Část 3 Manuál pro správce

Transkript

1

2 Obsah Část 3 Manuál pro správce... 3 Nastavení účtů v Kleosu... 4 Nastavení dalších polí... 4 Nastavení u... 6 Nastavení šablon... 7 Nastavení činností a fakturačních položek

3 3

4 Část 3 Manuál pro správce Nastavení účtů v Kleosu Uživatelské účty lze spravovat v Nastavení Kancelář Členové kanceláře. Zde je v pravém horním rohu tlačítko pro spuštění průvodce přidání nového člena kanceláře. V něm lze v několika snadných krocích přidat přístup novému členovi kanceláře, přiřadit jej do skupiny a nastavit odpovídající moduly. Přidávat přístup kolegům je možné do maximálního počtu zakoupených licencí. Pro přidání licence nového člena kontaktujte podporu Kleosu. Nastavení dalších polí Další pole se používají pro personalizování ukládaných informací do Kleosu. Správa těchto informací probíhá stejně jako u těch standardních funguje třeba pokročilé vyhledávání. Kleos umožňuje přiřazení dalších polí kauzám, osobám a fakturaci a jejich konfigurace se provádí v menu Nastavení - Obecný. Druhou možností definice Dalších polí je jejich navázání na různé typy dat: Profily. Ty se týkají osob a každý z profilů může mít vlastní sadu Dalších polí. Typy kauz. Například typ kauzy Reality bude obsahovat hodnotu nemovitosti nebo její umístění, popř. podlahovou plochu. Typy stran. Vztahy mezi osobami a typy kauz. 4

5 Všechna okna pro nastavení Dalších polí vypadají stejně. V horním menu jsou tlačítka pro přidávání skupin a polí. Jejich seznam a struktura se pak zobrazuje v levém panelu. Pravá část slouží pro definování vlastností jednotlivých polí a skupin. Všechna další pole by měla být uspořádána v nějaké skupině. Skupina je vlastně název záložky na kartě Další pole a při jejím vytvoření je třeba pouze zadat název. Skupiny pak sdružují jednotlivá pole v organizované struktuře. Přidat další pole není možné, pokud není vytvořena skupina. Pro zachování přehlednosti důrazně doporučujeme tento systematický postup po tom, co byla vytvořena skupina: Definovat typ pole. Kleos umožňuje definovat tyto typy polí: textové, číselné, datum, seznam návrhů (lze editovat), zaškrtávací tlačítko (pravda/nepravda), desetinné číslo, seznam (pevně dané možnosti). Pojmenovat datové pole. Doporučujeme popisný název. I když je to možné, tak nedoporučujeme pojmenovávat stejným názvem pole z jiných datových struktur. Například není vhodné pojmenovat pole interní_značka u osoby i u kauzy. Pojmenovat pole pro správnou identifikaci na záložce. Doporučujeme použít popisný název co nejpodobnější názvu datového pole. Relativní umístění na záložce je pak možné upravit. Nastavit doplňující kritéria. Např. minimum a maximum nebo výchozí hodnotu. 5

6 Nastavení u Kleos má v sobě základního ového klienta pro posílání a přijímání ů. Nastavit jej lze v Nastavení Obecný ové účty a volba Přidat. Zde je potřeba zadat technické údaje od poskytovatele vašeho u. Jakmile Kleos zkontroluje správnost nastavení, je možné začít účet využívat. 6

7 Počet ových účtů není nijak omezen, ale pouze jeden lze nastavit jako výchozí. Výchozí účet bude použit pro odesílání, pokud nebude určeno jinak. Nastavení šablon Šablony neboli vzory slouží k vytváření dokumentů. Kleos umí vytvářet jakékoliv právní dokumenty, smlouvy, dopisy, y nebo faktury. Šablony jsou kombinací standardního daného textu, proměnných a formulářů pro zadání dat. Proměnné jsou doplněny informacemi z různých oblastí Kleosu nebo z formulářů. Šablony jsou v Kleosu tvořeny dvěma typy dokumentů: samotnými šablonami a bloky textu. Šablony jsou velmi podobné dokumentům obsahují texty a odkazy na pole. Textové bloky jsou komplexnější některé obsahují fragmenty textu, jiné definice dalších proměnných. Tyto specifické bloky pak slouží k propojování polí šablon a informací uložených v Kleosu. Textové bloky se hodí také pro opakované využití, např. adresu klienta lze nastavit jako textový blok a pak jej využít v mnoha šablonách najednou. Kleos má v sobě zabudovaný editor šablon. S jeho pomocí je možné sestavit vzhled a funkce dokumentu. 7

8 Pokud chcete nadále používat interní editor textu, nechte volbu na výchozí možnosti, ale máte možnost použít i program na editaci textu nainstalovaný na vašem počítači. Nastavení činností a fakturačních položek Nastavení tohoto modulu zahrnuje konfiguraci činností, fakturačních položek a tabulek odměn. Činnosti jsou takové zásobníky na fakturační položky. Fakturační položky zase představují konkrétní věci, které mohou být fakturovány zákazníkům, jako odměny, výdaje nebo správní/soudní poplatky. Tabulky odměn obsahují sazby obecných nebo specifických fakturačních položek. Kleos umožňuje více možností nastavení činností a fakturačních položek. Doporučený postup je použít typy činností pro popis právních služeb poskytovaných zákazníkovi a fakturační položky jako typy fakturačních částí činností. Např. právní zastoupení by mělo být nastaveno jako činnost, která obsahuje fakturační položku hodinová odměna. Každý typ činnosti může obsahovat libovolný počet fakturačních položek. Například činnost typu Právní zastoupení může obsahovat fakturační položky hodinová odměna a cestovní výdaje. Pokud je pak tato činnost vytvořena v nějaké kauze, Kleos vytvoří související fakturační položky hodinová sazba a cestovní výdaje. Uživatel si pak může zadat částky a doby trvání u jednotlivých fakturačních položek. Hodnota činnosti je sumou hodnot fakturačních položek. Je možné fakturační položky mazat i přidávat k nějaké činnosti. Pokud například právní asistence nepotřebuje položku cestovní výdaje, může být tato položka vymazána. V jiném případě je zase potřeba zahrnout cestu do místa, takže je možné přidat fakturační položku typu kilometr. Konfigurace činností je k dispozici v Nastavení - Činnosti. 8

9 Zde je možné přidávat, upravovat a mazat činnosti a jejich fakturační položky. Tabulky odměn je možné deaktivovat, nikoliv mazat. Tabulky odměn obsahují výchozí sazby pro fakturační položky. Počet vlastních tabulek odměn není nijak omezen. Obecné odměny se vztahu ke kategoriím fakturačních položek (hodina, kilometr, jednotka, paušál). Například kategorii kilometr může zahrnout více fakturačních položek souvisejících s cestovními výdaji. Specifické sazby se pak týkají konkrétních fakturačních položek. 9