HELIOS Orange Majetek

Transkript

1 HELIOS Orange Majetek 2016 BüroKomplet, s.r.o.

2 Obsah Majetek... 7 Než začnete... 7 Protokoly zavedení... 8 Oprava... 8 Nový... 8 Zrušit... 9 Formulář Protokolu zavedení Záložka 1 Základní údaje Záložka 2 Opis Záložka 3 Poznámka a technický popis Záložka 6 Daňové pohyby Záložka 7 Účetní pohyby Záložka 8 3. Pohyby Záložka 9 Umístění Záložka 1 Údaje umístění pro účetnictví Záložka 2 Ostatní údaje umístění Volby místní nabídky - protokoly zavedení Příslušenství Generování karty Kopie protokolu Přetypování protokolů Dokumenty Doklady Aktualizace Hromadné změny Karty majetku Oprava Nový Zrušit Formulář karty majetku Záložka 1 Základní údaje Záložka 2 Opis

3 Číselník klasifikace stavebních děl CZ-CC, Klasifikace produkce CZ-CPA Záložka 3 Poznámka a technický popis Záložka 4 Daňové pohyby Záložka 5 - Účetní pohyby Záložka 6-3. Pohyby Záložka 7 Umístění Záložka 9 Odpočty Pohyby karty majetku Daňový pohyb karty majetku Oprava daňového pohybu Daňový pohyb Nový Daňové pohyby - počáteční stav Daňové pohyby ostatní Částečné vyřazení Oprava oprávek Přerušení/Pokračování odepisování Převedení Snížení ceny Technické zhodnocení Vyřazení Změna části ročního odpisu Změna skupiny Zvýšení ceny Zrušit daňový pohyb Uzávěrka daňových pohybů Účetní pohyb karty majetku Oprava účetního pohybu Nový účetní pohyb Nový - Zavedení, Počáteční stav Základní údaje Poznámka Další Informace

4 Nový - ostatní pohyby Zrušit účetní pohyb Uzávěrka účetních pohybů Účtování Pohled do účetnictví Odúčtování pohybu Zrušení příznaku účtování Účetní odpisy Doklady pohyby majetku Oprava 3. pohybů majetku Nový pohyb 3. Pohybů Nový pohyb 3. pohybů - ostatní pohyby Uzávěrka 3. Pohybů Účtování 3. Pohybů Pohled do účetnictví Odúčtování pohybu Zrušení příznaku účtování Umístění Oprava umístění Nový pohyb umístění Uzávěrka pohybů umístění Účtování umístění Pohled do účetnictví Odúčtování pohybu Zrušení příznaku účtování Odpočty Druhy pohybů Oprava Nový Typ pohybu: U skupiny pohybů Účetní pohyby můžete zadat tyto typy pohybů: U skupiny pohybů Daňové pohyby můžete zadat tyto typy pohybů:

5 U skupiny pohybů Pohyby umístění můžete zadat tyto typy pohybů: U skupiny pohybů 3. pohyby můžete zadat tyto typy pohybů: Typ majetku: Kontace odpisu Záložka 2 Další Zrušit Podřízené karty Připojení podřízené karty v Protokolu zavedení Připojení podřízené karty v Kartě majetku Aktualizace Účtování Hromadné změny Změna k datu Vyřazení / Zpětné zařazení Zastavení odpočtů Inventury Definice zpráv Vyhodnocení inventury Konstanty Všeobecné informace o majetku [1] Uzávěrky [2] Účtování [3] Daňové pohyby [4] Účetní pohyby [5] 3. pohyby [6] Pohyby umístění majetku [7] Karty majetku [8] Protokoly zavedení [9] Číselník klasifikace stavebních děl (CZ-CC), Klasifikace produkce (CZ-CPA) Vyhodnocení inventury Volby místní nabídky Uzávěrka Účtování účetních pohybů / umístění

6 Typy majetku Oprava Nový [1] - Typ majetku [2] - Protokoly zavedení [3] - Pohyby Daňové pohyby Účetní pohyby pohyby Umístění Zrušit Definice práv Účetní skupiny Limity technických zhodnocení Od zdaňovacího období Limit Typ majetku Daňové pohyby DP Způsob limitu Účetní pohyby ÚP Způsob limitu Lokality Oprava Nový Zrušit Definice struktury lokalit Koeficienty a sazby Oprava Nový Způsoby účetních odpisů Typy odpočitatelných položek Příklady

7 Majetek Modul Majetek umožňuje vést evidenci hmotného a nehmotného majetku a drobného majetku a provádět jeho odpisy tak, jak vyžaduje zákon o dani z příjmu. Pomocí uživatelského číselníku Typy majetku si majetek můžete rozdělit do různých skupin, kterým definujete jednotlivé vlastnosti. Majetek pak vedete na kartách, ke kterým vytváříte záznamy o změnách majetku tzv. pohyby. Mezi tyto změny patří např. zavedení majetku, zvýšení ceny, vyřazení majetku, změna sazby nebo odpisové skupiny, změna umístění, změna odpovědné osoby a řada dalších. Tyto pohyby pak v závislosti na typu automaticky účtujete do modulu Účetnictví. K majetku můžete vést i evidenci příslušenství. Než začnete Dříve než začnete pořizovat data do modulu Majetek systému HELIOS Orange, měli byste vědět, kterou částí programu musíte začít a která naopak není tolik důležitá a nemusíte se jí na počátku věnovat tolik pozornosti Nejprve si zkontrolujte nastavení daňových odpisových sazeb a koeficientů - nabídka Koeficienty a Sazby. Při zakoupení programu odpovídají sazby a koeficienty platné legislativě. Promyslete si číselník Typy majetku. Číselník slouží k přehlednému rozdělení majetku na typy např. podle druhu majetku - na Výpočetní techniku, Osobní automobily, Budovy, Pozemky, Nábytek, Software. Číselník může být velmi jednoduchý, může obsahovat členění majetku pouze na 2 typy (např. HNM a DIM ). Může být také ale velmi obsáhlý a podrobný (např. rozdělení majetku atd.). Čím podrobnější číselník Typy majetku, tím větší možnost třídění, vyhledávání, vyhodnocování budete mít. Na číselník Typy majetku velmi úzce navazují i možnosti automatického účtování majetku do modulu Účetnictví. Potom si Typy majetku můžete rozčlenit podle analytik účtů v účetnictví a pro účtování použít typové kontace. Číselník Druhy pohybů po instalaci nabízí druhy pohybů pro daňové, účetní pohyby, pohyby umístění a 3. pohyby. U účetních pohybů můžete zadat účetní kontaci, podle které budete pohyb automaticky účtovat do modulu Účetnictví. Je důležité zadat účetní kontaci do definice druhu pohybu dříve, než začnete vytvářet karty majetku a účetní pohyby ke kartám. Pokud zadáte kontace na druhy pohybů později, budete muset provést ručně dotažení kontace na účetní pohyby. Naplňte ostatní číselníky, které modul Majetek využívá. Jedná se o číselník Lokality, číselník Nákladový okruh a Číselník zaměstnanců a dále číselník Organizační struktura. Tyto číselníky použijete ve chvíli, kdy budete chtít zadat umístění majetku na útvar a lokalitu a kdy budete chtít zadat odpovědnou osobu majetku. Číselník Účetní skupiny majetku obsahuje informaci o tom, jakou sazbou bude majetek účetně odepisován a kdy eventuálně dojde ke změně odpisové sazby. Účetní skupiny vám ulehčí práci s účetními odpisy. Začněte pořizovat karty majetku a k nim daňové a účetní pohyby a pohyby umístění. Pro zjednodušení práce je vhodné zadávat majetek pomocí protokolu zavedení. 7

8 Protokoly zavedení V přehledu Karty majetku lze vytvořit kartu nového majetku a k ní zadat prostřednictvím pohybů cenu, způsob odpisování atd. Druhý a častější způsob, jak zavést karty majetku do evidence, je prostřednictvím protokolu zavedení. Protokoly zavedení jsou záznamy, které obsahují všechny údaje potřebné pro automatické vytvoření karty a automatické vytvoření účetních a daňových pohybů a pohybů umístění. Zadání údajů provádíte najednou ve formuláři Protokol zavedení. Přehled Protokoly zavedení otevřete ve stromové struktuře přehledů klepnutím na nabídku Majetek Protokoly zavedení. Přehled má místní nabídku funkcí, kterou otevřete klepnutím pravého tlačítka myši. Oprava Volba slouží k prohlížení či opravě již vytvořených protokolů zavedení. Po výběru volby se otevře formulář Protokolu zavedení, na kterém jste nastaveni kurzorovým řádkem. Opravovat můžete všechny údaje, ale pouze do okamžiku, než spustíte u protokolu funkci Generování karty. Pokud již byla z Protokolu zavedení vygenerovaná karta majetku, nelze protokol opravovat. Změny ve formuláři uložíte tlačítkem OK. Tlačítkem Storno dáte povel k odchodu z formuláře a v tom případě systém zkontroluje, zda jste ve formuláři neprovedli změny. Pokud ano, tak se zeptá: Uložit změny? Tlačítkem Ano změny uložíte a vrátíte se zpět do přehledu. Tlačítkem Ne se vrátíte do přehledu bez uložení změn. Tlačítkem Storno změny neuložíte, ale zůstanete ve formuláři. Nový Volbou Nový zadáte do přehledu nový Protokol zavedení. Výběrem volby otevřete nejprve přehled Typy majetku: Z přehledu vyberete typ majetku, do kterého budete kartu majetku pořizovat. Číselník Typy majetku slouží k přehlednému rozdělení majetku na typy např. podle způsobu účtování. 8

9 (Podrobný popis významu číselníku Typy majetku naleznete v kap. Typy majetku). Výběr provedete poklepáním myši na vybraném typu majetku. Poté se otevře prázdný formulář Protokol zavedení: Podrobný popis polí formuláře naleznete v kapitole Formulář Protokolu zavedení. Vyplněný formulář uložíte tlačítkem OK. Odchod z formuláře bez uložení změn provedete klepnutím na tlačítko Storno. Při ukládání systém kontroluje, zda záznam obsahuje všechny povinné údaje. Povinným údajem karty majetku je její číslo. Zjistí-li systém nesrovnalost, upozorní vás hlášením: Číslo majetku musí být zadáno! Systém zjistil, že číslo majetku není vyplněno. Hlášení potvrďte tlačítkem OK a systém vám automaticky nabídne nejvyšší volné číslo. Zrušit Výběrem této volby zrušíte záznam, na kterém je umístěn kurzorový řádek. Systém se ujistí dotazem: Opravdu si přejete smazat aktuální záznam? Potvrzením tlačítka Ne a Storno nedojde ke smazání záznamu. Potvrzením tlačítka Ano záznam smažete. Smazat můžete každý protokol, i ten, u kterého jste spustili funkci Generování karty. 9

10 Pokud protokoly zavedení, ke kterým byla generována karta, mazat nechcete, je třeba v Informacích odškrtnout konstantu Pr Realizované protokoly je povoleno mazat. Smazání protokolu zavedení se zapíše do žurnálu. Formulář Protokolu zavedení Formulář Protokol zavedení obsahuje stejné údaje jako má Karta majetku a jako mají daňové, účetní pohyby a pohyby umístění. Proto v následujících části příručky najdete odkazy na kapitoly, kde jsou jednotlivé záložky podrobně popsány. Formulář se skládá z těchto záložek: Záložka 1 Základní údaje Záložka 1 Základní údaje obsahuje tyto údaje: Typ majetku Číslo majetku Příslušenství Název majetku SKP Způsob pořízení Datum pořízení Datum zavedení DP Datum platnosti 10

11 UP Datum platnosti 3P Datum platnosti UM Datum platnosti Typové označení, Výrobce, Výrobní číslo Vyrobeno Země Doklad - číslo daňového dokladu (položku lze využít jako párovací znak pro zaúčtování pohybu zavedení) Údaje o datech platnosti pro uzávěrky - jsou uvedeny v editoru karty majetku. Podrobný popis polí naleznete v kapitole Karty majetku - Záložka 1 - Základní údaje. Záložka 2 Opis Záložka 2 Opis obsahuje tyto údaje: Daňové pohyby, Účetní pohyby, Třetí pohyby, Opis účetních pohybů. Podrobný popis těchto polí najdete v kapitole Karty majetku - Záložka 2 - Opis. Záložka 3 Poznámka a technický popis Tato záložka obsahuje 2 okna pro libovolnou poznámku a technický popis majetku. 11

12 Záložka 6 Daňové pohyby Na této záložce zadáváte údaje, které budou podkladem pro výpočet daňových odpisů. Tedy údaje jako např. Vstupní cena, daňová skupina, oprávky (pokud zadáváte počáteční stav majetku již odepisovaného) atd. Z těchto údajů program automaticky vytvoří daňový pohyb zavedení majetku nebo pohyb počáteční stav majetku již odepisovaného a následně vygeneruje plán odpisů do úplného odepsání majetku. Formulář daňového pohybu obsahuje podzáložky Základní údaje, Poznámka, Další a Informace: Na formuláři jsou základní informace o pohybu DP Druh pohybu Zde vybíráte druh pohybu, který se automaticky vytvoří z údajů, zadaných na této záložce. Klepnutím na pomocné tlačítko otevřete přehled Druhy pohybů, které máte pro akci vytvoření protokolu zavedení k dispozici. Nejčastěji vám program nabídne pohyb Počáteční stav a pohyb Zavedení. Podrobný popis tohoto číselníku naleznete v kap. Druhy pohybů. Vybraný pohyb přenesete do formuláře poklepáním myši. DP Typ pohybu Nepřístupné pole, ve kterém vidíte charakter vybraného pohybu. Přebírá se z číselníku Druhů pohybů majetku. 12

13 DP Fáze zpracování V tomto poli se zobrazuje fáze pohybu - pole zaprotekované, i když jsou v něm možnosti Připraveno, Uzavřeno nebo Historie. Při zadávání protokolu se automaticky nastavuje fáze Připraveno. Datum platnosti Zadáváte datum, od kdy se mají počítat daňové odpisy. Pokud zadáváte novou kartu (v aktuálním období), je datum platnosti pohybu stejné jako datum zavedení na základních údajích karty. Pokud zadáváte kartu, která již byla odepisovvaná, je v datu platnosti pohybu jiné datum než datum zavedení. Datum zavedení karty (firma vlastní majetek) je Odpisy v HELIOS se budou počítat od v datu zavedení je a datum platnosti na pohybu je Podzáložka Základní údaje Další údaje formuláře Protokol zavedení záložka 6 Daňové pohyby jsou tyto: Způsob odpisu Způsob odpisu můžete volit dle možnosti odepisování z těchto variant: rovnoměrný, zrychlený, dle 32a) - nehmotný majetek, jiný způsob (časový), jiný způsob (se sazbou), mimořádný DP Daňová skupina Dle způsobu odpisu (předchozí nabídka) můžete vybrat skupinu 1, 1a, 2, 3, 4, 5, 6 nebo 30 odst. 6-8 nebo jiný způsob (časový - volíte počet měsíců) nebo audiovizuální dílo, software, zřizovací výdaje, ostatní nehmotný majetek nebo jiný způsob (se sazbou - volíte procento odpisu). Mimořádný odpis lze vybrat pouze pro daňové skupiny 1 a 2. Při zadání jiné daňové skupiny systém v poli Způsob odpisu mimořádný odpis zamění na rovnoměrný. Mimořádné odpisy je možné uplatňovat na kartách, které mají datum zavedení v období od do Systém toto časové rozmezí kontroluje: 13

14 DP Technicky zhodnoceno U majetku již odepisovaného zaškrtnete, pokud byl před pořízením do HELIOS Orange technicky zhodnocen. DP Měsíc po Zaškrtávátko je přístupné u časového odepisování. Automaticky se nastavuje měsíc po u 32a nehmotného majetku. DP zvýšení odpisu Dle nové legislativy nahrazuje tento atribut reinvestiční odpočty (dříve na záložce Odpočty). Můžete vybrat navýšení o 10%, 15% nebo 20%. Zastavení Pokud je u zaváděného majetek zastaveno odepisování, můžete zadat všechny hodnoty, ale tato konstanta zastaví odepisování. Pro opětovné pokračování zvolte již v přehledu daňových pohybů konkrétní karty nový pohyb "Přer. / Pokr." viz kapitola Nový daňový pohyb. Roky/měsíce odpisu Do tohoto pole zadáváte počet let/měsíců odpisu, ve kterých již byl majetek odepisován. Pokud zadáváte nový majetek, je v tomto poli vždy 0 - systém ji sám nabízí. Při zavádění majetku již dříve odepisovaného (např. na jiném software), zadáte do tohoto pole počet let, po které se odpisování provádělo (při rovnoměrném i zrychleném způsobu odpisování). V případě zavádění majetku již dříve odepisovaného zrychleným způsobem odepisování a s technickým zhodnocením se zadává počet let odpisu po posledním technickém zhodnocení. 14

15 V případě špatně zadaného počtu let systém ohlásí dělení 0 a odpisy se nevygenerují. Nulovat Zaškrtávací box Nulovat má vazbu na časové odepisování v daňových pohybech a na formuláři daňového pohybu se objevil během roku V letech 2004,2005 legislativa neřešila technické zhodnocení na časovém odepisování. V těchto letech nebyl v daňových pohybech majetku přístupný pohyb technického zhodnocení. Navýšení ceny majetku prováděl pohyb Zvýšení ceny a na tomto pohybu je zaškrtávátko přístupné (box je přístupný ještě na pohybu Snížení ceny, na jiném pohybu není box přístupný): Názor na přepočet odpisů po zvýšení ceny byl dvojí: 1) hodnoty odpisů ze zvýšené ceny se rozpočítají do zbývajícího počtu měsíců odepisování 2) hodnoty odpisů ze zvýšené ceny se rozpočítají do zadaného počtu odepisovaných měsíců. Pro tuto variantu bylo třeba nastavit do pole Počet odepisovaných měsíců 0. Teprve v roce 2006 byla v zákoně vymezena pravidla pro technické zhodnocení na časovém odepisování - viz koeficienty a sazby pro rok Část ročního odpisu V případě používání majetku pro soukromé účely je nutno odpisy krátit poměrnou částí. Zadáváte hodnotu v procentech, která má být uplatněna. Sazba roční / Počet měsíců Roční sazbu, příp. počet měsíců vyplní program na základě výběru daňové skupiny a zadaných konstant v číselníku koeficientů a sazeb. Pouze u jiných způsobů odpisu (časových i se sazbou) zadáváte uživatelsky procento nebo počet měsíců. 15

16 Nižší sazba Dle nové legislativy je možno uplatnit u rovnoměrného způsobu odpisu předepsanou nebo nižší sazbu odpisu. Zadáváte v procentech sazbu, kterou chcete uplatnit. Vstupní cena Je vstupní daňová cena. Zvýšení ceny Pokud potřebujete sledovat zvlášť zvýšení ceny, nebo technické zhodnocení, vyplňte toto pole. Oprávky Celková částka oprávek dosud uplatněných k datu platnosti viz níže. Zůstatková cena Zůstatková cena se automaticky dopočítá jako "vstupní cena + zvýšená cena - oprávky". Podzáložka Poznámka Ke každému daňovému pohybu můžete zadat poznámku/informaci, kterou je možné zobrazit. Podzáložka Další Tato podzáložka umožňuje zadávat hodnoty navýšení ceny karty s ohledem na nastavený limit technického zhodnocení: 16

17 Podzáložka Informace Podrobný popis těchto polí naleznete v kapitole Nový daňový pohyb. Tuto záložku obsahuje pouze typ majetku, který má ve své definici nastaveno vytváření daňových pohybů. Záložka 7 Účetní pohyby Na této záložce zadáváte údaje, které budou podkladem pro výpočet účetních odpisů. Tedy údaje jako např. Vstupní cena, Měsíční nebo Roční odpisová sazba, oprávky (pokud zadáváte počáteční stav majetku již odepisovaného) atd. Z těchto údajů program automaticky vytvoří účetní pohyb zavedení majetku nebo pohyb počáteční stav majetku již odepisovaného a následně vygeneruje plán odpisů do úplného odepsání majetku. Formulář Protokolu zavedení, záložka 7 Účetní pohyby: 17

18 Formulář Účetních pohybů se skládá z podzáložek Základní údaje, Poznámka, Další a Informace. Druh pohybu: Zde vybíráte druh pohybu, který se automaticky vytvoří z údajů, zadaných na této záložce. Klepnutím na pomocné tlačítko otevřete přehled Druhy pohybů, které máte pro akci vytvoření protokolu zavedení k dispozici. Nejčastěji vám program nabídne pohyb Počáteční stav a pohyb Zavedení. Podrobný popis tohoto číselníku naleznete v kap. Druhy pohybů. Vybraný pohyb přenesete do formuláře poklepáním myši. Další údaje formuláře Protokol zavedení záložka 7 Účetní pohyby jsou tyto: Číslo způsobu odpisu Číslo způsobu odpisu můžete vybrat ze tří hodnot. Kráceno, nekráceno a počtem měsíců. Způsoby kráceno a nekráceno se používají v kombinaci se zadanou sazbou, u způsobu počet měsíců zadáváte počet měsíců, po které se odepisuje. Číslo účetní skupiny V čísle účetní skupiny nechte skupinu "000", pokud chcete zadávat procentní nebo měsíční sazby ručně pro každou kartu zvlášť. Nebo je možné vytvořit si libovolný počet účetních skupin, které budou obsahovat informace o sazbě. Sazba (měsíční) 18

19 Procentuální sazba přepočtená na měsíce odepisování. Sazba roční Procentuální sazba přepočtená na roky odepisování.(př. odpis na 4 roky - sazba roční = 25(%)). UP Počet odepisovaných měsíců Počet odepisovaných měsíců lze použít, buď při způsobu odpisu počtem měsíců, kdy zadáváte počet měsíců, po který se bude majetek odepisovat, anebo v kombinaci se způsoby kráceno a nekráceno. Výsledek odepisování dle kombinace způsobu odpisu a počtu odepisovaných měsíců: Ve všech případech jsou stejná vstupní data: karta pořízena k , vstupní cena ,- Způsob odpisu: kráceno; UP počet odepisovaných měsíců: nepoužito (=nezaškrtnuto) Roční sazba odpisu: Výše měsíčního odpisu v prvním roce: Výše měsíčního odpisu v dalších letech roce: UP počet odepisovaných měsíců: Počet měsíčních odpisů: Poslední odpis: Zůstatková cena k : 10% 84,- 84, Způsob odpisu: kráceno; UP počet odepisovaných měsíců: použito (=zaškrtnuto + zadaný počet měsíců) Roční sazba odpisu: Výše měsíčního odpisu v prvním roce: Výše měsíčního odpisu v dalších letech roce: UP počet odepisovaných měsíců: Počet měsíčních odpisů: Poslední odpis: Zůstatková cena k : 10% 84,- 84, Způsob odpisu: nekráceno; UP počet odepisovaných měsíců: nepoužito (=nezaškrtnuto) Roční sazba odpisu: Výše měsíčního odpisu v prvním roce: Výše měsíčního odpisu v dalších letech roce: UP počet odepisovaných měsíců: Počet měsíčních odpisů: Poslední odpis: Zůstatková cena k : 10% 1 000,- 84,

20 Způsob odpisu: nekráceno; UP počet odepisovaných měsíců: použito (=zaškrtnuto + zadaný počet měsíců) Roční sazba odpisu: Výše měsíčního odpisu v prvním roce: Výše měsíčního odpisu v dalších letech roce: UP počet odepisovaných měsíců: Počet měsíčních odpisů: Poslední odpis: Zůstatková cena k : 10% 1 000,- 84, Způsob odpisu: počtem měsíců; UP počet odepisovaných měsíců: použito (=zaškrtnuto + zadaný počet měsíců) Roční sazba odpisu: Výše měsíčního odpisu v prvním roce: Výše měsíčního odpisu v dalších letech roce: UP počet odepisovaných měsíců: Počet měsíčních odpisů: Poslední odpis: Zůstatková cena k : 0% 334,- 334, ,- Způsob odpisu: počtem měsíců do zůstatkové ceny; UP počet odepisovaných měsíců: použito (=zaškrtnuto, zadaný počet měsíců+ zvolená zůstatková cena=2000) Roční sazba odpisu: Výše měsíčního odpisu v prvním roce: Výše měsíčního odpisu v dalších letech roce: UP počet odepisovaných měsíců: Počet měsíčních odpisů: Poslední odpis: Zůstatková cena k : 0% 267,- 267, ,- UP 1. měsíc po Zaškrtnutím volby se automaticky provede první odpis měsíc po zavedení. UP P. odpis při vyřazení Zaškrtnutím volby se provede poslední odpis v měsíci vyřazení, tuto volbu můžete provést také při vyřazení majetku. Kontace Tato kontace je určena pro zavedení majetku. Párovací znak Tento párovací znak se použije v kontaci zavedení majetku. 20

21 Cena Vstupní účetní cena. Oprávky Celkové již uplatněné oprávky. Zůstatková cena Zůstatková cena se spočítá jako vstupní cena - oprávky. Roky, Měsíce Tyto hodnoty nemůžete editovat, ale dopočítávají se automaticky na základě rozdílu mezi datem zavedení (na záložce Základní údaje) a datem platnosti (na záložce Účetní pohyby) Datum platnosti Datum platnosti je datum, ke kterému platí zadané hodnoty. Má vliv na počátek doby odepisování.(př. datum platnosti = , měsíční odpis se provede za prosinec 2005) Podrobný popis těchto polí naleznete v kapitole Nový účetní pohyb. Tuto záložku obsahuje pouze typ majetku, který má ve své definici nastaveno vytváření účetních pohybů. Záložka 8 3. Pohyby Na tuto záložku zadáváte hodnoty, za kterých se budou počítat 3. pohyby karty majetku. Z číselníku, který otevřete poklepáním na tlačítko v poli druh pohybu, vyberete Zavedení - pokud jde o novou kartu majetku nebo Počáteční stav - pokud byla karta již odepisována. Podrobný popis tohoto číselníku naleznete v kap. Druhy pohybů. Karta majetku, záložka 8 3. pohyby Další údaje formuláře Protokol zavedení záložka 8 3. pohyby jsou tyto: 3P Způsob odpisu 3P Účetní skupina 3P Sazba (měsíční) 3P Sazba roční 3P počet odepisovaných měsíců 3P 1.odpis měsíc po 3P P. odpis při vyřazení 3P Kontace 3P Párovací znak 3P Cena Oprávky 21

22 3P Zůstatková cena Roky, Měsíce Datum platnosti Podrobný popis těchto polí naleznete v kapitole Nový 3. pohyb. Záložka 9 Umístění Na tuto záložku zadáváte fyzické i účetní umístění majetku, odpovědnou osobu a další údaje, které slouží nejen k inventuře, ale i k účtování majetku např. na zakázku, nákladový okruh atd. Z těchto údajů program automaticky vytvoří pohyb zavedení umístění majetku nebo pohyb počáteční stav umístění majetku již odepisovaného. Dalším důležitým údajem na řádku je Datum platnosti což je datum, od kdy budou platit údaje zadané na formuláři. Druh pohybu: Zde vybíráte druh pohybu, který se automaticky vytvoří z údajů, zadaných na této záložce. Klepnutím na pomocné tlačítko otevřete přehled Druhy pohybů, které máte pro akci vytvoření protokolu zavedení k dispozici. Nejčastěji vám program nabídne pohyb Počáteční stav a pohyb Zavedení. Podrobný popis tohoto číselníku naleznete v kap. Druhy pohybů. Vybraný pohyb přenesete do formuláře poklepáním myši. Záložka 1 Údaje umístění pro účetnictví Na formulář se vyplňují údaje, které jsou důležité pro účetnictví: Zaměstnanec, Příjmení, Jméno Útvar, Název útvaru 22

23 Vozidlo Číslo zakázky, Nákladový okruh Podrobný popis těchto polí naleznete v kapitole Nový pohyb umístění. Záložka 2 Ostatní údaje umístění Podzáložka pro zadání údajů důležitých pro inventury majetku: Lokalita Čárový kód Pořadač Počet kusů Nadřízená karta Vyplněný formulář Protokol zavedení uložíte klepnutím na tlačítko OK. Volby místní nabídky - protokoly zavedení Příslušenství Další volbou místní nabídky přehledu Protokoly zavedení je volba Příslušenství. Pomocí této funkce vytváříte karty příslušenství. Generování karty Tato volba vygeneruje z protokolu zavedení kartu majetku a k ní daňové a účetní pohyby a pohyby umístění. Karta majetku se uloží do přehledu Karty majetku a pohyby se uloží do přehledu Daňové pohyby, Účetní pohyby a Pohyby umístění k příslušné kartě majetku. 23

24 V přehledu Karet majetku si můžete zobrazit údaje z přehledu Protokoly zavedení (číslo karty aj.) - lze i obráceně. Protokoly zavedení jsou jen pomůckou pro snazší založení nové karty, a proto nejsou nijak chráněny proti smazání - na rozdíl od vlastních karet. Generování karty provedete tak, že se kurzorovým řádkem nastavíte na protokol zavedení a v místní nabídce potvrdíte volbu Generování karty. Výsledek akce systém oznámí hlášením: Karta je vygenerována Hlášení potvrďte klepnutím na tlačítko OK. Pokud je na protokolu zavedení připojený dokument, po vygenerování karty majetku je automaticky připojen i do karty. Kopie protokolu Touto volbou místní nabídky přehledu Protokoly zavedení vytvoříte libovolný počet kopií protokolu. Akce vám ulehčí práci v případě, že potřebujete zadat do evidence více stejných karet a nechcete každou kartu vytvářet celou znovu. Po potvrzení volby vám systém nabídne okno pro zadání počtu kopií, které chcete vytvořit. Napíšete počet kopií a klepnete na tlačítko OK. Program vytvoří zadaný počet kopií. Přetypování protokolů Tato akce provede přesun protokolů zavedení do jiného zadaného typu majetku. V editoru přetypování zadáváte: Typ majetku - vyberete ze seznamu typů nový typ Přetypovat druhy pohybů pokud zaškrtnuto - nastavit druhy pohybů podle cílového typu majetku, v případě, že pro cílový typ majetku není založen druh pohybu, nastavit globální druhy pohybů. pokud nezaškrtnuto v případě, že je na protokolu nastaven globální druh pohybu, ponechat. Pokud je na protokolu typový druh pohybu, který se neshoduje s cílovým typem, nastavit globální. Změna čísla majetku - pokud volbu zaškrtnete, máte možnost zadat nové číslo protokolu zavedení. Číslo musí být v rámci typu (resp. v rámci všech protokolů zavedení) jednoznačné. Pokud zůstane volba nezaškrtnuta, bude mít protokol i v novém typu majetku stejné číslo. V případě, že číslo je již obsazeno jiným protokolem, je uživatel na tuto skutečnost upozorněn v průběhu procesu a k přetypování nedojde. Kontrola vlastností typu - pokud chcete zkontrolovat, jestli jsou vlastnosti, tj. existence účetních a daňových pohybů, u starého a nového typu majetku shodné, zaškrtněte tuto volbu. Pokud tuto kontrolu nechcete provádět, nechte zaškrtávátko prázdné. 3. pohyby 24

25 Shoda opisu z typu majetku - pokud z nového typu majetku chcete převzít nastavenou shodu opisu daňových a účetních pohybů, tuto volbu zaškrtněte. Pokud necháte zaškrtávátko prázdné, opis pohybů na protokolu se nezmění. Typ majetku - Daňové pohyby DP Způsob odpisu DP Daňová skupina DP Zvýšení odpisu Typ majetku - Účetní pohyby UP Číslo způsobu odpisu UP Účetní skupina Dokumenty Touto volbou můžete připojit k protokolu zavedení, na kterém je nastaven kurzorový řádek, libovolný dokument, tabulku, obrázek či jiný soubor. Připojování provádíte formou odkazu. Můžete připojit dokumenty, které chcete vidět pouze u tohoto dokladu, ale i dokumenty, které chcete vidět v přehledu společných dokumentů. V tom případě ve formuláři dokumentu zaškrtnete políčko Zahrnout do všeobecných dokumentů. Doklady Pomocí této akce máte možnost připojit doklady k protokolu zavedení - slouží ke shromáždění dokladů z jednotlivých modulů systému Helios Orange, které se vztahují k určitému majetku. Obdobnou akci naleznete i v kartách majetku - slouží k připojení dokladů z jiných modulů Helios Orange přímo s kartou majetku. Účetní deník - v této nabídce můžete přiřazovat doklady z účetního deníku, po výběru se zobrazí přehled účetních dokladů z deníku a volbou Nový můžete přidávat další doklady Doklady zboží - v této nabídce můžete přiřazovat doklady oběhu zboží, tj. Příjem na sklad, Storno příjmu, Výdej ze skladu, Storno výdeje, Výdej v evidenční ceně, Objednávku, Expediční příkaz, Rezervaci, Fakturu vydanou, Dobropis vydaný, Fakturu přijatou, Dobropis přijatý Organizace - v této nabídce lze přiřadit vybrané organizace Pokladna - při volbě této nabídky vybíráte z dokladů pořízených v pokladně. UPOZORNĚNÍ Pro tisk protokolu s doklady musíte použít formulář Karta majetku s doklady! Aktualizace Aktualizace protokolů spouští speciální uloženou proceduru, která slouží k "vyčistění a dotažení údajů" na protokolu po importu majetku (respektive po importu protokolů zavedení) do HELIOS Orange. Příklad: V importu nejsou některá pole povinná, ale na protokol je třeba je dopočítat - akce Aktualizace toto provede. 25

26 Při běžném zadání protokolu uživatelem tedy nemá smysl aktualizaci spouštět. Hromadné změny Touto akcí lze nad označenými protokoly zavedení provádět hromadné změny: UP Změna účetní skupiny 3P Změna účetní skupiny UM Změna umístění Změna CZ-CC a CZ-CPA Změna klasifikace stavebních děl a klasifikace produkce Karty majetku Přehled Karty majetku je základním přehledem celého modulu Majetek a s tímto přehledem budete pracovat pravděpodobně nejčastěji. Přehled obsahuje karty majetku a umožňuje práci s nimi. Tedy pořízení nové karty, oprava či zrušení karty. Karty majetku je možné vytvářet dvojím způsobem. Buď karty zadáváte do tohoto přehledu přímo, tedy stiskem klávesy <F2> otevřete formulář Karta majetku, kde zadáváte základní údaje o majetku a po uložení karty vytváříte k majetku jednotlivé pohyby (účetní, daňové a umístění). Pořízení nové karty je však doporučeno provádět druhým způsobem - prostřednictvím Protokolu zavedení s následným automatickým vygenerováním karet včetně potřebných odpisů (pohybů - účetní, daňové a umístění), tato funkcionalita je jednodušší a efektivnější. DoProtokolu zavedení se zadávají údaje o majetku najednou (nikoli zvlášť kartu, zvlášť účetní pohyby, daňové pohyby a pohyby umístění) a systém po příslušném povelu z tohoto protokolu vygeneruje kartu majetku a veškeré pohyby. V kapitole Karty majetku se budeme věnovat 1. variantě způsobu zadání karty do evidence. Při tvorbě karty majetku v dialogu Karty majetku je nutné všechny potřebné odpisy tvořit jednotlivě. V přehledu Karty majetku se provádí změny karet majetku a případné vyřazení prostřednictvím tzv. pohybů a hromadných změn. Prostřednictvím pohybů je možné zadat ke kartě změnu odpisování, technické zhodnocení, odpovědnou osobu, fyzické umístění apod. Karty majetku se zobrazují ke zvolenému datu, který je viditelný v záhlaví zobrazeného okna. K tomuto datu jsou vždy přepočítány zobrazované hodnoty tzn. všechny sloupce zobrazující hodnoty, jež se mění v souvislosti s časem jsou závislé na datu, ke kterému je přehled zobrazen. Pomocí volby Nastav je možné tvořit z přehledu různé tiskové sestavy. Volba umožňuje zobrazit např. pouze některé typy majetku. Např. pouze hmotný investiční majetek nebo drobný investiční majetek. Záleží na tom, do jakých typů jste si majetek roztřídili. Na záložce "3 - Podmínky - filtr" lze mj. pomocí pravého tlačítka myši zadat konstanty: Kdatu, :PocatekObdobi, :KonecObdobi. Prostřednictvím volby místní nabídky je možné nad označenými kartami majetku také provádět účtování pohybů (např. zavedení majetku, vyřazení apod.) do modulu Účetnictví. 26

27 Pro odsouhlasení evidence v modulu Majetek se zápisy v modulu Účetnictví (účetní i 3. pohyby) je vhodné v sestavě využít sloupce: Stav k počátku období - UP Cena stav počáteční, UP Oprávky stav počáteční, UP Zůstatková cena stav počáteční Přírůstky od počátku období ke zvolenému datu - UP Cena přírůstek od poč. k datu, UP Oprávky přírůstek od poč. k datu, UP Zůstatková cena přírůstek od poč. k datu Úbytky od počátku období ke zvolenému datu - UP Cena úbytek od poč. k datu, UP Oprávky úbytek od poč. k datu, UP Zůstatková cena úbytek od poč. k datu Stav ke zvolenému datu - UP Cena stav, UP Oprávky stav, UP Zůstatková cena stav Po potvrzení volby Majetek Karty majetku vám systém nabízí okno pro zadání data, ke kterému chcete stav majetku zobrazit. Zadejte datum a stiskněte tlačítko OK. Otevře se přehled Karty majetku. Tento přehled obsahuje všechny karty majetku bez ohledu na typ, které mají datum zavedení shodné nebo starší než datum, které jste při vstupu do přehledu Karty majetku zadali. V případě potřeby pohledu na katy majetku k jinému datu použijte volbu Změna k datu. Volba se nachází v místní nabídce přehledu. Jestliže vytvoříte kartu majetku, která bude mít v poli Datum zavedení např a při vstupu do přehledu Karty majetku zadáte datum jako datum, ke kterému chcete stav přehledu vidět, tak tuto kartu v přehledu neuvidíte. Musíte si zobrazit přehled k datu nebo mladším ( atd.). Tato funkce vám umožňuje dívat se na stav majetku i zpětně k vybranému datu. Tedy můžete vidět stav majetku, jaký byl např. před ½ rokem nebo naopak stav majetku, jaký bude za ½ roku. Seznam všech funkcí, které můžete v přehledu provádět, naleznete v místní nabídce. V této části příručky popíšeme pouze volby specifické pro tento přehled. Oprava Volba slouží k prohlížení či opravě již zadaných karet majetku. Po výběru volby se otevře formulář karty majetku, na kterém jste nastaveni kurzorovým řádkem. Opravovat můžete pouze některé údaje. Na záložce 1 Základní údaje můžete opravovat pole Název majetku, SKP a Výrobní údaje majetku. U karet, ke kterým neexistuje protokol, a neexistují žádné pohyby, můžete opravovat i Datum pořízení a Datum zavedení. Dále můžete opravovat všechny údaje na záložce Poznámka a technický popis. Změny ve formuláři uložíte tlačítkem OK. Tlačítkem Storno dáte povel k odchodu z formuláře a v tom případě systém zkontroluje, zda jste ve formuláři neprovedli změny. Pokud ano, tak se zeptá: Uložit změny? Tlačítkem Ano změny uložíte a vrátíte se zpět do přehledu. Tlačítkem Ne se vrátíte do přehledu bez uložení změn. Tlačítkem Storno změny neuložíte, ale zůstanete ve formuláři. 27

28 Nový Volbou Nový zadáte do přehledu novou kartu majetku. Výběrem volby otevřete nejprve přehled Typy majetku. Z přehledu vyberete typ majetku, který budete do evidence pořizovat. Výběr typu majetku provedete poklepáním myši na vybraném typu majetku nebo použitím tlačítka Přenos. Vyplněný formulář uložíte tlačítkem OK. Odchod z formuláře bez uložení změn provedete klepnutím na tlačítko Storno. Při ukládání systém kontroluje, zda záznam obsahuje všechny povinné údaje. Povinným údajem karty majetku je její číslo. Zjistí-li systém nesrovnalost, upozorní vás hlášením: Číslo majetku musí být zadáno! Systém zjistil, že číslo majetku není vyplněno. Hlášení potvrďte tlačítkem OK a systém vám automaticky nabídne nejvyšší volné číslo. Zrušit Výběrem této volby zrušíte záznam, na kterém je umístěn kurzorový řádek. Systém se ujistí dotazem: Opravdu si přejete smazat aktuální záznam? Potvrzením tlačítka Ne a Storno nedojde ke smazání záznamu. Potvrzením tlačítka Ano záznam smažete. Systém však dovolí zrušit pouze ten záznam, který nebyl v systému nikdy použit (např. ke kartě dosud nebyl zadán žádný pohyb, žádné příslušenství atd.). Pokud zjistí, že rušená karta byla v systému již použita, zrušení záznamu neprovede a zobrazí hlášení: Na záznam jsou navázány další údaje nelze smazat! Hlášení potvrďte tlačítkem OK. Tlačítkem Detail si můžete zobrazit podrobnější informace. Formulář karty majetku Záložka 1 Základní údaje Záložka 1 Základní údaje obsahuje tyto údaje: 28

29 Typ majetku Kód typu majetku. Pole nelze editovat, systém jej vyplňuje sám automaticky podle toho, jaký jste zvolili Typ majetku při vytváření nové karty. Číslo majetku Povinný 8místný údaj. Příslušenství Toto pole není aktivní na kartě majetku, ale pouze na kartě příslušenství. Udává číslo příslušenství majetku. Název majetku Textové označení majetku. SKP Číslo standardní klasifikace produkce. Je to 20místný nepovinný údaj. Lze zadat libovolný alfanumerický znak. Způsob pořízení Do tohoto pole zadáváte způsob pořízení majetku. Klepnutím na pomocné tlačítko otevřete pole se seznamem způsobů pořízení. 29

30 není (způsob pořízení není evidován) koupí vytvořením vlastní činností nabytím práv k výsledkům duševní tvořivé činnosti bezúplatným nabytím (darováním) vkladem investičního majetku od jiné osoby převodem podle právních předpisů přeřazením z osobního užívání do podnikání technické zhodnocení drobného majetku jiné Způsob vyřazení U vyřazeného majetku nastavujete, jakým způsobem byl vyřazen: neevidováno prodej likvidace bezúplatný převod (darování) převod podle právních předpisů v důsledku škody nebo manka přeřazením z podnikání do osobního užívání zrušení bez likvidace vstup do likvidace převod majetku státu podle zvláštních předpisů 24 odst.2 písm. l)(živelná pohroma, neznámý pachatel...) Občanský zákoník 553 (převod práva dlužníka ve prospěch věřitele) jiné Datum pořízení Nejčastěji se jedná o datum, kdy byl majetek zakoupen. Tento údaj nesmí být vyšší než je datum zavedení. Datum zavedení Datum, kdy byl majetek zaveden do evidence a od kterého budete počítat odpisy. Od tohoto data můžete začít majetek odepisovat. Majetek však můžete začít odepisovat i o něco později to je v případě, že majetek byl již odepisován v jiném systému a v HELIOS se pokračuje v odepisování. Pro tento případ je datum zavedení skutečné datum zavedení karty do majetku a datum, kdy chcete skutečně zahájit odepisování, zadáváte až na účetní nebo daňový pohyb zavedení (či počáteční stav) do pole Datum platnosti. Nelze vytvořit žádný pohyb s datem platnosti nižším, než je datum zavedení. Podle tohoto data se automaticky vyplní údaje Uzávěrka, Uzávěrka daňových pohybů, Uzávěrka účetních pohybů, Uzávěrka pohybů umístění a Uzávěrka příslušenství. Do těchto polí systém dosadí datum o 1 den nižší než je datum zavedení (den před datem zavedení). 30

31 Datum vyřazení Datum, kdy byl majetek vyřazen z evidence. Pole není přístupné k editaci, protože jej vyplňuje systém automaticky v okamžiku, kdy provedete akci Vyřazení karty majetku (volba v přehledu Karty majetku). Uzávěrka Datum, kdy byla provedena poslední uzávěrka všech pohybů (volba Uzávěrka v přehledu Karty majetku). Tedy daňových a účetních, pohybů umístění a příslušenství. Pole není přístupné k editaci, protože jej systém vyplňuje automaticky v okamžiku, kdy uzávěrku provedete. Uzávěrka daňových pohybů Datum, kdy byla provedena poslední uzávěrka daňových pohybů. Pole není přístupné k editaci, protože jej systém vyplňuje automaticky v okamžiku, kdy uzávěrku provedete. Pole je neaktivní pro typ majetku, který nebude mít daňové pohyby. Uzávěrka účetních pohybů Datum, kdy byla provedena poslední uzávěrka účetních pohybů. Pole není přístupné k editaci, protože jej systém vyplňuje automaticky v okamžiku, kdy uzávěrku provedete. Pole je neaktivní pro typ majetku, který nebude mít účetní pohyby. Uzávěrka pohybů umístění Datum, kdy byla provedena poslední uzávěrka pohybů umístění. Pole není přístupné k editaci, protože jej systém vyplňuje automaticky v okamžiku, kdy uzávěrku provedete. Uzávěrka příslušenství Datum, kdy byla provedena poslední uzávěrka příslušenství. Pole není přístupné k editaci, protože jej systém vyplňuje automaticky v okamžiku, kdy uzávěrku provedete. Výrobní údaje Typové označení, Výrobce, Výrobní číslo Informativní údaje o majetku. Vyrobeno Datum, kdy byl majetek vyroben. Pro zadání data můžete využít pomocné tlačítko. Země Pole pro zadání země původu majetku. Klepnutím na pomocné tlačítko otevřete číselník Země. Vybranou zemi přenesete do pole poklepáním myši. 31

32 Doklad Číslo nebo název původního dokladu k majetku. Tento údaj může sloužit jako párovací znak při automatickém zaúčtování pohybů do modulu Účetnictví. Záložka 2 Opis Záložka 2 Opis obsahuje tyto údaje: Daňové pohyby, Účetní pohyby, Informativní údaje o tom, zda lze ke kartě zadávat daňové a účetní pohyby. Údaj nelze editovat, přenáší se automaticky z definice typu majetku. 3. pohyby Zaškrtávací pole, které zpřístupní volbu 3. pohyby majetku u konkrétní karty v místní nabídce. Čl.II.492/2000 SbPU2 Zaškrtávací pole, které umožňuje nastavit daňové odepisování pro software, který byl pořízen před rokem 2000, byl odepisován v daňové skupině 1 a dosud není odepsán (existuje na něm technické zhodnocení). U karet, které budou mít toto pole zaškrtnuto a v daňové skupině na pohybu bude daňová skupina 1., se berou sazby/koeficienty z roku zavedení karty. 32

33 30 ods.12 Zaškrtávací pole, které vyplníte, pokud je majetek získán dle právních předpisů a karta má zrychlený odpis. Odpis původního vlastníka Pole, kde zadáváte částku odpisu předchozího vlastníka majetku. Bude přístupné v případě zaškrtnutí předchozího pole. Opis pohybů Toto pole zobrazuje nastavení z Typu majetku a při zakládání karty je možné hodnotu změnit. Tím může vzniknout varianta, že v jednom typu majetku budete mít na některých kartách vazbu DP -> ÚP na některých Není. Pro tuto variantu musíte mít vytvořeny pro účtování druhy pohybů s kontacemi daňové i účetní pro1 typ současně. Po vygenerování pohybů ke kartě je tento údaj nepřístupný a nelze jej uživatelsky změnit. Operativní evidence Při označení jsou tyto karty majetku bez daňových, účetních a 3. pohybů. OE Cena Cena, ve které je operativní evidence vedena. Následující pole kontace určují, odkud bude brána kontace pro účetní odpis. Kontace odpisu globální - bude brána kontace z pohybu odpis nepřiřazeného konkrétnímu typu majetku. Kontace odpisu typová - bude brána kontace z pohybu odpis, který je přiřazen tomuto typu majetku. Kontace odpisu karty - po zaškrtnutí tohoto pole máte možnost přiřadit této konkrétní kartě kontaci. UP FM Kurz - zadáte kurz pro přepočet účetních pohybů na funkční (cizí) měnu. 3P FM Kurz - zadáte kurz pro přepočet 3. pohybů na funkční (cizí) měnu. Třída Dvoumístné pole pro třídění majetku. Není možné zadat číselník, ale pole lze zobrazit a třídit podle něj. Převedené karty DOS aplikace Helios mají toto pole vyplněné, pokud byl použit číselník tříd. 33

34 Číselník klasifikace stavebních děl CZ-CC, Klasifikace produkce CZ-CPA Číselník pro třídění hmotného majetku do odpisových skupin dle Přílohy č.1 dle zákona 586/1992 Sb. Číselník je k dispozici pouze po instalaci pluginu "Číselníky CZ-CPA, CZ-CC". Pravidla aktualizace číselníku je možné nastavit v Konstantách majetku Konstanty - Číselník klasifikace V případě nastavení konstanty aktualizovat - zatrženo Ano se při aktualizaci číselníku provede aktualizace stávajících dat a import nových kódů. V případě nastavení konstanty aktualizovat - zatrženo Ne se při aktualizaci číselníku provede jen import nových kódů. Údaj z číselníku klasifikace má informativní charakter, nemá přímou souvislost s nastavením odpisové skupiny majetku - odpisovou skupinu zadává uživatel standardním způsobem! Záložka 3 Poznámka a technický popis Tato záložka obsahuje 2 okna pro libovolnou poznámku a technický popis majetku. Při vhodném nastavení přehledu pomocí volby Nastav můžete tyto údaje tisknout. Záložka 4 Daňové pohyby Na této záložce naleznete údaje o daňových pohybech. Údaje na záložce nelze editovat, systém je automaticky aktualizuje z vytvořených daňových pohybů. Stav pohybů vidíte vždy k datu, se kterým jste vstoupili do přehledu Karty majetku. 34

35 Záložka 5 - Účetní pohyby Na této záložce naleznete údaje o účetních pohybech. Údaje na záložce nelze editovat, systém je automaticky aktualizuje z vytvořených účetních pohybů. Stav pohybů vidíte vždy k datu, se kterým jste vstoupili do přehledu Karty majetku. Uvedené záložky jsou aktivní pouze u typu majetku, kterému zadáváte daňové a účetní pohyby. Záložka 6-3. Pohyby Na této záložce naleznete údaje o 3. pohybech, které se využívají např. pro výpočet odpisů V IFRS nebo US GAPP, případně pro reporting. Údaje na záložce nelze editovat, systém je automaticky aktualizuje z vytvořených 3. pohybů. Stav pohybů vidíte vždy k datu, se kterým jste vstoupili do přehledu Karty majetku. 35

36 Záložka 7 Umístění Záložka obsahuje informace, týkající se fyzického umístění majetku, účetního zařazení na útvar organizační struktury, zařazení majetku odpovědné osobě atd. Z karty majetku nelze tyto údaje editovat. Editace se provádí pomocí volby Umístění, kterou najdete v místní nabídce přehledu Karty majetku. 36

37 Záložka 9 Odpočty Zadáváte typ daňového odpočtu, který vybíráte z pomocného číselníku, jež jste nadefinovali v nabídce menu Majetek/Typy odečitatelných položek. Tato záložka je aktivní do Záložka je skryta a je možné ji vyvolat nastavením v Informacích: Pohyby karty majetku První volbou místní nabídky přehledu Karty majetku je volba Pohyby. Evidenci majetku můžeme rozdělit na několik části. Vlastní karta majetku obsahuje pouze popisné údaje, datum zavedení majetku, technické parametry majetku atd. Ke kartě je však třeba zadat i cenu majetku, daňovou odpisovou skupinu, účetní odpisovou sazbu atd. Tyto údaje je možné zadat ke kartě pouze prostřednictvím tzv. pohybů. Pohybem zadáváte počáteční stav majetku, pohybem provádíte zvýšení nebo snížení ceny majetku, pohybem provádíte změnu odpisové sazby, pohybem provádíte vyřazení majetku atd. Výsledkem je, že každá operace, kterou jste v majetku provedli, bude evidována prostřednictvím pohybů. Aby bylo možné vést nezávislou evidenci daňových a účetních odpisů, jsou pohyby rozděleny na daňové a účetní. Daňové pohyby obsahují údaje, které slouží pro výpočet daňových odpisů, zatímco účetní pohyby obsahují údaje pro účetní odpisy. Kromě toho existují ještě tzv. pohyby umístění, které obsahují údaje o zařazení 37

38 majetku na vybraný účetní útvar, informace o fyzickém umístění majetku ve firmě, dále údaje o odpovědné osobě majetku a další. Podnabídka volby Pohyby je následující: Daňové pohyby Účetní pohyby 3. pohyby Umístění Odpočty Druhy pohybů Daňový pohyb karty majetku Po potvrzení volby Daňové pohyby v přehledu Karty majetku otevřete přehled již vytvořených daňových pohybů vybrané karty (té karty, na které jste nastaveni kurzorovým řádkem). Oprava daňového pohybu Volbou Oprava prohlížíte a opravujete vybrané záznamy. Systém vám dovolí opravit všechny údaje, které jste měli u daného pohybu přístupné při vytváření, mimo datum platnosti pohybu. Např. chcete opravit typ pohybu Změna skupiny, tedy budete mít přístupné pole Daňová skupina. Možnost opravy se však vztahuje pouze na ručně vytvořené pohyby, nelze opravovat pohyby, které automaticky vygeneroval program (např. pohyb Odpis). A můžete opravit vždy pouze poslední (nejmladší) pohyb vybrané karty. Pokud chcete opravit některý ze starších pohybů, musíte nejprve všechny mladší pohyby postupně smazat. Další omezení pro opravy může nastat při nastavení Opisu pohybů na kartě DP->ÚP, Úplná shoda. Účetní hodnoty karty vycházejí z daňových, a pokud jsou účetní pohyby zaúčtované, nelze měnit hodnoty ani na daňových pohybech. Daňový pohyb Nový Tvorbu nového daňového pohybu zahájíte volbou Nový, kterou naleznete v místní nabídce přehledu. Otevře se formulář: 38

39 V poli DP Druh daňového pohybu pomocí tlačítka otevřete nabídku Druhů pohybů: 39

40 Po zakoupení a instalaci systému HELIOS Orange máte již základní Druhy pohybů nadefinované. Tyto námi připravené Druhy pohybů jsou definované tak, že je můžete použít pro všechny Typy majetku a pro všechny karty majetku. Vy však můžete definovat speciální druhy pohybů, které budou vázané pouze k jednomu konkrétnímu typu majetku nebo k jedné konkrétní kartě majetku. V tomto přehledu vyberete druh pohybu, který budete chtít ke kartě majetku zadat a poklepáním myši otevřete formulář pohybu. Podle stavu, v jakém se karta majetku nachází, můžete vytvářet různé daňové pohyby. Tzn., že nemáte-li ke kartě dosud žádné daňové pohyby, tak vám systém nabídne pouze druhy daňových pohybů typu Počáteční stav. Tedy např. pohyb s názvem zavedení nebo pohyb s názvem počáteční stav. Oba tyto pohyby umožňují provést zavedení nového majetku nebo zavedení majetku, který již byl odepisován. Po té, co již máte tyto daňové pohyby vytvořené, tak při vytváření dalšího nového daňového pohybu vám systém nabídne zcela jiné druhy daňových pohybů. Např. pohyby Technické zhodnocení, Změna odpisové skupiny, Vyřazení majetku atd. Většinu údajů formuláře vyplňujete pouze ve chvíli, kdy vytváříte daňový pohyb typu Počáteční stav. Ostatní druhy pohybů vám zpřístupní již pouze některá pole. Daňové pohyby - počáteční stav Na této záložce zadáváte údaje, které budou podkladem pro výpočet daňových odpisů. Tedy údaje jako např. Vstupní cena, daňová skupina, oprávky (pokud zadáváte počáteční stav majetku již odepisovaného) atd. Z těchto údajů program automaticky vytvoří daňový pohyb zavedení majetku nebo pohyb počáteční stav majetku již odepisovaného a následně vygeneruje plán odpisů do úplného odepsání majetku. Formulář daňového pohybu obsahuje podzáložky Základní údaje, Poznámka, Další a Informace: 40

41 Na formuláři jsou základní informace o pohybu DP Druh pohybu Zde vybíráte druh pohybu, který se automaticky vytvoří z údajů, zadaných na této záložce. Klepnutím na pomocné tlačítko otevřete přehled Druhy pohybů, které máte pro akci vytvoření protokolu zavedení k dispozici. Nejčastěji vám program nabídne pohyb Počáteční stav a pohyb Zavedení. Podrobný popis tohoto číselníku naleznete v kap. Druhy pohybů. Vybraný pohyb přenesete do formuláře poklepáním myši. DP Typ pohybu Nepřístupné pole, ve kterém vidíte charakter vybraného pohybu. Přebírá se z číselníku Druhů pohybů majetku. DP Fáze zpracování V tomto poli se zobrazuje fáze pohybu - pole zaprotekované. Při zadávání protokolu se automaticky nastavuje fáze Připraveno. Fázi uzavřeno nastavuje funkce Uzávěrka, fázi Historie nelze uživatelsky nastavit. Datum platnosti Zadáváte datum, od kdy se mají počítat daňové odpisy. Pokud zadáváte novou kartu (v aktuálním období), je datum platnosti pohybu stejné jako datum zavedení na základních údajích karty. Pokud zadáváte kartu, která již byla odepisovaná, je v datu platnosti pohybu jiné datum než datum zavedení. Datum zavedení karty (firma vlastní majetek) je Odpisy v HELIOS se budou počítat od v datu zavedení je a datum platnosti na pohybu je Podzáložka Základní údaje Další údaje formuláře Protokol zavedení záložka 6 Daňové pohyby jsou tyto: DP Způsob odpisu Toto pole je přístupné pouze přes typ pohybu Počáteční stav. Zadáváte zde způsob, jakým budete majetek daňově odepisovat. Klepnutím na pomocné tlačítko otevřete pole se seznamem způsobů odepisování. K dispozici máte tyto způsoby odpisu: rovnoměrný zrychlený 32 a nehmotný majetek jiný způsob (se sazbou) jiný způsob (časový) 41

42 mimořádný DP Daňová skupina Pole Daňová skupina můžete editovat pouze přes typ pohybu Počáteční stav a Změna skupiny. Do tohoto pole zadáváte daňovou odpisovou skupinu. Klepnutím na pomocné tlačítko otevřete pole se seznamem daňových skupin a způsobů odepisování. K dispozici máte tyto daňové skupiny, které pokrývají všechny zákonem umožněné způsoby odepisování: skupina (pro způsob odpisu rovnoměrný, zrychlený nebo mimořádný) skupina (pro způsob odpisu rovnoměrný, zrychlený nebo mimořádný) skupina (pro způsob odpisu rovnoměrný nebo zrychlený) skupina (pro způsob odpisu rovnoměrný nebo zrychlený) skupina (pro způsob odpisu rovnoměrný nebo zrychlený) skupina (pro způsob odpisu rovnoměrný nebo zrychlený) 30 odst. 6 až 8 (pro způsob odpisu jiný způsob se sazbou) jiná skupina (se sazbou) (pro způsob odpisu jiný způsob se sazbou) audiovizuální dílo (pro způsob odpisu 32 a nehmotný majetek) software a NVVV (pro způsob odpisu 32 a nehmotný majetek) zřizovací výdaje (pro způsob odpisu 32 a nehmotný majetek) ostatní nehmotný majetek (pro způsob odpisu 32 a nehmotný majetek) 30b fotovoltaická zařízení (pro způsob odpisu 30b fotovoltaická zařízení) jiná skupina (časová) (pro způsob odpisu jiný způsob časový) Pro vybranou Daňovou skupinu nelze vždy vybrat jakýkoli způsob odpisu. Tyto dva atributy jsou na sobě závislé a vždy lze vybrat jen variantu, která má smysl a je podpořena legislativou. DP Zvýšení odpisu V tomto poli vybíráte navýšení odpisu dle legislativy (bývalé reinvestiční odpočty): 10% 15% 20% Zvolené navýšení je vázáno na sazbu/koeficient v číselníku Koeficientů a sazeb. Sazba roční / Koeficient /Počet měsíců Do tohoto pole zadáváte roční odpisovou sazbu pro daňový odpis. Systém vyplňuje hodnotu automaticky podle zadané daňové skupiny a způsobu odpisu. Pole Sazba roční můžete ručně změnit pouze tehdy, pokud máte v poli Daňová skupina zadanou hodnotu 30 odst. 6 až 8 nebo Jiná skupina a v poli Způsob odpisu hodnotu Jiný způsob. Pokud použijete Jinou skupinu (časovou) do pole se vyplňuje počet měsíců, po které bude majetek odepisován. 42

43 DP Zastavení Pole obsahuje informaci o stavu daňového pohybu. Pole není přístupné k editaci, protože jej systém vyplňuje sám automaticky na základě zvoleného druhu pohybu. Pohyb se může nacházet v těchto stavech: Nezastaveno implicitní stav pohybu. Přerušeno tento stav se doplní při vytvoření daňového pohybu typu Přerušení odpisování majetku. DP Nižší sazba Toto pole umožňuje snížit sazbu odepisování. Např. pokud roční odpis činí 14,2 % (u rovnoměrného způsobu odepisování u majetku zařazeného do 1. skupiny v prvním roce odepisování) mohu využít odpisu až do výše 14,2 %, ale mohu v případech, kdy stanoví zákon použít sazbu nižší. V tom případě nižší sazbu aktivujete zaškrtnutím pole a vepsáním nižšího procenta např. 10%. Zadání snížené sazby je možné pouze u způsobu odpisu rovnoměrný. DP Technicky zhodnoceno Toto zaškrtávací políčko vyplňujete pouze tehdy, když vytváříte pohyb s počátečním stavem majetku, který již byl odepisován a byl technicky zhodnocen. Tedy např. jste vedli odpisy majetku mimo systém Helios Orange a nyní potřebujete stav majetku zadat do systému. Políčko slouží systému jako identifikátor toho, že je třeba pro výpočet dalších daňových odpisů použít sazbu nebo koeficient pro technicky zhodnocený majetek. Dále si již toto políčko systém vyplňuje sám. Tzn., že pokud provedete v systému Helios Orange u vybraného majetku první technické zhodnocení, systém si políčko zaškrtne sám. DP Měsíc po Zaškrtávací políčko pro nastavení začátku odepisování - nezaškrtnuto znamená, že se první odpis generuje v měsíci zavedení, měsíc po bude generovat první odpis až další měsíc po měsíci zavedení. Tento údaj je přístupný pouze pro časové odepisování. Roky odpisu Toto pole vyjadřuje pořadí daňového odpisu. Tedy např. pohyb Zavedení nového majetku bude mít v tomto poli číslo 0. Další pohyb, zpravidla pohyb Odpis (program jej vytváří automaticky) bude mít číslo 1 (jedná se o 1. daňový odpis). Následující pohyb Odpis bude mít číslo 2 atd. Když budete vytvářet pohyb Počáteční stav majetku již dříve odepisovaného (např. na jiném software) zadáte do tohoto pole počet již provedených ročních odpisů u rovnoměrného způsobu odpisu majetku, u zrychleného způsobu se zadává počet let odpisu po posledním technickém zhodnocení. Např. majetek odepisujete od roku 1997 a počáteční stav do systému Helios Orange zadáváte k Do pole Roky odpisu tedy zadáte číslo 3. Údaj je velmi důležitý, protože ovlivňuje roční odpisovou sazbu. Pro 1. rok odepisování je odpisová sazba jiná než pro následující roky. V případě časového odepisování ( 32a), je v tomto poli počet odepisovaných měsíců. 43

44 Nulovat Zaškrtávací box Nulovat má vazbu na časové odepisování v daňových pohybech a na formuláři daňového pohybu se objevil během roku V letech 2004,2005 legislativa neřešila technické zhodnocení na časovém odepisování. V těchto letech nebyl v daňových pohybech majetku přístupný pohyb technického zhodnocení. Navýšení ceny majetku prováděl pohyb Zvýšení ceny a na tomto pohybu je zaškrtávátko přístupné (box je přístupný ještě na pohybu Snížení ceny, na jiném pohybu není box přístupný): Názor na přepočet odpisů po zvýšení ceny byl dvojí: 1) hodnoty odpisů ze zvýšené ceny se rozpočítají do zbývajícího počtu měsíců odepisování 2) hodnoty odpisů ze zvýšené ceny se rozpočítají do zadaného počtu odepisovaných měsíců. Pro tuto variantu bylo třeba nastavit do pole Počet odepisovaných měsíců 0. Teprve v roce 2006 byla v zákoně vymezena pravidla pro technické zhodnocení na časovém odepisování - viz koeficienty a sazby pro rok DP Část ročního odpisu Toto pole vyplňujete v případě, kdy v daném účetním období můžete podle platných předpisů uplatnit pouze část ročního odpisu. Vyplňujete, kolik procent z ročního plánu daňového odpisu bude skutečně daňově odepsáno. Pole je přístupné při vytváření typu pohybu Počáteční stav a typu pohybu Změna části ročního odpisu. Pole využijete např. v případě, že vlastníte automobil, který ze 70 % využíváte pro soukromé účely. Ze zákona tedy máte nárok uplatnit daňový odpis pouze ve výši 30 %. V ostatních případech ponecháváte přednastavenou hodnotu 100%. 44

45 Odpis Toto pole je vyplněné pouze u pohybů Odpis. Tento pohyb se generuje automaticky, proto i pole Odpis vyplňuje systém automaticky, čili uživatel jej nemá přístupný k editaci. Hodnota zde vyplněná určuje roční výši daňového odpisu. Dále na záložce 1 Daňový pohyb zadáváte ceny. Každá cena má 3 pole. Pole Původní stav nelze editovat a obsahuje původní hodnotu před zadáním nové hodnoty, tedy stav před změnou. Při zadávání pohybu Počáteční stav má toto pole vždy hodnotu 0. Pole Změna toto pole editujete, zadáváte změnu hodnoty. Pokud vytváříte pohyb, který mění některou z cen, zadáváte vždy částku, o kterou chcete původní částku zvýšit nebo snížit. Pole Nový stav opět nelze editovat, systém jej vyplňuje automaticky a obsahuje součet hodnot zadaných v poli Původní stav a Změna. Tedy v tomto poli vidíte stav po změně. DP Vstupní cena - stav Zde zadáváte vstupní cenu majetku. DP Zvýšení ceny - stav Toto pole vyplňujete v okamžiku, kdy provádíte technické zhodnocení nebo zvýšení ceny majetku (tedy při vytváření pohybu Technické zhodnocení). Dále jej vyplňuje při vytváření počátečního stavu majetku, který byl již technicky zhodnocen, nebo byla jeho cena zvýšena. Zadáváte cenu, v jaké bylo nebo má být provedeno technické zhodnocení nebo zvýšení ceny majetku. Zda jde o zvýšení ceny nebo technické zhodnocení rozlišíte zaškrtnutím pole Technicky zhodnoceno. Oprávky Pole obsahuje součet daňových odpisů k datu platnosti pohybu. DP Zůstatková cena Zůstatková cena majetku. Systém ji vypočítává podle vzorce zůstatková cena = (vstupní cena + zvýšení ceny) - oprávky. Pokud vyplníte pole Zůstatková cena ručně, program dopočítá zpětně pole Oprávky. Pokud je na kartě nastaven Opis pohybů DP->ÚP, úplná shoda, je možné zadat na formuláři kontaci pro zaúčtování hodnot počátečních stavů v účetnictví. Zaškrtnutím boxu pro uživatelský pohyb můžete vybrat předpis účtování z číselníku kontací: 45

46 Podzáložka Poznámka Zde můžete psát libovolné poznámky k danému daňovému pohybu. Tyto poznámky je možné tisknout na některých tiskových sestavách. Podzáložka Limity technických zhodnocení Tato záložka se využívá pro rozlišení zadání pohybů tzv. do limitu technického zhodnocení, které jednorázově nepřevyšují limit stanovený pro technické zhodnocení, ale je potřeba je evidovat pro roční vyhodnocení, zda jejich součet již netvoří technické zhodnocení. Na pohybu počáteční stav má záložka funkci pouze zobrazovací (pole nelze editovat). 46

47 Podzáložka Informace Formulář rekapituluje hodnoty zadané na pohybu. Vyplněný formulář uložíte klepnutím na tlačítko OK. Tlačítkem Storno změny neuložíte. Při ukládání systém kontroluje datum platnosti. Pokud zjistí, že datum platnosti ukládaného pohybu je nižší než datum platnosti posledního ( nejmladšího ) již vytvořeného pohybu, oznámí tuto chybu hlášením: Datum platnosti je menší než datum posledního uživatelem zadaného pohybu. Hlášení potvrďte tlačítkem OK a systém nabídne vhodné datum. Pokud systém zjistí, že datum platnosti je nižší než datum zavedení, opět oznámí chybu: 47

48 Datum platnosti je menší než datum uzávěrky na kartě majetku. Hlášení opět potvrďte tlačítkem OK. Po vytvoření a uložení pohybu typu Počáteční stav systém automaticky vygeneruje pohyby pro všechny daňového odpisy až do úplného odepsání majetku. Daňové pohyby ostatní Pokud má karta zadaný počáteční stav daňových pohybů, zobrazí se po volbě daňových pohybů přehled vygenerovaných pohybů do konce odepisování. Nad zobrazením je k dispozici volba Nový, která otvírá formulář: Otevřením číselníku v poli DP Druh pohybu vybíráte z nabídky druhů daňových pohybů: 48

49 Částečné vyřazení Funkce umožňuje zadat do daňových pohybů karty hodnotu částečného vyřazení: Částku do formuláře je třeba zadat s mínusem a se správným datem platnosti. Při uložení pohybu se automaticky generuje odpis v částce 1/2 ročního odpisu vyřazované části majetku, protože ta na začátku období byla součástí karty majetku a je tedy nárok na uplatnění jedné poloviny jejího ročního odpisu - viz obrázek 49

50 Mechanismus výpočtu poměrného odpisu u částečného vyřazení může být zpochybněn u zrychleného odepisování. Pokud částečně vyřadíte, pokud následuje technické zhodnocení, dojde situaci, kdy je poměrný odpisu částečného vyřazení vypočítáván jiným koeficientem, než je roční odpis. Typ pohybu částečné vyřazení lze zadat jen na majetek daňově odepisovaný rovnoměrně nebo zrychleně, na ostatní způsoby daňového odpisu použijte typ pohybu Změna ceny (viz dále). HELIOS umožňuje zadat do daňových pohybů snížení ceny s výběrem dopočtu zůstatkové ceny, což je náhrada pohybu částečné vyřazení. Základní nastavení HELIOS výběr dopočtu nenabízí, je třeba změnit nastavení v Konstantách na záložce 3-Daňové pohyby: Změnou konstanty se u pohybu Změna ceny objeví nabídka, kde jsou tyto možnosti: 50

51 (není)- zadáváte pouze snížení ceny a žádná další hodnota se nedopočítává Datum platnosti - u tohoto nastavení je výpočet stanoven jako (částka snížení/dp aktuální cena)*dp zůstatková cena k datu změny. Takto vypočtená hodnota se připočítá k DP Zůstatkové ceně. Počátek roku - výpočet (částka snížení/dp Cenou k počátku období) a tímto koeficientem násobí DP Zůstatkovou cenu k počátku období. O vypočtenou hodnotu upraví DP Zůstatkovou cenu k datu změny Oprava oprávek Tento pohyb umožňuje zadávat korekční částky ke konkrétnímu datu nejen do pole oprávky, ale i do vstupní ceny, zvýšení ceny nebo zůstatkové ceny. 51

52 Přerušení/Pokračování odepisování Tímto pohybem zastavíte nebo spustíte daňové odepisování na kartě majetku. Důležitým údajem na pohybu je datum platnosti, od kdy pozastavujete odepisování. Akci můžete zadat pro více karet v Hromadných změnách nad kartami majetku. 52

53 Převedení Pohyb převedení ukončí odepisování karty jako vyřazení, ale negeneruje se žádný odpis: 53

54 Snížení ceny Do tohoto pohybu zadáváte hodnotu snížení ceny - mínusem do pole vstupní cena. Pohyb nemění procento nebo koeficient odepisování. Technické zhodnocení Pohyb technické zhodnocení umožňuje zadat navýšení ceny. Současně dle číselníku koeficientů a sazeb dotahuje na pohyb konkrétní sazbu/koeficient pro technické zhodnocení daňové skupiny karty. Vyřazení Vyřazení ukončuje odepisování karty majetku tím, že jsou hodnoty na pohybu vynulovány: 54

55 Změna části ročního odpisu K této změně se využívá položka DP Část ročního odpisu tak, že se vepíše požadované procento (přednasatveno je 100%). Hodnota odpisu se vypočte jako zadané procento z ročního odpisu generovaného dle legislativy. V přehledu daňových pohybů pole DP Změna oprávek zůstane v původní výši. Pro zobrazení upravené hodnoty je třeba nastavit sloupec DP Odpis. V přehledu karet majetku je to sloupec DP odpis v období. 55

56 Změna skupiny Pohyb Změna skupiny umožní změnit zadanou daňovou skupinu na kartě majetku. Zvýšení ceny Pohyb Zvýšení ceny dovolí zvýšit vstupní cenu majetku v dalších letech odepisování bez změny sazby/koeficientu pro výpočet odpisů. Zrušit daňový pohyb Volbou Zrušit zrušíte pohyb. Zrušíte nejen pohyb, na kterém je umístěn kurzorový řádek, ale také pohyby, které systém automaticky vygeneroval z tohoto rušeného pohybu. Např. zrušíte-li typ pohybu Počáteční stav, dojde automaticky ke zrušení pohybů Odpis. Pohyb Odpis se automaticky generuje z pohybu Počáteční stav. Zrušit můžete pouze poslední (časově) vytvořený pohyb, tedy časově nejmladší. Uzávěrka daňových pohybů Volba Uzávěrka provede uzávěrku daňových pohybů k zadanému datu. Uzávěrka zamezí jakékoli další změně v pohybech. Po potvrzení volby se otevře okno, kam zadáte datum, ke kterému chcete pohyby uzavřít. Zadané datum potvrdíte klepnutím na tlačítko OK. Systém uzavře všechny pohyby vybrané karty majetku, které mají v poli Datum platnosti shodné datum nebo datum starší než zadané datum uzávěrky. Akce Uzávěrka není povinná. Slouží k zablokování pohybů proti dalším změnám. Uzávěrka není nevratná. Postup odblokování uzávěrky je totožný s vlastní uzávěrkou. Vždy zadáváte datum, ke kterému dni chcete mít pohyby uzavřené. Pokud tedy provedete uzávěrku znovu, ale ke staršímu datu než jsou uzavřené pohyby, zůstanou pohyby uzavřené k tomuto staršímu datu a ostatní pohyby se odblokují. Účetní pohyb karty majetku Touto volbou místní nabídky přehledu Karty majetku zobrazíte přehled Účetní pohyby. Vysvětlení významu pojmu Pohyb naleznete v kapitole Pohyby karty majetku. Účetní pohyby jsou záznamy o změně údajů majetku, týkajících se účetních odpisů. Např. zavedení majetku, zvýšení ceny majetku, vyřazení atd. Po potvrzení volby otevřete přehled pohybů karty, na které jste nastaveni kurzorovým řádkem. Vzhled a vlastnosti přehledu jsou přednastaveny. Můžete jej měnit pomocí volby Nastav. Seznam všech operací, které můžete v přehledu provádět, naleznete v místní nabídce. Oprava účetního pohybu Práce s volbou Oprava v přehledu Účetní pohyby je shodná s volbou Oprava v přehledu Daňové pohyby. Nový účetní pohyb Tvorbu nového pohybu zahájíte volbou Nový, kterou naleznete v místní nabídce přehledu. Otevře se formulář: 56

57 Po zakoupení a instalaci systému Helios Orange máte již základní Druhy pohybů nadefinované. Tyto námi připravené Druhy pohybů jsou definované jako vzorové tak, že je můžete použít pro všechny Typy majetku a pro všechny karty majetku. Vy však můžete definovat speciální druhy pohybů, které budou vázané pouze k jednomu konkrétnímu typu majetku nebo k jedné konkrétní kartě majetku. Podrobnější informace o definici nových druhů pohybů naleznete v kapitole Druhy pohybů. Formulář je stejný jako v daňových pohybech - kurzor stojí v poli UP Druh účetního pohybu a vybíráte z nabídky druhů účetních pohybů. Při zadávání nových hodnot pro výpočet účetních odpisů se nabídnou minimálně dva pohyby Počáteční stav: 57

58 Nový - Zavedení, Počáteční stav Pohyb Zavedení se používá pro nový majetek v aktuálním účetním období. Na tento pohyb lze zadat účetní předpis - účetní kontaci a zaúčtovat jej do účetního deníku. Pohyb Počáteční stav se používá pro zadání majetku, který již byl odepisován. Na tento pohyb nelze zadat účetní předpis a zaúčtovat do účetního deníku. Pokud existují počáteční stavy pro jednotlivé typy majetku, potom je v nabídce více druhů pohybů počáteční stav, které jsou vázané např. na typ majetku. Zvolením pohybu počáteční stav se otevřou na formuláři v záhlaví: UP Druh účetního pohybu UP Typ pohybu Výběr pohybu nastaví do pole UP Typ pohybu Počáteční stav. UP Fáze zpracování Toto pole obsahuje informaci o fázi zpracování účetního pohybu. V současné době jsou aktivní 2 fáze zpracování: Připraveno pohyb s tímto příznakem lze v rámci pravidel opravovat a měnit. Tato fáze je přednastavena. 58

59 Uzavřeno tuto fázi nastavuje systém automaticky pro pohyby, za které provedete uzávěrku. Pohyby s touto fází již nelze opravovat ani do uzavřeného období vkládat další pohyby. Historie - tato fáze není připravena k užití Datum platnosti pohybu Velmi důležitý údaj, který určuje, od jakého data (přesněji hodiny) bude vytvořený pohyb platný. Čas uváděný společně s datem má ten význam, že umožňuje přesně stanovit pořadí pohybů, vytvořených v jeden den u jedné karty. Datum nemůže být nikdy nižší, než datum uvedený v poli Datum zavedení v kartě majetku. Od tohoto data je pohyb zahrnut do výpočtu odpisů. Při vytváření pohybů Změna ceny, Vyřazení majetku apod. zde vyplníte datum, kdy k této operaci majetku skutečně došlo. U pohybů Zavedení nového (vámi dosud neodepisovaného) majetku je toto datum většinou totožné s údajem Datum zavedení na kartě majetku. Je to datum, od kterého chcete provádět výpočet účetních odpisů. U pohybů, u kterých zadáváte počáteční stav majetku (již dříve odepisovaného) dochází naopak k rozdílu mezi údajem Datum platnosti pohybu a Datem zavedení na kartě majetku. Majetek jste např. zavedli a odepisovali od , ale do systému HELIOS Orange jste kartu zadali až V tom případě bude karta majetku obsahovat Datum zavedení majetku , ale Platnost pohybu Počáteční stav majetku bude Při ukládání systém kontroluje datum platnosti. Pokud zjistí, že datum platnosti je nižší než datum platnosti posledního ( nejmladšího ) pohybu oznámí tuto chybu hlášením: Datum platnosti je menší než datum posledního uživatelem zadaného pohybu. Hlášení potvrďte tlačítkem OK a systém nabídne vhodné datum. Pokud systém zjistí, že datum platnosti je nižší než datum zavedení, opět oznámí chybu: Datum platnosti je menší než datum uzávěrky na kartě majetku. Hlášení opět potvrďte tlačítkem OK. Po vytvoření a uložení pohybu Počáteční stav systém automaticky vygeneruje pohyby pro všechny účetní odpisy až do úplného odepsání majetku. Na formulář následují záložky Základní údaje, Poznámka, Technické zhodnocení a Informace. Základní údaje Na této záložce se zadávají základní údaje pro výpočet účetních odpisů. Číslo způsobu odpisu Do tohoto pole vybíráte z číselníku Způsoby účetních odpisů. Při instalaci systému jsou v tomto číselníku dvě hodnoty - Kráceno -1, Nekráceno -2, Počtem měsíců -3 nebo Počtem měsíců do cílové ceny - 4: 59

60 Údaje -1 a -2 určují, kterou sazbou bude program provádět výpočet účetního odpisu. Zda to bude sazbou uvedenou v poli Sazba měsíční (kráceno), sazbou uvedenou v poli Sazba roční (nekráceno). Program provádí výpočet následujícím způsobem: Např. Máte-li v poli Sazba měsíční hodnotu 2(%), v poli Sazba roční hodnotu 24(%) a v poli Způsob účetního odpisu máte nastavenou hodnotu kráceno, tak při vstupní ceně ,- Kč vypočítá program výši měsíčního odpisu: ,- x 2%. Zatímco máte-li v poli Způsob účetního odpisu hodnotu nekráceno, vypočítá program výši měsíčního odpisu: Cena x 24% / počet měsíců zbývajících do konce roku. Může se zdát, že v obou případech musí program vypočítat stejný odpis. Rozdíl však nastává především v prvním roce odepisování u majetku, který nebyl zaveden v lednu, ale v dalších měsících (únor až prosinec). Rozdíl je patrný z následující tabulky: Způsob účetního odpisu Výše odpisu za 1 měsíc při zavedení majetku Výše odpisu za 1 měsíc při zavedení majetku Kráceno: ,- x 2% = 2.000, ,- x 2% = 2.000,- Nekráceno: ,- x 24% / 12 = 2.000, ,- x 24% / 5 = 4.800,- Jak je vidět, při zavedení majetku v průběhu roku dochází k rozdílům v částkách, které budou za rok odepsány. Při zavedení majetku bude za rok odepsána Měsíční sazbou i Roční sazbou stejná částka. V tomto případě 2.000,- x 12 měsíců = ,-. Při zavedení majetku však dojde k rozdílu. Při výpočtu Měsíční sazbou odepíšete za rok 2.000,- x 5 měsíců = ,- a při výpočtu Roční sazbou 4.800,- x 5 měsíců = ,-. Další možnost -3 počítá hodnotu odpisu ze zůstatkové ceny, kterou rozpočítá na zadaný počet měsíců v poli UP počet odepisovaných měsíců. 60

61 Způsob odpisu -4 se od předchozího způsobu liší nastavením cílové zůstatkové ceny. Odpisy se rozpočítají ze vstupní ceny do zadaného počtu měsíců a zadané zůstatkové ceny. Při technickém zhodnocení majetku, u kterého jste zvolili jako způsob odpisu -3 nebo -4, musíte vždy zadat nejen pohyb Technické zhodnocení, ale současně také pohyb Změna odpisování kde nově určíte počet měsíců pro odpisování (počítáno od data zavedení). Pole Číslo způsobu odpisu je jeden z parametrů, který ovlivňuje to, jak bude probíhat výpočet účetních odpisů. Dalším parametrem, který ovlivňuje účetní odpisy, je pole Způsob změny sazby. Tento parametr se nachází ve formuláři Účetní skupiny. UP Účetní skupina Toto pole je přístupné pouze při vytváření typu pohybu Počáteční stav a Změna sazby. Zadáváte účetní skupinu, podle které budete majetek účetně odepisovat. Účetní skupina je uživatelský číselník, který obsahuje informaci o tom, jak (jakou sazbou) bude majetek (dané účetní skupiny) a po jakou dobu odepisován. Význam účetní skupiny spočívá především v tom, že umožňuje definovat automatické změny odpisových sazeb při odpisování majetku. Např. se rozhodnete, že majetek budete odepisovat nejprve sazbou 15 % a po určité době sazbou 25 %. Pokud byste účetní skupiny nepoužívali, museli byste v okamžiku, kdy chcete sazbu změnit, vytvořit ručně pohyb Změna sazby, ve kterém byste definovali novou sazbu pro odpis. Tento pohyb byste museli vytvořit ručně u každé karty, které by se změna týkala. Zatímco pokud budete používat účetní skupiny, tak se pohyb Změna sazby vytvoří automaticky a automaticky tak dojde ke změně účetní odpisové sazby. Změna proběhne u všech karet dané účetní skupiny. V účetní skupině definujete všechny sazby, kterými má být majetek s danou skupinou odepisován a dále doby, od kdy má ke změně sazby dojít. Doba může být počítána na počty měsíců (od data zavedení karty) nebo na kalendářní roky, vždy k RRRR (bez ohledu na datum zavedení). Mezi oběma variantami je velký rozdíl, který má vliv na odpisový plán. Při zadávání účetní skupiny ve formuláři účetního pohybu můžete využít číselník, který otevřete klepnutím na pomocné tlačítko přenesete do formuláře.. V číselníku vyberete účetní skupinu a poklepáním myši ji UP Sazba měsíční, UP Sazba roční Obě pole jsou přístupná pouze při vytváření typu pohybu Počáteční stav a Změna sazby. Jedná se o měsíční a roční sazbu pro účetní odpis majetku. Těmito sazbami bude započato odepisování majetku. Obě pole jsou vzájemně svázána přepočtem. Jestliže vyplníte měsíční sazbu (pole Sazba měsíční), program automaticky dopočítá roční sazbu (Sazba měsíční x 12). Jestliže vyplníte roční sazbu, program automaticky dopočítá měsíční sazbu (Roční sazba / 12). Kterou hodnotu program použije při výpočtu účetního odpisu, zda Sazbu měsíční nebo Sazbu roční, závisí na hodnotě vyplněné v poli Způsob účetního odpisu, kterou jsme popsali výše. Způsob výpočtu účetního odpisu Sazbou měsíční a Sazbou roční je odlišný, proto položce 61

62 Způsob účetního odpisu doporučujeme věnovat velkou pozornost. Pokud máte vyplněnou účetní skupinu, Sazba měsíční a Sazba roční se dosazuje automaticky z definice účetní skupiny. Výše sazby je závislá na údaji v poli Odpisované období. Účetní skupina může být totiž definovaná tak, že v každém měsíci nebo v každém kalendářním roce může být platná jiná odpisová sazba. Jestliže zadáte do pole Sazba měsíční vyšší hodnotu (např. 10%), program dosadí do pole Sazba roční zdánlivě nesmyslnou hodnotu (120% = 12 x 10%). Hodnota vyšší než 100% je důsledkem vzájemného vztahu mezi polem Sazba měsíční a Sazba roční. Při výpočtu účetních odpisů však program nikdy neodepíše více než je Vstupní cena majetku (včetně technického zhodnocení), tedy neodepíše více než 100% ceny. Odpisované období Z hlediska systému Helios Orange je v účetních pohybech odpisovaným obdobím 1 měsíc. Toto pole obsahuje pořadové číslo odpisovaného období. Není přístupné k editaci, protože jej systém vyplňuje automaticky sám podle data platnosti pohybu. V číselníku Účetní skupiny můžete definovat pro každé odpisované období jinou odpisovou sazbu. Podle účetní skupiny a odpisovaného období systém sám vyplní pole Sazba měsíční a pole Sazba roční. Roky, Měsíce Tyto údaje uvádějí pořadí měsíce a roku odpisovaného období. Např. odpisované období 15 je 2. rok a 3. měsíc odpisu. UP Omezit počet odepisovaných měsíců Zaškrtávací pole, které přístupní pole pro zadání maximálního počtu odepisovaných měsíců. Tuto hodnotu nastavujete v případě, že v poli Číslo způsobu odpisu máte hodnotu -3 - počtem měsíců nebo - 4 počtem měsíců do cílové zůstatkové ceny. 1. odpis měsíc po: Zaškrtávací pole. Určuje, zda se má provést první odpis po měsíc po zavedení majetku nebo již v měsíci zavedení. Pokud stanovíte odpis 24 měsíců a zaškrtnete popisované pole -1. odpis měsíc po, odpisy se vygenerují ve skutečnosti pouze na 23 měsíců. při této kombinaci musíte do pole počet odepisovaných měsíců vložit hodnotu 25. Upozorňujeme na zadání kombinace sazby měsíční/roční a počtu měsíců odepisování - při uvedeném nastavení se odpisy zastaví a zůstatková cena majetku nemusí být rovno 0. Doporučujeme pro výpočet odpisu používat buď sazby, nebo počet měsíců. 62

63 P. odpis při vyřazení Zaškrtávací pole. Určuje, zda se má provést při vyřazení majetku poslední odpis v měsíci vyřazení. Toto pole lze nastavit na kartě (protokolu zavedení), účetní skupině nebo přímo na konkrétním vyřazení karty. Účtováno Příznak, že je pohyb automaticky zaúčtován do modulu Účetnictví. Příznak systém vyplňuje automaticky v okamžiku zaúčtování pohybu. UP Uživatelská kontace Zaškrtávátko, které dovoluje zadat na pohyb účetní předpis pro zaúčtování. UP Kontace Číslo účetní kontace, podle které chcete pohyb automaticky zaúčtovat do modulu Účetnictví. Existují 2 způsoby, jak můžete na pohyb zadat kontaci: Ruční zadání čísla kontace přímo do formuláře účetního pohybu. Automatický přenos z definice Druhu účetního pohybu. Při ručním zadání můžete využít výběr z číselníku, který otevřete klepnutím na pomocné tlačítko. Tímto způsobem zadáte kontaci pouze k pohybům ručně vytvořeným (např. pohyb Zavedení, Počáteční stav, Změna ceny apod.). Na pohyby vytvářené automaticky (např. pohyb Odpis) tímto způsobem kontaci nezadáte. Zde musíte použít automatický přenos kontace z definice Druhu účetního pohybu. Kontaci na automaticky vytvořený pohyb (např. Odpis) program doplní automaticky z definice Druhu pohybu nebo na záložce 2 karty Opis zaškrtnout pole Kontace odpisu karty a vybrat kontaci z číselníku kontací. V definici Druhu pohybu zadáváte číslo kontace, podle které budete chtít pohyb účtovat. Při vytváření konkrétního pohybu se kontace na pohyb přenese z definice Druhu pohybu. Např. nadefinujete si v číselníku Druhy pohybů druh pohybu Odpis. V definici tohoto druhu pohybu si zadáte číslo kontace např. 10, podle které budete chtít všechny odpisy účtovat. Ve chvíli, kdy ke konkrétnímu majetku vytvoříte účetní pohyb zavedení majetku, program automaticky vygeneruje pohyby Odpis až do úplného odepsání majetku a ke každému odpisu automaticky dosadí kontaci č. 10, kterou jste si do Druhu pohybu Odpis nadefinovali. Pokud chcete automaticky účtovat odpisy např. osobního automobilu na jiné účty než např. odpisy budovy, je nutné si pro osobní automobil a pro budovy vytvořit speciální typy majetku a pro tyto typy majetku definovat speciální Druhy pohybů typu Odpis se speciální účetní kontací. Např. Odpis osobního automobilu a Odpis budovy. Podle typu majetku doplní 63

64 program automaticky správný pohyb Odpis se správnou účetní kontací. Tento způsob automatického dotahování čísla kontace z definice Druhu pohybu má svůj význam nejen pro pohyby Odpis (pohyb automaticky vytvářený programem), ale lze jej využít i pro ostatní pohyby (např. Zavedení, Změna ceny, Vyřazení atd.). UP Párovací znak Údaj, který se doplní jako párovací znak do účetního dokladu při automatickém zaúčtování pohybu do modulu Účetnictví. Jestliže chcete při účtování dosadit jako párovací znak údaj v poli Doklad (ve formuláři karty majetku) nebo číslo karty majetku, ponecháte pole Párovací znak prázdné. V definici účetní kontace pak stačí nastavit, že párovacím znakem bude číslo dokladu nebo číslo karty. Pokud však chcete použít při účtování zcela jiný párovací znak, zadáte jej přímo do formuláře účetního pohybu a v definici účetní kontace nastavíte, že párovacím znakem bude právě údaj vyplněný v poli Párovací znak. Pokud chcete pohyby automaticky účtovat na párovací znak, nestačí jej pouze vyplnit. Je potřeba vyplnit také správně definici účetní kontace. Jinak k zaúčtování na párovací znak nedojde. Dále na formuláři účetního pohybu zadáváte ceny majetku. Každá cena má 3 pole. Pole Původní stav nelze editovat a obsahuje původní hodnotu před zadáním nové hodnoty, tedy stav před změnou. Při zadávání pohybu Počáteční stav má toto pole vždy hodnotu 0. Pole Změna toto pole editujete, zadáváte změnu hodnoty. Pokud vytváříte pohyb, který mění některou z cen, zadáváte vždy částku, o kterou chcete původní částku zvýšit nebo snížit. Pole Nový stav opět nelze editovat, systém jej vyplňuje automaticky a obsahuje součet hodnot zadaných v poli Původní stav a Změna. Tedy v tomto poli vidíte stav po změně. UP Cena Zde zadáváte cenu majetku. UP Oprávky Pole obsahuje součet účetních odpisů k datu platnosti pohybu. Při zadávání počátečního stavu majetku již dříve odepisovaného zde zadáváte již provedené odpisy. UP Zůstatková cena Zůstatková cena majetku. Systém ji vypočítává podle vzorce zůstatková cena = vstupní cena + oprávky. Pokud vyplníte pole Zůstatková cena a Vstupní cena ručně, program dopočítá zpětně pole Oprávky. UP Zůstatková cena cílová Výše zůstatkové ceny, kterou má majetek stanoven. 64

65 Poznámka Záložka, kam můžete psát libovolné poznámky k danému účetnímu pohybu. Další Na záložce další jsou údaje týkající se limitů technického zhodnocení. Na kartě je možné evidovat a účtovat částky do výše technického zhodnocení. V okamžiku překročení zadaného limitu se změní cena majetku a přepočítají se odpisy. Tento pohyb funguje dle popisu pouze při nastavení výše limitu technického hodnocení a na druhu pohybu počáteční stav je záložka neaktivní. Informace Záložka podávající souhrnné údaje o účetních pohybech - pole jsou neaktivní. Vyplněný formulář uložíte klepnutím na tlačítko OK. Tlačítkem Storno změny neuložíte. Po vytvoření a uložení pohybu Počáteční stav systém automaticky vygeneruje pohyby pro všechny účetní odpisy až do úplného odepsání majetku. Nový - ostatní pohyby Oprava oprávek tento pohyb dovolí zadat do účetní pohybů částku, kterou změníte hodnotu odpisů. Tato změna mění hodnotu odpisů k datu zadání, ale nenačítá se do hodnoty odpis v období (roce). Snížení ceny umožňuje měnit hodnotu majetku, a pokud je třeba jej zadávat a mínusem 65

66 Technické zhodnocení tento pohyb slouží k účtování hodnot navýšení ceny do limitu technického zhodnocení na konkrétní kartě majetku: Jelikož je limit nastaven na , zadaná částka nezmění vstupní cenu a odpisy zůstanou ve stejné výši. Zadaná hodnota je evidovaná v poli UP Do limitu techn. zhodnocení: V momentě překročení limitu se změní vstupní cena majetku a přepočtou se odpisy: 66

67 Dále je možné na pohybu nastavit, zda se změna ceny projeví v odpisech již v měsíci změny nebo měsíc po zadání: 67

68 Vyřazení pohyb, který ukončí výpočet odpisů majetku. Tento pohyb se vygeneruje při použití funkce Vyřazení nad kartou majetku, případně při hromadném vyřazení karet. Změna sazby tímto pohybem je možné změnit způsob účetního odepisování Zvýšení ceny umožňuje zvýšit účetní hodnotu majetku - tento druh pohybu odpovídá daňovému technickému zhodnocení karty (z účetního hlediska je to zvýšení ceny). U toho pohybu můžete zadat, zda změnit odpis již v měsíci zadání zvýšení nebo měsíc po zadání: 68

69 Zrušit účetní pohyb Práce s volbou Zrušit v přehledu Účetní pohyby je shodná s volbou Zrušit v přehledu Daňové pohyby. Uzávěrka účetních pohybů Volbou Uzávěrka provádíte uzávěrku účetních pohybů. Uzávěrka v přehledu Účetní pohyby má stejné vlastnosti jako Uzávěrka v přehledu Daňové pohyby. Účtování Touto volbou provedete automatické zaúčtování vybraných účetních pohybů do modulu Účetnictví. Volba v přehledu Účetní pohyby zaúčtuje všechny nebo vybrané pohyby. Volba Účtování v přehledu Karty majetku umožňuje zaúčtování účetních pohybů označených karet majetku k určitému datu. Pohled do účetnictví Volbou Pohled do účetnictví si zobrazíte účetní doklad, který vznikl automatickým zaúčtování pohybu. Podle rozpracovanosti dokladu lze doklady buď prohlížet a opravovat nebo pouze prohlížet. Odúčtování pohybu Touto volbou zrušíte účetní doklad v účetním deníku modulu Účetnictví, který vznikl automatickým zaúčtováním. Potvrzením volby otevřete okno pro zadání systémového hesla. Zadáte systémové heslo, potvrdíte klepnutím na tlačítko OK a systém provede automatické odúčtování účetního dokladu. 69

70 Zrušení příznaku účtování Tato funkce umožňuje zrušit příznak zaúčtování pohybu (nejedná se o odúčtování). Volbu lze použít pouze v případě, že u pohybu je příznak zaúčtování, ale v účetnictví neexistuje odpovídající účetní záznam (taková situace může nastat jen ve vážných případech narušení konzistence dat v databázi). Potvrzením systémovým heslem se odstraní příznak zaúčtování a pohyb lze znovu účtovat (vznikne nový účetní zápis). Pokud rušíte příznak zaúčtování u pohybu s existujícím účetním zápisem, zobrazí systém hlášení a nepovolí příznak zrušit: V účetnictví existuje účetní doklad k tomuto dokladu, použijte funkci odúčtování! Účetní odpisy Účetní odpisy jsou pohyby, které program generuje automaticky. Tvorba těchto účetních odpisů probíhá tak, že nejprve vytvoříte účetní pohyb Počáteční stav. V tomto pohybu vyplníte údaje, které jsou důležité pro výpočet odpisu (zejména cenu majetku, odpisovou sazbu, oprávky (u již odepisovaného majetku) a pohyb uložíte. Z údajů, zadaných v pohybu Počáteční stav, program automaticky vytvoří další pohyby Odpisy. Účetní odpisy program počítá měsíční. Tedy 1 řádek v přehledu = 1 pohyb = odpis za 1 měsíc. Tyto záznamy (odpisy) nelze mazat ani opravovat. Pokud chcete odpis smazat, musíte smazat zdrojový pohyb. Tedy pohyb Počáteční stav, ze kterého program odpisy generuje. Tyto odpisy pak průběžně účtujete do účetnictví. Pokud máte modul Účetnictví systému HELIOS Orange, můžete provádět zaúčtování automaticky. Zaúčtovaný odpis získá příznak zaúčtování. Pro správný výpočet účetních odpisů musíte mít vyplněné tyto údaje: V kartě majetku je důležitým údajem Datum zavedení. Na pohybu zavedení (nebo počáteční stav) je důležitým údajem pole Způsob účetního odpisu. Dobře si rozmyslete, zda budete používat pro výpočet Sazbu měsíční, Sazbu roční nebo Počtem měsíců. Pokud jste se rozhodli používat Účetní skupiny, dejte pozor na pole Způsob změny sazby, kterou najdete na formuláři účetní skupiny. Toto pole ovlivňuje dobu, kdy bude docházet automaticky ke změně sazby. Dále je na pohybu zavedení (nebo počáteční stav) důležité pole Datum platnosti. Teprve od tohoto data dojde k zahájení výpočtu odpisů. Podrobnější informace se dozvíte vždy v jednotlivých kapitolách věnovaných těmto údajům. Doklady K účetním pohybům, které nejsou systémové lze přiřadit doklady zboží. Po potvrzení volby Doklady a Doklady zboží si tlačítkem Přidat nabídnete k výběru Druh dokladů zboží. Po vybrání druhu se zobrazí příslušné doklady, které pod něj spadají a které můžete připojit k účetnímu pohybu na kartě majetku. 3. pohyby majetku Další volbou místní nabídky přehledu Karty majetku jsou 3. pohyby majetku. Tyto pohyby umožňují počítat hodnoty odpisů např. dle požadavků zahraniční mateřské společnosti nebo dle 70

71 požadavků IAS můžete na tyto hodnoty nastavit účtování do mezinárodních standardů. Zadání 3. pohybů majetku se definuje na Typu majetku nebo na konkrétní kartě majetku na záložce 2-Opis. Po potvrzení volby otevřete přehled pohybů karty, na které jste nastaveni kurzorovým řádkem. Vzhled a vlastnosti přehledu jsou přednastaveny. Můžete jej měnit pomocí volby Nastav. Seznam všech operací, které můžete v přehledu provádět, naleznete v místní nabídce. Oprava 3. pohybů majetku Oprava údajů na pohybech je dána druhem pohybu - údaje lze měnit na posledním uživatelsky zadaném pohybu např. zavedení, zvýšení ceny, pokud není zaúčtován nebo uzavřen. Odpisy jsou počítány systémem a ručně změnit nejdou. Nový pohyb 3. Pohybů Volbou Nový místní nabídky přehledu 3. pohyby majetku otevřete formulář pro zadání hodnot a výpočet hodnot 3. pohybů majetku. Na formuláři 1 3. pohyb jsou záložky Základní údaje, Poznámka, Další a Informace. 3P Druh pohybu V tomto poli otvíráte číselník Druhů pohybů. Na novém formuláři jsou k dispozici dva pohyby Zavedení - pro zatím neodepisované karty nebo Počáteční stav - pro již odepisované karty. 3P Typ pohybu Z hlediska typu pohybu je Zavedení i Počáteční stav stejný druh pohyb Počáteční. 71

72 3P Fáze zpracování Fáze zpracování pohybu je informace o pohybu: Připraveno pohyb s tímto příznakem lze v rámci pravidel opravovat a měnit. Tato fáze je přednastavena. Uzavřeno tuto fázi nastavuje systém automaticky pro pohyby, za které provedete uzávěrku. Pohyby s touto fází již nelze opravovat ani do uzavřeného období vkládat další pohyby. Historie Datum platnosti Datum, od kterého údaje zadané na formuláři platí. Pokud zadáváte novou kartu, měl by se přednabízet datum zavedení. Pokud již ke kartě existují odpisy, zadáte datum, od kterého chcete hodnoty počítat. Základní údaje 3P způsob odpisu Pole se stejnou funkcionalitou jako v účetních pohybech Číslo způsobu odpisu. Máte možnost vybrat z číselníku způsobů odpisů -1 kráceno, -2 nekráceno nebo -3 počtem měsíců viz Číslo způsobu odpisu v účetních pohybech Sazba měsíční Sazba roční Do těchto polí zadáváte roční nebo měsíční procento, hodnoty se navzájem přepočítají. Procentní výpočet počítá hodnoty vždy ze vstupní ceny. Tyto hodnoty se vyplní v případě, že použijete 3P účetní skupinu, která se odkazuje na číselník Účetních skupin. 3P Účetní skupina Vybíráte z číselníku Účetních skupin Odepisované období Z hlediska systému Helios Orange je odpisovaným obdobím 1 měsíc nebo 1 kalendářní rok (bez ohledu na datum zavedení majetku). Toto pole obsahuje pořadové číslo odpisovaného období. Není přístupné k editaci, protože jej systém vyplňuje automaticky sám podle data platnosti pohybu. Počet odepisovaných měsíců Zaškrtávací pole, které zpřístupní zadání počtu odepisovaných měsíců. Pokud počítáte odpisy počtem měsíců, hodnoty se počítají ze zůstatkové ceny a nepřihlíží se k eventuálně zadanému procentu ročnímu nebo měsíčnímu. 72

73 Počet měsíců Vložíte počet odepisovaných měsíců. Systém přednastavuje 480 měsíců. 1. odpis měsíc po Zaškrtnutním tohoto údaje systém vygeneruje první odpis jeden měsíc po datu zavedení. Pokud máte nastaven počet odepisovaných měsíců na 24, v kombinaci s tímto údajem budete odepisovat pouze 23 měsíců. P. odpis při vyřazení Jelikož systém generuje odpis v posledním dni měsíce těsně před půlnocí, pohyb vyřazení smaže odpis měsíce, kdy kartu vyřazujete. Pokud označíte toto zaškrtávátko, odpis vyřazovaného se měsíce zachová. Účtování V této části formuláře jsou informace o účtování 3. pohybů majetku Účtováno Informační údaj, zda je pohyb zaúčtován. Pokud provedete zaúčtování pohybu, políčko se vyplní. 3P uživatelská kontace Zaškrtávátko, které zpřístupní zadání kontace pro účtování. 3P kontace Z tohoto pole otvíráte číselník kontací a vybíráte příslušnou kontaci pro zaúčtování pohybu. Tvorba kontací je popsána v kapitole Účtování. 3P párovací znak Pokud při účtování pohybu používáte účet, který je nastaven jako saldokontní, do tohoto pole zadejte párovací znak. 3P systémový Informační údaj, zda je pohyb systémový - je zaškrtnuto nebo uživatelský - zaškrtávátko je prázdné. Posledními údaji na Základních údajích formulář 3.P pohybu zadáváte ceny majetku. Každá cena má 3 pole. Pole Původní stav nelze editovat a obsahuje původní hodnotu před zadáním nové hodnoty, tedy stav před změnou. Při zadávání pohybu Počáteční stav má toto pole vždy hodnotu 0. Pole Změna toto pole editujete, zadáváte změnu hodnoty. Pokud vytváříte pohyb, který mění některou z cen, zadáváte vždy částku, o kterou chcete původní částku zvýšit nebo snížit. Pole Nový stav opět nelze editovat, systém jej vyplňuje automaticky a obsahuje součet hodnot zadaných v poli Původní stav a Změna. Tedy v tomto poli vidíte stav po změně. 73

74 3P Cena Zde zadáváte cenu majetku. Oprávky Pole obsahuje součet účetních odpisů k datu platnosti pohybu. Při zadávání počátečního stavu majetku již dříve odepisovaného zde zadáváte již provedené odpisy. 3P Zůstatková cena Zůstatková cena majetku. Systém ji vypočítává podle vzorce zůstatková cena = vstupní cena + oprávky. Pokud vyplníte pole Zůstatková cena a Vstupní cena ručně, program dopočítá zpětně pole Oprávky. 3P zůstatková cena cílová Do tohoto pole zadáváte konečnou zůstatkovou cenu, na které se skončí odepisování karty. Záložka Poznámka Zadáváte libovolné textové poznámky. Záložka Informace Tato záložka soustřeďuje informace o datech zavedení případně vyřazení karty, o uzávěrkách karty nebo jednotlivých pohybů, posledním uživatelsky zadaném pohybu posledním účtovaném pohybu. Vyplněný formulář uložíte klepnutím na tlačítko OK. Tlačítkem Storno změny neuložíte. Nový pohyb 3. pohybů - ostatní pohyby Pokud jsou již 3. pohyby vytvořené, je možné zadávat změny v 3. pohybech, po stisknutí tlačítka Nový je nabídka těchto možností: Oprava oprávek tento pohyb dovolí zadat do 3. pohybů částku, kterou změníte hodnotu odpisů. Tato změna mění hodnotu odpisů k datu zadání, ale nenačítá se do hodnoty odpis v období (roce). Snížení ceny umožňuje měnit hodnotu majetku, pokud je třeba jej zadávat s mínusem. Technické zhodnocení tento pohyb slouží k účtování hodnot navýšení ceny do limitu technického zhodnocení na konkrétní kartě majetku. V případě překročení limitu se změní vstupní cena majetku a přepočtou se odpisy. Na pohybu je možné nastavit, zda se změna ceny projeví v odpisech již v měsíci změny nebo měsíc po zadání. Vyřazení pohyb, který ukončí výpočet odpisů majetku. Tento pohyb se vygeneruje při použití funkce Vyřazení nad kartou majetku, případně při hromadném vyřazení karet. Změna odpisování tímto pohybem je možné změnit způsob odepisování. 74

75 Zvýšení ceny umožňuje zvýšit účetní hodnotu majetku - tento druh pohybu odpovídá daňovému technickému zhodnocení karty (z účetního hlediska je to zvýšení ceny). U toho pohybu můžete zadat, zda změnit odpis již v měsíci zadání zvýšení nebo měsíc po zadání. Uzávěrka 3. Pohybů Uzávěrku 3. pohybů provádíte volbou Uzávěrka, kterou naleznete v místní nabídce přehledu Umístění. Uzávěrka pohybů umístění má stejné vlastnosti jako Uzávěrka v přehledu Daňové pohyby. Účtování 3. Pohybů Touto volbou provedete automatické zaúčtování vybraných účetních pohybů do modulu Účetních standardů. Volba v přehledu Účetní pohyby zaúčtuje všechny nebo vybrané pohyby pouze 1 karty majetku. Zatímco volba Účtování v přehledu Karty majetku umožňuje zaúčtování 3. pohybů více karet majetku. Pohled do účetnictví Volbou Pohled do účetnictví si zobrazíte účetní doklad, který vznikl automatickým zaúčtování pohybu. Podle rozpracovanosti dokladu lze doklady buď prohlížet a opravovat nebo pouze prohlížet. Odúčtování pohybu Touto volbou zrušíte účetní doklad v účetním deníku modulu Účetnictví, který vznikl automatickým zaúčtováním. Potvrzením volby otevřete okno pro zadání systémového hesla. Zadáte systémové heslo, potvrdíte klepnutím na tlačítko OK a systém provede automatické odúčtování účetního dokladu. Zrušení příznaku účtování Tato funkce umožňuje zrušit příznak zaúčtování pohybu (nejedná se o odúčtování). Volbu lze použít pouze v případě, že u pohybu je příznak zaúčtování, ale v účetnictví neexistuje odpovídající účetní záznam (taková situace může nastat jen ve vážných případech narušení konzistence dat v databázi). Potvrzením systémovým heslem se odstraní příznak zaúčtování a pohyb lze znovu účtovat (vznikne nový účetní zápis). Pokud rušíte příznak zaúčtování u pohybu s existujícím účetním zápisem, zobrazí systém hlášení a nepovolí příznak zrušit. Umístění Akce Umístění je další volba místní nabídky přehledu Karty majetku. Umožňuje práci se záznamy o fyzickém či účetním umístění majetku a záznamy o odpovědnosti za majetek. Údaje zde zadávané se stanou podkladem pro inventurní sestavy majetku. Uvedené údaje jsou pro majetek důležité, ale nejsou povinné. Potvrzením volby Umístění otevřete přehled Umístění pro kartu, na které jste byli umístěni kurzorovým řádkem. 75

76 V přehledu můžete vytvářet nové záznamy o umístění majetku, vytvořené záznamy můžete prohlížet nebo opravovat. Nebo můžete záznamy rušit či tisknout. V tomto přehledu vidíte záznamy pouze k jednomu konkrétnímu majetku. Pro účely inventury je vhodnější použít přehled Majetek Pohyby umístění majetku (nabídka ve stromové struktuře přehledů), kde vidíte záznamy pro veškerý majetek. Seznam operací, které můžete v přehledu provádět, naleznete v místní nabídce. Vzhled a způsob třídění přehledu měníte pomocí volby Nastav. V této části příručky popíšeme pouze ty volby místní nabídky, které jsou specifické pouze pro tento přehled. Popis ostatních voleb naleznete v kapitole Volby místní nabídky. Oprava umístění Volbou Oprava prohlížíte nebo opravujete již vytvořené záznamy o umístění a odpovědnosti za majetek. Opravovat můžete vždy pouze poslední (nejmladší) záznam. Na tomto záznamu můžete opravovat všechny údaje, kromě data platnosti. Pokud chcete datum platnosti změnit, musíte smazat celý záznam a vytvořit nový. Změny uložíte klepnutím na tlačítko OK, tlačítkem Storno změny neuložíte. Nový pohyb umístění Po povelu pro vytvoření nového záznamu tlačítkem Nový otevřete prázdný formulář, kurzor je v poli Druh pohyb umístění a po otevření číselníku Druhy pohybů, vybíráte z možností: Počáteční stav - používáte v situaci, kdy majetek již existuje na majetkových účtech, a vy pokračujete v odepisování Zavedení - požíváte pro zadávání nového majetku 76

77 Na řádku, kde volíte Druh pohybu umístění, se předvyplní Um Typ pohybu podle zvoleného typu pohybu. Um Fáze zpracování Toto pole obsahuje informaci o fázi zpracování pohybu umístění. V současné době jsou aktivní 2 fáze zpracování: Připraveno pohyb s tímto příznakem lze v rámci pravidel opravovat a měnit. Tato fáze je přednastavena. Uzavřeno tuto fázi nastavuje systém automaticky pro pohyby, za které provedete uzávěrku. Pohyby s touto fází již nelze opravovat ani do uzavřeného období vkládat další pohyby Datum platnosti - pokud je to nová karta, nabízí se datum zavedení ze Základních údajů karty. Pokud karta majetku již existovala, do data platnosti zadáváte datum, od kdy platí hodnoty pro HELIOS Orange. Otevřený formulář je rozdělen do záložek: Údaje umístění pro účetnictví Ostatní údaje umístění Poznámka Rozúčtování karty majetku 77

78 Informace Údaje o umístění pro účetnictví Na této záložce vyplňujete údaje, které slouží pro vyhodnocení účetních údajů: Zaměstnanec, Příjmení, Jméno Zde zadáváte osobu odpovědnou za majetek. K dispozici pro zadání máte všechna 3 pole. Poklepáním na pomocné tlačítko otevřete Číselník zaměstnanců. Podle toho, ze kterého pole číselník otevřete, podle toho údaje bude přehled setříděn. Vybraného zaměstnance přenesete do formuláře poklepáním myši. Na tohoto zaměstnance pak můžete účtovat účetní pohyby (v závislosti na zadané kontaci). Útvar, Název útvaru Do těchto polí zadáváte účetní útvar, na který chcete majetek účetně umístit. K dispozici máte obě pole. Poklepáním na pomocné tlačítko otevřete přehled Organizační struktura. Podle toho, ze kterého pole přehled otevřete, podle toho údaje bude přehled setříděn. Vybraný útvar přenesete poklepáním myši do formuláře. Na tento útvar můžete účtovat účetní pohyby (v závislosti na zadané kontaci). Vozidlo Do tohoto pole zadáváte vozidlo, na které má být majetek umístěn nebo ke kterému se majetek vztahuje. Zároveň můžete účetní pohyby automaticky na toto vozidlo účtovat (v závislosti na zadané kontaci). Číslo zakázky, Nákladový okruh Zadáváte zakázku a nákladový okruh, ke kterému se majetek vztahuje. Zároveň můžete účetní pohyby na tuto zakázku a nákladový okruh automaticky účtovat (v závislosti na zadané kontaci). Um Organizace V tomto poli můžete navázat na pohyb umístění organizaci, kterou vybíráte z číselníku organizací. Karty majetku navázané k určité organizaci uvidíte i v číselníku organizací, pomocí volby pravého tlačítka myši. Um Kontace Pokud účtujete o útvarech i na rozvahových účtech, potřebujete zadat účetní předpis na pohyb umístění. Pole UM Kontace je pole pro číslo účetní kontace, podle které chcete pohyb automaticky zaúčtovat do modulu Účetnictví. Při zadání můžete využít výběr z číselníku, který otevřete klepnutím na pomocné tlačítko. Pokud o umístění neúčtujete, pole zůstane prázdné. 78

79 Um Párovací znak Údaj, který se doplní jako párovací znak do účetního dokladu při automatickém zaúčtování pohybu do modulu Účetnictví. Ostatní údaje umístění Na této záložce jsou zachyceny údaje podstatné inventarizaci karet majetku a pro jiný způsob evidence karet (mezinárodní standardy). Kód lokality, Název lokality Zadáváte lokalitu fyzické umístění majetku. K dispozici pro zadání máte obě pole. Poklepáním na pomocné tlačítko otevřete přehled Lokality. Podle toho, ze kterého pole přehled otevřete, podle toho údaje bude přehled setříděn. Vybranou lokalitu přenesete poklepáním myši do formuláře. Čárový kód Toto je pole pro identifikaci karty pomocí čárového kódu. Není to povinný údaj, ale používá se pro inventarizaci majetku pomocí čtečky. Pořadač Do tohoto pole můžete zadat libovolný údaj, podle kterého chcete členit karty. 79

80 Počet kusů Pole obsahuje údaj o počtu kusů. Je možné evidovat více kusů, ale hodnota majetku je za udaný počet kusů. Pokud kusy změníte, musíte ručně upravit cenu v účetních pohybech. Um Nadřízená karta Pro některé účely je třeba, aby určitý majetek byl účetně odepisován na několika samostatných kartách. Může jít o jednotlivá technická zhodnocení budovy, jejichž náklady chceme zatížit jen příslušné útvary, pro které byla TZ provedena. Nebo potřebujeme pro vykazování dle mezinárodních účetních standardů odepisovat jednotlivé části majetku podle odlišných parametrů. Ke svázání takovýchto dílčích "účetních" karet jednoho majetku - mezi sebou, a také s kartou kde jsou soustředěny daňové hodnoty, slouží zadání Nadřízené karty na všech Podřízených kartách. Můžeme si pak nastavit sestavu, které obsahuje sloupce zobrazující hodnoty z nadřízené i podřízených karet. Poznámka Zadáváte libovolné textové poznámky. Rozúčtování Běžné účtování odpisů z karty majetku se provádí na jedno středisko, zakázku, případně nákladový okruh. V některých případech je potřeba odpis jedné karty rozúčtovat na více středisek, zakázek, případně nákladových okruhů. Záložka rozúčtování umožňuje zadat takové zadání. Tlačítkem Nový na zobrazené záložce otevřete formulář rozúčtování karty majetku: 80

81 Do pole Hodnota zadáváte poměrnou část pro hodnotu odpisu. Do dalších polí vyberete zaměstnance, středisko, zakázku, nákladový okruh nebo organizaci pro rozúčtování. Po zadání rozpisu, přehledu zobrazuje takový počet řádků, na kolik se při zaúčtování rozpadne odpis. Stejné zadání je pro rozúčtování odpisu 3. pohybů. Vyplněný formulář uložíte klepnutím na tlačítko OK. Tlačítkem Storno změny neuložíte. Uzávěrka pohybů umístění Uzávěrku pohybů umístění provádíte volbou Uzávěrka, kterou naleznete v místní nabídce přehledu Umístění. Uzávěrka pohybů umístění má stejné vlastnosti jako Uzávěrka v přehledu Daňové pohyby. Účtování umístění Touto volbou provedete automatické zaúčtování vybraných účetních pohybů do modulu Účetnictví. Volba v přehledu Účetní pohyby zaúčtuje všechny nebo vybrané pohyby pouze 1 karty majetku. Zatímco volba Účtování v přehledu Karty majetku umožňuje zaúčtování účetních pohybů více karet majetku. Pohled do účetnictví Volbou Pohled do účetnictví si zobrazíte účetní doklad, který vznikl automatickým zaúčtování pohybu. Podle rozpracovanosti dokladu lze doklady buď prohlížet a opravovat nebo pouze prohlížet. 81

82 Odúčtování pohybu Touto volbou zrušíte účetní doklad v účetním deníku modulu Účetnictví, který vznikl automatickým zaúčtováním. Potvrzením volby otevřete okno pro zadání systémového hesla. Zadáte systémové heslo, potvrdíte klepnutím na tlačítko OK a systém provede automatické odúčtování účetního dokladu. Zrušení příznaku účtování Tato funkce umožňuje zrušit příznak zaúčtování pohybu (nejedná se o odúčtování). Volbu lze použít pouze v případě, že u pohybu je příznak zaúčtování, ale v účetnictví neexistuje odpovídající účetní záznam (taková situace může nastat jen ve vážných případech narušení konzistence dat v databázi). Potvrzením systémovým heslem se odstraní příznak zaúčtování a pohyb lze znovu účtovat (vznikne nový účetní zápis). Pokud rušíte příznak zaúčtování u pohybu s existujícím účetním zápisem, zobrazí systém hlášení a nepovolí příznak zrušit. Odpočty Tato funkcionalita byla legislativně změněna a v programu je nahrazena dle nové legislativy použitím jiných sazeb a koeficientů a zadáváním přímo na daňových pohybech volbou Zvýšení odpisu. Odpočitatelné položky a odpočty zůstaly v Helios Orange s ohledem na historická data a z důvodu zachování kontinuity i zpětně do historie. Zobrazování odpočtů na protokolech zavedení a na kartách majetku lze ovlivnit odškrtnutím příslušného atributu v Informacích. Pokud je zobrazování na kartách i protokolech zrušeno, potom se neobjeví ani v nabídce pohybů. Na základě 34 zák. o dani z příjmu lze uplatnit jako položku odečitatelnou od základu daně procentuální podíl ze vstupní ceny majetku dle podmínek určeném v tomto. Odpočty se generují, pouze pokud majetek daňově odepisujete, tj. generujete daňové pohyby, tedy alespoň pohyb počáteční stav (daňové odpisy mohou být zastaveny), ale není zavedena legislativní kontrola, tudíž pokud zavedete majetek už odepisovaný a přesto mu přiřadíte odpočitatelnou položku, odpočet se vygeneruje. Nejprve musíte definovat typy odečitatelných položek. Vyplníte číslo typu, název typu a procento odpočtu např. 10%. 82

83 Na protokolu zavedení, eventuálně na kartě majetku na záložce 9 - Odpočty můžete přiřadit typ odpočtu. Na základě tohoto údaje se vygeneruje do přehledu Odpočty pohyb s nárokem na odpočet s datem platnosti ke konci účetního období. 83

84 Do Fáze zpracování může nabývat hodnot Připraveno a Uzavřeno. Tato fáze je přebrána dle data uzávěrky daňových pohybů. Nárok na odpočet je vypočítán jako částka ze vstupní ceny, dle zadaného procenta odpočtu. Už uplatněno zobrazuje částku, která byla už uplatněna, v případě, že nebudete uplatňovat celý nárok na odpočet v jednom účetním období. Pokud nechcete uplatnit celý nárok v jednom účetním období, upravíte zaškrtnutím položky Upraveno a vepíšete částku, kterou chcete uplatnit. Pokud zbývá ještě část nároku, vygeneruje se další pohyb se zbývajícím nárokem a částkou Už uplatněno, která byla již uplatněna. Pokud neuplatníte celou část odpočtu v zákonné lhůtě, potom zaškrtnutím Odpočet ukončen, ukončíte generování dalších pohybů. Pokud kartu vyřadíte do 36 měsíců od data zavedení, pak nárok na odpočet dle zákona zaniká a do přehledu odpočtů se vygeneruje pohyb se zápornou částkou, výjimku tvoří způsob vyřazení dle 24 zákona o dani z příjmu, který můžete zvolit při vyřazování majetku. Druhy pohybů Sekce Druhy pohybů po instalaci Helios Orange obsahuje systémové druhy pohybů, které se používají při zadávání pohybů ke kartám a který naleznete ve stromové struktuře přehledů pod nabídkou Majetek Druhy pohybů. Slouží k definici jednotlivých druhů daňových, účetních pohybů a pohybů umístění. Definice je charakterizována tzv. Skupinou pohybů, která určuje, zda se bude jednat o pohyb účetní, daňový, 3. phyb nebo pohyb umístění. Dále je důležitý parametr Typ pohybu, který přesně určuje, které hodnoty budete zadávat nebo měnit při vystavování již konkrétního pohybu ke konkrétní kartě majetku. Druh pohybu můžete nadefinovat také tak, že bude použitelný pouze pro určitý Typ majetku nebo pro konkrétní kartu majetku nebo dokonce pro konkrétní příslušenství. Každému definovanému druhu účetního pohybu můžete také přiřadit kontaci. Tento číselník upravujete dle svých potřeb práce s majetkem. Prvním spuštěním databáze systému Helios Orange dojde k naplnění číselníku základními druhy pohybů. Oprava Touto volbou prohlížíte nebo opravujete jednotlivé druhy pohybů. Pokud jste vybraný druh pohybu dosud nepoužili, můžete libovolně opravovat kterýkoli údaj ve formuláři tohoto druhu pohybu. Jakmile druh pohybu použijete, můžete již měnit pouze jeho název. Nový Touto volbou definujete nové druhy pohybů. Potvrzením volby otevřete nový prázdný formulář. 84

85 Formulář obsahuje tato pole: Název pohybu: - Zde zadáváte název druhu pohybu, podle kterého chcete pohyb rozlišit. Skupina pohybů: Klepnutím na pomocné tlačítko můžete zadat. otevřete pole s přehledem možností, které Účetní pohyby Daňové pohyby Pohyby umístění Typ pohybu: V závislosti na vybrané skupině pohybů zadáváte typ pohybu. Opět klepnutím na pomocné tlačítko rozbalíte pole s přehledem možností. U skupiny pohybů Účetní pohyby můžete zadat tyto typy pohybů: Počáteční stav tímto druhem pohybu zavádíte do evidence nový majetek. Tento druh pohybu zahrnuje zavedení nejen nového majetku, ale i majetku již odepisovaného např. v jiném software. Proto doporučujeme definovat minimálně 2 druhy pohybu toho typu. Např. Druh pohybu s názvem Počáteční stav (pro již odepisovaný majetek) a druh pohybu s názvem Zavedení majetku (pro nově pořízený majetek). Tyto druhy se budou pravděpodobně dále odlišovat i tím, že druh pohybu s názvem Zavedení majetku bude obsahovat i účetní kontaci, zatímco druh pohybu Počáteční stav v kontaci obsahovat nebude, neboť je určen pro majetek, jehož zavedení již bylo v minulosti zaúčtováno. Lze 85

86 definovat neomezené množství druhů pohybů s tímto typem, neboť při vytváření účetního pohybu vybíráte ručně, který konkrétní účetní pohyb chcete ke kartě majetku vytvořit. Druhy pohybů typu Počáteční stav vám systém bude nabízet pouze u těch karet, které dosud nemají žádný účetní pohyb. Odpis tento typ je určen pro účetní odpisy majetku. Pohyby typu Odpis systém generuje ke kartám majetku automaticky sám po vytvoření pohybu typu Počáteční stav tyto pohyby mají příznak systémový. Systém vytvoří Odpisy (pohyby) až do úplného odepsání majetku. Protože pohyby typu Odpis systém generuje sám, není možné vytvořit 2 stejné druhy pohybu typu Odpis. Je však možné vytvořit např. druh pohybu typu Odpis pro speciální typ majetku (např. HIM), nebo pro konkrétní vybrané číslo majetku nebo pro konkrétní příslušenství majetku. Systém pak automaticky vybere vhodný druh pohybu typu Odpis v závislosti na přesné definici druhu pohybu a skutečnosti, se kterou kartou či příslušenstvím momentálně pracujete. Pro případnou potřebu jednorázového opravného odpisu lze vytvořit tzv. odpis nesystémový. Změna ceny tento pohyb vám dovolí změnit některou z cen majetku v poli Vstupní cena, Zvýšení ceny, Oprávky a Zůstatková cena. Proto doporučujeme definovat více druhů pohybů typu Změna ceny, abyste rozlišili, zda pohyb provedl zvýšení ceny majetku, nebo opravu oprávek apod. Např. druh pohybu s názvem Zvýšení ceny majetku nebo Změna oprávek majetku. Vyřazení tímto pohybem vyřadíte majetek z evidence. Opět doporučujeme vytvořit více druhů pohybů tohoto typu, abyste rozlišili způsob, kterým byl majetek vyřazen. Např. druh pohybu s názvem Prodej majetku, Likvidace majetku, Krádež apod. Změna sazby dle US (účetní skupiny) Pohyby tohoto typu systém ke kartám majetku generuje sám podle údajů účetní skupiny zadané na kartě majetku. Tedy, je-li v účetní skupině definováno, že od 13. odepisovaného období dojde ke změně sazby na jinou konkrétní hodnotu, systém pro kartu vygeneruje v příslušném 13. období pohyb typu Změna sazby dle US a od tohoto data budou následovat odpisy (pohyby) se změněnou sazbou tak, jak je v účetní skupině sazba definována. Vzhledem k tomu, že má tento typ pohybu obdobné vlastnosti jako typ Odpis, tedy systém jej ke kartě majetku generuje sám, není opět možné vytvořit více stejných druhů pohybů typu Změna sazby dle US. Platí zde stejná pravidla, která byla popsána u typu pohybu Odpis. Změna sazby tento pohyb vám umožní změnit odpisovou sazbu majetku, eventuálně účetní skupinu. Pohyby tohoto typu zadáváte ke kartám majetku ručně, je tedy možné nadefinovat více druhů pohybů tohoto typu. Technické zhodnocení - tento pohyb umožňuje evidovat na kartě majetku hodnoty do limitu technického zhodnocení, tyto hodnoty účtovat do nákladů a v okamžiku překročení nastavené hranice technického zhodnocení přesunout částky do ceny a tuto skutečnost promítne do účetnictví. Pokud není nastaven limit pro technické zhodnocení, pohyb se chová jako Zvýšení ceny. U skupiny pohybů Daňové pohyby můžete zadat tyto typy pohybů: Počáteční stav u tohoto typu pohybu platí shodná pravidla, jako pro stejný typ pohybu ze skupiny Účetních pohybů, který byl popsán výše. 86

87 Odpis u tohoto typu pohybu platí shodná pravidla, jako pro stejný typ pohybu ze skupiny Účetních pohybů, který byl popsán výše. Přerušení odpisování / Pokračování odpisování tímto pohybem přerušíte odepisování majetku nebo naopak zahájíte znovu odepisování u majetku s přerušeným odpisem. Lze definovat neomezené množství druhů pohybů s tímto typem, neboť při vytváření daňového pohybu vybíráte ručně, který konkrétní daňový pohyb chcete ke kartě majetku vytvořit. Doporučujeme definovat více druhů pohybů tohoto typu, abyste odlišili důvody, pro které byl např. daňový odpis přerušen. Změna skupiny tento pohyb vám umožní změnit daňovou odpisovou skupinu majetku. Technické zhodnocení tímto pohybem zadáte technické zhodnocení majetku. Pokud je majetek v prvním roce odepisování, je zvýšení ceny součástí vstupní ceny. Lze definovat neomezené množství druhů pohybů s tímto typem, neboť při vytváření daňového pohybu vybíráte ručně, který konkrétní daňový pohyb chcete ke kartě majetku vytvořit. Technické zhodnocení v roce zavedení - tento pohyb je v systému pro situaci, kdy firma přechází na fiskální rok. Pohyb vyhodnocuje, zda je to rok zavedení nebo další rok odepisování. Změna ceny tento pohyb vám dovolí změnit některou z cen majetku v poli Vstupní cena, Zvýšení ceny, Oprávky a Zůstatková cena. Proto doporučujeme definovat více druhů pohybů typu Změna ceny, abyste rozlišili, zda pohyb provedl zvýšení ceny majetku, nebo opravu oprávek apod. Např. druh pohybu s názvem Zvýšení ceny majetku nebo Změna oprávek majetku. Funkcionalitu pohybu Změna ceny při snížení ceny, ovlivňuje nastavení v Konfiguraci [3] Daňové pohyby. Běžně je pole v informacích nezaškrtnuté - snížení ceny provede snížení vstupní ceny o zadanou hodnotu a současně o stejnou hodnotu sníží zůstatkovou cenu. Zaškrtnutí u pohybu otevře na pohybu volitelné pole, kde vybíráte způsob dopočtu hodnoty pro korekci zůstatkové ceny. Volba s dopočtem zůstatkové ceny nahrazuje pohyb Částečné vyřazení. Při zadávání pohybu můžete způsob dopočtu zůstatkové ceny: Není - toto odpovídá původnímu nastavení- snížím DP cenu a o stejnou částku se sníží DP Zůstatková cena 87

88 Datum platnosti - při tomto nastavení se korekce vypočítá jako poměr (hodnota snížení/dp Cena)*DP Zůstatková cena hodnoty k datu platnosti pohybu 0 88

89 Počátek roku - metoda výpočtu je stejná jako v předchozím případě, ale DP Cena a DP Zůstatková cena jsou k přechozího období. 89

90 Vyřazení tímto pohybem vyřadíte majetek z evidence. Opět doporučujeme vytvořit více druhů pohybů tohoto typu, abyste rozlišili způsob, kterým byl majetek vyřazen. Např. druh pohybu s názvem Prodej majetku, Likvidace majetku, Krádež apod. Převedení tento pohyb vytváříte v případě, že majetek rozdělujete nebo naopak slučujete. Změna části ročního odpisu tento pohyb vám umožní změnit hodnotu v poli Část ročního odpisu. Význam tohoto pole je popsán v kapitole Změna sazby tento pohyb vám umožní změnit roční odpisovou sazbu majetku.tento typ pohybu je určen pouze pro ty karty majetku, které mají v daňových pohybech vyplněno v poli Způsob odpisu hodnotu Jiný způsob. Naopak u těchto karet systém nenabízí druhy pohybů typu Technické zhodnocení, které je určené pro majetek se způsobem odpisu rovnoměrným nebo zrychleným. Částečné vyřazení - tímto pohybem lze vyřadit část majetku, pokud např. evidujete majetek jako soubor. Tento pohyb generuje v poměrné části hodnoty snížený odpis ke stejnému datu platnosti. Při tomto typu pohybu se na záložce 2-Další automaticky označí zaškrtávátko Částečné vyřazení - pro uživatele pouze informativní, slouží pro výpočet odpisů. 90

91 Na obrázku je označen daňový problém, který vznikne u zrychleného odepisování, pokud v jednom roce nejprve částečně vyřadím a po té technicky zhodnotím majetek. Poměrný odpis u částečného vyřazení se vypočítá jiným koeficientem než roční odpis ke konci období. Tento problém lze řešit nastavím v Informacích na záložce Daňové pohyby a pro snížení ceny potom použít pohyb snížení ceny s korekcí zůstatkové ceny. U skupiny pohybů Pohyby umístění můžete zadat tyto typy pohybů: Počáteční stav tímto druhem pohybu vytváříte počáteční stav umístění majetku. Vyřazení tímto pohybem vyřadíte majetek z evidence. Při vytváření tohoto pohybu můžete umístění a odpovědnost buď zrušit nebo majetek přemístit např. do skladu vyřazeného majetku. Změna umístění tímto pohybem systém umožňuje přemístění majetku na jinou lokalitu, účetní útvar, zakázku, nákladový okruh, jinou odpovědnou osobu, jiný čárový kód, pořadač, počet kusů. K těmto změnám systém nabízí jednotlivé druhy pohybu umístění. Pokud účtujete o změnách útvarů (majetkové účty v účetnictví jsou povinně na střediska), doporučujeme vytvořit více druhů pohybů "změna útvaru" s možností zadat konkrétní účetní předpis. UP Změna rozúčtování a 3P Změna rozúčtování těmito pohyby měníte pravidlo pro rozúčtování (nejčastěji odpisů) na určené útvary, zakázky apod. U skupiny pohybů 3. pohyby můžete zadat tyto typy pohybů: Počáteční stav tímto druhem pohybu zavádíte do evidence nový majetek. Tento druh pohybu zahrnuje zavedení nejen nového majetku, ale i majetku již odepisovaného např. v jiném software. Proto doporučujeme definovat minimálně 2 druhy pohybu toho typu. Např. Druh pohybu s názvem Počáteční stav (pro již odepisovaný majetek) a druh pohybu s názvem Zavedení majetku (pro nově pořízený majetek). Tyto druhy se budou pravděpodobně dále odlišovat i tím, že druh pohybu s názvem Zavedení majetku bude obsahovat i účetní kontaci, zatímco druh pohybu Počáteční stav v kontaci obsahovat nebude, neboť je určen pro majetek, jehož zavedení již bylo v minulosti zaúčtováno. Lze definovat neomezené množství druhů pohybů s tímto typem, neboť při vytváření 91

92 účetního pohybu vybíráte ručně, který konkrétní účetní pohyb chcete ke kartě majetku vytvořit. Druhy pohybů typu Počáteční stav vám systém bude nabízet pouze u těch karet, které dosud nemají žádný účetní pohyb. Odpis tento typ je určen pro odpisy majetku v sekci 3. pohyby. Pohyby typu Odpis systém generuje ke kartám majetku automaticky sám, po vytvoření pohybu typu Počáteční stav tyto pohyby mají příznak systémový. Systém vytvoří Odpisy (pohyby) do zadané cílové ceny případně až do úplného odepsání majetku. Protože pohyby typu Odpis systém generuje sám, není možné vytvořit 2 stejné druhy pohybu typu Odpis. Je však možné vytvořit např. druh pohybu typu Odpis pro speciální typ majetku (např. HIM), nebo pro konkrétní vybrané číslo majetku. Systém pak automaticky vybere vhodný druh pohybu typu Odpis v závislosti na přesné definici druhu pohybu a skutečnosti, se kterou kartou momentálně pracujete. Pro případnou potřebu jednorázového opravného odpisu lze vytvořit tzv. odpis nesystémový. Změna ceny tento pohyb vám dovolí změnit některou z cen majetku v poli Vstupní cena, Zvýšení ceny, Oprávky a Zůstatková cena. Proto doporučujeme definovat více druhů pohybů typu Změna ceny, abyste rozlišili, zda pohyb provedl zvýšení ceny majetku, nebo opravu oprávek apod. Např. druh pohybu s názvem Zvýšení ceny majetku nebo Změna oprávek majetku. Vyřazení tímto pohybem vyřadíte majetek z evidence. Opět doporučujeme vytvořit více druhů pohybů tohoto typu, abyste rozlišili způsob, kterým byl majetek vyřazen. Např. druh pohybu s názvem Prodej majetku, Likvidace majetku, Krádež apod. Změna sazby dle US (účetní skupiny) Pohyby tohoto typu systém ke kartám majetku generuje sám podle údajů účetní skupiny zadané na kartě majetku. Tedy, je-li v účetní skupině definováno, že od 13. odepisovaného období dojde ke změně sazby na jinou konkrétní hodnotu, systém pro kartu vygeneruje v příslušném 13. období pohyb typu Změna sazby dle US a od tohoto data budou následovat odpisy (pohyby) se změněnou sazbou tak, jak je v účetní skupině sazba definována. Vzhledem k tomu, že má tento typ pohybu obdobné vlastnosti jako typ Odpis, tedy systém jej ke kartě majetku generuje sám, není opět možné vytvořit více stejných druhů pohybů typu Změna sazby dle US. Platí zde stejná pravidla, která byla popsána u typu pohybu Odpis. Změna sazby tento pohyb vám umožní změnit odpisovou sazbu majetku, eventuálně účetní skupinu. Pohyby tohoto typu zadáváte ke kartám majetku ručně, je tedy možné nadefinovat více druhů pohybů tohoto typu. Typ majetku: Do tohoto pole zadáváte typ majetku (HIM, NHM apod.), pro který chcete definovaný druh pohybu používat. Tzn., že pokud toto pole vyplníte, bude se definovaný druh pohybu zobrazovat pouze pro uvedený typ majetku a pro ostatní karty majetku se nabízet nebude. Význam vytvoření více druhů pohybů pro různé typy majetku spočívá v tom, že každý takovýto druh pohybu můžete nakontovat jinou účetní kontací. Např. pohyb odpis budete pravděpodobně chtít účtovat na jiné účty u Hmotného investičního majetku a u Nehmotného investičního majetku atd. Typ majetku můžete do pole vyplnit z číselníku, který otevřete klepnutím na pomocné tlačítko. 92

93 Číslo majetku: - Do tohoto pole zadáváte konkrétní číslo majetku, pro který chcete definovaný druh pohybu používat. (Současně musí být vyplněno i pole Typ majetku). Pole Číslo majetku má obdobný význam, jako pole Typ majetku, nebude však pravděpodobně tak často využíváno, jako právě pole Typ majetku. Pokud použijete k účtování druhy pohybů vytvořené systémem (doplníte kontace na existující pohyby po instalaci), je to nastavení globální - pohyby odpisů u všech existujících karet se budou účtovat jedním předpisem, stejně i zavedení a vyřazení. Globální nastavení je většinou nedostačující. Kontace odpisu Kontace odpisu globální: Další možností je typová kontace - typy majetku odpovídají analytikám v účetnictví, v druzích pohybů zadáváte na pohybu odpisu typ majetku (obdobně pro počáteční stav a vyřazení). Toto nastavení se nejlépe provádí nad číselníkem Typy majetku, na konkrétním typu majetku místní nabídka - Druhy pohybů a nový pohyb. 93

94 Kontace odpisu typová: Poslední možností je kontace karty - nastavujete v přehledu Karty majetku, na konkrétní kartě, místní nabídka - pohyby - druhy pohybů a nový pohyb. Kontace odpisu karty: 94

95 Příslušenství: Chcete si vytvořit speciální druh pohybu pro jedno konkrétní příslušenství, vyplníte také toto pole. Význam je obdobný, jako u předcházejících polí. Kontace: Toto pole je aktivní pouze tehdy, pokud máte v poli Skupina pohybů zadanou hodnotu Účetní pohyby. Zde zadáváte kontaci, podle které budete chtít účetní pohyb zaúčtovat. Nejprve zaškrtnete malé políčko vlevo a to vám zpřístupní pole pro zadání čísla kontace. Kontaci vybíráte z číselníku, který můžete otevřít klepnutím na pomocné tlačítko. V případě, že doplňujete kontaci na pohyb u typu majetku, který má nastaven opis pohybů DP -> ÚP, musíte do pole Skupina pohybů vybrat Daňové pohyby. Je to proto, že vždy zadáváte u této kombinace pouze daňové pohyby. Systémový - zaškrtávátko: Slouží k vytvoření uživatelských jednorázových odpisů. Záložka 2 Další Zde je pouze zaškrtávátko "Částečné vyřazení". Automaticky se označí při typu pohybu Částečné vyřazení. Uživatelsky není přístupné, jde pouze o příznak pro výpočet odpisů. Zrušit Touto volbou zrušíte druh pohybu, na kterém jste nastaveni kurzorovým řádkem. Při rušení systém provádí kontrolu, zda druh pohybu není v systému použit. Pokud ano, záznam nedovolí zrušit. 95

96 Číselník Druhy pohybů můžete editovat i v dalších částech modulu Majetek. Můžete jej editovat v přehledu Typy majetku, zde však můžete vytvářet nové druhy pohybů vždy pouze pro jeden typ majetku. A to ten, na kterém jste nastaveni kurzorovým řádkem ve chvíli, kdy jste přehled Druhy pohybů otevřeli. Typ majetku bude při editaci nového druhu pohybu automaticky ve formuláři předvyplněn. Číselník Druhy pohybů můžete editovat také v přehledu Karty majetku. Zde můžete vytvářet nové druhy pohybů speciálně pro jednu konkrétní kartu majetku (Typ + číslo majetku). Také v tomto případě bude při editaci nového druhu pohybu předvyplněno konkrétní číslo majetku (typ+číslo), na kterém jste momentálně v přehledu Karty majetku nastaveni kurzorovým řádkem. Podřízené karty Funkce umožňuje v rámci jednoho majetku jiné účetní pohyby pro část hodnoty majetku. Například při potřebě jiných účetních odpisů pro technické zhodnocení majetku jiných účetních odpisů části majetku jiných účetních odpisů příslušenství majetku s možností přesunu příslušenství k jiné kartě majetku Podřízená karta je generována pouze pro účetní odpisy, karta majetku - Umístění - Ostatní údaje umístění - vyberte nadřízenou kartu. Nadřízená karta má celkovou částku hodnoty majetku v Daňových pohybech a v Účetních pohybech potřebnou část hodnoty majetku. Podřízená karta nemá Daňové pohyby a v Účetních pohybech potřebnou část hodnoty majetku. Pro přehlednost je vhodné v nastavení přehledu karet přidat sloupečky týkající se PK = podřízených karet PK Nadřízená karta PK Podřízená karta UP PK Cena stav UP PK Opr.stav UP PK ZC stav Um NK-čm Um Nadřízená karta-název 96

97 Připojení podřízené karty v Protokolu zavedení Připojení podřízené karty v Kartě majetku 97

98 Příklad napojení 2 podřízených karet Aktualizace Aktualizace se používá v případě, že je třeba do karet propsat změny. Příklady: změna kontace na druhu pohybu vyžaduje aktualizaci účetních pohybů v případě, že se tato změna má propsat do již existujících karet majetku, změna doby odepisování dle zadaných platných koeficientů a sazeb vyžaduje aktualizaci daňových pohybů, přechod na hospodářský rok, který ovlivňuje výši daňových odpisů za aktuální období, vyžaduje aktualizaci daňových pohybů. Aktualizace se neprojeví na pohybech majetku, které spadají do uzávěrky. Volba Aktualizace je rozdělena na: Aktualizace odpovědných osob tato akce aktualizuje jména a příjmení zaměstnanců na pohybech Umístění. Aktualizace útvarů tato akce aktualizuje názvy útvarů na pohybech Umístění. Aktualizace lokalit tato akce aktualizuje názvy lokalit na pohybech Umístění. Aktualizace vozidel tato akce aktualizuje SPZ vozidel na pohybech Umístění. Aktualizace daňových pohybů - tato akce aktualizuje daňové pohyby karty. Po spuštění aktualizace daňových pohybů s úplnou shodou se provede pouze přepočet po závoře daňových a účetních pohybů. Aktualizace účetních pohybů - tato akce aktualizuje účetní pohyby karty (např. při změně kontace) Aktualizace 3. pohybů - akce aktualizuje údaje na 3. pohybech karet Aktualizace účtování - tato akce aktualizuje údaje o zaúčtování v pohybech karty majetku v případě nesouladu hodnot účtování v kartě majetku vůči hodnotám v modulu účetnictví (deník). Účtování Volbou Účtování automaticky zaúčtujete účetní pohyby do modulu Účetnictví systému Helios Orange. 98

99 Účtování účetních pohybů lze v majetku realizovat z přehledu Karet majetku nebo z přehledu Účetní pohyby. Zaúčtování probíhá podle účetní kontace, nastavené na pohybu majetku. Účetní kontaci můžete zadat na 2 různých místech. Můžete ji vyplnit v číselníku Druhy pohybů, kde definujete vlastnosti jednotlivých daňových, účetních pohybů a pohybů umístění. Tedy konkrétnímu druhu účetního pohybu např. pohybu Zavedení majetku definujete účetní kontaci, podle které budou vytvořené pohyby zaúčtovány. Kontace definované jednotlivým druhům pohybů se automaticky přenášejí na jednotlivé vytvářené účetní pohyby. Pokud nezadáte účetní kontaci v definici druhu pohybu, můžete ji zadat přímo na konkrétní právě vystavovaný pohyb. Kontaci nelze přímo zadat pouze na ty druhy účetních pohybů, které systém vytváří automaticky. Jedná se např. o pohyb Odpis. Kontaci zde nezadáte přímo, ale musíte ji vyplnit v definici druhu pohybu Odpis. Pokud jste zapomněli kontaci pro odpis majetku vyplnit v definici druhu pohybu a pohyby Odpis máte již vygenerované, stačí na druh pohybu kontaci doplnit a spustit nad kartou Aktualizace účetních odpisů. Akci Aktualizace účetních odpisů můžete spustit pro více karet najednou. Protože kontace pro účtování odpisů různých druhů majetku se liší, např. hmotný a nehmotný majetek atd., je možné definovat více druhů účetních pohybů typu Odpis. V definici zadáváte, pro který typ majetku je druh pohybu určen. Můžete např. definovat druh pohybu typu Odpis pro hmotný investiční majetek, pro nehmotný investiční majetek atd. Těmto jednotlivým druhům pohybů typu Odpis můžete zadat i různou účetní kontaci. Zaúčtování z Karet majetku provedete tak, že si nejprve označíte karty majetku, jejichž účetní pohyby budete chtít účtovat. Způsoby označování karet naleznete ve společné kapitole Ovládání Ovládání přehledu. Při označování můžete využít i možnosti filtrování přehledu pomocí volby Nastav. Po té potvrdíte volbu Účtování, kterou naleznete v místní nabídce přehledu Karty majetku. Systém vám nabídne okno pro zadání data platnosti pohybů, které chcete zaúčtovat. Zadané datum potvrdíte klepnutím na tlačítko OK. Po té systém otevře Přehled pohybů k účtování. Do tohoto přehledu zařadí všechny pohyby, které mají datum platnosti shodné nebo starší než datum, které jste zvolili pro zaúčtování. Samozřejmě vybere pouze pohyby nezaúčtované. V tomto přehledu můžete klávesou <F3> vyřadit ty pohyby, které nechcete v tuto chvíli účtovat. Po té v místní nabídce potvrdíte volbu Zaúčtování pohybů, která provede přípravu účetních dokladů. Vytvoření přípravy pro zaúčtování potvrdíte tlačítkem OK a systém vám zobrazí přehled Editace před zaúčtováním. Přehled již obsahuje účetní doklady a dává vám možnost provést změny v těchto účetních dokladech. V místní nabídce najdete volbu Zaúčtování dokladů, která provede definitivní zápis těchto dokladů do účetního deníku v modulu Účetnictví. Další možností účtování pohybů majetku je v nabídce Účetní pohyby majetku. Zaúčtování z Účetních pohybů zahájíte výběrem pohybů k účtování - vyberete druh pohybu Odpis, Zavedení, Vyřazení, Změna ceny s požadovaným rokem/měsícem platnosti. Výběr pohybů pro měsíční/roční účtování si můžete připravit pomocí volby Nastav vytvořením a uložením sestavy. Vybrané pohyby označíte a pomocí místní nabídky účtování zaúčtujete. Označený přehled doporučujeme vytisknout jako podklad pro účetní doklad. Podmínkou pro správné zaúčtování pohybů je správná definice účetní kontace. Definici kontace provádíte ve společném číselníku Účetní kódy kontace. 99

100 Účetní kontace vytváříte v přehledu Účetní kódy kontace, který naleznete ve stromové struktuře přehledu pod nabídkou Číselníky. Definici jednotlivých kontací provádíte na formuláři, který otevřete volbou Nový. Vyplníte pole Číslo kontace, Název. V poli Druh účetního dokladu zadáte Kód druhu účetního dokladu, do kterého chcete účetní doklady automaticky zaúčtovat. Dále vyplníte pole Druh pohybu. V případě definice kontace pro modul Majetek vyberete druh pohybu Majetek. Nyní máte nadefinované hlavičkové údaje kontace a je třeba vytvořit jednotlivé řádky kontace. Formulář Řádek kontace otevřete opět volbou Nový. 100

101 Kontace jednotlivých druhů pohybů (faktura vydaná, příjem na sklad, příjem do pokladny, odpis atd.) se od sebe odlišují především hodnotou zadanou v poli Druh řádku. Pro účtování pořizovací ceny, odpisů a zůstatkové ceny se používá druh pohybu Majetek - účetní pohyby s těmito druhy řádků: Cena změna - u tohoto druhu řádku účtujete částku účetního pohybu zadanou v poli UP Změna ceny. Tento druh řádku se používá při zavedení majetku pro zaúčtování Vstupní ceny nebo při vyřazení majetku. Zůstatek ceny změna - u tohoto druhu řádku účtujete částku pohybu zadanou v poli UP Změna zůstatková ceny. Tento druh řádku se používá pro zaúčtování zůstatkové ceny při vyřazení majetku. Oprávky změna - u tohoto druhu řádku účtujete částku pohybu zadanou v poli UP Změna oprávek. Tento druh řádku se používá pro zaúčtování účetních odpisů. Do limitu TZ - u tohoto druhu řádku účtujete částku pohybu zadanou v poli UP do limitu tech. zhodnocení. Tento pohyb se používá pro zaúčtování resp. odúčtování nákladů, které ještě nejsou technickým zhodnocením. 101

102 Pro účtování přemístění majetku mezi středisky se používá druh pohybu Majetek - umístění s těmito druhy pohybů: Cena stav u tohoto druhu řádku účtujete částku účetního pohybu zadanou v poli UP Cena. Oprávky stav - u tohoto druhu řádku účtujete částku pohybu zadanou v poli UP Oprávky. Zůstatek ceny stav - u tohoto druhu řádku účtujete částku pohybu zadanou v poli UP Zůstatková cena. Std Číslo standardu V tomto poli zadáváte číslo standardů, do kterých účtování karet majetku patří. Toto pole otvírá číselník Standardů, který musí být nadefinován. Dále vyplníte pole Číslo účtu, Cizí měna, Záporně. V poli Párovací znak můžete zvolit jednu ze 4 variant: Druh data (není) účetní doklad, který vznikne při zaúčtování pohybu, nebude mít žádný párovací znak. V případě, že na kontaci použijete účet (účtového rozvrhu), který má ve své definici nastavený parametr Zadávání párovacího znaku Povinné, tak vám systém nedovolí doklad zaúčovat. Číslo dokladu jako párovací znak systém použije údaj, vyplněný na kartě majetku na záložce 1 Základní údaje v poli Doklad. Číslo karty jako párovací znak systém použije číslo karty majetku. Pár. znak na pohybu jako párovací znak systém použije údaj vyplněný ve formuláři účetního pohybu v poli Párovací znak. Zde zadáváte údaj, který je třeba pro zobrazení hodnoty v saldu. Text do účta Není datum Datum splatnosti Datum úhrady Automaticky Zde volíte údaj, který se při zaúčtování do účetnictví zobrazí v účetním deníku v poli Text. můžete vybrat: 102

103 Datum účtování Číslo karty Číslo a název karty Vlastní text Uživatelský sloupec z karty majetku Uživatelský sloupec z pohybu Název druhu pohybu Název dr. p. a č. karty Vyplněný řádek účetní kontace uložíte klepnutím na tlačítko OK. Po doplnění dalších řádků kontace uložíte celou definici účetní kontace opět tlačítkem OK. Hromadné změny Touto akcí lze nad označenými kartami provádět hromadné změny údajů v kartě majetku a v jednotlivých pohybech: KM Euro KM Vyřazení KM Zpětné zařazení KM Uzávěrka KM Přetypování KM Zastavení odpočtů KM Změna SKP KM Zrušení opisu pohybů KM Změna CZ-CC a CZ-CPA KM Operativní evidence KM Technické zhodnocení DP Hromadné změny UP Hromadné změny 3P Hromadné změny Um Hromadné změny Změna k datu Touto volbou místní nabídky přehledu Karty majetku měníte datum, ke kterému chcete vidět stav majetku. Potvrzením volby otevřete okno pro zadání data. Zadané datum potvrdíte klepnutím na tlačítko OK. Systém zobrazí v přehledu ty karty majetku, které mají datum zavedení stejné nebo starší než zadané datum. Pokud potvrdíte okno s datem tlačítkemstorno, nebude přehled filtrován a systém vám zobrazí všechny karty majetku. UPOZORNĚNÍ Jestliže vytvoříte kartu majetku, která bude mít v poli Datum zavedení např a při vstupu do přehledu Karty majetku zadáte datum jako datum, ke kterému chcete stav přehledu vidět, tak tuto kartu v přehledu neuvidíte. Musíte si zobrazit 103

104 přehled k datu nebo mladším ( atd.). Tato funkce vám umožňuje dívat se na stav majetku i zpětně k vybranému datu. Tedy můžete vidět stav majetku, jaký byl např. před ½ rokem nebo naopak stav majetku, jaký bude za ½ roku. Náhled k určitému datu umožňuje používat různé sčítací sloupce, které v přehledu karet majetku zobrazují např. celkové odpisy uplatněné v účetním období apod. Vyřazení / Zpětné zařazení Tato akce provede vyřazení vybrané karty majetku (na které jste nastaveni kurzorovým řádkem) včetně příslušenství. Po potvrzení volby vám systém nabídne okno pro zadání data, ke kterému chcete provést vyřazení majetku. Zadané datum potvrdíte klepnutím na tlačítko OK. Poté systém automaticky vygeneruje účetní a daňový pohyb vyřazení (pokud se jedná o typ majetku s daňovými či účetními pohyby). Zároveň do karty majetku a karty příslušenství zapíše datum, kdy byl majetek a příslušenství vyřazeno. Datum, ke kterému chcete majetek vyřadit, musí být vždy nejmladší v porovnání s datem platnosti kteréhokoli uživatelsky zadaného pohybu. Tedy nelze např. provést vyřazení karty majetku k jestliže jste vytvořili např. technické zhodnocení s datem platnosti V tomto případě vám systém oznámí chybu: Datum vyřazení je menší než datum některého uživatelem zadaného daňového pohybu. Hlášku potvrdíte tlačítkem OK a musíte nejprve smazat všechny pohyby, které mají datum platnosti vyšší (mladší) než datum, ke kterému chcete provést vyřazení majetku. Vyřazený majetek můžete zpětně zařadit potvrzením volby Zpětné zařazení. Zastavení odpočtů Po potvrzení akce nejprve vyberete datum z období, ve kterém se nemá uplatnit odpočet. Akce se provádí na aktuální nebo na vybraných kartách a automaticky provede v přehledu odpočtů úpravu odpočtů platných ve vybraném účetním období a vygeneruje neuplatněné odpočty do dalšího účetního období. Inventury Tato část systému HELIOS Orange slouží k inventarizaci majetku pomocí čárových kódů. Postup inventury je takový, že vytvoříte soubor majetku a soubor lokalit, útvarů nebo nákladových okruhů. Tyto soubory se načtou do čtečky a provede se vlastní inventura. Po ukončení práce se čtečkou se výsledek načte zpět do systému Helios Orange a provede se vyhodnocení. 1. Příprava souborů pro inventury. 104

105 Nejprve vytvoříte soubor inventarizovaného majetku a soubor lokalit (útvarů, nákladového okruhu). Tyto soubory získáte se systému Helios Orange pomocí volby místní nabídky - Zprávy - Generování zpráv. Po potvrzení volby se objeví formulář Výběr - přehled definice zpráv. Pokud je přehled prázdný, je nutné vytvořit novou definici. Definice zpráv Formát zprávy Do formátu zprávy se nastaví formát pro aktuální tabulku: Název zprávy Karty majetku - Inventura majetku podle čárových kódů - karty výstup Lokality - Inventura majetku podle čárových kódů - lokality Nákladový okruh - Inventura majetku podle čárových kódů - nákladový okruh Zadáte název zprávy. Adresa místa určení zpráv Zvolíte místo, kam se vytvořená zpráva uloží a odkud ji bude načítat čtečka čárových kódů. Jméno pro exportní soubor Popis způsobu definování jména souboru. Použít vygenerované - vytvoří automatické jméno ve formátu "přehled" RRRRMMDDhhmm; vždy použít zadané - umožní uživateli zadat vlastní jméno souboru přímo do definice zprávy, Dotaz na jméno při Exportu - umožní uživateli zadat vlastní jméno souboru až ve chvíli generování zprávy. Adresu místa určení zpráv a Jméno pro export. Soubor je třeba nastavit spolu s dodavatelem čtečky čárového kódu Definici zprávy uložíte OK. Generování zprávy Vlastní generování zprávy spustíte volbou Přenos v místní nabídce, dvojklikem levého tlačítka myši nebo kombinací kláves <Ctrl><Enter>. Inventura Vlastní inventura probíhá ve čtečce čárových kódů, která má ovládání nezávislé na systému HELIOS Orange. 105

106 Vyhodnocení inventury Načtení inventury Po ukončení práce se čtečkou se výsledek načte do přehledu Inventury pomocí místní nabídky Zprávy - Načtení zpráv. Po potvrzení volby se objeví Přehled definice zpráv. Pokud je přehled prázdný, je nutné vytvořit novou definici zprávy. Formát zprávy, Název zprávy - stejný jako při exportu souborů pro inventury. Adresa místa zdroje zpráv Zadáte cestu na místo na disku, kde jsou uloženy soubor inventury ze čtečky. Zprávy po načtení přenést do dokladů Po načtení zprávy se vytvoří nová inventura, kde zadáváte: Název inventury - přednastaví se definice zprávy(lze změnit), Datum zahájení - datum importované ze čtečky čárových kódů, Datum inventury - datum ukončení inventury importované ze čtečky čárových kódů, Datum vyhodnocení - datum, ke kterému došlo k vyhodnocení inventury. V přehledu s výsledkem inventury je, pro lepší orientaci, k dispozici i navázaný přehled Umístění k datu inventury. Při vyhodnocení inventury podle čárových kódů je možné vyhodnocovat změnu zaměstnance a počtu kusů. Konstanty Nabídka Konstanty a číselníky poskytuje informace o stavu majetku, o nastavení modulu majetku, o nastavení chování majetku a umožňuje akce společné pro všechny zadané karty majetku. Podmenu tvoří číselníky a konstanty používané v modulu majetek. Potvrzením nabídky Majetek Konstanty a číselníky otevřete přehled s informacemi o stavu uzávěrek. Systém umožňuje zadat zpětně karty majetku nejdále s datem zavedení a pořízení pro daňové hodnoty, což je datum, od kdy zákon o daních z příjmu stanoví koeficienty a sazby pro daňové odepisování. Proto je v přehledu automaticky vytvořený záznam s uzávěrkou V místní nabídce přehledu naleznete seznam funkcí, které můžete provádět. Všeobecné informace o majetku Volbou Oprava je možné prohlížet a opravovat všeobecné informace o majetku - konstanty majetku. Potvrzením tlačítka OK - uložíte provedené změny nastavení konstant majetku. 106

107 Záložka obsahuje údaje o nastavení následujících oblastí: [1] Uzávěrky Počáteční stav Datum, od kterého vedete evidenci majetku. Pole nelze editovat, program jej doplňuje sám. Uzávěrka Datum poslední provedené uzávěrky. Uzávěrka obsahuje uzavření daňových a účetních pohybů a pohybů umístění. Natavení uzávěrky se provádí posunutím datumu na potřebný termín nebo prostřednictvím místní nabídky Uzávěrky - Uzávěrka - provede uzavření karet majetku včetně jejich pohybů k příslušnému datu. Případné otevření je možné provést posunutím termínu uzávěrky na starší datum. Uzávěrka daňových pohybů Datum poslední provedené uzávěrky daňových pohybů. Uzávěrka obsahuje uzavření daňových pohybů. Natavení uzávěrky se provádí posunutím datumu na potřebný termín nebo prostřednictvím místní nabídky Uzávěrky - Uzávěrka daňových pohybů - provede uzavření 107

108 daňových pohybů k příslušnému datu. Případné otevření je možné provést posunutím termínu uzávěrky na starší datum. Uzávěrka účetních pohybů Datum poslední provedené uzávěrky účetních pohybů. Uzávěrka obsahuje uzavření účetních pohybů. Natavení uzávěrky se provádí posunutím datumu na potřebný termín nebo prostřednictvím místní nabídky Uzávěrky - Uzávěrka účetních pohybů - provede uzavření účetních pohybů k příslušnému datu. Případné otevření je možné provést posunutím termínu uzávěrky na starší datum. Uzávěrka 3. pohybů Datum poslední provedené uzávěrky 3. pohybů. Uzávěrka obsahuje uzavření 3. pohybů. Natavení uzávěrky se provádí posunutím datumu na potřebný termín nebo prostřednictvím místní nabídky Uzávěrky - Uzávěrka 3. pohybů - provede uzavření 3. pohybů k příslušnému datu. Případné otevření je možné provést posunutím termínu uzávěrky na starší datum. Uzávěrka pohybů umístění Datum poslední provedené uzávěrky pohybů umístění. Uzávěrka obsahuje uzavření pohybů umístění. Natavení uzávěrky se provádí posunutím datumu na potřebný termín nebo prostřednictvím místní nabídky Uzávěrky - Uzávěrka pohybů umístění - provede uzavření pohybů umístění k příslušnému datu. Případné otevření je možné provést posunutím termínu uzávěrky na starší datum. [2] Účtování Umožňuje nastavit zaúčtování účetních pohybů při hromadném účtování. Systémové nastavení u hromadného nastavení seskupuje hodnoty v rámci analytiky. útvaru, zakázky, nákladového okruhu. Toto nastavení je možné přizpůsobit v rámci dokladu dle následujících kritérií. Doklad pro každý pohyb Při zaškrtnutí tohoto pole vznikne při hromadném zaúčtování účetních pohybů pro každý pohyb 1 účetní doklad. Zároveň se při zaškrtnutí pole stanou neaktivní následující pole. 108

109 Všeobecné informace o majetku - [2] Účtování Výsledek v účetním deníku - zaúčtování účetních pohybů pro každý pohyb 1 účetní doklad: Doklad pro každou kartu Při zaškrtnutí tohoto pole vznikne při hromadném zaúčtování účetních pohybů vždy 1 doklad z pohybů, které byly vytvořené od stejné karty. Např. účtujete pohyby ke kartě, která má v účtovaném období odpisy a vyřazení. Z těchto pohybů vznikne 1 účetní doklad. Pole je neaktivní v případě, že je zaškrtnuté pole Doklad pro každý pohyb. Výsledek v účetním deníku - zaúčtování účetních pohybů vždy 1 doklad z pohybů, které byly vytvořené od stejné karty: 109

110 Doklad pro každý druh pohybu Při zaškrtnutí tohoto pole vznikne při hromadném zaúčtování pohybů vždy 1 doklad pro 1 druh pohybu. Např. účtujete hromadně pohyby Změna ceny a Odpis. Pohyby Změna ceny budou zaúčtovány do 1 účetního dokladu a pohyby Odpis do 2 účetního dokladu. Pole je neaktivní v případě, že je zaškrtnuté pole Doklad pro každý pohyb. Výsledek v účetním deníku - zaúčtování pohybů vždy 1 doklad pro 1 druh pohybu: 110

111 [3] Daňové pohyby Umožňuje nastavení: DP Přepočet oprávek u změny ceny - parametr pro druh daňového pohybu Změna ceny. Parametr nastavuje uživatel. Při vyřazení majetku při prodeji se uplatní odpisy příslušného období až do prodeje. V případě daňového pohybu snížení ceny se nabízí výběr dopočtu zůstatkové ceny (což je náhrada pohybu částečné vyřazení). DP Daňové pohyby na podkartě. Pokračovat? - nastavením parametru nastavíte kontrolu, v případě přidání daňového pohybu na podřízenou kartu se zobrazí uživatelská hláška pro upozornění. DP Nenulové období odpisu a nulové oprávky. Pokračovat? - nastavením parametru nastavíte kontrolu v případě, že se zavádí nový majetek, uživatelé někdy zadají nenulový počet let odepisování, ačkoli ten se zadává jen v případě počátečního stavu. Proto, když budou na pohybu zavedení nulové oprávky a nenulový počet let odepisování, při uložení protokolu nebo pohybu zavedení se objeví informativní hláška. [4] Účetní pohyby V této oblasti se nastavuje chování účetních hodnot na účetních pohybech. 111

112 Pozice zaokrouhlení účetního odpisu Jednotky - zaokrouhlení hodnoty odpisu na jednotky měny Desetiny - zaokrouhlení hodnoty odpisu na desetiny měny Setiny - zaokrouhlení hodnoty odpisu na setiny měny Pozice zaokrouhlení rozúčtování Na pohybech umístění je možné nastavit rozúčtování měsíčního odpisu karty na více útvarů, zakázek apod. Zde je možné nastavit zokrouhlení odpisů po rozúčtování. UP FM Měna V případě, že v HELIOS pracujete s funkční měnou, je třeba zvolenou měnu nastavit i pro karty majetku. Na této záložce Konstant se volí konkrétní měna. Zadáním měny se na záložce Opis protokolu/karty otevře pole pro zadání kurzu pro přepočet na funkční měnu. Zadání měny můžete využít i v případě, že do modulu účetnictví chcete účtovat o majetku i v cizí měně. Vypočtené hodnoty v zadané CM se do účetnictví dostanou v případě, že řádky kontace pro účtování majetku budou mít nastaven atribut Cizí měna na ANO. UP Kontrola doodepsání majetku Nastavení určuje, jakým způsobem bude kontrolováno odepsání majetku do 0 nebo do určené cílové ceny. Bez kontroly - beze všech kontrol Kontrola posledního odpisu - kontroluje že po posledním odpisu je ZC=0 nebo je rovna určené cílové ceně. Kontrola posledního pohybu - kontroluje doodepsanost při zadání každého pohybu, např. při zadání TZ UP Zůstatková cena cílová Procento Účetní jednotky, které vedou účetnictví podle vyhlášky 410/2009 Sb. mohou u dlouhodobého majetku nastavit hranici zůstatkové ceny při vyřazení. Nestanoví-li účetní jednotka jinak je částka ocenění dlouhodobého majetku 5%. U karet majetku, kde má být nastavena zůstatková cena cílová "Procento" je nutné nastavit Způsob účetního odpisu "-5 počtem měsíců do cílové ceny s % ". 112

113 [5] 3. pohyby V této oblasti se nastavuje chování účetních hodnot na 3. pohybech majetku. Možnosti nastavení konfigurace jsou stejné jako [4] Účetní pohyby. 113

114 [6] Pohyby umístění majetku V této oblasti se nastavuje chování pohybů umístění majetku. Um Karta majetku je nadřízenou kartou. Pokračovat? - Kontrola zadání nadřízené karty na nadřízenou kartu, zobrazí uživatelské upozornění. Zaškrtnutím konstanty nastavíte tuto kontrolu. [7] Karty majetku Nastavení konfigurace karty majetku. Číslování karet majetku Po instalaci systému je pro číslování majetku nastaveno jedinečné číslování v rámci Typu majetku. Toto je možné změnit na jedinečné přes všechny Typy majetku. Systém má po instalaci nastaveno neplnit mezery - zaškrtnutím nastavíte plnění mezer v číselné řadě. Kontroly při pořizování karet majetku: KM Název prázdný. Pokračovat? KM Zobrazit odpočty? DP Mimořádné odpisy na kartě majetku s datem zavedení mimo až Pokračovat? KM Nesoulad limit technického zhodnocení u daňových a účetních pohybů při odpisu DP- >UP [8] Protokoly zavedení Nastavení konfigurace protokolů zavedení. V této sekci se provádí nastavení kontrol vyplnění polí na protokolu zavedení. Zaškrtnutím jednotlivých atributů se nastavuje, zda příslušná pole budou povinná k vyplňování apod. 114

115 Kontroly při pořizování protokolu zavedení: PR Název prázdný. Pokračovat? PR Zobrazit odpočty? PR Realizované protokoly je povoleno mazat. Kontroly při pořizování protokolu zavedení - daňový pohyb: DP Pohyb není zadán. Pokračovat? DP Cena je nulová. Pokračovat? DP Mimořádné odpisy na kartě majetku s datem zavedení mimo až Pokračovat? DP Nenulové období odpisu a nulové oprávky. Pokračovat? - Kontrola zda při zadání položky "období odpisu" (počet již provedených daňových odpisů - hodnoty se zadávají pouze v případě pokračování odpisování majetku z jiné evidence) je zadána i hodnota oprávek (částky, která již byla odepsána). Kontroly při pořizování protokolu zavedení - účetní pohyb: UP Pohyb není zadán. Pokračovat? UP Cena je nulová. Pokračovat? UP Měsíc po? UP P. odpis při vyřazení Kontroly při pořizování protokolu zavedení - 3. pohyb: 3P Pohyb není zadán. Pokračovat? 115

116 3P Cena je nulová. Pokračovat? 3P Měsíc po? 3P P. odpis při vyřazení Kontroly při pořizování protokolu zavedení - umístění: Um Pohyb není zadán. Pokračovat? Kontroly při pořizování protokolu zavedení - umístění - údaje pro účetnictví: Um Zaměstnanec není vyplněn. Pokračovat? Um Útvar není vyplněn. Pokračovat? Um Vozidlo není vyplněno. Pokračovat? Um Zakázka není vyplněna. Pokračovat? Um Nákladový okruh není vyplněn. Pokračovat? Um Organizace není vyplněna. Pokračovat? Um Organizace 2 není vyplněna. Pokračovat? Kontroly při pořizování protokolu zavedení - umístění - Ostatní údaje umístění: Um Lokalita není vyplněna. Pokračovat? Um Čárový kód není vyplněn. Pokračovat? Um Pořadač není vyplněn. Pokračovat? Um Počet kusů není vyplněn. Pokračovat? Um Nadřízená karta není vyplněna. Pokračovat? Um Nárok na odpočet DPH nebyl změněn. Pokračovat? Kontroly při pořizování protokolu zavedení - umístění - Rozúčtování karty majetku: Um Rozúčtování 3P pohybů není zadáno. Pokračovat? Um Rozúčtování UP pohybů není zadáno. Pokračovat? [9] Číselník klasifikace stavebních děl (CZ-CC), Klasifikace produkce (CZ-CPA) Číselník pro třídění hmotného majetku do odpisových skupin dle Přílohy č.1 dle zákona 586/1992 Sb. Číselník je k dispozici pouze po instalaci pluginu "Číselníky CZ-CPA, CZ-CC". V případě nastavení konstanty aktualizovat - zatrženo Ano se při aktualizaci číselníku provede aktualizace stávajících dat a import nových kódů. V případě nastavení konstanty aktualizovat - zatrženo Ne se při aktualizaci číselníku provede jen import nových kódů. Vyhodnocení inventury Zde máte možnost nastavit, která pole chcete používat při inventuře. In Čárový kód In Nákladový okruh 116

117 In Lokalita-kód In Zaměstnanec In Počet ks Volby místní nabídky Uzávěrka Tato další volba místní nabídky přehledu Konstanty slouží k provádění uzávěrek. Po potvrzení volby vám systém nabídne výběr typu uzávěrky. Systém vám nabízí tyto varianty: Uzávěrka tato akce uzavře všechny daňové a účetní pohyby, pohyby umístění a příslušenství k vybranému datu od data poslední uzávěrky. Uzávěrka daňových pohybů jedná se o dílčí uzávěrku. Tato akce uzavře všechny daňové pohyby k vybranému datu od data poslední uzávěrky daňových pohybů. Uzávěrka účetních pohybů jedná se o dílčí uzávěrku. Tato akce uzavře všechny účetní pohyby k vybranému datu od data poslední uzávěrky účetních pohybů. Uzávěrka pohybů umístění jedná se o dílčí uzávěrku. Tato akce uzavře všechny pohyby umístění k vybranému datu od data poslední uzávěrky pohybů umístění. Po potvrzení vybraného typu uzávěrky vám systém nabídne okno pro zadání data, ke kterému chcete majetek uzavřít. Systém bere v úvahu všechny pohyby všech karet majetku s datem platnosti do půlnoci zadaného data. Zadáte datum a spuštění uzávěrky provedete klepnutím na tlačítko OK. Tlačítkem Storno zrušíte spuštění uzávěrky. Pohyby, které jsou uzavřené již nelze opravovat. Uzávěrku lze provádět i za jednotlivé karty majetku a také za jednotlivé konkrétní pohyby vybrané karty majetku. Tyto akce naleznete v místní nabídce přehledu Karty majetku nebo v přehledech pohybů vybrané karty majetku. Účtování účetních pohybů / umístění Touto volbou místní nabídky přehledu Konstanty provádíte zaúčtování všech účetních pohybů (pohybů umístění) všech karet majetku automaticky do modulu Účetnictví. Typy majetku Číselník Typy majetku umožňuje seskupovat karty majetku stejného členění. Nejjednodušším příkladem rozdělení majetku je rozdělení na hmotný investiční majetek, nehmotný investiční majetek a drobný investiční majetek. Každému typu definujete, jaké bude mít vlastnosti. Nejdůležitějším parametrem je rozlišení, zda ke kartám daného typu majetku budete vytvářet účetní, daňové pohyby a 3. pohyby. Pokud u typu nastavíte, že budete pohyby vytvářet, budete moci takovýto majetek odepisovat. Dále na Typu majetku nastavujete vazbu mezi daňovými a účetními pohyby. U majetku, který chcete vést pouze evidenčně, musíte zadat alespoň účetní pohyby, aby bylo možno zadat vstupní cenu majetku. 117

118 Potvrzením nabídky Majetek Typy majetku otevřete přehled jednotlivých záznamů typů majetku. V přehledu vytváříte nové typy majetku, prohlížíte nebo opravujete již definované záznamy. Nebo můžete záznamy rušit či tisknout. Seznam operací, které v přehledu provádíte, naleznete v místní nabídce. Vzhled a způsob třídění přehledu měníte pomocí volby Nastav. Oprava Touto volbou prohlížíte nebo opravujete formulář Typ majetku. Po potvrzení se otevře formulář toho typu majetku, na kterém jste nastaveni kurzorovým řádkem. Opravovat můžete všechny údaje kromě pole Typ majetku. Ten je po prvním uložení již neměnný. Změny ve formuláři uložíte tlačítkem OK. Tlačítkem Storno dáte povel k odchodu z formuláře. Pokud je již k danému typu majetku zadána nějaká karta, lze měnit pouze Název typu. 118

119 Nový Touto volbou pořídíte nový záznam nový typ majetku. Potvrzením volby otevřete nový prázdný formulář. 119

120 [1] - Typ majetku Typ majetku - Do tohoto pole zadáváte kód typu majetku. Pole je 3místné a můžete zadávat libovolné alfanumerické znaky. Údaj je povinný. Př. DIM kód pro drobný investiční majetek. Název typu - Textový popis typu majetku. Údaj je nepovinný. Daňové pohyby, Účetní pohyby - Zaškrtávací políčko umožňuje definovat, zda budete chtít ke kartám tohoto typu majetku zadávat daňové a účetní pohyby. Opis pohybů - Toto pole bude přístupné v případě, že bude zaškrtnuto pole Daňové pohyby a Účetní pohyby. A určuje, v jakém vztahu k sobě jsou daňové a účetní pohyby, může nabývat následujících hodnot: není - znamená že daňové a účetní pohyby nemají souvislost ÚP -> DP: 42 odst 2 písm v) - znamená, že účetní pohyby zadává uživatel na základě své interní směrnice a tento údaj se "zkopíruje" do daňových pohybů, jež se v tomto případě nazývají daňové náklady a nelze je upravovat ÚP -> DP: jiná skupina - zadávání jako v předešlém způsobu, ale daňové pohyby se nazývají daňové odpisy (používá se např. při výkonovém odepisování) DP -> ÚP: úplná shoda - znamená, že uživatel zadává pouze daňové hodnoty a tyto se potom "kopírují" do účetních, jež nelze už upravovat 3. pohyby - Tímto zaškrtávátkem aktivujete na kartách tohoto typu použití tzv. třetích pohybů. Třetí pohyby lze využít např. pro účely evidence dle mezinárodních standardů, popř. pro přímé účtování do modulu Účetní standardy. Operativní evidence - Toto označení se přenáší do protokolu zavedení. Při generování karet majetku jsou tyto bez daňových, účetních a 3. pohybů. Na druhé záložce karty majetku je možné u nich zadat položku Operativní evidence OE Cena stav - evidenční cenu. Číselník období DPH - označení, že daný typ majetku je obchodním majetkem dle 100 zákona o dani z přidané hodnoty. Z období DPH je umožněno zobrazit přehled karet obchodního majetku, které byly aktivní v příslušném zdaňovacím období (období DPH), zobrazuje pouze karty majetku typu majetku, který je takto označen. [2] - Protokoly zavedení Definovaný OK - Nastavujete, které akce se mají provést po stisku tlačítka Def. OK na protokolu zavedení. Význam použití je ve zrychlení zadávání protokolů zavedení. Nový protokol - Po stisknutí tlačítka Def. OK otevře automaticky nový protokol. Kopie protokolu - Toto pole je přístupné, pokud bude zaškrtnuto pole Nový protokol a provede kopii protokolu, ze kterého pouštím akci. Nastavení kopie protokolu - Toto pole je přístupné ve chvíli, kdy jsou zaškrtnuta předchozí dvě pole. Umožňuje provést jednu kopii z původního protokolu a současně zkopírovat z původního protokolu i návazné hodnoty - navázané doklady, obsah poznámky, technického popisu a příslušenství. 120

121 Číslování - Umožňuje volit číslování nově pořízeného protokolu pomocí předchozích nastavení a to: [3] - Pohyby maximální číslo v typu první volné po kopírované kartě Daňové pohyby Zde lze nastavit daňové parametry, které budou předvyplněny při zakládání nové karty majetku: DP Druh pohybu DP Způsob odpisu DP Daňová skupina DP Zvýšení odpisu Účetní pohyby Zde lze nastavit účetní parametry, které budou předvyplněny při zakládání nové karty majetku: UP Druh pohybu UP Číslo způsobu odpisu UP Účetní skupina 3. pohyby Zde lze nastavit účetní parametry, které budou předvyplněny při zakládání nové karty majetku: 3P Druh pohybu 3P Číslo způsobu odpisu 3P Účetní skupina Umístění Um Druh pohybu Nastavení pro typ majetku se přebírají do protokolu zavedení. Vyplněný formulář Typ majetku uložíte klepnutím na tlačítko OK. Tlačítkem Storno dáte povel k odchodu z formuláře a v tom případě systém zkontroluje, zda jste ve formuláři neprovedli změny a pokud ano, tak se zeptá: Uložit změny? Tlačítkem Ano změny uložíte a vrátíte se zpět do přehledu. Tlačítkem Ne se vrátíte do přehledu bez uložení změn. Tlačítkem Storno změny neuložíte, ale zůstanete ve formuláři. Při ukládání 121

122 systém kontroluje, zda formulář obsahuje všechny povinné údaje. Povinným údajem je pole Typ majetku. Jestliže je pole prázdné, systém vás upozorní hlášením: Je potřeba vyplnit typ majetku Potvrďte tlačítko OK a vyplňte pole Typ majetku. Údaj Typ majetku je jedinečný údaj a nelze jej zadat vícekrát. Pokud při ukládání systém zjistí, že Typ majetku v přehledu již existuje, uložení záznamu nedovolí a upozorní vás hlášením: Duplicitní označení nelze vložit záznam! Potvrďte tlačítko OK a zadejte jiný Typ majetku. Příklad nastavení různých typů majetku Pozemky tento majetek se daňově neodpisuje, ale odpisuje se účetně. Proto v poli Daňové pohyby bude zaškrtávací tlačítko prázdné, daňové pohyby nebudeme k tomuto majetku vytvářet. V poli Účetní pohyby bude zaškrtávací políčko zaškrtnuté, protože u tohoto majetku potřebujeme evidovat jeho účetní cenu a potřebujeme jej účetně odpisovat. Tedy budeme potřebovat vytvářet účetní pohyby. Hmotný majetek tento majetek se odepisuje daňově i účetně. Proto budou zaškrtávací políčka v poli Daňové pohyby a Účetní pohyby zaškrtnutá. Budeme k tomuto majetku vytvářet daňové i účetní pohyby (zavedení, odpisy atd.). Drobný majetek pokud tento majetek daňově neodepisujete, proto nebudete vytvářet daňové pohyby a zaškrtávací políčko v poli Daňové pohyby bude prázdné. Účetně tento majetek můžete odepisovat, ale nemusíte. V každém případě však budete potřebovat vytvořit alespoň 1 účetní pohyb, kterým zadáte cenu majetku. Proto bude zaškrtávací políčko v poli Účetní pohyby zaškrtnuté. Pokud chcete majetek odepisovat časově např. 24 měsíců a chcete účetní odpisy vykazovat jako daňové náklady, zaškrtněte pohyby daňové i účetní a zvolte opis pohybů ÚP -> DP: 42 odst 2 písm v). Zrušit Volbou zrušíte záznam, na kterém jste nastaveni kurzorovým řádkem. Systém se ujistí dotazem: Opravdu si přejete smazat aktuální záznam? Potvrzením tlačítka Ne a Storno nedojde ke smazání záznamu. Potvrzením tlačítka Ano záznam smažete. Systém však dovolí zrušit pouze ten záznam, který nebyl v systému nikdy použit, např. dosud nebyla vytvořena žádná karta s tímto typem majetku. Pokud zjistí, že rušený záznam byl v systému již použit, zrušení záznamu neprovede a zobrazí hlášení: Na záznam jsou navázány další údaje nelze smazat! 122

123 Hlášení potvrďte tlačítkem Konec. Definice práv Pomocí této nabídky můžete definovat práva k jednotlivým typům majetku. Účetní skupiny Účetní skupiny slouží k plánování a definici účetních odpisových sazeb na libovolný počet měsíců nebo let dopředu. Např. chcete majetek účetně odepisovat v 1. kalendářním roce sazbou 14,2% a v dalších letech sazbou 28,6% (chcete mít účetní odpisové sazby stejné jako daňové sazby). Nebo chcete prvních 12 měsíců odepisovat majetek sazbou 2 %, od 13. měsíce chcete odepisovat sazbou 2% a od 25. měsíce chcete odepisovat sazbou 3%. Zároveň chcete, aby ke změně sazby došlo automaticky, abyste nemuseli např. u 500 karet provést změnu ručně. K tomu slouží účetní skupiny. Při zavedení majetku nastavíte ke kartě majetku účetní skupinu, podle které budou účetní odpisy probíhat. Účetní skupiny významně ulehčí a urychlí práci s evidencí majetku. Potvrzením nabídky Majetek Účetní skupiny otevřete přehled Účetní skupiny. V přehledu pořizujete nové skupiny, rušíte nebo opravujete již pořízené skupiny. Především však definujete v účetních skupinách odpisové sazby pro jednotlivá odpisovaná období. Všechny funkce přehledu naleznete v místní nabídce. Volbou Oprava prohlížíte nebo opravujete již definované účetní skupiny. Pole Číslo účetní skupiny a pole Způsob změny sazby opravovat po prvním uložení již nemůžete. Volbou Nový vytváříte nové účetní skupiny. 123

124 Formulář účetní skupiny obsahuje tyto údaje: Číslo účetní skupiny: Povinné 3místné číslo, kterým identifikujete účetní skupinu. Způsob změny sazby: Velmi důležitý údaj v okamžiku, kdy budete chtít do účetní skupiny zadat více než 1 odpisovou sazbu. Tedy např. 1 rok chcete mít jinou účetní odpisovou sazbu než v následujících letech. Tímto parametrem pak definujete, jak bude změna sazby probíhat. Klepnutím na pomocné tlačítko otevřete pole se seznamem. Máte tyto možnosti: Měsíční způsob změny sazby Zadáte-li tuto hodnotu, budete definovat účetní odpisovou sazbu pro jednotlivé měsíce. Např. od 1. měsíce (od data zavedení majetku) bude sazba 1%, od 13. měsíce 2% od 25. měsíce 3% atd. U tohoto způsobu změny sazby nezáleží na tom, kdy jste majetek zavedli do evidence. Číslo měsíce vyjadřuje pořadové číslo měsíce od data zavedení. 124

125 Roční způsob změny sazby Zadáte-li tuto hodnotu, budete definovat účetní odpisovou sazbu pro kalendářní roky. Např. 1. rok budete odepisovat sazbou 14,2%, 2. rok sazbou 28,6% atd. Název účetní skupiny: Textové označení účetní skupiny. Odpis Pod Názvem účetní skupiny následuje sekce Odpisy, která umožňuje zadat způsob výpočtu počtem měsíců = zůstatková cena se rozpočítá do zadaného počtu měsíců: Pokud nastavujete výpočet odpisů počtem měsíců, nezadáváte nic do části formuláře Účetní skupina. Pokud zadáte odepisování počtem měsíců a vyplníte Účetní skupinu, může nastat situace, že se odpisy na kartě zastaví, i když nebude zůstatková ceny karty na nule. Při požadavku prvního 125

126 odpisu měsíc po zavedení, mějte na paměti, že odepisovaný měsíc se počítá od data zavedení na kartě. Při požadavku odpisů na 24 měsíců a s prvním odpisem měsíc po zavedení, je třeba do počtu odepisovaných měsíců zadat 25. Záložka Účetní skupina. Tato záložka zobrazuje zadaná procenta měsíčních příp. ročních sazeb. Volbou Nový v tomto přehledu zadáváte nové sazby pro odpisovaná období. Po potvrzení volby se otevře nový formulář. Vzhled formuláře detail účetní skupiny závisí na tom, jak jste nadefinovali pole Způsob změny sazby. Pokud jste vyplnili Způsob změny sazby Měsíční otevře se formulář. 126

127 Obsahuje tyto údaje: Odpisované období: Číslo pořadí odpisovaného období (měsíce) od data zavedení. Od tohoto odpisovaného období bude majetek účetně odepisován sazbou uvedenou v poli Sazba měsíční nebosazba Roční. (Výběr sazby provádíte až při zavedení majetku). Roky, Měsíce: Rok a měsíce odpisovaného období. Pokud vyplníte číslo odpisovaného období, systém sám vyplní pole Roky a pole Měsíce. Např. Odpisované období 7 je první rok a 7 měsíc, Odpisované období 15 je druhý rok a 3 měsíce (12+3 měsíce). Vyplnit můžete pole i opačně. Zadáte roky a měsíce a systém sám vyplní Odpisované období. Číslo uvedené v polích Odpisované období a Měsíce není kalendářní měsíc! Tedy např. odpisované období 5 není květen, ale 5. měsíc od data zavedení majetku. Byl-li majetek zaveden např. v březnu, je 5. odpisovaným obdobím u této karty červenec. Sazba měsíční, Sazba roční: Měsíční nebo roční odpisová sazba pro účetní odpisy. Stačí vyplnit jedno z polí a systém zbývající pole vyplní automaticky podle vzorce Roční sazba = Sazba x 12. V některých případech může hodnota v poli Sazba roční přesáhnout 100%. Např. měsíční odpisová sazba je tak vysoká, že majetek je odepsán dříve než za 12 měsíců. Přesto však program odepíše majetek vždy jen do výše jeho vstupní ceny + všechna zvýšení ceny. Tedy program nedovolí odepsat majetek do záporné zůstatkové ceny. Rozhodnutí, podle které ze zadaných sazeb (roční nebo měsíční) budete majetek účetně odepisovat, provádíte až na účetním pohybu Zavedení nebo Počáteční stav. 127

128 Všechna tato pole formuláře vyplňujete, pokud provádíte definici účetní skupiny se způsobem změny sazby měsíční. Jestliže definujete detaily pro účetní skupinu se způsobem změny sazby roční, má formulář detailu tuto podobu: Tento formulář se od předchozího liší tím, že nevyplňujete pole Odpisované období a pole Měsíce, ale pouze pole Roky. Přičemž hodnota, kterou zde zadáte, vyjadřuje kalendářní rok. Tzn. sazba, kterou vyplníte v poli Sazba měsíční nebo v poli Sazba roční bude vždy platná pro celý kalendářní rok (od do daného roku). Vyplněný formulář uložíte klepnutím na tlačítko OK. Limity technických zhodnocení Číselník limitů technického zhodnocení používáte pro nastavení hodnoty technického zhodnocení na kartách majetku. 128

129 Od zdaňovacího období Počátek zdaňovacího období, od kterého daný limit platí. Limit Částka limitu. Typ majetku Pokud nevyplníte, nastavíte jeden limit technického zhodnocení pro všechny karty majetku. Pokud na formuláři vyplníte typ majetku, hodnota limitu platí pro zvolený typ. Daňové pohyby DP Způsob limitu Způsob vyhodnocení limitu Za období - limit/překročení limitu se vyhodnocuje souhrnně za celé zdaňovací období Jednotlivě - umožňuje vyhodnotit limit i jednotlivě. 129

130 Účetní pohyby ÚP Způsob limitu Způsob vyhodnocení limitu Za období - limit/překročení limitu se vyhodnocuje souhrnně za celé zdaňovací období Jednotlivě - umožňuje vyhodnotit limit i jednotlivě. Zákonem č. 545/2005 Sb. je počínaje rokem 2006 vymezeno technické zhodnocení nehmotného majetku přímo v 32a odst. 6 ZDP. Za technické zhodnocení se považují výdaje na ukončené rozšíření vybavenosti nebo použitelnosti nehmotného majetku anebo zásahy, které mají za následek změnu účelu nehmotného majetku, pokud po ukončení u jednotlivého nehmotného majetku převýší částku Kč (na rozdíl od vymezení technického zhodnocení u hmotného majetku v 33 ZDP není u technického zhodnocení nehmotného majetku stanoveno, že částka Kč představuje souhrn technických zhodnocení za celé zdaňovací období). Pokud používáte 3. pohyby, lze i pro ně nastavit způsob limitu. Lokality Přehled Lokality je pomocný číselník modulu Majetek. Slouží k přesnému určení fyzického umístění majetku ve firmě. Využíváte jej při vytváření pohybů umístění. Může mít stromovou strukturu, podobně jako organizační struktura firmy. Potvrzením hlavní nabídky Majetek Lokality se zobrazí přehled jednotlivých záznamů. V místní nabídce naleznete přehled všech operací, které můžete v přehledu provádět. Oprava Volba slouží k prohlížení a opravě již pořízeného záznamu. Potvrzením otevřete záznam, na kterém je umístěn kurzorový řádek. Pole Název lokality můžete opravovat libovolně bez ohledu na to, zda již byla tato lokalita v systému použita nebo ne. Pole Kód lokality můžete opravit pouze do té doby, než v systému tuto lokalitu použijete. Opravu tedy nemůžete provést např. v případě, že jste na vybranou lokalitu umístili nějaký majetek. Dále nemůžete měnit pole Kód lokality v okamžiku, kdy jsou k vybrané lokalitě definovány další lokality v nižší úrovni. Např. nemůžete opravit kód patra, když patro obsahuje místnosti. Změny ve formuláři uložíte tlačítkem OK. Tlačítkem Storno dáte povel k odchodu z formuláře a v tom případě systém zkontroluje, zda jste ve formuláři neprovedli změny a pokud ano, tak se zeptá: Uložit změny? 130

131 Tlačítkem Ano změny uložíte a vrátíte se zpět do přehledu. Tlačítkem Ne se vrátíte do přehledu bez uložení změn. Tlačítkem Storno změny neuložíte, ale zůstanete ve formuláři. Nový Volbou Nový místní nabídky přehledu můžete pořizovat nové lokality. Potvrzením nabídky otevřete formulář lokality. Název lokality: 40místný alfanumerický údaj, který slouží k označení názvu lokality. Kód lokality: Další alfanumerické označení lokality. Systém tento údaj vyplňuje automaticky. Vkládá do pole kódy jednotlivých úrovní. Tzn., je-li lokalita definovaná jako Město Pha1 a Ulice V120, systém si dosadí do pole Kód lokality údaj Pha1V120. Údaj je povinný. 131

132 1. úroveň lokality: Pole pro zadání kódu lokality, která se bude nacházet v 1. úrovni. Údaj je 4místný, povinný a umožňuje zadat libovolné alfanumerické znaky. 2. úroveň lokality: Pole pro zadání kódu lokality, která se bude nacházet ve 2. úrovni. Údaj je 4místný, povinný a umožňuje zadat libovolné alfanumerické znaky. Pole nelze vyplnit, pokud není definována lokalita v 1. úrovni. 3. úroveň lokality: Pole pro zadání kódu lokality, která se bude nacházet ve 3. úrovni. Údaj je 4místný, povinný a umožňuje zadat libovolné alfanumerické znaky. Pole nelze vyplnit, pokud není definována lokalita ve 2. úrovni. 4. úroveň lokality: Pole pro zadání kódu lokality, která se bude nacházet ve 4. úrovni. Údaj je 4místný, povinný a umožňuje zadat libovolné alfanumerické znaky. Pole nelze vyplnit, pokud není definována lokalita ve 3. úrovni. 5. úroveň lokality: Pole pro zadání kódu lokality, která se bude nacházet v 5. úrovni. Údaj je 4místný, povinný a umožňuje zadat libovolné alfanumerické znaky. Pole nelze vyplnit, pokud není definována lokalita ve 4. úrovni. Vyplněný formulář uložíte tlačítkem OK. Tlačítkem Storno dáte povel k odchodu z formuláře a v tom případě se systém zeptá: Uložit změny? Tlačítkem Ano změny uložíte a vrátíte se zpět do přehledu. Tlačítkem Ne se vrátíte do přehledu bez uložení změn. Tlačítkem Storno změny neuložíte, ale zůstanete ve formuláři. Při ukládání systém provádí celou řadu kontrol, a pokud zjistí nějakou nesrovnalost, upozorní vás hlášením. Prázdná nebo chybně zadaná položka Název lokality! Pole Název lokality je povinný údaj a systém zjistil, že není vyplněn. Potvrďte tlačítko OK a vyplňte nebo opravte pole Název lokality. Prázdná nebo chybně zadaná položka Kód lokality! S tímto hlášením se můžete setkat v okamžiku, kdy definujete nějakou lokalitu, která má být v 1. úrovni a zapomenete vyplnit číslo. Tento údaj se automaticky přenáší do pole Kód lokality. 132

133 Protože je Kód lokality povinný údaj a systém zjistil, že není vyplněn, tak vás na tuto skutečnost upozorní. Potvrďte tedy tlačítko OK a vyplňte pole v první úrovni struktury lokality. Duplicitní označení nelze vložit záznam! Kód lokality je jedinečný údaj, který není možné zadat vícekrát. Systém zjistil, že ukládaný záznam má Kód lokality, který je už v systému použit. Potvrďte tedy tlačítko OK a opravte označení pole v 2. až 5. úrovni. Zrušit Tato volba slouží ke smazání vybrané lokality. Potvrzením zrušíte lokalitu, na které je umístěn kurzorový řádek. Program se před zrušením záznamu ujistí dotazem: Opravdu si přejete smazat aktuální záznam? Tlačítkem Ne a Storno lokalitu nesmažete, tlačítkem Ano záznam zrušíte. Systém při rušení záznamu provádí řadu kontrol. Pokud zjistí, že rušená lokalita již byla v systému použita (např. je na lokalitě umístěn nějaký majetek), zrušení nedovolí a upozorní vás hlášením: Na záznam jsou navázány další údaje nelze smazat! Hlášení potvrďte tlačítkem OK. Tlačítkem Detail si můžete zobrazit podrobnější informace. V případě, že se pokoušíte smazat lokalitu, která má k sobě navázanou lokalitu v nižší úrovni, systém vám smazání záznamu nedovolí a upozorní vás hlášením: Existují lokality na nižších úrovních nelze smazat! Hlášení potvrďte tlačítkem OK. Definice struktury lokalit Touto volbou definujete názvy všech 5 úrovní struktury lokalit. Názvy úrovní jsou přednastaveny na 1. úroveň lokality, 2. úroveň lokality, 3. úroveň lokality, 4. úroveň lokality, 5. úroveň lokality. Volbou Definice struktury lokalit si uzpůsobíte názvy vašim potřebám. Např. 1. úroveň si nazvete Město, 2. úroveň Budova, 3. úroveň Místnost. U zbývajících úrovní můžete název vymazat, pokud je nebudete např. vůbec používat. Potvrzením volby otevřete přehled Definice struktury lokalit. 133

134 V tomto přehledu nemůžete záznamy rušit ani pořizovat nové. Můžete záznamy prohlížet a opravovat. Potvrzením volby Oprava místní nabídky přehledu otevřete formulář úrovně lokalit. Pole Název úrovně můžete změnit nebo úplně vymazat. Formulář uložíte klepnutím na tlačítko OK. Koeficienty a sazby Nabídka Koeficienty a sazby obsahuje přehled daňových sazeb a koeficientů dle zákona o dani z příjmu. Systém obsahuje sazby a koeficienty od roku Vy zadáváte do daňových pohybů odpisovou skupinu a způsob odepisování a systém z tohoto přehledu doplní sazby a koeficienty. Přehled je uzpůsoben tak, aby bylo možné sazby a koeficienty měnit s ohledem na změnu sazeb a koeficientů v zákoně. Proto můžete v přehledu provádět opravy jednotlivých záznamů nebo vytvářet nové záznamy koeficienty a sazby. Při zakoupení systému HELIOS Orange jsou koeficienty a sazby již nastaveny a legislativní změny jsou ošetřeny v jednotlivých verzích systému. Oprava Tato volba místní nabídky přehledu slouží k prohlížení a opravě jednotlivých záznamů. Potvrzením této volby otevřete tu definici odpisové sazby či koeficientu, na které jste nastaveni kurzorovým řádkem. Otevře se vyplněný formulář. Ve formuláři můžete opravovat všechny údaje. Změny ve formuláři uložíte klepnutím na tlačítko OK. Tlačítkem Storno změny neuložíte. Nový Novou odpisovou sazbu či koeficient zadáte do přehledu volbou Nový. 134

135 Otevře se prázdný formulář, který obsahuje tato pole: Způsob odpisu Do tohoto pole zadáváte, zda se jedná o způsob odpisu rovnoměrný, zrychlený, pro nehmotný majetek 32 anebo jiný způsob odepisování - časový nebo se sazbou. Při zadávání využijte pomocné tlačítko. Zvýšení odpisu Toto pole nahrazuje od roku 2005 tzv. reinvestiční odpočty. Dle legislativy můžete v tomto poli zvolit zvýšení odpisu o 10%, 15% nebo 20%. Při zadávání hodnoty do tohoto pole musíte nejprve zadat datum platnosti - minimálně Při nižším datu je tento údaj nepřístupný a odpočty musíte zadat na záložce Odpočty. Daňová skupina Zadáváte číslo daňové odpisové skupiny. Vybíráte z 6 daňových skupin nebo dle druhu nehmotného majetku můžete vybrat audiovizuální dílo, software, zřizovací výdaje nebo ostatní nehmotný majetek, klepnutím na pomocné tlačítko. Typ odpisu Tímto polem rozlišíte, zda definovaná sazba či koeficient je platná pro majetek v 1. roce odepisování nebo pro majetek v dalších letech odepisování anebo pro majetek se zvýšenou cenou. Výběr provádíte klepnutím na pomocné tlačítko. Od zdaňovaného období Zde zadáváte datum, od kdy je koeficient či sazba platná. 135

136 Sazba roční Do tohoto pole zadáváte výši sazby nebo koeficientu za rok. Formulář koeficientu či sazby daňového odpisu uložíte klepnutím na tlačítko OK. Tlačítkem Storno změny neuložíte. Způsoby účetních odpisů Tento přehled obsahuje přehled druhů způsobů účetních odpisů, které ovlivňují výpočet odpisů: -1 kráceno - toto nastavení ovlivňuje výpočet účetního odpisu v roce. -2 nekráceno -3 počtem měsíců -4 počtem měsíců do cílové ceny Program provádí výpočet následujícím způsobem: Např. Máte-li v poli Sazba měsíční hodnotu 2(%), v poli Sazba roční hodnotu 24(%) a v poli Způsob účetního odpisu máte nastavenou hodnotu kráceno, tak při vstupní ceně ,- Kč vypočítá program výši měsíčního odpisu: ,- x 2%. Zatímco máte-li v poli Způsob účetního odpisu hodnotu nekráceno, vypočítá program výši měsíčního odpisu: Cena x 24% / počet měsíců zbývajících do konce roku. Může se zdát, že v obou případech musí program vypočítat stejný odpis. Rozdíl však nastává především v prvním roce odepisování u majetku, který nebyl zaveden v lednu, ale v dalších měsících (únor až prosinec). Rozdíl je patrný z následující tabulky: Způsob účetního odpisu Výše odpisu za 1 měsíc při zavedení majetku Výše odpisu za 1 měsíc při zavedení majetku Kráceno: ,- x 2% = 2.000, ,- x 2% = 2.000,- Nekráceno: ,- x 24% / 12 = 2.000, ,- x 24% / 5 = 4.800,- Jak je vidět, při zavedení majetku v průběhu roku dochází k rozdílům v částkách, které budou za rok odepsány. Při zavedení majetku bude za rok odepsána Měsíční sazbou i Roční sazbou stejná částka. V tomto případě 2.000,- x 12 měsíců = ,-. Při zavedení majetku však dojde k rozdílu. Při výpočtu Měsíční sazbou odepíšete za rok 2.000,- x 5 měsíců = ,- a při výpočtu Roční sazbou 4.800,- x 5 měsíců = ,-. Možnost -3 počítá hodnotu odpisu ze zůstatkové ceny, kterou rozpočítá na zadaný počet měsíců v poli UP počet odepisovaných měsíců a nepřihlíží k poli měsíční, příp. roční odpis. 136

137 Možnost -4 výpočet odpisů počtem měsíců do cílové ceny dovoluje zadat účetní odepisování do určené zůstatkové cílové ceny. Výpočet se provádí z hodnoty= vstupní cena - zůstatková cílová cena a hodnotu rozdílu rozpočítá do zadaného počtu měsíců. Číslo způsobu odpisu se zadává na účetním pohybu karty majetku. Typy odpočitatelných položek Tato funkcionalita byla legislativně změněna a v programu je nahrazena dle nové legislativy použitím jiných sazeb a koeficientů a zadáváním přímo na daňových pohybech volbou Zvýšení odpisu. Odpočitatelné položky a odpočty zůstaly v Helios Orange s ohledem na historická data a z důvodu zachování kontinuity i zpětně do historie. Zobrazování odpočtů na protokolech zavedení a na kartách majetku lze ovlivnit odškrtnutím příslušného atributu v Konstantách. Pokud je zobrazování na kartách i protokolech zrušeno, potom se neobjeví ani v nabídce pohybů. V této nabídce můžete vytvořit vlastní číselník odpočitatelných položek k daňově odepisovanému majetku. Vytvořené položky zadáváte na Protokolu zavedení nebo na Kartě majetku. Typy odpočitatelných položek Při zadání nového záznamu se otevře formulář: Číslo typu odpočtu Pořadové číslo zadávané položky - systém čísluje automaticky, lze přepsat. 137

138 Název typu odpočitatelné položky Pojmenování položky. Procento odpočtu Procento odpočtu z daňové hodnoty vstupní ceny majetku. Poznámka Zadané odpočty zobrazovaly v přehledu Daňových odpočtů majetku. V případě vyřazení majetku do tří let po zavedení jiným způsobem než je 24 odst. 2 písm l) (živelná pohroma, neznámý pachatel, ), platila povinnost reinvestiční odpočet vrátit a systém vygeneroval hodnotu příslušného odpočtu záporně. Od roku 2005 byl systém odpočitatelných položek nahrazen možností navýšení procenta odpisu při zavedení. Funkčnost tohoto číselníku byla zachovaná pro rekonstrukce daňových hodnot v HELIOS Orange. 138

139 Příklady Příklad č.1 - Definice typu majetku daňově a účetně odepisovaného Zadání: Vaše firma vlastní několik automobilů a chce si pro ně vytvořit samostatnou skupinu Typ majetku. Majetek zařazený do tohoto typu budete chtít daňově i účetně odepisovat. Ve stromové struktuře přehledů si otevřete přehled Typy majetku. Z místní nabídky vyberte volbu Nový. Otevře se formulář Typ majetku. Vyplňte následující pole: Typ majetku zadejte např. 101, Název typu zadejte Osobní automobily, zaškrtávací políčko Daňové pohyby zaškrtněte, zaškrtávací políčko Účetní pohyby zaškrtněte. Příklad č.2 - Definice typu majetku pro pozemky. Zadání: Vaše firma vlastní pozemek a chce si pro něj vytvořit samostatný Typ majetku. Ve stromové struktuře přehledů si otevřete přehled Typy majetku. Z místní nabídky vyberte volbu Nový. Otevře se formulář Typ majetku. Vyplňte následující pole: Typ majetku zadejte např. 201, Název typu zadejte Pozemky, zaškrtávací políčko Daňové pohyby nechte prázdné, pozemky se daňově neodepisují, zaškrtávací políčko Účetní pohyby zaškrtněte, pozemky budete odepisovat pouze účetně. Příklad č.3 - Definice typu majetku pro drobné elektrospotřebiče. Zadání: Vaše firma vlastní několik drobných elektrospotřebičů např. rychlovarnou konvici, mikrovlnou troubu, Kávovar, Chladničku atd. Pro tuto skupinu majetku si chcete vytvořit samostatný Typ majetku. Ve stromové struktuře přehledů si otevřete přehled Typy majetku. Z místní nabídky vyberte volbu Nový. Otevře se formulář Typ majetku. Vyplňte následující pole: Typ majetku zadejte např. 105, Název typu zadejte Drobné elektrospotřebiče, zaškrtávací políčko Daňové pohyby nechte prázdné, tento typ majetku nebudete daňově odepisovat, zaškrtávací políčko Účetní pohyby zaškrtněte, majetek budete odepisovat pouze účetně. Příklad č.4 - Vytvoření karty majetku pro nově zakoupený osobní automobil Zadání: jste zakoupili osobní automobil Škoda Felicia v ceně ,-. Do používání jste jej zavedli V přehledu Karty majetku vyberte z místní nabídky volbu Nový. Otevře se přehled Typy majetku. Vyberte typ, do kterého chcete automobil zařadit (zvolený typ majetku musí být definován tak, 139

140 aby umožňoval vytvářet daňové pohyby, viz příklad č. 1) a poklepáním na vybraném typu majetku otevřete formulář karty majetku. Do pole Název majetku zadejte Osobní automobil Škoda Felicia, do pole Datum pořízení , do pole Datum zavedení Klepnutím na pomocné tlačítko v poli Způsob pořízení otevřete pole se seznamem a vyberte způsob pořízení Koupí. Dále můžete vyplnit dle potřeby Výrobní údaje, ty však nejsou povinné. Formulář uložte klepnutím na tlačítko OK. Nyní vás program vrátí zpět do přehledu Karty majetku a kurzorovým řádkem se nacházíte na nově vytvořené kartě. Příklad č.5 - Vytvoření karty majetku pro již odepisovaný majetek (např. na jiném sw) Zadání: jste zakoupili osobní automobil Škoda Favorit v ceně ,- Kč. Do používání jste jej zavedli V přehledu Karty majetku vyberte z místní nabídky volbu Nový. Otevře se přehled Typy majetku. Vyberte typ, do kterého chcete automobil zařadit (zvolený typ majetku musí být definován tak, aby umožňoval vytvářet daňové pohyby, viz příklad č. 1) a poklepáním na vybraném typu majetku otevřete formulář karty majetku. Do pole Název majetku zadejte Osobní automobil Škoda Favorit, do pole Datum pořízení , do pole Datum zavedení Klepnutím na pomocné tlačítko v poli Způsob pořízení otevřete pole se seznamem a vyberte způsob pořízení Koupí. Dále můžete vyplnit dle potřeby Výrobní údaje, ty však nejsou povinné. Formulář uložte klepnutím na tlačítko OK. Nyní vás program vrátí zpět do přehledu Karty majetku a kurzorovým řádkem se nacházíte na nově vytvořené kartě. Příklad č.6 - Nastavení daňových odpisů u majetku nově pořízeného. Zadání: jste zakoupili osobní automobil Škoda Felicia v ceně ,-. Do používání jste jej zavedli Pro daňový odpis jste zvolili lineární (rovnoměrný) způsob. Podle příkladu č. 4 nejprve vytvořte kartu majetku. Nyní ke kartě zadáte prostřednictvím daňového pohybu cenu majetku, způsob odpisování a vytvoříte odpisový plán. V přehledu Karty majetku na vytvořené kartě vyberte z místní nabídky volbu Daňové pohyby. Otevře se prázdný přehled Daňové pohyby majetku xxx Osobní automobil Škoda Felicia. V tomto přehledu opět otevřete místní nabídku a vyberte volbu Nový. Otevře se číselník Druhy pohybů. Zde vyberte druh pohybu s názvem Zavedení a poklepáním myši otevřete formulář daňového pohybu. Nyní vyplňte následující pole. Klepnutím na pomocné tlačítko v poli Způsob odpisu otevřete pole se seznamem a vyberte hodnotu rovnoměrný. V poli Daňová skupina vyberte stejným způsobem hodnotu 1. skupina. V poli Vstupní cena (v řádku Změna) zadejte částku ,-. Hodnotu v poli Datum platnosti ponechte tak, jak ji systém přenesl z karty majetku. Formulář daňového pohybu uložte klepnutím na tlačítko OK. Nyní se nacházíte v přehledu Daňové pohyby majetku xxx Škoda Felicia. V přehledu jste vytvořili ručně pohyb 140

141 Zavedení a program sám automaticky vytvořil další daňové pohyby Odpisy až do úplného odepsání majetku. Vytvořené pohyby vidíte na obrázku. Pohyby Odpis jsou předpřipravené a pokud neprovedete nějaké změny (např. technické zhodnocení, změnu odpisové sazby apod.) bude majetek takto odepisován. Význam těchto předgenerovaných odpisů (pohybů) spočívá v tom, že máte možnost si kdykoliv zobrazit stav karty k vybranému dni. Tedy nejen stav zpětně, ale i stav v budoucnu. Příklad č.7 - Nastavení daňových odpisů u majetku již dříve odepisovaného (např. na jiném sw). Zadání: jste zakoupili osobní automobil Škoda Favorit v ceně ,- Kč. Do používání jste jej zavedli Pro daňový odpis jste zvolili lineární (rovnoměrný) způsob. V roce 1999 bylo provedeno technické zhodnocení ve výši ,- Kč. Daňový odpis za rok 1998 činí ,- Kč a za rok ,- Kč. Veškerou tuto evidenci jste vedli ručně nebo na nějakém jiném sw a nyní tuto evidenci potřebujete přenést do systému Helios Orange. Stav budeme vytvářet k Podle příkladu č. 5 nejprve vytvořte kartu majetku. Nyní ke kartě zadáte prostřednictvím daňového pohybu cenu majetku, dosud provedené oprávky, způsob odpisování a vytvoříte zbývající odpisový plán. V přehledu Karty majetku na vytvořené kartě vyberte z místní nabídky volbu Daňové pohyby. Otevře se prázdný přehled Daňové pohyby majetku xxx Osobní automobil Škoda Favorit. V tomto přehledu opět otevřete místní nabídku a vyberte volbu Nový. Otevře se číselník Druhy pohybů. Zde vyberte druh pohybu s názvem Počáteční stav a poklepáním myši otevřete formulář daňového pohybu. Nyní vyplňte následující pole. Klepnutím na pomocné tlačítko v poli Způsob odpisu otevřete pole se seznamem 141

142 a vyberte hodnotu rovnoměrný. V poli Daňová skupina vyberte stejným způsobem hodnotu 1. skupina. Políčko Technicky zhodnoceno zaškrtněte. V poli Vstupní cena (v řádku Změna) zadejte částku ,- Kč. V poli Zvýšení ceny zadejte částku ,- Kč. V poli Oprávky (v řádku Změna) zadejte součet dosud provedených odpisů tedy ,- Kč. Zůstatkovou cenu program vypočítá z ostatních zadaných údajů sám. V poli Datum platnosti zadejte V poli Roky odpisu zadejte číslo 2 (číslo vyjadřuje počet již provedených daňových odpisů). Formulář daňového pohybu uložte klepnutím na tlačítko OK. Nyní se nacházíte v přehledu Daňové pohyby majetku xxx Škoda Favorit. V přehledu jste vytvořili ručně pohyb Počáteční stav a program sám automaticky vytvořil další daňové pohyby Odpisy až do úplného odepsání majetku. Vytvořené pohyby vidíte na obrázku. Pohyby Odpis jsou předpřipravené a pokud neprovedete nějaké změny (např. další technické zhodnocení, změnu odpisové sazby apod.) bude majetek takto odepisován. Příklad č.8 - Nastavení účetních odpisů u majetku nově pořízeného. Odpisy budeme počítat roční sazbou. Zadání: jste zakoupili osobní automobil Škoda Felicia v ceně ,-. Do používání jste jej zavedli Pro účetní odepisování jste se rozhodli každý rok odepsat 25 % ze vstupní ceny bez ohledu na měsíc, ve kterém byl majetek zaveden do evidence. Podle příkladu č. 4 nejprve vytvořte kartu majetku. Nyní ke kartě zadáte prostřednictvím účetního pohybu cenu majetku, způsob odpisování a vytvoříte odpisový plán. V přehledu Karty majetku na vytvořené kartě vyberte z místní nabídky volbu Účetní pohyby. Otevře se prázdný přehled Účetní pohyby majetku xxx Osobní automobil Škoda Felicia. V tomto přehledu opět otevřete místní nabídku a vyberte volbu Nový. Otevře se číselník Druhy pohybů. Zde vyberte druh pohybu s názvem Zavedení a poklepáním myši otevřete formulář účetního pohybu. Nyní vyplňte následující pole. Klepnutím na pomocné tlačítko v poli Způsob účetního odpisu otevřete pole se seznamem a vyberte hodnotu Roční sazbou. Pole Číslo účetní skupiny nevyplňujte (pole použijeme v jiném příkladu). Do pole Sazba roční zadejte hodnotu 25 %. Pole Kontace a Párovací znak v tomto příkladu zatím nepoužijeme. 142

143 V poli Cena (v řádku Změna) zadejte částku ,-. Hodnotu v poli Datum platnosti ponechte tak, jak ji systém přenesl z karty majetku. Formulář účetního pohybu uložte klepnutím na tlačítko OK. Nyní se nacházíte v přehledu Účetní pohyby majetku xxx Osobní automobil Škoda Felicia. V přehledu jste vytvořili ručně pohyb Zavedení a program sám automaticky vytvořil další účetní pohyby Odpisy až do úplného odepsání majetku. Viz následující obr. Na obrázku je vidět, že v roce 2000 bude odpis (sloupec UP Změna oprávek) za každý měsíc činit ,- Kč a v dalších letech pak bude odpis za 1 měsíc 5.416,- nebo 5.417,- Kč. Vyšší odpis v prvním roce je daný právě použitím způsobu účetního odpisu Roční sazbou. Program vypočítá Cenu x roční % odpisu a výslednou částku rozdělí do zbývajících měsíců v daném roce. Příklad č.9 - Nastavení účetních odpisů u majetku nově pořízeného. Odpisy budeme počítat měsíční sazbou. Zadání: jste zakoupili osobní automobil Škoda Felicia v ceně ,-. Do používání jste jej zavedli Pro účetní odepisování jste se rozhodli každý měsíc pravidelně odepsat 2 % ze vstupní ceny Podle příkladu č. 4 nejprve vytvořte kartu majetku. Nyní ke kartě zadáte prostřednictvím účetního pohybu cenu majetku, způsob odpisování a vytvoříte odpisový plán. V přehledu Karty majetku na vytvořené kartě vyberte z místní nabídky volbu Účetní pohyby. Otevře se prázdný přehled Účetní pohyby majetku xxx Osobní automobil 143

144 Škoda Felicia. V tomto přehledu opět otevřete místní nabídku a vyberte volbu Nový. Otevře se číselník Druhy pohybů. Zde vyberte druh pohybu s názvem Zavedení a poklepáním myši otevřete formulář účetního pohybu. Nyní vyplňte následující pole. Klepnutím na pomocné tlačítko v poli Způsob účetního odpisu otevřete pole se seznamem a vyberte hodnotu Měsíční sazbou. Pole Číslo účetní skupiny nevyplňujte (pole použijeme v jiném příkladu). Do pole Sazba měsíční zadejte hodnotu 2 %. Pole Kontace a Párovací znak v tomto příkladu zatím nepoužijeme. V poli Cena (v řádku Změna) zadejte částku ,-. Hodnotu v poli Datum platnosti ponechte tak, jak ji systém přenesl z karty majetku. Formulář účetního pohybu uložte klepnutím na tlačítko OK. Nyní se nacházíte v přehledu Účetní pohyby majetku xxx Osobní automobil Škoda Felicia. V přehledu jste vytvořili ručně pohyb Zavedení a program sám automaticky vytvořil další účetní pohyby Odpisy až do úplného odepsání majetku. Viz následující obr. Na obrázku vidíte účetní odpisy při výpočtu odpisu měsíční sazbou. Odpis program vypočítá podle vzorce Cena x Sazba měsíční. U tohoto způsobu výpočtu nemá datum zavedení majetku vliv na výši měsíčního odpisu v 1. roce, proto jsou odpisy každý měsíc stejné. 144