WR Invoicing. Web Revolution. Uživatelský manuál administračního rozhraní

Transkript

1 WR Invoicing Web Revolution Uživatelský manuál administračního rozhraní Web Revolution s. r. o. 2009

2 WR Invoicing Administrace uživatelský manuál Praktický průvodce administrací fakturačního modulu WR Invoicing seznamuje uživatele s prací v administračním rozhraní, podrobně popisuje a vysvětluje jednotlivé komponenty modulu. Připravil Web Revolution, s. r. o. Web Revolution s.r.o Tento materiál je možné v nezměněné podobě bez omezení kopírovat, distribuovat a používat pro výuku a vzdělávání. 1

3 Obsah 1. Příprava seznamů a číselníků Vydané faktury Peněžní deník

4 1. Příprava seznamů a číselníků Před samotným provozem modulu je třeba věnovat čas přípravě seznamů a číselníků. Pro používání fakturace je třeba nastavit všechny číselníky, které jsou popsány dále v této kapitole. Fakturační střediska Jedná se o firmy či oddělení, které vystavují faktury. V běžném případě postačí mít vloženo pouze jediné fakturační středisko, které představuje údaje o vaší firmě. Aplikace však umožňuje vést faktury pro více firem současně (např., pokud potřebujete došlé objednávky na jeden server fakturovat na více firem z důvodu daňové optimalizace). Seznam se edituje v administraci v sekci Fakturace Střediska. 3

5 V první části editačního formuláře zadáváte fakturační údaje vaší firmy. Zbývající pole mají následující význam: Číselná řada pro zálohové faktury pokud je vystavována zálohová faktura na toto fakturační středisko, použije se pro stanovení čísla této faktury vybraná číselná řada. Použité nastavení fakturace vybraná šablona pro tvorbu ostrých faktur v případě vytváření faktury na toto fakturační středisko. Více viz šablony faktury. Parametry modulů vybrané moduly, které spolupracují s modulem fakturace, mohou očekávat příjem vybraných parametrů, které můžou ovlivnit tvorbu faktur. Tyto hodnoty jsou zpravidla nastaveny od výrobce aplikace a není vhodné je měnit, pokud nevíte, co děláte. Číselné řady Pro generování nových faktur je třeba vždy vědět, jaké bude mít nově vytvářená faktura číslo. K tomu slouží číselné řady. Editace číselných řad se provádí v sekci Fakturace Číselné řady. Význam jednotlivých polí zadávaných u číselných řad je následující: Název interní název číselné řady, kterým je tato identifikována v ostatních formulářích. Prefix prefix číselné řady, který se automaticky vkládá před číslo nové faktury. Délka číselné řady (počet znaků) určuje, kolik znaků bude mít číselná řada. Délka se poté upravuje přidáváním nul před číslo faktury. 4

6 Současná další hodnota řady určení, jaké číslo bude mít další vložená faktura. Při každém vytvoření faktury v této číselné řadě se tato hodnota inkrementuje. Fakturanti Představuje seznam uživatelů, kteří mohou vystavovat faktury. Tyto uživatele je možné editovat v sekci Fakturace Fakturanti. Ve výpisu fakturantů je vidět seznam všech uživatelů administračního rozhraní, kteří mají přidělenu roli InvoiceOperator, nebo ExternalOperator. Význam editace jednotlivých polí je následující: Střediska zaškrtávací seznam jednotlivých středisek, ke kterým fakturant náleží. Tedy u kterých má právo vytvářet faktury. Přístupová práva možnost zvolit práva u peněžního deníku. Šablony faktur Na základě dat na šabloně faktury se vytváří nová faktura. Editace šablon faktury se provádí v sekci Fakturace Šablony. Jednotlivá pole v šabloně jsou přenesena do nově vytvářené faktury, která je na základě této šablony vytvářena. To, která šablona bude použita na tvorbu jaké faktury, se určuje v jiných částech nastavení aplikace. Příklad vyplněné šablony fakturace je zobrazen na následující stránce. 5

7 6

8 2. Vydané faktury Přehled vydaných faktur (tedy těch, které byly v aplikaci vytvořeny) je k dispozici v sekci Fakturace Faktury vydané. Detail faktury obsahuje editaci základních částí faktury, jakými je číslo faktury, variabilní symbol, konstantní symbol, adresu odběratele, adresu dodavatele, data vystavení a splatnosti, druh faktury, částku na kterou byla faktura vystavena, položky faktury, text na faktuře a fakturační středisko, které fakturu vystavilo. 7

9 Dále jsou v detailu faktury pod položkami faktury úhrady faktury. V této sekci je možné evidovat byť i částečné úhrady faktury, včetně způsobu, jakým byly uhrazeny. Po uhrazení celé částky faktury je tato faktura považována za zlikvidovanou. 8

10 3. Peněžní deník Před použitím peněžního deníku je třeba nastavit a vyplnit seznam typů výdajů v sekci Fakturace Typy výdajů. Peněžní deník představuje jednoduchou správu hotovosti. Pomocí tohoto formuláře můžete vkládat do aplikace evidenci peněžních toků, včetně informace k jakým účelům byly peníze vynaloženy či přijaty. Součástí peněžního deníku je též pomocná aplikace na přepočet částek mezi měnami. 9