a řádků dané saldokontní skupiny v Saldokontu: Pro kontrolu použijte stejnou sestavu - Účetnictví - Účtový rozvrh - na daném analytickém účtu si přes pravé tlačítko myši zobrazte Účetní řádky, ale zrušte filtr na sloupci Druh data nebo sloupec úplně odstraňte. Přehled vhodně seřaďte (např. dle DUD, Dokladu a Řádku). 208

209 Řádky saldokontní skupiny Pomocí saldokonta si lze zobrazit stejnou sestavu jako v Účtovém rozvrhu: Účetnictví - Stav Saldokonta - vyberte sestavu Saldokonto celkem Označte celý přehled saldokonta <Ctrl> <A> Přes pravé tlačítko myši si zobrazte Účetní řádky a seřaďte je stejně jako v sestavě v Účtovém rozvrhu (např. dle DUD, Dokladu a Řádku) Pozor: V této sestavě musíte zadat na záložce 3 - Filtry podmínku na zobrazení řádků jednoho daného období (roku) a podmínky filtru měnit tak, abyste jednotlivé přehledy zobrazovaly všechna období. Závěr Porovnáním sestav - Účetní řádky na účtu a Účetní řádky dané saldokontní skupiny - lze zjistit konkrétní rozdíly za dané období. Při převodu příslušných sestav do Excelu (např. pomocí klávesové zkratky <Ctrl> <E>) lze výsledky rychle porovnat a zjistit rozdíly. Příklad - Kontrola DPH Kontrola Účetnictví proti DPH Daňová evidence je samostatnou částí programu, vychází z evidence účetní, a proto první a nezbytnou podmínkou pro bezchybnou daňovou evidenci je správné zaúčtování jednotlivých 209

210 daňových dokladů. Před započetím účtování musíte správně provést nezbytná související nastavení. Nastavení před započetím práce V části Konfigurace/Správa systému - Účetnictví nastavte, zda je firma plátcem DPH a zda je plátcem čtvrtletním či měsíčním. Podle tohoto nastavení se zakládají jednotlivá období DPH v Číselníku období DPH. (Jednotlivá období DPH zakládá systém vždy, když dojde k účtování prvního dokladu s DUZP spadajícího do daňového období, které dosud v systému neexistuje.) V části Konfigurace/Správa systému - Účetnictví vyberte způsob dohledání kurzu pro DPH. V části Konfigurace/Správa systému - DPH vyberte způsob zaokrouhlení DPH v jednotlivých modulech. V modulu Pomocné číselníky - Kurzovní lístek přes pravé tlačítko myši na každé cizí měně, kterou máte zadánu v kurzovním lístku, vyberte pomocí volby Nastavit pro EU-DPH, zda budete používat kurz denní nebo pevný. Tato volba se projeví zaškrtnutím přepínače ve sloupci D nebo P. V modulu Účetnictví - Druhy účetních dokladů na jednotlivých druzích účetních dokladů zkontrolujte nastavení Způsobu dohledání kurzu pro DPH. (Přednastavena je volba Dle globální konfigurace, ale na konkrétním DUD lze vybrat jinou.) V modulu Účetnictví - Účtový rozvrh vytvoříte tolik analytických účtů DPH, kolik polí přiznání DPH vyplňujete. V modulu Účetnictví - Číselník období DPH na prvním vygenerovaném období DPH proveďte zařazení Vašich analytických účtů DPH na příslušné řádky přiznání. (Na 2. záložce - Výkazy DPH na všech řádcích přiznání, které používáte, přiřaďte z Účtového rozvrhu příslušný analytický účet DPH na 2.záložce - Účty.) Současně vyberte tiskový formulář přiznání. UPOZORNĚNÍ: Vystavujete-li tuzemské faktury s DPH v cizí měně, doporučujeme na příslušném DUD zaškrtnout volbu DPH počítat vždy z hlavní měny. Zadání účetního zápisu s vazbou na daňovou evidenci: Účet základu daně musí mít vyplněn účet DPH a Uplatnění DPH, což je období vybrané z Číselníku období DPH, ve kterém bude DPH uplatněno. Aby byl účetní zápis zahrnut do daňových dokladů, musí být ve fázi Účtováno (popř. Uzavřeno). 210

211 V řádku zaúčtování částky DPH musíte vyplnit pouze pole Účet, Částka a Uplatnění DPH. (Pole Účet DPH musí zůstat nevyplněné.) 211

212 UPOZORNĚNÍ: Při vyplnění DUZP se podle tohoto data vyplní i Uplatnění DPH. Pokud je toto období již uzavřeno a jedná se o doklad na vstupu, vyplní se první následující otevřené období. Jedná-li se o doklad na výstupu, vyplní se příslušné dodatečné období. Není-li toto dodatečné období založeno, Uplatnění DPH zůstane prázdné. Zůstane-li pole Uplatnění DPH nezadáno (je vyplněno <není>), není tento účetní zápis zařazen do daňových dokladů. Vhodně nastavenou sestavou v účetním deníku můžete pomocí tlačítka Nastav přímo při účtování kontrolovat vazbu na daňové doklady. (Sloupečky zobrazující daňovou vazbu jsou na obrázku barevně označeny. Sloupečky týkající se kurzu DPH vyberte pouze v případě, účtujete-li v cizí měně.) Doporučený postup při kontrole přiznání DPH: Účetnictví - Účtový rozvrh - pomocí rychlého filtru vyberte účty 343, označte je pomocí <Ctrl> <A> a přes pravé tlačítko myši proveďte Aktualizaci DPH v deníku dle účtu. Účetnictví - Číselník období DPH - zkontrolujte na příslušném období, jestli je správně zadán zálohový koeficient pro krácení daně na vstupu Účetnictví - Účetní deník - Účetní deník celkem - proveďte kontrolu, zda neexistují účetní doklady ve fázi Pořízeno (doklady ve fázi Pořízeno se nepromítnou do daňové evidence a tudíž ani do přiznání DPH) 212

213 Účetnictví - Číselník období DPH - na daném období přes pravé tlačítko myši proveďte Aktualizaci daňových dokladů dle kurzů... Účetnictví - Účetní deník - Účetní deník celkem - přes pravé tlačítko myši vyberte Kontrola a proveďte Kontrolu na chyby údajů DPH a Rozdíl daňové a účetní evidence. Případné chyby z vygenerovaného přehledu opravte. (Sloupec Rozdíl daňové a účetní evidence slouží hlavně jako upozornění. Ve většině případů tento rozdíl vzniká tím, že firma účtuje v cizí měně, používá denní kurzy a na účetním zápise se liší Datum případu a DUZP). UPOZORNĚNÍ: Pro účetnictví se při přepočtu do hlavní měny použije kurz dle Data případu, pro účely daňové evidence dojde k přepočtu kurzem dle DUZP Účetnictví - Číselník období DPH - na daném období přes pravé tlačítko myši si zobrazte Daňové doklady. Jeden sloupec tvoří Odchylka, která slouží jako informativní položka správnosti zaúčtování. Ne vždy však vyšší odchylka signalizuje chybu v evidenci DPH! Na účetním zápise při výpočtu DPH shora je vždy zobrazena vyšší odchylka, přestože je výše DPH i příslušný účetní zápis v pořádku. Je to dáno tím, že pro výpočet odchylky systém počítá DPH nově ze základu daně vždy zdola. Toto DPH spočtené ze základu zdola je porovnáváno se zaúčtovanou 213

214 výší DPH vypočtenou shora. (Přes pravé tlačítko myši si zobrazte Neseskupené daňové doklady, kde jsou vidět jednotlivé účetní řádky, ze kterých je vypočteno DPH a následně i odchylka.) Účetnictví - Číselník období DPH - v daném období DPH vyplňte datum Přiznání DPH a období uzavřete. (Pokud je potřeba na období provést Vypořádání, je nutno jej provést před uzavřením období.) Účetnictví - Číselník období DPH - vytiskněte Přiznání DPH <F8>, popř. proveďte přes pravé tlačítko myši Export pro elektronické přiznání DPH... Uzavřením období DPH uzamknete všechny účetní řádky spadající do daného období. Opravovat půjdou jen údaje účetního zápisu nesouvisející s DPH. V případě, že je potřeba opravit i údaje související s DPH a je-li to z věcného hlediska možné, proveďte přes pravé tlačítko myši na příslušném období Otevření období DPH...Po opravě příslušné období DPH opět uzavřete. Příklad - Chyby v daňových dokladech Nejčastější chyby a hlášení v daňových dokladech a možnosti jejich opravy 214

215 V Daňových dokladech se objeví jeden doklad na více řádcích Na obrázku vidíte řádky jednoho dokladu barevně označené. Příčina: Na druhu účetního dokladu (modul Účetnictví - Druhy účetních dokladů) máte zaškrtnutu volbu Seskupení daňových dokladů i dle Popisu v deníku (všimněte si rozdílných textů účetních řádků na jednom dokladu v poli Text - viz obrázek nahoře). Oprava: V Účetnictví - Druhy účetních dokladů stačí na příslušném DUD zrušit volbu Seskupení daňových dokladů i dle Popisu v deníku a doklad bude v daňových dokladech zobrazen správně. (Doklad, který byl zobrazen původně na čtyřech řádcích, je zobrazen pouze na jednom řádku.) 215

216 V Daňových dokladech se zobrazí velká odchylka, na základu DPH je nula Na obrázku dole vidíte barevně označený řádek. Příčina: Přes pravé tlačítko myši si zobrazte Neseskupené daňové doklady a zafiltrujte si na číslo dokladu. Zde vidíte, že je vyplněn řádek pouze s částkou DPH (chybí druhý řádek se základem daně). V Účetnictví - Účetní deník na příslušném účetním zápise chybí v řádku účtování základu DPH účet DPH (a současně je vyplněno Uplatnění DPH - Není.). 216

217 Oprava: Na řádku základu DPH v účetním zápise v poli Účet DPH doplňte příslušný účet 343 (v tomto případě 34319). Dle daňových pravidel se doplní pole Uplatnění DPH. V Daňových dokladech se zobrazí velká odchylka, částka DPH je nulová Na obrázku dole vidíte barevně označený řádek. 217

218 Příčina: Přes pravé tlačítko myši si zobrazte Neseskupené daňové doklady a zafiltrujte si na číslo dokladu. Zde vidíte, že je vyplněn řádek pouze se základem DPH (chybí druhý řádek s částkou DPH). V Účetnictví - Účetní deník na příslušném účetním zápise chybí v řádku účtování DPH období Uplatnění DPH. (Uplatnění DPH = Není.). Oprava: Na řádku účtu DPH na příslušném účetním zápise vyplňte pole Uplatnění DPH (z nabídky si vyberte příslušné období DPH). 218

219 Příklad - Souhrnné hlášení Nové souhrnné hlášení vytvoříte v modulu Účetnictví - Číselník období DPH - Souhrnné hlášení. V novém souhrnném hlášení musíte vyplnit Název, Rok a čtvrtletí. UPOZORNĚNÍ: V poli Země musí být vyplněn kód CZ. Po uložení a novém otevření se vám zpřístupní záložka Číselník období DPH, kde pomocí tlačítka Nový vyberete příslušná období DPH. Nezbytné podmínky pro správný výpočet Souhrnného hlášení: 1. Pomocné číselníky - Země - u všech zemí, které jsou členy EU, musí být zatržen přepínač EU 2. Číselníky - Organizace - musí mít správně vyplněné DIČ - na prvních dvou místech musí být zadán kód země a dále příslušné zahraniční DIČ. Takto zadané DIČ nesmí obsahovat mezery. Kód země musí být vyplněn. 3. Na příslušném analytickém účtu 343 musíte mít vyplněný Kód plnění. Tvorba Souhrnného hlášení: Souhrnné hlášení se tvoří z účetních dokladů, které musí mít vyplněny následující údaje: 1. Na účetním zápise na řádku daně musí být vyplněno DUZP a období DPH (to je navázáno na souhrnné hlášení) 2. Obsahuje-li účetní zápis cizí měnu, musí existovat potřebný kurz v kurzovním lístku 3. Řádek základu daně musí obsahovat organizaci a příslušné DIČ. (Nesmí se jednat o DIČ vlastní země.) DIČ můžete vybrat přímo na řádku základu daně. 4. Účetní zápis musí být ve fázi Účtováno nebo Uzavřeno. Postup zpracování řádného Souhrnného hlášení: 1. Vytvořte nové Souhrnné hlášení 2. Vyberte příslušná období DPH 3. Přes pravé tlačítko myši si zobrazte přehled s aktualizací 4. Zkontrolujte si údaje Souhrnného hlášení a případně proveďte opravy na účetních zápisech 219

220 5. Zadejte Datum uzavření. (Musí být uzavřena všechna období DPH, která jsou navázána na Souhrnné hlášení.) 6. Na zobrazeném přehledu vytiskněte formulář Souhrnného hlášení Postup zpracování opravného Souhrnného hlášení: 1. Na příslušném souhrnném hlášení přes pravé tlačítko myši založte Nové opravné souhrnné hlášení...(řádné souhrnné hlášení i návazná období DPH musí být uzavřeny.) 2. Vyberte příslušná období DPH 3. Přes pravé tlačítko myši si zobrazte přehled s aktualizací 4. Zkontrolujte si údaje Souhrnného hlášení a případně proveďte opravy na účetních zápisech 5. Zadejte Datum uzavření 6. Na zobrazeném přehledu vytiskněte formulář Souhrnného hlášení Postup zpracování následného Souhrnného hlášení 1. Na příslušném souhrnném hlášení přes pravé tlačítko myši založte Nové následné souhrnné hlášení... (Řádné i opravné souhrnné hlášení musí být uzavřeno.) 2. V Číselníku období DPH zadejte nové dodatečné období DPH, do kterého budou pořizovány opravované i nové účetní zápisy. Toto dodatečné období DPH vyberte na 2. záložce do následného Souhrnného hlášení 3. Proveďte opravy stávajících účetních zápisů a vytvořte účetní zápisy nové. Tyto opravy a změny zadejte s novým dodatečným obdobím DPH. 4. Přes pravé tlačítko myši si zobrazte přehled s aktualizací 5. Zkontrolujte si údaje Souhrnného hlášení a případně proveďte opravy na účetních zápisech 6. Uzavřete výkaz. Máte zobrazeny doklady Souhrnného hlášení a přes pravé tlačítko myši proveďte Uzavření hlášení pro aktualizaci Opravte počty plnění na jednotlivých řádcích přes tlačítko Oprava. 8. Na zobrazeném přehledu vytiskněte formulář Následného souhrnného hlášení, kde je navíc uveden sloupec Storno Následné Souhrnné hlášení je rozdílové, bude obsahovat jen změny. Opravy dokladů pro Souhrnné hlášení 1. Nové doklady pořídíte do příslušného druhu účetního dokladu v účetním deníku. Použijte v účetním deníku přes pravé tlačítko myši volbu Kopie, storno, oprava pro SH - Oprava dokladu pro SH. Vytvoří se účetní zápis, ve kterém je provedeno storno původního účetního zápisu a současně je vytvořena kopie stávajícího účetního zápisu, který můžete opravit. Doporučení: Storno, které je vygenerováno s mínusovými znaménky, neopravujte a nechte ho v původním stavu. 220

221 Požadované opravy (Organizace, DIČ, účet a částka) proveďte až v řádcích kopie dokladu (na obrázku dole se jedná o řádky 1 a 2). 2. Potřebujete-li provést pouze storno účetního zápisu, použijte v účetním deníku přes pravé tlačítko myši volbu Kopie, storno, oprava pro SH - Kopie dokladu a zaškrtněte přepínač Storno. 221