Vysoká škola ekonomická v v Praze Univerzita třetího věku. Microsoft Excel Učební text pro předmět U054. Ing. Helena Benáčanová, CSc.

Transkript

1 Vysoká škola ekonomická v v Praze Univerzita třetího věku Microsoft Excel 2010 Učební text pro předmět U054 Ing. Helena Benáčanová, CSc. Praha 2011

2 Určeno pro studenty Univerzity třetího věku VŠE v Praze Helena Benáčanová, 2011 Typography Helena Benáčanová, 2011 This edition Tribun EU, 2011 ISBN

3 Obsah Obsah Základní pojmy Úvod do práce v EXCELU Základní režimy práce Označování oblastí buněk Příkazy a jejich použití Pás karet Panel nástrojů Rychlý přístup Tvorba tabulky Vstup dat Vstup a kontrola konstantních dat Další možnosti zadávání dat Vkládání výpočetních výrazů (vzorců) Příklady vzorců Relativní a absolutní odkazy Chybová hlášení při vkládání vzorců Standardní funkce Formátování tabulky Formát číselných hodnot Formát textu Formát písma Zarovnání textu Ohraničení, barva výplně, barva písma Podmíněné formátování Práce s listy Tvorba a úpravy grafů Tvorba grafu Graf výsečový Graf sloupcový Další možné úpravy grafů Řazení dat Filtrování dat

4 Kapitola 1: Základní pojmy 4 1. Základní pojmy Sešit Základním dokumentem při práci se systémem Excel je sešit. Je to v podstatě soubor, se kterým pracujeme stejným způsobem jako s kterýmkoli jiným souborem pod operačním systémem můžeme jej otevřít, uložit, zavřít, vytisknout. Sešit musí mít jméno systém při otevření každého nového sešitu (volba SOUBOR NOVÝ PRÁZDNÝ SEŠIT) přiřadí standardní jméno SEŠITn, kde n je přirozené číslo. V žádném případě nedoporučuji toto implicitní pojmenování ponechat, ale ihned soubor uložit pod novým jménem (pomocí SOUBOR ULOŽIT JAKO). Systém automaticky přiřazuje příponu souboru (v případě verze 2007 a 2010 je to.xlsx, u verzí starších.xls). Sešit se automaticky otevírá do okna viz obr. 1, na obrazovce je možné otevřít i více oken najednou a tak pracovat jak s různými částmi jednoho sešitu nebo současně i s více sešity. OBR. 1 OKNO APLIKACE MS EXCEL 2010 Panel Rychlý přístup Pás karet Řádek vzorců Záhlaví aplikace s názvem souboru Záhlaví sloupců Záhlaví řádků Záložky listů Vložit list Stavový řádek s režimem V rámci listu je k dispozici řádků a sloupců (od verze 2007 došlo tedy k výraznému zvýšení kapacity sešitu). Řádky jsou označovány pomocí čísel, sloupce pomocí písmen (A az Z a pokračují kombinací písmen AA až XFD). Dalším rozměrem v sešitu jsou listy v jednom sešitu jich může být prakticky neomezeně je to limitováno pouze kapacitou paměti. Při otevření nového sešitu obsahuje tento 3 listy pojmenované List1 až List3 (tento počet lze samozřejmě nastavit i jinak). Názvy listů jsou uvedeny na záložkách listů ve spodní části okna. Mezi listy se přepínáme klepnutím na tuto záložku.

5 Buňka, odkazy Buňka, obsah Kapitola 1: Základní pojmy 5 Nejmenší oblast pro vstup dat je buňka je průsečíkem řádku a sloupce. Abychom mohli s buňkami dále pracovat, je nutné je identifikovat. Používá se k tomu tzv. odkaz (někdy se používá i pojem adresa). Skládá se ze jména listu, vykřičníku a označení sloupce a čísla řádku. Příklady: LIST1!B řádek 2. sloupce v listu se jménem List1 (malá a velká písmena v názvu listu se nerozlišují) Výdaje!C1 1. řádek 3. sloupce v listu se jménem Výdaje Lze označit a pracovat i s více řádky či sloupci najednou, pak se tento prostor obvykle definuje jako oblast (blok). Např. odkaz A1:C10 znamená souvislou oblast 10 řádků v prvních 3 sloupcích. V případě, že odkazujeme na buňky v aktivním listu (ve kterém momentálně stojí kurzor), nemusíme uvádět odkaz na jméno listu. Oblast lze identifikovat jak pomocí výše uvedeného odkazu, tak ji lze pojmenovat i jménem (např. oblasti, ve které máme seznam našich přátel, můžeme přiřadit jméno Seznam). Co vše může buňka obsahovat? Hodnotu - do buňky můžeme vložit buď číselnou hodnotu (celé číslo 100, desetinné 2,5, příp. další), nebo datum (obvykle ve tvaru dd.mm.rr např ) nebo text (např. Příjmení a jméno, rok 2011, 1. měsíc atd.). Pokud ponecháme buňku prázdnou, tak je ve smyslu čísla interpretována jako hodnota nula, ve smyslu textu jako prázdný text (nulový řetězec textu). Vzorec s konstantními hodnotami (uvedenými výše) lze provádět řadu operací pokud jsou číselného charakteru, můžeme je sčítat, odčítat, násobit, dělit. Můžeme využít i řadu tzv. standardních funkcí to jsou algoritmy výpočtů již v systému uložené a vkládají se pomocí svého jména a uvedení příslušných argumentů. Pokud jde o text, lze jej různě slučovat, rozdělovat, zjišťovat délku textu apod. Formát (v buňce můžeme měnit barvu textu, barvu pozadí, můžeme ji orámovat, číselnou hodnotu můžeme vyjádřit např. v měně - 15, nebo v procentech - 15 %, můžeme změnit formát vloženého datumu, např. na 15.IX, text lze různě zarovnávat apod.). Komentář poznámka k buňce, která se objeví při přiblížení kurzoru k buňce ve formě textového pole s vloženým obsahem.

6 Kapitola 2: Úvod do práce v EXCELu 6 2. Úvod do práce v EXCELU Pracovní režimy Vstup do buňky Úpravy vstupu Označování buněk 2.1 Základní režimy práce Základním režimem, ze kterého vždy vycházíme je režim Připraven (indikace režimu je zobrazována v levé části stavového řádku ve spodní části okna). Při prvotním vkládání hodnot z klávesnice se režim Připraven mění na režim Zadání, při úpravách hodnot v buňkách se mění na režim Úpravy. Pozn. Nezapomínejte (na rozdíl od textového editoru), že každý vstup do buňky je nutné ukončit a pokračovat přesunem na další buňku. Lze to udělat pomocí klávesy ENTER (potom se automaticky kurzor přesouvá na další buňku ve směru, jak je to v systému přednastaveno pokud si to uživatel nezmění, jde o přesun na další buňku ve sloupci směrem dolů). Pokud chceme pokračovat v jiném směru, lze klávesu ENTER vynechat a použít pro ukončení kurzorovou šipku příslušného směru. Obsah buňky se zobrazuje při vkládání dat jak v řádku vzorců, tak i ve vlastní buňce. Po vložení či ukončení příp. editace se obsah objevuje v řádku vzorců pouze tehdy, je-li buňka aktivní (tzn. stojí-li v ní kurzor.). Než vstup do buňky ukončíme, lze vkládané hodnoty jakkoliv ještě upravit a vstup příp. zrušit klávesou ESC. Po ukončení vstupu jsou opravy možné několika způsoby: pokud chceme původní hodnotu přepsat úplně novou hodnotou (většinou u čísel), lze novou hodnotu vložit a tato přepíše hodnotu původní, hodnotu můžeme i vymazat pokud chceme smazat pouze obsah, lze využít klávesu DEL, pokud má hodnota ještě např. formát, musíme již použít příkaz viz dále kap. 3, pokud pouze vloženou hodnotu upravujeme, je nutné pro opravy vyvolat režim Úpravy. Lze to buď klávesou F2 nebo poklepáním na buňku (pak se kurzor umístí do buňky a vloženou hodnotu lze modifikovat), nebo klepnutím do řádku vzorců (řádek těsně nad záhlavím sloupců), pak se kurzor přemístí do tohoto řádku a úpravy můžeme provést. Pozn. Ukončení úprav je možné pouze klávesou ENTER (neplatí varianta kurzorové šipky jako u vstupu hodnot). 2.2 Označování oblastí buněk U některých operací potřebujeme před zadáním příslušného příkazu označit více buněk, pro které se bude operace provádět. Uvedeme si některé příklady (lze to realizovat myší, ale v některých případech je efektivnější využití zkratkových kláves): označení buňky klepnutí myší na buňku, označení oblasti tažení myší napříč z rohu do rohu (lepší je začít od pravého spodního rohu, zejména pokud oblast přesahuje rámec obrazovky). Pokud je oblast souvislá (nepřerušená prázdnými řádky či sloupci), je jednodušší použít kombinaci kláves CTRL *,

7 Kapitola 2: Úvod do práce v EXCELu 7 označení celého sloupce/řádku - klepnutím do záhlaví sloupce či řádku, označení všech buněk v listu (klepnutím na políčko vlevo mezi záhlavím sloupců a řádků (příp. lze použít i klávesy CTRL A), tento případ používejte pouze výjimečně, protože označuje celý list, označení nesouvislé oblasti první část označíme tažením myší, pak stiskneme a držíme klávesu CTRL a pokračujeme tažením v označování další/dalších buněk či oblastí. Zrušení označení lze realizovat klepnutím myší do kterékoliv buňky ať v označené či neoznačené oblasti. Příkazy 2.3 Příkazy a jejich použití Samotný vstup hodnot je jen začátek práce v Excelu. S těmito hodnotami chceme nadále pracovat, upravovat je, sumarizovat, příp. graficky interpretovat. K tomu potřebujeme příkazy. Příkazy najdeme jednak Na nabídce na pásu karet, kde jsou rozdělené do jednotlivých logických skupin soustředěných pod tzv. kartami. Každá karta pak odpovídá určitému typu činnosti, např. Zobrazení, Vložení, Soubor apod. viz obr. 2. Některé příkazy jsou umístěny duplicitně na více kartách. OBR. 2 PÁS KARET Při využití tzv. místní nabídky (vyvolává se pravým tlačítkem myši a zobrazuje nabídku příkazů vždy kontextově). Při využití tzv. zkratkových kláves (např. CTRL S pro uložení soubor nebo CTRL C pro kopírování apod.). Možnosti pásu karet Pás karet Pás karet, který se objevil poprvé ve verzi Excel 2007, usnadňuje vyhledání příkazů a funkcí, které byly v minulosti ukryty ve složitých nabídkách a panelech nástrojů. Pás karet lze různě měnit a přizpůsobovat, to ovšem je určeno spíše zkušenějším uživatelům. Jednotlivé karty (Soubor, Domů, Vložení, Rozložení stránky, Vzorce, Data, Revize, Zobrazení) jsou členěny do skupin, jejichž název je uveden ve spodní části karty. Skupiny pak obsahují: Tlačítka s ikonkou pro bezprostřední provedení určité konkrétní akce (např. část karty Zobrazení viz obr. 3.

8 Kapitola 2: Úvod do práce v EXCELu 8 OBR. 3 TLAČÍTKA S IKONOU Tlačítka s ikonkou a rozbalovací šipkou, která zobrazí další detailnější nabídku, viz obr. 4. OBR. 4 TLAČÍTKA ROZBALOVACÍ ŠIPKOU Tlačítka v pravé dolní části karty, pomocí kterých se zobrazí dialogové okno pro výběr všech operací uvedených pod jednotlivými tlačítky v kartě nebo pro zobrazení příslušného podokna (např. pro schránku), viz obr. 5.

9 Kapitola 2: Úvod do práce v EXCELu 9 OBR. 5 UKÁZKA TLAČÍTKA V PRAVÉ DOLNÍ ČÁSTI KARTY Příp. políčka s číselníkem (např. měřítko pro nastavení tisku apod.) viz obr. 6. OBR. 6 POLÍČKO S ČÍSELNÍKEM Pozn. Přidržením myši u konkrétního objektu na kartě se objeví bublinka nápovědy k akci příslušející tomuto objektu. Panel nástrojů Rychlý přístup Panel nástrojů Rychlý přístup Panel nástrojů Rychlý přístup (viz obr. 7) je přizpůsobitelný panel nástrojů obsahující sadu příkazů, které nezávisí na kartě aktuálně zobrazené na pásu karet. Tento panel lze přesunout z jednoho ze dvou možných umístění (nad a pod pásem karet) a lze na něj příp. přidávat i další tlačítka představující příkazy. OBR. 7 PANEL NÁSTROJŮ RYCHLÝ PŘÍSTUP Na tomto panelu jsou standardně umístěna 3 tlačítka Uložit (CTRL S) - uloží soubor pod zadaným jménem, na místo, odkud byl otevřen pokud soubor ještě nebyl uložen, nabídne okno Uložit jako. Zpět Psaní (CTRL Z) (tlačítko umožňuje vrátit zpět jednu nebo více akcí pokud chcete vybrat více akcí, musíte kliknout na

10 Kapitola 2: Úvod do práce v EXCELu 10 šipku vpravo od tlačítka a vybrat akce ze seznamu až 100 možností). Jde o velmi užitečnou a často využitelnou funkci, např. provedeme-li nějaký chybný krok a chceme tuto operaci anulovat. Bohužel existují však i operace, které vrátit nelze (např. z nabídky SOUBOR). Opakovat Psaní zopakuje poslední provedenou akci. Pozn. Termín Psaní v popisku na tlačítku je trochu zavádějící, nejde jen o obnovení či anulaci psaní, ale obecně jakékoliv akce (pokud je to povoleno) např. anulace výmazu, nastavení formátu, seřazení dat apod.

11 Kapitola 3: Tvorba tabulky Tvorba tabulky 3.1 Vstup dat Typy konstant Rozšíření sloupce Práce s datumem Vstup a kontrola konstantních dat Nejprve musíme tabulku naplnit daty. Do buněk lze vložit buď konstantní data nebo výpočetní výrazy. Konstanty mohou být Číselné (numerické) např. celá nebo desetinná čísla (zadávají se s desetinnou čárkou např. 0,5), procenta (nejjednodušší je vkládat přímo včetně symbolu % - např. 50%, 2,5% apod.). Mezi číselné konstanty lze zařadit i datum viz dále. Textové ty lze rozdělit na abecední (alfabetické) např. Jméno, Rok narození apod., které jsou kombinací písmen a příp. mezer nebo abecedněčíselné (alfanumerické), které jsou kombinací písmen a číslic (např. rok 2011, 1. měsíc apod.). Vkládání dat již bylo zmíněno v kap Při vstupu konstant je obsah řádku vzorců i buňky totožný. Vkládané konstanty jsou ihned v buňce automaticky zarovnávány číselné hodnoty zleva a ostatní zprava. Toto zarovnání lze ovšem dodatečně podle potřeby i změnit. Pozn. Zejména u vkládání abecedních či abecedněčíselných hodnot se může stát, že standardní šíře sloupce nepostačuje. Pokud v buňce vpravo od tohoto vloženého textu nejsou žádná data (zůstala prázdná), text se zobrazí celý (problém vznikne pouze při použití ohraničení, které text neprotne), jinak se uřízne. Je tedy nutné sloupec rozšířit. Kurzor myši nastavíme na pravou hranici sloupce v záhlaví sloupců, kurzor se změní na oboustrannou šipku a tou lze při stisknutém levém tlačítku pohybovat oběma směry a tak šíři sloupce upravovat. Pokud myší na tuto hranici poklepeme, sloupec se automaticky rozšíří podle největší hodnoty, která byla ve sloupci nalezena. Podobným způsobem lze řešit i výšku řádku (pouze kurzor myši umístíme do spodní hranice v záhlaví řádku). Pozor! Sloupce nerozšiřujeme podle záhlaví tabulky (nadpisů sloupců), ale podle hodnot v tabulce. Nadpisy sloupců se spíše snažíme v buňce zalomit (viz kap ). Jak se pracuje s datumem? S hodnotami typu datum lze pracovat dvěma způsoby buď jako s textem (pak slouží spíše pro identifikaci, nelze s ním pracovat jako se skutečným datumem) např nebo 10. října pokud datum vložíme v této podobě, systém nerozpozná, že jde o skutečné datum, nebo jako s položkou skutečně datumovou pak je nutné datum vložit ve správném formátu. Nejpřirozenější je vkládání datumu ve formátu dd.mm.rrrr, tedy jednotlivé části (dd - den, mm - měsíc, rrrr rok) oddělené tečkami. Pokud vynecháme část roku, jde o aktuální rok a pak musíme vynechat tečku za měsícem, např. 10.9, apod. Datum lze vložit i v kterémkoliv

12 Kapitola 3: Tvorba tabulky 12 z následujících formátů (viz dialogové okno Formát buňky Číslo Datum) (u tohoto formátu je nutné tečku uvést) 10. září (aktuální rok lze vynechat) září září 10:30 (/tj. včetně uvedení času zde je oddělovačem obvykle dvojtečka). Po vstupu do buňky se uvnitř buňky uloží numerická hodnota, která odpovídá počtu dní od (pokud není v nastavení systému změněno), ale na obrazovce (jak v buňce tak i v řádku vzorců vidíme vložené datum). Např. u datumu je to hodnota Pokud bychom tuto hodnotu chtěli zjistit, lze vymazat formát buňky (na kartě Domů v sekci Úpravy použitím tlačítka Vymazat a po kliknutí na šipku vpravo vybrat ze seznamu Vymazat formáty). Pokud bylo datum zadáno skutečně ve formě datumu, lze jednotlivé hodnoty využít ve vzorcích (např. mezi sebou odečítat, přičítat k nim konstanty apod.) Pozn. Někdy se stává, že systém po vstupu vzorce do buňky, uvede v buňce automaticky datum (přestože očekáváme např. číselnou hodnotu). Pak je nutné buď buňku naformátovat jako číslo (karta Domů sekce Buňky tlačítko Formát záložka Číslo volba Číslo a upravit počet desetinných míst standardně se nabízejí dvě), nebo formát vymazat (karta Domů, sekce Úpravy, tlačítko Vymazat, volba Vymazat formáty). Též je vhodné, pokud mažeme buňky obsahující datum, nepoužít jen klávesu DEL, která maže pouze obsah, ale použít tlačítko Vymazat a zvolit Vymazat vše. Jak data zkontrolovat Kontrola vstupních dat Vložená data je třeba řádně zkontrolovat, protože sebelepší algoritmus výpočtu z chybných dat správný výsledek nezajistí. Kontrolu dat lze přenechat systému. Označíme oblast dat, kde bude nastavena kontrola a zvolíme kartu Data a v ní sekci Datové nástroje a tlačítko Ověření dat. Zobrazí se dialogové okno dle obr. 8. Výběrem položky ze seznamu Povolit můžeme nastavit konkrétní typ kontroly (záleží tedy na typu vstupní hodnoty). Pokud vybereme celé, nebo desetinné číslo, datum nebo čas, systém nabídne možnost zadání podmínky (rovno, menší, menší nebo rovno zadané hodnotě apod. nebo zadání rozsahu od do, kde se zadává minimální a maximální povolená hodnota). Kontrola na délku textu se využívá v Excelu minimálně, volba Vlastní je určena již pokročilým uživatelům, kdy kontrolní algoritmus zadávají pomocí vzorce. Zajímavá je volba Seznam, kterou ukážeme na dalším příkladu.

13 Kapitola 3: Tvorba tabulky 13 OBR. 8 DIALOGOVÉ OKNO OVĚŘENÍ DAT Příklad 1 Kontrola na seznam Příklad 1 Vytváříme tabulku přehledu výdajů na domácnost a do jednoho ze sloupců chceme vložit typ výdaje. Abychom zajistili, že všechny stejné typy výdajů budou zadány shodně (např. jídlo, auto, ostatní a ne jednou jídlo, jednou potraviny jednou výdaje na jídlo apod., protože pak bychom následně data velmi těžko zpracovávali), zadáme kontrolu vstupu na výčet těchto hodnot. Povolené hodnoty typu výdajů zadáme do pomocného sloupce (tento sloupec musí být ve stejném listu, jako je kontrolovaná tabulka. Pak opět vyvoláme funkci Ověření dat, zvolíme Povolit Seznam a ve vstupním poli označíme oblast povolených typů výdajů, kterou máme v listu vloženu viz obr. 9. Ve sloupci, ve kterém je tato kontrola nastavena se v buňkách objeví stahovací šipky. Kliknutím na tuto šipku se rozvine seznam povolených hodnot a uživatel pak může požadovanou hodnotu klepnutím myší vybrat (nemusí tedy nic vkládat a navíc je zajištěna kontrola, že na vstupu se neobjeví žádná hodnota mimo povolený seznam viz obr. 10). Pokud se uživatel pokusí zadat hodnotu, která kontrolou neprojde, objeví se dialogové okno z obr. 11.

14 Kapitola 3: Tvorba tabulky 14 OBR. 9 NASTAVENÍ KONTROLY NA SEZNAM OBR. 10 ZADÁVÁNÍ HODNOT ZE SEZNAMU OBR. 11 UPOZORNĚNÍ NA CHYBU VSTUPU Další možná nastavení v rámci kontroly Toto je předdefinovaná forma hlášení chyby, kterou je možné i změnit. V dialogovém okně Ověření dat jsou celkem 3 záložky. V první záložce se nastavuje forma kontroly, ve druhé (Zpráva při zadávání) lze určit text, který se bude objevovat v kontrolované oblasti u jednotlivých buněk ve formě bublinové nápovědy, třetí záložka (Chybová hlášení) umožňuje nastavit přísnost kontroly a příp. změnit i předdefinované chybové hlášení, které jsme viděli na obr. 11. Existují celkem tři možnosti reakce na chybu stop (nepřísnější, systém nedovolí v žádném případě vložit jinou než správnou hodnotu, příp. lze vstup jedině zrušit), varování (systém po počátečním varování umožní přesto vložit i hodnotu, která původně kontrolou neprošla) a informace (nejmírnější forma pouze na chybu upozorní, ale vstup ponechá).

15 Vyplňování řad Předdefinované seznamy Vzorce Kapitola 3: Tvorba tabulky Další možnosti zadávání dat V EXCELU lze využít i možnosti zadávat různé posloupnosti dat. Číselné řady se většinou používají pro označení pořadí např. v 1. sloupci tabulky (tímto způsobem lze zadat i posloupnost datumů). Popíšeme si jeden z možných způsobů. Vložíme první dvě čísla (např. čísla 1 a 2 příp. datumy a do sloupce pod sebe). Obě čísla označíme a tažením levým tlačítkem myši za úchyt v pravé spodní části okraje buňky číselnou řadu vytvoříme (směrem dolů řada narůstá, směrem nahoru klesá, obdobně je to ve směru doprava a doleva, pokud máme hodnoty vloženy v řádku). Pokud bychom zadali dvě čísla s intervalem vyšším než jedna (např. 1 a 5), bude se vytvářet řada s tímto intervalem (1,5,9,13,17 apod.). Pokud chceme vytvářet řadu abecedněčíselnou (např. 1. měsíc, 2. měsíc), stačí vložit první hodnotu (pokud nechceme interval vyšší než 1) a tažením myší za pravý spodní úchyt příslušným směrem řadu vytvoříme. Pozor! Pokud zapíšeme text 1.měsíc bez mezery, text se bude pouze kopírovat (pokud je číslo za textem, tak toto omezení neplatí). Lze vkládat i celé seznamy. V EXCELu jsou 4 seznamy předdefinovány seznam měsíců (v plném tvaru, nebo číselně) a dny v týdnu (opět ve dvou formách). Stačí tedy opět zadat první název měsíce (např. leden) a tažením myší opět vytvoříme řadu všech měsíců. Uvedeme-li dva první měsíce s větším intervalem, pak se opět seznam vytváří s tímto definovaným intervalem (např. každý čtvrtý měsíc tedy začátky čtvrtletí). Jméno měsíce je nutné zadat správně (bez překlepu a nepřechýleně), jinak se seznam nevytváří a text se kopíruje. Zkušenější uživatelé si mohou vytvářet i vlastní seznamy (na kartě Soubor pod tlačítkem Možnosti (zde jsou uvedeny všechny přednastavené vlastnosti systému a je možné je i podle potřeby měnit) v dialogovém okně vybereme volbu Upřesnit a zde najdeme oddíl Obecné a tlačítko Upravit vlastní seznamy Vkládání výpočetních výrazů (vzorců) Z vložených konstantních dat můžeme pomocí vzorců získat řadu dalších hodnot. Vzorce jsou dvojího charakteru: Aritmetické výrazy zapsané do buňky po uvedení znaku rovnítko (=) pomocí příslušného aritmetického výrazu (operandy vyjádřené pomocí odkazů adres, propojené příslušnými operátory). Operátory používané v EXCELu: + (sčítání), - (odčítání), * (násobení), / (dělení), ^ (mocnění) Pro slučování (spojování) textů se používá operátor &. V relačních výrazech se používají relační operátory <,>,<= >= a <> (nerovno). Musí se dodržovat matematické priority, v případě jejich porušení je nutné použít kulaté závorky (systém kontroluje jejich párovost, jinak ohlásí chybu). Standardní funkce vložené do buňky (jde o algoritmy vložené v systému a jejich vyvolání se realizuje uvedením jména funkce a zapsáním požadovaných argumentů). Standardní funkce se vkládají obvykle výběrem ze seznamu funkcí, který se vyvolá buď klepnutím na tlačítko Fx ve střední části řádku vzorců nebo

16 Kapitola 3: Tvorba tabulky 16 na kartě Vzorce klepnutím na první tlačítko zleva Fx (vložit funkci). Příklad 2 Způsob vkládání vzorců Možnosti kopírování Příklady vzorců Abychom si přiblížili vkládání vzorců, využijeme jednoduchou tabulku obsahující čísla a EXCEL ve funkci kalkulačky viz ukázka. Příklad 2 Hodnota 1 Hodnota 2 Součet Rozdíl Součin Podíl Nejprve vložíme záhlaví jednotlivých sloupců (můžeme však vyplňovat vstupy i po jednotlivých sloupcích). Do buňky A1 vložíme text Hodnota 1, vstup ukončíme buď klávesou ENTER (pak se ovšem kurzor přesune do A2 a musíme jej přesunout zpět do B2). Lepší a rychlejší je ukončit vstup pomocí kurzorové šipky vpravo a tím se dostáváme přímo do buňky B2. Vložíme opět text (pokud použijeme tzv. výplň řady viz kap , nemusíme druhý text vůbec z klávesnice zadávat, ale pouze ho tažením vyplníme). Stejným způsobem pokračujeme u všech dalších sloupců. Pak vyplníme hodnoty v prvních 2 sloupcích - lze vkládat po řádcích nebo v rámci sloupce Vložení vzorců Kurzor nastavíme do buňky C2 a vyplníme první vzorec sčítání hodnot v prvních dvou sloupcích. Vložíme z klávesnice rovnítko (=), pak klepneme do buňky obsahující první číslo ve sloupci A (do buňky se vloží adresa A2), vložíme z klávesnice znaménko + (pro sčítání) a klepneme do prvního čísla ve sloupci B (do buňky se vloží odkaz B2). Celý vzorec tedy vypadá takto: =A2+B2 Klávesou ENTER vstup potvrdíme v buňce C2 se výpočet ihned provede a objeví číslo 15, které je součtem čísel v prvním a druhém sloupci, obsahem řádku vzorců zůstává vložený vzorec. Obdobným způsobem postupujeme v ostatních sloupcích, pouze ve vzorci dochází vždy k příslušné změně aritmetického operátoru (viz 3.1.2) Kopírování vzorců Nyní máme vyplněny výpočty v prvním řádku a potřebujeme je vložit do zbývajících 3 řádků. Opakovaně je vkládat by bylo velmi neefektivní, předpokládejme, že reálné datové tabulky v EXCELu jsou řádově mnohem větší. Využijeme tedy pro vložení stejného vzorce do celého sloupce funkci kopírování (stejným způsobem lze kopírovat i v řádku). Lze nakopírovat vzorce pouze v jednom samotném sloupci, v našem případě je však efektivní kopírovat vzorce ve všech 4 sloupcích najednou. Protože jde o souvislou oblast, je nejlépe použít kopírování tažením myší. Kurzor postavíme do buňky C2 (první vzorec sčítání) a při stisku tlačítka myši označíme všechny buňky od C2 do F2. Myší uchopíme buňku F2 v jejím pravém spodním okraji (v místě

17 Kopírování pomocí schránky Kopírování nesouvislé oblasti Kapitola 3: Tvorba tabulky 17 tzv. bodu úchytu) a táhneme směrem dolů až do F5. Vzorce ve všech 3 sloupcích se nakopírují. Kopírování lze realizovat dvěma způsoby: tažením myší (viz náš příklad) nebo pomocí schránky (pokud máme problém s myší nebo v těch případech, kdy nekopírujeme v souvislé oblasti např. potřebujeme kopírovat ze sloupce F do sloupce K). Kurzor umístíme do buňky F2, stiskneme kombinaci kláves CTRL C nebo použijeme tlačítko Kopírovat na kartě Domů v sekci Schránka (příp. použijeme volbu Kopírovat z místní nabídky na pravém tlačítku myši). Obsah buňky se uloží jak do schránky Windows, tak do schránky Office. Rozdíl mezi nimi je v tom, že schránka Windows může obsahovat pouze 1 vložený objekt, zatímco schránka Office umožňuje vložení více objektů, které si můžeme zobrazit v seznamu vyvolaném na kartě Domů v sekci Schránka. Tato schránka se však využívá spíše ke kopírování mezi aplikacemi Office, v samotném Excelu se prakticky moc nepoužívá. Nyní přesuneme kurzor do místa cíle (např. buňka K2, nebo chceme-li kopírovat do celého sloupce, tak označíme oblast K2:K5) a klávesou ENTER obsah buňky F2 vložíme. Schránka Windows se vymaže, ale ve schránce Office uložen obsah zůstává i nadále. V místě cíle kopírování můžeme použít i operaci Vložit (pomocí kláves CTRL V nebo tlačítkem Vložit na kartě Domů). Pak se ani obsah schránky Windows nesmaže a můžeme označovat další cíle a daný obsah znovu a znovu kopírovat. Pozn. Pokud kopírujeme např. obsah celého sloupce/řádku, pak tento před kopírováním označíme, ale v místě cíle umístíme kurzor pouze do levého horního rohu kopírované oblasti (nevyznačujeme opět celý sloupec/řádek). Pozn2. Pokud jsou kopírované buňky i naformátovány, kopíruje se i formát na úrovni buňky (ohraničení, barva pozadí, textu apod.). Je vhodné proto před vlastním kopírováním mít formáty již hotové. Nekopíruje se však formát na úrovni šíře sloupce či výšky řádku. Pozn3. Pokud bychom potřebovali zkopírovat data z nesouvislé oblasti (např. ze sloupce A a C), pak se zdrojová data pro kopírování označují s pomocí klávesy CTRL. EXCEL umožňuje kopírovat pouze nesouvislé oblasti, které mají stejný rozměr (tj. stejný počet řádků či sloupců). Jinak se objeví chyba uvedená na obr. OBR. 12 CHYBA PŘI KOPÍROVÁNÍ NESOUVISLÉ OBLASTI Kopírovat - vložit jinak Další možnosti kopírování Nejčastější využití kopírování je pro kopírování vzorců. Pokud kopírujeme vzorec, tak v místě cíle se uloží opět vzorec a přepočítá nové vstupní hodnoty. Někdy je však třeba kopírovat vypočtené hodnoty jako

18 Kapitola 3: Tvorba tabulky 18 konstanty, aby se v místě cíle již nepřepočítávaly. Postup je stejný, pouze při vložení v cíli využijeme možnosti Vložit jinak. Na kartě Domů v sekci Schránka klepnutím na šipku pod tlačítkem Vložit vyvoláme seznam možných akcí viz obr. 13. OBR. 13 RŮZNÉ MOŽNOSTI VLOŽENÍ KOPÍROVANÝCH DAT Význam jednotlivých ikonek lze zjistit přidržením ukazatele myši u ikonky. U prvního oddílu Vložit je zajímavá ikonka Ponechat šířky sloupců zdroje, která zkopíruje včetně obsahu a formátu i šíři sloupce. Poslední volba Transponovat zamění řádky a sloupce kopírované oblasti. V druhém oddílu Hodnoty je důležitá ikonka Hodnoty, která kopíruje do místa cíle vypočtené hodnoty, nikoliv vzorce. V třetím oddílu je zajímavá ikonka Formát, která slouží ke kopírování pouze formátu buňky (nikoliv obsahu). Funkci této ikonky lze však nalézt jednodušeji přímo v sekci Schránka na kartě Domů pod ikonkou tzv. štětečku. Klepnutím na štěteček se formát uloží do schránky a opětovným klepnutím myší v místě cíle se formát zkopíruje. Pokud na tlačítko štětečku poklepeme, můžeme kopírovat opakovaně do dalších a dalších cílových buněk až do stisknutí klávesy ESC (nebo opětovným klepnutím do štětečku). Poslední oddíl Vložit jinak klepnutím se vyvolá dialogové okno (známé z předchozích verzí (zejména Excel 2003), kde je řada akcí stejných jako na výše uvedených ikonkách a obsahuje i další možnosti, které však pro začátky práce s Excelem nejsou nijak významné viz obr. 14. Přesuny dat Přesuny Obdobným způsobem jako při kopírování se postupuje při přesunech. V místě zdroje použijeme klávesy CTRL X nebo tlačítko Vyjmout na kartě Domů v sekci Schránka (příp. na pravém tlačítku myši). Výsledek akce na rozdíl od kopírování je takový, že přesouvaný obsah v původním místě zmizí a přesune se do místa cíle.

19 Kapitola 3: Tvorba tabulky 19 OBR. 14 DIALOGOVÉ OKNO VLOŽIT JINAK Druhy odkazů Relativní a absolutní odkazy Jistě jste si povšimli, že při kopírování vzorců se v místě cíle odkazy na jednotlivé operandy modifikují. Pokud jsme kopírovali vzorec ze sloupce F (=A2/B2) do sloupce K, pak v buňce K2 se objeví vzorec =F2/G2. Odkazy na operandy se přizpůsobily místu cíle tomuto typu odkazů se říká relativní odkazy. Příklad relativního odkazu Zdrojový odkaz Kopírování ve sloupci Kopírování v řádku A1 A2 B1 B1 B2 C1 Ne vždy nám však tento způsob vyhovuje. Musíme proto použít buď odkazy smíšené nebo absolutní. Znamená to, že část nebo celý odkaz se při kopírování nemění. Části odkazu, která musí zůstat fixní, předchází symbol $. Tento symbol se nevkládá z klávesnice, ale využije se funkční klávesy F4, která postupně při klepnutí na tuto klávesu mění odkaz (např. A1) takto: $A$1 A$1 $A1 A1 Příklady smíšených odkazů Zdrojový odkaz Kopírování ve sloupci Kopírování v řádku $A1 A2 A1 $B1 B2 B1 A$1 A1 B1 B$1 B1 C1 Příklad absolutního odkazu Zdrojový odkaz Kopírování ve sloupci Kopírování v řádku $A$1 A1 A1 $B$1 B1 B1 Uvádím příklad nezbytného použití smíšeného (příp. absolutního) odkazu. Počítáme % podíly jednotlivých pracovníků na celkové mzdě. Vzorec v buňce C2 je =B2/B6*100 (v kap. o formátování si pak uvedeme i vhodnější zápis vzorce)

20 Příklad 3 Použití smíšených a absolutních odkazů Chybové stavy Pojmenování oblasti Kapitola 3: Tvorba tabulky 20 Příklad 3 Pracovník Mzda % podíl na celk. mzdě Bartoníček ,17 Bínová #DĚLENÍ_NULOU! Cincibus 8000 #DĚLENÍ_NULOU! Koudelka #DĚLENÍ_NULOU! Celkem #DĚLENÍ_NULOU! V prvním řádku se vzorec vypočítá správně, ovšem při nakopírování do dalších řádků se objeví chybová zpráva (nejprve se objeví ####### a teprve po rozšíření sloupce se objeví v buňce shora uvedená zpráva). Znamená to, že při nakopírování vzorce s relativními odkazy se odkaz ve jmenovateli změnil na buňku B7 a ta je prázdná (je Excelem interpretována jako hodnota nula). Dochází tedy k pokusu o dělení nulou, což ani EXCEL nedokáže. Je tedy třeba vzorec opravit. V buňce C2 vyvoláme editaci (nejlépe klepnutím do řádku vzorců), nastavíme kurzor na odkaz B6 a stiskneme klávesu F4. Tím se z odkazu relativního stane odkaz absolutní (jsou doplněny symboly $ před obě části odkazu $B$6) a po nakopírování vzorce se tento odkaz na dalších řádcích ve vzorci nemění. Dělíme tedy vždy číslem v buňce B6. V tomto příkladu lze použít i smíšený odkaz, kdy symbol $ umístíme před číslo řádku (B$6), a to stiskem klávesy F4 dvakrát. Všechny ostatní varianty by byly v našem případě chybné Chybová hlášení při vkládání vzorců Pokud dojde při vyhodnocování vzorce vloženého do buňky k chybě, objeví se v buňce místo očekávané vypočtené hodnoty některý z následujících zápisů (uvádíme pouze ty nejčetnější): #HODNOTA! Byl použit chybný typ operandu (většinou jsme ve výrazu použili odkaz na buňku obsahující text, nikoliv číselnou hodnotu). Zajímavé je, že při použití standardní funkce je buňka obsahující text v argumentu ignorována a chyba se neobjeví. #NÁZEV? Ve vzorci jsme použili chybné jméno (název). V EXCELU rozlišujeme jména standardních funkcí a oblastí buněk. Pokud tedy vkládáme jméno standardní funkce z klávesnice (nevyužijeme okno Vložit funkci), pak může dojít k překlepu a systém na to reaguje touto chybou. V EXCELU můžeme i buňky či celé oblasti pojmenovat jménem (odkazujeme se na ně pak ve vzorcích nikoliv pomocí odkazů, což je také možné, ale pomocí tohoto jména pokud použitý název neodpovídá, dochází opět ke shora uvedené chybě). V řadě případů jsou tyto vzorce pak přehlednější). Jméno přiřadíme oblasti takto: oblast si označíme pomocí myši a na kartě Vzorce použijeme tlačítko Definovat název v sekci Definované názvy viz obr. 15.