CVIČENIA Z APLIKOVANEJ INFORMATIKY

Transkript

1 CVIČENIA Z APLIKOVANEJ INFORMATIKY Pracovné listy - Microsoft Access 2010 Ing. Juraj Valko Krišťák Obchodná akadémia, Akademika Hronca 8, Rožňava OA Rožňava moderná škola ITMS kód Projektu

2 Program Microsoft Access 2010 je databázový program, ktorý umožňuje užívateľom bez znalostí programovania vytvárať jednoducho a rýchlo plnohodnotné databázové aplikácie. Je súčasťou balíka MS OFFICE od spoločnosti Microsoft. Spustenie programu Access 2010 Po spustení programu Access 2010 sa otvorí zobrazenie Microsoft Office Backstage, v ktorom môžete získať informácie o aktuálnej databáze, vytvoriť novú databázu, otvoriť existujúcu databázu alebo zobraziť najdôležitejší obsah z lokality Office.com Hlavné menu programu Ovládacie prvky Zobrazí vzorové šablóny Otvorí uložený súbor Názov súboru a umiestnenie Zavrie program Vytvorí nový súbor Databáza programu MS Access 2010 je uložená iba v 1 súbore, ktorý má príponu accdb a v ktorom sú uložené všetky objekty databázy. Novú databázu môžeme vytvoriť ako prázdnu databázu, alebo pomocou vzorových šablón, ktoré nám program ponúka. Pri vytváraní novej databázy si môžeme zmeniť názov súboru databázy a tiež aj jej umiestnenie. Už vytvorenú databázu môžeme tiež jednoducho otvoriť dvojklikom v mieste uloženia. Úlohy: 1. Spustite MS Access 2010, prejdite na vzorové šablóny, vyberte jednu šablónu, zadajte názov súboru v tvare menopriezvisko.accdb a vytvorte databázu v dokumentoch. 2. Zavrite program, otvorte si priečinok dokumenty a spustite vašu novovytvorenú databázu. 3. Opäť program zavrite a databázu z dokumentov vymažte. Strana 2 z 27

3 Vytvorenie tabuľky Tabuľka je tematicky zameraný zoznamov riadkov a stĺpcov a je hlavným databázovým objektom. Sú v nej uložené všetky dáta databázy. Databáze môže byť tvorená viacerými tabuľkami, ktoré majú medzi sebou definované určité vzťahy. Pre dobre fungujúcu databázu je dôležitý nielen správny návrh tabuliek ale aj definovanie ich vzájomných vzťahov. Tabuľka obsahuje údaje o konkrétnom predmete, ako napríklad zamestnancoch alebo produktoch. Každý záznam v tabuľke obsahuje informácie o jednej položke, napríklad o konkrétnom zamestnancovi. Záznam sa skladá z polí, ako je napríklad meno, adresa a telefónne číslo. Záznam sa tiež bežne nazýva riadok a pole sa zase bežne nazýva stĺpec. Pole Záznam Pri vytvorení prázdnej databázy sa nám automaticky otvorí aj jedna prázdna tabuľka. Ak chceme vytvoriť ďalšiu tabuľku z hlavného menu programu zvolíme záložku Vytvoriť a následne klikneme na položku Tabuľka. Vytvorí novú tabuľku Zoznam všetkých tabuliek Zoznam otvorených tabuliek Ak chceme tabuľku uložiť alebo zavrieť, klikneme pravým tlačidlom myši na názov otvorenej tabuľky a z kontextového menu vyberieme možnosť Uložiť respektíve Zavrieť. Položka Zavrieť všetko zavrie všetky otvorené tabuľky. Strana 3 z 27

4 V prípade, že chceme zavrieť alebo uložiť tabuľku, ktorá pred tým ešte nebola uložená, program nám ponúkne dialógové okno Uložiť ako s možnosťou zadania názvu tabuľky. Pod jedným menom môžeme uložiť iba jednu tabuľku. Ak chceme už uloženú tabuľku premenovať, najprv ju musíme zavrieť, lebo otvorená tabuľka sa premenovať nedá. Následne klikneme pravým tlačidlom myši na názov tabuľky a z kontextového menu vyberieme možnosť Premenovať. Potom môžeme zadať nový názov tabuľky. Podobne postupujeme aj vtedy ak chceme tabuľku odstrániť, ibaže namiesto premenovať vyberieme možnosť Odstrániť. Vkladanie údajov do tabuľky Na to aby sme mohli tabuľku naplniť údajmi je najlepšie si najprv na začiatku vhodne určiť typ údajov, ktoré sa budú do tabuľky zapisovať. Pre jednotlivé polia (stĺpce) si typ údajov určíme pomocou kontextového menu, ktoré sa nám zobrazí po tom čo klikneme vo vrchnej časti stĺpca na položku Pridať kliknutím. Text Číslo Mena Základné typy údajov Krátke alfanumerické hodnoty, napríklad priezvisko alebo adresa. Maximálne 255 znakov. Číselné hodnoty, napríklad vzdialenosti. Peňažné hodnoty. Dátum a čas Hodnoty dátumov a času pre roky od 100 do 9999 Áno/Nie Vyhľadávanie a vzťah Text vo formáte RTF Oznam Príloha Hypertextové prepojenie Vypočítavané pole Hodnoty Áno a Nie a polia, ktoré obsahujú iba jednu z dvoch hodnôt. Zobrazuje buď zoznam hodnôt načítaný z tabuľky alebo dotazu, alebo množinu hodnôt zadaných pri vytváraní daného poľa. Text alebo kombinácia textu a čísel, ktorú je možné formátovať pomocou ovládacích prvkov farieb a písma. Dlhé bloky textu. Napríklad podrobný popis produktu. Obrázky, súbory s hárkami, dokumenty, grafy a ďalšie typy podporovaných súborov priložené do databázy. Text alebo kombinácia textu a čísel uložená ako text a použitá ako adresa hypertextového prepojenia. Výsledky výpočtu. Výpočet musí odkazovať na iné polia v tej istej tabuľke. Na vytvorenie výpočtu sa používa zostavovač výrazov. Strana 4 z 27

5 Po výbere vhodného typu údajov nám program rovno ponúkne aj možnosť zadania názvu stĺpca. Zadanie názvu potvrdíme tlačidlom Enter a program nám automaticky ponúkne kontextové menu pre určenie typu údajov nasledujúceho stĺpca. Takto pokračujeme pokiaľ nezadáme všetky stĺpce tabuľky. Potom už môžeme zadávať jednotlivé hodnoty. Zobrazí sa ponuka Zmení sa názov Zadáme názov a potvrdíme Enterom Zobrazí sa menu Výsledná tabuľka už so zadanými hodnotami môže vyzerať nasledovne: Typ text Typ dátum Typ číslo Typ mena Áno/Nie Úlohy: 1. Spustite MS Access 2010, vytvorte prázdnu databázu firma.accdb v dokumentoch. 2. Vytvorte tabuľku s názvom Zoznam zamestnancov s nasledujúcimi poľami: Meno a priezvisko (Text) Dátum narodenia (Dátum a čas) Výška platu (Mena) Vodičský preukaz (Áno/Nie) 3. Vytvorte ďalšiu tabuľku s názvom Firemné autá a s nasledujúcimi poľami: Názov auta (Text) ŠPZ (Text) Spotreba v L (Číslo) Foto (Príloha) použite obrázky z dokumentov alebo internetu 4. Vytvorte poslednú tabuľku s názvom Partneri a s nasledujúcimi poľami: Názov firmy (Text) IČO (Číslo) Adresa (Text) Internetová adresa (Hypertextové prepojenie) Platca DPH (Áno/Nie) 5. Do každej tabuľky pridajte 5 záznamov a databázu s tabuľkami uložte. Strana 5 z 27

6 Primárny kľúč (Hlavný kľúč) Ak sa v údajovom zobrazení vytvorí nová tabuľka, program Access automaticky vytvorí hlavný kľúč a priradí mu názov poľa Identifikácia a typ údajov Automatické číslovanie. Hlavný kľúč jednoznačne identifikuje každý záznam v tabuľke, zjednodušuje vyhľadávanie v tabuľkách a zlepšuje výkon najmä obsiahlejších databáz, ktoré obsahujú veľa navzájom prepojených tabuliek. Vlastnosti pre primárny kľúč: nemusí byť v každej tabuľke hodnoty sa nesmú opakovať, musia byť teda jednoznačne zadané hodnoty nesmú byť nulové, vždy musia obsahovať nejakú hodnotu hodnoty sa nemenia Nástroje tabuliek úprava tabuľky Pri vytváraní tabuľky sa nezaobídeme bez toho aby sme si tabuľku, teda jej stĺpce alebo riadky vhodne upravili podľa našej potreby, prípadne aby sme pridali alebo odobrali stĺpec, alebo aby sme si stĺpce inak usporiadali. Zmena výšky riadku klikneme pravým tlačidlom úplne na začiatok riadku a vyberieme možnosť Výška riadka..., zadáme hodnotu a potvrdíme tlačidlom OK alebo Enterom, alebo myš nastavíme presne medzi 2 riadky úplne vľavo v tabuľke, počkáme kým sa nám zmení kurzor, klikneme ľavým tlačidlom a potiahneme v nami zvolenom smere. Zmena šírky stĺpca pri zmene šírky stĺpca postupujeme rovnako ako pri zmene šírky riadku, akurát musíme kliknúť na názov poľa, respektíve nastaviť kurzor medzi dva názvy. Šírka každého stĺpca (poľa) sa dá na rozdiel od výšky riadku nastaviť ľubovoľne pre každý stĺpec. Strana 6 z 27

7 Zmena poradia stĺpcov ak chceme presunúť nejaký stĺpec v tabuľke postupujeme nasledovne: 1. klikneme ľavým tlačidlom myši na názov stĺpca a tým si ho označíme. 2. znovu klikneme na názov stĺpca ale tlačidlo nepustíme, pričom si všimneme, že na ľavo od stĺpca sa nám zobrazí hrubá čiara, ktorá signalizuje na akej pozícii sa stĺpec nachádza. 3. pohybujeme myšou v tom smere, do ktorého chceme stĺpec premiestniť, až pokiaľ sa hrubá čiara nenachádza medzi tými dvoma stĺpcami, medzi ktoré chceme stĺpec presunúť. 4. pustíme tlačidlo myši a stĺpec sa presunie. Skryť alebo zobraziť stĺpce ak potrebujeme niektoré polia skryť aby sa nám s databázou lepšie pracovalo, stačí ak si tieto polia označíme, a z ponuky vyberieme položku Skryť polia. Ak chceme skryté polia zase zobraziť, klikneme pravým tlačidlom myši na názov nejakého poľa a zvolíme možnosť Odkryť polia. Následne sa nám zobrazí okno, v ktorom môžeme určiť, ktoré polia sa majú zobraziť a ktoré nie. Skryje označené polia Zobrazí okno pre odkrytie stĺpcov Viacero stĺpcov naraz označíme ak klikneme ľavým tlačidlom myši na meno prvého stĺpca, pohybom myši doľava alebo doprava postupne označuje stĺpce, ak sú označené všetky potrebné, môžeme tlačidlo uvoľniť. Odstránenie stĺpca ak chceme jeden alebo viacero stĺpcov v tabuľke odstrániť, stačí ak si ich označíme, klikneme pravým tlačidlom na označenú oblasť a z ponuky vyberieme možnosť Odstrániť stĺpec. Odstránenie je trvalé, načo nás aj upozorní výstražné okno, kde je potrebné odstránenie potvrdiť tlačidlom Áno. Odstrániť pole sa dá aj pomocou ikonky Odstrániť na panely Nástroje tabuliek Polia. Strana 7 z 27

8 Pridanie stĺpca (nového poľa) ak potrebujeme vložiť do tabuľky nové pole údajov, môžeme to spraviť viacerými možnosťami: 1. Klikneme na názov posledného stĺpca Pridať kliknutím, vyberieme typ údajov, zvolíme názov poľa a v prípade potreby stĺpec presunieme na požadované miesto v tabuľke. 2. Klikneme ľavým tlačidlom myši na názov stĺpca, pred ktorý chceme vložiť nový stĺpec a z ponuky vyberieme možnosť Vložiť pole. Automaticky sa vytvorí nové pole s dátovým typom text a názvom Pole1, ktoré je potom potrebné premenovať. Pole premenujeme tak, že opäť klikneme na názov poľa pravým tlačidlom myši, vyberieme možnosť Premenovať pole, zadáme nové meno a potvrdíme Enterom. Na záver pomocou karty Formátovanie nastavíme požadovaný typ údajov. 3. Označíme si stĺpec, za ktorý chceme vložiť nový stĺpec a z hlavnej ponuky si zvolíme kartu Nástroje tabuliek > Polia a v nej v časti Pridať a odstrániť vyberieme z ponuky dátový typ údajov. Pre obšírnejšiu ponuku typu údajov klikneme na ikonku Viac polí. Na záver už len zvolíme názov poľa. Zvolíme kartu Nástroje tabuliek ->Polia Vyberieme typ údajov Odstráni pole údajov Obšírnejšia ponuka Strana 8 z 27

9 Formátovanie typu údajov u niektorých typov údajov sa dá podrobnejšie nastaviť alebo úplne zmeniť ich formátovanie. Môžeme tak urobiť na karte Nástroje tabuliek > Polia v časti Formátovanie. Zmenu môžeme vykonať, ak si v tejto časti vyberieme z rolovacieho menu iný typ v položke Typ údajov. Pre typ údajov ako Číslo, Dátum a čas, Mena, Áno/nie sa dá podrobnejšie nastaviť formátovanie, stačí si vybrať niektorú z možností v položke Formát: Údajový typ Číslo alebo Mena má ďalšie špecifické nastavenia zobrazovania. Zobrazí číslo ako menu (napr. euro) Odoberie desatinné miesto Zobrazí číslo v percentách Oddelí tisícky a pridá 2 desatinné miesta Pridá ďalšie desatinné miesto Strana 9 z 27

10 Ak chceme aby bol pri zadávaní do tabuľky nejaký údaj vyžadovaný alebo aby hodnoty poľa boli jedinečné, môžeme to tiež nastaviť na karte Nástroje tabuliek > Polia v časti Overenie poľa. Zadávanie dátumu ak máme nastavený Typ údajov ako Dátum a čas, môžeme hodnoty dátumu napísať buď priamo, alebo ho vložíme pomocou okna pre vkladanie dátumu, ktoré aktivujeme ak klikneme na malú ikonku symbolizujúcu kalendár nachádzajúcu sa vedľa poľa s dátumom. Po kliknutí sa zobrazí okno na vloženie dátumu Názov a popis Zmenu názvu poľa môžeme urobiť aj pomocou voľby Názov a popis na karte Nástroje tabuliek > Polia v časti Vlastnosti. Ak vyplníme položku Označenie, názov poľa sa nezmení, ale zmení sa jeho zobrazenie v tabuľke Vhodné ak chceme zmeniť názov poľa pre prílohy, kde sa namiesto názvu zobrazuje znak spinky. Úlohy: 1. Spustite MS Access 2010, otvorte si databázu firma.accdb ktorú ste predtým uložili. 2. Otvorte tabuľku s názvom Zoznam zamestnancov vykonajte nasledujúce pokyny. Nastavte výšku riadkov na hodnotu 20 Nastavte šírku poľa Meno na 10. Pole Priezvisko presuňte pred pole Meno. V poli Dátum narodenia zmeňte formát na Dlhý dátum. Pred pole Plat vložte nové pole s názvom Číslo zložky a typ údajov nastavte na Číslo. Hodnoty poľa Číslo zložky nastavte ako Vyžadované a Jedinečné. V poli Výška platu nastavte menu Euro a zobrazenie na celé čísla. Skryte posledný stĺpec s názvom Pridať kliknutím. 3. Otvorte tabuľku s názvom Firemné autá a vykonajte nasledujúce pokyny. Nastavte šírku poľa Názov auta na hodnotu 20. Nastavte pole ŠPZ na jedinečné. Nastavte zobrazovanie v poli Spotreba v L na 1 desatinné číslo. Za pole Spotreba v L vložte nové pole s názvom Platnosť STK. Typ údajov bude Dátum a čas a formát nastavte na Stredný dátum. 4. Do každej tabuľky doplňte údaje a databázu s tabuľkami uložte. Strana 10 z 27

11 Vypočítavané pole Ak potrebujeme aby sa nám nejaký údaj v tabuľke sám doplnil na základe už nami zadaných údajov a aby sme ho nemuseli sami počítať, klikneme si na pridanie nového stĺpca a z ponuky vyberieme položku Vypočítavané pole, a následne si vyberieme vhodný údajový typ. Zvolíme si vhodný údajový typ Následne sa nám zobrazí okno, do ktorého môžeme zadať vzorec pre výpočet hodnoty poľa. Ak chceme napríklad vložiť pole s hodnotami platu zamestnancov za celý rok, to znamená 12 mesiacov, zvolíme si údajový typ Mena pre položku Vypočítavané pole a do okna napíšeme výraz [Plat]*12 a potvrdíme tlačidlom OK. Na záver už len zadáme názov poľa, upravíme menu na Euro a odoberieme desatinné miesta. Na záver pole vhodne naformátujeme Zadáme vzorec Potvrdíme Zobrazí ďalšie možnosti na zadávanie výrazu Strana 11 z 27

12 Na ľahšie zadávanie výrazov môžeme využiť ponuku funkcií ale aj konštánt a operátorov, ktorá sa nám zobrazí po kliknutí na tlačidlo Viac >> v okne pre zadávanie výrazov. V tejto ponuke máme aj zoznam polí tabuľky, nemusíme ich vypisovať, stačí ak na ne 2 krát klikneme. Ponuka funkcií, konštánt a operátorov Zoznam polí v tabuľke zamestnancov Ak chceme výraz upraviť klikneme pravým tlačidlom na názov poľa a z ponuky vyberieme položku Upraviť výraz. Druhou možnosťou je kliknúť ľavým tlačidlom do stĺpca s výrazom a na karte Nástroje tabuliek > Polia v časti Vlastnosti kliknúť na ikonku fx Upraviť výraz. Úlohy: 1. Spustite MS Access 2010, otvorte si databázu firma.accdb ktorú ste predtým uložili. 2. Otvorte tabuľku s názvom Zoznam zamestnancov a upravte podľa nasledujúcich pokynov. Vložte nové pole Plat za rok, ktoré sa bude samo vypočítavať podľa mesačného platu. Nastavte menu euro, zobrazenie bez desatinných miest a presuňte ho za pole Plat. Vytvorte nové pole Meno a priezvisko a údaje nech sa načítajú automaticky. 3. Otvorte tabuľku s názvom Firemné autá a upravte podľa nasledujúcich pokynov. Vložte nové pole s názvom Cena za 1km, kde sa vypočítajú náklady na pohonné hmoty na 1 km jazdy pri cene pohonných hmôt 1,3 za liter. Nastavte menu euro a zobrazenie na 3 desatinné miesta. 4. Databázu uložte a zavrite. Strana 12 z 27

13 Vyhľadávanie a vzťah Pri zadávaní údajov do tabuľky môžeme využiť možnosť, keď si dopredu nadefinujeme hodnoty, ktoré sa môžu v poli nachádzať, čím zrýchlime prácu pri zadávaní údajov a tiež zamedzíme tomu aby sa tam vyskytli nevhodné údaje. Najprv klikneme myšou na položku Pridať kliknutím a potom z ponuky vyberieme položku Vyhľadávanie a vzťah. V nasledujúcom kroku vyberieme možnosť Hodnoty zadá používateľ, a klikneme na tlačidlo Ďalej. Do nasledujúceho okna vpíšeme zvolené položky zoznamu, a klikneme na tlačidlo Ďalej. Strana 13 z 27

14 V poslednom okne zadáme názov poľa a klikneme na tlačidlo dokončiť. Ak zaškrtneme túto voľbu, budú sa dať do poľa vpisovať iba tie hodnoty, ktoré sme zadali v predchádzajúcom okne. Pri zadávaní hodnôt už potom iba stačí vybrať konkrétnu položku v zozname. Ak chceme prepojiť tabuľku s inou tabuľkou a z nej vyberať hodnoty, postupujeme podobne, ale v druhom kroku vyberieme položku Hodnoty pre vyhľadávacie pole načítať z inej tabuľky alebo dotazu. V nasledujúcom okne označíme tabuľku, z ktorej hodnoty chceme čerpať a klikneme na tlačidlo ďalej. Strana 14 z 27

15 Následne vyberieme pole, z ktorého chceme získavať hodnoty. Pole vyberieme tak, že ho označíme a následne klikneme na tlačidlo >. V ďalšom okne môžeme ešte vybrať ako chceme zoradiť položky v zozname. V nasledujúcom vieme upraviť šírku stĺpca a v poslednom zadáme Názov poľa a klikneme na tlačidlo Dokončiť. Ak z hlavného menu vyberieme položku Nástroje tabuliek -> Tabuľka -> Vzťahy vidíme vzájomné prepojenie tabuliek. Úlohy: 1. Spustite MS Access 2010, otvorte si databázu firma.accdb ktorú ste predtým uložili. 2. Otvorte tabuľku s názvom Zoznam zamestnancov a upravte podľa nasledujúcich pokynov. Vložte nové pole s názvom Oddelenie, ktoré bude vyhľadávacie a kde sa budú dať vybrať nasledujúce položky: Finančné, Personálne, Technické. 3. Otvorte tabuľku s názvom Firemné autá a upravte podľa nasledujúcich pokynov. Vložte nové pole s názvom Zamestnanec, ktoré bude vyhľadávacie a ktoré bude prepojené na tabuľku Zoznam zamestnancov a údaje sa budú zobrazovať z poľa Meno a priezvisko. 4. Doplňte údaje, databázu uložte a zavrite. Strana 15 z 27

16 Jednoduchý dotaz Databázy obvykle obsahujú veľké množstvo údajov a pre prácu je niekedy jednoduchšie pracovať iba s tými údajmi ktoré potrebujeme, ktoré vyhovujú určitým kritériám. Toto môžeme realizovať pomocou dotazov. Dotazov si môžeme vytvoriť ľubovoľný počet, či už na jednu alebo viacero tabuliek a môžu nám slúžiť nielen na zobrazenie dát ale aj ako zdroj k vytváraniu formulárov alebo zostáv. Ak chceme vytvoriť jednoduchý dotaz, klikneme na záložku Vytvoriť a v nej na ikonu Sprievodca dotazom. Následne sa nám zobrazí okno v ktorom zvolíme položku Sprievodca jednoduchým dotazom a klikneme na tlačidlo OK. V nasledujúcom okne si môžeme vybrať ktoré údaje a z ktorej tabuľky sa majú v dotaze použiť. Vyberieme tabuľku Zvolíme údaje Strana 16 z 27

17 Klikneme na tlačidlo Ďalej, v ďalšom kroku necháme zvolenú prvú možnosť Podrobný a opäť klikneme na tlačidlo Ďalej. V poslednom okne zadáme názov dotazu a klikneme na tlačidlo Dokončiť. Následne sa nám zobrazí tabuľka novovytvoreného dotazu s nami zvolenými údajmi. Zoznam vytvorených dotazov Zobrazený dotaz s údajmi Tento dotaz si ale môžeme ešte vylepšiť a to tak, že jednotlivým hodnotám poľa zadáme podmienku, ktorú dotaz pri zobrazovaní údajov zapracuje do výsledku. Pre zadanie podmienok sa najprv prepneme do Návrhového zobrazenia na karte Domov, kde klikneme na položku Zobraziť > Návrhové zobrazenie. Návrhové zobrazenie Strana 17 z 27

18 Ak chceme zobraziť iba zamestnancov, ktorý zarábajú viac ako 130, tak do stĺpca kde je Plat napíšeme do riadka s názvom Kritéria vzorec >130 a prepneme sa naspäť do Údajového zobrazenia cez ikonu zobraziť v hlavnom menu. Zobrazia sa iba údaje, ktoré spĺňajú podmienku Ak by sme chceli zobraziť zamestnancov ktorý zarábajú viac ako 110 a zároveň menej ako 140 tak vzorec by vyzeral nasledovne: >110 And <140. Ak by sme naopak chceli zobraziť tých zamestnancov, ktorý zarábajú menej ako 110, alebo viac ako 140 použili by sme nasledovný vzorec: <110 Or >140. Taký istý výsledok by sme dostali aj keby sme využili nielen riadok Kritéria ale aj riadok Alebo. Do riadku Kritéria napíšeme vzorec: <110 a do riadku Alebo vzorec >140. Ak by sme chceli zobraziť iba zamestnancov, ktorých plat je rovný 100, stačí ak miesto vzorca napíšeme do príslušnej bunky iba hodnotu 100, takisto pre zobrazenie zamestnancov s menom Ján stačí zadať konkrétne meno. Ak zadáme J*, zobrazia sa všetci zamestnanci s menom začínajúcim na písmeno J. Pre údaje typu Áno/Nie stačí zadať ako podmienku slová True pre áno a False pre nie. Strana 18 z 27

19 Podmienky je možné ľubovoľne kombinovať medzi jednotlivými poľami v databáze. Ak chceme podmienku zrušiť, prepneme sa do návrhového zobrazenia a vzorec jednoducho vymažeme. Pre viac možností zadávania vzorcov si v návrhovom zobrazení zvolíme v hlavnom menu kartu Nástroje dotazov > Návrh a v nej v časti Dotaz - nastavenie klikneme na tlačidlo Zostavovač. Druhou možnosťou je kliknúť do bunky kde sa zadáva vzorec a z kontextového menu vybrať Zostaviť... Zobrazí sa okno Zostavovač výrazov v ktorom sa dajú jednoducho pomocou funkcií, konštánt a operátorov zostavovať rôzne výrazy. Úlohy: 1. Spustite MS Access 2010, otvorte si databázu firma.accdb ktorú ste predtým uložili. 2. Vytvorte nasledujúce dotazy Zoznam zamestnancov a ich plat (Meno, Priezvisko, Plat) Zoznam firemných áut (Názov auta, Spotreba v L) Zoznam zamestnancov s platom vyšším ako je plat posledného zamestnanca v tabuľke (Meno, Priezvisko, Plat) Zoznam firemných áut so spotrebou väčšou ako 7 L (Názov auta, Spotreba v L) Zoznam zamestnancov s vodičským preukazom (Meno, Priezvisko, Vodičský preukaz) Zoznam zamestnancov narodených skôr ako (Meno, Priezvisko, Dátum narodenia) Zoznam zamestnancov personálneho oddelenia (Meno, Priezvisko, Oddelenie) Zoznam zamestnancov technického a finančného oddelenia (Meno, Priezvisko, Oddelenie) Zoznam firemných áut s neplatnou STK (Názov auta, ŠPZ, Platnosť STK) Zoznam firemných áut s ŠPZ Rožňavy (Názov auta, ŠPZ) 3. Databázu uložte a zavrite. Strana 19 z 27

20 Formuláre Formuláre sú databázové projekty programu, ktoré slúžia napríklad na pridávanie nových dát do databázy, na prezeranie alebo editovanie údajov v databáze. Formulárov si podobne ako dotazov môžeme vytvoriť ľubovoľný počet a taktiež si ich môžeme prispôsobiť. Na vytvorenie formuláre je najjednoduchšie použiť Sprievodcu formulárom na záložke Vytvoriť v časti Formuláre. Po kliknutí na ikonku Sprievodca formulárom sa nám zobrazí okno s možnosťou výberu, ktoré údaje sa majú vo formulári zobraziť. Po zvolení údajov klikneme na tlačidlo Ďalej a zobrazí sa nám okno v ktorom si môžeme určiť typ rozloženia údajov vo formulári. Máme na výber zo štyroch možností: Stĺpcové, Tabuľkové, Údajový hárok a Podľa okrajov. V ďalšom okne už len zadáme názov a klikneme na tlačidlo Dokončiť. Strana 20 z 27

21 Stĺpcové rozloženie Podľa okrajov Tabuľkové rozloženie Údajový hárok Úprava formulára Ak si potrebujeme formulár graficky upraviť, môžeme tak urobiť potom čo sa v hlavnej ponuke programu prepneme do Zobrazenia rozloženia. Výhodou tohto zobrazenia oproti návrhovému zobrazeniu je v tom, že tu sa nám zobrazujú aj hodnoty jednotlivých polí, čo napomáha lepšiemu prispôsobeniu jednotlivých prvkov formulára. Ak chceme nejaký prvok upraviť, najprv si na neho klikneme ľavým tlačidlom myšky, čo daný objekt označí a potom ho môžeme ľubovoľne vo formulári presúvať, meniť jeho veľkosť alebo formátovať písmo zobrazovania, prípadne farbu pozadia apod. Nastavenie písma Formát čísla Zobrazí ponuku pre formátovanie Strana 21 z 27

22 Ovládacie prvky Do formulára si môžeme podľa potreby vložiť ovládacie prvky ako textové pole, odkazy alebo tlačidlá a tým zrýchliť a zefektívniť prácu s údajmi. Ak chceme vložiť napríklad do formuláru nejaký text klikneme na tlačidlo Aa s popisom Menovka a následne klikneme do oblasti kde chceme text umiestniť. Po zadaní textu ho môžeme ľubovoľne vo formulári premiestňovať a upravovať. Pre pokročilejšie možnosti úpravy formulára je lepšie sa prepnúť do Návrhového zobrazenia. Na ovládanie formulára je vhodné použiť ovládací prvok Tlačidlo, ktorý si vieme ľubovoľne pomenovať a tiež mu vieme ľahko priradiť nejakú akciu pomocou nástroja Sprievodca príkazovým tlačidlom, ktorý sa nám automaticky zobrazí ak prvok Tlačidlo použijeme. Akcie pre vybranú kategóriu Akcie sú zotriedené v kategóriach Zo zobrazenej ponuky si vieme vybrať rôzne akcie ako napr. Prejsť na ďalší záznam, Prejsť na prvý záznam, Odstrániť záznam, Uložiť záznam, Otvoriť formulár, Zavrieť formulár, Tlačiť zostavu. Po vybraní akcie klikneme na tlačidlo Ďalej > a v ďalšom kroku si zvolíme buď názov alebo obrázok, ktorý sa má pre tlačidlo zobraziť, klikneme na tlačidlo Dokončiť a prvok vhodne umiestnime. Zvolíme text alebo obrázok Strana 22 z 27

23 Nastavenie formulára Formulár si vieme po tom čo sa prepneme do Návrhového zobrazenia ďalej upravovať a to pomocou nástroja Hárok vlastností, kde si môžeme na jeho jednotlivých kartách podrobne nastaviť vlastnosti všetkých prvkov formulára. Spustíme nástroj Hárok vlastností Zvolíme typ výberu Na príslušnej karte nastavíme požadovanú vlastnosť objektu Uzamknutie formulára ak chceme aby sa údaje vo formulári dali iba prezerať a nebolo možné ich meniť postupujeme nasledovne: 1 - Prepneme sa do Návrhového zobrazenia. 2 - Spustíme nástroj Hárok vlastností. 3 - Typ výberu nastavíme na Formulár. 4 - Zvolíme kartu Údaje. 5 Položku Povoliť úpravy nastavíme na hodnotu Nie. 6 Prepneme sa do Formulárového zobrazenia. Prázdny formulár ak chceme aby sa do formulára po spustení nenačítali údaje, ale aby slúžil iba na zadávanie nových údajov postupujeme nasledovne: 1 - Prepneme sa do Návrhového zobrazenia. 2 - Spustíme nástroj Hárok vlastností. 3 - Typ výberu nastavíme na Formulár. 4 - Zvolíme kartu Údaje. 5 Položku Vkladanie údajov nastavíme na hodnotu Áno. 6 Prepneme sa do Formulárového zobrazenia. Úlohy: 1. Spustite MS Access 2010, otvorte si databázu firma.accdb ktorú ste predtým uložili. 2. Vytvorte formulár Zoznam zamestnancov, ktorý bude slúžiť iba na prezeranie a nie na úpravu údajov a bude obsahovať tlačidlá Predchádzajúci záznam, Ďalší záznam, Tlačiť záznam a Zavrieť formulár. Rozloženie formulára zvoľte Podľa okrajov. 3. Vytvorte formulár Nový zamestnanec, ktorý nebude zobrazovať údaje o ostatných zamestnancoch, ale bude slúžiť iba na pridávanie nových údajov. Formulár nech má Stĺpcové rozloženie a tiež musí obsahovať tlačidlá Uložiť záznam a Zavrieť formulár. 4. Vytvorte formulár Zoznam firemných áut, ktorý bude slúžiť iba na prezeranie a nie na úpravu údajov a bude obsahovať tlačidlá Predchádzajúci záznam, Ďalší záznam, Tlačiť záznam a Zavrieť formulár. Rozloženie formulára zvoľte Podľa okrajov. 5. Vytvorte formulár Nové auto, ktorý nebude zobrazovať údaje o ostatných autách, ale bude slúžiť iba na pridávanie nových údajov. Formulár nech má Stĺpcové rozloženie a tiež musí obsahovať tlačidlá Uložiť záznam a Zavrieť formulár. 6. Databázu uložte a zavrite. Strana 23 z 27

24 Zostavy Zostavy slúžia na zobrazenie alebo výpis údajov databázy v tlačenej podobe. Pomocou nich nie je možné meniť alebo pridávať nové údaje do databázy. Zostavy si je možné podobne ako formuláre ľubovoľne upravovať po prepnutí sa do Návrhového zobrazenia alebo Zobrazenia rozloženia. Na vytvorenie zostavy je najjednoduchšie použiť Sprievodcu zostavou. V prvom okne vyberieme údaje, ktoré chceme v zostave zobraziť a klikneme na tlačidlo Ďalej >. V ďalšom okne si môžeme zvoliť úroveň zoskupenia, ak chceme aby boli údaje zoskupené podľa nejakého konkrétneho údaju. Úrovne zoskupenia môžu byť aj viacero, nie len jedno. Možnosti úrovne zoskupenia Zvolená úroveň zoskupenia Ostatné položky zostavy V nasledujúcom okne si môžeme nastaviť ako sa majú údaje zotriediť, či Vzostupne alebo Zostupne a podľa akého poľa. Možnosť zoradenia záznamov Výber poľa, podľa ktorého sa majú záznamy zoradiť Následne si v ďalšom okne zvolíme rozloženie zostavy a orientáciu strany pri tlači. Rozloženie ponúka tri možnosti a to: Odsadené, Blok, Obrys. Orientáciu môžeme zvoliť buď Na výšku alebo Na Šírku. Voľbu Prispôsobiť šírku polí tak, aby sa všetky polia zmestili na stranu necháme zaškrtnutú. Strana 24 z 27

25 Orientácia strany Možnosti rozloženia zostavy V poslednom okne už iba zadáme názov zostavy a klikneme na ikonku Dokončiť. Po vytvorení zostavy sa nám zobrazí výsledná zostava v zobrazení Ukážka pred tlačou z ktorého si môžeme zostavy vytlačiť pomocou tlačidla Tlačiť. Ak si chceme zostavu upraviť, klikneme na tlačidlo Zavrieť ukážku a prepneme sa do Návrhového zobrazenia alebo do Zobrazenia rozloženia v ktorých si môžeme zostavu prispôsobiť podobne ako pri formulároch. Úlohy: 1. Spustite MS Access 2010, otvorte si databázu firma.accdb ktorú ste predtým uložili. 2. Vytvorte zostavu pre tlač s názvom Zoznam zamestnancov, ktorá bude obsahovať polia Meno, Priezvisko, Plat, Dátum narodenia, Oddelenie z tabuľky Zoznam zamestnancov. Úroveň zoskupenia zvoľte položku Oddelenie. Rozloženie zostavy zvoľte Odsadené a orientáciu strany na šírku. V prípade potreby zostavu graficky upravte. 3. Vytvorte zostavu pre tlač s názvom Firemné autá ktorá bude obsahovať polia Názov auta, ŠPZ, Platnosť STK, Zamestnanec z tabuľky Firemné autá. Rozloženie zostavy zvoľte Stĺpcové a orientáciu strany na výšku. V prípade potreby zostavu graficky upravte. 4. Vytvorte zostavu pre tlač s názvom Zoznam zamestnancov a firemných áut, ktorá bude obsahovať polia Meno, Priezvisko, Oddelenie z tabuľky Zoznam zamestnancov a polia Názov auta, ŠPZ, Spotreba v L z tabuľky Firemné autá. Rozloženie zostavy zvoľte Odsadené a orientáciu strany na šírku. V prípade potreby zostavu graficky upravte. 5. Vytvorte zostavu pre tlač s názvom Zoznam zamestnancov podľa priezviska, ktorá bude obsahovať polia Meno, Priezvisko, Dátum narodenia, Číslo zložky, Plat, Vodičský preukaz, Plat za rok, Oddelenie z tabuľky Zoznam zamestnancov. Záznamy zoraďte Vzostupne podľa poľa Priezvisko. Rozloženie zostavy zvoľte Tabuľkové a orientáciu strany na šírku. V prípade potreby zostavu graficky upravte. 6. Vytvorte zostavu s názvom Zoznam áut s neplatnou STK, ktorá obsahuje polia Názov auta, ŠPZ, Platnosť STK. 7. Vytvorte zostavu s názvom Zoznam zamestnancov s vodičským preukazom, ktorá obsahuje polia Meno, Priezvisko, Dátum narodenia, Vodičský preukaz, Oddelenie. 8. Vytvorte zostavu s názvom Zoznam áut s najväčšou spotrebou, ktorá obsahuje polia Názov auta, ŠPZ, Spotreba v L. Záznamy zoraďte zostupne od najväčšej spotreby auta. 9. Databázu uložte a zavrite. Strana 25 z 27

26 Úlohy na precvičovanie 1. Hokejový klub vytvorte databázu hokejového klubu s nasledovnými položkami: 1. meno - text (max 255 znakov) 2. číslo dresu - číslo (jedinečné) 3. zárobok - mena (vyžadované) 4. dátum narodenia - dátum 5. zranenie - áno/nie 6. životopis - text vo formáte RTF ( číslovanie, zarážky, zarovnanie) 7. psychiatrický posudok - oznam (text dlhší ako 255 znakov) 8. fotka - príloha (rôzne súbory) 9. mailová adresa - hypertext (internetový odkaz) 10. mesačný zárobok - vypočítavacie pole (funkcie) 11. pozícia (brankár/obranca/útočník) - vyhľadávanie a vzťah (jedna z 3 možností) 2. Auto požičovňa Vytvorte tabuľky: Zákazník - P. č. (automaticky), Meno a Priezvisko, Rodné číslo, Adresa, Telefón, Vodičský preukaz č. Auto - P. č. (automaticky), Typ auta, Evidenčné číslo, Farba, Dátum evidencie, Spotreba Prenájom - P. č. (automaticky), Meno a Priezvisko (Zákazník), Typ auta (Auto), Dátum prenájmu, Cena prenájmu za 1 deň, Koniec prenájmu, Celková suma (vypočíta sa automaticky) Formuláre s tlačidlom uložiť a zavrieť: Nový zákazník - Meno a Priezvisko, Rodné číslo, Adresa, Telefón, Vodičský preukaz č. Nové auto - Typ auta, Evidenčné číslo, Farba, Dátum evidencie, Spotreba Nový prenájom - Meno a Priezvisko (Zákazník), Typ auta (Auto), Dátum prenájmu, Cena prenájmu za 1 deň, Koniec prenájmu, Celková suma (vypočíta sa automaticky) Zostavy (graficky upravené): Auto kde spotreba je menšia ako 7L / 100 km - Typ auta, Evidenčné číslo, Spotreba Všetky prenájmy podľa typu auta - Typ auta, Evidenčné číslo, Celková suma, Meno a priezvisko Všetky prenájmy podľa Zákazníka - Meno a priezvisko, Typ auta, Evidenčné číslo, Celková suma Zoznam zákazníkov - Meno a Priezvisko, Rodné číslo, Adresa, Telefón, Vodičský preukaz č. Zoznam áut - Typ auta, Evidenčné číslo, Farba, Dátum evidencie, Spotreba 3. Kaderníctvo Vytvorte tabuľky: Zákazník P. č. (automaticky), Meno a Priezvisko, Adresa, Telefón, , Bonusový zákazník (Áno/Nie) Služba P. č. (automaticky), Druh služby, Cena, Potrebný čas (min) Objednávky - P. č. (automaticky), Meno a Priezvisko (Zákazník), Druh služby (Služba), Dátum, Čas Formuláre s tlačidlom uložiť a zavrieť: Nový zákazník Meno a Priezvisko, Adresa, Telefón, , Bonusový zákazník (Áno/Nie) Nová služba - Druh služby, Cena, Potrebný čas (min) Nová objednávka - Meno a Priezvisko (Zákazník), Druh služby (Služba), Dátum, Čas Zostavy (graficky upravené): Zoznam zákazníkov - Meno a Priezvisko, Adresa, Telefón, , Bonusový zákazník (Áno/Nie) Zoznam ponúkaných služieb - Druh služby, Cena, Potrebný čas (min) Všetky objednávky podľa druhu služby Druh služby, Cena, Meno a priezvisko Všetky objednávky podľa Zákazníka - Meno a priezvisko, Druh služby, Cena Zoznam bonusových zákazníkov 4. TAXI služba Vytvorte tabuľky: Vodič - P. č. (automaticky), Meno a Priezvisko, Rodné číslo, Adresa, Telefón, Číslo licencie Taxík - P. č. (automaticky), Typ auta, Evidenčné číslo, Farba, Dátum evidencie, Spotreba, Číslo taxíka Výjazdy - P. č. (automaticky), Meno a Priezvisko (Vodič), Číslo taxíka (Taxík), Prejdená trasa (km), Cena (vypočíta sa automaticky - fixný poplatok 2 + 0,5 za každý kilometer) Formuláre s tlačidlom uložiť a zavrieť: Nový vodič - Meno a Priezvisko, Rodné číslo, Adresa, Telefón, Číslo licencie Nový taxík - Typ auta, Evidenčné číslo, Farba, Dátum evidencie, Spotreba, Číslo taxíka Nový výjazd - Meno a Priezvisko (Vodič), Číslo taxíka (Taxík), Prejdená trasa (km), Cena Strana 26 z 27

27 Zostavy (graficky upravené): Zoznam taxíkov - Typ auta, Evidenčné číslo, Farba, Dátum evidencie, Spotreba, Číslo taxíka Zoznam vodičov - Meno a Priezvisko, Rodné číslo, Adresa, Telefón, Číslo licencie Výjazdy kde cena je nad 10 - Číslo taxíka, Meno a priezvisko, Cena Všetky výjazdy taxíkov - Číslo taxíka, Typ auta, Evidenčné číslo, Meno a priezvisko, Cena Všetky výjazdy vodičov - Meno a priezvisko, Číslo taxíka, Typ auta, Evidenčné číslo, Cena 5. Upratovacia služba Vytvorte tabuľky: Zákazník P. č. (automaticky), Meno a Priezvisko, Adresa, Telefón, Vzdialenosť k zákazníkovi (km) Služba P. č. (automaticky), Druh upratovania, Vykonáva pracovník (Priezvisko), Pracovná pomôcka Objednávky - P. č. (automaticky), Meno a Priezvisko (Zákazník), Druh upratovania (Služba), Dátum, Počet hodín, Cena (vypočíta sa automaticky - fixný poplatok za každú načatú hodinu) Formuláre s tlačidlom uložiť a zavrieť: Nový zákazník Meno a Priezvisko, Adresa, Telefón, Vzdialenosť k zákazníkovi (km) Nová služba - Druh služby, Vykonáva pracovník (Priezvisko), Pracovná pomôcka Nová objednávka - Meno a Priezvisko (Zákazník), Druh upratovania (Služba), Dátum, Počet hodín, Cena Zostavy (graficky upravené): Zoznam zákazníkov - Meno a Priezvisko, Adresa, Telefón, Vzdialenosť k zákazníkovi (km) Zoznam ponúkaných služieb - Druh upratovania, Vykonáva pracovník Všetky objednávky podľa druhu služby Druh upratovania, Vykonáva pracovník, Cena, Meno a priezvisko Všetky objednávky podľa zákazníka - Meno a priezvisko, Druh upratovania, Vykonáva pracovník, Cena Zoznam zákazníkov nad 15 km 6. Požičovňa DVD filmov Vytvorte tabuľky: Zákazník P. č. (automaticky), Meno a Priezvisko, Dátum narodenia, Adresa, Telefón, E - mail Film P. č. (automaticky), Názov, Žáner, Rok výroby, Dĺžka filmu, Mládeži neprístupný (Áno/Nie) Výpožička - P. č. (automaticky), Meno a Priezvisko (Zákazník), Názov filmu (Film), Dátum vypožičania, Dátum vrátenia, Cena za požičanie filmu (vypočíta sa automaticky 2 na deň) Formuláre s tlačidlom uložiť a zavrieť: Nový zákazník Meno a Priezvisko, Dátum narodenia, Adresa, Telefón, E - mail Nový film - Názov, Žáner, Rok výroby, Dĺžka filmu, Mládeži neprístupný (Áno/Nie) Nová výpožička - Meno a Priezvisko (Zákazník), Názov Filmu (Film), Dátum vypožičania, Dátum vrátenia, Cena za požičanie filmu Zostavy (graficky upravené): Zoznam zákazníkov - Meno a Priezvisko, Dátum narodenia, Adresa, Telefón, E - mail Zoznam filmov - Názov, Žáner, Rok výroby, Dĺžka filmu, Mládeži neprístupný (Áno/Nie) Všetky výpožičky podľa filmu - Názov filmu, Dátum vypožičania, Cena za požičanie filmu, Meno a priezvisko Všetky prenájmy podľa Zákazníka - Meno a priezvisko, Názov filmu, Dátum vrátenia, Cena za požičanie filmu Zoznam mládeži neprístupných filmov 7. Hotel pre zvieratká Vytvorte tabuľky: Zvieratko - P. č. (automaticky), Druh, Rasa, Meno, Meno majiteľa (Majiteľ), Poznámka (hryzie, má blchy... ) Majiteľ - P. č. (automaticky), Meno a Priezvisko, Adresa, Telefón Úschova - P. č. (automaticky), Dátum príchodu, Meno (Zvieratko), Dátum odchodu, Celková doba dní pobytu (vypočíta sa automaticky), Suma za pobyt (vypočíta sa automaticky - fixný poplatok za deň) Formuláre s tlačidlom uložiť a zavrieť: Nové Zvieratko Druh, Rasa, Meno, Meno majiteľa, Poznámka Nový Majiteľ - Meno a Priezvisko, Adresa, Telefón Nová úschova - Dátum príchodu, Meno, Dátum odchodu, Celková doba dní pobytu, Suma za pobyt Zostavy (graficky upravené): Zoznam majiteľov - Meno a Priezvisko, Adresa, Telefón, Meno zvieratka, Druh, Rasa Zoznam zvieratiek Meno, Druh, Rasa, Meno majiteľa, Poznámka Všetky úschovy podľa dátumu Dátum príchodu, Meno, Meno majiteľa, Suma za pobyt Všetky úschovy podľa majiteľa - Meno majiteľa, Meno (Zvieratko), Dátum príchodu, Dátum odchodu Všetky úschovy podľa zvieratka - Meno (Zvieratko), Dátum príchodu, Dátum odchodu, Meno majiteľa Zobraziť zvieratká ktoré sú momentálne v hoteli a kto a kedy si ich má prevziať Strana 27 z 27